PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT · PDF fileOptimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie Investition in die richtigen Themen ... Projekt Portfolio Management

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PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT

Projektportfolio-Management – PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze

1Projektportfolio-Management

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Inhalt.

Trends und Herausforderungen

Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs

Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?

Warum ist das Thema wichtig?

Projektportfolio-Management – Benefits

Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements

Relevante Standards und Rahmenwerke

Anhang


Trends und Herausforderungen


Trends & Herausforderungen.Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.

Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie

Investition in die richtigen Themen

Terminierung schwacher Projekte

An den richtigen Projekten arbeiten

Vermeidung von Projekt-Redundanzen

Optimale Ressourcenallokation

Steigerung der Einspareffekte

Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften

Kürzere Lebenszyklen Hochdynamische Umfelder Fusion, Übernahme, etc.

Kürzere Reaktionszeiten

Bedarfe Markt & Kunden Richtige Leistungen zum

richtigen Zeitpunkt Kundenerwartung bzgl.

attraktiver Preise

Sinkende Budgets Knappe Mitarbeiter-

kapazitäten

Inhaltliche Interdependenzen Gemeinsame personelle &

finanzielle Ressourcen Risiken Unzureichende Transparenz

Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und KostensenkungOptimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios

Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen

ProjektPortfolio

Management


Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.

Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität BerlinBefragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolioslag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten

Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch

Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab

Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform

32 % beklagen Doppelarbeiten

Aber…

45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-Managements auf den Geschäftserfolg


Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM


Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.

A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped together to facilitate effective management of work to meet strategic business objectives.

The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or directly related.

These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured, ranked, and prioritized.

Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI

Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.


Projektportfolio-Management im Kontext.Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.


Warum ist das Thema wichtig? Jede Organisation hat ein Portfolio.

Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht

bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.


Benefits


Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.

Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.

Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%

Kostenreduktion je Projekt um 37%

Verringerung redundanter Projekte um 78%

Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%

Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%


Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).Nutzen von Projektportfolio-Management.

Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie

Investition in die richtigen Themen

Terminierung schwacher Projekte

An den richtigen Projekten arbeiten

Vermeidung von Projekt-Redundanzen

Optimale Ressourcenallokation

Steigerung der Einspareffekte


Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements


Projektportfolio-Management – KernbestandteileProzesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM.

Prozesse

Methoden

Tools

Project Portfolio

Management

Org. Strategy & Objectives

(IT) – DemandAssessment

(IT) – DemandPrioritization &

Selection

(IT)–Programm& Project

Management

ResourceManagement

(IT) –Governance

SCORING MODEL Evaluation

List of Criteria % Weight Low Mediu

m High Score Total

Business Case - Return on Invest 20 0 5 10 10 2Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2Time needed 10 0 5 10 5 0,5External Support needed 10 0 5 10 5 0,5Probabality of Success 10 0 5 10 10 1Budget needed 5 0 5 10 0 0Time needed 5 0 5 10 5 0,25Availability of skilled staff 5 0 5 10 5 0,25Risks 10 0 5 10 5 0,5Legal/Regulatory obligation / Compliance 5 0 5 10 10 0,5

TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5

Ideen, Projektvorschläge(Strategiekonform)

Auswahl & Verdichtung

Abstimmung & Koordinierung

GATE

Meilensteine

Anreize für erfolgr. Projektabschluss

z.B. Clarity, CA


Kernbestandteil Prozesse (1/2). Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen.

Project Portfolio

Management

Org. Strategy & Objectives

DemandAssessment

DemandPrioritization &

Selection

Programm& Project

Management

ResourceManagement

Governance


Kernbestandteil Prozesse(2/2).

Strategie /Ziel-

setzungen

Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung

Werthaltige Programme & Projekte

Identifi-kation

Kategori-sierung

Umsetzung

Autori-sierung

Priori-sierung

Aus-balan-

cierung

Evalu-ierung Selektion Strategic

Change

Monitoring&

Steuerung

Per-formanceReview

Strategie & Zielsetzungen Projekte/Ideen-Inventar Balancierungs-Kriterien Rollen, Skills, Team

Identifikation von Projekten & Ideen

Kriterien für das Aus-balancieren festlegen Business (Strat. Ausricht.) Risiken Finanzen (ROI, NPV,…) Markt weitere

Rollen, Aufgaben, Skills &Verantwortlichkeiten Sponsor Portfolio Mgmnt. Team

Aktiv

itäte

nEr

gebn

isse

Zusammenstellung der Nutzenversprechen und Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions) Bewertung jedes einzelnen Projekts Validierung und Auswahl der Projekte Einordnung der Projekte zu Kategorien Obligatorisch Businesskritisch Hohe, mittlere, niedrige Priorität Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen

Ranking-Modells Ressourcenkapazitätsanalyse Planung und Allokation von BudgetsBudgetinduzierte Streichung von Projekten Ausbalancieren des Portfolios

Wertbeiträge, Business Cases Geklärte Ressourcenkapazitäten Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte Allokierte Budgets (Strategic Buckets)

Veränderungsmanagement

Autorisierung und Freigabe von Projekten

Ressourcenzu-weisung und Freigabe

Festlegung der Portfolio-Meilen-steine und desAktivitätenablaufs

KommunikationEntscheidungen

Genehm. Projekte Ressourcen sind

verfügbar Meilensteine

Performance Metriken Entwicklung der Nutzenschöpfung Portfolioveränderungen Portfolio-Status

Management und Steuerungder Ressourcen und Portfolioaktivitäten

Monatliches Review der Port-folio-Performance durch Port-foliomanager

Reporting der Portfolio-Performance anhand definierter Metriken an das Management

Berücksichtigung von operativenund strategischen Änderungen


Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.Anspruch und Praxiswirklichkeit.

Der Idealfall Die Praxis

?

GATE

Projektideen werdennicht identifiziert

Ideen, Projektvorschläge(Strategiekonform)

Auswahl & Verdichtung

Abstimmung & Koordinierung

GATE Meilensteine

Anreize für erfolgr. Projektabschluss

Auswahl-entscheidungennicht transparent

Offizielle Entscheidungs-wege werden verlassen

Abhängigkeiten & Synergienwerden nicht erkannt

Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin

Projekte werden gestoppt,Ressourcen freigesetzt

U-BootProjekte


Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.

CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement, Demand-Management, etc.

Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management, Global Standard, 2nd Edition, PMI

PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement

OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegradeeiner Organisation bzgl. Programm-/Projekt- und Projektportfolio-Management


Gotscharek & Company – Kontakt.

Wolfgang Gotscharek

Gotscharek & Company GmbH

Begonienweg 1

D-63456 Hanau

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