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Projekte.machen.selbstständig Projektmanagement – ein Überblick

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Projekte.machen.selbstständig

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Projektmanagement –

ein Überblick

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Projektmanagement meint

die Gesamtheit von Aufgaben in Führung, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projekts

Zum Projektmanagement zählen also• Maßnahmen der Aufbau- und Ablauforganisation• Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts• Mitarbeiterführung und Teamarbeit

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Was ist ein Projekt?• einmalig

• komplexe Problemstellung

• beinhaltet Risiken

• innovativ, klar strukturiert

• prozessorientiert und produktorientiert

• zeitlich befristet

• mit begrenztem Ressourceneinsatz

• weist klar formulierte Ziele auf

• besteht aus vernetzten Teilaufgaben

und

• die Planung erfolgt im Team

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Projekte in der Schule

Unterrichts-projekte

Projekt-wochen/

Projekte in AGs

Projekte im Rahmen von

Schul-entwicklung

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Projekterfahrungen

AKTION!

Abschluss?

Optimismus und viel Elan zu Beginn ...

... Alltagsgeschäfte kommen dazu ...

... viele Vorhaben laufen nebeneinander her...

... zahlreiche Projekte „versanden“ ...

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Projekterfahrungen: Ursache

Es besteht

„die irrige Annahme [...], dass eine großartige Idee sich quasi von alleine

durchsetzen werde.“

Quelle: Philipp/Rolff: Schulprogramme und Leitbilder entwickeln, Weinheim 1998, S. 89

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Projektmanagement!

Mit den heute vorgestellten Methoden und Vorgehensweisen werden Projekte

• offensiver und konsequenter angegangen,• klarer und stringenter geplant,• systematischer • und dadurch letztlich erfolgreicher durchgeführt.

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Projektmanagement!

Projektmanagement kann eine Schule dabei unterstützen,

• Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben.

• Entwicklungsvorhaben so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben.

• die Kooperation der Beteiligten effizient und motivierend zu gestalten.

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Projektmanagement und Eisberge

Sachebene

Beziehungs-ebene

Themen

Aufgaben

Vorgaben

AntipathieSympathie

Status

Ängste

Emotionen

Macht

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Team-Entwicklung

Forming

StormingNorming

Performing

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Definition Planung Aktion Abschluss

Die vier Phasen eines Projekts:

Je mehr Zeit in die ersten beiden Phasen der Definition und Planung investiert wird, desto größer

ist die Erfolgschance des Projekts!

Projektphasen

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Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon!

(Ruth Cohn)

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Projektphasen

Definitions- und Startphase

Planungsphase Umsetzungs-phase

Abschlussphase

Thema, Fragestellung Recherche,

Kontaktaufnahme

Detailplanung der Aktivitäten

Abschlussbericht

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektsteuerung und

- nachbesserung

Präsentation

Grobrecherchen zum Thema

Projektablaufplan(PAP)

Zwischenbilanz Bewertung

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Aktionsplan Reflexion

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Risikoanalyse

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Situationsanalyse

• Welche Fächer gehören zum Projekt?

• Welche Fähigkeiten werden benötigt?

• Welche Faktoren beeinflussen das Projekt? Wie wirken sich diese aus?

• Welches sind die Voraus-setzungen für das Projekt?

• Wo werden Probleme erwartet?

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Grobplanung

Inhalte + Organisation

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Umfeldanalyse(Stakeholderanalyse)

• Wer kommt mit dem Projekt direkt oder indirekt in Berührung?

• Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen?

• Wer kann die Projektarbeit fördern, wer behindern?

• Wer hat welche Erwartungen an das Projekt?

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Grobplanung

Inhalte + Organisation

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Zielplanung

Klare Zielbeschreibung unter Berück-sichtigung der Randbedingungen (Sach-, Kosten-, Terminziele)

Priorisierung von Zielen: • Muss-Ziele:

bei Nicht-Erreichen gilt das Projekt als gescheitert

• Soll-Ziele: hier können Abstriche gemacht werden

• Kann-Ziele: = „Wunsch-Ziele“

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,ZielentwicklungProjektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

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Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“

Name des Projekts

Projektrahmen, ProjektumfeldBeteiligte, BetroffeneBeginn, Ende, wichtige Meilensteine, Ressourcen, Materialien, Räumlichkeiten …

Zielklärung/detaillierte Zielbeschreibung

IST/SOLL – Analyse

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

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Projektauftrag:gemeinsame „Geschäftsgrundlage“

Definitions- und Startphase

Thema, Fragestellung

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Grobrecherchen zum Thema

Zielklärung,Zielentwicklung:Projektauftrag

Grobplanung

Inhalte + Organisation

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Projektstrukturplan (PSP)

Fragestellungen:Was ist zu tun?Wie ist das Projekt inhaltlich zu gliedern?

Ziele:Ermittlung der ArbeitsinhalteAufteilung des Projekts in Arbeitspakete (AP)

Projektthema

Teilaufgabe 1Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3

AP AP APAP AP APAP

Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

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Projektablaufplan (PAP)

• Darstellung des Zeitablaufs der Arbeitspakete (einschl. Nennung der verantwortlichen Personen)

• Terminplanung in grafischer Form

Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

Page 23: Projekte.machen.selbstständig Projektmanagement – ein Überblick

Projektablaufplan (PAP)Planungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

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Projektorganisation: Aktionsplan

Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter

Verantwortungsbereiche und Kompetenzen

Wer macht was?Zuständigkeiten

klären!

Wer darf was?Kompetenzen,

Leitungsaufgaben klären!

Aktionsplan

WER? WAS? Mit WEM? WANN?

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Aktionsplan: WienPlanungsphase

Recherche,

Kontaktaufnahme

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektablaufplan(PAP)

Aktionsplan

Risikoanalyse

Page 26: Projekte.machen.selbstständig Projektmanagement – ein Überblick

ProjektphasenDefinitions- und Startphase

Planungsphase Umsetzungs-phase

Abschlussphase

Thema, Fragestellung Recherche,

Kontaktaufnahme

Detailplanung der Aktivitäten

Abschlussbericht

Situationsanalyse,Umfeldanalyse (Klärung der Rahmenbedingungen)

Projektstruktur-plan (PSP)

Projektsteuerung und

- nachbesserung

Präsentation

Grobrecherchen zum Thema

Projektablaufplan(PAP)

Zwischenbilanz Bewertung

Projektauftrag:Zielklärung,Zielentwicklung

Aktionsplan Reflexion

Grobplanung

Inhalte + Organisation

Risikoanalyse

Projektdokumentation

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Projektdokumentation

• Die Projektdokumentation (Projektordner) liefert immer den aktuellen Stand des Projekts bis hin zur Dokumentation des Projektergebnisses.

• Sie umfasst auch eine Übersicht über Veränderungen (z.B. Zeitplan, Methoden, Teamsprecher usw.) , die im Verlauf des Projekts vorgenommen wurden.

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Und trotz aller Planungstheorie gilt:

„Die wichtigsten Körperteile des Managers sind Herz, Bauch, Seele und Nase. Sie braucht er, um

• mit dem Herzen zu führen,• dem Gefühl im Bauch zu vertrauen,• die Organisation zu beseelen,• zu riechen, dass etwas stinkt.“

Quelle: Tom DeMarco: Der Termin, Kap. 6, S.51

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© Seminar EsslingenProf. Helmuth Kern, Gerda Richter, Christina Lippert, Monika Metzger, Ute Wickert