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Projektmanagement
Linda Pösse
André Ording
Martin Wachalski
Eugen Bondarenko
Präsentiert von:
Projektbegriff
Projektspezifische Organisationen
Komplexität
Aufwand
Fachübergreifend
Teamarbeit
„Ein Vorhaben, welches nur durch Einmaligkeit in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“
Projektmanagement
Zielvorgabe
Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzungen
Abgrenzungen von anderen Vorhaben
Projektmanagement
„Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation,
Führungstechniken und
Führungsmitteln
für die Abwicklung eines Projektes.“
Projektphasen
Projektphasen
Definitionsphase
Planungsphase
Durchführungsphase
Abschlussphase
Projektdefinition
Projektdefinition
Problembeschreibung und -analyse
Zielfestlegung
ProjektauftragProblembeschreibung und -analyse
Problembeschreibung und -analyse
Schritt 1: Problem erarbeiten
Schritt 2: Problem beschreiben
Schritt 3: Problemanalyse
Schritt 4: Projektentscheidung
Projektentscheidung
Projektentscheidung
Machbarkeit: Das Projekt muss realisierbar
Projektrisiko:Das Risiko muss überschaubar sein
Wirtschaftlichkeit: Der Erfolg des Projektes muss größer
als der Aufwand sein.
Projektdefinition
Projektdefinition
Problembeschreibung und -analyse
Zielfestlegung
ProjektauftragZielfestlegung
ZielfestlegungSachziel:
Was soll geplant/erreicht werden?
Kostenziel: Welches Budget ist für das Projekt vorgesehen?
Terminziel: Bis wann soll das Projekt abgeschlossen
sein?
Ziele müssen:messbar realisierbar widerspruchsfrei sein
Mindmaping
Mindmaping
Bildhafte Darstellung der Gedanken mit folgenden Phasenverlauf:
1. Bedeutungskern notieren
2. Schlüsselbegriffe für die Hauptäste
3. Schlüsselbegriffe für weitere Zweige
4. Ideenbewertung
5. Strukturierung und Weiterführung
Machbarkeitsstudie
MachbarkeitsstudiePrüfung der Machbarkeit bezüglich, der Aufgabenstellung,
Projektmitarbeiter, Zeit und Kosten
Marktstudie
Untersuchung der Bedürfnisse von Kunden
Pilottest
Probeläufe eines Projekts
Computersimulation
Ausschnitt aus der realen Welt
Projektauftrag
Projektauftrag
Es ist ein Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer,
dieser ist für alle Beteiligten verbindlich
und fordert zum konkreten Handeln auf!
Aufbau eines Projektauftrags
ProjektauftragProjektname
Kurzbeschreibung des Projekts
Projektziele
Risiken Nutzen
Projektkosten
Projektstart Projektende
Meilensteine
Auftraggeber
Projektleiter
Projektteam
Datum Unterschriften Projektplanung
Projektplanung
Arbeitspakete
ProjektstrukturplanKapazitätsplanung
Projektablauf- und Terminplan
Kostenplanung
Arbeitspakete
Die ermittelten Arbeitspakete sind Grundlage für die:
-Projektstrukturplanung -Terminplanung - Qualitätsplanung
-Kostenplanung -Kapazitätsplanung
Ermittlung von Zeitschätzungen durch:
•Erfahrungswerte
•Analogieverfahren (das Projekt gleich einem anderen Projekt)
•Lieferzeitangaben und Terminzusagen
•Zeitkalkulation auf der Basis von speziellen Werten
Mögliche Probleme
von Zeitschätzungen
-Unterschätzung
-Ressourcen
-Reibungsverluste
-Zeitbedarf des
Projektmanagement
sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Die Ergebnisse werden in einem
tabellarischen Arbeitspaket festgehalten!
ProjektstrukturplanEigenschaften:
Verteilung der Arbeitspakete, sowie Verantwortlichkeiten
(dabei ist zu beachten, ob die einzelnen Bearbeiter kontinuierlich ausgelastet sind)
Basis für die fachliche Projektgliederung
Risikoanalysen
Ablauf und Terminplanung Beispiel
Ordnung der Arbeitspakete
Verknüpfung zwischen Bearbeiter, Arbeitspaket und Zeitbedarf
eine direkte Handlungsanleitung für die Projektdurchführung Zweck
Projektstrukturplan
Projekt
Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe Teilaufgabe
Arbeitspaket Arbeitspaket Arbeitspaket
Arbeitspaket Arbeitspaket
Projektablauf- und Terminplanung
Hierbei werden den einzelnen Arbeitspaketen Zeitdauern und Kalendertermine zugewiesen
Berücksichtigung von folgenden Punkten:• Ermittlung der logischen Abhängigkeit zwischen den
einzelnen Arbeitspakten (welche müssen zwingend abgeschlossen werden, damit andere folgen können / welche können parallel laufen)
• Ermittlung der Dauer der einzelnen Arbeitspakete
Erstellung einer Vorgangsliste• Balkendiagramm, Netzplan oder Meilensteintechnik,
(tabellarische Liste)
Balkendiagramm
Balkendiagramm
Nachteile:Auswirkung von Zeitverzögerungen sind nicht erkennbar
notwendige Ressourcen bleiben unberücksichtigt
Netzplantechnik
NetzplantechnikAnwendung bei umfangreichen und komplexen Projekten
Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie
Vorteile:Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Einflussgrößen können berücksichtigt werdenPufferzeiten und kritischer Weg wird aufgeführt
Balkendiagramm / Netzplantechnik
Balkendiagramm / Netzplantechnik
Ziel:diese Arten der Darstellung sollen Daten überschaubarer und somit nachvollziehbarer machen
sie liefern folgende Informationen hinsichtlich der Zeitplanung:
frühestmöglicher End- bzw. Fertigstellungsterminspätmöglichster StartterminPufferKritischer Weg
häufigste Methode = Vorgangsknotennetz
Vorgangsknotennetz
VorgangsknotennetzVorgänge werden durch Knoten dargestellt
Pfeile dienen zur Anordnungsbeziehung
Knoten können folg. Information enthalten:
VorgangsnummerVorgangsbezeichnungfrüheste Anfangszeitpunktfrüheste Endzeitpunktspäteste Anfangszeitpunktspäteste Endzeitpunk
Berechnung der Zeitpunkte
Berechnung der ZeitpunkteZwei Arten:
1. Vorwärtsrechnung: • hierbei geht man vom frühesten Startzeitpunkt
aus und errechnet mit Hilfe der Vorgangszeiten die frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte
2. Rückwertsrechnung: • Beginn ist hier das geplante Projektende und
man rechnet in Richtung Gegenwart. Es ergeben sich die spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte der einzelnen Vorgänge
Skizze
Meilenstein
MeilensteintechnikFixierung von Meilensteinen (besondere Ereignisse)
Sie untergliedern das Projekt in Phasen, somit wird es überschauberer
EigenschaftenZweck:
• Instrument zur Fortschrittsmessung• Strukturierung des Arbeitsablaufs• Dokumentation von Resultaten• Selbstkontrolle
zu beachten ist folgendes:• Sie müssen realistisch geplant sein• es sollten überschaubare Phasen gewählt werden• zum Plantermin muss die komplette Leistung vorliegen
Kapazitätsplanung
KapazitätsplanungZur Einhaltung der errechneten Vorgangsdauern werden entsprechende Ressourcen (z.B. Personen mit best. Qualif., Sachmittel, finanzielle Mittel) zugewiesen
Zielgleichmäßige Auslastung der einzelnen Ressourcen
MöglichkeitenVerschiebung von ArbeitspaketenVeränderung der Dauer von ArbeitspaketenTeilung von ArbeitskapazitätenEinsatz zusätzlicher externer Ressourcen
Vorgehensweise
Vorgehensweise bei der Kapazitätsplanung
Die Ressourcen müssen im Rahmen der Projektdurchführung in der richtigen Art und Qualität, in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit sowie am richtigen Ort zur Verfügung stehen.
Folgende Schritte sind hierbei zu durchlaufen:Schritt 1 Bedarfsermittlung
Schritt 2 Ermittlung verfügbarer Kapazitäten
Schritt 3 Soll-Ist-Vergleich
Schritt 4 Kapazitätsausgleich
Kostenplanung
Kostenplanung
Überprüfung der Ergebnisse der Termin- und Kapazitätsplanung hinsichtlich ihrer Kosten.
Die Kostenplanung verfolgt drei Ziele:1. Ermittlung der Gesamtkosten2. Projektkosten (als Basis für die
Angebotskalkulation)3. Kostenplan als
Überwachungsinstrument
Projektdurchführung
Projektdurchführung
realer Projektablauf > Ist
geplanter Projektablauf > Soll
Aufgabe des Projektmanagements innerhalb der Projektdurchführung
Maßnahmen ergreifen, die das Projekt im Rahmen der Plandaten abgewickelt werden kann
Daten der Projektplanung an die tatsächlichen Daten angepasst werden.
Alternativpläne aufstellen
Projektdurchführung
ProjektdurchführungProjektsteuerung
übernimmt der Projektleiter Maßnahmen für alle Tätigkeiten und termingerechter Fertigstellung
ProjektcontrollingAbweichungen vom Projektplan feststellen und korrigieren „im Vorhinein“
• In Definitions- und Planungsphase
„während des Projekts“• Unterstützung der Durchführungsphase
„im Nachhinein“• Erfolgsüberprüfung von dem Projekt
Projektdokumentationalle relevanten Informationen zusammentragen und bereithaltendauerhafter Kontakt zum Auftraggeber
Projektsteuerung
Projektsteuerung
InformationsmanagementProjektleiter verteilt benötigte Informationen
→ Zeitersparnis, kein Leerlauf, Übersichtlichkeit usw.
KonfliktmanagementProbleme schnell beseitigen (Planabweichungen)• Fehlplanung, Änderungswünsche usw.
führen zu Plankorrekturen oder Anpassung des Plans
Projektcontrolling
ProjektcontrollingTermin- / Ablaufcontrolling
untersucht und analysiert projektbegleitend• primär: Vergleich von Soll-, Ist-Zuständen & Meilensteine
Projektstatus- oder Projektfortschrittbericht• Formular wird täglich, wöchentlich oder monatlich erstellt
Terminüberwachung• Balkendiagramm, Netzplänen oder Meilenstein-Chart• anschließende Planung von korrigierenden Maßnahmen
KostencontrollingErfassung von Kosten
• Projektkredite limitiert • bei Verlust → Selbsthaftung
ErgebniscontrollingAnalyse der Ergebnisse (Qualität & Gewinn)
Projektdokumentation
Projektdokumentation
ProzessdokumentationEntstehung und Entwicklung nachvollziehbar machen
• Besprechungsprotokolle, Statusberichte, Sonderberichte
ProduktdokumentationRahmen-, Planungs-. Beschluss- und Ergebnisdaten während der Projektdauer
Projekthandbuchwesentliche Informationen eines Projektes
• evtl. Hinweise und Anweisungen für tägliche Arbeiten
Übersicht
Projektdurchführung
ProjektsteuerungProjektsteuerung
•Informationsmanagement•Konfliktmanagement
ProjektdokumentationProjektdokumentation
•Prozessdokumentation•Produktdokumentation
•Projekthandbuch
ProjektcontrollingProjektcontrolling
•Termin- / Ablaufcontrolling•Kostencontrolling
•Ergebniscontrolling
Projektabschluss
ProjektabschlussErwartungen: Wünsche des Kunden/Auftraggebers Erwartungen der Anwender Wünsche des Projektteams Streben des Projektleiters Interessen Anderer Erwartungen der Unternehmensleitung
Anforderungen: grundsätzliche Vorüberlegung Gestaltung von Einleitung, Hauptteil und Schlussteil Wahl der Präsentationshilfsmittel organisatorische Vorbereitung nonverbale Kommunikation angemessene Wahl sprachlicher Hilfsmittel
Vielen danke für Ihre Vielen danke für Ihre AufmerksamkeitAufmerksamkeit