Praxisbericht zur digitalen Gremienarbeit mit Session in ... · 11/2007 Letzte Stadtratssitzung mit Papierunterlagen 06.12.07 1. elektronische Stadtratssitzung 5/2009 Einstimmige

DIKOM Expo | 14. September 2011 | Leipzig

Praxisbericht zur digitalen

Gremienarbeit mit Session in der

Landeshauptstadt Magdeburg


Magdeburg in für den Sitzungsdienst relevanten Zahlen

und Fakten

Magdeburg hat:

ca. 230.000 Einwohner

einen Stadtrat mit 56+1 Mitgliedern in 5 Fraktionen

8 beratende und 11 beschließende Ausschüsse

3 Ortschaftsräte mit Ortsbürgermeistern

ca. 2500 Mitarbeiter/innen in der Kernverwaltung


Magdeburg in für den Sitzungsdienst relevanten Zahlen

und Fakten

Die Stadtverwaltung:

hat seit 2004 „Session“ erfolgreich im Einsatz

wickelt den Sitzungsdienst vollständig digital ab

betreut geschäftsführend alle Gremien des Stadtrates

bewältigt dabei ca. 250 Ausschusssitzungen, 20 Stadtratssitzungen

und 30 Ortschaftsratssitzungen jährlich

erstellt im jährlichen Durchschnitt ca. 15.000 elektronische

Dokumente

pflegt eine digitale Beschlusskontrolle für alle Beschlüsse/

Festlegungen/Aufträge des Oberbürgermeisters und des Stadtrats

(ca. 100 monatlich)


Abwicklung des Sitzungsdienstes mit Session

dezentral Erstellen der Vorlagen Ämter/

Fachbereiche

zentral Abgabe aller Rathaus

Vorlagen im Original

(inkl. aller Anlagen)

zur formellen,

inhaltlichen und ggf.

rechtlichen Kontrolle

- Archivierung

- Session-

Administration

- Datenpflege

- Führung des

Sitzungskalenders

- Sitzungsgeld-

abrechnung

zentral Behandlung aller

Vorlagen

Oberbürgermeister-

Genehmigung Dienstberatung

(dienstags)


Abwicklung des Sitzungsdienstes mit Session

zentral Freigabe der Vorlagen Rathaus

für die Infosysteme

Amtsinfo/ Ratsinfo

Oberbürgermeister-

infosystem

(OBIS)

Verwaltung Stadträte

Fraktionen

Bürgerinfo

Medien

Bürger


Veröffentlichung von Informationen über das

Ratsinformationssystem SessionNet

Informationsquelle für die digitale Durchführung des Sitzungsdienstes in der Landeshauptsstadt Magdeburg sind die 4 Informationssysteme des Moduls SessionNet.

1. Informationssystem OBIS – Informationssystem für die Verwaltungsspitze

Die Dienstberatung des Oberbürgermeisters wird seit März 2010 digital

durchgeführt.

Voraussetzung war die Bereitstellung des Informationssystems OBIS, in dem auf sämtliche Vorlagen und Sitzungen, ohne vorherige Freischaltung, zugegriffen werden kann.

Der Oberbürgermeister und die Beigeordneten haben die Möglichkeit Notizen und Kommentare zu den einzelnen Vorlagen zu erfassen, welcheihnen dann bis zur Beschlussfassung, zu jeder weiteren Beratung der Vorlage, zur Verfügung stehen.







2. Das Amtsinformationssystem

Das Amtsinformationssystem ist über das Intranet der

Stadtverwaltung Magdeburg für Mitarbeiter der Verwaltung sowie

der Fraktionsgeschäftsstellen zu erreichen.

Es ist passwortgeschützt und enthält neben Informationen zu den

Fachbereichen der Verwaltung, den Gremien und deren

Mitglieder, sämtliche vom Oberbürgermeister genehmigten

Vorlagen sowie Sitzungen.

Der Zugriff ist sofort nach erfolgter Freischaltung in Session über

den integrierten Sitzungskalender bzw. verschiedene Recherchen

möglich.







3. Das Ratsinformationssystem für Stadträte

Der Zugang erfolgt passwortgeschützt über den Internetauftritt der

Landeshauptstadt Magdeburg.

Über dieses Informationssystem können alle Mitglieder eines Gremiums auf

sämtliche Sitzungen und Sitzungsdokumente zugreifen.

Der Zugriff ist in der Regel sofort nach der Freischaltung in Session

möglich.

Vertrauliche Dokumente werden nur den Mitgliedern des in der

Beratungsfolge vorgesehenen Gremiums angeboten.

Für die Recherche stehen verschiedene, von den Stadträten gewünschte,

Varianten zur Verfügung.







4. Das Bürgerinformationssystem

Das Bürgerinformationssystem ermöglicht jedem interessierten

Bürger sowie den Vertretern der Presse sich umfänglich auf

Sitzungen vorzubereiten bzw. über Ergebnisse zu informieren.

Es kann auf alle öffentlichen Sitzungsdokumente und Vorlagen

sofort nach der Freischaltung zugegriffen werden.







zentral Freigabe aller Dokumente Oberbürgermeister-

Dienstberatung

dezentral

Drucksachen Informationen Stellungnahmen(Beschlussvorlagen)

Ämter Fachbereiche Eigenbetriebe

Erstellung der Tagesordnungen für Ausschusssitzungen in Abstimmung

mit den jeweiligen Vorsitzenden

Freigabe der Tagesordnung, Einladung

Stadtrat Ortschaftsrat Betriebsausschuss

Beratender Ausschuss Beschließender Ausschuss




Amtsinfo Ratsinfo für Stadträte Bürgerinfo

- Verwaltung - Stadträte - sachkundige Einwohner

- Fraktionsge- - Bürger

schäftsstellen - Presse

dezentral

Sitzung des Ausschusses

- Führen der Anwesenheit

- Eingabe der Ergebnisse in Session

- Niederschrift erstellen

- Beschlusskontrolle auslösen


„mandatos“ – die Lösung für digitale Gremienarbeit

Vorraussetzungen und zeitliche Abfolge der Einführung von „mandatos“

5/2005 Verwaltung wird durch den Stadtrat beauftragt, anstelle der papierintensiven

Sitzungsorganisation nach einer digitalen Lösung zu suchen

11/2006 Beschlussfassung des Stadtrates zur grundsätzlichen Einführung des Projektes

12/2006 Änderung der Gemeindeordnung des Landes Sachsen-Anhalt ermöglicht

elektronische Ladung von Gemeinderäten

5/2007 Start des Pilotprojektes mit 17 Stadtratsmitgliedern und Vertretern aller

Fraktionsgeschäftsstellen

9 und

10/2007

Umfassende Schulung aller teilnehmenden 47 Stadtratsmitglieder durch die KID

Magdeburg

11/2007 Letzte Stadtratssitzung mit Papierunterlagen

06.12.07 1. elektronische Stadtratssitzung

5/2009 Einstimmige Beschlussfassung des Stadtrates zur Weiterführung des Projektes

bis zum Ende der nächsten Wahlperiode - 2014

9/2011 55 von 56 Stadtratsmitgliedern beteiligen sich am Projekt



„mandatos“ - Besonderheiten in Magdeburg

Beschränkung auf Mandatsträger und Mitarbeiter der

Fraktionsgeschäftsstellen (nicht für Ortschaftsratsmitglieder und

sachkundige Einwohner)

Laufzeit des Projektes für jeweils eine Wahlperiode (5 Jahre)

ist an Mandat gebunden

konsequente Selbstbindung aller Teilnehmer: wenn mandatos –

dann kein Papier



Ergebnisse/Erfahrungen/Fazit/Empfehlungen

Im Sitzungsdienst Im Allgemeinen

Senkung des Sach- und

Zeitaufwandes

Schnellere Bereitstellung aller

Unterlagen

Erhöhter Prüfaufwand der Vorlagen

Erhöhter Beratungsbedarf bei den

Stadträten

Alle Stadtratssitzungen werden

durch geschultes Personal begleitet

Verwaltungsspitze muss Motor des

Projekts sein

Grundsatzbeschlussfassung mit

konkreten Festlegungen sowie ein

fundiertes Pilotprojekt sollte der

Einführung vorausgehen



Defizite bei den Mandatsträgern im Umgang mit der Technik müssen

ausreichend einkalkuliert werden

Teilnehmende Mandatsträger müssen immer Ansprechpartner

haben und sich jederzeit gut betreut fühlen

Parallele herkömmliche Papierorganisation sollte auf ein absolutes

Minimum beschränkt bleiben



Fazit:

Mandatos ist die Lösung

für eine effiziente, rechtssichere und schnelle

Gremienarbeit für Mandatsträger.



Systembetreuung über

Ralph KadanikTeamleiter Internet und Kommunalverfahren

KID

Kommunale Informationsdienste Magdeburg GmbH

Alter Markt 15

39104 Magdeburg

Tel: 0391 24464 150

Fax 0391 24464 400

Web: www.kid-magdeburg.de

Mail: [email protected]

Anwendungsbetreuung über

Dr. Anne IgnatuschtschenkoTeamleiterin Sitzungsmanagement

Landeshauptstadt Magdeburg

Büro des Oberbürgermeisters

Alter Markt 6

39090 Magdeburg

Tel: 0391 54022 82

Fax 0391 54021 15

Web: www.magdeburg.de

Mail: [email protected]

http://www.kid-magdeburg.de/



mailto:[email protected]




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