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Effiziente und innovative Prozessanalyse – Ein Überblick zu ‚Process Mining’ Wie laufen die Geschäfte? Wie erfolgreich Ihre Geschäfte laufen, können Sie der Bilanz entnehmen. Wie effizient Ihre Prozesse sind, ist nicht so einfach zu erkennen. Laufen die Prozesse noch so, wie Sie es einmal definiert haben? Ist die Performance zufriedenstellend? Um diese Fragen beantworten zu können, bedarf es einer detaillierten Prozessanalyse. Vorteile und Grenzen der klassischen Prozessanalyse Die klassische und heute noch übliche Form der Prozessanalyse besteht in der Befragung und Beobachtung der Mitarbeiter durch interne oder externe Berater. Auf diese Weise verstehen die Berater den Prozess und können an der Optimierung arbeiten. Diese Form der Prozessanalyse ist sehr zeit und kostenaufwändig, bringt Unruhe ins Unternehmen und die Ergebnisse spiegeln nur einen subjektiv geprägten Ausschnitt der Realität wider. Nutzung der IT Die heutige Geschäftswelt kann ohne IT nicht mehr funktionieren. Die Prozesse wurden automatisiert und digitalisiert. Werkzeuge wie ERP, CRM, BPM und sonstige Transaktionssysteme sind allgegenwärtig und Geschäftsvorfälle aller Art werden mit ihrer Hilfe bearbeitet. Diese Systeme haben die Eigenschaft, dass alle Aktivitäten des Systems und der Benutzer in sogenannten Logfiles protokolliert werden. Bislang wurden diese Daten aber nur genutzt, um bei Systemproblemen nachvollziehen zu können, was passiert ist und was zu den Problemen geführt hat. Wertet man diese Daten aber richtig aus, geben sie umfassend Auskunft über die tatsächlichen Geschäftsabläufe im Unternehmen. Moderne Prozessanalyse mit Process Mining Die zu dieser Auswertung der Daten verwendete Technologie nennt sich ‚Process Mining’. Sie wurde an der Universität Eindhoven in den Niederlanden entwickelt und verwendet ähnliche mathematische Algorithmen wie das allgemein bekanntere ‚Data Mining’. Der Fokus liegt aber nicht auf Daten, sondern auf den Prozessen, deren Design und Performance. Wie Process Mining funktioniert Zur Analyse von Prozessen braucht Process Mining „digitale Spuren“ aus den Systemen, welche zur Bearbeitung der Prozesse verwendet werden. Diese „digitalen Spuren“ aus Logfiles oder Datenbanken enthalten neben vielen weiteren Daten Informationen darüber wer (User), wann (Zeitstempel), was (Prozessschritt) bei welchem Geschäftsvorfall (CaseID, z.B. Auftrags oder Bestellnummer) gemacht hat. Dabei spielt es keine wesentliche Rolle, ob nur ein oder mehrere Systeme eingesetzt werden. Wenn die Daten richtig kombiniert, aufbereitet und ausgewertet werden, ermöglichen sie eine Rekonstruktion der vollständigen Prozesse und geben detailliert Auskunft über jeden einzelnen Geschäftsvorfall (Kernprozess, Prozessvarianten, Durchlauf und Bearbeitungszeiten u.s.w.). Eine animierte Darstellung der Prozesse mit allen Geschäftsvorfällen visualisiert auf eine bisher unbekannte Art und Weise, wie Ihre Geschäfte wirklich laufen und offenbart unmittelbar Risiken und mögliche Optimierungspotenziale. Vorteile und Grenzen von Process Mining Mit Process Mining ist es erstmalig möglich, End toEndProzesse auf Basis von allen verfügbaren Daten zu analysieren und den echten Geschäftsablauf darzustellen. Im Vergleich zur klassischen Prozessanalyse erhält man so Ergebnisse mit hoher Präzision, spart aber viel Zeit und Kosten ein. Die Technologie ist dabei so leistungsfähig, dass der zu analysierende Prozess vorab nicht modelliert oder beschrieben werden muss; er wird vom System anhand der Daten durch mathematische Algorithmen und Mustererkennung automatisch erkannt. Dabei beschränkt sich Process

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Effiziente  und  innovative  Prozessanalyse  –  Ein  Überblick  zu  ‚Process  Mining’  

 Wie  laufen  die  Geschäfte?  

Wie   erfolgreich   Ihre   Geschäfte   laufen,   können  Sie   der   Bilanz   entnehmen.   Wie   effizient   Ihre  Prozesse   sind,   ist   nicht   so   einfach   zu   erkennen.  Laufen   die   Prozesse   noch   so,   wie   Sie   es   einmal  definiert   haben?   Ist   die   Performance  zufriedenstellend?   Um   diese   Fragen   beantworten  zu   können,   bedarf   es   einer   detaillierten  Prozessanalyse.    

Vorteile  und  Grenzen  der  klassischen  Prozessanalyse  

Die  klassische  und  heute  noch  übliche  Form  der  Prozessanalyse   besteht   in   der   Befragung   und  Beobachtung   der   Mitarbeiter   durch   interne   oder  externe   Berater.     Auf   diese   Weise   verstehen   die  Berater   den   Prozess   und   können   an   der  Optimierung   arbeiten.   Diese   Form   der  Prozessanalyse   ist   sehr   zeit-­‐   und   kostenaufwändig,  bringt  Unruhe  ins  Unternehmen  und  die  Ergebnisse  spiegeln   nur   einen   subjektiv   geprägten   Ausschnitt  der  Realität  wider.    

Nutzung  der  IT  

Die   heutige   Geschäftswelt   kann   ohne   IT   nicht  mehr   funktionieren.   Die   Prozesse   wurden  automatisiert  und  digitalisiert.  Werkzeuge  wie  ERP,  CRM,   BPM   und   sonstige   Transaktionssysteme   sind  allgegenwärtig   und   Geschäftsvorfälle   aller   Art  werden   mit   ihrer   Hilfe   bearbeitet.   Diese   Systeme  haben   die   Eigenschaft,   dass   alle   Aktivitäten   des  Systems   und   der   Benutzer   in   sogenannten   Logfiles  protokolliert   werden.   Bislang   wurden   diese   Daten  aber   nur   genutzt,   um   bei   Systemproblemen  nachvollziehen  zu  können,  was  passiert  ist  und  was  zu   den   Problemen   geführt   hat.   Wertet   man   diese  Daten   aber   richtig   aus,   geben   sie   umfassend  Auskunft   über   die   tatsächlichen   Geschäftsabläufe  im  Unternehmen.  

Moderne  Prozessanalyse  mit  Process  Mining  

Die  zu  dieser  Auswertung  der  Daten  verwendete  Technologie  nennt  sich   ‚Process  Mining’.  Sie  wurde  

an   der   Universität   Eindhoven   in   den   Niederlanden  entwickelt  und  verwendet  ähnliche  mathematische  Algorithmen   wie   das   allgemein   bekanntere   ‚Data  Mining’.   Der   Fokus   liegt   aber   nicht   auf   Daten,  sondern   auf   den   Prozessen,   deren   Design   und  Performance.  

Wie  Process  Mining  funktioniert  

Zur   Analyse   von   Prozessen   braucht   Process  Mining  „digitale  Spuren“  aus  den  Systemen,  welche  zur   Bearbeitung   der   Prozesse   verwendet   werden.  Diese   „digitalen   Spuren“   aus   Logfiles   oder  Datenbanken   enthalten   -­‐   neben   vielen   weiteren  Daten   -­‐   Informationen   darüber   wer   (User),   wann  (Zeitstempel),   was   (Prozessschritt)   bei   welchem  Geschäftsvorfall   (Case-­‐ID,   z.B.   Auftrags-­‐   oder  Bestellnummer)  gemacht  hat.  Dabei   spielt  es  keine  wesentliche   Rolle,   ob   nur   ein   oder   mehrere  Systeme  eingesetzt  werden.  Wenn  die  Daten  richtig  kombiniert,   aufbereitet   und   ausgewertet   werden,  ermöglichen   sie   eine   Rekonstruktion   der  vollständigen   Prozesse   und   geben   detailliert  Auskunft   über   jeden   einzelnen   Geschäftsvorfall  (Kernprozess,   Prozessvarianten,   Durchlauf-­‐   und  Bearbeitungszeiten   u.s.w.).   Eine   animierte  Darstellung   der   Prozesse   mit   allen  Geschäftsvorfällen   visualisiert   auf   eine   bisher  unbekannte   Art   und   Weise,   wie   Ihre   Geschäfte  wirklich   laufen   und   offenbart   unmittelbar   Risiken  und  mögliche  Optimierungspotenziale.  

Vorteile  und  Grenzen  von  Process  Mining  

Mit  Process  Mining  ist  es  erstmalig  möglich,  End-­‐to-­‐End-­‐Prozesse   auf   Basis   von   allen   verfügbaren  Daten   zu   analysieren   und   den   echten  Geschäftsablauf   darzustellen.   Im   Vergleich   zur  klassischen   Prozessanalyse   erhält   man   so  Ergebnisse  mit  hoher  Präzision,   spart  aber  viel   Zeit  und   Kosten   ein.   Die   Technologie   ist   dabei   so  leistungsfähig,   dass   der   zu   analysierende   Prozess  vorab   nicht   modelliert   oder   beschrieben   werden  muss;  er  wird  vom  System  anhand  der  Daten  durch  mathematische  Algorithmen  und  Mustererkennung  automatisch  erkannt.  Dabei  beschränkt  sich  Process  

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Mining   auf   die   Darstellung   der   tatsächlichen   Ist-­‐Situation.   Es   kann   nicht   erklären,   warum   die  Prozesse   so   laufen   und   warum   eventuell  Schwierigkeiten   im   Ablauf   bestehen.   Durch   die  schnelle  und  präzise  Analyse  liefert  es  aber  wichtige  Voraussetzungen   (oder:   eine   wichtige  Voraussetzung)   für   die   Entdeckung   möglicher  Probleme   und   ermöglicht   so   ein   schnelles   und  präzises   Eingreifen   an   den   richtigen   Stellen   im  Prozess.  

Kontinuierlicher  Verbesserungsprozess  (KVP)  und  Continuous  Auditing  

Hat   eine   erste   Prozessanalyse   mit   Process  Mining   präzise   und   tiefe   Einblicke   in   den  Prozessablauf   gebracht,   entsteht   schnell   der  Wunsch   nach   einer   regelmäßigen   Wiederholung.  Wurde   die   „digitalen   Spuren“   einmal   richtig  aufbereitet   und   eine   erste   Analyse   mit   Process  Mining   durchgeführt,   so   ist   die   Wiederholung   mit  aktuellen   Daten   jederzeit   mit   wenig   Aufwand  realisierbar.   Besonders   wichtige   Prozesse   können  dabei   auch   laufend   analysiert   und   überwacht  werden.   Hierzu   werden   die   Daten   in   definierten  Zeitabständen   vollautomatisch   aus   den  Transaktionssystemen  überspielt,  analysiert  und  die  Ergebnisse  im  gewünschten  Format  präsentiert.  Ein  solches  Prozess-­‐Portal  auf  Basis  von  Process  Mining  ist   daher   die   ideale   Grundlage   für   einen  kontinuierlichen   Verbesserungsprozess   im  Unternehmen.  

Wer  Process  Mining  nutzt  

Durch  die  hohe  technische  Flexibilität  ist  Process  Mining  für  die  Analyse  beliebiger  Prozesse  geeignet  und  an  keine  Industrie  gebunden.  Voraussetzung  ist  immer   ein   Logfile   mit   den   entsprechenden   Daten.  Ob   es   sich   dabei   um   ein   Transaktionssystem   einer  Bank   oder   eine   Produktionssteuerung   eines  Industrieunternehmens   handelt,   macht   keinen  nennenswerten  Unterschied.    

In  der  Vergangenheit  hat  es  sich  gezeigt,  dass  es  bestimmte  Funktionsbereiche  in  Unternehmen  gibt,  deren   Arbeit   Process   Mining   besonders   effektiv  unterstützen   kann.   Neben   den   eigentlichen  Verantwortlichen   für   die   Prozesse   sind   dies  

Ansprechpartner   aus   den   Bereichen   IT,   Revision,  Operational   Excellence,   Six   Sigma   und  Qualitätsmanagement.  

Was  sagen  unsere  Klienten?  

Frank  Bieser  CIO,  Yellow  Pages,  Wien:  

„Mit  dem  von  ProcessGold  angewandten  Ansatz  des  Process  Minings  hat  es  nur  wenige  Stunden  gebraucht,  um  Verbesserungspotenziale  und  Risiken  in  unseren  Prozessen  zu  entdecken.    Für  das  Process  Mining  Projekt  haben  wir  lediglich  Daten  von  unseren  IT-­‐Systemen  extrahiert,  ohne  das  Tagesgeschäft  durch  Interviews  oder  Workshops  in  irgendeiner  Weise  zu  beeinflussen.“  

Volker  Panreck  Direktor  Audit  Services,  ING-­‐DiBa,  Frankfurt:  

„Vor  dem  Einsatz  von  Process  Mining  haben  wir  viele  Stunden  damit  verbracht,  Prozessabläufe  zu  verstehen.  Seitdem  wir  Process  Mining  implementiert  haben,  erhalten  wir  die  vollständige  Transparenz  aller  unserer  Geschäftsvorgänge.  Die  Technologie  ermöglicht  es  uns,  Qualitätsunterschiede  im  Auditing  nachzuvollziehen.  So  können  wir  einen  stärkeren  Fokus  auf  mögliche  Risiken,  Kontroll-­‐  und  Effizienzthemen  legen.“  

 Process  Mining  für  Ihre  Geschäfte?  

Wenn   Sie   erfahren   möchten,   wie   Sie   Process  Mining   für   die   Analyse   und   Optimierung   Ihrer  Geschäfte  nutzen  könnten,  stehen  wir  Ihnen  für  ein  Gespräch  und  eine  Präsentation  jederzeit  gerne  zur  Verfügung:  

ProcessGold  AG  Robert-­‐Koch-­‐Str.  116d      65779  Kelkheim  (Taunus)  +49-­‐6174-­‐99898-­‐77    www.processgold.de  

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Abbildung  1:  Automatisch  generiertes  Prozessmodell  aus  allen  gespeicherten  Geschäftsvorfällen.  

 

Abbildung  2:  Darstellung  des  Kernprozesses.  

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Abbildung  3:  Darstellung  von  Prozessvarianten  mit  einigen  Kennzahlen.  

 

Abbildung  4:  Animierte  Darstellung  des  Prozesses,  wobei  jeder  Punkt  einen  Geschäftsvorfall  darstellt.