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Prog-BW ACCESS
Access
Grundlagen für den Umgang mit Datenbanken
Quelle: FH Düsseldorf
Inhaltsverzeichnis:
• Themengebiet 1: Das Arbeiten mit Datenbanken (Folie 3 - 8)
• Themengebiet 2: Der Einsatz von „Tabellen“ in MS – Access (Folien 9 - 32)
• Themengebiet 3: Sortierung von Tabellen über die „Abfrage“ (Folien 33 – 36)
• Themengebiet 4: Die Verwendung von „Formularen“ (Folien 37 – 41)
• Themengebiet 5: Erstellen von „Berichten“ in MS Access (Folien 42 – 48)
• Themengebiet 6: Die Ableitung der Normalform (Folien 49 – 62)
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Themengebiet 1:
Das Arbeiten mit Datenbanken
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Die Arbeit mit Datenbanken:
• Datenbanken dienen als Hilfsmittel zur Verwaltung von großen Datenmengen
• Funktionieren nach dem ursprünglichen Verfahren des Karteikartensystems
• Man kann zum Beispiel Artikeldaten; Lieferantendaten; Bestelldaten; etc. in einer Datenbank ablegen und auswerten.
• Die einzelnen Daten werden dabei in Tabellen abgelegt.
• Eine Tabelle besteht dabei aus Spalten und Zeilen.
• Eine Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten.
• Neben Tabellen kann man in einer Datenbank des Weiteren Abfragen, Formulare und Berichte erstellen.
• Eine Datenbank gleicht dabei einem Container, in dem man die Tabellen, Berichte, Formulare, etc. ablegt. Dabei wird der Inhalt der aktuell geöffneten Datenbank im Datenbankfenster des Anwendungsfensters angezeigt.
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Wenn bisher die gewünschte Datenbank noch nicht existiert, dann muss diese erstmal angelegt werden.
Dazu wird der Befehl „Leere Datenbank“ aktiviert. Im Anschluss geht man auf OK.
Wie erstellt man eine neue Datenbank?
Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV
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Im nächsten Schritt muss die Datenbank, die erstellt werden soll, in einem Verzeichnis abgelegt werden. Dazu wird die Datenbank unter einem gewünschten Namen in ein gewünschtes Verzeichnis gespeichert. Z.B. im Laufwerk I: und dort in den Ordner „Student“.
Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV
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Jetzt liegt dem Anwender eine erstellte Datenbank vor. Mit dieser kann er nun seine Daten entsprechend verwalten.
In der Objektsymbolleiste sind die einzelnen Optionen für den User aufgeführt:
(Erstellen von Tabellen; Abfragen; Formularen; und Berichten).
Zum Erstellen der Tabellen; Abfragen; Formularen und Berichte klickt man das entsprechende Symbol an, und klickt anschließend auf den Befehl „Neu“
Objektsymbolleiste
Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV
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Das DATENBANKFENSTER wird angezeigt, sobald eine Datenbank geöffnet oder neu erstellt wird. Man erhält hier Zugriff auf die so genannten DATENBANKOBJEKTE.
Die für uns wichtigen sind: Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte.
Quelle: Skript Andreas Runge Grundlagen EDV
Datenbankobjekte
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2. Themengebiet:
Der Einsatz von Tabellen in MS Access
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1.Themenfeld :
Die Tabelle in einer Datenbank
• In einer Tabelle können Daten strukturiert dargestellt werden. Eine Tabelle besteht dabei aus Spalten und Zeilen.
• Einzelne Tabellenzellen werden als Feldelemente bezeichnet und erhalten den Datenwert.
• Eine Tabellenzeile wird als Datensatz bezeichnet.
• Jener Datensatz enthält alle Informationen zu einer Person (Lieferanten) oder einem Artikel (bei der Tabelle Artikeldaten zum Beispiel).
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Datenwert oderFeldelement
Datensatz (komplette Zeile)
Beispiel für einen Datensatz und ein Feldelement
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Die einzelnen Ansichten einer Tabelle:
• Die Entwurfsansicht, ist die Ebene, in der wir uns um den Entwurf der Tabelle kümmern. Hier legen wir die Anzahl der Spalten fest, die Bezeichnung jener Spalten, welche Felder die gewünschte Tabelle enthalten soll und welchen Felddatentyp wir den einzelnen Feldern zuordnen. Im Großen und ganzen wird hier der Aufbau der Tabelle absolviert.
• Die Datenblattansicht zeigt uns letztlich die komplette Übersicht über die entworfene Tabelle.
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• Felddatentypen einer Tabelle:
Text Memo Zahl Währung AutoWert Ja/Nein
Dieser Datentyp ist meist aktiviert. Er ermöglicht die Speicherung von kürzeren Texten (Bsp. Namen). Insgesamt können bis zu 255 Zeichen dargestellt werden. Es können auch Zahlenwerte eingesetzt werden, die nicht in Rechnungen existieren.
Der Felddatentyp Memo ist für die Eingabe längerer Texte zu verwenden.
Dieser Typ ist interessant für Felder mit numerischen Daten. Diese Daten sollen später für Berechnungen zur Verfügung stehen.
Dieser Typ bietet die Darstellung von Zahlen, wie Dezimalzahlen in Verbindung mit einem Währungs-Symbol (15 € oder 15,00 DM)
Ansonsten stimmen die Feldeigenschaften
Mit denen von Zahl überein.
Dieser Felddatentyp weist Access dem Feld automatisch einen neuen Wert zu, der sich je um eine Einheit erhöht. Gutes Beispiel. Die Bestellnummer, die sich als laufende Nummer stets erhöht.
Dieser Typ Ja/Nein lässt sich für Felder verwenden, die logische Werte wie Ja/Nein, Wahr/Falsch, Ein/Aus aufnehmen. Zum Beispiel kann ich festlegen, ob eine Rechnung in Euro ausgewiesen werden soll.
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Text: Dieser Felddatentyp ist der „Standarddatentyp“ bei Access
Zahl: Dieser Datentyp wird interessant bei Berechnungen.
Der Felddatentyp Währung eignet sich bei Darstellungen für Währungen
Der Felddatentyp AutoWert wird für uns vor allem mit dem Themenfeld der Primärschlüssel (PS) interessant, denn der PS hat meist diesen Datentyp. Zum Beispiel: Die Matrikelnummer wird so fortlaufend verteilt. Hierzu mehr in dem Thema „Primärschlüssel“.
Kurze Wiederholung der wesentlichen Felddatentypen:
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Der Felddatentyp Ja/Nein ist wichtig, wenn zum Beispiel festgelegt werden soll, ob ein Betrag einer Rechnung in Euro oder einer anderen Währung angegeben werden soll.
Der Felddatentyp Datum wird verwendet, wenn das Feld Daten zum Jahr oder Monat enthalten soll.
Die Feldgröße legt den Typ für die im Feld zu speichernden Zahlen fest. Mit Byte, Integer und Long Integer lassen sich ganze Zahlen darstellen, während Single und Double Dezimalzahlen beschreiben. Ein Format kann bestimmen, wie eine Zahl in Tabellen oder Formularen dargestellt werden soll.
Kurze Wiederholung der wesentlichen Felddatentypen:
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Der Primärschlüssel und sein Einsatz in Access:
Der Primärschlüssel (PS),hier ausgedrückt durch das Symbol,kann entweder in der Entwurfsansicht direkt gesetzt, oder über das Menüfeld„Bearbeiten“ Primärschlüssel setzen aktiviert werden.
Zu beachten ist noch das Feld „Indiziert“ beim setzen eines Primärschlüssels. Wenn dieses Feld den PS darstellt ist in diesem Feld ein Ja einzutragen mit dem Hinweis ohne Duplikate, denn als eindeutige Kennung darf der PS nur einmal auftauchen. Zum Bsp. Die Matrikelnummer gibt es nur einmal in der Tabelle Studenten.
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Die Funktion des Primärschlüssels:Der Primärschlüssel ist ein Index (eine eindeutige Kennung von etwas).
Um auf Daten einer Tabelle zuzugreifen benötigt man häufig diese eindeutige Kennung.
Zum Beispiel in der Tabelle der Artikeldaten. Auf die Datensätze dieser Tabelle wollen wir zugreifen.
Hier hilft uns der Primärschlüssel. Hinter dem Primärschlüssel, als Index, befinden sich alle Angaben
zu dem entsprechenden Artikel, die wir in Erfahrung bringen wollen. Mithilfe dieses Primärschlüssels
erhalten wir alle Daten über den gewünschten Artikel. Des Weiteren ist es möglich schnell auf die
Daten zuzugreifen über den Primärschlüssel.
Als solch einen Primärschlüssel eignet sich in diesem Falle die Artikelnummer. Sie ermöglicht es
uns, direkt den Artikel zu identifizieren und im Anschluss die Angaben über diesen
Artikel zu erfahren.
Ein weiteres Beispiel wäre die Matrikelnummer in einer Tabelle der Studenten einer Hochschule.
Mithilfe dieser Nummer erhält man alle Daten (im Datensatz des gewünschten Studenten) über den
Studenten (sein Name, sein Alter usw.).
Besonders wichtig wird der Primärschlüssel, wenn wir Tabellen miteinander verknüpfen, Beziehungen
unter Ihnen herstellen. Dazu mehr im Themenfeld der Beziehungen von Tabellen.
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Die Matrikelnummer identifiziert die Tabellenzeile, in der alle Angaben über die Studierenden stehen.
Um irgendeine gespeicherte Information über einen Studierenden zu erlangen, wird nur dessen Matrikelnummer benötigt.
Tabelle Studenten
Matrikelnr. (PS)
NameVornameAlterAnschrift...
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Der doppelte (kombinierte) Primärschlüssel:
Der doppelte Primärschlüssel besteht aus zwei Merkmalen, die eng miteinander verknüpft sind. Diese beiden Merkmale gehören zusammen und sind gegenseitig abhängig von dem jeweiligen Merkmal. Mithilfe des einen Merkmals kann das andere Merkmal besser erläutert werden.
Beispiel 1: Mehrere Versicherungsunternehmen haben die gleiche Vertragsnummer vergeben
Vertragsnummer Versicherung
12345 HUK COBURG
67890 ALLIANZ
12345 DBV WINTERTHUR
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Der doppelte (kombinierte) Primärschlüssel:
Beispiel 2: Raumverteilung für den FB Wirtschaft
Raum Gebäude
01.86 24.21
U1.44 23.03
U1.44 23.31/32
Der Primärschlüssel ergibt sich dann aus beiden Merkmalen (Spalten) für diese Tabelle.Dabei ist es möglich, die Bezeichnung für den Raum besser darzustellen. Der Raum in dem entsprechenden Gebäude. Durchaus hätte man dem Merkmal „Raum“ auch einen Autowert hinzufügen können. Dann bräuchte man diesen kombinierten PS nicht.Das Ziel ist hier jedoch die detaillierte Beschreibung des PS.
Die Verknüpfung von Tabellen in Access:
Wie entstehen Beziehungen unter Tabellen in Access?
Jede Tabelle hat Ihre eigenen Daten und durch den Primärschlüssel können
diese Daten durch eine eindeutige Kennung ausgedrückt werden. Aber was ist
nun, wenn diese Daten in eine Beziehung gelangen, weil es ja sein kann, dass
jene Daten gemeinsam auftreten.
Durchleuchten wir in dieser Hinsicht die folgenden Angaben: Die Tabelle der
Artikel und die Tabelle der Bestellungen. Aus dem Alltag wissen wir, dass
mithilfe von Bestellungen diverse Artikel bestellt werden können. Somit wäre
doch interessant zu hinterfragen, ob man jene Daten in Verknüpfung bringen
kann?
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Die Herleitung von Beziehungen unter Tabellen:
Bestellungen
Bestell Nr. (PS)BestellmengeBestelldatum
Artikeldaten
Artikel Nr. (PS)ArtikelbezeichnungPreis/Stück
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Arten von Beziehungen zwischen Tabellen:Generell gibt es drei Arten von Beziehungen von Tabellen:
• Die 1:1 Beziehung Hier wird genau ein Artikel einer einzigen Bestellung zugeordnet. Also ein Element
eindeutig dem anderen zugeteilt.
• Die 1:n Beziehung Bei dieser Beziehungsart können einem Element mehrere Elemente entgegenstehen. Ein Artikel kann durchaus in mehreren Bestellungen auftauchen (Buchbestellungen).
Genauso kann eine Bestellung mehrere Artikel enthalten. Diese Art der Beziehung ist in der Praxis am häufigsten vertreten.
• Die m : n Beziehung Hier ist es so, dass mehreren Elementen wiederum mehrere Elemente
entgegenstehen. Zum Beispiel können mehrere Artikel in mehreren Bestellungen auftreten.
.
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• Die Darstellung einer Verknüpfung (Beziehung unter den angegeben Tabellen): • Dabei kann ein Artikel in mehreren Bestellungen auftreten. Beziehungstyp 1:n
BestellungenArtikeldaten
Bestell Nr. (PS)BestellmengeBestelldatum
Artikel Nr. (SS)
Artikel Nr. (PS)ArtikelbezeichnungPreis/Stück
1: n
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Erläuterung der Grafik auf der vorherigen Folie:
• Auf der vorherigen Folie existiert ein Abbild einer Verknüpfung von Tabellen. Dabei besitzen wir unsere beiden Ausgangstabellen Artikel und Bestellungen mit Ihren jeweiligen Primärschlüsseln.
• Es ist nun unser Ziel diese beiden Tabellen miteinander zu verbinden. Über den Primärschlüssel können wir die kompletten Datensätze ausdrücken. Folglich ist der PS nun von entscheidender Bedeutung. Denn er wird nun bei der Beziehung berücksichtigt.
• Als Hinweis ist bekannt, dass ein Artikel in mehreren Bestellungen auftreten kann. Der Beziehungstyp ist hier 1:n.
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• Der Primärschlüssel Artikelnummer wandert in die Tabelle der Bestellungen und wird dort zum Sekundärschlüssel (SS). Dadurch haben wir erzielt, dass wir die Tabelle der Artikel allein durch die Artikelnummer ausdrücken können. Denn über die Artikelnummer können wir ohne weiteres alle Angaben über den Artikel erzielen. Wir benötigen also nur noch die Spalte der Artikelnummer und keine gesamte Tabelle mehr. Diese Spalte Artikelnummer heften wir an die Tabelle der Bestellungen.
• Somit verfügen wir wieder über zusätzliche Kapazitäten. • Beachte für die Darstellung von Beziehungen in Access: Die Primärschlüssel Artikel Nr. und Bestell Nr. haben in unseren Beispiel den
Felddatentyp „AutoWert“. Das heißt, dass Access automatisch die laufende Nummer um eine Einheit erhöht. Wir verändern jedoch für die Darstellung der Verknüpfung den Felddatentyp von „AutoWert“ in „Zahl“. Zusätzlich verändern wir in der Entwurfsansicht das Feld „Indiziert“ mit dem Hinweis „Ja mit Duplikat“ .Wir gewähren damit, dass der PS Artikel Nr. doppelt , in einer anderen Tabelle auftreten darf. Im Anschluss werden die entsprechenden Artikelanzahlen in die Tabelle eingetragen. Nun kann eine Beziehung unter den Tabellen in Access erfolgen.
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• Wenn wir uns mit Beziehungen zwischen Tabellen beschäftigen, dann ist vor allem der Unterschied zwischen einer Mastertabelle, als auch einer Detailtabelle zu betrachten. Bei der Betrachtung von Tabellen in Access für eventuelle Verknüpfungen hat der Administrator vorher zu bestimmen, welche Tabelle die Master- und welche die Detailtabelle ist.
• Detailtabelle• Im Gegensatz zur Mastertabelle
verfügt die Detailtabelle über Bewegungsdaten.
• Bei diesen Daten handelt es sich um Daten die fortlaufenden Veränderungen unterliegen. Somit sind jene Daten stets zu aktualisieren.
• Derartige Daten sind zum Beispiel Bestelldaten oder Umsätze.
• Mastertabelle
• In einer Mastertabelle sind so genannte Stammdaten aufgeführt.
• Bei diesen Daten handelt es sich um Daten, die nicht häufig geändert werden müssen.
• Das können zum Beispiel Kundendaten oder Artikeldaten sein.
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• Merke: Der Primärschlüssel einer Mastertabelle wird zu einem Sekundärschlüssel
• einer Detailtabelle (=> goldene Regel).
• Die Tabelle, welche den Sekundärschlüssel aus einem Primärschlüssel bildet, ist die
• Detailtabelle ( untergeordnete Tabelle).
• Der Begriff der refentiellen Integrität:
• Aus einer Mastertabelle kann kein Eintrag gelöscht werden, solange ein Eintrag für den
Datensatz aus der Mastertabelle in der Detailtabelle existiert: Schlagwort: Unverletzbarkeit der Daten.
Mastertabelle Artikeldaten und Detailtabelle die Bestelldaten. Aus der Tabelle der Artikeldaten ist es nicht möglich Datensätze zu löschen, wenn in der Tabelle der Bestelldaten jene zu löschenden Artikel noch in einer laufenden Bestellung vorliegen. Ebenso wäre ein Löschen oder verändern von Lieferantendaten nicht möglich, wenn der Lieferant anhand der Bestelldaten noch über laufende Bestellungen verfügt.
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• Die Anwendung der Gültigkeitsregel (Plausibilitätskontrolle):• Mit der Gültigkeitsregel ist es möglich einzelne Ereignisse zu erfüllen oder
andere gar auszuschließen.• Ein Beispiel wäre in diesem Zusammenhang das Festlegen einer
Bestellmenge. Hier kann der Administrator festlegen, welche Menge bestellt werden soll. Die Plausibilitätskontrolle sorgt letztendlich dafür, dass diese gewünschte Menge auch bestellt wird.
• Beispiel:• Feldname: Bestellmenge mit dem Felddatentyp: Zahl • Für diese Spalte der Bestellmenge legt man folgende Gültigkeitsregel
fest: > 4• Folglich darf unsere Bestellung die Anzahl von 5 Mengeneinheiten nicht
unterschreiten. Wäre dies der Fall erfolgt eine Gültigkeitsmeldung, die den Nutzer der Tabelle daraufhinweist, was er zu tun hat. Der Nutzer bestellt drei Bücher. Access gibt in dem Falle eine Fehlermeldung und teilt dem Nutzer mit, dass er mindestens 5 Bücher bestellen muss. Denn in der Gültigkeitsregel wurde ja diese Mindestmenge festgelegt.
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• Das Sortieren von Datensätzen in Tabellen:
• MS Access sortiert die Datensätze innerhalb einer Tabelle in der Reihenfolge ihrer Eingabe. Sobald man eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnet, erscheinen die Datensätze in der betreffenden Reihenfolge. Um einen besseren Überblick über die Daten zu erhalten, kann man sich diese nach bestimmten Kriterien sortieren.
• Verfügt eine Tabelle über einen Primärschlüssel, wird sie automatisch nach diesem Feldinhalt (Beispiel: Matrikelnummer oder Bestell Nr.) sortiert.
• Die Datensätze einer Tabelle können sowohl aufsteigend als auch absteigend sortiert werden.
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Datensätze sortieren
Soll eine Tabelle über eine bestimmte Spalte sortiert werden (beispielsweise eine Personalliste nach Namen sortieren), geht man folgendermaßen vor:
Für eine aufsteigende Sortierung klickt in der Symbolleiste auf die
nebenstehende Schaltfläche (oder wählt den Befehl Aufsteigend sortieren im
Untermenü zum Befehl Sortieren im Menü Datensätze).
Ist eine absteigende Sortierung erwünscht, klickt in der Symbolleiste auf die
nebenstehende Schaltfläche (oder wählt den Befehl Absteigend sortieren im
Untermenü zum Befehl Sortieren im Menü Datensätze).
Quelle: EDV-Skript A. Runge Tutorium Access
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• Häufig ist eine Sortierung über mehrere Spalten erwünscht. • In diesem Ausgangsfall arbeitet man mit der „Shift-Taste“ und markiert sich die
gewünschten Spalten.• Access sortiert dann zunächst über das in der Tabelle am weitesten links stehende
Feld. Anschließend werden die folgenden Felder in die Sortierung einbezogen. Merke die Grundregel für die Sortierung in Access: Sortierung erfolgt immer von links nach rechts.
• Man kann bei dieser Vorgehensart nur benachbarte Spalten markieren. Liegen die Felder nicht aneinander, dann sind die gewünschten Felder (Spalten) entsprechend zu verschieben. Im Anschluss werden die Felder markiert und nach dem gewünschten Kriterium (aufsteigend) sortiert.
• Nun kann es sein, dass man erst nach dem Namen von Personen sortieren will und innerhalb dieser Namen nachdem Wohnort, da man sich nur für Personen aus einem Wohnort interessiert. Bei dieser Situation hilft uns die Sortierung mithilfe der Abfrage
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Themengebiet 3:
Sortieren von Tabellen über die „Abfrage“
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• Die Abfrage in Access:
• Abfragen bieten eine Möglichkeit, die Informationen aus den Tabellen nach bestimmten Kriterien anzuzeigen oder Datensätze aus mehreren Tabellen zusammenzustellen.
• Folglich kann sich der Administrator einer Tabelle genau die Datensätze anzeigen lassen, die er für seine Arbeiten weiterhin benötigt.
• Als Grafik ist hier die Entwurfsansicht einer Abfrage dargestellt. Hier werden die Datensätze aus den Tabellen ausgewählt, die man sich anzeigen lassen will.
• Dabei wählt man zum Beispiel das Feld Nachname aus der Tabelle und zieht dieses in die untere Grafik. Dort kann man bestimmen, wie dieses Feld sortiert werden soll, und ob es angezeigt wird.
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• Die Abfrage: (abschließende Zusammenfassung)
• Mithilfe der Abfrage können verknüpfte, zusammenhängende Daten nach gewünschten Kriterien sortiert werden.
• Dabei ist das Schlüsselwort „ innerhalb“ (Sortierung der Namen und innerhalb der Namen………)
• Die Sortierungsregel von Access (Sortierung von Links nach Rechts existiert auch hier). Jene ist die goldene Regel. Folglich wird zu erst die Linksstehende Spalte sortiert und dann die Ihr nachfolgende Rechtsstehende Spalte.
• Hierbei kann es sein, dass wir zuerst nach einer Spalte sortieren, die in der Ausgangstabelle rechts von der folgenden Spalte steht, die wir im Anschluss sortieren wollen. Bei diesem Problem hilft uns der Einsatz von Blindfeldern.
• Diese Blindfelder werden als Ersatz verwendet. Sie gelten als gedachte Felder um die Sortierungsregel in Access (Sortierung von Links nach Rechts) zu erfüllen. Aber sie werden in der Abfrage nicht angezeigt.
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• Die Sortierung mithilfe von Blindfeldern in der Abfrage:
• Sortierung der Tabelle Studenten nach der Hochschule und innerhalb der Hochschule nach dem Studiengang. Dabei steht die Spalte der Hochschulen rechts von der Spalte des Studienganges. Sortierungsregel ist von Links nach Rechts.
• In diesem Fall ziehen wir uns das Feld der „Hochschule“ in das Feld der Abfrage und sortieren es aufsteigend. Dabei wird dieses Feld, wie in der Tabelle bereits geschehen, auch angezeigt. Im Anschluss zieht man das Feld „Studiengang“ in die Abfrage. Dieses Feld wird ebenfalls aufsteigend sortiert.
• Aber hier ist darauf zu achten, dass wir dieses Feld nicht anzeigen, da es sonst in der Ausgangstabelle zweimal auftauchen würde. Zum einen in der Tabelle vor der „Hochschule“ und zum anderen als Anhang an der Ausgangstabelle. Somit markieren wir dieses Feld (Studiengang) als Blindfeld und lassen es nicht anzeigen.
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Themengebiet 4:
Die Verwendung von Formularen
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Erstellen von Formularen mit dem Formularassistent:
• In den vorherigen Themengebieten ging es unter anderem um das Erstellen von Tabellen in Access und der Verarbeitung von Datensätzen in diesen Tabellen.
• Nun möchten wir ein praktisches Verfahren und Layout zum Betrachten und Bearbeiten von Daten verwenden. Hierbei hilft uns die Verwendung eines „Formulars“. Damit ist es möglich zum Beispiel jeden einzelnen Datensatz auf einem eigenen Formular darzustellen. Man stellt es sich vereinfacht vor, wie eine Art Karteikarte.
• Ein Formularassistent stellt einige Fragen über das gewünschte Formular und erstellt dieses auf Basis der Antworten auf die gestellten Fragen. Dabei stellen Formularassistenten eine Reihe verschiedener Layouts und Stile zur Auswahl.
• Nachdem der Formularassistent das Formular erstellt hat, kann der Anwender weiterhin individuell Veränderungen an dem Formular vornehmen.
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Schritt 1: • In der Objektsymbolleiste das Feld
„Formulare“ auswählen. Access führt eine Grafik auf, in der man wählen kann, wie das Formular erstellt wird.
• Entweder mithilfe eines Assistenten oder individuell. Hier wird der Assistent aufgerufen.
Schritt 2: • Es erfolgt das Auswählen des
Formularassistenten. Ebenso ist die Tabelle oder die Abfrage auszuwählen, für die wir jenes Formular erstellen wollen. Folglich ist die gewünschte Tabelle auszuwählen: Beispiel „Tabelle Studierende“.
Schritt 3:• Im nächsten Schritt sind die Felder
anzugeben, die in das Formular einfließen sollen und später angezeigt werden. Dabei listet Access die verfügbaren Felder auf, und der Anwender hat die entsprechenden auszuwählen.
Schritt 4: • Hier erfolgt die Auswahl des
Layouts:• Einspaltig• Tabellarisch• Datenblatt oder in Blöcken
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Schritt 5:Nach der Bestimmung des Layouts verlangt das folgende Menüfenster von ACCESS die Festlegung eines Stils.Auch hier bietet Access dem Anwender verschiedene Stielmöglichkeiten.
Schritt 6 : Abschließend ruft Access dazu auf für das ausgewählte Formular einen Titel festzulegen. Sind alle Schritte vollzogen, kann das Formular fertig gestellt werden und die Vorlage auf den Bildschirm angezeigt werden.
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Ansicht eines Formulars
Das Anzeigen und Aktualisieren von Tabellendaten in der Datenblattansicht einer Tabelle ist teilweise recht mühsam. Formulare bieten die Möglichkeit, Daten aus einer oder aus mehreren Tabellen darzustellen, zu ändern und anschließend zu speichern.
Quelle : Skript EDV- Tutorium Andreas Runge
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Themengebiet 5:
Erstellen von Berichten in MS Access
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Erstellen von Berichten mithilfe des Berichtassistenten:
• Wenn man Daten im Druck präsentieren will und Berechnungen über ganze Gruppen von Datensätzen hinweg durchführen will, dann verwendet man einen Bericht.
• Dabei ist der Bericht einem Formular ähnlich, bietet aber größere Flexibilität bei der Präsentation von Daten auf der gedruckten Seite und größere Leistungsfähigkeit beim Aufzeigen zusammenfassender Informationen.
• Man verwendet zum Beispiel einen Bericht, um Datengruppen mit Zwischensummen und Gesamtsummen anzuzeigen. In diesem Zusammenhang könnte man an Verkaufzahlen verschiedener Produkte eines Jahres denken. Dabei hätten wir zum Beispiel die Produkte: Getränke und Gewürze in den einzelnen Ausführungen.
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Produkt:
Verkaufzahlen
Gesamtsumme
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Der Ablauf des Berichtsassistenten in den einzelnen Schritten:
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Schritt 1:• Aus der Objektsymbolleiste wählt man
das Menüfeld „Berichte“ und über den Befehl „Neu“ ruft Access ein weiteres Fenster auf.
• Genauso wie bei den Formularen wird bei der Erstellung von Berichten der Assistent verwendet.
• Auch hier ist die Tabelle oder Abfrage anzugeben, für die ein solcher Bericht erstellt werden soll. Zum Beispiel wieder die Tabelle Studierende.
Schritt 2: • Im nächsten Schritt sind die Felder
(Spalten) der Tabelle anzugeben, die im Bericht auftauchen sollen.
Schritt 3:• Nun besteht die Möglichkeit die Felder
entsprechend zu gruppieren, über wählbare Gruppierungsebenen. Zum Beispiel steht das Feld der Artikelnummer über der Artikelbezeichnung und jene über dem Artikelpreis. Hier kann ebenfalls eine Rangordnung festgelegt werden.
Schritt 4:• Des Weiteren fragt Access im 4.Schritt
nach einer Sortierungsreihenfolge. Dabei kann ein Feld, welches für eine Sortierung in Frage kommt sowohl auf- als auch absteigend sortiert werden.
Prog-BW ACCESS
Schritt 5: • Nach der Festlegung der Sortierungsfelder ist das Layout für den Bericht zu bestimmen.
Der Berichts-Assistent bietet dem Anwender einen Pool von diversen Layout – Möglichkeiten aus denen das gewünschte Layout gewählt werden kann.
Schritt 6: • Im Anschluss an das Layout ist der Stil anzugeben. Wenn der Stil bestimmt worden ist,
hat der Anwender noch einen Titel für den Bericht zu bestimmen. Letztlich kann sich der Anwender mit dem Befehl “Fertigstellen“ den vollständigen Bericht erstellen und anzeigen lassen.
Der Bericht ist nun abgeschlossen. Dennoch besitzt der Anwender die Möglichkeit sich
diesen Bericht immer wieder aufzurufen und weiterhin individuelle Veränderungen
vorzunehmen. Hierzu wechselt der Anwender in die Entwurfsansicht und nimmt die
gewünschten Änderungen (festlegen neuer Feldgrößen, hinzufügen von Feldern) vor.
Prog-BW ACCESS
Vorteile von Formularen: Ein Formular kann zum Ausdrucken,
Bearbeiten und Einsehen von Daten am
Bildschirm verwendet werden.
Da Formulare vielseitig sind, reichen sie in
den meisten Fällen für die entsprechenden
Bedürfnisse aus.
Vorteile von Berichten:Einen Bericht kann man dazu einsetzen,
dass durch Gruppieren von Daten und
Berechnen von Gesamt- und
Zwischensummen ein allgemeiner
Überblick verschaffen wird. Ebenso ist es
möglich einen Bericht in einen anderen
Bericht einzufügen (geht nicht bei
Formularen). Es besteht eine größere
Flexibilität beim Layout. Daten können
mit einem Bericht allerdings nicht
bearbeitet werden, dazu benötigt man
ein Formular.
Formular versus Bericht:
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Themengebiet 6:
„Die Ableitung der Normalform“
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Lief. -Nr.
Lief. Name Lief. -Ort Best.- Nr.
Best.- Datum
Art.-Nr.
Art.-Bez. Preis/ME
B-Menge
801 Müller Düsseldorf 4711 20.06.95 1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 100
Freier Raum
Freier Raum
2240 Nägel 3,00 500
4020 Muttern 10,00 200
805 Schulze Wuppertal 4712 30.06.95 1240 Nägel 3,00 300
4148 Senkmuttern 15,00 100
805 Schulze Wuppertal 4715 28.06.95 1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 200
4250 Stoppmuttern 12,00 100
801 Müller Düsseldorf 4720 10.06.95 1220 Holzschrauben 8,00 400
2240 Nägel 3,00 800
Ausgangstabelle:
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Erläuterungen zur Ausgangstabelle:
• In der vorliegenden Ausgangstabelle (mit Lieferantendaten, Bestelldaten, als auch Artikeldaten) sind doppelte Datensätze (markierte Felder) vorhanden.
• Es liegen freie Räume vor, die nicht belegt werden und somit unnötigen Speicherplatz in Anspruch nehmen.
• Um das Problem der freien Felder zu beheben, trägt man die Daten nach, die normalerweise nicht von Nöten sind. Somit gelangt man zur 1.Normalform. Dann sind die Leerfelder aufgehoben, allerdings existieren dann zu viele Informationen. (siehe Folie 52). Folglich besitzt die Tabelle auf der Folie 52 immer noch ein schlechtes Tabellenlayout.
• Die Lösung dieser Problematik liegt in einer Tabelle, wo die nötigen Informationen auf einen Blick erkennbar sind (Folie 54), und jederzeit auf alle relevanten Daten zugegriffen werden kann. Damit beschäftigt sich die Ableitung der Normalform (Folie 50 ff.)
• Zum Beispiel ist es ausreichend zu wissen, dass der Müller aus Düsseldorf mit der Lieferantennummer 801 am 20.06.95 unter der Bestell. Nr. 4711 drei Artikel bestellen möchte. Die anderen, doppelten, Angaben zum Müller werden nicht gebraucht.
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Lief. -Nr.
Lief. Name Lief. -Ort Best.- Nr.
Best.- Datum
Art.-Nr.
Art.-Bez. Preis/ME
B-Menge
801 Müller Düsseldorf 4711 20.06.95 1221 Kreuzkopfschere 5,00 100
801 Müller Düsseldorf 4711 20.06.95 2240 Nägel 3,00 500
801 Müller Düsseldorf 4711 20.06.95 4020 Muttern 10,00 200
805 Schulze Wuppertal 4712 30.06.95 1240 Nägel 3,00 300
805 Schulze Wuppertal 4712 30.06.95 4148 Senkmuttern 15,00 100
805 Schulze Wuppertal 4715 28.06.95 1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 200
805 Schulze Wuppertal 4715 28.06.95 4250 Stoppmuttern 12,00 100
801 Müller Düsseldorf 4720 10.06.95 1220 Holzschrauben 8,00 400
801 Müller Düsseldorf 4720 10.06.95 2240 Nägel 3,00 800
Erste Normalform: dennoch Existenz von überflüssigen Feldern.
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Ableitung der 2. Normalform: siehe Folie 54:
• Bildung von 3 Tabellen und wählen der Primärschlüssel in den einzelnen Tabellen. Dabei fallen die Felder eines Datensatzes unter den Primärschlüssel (PS) der Tabelle. Es ist dadurch möglich durch den PS die gesamte Tabelle auszudrücken.
• In diesem Zusammenhang ist noch zwischen den Begriffen Master- und Detailtabelle zu unterscheiden. Bei einer Mastertabelle enthält die Tabelle so genannte Stammdaten. Es handelt sich hierbei um Daten, die nicht allzu oft verändert werden. Beispiele sind hier die Artikeldaten oder Lieferantendaten.
• Auf der anderen Seite gibt es Tabellen deren Datensätze sich fortlaufend verändern. Es handelt sich bei diesen Daten um Bewegungsdaten. Jene Bewegungsdaten werden in Detailtabellen aufgeführt. Ein Beispiel für Bewegungsdaten sind Bestelldaten.
• Die Unterscheidung von Master - und Detailtabellen wird wichtig, wenn wir die Beziehungen zwischen Tabellen betrachten. Dabei gilt die Regel, dass der Primärschlüssel der Mastertabelle zum Sekundärschlüssel (SS) in der Detailtabelle wird. Siehe in diesem Zusammenhang die Grafik auf der Folie 54.
Prog-BW ACCESS
Lief -Nr. (PS)
Lief .-Name
Lief. -Ort Best.-Nr. (PS)
Best.-Datum
Best-Menge
Artikel-
Nr. (PS)
Art.-Bez. Preis/
ME
Rabatt (%)
801 Müller Düsseldorf 4711 20.06.95 100 1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 5
805 Schultze Wuppertal 4711 20.06.95 500 2240 Nägel 3,00 10
4711 20.06.95 200 4020 Muttern 10,00 2
4712 30.06.95 300 2240 Nägel 3,00 10
4712 30.06.95 100 4148 Senkmuttern 15,00 2
4715 28.06.95 200 1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 5
4715 28.06.95 100 4250 Stoppmuttern 12,00 2
4720 10.06.95 400 1220 Holzschrauben 8,00 5
4720 10.06.95 200 2240 Nägel 3,00 10
Erste Tabelle Zweite Tabelle Dritte Tabelle
2.Normalform: Bilden der Tabellen mit Wahl des Primärschlüssels
Prog-BW ACCESS
Erläuterungen zu den Folien 54 und 56: Auf der Folie 55 wird die Grafik für Tabellen in der 2. Normalform beschrieben. Die
abgebildeten Tabellen verfügen alle über einen eigenen Primärschlüssel, der in der Lage ist, die gesamten Elemente der jeweiligen Tabelle eindeutig auszudrücken. Aus dem Primärschlüssel Lief. Nr. kann man ebenso den Lief. Namen und den Lief. Ort in Erfahrung bringen. Diese Merkmale sind dem PS direkt zugeordnet.
Dabei kann es durchaus sein, dass Merkmale einer Tabelle nicht direkt dem PS zugeordnet werden können. Das wäre bei dem Merkmal „Rabatt“ in der Tabelle Artikeldaten der Fall, da es nicht direkt der Art. Nr. zugeordnet wird. Hier ist es indirekt über die Artikelbezeichnung von der Art. Nr. abhängig, da wiederum diese Artikelbezeichnung der Art. Nr. zugeordnet wurde.
Auf der Folie 56 existiert ein Schaubild für die dritte Normalform (NF). Bei der 3. NF sind alle Merkmale direkt vom Primärschlüssel abhängig. Die Tabelle „Artikeldaten“ verfügt in der 2.NF über das Merkmal „Rabatt“, welches direkt von dem Merkmal Artikelbezeichnung abhängig ist. Somit müsste aus der Tabelle „Artikeldaten“ eine Untertabelle hervorgehen, wo das Merkmal „Rabatt“ direkt von dem Primärschlüssel „Artikelbezeichnung“ abhängt. Die dritte NF liegt vor, wenn alle vier Tabellen vorliegen und alle Merkmale der Tabellen von dem PS abhängig sind.
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Artikel-
Nr. (PS)
Art.-Bez. Preis/
ME
Rabatt (%) Art.-Bez. (PS) Rabatt (%)
1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 5 Kreuzkopfschrauben 5
2240 Nägel 3,00 10 Nägel 10
4020 Muttern 10,00 2 Muttern 2
2240 Nägel 3,00 10 Nägel 10
4148 Senkmuttern 15,00 2 Senkmuttern 2
1221 Kreuzkopfschrauben 5,00 5 Kreuzkopfschrauben 5
4250 Stoppmuttern 12,00 2 Stoppmuttern 2
1220 Holzschrauben 8,00 5 Holzschrauben 5
2240 Nägel 3,00 10 Nägel 10
Vierte TabelleDritte Tabelle
3.Normalform: Bilden der Tabellen mit Wahl des Primärschlüssels
Prog-BW ACCESS
Zur 3.Normalform gehören zusätzlich die 1. und 2. Tabelle (siehe Folie 54)
Erläuterungen zur Folie 58: • Abgebildet werden hier drei Tabellen: Die erste Tabelle beinhaltet die
Lieferantendaten, die zweite Tabelle enthält die Artikeldaten und die dritte Tabelle beinhaltet die Bestelldaten.
• Hier tauchen Verknüpfungen unter den Tabellen auf. Über die (PS) werden die Tabellen verbunden. Um wiederum Redundanzen zu vermeiden, versucht man aus der vorliegenden Ausgangstabelle über Verbindungen einzelner Tabellen eine optimale Tabelle zu erhalten, wo abschließend alle relevanten Daten zur Verfügung stehen. Die Tabellen „Lieferanten“ und „Artikeldaten“ werden durch die Spalten Lief. Nr. und Art. Nr. ausgedrückt und einfach an die Tabelle „Bestelldaten“ angeheftet.
• Für die Darstellung der Beziehungen unter den Tabellen wird die Trennung in Master- und Detailtabelle benötigt.
• Beispiel: Tabelle Artikeldaten ist eine Mastertabelle und Bestelldaten ist eine Detailtabelle. Aus der Folie 59 können wir erkennen, dass hier eine 1: n Beziehung vorliegt.
• Einem Eintrag in der Mastertabelle (Artikel) können mehrere Einträge dieser Art. Nr. in der Detailtabelle (Bestelldaten) entsprechen.
• Merke: Ein Artikel kann in mehreren Bestellungen auftauchen.
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Lief. -Nr. (PS) Lief. -Name Lief. -Ort
801 Müller Düsseldorf
805 Schultze Wuppertal
Best. – Nr. (PS) Best. - Datum Best. – Menge Lief. – Nr. (SS) Art. – Nr. (SS)
4711 20.06.95 100 801 1221
4711 20.06.95 500 801 2240
4711 20.06.95 200 801 4020
4712 30.06.95 300 805 2240
4712 30.06.95 100 805 4148
4715 28.06.95 200 805 1221
4715 28.06.95 100 805 4250
4720 10.06.95 400 801 1220
4720 10.06.95 200 801 2240
Art.- Nr. (PS) Artikel - Bez. Preis/ ME
1220 Holzschrauben 8,00
1221 Kreuzkopfschrauben 5,00
2240 Nägel 3,00
4020 Muttern 10,00
4148 Senkmuttern 15,00
4250 Stoppmuttern 12,00 1 : n
1: n
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Zusammenfassung der Beziehungen auf der Folie 58:
• 1) Beziehungsart: Lief. – Nr. in der Tabelle Lieferanten (PS) und in der
Tabelle Bestelldaten (SS).
• Beziehungstyp: 1: n
• 2) Beziehungsart : Art. – Nr. in der Tabelle Artikeldaten (Mastertabelle) als
(PS = Primärschlüssel) und in der Tabelle Bestelldaten (Detailtabelle) als
(SS= Sekundärschlüssel).
• Beziehungstyp: 1 : n
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Normalform Regeln: (Zusammenfassung)
Die erste Normalform:
• Vorrausetzung ist, dass in jeder Spalte genau ein Merkmal auftreten bzw. eingetragen werden darf.
• Beispiel: Feld „ Name“, indem zusätzlich der Vorname der Person eingetragen wird. Hier sind separate Felder zu bilden.
• Nachname: Mustermann ; Vorname 1 : Lisa; Vorname 2: Marie • Folglich gibt es keine zusammengesetzten Merkmale.
• Bei der Ableitung der Normalform ist der Übergang von der unnormalisierten Form (schlechtes Layout zum Bsp. wegen Leerfeldern) zur 1. Normalform, dass die leer stehenden Felder mit den entsprechenden Daten aufgefüllt werden (Folie 53). Damit werden jedoch wiederum Redundanzen (überflüssige Kapazitäten) erzeugt, womit im Grunde dem Ziel des Normalisierungsprozesses, Redundanzen zu verringern, widersprochen wird.
• Somit versucht man diese Redundanz weiter zu beschränken und gelangt zur 2.Normalform.
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Zweite Normalform:
• Eine Tabelle befindet sich in der 2. Normalform, wenn es ein Merkmal in einer Spalte gibt, dass nicht direkt dem PS zugeordnet werden kann. Dieses Merkmal muss indirekt über die anderen Merkmale, die dem PS bereits zugeordnet sind, definiert werden können (Siehe Folie 54).
• Beispiel: Mit dem (PS) Artikel Nr. können direkt die Art. Bezeichnung und der Artikelpreis dargestellt werden, wobei hingegen der Rabatt nur indirekt über die Artikelbezeichnung dem PS Artikel Nr. zugeordnet ist.
• Merke: Zur jeder Tabelle sucht oder bestimmt man einen Primärschlüssel. Dieser
Primärschlüssel sollte ein Feld sein, dass jeden Datensatz eindeutig identifiziert und ausdrückt. Zum Beispiel die Matrikelnummer oder Artikelnummer.
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Dritte Normalform:
• Die dritte Normalform liegt vor, wenn alle Merkmale Ihrer Spalte, direkt vom Primärschlüssel abhängig sind.
• Merke: Existiert in einer Tabelle ein Merkmal, dass indirekt dem PS zugeordnet werden kann, so ist für die dritte Normalform aus dieser Tabelle zusätzlich eine untergeordnete Tabelle zu bilden. Damit ist erreicht, dass alle Merkmale einer Tabelle direkt durch Ihren Primärschlüssel ausgedrückt werden können.
• Beispiel: siehe Folien 54 und 56 Merkmal Rabatt, welches direkt von der Artikelbezeichnung abhängig ist und indirekt über die Artikelnummer. Untertabelle für die Tabelle „Artikeldaten“ ist die Tabelle „Rabatt auf Artikel“
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