Projektmanagement - Präsentation · ... dann macht man in seinen ... Eine Präsentation bereitet man in drei Schritten vor ... NEU MICROSOFT POWERPOINT-PRÄSENTATION.PPT

Präsentation

TU Kaiserslautern, WS 2012/2013

Dr. Gerhard Pews

Ziel des Lehrabschnitts ist es, Sie in die Lage zu versetzen, professionell

zu präsentieren.

Motivation und Ziele des Lehrabschnitts

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Motivation

• Die Vorlesung „Projektmanagement“ soll Sie auf zukünftige berufliche Aufgaben vorbereiten.

• Präsentation vor Gruppen ist eine wichtige Qualifikation.

Übungsaufgaben werden als Präsentationen umgesetzt.

Erstellen und Halten von Präsentationen durch die Studierenden.

Ziele des Lehrabschnitts

• Die Studierenden wissen, wie Präsentationen erstellt und gehalten werden.

• Die Inhalte des Moduls „Working Techniques“ sind für das Projektmanagement konkretisiert und vertieft.


AGENDA

• Überblick

• Inhalte entwickeln

• Folien erstellen

• Präsentieren – Technologie

• Präsentieren – Vortrag

Zitate


„Wenn man weiß, was wichtig und was unwichtig ist, dann macht man in seinen Reden keinen Fehler.“

Lü Buwei, chin. Philosoph, 3 Jh vor Chr.

„Am meisten Vorbereitung kosten mich immer meine spontan gehaltenen, improvisierten Reden.“

Winston Spencer Churchill

Eine Präsentation bereitet man in drei Schritten vor

Schritte zur Vorbereitung einer Präsentation


Schritt Inhalte

Grundlagen bewusst machen

Inhalte entwickeln

Visualisieren, Folien erstellen

• Schriftlich fixieren: Was ist das Ziel der Präsentation?

• Zielgruppe, Zuhörer vergegenwärtigen: Was erwarten die Zuhörer? Welches Vorwissen haben die Zuhörer?

• Kernaussage formulieren

• Inhalte sammeln

• Roten Faden erarbeiten

• Einzelne Aussagen der Argumentation erarbeiten

• Folien gestalten

• Geeignete Visualisierungen finden

• Konkrete Folieninhalte/Texte formulieren


AGENDA

• Überblick





Gedanken, Inhalte der Präsentation werden zunächst gesammelt und

dann in eine Struktur gebracht

Strukturieren der Präsentationsinhalte


Regeln zur Strukturierung

• 1 Folie = 1 Gedanke

• Jede Folie steht für sich selbst.

– Folien werden gern aus dem Zusammenhang gerissen, einzeln weitergegeben.

– Auf der Folie beschreiben, was da eigentlich beschrieben wird. Beispiel: Überschrift über Diagramm auf dieser Folie.

• Die Folienfolge muss einen roten Faden haben!

• Bildliche Beschreibungen und Beispiele wählen.

• Faustregel: 1 Folie mit echten Inhalten entspricht etwa 3 Minuten Redezeit.

Als Werkzeug zur Strukturierung von Inhalten eignet sich eine Mindmap

Mindmapping-Programm und Nutzungshinweise


Nutzung einer Mindmap

Im Mindmapping-Programm können Gedanken als Knoten eines Baumdiagramms gesammelt und verschoben werden.

Vorgehen

• Gedanken unstrukturiert sammeln

• Gedanken einzelnen Folien zugeordnen und mit einer Aussage versehen

• Die Aussagen der Folien ergeben den Roten Faden der Präsentation

Ein alternatives Werkzeug zur Strukturierung ist die Gliederungsansicht

einer Textverarbeitung

Gliederungsansicht in einer Textverarbeitung



AGENDA

• Überblick





Knallige Farbkontraste sind unangenehm…

Beispiel für knallige Farbkontraste


Knallige Farbkontraste sind unangenehm

…und in der Graustufendarstellung (Ausdrucke, Farbenblindheit)

schlecht erkennbar.

Knallige Farbkontraste als Graustufendarstellung


Wählen Sie einen hellen (weißen)

Hintergrund für ihre Präsentation

Vergleich von hellen und dunklen Hintergründen

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00-PRÄSENTATION.PPTX 13

Dunkle Schrift vor hellem Hintergrund lässt sich gut lesen und gut ausdrucken

Helle Schrift vor dunklem Hintergrund stammt aus der Zeit der Dia-Präsentationen.

Farben auf dem Beamer wirken anders als auf dem Bildschirm und dem

Ausdruck.

Hinweise zu Farbveränderungen


Farben ändern sich

• Farben auf dem Beamer wirken generell etwas dunkler und „schmutziger“

• Farben müssen daher auf dem Laptop knalliger und heller eingestellt werden.

• Wenn es darauf ankommt: vorher ausprobieren

Präsentations-Software bietet in der Regel eine vorgefertigte

Farbpalette an.

Farbpalette am Beispiel von PowerPoint


Logische Farben

Selbst gewählte Farben

Hintergrund Text Schatten Titel Füllung Akzent

1 Akzent

2 Akzent

3

Schriften in einer Präsentation sollten serifenfrei sein.

Beispiele für Serifen


A

A

Serifen

• Serifen sind kleine Querbalken an einzelnen Buchstaben.

• Beispiele:

– Times (oben) ist eine Serifen-Schrift.

– Arial (unten) ist serifenfrei.

• Serifen machen zusammenhängende Texte besser lesbar.

• Für große Schriften wie Überschriften oder Präsentationen wählt man besser eine serifenfreie Schrift.

Schriften sollten groß genug sein

Beispiele für verschiedene Schriftgrößen


20pt ist gut, falls man dann noch die Inhalte unterbringen kann.

10pt: ist zu klein für eine Folie

14pt: ist eigentlich auch noch zu klein

18pt: Hier ist die Lesbarkeit schon besser

20pt: Ist gut zu lesen

40pt: Angenehm zu lesen, aber leider passt dann nicht viel Inhalt auf die Folie

Präsentationsprogramme bringen fertige Foliendesigns mit, in denen

logische Farben und Schriften vorkonfiguriert sind.

Beispiele für mitgelieferte Designs


NEU MICROSOFT POWERPOINT-

PRÄSENTATION.PPT

Folientitel

Punkt 1

Punkt 2

Punkt 3


PRÄSENTATION.PPT

FolientitelFolientitel

Punkt 1Punkt 1

Punkt 2Punkt 2

Punkt 3Punkt 3

NEU MICROSOFT NEU MICROSOFT

POWERPOINTPOWERPOINT--

PRPRÄÄSENTATION.PPTSENTATION.PPT

FolientitelFolientitel

Punkt 1Punkt 1

Punkt 2Punkt 2

Punkt 3Punkt 3


PRÄSENTATION.PPT

Folientitel• Punkt 1

• Punkt 2

• Punkt 3

Beispiel für die Gestaltung von Folien

Präsentation Microsoft (Bill Gates)


Beispiel für Gestaltung von Folien

Präsentation Microsoft (Bill Gates)



Präsentation Apple (Steve Jobs)



Präsentation Apple (Steve Jobs)


Die Gestaltung von Folien kann stark variieren

Bill Gates-Folien oder Steve Jobs-Folien


Und was ist besser?

Präsentationen sollen in Praxis oft zwei widersprüchlichen Zielen dienen

Zielkonflikt bei der Erstellung von Präsentationen


Ziel 1 Ziel 2

Folien als Unterstützung der Präsentation

• Visualisieren Sachverhalte

• Unterstützen die Aussagen des Vortragenden

• Nur gemeinsam mit Vortrag verwendbar

Folien als Dokumentation der Präsentation

• Erklären Sachveralten

• Transportieren Inhalte

• Auch ohne Vortrag verständlich

Im Bereich Projektmanagement werden in der Regel textlastige Folien

verwendet.

Möglichkeiten zur Auflösung des Zielkonflikts


• Zusätzlich zur Präsentation werden Handouts erstellt

• Nachteil: sehr aufwändig

Zusätzliche Handouts

• Es werden textlastige Folien in die Präsentation eingefügt, die die grafischen Folien erklären.

• Die Folien werden nicht gezeigt werden.

Zusätzliche Folien

• Es werden Textfolien erstellt und Schwächen in der Präsentation in Kauf genommen

Textfolien

sehr selten

selten

Regel- fall

Zahlen sollten durch Diagramme visualisiert werden.

Beispiel für eine Tortengrafik (Pie Chart)


Von den geschätzten 1182BT wurden im Juni 388BT und im Juli 455BT abgerufen, so dass jetzt noch 399BT verbleiben.

388339

455

Juni

Juli

Rest

Größere Datenmengen sind ohne eine Darstellung als Diagramm kaum

verständlich.

Beispiel für ein Balkendiagramm


Jahr Produktion

2006 11390

2007 14981

2008 23198

2009 19854

2010 21072

Produktion

0

5000

10000

15000

20000

25000

2006 2007 2008 2009 2010

Die Visualisierung von Daten wird typischerweise mit einem Programm

zur Tabellenkalkulation durchgeführt.

Schritte und Tipps am Beispiel von Powerpoint und Excel 2007


Schritt Hinweise

Gestaltung

Einfügen in Präsentation

Der Präsentation anpassen

• Erfolgt in Tabellenkalkulation, z. B. in Excel

• Ribbon: „Einfügen“, Bereich „Diagramme“

• Vorsicht Falle! Effekt bei einfachem Copy & Paste:

– Diagramm wird als bearbeitbares Objekt mit allen Daten der Tabellenkalkulation eingefügt

– Wird die Präsentation weitergegeben, werden auch alle Daten weitergegeben.

• Besser: Ribbon: „Start“, Bereich „Zwischenablage“, Dropdown „Einfügen“ „Inhalte einfügen…“ Als Bild (Erweiterte Metadatei)

• Default-Farbschemata aus Tabellenkalkulation oft nicht für Präsentationen geeignet.

• Dem Farbschema der Präsentation anpassen: „Gruppierung auflösen“ und dann einfärben

Die Grundaussage einer Folie kann man durch geeignete Wahl des

Layouts unterstützen.

Beispiele für Layouts und Aussagen



GSG-5-CONCEPT-TEMPLATE.PPT5

Text

• Text

• Text

• Text

Boxes 2

Text

• Text

• Text

• Text



Boxes 8

Text Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text



Text

• Text

• Text

• Text

Flow basic (4 arrows)

Cont.: • Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text

• Text

Phase: Text Text Text

Folgerung Widerspruch

Prozess

Effekte können die Aussage einer Folie unterstützen und die

Aufmerksamkeit erhöhen

Beispiel für einen Effekt


Der springende Punkt ist…

Visualisierung ist wichtig

Übermäßig eingesetzt sind Animationen und Effekte jedoch ermüdend

Beispiel für ein zu viel an Animation


Ein Zuviel an Animation lenkt die Zuhörer ab und wirkt unseriös

Das gleiche gilt für Folienübergänge

Die vielen Effekte, die ein Präsentationsprogramm anbietet, verführen zur unreflektierten Nutzung

Nutzen Sie nur wenige Animationen und Effekte, dafür aber an den richtigen Stellen!

Einzeln animierte Listen verschlechtern den Vortragsstil:

Erzählen, nicht aufzählen!

Hinweis zur Animation einzelner Spiegelstriche


Einzelanimation

• Animation einzelner Aufzählungspunkte problematisch

• Vortragender hängt stark an Folie

• Bringt den Rhythmus des Sprechens aus dem Takt

• Wirkt hölzern

Animation im Block

• Aussage als Gesamtheit animieren

• Wir wollen erzählen – nicht aufzählen

Genau wie Animationen sollten auch Cliparts und Bilder nur mit Bedacht

verwendet werden.

Tipps zur Verwendung von Cliparts und Bildern


Tipps

• Auch Cliparts und Bilder haben ein Copyright! Quelle für frei verwendbare Mediendateien: http://commons.wikimedia.org. Anbieter von Präsentationssoftware bieten oft auch Cliparts zum Download an.

• Mit Programmen mitgelieferte Cliparts wirken oft langweilig, weil sie so oft verwendet werden. Eine intensivere Suche lohnt sich.

• Cliparts und Bilder sollten von der Gestaltung her zum Stil der Präsentation und zueinander passen, notfalls neu einfärben.


AGENDA

• Überblick





Für eine Präsentation muss der Rechner vorbereitet werden, die

benötigte Zeit muss man einplanen.

Tipps zur Präsentation mit dem Computer


Tipps

• Zweitbildschirm: Es ist sinnvoll, den Rechner so zu konfigurieren, dass der Beamer als Zweitbildschirm genutzt wird.

– Das verhindert, dass PopUps, Emails oder Backup-Programme vor der Präsentation erscheinen und die Präsentation stören.

• Ein Bildschirmschoner sollte vor der Präsentation deaktiviert werden. Hintergrundbilder sollte man nur dann verwenden, wenn diese präsentationstauglich sind.

• Generell gilt: Vorher ausprobieren! Früh genug da sein und mit der Technik vertraut machen.

PowerPoint und ähnliche Programme besitzen nützliche Features, die die

Präsentation unterstützen.

Tipps bei der Verwendung von PowerPoint


• Bei der Nutzung mehrerer Bildschirme kann man für den Bildschirm des Laptops eine Präsentationsansicht wählen. Diese zeigt eine Folienübersicht und nützliche Steuerelemente.

• Während der Präsentation kann man den Bildschirm durch drücken der Punkt-Taste schwarz stellen. Die Komma-Taste stellt den Bildschirm weiß.

• Man kann während der Präsentation die Folien am Hauptbildschirm verändern (funktioniert nicht in der Präsentationsansicht)


AGENDA

• Überblick





Stehen Sie sicher beim Vortrag, trippeln und tippeln Sie nicht.

Tipps zur Bewegung auf dem Podium


• Stehen Sie sicher auf beiden Füßen.

• Wippen sie nicht hin und her, trippeln Sie nicht.

• Wenn Sie den Platz wechseln, gehen Sie bewusst an eine andere Stelle und bleiben Sie dort wieder stehen. Wandern Sie nicht hin und her.

• Achten Sie auf Ihre Körpersprache: stehen Sie aufrecht, strahlen Sie Selbstbewusstsein aus.

Auch einfache Dinge wie Reden, Zeigen und Gehen wollen geübt sein.

Tipps zum Vortrag


• Gestik findet oberhalb der Gürtellinie statt.

• Deuten Sie, nutzen Sie Zeigestöcke, nutzen Sie Hilfsmittel des Präsentations-programms. Laserpointer wirken unruhig und sind nur zweite Wahl.

• Halten Sie Blickkontakt zum Publikum.

• Sprechen Sie immer in Richtung des Publikums. Wenn Sie auf etwas zeigen wollen:

drehen, gehen, zeigen, drehen, reden.

Sprechen Sie frei!

Hinweise zur freien Rede


• Freie Rede nimmt die Zuhörer mit, „Vorlesungen“ schläfern ein.

– Nicht einfach die Bulletpoints vorlesen

– Auch kein vorgefertigtes Skript/Notizen vorlesen.

• Bereiten Sie ggf. Handzettel mit Stichworten für sich vor.

• Niemand wird merken, wenn Sie etwas nicht gesagt haben.

• Sie können den Anfang und den Schluss eines Vortrags auswendig lernen. Das gibt Sicherheit.

Sprechen Sie in einfachen Worten, sprechen Sie plastisch.

Tipps zur Sprache


Tipps

• Nutzen Sie ein einfaches Vokabular und einfache, klare Sätze.

• Machen Sie Pausen, damit Zuhörer Folien lesen und Diagramme

aufnehmen können.

• Erklären Sie immer erst, was auf einem Diagramm grundsätzlich

dargestellt ist, bevor sie den eigentlichen Inhalt des Diagramms

nahebringen.

• Wiederholen Sie immer wieder den roten Faden der Präsentation.

• Wiederholen Sie immer wieder die Essenz Ihres Vortrags.

Nervosität ist da, man muss damit umgehen können.

Tipps zum Umgang mit der Nervosität


• Nervosität ist oft einfach da. Positiv gesehen hilft sie, uns zu konzentrieren.

• Nervosität wird in der Regel vom Publikum gar nicht wahrgenommen.

• Nervosität ist oft auch eine Sache der Gewöhnung. Nervosität bessert sich durch Üben.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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