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www.yourIT.de intercompanyWeb Diese Software bringt die SBB noch schneller ans Ziel Wir sind ein comTeam-Systemhaus yourIT

Praxisbericht intercompanyWEB bei SBB

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Einsatz von intercompanyWEB bei der SBB (Schweiz) zur Intercompany-Abstimmung zwischen den Gesellschaften vor der Konsolidierung mit SAP EC-CS.

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Page 1: Praxisbericht intercompanyWEB bei SBB

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intercompanyWeb Diese Software bringt die SBB noch schneller ans Ziel

Wir sind ein comTeam-Systemhaus

yourIT

Page 2: Praxisbericht intercompanyWEB bei SBB

SBB - Die größte Reise- und Transportfirma der Schweiz

Zahlen, die beeindrucken: 327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr mit der SBB unterwegs.

Projekt-Steckbrief intercompanyWEB

Projektart

Webbasierte Intercompany-Lösung für eine

zuverlässige Abstimmung zwischen den

Gesellschaften

Branche

Transport & Verkehr, Logistik &Zulieferung,

Eisenbahn

Bestehendes System

Abstimmprozess erfolgte mittels Excel-

Abstimmformularen

Zeitrahmen

September 2009: Erste Anfrage

November 2009: Bestellung

Dezember 2009: Tests und Schulung

Januar 2010: Echtstart

Produkte

intercompanyWEB als ASP-Lösung mit

Security-Modul. Das System ist für bis zu 40

Gesellschaften u. 12 Perioden ausgerichtet.

Realisierung

Die Einführung wurde innerhalb kürzester

Zeit durchgeführt und somit die bereits

hohe Qualität der IC-Abstimmung deutlich

verbessert.

Ergebnis

Der Zusatzaufwand durch die zusätzlichen

Tochtergesellschaften wurde durch die

Einführung der neuen Lösung kompensiert

und der aufwändige IC-Abstimmprozesses

mittels Excel-Formularen abgelöst

Weitere Infos

www.intercompanyWEB.com

Dabei ist ihr Streckennetz mit 3.011 Kilometern Länge eigent-lich bescheiden, gemessen an den 24.500 Kilometern des ge-samten öffentlichen Verkehrsnetzes der Schweiz. Gleichzeitig ist die SBB auch die viertgrößte Arbeitgeberin und Arbeitsort von rund 28.000 Mitarbeitern.

Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Personenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo), Infrastruktur und Immobilien. Hinzu kommen die Steuerungs- und Dienstleistungsfunktionen, denen unter anderem das Per-sonal- und Finanzwesen angehören.

Bis Dezember 2009 erfolgte die monatliche Konsolidierung mit 18 Gesellschaften (davon 3 non-SAP). Im IC-Abstimmprozess ergaben sich daraus 130 Paarbeziehungen, welche monatlich abgestimmt wurden. Dieser Abstimmprozess erfolgte mittels Excel-Abstimmformularen via E-Mail-Kommunikation.

Durch die geforderte Umstellung der Monatskonsolidierung mit allen Gesellschaften auf Januar 2010 kamen 15 Gesell-schaften (davon 12 non-SAP) zusätzlich in den monatlichen Konsolidierungskreis. Dies führt zu 80 zusätzlichen Paarbe-ziehungen (total 210), welche monatlich abgestimmt werden müssen. Das Zeitfenster für die IC-Abstimmung darf weiterhin höchstens zwei Tage betragen.

Aufgrund dieser Situation entschied sich die SBB eine neue Lösung einzuführen, um eine fristgerechte Konsolidierung ab 2010 durch den Konzern zu ermöglichen. Dazu müssen die Intercompany-Geschäfte jeden Monat selbständig durch die Tochtergesellschaften abgestimmt werden.

Die Wahl fiel auf die Software intercompanyWEB des com-Team-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diese neue Lö-sung ist ausschließlich webbasiert. Der Zugriff erfolgt über einen Standard-Web-Browser. Es ist keinerlei dezentrale Software-Installation erforderlich. „Die geringen Kosten waren ein Krite-rium von vielen, die ausschlaggebend für die Entscheidung für diese Lösung waren. Im Vordergrund stand zudem eine rasche

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SBB - Die größte Reise- und Transportfirma der Schweiz Deutliche Verbesserung der IC-Abstimmung

Einführung sowie einfache, intuitive Bedienung und Anbindung auch der Tochtergesellschaften, die nicht SAP im Einsatz ha-ben, beschreibt Marijana Luso, F-CA / Accounting & Compli-ance bei SBB die Harusforderungen der Implementierung.

Ziel des Projektes war, dass das Zeitfenster der IC-Abstimmung unverändert gegenüber der heutigen Situation bleibt - respekti-ve es sich sogar noch verkürzen muss - ohne die notwendigen personellen Ressourcen für die monatliche IC-Abstimmung ab 2010 zu erhöhen.

Der Zusatzaufwand, durch die zusätzlichen Paarbeziehungen, insbesondere durch die non-SAP-Tochtergesellschaften sollte durch die Einführung einer neuen Lösung kompensiert und der aufwändige IC-Abstimmprozesses mittels Excel-Formularen abgelöst werden. Der Zugriff für Tochtergesellschaften (SAP und nonSAP) muss jederzeit – unter Berücksichtigung der Si-cherheitsaspekte – gewährleistet sein. Die Vorteile der intercompanyWEB Lösung:

webbasiert keine dezentrale Software-Installation erforderlich CSV-Schnittstelle für Upload (Zusatzauftrag SBB) Abstimmprozess kann durch Zentrale überwacht werden Stammdaten und System können direkt durch

Konsolidierungsstelle (Zentrale) betreut werden - ohne IT-Support

Mit intercompanyWEB werden die Abstimmdaten aus SAP mittels Datei-Schnittstelle zentral von der Konsolidierungsstel-le ins IC-Tool hochgeladen und durch Tochtergesellschaften (nonSAP) manuell erfasst. Es werden keine Daten aus inter-companyWEB in ein Drittsystem überführt. Korrekturen und Nachträge sind zwingend in den Buchhaltungssystemen oder in SAP® EC-CS vorzunehmen. Im IC-Tool werden keine Kor-rekturbuchungen vorgenommen und exportiert. Die Lösung wird konzernweit über alle Divisionen (Teilkonzerne) und ihre Tochtergesellschaften eingesetzt. Die Umstellung verlief problemlos. Ein Highlight war die Umset-zung eines Zusatzauftrags im Rahmen der Implementierung. Ab sofort kann die Konsolidierungsstelle zentral die Daten mit-tels Datei-Upload für Gesellschaften, welche SAP benutzen hochladen. Somit entfällt dieser Aufwand bei den einzelnen Konzerngesellschaften.

Die Einführung wurde innerhalb kürzester Zeit durchgeführt und somit die Qualität der IC-Abstimmung deutlich verbessert. Die Implementierung überzeugte durch ein optimales Kosten-Leistungs-Verhältnis. Bei den Divisionen ist der Aufwand ge-sunken, da sie keine Koordination mehr übernehmen müssen. Die Tochtergesellschaften führen die IC-Abstimmung selbst-ständig ohne die Unterstüzung der Muttergesellschaft (Divisi-on) durch.

„Das Projektziel wurde mehr als erreicht“, freut sich Luso über die gelungene Einführung. „Alle Beteiligten und Anwender in den Tochtergesellschaften sind sehr zufrieden. Die Beratung und Unterstützung während und nach der Umstellung durch yourIT war sehr angenehmem und kompetent.“

Marijana Luso, Accounting & Compliance

Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Perso-nenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo),

Infrastruktur und Immobilien.

327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr

mit der SBB unterwegs

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comTeam Systemhaus GmbHMündelheimer Weg 4040472 Düsseldorf

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über 250x in DeutschlandDie unter der Marke comTeam etablierten Systemhäuser unterstützen ihre Kunden – KMU, Unternehmen der öffentlichen Hand sowie Ingenieure, Steuerberater, Ärzte, Wirtschaftsprüfer etc. – bei der Integration von Lösungen aus den Bereichen Informationstechnologie (IT) und Telekommunikation (TK): Angefangen bei Consulting, Planung über Netzwerk- und Kommunikations-plattformen, Lieferung von Hard- und Software bis hin zu fertigen Lösungen zur Informationstechnologie und Kommunikationstechnik.

Die Vorteile für den gewerblichen Endkunden, der sich für das Produkt- und Dienstleistungsangebot eines comTeam-Systemhauses entscheidet, liegen beispielsweise in der breiten, systemintegrativen Lösungskompetenz, der Flexibilität und Sicherheit einer erfolgreichen und finanzstarken Verbundgruppe sowie in der bundesweit gegebenen Nähe zum Kunden.

Das comTeam-Systemhaus yourITDas comTeam-Systemhaus yourITerstellt maßgeschneiderte Lösun-gen für Unternehmen. Als Software-Entwickler und Partner namhafter Softwarehersteller ergänzt sie Stan-dardsoftwarepakete um anwen-dungsorientierte Gesichtspunkte. Aus einer intelligenten Kombination von Standard und individuellen An-passungen entstehen ganzheitliche Lösungen, die sich nahtlos in je-des Unternehmensumfeld einfügen.

Typisch für yourIT ist, dass neue Lösungswege aus erfolgreichen Pro-jekten umgehend in die Weiterentwick-

lung der yourIT-Produkte einfließen. Das Ergebnis ist eine Produktpalette, die aktuelle Aufgabenstellungen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens bewäl-tigt.

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