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Projektmanagement Gliederung :. Grundlagen Projektstart Projektziele Projektstrukturplan Terminplanungsverfahren Projektcontrolling Projektende. 1. Grundlagen. Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen: Was ist ein Projekt ? Was ist Projektmanagement ? - PowerPoint PPT Presentation
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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 1
Projektmanagement
Gliederung:
1. Grundlagen2. Projektstart3. Projektziele4. Projektstrukturplan5. Terminplanungsverfahren6. Projektcontrolling7. Projektende
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 2
1. Grundlagen
Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen:
Was ist ein Projekt ?Was ist Projektmanagement ?Wie werden Projekte organisiert ?Wie werden Projekte umgesetzt ?Qualität bei Projekten - wie kann sie erreicht werden ?Was sind die häufigsten Probleme ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 3
Was ist ein Projekt ?
Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen:
• Sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko• Sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden• Sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv• Sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen• Sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung• Sie besitzen einen definierten Anfang und ein definiertes Ende
1. Grundlagen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 4
1. Grundlagen
Projektist nach DIN 69 901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Ein-maligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Was ist ein Projekt ?
• Staatliche Projekte:z.B. Förderung von wirtschaftlich schwachen Regionen, Bau von BAB
• Private Projekte:z.B. Bau einer privaten Fachhochschule, Planung und Finanzierung der Ausbildung, Bau der ICE-Trasse von Köln nach Frankfurt
• Betriebliche Projekte;beinhalten meist ein Organisationsproblem eines Unternehmens. Sie
können folgende Ausprägung besitzen:Einzelprojekt [z.B. Neuentwicklung eines Produktes]Gruppenprojekt [z.B. Gestaltung von Fertigungsinseln]Bereichsprojekt [z.B. EDV-Einführung im Marketing]Unternehmensprojekt [z.B. Werksneubau]
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 5
1. Grundlagen
Was ist Projektmanagement ?
Pro-jekt
Zeit Qualität
Kosten
Projektmanagement stellt die umfassendeFührungskonzeption eines Projektes dar,die dafür benötigt wird, das komplexe Vor-haben „Projekt“ effektiv und effizient abzu-wickeln.
Innerhalb eines Projektes werden die 3Dimensionen Kosten, Zeit und Qualitäteines zu erstellenden Produktes oftmalsnicht in dem ursprünglich geplanten Um-fang eingehalten werden können – Auf-Gabe des Projektmanagement ist es,dies doch (nach besten Kräften) zu rea-lisieren.
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 6
1. Grundlagen
Lebenszyklus eines Produktes
1 2 3 4
Zeit
€
+
-
1 Einführungsphase2 Wachstumsphase3 Reifephase4 Sättigungsphase (Degeneration)
Wie werden Projekte organisiert ?
Je höher Kosten und/oder Risiken eines Produktes sind, desto wichtigerist ein gutes Projektmanagement:
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 7
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Es gibt in einem Projekt viele Beteiligte.Der Projektgruppe steht ein Projektleiter vor.Er kann sich durch Fachausschüsse oderexterne Berater unterstützen lassen.Der Auftraggeber besitzt die Verantwortungfür das Projekt und genehmigt das Budget.Die Entscheidungen fällt letztendlich der Auftraggeber. Er kann sich unterstützen lassen durch einen Lenkungsausschuss,durch Spezialisten oder Top-Manager.Der Lenkungsausschuss ist für den korrekten Ablauf des Projektes ver-antwortlich und berichtet dem Auftrag-geber – ebenso wie der Projektleiter demAuftraggeber Bericht erstattet.
Projektleiter
Lenkungs-ausschuss
Projektgruppe
Auftrag-geber
Fach-aus
schuss
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 8
1. Grundlagen
Auftraggebende Instanz / Auftraggeber/Auftraggeberin
hat folgende Aufgaben:
• Projektauftrag erteilen• Projektleiter/Projektleiterin ernennen• Generelle Projektorganisation festlegen• Entscheidungsbefugnisse regeln• Projektprioritäten regeln• Generelle Meilensteine vorgeben• Projektleiter/Projektleiterin in den Aufgaben unterstützen
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 9
1. Grundlagen
Projektleiter/Projektleiterin:
Ein(e) Projektleiter(in) hat folgende Aufgaben:
Projektverantwortung für z.B. Personal, Budget, Termine, Ergebnisse oderSachmittel
Projektbefugnisse abhängig vom Projekt; z.B. Anweisungs-, Informations-oder Entscheidungsbefugnis
Projektaufgaben z.B. Projektdefinition, -planung, -gestaltung, -steuerung,-kontrolle und –abschluss im Sinne der P.-verantwortung
Ein(e) Projektleiter(in) muss folgende Anforderungen besitzen:
Persönliche Qualifikation z.B. Teamfähigkeit, Kreativität, Initiative, Verhandlungs-geschick, Frustrationstoleranz, Entscheidungsfreude
Fachliche Qualifikation z.B. Kenntnisse von Organisationsmethoden, Fertigkeitenmit Organisationstechniken, Erfahrungen aus Projekten
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 10
1. Grundlagen
Die Zusammensetzung der Projektgruppe ist entscheidend für das Gelingen der Projektarbeit. Die einzelnen Individuen müssen teamfähig sein.Nörgler, Clowns, Pedanten, Intriganten, Besserwisser oder Drücke-berger (u.a.) können ein ganzes Projekt gefährden.
Der Projektleiter muss mit seinem Führungsstil der Situation Herr werden.
Maßgebend für die Zusammensetzung ist u.a.: - die Projektaufgabe und ihre Komplexität - die notwendige Nutzung unterschiedlicher Kenntnisse und Erfahrungen - die Einbeziehung von Fachabteilungen oder Externer in die Arbeit
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 11
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Phasen der Projektgruppenentwicklung
Phase 1
Forming
Phase 3
Norming
Phase 2
Storming
Phase 4
Performing
Phase 5
Adjourning
Projektgruppe:
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 12
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektgruppe:
Projektgruppe und Kohäsion
Kohäsion
hoch
hoch
niedrig
hohe Produktivität
niedrige Produktivität
mittlere bisniedrige
Produktivität
mittlere Produktivität
Leis
tung
snor
men
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 13
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektgruppe:
Teamgröße und Projektdauer
Konsequenzen:
• „Normale“ Teamgröße - 3 bis 10 MA• Umfangreiche Projekte - aufspalten in Teilprojekte mit Teams• Eher größere Teams, wenn … - Standardisierung vorliegt - auszuführende Arbeiten ähnlich - MA sind selbständig• Eher kleinere Teams, wenn … - Teammitglieder unselbständig - komplexe Aufgaben - viele unterschiedliche Aufgaben
Teamgröße
Pro
jek
tdau
er
Wertschöpfende Arbeit
Gesamtdauer
Kommuni-kations-aufwand
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 14
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektgruppe und Funktionen
Teilaufgabe 1
Teilaufgabe 2
Teilaufgabe 3
Teilaufgabe 4
Teilaufgabe 5
Teilaufgabe 6
Teilaufgabe 7
usw.
Funktionen /Teilaufgaben Beteiligte Stellen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 15
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Projektaufbauorganisation - Gestaltungsformen
Projektgruppen müssen in die betriebliche Organisationsstruktur eingebundensein. Folgende Grundtypen haben sich herausgebildet:
• Reines Projektmanagement• Stabs-Projektmanagement• Matrix- Projektmanagement
In der Praxis treten diese drei Standardformen meist in abgewandelter Mischformauf, da sie an unternehmens- und projektspezifischen Anforderungen angepasstwerden müssen.
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 16
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Gestaltungsform „reines Projektmanagement“
Hier (auch Totales Projektmanagement oder Task-Force genannt) kann dieProjektgruppe ausschließlich für die Ziele des Projektes arbeiten. Der Pro-jektleiter hat relativ viel Macht.
Unternehmens-leitung
P 1 VPRFuERWEKP 2
Fachabteilungen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 17
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Gestaltungsform „Stab-Projektmanagement“
Unternehmens-leitung
P 1
VPRFuERWEK
Fachabteilungen
Hier (auch Koordinations- oder Einfluss-Projektmanagement genannt) ist die Projektgruppe aus Mitarbeitern aus Abteilungen zusammengesetzt. Projektleiter hat Koordinationsaufgaben und ist der UL direkt unterstellt. Die „Macht“ liegt bei den Fachabteilungsleitern.
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 18
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Gestaltungsform „Matrix-Projektmanagement“
Hier gibt es bereichsbezogene – zuständig Fachabteilung – und projektbezogene Belange – zuständig Projektleiter (= Machthalbierung). Ein Mitglied der Projektgruppe untersteht 2 Weisungsbefugten.
Fachabteilungen
Unternehmens-leitung
VPRFuERWEK
P 2
P 1
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 19
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Matrix-Projektmanagement - Aufgaben des (der) Projektleiters(in) ( vgl. auch Folie 9 )
• Projektstart / Kick-off organisieren• Projektteam aufstellen• Projektstruktur und -detailzielsetzungen festlegen• Projektablauf planen und –fortschritt überwachen• Projektaktivitäten koordinieren• Projektsitzungen organisieren• Projektorganisation realisieren• Meilensteine veranlassen und vorbereiten• Projektaktivitäten koordinieren• Projektbeteiligte informieren• Projektvertretung (intern und extern)• Projektteam führen• Projektfortschritt überwachen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 20
1. Grundlagen
Wie werden Projekte organisiert ?
Entscheidungsbefugnissebei dem Projektleiter
Entschei-dungsbefugnisse
bei der Fachabteilung
Pro
jekt
leitu
ng
in d
er L
inie
Ein
fluss
Pro
jekt
-or
gani
satio
n
Sch
wac
he M
atrix
-O
rgan
isat
ion
Auf
trag
s-P
roje
ktor
gani
satio
n
Rei
ne P
roje
kt-
orga
nisa
tion
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 21
1. Grundlagen
Was sind die häufigsten Probleme ?
In der Praxis treten folgende Probleme auf (ungewichtete Reihenfolge):
• Planung und Realisierung stimmen nicht überein (monetär; terminlich; qualitätszielbezogen)• Anforderungen und Zielvorgaben nicht exakt• Benutzer werden nicht genug einbezogen• Ziele und Anforderungen ändern sich• Fehlende Unterstützung durch das Management• Mangelhafte Planung• Nicht ausreichende Ressourcen• Erwartungen unrealistisch
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 22
Projektumsetzungsorganisation - Phasen
Projektumsetzung
Projekt-anstoss
Projekt-planung
Projekt-gestaltung
Projekt-steuerung
Projekt-kontrolle
Projekt-abschluss
Wie werden Projekte umgesetzt ? 1. Grundlagen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 23
2. Projektstart
Fragen zu Kapitel 2. Projektstart:
Wie kommt es zu einem Startprozess ?Welche Dokumente und Informationen sind wichtig ?Welches Ziel hat der Startprozess ?Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 24
Projektumsetzungsorganisation - Projektanstoß
Problemerkennung
Problemanalyse
Projektdefinition
Benchmarking
Schwachstellenanalyse
Checklistentechnik
IST-Beschreibung IST-NICHT-Beschreibung Besonderheiten ermitteln Veränderungenbei Besonderheiten Sammeln der Ursachen Prüfung der Ursachen
Projektaufgaben
Projektziele
2. Projektstart
Wie kommt es zu einem Startprozess ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 25
Projektanstoß - Startprozess (Kick-Off)
2. Projektstart
Wie kommt es zu einem Startprozess ?
• Gemeinsames Aufgabenverständnis finden• Vorkenntnisse, Ressourcen, Erfahrungen erfragen• Zielvorstellungen abstimmen
Inhalt
Organisation
Beziehung
• Arbeitsform klären• Verantwortung, Kompetenzen regeln• Termine und Aufwand abstimmen• Informations- und Kommunikationsmittel festlegen
• einander Kennen lernen• Erwartungen und Interessen aussprechen• Vertrauen aufbauen, Spielregeln aufstellen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 26
Projektanstoß - Ziel des Startprozesses
2. Projektstart
Wie kommt es zu einem Startprozess ?
• Präzisierung der Erwartungen in das Projekt• Rollenverteilung der Projektbeteiligten• Integration des Projektes in das Unternehmensgefüge• Projektkultur aufbauen und festigen• Informations- und Kommunikationssystem aufbauen• Projektziele und Projektvisionen verdeutlichen
Dies kann erreicht werden durch
• Einzelgespräche (Gesprächscharakter; dient meist zur Vorbereitung)• Start-Workshop (Seminarcharakter; 2-3 Tage)• Kick-Off-Meeting (Informationsveranstaltungscharakter; 2 Stunden)
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 27
2. Projektstart
Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?
Projektauftrag
Vor-studie
Zielsuche
Haupt-studie
Teil-studie
n1
Teil-studie
n2
Teil-studie
n3
Lösungs-suche
Auswahl undEntscheidung
Umsetzung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 28
3. Projektziele
Fragen zu Kapitel 3. Projektziele:
Welche Arten von Projektzielen gibt es ?Wie können Ziele definiert werden ?Wie können Ziele hierarchisiert werden?Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 29
3. Projektziele
Welche Arten von Projektzielen gibt es ?
ZielausrichtungErgebnisziele vs. Arbeitsziele
ZielinhalteQualitative Ziele vs. Quantitative Ziele
ZielkategorienStrategische Ziele vs. Taktische Ziele vs. Operative Ziele
Projektziele
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 30
3. Projektziele
Welche Arten von Projektzielen gibt es ?
Zielherleitung
Die Ziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab: Unternehmensziele Bereichsziele Projektziele
Projektziele sind meist vielfältiger Art; so sollten aber berücksichtigen:
• Ökonomische Prinzip• Konsequente Kundenfokussierung• Systematische Prozess- orientierung• Umweltschonung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 31
3. Projektziele
Welche Arten von Projektzielen gibt es ?
Zielkonflikt
Die vielfältigen Ziele können/sollenzielgerecht, termingerecht, wirtschaftlich, vollständig, konfliktfrei, fehlerfrei undressourcenoptimierend erreicht werden.
Dass dabei Konflikte auftreten Zielkonflikt des Projektmanagementskönnen ist selbstredend. DasProjektmanagement mussZielkonflikte erkennen undPrioritäten setzen.
Termintreue
Qualität
Funkti
onali
tät
Wirt
scha
ftlich
keit
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 32
3. Projektziele
Wie können Ziele definiert werden ?
Zieldefinition
1. Zieldefinitionsteam bilden2. Sammlung möglicher Einzelziele erstellen3. Ziele hierarchisch gliedern4. Einzelziele präzisieren5. Zieldefinition überprüfen6. Zieldefinition verabschieden
• Nur realistische Ziele formulieren• Projektziele so weit wie möglich quantifizieren• Auch „Nicht-Ziele“ festlegen• Muss-Ziele formulieren• Soll-, Kann- oder Wunschziele vermeiden (Dornröschen-Syndrom)• Abhängigkeit von Zielen ermitteln• Nicht mehr als 6 bis 8 Projektziele formulieren
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 33
3. Projektziele
Wie können Ziele hierarchisiert werden ?
Kunden-Ziel definieren
Ziele der Interessengruppen (Stakeholder) ermitteln:
Projekt-leitung
Auftrag-geber
Nutzer
Team-mitglieder
System-betreuer
Unter-nehmen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 34
3. Projektziele
Wie können Ziele hierarchisiert werden ?
Beispiel einer Zielhierarchisierung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 35
3. Projektziele
Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?
Unsicherheitder Ziele
Vorstudie Analyse EntwurfImplemen-tierung
Zeit
Projekt-start
Lasten-heft
Pflichten-heft
Grob-ziele Fein
ziele
Start-Workshop
Verabschie-dete Ziele
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 36
4. Projektstrukturplan
Fragen zu Kapitel 4. Projektstrukturplan:
Was ist ein PSP ?Wie kann man im Projekt vorgehen ?Welche Vorgehensmodelle gibt es ?Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 37
Aufgaben in der Projektplanung
Aufgabenplanung
Terminplanung
Personalplanung
Sachmittelplanung
KostenplanungFinanzplanung
4. Projektstrukturplan
Was ist ein PSP ?
BudgetplanungRessourcenplanung
Ablaufplanung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 38
ProjektNebenast
Hauptast Hauptast
Hauptast
Hauptast
Nebenast
NebenastNebenast
Nebenast
Nebenast
Mindmap als erste Strukturierungsmaßnahme
4. Projektstrukturplan
Was ist ein PSP ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 39
4. Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch gliedert.
• Er ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling.• Er macht das Projekt überschaubar und erleichtert aus Sicht der Orga- nisation Projektkoordination und -durchführung.• Er zeigt den Arbeitsaufwand auf, den ein Projekt beinhaltet.
Was ist ein PSP ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 40
4. Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird:• Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt• Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet
Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt.Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichts-punkten erfolgen
• nach Phasen (logikorientiert)• nach Funktionen (funktionsorientiert)• nach Objekten (objektorientiert)
Was ist ein PSP ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 41
4. Projektstrukturplan
Was ist ein PSP ?
PSP-Elemente
Die einzelnen Strukturelemente beschreiben eine Maßnahme oder ein Vorhaben innerhalb des Projektstrukturplans. Die Strukturelemente werden im Projektsystem als Projektstruktur- planelemente (PSP-Elemente) bezeichnet. PSP-Elemente können sein:
• Aufgaben• Teilaufgaben, die weiter untergliedert werden• Arbeitspakete
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 42
4. Projektstrukturplan
Was ist ein PSP ?
Arbeitspakete
Unter Arbeitspaket versteht man Aufgaben, die im PSP nicht weiter untergliedert werden - was aber nicht bedeutet, dass zur Feinplanung Arbeitspakete nicht doch noch weiter in z.B. Arbeitsvorgang, Mini-Meilenstein untergliedert werden können.
• Jedes Arbeitspaket ist klar gegliedert und ist eine abgeschlossene Einheit.• Jedes Arbeitspaket kann hinsichtlich Zeit und Kosten genau überprüft werden.• Jedes Arbeitspaket kann genau Verantwortlichen zugeordnet werden.• Jedes Arbeitspaket kann eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden.
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 43
4. Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure WBS) stellt also alle notwendigen Aufgaben hierarchisch dar, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.
PSP …. als Baumdiagramm: …. als Gliederungsliste:
Was ist ein PSP ?
Produkt A1. Ebene
2. Ebene
3. Ebene
4. Ebene
Planung Konzept Realisierung
Modul 1 Modul 2 Modul 3
Teil 1 Teil 2 Teil 3 Teil 4
Neues Produkt „Handy-Navi“ Konzept GPS-Antenne
UMTS-Antenne
TMC-Antenne Empfangsverstärker Empfangsmodulator
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 44
4. Projektstrukturplan
Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 45
4. Projektstrukturplan
Wie kann man im Projekt vorgehen ?
• Projekte werden in Phasen gegliedert, damit sie überschaubar werden• Am Phasenende werden dem Management die Phasenergebnisse präsentiert; dann wird über die nächste Phase entschieden. Normalerweise geht ein Review (Überprüfung) der Präsentation voraus. • Das Ende (und somit auch der Beginn) einer Phase sind wichtige Meilensteine zur Kontrolle des Projektfortschrittes.• Normalerweise werden auch innerhalb von Phasen Meilensteine eingerichtet.• Details des Projektes können erst nach der Festlegung der Phasen und der Meilensteine geplant werden (Grob- und Feinplanung).• Zur Festlegung der Projektablaufstrategie stehen eine Reihe von „Projekt-Lebenszyklusmodellen“ zur Verfügung.
Festlegung von Projektphasen und Meilensteinen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 46
Welche Vorgehensmodelle gibt es ?
Es gibt eine Vielzahl von Vorgehensmodellen, die hier nur erwähnt werden sollen:
• Sequentieller Lebenszyklus- Klassisches Wasserfall-Modell- Wasserfall-Modell mit Prototyping
• Simultaneous Engineering (SE)- Wasserfall-Modell mit parallelisierten Phasen
• Inkrementelle / Evolutionäre Modelle- Inkrementelle und evolutionäre Implementierung- Inkrementeller und evolutionärer Entwurf- Evolutionäres Prototyping
• Spiralmodell (bei „technischem Neuland“)
4. Projektstrukturplan
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 47
4. Projektstrukturplan
Welche Vorgehensmodelle gibt es ?
Einordnung der Modelle
Festlegung des Projektablaufs
Ganzheitlichkeit des Vorgehens
EvolutionäresPrototypingSehr flexibel
Sehr starr
Sehr hoch
Sehr gering
SimultaneousEngineer.
Wasserfall-modell
Wasserfall-modell mitUnterproj.
EvolutionäreImplemen-
tierung
InkrementelleImplemen-
tierung
EvolutionärerEntwurf
EvolutionäreEntwicklung
InkrementellerEntwurf Inkrementelle
Entwicklung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 48
4. Projektstrukturplan
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
1) Vorbereitung zur Strukturierung- Sichtung vorhandener Unterlagen (insb. Lasten-/Pflichtenheft)- Vorgehensmodell als Orientierung
2) Entwurf eines vorläufigen Strukturplans- Phasen Objektstruktur Aktivitäten- Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen (Funktionendiagramm)
3) Überprüfung des Entwurfs- Vollständigkeit - Überschneidungsfreiheit - Verantwortungszuordnung - Budgetüberprüfung
4) Sinnhafte Nummerierungssystematik5) Arbeitspakete schnüren und Meilensteine setzen6) Verabschiedung des PSP7) Änderungsdienst einrichten
Möglicher Ablauf einer PSP-Erstellung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 49
4. Projektstrukturplan
Teilaufgabe 1
Teilaufgabe 2
Teilaufgabe 3
Teilaufgabe 4
Teilaufgabe 5
Teilaufgabe 6
Teilaufgabe 7
usw.
Funktionen /Teilaufgaben Beteiligte Stellen
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
Beispiel für ein Funktionendiagramm
Mögliche Abkürzungen: G = Genehmigung V = Verantwortung M = Mitarbeit R = Review Namenskürzel Personalnummer
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 50
4. Projektstrukturplan
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
Beispiel für eine Vorgangsliste mit Vorgängerangaben
1 Projektanfang2 Fundamente errichten 5 T 1 HI3 Kanalisationsanschlüsse 9 T 1 HI4 Kellerboden ausgießen 5 T 2 FA5 Kellerwände hochziehen 12 T 2 MA6 Kellerwände isolieren 9 T 5 FA7 …..8 …..
Nr. Vorgangsbeschreibung Dauer Vorgänger Arbeitskräfte
Abkürzungen: HI = Hilfsarbeiter FA = Facharbeiter MA = Maurer EL = Elektriker
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 51
4. Projektstrukturplan
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
Methoden zur Vorgangsschätzung
1 Schätzung durch den Projektleiter oder das Projektbüro- Beteiligte Mitarbeiter unbedingt einbinden!
2 Schätzungen fallen meist zu positiv aus !- Mangelnde Erfahrungen- Selbstüberschätzung- „Cost-to-Win“-Schätzungen
3 Mittel für eine höhere Schätzgenauigkeit:- Erfahrungsrückgriff (Daten sichern; Datenbanken)- Rückgriff auf gesicherte Daten früherer Projekte
4 Methodische Unterstützung:- Expertenbefragung (Delphie-Methode)- parametrische Schätzsysteme (z.B. Function Point, COCOMO, Data-Point)- Kreativitätstechniken
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 52
4. Projektstrukturplan
Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?
Beispiele parametrischer Schätzsysteme
1 Function-Point-Methode- Geeignet für Informatikprojekte; Funktionspunkte (einfach, mittel, kom- plex) werden für „Eingabe, Ausgabe, Datenbestand, Referenzdaten, Onlinezugriff) aus vorgegebenen Tabellen entnommen um so den Per- sonalbedarf zu ermitteln
2 COCOMO - (COnstructive COst MOdel)- Schätzungsgleichung bei Softwareentwicklungsprojekten- „Organische SW-Entwicklung“: PM = 2,4 x KQB „Eingebettete SW-Entwicklung“: PM = 3,6 x KQB „Teilintegrierte SW-Entwicklung“: PM = 3,0 x KQB KQB = 1000 Quellcodebefehle
3 Data-Point-Methode- Bei objektorientierter SW-Entwicklung zur Personalbedarfsermittlung- Datenpunkte ergeben sich aus der Anzahl von „Informationsobjekte; Attribute; Kommunikationsobjekte; Eingaben; Ausgaben; Datensichten“- ermittelte Datenpunkte werden zu Mitarbeitermonaten (MM) ungerechnet
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 53
4. Projektstrukturplan
Exkurs: Kostenüberwachung !
Wichtige, in der Vorlesung nicht behandelte PM-Gebiete:Neben der hier angerissenen Kostenüberwachung sind innerhalb eines Projektes Ebenfalls von großer Wichtigkeit die Risikoanalyse, Termin- und Leistungsüberwachung
Projektsteuerung
Projektüberwachung
Term in -überwachung
Timenow
t
Aktivitäten
Projektfortschrittsplan M eilenstein-Trendanalyse
Berichtszeitpunkte
Meilenstein-termine
Kosten-überwachung
Soll-Kosten
Ist-Kosten
t
Kosten
Leistungs-überwachung Arbeitspaket
Fertigstellungsgrad50% 100%
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 54
4. Projektstrukturplan
Exkurs: Kostenüberwachung !
Wie gelangt man zu einer Kostenüberwachung?Projektz iele Projektorganisation
P ro jekts truktur Verantwortungs-M atrix
Ablaufplan
Terminplan
Kapazitätsplan
Kostenplan
W AS
W IE
W ANN
WIEVIEL
W ER
W ERMACHTWAS
-Kosten: ....-Term ine: ....
-Leistung: ....-Qualität: ....WAS bis WANN
Aktiv itäten
t
Kapazität
t
Kosten
t
Projekt
Arbeitspaket
Arbeitspaket Verantw ortlich
M ü l ler1 1 1
1 1 2
1 1 3
V og e l
M ü l ler
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 55
4. Projektstrukturplan
Exkurs: Kostenüberwachung !
Kumulierte Kostenverläufe:
Earned Value Analysis: Soll-Kosten, Ist-Kosten und Fertigstellungswerte werden unter-sucht. Abweichungen können so festgestellt werden.
Kostensummein TDM
Zeit
Ist-Kostensummenkurve
Soll-Kostensummenkurve
Timenow
Fertigstellungswertkurve
Budgetunterschreitung
Kostenüberschreitung
Leistungsverzug
kum Sollkosten
kum Ist-Kosten
Fertigstellungs-wert
200
400
600
800
1000
1200
.
.
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 56
1.57020.0001.200Überschallflugzeug Concorde
50018030Dach Olympiastadion München
12320090Olympisches Dorf Montreal
Überschreitung in %Ist-Kosten
in Mio DM
Plankostenin Mio DMProjekt
4. Projektstrukturplan
Exkurs: Kostenüberwachung !
Beispiele für Kostenüberschreitungen in Projekten:
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 57
5. Terminplanungsverfahren
Fragen zu Kapitel 5. Terminplanungsverfahren:
Welche Arten von Planungsverfahren gibt es ?Was sind Vorgangslisten ?Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?Wie funktionieren Netzpläne ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 58
5. Terminplanungsverfahren
Welche Arten von Planungsverfahren gib es ?
Terminplanungsverfahren
Listungstechnik Balkendiagrammtechnik Netzplantechnik
Gantt-Diagramm
PLANNET-Diagramm
Vorgangs-pfeiltechnik
Vortganga-knotentechnik
Ereignis-knotentechnik
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 59
5. Terminplanungsverfahren
Beispiel einer Informationsmatrix (Listungstechnik)
Welche Arten von Planungsverfahren gib es ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 60
5. Terminplanungsverfahren
Beispiel einer Vorgangsliste (Listungstechnik)
Was sind Vorgangslisten ?
Terminliste zur Vorbereitung des Betriebsfestes
Kurz- Projektvorgang Dauer Anfang Endezeich.
A Angebote für Saal einholen 10 0 10 E Einladungen drucken 10 33 43 V Einladungen versenden 2 43 45 F Festlokal auswählen 6 10 16 R Festredner auswählen 3 0 3 S Showangebote ermitteln 15 0 15 W Shownummern auswählen 10 15 25 L Vertragsabschluss Lokal 5 16 21 X Verträge mit Show abschließen 8 25 33 Z Zusage Festredner einholen 12 3 15
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 61
5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
Über einer Zeitachse werden die einzelnen Vorgänge analog ihrer Dauer aufgetragen. (nach Henry L. Gantt benannt)
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Folie 62
ZeitachseDie Zeitachse besteht aus mehreren Zeitskalen: • Planungszeitraum Der Planungszeitraum bezieht sich auf den Starttermin des Projekts. Liegt der Starttermin in der Vergangenheit, bezieht sich der Planungszeitraum auf das aktuelle Datum (Heute-Datum).• Auswertungsvorlauf Der Auswertungsvorlauf stellt in der Regel die Vergangen- heit dar. Er basiert auf dem Starttermin des Projekts.• Auswertungsnachlauf Der Auswertungsnachlauf stellt in der Regel die Zukunft dar. Er basiert auf dem Endtermin des Projekts.
5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
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Folie 63
5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind:
• Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung).
• Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung).
• Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung).
• Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung).
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5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
PLANNET-Technik(PLANning NETwork) - die Weiterentwicklung des Gantt-Diagramms unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten und der Pufferzeiten.
0 10 20 30 40 50 0 10 20 30 40 50
Gantt: PLANNET:
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Absoluter oder prozentualer Zeitabstand
• Absolute Werte: Projektunterstützende Software rechnet standardmäßig mit absoluten Zeitabständen, z.B. zwei Tage, fünf Stunden.
• Prozentuale Werte: Die Prozentwerte für den Zeitabstand beziehen sich auf die Dauer des Vorgängers oder des Nachfolgers.
5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
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5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !
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5. Terminplanungsverfahren
Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?
Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !
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Ein Netzplan bildet den Ablauf eines Projekts oder einer Aktivität aus dem Projekt ab. Die verschiedenen Strukturelemente eines Projekts und deren Abhängigkeiten voneinander werden mit Methoden der Graphentheorie dargestellt.
Die wesentlichen Elemente, aus denen ein Netzplan besteht, sind:• Vorgänge• Anordnungsbeziehungen
Darstellungselemente sind:
Knoten; z.B.:
Pfeile; z.B.:
5. Terminplanungsverfahren
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 69
Vorgänge
Die wichtigsten Daten, durch die ein Vorgang im Projektsystem beschrieben werden, sind:
• der Arbeitsplatz, an dem der Vorgang ausgeführt werden soll,
• die Dauer, die für die Durchführung des Vorgangs benötigt wird,
• die Termine für den Start und das Ende des Vorgangs,
• der Ressourcenbedarf, der für die Durchführung des Vorgangs bereitstehen bzw. gedeckt werden soll sowie
• Texte und Dokumente, die den Vorgang beschreiben.
5. Terminplanungsverfahren
Wie funktionieren Netzpläne ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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5. Terminplanungsverfahren
Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind:
• Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung).
• Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung).
• Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung).
• Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung).
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 71
5. Terminplanungsverfahren
Damit Sie Anordnungsbeziehungen pflegen können, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllt haben:• Sie müssen einen Netzplan oder ein Standardnetz angelegt haben• Sie müssen Vorgänge angelegt haben
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 72
5. Terminplanungsverfahren
Wie funktionieren Netzpläne ?
Vorgangspfeilnetz (VPN)… ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Pfeile dargestellt werden. Die Vorgangspfeile werden durch Konten so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.
Vorgangsknotennetz (VKN)… ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Vorgangsknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.
Ereignisknotennetz (EKN)… ist ein Netzplan, in dem die Ereignisse beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Ereignisknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.
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5. Terminplanungsverfahren
Netzplan: Vorgangspfeil-Technik
… auch CPM-Verfahren (Critical Path Method)
vora
usge
hen
deV
org
änge
nach
folg
end
eV
org
änge
Wie funktionieren Netzpläne ?
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5. Terminplanungsverfahren
Netzplan: Vorgangsknoten-Technik
… auch MPM-Verfahren (Metra Potential Method)
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 75
5. Terminplanungsverfahren
Darstellungsbeispiele
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 76
5. Terminplanungsverfahren5. Terminplanungsverfahren
Netzplan: Ereignisknoten-Technik
… auch PERT-Verfahren (Program Evaluation and Review Technique)
Ereignisnummer
##
Legende:FEZ = Frühester EreigniszeitpunktSEZ = Spätester Ereigniszeitpunkt
Ereignis-benennung
FEZ FEZ SEZSEZ
Wie funktionieren Netzpläne ?
Formeln:
OD + 4 HD + PD 6
PD – OD 6
Dreizeitenschätzung:DerMD = mittleren Dauer durch:1. HD = häufigste Dauer2. PD = pessimistische Dauer3. OD = optimistische Dauer
MD =
VAR = ²
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5. Terminplanungsverfahren
Netzplan: Ereignisknoten- vs. Vorgangsknoten-Technik
Vorgangsknotennetz:
AnfangTrasse
vorbereiten
Armaturenmontieren
Graben ausheben
Rohreverlegen
Graben zuschütt.Graben
zuschütt.Druck-
prüfung
Bau derPumpstation
Ereignisknotennetz:
AnfangTrasse
vorbereitet
Armaturenmontiert
Graben fertig
Rohreverlegt
Graben zu
EndeDruck-
prüfung
Pumpstationfertig
Wie funktionieren Netzpläne ?
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Beschreibung der Vorgänge:
8Motor einbauenL
6Motorblock zusammenbauenK
5Kolben ersetzenJ
1Pleuellager erneuernH
6Zylinder schleifenG
7Kurbelwelle schleifenF
2Kurbelwelle/Kolben ausbauenE
2Kopf zusammenbauenD
3Ventile schleifenC
1Zylinderkopf zerlegenB
4Motor ausbauenA
Dauer (h)BeschreibungVorgangEreignis
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
Beispiel: Motorüberholung
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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1
5
3 4
6
7 8 92A
B
E
F
C
J
D
HK L
G
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 80
1
5
3 4
6
7 8 924
1
2
7
3
5
2
16 8
6
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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1
5
3 4
6
7 8 924
1
2
7
3
5
2
16 8
6
Weg: A E F H K L Mit 4 2 7 1 6 8 Stunden Zeit = 28 Stunden = CP
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM
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Folie 82
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 4V.: A
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: J
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: V.:
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: V.:
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: E
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: F
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: H
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: V.: G
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: B
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.:V.: C
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: V.: D
0 4
Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
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Folie 83
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM
5. TerminplanungsverfahrenWie funktionieren Netzpläne ?
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 4V.: A
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 5V.: J
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 6V.: K
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 8V.: L
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 2V.: E
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 7V.: F
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 1V.: H
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 6V.: G
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 1V.: B
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 3V.: C
FAZ FEZ SAZ SEZ
D.: 2V.: D
0 4 0 4 4 9 4 4 14 20 14 20 20 28 20 28
6 12 8 14
13 14 13 146 13 6 134 6 4 6
4 5 14 15 5 8 15 18 8 10 18 20
Legende:V = Vorgang laut TabelleD = Dauer des VorgangsFAZ = Frühester Anfangszeitpunkt FEZ = Frühester EndzeitpunktSAZ = Spätester Anfangszeitpunkt SEZ = Spätester Endzeitpunkt
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6. Projektcontrolling
Fragen zu Kapitel 6. Projektcontrolling:
Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?Welche Aufgaben sind zu erledigen ?Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?
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6. Projektcontrolling
Instrumente des Projektcontrolling
• Aufgabenlisten; Arbeitspaketbeschreibungen• Arbeitsfreigabelisten• Projektsteuerungssitzungen (Jour fixe)• Projektfortschrittsberichte• „Management by Walking Around“ (MbWA)• Technische Reviews und Audits• Top-10-Risikoliste• Außerplanmäßige Aktionen (Action-Item-List)• ……….
Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?
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6. Projektcontrolling
Vo
rste
uer
un
g
Projektleiter
Realisation
Störgrößen
Projektziel [Sollvorgaben]
Nac
hst
euer
un
g
Pro
jekt
con
tro
llin
g
Pro
jekt
pla
nu
ng
Welche Aufgaben sind zu erledigen ?
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6. Projektcontrolling
Controllen mit Projekttermin-Planungsverfahren
Netzplantechniken
Balkendiagramm-techniken
Listungstechnik
Vorgangspfeilnetz VPN
Vorgangsknotennetz VKN
Ereignisknotennetz EKN
Gantt-Diagramm
PLANNET-Diagramm
Welche Hilfsmittel gibt es zum „Controllen“ ?
Liste mit:#; Projektvorgang; Vorgangsdauer; Anfang; Ende(Endtermin = Anfangstermin + Vorgansdauer)
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6. Projektcontrolling
Beispielfür die Auswirkungenvon Störgrößen, die zu Abweichungenführen
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Projektumsetzungsorganisation - Projektkontrolle
Projektleiter
Vorgaben des Projektplans:
• Erreichen der Projektziele• Zweckentsprechender Mitarbeitereinsatz• Erfolgreiche Aufgabenerfüllung• Effiziente Sachmittelnutzung• Terminvorgaben einhalten• Einhalten der Kostenvorgaben• Nichtüberschreiten der Finanz- mittel• Ermittlung von Abweichungen und deren Ursachen• Korrektur der Projektplanung• Berichte erstatten
6. ProjektcontrollingWelche Aufgaben sind zu erledigen ?
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Folie 90
6. Projektcontrolling
Planungsaufgaben für Aufgaben, Personal, Termine, KostenSachmittel und/oder Finanzen
Kontrollaufgaben Feststellen der Ist-Daten durch BerichtswesenErmitteln der Abweichungen zu Soll-DatenAnalyse der AbweichungsursachenFeststellung der Beeinflussbarkeit der Gründe
Informationsversorgung/Berichtswesen: ProjektstatusberichteProjektsonderberichteProjektabschlussberichtProjektdokumentation
Steuerungsaufgaben durch Erkenntnisse der KontrollaufgabenSteuerungsmaßnahmen ergreifen. Dies ist eine intuitive Aufgabe, die viel Erfahrungund Fantasie erfordert.
Welche Aufgaben sind zu erledigen ?
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Folie 91
6. Projektcontrolling
Projekt-controller
InformationKommunikation
Steuerung
Projektentwicklung
ProjektcontrollingProjektplanung
Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?
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Folie 92
6. Projektcontrolling
Einfluss auf Projektplanung und –entwicklung:
Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?
1) Projektdatenerfassung
2) Soll – Ist - Vergleich
3) Abweichungsanalyse
4) Steuerungsmaßnahmen
Erhebung, Prüfung und Aufbereitung von Datenzur aktuellen Projektlage
Vergleich zwischen den Plan- und Ist-Daten und- eventuell – Feststellung von Abweichungen
Feststellung der Abweichungsursachen undAufzeigen möglicher Korrekturmaßnahmen
Entscheidung, Umsetzung und Kontrolle von Zielerreichungsmaßnahmen und Korrektur vonAbweichungen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 93
6. Projektcontrolling
Beispiel: Abweichungsanalysen
1) Kostenabweichung
2) Leistungsabweichung
3) Terminabweichung
Kostenabweichung = Istkosten – ArbeitswertArbeitswert = Wert der bisher geleisteten Arbeit (Earnde Value; Sollkosten)
Leistungsabweichung = Arbeitswert – Plankosten
Terminabweichung = Bearbeitungsdauer x ( - 1)
Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)
Arbeitswert
Plankosten
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Folie 94
6. Projektcontrolling
Beispiel: Arbeitswertermittlung
1) Time-to-Complete-Methode
2) 50-50-Methode
3) %-Fertig-Methode
4) Mini-Meilenstein-Methode
Ermittlung aus den Angaben der Arbeitspaketver-antwortlichen zur erwarteten Restbearbeitungsdauer
Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)
Bei kleinen Arbeitspaketen: Noch nicht gestartet: 0 %In Bearbeitung: 50 %Abgeschlossen: 100 %
Individualschätzung der Arbeitspaketverantwortlichen zum prozentualen Fertigungsstellungsgrad
Aufteilen der Arbeitspakete in Mini-Meilensteine von Arbeitsaufwandseinheiten mit 1- bis 2-Tage Dauer
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Folie 95
6. Projektcontrolling
Beispiel: Reviews und Audits
1) Technische Reviews
2) Management Reviews
3) Sitzungen
4) Audits
Technische Inhalte der Berichte, z.B. Entwürfe, Codes
Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)
Organisatorische Inhalte der Berichte, z.B. Status,Termine, Budgetentwicklung
Zusammenkünfte mit einem projektbezogenem Zweck,z.B. interne Teamsitzungen, Arbeitskreissitzungen,Trainings-Veranstaltungen,
Besprechungen zum Zwecke der Vorgehensweisefür Projektlösungen bei Problemen
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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6. Projektcontrolling
Beispiel: Technische Reviews und Fragestellungen
Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?(vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren)
• Ist die gefundene Lösung vollständig ?• Wird der festgelegte Ablaufplan eingehalten ?• Entspricht die Lösung vorhandenen Standards ?• Sind bestimmte Spezifikationen eingehalten ?• Wurden Auswirkungen auf nachfolgende Arbeitsschritte beachtet ?• Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ?• ……….
Beispiel: Management Reviews und Fragestellungen• Werden Termine, Vorgaben, Kosten, Richtlinien eingehalten ?• Werden die vorhandenen Ressourcen ausgelastet ?• Bleibt der Ablaufplan im Soll ?• Gefährden Risiken den geplanten Erfolg ?• Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ?• ……….
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 97
7. Projektende
Fragen zu Kapitel 7. Projektende:
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 98
7. Projektende
Projektabschluss
Projekteinführung Projektdokumentation
• Projektabschlussbericht
• Projektpräsentation
• Projektdurchsetzung
• Projekthandbuch
• Entscheidungsbilanz
• Zielerreichung
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 99
7. ProjektendeWas sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projekteinführung
Projektabschlussbericht Projektauftrag - Ergebnisse der Problemanalyse -Problemdefinition - Daten der Projektplanung -Ergebnisse/Probleme/Grenzen der Problemlösung -Mängel des Projektes - Abnahmeprotokolle
Projektpräsentation Präsentationsziel - Teilnehmermerkmale - Prä-sentationsaufbau - Präsentationsmethoden -Präsentationstechniken - Präsentationsort -Präsentationszeitpunkt
Projektdurchsetzung Informations- und Kommunikationsmittel:Persönliche Kontakte - Persönliche Briefeoder Mitteilungen - Schwarzes Brett - Rund-schreiben - Werkszeitschrift - eMail -bulletin board - CSCW
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Folie 100
7. Projektende
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projektabschlussbericht• Projektauftrag und Projektziel• Projektlösung• Projektergebnisse• Probleme bei der Projektdurchführung• Projektmängel• Gründe für die Projektmängel• Zusammenfassende Abschlussanalyse• Ansprechpartner für die weitere Betreuung
Projektpräsentation• Präsentation des Projektergebnisses mit• allen interessierten Experten (Einladungen !)
Projektdurchsetzung
• Arbeiten im Vorfeld und• Verfechtung des Ergebnisses vor Entscheidungsträgern
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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Typischer Verlauf kumulierter Projektkosten- und -nutzenkurve
Kosten
Nutzen
7. Projektende
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 102
7. Projektende
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Projekthandbuch
• Projektauftrag und Projektziel• Problemanalyse• Projektplanung und Ergebnisse der Ist-Aufnahme• Pflichten- und Lastenheft• Lösungsalternativen und Alternativenauswahl• Alternativenausarbeitung und Lösungskonzeption• Programmvorgaben• Testvorgaben und Testergebnisse• Programme• Handbücher• Abnahmeprotokolle• Projektabschlussbericht
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
Folie 103
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Entscheidungsbilanz
Auswirkungsermittlung
Gewichtete Gegenüberstellung der Vor- und Nachteiledes Projektes
• Vollständige Ermittlung aller Vor- und Nachteile
Auswirkungsgewichtung
Ergebnisermittlung
• Gewichtung aller Vor- und Nachteile • Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze
• Addition aller Vor- und Nachteilsfaktoren; -prozentsätze • Bilanzierung der Vor- und Nachteilsfaktoren bzw. -prozentsätze
7. Projektende
Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt)
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7. Projektende
Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
Zielerreichung
Ziele der Interessengruppen (Stakeholder)
Gegenüberstellung der geplanten und erreichten Ziele des Projektes
• Vollständige Erfassung aller Ziele aller Beteiligten beim Projektstart
Bewertung der Ziele der Interessengruppen
Ergebnisermittlung
• Bewertung und Gewichtung aller Ziele beim Projektstart• Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze
• Bewertung und Gewichtung aller erreichten Ziele• Bilanzierung der Abweichungen „gesteckte vs. erreichte“ Ziele
(vgl. auch Kapitel 3: Projektziele)
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Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?
7. Projektende
…… und nicht die zünftige Abschlussfeier vergessen !!
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Quellenempfehlungen:
Literatur:Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen
München, Wien, 1996Steinbuch, P.A. (Hrsg.): Projektorganisation und Projektmanagement
Ludwigshafen, 2000Schwarze, L.: Projektmanagement mit Netzplantechnik
Herne, Berlin, 2001
Internet:www.gpm-ipma.de (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)www.ges-training.dewww.zingel.de