36
Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektmanagement

Linda Pösse

André Ording

Martin Wachalski

Eugen Bondarenko

Präsentiert von:

Page 2: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektbegriff

Projektspezifische Organisationen

Komplexität

Aufwand

Fachübergreifend

Teamarbeit

„Ein Vorhaben, welches nur durch Einmaligkeit in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“

Projektmanagement

Zielvorgabe

Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzungen

Abgrenzungen von anderen Vorhaben

Page 3: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektmanagement

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation,

Führungstechniken und

Führungsmitteln

für die Abwicklung eines Projektes.“

Projektphasen

Page 4: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektphasen

Definitionsphase

Planungsphase

Durchführungsphase

Abschlussphase

Projektdefinition

Page 5: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektdefinition

Problembeschreibung und -analyse

Zielfestlegung

ProjektauftragProblembeschreibung und -analyse

Page 6: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Problembeschreibung und -analyse

Schritt 1: Problem erarbeiten

Schritt 2: Problem beschreiben

Schritt 3: Problemanalyse

Schritt 4: Projektentscheidung

Projektentscheidung

Page 7: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektentscheidung

Machbarkeit: Das Projekt muss realisierbar

Projektrisiko:Das Risiko muss überschaubar sein

Wirtschaftlichkeit: Der Erfolg des Projektes muss größer

als der Aufwand sein.

Projektdefinition

Page 8: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektdefinition

Problembeschreibung und -analyse

Zielfestlegung

ProjektauftragZielfestlegung

Page 9: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ZielfestlegungSachziel:

Was soll geplant/erreicht werden?

Kostenziel: Welches Budget ist für das Projekt vorgesehen?

Terminziel: Bis wann soll das Projekt abgeschlossen

sein?       

Ziele müssen:messbar realisierbar widerspruchsfrei sein

Mindmaping

Page 10: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Mindmaping

Bildhafte Darstellung der Gedanken mit folgenden Phasenverlauf:

1. Bedeutungskern notieren

2. Schlüsselbegriffe für die Hauptäste

3. Schlüsselbegriffe für weitere Zweige

4. Ideenbewertung

5. Strukturierung und Weiterführung

Machbarkeitsstudie

Page 11: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

MachbarkeitsstudiePrüfung der Machbarkeit bezüglich, der Aufgabenstellung,

Projektmitarbeiter, Zeit und Kosten

Marktstudie

Untersuchung der Bedürfnisse von Kunden

Pilottest

Probeläufe eines Projekts

Computersimulation

Ausschnitt aus der realen Welt

Projektauftrag

Page 12: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektauftrag

Es ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer,

dieser ist für alle Beteiligten verbindlich

und fordert zum konkreten Handeln auf!

Aufbau eines Projektauftrags

Page 13: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ProjektauftragProjektname

Kurzbeschreibung des Projekts

Projektziele

Risiken Nutzen

Projektkosten

Projektstart Projektende

Meilensteine

Auftraggeber

Projektleiter

Projektteam

Datum Unterschriften Projektplanung

Page 14: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektplanung

Arbeitspakete

ProjektstrukturplanKapazitätsplanung

Projektablauf- und Terminplan

Kostenplanung

Page 15: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Arbeitspakete

Die ermittelten Arbeitspakete sind Grundlage für die:

-Projektstrukturplanung -Terminplanung - Qualitätsplanung

-Kostenplanung -Kapazitätsplanung

Ermittlung von Zeitschätzungen durch:

•Erfahrungswerte

•Analogieverfahren (das Projekt gleich einem anderen Projekt)

•Lieferzeitangaben und Terminzusagen

•Zeitkalkulation auf der Basis von speziellen Werten

Mögliche Probleme

von Zeitschätzungen

-Unterschätzung

-Ressourcen

-Reibungsverluste

-Zeitbedarf des

Projektmanagement

sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Die Ergebnisse werden in einem

tabellarischen Arbeitspaket festgehalten!

Page 16: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ProjektstrukturplanEigenschaften:

Verteilung der Arbeitspakete, sowie Verantwortlichkeiten

(dabei ist zu beachten, ob die einzelnen Bearbeiter kontinuierlich ausgelastet sind)

Basis für die fachliche Projektgliederung

Risikoanalysen

Ablauf und Terminplanung Beispiel

Ordnung der Arbeitspakete

Verknüpfung zwischen Bearbeiter, Arbeitspaket und Zeitbedarf

eine direkte Handlungsanleitung für die Projektdurchführung Zweck

Page 17: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektstrukturplan

Projekt

Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe

Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket

Arbeitspaket Arbeitspaket

Page 18: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektablauf- und Terminplanung

Hierbei werden den einzelnen Arbeitspaketen Zeitdauern und Kalendertermine zugewiesen

Berücksichtigung von folgenden Punkten:• Ermittlung der logischen Abhängigkeit zwischen den

einzelnen Arbeitspakten (welche müssen zwingend abgeschlossen werden, damit andere folgen können / welche können parallel laufen)

• Ermittlung der Dauer der einzelnen Arbeitspakete

Erstellung einer Vorgangsliste• Balkendiagramm, Netzplan oder Meilensteintechnik,

(tabellarische Liste)

Balkendiagramm

Page 19: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Balkendiagramm

Nachteile:Auswirkung von Zeitverzögerungen sind nicht erkennbar

notwendige Ressourcen bleiben unberücksichtigt

Netzplantechnik

Page 20: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

NetzplantechnikAnwendung bei umfangreichen und komplexen Projekten

Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie

Vorteile:Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Einflussgrößen können berücksichtigt werdenPufferzeiten und kritischer Weg wird aufgeführt

Balkendiagramm / Netzplantechnik

Page 21: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Balkendiagramm / Netzplantechnik

Ziel:diese Arten der Darstellung sollen Daten überschaubarer und somit nachvollziehbarer machen

sie liefern folgende Informationen hinsichtlich der Zeitplanung:

frühestmöglicher End- bzw. Fertigstellungsterminspätmöglichster StartterminPufferKritischer Weg

häufigste Methode = Vorgangsknotennetz

Vorgangsknotennetz

Page 22: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

VorgangsknotennetzVorgänge werden durch Knoten dargestellt

Pfeile dienen zur Anordnungsbeziehung

Knoten können folg. Information enthalten:

VorgangsnummerVorgangsbezeichnungfrüheste Anfangszeitpunktfrüheste Endzeitpunktspäteste Anfangszeitpunktspäteste Endzeitpunk

Berechnung der Zeitpunkte

Page 23: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Berechnung der ZeitpunkteZwei Arten:

1. Vorwärtsrechnung: • hierbei geht man vom frühesten Startzeitpunkt

aus und errechnet mit Hilfe der Vorgangszeiten die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte

2. Rückwertsrechnung: • Beginn ist hier das geplante Projektende und

man rechnet in Richtung Gegenwart. Es ergeben sich die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der einzelnen Vorgänge

Skizze

Page 24: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Meilenstein

Page 25: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

MeilensteintechnikFixierung von Meilensteinen (besondere Ereignisse)

Sie untergliedern das Projekt in Phasen, somit wird es überschauberer

EigenschaftenZweck:

• Instrument zur Fortschrittsmessung• Strukturierung des Arbeitsablaufs• Dokumentation von Resultaten• Selbstkontrolle

zu beachten ist folgendes:• Sie müssen realistisch geplant sein• es sollten überschaubare Phasen gewählt werden• zum Plantermin muss die komplette Leistung vorliegen

Kapazitätsplanung

Page 26: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

KapazitätsplanungZur Einhaltung der errechneten Vorgangsdauern werden entsprechende Ressourcen (z.B. Personen mit best. Qualif., Sachmittel, finanzielle Mittel) zugewiesen

Zielgleichmäßige Auslastung der einzelnen Ressourcen

MöglichkeitenVerschiebung von ArbeitspaketenVeränderung der Dauer von ArbeitspaketenTeilung von ArbeitskapazitätenEinsatz zusätzlicher externer Ressourcen

Vorgehensweise

Page 27: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Vorgehensweise bei der Kapazitätsplanung

Die Ressourcen müssen im Rahmen der Projektdurchführung in der richtigen Art und Qualität, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit sowie am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Folgende Schritte sind hierbei zu durchlaufen:Schritt 1 Bedarfsermittlung

Schritt 2 Ermittlung verfügbarer Kapazitäten

Schritt 3 Soll-Ist-Vergleich

Schritt 4 Kapazitätsausgleich

Kostenplanung

Page 28: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Kostenplanung

Überprüfung der Ergebnisse der Termin- und Kapazitätsplanung hinsichtlich ihrer Kosten.

Die Kostenplanung verfolgt drei Ziele:1. Ermittlung der Gesamtkosten2. Projektkosten (als Basis für die

Angebotskalkulation)3. Kostenplan als

Überwachungsinstrument

Projektdurchführung

Page 29: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektdurchführung

realer Projektablauf > Ist

geplanter Projektablauf > Soll

Aufgabe des Projektmanagements innerhalb der Projektdurchführung

Maßnahmen ergreifen, die das Projekt im Rahmen der Plandaten abgewickelt werden kann

Daten der Projektplanung an die tatsächlichen Daten angepasst werden.

Alternativpläne aufstellen

Projektdurchführung

Page 30: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ProjektdurchführungProjektsteuerung

übernimmt der Projektleiter Maßnahmen für alle Tätigkeiten und termingerechter Fertigstellung

ProjektcontrollingAbweichungen vom Projektplan feststellen und korrigieren „im Vorhinein“

• In Definitions- und Planungsphase

„während des Projekts“• Unterstützung der Durchführungsphase

„im Nachhinein“• Erfolgsüberprüfung von dem Projekt

Projektdokumentationalle relevanten Informationen zusammentragen und bereithaltendauerhafter Kontakt zum Auftraggeber

Projektsteuerung

Page 31: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektsteuerung

InformationsmanagementProjektleiter verteilt benötigte Informationen

→ Zeitersparnis, kein Leerlauf, Übersichtlichkeit usw.

KonfliktmanagementProbleme schnell beseitigen (Planabweichungen)• Fehlplanung, Änderungswünsche usw.

führen zu Plankorrekturen oder Anpassung des Plans

Projektcontrolling

Page 32: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ProjektcontrollingTermin- / Ablaufcontrolling

untersucht und analysiert projektbegleitend• primär: Vergleich von Soll-, Ist-Zuständen & Meilensteine

Projektstatus- oder Projektfortschrittbericht• Formular wird täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt

Terminüberwachung• Balkendiagramm, Netzplänen oder Meilenstein-Chart• anschließende Planung von korrigierenden Maßnahmen

KostencontrollingErfassung von Kosten

• Projektkredite limitiert • bei Verlust → Selbsthaftung

ErgebniscontrollingAnalyse der Ergebnisse (Qualität & Gewinn)

Projektdokumentation

Page 33: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektdokumentation

ProzessdokumentationEntstehung und Entwicklung nachvollziehbar machen

• Besprechungsprotokolle, Statusberichte, Sonderberichte

ProduktdokumentationRahmen-, Planungs-. Beschluss- und Ergebnisdaten während der Projektdauer

Projekthandbuchwesentliche Informationen eines Projektes

• evtl. Hinweise und Anweisungen für tägliche Arbeiten

Übersicht

Page 34: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Projektdurchführung

ProjektsteuerungProjektsteuerung

•Informationsmanagement•Konfliktmanagement

ProjektdokumentationProjektdokumentation

•Prozessdokumentation•Produktdokumentation

•Projekthandbuch

ProjektcontrollingProjektcontrolling

•Termin- / Ablaufcontrolling•Kostencontrolling

•Ergebniscontrolling

Projektabschluss

Page 35: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

ProjektabschlussErwartungen: Wünsche des Kunden/Auftraggebers Erwartungen der Anwender Wünsche des Projektteams Streben des Projektleiters Interessen Anderer Erwartungen der Unternehmensleitung

Anforderungen: grundsätzliche Vorüberlegung Gestaltung von Einleitung, Hauptteil und Schlussteil Wahl der Präsentationshilfsmittel organisatorische Vorbereitung nonverbale Kommunikation angemessene Wahl sprachlicher Hilfsmittel

Page 36: Projektmanagement Linda Pösse André Ording Martin Wachalski Eugen Bondarenko Präsentiert von:

Vielen danke für Ihre Vielen danke für Ihre AufmerksamkeitAufmerksamkeit