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Projektmanagement neu gedacht Evolutionsbasierte Kommunikation 22.02.2011 1 Jochen Schwarzmann Diplom Wirtschaftsinformatiker (Univ.) Geschäftsführer viviSystems GmbH www.vivisystems.de

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Projektmanagement neu gedacht

Evolutionsbasierte Kommunikation

22.02.2011 1

Jochen SchwarzmannDiplom Wirtschaftsinformatiker (Univ.)Geschäftsführer viviSystems GmbH

www.vivisystems.de

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Persönliche Erfahrungen zum Thema

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Kommunikationsflüsse als Kern-ErfolgsfaktorIn Projekten und Prozessen

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Der Anfang

• Studium Wirtschaftsinformatik

• Architekt für Informationssysteme: Systeme, in denen Menschen (und Maschinen) zur Erreichung bestimmter Ziele Informationen austauschen

• Gut gerüstet von der Uni in die Realität

• Technik: Betriebliche Informationssysteme

• Prozesse: Büro- und Verwaltungsautomation

• Faktor Mensch: Organisationspsychologie

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In der Praxis: Hohe Komplexität

• Projektmethoden• Expertenwissen gebündelt• Aber: Eine Lösung für alle – ohne

der jeweiligen sehr individuellen Situation gerecht zu werden

• Aber: Oft nur Rahmenvorgaben, wenig konkrete Anleitung

• Prozessmethoden • Methoden helfen,

Kontext zu erkennen (Konsistenz, Vollständigkeit)

• Aber: Modelle abstrahieren• Aber: Change Management ist

sehr schwierig

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K unde

V eran-s ta ltungs-

serv ice

Kataloge

sonstige Angebote

Terminänderungen

StornoRahm

envertrag

AnmeldungAnfrage Warteliste

V ertrieb

Antrag Warteliste löschenWarteliste gelöschtBenachrichtigung KundeReaktion Kunde

RückfragenBestätigung

Absage

Beantragung WartelisteAufnahme in Warteliste

Anfrage StornierungAntwort Kunde

Stornierung

Anfrage Terminänderung

Antwort Kunde

Terminänderung

Storno TeilnehmerBestätigung StornoEinladung

Tra iner

Verfügbarmachung Infrastruktur

Verpflegung/ Unterkunft

Übergabe Seminarunterlagen

Durchführung Training

Ausgabe Beurteilungsbögen

Beurteilung

Rech

nungsdate

n

Ver

anst

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Vor

bere

itung

Ver

anst

altu

ng

P rodukt-bere ichs-

le ite r

Vorschlag Trainingsmodifikation

Genehmigung Trainingsmodifikation

Ideen neues Training

Freigabe Konzepterstellung

Entwickelte Konzepte

Freigabe Trainingsentwicklung

Konzeption

erarbeitete Unterlagen

Antrag auf Medienbeschaffung

Genehmigung

Ideen zu neuen Trainings

Ergebnis Prüfung

Info über abgeschlossene Entwicklung

A rch iv

Einlagerung

Q ualitä ts -beauftrag ter

G eschäfts -le itung

Aushändigung

Quittierung

Bestätigung Vernichtung

QM-HandbuchÄnderungen

Bestätigung EmpfangVerfahrensanweisungenArbeitsanweisungen

Auditierung

Maßnahmenkatalog

Überwachung

Archivierung E

rgebnisse

Q-ZieleKontrolleKorrektur- und Vorbeugemaßnahmen

Wirkungen

Daten

Sem

inar

ange

bot

Bericht Trainingsdurchführung

Daten Trainingsdurchführung

Arbeitsanweisungen

Abrechnung/ Gehalt

Info Arbeitsanweisungen

R echnungs-w esen

Pro

visi

on

Tra

inin

gsun

terla

gen

Nachfrage Seminarvereinbarung

Antwort Seminarvereinbarung

Rechnung

Reklamation

Korrigierte

Rechnung

Zahlung

Rückfrage Rechnungsdaten

Antwort Rechnungsdaten

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In der Praxis: Eine Methode für alle

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Ein Vorgehen für alle gleichpasst meist nicht richtig!

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In der Praxis: Ständige Veränderung

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Alle 9-12 Monate grundlegende Änderungen!

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Nachhaltigkeit?

• Wurde wirklich Nachhaltigkeit erzeugt?

• War nicht oft schon im Moment der Fertigstellung vieles wieder veraltet?

• Umwelt/ Märkte/ Technologien ändern sich schnell – wie können wir da mitkommen?

• Personen/ Richtungs-entscheidungen ändern sich –wie kann man trotzdem Konstanz hineinbringen?

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InterneÄnderungen

Äußeres Umfeld

NeueTechnologien

Neue Leistungen

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Was ist zu tun?

• Probleme in Projekten/ Prozessen akzeptieren?• Es ist halt so, dass es mehr kostet?• Es ist halt so, dass es länger dauert?• Es ist halt so, dass die notwendige

Qualität nicht erreicht wird?

• Nein, denn• Es schwächt immer die Leistungs-

fähigkeit des gesamten Unternehmens!• Wertvolle Energie und Produktivität

geht verloren!

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Welche Ansätze gibt es?

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Mehr Regeln? Streckenplanung

dezentralzentral

Verkehrsreglung

Mehr zentraleVorgaben?

Lernen von der Natur! Pheromone

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Neu (andersherum) denken?

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Dezentrale Ansätze: Bsp. Flugsimulator

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Steuerung Feedback

Viele steuern gleichzeitig gemeinsam

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IT-Unterstützung: Bsp. Schach

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Selbst lernen Selbst lernende Systeme nutzen

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Mehr Vertrauen in die Praxis als in die Theorie!

• Eher von den Experten lernen, die unmittelbar in die Abläufe involviert sind,… als sie immer wieder „von außen“ durch Veränderungen verunsichern?

• Vielleicht ist es richtiger, jeden Tag einige kleine evolutionäre Schritte zu machen,

… als immer wieder große Umwälzungen überzustülpen?

• Vielleicht ist es besser auch mal etwas auszuprobieren, … als lange zu diskutieren, ob der eine oder der andere Weg richtig ist?

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Der Experte im Mittelpunkt

Evolution

Reengineering

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Ebene 1: Operativ

• Contentobjekte neu denken!• Inhalte, Kooperation• Objekte schaffen, die auf ihr

eigentliches Ziel ausgerichtet sind

• Prozessobjekte neu denken!• Kontext, Transaktionen, Muster• Kommunikation hochwertig

unterstützen, so dass die gemeinsame Arbeit einfacher und effektiver wird

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Ursprung: Erstellung von PapierdokumentenHeute: Container für Inhalte?

Ursprung: TabellenkalkulationHeute: Beziehungen zwischen Objekten?

„Kupferdraht der Kommunikation“

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Ebene 2: Landkarten der Kommunikation

• GPS statt Vermessung• Echte Daten• Weniger Fehler• Klarheit• Auslastungsprofile• Dynamische Anpassung

• Satellitenkarte der Kommunikation• Störungen erkennen• Entwicklungen erkennen

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GPS

Landkarte Wetterkarte

Vermessung

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Ebene 3: Mustererkennung und Assistenz-Systeme

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Evolutionäre Algorithmen

Fahrerassistenz-systeme

Empfehlungssysteme analog Online-Shops

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Infrastruktur schaffen:IT-Unterstützung auf allen 3 Ebenen

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Probleme in Projekten und Prozessen angehen:Bessere Kommunikation, mehr Leistungsfähigkeit!

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