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Praktische Tipps für Großkunden
Leitfaden
PROFICARD
2
AGA
GUTEN TAG
Liebe ProfiCard-Partner, mit diesem Handbuch informieren wir über die wichtigsten Themen zur ProfiCard. Mit
einem Griff haben Sie alle Antworten zu ProfiCard-Fragen parat.
Dieser Leitfaden • erläutert sämtliche Abläufe, die zur Einführung und Betreuung der ProfiCard
in Ihrem Unternehmen nötig sind.
• liefert Ihnen Antworten auf Fragen, die Ihre Kolleginnen und Kollegen zur
ProfiCard haben könnten.
• enthält alle ProfiCard-Informationen, um im HVV mobil zu sein.
• kann Ihnen helfen, noch mehr Beschäftigte von den Vorteilen der ProfiCard
zu überzeugen.
Erstellt wurde dieses Handbuch vom Team der Großkundenbetreuung der S-Bahn Ham-
burg und den Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuern der ProfiCard-Vertriebspart-
ner – Ihren Ansprechpartnern für alle Belange rund um die ProfiCard. Die Vertriebspartner
der S-Bahn Hamburg GmbH für die ProfiCard sind der Auto Club Europa e. V. (ACE-Wirt-
schaftsdienst GmbH), die AGA Service GmbH und der Industrieverband Hamburg e. V.
(IVH). In dieser Funktion schließen die Vertriebspartner Verträge mit kleineren und mittel-
ständischen Unternehmen über die Ausgabe der ProfiCards und kümmen sich um die
komplette Abwicklung.
Durch unseren gemeinsamen Einsatz können wir einiges erreichen: Viele Kolleginnen und
Kollegen sind mit dem HVV supergünstig auf Achse. Und jeder nicht gefahrene Auto-Kilo-
meter entlastet unsere Umwelt und verbessert die Verkehrssicherheit.
Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen, dass Sie die ProfiCard mit so viel persönlichem
Engagement voranbringen.
Auf gute Zusammenarbeit!
Ihre Kundenbetreuungen vom ACE, AGA und IVH
Vielen Dank, dass Sie dabei sind
3
Gut zu wissen 4
Angebotsvielfalt 8
Die ProfiCard 9
Preise 10
Praktische Steuertipps 11
Vertragswesen 14
Aufgabenteilung 15
Auslieferung 16
Verwendungsnachweise 17
Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel 18
Kartenausgabe zwischendurch 19
Azubi-Karten 20
Teilnahme-Ende 21
Karte ändern 23
Karte verloren 24
Fahrgelderstattung 25
Monatsabschluss 26
Jahresabschluss 27
Schlagworte von A – Z 28
Anhang
Benutzungsbedingungen für HVV-ProfiCards 30
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard (AGBs) 32
Erstattungsliste 34
INHALT
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GUT ZU WISSEN
Die ideale Ergänzung zu Bus und Bahn
Auto oder Fahrrad fahren, ohne eines zu besitzenProfiCard-Nutzer profitieren von den Sonderkonditionen bei unseren Kooperationspartnern!
switchhIn Hamburg fährt man switchh, weil man für nur 10 Euro mehr im Monat zur ProfiCard monatlich 60 switchh Freiminuten bei car2go erhält. Das lohnt sich schon ab der 35. Minute im Monat, z. B. bei 2 Fahrten in der City. Für mehr Auto steigt man in den komfortablen Mercedes und fährt mit switchh die erste Stunde car2go black kostenlos – jeden Monat aufs Neue. Einfach per HVV-App das passende Angebot auswählen und losfahren. switchh ist monatlich kündbar.www.switchh.de | 040/32 88-63 63
StadtRADRund 2.000 Fahrräder stehen an 200 Leihstationen in Hamburg bereit, in Lüneburg sind es 60 Räder an 7 Stationen. Für ProfiCard-Nutzer reduziert sich der Minutenpreis um 25 %. In den ersten 30 Minuten fahren Sie immer kostenlos. Ab der 31. Minute fällt eine Leihgebühr von 6 Cent (Normal-Tarif 8 Cent) pro Minute an. Für nur 12 Euro kön-nen Sie das StadtRad 1 Tag lang (24 Stunden) nutzen.stadtrad.hamburg.de | 040/82 21 88 10-0
cambioFür ProfiCard-Nutzer gibt es bei cambio exklusiv den Kombi-Tarif ohne monatliche Grundgebühr. Sie zahlen nur die halbe Anmeldegebühr. Buchen Sie telefonisch, online oder per App – stunden-, tage- oder wochenweise Ihr Auto. Egal ob Kleinwagen, Kombi, Transporter oder eMobil – Sie fahren immer gepflegte, gewartete und vollkaskoversi-cherte Autos. Abgerechnet wird günstig nach Kilometer und Stunde, eine Kündigung ist monatlich möglich. www.cambio-CarSharing.de/hamburg | 040/414 66 700
DriveNowAuto per Smartphone, Tablet, PC oder telefonisch finden. BMW oder MINI ab 24 ct/Min. fahren und überall im Geschäftsgebiet abstellen. Inhaber einer ProfiCard sparen die An-meldegebühr und erhalten einmalig 30 Freiminuten. Es fallen keine monatlichen oder jährlichen Kosten an. Die Freiminuten sind für 3 Monate ab Datum der Registrierung gül-tig und verfallen danach automatisch.www.drive-now.com | 0180/629 29 29
drivyDrivy bietet in Hamburg rund 150 Fahrzeuge von Privatpersonen zur Miete an. Vom kleinen VW Polo bis zum großen Mercedes-Benz Sprinter sind direkt in Ihrer Nachbarschaft verfüg-bar. Die Autos sind durch eine Ad-hoc Versicherung der Allianz (Teilkasko-, Vollkasko- und Haftpflichtversicherung) geschützt. ProfiCard-Nutzer profitieren bei drivy von folgenden Vergünstigungen: 10 Euro Gutschein, keine Anmeldegebühr, Zweitfahrer fahren kosten-los, reduzierbare Selbstbeteiligung auf 150 Euro.www.drivy.de | 030/568 37 30 99
GreenwheelsBei unserem Kooperationspartner Greenwheels haben Sie die Wahl zwischen Kleinwagen (4-Türer) und Vans (5-Sitzer) an mehr als 50 Stationen im gesamten Stadtgebiet. Darüber hinaus bietet Ihnen Greenwheels Anschlussmobilität in weiteren 23 Städten in 8 Bundes-ländern, u. a. Berlin, Bochum, Braunschweig, Chemnitz, Dortmund, Dresden, Düsseldorf, Essen, Nürnberg, Regensburg. Und das funktioniert rund um die Uhr.www.greenwheels.de
Stand: 01.01.2016
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GUT ZU WISSEN
Fahrkarten schnell und flexibel zum selbst Ausdrucken Die perfekte Ergänzung zur ProfiCard bietet der HVV-Onlineshop für Firmen auf hvv.de.
Hier können Sie für Ihre Kunden, Besucher oder Mitarbeiter mit kurzzeitiger HVV-Nutzung
Fahrausweise schnell und flexibel an Ihrem PC ausdrucken oder dem Nutzer als E-Mail-
Anhang zusenden.
Einmal registrieren und schon können Sie HVV-Fahrkarten bargeldlos online erwerben.
Die Bezahlung der Fahrkarten erfolgt bequem auf Basis einer detaillierten monatlichen
Abrechnung.
So funktioniert’s
Sie registrieren Ihre Firma unter hvv.de und melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort
an. Danach können Sie sich jederzeit in Ihrem Kundenportal einloggen, personalisierte
Onlinetickets bestellen und direkt am PC ausdrucken oder dem Kartennutzer per E-Mail
zusenden – ganz ohne jede Mindestabnahme. Damit bieten Sie bei voller Kostenkon-
trolle in ternen wie externen Kunden noch mehr Servicequalität.
Mehr Infos? Aber gern!Antje Kausch vom HVV-Onlineshop für Firmen freut sich auf Ihre Fragen:
Telefon: 040 / 39 18-39 20
E-Mail: [email protected]
Web: firmenonlineshop.hvv.de
Auch im Programm: HVV-Onlineshop für Firmen
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GUT ZU WISSEN
Wer wählt, gewinnt!Ein tolles Team für volle Flexibilität. Die HVV-ProfiCard bietet mit vielen Varianten jedem
Nutzer Mobilität nach Maß. Ganz gleich, ob Wohn- und Arbeitsort in City-Nähe oder am
Stadtrand im Grünen liegen: Die ProfiCard für die HVV-Tarifringe ABC, BCD, CDE oder
ABCDE (Gesamtbereich) macht die Entscheidung leicht – und günstig!
Die folgende Seite gibt Ihnen einen Überblick auf den HVV-Bereich und die Struktur der
Tarifringe.
Für jeden die Richtige
7
23
20
24
39
20
20
26
7
7
21
1
1
1
K r e i s
P i n n e b e r g
K r e i s
S e g e b e r g
K r e i s
S t o r m a r n
K r e i s
H e r z o g t u m
L a u e n b u r g
L ü n e b u r g
L a n d k r e i s
L a n d k r e i s
H a r b u r g
L a n d k r e i s
S t a d e
L a n d k r e i s
L ü c h o w - D a n n e n b e r g
A BC D
E
Elbe
Elbe
Ostsee
i.d. Nordheide
(Luhe)
(Wümme)
(Elbe)
in Holstein
Brokdorf
Aukrug
Lägerdorf
Krempe
Hohen-lockstedt Wensin
Bornhöved
Stocksee
Hasenmoor
Lent-föhrden
Lutzhorn
Alveslohe
EllerauKölln-
Reisiek
Wrist
Kisdorf
Seth
Sülfeld
Bargfeld-Stegen
Hasloh
Travenbrück
Hoisdorf
Labenz
Kühsen
Berkenthin
KrummesseRethwisch
Zarpen
Süsel
Boltenhagen
Rehna
Roggen-dorf
Lützow
Ratekau
Boddin
Pritzier
Teldau
Güster
Müssen
Lütau
Seedorf
Börnsen
Dassen-dorf
Wohltorf
Marschacht
Moorrege
Neuhaus
Hammah
Oldendorf Hollern
Heeslingen
Gyhum
Apensen
Wistedt
Welle
Drage
Hanstedt Bardowick
Aden-dorf
DeutschEvern
Embsen
Ebstorf
Fintel
Otterstedt
Willingrade
Hartenholm
Schlamersdorf
Pronstorf
Altengörs
Leezen
Bilsen
Mustin
Breiten-felde
Koberg
Duvensee
Linau
Großensee
Möhnsen
Neuen-dorf
Wulfsen
Brietlingen
Neetze
Brest
Dohren Wittorf
Kirch-gellersen
Wester-gellersen
Barnstedt
Soderstorf
Marne
St. Michaelis-donn
Caden- berge
Burg
Freiburg
Hohen-westedt
Schenefeld
Wischhafen
Boostedt Rickling
Großenaspe
GroßGrönau
Steinburg
Lütjensee
Büchen
TespeHollenstedt
Horneburg
Holm
Lamstedt Hechthausen
Himmel-pforten
Tarmstedt
Kutenholz
Ahlerstedt
Sittensen
Egestorf
Salzhausen
Melbeck
Aumühle
Scharnebeck
Dahlenburg
Wilster
Selsingen
Fredenbeck
Sottrum
Bispingen
Ameling-hausen
Bienen-büttel
Hitzacker
Dauenhof
Nahe
Nusse
Kastorf
Gudow
Talkau
Tripkau
NeuDarchau
Undeloh
Handeloh
Göhrde
Neuhaus
Reppen-stedt
Hemmoor
Kelling-husen
Horst
BadBramstedt
Barmstedt
Trappen-kamp
Tornesch
Wahlstedt
Ahrensbök
Reinfeld
Tangstedt
Scharbeutz
Timmendorfer Strand
Dassow
Klütz
Schönberg
Gadebusch
Zarrentin
Wittenburg
Groß-hansdorf
TrittauBarsbüttel
Wentorf
Harsefeld
StelleGnarren-
burg
Jesteburg
Bleckede
Lübtheen
Boizenburg
BadBevensen
Dannenberg
Dömitz
Harburg
Brunsbüttel
Meldorf
Drochtersen
Glückstadt
Kalten-kirchen
Quickborn
Uetersen
Bad Segeberg
BadSchwartau
Bargte-heide
Greves-mühlen
Ratzeburg
Mölln
Hagenow
Schwarzenbek
Glinde
Lauenburg
Schenefeld
Halsten-bek
Jork
NeuWulmstorf
Rosengarten
Rellingen
Bremer-vörde
Zeven
Tostedt
Scheeßel
Schnever-dingen
Neustadt
Elmshorn
Itzehoe
Henstedt-Ulzburg
BadOldesloe
Ahrens-burg
Reinbek
Geesthacht
Winsen
Pinneberg
StadeWedel
Buxtehude
Seevetal
Buchholz
Rotenburg
Norder-stedt
Neumünster
Lübeck
Lüneburg
HAMBURG
S c h l e s w i g -
H o l s t e i n
N i e d e r s a c h s e n
M e c k l e n b u r g -
V o r p o m m e r n
0 10 km
Stand: 14.12.2014© bluemap.de
Gesamtbereich(Ringe ABCDE)
Schnellbahn- undRegionalverkehr
Großbereich Hamburg(Ringe AB)
Grenzen der Kreise
HVV-Tarif nur fürZeitkarten
GUT ZU WISSEN
Der HVV mit seinen TarifringenDas HVV-Gebiet umfasst neben der Freien und Hansestadt Hamburg die Kreise Pinne-
berg, Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg in Schleswig-Holstein sowie die
niedersächsischen Landkreise Lüneburg, Harburg und Stade. Mit dem HVV ist man auf der
Straße, der Schiene und der Elbe mobil.
Hier ist die ProfiCard zu Hause
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ANGEBOTSVIELFALT
Die Vertriebspartner ACE, AGA und IVH ermöglichen vielen Unternehmen die Teil-
nahme an der ProfiCard.
Für jedes Unternehmen das passende AngebotAb 20 ProfiCards können Unternehmen einsteigen. Die Betreuung erfolgt hier durch
einen der Vertriebspartner. Sollte Ihr Unternehmen über mehr als 100 ProfiCard-Teilneh-
mer verfügen, haben Sie die Wahl: Weiterhin den ProfiCard-Service über den Vertriebs-
partner zu nutzen oder einen Direktvertrag mit der HVV-Großkundenbetreuung der
S-Bahn Hamburg GmbH abzuschließen und die Karten eigenständig im Unternehmen zu
verwalten.
Der Einstieg ist ganz einfach: • es wird ein Aufnahmevertrag mit dem Vertriebspartner geschlossen
• mindestens 20 ProfiCards müssen abgenommen werden
• der Arbeitgeber zahlt einen Fahrgeldzuschuss von mindestens
13,60 Euro je Karte und Monat (ab Januar 2017 13,86 Euro)
sowie ein kleines Bearbeitungsentgelt an den Vertriebspartner
KombiTicket, KongressTicket und, und, und ...Viele Hamburger Unternehmen, Veranstalter und Institutionen nutzen die vorteilhaften
Großkunden-Konditionen des HVV zum Vorteil ihrer Kunden. Das Team der HVV-Groß-
kundenbetreuung berät Sie gern. Informieren Sie sich unter 040/39 18-39 00 über:
• Eintrittskarten, die als HVV-Ticket gelten | KombiTicket
• SemesterTickets für Studierende
• Teilnehmerausweise zu Kongressen und Tagungen mit
kombinierter HVV-Fahrkarte | KongressTicket
• HVV-Onlineshop für Firmen: Fahrkarten zum Selbstausdrucken oder
Versenden per E-Mail mit bequemer monatlicher Abrechnung
Für Großkunden ist vieles machbar
9
DIE PROFICARD
Sie gilt – wann und wo immer man willDie ProfiCard ist eine persönliche Fahrkarte und nicht übertragbar. Sobald ein Mitarbeiter
seine ProfiCard mit Vor- und Zunamen unterschrieben hat, kann’s losgehen. Die Karte gilt
im gewählten Geltungsbereich rund um die Uhr. Am Wochenende * und an gesetzlichen
Feier tagen können außerdem 1 Person beliebigen Alters und bis zu 3 Kinder bis 14 Jahre
kostenlos mitgenommen werden. Die „kleine“ ProfiCard für 3 Tarifringe gilt dann sogar
ohne Zuzahlung im Gesamtbereich (Ringe ABCDE).
Die Gültigkeit einer ProfiCard endet mit dem Betriebsschluss des in die Karte eingedruck-
ten letzten Geltungstages, d. h. um 6 Uhr des Folgetages.
Sie ist eine Menge Geld wert Das ist wirklich nicht ohne: Eine ProfiCard stellt bei ihrer Gültigkeit von 12 Monaten
einen Wert von rund 1.000 Euro dar. Darum wird sie so fälschungssicher wie möglich
produziert und sollte von jedem so sicher wie möglich aufbewahrt werden – natürlich
auch in den Ausgabestellen unserer Partner-Unternehmen. Ein größeres Kontingent
ProfiCards ist ein kleines Vermögen wert!
Bitte beachten:
Die ProfiCard verliert durch Laminieren ihre Gültigkeit und kann bei einer Fahrkarten-
kontrolle eingezogen werden.
* von sonnabends 0 Uhr bis sonntags Betriebsschluss; 24.12. und 31.12. gelten als Sonnabende
Beschriftungsfeld löst sichbei mechanischer oder chemischer Manipulation ab
Kopierschutz: Die Folie verändert den Schriftzug „ProfiCard” beim Kopieren
HVV-Logo wird unter UV-Licht sichtbar
Die ProfiCard – ein wahres Wertobjekt
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ProfiCard-Sorten Euro/Monat
GKA extra 3-Ringe 66,50
GKA extra 3-Ringe Azubi 50,10
GKA extra 3-Ringe – 1. Kl. 108,80
GKA extra 3-Ringe – 1. Kl. – Azubi 92,40
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) 107,30
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) Azubi 80,80
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) – 1. Kl. 149,60
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) – 1. Kl. – Azubi 123,10
PREISE
Diese Tarife gelten ab 1. Januar 2016
Für jeden so günstig wie möglich
Am Fahrgeld beteiligt sich der Arbeitgeber mit mindestens 13,60 Euro monatlich.
Außerdem übernimmt er das Bearbeitungsentgelt des Vertriebpartners.
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PRAKTISCHE STEUERTIPPS
Stichwort: Fahrgeldzuschuss des ArbeitgebersDie Entrichtung des Arbeitgeberzuschusses von zzt. mindestens 13,60 Euro (ab Januar
2017 13,86 Euro) ist eine attraktive Sozialleistung des Unternehmens und ein cleverer
Schachzug des Personalmarketings zur Motivation der Mitarbeiter.
Stichwort: „44-Euro-Regelung“ als SachzuwendungDie Anwendung der Sachbezugsregelung auf die HVV-ProfiCard bietet Ihrem Unterneh-
men und Ihren Kollegen neue Möglichkeiten, Geld zu sparen und umweltfreundlich im
HVV mobil zu sein.
Sachzuwendungen des Arbeitgebers als Fahrgeldzuschuss zur HVV-ProfiCard sind auf
Basis der gültigen Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-Großkunden-
Abonnement nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuerfrei, soweit die monatliche Freigrenze
von 44 Euro für alle dem Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen (LStH S. 1 (1– 4)
44-Euro-Freigrenze) nicht überschritten wird.
Die Finanzämter Hamburgs* und Schleswig-Holsteins** sowie das Niedersächsische
Finanzministerium*** akzeptieren den Fahrgeldzuschuss zur ProfiCard als steuerfreie
Sachzuwendung. Befindet sich das Betriebsstättenfinanzamt anderenorts, ist eine sepa-
rate Klärung erforderlich.
In Unternehmen, in denen die Sachbezugsregelung genutzt wird, entfällt für den Arbeit-
geber die Entrichtung der Sozialversicherungsabgaben, für den Arbeitnehmer entfallen
Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben auf den vom Arbeitgeber gewährten Fahr-
geldzuschuss zur ProfiCard bis maximal 44 Euro je Kalendermonat.
* Freie und Hansestadt Hamburg/Finanzbehörde/Steuerverwaltung Az. 52-S 2334-024/12
** Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein/Mitteilung für den Lohnsteuer-Außendienst
Nr. 11/2013
*** Niedersächsisches Finanzministerium: Bezugnahme auf das Schreiben vom 3.3.2014/
S 2334-235-3332. Bitte beim zuständigen Finanzamt nachfragen.
Eine starke Leistung für Arbeitnehmer
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PRAKTISCHE STEUERTIPPS
Stichwort: Fahrten zwischen Wohn- und ArbeitsstätteDiese Aufwendungen können vom ProfiCard-Nutzer steuerlich als Werbungskosten ab-
gesetzt werden. Ihr ProfiCard-Nutzer kann zwischen der Anwendung der Entfernungs-
pauschale oder Geltendmachung der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten der Profi-
Card (Eigenanteil) wählen.
• Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro je Entfernungskilometer
für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Je Arbeitstag kann
diese nur für eine Fahrt berücksichtigt werden.
• Der Eigenanteil des ProfiCard-Inhabers kann als nachgewiesene tat-
sächliche Kosten der ProfiCard steuerlich geltend gemacht werden,
wenn er höher ist als die Aufwendungen der Entfernungspauschale.
Ein Beispiel:
Die Entfernung zum Arbeitsplatz beträgt 4 Kilometer, der Arbeitnehmer hat 220 Arbeits-
tage im Jahr. Bei Anwendung der Entfernungspauschale ergeben sich pauschale Wer-
bungskosten von 264 Euro, bei einer ProfiCard 3 Ringe liegen die tatsächlichen Kosten für
das Jahr 2016 bei 634,80 Euro.
Pauschale Werbungskosten:
4 km x 0,30 Euro = 1,20 Euro je Arbeitstag
1,20 Euro x 220 Arbeitstage im Kalenderjahr = 264 Euro im Kalenderjahr
Tatsächliche Kosten 2016:
66,50 Euro ProfiCard 3 Ringe – mindestens 13,60 Euro Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers
= 52,90 Euro monatlicher Eigenanteil des ProfiCard-Inhabers
52,90 Euro Euro x 12 Monate = 634,80 Euro tatsächliche Werbungskosten 2016
Fazit:
Auch für Arbeitnehmer mit geringer Entfernung zur Arbeitsstätte rechnet sich die
Nutzung der HVV-ProfiCard. – Für Sie ein überzeugendes Argument, um potenzielle
ProfiCard- Nutzer für die Teilnahme zu begeistern!
Stichwort: VorsteuerabzugIm Preis der ProfiCard sind 7 Prozent Mehrwertsteuer enthalten. Ein Vorsteuerabzug für
das Unternehmen ist nicht möglich, denn es ist nur als Vermittler tätig. Die vom Gehalt
einbehaltenen und an die S-Bahn weitergeleiteten Fahrgelder sind also durchlaufende
Posten, die steuerlich nicht geltend gemacht werden können.
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PRAKTISCHE STEUERTIPPS
* Bei Übernahme der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Fahrgeldzuschuss
Die ProfiCard-Varianten GKA plus und GKA extra werden vom Arbeitgeber mit einem
Fahrgeldzuschuss von mindestens 13,60 Euro pro Monat unterstützt.
Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes bleiben Sachbezüge des Arbeit-
gebers an die Arbeitnehmer, die monatlich insgesamt 44 Euro nicht übersteigen, steuer-
und sozialversicherungsfrei.
Auf Basis der Benutzungsbedingungen für ProfiCards kann im Zuständigkeitsbereich der
Hamburger Finanzbehörde der Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer
als Sachbezug zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen mit Sitz außerhalb Ham-
burgs erkundigen sich bitte bei dem für sie zuständigen Betriebsstättenfinanzamt.
Beispiele der Versteuerung des monatlichen Fahrgeldzuschusses zur HVV-ProfiCard:
GKA extra/ GKA plus
Fahrgeldzuschuss als Sachbezug
(§8 Abs.2 S.11 EStG
Fahrgeldzuschuss und Pauschalversteuerung
(§40 Abs.2 S.2 EStG)
Fahrgeldzuschuss und individuelle
Versteuerung
ProfiCard 3-Ringe 66,50 66,50 66,50
Fahrgeld zuschuss des Arbeitgebers mindestens 13,60 13,60 13,60
Versteuerung desFahrgeldzuschusses:
lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei
15 % Lohnsteuer und hierauf 5,5 %
Soli daritätszuschlag
Je nach Steuersatz: hier 25 % Lohnsteuer
und hierauf 5,5 % Soli daritätszuschlag
Lohnsteueranteil des Arbeitnehmers auf Fahrgeld-zuschuss
– 2,15* 3,59
Sozialversicherungsab gaben des Arbeitgebers – SV-frei
2,72
hier: 20,0 %
Sozialversicherungsab gaben des Arbeitnehmers – SV-frei
2,82
hier: 20,7 %
Belastung Arbeitgeber – 2,15* 2,72
Belastung Arbeitnehmer – – 6,41
Monatlicher ProfiCard- Preis für den Arbeit nehmer 52,90 52,90* 59,31
Stand: 01.01.2016
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VERTRAGSWESEN
Wer ist teilnahmeberechtigt?Eine ProfiCard können alle voll- oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter nutzen, die sich in
einem direkten Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit ihrem Unternehmen befinden und
zusätzlich zum gezahlten Lohn oder Gehalt einen Fahrgeldzuschuss vom Arbeitgeber
erhalten. Auch Mitarbeiter in Eltern-/ Altersteilzeit oder in einem Sabbatjahr können bei
entsprechender Berechtigung weiterhin mit der ProfiCard fahren. Solange das monat-
liche Gehalt fließt und der Fahrgeldzuschuss durch den Arbeitgeber gezahlt wird, kann
die Karte abgerechnet werden. Die Bündelung und Bereitstellung der Fahrgelder durch
das Unternehmen muss für alle ProfiCards gesammelt erfolgen.
Weitere Informationen und Details zur ProfiCard finden Sie in den Benutzungsbedin-
gungen und den AGBs auf den Seiten 30 bis 33.
Alle Fälle klar geregelt
15
AUFGABENTEILUNG
Die Betreuung der ProfiCard in Ihrem Unternehmen soll für Sie so einfach und unbürokra-
tisch wie möglich sein. Deshalb können Sie Ihren Kundenbetreuer in besonderen Fällen
formlos und direkt mit ins Boot holen – telefonisch, per E-Mail, Brief oder Fax. Auch
wenn Sie werbliche Unterstützung für eine ProfiCard-Aktion benötigen: Lassen Sie es
uns wissen.
Wenn ein HVV-Abo zur ProfiCard werden sollBei der Umwandlung eines bestehenden HVV-Abos ziehen Sie bei der ProfiCard-Ausgabe
bitte die alte Abo-Karte mit gültiger Wertmarke des Mitarbeiters ein. Diese leiten Sie
zeitnah an Ihre Kundenbetreuer weiter; danach müssen Sie sich um nichts mehr küm-
mern. Im Ausgabemonat kommt es für den Mitarbeiter zu einer Doppelabbuchung:
sowohl für das „alte“ HVV-Abo als auch für die ProfiCard. Sie können Ihren Kollegen aber
beruhigen, im nächsten Monat erfolgt automatisch eine Gutschrift auf sein Girokonto.
Wenn ein DB-Abo umgewandelt werden sollHatte Ihr Mitarbeiter bisher ein Abo bei der Deutschen Bahn, wendet er sich bitte direkt
an:
DB Vertrieb GmbH
Abo-Center Stuttgart | Postfach 101064
70009 Stuttgart
Tel. 01806/01 10 66 (20 ct/Min. aus dem Festnetz, Tarife bei Mobilfunk max. 60 ct/Min.).
mo – fr 8 – 18 Uhr
E-Mail: [email protected]
Kartenkontrolle – und ProfiCard vergessenDas kann schon mal passieren: Ein Mitarbeiter konnte bei einer Fahrkartenkontrolle seine
ProfiCard nicht vorzeigen. Deshalb hat er vom Kontrolleur eine Zahlungsaufforderung
über 60 Euro erhalten. Die Abwicklung solcher Fälle nimmt Ihnen die S-Bahn komplett
ab. Wir klären alle Details, wenn Ihr Mitarbeiter bei uns anruft: 040/39 18-39 00.
Danach kostet ihn seine kleine Vergesslichkeit nur noch 2,50 Euro. In seltenen Fällen
müssen wir Sie um eine kleine „Amtshilfe” bitten: Sollte ein Verdacht auf Kartenmiss-
brauch vorliegen, benötigen wir einige persönliche Daten des ProfiCard-Inhabers.
Machen Sie mit uns gemeinsame Sache
16
AUSLIEFERUNG
Vom ACE, AGA oder IVH direkt in Ihr Unternehmen Einmal im Jahr erhalten Sie von Ihrem Vertriebspartner Ihr Startkontingent an ProfiCards.
Zuvor melden Sie Vor- und Zunamen Ihrer ProfiCard-Nutzer, den aktuellen Kartenbedarf
bzw. die gewünschten Veränderungen beim ACE und IVH spätestens im Januar, beim AGA
im März an. Auf dieser Basis werden die Karten dann zugeordnet und sortiert an Sie aus-
geliefert. Oder Sie holen sie persönlich in der Geschäftsstelle Ihres Vertriebspartners ab.
Und dann kommen Sie ins SpielWenn Sie die Sendung erhalten haben, kontrollieren Sie diese bitte gleich. Quittieren
Sie den Empfang auf dem Lieferschein und faxen ihn an Ihren Vertriebspartner zurück.
Zum Liefer umfang gehören die Karten auf ihren Kartenträgern und die Minibroschü-
ren. Um Ihnen die Ausgabe zu erleichtern, bekommen Sie von Ihrem Vertriebspartner
eine komplette Teilnehmer liste. Bitte achten Sie ausdrücklich darauf, dass die vor-
gesehenen ProfiCard-Nummern entsprechend zugeordnet und ausgegeben werden. Da
die Laufzeit der ProfiCard für alle Mitarbeiter zum gleichen Termin endet, können Sie den
Austausch „alt gegen neu“ in Ihrem Unternehmen praktischerweise in einem Rutsch
durchführen. Sollten Sie zum nächsten Monat weitere Karten benötigen, bestellen Sie
einfach bei Ihren Kundenbetreuern nach. Die Lieferung erfolgt rechtzeitig zum benö-
tigten Termin, im Allgemeinen innerhalb von 2 Werktagen.
Die Kartenträger – clever konzipiertFahrkartenträger sind die zusammenhängenden DIN A4-Bögen, auf denen sich die
ProfiCards befinden. Sie vereinfachen Ihnen die Kartenausgabe und Weiterbearbeitung
ungemein: Träger und Karten sind durchnummeriert. Die obere Hälfte des Trägerbogens
geben Sie mit der Karte weiter, die untere Hälfte schicken Sie gesammelt und aufstei-
gend nach ProfiCard-Nummern sortiert an Ihren Vertriebspartner zurück. Mehr darüber
lesen Sie im Abschnitt „Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel” auf Seite 18.
Eine komplette Lieferung ProfiCards hat einen erheblichen Wert. Bewahren Sie deshalb
die Fahrkarten immer kassensicher auf.
Alle Jahre wieder – neue ProfiCards
17
VERWENDUNGSNACHWEIS
Die Zusammenarbeit mit Ihrem Vertriebspartner ist schnell und einfach. Sie arbeiten
mit zwei Formularen.
1. Formular Bestellungen/ÄnderungenAuf diesem Formular reichen Sie die Neuzugänge bei Ihrem Vertriebspartner ein.
• Name
• Vorname
• Zugangsmonat
• Geltungsbereich
• ggf. Azubi-Kennzeichnung mit beigefügtem Berechtigungsnachweis
Endet die Beschäftigungsdauer des ProfiCard-Teilnehmers vor Ablauf der regulären
Gültig keit, kann der Vertriebspartner die Geltungsdauer der Karte auf dieses Datum be-
fristen. Bitte geben Sie deshalb das Datum des Ausscheidens auf der Bestellung an. Auch
befristete ProfiCards müssen beim Vertriebspartner mit diesem Formular im jeweiligen
Abgangsmonat abgemeldet werden.
Mit diesem Formular informieren Sie den Vertriebspartner auch über alle Veränderun-
gen, die sich bei einem ProfiCard-Nutzer in Ihrem Unternehmen ergeben haben. Kar-
tentausch? Wechsel z. B. von 2. zur 1. Klasse oder von der ProfiCard 3 Ringe zur Gesamt-
bereichskarte? Namensänderung? Statuswechsel vom Auszubildenden zum Mitarbeiter?
Kreuzen Sie das Zutreffende einfach an.
2. Formular ProfiCard-RückgabeMöchte ein Mitarbeiter seine ProfiCard nicht mehr nutzen oder endet das Beschäftigungs-
verhältnis, verwenden Sie bitte das Rückgabe-Formular.
Ihr Vertriebspartner stellt Ihnen die benötigten Formulare gern zur Verfügung.
Prima Überblick für alle Beteiligten
18
JÄHRLICHER PROFICARD-KONTINGENTWECHSEL
Für den Vertriebspartner ACE gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird 2016 im
Februar erneuert und ab 2017 im März. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte.
2016 sind die Die Karten sind 2016 auf Basis des Standes Januar nach Reihenfolge der
Kartennummern sortiert und ab 2017 auf Basis des Standes Februar. Der ProfiCard-Kon-
tingentwechsel ist 2016 ab dem 22. Februar möglich und 2017 ab dem 20. März.
Für den Vertriebspartner AGA gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird jährlich
zum Mai erneuert. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte, die für die nächsten
12 Monate gültig ist. Die Karten sind auf Basis des Standes März nach Reihenfolge der
Kartennummern sortiert. Der ProfiCard-Kontingentwechsel ist grundsätzlich ab 20. April
möglich.
Für den Vertriebspartner IVH gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird jährlich im
Februar erneuert. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte. Die Karten sind auf
Basis des Standes Januar nach Reihenfolge der Kartennummern sortiert. Der Profi-
Card-Kontingentwechsel ist grundsätzlich ab dem 20. Februar möglich; 2016 ab dem
22. Februar.
Das Ganze ist schnell gemachtBei der Ausgabe der ProfiCards erleichtert Ihnen die fortlaufende Nummerierung der
Karten und die beigefügte Teilnehmerliste erheblich die Arbeit. Zwei Unterschriften
muss Ihr Kollege in Ihrem Beisein leisten: Einmal auf der Karte – und zwar mit ausge-
schriebenem Vor- und Zunamen – sonst ist die Karte ungültig. Und einmal auf der
Empfangs bestätigung. Tragen Sie bitte auf der Empfangsbestätigung außerdem den
Vor- und Zunamen in Druckbuchstaben ein.
Alle falsch ausgefüllten oder falsch ausgestellten Karten schicken Sie bitte umgehend
mit dem Verwendungsnachweis an Ihren Vertriebspartner.
Die Empfangsbestätigung ist besonders wichtigUnterschrieben gilt die Empfangsbestätigung als Inkassovollmacht für das monatliche
Ein behalten des Fahrgeldes und als Anerkenntnis der ProfiCard-Benutzungsbedingun-
gen. Sorgen Sie deshalb bitte für einen vollständigen Rücklauf aller Empfangsbestätigun-
gen an Ihren Vertriebspartner. Liegen Ihrem Vertriebspartner die unterschriebenen
Empfangs bestätigungen im Falle eines späteren Mahnverfahrens nicht vor und kann
demzufolge das Mahnverfahren nicht erfolgreich abgeschlossen werden, so sind die
angefallenenen Rechtsanwalts- und Gerichtskosten von Ihnen zu tragen.
Verliert Ihr Kollege seine ProfiCard, fordern Sie eine Verlusterklärung von Ihrem Vertriebs-
partner an. Auch in Fällen, in denen eine ProfiCard nicht ausgehändigt werden kann
(z. B. wenn der Em pfänger länger krank sein sollte), wenden Sie sich einfach an Ihren
Vertriebspartner.
Einmal im Jahr ist ProfiCard-Tag
19
KARTENAUSGABE ZWISCHENDURCH
Ihr Vertriebspartner hält immer ausreichend ProfiCards für Sie bereit. Wenn also neue
Mit arbeiter auch eine ProfiCard möchten oder ProfiCard-Nutzer ihre Fahrkartensorte
tauschen wollen, können sie jeweils zum Monatsende bedient werden.
Jedem seine KarteFragen Sie einfach, welche Sorte ProfiCard gewünscht wird. Dann prüfen Sie – wie vor
jeder neuen Ausgabe – die Teilnahmeberechtigung, insbesondere von neuen Mitar-
beitern.
Sozialkarte HamburgVerfügt Ihr Mitarbeiter über eine gültige Sozialkarte, hat er Anspruch auf eine monatli-
che Erstattung in Höhe von 20,40 Euro (Stand: 2016) auf seine ProfiCard.
Hierzu übergibt er Ihnen das Original seines vollständig ausgefüllten Berechtigungs-
scheins. Diesen leiten Sie einfach an Ihren Vertriebspartner weiter.
Den weiteren Ablauf kennen Sie jaGeben Sie das Formular Bestellungen/Änderungen ausgefüllt wie gewohnt an den ACE,
AGA oder IVH. Bei der Ausgabe der neuen Karte beachten Sie bitte wie immer, dass
keine Unterschrift vergessen wird. Und an noch etwas bitte unbedingt denken: Damit das
Fahrgeld einbehalten werden kann, muss Ihre Gehaltsbuchhaltung rechtzeitig über den
neuen ProfiCard-Nutzer informiert werden. Alles andere übernimmt Ihr Vertriebspartner.
Für neue Mitarbeiter oder Umsteiger
20
AZUBI-KARTEN
ProfiCards für Auszubildende sind preislich ermäßigt, weil sie von der öffentlichen Hand
bezuschusst werden. Sie werden ausgegeben wie jede andere ProfiCard.
Voraussetzung für den vergünstigten Bezug ist ein ausgefüllter, von Ihrem Unternehmen
und der zuständigen Handels- oder Handwerkskammer bestätigter Berechtigungs-
nachweis. Den Berechtigungsnachweis erhalten Auszubildende automatisch mit der
Post, wenn der Ausbildungsvertrag bei der Handels- oder Handwerkskammer ein-
getragen wurde. Das Formular des Berechtigungsnachweises kann ebenfalls in den
HVV-Servicestellen oder über die HVV-Infoline 040/19 449 bezogen werden.
Bitte senden Sie den ausgefüllten Berechtigungsnachweis an Ihren Vertriebspartner.
Erst wenn dort der Nachweis vorliegt, kann die ProfiCard zu den ermäßigten Konditio-
nen für Auszubildende abgerechnet werden.
Den Nachwuchs fördern – auch finanziell
21
TEILNAHME-ENDE
Jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedeutet auch das Ende der ProfiCard-Teil-
nahme.
Fair für alle SeitenDas Großkunden-Abonnement ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unterneh-
men oder Institutionen und dem Vertriebspartner der S-Bahn Hamburg GmbH. Das Groß-
kunden-Abonnement gilt für mindestens ein Jahr und verlängert sich jeweils um ein wei-
teres, wenn es nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum ProfiCard-Kontingentwechsel des
Vertriebspartners gekündigt wird.
Die Dauer des Teilnahmeverhältnisses beträgt für den ProfiCard-Nutzer einen Kalender-
monat. Die Teilnahme verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, solange der
Nutzer der Verlängerung nicht zum letzten Tag eines Monats widerspricht.
9 Monate ohneHat der Fahrgast vor Ablauf der ersten zwölf Monate des Teilnahmeverhältnisses der Ver-
längerung widersprochen, so ist ein erneuter ProfiCard-Bezug frühestens nach 9 Monaten
möglich. Diese Regelung gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer aufgrund längerer Krank-
heit aus der Entgeltfortzahlung ausgeschieden ist oder nach den gesetzlichen Bestim-
mungen Elternzeit in Anspruch genommen hat.
Beendete ProfiCards bitte zurückGekündigte ProfiCards entwerten Sie durch deutliches Durchstreichen oder Lochen (bitte
nicht zerschneiden) – die Kartennummer muss dabei immer sichtbar bleiben. Zurückge-
nommene und entwertete ProfiCards geben Sie gesammelt mit dem Formular ProfiCard-
Rückgabe an den Vertriebspartner zurück. Spätestens am 5. Werktag des Folgemonats
sollten diese Unterlagen beim ACE, AGA oder IVH sein.
Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne seine ProfiCard zurück-
gegeben zu haben? Dann geben Sie bitte Namen, Geburtsdatum und Anschrift an den
Vertriebs partner. Ihr Vertriebspartner erinnert dann schriftlich an die Rückgabe.
Wer geht, der fährt nicht mehr
22
TEILNAHME-ENDE
Sonderfall: Befristete ProfiCardsBefristete ProfiCards können von Ihrem Vertriebspartner ausgestellt werden, wenn
Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisse nur noch für eine absehbare Zeit gelten. Hierzu ist
es erforderlich, die gewünschte Befristung mitzuteilen und die Karte im Original beim
Vertriebspartner vorzu legen. Befristungen dürfen nur vom Kundenservice Ihres Vertriebs-
partners vorgenommen werden. Da befristete Karten nach Ablauf ungültig sind, brauchen
sie nicht zurückgegeben werden.
Das gibt’s auch: TeilnahmeausschlussBei Missbrauch einer ProfiCard können die Karteninhaber von der weiteren Teilnahme
am Großkunden-Abonnement ausgeschlossen werden. Sollte dies der Fall sein, setzen
wir uns mit Ihnen in Verbindung.
23
KARTE ÄNDERN
Änderungen von ProfiCards erledigt Ihr Vertriebspartner für Sie. Alte Karten werden von
Ihnen eingezogen.
Neuer Name, neue KarteHeirat, Scheidung, sonstige Gründe - wenn sich der Name ändert, wird auch die ProfiCard
getauscht. Im Prinzip ist dieser Vorgang nichts anderes als das Ausstellen einer neuen
Karte, die Ihnen zeitgleich mit Ihren anderen ProfiCard-Bestellungen zugestellt wird.
Die alte und durch Sie entwertete Karte geht zur Entlastung des Teilnehmers an Ihren
Vertriebspartner.
Wenn die Fahrkartensorte getauscht werden sollAuch solche Änderungen sind schnell gemacht. Meistens geht es dabei um folgende
Wünsche:
• ProfiCard mit 1. Klasse soll ProfiCard ohne 1. Klasse werden oder umgekehrt
• ProfiCard Ringe ABCDE (Gesamtbereich) soll ProfiCard „3 Ringe“ werden oder
umgekehrt
• Azubi wird nach seiner Ausbildung übernommen und wird zum Vollzahler
Die Abwicklungsschritte in den beiden ersten Fällen sind immer dieselben und Ihnen
bekannt: Mitteilung der gewünschten Änderung oder Neubestellung einer ProfiCard
mit dem Formular Bestellungen/Änderungen beim ACE, AGA oder IVH und Weitergabe
an den ProfiCard-Teil nehmer, Rücknahme der alten Karte und deren Entwertung.
Statusänderungen bei AuszubildendenBei Statusänderung eines Azubis ist es sogar noch einfacher, denn er behält seine Karte
und hat mit den Formalitäten überhaupt nichts zu tun. Denken Sie bitte nur daran, diese
Änderung an Ihre Gehaltsbuchhaltung und an Ihren Vertriebspartner zu melden.
Neue Daten, neue Karte – ganz einfach
24
KARTE VERLOREN
Ist jemandem seine ProfiCard abhanden gekommen oder gestohlen worden, ist das ein
Verlust von beträchtlichem Wert. Weisen Sie deshalb vor dem Ausstellen jeder Ersatzkar-
te darauf hin, dass eine Verlusterklärung keine Lappalie ist, sondern eine eidesstattliche
Erklärung.
Die Verlusterklärung ist kurz und schmerzlosAuf der Rückseite der Empfangsbestätigung befindet sich die Verlusterklärung. Im Ver-
lustfall fordern Sie diese bei Ihrem Vertriebspartner an und lassen sich diesen Vordruck
von Ihrem ProfiCard-Teilnehmer wahrheitsgemäß und vollständig ausfüllen und unter-
schreiben. Danach ist die verlorene ProfiCard ungültig und darf nicht mehr genutzt
werden. Dann bekommt er seine neue vom Vertriebspartner ausgestellte Karte, die
genauso lange gültig ist wie die ver lorene. Falls sich die verlorene Karte wieder anfindet,
muss sie bei Ihnen zur Weiterleitung an den Vertriebspartner abgegeben werden.
Schnelle ErsatzkarteJe eher Ihr ProfiCard-Teilnehmer seine Ersatzkarte erhält, desto schneller ist er wieder
mobil. Klarer Fall, dass die ProfiCard-Kunden während der Öffnungszeiten der Vertriebs-
partner ihre Ersatzkarte dort auch persönlich in Empfang nehmen können. Für die Aus-
gabe einer Ersatzkarte wird von Ihrem Vertriebspartner eine Bearbeitungsgebühr in
Höhe von bis zu 20 Euro erhoben.
Verlusterklärungen gelten nicht für ehemalige MitarbeiterDenn ist der ProfiCard-Teilnehmer bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden, wird
eine Verlusterklärung nicht mehr anerkannt. Sollte es hier mal Probleme geben, rufen
Sie gern Ihren Vertriebspartner an.
Karten können verloren gehen – die Mobilität nicht
25
FAHRGELDERSTATTUNG
Wer seine ProfiCard krankheitsbedingt länger als 3 Wochen nicht nutzt, bekommt sein
Fahrgeld entsprechend erstattet. Dazu muss der Mitarbeiter belegen, dass sein Wunsch
nach Erstattung berechtigt ist:
Attest oder Klinikmitteilung – beides zähltWenn ein Mitarbeiter nachweisen kann, dass er länger als 21 Tage in Folge bettlägerig
war und/oder zur Kur oder in der Klinik, wird für jeden dieser Ausfalltage 1/30 seines
monatlichen ProfiCard-Fahrgeldes zurückerstattet. Dazu muss er ein ärztliches Attest
oder die Entlassungsmitteilung des Krankenhauses oder der Kurklinik vorlegen.
Benachrichtigung immer schnell an unsSobald Sie uns im Rahmen eines Monatsabschlusses das ärztliche Attest zugeschickt
haben, prüfen wir die Berechtigung und errechnen den Erstattungsbetrag. Diesen Gut-
schriftsbetrag verrechnen wir mit der nächsten Monatsabrechnung.
Die Erstattung des Fahrgeldes an den ProfiCard-Teilnehmer erfolgt innerhalb Ihres
Unternehmens per Gutschrift auf den nächsten einzubehaltenden Betrag. Eine Über-
sicht der einzelnen Erstattungsbeträge finden Sie auf Seite 34.
Rückwirkende Erstattungen werden bis längstens 12 Monate ab dem Ausstellungs-
datum des Attests/der Bescheinigung vorgenommen.
Bei Krankheit Geld zurück
26
MONATSABSCHLUSS
Damit Ihre Kundenbetreuer möglichst zeitnah alle Veränderungen für Sie vornehmen
können, sollten alle Unterlagen spätestens am 5. Werktag des Folgemonats bei Ihrem
Vertriebspartner vorliegen.
Da wäre zum einen die AbrechnungDer monatliche Transfer der Fahrgelder aller ProfiCard-Teilnehmer Ihres Unternehmens
an Ihren Vertriebspartner erfolgt zumeist per Lastschrifteinzug in einer Summe. Und
zwar von einem Sonderkonto, auf dem Ihr Unternehmen die einbehaltenen Fahrgelder
sammelt. Den Termin der Überweisung haben Sie mit Ihrem Vertriebspartner vertrag-
lich geregelt.
Und zum anderen die besonderen VorfälleAlle Unterlagen, die besondere Vorfälle belegen, leiten Sie gesammelt an Ihren Vertriebs-
partner weiter. Auf diese Weise ist man dort immer im Bild über Ihren aktuellen Bestand
an gültigen ProfiCards. Außerdem kann Ihnen Ihr Vertriebspartner auch Unterstützung
bei dem einen oder anderen Vorgang anbieten. Dazu gehören:
• Verlusterklärungen
• entwertete ProfiCards
• Atteste
Alle Vorgänge gesammelt an Ihren Vertriebspartner
27
JAHRESABSCHLUSS
Den Jahresabschluss erledigt Ihr Vertriebspartner – ACE, AGA oder IVH – für Sie.
Komplett.
Und dann: Ein frohes Jahr mit der ProfiCard!
Kein Thema
28
SCHLAGWORTE VON A – Z
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) 32
Altersteilzeit 14
Ausgabe der ProfiCard 16
Auszubildende 20
Auszubildende, Ende der Ausbildung 23
Befristung der Gültigkeit 24
Benutzungsbedingungen 30
Berechtigungsnachweis für Auszubildende 20
Betriebsstättenfinanzamt 11
Elternzeit 14/21
Empfangsbestätigung 18
Entfernungspauschale 12
Ersatzfahrkarte 24
Erstattungsliste 34
Fahrgelderstattung bei Krankheit 25
Fahrgeldzuschuss 8/11–14
Fahrkartenkontrolle 15
Fahrkartenträger 16
Gehaltsbuchhaltung 21/23
Geltungsbereich der ProfiCard 7/9
HVV-Onlineshop für Firmen 5
Inkassovollmacht 18
Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel 18/21
Jahresabschluss 27
KombiTicket 8
Krankheit 25
Kündigung des Altabonnements (HVV-/DB-Abo) 15
Kündigung der ProfiCard 21
Kündigung des Arbeitsverhältnisses 21
Lieferung der ProfiCards 16
Die wichtigsten Begriffe zur ProfiCard
29
SCHLAGWORTE VON A – Z
Missbrauch der ProfiCard 15/22
Monatsabschluss 26
Namensänderung 17/23
Preise 10
ProfiCard-Sorte tauschen 19/23
Rückgabe der ProfiCard 17/21
Rücksendung von Unterlagen 17/26
Sabbatjahr 14
Sozialkarte Hamburg 19
Statusänderung 17/23
Steuertipps 11–13
Teilnahmeberechtigung 14
Verwendungsnachweis 17/18
Verlusterklärung 24/26
Verlust der ProfiCard 24
Versteuerung 11–13
Wochenendmitnahme 9
Die wichtigsten Begriffe zur ProfiCard
30
A. FahrkartenundFahrpreise
AmGroßkunden-Abonnement(GKA)könnenPersonen(Fahrgast)teilnehmen,deren Arbeitgeber mindestens für 12 Monate einen Großkunden-Abonne-mentsvertragmitderGKA-BetreuungsstelledesHVVbeiderS-BahnHamburgGmbH(S-Bahn)abgeschlossenhatunddiesichdamiteinverstandenerklären,dassdasvonihnenzuentrichtendeFahrgeldinderjeweilsgültigenHöhevonihremLohn/Gehalteinbehaltenwird.
ZumNachweisderTeilnahmeamGroßkunden-AbonnementwerdenProfiCardsausgegeben. Mit dieser ist der Fahrgast zu beliebig vielen Fahrten innerhalbihres örtlichen und zeitlichen Geltungsbereichs berechtigt. Der örtliche Gel-tungsbereich richtet sich nach den in der ProfiCard angegebenen Tarifberei-chen.DieGültigkeitsdauerergibtsichausAbschnitt3.
B. Tarifbestimmungen
Die Gesamtabwicklung des HVV-Großkunden-Abonnements (GKA) obliegtderGKA-BetreuungsstelledesHVVbeiderS-BahnHamburgGmbH(S-Bahn).
1. Voraussetzungen für den Abschluss von Großkunden-Abonnements-verträgen
GKA-VerträgewerdenmitFirmenabgeschlossen,diedieFahrkartenausgabeanihreMitarbeiterinnenundMitarbeiterunddasFahrgeldinkassoimNamenund für Rechnung der Verbundverkehrsunternehmen abwickeln, wenn fürmindestens100ProfiCards– imGKAllextra fürmindestens20ProfiCards–einerFirmaoderTochterfirmaFahrgeldentrichtetwirdundwenn
a) beim GKA I (GKA 50) füreineTeilnehmerquotevonmindestens50%derdemNachfragepotenzial
fürZeitkartenzuzurechnendenMitarbeiterFahrgeldentrichtetwird,
b) beim GKA II (GKA plus/extra) der Arbeitgeber sich verpflichtet, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten
Lohn/GehalteineBeteiligungamProfiCard-Fahrgeldvonmindestens •13,60€biszum31.Dezember2016und •13,86€abdem1.Januar2017 jeMonatundTeilnehmendenzuleisten,
c) beim GKA III (GKA 90) für eine Teilnehmerquote von mindestens 90% der Mitarbeiter Fahrgeld
entrichtetwird.FürGKA-III-Verträge,dievordem1.April2006geschlossenwurden,giltweiterhin,dassfüreineTeilnehmerquotevonmindestens100%der dem Nachfragepotenzial für Zeitkarten zuzurechnenden MitarbeiterFahrgeldzuentrichtenist.NeueGKA-III-VerträgemitArbeitgebernwerdenabdem1.Januar2012nichtmehrgeschlossen.
2. Vertriebspartner ProfiCardsdesGKAII(GKAextra)könnenüberVertriebspartner,dieeinenent-
sprechendenVertragmitderS-Bahnabgeschlossenhaben,andieteilnahme-berechtigtenMitarbeiterkleinererFirmen(Kooperationspartner)ausgegebenwerden, die einen Aufnahmevertrag mit der S-Bahn abgeschlossen und sichdarin verpflichtet haben, die Beteiligung am tariflichen Fahrgeld gemäß Ab-schnitt1b)sowiedieBearbeitungsgebührderVertriebspartnerzuleisten.EinKooperationspartnermussfürmindestens20ProfiCardsFahrgeldentrichten.
3. Gültigkeit der ProfiCards DieGeltungsdauereinerProfiCardbeginntum0.00UhrdesMonatsersten,ab
demdernutzungsberechtigteFahrgastaneinemGKAteilnimmt.ProfiCardsgel-tenbisBetriebsschlussdesletztenGeltungstages.
DieSchnellBusseunddie1.KlasseRB/REkönnenbenutztwerden,wenneineProfiCard die Eintragung „1. Kl.“ trägt oder ein gültiger Zuschlag nach demGemeinschaftstarif vorhanden ist. Der Preis des Abonnementszuschlags zurProfiCardentsprichtdemPreisdesZuschlagsfürdasAllgemeineAbonnement.DerpauschaleGKA-III-Zuschlagwirdnurausgegeben,wennzuallenProfiCardsfür3RingeoderzuallenProfiCardseinesGroßkundenimGKAIIIderpauschaleZuschlaggelöstwird.
ProfiCards sind nicht übertragbar. Eine ProfiCard ist nur gültig, wenn sie vondem nutzungsberechtigten Fahrgast bei Empfang mit vollemVor- und Fami-liennamen unterschrieben worden ist (mit Kugelschreiber). Der Fahrgast hateinenLichtbildausweismitzuführenunddiesenaufVerlangenvorzuzeigen.
AnSonnabenden,SonntagenundgesetzlichenFeiertagen– jeweilsbis6UhrdesFolgetages–geltenProfiCardsunabhängigvomeingetragenenörtlichenGeltungsbereich im HVV-Gesamtbereich (Ringe ABCDE) und berechtigen zurunentgeltlichenMitnahmevoneinerPersonbeliebigenAltersund3KindernimAltervon6biseinschließlich14Jahren.
EineZuschlagkartegiltauchfüralleentsprechenddieserRegelungenmitge-nommenen Personen. Die Nichtausnutzung dieser Regelungen begründetkeinenAnspruchaufFahrgelderstattung.
4. Verlust BeiBeschädigungoderVerlusteinerProfiCardwährendderTeilnahmeamGKA
hatderFahrgastunverzüglicheineErsatzkartefürdenRestderGeltungsdauerder inVerlust geratenen oder beschädigten Kartezu beantragen. Dazu hat erdenVerlustaufdemdafürvorgesehenenVordruckanzuzeigen.AntragundVer-lusterklärung, die erst nach Beendigung der Teilnahmeberechtigung (sieheAbschnitt7)amGKAerfolgen,könnennurnochzuAusgabeeinerErsatzkarteimRahmendesAllgemeinenAbonnementsführen(sieheAbschnitt7.2Absatz2);in diesem Fall ist eine Kündigung des Allgemeinen Abonnements nur nochunter den Voraussetzungen von Abschnitt 3.2.4 Absatz 2 des HVV-Gemein-schaftstarifsmöglich.
EinebeschädigteProfiCard istbeiAusgabederErsatzkarteabzugeben.Die inVerlustgerateneProfiCardistungültig.Findetsiesichwiederan,istsieunver-züglichandenArbeitgeberbzw.andieAusgabestellezurückzugeben.
Der Arbeitgeber oder die Ausgabestelle ist berechtigt, für die Ausgabe einerErsatzkarteeinBearbeitungsentgeltbiszurHöhevon20,00€zuerheben.
5. Umtausch Will der Fahrgast den örtlichen Geltungsbereich einer ProfiCard oder die Be-
rechtigungzurNutzungdesSchnellBussesundder1.KlasseRB/REändern,soerhälterbeiseinemArbeitgeberoderbeiderAusgabestellegegenEmpfangs-bestätigung und Rückgabe der bisherigen Fahrkarte eine neue ProfiCard.DerUmtauschistnurzum1.einesKalendermonatsmöglich.VomgewünschtenUmtauschterminangiltderFahrpreisderneuenProfiCard.
BeiNamensänderungenwirdgegenEmpfangsbestätigungundRückgabederbisherigenFahrkarteeineneueProfiCardausgestellt.
6. Fahrpreiserstattung FahrgästenmitProfiCards,diemittelsAttestfüreinenZeitraumvonmehrals
21zusammenhängendenTagennachweisen,dasssiebettlägerigkrankund/oder zu einer genehmigten Kur (außer offenen Badekuren) waren, wird dasFahrgeldfürdieTagederBettlägerigkeitoderAbwesenheitwegeneinerKur(Ausfalltage)erstattet.HierfürwirdjeAusfalltag1/30desindembetreffendenMonatvomFahrgastentrichtetenFahrgeldeszugrundegelegt.FürFahrpreis-entschädigungenvonZeitkartenimEisenbahnverkehrgiltzusätzlich§18derBeförderungsbedingungendesHVV-Gemeinschaftstarifs.Fahrgelderstattun-genausanderenGründenwerdennichtvorgenommen.
7. Dauer und Beendigung der Teilnahme am Großkunden-Abonnement DieDauerdesTeilnahmeverhältnissesbeträgtfürdenFahrgasteinenKalen-
dermonat. Die Teilnahme verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat,solangederFahrgastderVerlängerungnichtwiderspricht.WährendderTeil-nahmeerhältderFahrgasteineProfiCard.DieProfiCardgiltlängstensbiszudeminihrangegebenenDatum.IstdieProfiCardabgelaufen,erhältderFahr-gastbeifortbestehendemTeilnahmeverhältniseineneueProfiCard.
Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif Stand 01.01.2016 | Seite 1
Preise in e
Großkunden-AbonnementGKA
Allgemeines Großkunden-Abonnement
Großkunden-AbonnementAuszubildende
GKA I(GKA 50)
GKA II(GKA plus/extra)
GKA III(GKA 90)
GKA I(GKA 50)
GKA II(GKA plus/extra)
GKA III(GKA 90)
3 Ringe 79,30 66,50 62,30 59,80 50,10 46,90
Gesamtbereich (Ringe ABCDE)
120,10 107,30 99,80 90,50 80,80 75,20
Zuschläge fürSchnellBus/1. Klasse RB/RE
ProfiCard-Zuschlag
GKA IIIpauschal *
1 Fahrt
Gesamtbereich (Ringe ABCDE)
42,30 8,60 2,00
*beiausschließlicherAbnahmevonProfiCardsmitSchnellBus/1.KlasseRB/RE
Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-Großkunden-Abonnement
ANHANG
31
7.1 Widerspruch gegen die Verlängerung des Teilnahmeverhältnisses 1. DerFahrgastkannderVerlängerungdesTeilnahmeverhältnissesjeweilszum
letztenTageinesMonatswidersprechen.EineUnterbrechungderTeilnahme(z.B.wegenUrlauboderDienstreise)istnichtzulässig.HatderFahrgastvorAblauf der ersten zwölf Monate des Teilnahmeverhältnisses der Verlän-gerung widersprochen, so ist eine erneute Teilnahme am GKA frühestensneun Monate nach Ablauf des beendeten Teilnahmeverhältnisses zulässig(Wiederaufnahmesperre).
2. BeiVerlustderProfiCardgemäßAbschnitt4isteinWiderspruchgegendieVerlängerungfrühestenszumEndederGeltungsdauerderinVerlustgera-tenenKartezulässig.Diesgiltnicht,wenndieProfiCarddemFahrgastauf-grundeinerStraftatoderhöhererGewaltabhandengekommenistunderdieses der Polizei bzw. der Versicherung angezeigt hat oder wenn nach-weislichschwerwiegendeGründe(WegzugausdemHVV-Bereichoderlanganhaltende Krankheit) für den Widerspruch gegen die Verlängerung desTeilnahmeverhältnissesvorliegen.
3. DieBerechtigungzurTeilnahmeamGKAerlischtmitdemEndedesKalen-dermonats, in dem bzw. mit dem der Fahrgast aus den Diensten seinesArbeitgebersausscheidetodermitBeginndesMonats,indemdasFahrgeldnichtmehrvomLohnoderGehalteinbehaltenwerdenkann.
4. Wird der Großkunden-Abonnementsvertrag zwischen dem ArbeitgeberundderS-Bahngekündigt,soerlischtdieBerechtigungzurInanspruchnah-mederProfiCardfürallebeteiligtenMitarbeiterundAuszubildendenmitdemKalendermonat,zudessenEndederVertraggekündigtwurde.
5. StellteinVerbundverkehrsunternehmeneinenVerstoßgegendieBestim-mungen des Gemeinschaftstarifs − insbesondere die Benutzung einerProfiCarddurcheinenichtberechtigtePerson−fest,sokanndieS-BahndieTeilnahmeamGKAfristloskündigen.DieS-BahnhatdasRecht,Personen,dieeineProfiCardmissbräuchlichverwenden,vonderkünftigenTeilnahmeamGKAauszuschließen.
7.2 Rückgabe der ProfiCard Bei Beendigung des Teilnahmeverhältnisses am GKA hat der Fahrgast seine
ProfiCard in den in Abschnitt 7.1 Absatz 1 bis 4 genannten Fällen an seinenArbeitgeberbzw.dieAusgabestellezurückzugebenodersiezurVerkürzungderGeltungsdaueraufdenZeitpunktderBeendigungderTeilnahmeamGKAvorzulegen.BeiKündigungseitensderS-BahngemäßAbschnitt7.1Absatz5istdieProfiCardsofortandieseabzuliefern.
KommtderFahrgastseinerRückgabe-bzw.Vorlageverpflichtungnichtrecht-zeitignach,bleibter−außerfürdenFall,dasseranderrechtzeitigenRückga-be bzw. Vorlage der ProfiCard ohne Verschulden gehindert war − bis zumEnde des Monats, in dem die Rückgabe der ProfiCard erfolgt, längstens biszumEndederenGeltungsdauer,Abonnent,jedochnachdenTarifbestimmun-gendesAllgemeinenAbonnements,dasermonatlichimVoraus,spätestensbis zum 1. eines Monats, mit dem jeweils geltenden monatlichen FahrpreiseinerAllgemeinenAbonnementskarte
•fürdenGroßbereichHamburg(RingeAB)plus2ZonenbeieinerProfiCard3Ringe
•fürdenGesamtbereich(RingeABCDE)beieinerProfiCardGesamtbereich(RingeABCDE)
andieS-Bahn(GKA-Betreuung)zubezahlenhat.
8. Zusätzliche Bestimmung für ProfiCards für Auszubildende
8.1 Berechtigtenkreis ProfiCards des Ausbildungsverkehrs können folgende Personengruppen in
Anspruchnehmen: 1. Personen,dieineinemBerufsausbildungsverhältnisimSinnedesBerufsbil-
dungsgesetzesoderineinemanderenVertragsverhältnisimSinnedes§26desBerufsbildungsgesetzesstehen,sowiePersonen,dieineinerEinrichtungaußerhalbderbetrieblichenBerufsausbildungimSinnedes§43Abs.2desBerufsbildungsgesetzes, § 36 Abs. 2 der Handwerksordnung ausgebildetwerden;
2. PraktikantinnenundPraktikantensowieVolontärinnenundVolontäre,soferndie Ableistung eines Praktikums oder Volontariats vor, während oder imAnschlussaneinestaatlichgeregelteAusbildungodereinStudiumaneinerHochschule nach den für Ausbildung und Studium geltenden Bestimmun-genvorgesehenist;
3. BeamtenanwärterinnenundBeamtenanwärterdeseinfachenundmittle-ren Dienstes sowie Praktikantinnen und Praktikanten und Personen, diedurchBesucheinesVerwaltungslehrgangsdieQualifikationfürdieZulas-sung als Beamtenanwärterin oder Beamtenanwärter des einfachen odermittlerenDienstesersterwerbenmüssen,sofernsiekeinenFahrtkostener-satzvonderVerwaltungerhalten;
4. Teilnehmende an einem freiwilligen sozialen Jahr oder an einem freiwil-ligenökologischenJahrodervergleichbarensozialenDiensten(z.B.Bun-desfreiwilligendienst).
DerAnspruchaufBezugvonProfiCardsdesAusbildungsverkehrsentfälltbeimissbräuchlicherBenutzung.
8.2 Nachweis der Berechtigung DieBerechtigungzumErwerbvonProfiCardsdesAusbildungsverkehrsmuss
mit einem Berechtigungsnachweis nach vorgeschriebenem Muster nachge-wiesen werden, in dem die im HVV-Prüfverzeichnis genannte betreffendeStellebestätigt,dassdieinAbschnitt8.1genanntenVoraussetzungenerfülltsind.DerBerechtigungsnachweisisthöchstens12Monategültig.DieBerech-tigungsnachweisesindmitSchreibmaschine,TinteoderKugelschreibervoll-ständigauszufüllenundmitvollemVor-undFamiliennamenzuunterschreiben.
9. Fahrten außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs von Zeitkarten FüreineFahrtaußerhalbdesörtlichenGeltungsbereichseinergültigenProfi-
CardistspätestensbeiBeginndieserFahrteineErgänzungskarteerforderlich.FürdiePreisbemessungistdieAnzahlderaußerhalbdesörtlichenGeltungsbe-reichsderProfiCardbefahrenenTarifringezuermitteln.
FürdieErgänzungskartengeltendieBestimmungenunterAbschnitt2.1(Einzel-karten)desHVV-Gemeinschaftstarifsentsprechend.
FürdieBenutzungderSchnellBusseoderder1.KlasseRB/REistzueinerErgän-zungskarteeineZuschlagkartefüreineFahrterforderlich,esseidenn,dassdieProfiCardinnerhalbihresörtlichenGeltungsbereichshierzubereitsberechtigt.
Eine Ergänzungskarte gilt auch für alle entsprechend den tariflichen Rege-lungenmitgenommenenPersonen.
10. Zuschläge FürdieBenutzungderSchnellBusseoderder1.KlasseRB/REisteinZuschlag
erforderlich. Abonnementszuschläge zu ProfiCards berechtigen innerhalbihreszeitlichenGeltungsbereichsinVerbindungmitderProfiCard,zudersieausgegebensind,zubeliebigvielenFahrtenmitdenSchnellBussenundinder1. Klasse RB/RE innerhalb des örtlichen Geltungsbereichs der zugehörigenProfiCard.
Wird zur ProfiCard eine Zuschlagkarte für die Benutzung der SchnellBusseoderder1.KlasseRB/REfüreineFahrtgelöst,sogeltendieRegelungenunterAbschnitt2.1(Einzelkarten)und2.3(ZuschlägedesBartarifs)desHVV-Gemein-schaftstarifsentsprechend.EineZuschlagkartegiltauchfüralleentsprechenddentariflichenRegelungenmitgenommenenPersonen.
11. Weitere Regelungen EsgeltendieBestimmungendesHVV-Tarifs.
AuskünftezumGroßkunden-Abonnement
Telefon 040/39 18 - 39 00 | montags bis freitags von 8 – 16 Uhr [email protected] | www.proficard.de
Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif Stand 01.01.2016 | Seite 2
Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-Großkunden-Abonnement
hvv.de040/19 449Information • Fahrpläne | Timetables • Service
ANHANG
32
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard
PräambelProfiCards sind Abonnementsfahrkarten des Hamburger Verkehrsverbundes (HVV),
die Arbeitnehmer über ihre Arbeitgeber (Großkunden) im Rahmen eines Großkun-
den-Abonnements (GKA) beziehen können. Mit der Gesamtabwicklung des GKA
haben die Verkehrsunternehmen im HVV durch einen Geschäftsbesorgungsvertrag
die S-Bahn Hamburg GmbH (S-Bahn), Hammerbrookstraße 44, 20097 Hamburg
beauftragt und ermächtigt.
Das Vertragsverhältnis zwischen der S-Bahn und den Großkunden wird in GKA Verträ-
gen geregelt, und zwar unter den Voraussetzungen
• des Abschnitts 3.5.1 HVV Gemeinschaftstarif in einem Vertrag mit der S-Bahn
direkt (Direktvertrag) oder
• des Abschnitts 3.5. 2 HVV Gemeinschaftstarif in einem Vertrag, den der ProfiCard-
Vertriebspartner der S-Bahn in deren Vertretung schließt (Aufnahmevertrag).
Maßgeblich für diese Verträge sind der HVV Gemeinschaftstarif, insbesondere
Abschnitt 3.5, sowie diese „Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur ProfiCard“ (AGB)
in der jeweils geltenden Fassung. Die Bestimmungen des HVV Gemeinschaftstarifs,
die die ProfiCard betreffen, sind in einem Sonderdruck „Benutzungsbedingungen für
die ProfiCards der HVV-Großkunden-Abonnements“ (Benutzungsbedingungen) zu-
sammengefasst.
Firmenstammdaten | AuskunftserteilungMit der Unterzeichnung des GKA Vertrages/Bestellung der ProfiCards erklären sich die
Großkunden bereit,
• wahrheitsgemäße, genaue, aktuelle und vollständige Angaben über Firma und
Belegschaft zu liefern (Firmenstammdaten) und
• diese Firmenstammdaten bei Nachbestellung von ProfiCards zu aktualisieren,
damit sie wahrheitsgemäß, genau, aktuell und vollständig bleiben sowie
• während und nach Auslaufen des Vertrages die in den folgenden Abschnitten
beschriebenen Auskünfte zu erteilen.
Kundenbetreuer | AnsprechpartnerVor Inkrafttreten des Vertragsverhältnisses benennen
• die S-Bahn bzw. der ProfiCard Vertriebspartner eine Kundenbetreuerin/einen
Kundenbetreuer,
• der Großkunde eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter als Ansprechpartner, der für
die korrekte Umsetzung des GKA Vertrages verantwortlich ist und gegenüber der
S-Bahn verbindlich die Vertretungsfunktion des Großkunden wahrnimmt, sowie
jeweils eine weitere Person als Stellvertreter/Stellvertreterin. Änderungen sind
der S-Bahn, bzw. dem Vertriebspartner schriftlich mitzuteilen.
Der Ansprechpartner beim Großkunden erhält einen ProfiCard Leitfaden mit ausführ-
licher verbindlicher Beschreibung aller Aufgaben. Über Änderungen des Leitfadens
wird der Großkunde umgehend durch die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner
informiert. Nach Absprache mit der S-Bahn/dem ProfiCard Vertriebspartner kann
eine persönliche Einweisung verabredet werden.
Versorgung der Großkunden mit ProfiCardsNach Unterzeichnung des GKA Vertrages veranlasst die S-Bahn/der ProfiCard Ver-
triebspartner, dass die bestellten ProfiCards nach Absprache vorbereitet, dem Groß-
kunden versandkostenfrei zugestellt und dem von ihm benannten Ansprechpartner
gegen Empfangsbestätigung ausgehändigt werden.
Großkunden mit Direktvertrag und ProfiCard Vertriebspartner erhalten ein Kontingent
von ProfiCards mit einer einheitlichen Gültigkeit von i. d. R. 12 Monaten, aus dem in
aufsteigender lückenloser Reihenfolge ausgegeben wird. Großkunden mit Aufnahme-
vertrag erhalten namentlich zugeordnete ProfiCards aus dem Kontingent des Profi-
Card Vertriebspartners.
ProfiCards können mit einer Lieferfrist von sechs Wochen bei der S-Bahn nachbestellt
werden. Für Großkunden mit Direktvertrag wird die jährliche Nachversorgung mit
ProfiCards nach Abstimmung durch die S-Bahn veranlasst; die Lieferung erfolgt
grundsätzlich zwei Wochen vor Ablauf der Gültigkeit der alten ProfiCards. Großkun-
den mit Aufnahmevertrag bestellen die jährliche Nachversorgung mit ProfiCards
nach Abstimmung durch den Vertriebspartner gemäß Bestellschein.
Ausgabe von ProfiCards und Inkasso des FahrgeldesDer Großkunde
• sorgt für die kassensichere Verwahrung der ProfiCards,
• gibt ProfiCards an Berechtigte gegen Empfangsbestätigung und Anerkennntis
der Bedingungen aus und überwacht bei der Ausgabe die eigenhändige Unter-
schrift durch den Karteninhaber,
• behält bei der Ausgabe von ProfiCards an Auszubildende den Berechtigungs-
nachweis ein,
• nimmt ProfiCards bei Beendigung der Teilnahme am GKA zurück,
• informiert die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner, wenn ausgeschiedene Mit-
arbeiter ihre ProfiCard nicht zurückgegeben haben, gibt die zur Einleitung des
gerichtlichen Mahnverfahrens notwendigen Informationen monatlich an die
S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner und
• unterstützt die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner bei Nachforschungen im
Zusammenhang mit gerichtlichen Mahnverfahren,
• tauscht ProfiCards bei Bedarf, z. B. Namensänderung, um,
• unterstützt die Überleitung aus dem Einzelabonnement in das Großkunden-
Abonnement,
• unterstützt Werbemaßnahmen der S-Bahn bei seinen Mitarbeitern zur Gewin-
nung neuer Teilnehmer am Großkunden-Abonnement,
• informiert Teilnehmer am GKA über Tarifänderungen unverzüglich nach Bekannt-
gabe durch die S-Bahn,
• gibt, wenn der Verlust der ProfiCard glaubhaft erklärt wurde, zu den üblichen
Geschäftszeiten Ersatzkarten aus,
• gibt erforderliche Auskünfte im Zusammenhang mit Fahrkartenkontrollen,
• veranlasst das monatliche Fahrgeldinkasso vom Gehalt der Mitarbeiter,
• hält die von den Mitarbeitern einbehaltenen Fahrgelder von seinem eigenen Ge-
schäftsvermögen in geeigneter Weise getrennt und führt dazu ein Sonderkonto,
• veranlasst Fahrgeldgutschriften bei Erstattung im Krankheitsfall gemäß Benut-
zungsbedingungen,
• übergibt monatlich zum vereinbarten Zeitpunkt alle gesammelten Belege (zu-
rückgenommene und ungültige ProfiCards, Verlusterklärungen mit Nummer der
Ersatzkarte, Atteste bei Fahrgelderstattungen) an die S-Bahn/den ProfiCard
Vertriebspartner.
Mahnwesen, Aufbewahrung von Unterlagen und DokumentationDer Großkunde mit Direktvertrag
• mahnt nicht zurückgegebene ProfiCards bei Mitarbeitern an, die aus dem Unter-
nehmen ausgeschieden sind, weist auf die Konsequenzen der Nichtrückgabe hin,
gibt erfolglose Mahnschreiben mit aktueller Adresse und unter Angabe des
Geburtsdatums des Mitarbeiters an die S-Bahn,
• verwahrt Empfangsbestätigungen in aufsteigender Nummernfolge oder alpha-
betisch sortiert und Azubi-Berechtigungsnachweise,
• kontrolliert monatlich den ProfiCard Bestand,
• dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle und den ProfiCard Bestand in einem
Verwendungsnachweis,
• übergibt monatlich zum vereinbarten Zeitpunkt den Verwendungsnachweis an
die S-Bahn und fügt die zurückgenommenen Belege bei,
• übergibt zum Ende der Gültigkeit der ProfiCards den Restbestand an ProfiCards
und die Empfangsbestätigungen in aufsteigender Nummernfolge oder alpha-
betisch sortiert an die S-Bahn zur Archivierung.
Bei Aufnahmeverträgen übernimmt der ProfiCard Vertriebspartner die in diesem
Abschnitt genannten Aufgaben. Der Großkunde unterstützt ihn dabei nach seinen
Möglichkeiten.
ANHANG
33
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard
Zahlungsverkehr und Soll-Ist-VergleichDer Großkunde veranlasst monatlich zum vereinbarten Zahlungsziel die Überwei-
sung der von den Mitarbeitern einbehaltenen Fahrgelder in einer Summe. Das Zah-
lungsziel richtet sich nach dem Termin der Lohn-/Gehaltszahlung und ist spätestens
der letzte Werktag des Monats.
Die S-Bahn/der ProfiCard Vertriebspartner ermittelt monatlich die Sollstellung des
Fahrgeldes anhand der gelieferten ProfiCards und der eingegangenen Belege sowie
der tariflichen Teilnahmevoraussetzungen.
Für Direktverträge führt die S-Bahn zum Monatsende einen Soll-Ist-Vergleich durch.
Das Ergebnis des Soll-Ist-Vergleichs wird in einem Kontrollblatt dokumentiert und bis
zum 10. des Folgemonats an den Großkunden gesandt.
Bei Aufnahmeverträgen zieht der ProfiCard Vertriebspartner den monatlichen Fahr-
geldbetrag beim Großkunden ein.
EDV-Programm zur Verwaltung der ProfiCardFür Großkunden mit Direktvertrag stellt die S-Bahn nach Absprache ein EDV-Pro-
gramm zur Verfügung, das
• die Fahrkartenverwaltung unterstützt und den monatlichen Verwendungsnach-
weis erstellt und
• die personenbezogenen Abrechnungsdaten als EDV-Datei zur Übermittlung per
E-Mail an die S-Bahn erzeugt.
Das Programm darf vom Großkunden nur für die Abrechnung der HVV ProfiCard ver-
wendet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Überlassung ist kostenlos;
Programmieraufwand, z. B. für individuelle Anforderungen an die Schnittstelle zur
Gehaltsbuchhaltung oder die Übernahme von Mitarbeiterdaten, kann von der S-Bahn
in Rechnung gestellt werden.
Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses sind die erhobenen Daten an die S-Bahn zu
überstellen.
Kontrollrechte der S-BahnDie S-Bahn hat das Recht, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung der vertrag-
lichen Pflichten zu überprüfen.
Laufzeit | Kündigung des VertragsverhältnissesGKA Verträge werden auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie können mit einer Frist
von drei Monaten von beiden Partnern zum Ende der Geltungsdauer der überlassenen
oder nach diesen AGB abzunehmenden ProfiCards gekündigt werden.
Eine außerordentliche fristlose Kündigung durch die S-Bahn ist möglich, wenn
• die Voraussetzungen für den Abschluss von Großkunden-Abonnementsverträ-
gen gemäß Abschnitt 3.5.1 oder 3.5.2 HVV Gemeinschaftstarif nicht oder nicht
mehr gegeben sind oder
• der Termin für die monatliche Weiterleitung des Fahrgeldes wiederholt trotz
Mahnung nicht eingehalten wurde oder der Großkunde in Vermögensverfall ge-
rät sowie
• bei missbräuchlicher Verwendung der überlassenen ProfiCards durch den Groß-
kunden oder
• bei erheblichen Verstößen gegen die vertraglichen Pflichten.
Bei Tarifänderungen oder wesentlichen Änderungen dieser AGB ist eine außer-
ordentliche Kündigung durch den Großkunden zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der
Tarifänderung bzw. der Änderung dieser AGB innerhalb von vierzehn Tagen nach
Bekanntgabe durch die S-Bahn möglich; diese Kündigungsmöglichkeit besteht für
ProfiCard Vertriebspartner nicht.
Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Bei Kündigung des Vertrages, gleichviel ob durch den Großkunden oder die S-Bahn
bzw. den ProfiCard Vertriebspartner, ist der Großkunde verpflichtet, ausgegebene
ProfiCards zum Ende des Vertrags einzuziehen und sie innerhalb von drei Tagen zu-
sammen mit dem ProfiCard Bestand, zurückgenommenen Belegen und aufgrund
dieses Vertrages erhaltenen weiteren Unterlagen an die S-Bahn zurückzugeben.
Außerdem ist eine Liste weiterzureichen mit Vor- und Zunamen, ProfiCard Nummer,
aktueller Anschrift und Geburtsdatum von Personen, die ihre ProfiCard nicht zurück-
gegeben haben.
Haftung | VertragsverstößeDie Vertragsparteien haften einander für die sachgerechte und rechtzeitige Erfüllung
der von ihnen für ihren Leistungsanteil übernommenen Verpflichtungen nach Maß-
gabe der Benutzungsbedingungen und dieser AGB.
Für den Fall, dass ein Großkunde seiner Verpflichtung zur Beteiligung am Fahrgeld
seines Arbeitnehmers gemäß Ziffer 3.5.1 b) HVV Gemeinschaftstarif nicht nachkommt,
hat er für jeden Monat, in dem er mit der Zuschusszahlung mehr als einen Monat in
Rückstand geraten ist, den Differenzbetrag zwischen dem Preis der ProfiCard und
einer Allgemeinen Karte im Abonnement der entsprechenden örtlichen Gültigkeit an
die S-Bahn zu zahlen, unbeschadet seiner Verpflichtung, sich an dem Fahrgeld seines
Arbeitnehmers zu beteiligen.
Gibt der Großkunde ProfiCards, die nicht abgerechnet wurden, nicht an die S-Bahn
zurück, entrichtet er für diese Fahrkarten für den gesamten Geltungszeitraum das
Fahrgeld nach.
DatenschutzDie personenbezogenen Daten aus GKA Verträgen werden von der S-Bahn und den
ProfiCard Vertriebspartnern entsprechend § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ausschließlich zur
Erfüllung des jeweiligen Vertrages gespeichert und geschützt. Werden personen-
bezogene Vertragsdaten im Rahmen der Durchführung des Vertrages an Dritte über-
mittelt (§ 28 Abs. 5 BDSG), trägt die S-Bahn bzw. der ProfiCard Vertriebspartner dafür
Sorge, dass diese Daten ausschließlich dem Vertragszweck entsprechend verarbeitet
oder genutzt werden.
SchlussbestimmungenSollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, so bleibt diese AGB
im Übrigen davon unberührt. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, die unwirksame
Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die den gemeinsamen Zielen am
nächsten kommt. Gleiches gilt, falls diese AGB eine Regelungslücke aufweisen.
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Hamburg.
Stand: 01.01.2015
ANHANG
34
ANHANG
Erstattungsliste GKA II
ProfiCard 3 Ringe ProfiCard Gesamtbereich (Ringe ABCDE)Vollzahler Auszubildende Vollzahler Auszubildende
Anzahl Tage
Erstattungsbetrag in Euro
Erstattungsbetrag in Euro
Erstattungsbetrag in Euro
Erstattungsbetrag in Euro
pro Monat ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl.
1 2,22 3,63 1,67 3,08 3,58 4,99 2,69 4,10
2 4,43 7,25 3,34 6,16 7,15 9,97 5,39 8,21
3 6,65 10,88 5,01 9,24 10,73 14,96 8,08 12,31
4 8,87 14,51 6,68 12,32 14,31 19,95 10,77 16,41
5 11,08 18,13 8,35 15,40 17,88 24,93 13,47 20,52
6 13,30 21,76 10,02 18,48 21,46 29,92 16,16 24,62
7 15,52 25,39 11,69 21,56 25,04 34,91 18,85 28,72
8 17,73 29,01 13,36 24,64 28,61 39,89 21,55 32,83
9 19,95 32,64 15,03 27,72 32,19 44,88 24,24 36,93
10 22,17 36,27 16,70 30,80 35,77 49,87 26,93 41,03
11 24,38 39,89 18,37 33,88 39,34 54,85 29,63 45,14
12 26,60 43,52 20,04 36,96 42,92 59,84 32,32 49,24
13 28,82 47,15 21,71 40,04 46,50 64,83 35,01 53,34
14 31,03 50,77 23,38 43,12 50,07 69,81 37,71 57,45
15 33,25 54,40 25,05 46,20 53,65 74,80 40,40 61,55
16 35,47 58,03 26,72 49,28 57,23 79,79 43,09 65,65
17 37,68 61,65 28,39 52,36 60,80 84,77 45,79 69,76
18 39,90 65,28 30,06 55,44 64,38 89,76 48,48 73,86
19 42,12 68,91 31,73 58,52 67,96 94,75 51,17 77,96
20 44,33 72,53 33,40 61,60 71,53 99,73 53,87 82,07
21 46,55 76,16 35,07 64,68 75,11 104,72 56,56 86,17
22 48,77 79,79 36,74 67,76 78,69 109,71 59,25 90,27
23 50,98 83,41 38,41 70,84 82,26 114,69 61,95 94,38
24 53,20 87,04 40,08 73,92 85,84 119,68 64,64 98,48
25 55,42 90,67 41,75 77,00 89,42 124,67 67,33 102,58
26 57,63 94,29 43,42 80,08 92,99 129,65 70,03 106,69
27 59,85 97,92 45,09 83,16 96,57 134,64 72,72 110,79
28 62,07 101,55 46,76 86,24 100,15 139,63 75,41 114,89
29 64,28 105,17 48,43 89,32 103,72 144,61 78,11 119,00
30 66,50 108,80 50,10 92,40 107,30 149,60 80,80 123,10
Stand 1. Januar 2016
Schließt der Erstattungszeitraum mindestens einen Kalendermonat ein, so errechnen Sie
bitte den Erstattungsbetrag als Summe aus den Fahrgeldbeträgen der Kalendermonate und
den Teilbeträgen für die angefangenen Monate.
Gute Fahrt mit der ProfiCard!
