Projektkoordination/- kommunikation über Adobe Connect · 2017-07-17 · mit BGBM-Teilnahme • ~ 12.400 km Reisekilometer (BGBM) 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 12 . 13

Funded by

Projektkoordination/-kommunikation über Adobe Connect

Maren Gleisberg & David Fichtmüller

Freie Universität Berlin

ZE Botanischer Garten und Botanisches Museum Berlin-Dahlem

I. Einblick in Projekt & Projektorganisation

II. Telefonkonferenzen in unserem Arbeitspaket

III. »Besondere« Situationen

IV. Fragen & Austausch

Die Agenda heute:

14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 1

Disclaimer / Haftungsausschluss

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Die nun folgenden

Beobachtungen und Ratschläge

gründen auf nichts Zuverlässigerem,

als auf unseren eigenen,

bunt gemischten Erfahrungen.

(frei nach Faktor7 – Sonnenschutz & Baz Luhrmann)

14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin

Instiutionen & Akteure aus

Biologie, Ökologie, Informatik

Naturhistorische Museen, Universitätsbibliotheken, …

GFBio - Das Projekt

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Interdisziplinäres Verbundprojekt

Drittmittelprojekt

Laufzeit Phase I 12/2013-05/2015

Aussicht auf weitere Förderung www.gfbio.org


http://www.gfbio.org/

GFBio - Das Projekt

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„Oha. Sieht ganz so aus, als ob nicht vernetzte

Forschungsdaten sicher aussterben werden!

…also, erforscht, vernetzt und teilt eure Daten, damit Wissenschaft sich weiterentwickelt.


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GFBio – Die Partner

Funded by


GFBio-Jahrestreffen im September 2014

GFBio – Die Akteure

6 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin

WP1 Portal functions

Lead: Prof. Dr. König-Ries

WP2 Data aggregation & visualization

Lead: Prof. Dr. Seeger

WP3 User services & outreach

Lead: Dr. Nieschulze

WP4 Environmental biological data

Lead: Dr. Diepenbroek

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Die GFBio Work Packages

WP5 Collection data

Lead: Dr. Triebel, SNSB

WP6 Molecular biological data

Lead: Prof. Dr. Glöckner

WP7 Networking & interoperability

Lead: Güntsch

WP8 Organisation & sustainability

Lead: Dr. Huber, MARUM


7.1 Standards, Interfaces

Lead: Anton Güntsch

7.2 Registries and Identifiers

Lead: Dr. Michael Diepenbroek

7.3 Liaison with international facilities & developments in biodiversity informatics

Lead: Anton Güntsch

7.4 Terminology management

Lead: Prof. Dr. Robert Tolksdorf

7.5 Bridging standards

Lead: Prof. Dr. Frank Oliver Glöckner

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Der Aufbau von WP7 – die 5 Tasks


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TelKo = Telefonkonferenz (Skype, Adobe Connect) WP = Workpackage / Arbeitspaket WP-Lead = Leiter eines Arbeitspaketes Task = Aufgabenbereich innerhalb eines Arbeitspakets Subtask = Aufgabenbereiche in einer Task Task-Leader Subtask-Leader SC = Steering Committee / Leitungsgruppe (alle WP-Leader) PI = Principle Investigator (Antragsteller) WiMi = wissenschaftl. Mitarbeiter HiWi = studentische Hilfskraft

Der Abkürzungsdschungel -> Die Akteure

?

?

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"The Equatorial Jungle" by AgnosticPreachersKid - Français : Le Douanier Rousseau. Licensed under Public domain via Wikimedia Commons - http://commons.wikimedia.org/wiki/File:The_Equatorial_Jungle.JPG#mediaviewer/File:The_Equatorial_Jungle.JPG

PI? WPLead? PI?


Projekt Kommunikation

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www.gfbio.org GFBio Project Management (Redmine)

GFBio Wikis Twitter: @GFBio_Project


WP1 Portal functions

Lead: Prof. Dr. König-Ries

WP2 Data aggregation & visualization

Lead: Prof. Dr. Seeger

WP3 User services & outreach

Lead: Dr. Nieschulze

WP4 Environmental biological data

Lead: Dr. Diepenbroek

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TelKos in den GFBio Work Packages

WP5 Collection data

Lead: Dr. Triebel, SNSB

WP6 Molecular biological data

Lead: Prof. Dr. Glöckner

WP7 Networking & interoperability

Lead: Güntsch

WP8 Organisation & sustainability

Lead: Dr. Huber, MARUM

wöchentlich monatlich

Bei Bedarf Bei Bedarf

monatlich monatlich

… und bilateral

…und bilateral

bilateral

Workshop

Workshop

Workshop

Workshop

Workshop


SC - Steering Commitee monatlich /bei Bedarf

Reisewege der BGBM WP7 Mitarbeiter bis 10/2014

WP7 Statistik

Workshop

Von Dezember 2013 bis heute gab es

• 6 WP7 TelKos (seit Ende Januar)

mit 24 verschiedenen TeilnehmerInnen

• Gesamtdauer: 225 Minuten (ø 37,5)

In der gleichen Zeit:

• 12 „echte“ Treffen

Bremen (3), Leipzig (2), Jena (2),

Göttingen (2), München (2) & Berlin (1)

mit BGBM-Teilnahme

• ~ 12.400 km Reisekilometer (BGBM)

14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 12

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Telefonkonferenzen im WP7 „Networking and Interoperability“

II. Telefonkonferenzen im WP7

Quelle: Dilbert.com

„Die Telefonkonferenz war ein Riesenerfolg!”

„3 von 15 Leuten waren verfügbar – davon hat nur einer vergessen sich einzuwählen.”

„Also war es eine Telefonkonferenz zwischen zwei Leuten?”

“…wäre es gewesen, wenn nicht beide den Stummschalt-Knopf gedrückt hätten…”



1 Woche vorher

• Offene ToDos der letzten Sitzung überprüfen

• Tagesordnung festlegen

• Verantwortlichkeiten klären

• Moderation

• Technik-Support

• Protokoll

• Beiträge zu Tagesordnungspunkten

• Andere Leute informieren, die Beiträge liefern sollen

TelKo Checkliste: Vorbereitung


1 Woche vorher

• Einladung verschicken (Mailingliste)

• Tagesordnung

• Link zu Mikrofontest (Adobe Connect Diagnosetest)

• Hinweis auf Testphase vor Beginn (15 Minuten)

• Bitte um Benutzung von Kopfhörern

1 Tag vorher/morgens

• Erinnerung verschicken



30 Minuten vorher

• Telefone und Handys stumm schalten

• „Bitte nicht stören!“-Schild aufhängen

• Konferenzraum einrichten


Benutzer: Phrontis Wikimedia Commons CC-BY-SA


Layout festlegen

Tagesordnung eintragen Chat löschen Redeliste löschen






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TelKo Checkliste: Durchführung


• Liste der Teilnehmer mitschreiben

• Protokoll schreiben

• Je nach TOP inhaltliche Beiträge oder Diskussionsbeiträge beisteuern

• Redeliste/Liste der offenen Fragen führen

• Chat/Teilnehmerliste im Auge behalten

• Nächsten Termin ankündigen/klären

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TelKo Checkliste: Nachbereitung


• Protokoll erstellen

• Erste Version im Team durchsprechen

• Zweite Version an Mailingliste mit Bitte um Ergänzungen/Korrekturen (3-4 Tage Frist)

• Finale Version fürs Wiki und Projektleitung

• ToDos abarbeiten

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Technische Hinweise


• Headsets, Headsets, Headsets

• Nur 1 Person pro Computer

• Mirko stumm schalten, wenn man nicht spricht

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III. „Besondere Situationen“

Telefonkonferenzen im WP7…

„aus dem Nähkästchen“


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III. „Besondere Situationen“

Akteure Technik / Akustik Protokoll & Chat

Geräusche

Monologe Rückkopplungen „Live-Protokoll“

H2O & co.

Zeitmanagement / Pausengestaltung

„Reintelefonieren“ & „Rausfliegen“

privater Chat Polizei-Alarm

„Spezielle“ Charaktere Redner wird nicht verstanden

allgemeiner Chat

Ja Hallo? – Ich bin gerade…


Funded by

Maren Gleisberg David Fichtmüller

[email protected] [email protected] @GFBio_Project

www.gfbio.org

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gibt es Fragen?

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.gfbio.org/

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Projektkoordination/- kommunikation über Adobe Connect · 2017-07-17 · mit BGBM-Teilnahme • ~ 12.400 km Reisekilometer (BGBM) 14. Oktober 2014 CEDIS-Workshop, Berlin 12 . 13