Publications Office of the European Union€¦ · Web viewDie Erstellung einer Grafik/eines Schaubilds zur Ergänzung einer Einführung wird wie die Aktualisierung einer Zusammenfassung

ÖFFENTLICHE AUSSCHREIBUNGNr. 10389

Redaktionelle, grafische und technische Unterstützung für die Gestaltung, Erstellung, Übersetzung und Pflege der Sammlung an Zusammenfassungen

der EU-Gesetzgebung

LASTENHEFT

Ausschreibung Nr. 10389 1/100

INHALTSVERZEICHNIS

1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG...........................................................................................4

1.1. PRÄSENTATION DES AMTES FÜR VERÖFFENTLICHUNGEN.................................................................................41.2. ART DES VERTRAGS..........................................................................................................................................51.3. GEGENSTAND UND HINTERGRUND DES VERTRAGS...........................................................................................51.4. ZEITPUNKT DER VERTRAGSUNTERZEICHNUNG UND LAUFZEIT.........................................................................51.5. PREISE................................................................................................................................................................51.6. ZAHLUNGSMODALITÄTEN..................................................................................................................................61.7. SICHERHEITSLEISTUNGEN – ENTFÄLLT.............................................................................................................61.8. AUSFÜHRUNGSORT............................................................................................................................................61.9. ALLGEMEINE BEDINGUNGEN FÜR DIE EINREICHUNG EINES ANGEBOTS...........................................................61.10. BESICHTIGUNG DER GESCHÄFTSRÄUME............................................................................................................71.11. DATUM UND ORT DER ANGEBOTSÖFFNUNG.....................................................................................................7

2. DAS ANGEBOT UND SEINE BEWERTUNG.....................................................................................................8

2.1. BEWERTUNGSVERFAHREN UND AUFTRAGSVERGABE........................................................................................82.2. AUFMACHUNG UND INHALT DES ANGEBOTS.....................................................................................................82.3. AUFBAU DES ANGEBOTS...................................................................................................................................92.4. ABSCHNITT 1: VERWALTUNGSTECHNISCHE ANGABEN......................................................................................92.5. ABSCHNITT 2: AUSSCHLUSSKRITERIEN...........................................................................................................11

2.5.1. Unterlagen zu den Ausschlusskriterien......................................................................................................112.5.2. Zum Ausschluss vom Verfahren führende Fälle.........................................................................................122.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen....................................................................................12

2.6. ABSCHNITT 3: AUSWAHLKRITERIEN................................................................................................................132.6.1. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters..................................................................13

2.6.1.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen und finanziellen und Leistungsfähigkeit...................132.6.1.2. Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit................................................................14

2.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters..........................................................................142.6.2.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters................142.6.2.2. Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit.........................................................................15

2.7. ZUSCHLAGSKRITERIEN.....................................................................................................................................152.8. ABSCHNITT 4: ZUSCHLAGSKRITERIEN – TECHNISCHES ANGEBOT..................................................................16

2.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien...................................................162.8.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien..........................................................................................16

2.9. ABSCHNITT 5: ZUSCHLAGSKRITERIEN – PREISANGEBOT.................................................................................192.9.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien...................................................192.9.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien..........................................................................................20

2.10. ABSCHNITT 5: ZUSCHLAGSKRITERIEN – ABSCHLIEẞENDE BEWERTUNG.........................................................202.11. UNTERRICHTUNG DER BIETER.........................................................................................................................202.12. AUFTRAGSVERGABE........................................................................................................................................21

3. GEMEINSAMES ANGEBOT, VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN SUBUNTERNEHMER ODER FREELANCER....................................................................................................22

3.1. EINREICHUNG EINES ANGEBOTS IN ZUSAMMENARBEIT MIT ANDEREN FIRMEN.............................................223.1.1. Gemeinsames Angebot................................................................................................................................223.1.2. Unteraufträge an Subunternehmer und Freelancer...................................................................................23

3.2. VORZULEGENDE UNTERLAGEN – GEMEINSAMES ANGEBOT...........................................................................233.3. VORZULEGENDE UNTERLAGEN – VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN SUBUNTERNEHMER UND FREELANCER..................................................................................................................................................................243.4. BEWERTUNG DER ANGEBOTE IM FALL VON GEMEINSAMEN ANGEBOTEN ODER BEI VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN SUBUNTERNEHMER/FREELANCER.............................................................................................26

3.4.1. Ausschlusskriterien.....................................................................................................................................263.4.2. Auswahlkriterien.........................................................................................................................................263.4.3. Vergabekriterien.........................................................................................................................................26

4. TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN.................................................................................................................27


4.1. HINTERGRUND.................................................................................................................................................274.2. DEFINITIONEN..................................................................................................................................................284.3. ÜBERSICHT ÜBER DIE ZU ERBRINGENDEN DIENSTLEISTUNGEN.......................................................................294.4. AKTEURE UND AUFGABEN..............................................................................................................................314.5. ART DER GEWÜNSCHTEN LEISTUNGEN............................................................................................................31

4.5.1. Anlaufphase................................................................................................................................................314.5.2. Produktionsaufgaben..................................................................................................................................32

4.5.2.1. Überwachung der Entwicklung in EU-Recht und -Politik.................................................................................324.5.2.2. Anforderungen an die zu erbringenden Dienstleistungen..................................................................................334.5.2.3. Ausarbeitung einer neuen Zusammenfassung....................................................................................................344.5.2.4. Neufassung einer Zusammenfassung..................................................................................................................354.5.2.5. Aktualisierung einer Zusammenfassung.............................................................................................................364.5.2.6. Korrekturen.........................................................................................................................................................364.5.2.7. Inhaltliche Pflege der Einführungen...................................................................................................................374.5.2.8. Pflege des Glossars............................................................................................................................................384.5.2.9. Übersetzungen....................................................................................................................................................38

4.5.2.9.1. Revisionen von Übersetzungen.....................................................................................................................404.5.2.10. Prüfung der Links...............................................................................................................................................404.5.2.11. Metadaten...........................................................................................................................................................40

4.6. ARBEITSABLÄUFE............................................................................................................................................424.6.1. Monatliche Arbeitsblätter...........................................................................................................................424.6.2. Ad-hoc-Arbeitsblätter.................................................................................................................................434.6.3. Produktionskontrollen................................................................................................................................43

4.6.3.1. Inhaltliche Kontrolle...........................................................................................................................................444.6.3.2. Sprachliche Kontrolle durch die Generaldirektion Übersetzung der Kommission............................................444.6.3.3. Sprachliche Kontrolle durch die Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen.............................................444.6.3.4. Verzögerung oder Ausfall der inhaltlichen oder sprachlichen Kontrolle...........................................................45

4.6.4. Interne Kontrolle durch den Auftragnehmer..............................................................................................454.6.5. Endgültige Auslieferung an das Amt für Veröffentlichungen.....................................................................454.6.6. Endgültige Abnahme durch das Amt für Veröffentlichungen.....................................................................464.6.7. Neulieferungen...........................................................................................................................................474.6.8. Fristen für Endlieferungen.........................................................................................................................47

4.6.8.1. Vorrangige Leistungen.......................................................................................................................................484.6.8.2. Dringliche Leistungen........................................................................................................................................48

4.6.9. Nichteinhaltung von Fristen.......................................................................................................................494.6.10. Projektmanagement...............................................................................................................................49

4.6.10.1. Teilnahme an Sitzungen mit dem Amt für Veröffentlichungen und Follow-up................................................504.6.10.2. Arbeitsprogramm................................................................................................................................................504.6.10.3. Tätigkeitsbericht.................................................................................................................................................524.6.10.4. Vorabrechnung...................................................................................................................................................534.6.10.5. Teilnahme an den Sitzungen des Redaktionsausschusses oder anderer Arbeitsgruppen...................................544.6.10.6. Auftragsvergabe.................................................................................................................................................544.6.10.7. Rechnungstellung...............................................................................................................................................54

4.6.11. Zusätzliche Leistungen..........................................................................................................................554.7. PRAKTISCHE MODALITÄTEN..................................................................................................................55

4.7.1. Erforderliches Team...................................................................................................................................554.7.2. Kontakte zwischen dem Amt für Veröffentlichungen und dem Auftragnehmer..........................................564.7.3. Helpdesk.....................................................................................................................................................564.7.4. Verbreitung.................................................................................................................................................574.7.5. Urheberrecht..............................................................................................................................................57

5. ANHÄNGE..............................................................................................................................................................58

ANHANG 1 PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT.........................................................................................59ANHANG 2A FORMULAR „FINANZANGABEN“.............................................................................................................60ANHANG 2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“...............................................................................................................61ANHANG 2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT................................................................................................................62ANHANG 2D MUSTER DER GARANTIE........................................................................................................................66ANHANG 3 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“...................................................................................................70ANHANG 4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAME ANGEBOTE SOWIE FÜR DIE VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN

SUBUNTERNEHMER UND FREELANCER..................................................................................................72ANHANG 5 LISTE DER UNTERLAGEN........................................................................................................................75ANHANG 6 ERKLÄRUNG ÜBER DIE ZUM AUSSCHLUSS VOM VERFAHREN FÜHRENDEN FÄLLE................................78ANHANG 7 FRAGEBOGEN ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN..........................................................................................80ANHANG 8 FRAGEBOGEN „TECHNISCHE ANGABEN IM ZUSAMMENHANG MIT DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN“..........88



1. Allgemeine Angaben zur Ausschreibung

1. ALLGEMEINE ANGABEN ZUR AUSSCHREIBUNG

Das vorliegende Lastenheft wurde im Anschluss an die Veröffentlichung einer Bekanntmachung im ABl. S erstellt.

Die Ausschreibung wird vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union veröffentlicht, das den Vertrag unterzeichnen und seine Ausführung überwachen wird.

1.1. Präsentation des Amtes für Veröffentlichungen

Das Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Union („Amt für Veröffentlichungen“), 2, rue Mercier, L-2985 Luxemburg, ist das Verlagshaus der europäischen Institutionen im weitesten Sinne. Seine Aufgaben sind Herstellung und Vertrieb sämtlicher Veröffentlichungen der Europäischen Union in allen Medien. Das Amt, dessen Aufbau und Arbeitsweise auf dem Beschluss 2009/496/EG, Euratom (Amtsblatt der Europäischen Union L 168 vom 30.6.2009, S. 41-47) in seiner geänderten Fassung beruhen, wird von einem Direktorium verwaltet, in dem jede Institution durch ihren Generalsekretär vertreten ist. Verwaltungstechnisch ist das Amt an die Europäische Kommission gebunden. Weitere Informationen sind auf folgender Webseite des Amtes verfügbar: http://publications.europa.eu.

Als Verlagshaus ist das Amt verpflichtet, seinen Auftraggebern, den Autorendiensten der Organe und anderen Einrichtungen der Europäischen Union, sowie seinen Kunden, den Bürgern der Europäischen Union und Interessenten aus anderen Teilen der Welt, qualitativ hochwertige Leistungen anzubieten. Im Bereich der neuen Technologien muss es innerhalb des Verlagsgewerbes eine Vorreiterrolle übernehmen.

Der Vertrag über die Europäische Union schreibt die Veröffentlichung bestimmter Titel vor; dazu gehören u. a. das Amtsblatt der Europäischen Union und der Gesamtbericht über die Tätigkeit der Europäischen Union.

Nützliche Websites

Amt für Veröffentlichungen http://publications.europa.euEU Bookshop: Di Online Buchhandlung der EU http://bookshop.europa.euEUROVOC: Mehrsprachiger Thesaurus http://eurovoc.europa.euCORDIS: Forschungs- und Entwicklungsinformationsdienst der Gemeinschaft

http://cordis.europa.eu

EUR-LEX: Portal für den Zugang zum EU Recht http://eur-lex.europa.euWHOISWHO: Interinstitutionelles Verzeichnis der Europäischen Union

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

TED: Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union

http://ted.europa.eu

SIMAP:EU-Informationen für die öfentliche Auftragsvergabe

http://simap.europa.eu

Weitere nützliche Links http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

http://europa.eu/geninfo/info/index_en.htm

http://simap.europa.eu/

http://ted.europa.eu/

http://europa.eu/whoiswho/whoiswho.html

http://eur-lex.europa.eu/

http://cordis.europa.eu/

http://eurovoc.europa.eu/

http://bookshop.europa.eu/

http://publications.europa.eu/

http://publications.europa.eu/


1.2. Art des Vertrags

Es handelt sich um einen Rahmendienstleistungsvertrag mit dem Titel: Redaktionelle, grafische und technische Unterstützung für die Gestaltung, Erstellung, Übersetzung und Pflege der Sammlung an Zusammenfassungen der EU-Gesetzgebung.

Da die genauen Durchführungsbedingungen, der Auftragsumfang und/oder die Liefer- bzw. Ausführungstermine nicht im Voraus festgelegt werden können, plant die Europäische Kommission („Kommission“) den Abschluss eines Rahmenvertrags, in dem die grundlegenden Bedingungen für eine Reihe von Auftragsscheinen festgelegt werden, die während seiner Laufzeit ausgestellt bzw. abgeschlossen werden. Aus Rahmenverträgen entstehen der Kommission keine unmittelbaren Verpflichtungen; bindend für die Kommission sind ausschließlich die zur Vertragsdurchführung ausgestellten Auftragsscheine.

Der Vertrag hat einen geschätzten Umfang von 5 600 000 EUR über einen Zeitraum von maximal 4 Jahren.

1.3. Gegenstand und Hintergrund des Vertrags

Der Vertrag dient der Verpflichtung eines externen Auftragnehmers zur Unterstützung bei Entwurfs-, Aktualisierungs-, Neufassungs-, Übersetzungs- und allgemeinen Pflegeaufgaben im Zusammenhang mit der Sammlung an Zusammenfassungen der EU-Gesetzgebung. Zur Ausführung dieser Aufgaben überwacht der Auftragnehmer ständig die Entwicklung des EU-Rechts und der EU-Politik sowie der Auslegung des EU-Rechts durch den Gerichtshof der EU. Die Sammlung wird über EUR-Lex, das Webportal für den Zugang zum EU-Recht, verbreitet.Nähere Einzelheiten über die zu erbringenden Leistungen sind Teil 4 (Technische Spezifikationen) zu entnehmen.

1.4. Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung und Laufzeit

Die Vertragsunterzeichnung ist für Ende November 2012 vorgesehen.

Der Vertrag tritt am Tag seiner Unterzeichnung durch die letzte Partei in Kraft. Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 12 Monate. Zur Möglichkeit einer Vertragsverlängerung siehe Artikel I.2.5 des Vertragsentwurfs.

1.5. Preise

· Die Preise müssen alle Kosten beinhalten und sind in Euro anzugeben. Der von Bietern aus Ländern außerhalb der Eurozone angebotene Preis kann nicht an etwaige Veränderungen des Wechselkurses angepasst werden;

· Die Preise müssen Festpreise sein und dürfen nicht geändert werden. Preisanpassungen sind nur gemäß Artikel I.3 des Vertrags zulässig. Bitte beachten Sie, dass der Antrag auf Preisanpassung zwingend spätestens 3 (drei) Monate vor dem Jahrestag des Inkrafttretens des Vertrags eingereicht werden muss. Im Falle eines begründeten und rechtzeitig einreichten Antrags auf Preisanpassung gelten die neuen Preise ab dem Jahrestag des Inkrafttretens des


Vertrags. Die Preisanpassung wird mit ebensoviel Dezimalstellen berechnet wie in der ursprünglichen Preisaufstellung vorgesehen war; siehe dazu Ziffer 2.9.1.

Nähere Angaben zur Gestaltung des Preisangebots in der Preisaufstellung und im Musterangebot sind Ziffer 2.9.1 zu entnehmen.

1.6. Zahlungsmodalitäten

Die Zahlungen erfolgen gemäß Artikel 1.4 des Entwurfs des Dienstleistungsvertrags. Für Erstellungstätigkeiten erfolgen die Zahlungen monatlich auf Vorlage einer Rechnung, der die Annahme des entsprechenden Tätigkeitsberichts und der Vorabrechnung beiliegen muss. Die Anlaufphase und zusätzliche Leistungen können nach Abschluss der entsprechenden Arbeiten in Rechnung gestellt werden; der Rechnung müssen die Annahme des entsprechenden Tätigkeitsberichts und der Vorabrechnung beiliegen.

1.7. Sicherheitsleistungen – Entfällt

1.8. Ausführungsort

Ausführungsort ist der übliche Arbeitsort des Auftragnehmers oder jeder andere im Angebot angegebene Ort, mit Ausnahme der Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen. Sitzungen zwischen dem Auftragnehmer und dem Amt für Veröffentlichungen dürfen jedoch in den Räumen des Amtes stattfinden.

1.9. Allgemeine Bedingungen für die Einreichung eines Angebots

Die Teilnahme an der Ausschreibung steht sämtlichen natürlichen und juristischen Personen aus dem Geltungsbereich der Verträge sowie sämtlichen natürlichen und juristischen Personen aus Drittstaaten, die mit der Europäischen Union ein besonderes Abkommen über öffentliche Ausschreibungen abgeschlossen haben, zu den Bedingungen dieses Abkommens offen.

Mit dem Angebot erkennt der Bieter alle in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, im Lastenheft (einschließlich der Anhänge) und im Vertragsentwurf enthaltenen Bestimmungen an und verzichtet auf seine eigenen Geschäftsbedingungen. Mit der Einreichung eines Angebots ist der Bieter, wenn er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags durch sein Angebot gebunden.

Nach Annahme des Angebots durch das Amt für Veröffentlichungen geht es in dessen Eigentum über und wird von ihm vertraulich behandelt.

Das Amt für Veröffentlichungen erstattet keine Ausgaben, die bei der Erstellung und Einreichung des Angebots entstehen.

Das Protokoll über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union oder gegebenenfalls das Wiener Übereinkommen vom 24. April 1963 über konsularische Beziehungen finden auf diese Ausschreibung Anwendung.


1.10. Besichtigung der Geschäftsräume

Entfällt.

1.11. Datum und Ort der Angebotsöffnung

Die Angebotsöffnung findet am 17.10.2012 um 10:00 Uhr (Ortszeit Luxemburg – MEZ/MESZ) an folgender Anschrift statt:

Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union

2, rue Mercier2985 LuxemburgLUXEMBURG

Ein bevollmächtigter Vertreter jedes Bieters darf bei der Öffnung der Angebote anwesend sein. Unternehmen, die bei der Öffnung vertreten sein wollen, müssen mindestens 24 Stunden im Voraus eine entsprechende Mitteilung per Fax oder E-Mail (Fax-Nr. bzw. E-Mail-Adresse siehe unten) übermitteln. Die Mitteilung muss von einem dazu befugten Vertreter des Bieters unterzeichnet sein und den Namen der Person, die bei der Öffnung in Vertretung des Bieters anwesend sein soll, enthalten.

FAX +352 2929-42672

E-MAIL: [email protected]

2. Das Angebot und seine Bewertung

2. DAS ANGEBOT UND SEINE BEWERTUNG

2.1. Bewertungsverfahren und Auftragsvergabe

Die Bewertung der Bieter und ihrer Angebote erfolgt in 3 Stufen:

Die einzelnen Stufen laufen wie folgt ab:

· In der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilzunehmen und ggf. den Zuschlag zu erhalten.

· In der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit derjenigen Bieter überprüft, die den Anforderungen der ersten Stufe genügen.

· In der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote geprüft, die den Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen.

Das Bewertungsverfahren endet gegebenenfalls mit der Vergabe des Auftrags.

Die Bewertung erfolgt anhand der Angebote. Im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, innerhalb der in der entsprechenden Aufforderung festgelegten Frist zusätzliche Auskünfte zur Klärung oder Überprüfung des Angebots anzufordern. Alle Angaben werden nach Maßgabe der in diesem Abschnitt dargelegten Kriterien bewertet.

Es wird darauf hingewiesen, dass das Amt für Veröffentlichungen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien nur in Fällen, in denen Klärungsbedarf besteht oder offensichtliche sachliche Fehler zu berichtigen sind, mit den Bietern Kontakt aufnehmen kann. Diese Kontaktaufnahme darf nur zur Klärung von bereits im Angebot genannten Punkten führen; eine Änderung der Angebotsbedingungen ist nicht zulässig. Nur die Angebote, die die Erfordernisse einer Bewertungsstufe erfüllen, werden auf der nächsten Stufe berücksichtigt.

2.2. Aufmachung und Inhalt des Angebots

Die Angebote müssen präzise und knapp abgefasst werden. Die Seiten sind zu binden, zu heften oder auf sonstige Weise miteinander zu verbinden. Der Bieter hat eine vollständige Liste (Anhang 5) vorzulegen, in der er angibt, an welcher Stelle im Angebot die einzelnen Dokumente zu finden sind. Besteht das Angebot aus mehreren Teilen, so wird empfohlen, für jeden Teil ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Da der Bieter nach dem Inhalt seines schriftlichen Angebots beurteilt wird, muss aus diesem klar ersichtlich werden, dass er in der Lage ist, die Anforderungen des Lastenheftes zu erfüllen.

Der Aufforderung zur Angebotsabgabe ist zu entnehmen, welche allgemeinen Anforderungen gelten und wie das Angebot vorzulegen ist.

Bitte beachten Sie, dass das Angebot von einer Person/von Personen, die befugt ist/sind, den Wirtschaftsteilnehmer gemäß den Bestimmungen seiner Satzung und/oder dem Auszug aus dem Handelsregister zu vertreten, oder von einer Person/von Personen, die eine entsprechende Vollmacht von einer in diesen Dokumenten genannten Person erhalten hat/haben, unterzeichnet werden muss. Die Dokumente, aus denen hervorgeht, dass diese Person befugt ist, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, sind gemäß den Bestimmungen von Ziffer 2.4 vorzulegen.


Die gleiche Regelung gilt für die Person/Personen, die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen ist/sind.

Wichtiger Hinweis: Jede von einem oder mehreren am Angebot beteiligten Rechtsträgern zu verantwortende vollständige oder teilweise Auslassung von Angaben kann dazu führen, dass das Amt für Veröffentlichungen das Angebot vom Verfahren ausschließt.

2.3. Aufbau des Angebots

Jedes Angebot muss aus fünf Abschnitten bestehen:

Abschnitt 1: verwaltungstechnische Angaben

Abschnitt 2: Ausschlusskriterien

Abschnitt 3: Auswahlkriterien

Abschnitt 4: Zuschlagskriterien – technisches Angebot

Abschnitt 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

Die Abschnitte 1 bis 4 einerseits und Abschnitt 5 andererseits sind in zwei getrennte versiegelte Umschlägen einzulegen; diese sind zusammen in doppelten versiegelten Umschlägen gemäß den Angaben in der Aufforderung zur Angebotsabgabe einzureichen. Auf jedem inneren Umschlag ist deutlich der Inhalt („technisches Angebot“ bzw. „Preisangebot“) zu vermerken.

Bitte beachten Sie, dass alle Unterlagen auf Papier in dreifacher Ausfertigung (Original und Kopien), wenn möglich auf beidseitig bedrucktem Papier, vorliegen müssen. CDs/DVDs oder ähnliche Medien, die Teil des Angebots sind, sind ebenfalls in drei Exemplaren zu liefern.

Zu Abschnitt 4 ist von den Bietern zusätzlich eine CD/DVD oder ein ähnliches Medium in einem Format mit Suchmöglichkeit beizulegen, das das technische Angebot enthält. Bei Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Datei ist die Papierfassung maßgeblich.

2.4. Abschnitt 1: verwaltungstechnische Angaben

In Abschnitt 1 hat der Bieter Folgendes vorzulegen:

· ein ordnungsgemäß unterzeichnetes Begleitschreiben, aus dem Name, Anschrift, Faxnummer und E-Mail-Adresse der für die Vorlage des Angebots zuständigen Kontaktperson hervorgehen.

· das ausgefüllte Formular „Angaben zum Bieter“ (Anhang 3) mit folgenden Informationen:

· Name des Bieters und/oder Name seiner Firma;

· klare Beschreibung der Rechtsform des Bieters;

· Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bieters;

· Anschrift des Firmensitzes und gegebenenfalls Website;

· Namen der rechtlichen Vertreter (Geschäftsführer usw.) des Bieters, die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten sowie zur Unterzeichnung des Angebots befugt sind;

· Angaben zur Bankverbindung;


· Name, Anschrift, Telefon- und Faxnummern und E-Mail-Adresse der für administrative und technische Fragen zuständigen Kontaktpersonen;

· unterzeichnete Erklärung über die Gültigkeit des Angebots.

· das von einem bevollmächtigten Vertreter des Bieters ausgefüllte und unterzeichnete, mit dem Stempel der Bank versehene und von einem Vertreter der Bank unterzeichnete Formular „Finanzangaben“. Falls die Kopie eines vor kurzem erstellten Kontoauszugs beigefügt wird, sind der Stempel der Bank und die Unterschrift des Vertreters der Bank nicht erforderlich. Ein Musterformular findet sich in Anhang 2A, und ein spezifisches Formular für jeden Mitgliedstaat kann unter folgender Internet-Adresse abgerufen werden:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_de.cfm

· das Formular „Rechtsträger“, das von einem zur Vertretung gegenüber Dritten bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnet werden muss. Dieses Formular gibt es für natürliche Personen, juristische Personen und öffentlich-rechtliche Einrichtungen. Ein Muster findet sich in Anhang 2B. Es kann in allen Sprachen der EU-Mitgliedstaaten unter folgender Adresse abgerufen werden:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_de.cfm

Als Nachweis für die Richtigkeit der verwaltungstechnischen Angaben hat der Bieter dem Formular „Rechtsträger“ folgende Unterlagen beizufügen:

Für juristische Personen:

· einen Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

· wenn in diesem Dokument die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist: eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist;

· eine lesbare Kopie der Bevollmächtigung der Personen, die berechtigt sind, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten und in Rechtsgeschäften zu vertreten, wenn diese nicht in den oben genannten Unterlagen enthalten ist, oder eine Kopie der Bekanntmachung einer solchen Bevollmächtigung, sofern die für die Rechtspersonen geltenden Gesetze eine solche Veröffentlichung vorschreiben. Vorlage der Gründungsurkunde des Rechtsträgers und/oder einer Kopie der Satzung, falls diese Unterlagen zum Nachweis der Vertretungsbevollmächtigung erforderlich sind. Falls die Personen, die das Angebot unterschreiben, bzw. die zur Unterzeichnung des Vertrags vorgesehene Person durch eine Vollmacht der oben genannten Personen bevollmächtigt sind, den Wirtschaftsteilnehmer zu vertreten, Vorlage dieser Vollmacht;

Für natürliche Personen:

· eine lesbare Kopie ihres Personalausweises oder Passes;




· gegebenenfalls einen Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister, wie sie im Land des Geschäftssitzes vorgeschrieben ist, oder ein sonstiges amtliches Dokument, in dem diese Nummer vermerkt ist;

· wenn in diesen Dokumenten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht vermerkt ist, eine Kopie eines Dokuments, aus dem hervorgeht, dass der Bieter umsatzsteuerpflichtig ist.

Für öffentlich-rechtliche Einrichtungen:

· eine Kopie der Entschließung, des Erlasses, des Gesetzes oder des Beschlusses zur Gründung der Einrichtung oder ersatzweise ein anderes amtliches Dokument, das die Gründung der Einrichtung belegt;

· Namen und Funktionen der rechtlichen Vertreter des Bieters (Geschäftsführer usw.), die zur Vertragsunterzeichnung mit Dritten bevollmächtigt sind (obligatorische Vorlage einer Kopie der Bevollmächtigung dieser Personen);

· falls die öffentlich-rechtliche Einrichtung im Formular „Rechtsträger“ eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben hat, ein offizielles Dokument, aus dem diese hervorgeht;

2.5. Abschnitt 2: Ausschlusskriterien

2.5.1. Unterlagen zu den Ausschlusskriterien

In Abschnitt 2 müssen die Bieter die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) sowie folgende Bescheinigungen oder Unterlagen vorlegen:

· Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument als Beweis dafür, dass die unter Ziffer 2.5.2 Buchstabe a, b oder e aufgeführten Fälle nicht auf den Bieter zutreffen, oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungslandes des Bieters oder des Landes, in dem er ansässig ist, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind;

· eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist, oder ein gleichwertiges Dokument;

· eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass der Bieter seiner Pflicht zur Entrichtung von Steuern oder sonstigen Abgaben nachgekommen ist, oder ein gleichwertiges Dokument.

Wird eine solche Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so kann sie durch eine eidesstattliche oder, falls das nicht möglich ist, eine feierliche Versicherung ersetzt werden, die der betreffende Bieter vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

2.5.2. Zum Ausschluss vom Verfahren führende Fälle

Vom Auswahl- und Vergabeverfahren auszuschließen sind gemäß Artikel 93 der Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den


Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) in ihrer geänderten Fassung Bieter,

a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden, ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden oder

b) aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, welche ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen, oder

c) im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde, oder

d) ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung, des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung nicht nachgekommen sind oder

e) rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen rechtswidrigen, gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind oder

f) derzeit von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion nach Artikel 96 Absatz 1 der Haushaltsordnung (Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates vom 25.6. 2002 in ihrer geänderten Fassung) betroffen sind.

Gemäß Artikel 94 der Haushaltsordnung werden Bieter zudem von der Auftragsvergabe ausgeschlossen, wenn während des Vergabeverfahrens einer der folgenden Fälle auf sie zutrifft:

g) Sie befinden sich in einem Interessenkonflikt;

h) sie haben im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte falsche Erklärungen abgegeben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt.

Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, die vorgelegten Angaben zu prüfen.

2.5.3. Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen

Die Bieter werden auf Folgendes hingewiesen:

· Nach Artikel 95 der Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates (ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1) in ihrer geänderten Fassung wurde eine zentrale Datenbank eingerichtet, welche von der Kommission im Einklang mit den Regeln der Europäischen Union über den Schutz personenbezogener Daten verwaltet wird. Diese Datenbank enthält Einzelheiten über die Bewerber und die Bieter, die sich in einer der unter Ziffer 2.5.2 genannten Situationen befinden, sowie über die Bewerber und die Bieter, die von den aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen und Finanzhilfen ausgeschlossen wurden.

· Gemäß Artikel 96 der Verordnung Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung (ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1) in ihrer geänderten Fassung kann die Kommission gegenüber Bietern, auf die der unter Ziffer 2.5.2 Buchstabe h genannte Ausschlussfall zutrifft bzw. bei denen im Zusammenhang mit aus dem EU-Haushalt finanzierten Aufträgen eine schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen festgestellt wurde,


nachdem sie zuvor Gelegenheit zur Äußerung erhalten hatten, verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen.

Diese Sanktionen können darin bestehen, dass

a) der betreffende Bieter oder Auftragnehmer für eine Höchstdauer von zehn Jahren von den Aufträgen und Finanzhilfen aus dem EU-Haushalt ausgeschlossen wird;

b) finanzielle Sanktionen gegen den Bieter oder Auftragnehmer bis zur Höhe des Auftragswertes verhängt werden.

Die Sanktionen richten sich nach dem Umfang des Auftrags und der Schwere der Verfehlungen.

Ausführliche Angaben zu diesen Sanktionen sind Artikel 133a der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1065/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften zu entnehmen.

2.6. Abschnitt 3: Auswahlkriterien

Die Auswahl des für die Auftragsvergabe in Frage kommenden Bieters erfolgt auf der Grundlage der Bewertung:

· seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und

· seiner technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit.

Der Bieter kann gegebenenfalls auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen zurückgreifen, unabhängig davon, in welchem rechtlichen Verhältnis er zu diesen Unternehmen steht. In diesem Fall muss er gegenüber dem Auftraggeber nachweisen, dass er über die für die Ausführung des Auftrags notwendigen Mittel verfügt, beispielsweise durch Beibringung einer Erklärung der betreffenden Unternehmen, in der diese sich verpflichten, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.

2.6.1. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit des Bieters

2.6.1.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen und finanziellen und Leistungsfähigkeit

Der erste Teil von Abschnitt 3 muss die Angaben zur finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters enthalten. Der Bieter legt einen Fragebogen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (siehe Anhang 7) vor, dem folgende Belege beizufügen sind:

· Bilanz für die Jahre 2010-2011 (falls 2011 noch nicht vorliegt, 2009-2010),

· Gewinn- und Verlustrechnung für die Jahre 2010-2011 (falls 2011 noch nicht vorliegt, 2009-2010).


2.6.1.2. Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters einschließlich seiner Finanzlage erfolgt auf der Grundlage der oben genannten Dokumente, welche er gemäß Ziffer 2.6.1.1 vorzulegen hat.

In Bezug auf den Mindestumsatz gilt Folgendes: Der Betrag, der dem geschätzten Auftragswert für ein Jahr entspricht, darf 60% des vom Bieter im letzten Geschäftsjahr erzielten Gesamtumsatzes und 60 % seines durchschnittlichen Jahresumsatzes aus den letzten drei Geschäftsjahren nicht übersteigen. Zum geschätzten Auftragsvolumen für vier Jahre siehe Ziffer 1.2.

2.6.2. Technische und fachliche Leistungsfähigkeit des Bieters

2.6.2.1. Unterlagen im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit des Bieters

Zwecks Bewertung seiner technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter folgende Unterlagen vorzulegen:

1. Eine kurze Beschreibung seiner wirtschaftlichen Tätigkeit (maximal 5 Seiten im Format A4, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12) einschließlich der Tätigkeiten im Zusammenhang mit den ausgeschriebenen Leistungen.

Bei einem Konsortium ist eine solche fünfseitige Beschreibung pro Konsortium vorzulegen.

Eine kurze Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit jedes Subunternehmers oder Freelancers im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen ist ebenfalls vorzulegen; hierzu kann pro Subunternehmer/Freelancer eine Seite hinzugefügt werden.

2. Eine Bestätigung, dass Einrichtungen für Videokonferenzen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen.

3. Zu erbringende Übersetzungdienstleistungen: Informationen zu den Übersetzern für Übersetzungen aus dem Englischen und/oder dem Französischen in alle Amtssprachen1 der Europäischen Union.

4. Einen Satz Formulare mit Kenndaten für Projekte/Tätigkeiten (FKPT), siehe Anhang 7. Der Bieter muss mindestens ein und darf höchstens 10 FKPT vorlegen, aus denen hervorgeht, dass er – im Rahmen eines einzigen oder verteilt über mehrere Projekte – die nachfolgend genannten Tätigkeiten für den in Klammern angegebenen Auftragswert ausgeübt hat und somit Fachkenntnisse auf den genannten Gebieten besitzt:

- juristisches Fachwissen sowie eine gründliche Kenntnis des EU-Rechts und der EU-Politik (100 000 EUR);

- journalistische und/oder redaktionelle Dienstleistungen (100 000 EUR);- Fähigkeit zum Bewältigen eines konstanten Arbeitsanfalls mit Einsatz von mindestens

15 Mitarbeitern pro Jahr (750 000 EUR); - Übersetzung in 5 Sprachen (300 000 EUR).

Es werden nur Tätigkeiten aus den letzten 3 (drei) Jahren vor Einreichung des Angebots berücksichtigt.

1 Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch.


Mit der Einreichung eines Angebots erklärt sich der Rechtsträger damit einverstanden, dass das Amt für Veröffentlichungen seine technische Leistungsfähigkeit und, falls erforderlich, seine Untersuchungs- und Forschungsmittel sowie die Maßnahmen zur Qualitätssicherung überprüft.

Die Bieter werden ferner davon in Kenntnis gesetzt, dass sie aufgefordert werden können, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach geltendem nationalem Recht zur Erbringung der Auftragsleistung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister oder eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einer einschlägigen Organisation, ausdrückliche Vollmacht, Eintrag in das Umsatzsteuerregister.

2.6.2.2. Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit

Die Bewertung der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Bieter erfolgt auf der Grundlage ihrer einschlägigen Fachkenntnisse im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen, vor allem unter den Gesichtspunkten Know-how und Erfahrung.

Bedingungen für das Bestehen der Auswahlphase:1. Die wirtschaftliche Tätigkeit des Bieters muss einen Bezug zu den ausgeschriebenen

Leistungen aufweisen.

2. Der Bieter muss bestätigen, dass Einrichtungen für Videokonferenzen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen.

3. Der Bieter muss nachweisen, dass er fähig ist, aus dem Englischen und/oder Französischen in alle Amtssprachen der Europäischen Union zu übersetzen.

4. Damit ein FKPT akzeptiert wird, muss darin nachgewiesen sein, dass der Bieter mindestens eine der vier unter Ziffer 2.6.2.1 beschriebenen Tätigkeiten ausgeführt hat. Bei jeder von ihnen muss der Auftragswert dem in Klammern angegebenen Betrag entsprechen.

2.7. Zuschlagskriterien

Den Zuschlag erhält der Bieter, der das wirtschaftlich günstigste Angebot vorlegt; hierfür gelten die nachfolgenden Kriterien und die Berechnungsmethode gemäß Ziffer 2.10, welche sowohl das technische (Ziffer 2.8) als auch das Preisangebot (Ziffer 2.9) berücksichtigen.

Die Zuschlagskriterien sollen es ermöglichen, eine Auswahl zwischen den Angeboten derjenigen Bieter zu treffen, auf die keiner der Ausschlussfälle zutrifft und die sämtliche Auswahlkriterien erfüllen.

2.8. Abschnitt 4: Zuschlagskriterien – Technisches Angebot

2.8.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den technischen Zuschlagskriterien

Dieser Teil muss Angaben enthalten, die die Vorzüge des Angebots ersichtlich machen und so die Bewertung der technischen Zuschlagskriterien ermöglichen. Hierfür muss der Bieter sämtliche Teile des Fragebogens in Anhang 8 ausfüllen. Er muss eine Papierfassung und eine Fassung auf


CD in einem Format mit Suchmöglichkeit vorlegen. Bei Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Fassung ist die Papierfassung maßgeblich.

Überschreiten Teile (Kriterien) des Fragebogens einschließlich Inhaltsverzeichnis, Abbildungen, Grafiken, Beispiele, Anhänge und aller sonstigen Informationen den in den einschlägigen Teilen des Fragenbogens festgelegten Höchstumfang, so wird nur die maximal vorzulegende Anzahl von Seiten

bewertet.Querverweise zwischen den verschiedenen Teilen (Kriterien) des Fragebogens sind nicht zulässig.

2.8.2. Bewertung der technischen Zuschlagskriterien

Die technischen Zuschlagskriterien dienen der Bewertung der Qualität des Angebots anhand der Angaben des Bieters. Die Kriterien im Zusammenhang mit den Fähigkeiten und Kapazitäten des Bieters, beispielsweise Erfahrung, berufliche Ausbildung und Referenzen, die bei der Bewertung der Auswahlkriterien zum Tragen kommen, werden bei der Beurteilung der Zuschlagskriterien nicht berücksichtigt. Die technische Bewertung erfolgt anhand folgender Kriterien.

Nr. Technische Zuschlagskriterien Maximal zu vergebende Punkte

Erforder-liche Mindest-punktzal

1. Zusammensetzung des Teams und allgemeine Arbeitsorganisation: Das Angebot des Bieters muss folgende Informationen enthalten:

- Vorstellung des Teams und Darstellung der Organisation der Arbeit sowie ihrer Aufteilung auf die Mitarbeiter, so dass das gesamte EU-Recht, die gesamte EU-Politik, alle zu erbringenden Dienstleistungen und alle Sprachen abgedeckt sind;

- Beschreibung der IT-Ressourcen (Personal und Material) sowie des Vorgehens bei der Erbringung der Vertragsleistungen mit besonderer Berücksichtigung der geforderten Formate;

- klare Beschreibung der in der Anlaufphase auszuführenden Arbeiten.

20 10

2. Strategie und Vorgehen bei der Überwachung der Entwicklung des EU-Rechts und der EU-Politik (genutzte Informationsquellen, Kriterien für die Auswahl der Rechtsvorschriften, die die Erstellung oder Aktualisierung von Zusammenfassungen erfordern usw.). Aus den Ausführungen zum Vorgehen bei der Überwachung muss ersichtlich werden, wie die Rechtsvorschriften und die Politik der EU in allen Themenbereichen der Zusammenfassungen überwacht und analysiert werden. Es ist auch auf die Frage einzugehen, wie damit zusammenhängende Rechtsakte und Dokumente im Hinblick auf ihre Eignung für die Sammlung an Zusammenfassungen bewertet werden. Ferner ist darzustellen, wie mithilfe dieser Verfahren alle Informationen im Monatsrhythmus erfasst werden können.

15 7.5

3. Leitfäden für die Ausarbeitung und Gestaltung: In diesem Dokument ist darzustellen, welche Methode der Bieter zur Ausarbeitung der

20 10


Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungstexte einzusetzen gedenkt. Es ist zu beschreiben, welchen Aufbau der Bieter für die Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungstexte vorschlägt; hierzu gehört auch das Vorgehen beim Zusammenfassen eines amtlichen Dokuments. Der Bieter muss darstellen, welche Informationen (einschließlich Links) in eine Zusammenfassung, einen Glossareintrag oder einen Einführungstext aufgenommen werden sollten, um die Texte bürgerfreundlich zu gestalten. Ferner ist die Gestaltung der Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungstexte festzulegen. Beispiele des anzuwendenden Aufbaus und der anzuwendenden Gestaltung werden erwartet.

4. Leitlinien für die Übersetzung: In diesem Dokument sind die Methoden, technischen Übersetzungsressourcen, Werkzeuge und sonstigen Ressourcen zu beschreiben, die der Bieter einzusetzen gedenkt, um korrekte Übersetzungen in veröffentlichungsreifer Qualität sicherzustellen und die Kohärenz zwischen allen Sprachen und Dokumenten (Zusammenfassungen, Glossareinträgen und Einführungstexten) der Sammlung zu wahren.

20 10

5.

Krisenplan: Im Angebot ist zu beschreiben, wie der Bieter im Fall einer schwerwiegenden Störung die Fortführung des Betriebs innerhalb von 8 Arbeitstagen durch Bereitstellung von Ersatzräumlichkeiten, qualifiziertem Personal und IT-Systemen sicherzustellen gedenkt.

5 2.5

6.

Neufassung in englischer oder französischer Sprache der Zusammenfassung unterhttp://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htm oderhttp://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_fr.htm.

Methode, Aufbau und Aufmachung müssen den Vorschlägen im Angebot entsprechen.

20 10

Gesamtpunktzahl 100 65

Das Ergebnis der technischen Bewertung ist die Summe der Punkte, die bei der Bewertung jedes einzelnen Kriteriums vergeben wurden. Nur Angebote, die bei jedem Kriterium mindestens die Hälfte der Punktzahl und insgesamt mindestens 65 Punkte erzielt haben, werden für die Auftragsvergabe berücksichtigt.

Die Angebote werden vor allem nach der Qualität der angebotenen Leistungen beurteilt. Die Bieter sollten daher alle in diesen Technischen Spezifikationen genannten Punkte sorgfältig ausarbeiten, um eine möglichst hohe Punktezahl zu erreichen. Bieter, die lediglich die Mindestanforderungen dieses Lastenhefts wiedergeben, ohne dabei ins Detail zu gehen, erhalten nur eine sehr geringe Punktzahl. Wenn das Angebot eines Bieters über die in Kapitel 4 (Technische Spezifikationen) beschriebenen Mindestanforderungen hinausgeht, so bleibt der Bieter, wenn den Zuschlag erhält, während der gesamten Vertragsausführung an dieses Angebot gebunden.

http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_fr.htm


http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htm



2.9. Abschnitt 5: Zuschlagskriterien – Preisangebot

2.9.1. Unterlagen im Zusammenhang mit den finanziellen Zuschlagskriterien

Das Preisangebot ist anhand der beigefügten Vordrucke für Preisaufstellung und Musterangebote zu erstellen.

Das Preisangebot muss folgende Vorgaben erfüllen:

· Die Preise sind in Euro anzugeben;

· Die Preise sind mit bis zu maximal 2 Dezimalstellen anzugeben.

· Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne Umsatzsteuer anzugeben, da die Europäische Union auf dem Gebiet der Mitgliedstaaten gemäß Artikel 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union vom 8. April 1965 (ABl. L 83 vom 30. März 2010) von solchen Abgaben befreit ist. Die Mitgliedstaaten gewähren der Kommission diese Befreiung entweder in Form von Erstattungen nach Vorlage von Nachweisen oder in Form der unmittelbaren Befreiung.

Für die Länder, in denen laut nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Erstattung vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt aufzuführen. Im Falle eines Zweifels bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen einzelstaatlichen Behörden Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die Europäische Union von der Umsatzsteuer befreit ist.

Beim Ausfüllen der Preisaufstellung und der Musterangebote ist Folgendes zu beachten:

- In der Preisaufstellung (Anhang 1) ist der Name der Firma anzugeben; jede Seite ist vorschriftsmäßig auszufüllen und von einem der ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter der Firma zu unterzeichnen. Änderungen an der Preisaufstellung sind nicht zulässig. Alle Fragen sind vollständig zu beantworten.

Das Fehlen einer Antwort wird als negative Antwort bewertet. Jede Auslassung und jede Änderung der ursprünglichen Preisaufstellung kann zum Ausschluss des Angebots vom Verfahren führen.

- Das Musterangebot (Anhang 1) ist ordnungsgemäß auszufüllen und zu unterzeichnen. Das Musterangebot ist auf der Grundlage der in der Preisaufstellung angegebenen Einheitspreise zu erstellen. Bei Abweichungen zwischen Musterangebot und Preisaufstellung ist Letztere maßgeblich. Das Musterangebot ist unverbindlich; aus ihm können in Streitfällen keine Rechte abgeleitet werden. Nur die tatsächlich ausgeführten Arbeiten dürfen auf der Grundlage der in der Preisaufstellung verzeichneten Einzelpreise in Rechnung gestellt werden.

Preisaufstellung und Musterangebot sind auch in elektronischer Form auf CD als Excel-Dateien zu übermitteln. Die CD ist in drei Exemplaren einzureichen. Im Falle von Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Fassung ist die Papierfassung maßgeblich.


2.9.2. Bewertung der finanziellen Zuschlagskriterien

In dieser Phase wird geprüft, ob das Preisangebot den Anforderungen entspricht.

2.10. Abschnitt 5: Zuschlagskriterien – abschließende Bewertung

Bei der abschließenden Bewertung werden nur die Angebote berücksichtigt, die die vorangehenden Bewertungsphasen erfolgreich abgeschlossen haben.

Der Zuschlag geht an den Bieter mit den wirtschaftlich günstigsten Angebot.

Zur Ermittlung des Angebots mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis werden die Qualität und der Preis mit je 50 % gewichtet. Dabei kommt folgende Formel zur Anwendung (es werden nur Daten aus Angeboten verwendet, die das Stadium der abschließenden Bewertung erreicht haben):

R= (50XQ

) + (50XPMIN

)QMAX P

Darin ist/sind:

R das Preis-Leistungs-Verhältnis

Q die Qualitätspunkte des betreffenden Angebots

Qmax die Qualitätspunkte des Angebots, das die höchste Qualitätsnote erzielt hat

Pmin der Gesamtbetrag im Musterangebot des günstigsten Angebots

P der Gesamtbetrag im Musterangebot des betreffenden Angebots

2.11. Unterrichtung der Bieter

Das Amt für Veröffentlichungen informiert die Bieter über Entscheidungen bezüglich der Auftragsvergabe und nennt gegebenenfalls die Gründe, warum es auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.

Auf schriftliche Anfrage teilt das Amt für Veröffentlichungen den Bietern, deren Angebot abgelehnt wurde, die Gründe für die Ablehnung mit, unterrichtet die Bieter, die ein annehmbares Angebot eingereicht haben, über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots und teilt ihnen den Namen des erfolgreichen Bieters mit.

Das Amt kann jedoch beschließen, bestimmte Angaben nicht mitzuteilen, wenn die Offenlegung dieser Angaben den Gesetzesvollzug behindern, dem öffentlichen Interesse zuwiderlaufen, den berechtigten geschäftlichen Interessen öffentlicher oder privater Wirtschaftsteilnehmer schaden oder den lauteren Wettbewerb zwischen den Wirtschaftsteilnehmern beeinträchtigen würde.


2.12. Auftragsvergabe

Das Vergabeverfahren wird mit der Unterzeichnung eines Vertrags durch die Vertragsparteien oder mit der Entscheidung, den Auftrag nicht zu vergeben, abgeschlossen.

Nach Ablauf der Bindefrist kommt die Vergabe nur zustande, wenn der Bieter schriftlich sein Einverständnis erklärt.

.

3. gemeinsame Angebote, Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer

3. GEMEINSAMES ANGEBOT, VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN SUBUNTERNEHMER ODER FREELANCER

Dieser Abschnitt gilt nur für Bieter, die beabsichtigen, ein gemeinsames Angebot abzugeben oder Unteraufträge zu vergeben. Trifft das nicht auf Sie zu, gehen Sie bitte zum nächsten Abschnitt (4. Technische Spezifikationen).

3.1. Einreichung eines Angebots in Zusammenarbeit mit anderen Firmen

Beteiligen sich mehrere Rechtsträger an einem Angebot, so können sie:

· ein gemeinsames Angebot einreichen; in diesem Falle sind alle Wirtschaftsteilnehmer als Partner und, wenn ihr Angebot den Zuschlag erhält, als Auftragnehmer zu betrachten (in diesem Fall muss einer der Partner zum Koordinator bestimmt werden, um die Vertragsabwicklung zu gewährleisten) oder

· ein Angebot einreichen, in dem nur ein Bieter genannt wird. Dieser Bieter ist, wenn das Angebot den Zuschlag erhält, alleiniger Auftragnehmer; die übrigen Rechtsträger werden als Subunternehmer oder Freelancer betrachtet.

Unabhängig von der Art des Angebots (gemeinsames Angebot oder Angebot, in dem nur ein Bieter genannt wird) müssen die Partner zwingend Angaben zu Rolle, Qualifikationen und Erfahrung jedes Rechtsträgers sowie ggf. zu den gegenseitigen Kontrollmechanismen machen.

3.1.1. Gemeinsames Angebot

Partner, die ein gemeinsames Angebot einreichen, haften für die Erfüllung des gesamten Vertrags gesamtschuldnerisch gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen. Aussagen wie:

· dass einer der Partner, die das gemeinsame Angebot vorlegen, für einen Teil des Auftrags haftet und ein anderer für den Rest oder

· dass mehr als ein Vertrag unterzeichnet werden soll, falls das gemeinsame Angebot erfolgreich ist,

verletzen somit den Grundsatz der gesamtschuldnerischen Haftung.

Das Amt für Veröffentlichungen wird eine eventuell in einem gemeinsamen Angebot enthaltene derartige Klausel außer Acht lassen und behält sich vor, solche Angebote ohne weitere Prüfung vom Vergabeverfahren auszuschließen, weil sie nicht den Bestimmungen des vorliegenden Lastenhefts entsprechen.

Im Fall eines gemeinsamen Angebots ist einem der am Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags zu erteilen.

Erhält das gemeinsame Angebot den Zuschlag, können die Partner aufgefordert werden, nach der Auftragsvergabe eine bestimmte Rechtsform anzunehmen, wenn dies für die ordnungsgemäße Erfüllung des Vertrags erforderlich ist.

Ein Bieter, der allein oder als Mitglied eines Konsortiums an der Ausschreibung teilnimmt, darf nicht mehr als ein Angebot einreichen.


3.1.2. Unteraufträge an Subunternehmer und Freelancer

Werden einzelne im Auftrag vorgesehene Aufgaben an Subunternehmer oder Freelancer weitervergeben, so trägt der Auftragnehmer weiterhin gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen die volle Haftung für die Ausführung des gesamten Auftrags. Das bedeutet Folgendes:

· Das Amt für Veröffentlichungen regelt sämtliche Vertragsangelegenheiten (z. B. Zahlungen) ausschließlich mit dem Auftragnehmer, unabhängig davon, ob die Aufgaben von einem Subunternehmer oder Freelancer ausgeführt werden oder nicht;

· der Auftragnehmer darf unter keinen Umständen die Haftung gegenüber dem Amt für Veröffentlichungen mit der Begründung ablehnen, für einen Mangel sei ein Subunternehmer oder ein Freelancer verantwortlich.

Der Bieter hat den/die Subunternehmer und Freelancer darüber zu unterrichten, dass Artikel II.20 des Vertrags auf sie Anwendung findet. Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer oder Freelancer den Bestimmungen von Artikel II.6 des genannten Dienstleistungsvertrags. Um während der Ausführung des Auftrags einen Subunternehmer oder Freelancer auszuwechseln oder Arbeiten an Subunternehmer oder Freelancer zu vergeben, die er im ursprünglichen Angebot selbst ausführen wollte, bedarf der Auftragnehmer der ausdrücklichen Genehmigung des Amts für Veröffentlichungen.

3.2. Vorzulegende Unterlagen – gemeinsames Angebot

Im Falle eines gemeinsamen Angebots sind folgende Unterlagen vorzulegen:

Abschnitt 1: Verwaltungstechnische Angaben

1. Eine Erklärung auf der Grundlage der Muster-Vollmachtvereinbarung (Anhang 2C), unterzeichnet von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner, in der:

· alle am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner die gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des Auftrags übernehmen;

· einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2. Wenn die Partner bereits ein Konsortium oder eine ähnliche Einrichtung gebildet haben, müssen sie dies in ihrem Angebot angeben und alle sachdienliche Angaben und Unterlagen dazu beifügen.

3. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer (Anhang 4) ist von einem gesetzlichen Vertreter des Koordinators zu unterzeichnen und vorzulegen.

4. Das Formular „Angaben zum Bieter“ (Anhang 3) ist von jedem am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner vorzulegen.

5. Ferner ist für jeden am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner das Formular „Rechtsträger“ (Anhang 2B) mit allen Belegen gemäß Ziffer 2.4 vorzulegen

Das Formular „Finanzangaben“ ist nur vom Koordinator vorzulegen.



6. Jeder Partner muss die Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) ausfüllen und zusammen mit den in Ziffer 2.5 aufgeführten Nachweisen vorlegen.


7. Jeder an einem gemeinsamen Angebot beteiligte Partner legt einen Fragebogen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (siehe Anhang 7) vor, dem die erforderlichen Nachweise beizufügen sind.

Die Dokumente im Zusammenhang mit der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit sind nur einmal für alle an einem gemeinsamen Angebot beteiligten Partner auszufüllen, wobei jedoch anzugeben ist, welchem Partner die jeweils beschriebenen Kapazitäten zuzuordnen sind.

Abschnitte 4 und 5: Zuschlagskriterien

Die Unterlagen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind vom Koordinator, der das Konsortium vertritt, einmal vorzulegen.

3.3. Vorzulegende Unterlagen – Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer

Sieht das Angebot die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer oder Freelancer vor, muss es folgende Unterlagen enthalten:


1. Der Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer in Anhang 4 ist von einem gesetzlichen Vertreter des Bieters zu unterzeichnen und vorzulegen. Die zweite und dritte Seite dieses Fragebogens ist für jeden einzelnen Subunternehmer/Freelancer einzureichen und muss folgende Angaben enthalten:

· die Gründe für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer/Freelancer;

· die Aufgaben, Tätigkeiten und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer und Freelancer sowie

· Angaben zu Umfang bzw. Anteil der auf jeden Subunternehmer/Freelancer entfallenden Arbeiten.

2. eine Erklärung jedes einzelnen Subunternehmers/Freelancers, dass er zur Zusammenarbeit mit dem Bieter bereit ist, wenn dieser den Zuschlag erhält.



3. Subunternehmer/Freelancer müssen die ordnungsgemäß unterzeichnete Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (Anhang 6) vorlegen. Wenn im Rahmen eines Angebots der Anteil, der von einem Subunternehmer/Freelancer ausgeführt werden soll, 20 % oder mehr des Auftragswerts beträgt, muss der Subunternehmer alle Unterlagen im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien gemäß Ziffer 2.5 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer/Freelancer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege befreit. Das Amt für Veröffentlichungen behält sich jedoch das Recht vor, Belege anzufordern, wenn es dies für notwendig erachtet.


4. Wenn im Rahmen eines Angebots der Anteil, der von einem Subunternehmer/Freelancer ausgeführt werden soll, 20 % oder mehr des Auftragswerts beträgt, muss der Subunternehmer/Freelancer alle Unterlagen im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer 2.6 vorlegen. Machen die Unteraufträge weniger als 20 % des Auftrags aus, so ist der Subunternehmer/Freelancer von der Verpflichtung zur Vorlage der Belege über seine wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit befreit.

5. Führt der Bieter jedoch die Leistungsfähigkeit der Subunternehmer/Freelancer als Beleg dafür an, dass er selbst die Auswahlkriterien erfüllt (siehe den Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer in Anhang 4), so sind die Unterlagen im Zusammenhang mit der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit gemäß Ziffer 2.6.1 vorzulegen.

Abschnitte 4 und 5: Vergabekriterien

Die Dokumente im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien sind nur vom Bieter vorzulegen.


3.4. Bewertung der Angebote im Fall von gemeinsamen Angeboten oder bei Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer/Freelancer

3.4.1. Ausschlusskriterien

Die Ausschlusskriterien werden für jeden Bieter und jeden Subunternehmer bzw. Freelancer individuell bewertet.

3.4.2. Auswahlkriterien

Gemeinsames Angebot

Sind mehrere Bieter als Partner an einem gemeinsamen Angebot beteiligt, so muss jeder Einzelne von ihnen den Nachweis erbringen, dass er über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit verfügt. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so ist eine konsolidierte Bewertung durchzuführen.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für die Bietergemeinschaft als Ganzes bewertet.

Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer oder Freelancer

Falls das Amt für Veröffentlichungen es angesichts der Rolle eines Subunternehmers/Freelancers und des Umfangs der an ihn vergebenen Leistungen für erforderlich hält, werden die Auswahlkriterien für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Bezug auf den Bieter und jeden vorgeschlagenen Subunternehmer/Freelancer getrennt bewertet. Muss bei den Kriterien jedoch ein bestimmtes Volumen erreicht werden, so wird eine konsolidierte Bewertung durchgeführt, die sich danach richtet, in welchem Umfang der Subunternehmer/Freelancer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

Die Auswahlkriterien für die technische und fachliche Leistungsfähigkeit werden für jeden vorgeschlagenen Subunternehmer/Freelancer nur soweit bewertet, wie sie die an ihn zu vergebenden Leistungen betreffen.

Nur in dem Fall, in dem der Bieter die Absicht hat, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers/Freelancers als Beleg dafür anzugeben, dass er selbst die Auswahlkriterien erfüllt (siehe den Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer in Anhang 4), werden die Auswahlkriterien im Zusammenhang mit der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit unter Berücksichtigung der kombinierten Kapazitäten des Bieters und des Subunternehmers/Freelancers bewertet; diese Bewertung richtet sich danach, in welchem Maße der Subunternehmer/Freelancer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

3.4.3. Vergabekriterien

Die Bewertungs-(Zuschlags-)Kriterien werden für das Angebot als Ganzes bewertet.

4. Technische Spezifikationen

4. TECHNISCHE SPEZIFIKATIONEN

4.1. Hintergrund

Das Amt für Veröffentlichungen ist für die Verwaltung des Inhalts der Sammlung an Zusammenfassungen der EU-Gesetzgebung zuständig.

Mit den Zusammenfassungen der EU-Gesetzgebung werden leicht verständliche Zusammenfassungen von Rechtsakten und Dokumenten der Europäischen Union (EU) zur Verfügung gestellt. Diese Zusammenfassungen und die dazugehörigen Glossareinträge und Einführungen bieten einen nutzerfreundlichen Zugang zum EU-Recht und zur EU–Politik in allen Amtssprachen. Die Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen haben informativen Charakter. Gegenwärtig stehen sie unter folgendem Link zur Verfügung: http://europa.eu/legislation_summaries/index_de.htm

Die Zusammenfassungen, die es seit mehr als zwanzig Jahren gibt, werden mittlerweile im elektronischen Format veröffentlicht und verteilen sich auf 32 Themenbereiche, die den Tätigkeitsbereichen der EU entsprechen. Jeder Bereich ist wiederum in mehrere Kapitel, Unterkapitel usw. untergliedert, so zum Beispiel:

Liste der Themenbereiche:

http://europa.eu/legislation_summaries/index_de.htm

Themenbereich Landwirtschaft:

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/index_de.htm

Kapitel innerhalb des Themenbereichs Landwirtschaft:

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/general_framework/bu0001_de.htm

Jedem Themenbereich, jedem Kapitel und sogar jedem dazugehörigen Unterkapitel ist eine kurze Einführung vorangestellt.

In der Regel bezieht sich jede Zusammenfassung und jedes Merkblatt auf einen und nur in Ausnahmefällen auf mehrere Rechtsakte. Bei Veröffentlichung eines Rechtsakts wird für gewöhnlich eine neue Zusammenfassung erstellt oder eine bestehende Zusammenfassung aktualisiert. Bei älteren Zusammenfassungen, die bereits mehrmals aktualisiert worden sind und nicht mehr den Anforderungen entsprechen, oder bei wichtigen Änderungen eines Rechtsakts, die eine grundlegende Überarbeitung der Zusammenfassung erfordern, ist möglicherweise eine Neufassung erforderlich.

Die Zusammenfassungen werden auf dem Webportal für den Zugang zum EU-Recht, EUR-Lex, veröffentlicht. Sie werden als neue Dokumentensammlung in die Datenbanken des Amtes für Veröffentlichungen übernommen. Der Zugang zu den Zusammenfassungen erfolgt wie auf der aktuellen Website über das Browsen innerhalb eines Suchmodus mit unterschiedlichen Funktionen. In den Datenbanken des Amtes für Veröffentlichungen gibt es zu jeder Zusammenfassung entsprechende Metadaten, die in Abhängigkeit von den Suchfunktionen, die dem Nutzer zur Verfügung stehen, festgelegt werden.

http://eur-lex.europa.eu/en/index.htm

http://eur-lex.europa.eu/en/index.htm

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/general_framework/bu0001_de.htm

http://europa.eu/legislation_summaries/agriculture/index_de.htm




4.2. Definitionen

Für die Zwecke des vorliegenden Vertrags gelten die folgenden Definitionen.

Tätigkeitsbericht: In diesem Dokument, das der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen in monatlichen Abständen zur Genehmigung vorlegen muss, werden alle vom Auftragnehmer im entsprechenden Monat erbrachten Leistungen aufgeführt (siehe Ziffer 4.6.10.3).

Inhaltliche Kontrolle: Verfahren zur inhaltlichen Genehmigung der neu erstellten Zusammenfassungen durch die zuständigen Dienststellen der Europäischen Kommission oder andere europäische Institutionen. Die inhaltliche Kontrolle durch die zuständigen Dienststellen entspricht nicht der Endabnahme der erbrachten Leistungen durch das Amt für Veröffentlichungen.

Redaktionsausschuss: ein interinstitutioneller Ausschuss unter Vorsitz des Amtes für Veröffentlichungen, in dem EU-Institutionen vertreten sind und der regelmäßig zusammenkommt; eine seiner Aufgaben besteht in der Kontrolle der Zusammenfassungen, um die Bereitstellung verständlicher aktueller und mehrsprachiger Informationen für die Öffentlichkeit unter Berücksichtigung der Entwicklungen im Bereich des EU-Rechts und der EU-Politik zu gewährleisten. Der Redaktionsausschuss wacht über die inhaltliche Qualität und die verschiedenen Sprachfassungen.

Glossar: eine alphabetische Liste mit Wörtern (Einträgen), die Definitionen bestimmter, im Bereich des EU-Rechts- und der EU–Politik gängiger Konzepte und Begriffe enthält.

Einführungen: kurze Einleitungen zu den Kapiteln oder Unterkapiteln der Zusammenfassungen, die Erläuterungen und inhaltliche Einführungen zu jedem Kapitel oder dazugehörigen Unterkapitel enthalten.

Sprachliche Kontrolle: Kontrolle (der originalsprachlichen Fassung) durch die Generaldirektion Übersetzung der Kommission und der Übersetzungen der Zusammenfassungen durch die Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen. Damit sollen eine bestmögliche sprachliche Qualität der Zusammenfassungen und Klarheit in Bezug auf Stil, Struktur und Ausdruckweise sichergestellt werden.

Metadaten: strukturierte Angaben zur Beschreibung, Erläuterung, Lokalisierung sowie zum leichteren Abrufen, Verwenden und Verwalten von Informationsquellen (siehe Ziffer 4.5.2.11).

Monatliches Arbeitsblatt: ein vom Amt für Veröffentlichungen herausgegebenes Dokument, das alle durch den Auftragnehmer innerhalb eines Monats zu erbringenden Leistungen enthält und mit dem der Produktionsprozess eingeleitet wird (siehe Ziffer 4.6.1).

Information (bibliografische Information oder Angabe): ein fester Satz von Metadaten, der sich auf die Vorabinformation (siehe unten) sowie auf zusätzliche Indexierungen, Katalogisierungen und/oder rechtliche Analysen des Amtes für Veröffentlichungen stützt, d. h. Erweiterung der Vorabinformation.

Ausgangssprache: die Sprache, in der eine Zusammenfassung ursprünglich erstellt worden ist, also Englisch oder Französisch. Der Auftragnehmer entscheidet selbst für jeden einzelnen


Text, welche der beiden Sprachen er verwenden will. Seine Aufgabe besteht auch darin, in die Metadaten die Ausgangssprache aufzunehmen, in der die Zusammenfassung abgefasst worden ist.

Vorabinformation: ein erster Satz von Metadaten auf Grundlage der XML-Definition eines Dokuments, das vom Auftragnehmer mit der Zusammenfassung auszuliefern ist.

Veröffentlichungsreife Qualität: die bei der Ausarbeitung und Gestaltung veröffentlichungsreifer Texte in allen Sprachfassungen erforderliche hohe Qualität, deren Grundlage die geltenden Regeln wie die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen2, die Regeln für klares und deutliches Schreiben und die Regeln für Internetveröffentlichungen bilden.

Anlaufphase: die ersten fünfundvierzig (45) Werktage zu Vertragsbeginn bilden die Anlaufphase. Im Verlauf dieser Phase hat der Auftragnehmer Gelegenheit, an seinem Standort alle für die Ausführung des Projekts erforderlichen Strukturen zu schaffen und einzuführen und einen Produktionstest vorzunehmen.

Werktag: Im Sinne des vorliegenden Vertrags gelten als Werktage alle Tage von Montag bis Freitag (mit Ausnahme der offiziellen Feiertage der Kommission http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:DE:PDF für 2012); das Amt für Veröffentlichungen stellt dem Auftragnehmer vor dem Jahreswechsel einen Kalender mit den offiziellen Feiertagen zur Verfügung.

Arbeitsprogramm: das Ergebnis der Überwachung der EU-Rechtsvorschriften, das einen Vorschlag des Auftragnehmers für im Folgemonat auszuführende Arbeiten enthält (siehe Ziffer 4.6.10.2).

Vorabrechnung: enthält die für einen genannten Zeitraum angenommenen Aufträge und die entsprechenden Preise. Sie ist im Excel- und XML-Format vorzulegen und muss ausführliche Angaben zu den an das Amt für Veröffentlichungen innerhalb eines Monats ausgelieferten Aufträgen enthalten (siehe Ziffer 4.6.10.4).

4.3. Übersicht über die zu erbringenden Dienstleistungen

Zum Auftragsumfang gehört Folgendes:

· Überwachung von EU-Recht und –Politik sowie

· Erstellung,

· Neufassung,

· Aktualisierung,

· Übersetzung,

· Korrektur

2 http://publications.europa.eu/code/ ; http://ec.europa.eu/translation/index_de.htm

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2010:320:0003:0003:DE:PDF

http://ec.europa.eu/translation/index_de.htm

http://publications.europa.eu/code/


von Texten, um zu gewährleisten, dass sich die Sammlung von Zusammenfassungen, Glossareinträgen und Einführungen auf dem neuesten Stand befindet und einheitlich ist und den Stand des EU-Rechts und der EU-Politik widerspiegelt.

Erstellung einer neuenZusammenfassung

Überwachung d. Entwicklungin EU-Recht und -Politik

Aktualisierung bestehenderZusammenfassungen

Neufassung einerZusammenfassung

Korrektur vonZusammenfassungen

Inhaltliche Pflegeder Einführungen

Pflege des Glossars

Übersetzungeiner Zusammenfassung

Arbeitsprogramm

Zusammenfassungen der EU-Gesetzgebung - Hauptarbeitsschritte


4.4. Akteure und Aufgaben

4.5. Art der gewünschten Leistungen

4.5.1. Anlaufphase

Nach Vertragsunterzeichnung veranstaltet das Amt für Veröffentlichungen eine Auftaktsitzung, um Fragen zu klären und Orientierungshilfe zu geben.

Zum Vertragsbeginn stellt das Amt für Veröffentlichungen dem Auftragnehmer die Sammlung der Zusammenfassungen mit den dazugehörigen Metadaten in der aktuellsten elektronischen Fassung, die beim Amt für Veröffentlichungen geführt wird, entweder in Formex V4 oder in XML für die Zusammenfassungen und in XML für die Metadaten zur Verfügung (siehe Ziffer 4.6.5), es sei denn, die Formate ändern sich im weiteren Verlauf.

Die ersten fünfundvierzig (45) Werktage nach der Auftaktsitzung bilden die Anlaufphase. Der für die Anlaufphase veranschlagte Betrag darf 0,4 Prozent der im Preisschätzformblatt genannten Gesamtsumme nicht überschreiten. Die ersten zwanzig (20) Werktage dieser Phase sind vom Auftragnehmer für die Schaffung und Einführung der gesamten von ihm für die Projektausführung benötigten IT-Infrastruktur, wie Datenbank und Managementsystem für Arbeitsabläufe, zu nutzen.

Der Auftragnehmer muss eine interne Infrastruktur schaffen, um die eingehenden Dateien zu empfangen und abzulegen. Er muss in seinen Räumlichkeiten eine Datenbank mit den während

Amt für Veröffentlichungen

Auftragnehmer

GD DGTRedaktionsausschuss

Sammlung vonZusammenfassungen

der EU-Gesetzgebung

Vorschläge und Beratung

EU-Institutionen Korrektoren desAmts fürVeröffentlichungenSprachliche Kontrolle

Sprachliche Kontrolle

Inhaltliche Kontrolle

Abfassung

Verwaltung


der Vertragsausführung erstellten Dateien führen, die regelmäßig aktualisiert wird. Die Endversion der Zusammenfassungen lädt er zusammen mit den ihm vom Amt für Veröffentlichungen übermittelten vollständigen bibliografischen Angaben hoch. Wenn während der Vertragslaufzeit durch das Amt für Veröffentlichungen Änderungen in der Sammlung und auch bei den Angaben vorgenommen werden, erhält der Auftragnehmer die neue Version und muss seine interne Datenbank entsprechend aktualisieren.

Im Verlauf der folgenden fünfundzwanzig (25) Werktage der Anlaufphase führt der Auftragnehmer einen Produktionstest durch:

- Erstellung einer Zusammenfassung in englischer oder französischer Sprache und anschließende Übersetzung in 22 Sprachen

- Aktualisierung einer bestehenden Zusammenfassung und anschließende Übersetzung in 22 Sprachen (die Aktualisierung muss sich auf eine Zusammenfassung beziehen, die bereits in 23 Sprachen vorliegt).

Der Auftragnehmer erstellt ein vorläufiges Arbeitsprogramm (siehe Ziffer 4.6.10.2) das anschließend vom Amt für Veröffentlichungen genehmigt oder abgelehnt wird. Im Anschluss werden die Arbeitsabläufe nach Ziffer 4.6.3 eingeleitet. Nach der endgültigen Annahme des Tätigkeitsberichts für die Anlaufphase kann der Auftragnehmer eine Rechnung für die Anlaufphase stellen.

4.5.2. Produktionsaufgaben

Alle Produktionsabläufe mit Ausnahme der Überwachung der Entwicklung in EU-Recht und -Politik (siehe unten), die unmittelbar auf der Grundlage eines entsprechenden Auftrags ausgeführt wird, stützen sich auf die vom Amt für Veröffentlichungen herausgegebenen monatlichen Arbeitsblätter (siehe Ziffer 4.6.1).

Alle Arbeitsergebnisse im Bereich Produktion (Ziffern 4.5.2.3 bis 4.5.2.9) werden von Metadaten begleitet (siehe Ziffer 4.5.2.11). Diese Metadaten werden nicht gesondert von der Produktion in Rechnung gestellt und weder im Arbeitsprogramm (siehe Ziffer 4.6.10.2) noch in den Arbeitsblättern (4.6.1) aufgeführt.

Der Auftragnehmer übernimmt bei Änderungen des Auslieferungsformats das neue Format.

Um seinen Auftrag mit qualitativ hochwertigem Ergebnis zu erledigen, muss der Auftragnehmer folgende Leistungen erbringen:

4.5.2.1. Überwachung der Entwicklung in EU-Recht und -Politik

Die Überwachung umfasst:

1. eine Analyse der Entwicklung in EU-Recht und –Politik in den von den Zusammenfassungen abgedeckten Themenbereichen;

2. eine Analyse der Auswirkungen der Entwicklung auf die Sammlung der Zusammenfassungen, z. B. ob eine neue Zusammenfassung abgefasst, eine oder mehrere bestehende Zusammenfassungen aktualisiert werden müssen und in welchem Umfang eine etwaige Aktualisierung erfolgen muss;


3. die Erstellung ausführlicher Listen der Rechtsakte, die sich auf die Sammlung der Zusammenfassungen auswirken, zusammen mit der Art der Auswirkung, dem betreffenden Themenbereich, einer kurzen Begründung für eine Neuaufnahme in die Sammlung oder die Aktualisierung oder Neufassung bestehender Texte sowie gegebenenfalls weitere einschlägigeAngaben.

Der Auftragnehmer überwacht die Entwicklung in EU-Recht und –Politik in den Themenbereichen der Zusammenfassungen täglich. Als Grundlage für diese Arbeit dienen amtliche und alle sonstigen geeigneten Quellen. Bei den Überwachungsverfahren müssen Vollständigkeit und Kohärenz sowie ein schnelles Vorgehen nach der Annahme wichtiger Rechtsakte und Dokumente gewährleistet sein. Der Auftragnehmer hält sich an die Vorgaben in dem seinem Angebot beigefügten Dokument „Strategie und Verfahren zur Überwachung der Entwicklung in EU-Recht und –Politik“ und aktualisiert das Dokument während der Vertragslaufzeit, wenn mit dem Amt für Veröffentlichungen Anpassungen vereinbart werden.

Der Auftragnehmer ermittelt Rechtsakte und Rechtsvorschriften oder amtliche Dokumente, die vollständig neu sind oder mit denen Änderungen in einem bestimmten Bereich des EU-Rechts oder der EU–Politik verbunden sind und die die Erstellung einer neuen Zusammenfassung erfordern. Eine neue Zusammenfassung kann ebenfalls notwendig sein, wenn Änderungen in den Rechtsvorschriften die Archivierung einer bestehenden veralteten Zusammenfassung und deren Ersetzung durch eine neue Zusammenfassung erfordern. Dies ist der Fall, wenn Rechtsvorschriften beispielsweise neu gefasst, d. h. grundlegend geändert und in einen neuen Rechtsakt aufgenommen werden.

Es ist möglich, dass die im Amtsblatt veröffentlichten Rechtsakte oder andere amtliche Dokumente, auf deren Grundlage die Zusammenfassungen verfasst werden, Widersprüche, Unklarheiten oder Fehler enthalten, die sich auf den Inhalt der Zusammenfassungen auswirken können. In derartigen Fällen unterrichtet der Auftragnehmer das Amt für Veröffentlichungen über die jeweiligen Widersprüche, Unklarheiten oder Fehler. Das Amt für Veröffentlichungen kann daraufhin eine Berichtigung zu dem im Amtsblatt veröffentlichten Rechtsakt herausgeben oder eine Korrektur des amtlichen Dokuments vornehmen lassen. Die betroffenen Zusammenfassungen werden anschließend auf Beschluss des Amtes für Veröffentlichungen aktualisiert/korrigiert.

Ergebnis der Überwachung ist das Arbeitsprogramm (Ziffer 4.6.10.2), das Vorschläge zur Erstellung, Neufassung, Aktualisierung und Übersetzung enthält. Das Amt für Veröffentlichungen kann eine Aktualisierung verschieben, bis weitere Änderungen derselben Zusammenfassung erforderlich sind. Mit der Annahme des Arbeitsprogramms gelten alle bisherigen Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Aufstellung des Arbeitsprogramms als angenommen; dies bedeutet jedoch nicht, dass die im Arbeitsprogramm aufgelisteten Tätigkeiten ausgeführt werden können, weil dies nur auf Grundlage eines monatlichen Arbeitsblatts oder eines Auftrags möglich ist.

4.5.2.2. Anforderungen an die zu erbringenden Dienstleistungen

Die zu erbringen Dienstleistungen erfordern juristische Fachkenntnisse sowie journalistische Fähigkeiten. Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen müssen kurz und präzise und gleichzeitig auch für Nichtjuristen verständlich sein. Die Übersetzungen müssen in allen Sprachen zu einem klar verständlichen Text führen.

In besonderen Fällen ist die Verwendung von Wörtern und Ausdrücken, die in den Medien gebräuchlich sind und in offiziellen Verlautbarungen nicht erscheinen (beispielsweise des


Ausdrucks „Six-Pack“ für die Regeln für die wirtschafts- und haushaltspolitische Überwachung, die am 13. Dezember 2011 in Kraft getreten sind) angezeigt, um die Texte für Nichtjuristen verständlich zu machen. In einigen Fällen bieten sich auch grafische Darstellungen zur besseren Veranschaulichung an.

Am unteren rechten Rand der Zusammenfassung ist das Datum der Erstellung bzw. Aktualisierung anzugeben. Alle Übersetzungen werden am unteren rechten Rand mit demselben Datum wie die Originalfassung der entsprechenden Zusammenfassung versehen.

Die Teile III und IV der Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen3 sind verbindlich für das Abfassen von Texten.

Neben seinen eigenen Möglichkeiten muss der Auftragnehmer die elektronischen Ressourcen für das Abfassen und Übersetzen von Texten, die ihm von der Generaldirektion Übersetzung der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellt werden, nutzen.4

In Abstimmung mit dem Amt für Veröffentlichungen stellt der Auftragnehmer die regelmäßige Aktualisierung folgender Dokumente sicher, um Anpassungen, Überarbeitungen und Änderungen an den oben genannten Dokumenten und elektronischen Ressourcen zu berücksichtigen:

1. Leitfaden für die Ausarbeitung,

2. Leitfaden für die Übersetzung.

4.5.2.3. Ausarbeitung einer neuen Zusammenfassung

Zusammenfassungen müssen so kurz und knapp wie möglich gehalten werden und sollten in der Regel nicht mehr als eine (1) bis drei (3) Seiten (mit 1 500 Zeichen pro Seite) umfassen. In Ausnahmefällen können Zusammenfassungen, beispielsweise eine Zusammenfassung zum Lissabon-Vertrag, umfangreicher sein. In der Zusammenfassung muss der wesentliche Inhalt des Rechtsakts wiedergegeben werden.

Die Texte werden nach Wahl des Auftragnehmers in englischer oder französischer Sprache verfasst. Zusammenfassungen müssen einen objektiven und neutralen Überblick über den Inhalt des Rechtsakts oder der Rechtvorschrift (Verordnung, Richtlinie, Beschluss, internationales Abkommen, Empfehlung usw.) oder des amtlichen Dokuments (Rechtsprechung, vorbereitender Rechtsakt usw.) geben. Sie müssen kurz und eindeutig sein. Fachausdrücke und aus den Rechtsakten übernommene Formulierungen sind zu vermeiden. Der Aufbau einer Zusammenfassung muss klar sein und dem Leser helfen, eine Rechtsvorschrift oder ein amtliches Dokument zu verstehen. Er ist bei allen neuen Zusammenfassungen in der Sammlung durchgängig zu verwenden. Der Auftragnehmer muss sich nicht an der gegenwärtigen Struktur der Zusammenfassungen orientieren. Die Texte müssen in veröffentlichungsreifer Qualität abgefasst werden (siehe Ziffer 4.2).

3 Die Interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen stehen in allen Sprachen in elektronischer Form unter http://publications.europa.eu/interinstitutional_style_guide/index_de.htm zur Verfügung. Die Papierfassung kann unter http://bookshop.europa.eu/de/interinstitutionelle-regeln-fuer-veroeffentlichungen-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L bestellt werden.

4 Siehe http://ec.europa.eu/translation/index_de.htm; http://publications.europa.eu/code/.



http://bookshop.europa.eu/de/interinstitutionelle-regeln-fuer-veroeffentlichungen-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L

http://bookshop.europa.eu/de/interinstitutionelle-regeln-fuer-veroeffentlichungen-2011-pbOA3110655/?CatalogCategoryID=SIIKABst.SEAAAEjGJEY4e5L

http://publications.europa.eu/interinstitutional_style_guide/index_de.htm


Eine Zusammenfassung enthält Referenzen und Verweise auf:

1. den/die Basisrechtsakt(e) selbst;

2. Rechtsakte, mit denen grundlegende Änderungen an dem/n Basisrechtsakt(en) verbunden sind;

3. in der Zusammenfassung erwähnte oder mit ihr verbundene Rechtsakte und amtliche Dokumente;

4. gegebenenfalls Internetseiten von EU-Institutionen und anderen EU-Einrichtungen, die in dem betreffenden Themenbereich tätig sind;

5. Links innerhalb der Sammlung der Zusammenfassungen oder zu Glossareinträgen.

Verweise (Links) auf Rechtsakte und Dokumente in EUR-Lex werden durch den Auftragnehmer unter Einhaltung der durch EUR-Lex formulierten Regeln für das Anlegen dauerhafter Links eingefügt, siehe: http://eur-lex.europa.eu/de/tools/help_syntax.htm.

Zur besseren Veranschaulichung der wesentlichen Elemente eines Rechtsakts sollte der Auftragnehmer bei Bedarf Grafiken/Schaubilder nutzen (beispielsweise eine Grafik zur Verdeutlichung eines einzuhaltenden Verfahrens) und diese bereits im Arbeitsprogramm vorsehen.

Grafiken und Schaubilder werden als Bestandteil der jeweiligen Zusammenfassung betrachtet und nicht gesondert in Rechnung gestellt. Der Auftragnehmer sollte sie im monatlichen Arbeitsprogramm vorsehen.

4.5.2.4. Neufassung einer Zusammenfassung

Einige Zusammenfassungen stammen aus den Anfangstagen der Sammlung, als für die Ausarbeitung von Texten noch weniger strenge Regeln galten. Andere Zusammenfassungen sind bereits mehrfach aktualisiert worden und dadurch weniger strukturiert und klar formuliert. In diesen Fällen kann sich eine Neufassung als notwendig erweisen.

Bei der Neufassung muss der Auftragnehmer die Anforderungen des vorliegenden Lastenhefts, insbesondere Ziffer 4.5.2.3, beachten.

Langfristig besteht das Ziel darin, der Öffentlichkeit eine einheitlichere Sammlung von Zusammenfassungen zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer kann daher eine Neufassung der entsprechenden Zusammenfassungen im Arbeitsprogramm vorschlagen (siehe Ziffer 4.6.10.2). Die Neufassung erfordert nicht zwangsläufig eine inhaltliche Änderung, sondern eine Neuordnung und teilweise Umformulierung der Inhalte.

Für die Neufassung gelten dieselben Leitfäden wie für die Ausarbeitung von neuen Zusammenfassungen. Eine Neufassung kann mit einer Aktualisierung verbunden sein. In derartigen Fällen kann ausschließlich die Neufassung in Rechnung gestellt werden. Die Neufassung von Zusammenfassungen wird genauso berechnet wie das Abfassen einer neuen Zusammenfassung. Der Preis für die Neufassung beinhaltet gegebenenfalls auch das Einfügen von Grafiken oder Schaubildern.

http://eur-lex.europa.eu/de/tools/help_syntax.htm


4.5.2.5. Aktualisierung einer Zusammenfassung

Wenn sich ein neuer EU-Rechtsakt oder eine Rechtsvorschrift (Verordnung, Richtlinie, Beschluss, internationales Abkommen, Empfehlung usw.) oder ein amtliches Dokument (Rechtsprechung, vorbereitender Rechtsakt usw.) auf eine oder mehrere bestehende Zusammenfassungen bezieht, kann eine Aktualisierung erforderlich sein. Aktualisierungen werden notwendig, sobald eine Änderung oder Weiterentwicklung wichtige Bestandteile des Rechtsaktes berührt, die in der Zusammenfassung erwähnt wurden, und wenn offensichtlich ein weiterer Aspekt in der Zusammenfassung erwähnt werden muss. Eine Aktualisierung kann auch dann erforderlich sein, wenn Korrekturen vorgenommen wurden (siehe Ziffer 4.5.2.6).

Bei der Aktualisierung muss der Auftragnehmer die Anforderungen des vorliegenden Lastenhefts, insbesondere Ziffer 4.5.2.3, beachten.

Bei Änderungen eines Rechtsaktes, die grundlegende textliche Veränderungen innerhalb eines bestehenden Textes erforderlich machen, müssen Aktualisierungen erfolgen.

Die erforderliche Aktualisierung kann sich auf eine einzige Zusammenfassung beziehen, in einigen Fällen haben Änderungen an einem Rechtsakt oder amtlichen Dokument aber auch Auswirkungen auf weitere Zusammenfassungen (z. B. wenn in einer anderen Zusammenfassung Bezug auf Rechtsvorschriften genommen und daraus zitiert wird). In derartigen Fällen unterrichtet der Auftragnehmer das Amt für Veröffentlichungen über diesen zusätzlichen Bedarf und die Rechnungstellung erfolgt je beauftragter aktualisierter Zusammenfassung.

Im Falle der Aktualisierung einer Zusammenfassung muss der Auftragnehmer sicherstellen, dass sich der neu formulierte Text klar verständlich und sprachlich korrekt in den Rest der Zusammenfassung einfügt.

Eine Aktualisierung kann textliche Änderungen und/oder die Aufnahme einer oder mehrerer Grafiken oder Schaubilder beinhalten. Wird eine Grafik oder ein Schaubild für einen anderen Teil der Sammlung, d. h. nicht für eine Zusammenfassung, in Auftrag gegeben, wird dies als Aktualisierung berechnet. Sind in diesem Zusammenhang keine Übersetzungen erforderlich, wird ein solcher Auftrag bei Aufnahme in die übrigen Sprachfassungen als Korrektur berechnet.

Die Aktualisierung muss in der Sprachfassung erfolgen, in der die Zusammenfassung ursprünglich abgefasst worden ist. Für Zusammenfassungen, die bereits zu Vertragsbeginn vorlagen, ist die ursprüngliche Sprachfassung nicht unbedingt immer bekannt. In solchen Fällen bleibt es dem Auftragnehmer überlassen, ob er die Aktualisierung in der englischen oder der französisch Sprachfassung vornimmt. In Ausnahmefällen kann eine Aktualisierung nur eine Sprachfassung betreffen.

Sobald eine Aktualisierung mehr als 50 Prozent des Originals betrifft, wird die damit verbundene Arbeit als Neufassung betrachtet (siehe Ziffer 4.5.2.4) und entsprechend berechnet.

4.5.2.6. Korrekturen

Korrekturen beinhalten geringfügige Änderungen, die in einer Zusammenfassung, einem Glossareintrag oder einer Einführung vorgenommen werden müssen, beispielsweise die


Änderung einer Zahl, die Nachbesserung eines defekten Links (siehe Ziffer 4.5.2.10) oder die Berichtigung eines amtlichen Namens/Begriffs oder der Bezeichnungs eines Rechtsakts usw. Der Auftragnehmer nimmt die erforderlichen Korrekturen in allen Sprachfassungen vor; jede korrigierte Sprachfassung wird als Einzelkorrektur separat abgerechnet. In der Regel erfordern Korrekturen keine Übersetzungen. Sind Übersetzungen von amtlichen Namen/Begriffen/Bezeichnungen eines Rechtsakts einzufügen, orientiert sich der Auftragnehmer soweit wie möglich an den in EUR-Lex verfügbaren Übersetzungen und stellt die Übersetzung nicht gesondert in Rechnung.

Der Auftragnehmer unterrichtet das Amt für Veröffentlichungen unverzüglich über Unregelmäßigkeiten oder Fehler, auf die er während der Vertragsausführung in den Zusammenfassungen, Glossareinträgen oder Einführungen gestoßen ist. Einer der Projektmanager (siehe Ziffer 4.7.2) des Amtes für Veröffentlichungen schickt daraufhin per E-Mail einen Korrekturauftrag an den Auftragnehmer, der anschließend die Korrektur innerhalb von 2 Werktagen vornimmt.

Korrekturen können vom Auftragnehmer auch durchgeführt oder durch das Amt für Veröffentlichungen in Auftrag gegeben werden, wenn eine Zusammenfassung aktualisiert wird. In solchen Fällen kann nur die Aktualisierung in Rechnung gestellt werden. Das Amt für Veröffentlichungen kann jederzeit beschließen, eine Korrektur aufzuschieben, bis eine Aktualisierung erforderlich ist.

Der Auftragnehmer muss prüfen, ob Korrekturen einer bestimmten Zusammenfassung auch Korrekturen in einer oder mehreren weiteren Zusammenfassungen erforderlich machen, und das Amt für Veröffentlichungen unverzüglich per E-Mail über seine Erkenntnisse unterrichten. Die Korrektur von Abweichungen oder Fehlern, die sich aus der Erstellung, Neufassung, Aktualisierung oder Übersetzung durch den Auftragnehmer ergeben, wird nicht in Rechnung gestellt, sondern ist innerhalb eines Werktags nach Mitteilung des Fehlers vorzunehmen bzw. sobald der Auftragnehmer den Fehler feststellt.

4.5.2.7. Inhaltliche Pflege der Einführungen

Jeder der 32 Themenbereiche und die dazugehörigen Unterkapitel werden durch eine kurze Einführung eingeleitet, in der die Ziele und Hauptmerkmale der jeweiligen Rechtstexte und politischen Konzeptionen dargelegt werden. Ein Beispiel für eine solche Einführung findet sich im Themenbereich „Umwelt“:

http://europa.eu/legislation_summaries/environment/index_de.htm

Hier lautet die Einführung:

„Wasser, Nahrung, Sauerstoff, Energie und vieles andere mehr … Der Mensch bezieht aus seiner Umwelt zahlreiche lebenswichtige Dinge. Daher muss er seine Umwelt schützen und seinen natürlichen Lebensraum mit Umsicht bewirtschaften. Kurz gesagt, es geht hier um seine Gesundheit und seine Lebensgrundlagen. Seit Anfang der 70er Jahre des letzten Jahrhunderts engagiert sich Europa politisch mit Nachdruck zugunsten der Umwelt: Schutz der Luft- und der Wasserqualität, Erhaltung der natürlichen Ressourcen und der biologischen Vielfalt, Abfallentsorgung und Regulierung von umweltschädlichen Wirtschaftstätigkeiten bilden nur einige der Politikfelder, auf denen die Europäische Union sowohl im Zusammenwirken mit den

http://europa.eu/legislation_summaries/environment/index_de.htm%0D


Mitgliedstaaten als auch auf internationaler Ebene tätig ist. Ob es sich nun um Abhilfemaßnahmen bei punktuellen Umweltproblemen oder aber um horizontale und in andere Politikbereiche integrierte Maßnahmen handelt, die auf Artikel 174 EG-Vertrag gestützte europäische Umweltpolitik leistet einen entscheidenden Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung des europäischen Gesellschaftsmodells.“

Bei der Erstellung, Neufassung oder Aktualisierung der Einführungen muss der Auftragnehmer die Anforderungen des vorliegenden Lastenhefts, insbesondere Ziffer 4.5.2.3, beachten.

Die Erstellung einer Grafik/eines Schaubilds zur Ergänzung einer Einführung wird wie die Aktualisierung einer Zusammenfassung in Rechnung gestellt.

In der Regel umfassen Einführungen 100 bis 150 Wörter.

4.5.2.8. Pflege des Glossars

Das Glossar ist eine alphabetische Liste mit etwa 230 Begriffen aus dem Bereich des EU-Recht und der EU–Politik. Es ist mit den Zusammenfassungen verknüpft und muss kontinuierlich weiterentwickelt und aktualisiert werden. Das Glossar enthält eine alphabetische Liste mit Begriffen (Einträgen) und die dazugehörigen Definitionen, mit denen rechtliche und politische Konzepte der EU erläutert werden: http://europa.eu/legislation_summaries/glossary/index_de.htm.

Bei der Erstellung, Neufassung oder Aktualisierung der Glossareinträge muss der Auftragnehmer die Anforderungen des vorliegenden Lastenhefts, insbesondere Ziffer 4.5.2.3, beachten.

Glossareinträge haben in der Regel einen Umfang von 250 bis 550 Wörtern.

Wenn sich ein Eintrag auf den Entwurf einer Zusammenfassung bezieht, der bereits einer inhaltlichen Kontrolle unterzogen wurde, muss der Auftragnehmer eine Anpassung des Eintrags an den Inhalt der Zusammenfassung vornehmen.

4.5.2.9. Übersetzungen

Der Auftragnehmer muss Übersetzungen in alle EU-Amtssprachen anfertigen können, d. h. in die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Ausschreibung 23 Amtssprachen (Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch) sowie in jede weitere Sprache, die während der Vertragsausführung Amtssprache wird (z. B. 2013 Kroatisch).

Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen werden in der Regel in alle Amtssprachen der EU übersetzt. Der Auftragnehmer fertigt nur die in den monatlichen Arbeitsblättern aufgeführten Übersetzungen an (Ziffer 4.6.1).

Zu Vertragsbeginn stehen nicht alle Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen in allen Sprachfassungen zur Verfügung. Der Auftragnehmer fügt daher seinem

http://europa.eu/legislation_summaries/glossary/index_de.htm


Arbeitsprogramm Vorschläge für die Übersetzung von Texten in die fehlenden Sprachfassungen bei.

Die Übersetzungsarbeiten gestalten sich wie folgt:

· Übersetzung in alle Amtssprachen der EU (gegenwärtig 23 Sprachen),

· Übersetzung in die fehlenden Sprachen, um die sprachliche Abdeckung des Dienstes zu verbessern,

· Übersetzung von aktualisierten Fassungen und Einfügen dieser Aktualisierungen in die entsprechenden Zusammenfassungen,

· gegebenenfalls Anpassungen übersetzter Zusammenfassungen nach einer Aktualisierung,

· Übersetzung neu gefasster Zusammenfassungen,

· Revision einer oder mehrerer bereits übersetzter Sprachfassungen durch den Auftragnehmer nach Auftragsbeginn.

Übersetzungen müssen veröffentlichungsreif sein, siehe Ziffer 4.2. Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass die übersetzten Texte den für eine Veröffentlichung erforderlichen hohen Qualitätsanforderungen genügen. Dazu gehören auch die Überprüfung bzw. Revision der Übersetzungen vor der Auslieferung sowie Anpassungen, damit die verschiedenen Sprachfassungen auch für Nichtjuristen verständlich sind. In besonderen Fällen, z. bei der Erstellung des Ausgangstextes, ist die Verwendung von Wörtern und Ausdrücken, die in den Medien gebräuchlich sind und in offiziellen Verlautbarungen nicht erscheinen (beispielsweise des Ausdrucks „Six-Pack“ für die Regeln für die wirtschafts- und haushaltspolitische Überwachung, die am 13. Dezember 2011 in Kraft getreten sind) angezeigt.

Der Auftragnehmer muss die elektronischen Ressourcen für das Ausarbeiten und Übersetzen von Texten, die ihm von der Generaldirektion Übersetzung der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellt werden, nutzen.5 Er muss sich an den Leitfaden für die Übersetzung und das vorliegende Lastenheft, insbesondere Ziffer 4.5.2.2. halten.

Übersetzungen müssen den Ausgangstext klar wiedergeben. Alle Korrekturen, die vor der Annahme des Ausgangstextes in diesen einzufügen sind, müssen auch in den Übersetzungen berücksichtigt werden. Diese Korrekturen in allen Sprachfassungen können nicht in Rechnung gestellt werden.

Übersetzungen neu abgefasster Zusammenfassungen können erst angefertigt werden, nachdem die Ergebnisse der sprachlichen Kontrolle der originalsprachlichen Texte eingefügt wurden. Anschließend werden die Übersetzungen den Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen zur sprachlichen Kontrolle übermittelt. Damit soll sichergestellt werden, dass die Übersetzungen der neu abgefassten Zusammenfassungen in Bezug auf Stil, Struktur und Ausdrucksweise unmissverständlich sind. Alle weiteren Übersetzungen werden als Endfassung direkt an das Amt für Veröffentlichungen ausgeliefert, das sich das Recht vorbehält, alle sprachlichen Kontrollen durchzuführen, die es für notwendig erachtet.

5 See under http://ec.europa.eu/translation/index_de.htm; http://publications.europa.eu/code/.




Der Auftragnehmer muss eine Datenbank mit häufig verwendeten Begriffen führen, um eine einheitliche Übersetzung der Zusammenfassungen und Übereinstimmung zwischen allen Sprachen zu wahren sowie unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden.

Übersetzungen der Aktualisierungen von Zusammenfassungen, die noch nicht in der Zielsprache vorliegen, werden wie die Übersetzung einer neuen Zusammenfassung behandelt.

4.5.2.9.1. Revisionen von Übersetzungen

In Sonderfällen kann das Amt für Veröffentlichungen die Revision einer Sprachfassung in Auftrag geben. Wenn sich die Revision auf mehr als die Hälfte des Ausgangstextes bezieht, wird die Tätigkeit als Übersetzung gewertet.

Ist die Revision auf mangelhafte Qualität oder Fehler des Auftragnehmers zurückzuführen, führt dieser die Revision binnen zwei Werktagen nach Unterrichtung über die Notwendigkeit einer Revision durch und kann die erforderlichen Korrekturen nicht in Rechnung stellen.

4.5.2.10. Prüfung der Links

Das Amt für Veröffentlichungen kann jederzeit in einem Arbeitsblatt die Prüfung aller Links in der Sammlung in Auftrag geben. Der Auftragnehmer prüft daraufhin, ob alle Links funktionieren. Es ist anzumerken, dass etwa 80 Prozent aller Links gegenwärtig EUR-Lex betreffen, während die übrigen 20 Prozent auf externe Seiten wie Internetseiten der EU-Institutionen führen. Nicht funktionierende Links sind daher in der Mehrzahl der Fälle darauf zurückzuführen, dass eine Website nach ihrer Überarbeitung verlagert wurde. Etwaige Fehler werden zusammen mit dem berichtigten Link oder dem vorgeschlagenen Ersatzlink und der „Seite“, auf der dieser in der Sammlung erscheint, direkt an das Amt für Veröffentlichungen weitergeleitet, sodass diese gegebenenfalls in einem monatlichen Arbeitsblatt berücksichtigt werden können. Zum Abschluss der Tätigkeit legt der Auftragnehmer eine Word-Datei vor, in der alle fehlerhaften Links, die an das Amt für Veröffentlichungen gemeldet wurden, aufgeführt sind. Für die Prüfung sämtlicher Links steht dem Auftragnehmer maximal 1 Monat zur Verfügung. Die Annahme der Leistung erfolgt innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang.

4.5.2.11. Metadaten

Die Leistungen im Zusammenhang mit den Produktionsaufgaben (siehe Ziffern 4.5.2.3 bis 4.5.2.9) beinhalten auch Metadaten. Die in den Vorabinformationen zu den Zusammenfassungen enthaltenen Metadaten umfassen mindestens die im folgenden Schaubild aufgeführten Metadaten sowie die Angabe der ausgangssprachlichen Fassung:


Es werden weniger Metadaten für die Vorabinformationen zu den Glossareinträgen und den Einführungen benötigt.

Title 01

Text

Thesaurus oder Klassifikationen (EUROVOC) Subject 11

Kodierter Text

Target audience 16

Kodierter Text

ResourceType (Work) 05

Kodierter Text

Resource Format(Manifestation) 06

Kodierter Text

Publishing date 04

Formatierter Text

Links in Granularitätoder Versionierung Relation 13

Verweis

Resource-Language

Espression03

Kodierter Text

ResourceIdentifier(Work)

08

Formatierter Text

Coverage 14

Kodierter oder formatierter Text

Contributor 10

Kodierter oder formatierter Text

Das Urheberrechts-Verzeichnis steht in ATTOals Schutzrechte-Verzeichnis zur Verfügung

Copyright 15

Text

Description 09

Text

Source 12

Text

Creator 02

Kodierter Text

Publisher 07

Kodierter Text

InhaltMindestangaben

Metadaten


Jede endgültige Datei (eine Datei für jede Sprachfassung) wird in einer sogenannten Vorabinformation von Metadaten begleitet, auf deren Grundlage anschließend eine Erweiterung zur Erstellung einer vollständigen bibliografischen Angabe durch das Amt für Veröffentlichungen erfolgen kann. Die Metadaten untergliedern sich in zwei Hauptgruppen:

· Metadaten zum Dokument wie Titel des Rechtsakts oder des amtlichen Dokuments, auf den/das sich die Zusammenfassung bezieht, in der Sprache der Zusammenfassung, Titel der Zusammenfassung in der Sprache der Zusammenfassung, Sprachfassung, Verfasser des Rechtsakts oder des amtlichen Dokuments, auf den/das sich die Zusammenfassung bezieht, usw.

· Metadaten zur Verwaltung wie Angaben zum Auftragnehmer, anonymisierte Angaben zum Verfasser oder Übersetzer der Zusammenfassung, Datum der Ausarbeitung, Datum der letzten Aktualisierung, Sprache, in der die Zusammenfassung oder Aktualisierung abgefasst wurde, usw.

Das Amt der Veröffentlichungen teilt dem Auftragnehmer mit, wie die Identifikatoren für Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen zu erstellen sind.

Während der Ausführung des Auftrags behält sich das Amt für Veröffentlichungen das Recht vor, zusätzliche Metadaten anzufordern. Alle durch den Auftragnehmer erstellten Metadaten müssen auf der Grundlage des vom Amt für Veröffentlichungen verwendeten gemeinsamen Datenmodells erstellt werden, das zu Auftragsbeginn bereitgestellt wird. Mithilfe dieses gemeinsamen Datenmodells soll eine einheitliche Datenerfassung und eine Zusammenführung aller Metadaten des Amtes für Veröffentlichungen ermöglicht werden. Das gemeinsame Datenmodell des Amtes für Veröffentlichungen wird regelmäßig aktualisiert und muss daher vom Auftragnehmer bei der Erstellung von Metadaten stets konsultiert werden.

4.6. Arbeitsabläufe

Der Auftragnehmer erstellt ein monatliches Arbeitsprogramm, das die Grundlage für die monatlichen Arbeitsblätter des Amtes für Veröffentlichungen bildet. Die Schaubilder zu den Arbeitsabläufen und das Ablaufdiagramm sind Anhang 9 zu entnehmen.

4.6.1. Monatliche Arbeitsblätter

Die monatlichen Arbeitsblätter werden auf Grundlage des monatlichen Arbeitsprogramms erstellt (siehe Ziffer 4.6.10.2.

Ein typisches Arbeitsblatt für einen Monat enthält in der Regel etwa 15 Zusammenfassungen und 30 Aktualisierungen sowie die dazugehörigen Übersetzungen.

Die Ausführung der Produktionsaufgaben (siehe Ziffern 4.5.2.3 bis 4.5.2.10) durch den Auftragnehmer wird über die vom Amt für Veröffentlichungen erstellten monatlichen Arbeitsblätter in Auftrag gegeben; ein Entwurf für ein Muster-Arbeitsblatt findet sich in Anhang 10.

In besonderen Fällen können monatliche Arbeitsblätter für zusammenhängende Aufträge erstellt werden, z. B. für die Aktualisierung einer Reihe von Zusammenfassungen nach Inkrafttreten eines neuen Vertrags.


Die monatlichen Arbeitsblätter entsprechen einem offiziellen Produktionsauftrag durch das Amt für Veröffentlichungen und erlauben dem Auftragnehmer, mit der Arbeit zu beginnen. Sie werden ausschließlich in elektronischer Form übermittelt.

4.6.2. Ad-hoc-Arbeitsblätter

Ad-hoc-Arbeitsblätter können für dringende Aufgaben erstellt werden (siehe Ziffer Error:Reference source not found).

Wie die monatlichen Arbeitsblätter entsprechen auch die Ad-hoc-Arbeitsblätter einem offiziellen Produktionsauftrag durch das Amt für Veröffentlichungen und erlauben dem Auftragnehmer, mit der Arbeit zu beginnen. Sie können beliebige Produktionsaufgaben betreffen.

4.6.3. Produktionskontrollen

Die Erstellung von Zusammenfassungen, die Übersetzung von Zusammenfassungen sowie die Revision von Übersetzungen durchlaufen die folgenden Kontrollen:

1. inhaltliche Kontrolle durch die zuständigen Dienststellen;

2. sprachliche Kontrolle durch die Generaldirektion Übersetzung der Kommission;

3. sprachliche Kontrolle durch das Amt für Veröffentlichungen.

Aus der nachfolgenden Tabelle geht hervor, welche Kontrollen bei welchen Aufgaben durchgeführt werden:

Inhaltliche Kontrolle durch die zuständigen

Dienststellen

Sprachliche Kontrolle durch die

Generaldirektion Übersetzung der

Kommission

Sprachliche Kontrolle durch das Amt für

Veröffentlichungen

Erestellung einer Zusammenfassung * * Nicht zutreffend

Übersetzung von Zusammenfassungen

Nicht zutreffend Nicht zutreffend *Revision von Übersetzungen

Nicht zutreffend Nicht zutreffend *

Nachdem alle Kontrollen durchgeführt und alle daraus resultierenden Korrekturen durchgeführt wurden, werden die Endfassungen erstellt und einer internen Kontrolle durch den Auftragnehmer unterzogen, bevor sie endgültig an das Amt für Veröffentlichungen ausgeliefert werden. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass das Amt für Veröffentlichungen während dieser Kontrollphasen unverzüglich Kopien aller Mitteilungen erhält.

Alle weiteren Leistungen werden als endgültige Lieferungen direkt an das Amt für Veröffentlichungen übermittelt.


4.6.3.1. Inhaltliche Kontrolle

Alle neu erstellten und neu gefassten Zusammenfassungen werden zur inhaltlichen Kontrolle auf elektronischem Wege im Word-Format an die zuständigen Dienststellen der Kommission oder in anderen EU-Institutionen übermittelt. Beim Versenden der Dateien schickt der Auftragnehmer stets eine Kopie an das Postfach des Amtes für Veröffentlichungen. Der Auftragnehmer erhält vom Amt für Veröffentlichungen eine Liste der Personen bei den Dienststellen der Kommission oder anderen EU-Institutionen, die zu den einzelnen Themenbereichen kontaktiert werden können.

Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, die Ergebnisse der inhaltlichen Kontrolle in den entsprechenden Text zu übernehmen. Sollte der Auftragnehmer einige dieser Anmerkungen für nicht zutreffend halten, muss er das Amt für Veröffentlichungen unverzüglich davon in Kenntnis setzen.

4.6.3.2. Sprachliche Kontrolle durch die Generaldirektion Übersetzung der Kommission

Nach Einfügen der Anmerkungen aus der inhaltlichen Kontrolle übermittelt der Auftragnehmer seine Texte im Word-Format zur sprachlichen Kontrolle an die Generaldirektion Übersetzung der Kommission und schickt eine Kopie an das Postfach des Amtes für Veröffentlichungen. Der Auftragnehmer erhält vom Amt für Veröffentlichungen eine Liste der Personen, die zu diesem Zweck in der Generaldirektion Übersetzung der Kommission kontaktiert werden können.

Mit der sprachlichen Kontrolle soll gewährleistet werden, dass in der Sammlung der Zusammenfassungen Klarheit in Bezug auf Stil, Struktur und Ausdrucksweise gewahrt wird und ihre Länge in einem angemessenen Verhältnis zum Stellenwert, zur Komplexität und zum Umfang des zusammengefassten Rechtsakts steht.

Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, die Ergebnisse der sprachlichen Kontrolle zu übernehmen und anschließend die Endfassung gemäß Ziffer 4.6.5 an das Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln.

4.6.3.3. Sprachliche Kontrolle durch die Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen

Sobald der Auftragnehmer eine Übersetzung in veröffentlichungsreifer Qualität angefertigt hat, übermittelt er die Texte im Word-Format zur sprachlichen Kontrolle an die Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen und schickt eine Kopie an das Postfach des Amtes für Veröffentlichungen. Der Auftragnehmer erhält vom Amt für Veröffentlichungen eine Liste der Korrektoren, die zu diesem Zweck kontaktiert werden können.

Mit der sprachlichen Kontrolle soll Klarheit in Bezug auf Stil, Struktur und Ausdrucksweise sichergestellt werden.

Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, die Ergebnisse der sprachlichen Kontrolle zu übernehmen und anschließend die Endfassung gemäß Ziffer 4.6.5 an das Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln.


4.6.3.4. Verzögerung oder Ausfall der inhaltlichen oder sprachlichen Kontrolle

Der Auftragnehmer trägt keine Verantwortung für Verzögerungen bei der inhaltlichen und der sprachlichen Kontrolle, die beide jeweils nicht mehr als 5 Werktage in Anspruch nehmen sollten. Sollte eine dieser Kontrollen mehr als 5 Werktage dauern, muss der Auftragnehmer das Amt für Veröffentlichungen am sechsten Tag nach Übermittlung über diese Verzögerung unterrichten. Daraufhin entscheidet das Amt für Veröffentlichungen, ob die Frist für die Auslieferung der unmittelbar von dieser Verzögerung betroffenen Leistungen um einen entsprechenden Zeitraum verlängert oder der Prozess ohne die entsprechende Kontrolle weitergeführt wird.

4.6.4. Interne Kontrolle durch den Auftragnehmer

Die Qualitätskontrolle fällt in die Zuständigkeit des Auftragnehmers, der die Qualität der produzierten Inhalte gewährleistet, indem er dafür Sorge trägt, dass die gesamte Produktion wie verlangt bereitsteht und dass alle Leistungen ein Höchstmaß an Vollständigkeit, Genauigkeit und Kohärenz aufweisen. Der Auftragnehmer muss eine interne technische Inhaltskontrolle der elektronischen Dateien (Zusammenfassung in allen Sprachfassungen und Vorabinformationen) durchführen, um zu prüfen, ob die im vorliegenden Lastenheft, insbesondere in den Ziffern 4.5.2.2, 4.6.5 und 4.6.6, festgelegten Anforderungen eingehalten werden.

Vor der Auslieferung der Dateien in Formex V4 muss der Auftragnehmer die Dateien prüfen, um sicherzustellen, dass ihre Struktur dem Musterschema entspricht.

Nach der Übersetzung hat der Auftragnehmer ferner die strukturelle Kohärenz zwischen den verschiedenen Sprachversionen eines Dokuments zu garantieren.

Alle angefertigten Texte müssen vor der Auslieferung an das Amt für Veröffentlichungen einer internen Qualitätskontrolle unterzogen werden. Dazu gehört eine formale, technische und logische Prüfung, um die generelle Widerspruchsfreiheit und Kohärenz der Inhalte und Dateien sicherzustellen.

4.6.5. Endgültige Auslieferung an das Amt für Veröffentlichungen

Der Auftragnehmer übermittelt den Inhalt des endgültigen Produktionsergebnisses (Zusammenfassungen, Glossareinträge, Einführungen und Übersetzungen) in Formex V4 (XML). Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, zusätzliche Auslieferungen unentgeltlich in den folgenden Formaten anzufordern: TIFF, PDF, XML, HTML oder Word. Alle dazugehörigen Metadaten werden in XML ausgeliefert. Formex ist ein Format für den Datenaustausch zwischen dem Amt für Veröffentlichungen und seinen Auftragnehmern. Formex V4 basiert auf dem internationalen Standard XML (Extensible Markup Language W3C-Empfehlung, 10. Februar 1998) und ist am 1. Mai 2004 in Kraft getreten. Die Dokumentation liegt ausschließlich in englischer Sprache vor. Sie enthält zahlreiche Beispiele und kann über die Website des Amtes für Veröffentlichungen bezogen werden.6

Der Auftragnehmer übermittelt dem Amt für Veröffentlichungen alle Dateien über einen vom Amt eingerichteten FTP-Server (File Transfer Protocol). Alle Zusammenfassungen, Glossareinträge oder Einführungen müssen mit den dazugehörigen Metadaten in einer separaten zip-Datei oder in einer anderen, zwischen den Vertragsparteien vereinbarten Form, ausgeliefert werden. Die ausgelieferten Zusammenfassungen müssen über CERES, das

6 Siehe http://formex.publications.europa.eu/.

http://formex.publications.europa.eu/


automatisch an CELLAR (zwei interne Datenbanken) weiterleitet, in die Datenbank des Amtes für Veröffentlichungen integriert werden können.

Der Auftragnehmer erhält weder zum internen EUR-Lex-Portal des Amtes für Veröffentlichungen noch zu den genannten internen Datenbanken (CERES und CELLAR) direkten Zugang. Daher müssen alle ausgelieferten Endfassungen die im vorliegenden Lastenheft genannten oder dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit übermittelten technischen Spezifikationen erfüllen. Das Amt für Veröffentlichungen kann während der Ausführung des Auftrags jederzeit vom Auftragnehmer verlangen, dass er sich mit einer neuen Formex-Version vertraut macht.

4.6.6. Endgültige Abnahme durch das Amt für Veröffentlichungen

Das Amt für Veröffentlichungen überprüft die Qualität der ausgelieferten Texte. Mit dieser Qualitätskontrolle können teilweise oder vollständig externe Stellen betraut werden.

Alle an das Amt für Veröffentlichungen ausgelieferten Dateien müssen:

· voll nutzbar/funktionsfähig sein;

· die richtigen Inhalte und Metadaten enthalten;

· alle Anmerkungen beinhalten und allen Anforderungen der technischen Spezifikationen und der technischen Anhänge entsprechen

Nach Eingang der Dateien hat das Amt für Veröffentlichungen zehn (10) Werktage Zeit für die Abnahme der Leistungen des Auftragnehmers. Wenn das Amt für Veröffentlichungen innerhalb dieses Zeitraums nicht reagiert, gilt die Lieferung als angenommen. Innerhalb dieses Zeitraums kann das Amt für Veröffentlichungen inhaltliche und sprachliche Kontrollen aller eingegangenen Dateien veranlassen. Ferner prüft das Amt für Veröffentlichungen, ob der Auftragnehmer alle aus inhaltlichen und sprachlichen Kontrollen resultierenden Anmerkungen berücksichtigt hat.

Stellt das Amt für Veröffentlichungen Unstimmigkeiten oder Fehler (in Bezug auf Inhalt, Sprache, Format, Qualität usw.) in den ausgelieferten Endfassungen fest, die dem Auftragnehmer anzulasten sind, kann es die fehlerhaften Dateien ablehnen. Anstelle einer Ablehnung kann das Amt für Veröffentlichungen den Auftragnehmer auffordern, Dateien, die kleinere sprachliche Fehler, Layout-Fehler oder fehlerhafte Markierungen enthalten, mit der nächsten Lieferung in der Folgewoche erneut auszuliefern.

Das Amt für Veröffentlichungen kann die ausgelieferten Leistungen vollständig oder teilweise ablehnen, wenn diese nicht den festgelegten Anforderungen oder den qualitativen Ansprüchen genügen. Dazu gehören beispielsweise:

· Dateien, die nicht geöffnet werden können, oder korrupte elektronische Dateien;

· fehlende Metadaten;

· schlecht strukturierte Texte;

· fehlerhaft aktualisierte Texte;

· Nichteinhaltung der Leitfäden für die Ausarbeitung und/oder Übersetzung;


· Nichtberücksichtigung der Anmerkungen der Dienststellen der Kommission, anderer EU-Institutionen, der Generaldirektion Übersetzung der Kommission oder der Korrektoren des Amtes für Veröffentlichungen;

· fehlerhafte Links (die entweder nicht funktionieren oder auf den falschen Rechtsakt verweisen);

· unvollständige Seiten oder Dateien;

· unzureichende Bildqualität;

· fehlerhaftes oder unerwartetes Format (z. B. Dateien, die nicht in Word, Formex V4 oder anderen vom Amt für Veröffentlichungen festgelegten Formaten geliefert werden);

· XML-Dateien, die nicht dem erforderlichen Schema entsprechen.

4.6.7. Neulieferungen

Abgelehnte Lieferungen sind durch den Auftragnehmer unverzüglich, keinesfalls jedoch später als drei (3) Werktage nach Ablehnung durch das Amt für Veröffentlichungen zu korrigieren und neu auszuliefern. Bei Nichteinhaltung dieser Frist kann das Amt Vertragsstrafen verhängen.

4.6.8. Fristen für Endlieferungen

Der Auftragnehmer liefert seine Leistungen an einem festgelegten Tag der Woche an das Amt für Veröffentlichungen. Alle in einem bestimmten monatlichen Arbeitsblatt in Auftrag gegebenen Leistungen werden vom Auftragnehmer innerhalb von sieben (7) Wochen nach Erhalt des Arbeitsblattes ausgeführt. Die Lieferungen sollten sich mehr oder weniger gleichmäßig über diesen Zeitraum von sieben (7) Wochen verteilen.

Alle Auslieferungen, die nach Ablauf der Sieben-Wochen-Frist eintreffen, gelten als verspätet, sofern das Amt für Veröffentlichungen nicht eine vorherige schriftliche Genehmigung erteilt hat.

Der Auftragnehmer muss berücksichtigen, dass die inhaltlichen Kontrollen durch die zuständigen Dienststellen und die sprachlichen Kontrollen durch die Generaldirektion Übersetzung der Kommission oder das Amt für Veröffentlichungen bis zu fünf (5) Werktage in Anspruch nehmen. Bestimmte Leistungen können daher erst nach 3 oder 4 Wochen ausgeliefert werden.

LeistungFrühestmöglicher Lieferzeitpunkt

(gerechnet ab Eingang des monatlichen Arbeitsblattes beim Auftragnehmer)

Ausarbeitung einer Zusammenfassung

3 Wochen

Übersetzungen neuer Zusammenfassungen

4Wochen


4.6.8.1. Vorrangige Leistungen

Das Amt für Veröffentlichungen kann einige Leistungen, z. B. das Ausarbeiten und Übersetzen neuer Zusammenfassungen, das Aktualisieren und das Übersetzen von aktualisierten Texten, Korrekturen, die Neufassung oder weitere Vertragsleistungen, als vorrangig einstufen. Folgende vorrangige Leistungen können neben den sonstigen monatlichen Leistungen auf einem Arbeitsblatt in Auftrag gegeben werden:

Leistung Endgültiger Liefertermin nach Eingang des Arbeitsblattes beim Auftragnehmer, wenn nicht im Vorfeld anders vereinbart7

Vorrangiges Ausarbeiten/Neufassen von 4 Zusammenfassungen

im Verlauf der 3. Woche

Vorrangige Übersetzung der oben genannten 4 Zusammenfassungen in alle Amtssprachen


Vorrangige Aktualisierung von 8 Zusammenfassungen


Vorrangige Übersetzung der oben genannten 8 Aktualisierungen in alle Amtssprachen


Der Auftragnehmer muss die Reihenfolge dieser vorrangigen Leistungen gemäß Auftrag des Amtes für Veröffentlichungen einhalten.

4.6.8.2. Dringliche Leistungen

Das Amt für Veröffentlichungen kann bestimmte Leistungen, z. B. das Ausarbeiten und Übersetzen neuer Zusammenfassungen, die Neufassung, Aktualisierung und Übersetzung oder weitere Vertragsleistungen, als dringlich einstufen. Aufträge für dringliche Leistungen werden per E-Mail auf einem Ad-hoc-Arbeitsblatt erteilt, wobei ein Zuschlag in Höhe von 25 Prozent auf den üblichen Preis für die entsprechenden Leistung abgerechnet wird, sofern der Auftrag ausgeführt und abgenommen wurde. Für diese Leistungen gelten folgende Fristen:

Leistung Endgültiger Liefertermin nach Eingang des Arbeitsblattes beim Auftragnehmer, wenn

nicht im Vorfeld anders vereinbart8

Dringliche Erstellung von Zusammenfassungen

2 Werktage für die Erstellung+

10 Werktage (inhaltliche und sprachliche Kontrolle)

7 Beispielsweise bei besonders langen Rechtsakten.

8 Beispielsweise bei besonders langen Rechtsakten.


=

insgesamt 12 Werktage

Dringliche Übersetzung von Zusammenfassungen in alle Amtssprachen

12 Werktage für die Erstellung einer Zusammenfassungen (falls erforderlich)

+2 Werktage für die Übersetzung

+5 Werktage (sprachliche Kontrolle)

=

insgesamt 19 Werkstage mit Erstellung einer Zusammenfassung

oder

insgesamt 7 Werktage, wenn bereits eine Zusammenfassung vorliegt

Dringliche Neufassung von Zusammenfassungen

2 Werktage

Dringliches Aktualisieren von Zusammenfassungen

4 Werktage

Dringliche Übersetzung aktualisierter oder neu gefasster Zusammenfassungen in alle Amtssprachen

2 Werktage ab Eingang des Arbeitsblattes oder ab der in den beiden vorstehenden Zeilen genannten Frist für das Neufassen oder Aktualisieren

4.6.9. Nichteinhaltung von Fristen

Bei Nichteinhaltung der im vorliegenden Lastenheft aufgeführten Fristen (siehe Ziffern 4.5.2.6, 4.5.2.9.1, 4.6.6 und 4.6.8) können Vertragsstrafen fällig werden (siehe Artikel I.13 des Vertragsentwurfs), sofern nicht eine vorherige schriftliche Zustimmung zu einer Fristverlängerung erteilt wurde, beispielsweise bei fehlenden inhaltlichen oder sprachlichen Kontrollen (siehe Ziffer 4.6.3.4).

4.6.10. Projektmanagement

Die Kosten für das Projektmanagement einschließlich der Teilnahme an den in diesem Lastenheft vorgesehenen Sitzungen sind in den Gesamtpreis des Angebots einzuberechnen. Es sei darauf hingewiesen, dass als Leistungsgegenstand für die Überwachung der Entwicklung von EU-Recht und –Politik das Arbeitsprogramm gilt (siehe Ziffer 4.5.2.1).

Sowohl das Amt für Veröffentlichungen als auch der Auftragnehmer richten ein spezielles Postfach für den gesamten Schriftverkehr (Produktion und andere Verwaltungsfragen) im


Zusammenhang mit dem vorliegenden Vertrag ein. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass sein E-Mail-Postfach während der Arbeitszeiten von 9.00 bis 18.00 Uhr an Werktagen durchgängig betreut wird.

4.6.10.1. Teilnahme an Sitzungen mit dem Amt für Veröffentlichungen und Follow-up

Der vom Auftragnehmer benannte Projektleiter (siehe Ziffer 4.7.1) nimmt an monatlichen Sitzungen in Luxemburg im Gebäude des Amts für Veröffentlichungen teil, das sich derzeit in der Rue Mercier befindet. In Ausnahmefällen (maximal fünf (5) pro Jahr) können zusätzliche Sitzungen in den Räumlichkeiten des Amts für Veröffentlichungen in Luxemburg erforderlich sein.

In besonderen Fällen kann das Follow-up über andere Kommunikationswege zwischen dem Auftragnehmer und dem Amt für Veröffentlichungen erfolgen: Telefon, E-Mail, Videokonferenz usw. In Ausnahmefällen können auch Besprechungen am Telefon oder in Form von Videokonferenzen stattfinden.

Im Anschluss an sämtliche Sitzungen mit dem Amt für Veröffentlichungen, unabhängig davon, ob diese in Luxemburg, am Telefon oder per Videokonferenz stattfinden, ist der Projektleiter des Auftragnehmers für die Erstellung des Protokolls zuständig. Dieses Protokoll wird dem Amt für Veröffentlichungen über die angegebene E-Mail-Adresse innerhalb von 2 Werktagen zur Billigung übermittelt. Etwaige Berichtigungen sind innerhalb von 1 Werktag vorzunehmen.

Vor den monatlichen Sitzungen erstellt der Auftragnehmer die folgenden Dokumente, die während der monatlichen Sitzungen besprochen werden:

· Arbeitsprogramm,

· Tätigkeitsbericht,

· Vorabrechnung.

Sämtliche genannten Dokumente (Arbeitsprogramm, Tätigkeitsbericht, Vorabrechnung) werden dem Amt für Veröffentlichungen zwei (2) Werktage vor jedem monatlichen Treffen in Luxemburg per E-Mail übermittelt.

Das Amt für Veröffentlichungen hat zehn (10) Werktage ab Erhalt der Dokumente Zeit, um diese zu prüfen und zu bestätigen. Das Amt für Veröffentlichungen bestätigt die Dokumente per E-Mail an den Auftragnehmer. Erfolgt keine Bestätigung, nimmt der Auftragnehmer innerhalb von zwei (2) Werktagen Korrekturen vor.

Nach Annahme der Vorabrechnung sendet der Auftragnehmer dem Amt für Veröffentlichungen innerhalb von fünf (5) Werktagen die offizielle Rechnung in Papierform sowie im Excel- und XML-Format zu.

4.6.10.2. Arbeitsprogramm

Das Arbeitsprogramm wird jeden Monat vom Auftragnehmer aufgestellt und gibt einen Überblick über die vom Auftragnehmer im Ergebnis seiner monatlichen Überprüfung vorgeschlagenen Tätigkeiten. Das Arbeitsprogramm wird mit dem Amt für Veröffentlichungen erörtert und kann die Grundlage eines Arbeitsblatts bilden. Das Amt für Veröffentlichungen ist


nicht an das Arbeitsprogramm gebunden. Bindend ist allein die Erstellung eines Arbeitsblattes (monatlich oder ad hoc) durch das Amt für Veröffentlichungen, das die im Arbeitsprogramm genannten Punkte enthalten kann, aber nicht muss. Es kann sogar andere Produktionsaufgaben beinhalten, die nicht vom Auftragnehmer vorgesehen waren.

Das Arbeitsprogramm enthält folgende Listen:

- Liste der Rechtsakte oder Dokumente, die neue Zusammenfassungen nach sich ziehen sollten, einschließlich:

- Angaben zum Rechtsakt (Celex-Nummer, Amtsblatt, Titel), - vorgesehener Titel der neuen Zusammenfassung,- kurze Begründung der Auswahl dieses Rechtsakts (evtl. unter Nutzung

von Grafiken/Schaubildern),- Sprachen, in die die Zusammenfassung übersetzt werden sollte.

- Liste bestehender Zusammenfassungen, die aktualisiert werden müssen, einschließlich:

- Angaben zum Änderungsrechtsakt (Celex-Nummer, Amtsblatt, Titel),- Referenznummer und Titel der bestehenden Zusammenfassungen, die von

der Änderung betroffen sind (ein Änderungsrechtsakt kann mehr als eine Zusammenfassung betreffen, und eine Zusammenfassung kann durch mehr als einen Rechtsakt aktualisiert werden),

- Anzahl der Sprachen, in denen die Zusammenfassung verfügbar ist,- kurze Begründung (evtl. unter Nutzung von Grafiken/Schaubildern).

Zusätzlich enthält das Arbeitsprogramm gegebenenfalls Folgendes:

- Liste bestehender Zusammenfassungen, die neu gefasst werden müssen, einschließlich:

- Referenznummer und Titel der bestehenden Zusammenfassung,- Angaben zum Rechtsakt,- Anzahl der Aktualisierungen des Rechtsakts,- Anzahl der Sprachen der bestehenden Zusammenfassung,- Anzahl der Sprachen der künftigen Zusammenfassung,- kurze Begründung (evtl. unter Nutzung von Grafiken/Schaubildern).

- Liste neuer Glossareinträge, einschließlich:- Bezeichnung des neuen Eintrags,- kurze Begründung.

- Liste der zu aktualisierenden Glossareinträge, einschließlich:- Bezeichnung des bestehenden Eintrags,- kurze Begründung.

- Liste der neuen Kapitel oder Unterkapitel, für die eine Einführung erforderlich ist, einschließlich:

- Bezeichnung des neuen Kapitels oder Unterkapitels,- Ort in der Domain,- kurze Begründung (evtl. unter Nutzung von Grafiken/Schaubildern).

- Liste der Einführungen, die aktualisiert werden müssen, einschließlich:


- Bezeichnung des neuen Kapitels oder Unterkapitels,- Ort in der Domain,- kurze Begründung (evtl. unter Nutzung von Grafiken/Schaubildern).

Jedem Punkt des Arbeitsprogramms ist ein vorläufiger Identifikator zuzuweisen, der durchgängig im Schriftwechsel und in Dokumenten mit Bezug zu dem Punkt sowie bei jeder Zwischenlieferung (zwecks inhaltlicher Kontrolle) oder Endauslieferung Verwendung findet. Der Auftragnehmer stimmt die Struktur dieses vorläufigen Identifikators sowie das Verfahren für die Überführung des vorläufigen Identifikators in den endgültigen Identifikator für die Endablieferung mit dem Amt für Veröffentlichungen ab.

Im Arbeitsprogramm kann der Auftragnehmer Vorschläge zur Aufnahme von Links oder Informationen unterbreiten, die ein umfassenderes Informationsangebot für die Bürger bewirken würden.

Ferner ist es Aufgabe des Auftragnehmers, das Amt für Veröffentlichungen auf Tätigkeiten hinzuweisen, die erforderlich sind, um die Sammlung der Zusammenfassungen als hochwertige Informationsquelle für die Bürger zu erhalten.

Punkte, die in dem entsprechenden Arbeitsblatt nicht enthalten sind, können in das folgende Arbeitsprogramm übertragen werden, sofern dem Auftragnehmer keine anderen Anweisungen erteilt wurden.

4.6.10.3. Tätigkeitsbericht

Im Tätigkeitsbericht werden sämtliche Tätigkeiten des Vormonats sowie die Ergebnisse gemäß Arbeitsblatt aufgeführt, einschließlich detaillierter Aufschlüsselungen der im vergangenen Monat angefallenen Ausgaben für Entwürfe, Aktualisierungen, Überarbeitungen, Korrekturen, redaktionellen Tätigkeiten und Übersetzungen sowie sämtliche anderen vertraglich geforderte Leistungen. Laufende Tätigkeiten bilden keine Rechnungsgrundlage, sondern nur das Follow-up der derzeitigen Arbeiten.

Der Tätigkeitsbericht umfasst sämtliche im betreffenden Monat verrichteten Tätigkeiten und enthält mindestens folgende Listen:

- Titel der neu erstellten Zusammenfassungen, die der zuständigen Generaldirektion zur inhaltlichen Kontrolle übermittelt wurden, zusammen mit der Referenznummer des zusammengefassten Rechtsakts oder amtlichen Dokuments;

- Titel neuer übersetzter Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste sämtlicher Zusammenfassungen, die zur inhaltlichen Kontrolle übermittelt wurden;

- Liste sämtlicher Zusammenfassungen, die zur sprachlichen Kontrolle übermittelt wurden;

- Titel der aktualisierten Zusammenfassungen;

- Titel aktualisierter und übersetzter Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen

Zusätzlich enthält der Tätigkeitsbericht gegebenenfalls Folgendes:


- Titel neu gefasster Zusammenfassungen, mit Referenznummer des zusammengefassten Rechtsakts oder amtlichen Dokuments;

- Titel neu gefasster und übersetzter Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Bezeichnungen neuer Glossareinträge, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Bezeichnungen aktualisierter Glossareinträge, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Bezeichnungen neuer Kapitel oder Unterkapitel mit Einführungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Bezeichnungen aktualisierter Kapitel oder Unterkapitel mit aktualisierten Einführungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen.

4.6.10.4. Vorabrechnung

Die Vorabrechnung bildet die Grundlage für die Rechnungstellung. Sie belegt die in Rechnung gestellte Arbeit und enthält genaue Angaben zu den ausgeführten und vom Amt für Veröffentlichungen abgenommenen Tätigkeiten sowie den in Rechnung gestellten Betrag. Sie wird im Excel- und XML-Format übermittelt (das Muster wird vom Amt für Veröffentlichungen vorgeschlagen) und enthält folgende Listen:

- Liste neuer Zusammenfassungen;

- Liste der aktualisierten Zusammenfassungen;

- Liste der neuen und übersetzten Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste der aktualisierten und übersetzten Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen.

Zusätzlich enthält die Vorabrechnung gegebenenfalls Folgendes:

- Liste neu gefasster Zusammenfassungen;

- Liste der neu gefassten und übersetzten Zusammenfassungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste neuer Glossareinträge, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste aktualisierter Glossareinträge, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste neuer Einführungen, mit einer Aufstellung der bearbeiteten Sprachfassungen;

- Liste aktualisierter Einführungen, mit einer Aufstellung der überarbeiteten Sprachfassungen;

- alle weiteren angenommenen Arbeiten.


Jede Liste umfasst für jeden der Punkte mindestens folgende Informationen: Identifikator, Titel, Lieferdatum, ursprüngliche Sprachfassung.

4.6.10.5. Teilnahme an den Sitzungen des Redaktionsausschusses oder anderer Arbeitsgruppen

In Sonderfällen kann der Auftragnehmer zur Teilnahme an Sitzungen (maximal zwei (2) Sitzungen jährlich) des Redaktionsausschusses oder anderer Arbeitsgruppen, die an der Verwaltung der Zusammenfassungen der EU-Rechtsprechung beteiligt sind, in Brüssel oder Luxemburg aufgefordert werden. Vom Auftragnehmer kann ferner verlangt werden, für diese Sitzungen eine Präsentation oder einen Beitrag zu einer Präsentation vorzubereiten oder ein Dokument auszuarbeiten. Die Kosten für die Teilnahme an diesen Sitzungen sind im Gesamtpreis der Ausschreibung zu berücksichtigen.

4.6.10.6. Auftragsvergabe

Das Amt für Veröffentlichungen vergibt Globalaufträge für ein geschätztes Volumen/einen geschätzten Wert der innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erbringenden Leistungen für alle Produktionsaufgaben mit Ausnahme der Überwachung der Entwicklung des EU-Rechts. Die dazugehörigen Auftragsscheine werden vollständig oder teilweise ausgeführt, wenn der Auftragnehmer von einem Projektmanager einen Korrekturauftrag oder ein Arbeitsblatt erhält. .Ein Arbeitsblatt oder ein Korrekturauftrag gelten als „Leistungsabruf“. Ein Auftragsschein kann daher mehrere Leistungsabrufe betreffen.

Für die Überwachung der Entwicklung von EU-Recht und –Politik (siehe Ziffer 4.5.2.1) kann das Amt für Veröffentlichungen einen Auftragsschein für einen oder mehrere Monate gleichzeitig ausstellen. Die Arbeit wird unmittelbar auf Grundlage des Auftragsscheins ausgeführt und erfordert keinen gesonderten Leistungsabruf.

Für zusätzliche Leistungen kann die Kommission in Abhängigkeit von der gewünschten Leistung entweder Festpreisaufträge oder Globalaufträge vergeben.

4.6.10.7. Rechnungstellung

Der Auftragnehmer kann jeden Monat Rechnungen für Leistungen einreichen, die im betreffenden Monat angenommen wurden.

Der Auftragnehmer übermittelt die Rechnung an das Amt für Veröffentlichungen, wie in Artikel I.4 des Vertrags angegeben, in Papierform sowie im Excel- und XML-Format.

Der Auftraggeber kann nur bereits ausgeführte, ausgelieferte und angenommene Leistungen in Rechnung stellen, wobei der Wert eines Auftragsscheins nicht überschritten werden darf. Der Auftragnehmer muss sich mit dem Amt für Veröffentlichungen in Verbindung setzen, wenn 75 Prozent des Wertes eines Auftragsscheins erreicht wurden, damit nach Absprache zwischen den beiden Parteien bei Bedarf ein zusätzlicher Auftragsschein ausgestellt werden kann.

Zusätzliche Leistungen kann der Auftragnehmer nach Erledigung abrechnen, sofern das Amt für Veröffentlichungen nicht in schriftlicher Form ein anderes Vorgehen bestätigt hat.


4.6.11. Zusätzliche Leistungen

In Ausnahmefällen können zusätzliche Leistungen, die in einem inhaltlichen Zusammenhang mit der vorliegenden öffentlichen Ausschreibung stehen, aber nicht unter eine der in der Preisaufstellung aufgeführten Preispositionen fallen, erforderlich sein. In diesem Fall werden gesonderte Aufträge erteilt. Der Auftragnehmer muss dem Amt für Veröffentlichungen einen Kostenvoranschlag und einen voraussichtlichen Zeitplan für die Erbringung der Leistungen vorlegen.

Der Gesamtwert dieser zusätzlichen Leistungen darf innerhalb der Vertragslaufzeit 5 % des im Musterangebot angegebenen geschätzten Werts der übrigen Leistungen nicht überschreiten.

4.7. PRAKTISCHE MODALITÄTEN

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, die gesamte Produktionskette abzudecken, d. h. Überwachung und Analyse der auszuführenden Arbeiten, Erarbeitung von Inhalten, Übersetzung.

Verteilungstätigkeiten fallen grundsätzlich nicht unter den Vertrag.

Bei ernsthaften Störungen stellt der Auftragnehmer innerhalb von 8 Werktagen den Fortgang seiner Tätigkeiten in Ersatzräumlichkeiten, mit qualifizierten Mitarbeitern und IT-Systemen sicher, muss die Lieferfristen aber dennoch einhalten.

4.7.1. Erforderliches Team

Der Auftragnehmer stellt ein Team mit dem für die Erbringung der gewünschten Leistungen erforderlichen Fachwissen und entsprechender Erfahrung zusammen. Dazu gehören juristische Fachkenntnisse, journalistische und kommunikative Fähigkeiten sowie übersetzerisches Können.

Das Team des Auftragnehmers muss aus Redakteuren, Übersetzern und IT-Mitarbeitern bestehen. Die Zusammenfassungen müssen in englischer oder französischer Sprache von Rechtsexperten verfasst werden, die Muttersprachler sind oder über vergleichbare Sprachkenntnisse, journalistische Fähigkeiten sowie die folgenden Fertigkeiten verfügen: Zusammenfassung von Texten, klare Schriftsprache, Kommunikation mit den Bürgern, eindeutige und strukturierte Ausdrucksweise.

Die Übersetzer sollten in ihre Muttersprache oder in ihre Studiensprache übersetzen. Sie müssen Rechtstexte aus Bürgersicht erfassen können und über eine perfekte schriftliche Ausdrucksweise in ihrer/n Arbeitssprache/n verfügen.

Der Auftragnehmer wird ein IT-Team bereitstellen, um die Erfüllung aller im Vertrag aufgeführten technischen Anforderungen (z. B. Formatierung und Layout, Auslieferung von Dateien an das Amt für Veröffentlichungen im XML-Format) und die Pflege der internen Datenbanken sicherzustellen. Kenntnisse im Bereich Webdesign können bei der Erstellung eines nutzerfreundlichen Layouts hilfreich sein. Grafikdesigner können sich als sehr nützlich erweisen, wenn es um die Aufnahme von Grafiken oder Schaubildern in die Zusammenfassungen geht. Alle Teammitglieder müssen in der Lage sein, Englisch oder Französisch als Arbeitssprache zu verwenden.


Der Auftragnehmer ernennt einen Projektleiter. Der Projektleiter ist die einzige Kontaktperson des Amtes für Veröffentlichungen, über den die gesamte Kommunikation erfolgt und der an den Follow-up-Sitzungen teilnehmen muss. Der Projektleiter muss dem Amt für Veröffentlichungen bei vertraglichen sowie organisatorischen oder administrativen Fragen Antworten und Lösungen liefern (dazu gehören auch Rechnungs- und Zahlungsangelegenheiten).

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass der Projektleiter das Projekt außer in begründeten unvorhersehbaren Fällen während der gesamten Laufzeit betreut.

Der Auftragnehmer unterrichtet das Amt für Veröffentlichungen über alle Veränderungen (Kündigungen, Neuzugänge, Beförderungen usw.) innerhalb des an der Vertragsausführung beteiligten Teams.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Zusammensetzung seines Teams während der gesamten Vertragslaufzeit stets den in der Ausschreibung genannten Anforderungen entspricht. Er muss seine Mitarbeiter entsprechend schulen, damit ihre Arbeit dauerhaft einem hohen Standard genügt Das Amt für Veröffentlichungen behält sich das Recht vor, unter Angabe von Gründen die Ersetzung eines Mitarbeiters zu fordern, dessen Erfahrungen und/oder Qualifikationen sich als unzureichend erwiesen haben.

Der Auftragnehmer hat die Möglichkeit, im Namen des Amtes für Veröffentlichungen an Schulungen zu den Regeln für die Ausarbeitung von Texten in Brüssel oder Luxemburg teilzunehmen. Die Schulungen sind für den Auftragnehmer kostenfrei, er muss allerdings die Kosten für Reise, Unterbringung und Verpflegung selbst tragen.

4.7.2. Kontakte zwischen dem Amt für Veröffentlichungen und dem Auftragnehmer

Der Auftragnehmer und das Amt für Veröffentlichungen müssen im ständigen Kontakt stehen, um innerhalb der festgelegten Fristen das gewünschte Produktionsniveau zu erzielen. Dies kann über einen regelmäßigen E-Mail-Verkehr zwischen der für rechtliche Zusammenfassungen zuständigen Abteilung und dem Projektleiter des Auftragnehmers erfolgen (siehe auch Ziffer 4.7.1). Zu diesem Zweck muss der Auftragnehmer in seinen Räumlichkeiten über die Möglichkeit verfügen, Videokonferenzen durchzuführen.

Das Amt für Veröffentlichungen wird einen oder zwei Projektmanager bestimmen, der/die für die Überwachung der ordnungsgemäßen Auftragsausführung zuständig ist/sind und als Kontaktperson(en) für den Projektleiter zur Verfügung steht/stehen.

4.7.3. Helpdesk

Das Amt für Veröffentlichungen verfügt über einen eigenen Helpdesk, der Standardfragen der Bürger beantworten kann – beispielsweise Fragen zum Stand der Erstellung, Aktualisierung, der Übersetzung oder ganz allgemein zur Pflege der Sammlung der Zusammenfassungen. Derartige Fragen werden durch das für die Zusammenfassungen des EU-Rechts zuständige Team im Amt für Veröffentlichungen an den Auftragnehmer weitergeleitet. Um eine schnelle Beantwortung zu gewährleisten, übermittelt der Auftragnehmer dem Team im Amt für Veröffentlichungen seine Antwort innerhalb von einem (1) Werktag.


4.7.4. Verbreitung

Die Zusammenfassungen werden über EUR-Lex, das Portal für den Zugang zum EU-Recht, verbreitet (http://eur-lex.europa.eu/). Sie können über die Startseite im Abschnitt „Über EU-Recht“ aufgerufen werden, der Browsing-Möglichkeiten und Suchfunktionen beinhaltet.

Allerdings ist das Amt der Veröffentlichungen gerade mit einer Erneuerung seiner internen Infrastruktur und Verbreitungsplattformen befasst. Das neue EUR-Lex steht möglicherweise zu Vertragsbeginn noch nicht oder nicht für die Verbreitung der Zusammenfassungen zur Verfügung. Dies hindert den Auftragnehmer jedoch nicht daran, die im Rahmen des vorliegenden Vertrags erforderlichen Dienstleistungen zu erbringen, und steht auch einer Annahme seiner Leistungen nicht im Wege.

4.7.5. Urheberrecht

Es können nur Originaltexte, mit Ausnahme von eindeutig gekennzeichneten Zitaten9 in angemessener Länge ausgeliefert werden; diese müssen vom Auftragnehmer im Rahmen der Erfüllung des vorliegenden Vertrags angefertigt worden sein. Alle Rechte an den Produkten müssen vom Auftragnehmer erworben sein bzw. sich in dessen Eigentum befinden und auf das Amt für Veröffentlichungen übertragen werden (siehe Artikel I.9 des Vertrags).

5. ANHÄNGE

Formulare

1 PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT

2A FORMULAR „FINANZANGABEN“

2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“

2C VEREINBARUNG /VOLLMACHT, MUSTER 1 UND MUSTER 2

2D MUSTER DER GARANTIE

3 FORMULAR „ANGABEN ZUM BIETER“

4 FRAGEBOGEN FÜR GEMEINSAMES ANGEBOT UND VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN AN SUBUNTERNEHMER UND FREIE MITARBEITER

5 LISTE DER VORZULEGENDEN UNTERLAGEN

6 ERKLÄRUNG ÜBER DIE ZUM AUSSCHLUSS VOM VERFAHREN FÜHRENDEN FÄLLE

7 FRAGEBOGEN ZU DEN AUSWAHLKRITERIEN

9 Vollständiger Titel sowie weitere Informationen, beispielsweise Titel des Artikel, Name der Zeitschrift, Verfasser, Jahr und Ort der Veröffentlichung usw., zu der Quelle, um eine schnelle Konsultation zu ermöglichen.

http://eur-lex.europa.eu/


8 FRAGEBOGEN ZU DEN ZUSCHLAGSKRITERIEN

9 DIAGRAMME ZUM ARBEITSABLAUF

10 MUSTER ARBEITSZETTEL

ANHANG 1PREISAUFSTELLUNG UND MUSTERANGEBOT

Preisaufstellungen und Musterangebote können unter folgender Adresse heruntergeladen werden: http://publications.europa.eu/tenders/our/documents/ao_10389

Zur Angebotseinreichung hat der Bieter:

· die Preisaufstellung elektronisch auszufüllen ; das Musterangebot wird automatisch errechnet;

· alle Seiten der Preisaufstellung und des Musterangebots zu prüfen und auszudrucken;

· jede dieser Seiten zu datieren, zu unterzeichnen und mit einem Stempel zu versehen;

· die vollständigen Daten auf eine CD zu kopieren, die dem Angebot in Papierform beigefügt wird.

Papierfassung und CD sind in jeweils drei Exemplaren einzureichen.

Im Falle von Abweichungen zwischen Papierfassung und elektronischer Fassung ist die Papierfassung maßgeblich.

.

ANHANG 2A FORMULAR „FINANZANGABEN“

Musterformular „Finanzangaben“(vom Bieter und seinem Finanzinstitut auszufüllen)

Die Bieter werden darauf hingewiesen, dass dieses Dokument ein Musterformular ist und dass für jeden Mitgliedstaat ein spezifisches Formular unter folgender Internetadresse heruntergeladen werden kann:



ANHANG 2B FORMULAR „RECHTSTRÄGER“

Musterformular „Rechtsträger“(vom Bieter auszufüllen und zu unterschreiben)

DIE BIETER WERDEN DARAUF HINGEWIESEN, DASS DIESES DOKUMENT EIN MUSTERFORMULAR IST UND DASS FÜR JEDEN MITGLIEDSTAAT EIN SPEZIFISCHES FORMULAR UNTER FOLGENDER INTERNETADRESSE HERUNTERGELADEN WERDEN KANN:

HTTP://EC.EUROPA.EU/BUDGET/CONTRACTS_GRANTS/INFO_CONTRACTS/LEGAL_ENTITIES/LEGAL_ENTITIES_DE.CFM


Anhang 2C, Vereinbarung/Vollmacht

ANHANG 2C VEREINBARUNG/VOLLMACHT

Vereinbarung/Vollmacht

Modell 1

(BENENNUNG EINES MITGLIEDS DER BIETERGEMEINSCHAFT ALS FEDERFÜHRER UND ERTEILUNG EINES MANDATS)

Die Unterzeichneten,

– Unterzeichner 1 (Name, Funktion, Firma, Firmenanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)


– …..

– Unterzeichner N (Name, Funktion, Firma, Firmenanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),

befugt zur Unterzeichnung im Namen des jeweils vertretenen Unternehmens,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

(1) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …., Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx hat die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Vertrag Nr. … („Vertrag“) über die Lieferung von …. /Erbringung von Dienstleistungen für …. („Lieferungen und/oder Dienstleistungen“) erteilt.

(2) Als Mitunterzeichner des Vertrags gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Leistungen.

(3) Zu diesem Zweck benennen die Mitglieder der Bietergemeinschaft das Unternehmen X als Federführer der Bietergemeinschaft. [Hinweis: Der Federführer der Bietergemeinschaft muss ein Mitglied der Bietergemeinschaft sein.]

(4) Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto des Federführers der Bietergemeinschaft: [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.]

Anhang 2C, Vereinbarung/Vollmacht(5) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Federführer der Bietergemeinschaft die

nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

a) Der Federführer der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen – einschließlich Vertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben – und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Federführer der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge.

Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Lieferungen und/oder Dienstleistungen gemäß dem Vertrag nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragspartnern vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in ………. am ……….. ………

Name Name

Funktion Funktion

Unternehmen Unternehmen

Name Name

Funktion Funktion


Anhang 2C, Vereinbarung/Vollmacht

Vereinbarung/Vollmacht

Modell 2

(BILDUNG EINER BIETERGEMEINSCHAFT MIT EIGENER RECHTSPERSÖNLICHKEIT, BENENNUNG EINES MANAGERS DES KONSORTIUMS UND ERTEILUNG EINES MANDATS)

Die Unterzeichneten,



– …..

– Unterzeichner N (Name, Funktion, Firma, Firmenanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer),

befugt zur Unterzeichnung im Namen des jeweils vertretenen Unternehmens,

SIND WIE FOLGT ÜBEREINGEKOMMEN:

(1) Gestützt auf das gemeinsame Angebot von (Firma 1, Firma 2, …, Firma N) („Mitglieder der Bietergemeinschaft“) vom xx.xx.xxxx hat die Europäische Kommission diesen den Zuschlag für den Vertrag Nr. …. („Vertrag“) über die Lieferung von …../Erbringung von Dienstleistungen für … („Lieferungen und/oder Dienstleistungen“) erteilt.

(2) Als Mitunterzeichner des Vertrags gilt für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Folgendes:

a) Sie haften gegenüber der Europäischen Kommission gesamtschuldnerisch für die Vertragserfüllung.

b) Sie halten die Vertragsbestimmungen ein und gewährleisten die ordnungsgemäße Erbringung ihres jeweiligen Anteils an den Leistungen.

(3) Zu diesem Zweck haben sich die Firmen gemäß (…….) Recht zur Bietergemeinschaft ….. („Bietergemeinschaft“) zusammengeschlossen. Die Bietergemeinschaft hat die Rechtsform eines .….. [Angaben zur Registrierung der Bietergemeinschaft: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Eintrag im Handelsregister usw.].

(4) Zahlungen der Europäischen Kommission im Zusammenhang mit den Lieferungen oder Dienstleistungen erfolgen auf das Bankkonto der Bietergemeinschaft: [im Vertrag anzugeben] oder [Angaben zu Bank, Anschrift, Kontonummer usw.].

(5) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft ernennen Hern/Frau ……. zum Manager der Bietergemeinschaft.

(6) Die Mitglieder der Bietergemeinschaft übertragen dem Manager der Bietergemeinschaft die nötige Befugnis, im Rahmen der Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen in ihrem Namen zu handeln. Dieses Mandat bringt insbesondere folgende Aufgaben mit sich:

Anhang 2C, Vereinbarung/Vollmachta) Der Manager der Bietergemeinschaft unterzeichnet sämtliche Vertragsunterlagen –

einschließlich Vertrag, Einzelverträge und Änderungen derselben – und stellt sämtliche Rechnungen für die Lieferungen und/oder Dienstleistungen im Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft aus.

b) Der Manager der Bietergemeinschaft fungiert in Bezug auf die Durchführung der Lieferungen/Dienstleistungen gegenüber der Europäischen Kommission als alleiniger Ansprechpartner. Er koordiniert die Durchführung der Lieferungen und/oder Dienstleistungen für die Europäische Kommission durch die Mitglieder der Bietergemeinschaft und trägt für eine ordnungsgemäße Vertragsabwicklung Sorge.

Jegliche Änderung dieser Vereinbarung/Vollmacht bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Europäischen Kommission.

Diese Vereinbarung/Vollmacht erlischt, sobald die vertraglichen Verpflichtungen der Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Europäischen Kommission in Bezug auf die Lieferungen und/oder Dienstleistungen gemäß dem Vertrag nicht mehr bestehen. Sie kann von den Vertragspartnern vor diesem Zeitpunkt nicht ohne Zustimmung der Kommission gekündigt werden.

Unterzeichnet in ………. am ……….. ………

Name Name

Funktion Funktion


Name Name

Funktion Funktion


Anhang 2D, Muster der Garantie

5.1. Anhang 2D MUSTER DER GARANTIE

GARANTIESCHREIBEN FÜR EINE GARANTIE AUF ERSTES ANFORDERN ZUR ERFÜLLUNG EINER LEISTUNG [MUSTER]

Finanzinstitut/Bank (Briefkopf)

[Ort/Datum]

Europäische Union

vertreten durch die Europäische Kommission


Referat Ausschreibungen und Verträge

2, rue Mercier

2985 Luxemburg

LUXEMBURG

Aktenzeichen: Vertrag Nr. …. „[Titel]“

ARTIKEL 1 – GARANTIEERKLÄRUNG SOWIE HÖHE UND ZWECK DER GARANTIE

Wir, die Unterzeichneten [Name und Anschrift des Finanzinstituts/der Bank] („der Garantiegeber“) bestätigen hiermit, dass wir der Europäischen Union, vertreten durch die Europäische Kommission („die Kommission“), eine unbedingte, unwiderrufliche und unabhängige Garantie auf erstes Anfordern einräumen, mit der wir uns verpflichten, der Kommission auf bloßes Anfordern einen Betrag in Höhe von

EUR … (in Worten: … Euro)

als Sicherheit für die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages zwischen der Kommission und [Name und Anschrift], („der Auftragnehmer“), wie im Vertrag [Nummer:…/genaue Bezeichnung] („der Vertrag“) angeführt, auszuzahlen.

ARTIKEL 2 – EINTRITT DES GARANTIEFALLS

Der Garantiegeber verpflichtet sich, ohne Einwendungen oder Einreden geltend zu machen, im Auftrag und für Rechnung des Vertragnehmers auf erstes schriftliches Anfordern der Kommission – durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung – unverzüglich Zahlung eines Betrages (in EUR) bis zur oben genannten Höhe auf ein von der Kommission zu benennendes Bankkonto zu leisten, sobald die Kommission mitteilt, dass der Vertragnehmer aus irgendeinem Grunde seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag bis zur festgesetzten Frist nicht nachgekommen ist. Er benachrichtigt die Kommission schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist.

ARTIKEL 3 – PFLICHTEN DES GARANTIEGEBERS

1. Der Garantiegeber verzichtet auf die Einrede der Vorausklage und ein etwaiges Leistungsverweigerungs-, Zurückbehaltungs-, Anfechtungs- oder Aufrechnungsrecht sowie auf die Geltendmachung etwaiger Ansprüche, die der Auftragnehmer auf der Grundlage oder im Zusammenhang mit dem Vertrag oder auf irgendeiner anderen Grundlage gegenüber der Kommission haben könnte.

2. Die Verpflichtungen des Garantiegebers werden durch etwaige von der Kommission mit dem Auftragnehmer getroffene Maßnahmen oder Vereinbarungen, die dessen vertragliche Verpflichtungen betreffen, nicht berührt.

Anhang 2D, Muster der Garantie3. Der Garantiegeber verpflichtet sich, bei Änderung seiner Rechtsform, Eigentumsverhältnisse oder

Anschrift die Kommission umgehend schriftlich durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung zu benachrichtigen.

ARTIKEL 4 – ZEITPUNKT DES INKRAFTTRETENS

Diese Garantie tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft.

ARTIKEL 5 – ERLÖSCHEN UND FREIGABE DER GARANTIE

1. Der Garantiegeber kann aus dieser Garantie nur mit schriftlicher Einwilligung der Kommission befreit werden.

2. Die Garantie erlischt mit Eingang der von der Kommission durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst versandten Originalurkunde in den Geschäftsräumen des Garantiegebers.

3. [Option 1 : Die Freigabe muss spätestens einen Monat nach Zahlung des Restbetrages im Rahmen des Vertrages oder drei Monate nach Ausstellung einer entsprechenden Einziehungsanordnung erfolgen.]

[Option 2 : Die Freigabe muss bis spätestens (Datum)erfolgen.10]

4. Mit Erlöschen der Garantie ist diese automatisch nichtig und begründet keinerlei weitere Ansprüche.

ARTIKEL 6 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND

1. Diese Garantie unterliegt dem auf den Vertrag anzuwendenden Recht und ist nach diesem auszulegen.

2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Gerichtsstand des Vertrages.

ARTIKEL 7 – ABTRETUNG

Die sich aus dieser Garantie ergebenden Rechte können [ohne schriftliche Zustimmung] nicht abgetreten werden.

[Ort], den [Datum]

__________________ [__________________]

[Unterschrift und [Unterschrift und

Funktion in dem Finanzinstitut/der Bank] Funktion in dem Finanzinstitut/der Bank]

10 Zur Festlegung des genauen Zeitpunktes, an dem diese Garantie erlischt, sind die einschlägigen Bestimmungen des Vertrags (insbesondere die Bestimmungen zur Festlegung von Zeiträumen der Artikel I.2, II.4.3 und I.5) zu berücksichtigen.

Anhang 2D, Muster der Garantie

Anhang 2D Muster der GarantieGARANTIESCHREIBEN FÜR EINE GARANTIE AUF ERSTES

ANFORDERN ZUR ABSICHERUNG EINER VORFINANZIERUNG [MUSTER]

Finanzinstitut/Bank (Briefkopf)

[Ort/Datum]

Europäische Union

vertreten durch die Europäische Kommission


Referat Ausschreibungen und Verträge

2, rue Mercier

2985 Luxemburg

LUXEMBURG

Aktenzeichen: Vertrag Nr. …. „[Titel]“

ARTIKEL 1 – GARANTIEERKLÄRUNG SOWIE HÖHE UND ZWECK DER GARANTIE

Wir, die Unterzeichneten [Name und Anschrift des Finanzinstituts/der Bank] („der Garantiegeber“) bestätigen hiermit, dass wir der Europäischen Union, vertreten durch die Europäische Kommission („die Kommission“), eine unbedingte, unwiderrufliche und unabhängige Garantie auf erstes Anfordern einräumen, mit der wir uns verpflichten, der Kommission auf bloßes Anfordern einen Betrag in Höhe von

EUR … (in Worten: … Euro)

als Sicherheit für die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages zwischen der Kommission und [Name und Anschrift], („der Auftragnehmer“), wie im Vertrag [Nummer:…/genaue Bezeichnung] („der Vertrag“) angeführt, auszuzahlen.

ARTIKEL 2 – EINTRITT DES GARANTIEFALLS

Der Garantiegeber verpflichtet sich, ohne Einwendungen oder Einreden geltend zu machen, im Auftrag und für Rechnung des Vertragnehmers auf erstes schriftliches Anfordern der Kommission – durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung – unverzüglich Zahlung eines Betrages (in EUR) bis zur oben genannten Höhe auf ein von der Kommission zu benennendes Bankkonto zu leisten, sobald die Kommission mitteilt, dass der Vertragnehmer aus irgendeinem Grunde seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag bis zur festgesetzten Frist nicht nachgekommen ist. Er benachrichtigt die Kommission schriftlich, sobald die Zahlung erfolgt ist.

ARTIKEL 3 – PFLICHTEN DES GARANTIEGEBERS

1. Der Garantiegeber verzichtet auf die Einrede der Vorausklage und ein etwaiges Leistungsverweigerungs-, Zurückbehaltungs-, Anfechtungs- oder Aufrechnungsrecht sowie auf die Geltendmachung etwaiger Ansprüche, die der Auftragnehmer auf der Grundlage oder im Zusammenhang mit dem Vertrag oder auf irgendeiner anderen Grundlage gegenüber der Kommission haben könnte.

Anhang 2D, Muster der Garantie2. Die Verpflichtungen des Garantiegebers werden durch etwaige von der Kommission mit dem

Auftragnehmer getroffene Maßnahmen oder Vereinbarungen, die dessen vertragliche Verpflichtungen betreffen, nicht berührt.

3. Der Garantiegeber verpflichtet sich, bei Änderung seiner Rechtsform, Eigentumsverhältnisse oder Anschrift die Kommission umgehend schriftlich durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst mit Empfangsbestätigung zu benachrichtigen.

ARTIKEL 4 – ZEITPUNKT DES INKRAFTTRETENS

Diese Garantie tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Hat der Auftragnehmer die [erste] Vorfinanzierung[stranche] zum Zeitpunkt der Unterzeichnung noch nicht erhalten, so wird die Garantie an dem Tag wirksam, an dem der Auftragnehmer die [erste] Vorfinanzierung[stranche] erhält..

ARTIKEL 5 – ERLÖSCHEN UND FREIGABE DER GARANTIE

1. Der Garantiegeber kann aus dieser Garantie nur mit schriftlicher Einwilligung der Kommission befreit werden.

2. Die Garantie erlischt mit Eingang der von der Kommission durch Einschreiben mit Rückschein oder durch Kurierdienst versandten Originalurkunde in den Geschäftsräumen des Garantiegebers.

3. [Option 1 : Die Freigabe muss spätestens einen Monat nach Zahlung des Restbetrages im Rahmen des Vertrages oder drei Monate nach Ausstellung einer entsprechenden Einziehungsanordnung erfolgen.]

[Option 2 : Die Freigabe muss bis spätestens (Datum)erfolgen.11]).]

4. Mit Erlöschen der Garantie ist diese automatisch nichtig und begründet keinerlei weitere Ansprüche.

ARTIKEL 6 – ANWENDBARES RECHT UND GERICHTSSTAND

1. Diese Garantie unterliegt dem auf den Vertrag anzuwendenden Recht und ist nach diesem auszulegen.

2. Ausschließlicher Gerichtsstand ist der Gerichtsstand des Vertrages.

ARTIKEL 7 – ABTRETUNG

Die sich aus dieser Garantie ergebenden Rechte können [ohne schriftliche Zustimmung] nicht abgetreten werden.

[Ort], den [Datum]

__________________ [__________________]

[Unterschrift und [Unterschrift und

Funktion in dem Finanzinstitut/der Bank] Funktion in dem Finanzinstitut/der Bank]

11 Zur Festlegung des genauen Zeitpunktes, an dem diese Garantie erlischt, sind die einschlägigen Bestimmungen des Vertrags (insbesondere die Bestimmungen zur Festlegung von Zeiträumen der Artikel I.2, II.4.3 und I.5) zu berücksichtigen.

Anhang 3, Formular „Angaben zum Bieter“

5.2. Anhang 3 Formular „Angaben zum Bieter“

Angaben zum Bieter(auszufüllen)

in ihrer/seiner Eigenschaft als

Mitglied eines Konsortiums (Funktion ……………………………)

Mitglieder eines Konsortiums, die nicht Federführer sind, brauchen nur den ersten Abschnitt – Identität, Kontaktperson – und den letzten Abschnitt – Erklärung – auszufüllen.

Einzelbieter

In den Vertrag einzufügende Angaben, falls das Angebot den Zuschlag erhält

Identität Angaben

Vollständiger offizieller Name des BietersRechtsformLand der Eintragung im HandelsregisterNummer der Eintragung in das gesetzlich vorgeschriebene RegisterUmsatzsteuer-Identifikationsnummer Vollständige offizielle Anschrift … (Internet-Adresse, soweit vorhanden)Zur Unterzeichnung des Vertrags benannte Person(en) – vollständiger Name und Funktion. Bitte angeben, ob diese Person bzw. diese Personen einzel- oder gesamtzeichnungsberechtigt ist/sind*

BankkontoDiese Angaben müssen mit den Daten im Formular „Finanzangaben“ (Anhang 2A) übereinstimmen

Angaben

Name der BankVollständige Anschrift der kontoführenden ZweigstelleGenaue Bezeichnung des KontoinhabersVollständige Kontonummer (einschließlich der Bankkodes)IBANBIC

Anhang 3, Formular „Angaben zum Bieter“

Ansprechpartnerfür verwaltungstechnische Fragen

Angaben

Vollständiger Name und TitelFunktion/PositionUnternehmenVollständige AnschriftTelefonnummerFaxnummerE-Mail-Adresse

Ansprechpartnerfür technische Fragen

Angaben

Vollständiger Name und TitelFunktion/PositionUnternehmenVollständige AnschriftTelefonnummerFaxnummerE-Mail-Adresse

Erklärung eines bevollmächtigten Vertreters*Der (die) Unterzeichnete versichert, dass die in diesem Angebot gemachten Angaben wahrheitsgemäß sind, dass er/sie die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe, im Lastenheft und im Vertragsentwurf enthaltenen Bedingungen akzeptiert und dass das Angebot gültig ist.Vollständiger Name und TitelFunktion (z. B. Geschäftsführer)DATUMUNTERSCHRIFT

* Das Angebot muss Unterlagen enthalten, die belegen, dass die zur Vertragsunterzeichnung vorgesehene(n) Person(en) sowie die das Angebot unterzeichnende(n) Person(en) dazu befugt ist/sind.

Anhang 4, Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer

Anhang 4 Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer

Dieser Fragebogen ist nur auszufüllen, wenn Ihr Angebot ein gemeinsames Angebot oder Unteraufträge beinhaltet.

Gemeinsames Angebot

1. Sind mehrere Bieter an Ihrem Angebot beteiligt? Ja Nein

Die Fragen 2 – 4 sind nur zu beantworten, wenn Frage 1 bejaht wird.

2. Bitte geben Sie den Namen der Firma an, die bevollmächtigt ist, die Bietergemeinschaft zu vertreten, und als Federführer fungiert:

3. Bitte geben Sie die Namen der übrigen Firmen an, die am gemeinsamen Angebot beteiligt sind:

4. Falls ein Konsortium oder eine vergleichbare Rechtseinheit besteht, geben Sie bitte den Namen und die Rechtsform dieser Rechtseinheit an:

Unteraufträge an Subunternehmer oder Freelancer

5. Sieht Ihr Angebot Unteraufträge vor? Ja Nein

Falls ja, beantworten Sie bitte Frage 6 und füllen Sie die nächste zwei Seiten für jeden Unterauftragnehmer aus.

6. Liste der Subunternehmer/Freelancer:

…….….……………………………….…

…….….……………………………….…

…….….………………………………….

……….………………………………..…

…….….……………………………….…

Anhang 4, Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancer

Gründe für die Weitervergabe, Funktionen, Tätigkeits- und Zuständigkeitsbereiche der einzelnen Subunternehmer/Freelancer

Bitte füllen Sie diese Seite für jeden Subunternehmer/Freelancer aus:

Name des Subunternehmers/Freelancers:

…….….……………………………….………………………………………..

Rechtsform:

…….….……………………………….………………………………………..

Land der Eintragung:

…….….……………………………….………………………………………..

Eintragungs-Nr. im Handelsregister:

…….….……………………………….………………………………………..

(Internet-Adresse, soweit vorhanden):

…….….……………………………….………………………………………..

Vollständige Anschrift:

…….….……………………………….………………………………………..

Ansprechpartner:

…….….……………………………….………………………………………..

Telefonnummer:

…….….……………………………….………………………………………..

Gründe für die Weitervergabe von Aufträgen:

…….….……………………………….………………………………………..

Funktion, Tätigkeitsbereich und Zuständigkeitsbereich des Subunternehmers/Freelancers:

…….….……………………………….………………………………………..

Volumen bzw. Anteil der an den Subunternehmer/Freelancer weitervergebenen Leistungen:

…….….……………………………….………………………………………..

Beabsichtigen Sie, die Leistungsfähigkeit des Subunternehmers/Freelancers als Beleg für die Erfüllung der Auswahlkriterien anzuführen? Falls ja, geben Sie bitte an, auf welches Auswahlkriterium (finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit oder technische und fachliche Leistungsfähigkeit) Sie sich beziehen. Bitte beachten Sie, dass der Bieter alle Unterlagen vorlegen muss, die die Bewertung der Auswahlkriterien ermöglichen, wobei diese Bewertung sich danach

Anhang 4, Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und Freelancerrichtet, in welchem Maße der Subunternehmer/Freelancer dem Bieter seine Ressourcen für die Auftragsausführung zur Verfügung stellt.

…….….……………………………….………………………………………..

Erfahrung des Subunternehmers/Freelancers in Bezug auf die weiterzuvergebenden Leistungen

Bitte füllen Sie diese Seite für jeden Subunternehmer/Freelancer aus:

…….….……………………………….………………………………………..

Anhang 5, Liste der Unterlagen

Anhang 5 Liste der Unterlagen

DOKUMENT

Anhang zu den Spezifi-

kationen

Stelle im Angebot


* Ordnungsgemäß unterzeichnetes Begleitschreiben (vorzulegen) ---

* Liste der Unterlagen (auszufüllen) 7

* Formular „Finanzangaben“ (auszufüllen) 2A

* Formular „Rechtsträger“ (auszufüllen), zusammen mit den in Ziffer 2.4 aufgeführten Unterlagen (vorzulegen):

· Nachweis der Eintragung in das vorgeschriebene Register und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

· Unterlagen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Bevollmächtigung der Person(en), die das Angebot unterzeichnet/unterzeichnen und zur Vertragsunterzeichnung vorgesehen ist/sind

2B

* Formular „Angaben zum Bieter“ (auszufüllen) 3

* Fragebogen für gemeinsame Angebote sowie für die Vergabe von Unteraufträgen an Subunternehmer und freie Mitarbeiter(gegebenenfalls auszufüllen)

4

* Im Falle eines gemeinsamen Angebots eine von den bevollmächtigten Vertretern aller am Angebot beteiligten Partner unterzeichnete Erklärung (Vereinbarung/ Vollmacht), in der:

· die gesamtschuldnerische Haftung aller am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner für die Ausführung des Auftrags anerkannt wird,

· einem der am gemeinsamen Angebot beteiligten Partner (Koordinator) eine Vollmacht zur Vertretung der übrigen Partner bei der Unterzeichnung und Verwaltung des Vertrags gegeben wird.

2C

* Falls das Angebot die Weitervergabe von Leistungen vorsieht, ein Schreiben jedes Subunternehmers/Freelancers, in dem dieser seine Absicht erklärt, mit dem Bieter zusammenzuarbeiten, falls dieser den Zuschlag erhält (vorzulegen)

---

Invitation to tender n°10389 75/100


Abschnitt 2: Dokumente im Zusammenhang mit den Ausschlusskriterien

* Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle (auszufüllen) mit folgenden Nachweisen (vorzulegen):

· Strafregisterauszug neueren Datums oder ein gleichwertiges Dokument

· Bescheinigung neueren Datums über die Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen oder ein gleichwertiger Nachweis

· Bescheinigung neueren Datums über die Entrichtung von Steuern und sonstigen Abgaben oder ein gleichwertiger Nachweis

6


a) Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

* Fragebogen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit(auszufüllen) mit den entsprechenden Belegen (vorzulegen)

7

b) Technische und fachliche Leistungsfähigkeit

* Kurze Beschreibung der Wirtschaftstätigkeit des Bieters

(vorzulegen)

7

Bestätigung, dass Einrichtungen für Videokonferenzen während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen(auszufüllen)

7

Zu erbringende Übersetzungdienste: Informationen zu den Übersetzern (auszufüllen)

7

* FKPT (aufzufüllen) 7

Abschnitt 4: Technische Zuschlagskriterien

* Zusammensetzung des Teams und allgemeine Arbeitsorganisation (auszufüllen)

8

* Strategie und Vorgehen bei der Überwachung der Entwicklung im Bereich des EU-Rechts und der EU-Politik (auszufüllen)

8

* Leitfäden für die Ausarbeitung und Gestaltung (auszufüllen)

8

* Leitfaden für die Übersetzung (auszufüllen) 8

Krisenplan (auszufüllen) 8

Neufassung der Zusammenfassung in englischer oder französischer Sprache (auszufüllen)

8



Abschnitt 5: Finanzielle Zuschlagskriterien

* Preisaufstellung (auszufüllen) 1

* Musterangebot (auszufüllen) 1


Anhang 6, Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle

Anhang 6 Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle

ERKLÄRUNG

1. Im Rahmen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (geänderte Fassung, ABl. L 248 vom 16. September 2002, S. 1) versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass die nachfolgend genannten Ausschlussfälle nicht auf die von ihm vertretene Firma bzw. Einrichtung zutreffen bzw. dass er (wenn der Bieter/Subunternehmer/freie Mitarbeiter eine natürliche Person ist) nicht zum Kreise derjenigen gehört, die

a) sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer vergleichbaren Lage befinden,

b) auf Grund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die ihre berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellen;

c) im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen haben, die vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;

d) ihre Verpflichtung zur Zahlung der Sozialbeiträge oder Steuern nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem sie ansässig sind, oder nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats des Auftraggebers oder nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem die Leistung zu erbringen ist, nicht erfüllt haben,

e) rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung oder einer anderen rechtswidrigen, gegen die finanziellen Interessen der Europäischen Union gerichteten Handlung verurteilt worden sind,

f) von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion betroffen sind, weil sie bei der Erteilung der von der Vergabebehörde für die Teilnahme am Vergabeverfahren verlangten Auskünfte unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht haben, oder im Zusammenhang mit einem anderen Auftrag oder einer Finanzhilfe aus dem Haushalt der Europäischen Union durch Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen eine schwere Vertragsverletzung begangen haben.

Im Zusammenhang mit Buchstabe d muss der Bewerber von der zuständigen Behörde des betroffenen Mitgliedstaates ausgestellte Bescheinigungen vorlegen, aus denen hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Die Kommission akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der unter den Buchstaben a, b oder e genannten Fälle auf den Bieter zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder in Ermangelung eines solchen eine gleichwertige Bescheinigung neueren Datums einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.

Werden ein solches Dokument bzw. die unter Buchstabe d verlangten Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, so können sie durch eine eidesstattliche oder eine feierliche


Anhang 6, Erklärung über die zum Ausschluss vom Verfahren führenden Fälle

Versicherung ersetzt werden, die der betreffende Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.

2. Gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften, veröffentlicht im Amtsblatt L 248 vom 16. September 2002, geänderte Fassung, versichert der Unterzeichnete hiermit an Eides statt, dass:

- weder die Firma bzw. die Einrichtung, die er vertritt, noch die Mitglieder ihres Pesonals und ihrer Verwaltungs- und Führungsgremien im Rahmen dieses Vertrags in einem Interessenkonflikt stehen;

- er die Kommission unverzüglich von jeglicher Situation unterrichten wird, die einen Interessenkonflikt darstellt oder zu einem Interessenkonflikt führen könnte;

- er im Zuge der Mitteilung der vom Auftraggeber für die Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte keine falschen Erklärungen abgegeben oder das Erteilen der verlangten Auskünfte unterlassen hat;

- die der Kommission im Rahmen dieser Ausschreibung gemachten Angaben korrekt, richtig und vollständig sind.

The Commission reserves the right to check this information.

(Ort) ....................................................., (Datum) ..................................................

Unterschrift

Name des/der Unterzeichner(s) des Formulars (gesetzlich befugt, den Bieter bei Verhandlungen mit Dritten zu vertreten und für die vorstehend genannte Firma bzw. Organisation handelnd)

…………………………………………………………………………………….

Name der vertretenen Firma/Organisation (soweit zutreffend):

…………………………………………………………………………………….

Anschrift:

……


Anhang 7: Fragebogen im Zusammenhang mit den Auswahlkriterien

Anhang 7 Fragebogen zu den Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (auszufüllen)2011/201012 2010/2009

Umsatz insgesamtUmsatz mit den ausgeschriebenen Leistungen******Aktiva/Passiva insgesamt Anlagevermögen

· Immaterielle Vermögenswerte· Sachanlagen· Finanzielle Vermögenswerte

Umlaufvermögen· Forderungen mit einer Restlaufzeit von einem Jahr

oder weniger · Forderungen mit einer Restlaufzeit von einem Jahr· Guthaben bei Kreditinstituten, Postscheckgutachten,

Schecks und Kassenbestand· Lagerbestände· Sonstiges Umlaufvermögen

Kapital· Gezeichnetes Kapital· Rücklagen· Gewinn-/Verlustvortrag· Rückstellungen

Verbindlichkeiten· Kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

(innerhalb eines Jahres zu tilgen)· Langfristige Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten

(nach einem Jahr zu tilgen)· Kurzfristige Verbindlichkeiten gegenüber Nichtbanken

(innerhalb eines Jahres zu tilgen)· Langfristige Verbindlichkeiten gegenüber Nichtbanken

(nach einem Jahr zu tilgen)· sonstige Verbindlichkeiten

******Umsatz Sonstige betriebliche ErträgePersonalkostenMaterialaufwandBruttobetriebsergebnis Nettobetriebsergebnis FinanzgewinnErgebnis der gewöhnlichen GeschäftstätigkeitErgebnis des Geschäftsjahres

Unternehmen: Datum:

Name: Unterschrift

Die folgenden Dokumente sind anzufügen:

12 Bitte Jahr angeben.



· Bilanz für die Jahre 2010-2011 (falls 2011 noch nicht vorliegt, 2009-2010),· Gewinn- und Verlustrechnung für die Jahre 2010-2011 (falls 2011 noch nicht vorliegt, 2009-2010).



TECHNISCHE UND FACHLICHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT (AUSZUFÜLLEN)

Auswahlkriterium zur technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit Nr. 1

Beschreibung der Wirtschaftstätigkeit

Kurze Beschreibung der Wirtschaftstätigkeit des Bieters einschließlich seiner Tätigkeit im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen

(höchstens 5 A4-Seiten, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12, höchstens 3000 Zeichen mit Leerzeichen pro Seite)

Bei Überschreiten des 5-Seiten-Limits werden nur die ersten 5 Seiten bewertet.Eine Kurzbeschreibung der Wirtschaftstätigkeit jedes Subunternehmers und/oder Freelancers im Bereich der ausgeschriebenen Leistungen ist ebenfalls vorzulegen, hierzu kann pro Subunternehmer/Freelancer eine weitere Seite hinzugefügt werden.

(höchstens eine A4-Seite pro Subunternehmer/Freelancer, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12, höchstens 3000 Zeichen mit Leerzeichen pro Seite)Bei Überschreiten des 1-Seiten-Limits wird nur die erste Seite pro

Subunternehmer/Freelancer bewertet.

Name der Firma: .............................................. Im Rahmen der Ausschreibung Nr. 10389 in folgender Eigenschaft handelnd:□ Hauptbieter □ Mitglied einer Bietergemeinschaft □ Subunternehmer □ Freelancer

Name des Bieters:

Datum:

Name und Unterschrift des verantwortlichen Beamten:




Vorhandensein von Infrastruktur für Videokonferenzen

Firmenname des Infrastrukturlieferanten.....................................................................................Im Rahmen der Ausschreibung Nr. 10389 in folgender Eigenschaft handelnd:

□ Hauptbieter □ Mitglied einer Bietergemeinschaft □ Subunternehmer □ Freelancer

Hiermit erklären wir, dass während der gesamten Projektdauer folgende Infrastruktur für Videokonferenzen zur Verfügung stehen wird:

Name des Bieters:

Datum:





Erbringung von Übersetzungsleistungen: Informationen zu den Übersetzern aus dem Englischen und/oder Französischen in alle Amtssprachen

Der Bieter legt so viele Kopien vor, wie zur Abdeckung der Übersetzungen in alle Amtssprachen aus dem Französischen oder Englischen erforderlich sind. Er legt entsprechend seinem Angebot dar, wie Übersetzungen aus dem Englischen ins Französische und aus dem

Französischen ins Englische angefertigt werden.

Name der leistenden Person........................................................................................Status der Person:

□ Angestellter des Hauptbieters□ Angestellter eines Mitglieds einer Bietergemeinschaft. Betreffendes Mitglied………□ Angestellter eines Unterauftragnehmers. Betreffender Unterauftragnehmer……..□ Subunternehmer□ Freelancer

Übersetzung aus dem ins ____________________

Ausbildungsprofil:

Muttersprache:__________________________

Sonstige Sprachkenntnisse:_________________________ __________________________

Name des Bieters:

Datum:





TECHNISCHE UND FACHLICHE LEISTUNGSFÄHIGKEIT (AUSZUFÜLLEN)

Formulare Projekt-/Tätigkeitsreferenz (FKPT)

Das Formular Projekt-/Tätigkeitsreferenz muss vom Bieter verwendet werden, um Details zu Projekten und/oder Tätigkeiten anzugeben, die mit den in den Technischen Spezifikationen beschriebenen vergleichbar sind, um die Erfahrung des Bieters auf dem Gebiet unter Beweis zu stellen.

Die technische Auswahl basiert auf diesen Projekt-/Tätigkeitsformularen.

Allgemeine Regeln:

1. Die Verwendung des beigefügten Formulars für Projekte und Tätigkeiten ist verpflichtend. Es werden nur Projekt- und/oder Tätigkeitsreferenzen bewertet, die unter Verwendung dieses Formulars angegeben werden.

2. Das eingereichte FKPT muss im Hinblick auf das Gebiet und das erforderliche Fachwissen im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung relevant sein. Projekte oder Tätigkeiten, die diesen Anforderungen nicht genügen, werden nicht berücksichtigt.

3. Der Bieter legt mindestens ein (1) und höchstens zehn (10) FKPT vor:

- mindestens ein (1) FKPT als Beleg für ausreichende Rechtskenntnisse und gründliche Kenntnisse der Rechtsvorschriften und Themenbereiche der EU (100 000 EUR);

- mindestens ein (1) FKPT als Beleg für journalistische und/oder redaktionelle Dienste (100 000 EUR);

- mindestens ein (1) FKPT als Beleg für die Leistungsfähigkeit bei konstantem Arbeitsanfall einschließlich des Einsatzes von mindestens 15 Mitarbeitern pro Jahr (750 000 EUR);

- mindestens ein (1) FKPT als Beleg für Übersetzungen in fünf Sprachen (300 000 EUR).

Ein FKPT kann verschiedene Gebiete betreffen, sofern ein Bezug zu mehr als einem Feld besteht.

4. Reicht der Bieter mehr als 10 FKTP ein, werden nur die ersten zehn im Rahmen des Auswahlverfahrens bewertet.

5. Die FKPT dürfen sich nicht auf zeitlich weit zurückliegende Projekte beziehen; zulässig sind Projekte, die innerhalb einer Dreijahresperiode vor Einreichung des Angebots durchgeführt wurden. Zu Projekten, deren Beginn mehr als drei Jahre zurückliegt und die weiterhin laufen, dürfen FKPT eingereicht werden, allerdings nur den im fraglichen Zeitraum ausgeführten Teil betreffen.

6. Ein FKPT besteht aus den folgenden zwei (2) Seiten. Für jedes FKPT sind beide Seiten auszufüllen. Zusätzliche Seiten sind nicht zulässig.



Formular Projekt-/Tätigkeitsreferenz (Seite 1 von 2)Projektreferenznr. ______

Vorderseite der ProjektreferenzName des Projekts: Name des Kunden:

Beginn (mm/jj): Ende (mm/jj):

Gesamtsumme der in den letzten drei Jahren durchgeführten und abgerechneten Leistungen:

Betreffende Gebiete

Rechtskenntnisse und gründliche Kenntnisse desEU-Rechts und der EU-Politik: ________EUR in den letzten drei Jahren

Journalistische und/oder redaktionelle Dienste: ________EUR in den letzten drei Jahren

Leistungsfähigkeit bei konstantem Arbeitsanfall einschließlich des Einsatzes von mindestens 15 Mitarbeitern pro Jahr: ________EUR in den letzten drei Jahren

Übersetzungen in fünf Sprachen ________EUR in den letzten drei Jahren

Ansprechpartner: Tel.:

Hauptauftragnehmer für dieses Projekt:

Handelt es sich nicht um den Bieter, bitte Rolle des Bieters erläutern:

Hauptsitz dieses Projekts:

Räumlichkeiten des Bieters

Räumlichkeiten des Kunden

Sonstige – bitte nennen:



Projektreferenz Seite 2 von 2

Projektreferenznr. ______

Kurzbeschreibung der ausgeführten Tätigkeit und der Art ihrer Ausführung in den auf Seite 1 dieses Formulars genannten Bereichen, d. h. bearbeitete Formate wie z. B. xml, Art der bearbeiteten Dokumente (z. B. Rechtstexte), abgedeckte Sprachen mit Angabe, ob es sich um aktive oder passive Sprachen handelt.

Name des Bieters:

Datum:



Anhang 8: Fragebogen im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien

Anhang 8 Fragebogen „Technische Angaben im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien“FRAGEBOGEN im Zusammenhang mit den Zuschlagskriterien (auszufüllen)

Ausschreibung 10389Zuschlagskriterium 1:

Zusammensetzung des Teams und allgemeine Arbeitsorganisation : Im Angebot des Bieters

- wird das Team vorgestellt und aufgezeigt, wie die Arbeit organisiert und auf die Mitarbeiter aufgeteilt wird, so dass die Abdeckung des gesamten EU-Rechts und der gesamten EU-Politik, aller zu erbringenden Dienstleistungen und aller Sprachen gewährleistet ist.

- werden die personellen und materiellen IT-Ressourcen und das Vorgehen bei der Erbringung der Vertragsleistungen unter besonderer Berücksichtigung der geforderten Formate dargelegt.

Der Bieter liefert eine klare Beschreibung der während der Anlaufphase auszuführenden Arbeiten.

Höchstens 15 A4-Seiten, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12, höchstens 3000 Zeichen mit Leerzeichen pro Seite.

Bei Überschreiten des 15-Seiten-Limits werden nur die ersten 15 Seiten in Bezug auf das Kriterium 1 bewertet.

Maximale Punktzahl für dieses Kriterium: 20Mindestpunktzahl für dieses Kriterium: 10

Name des Bieters: ..............................................




Strategie und Vorgehen bei der Überwachung der Entwicklung im Bereich des EU-Rechts und der EU-Politik (Informationsquellen für die Überwachung, Kriterien für die Auswahl von Rechtsvorschriften, die einer Zusammenfassung oder einer Aktualisierung bedürfen, usw.). Aus den Ausführungen zum Vorgehen bei der Überwachung muss hervorgehen, wie die Rechtsvorschriften und die Politik der EU in allen von den Zusammenfassungen abgedeckten Themenbereichen überwacht und analysiert werden. Ferner ist darzulegen, wie beurteilt wird, ob diesbezügliche Rechtsakte und Dokumente in die Sammlung der Zusammenfassungen aufzunehmen sind. Es ist auch auf die Frage einzugehen, wie sichergestellt wird, dass die Gesamtheit aller Informationen im monatlichen Turnus bewältigt wird.Höchstens 12 A4-Seiten, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12, höchstens

3000 Zeichen mit Leerzeichen pro Seite.Bei Überschreiten des 12-Seiten-Limits werden nur die ersten 12 Seiten in Bezug auf das

Kriterium 2 bewertet.

Maximale Punktzahl für dieses Kriterium: 15Mindestpunktzahl für dieses Kriterium: 7,5

Name des Bieters: ..............................................




Leitfäden für die Ausarbeitung und Gestaltung: Dieses Dokument betrifft das Vorgehen des Bieters bei der Ausarbeitung von Zusammenfassungen, Glossareinträgen und Einführungen. Der Auftragnehmer beschreibt die von ihm vorgeschlagene Struktur der Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen und legt auch dar, wie er den Inhalt eines amtlichen Dokuments zusammenfassen will. Der Bieter beschreibt, welche Informationen (einschließlich Links) eine Zusammenfassung/ein Glossareintrag/eine Einführung beinhalten muss, damit die Texte bürgerfreundlich sind. Der Bieter beschreibt ferner die Gestaltung der Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen. Beispiele für die anzuwendende Struktur und Gestaltung sind zu nennen.




Name des Bieters: ..............................................




Leitfaden für die Übersetzung: Dieses Dokument beinhaltet eine Beschreibung der Methoden, technischen Übersetzungsressourcen, Werkzeuge und sonstigen Ressourcen, mit denen der Auftragnehmer einwandfreie Übersetzungen in veröffentlichungsreifer Qualität und Kohärenz zwischen allen Sprachen und Dokumenten (Zusammenfassungen, Glossareinträge und Einführungen) der Sammlung sicherstellt.Höchstens 15 A4-Seiten, Schriftart Times New Roman, Schriftgröße 12, höchstens

3000 Zeichen mit Leerzeichen pro Seite.Bei Überschreiten des 15-Seiten-Limits werden nur die ersten 15 Seiten in Bezug auf das

Kriterium 4 bewertet.


Name des Bieters: ..............................................




Krisenplan: Der Bieter führt in seinem Angebot aus, wie er die Tätigkeit im Fall einer schwerwiegenden Störung aufrechterhalten wird, d. h. wie er innerhalb von acht Arbeitstagen den Fortgang der Tätigkeit durch die Bereitstellung von Ersatzräumlichkeiten, Fachpersonal und IT-Systemen gewährleisten wird.



Maximale Punktzahl für dieses Kriterium: 5Mindestpunktzahl für dieses Kriterium 2,5

Name des Bieters: ..............................................




Neufassung der Zusammenfassung in englischer oder französischer Sprache unter folgendem Link: http://europa.eu/legislation_summaries/justice_freedom_security/judicial_cooperation_in_civil_matters/l16023_en.htm


unter Verwendung der vom Bieter in seinem Angebot vorgeschlagenen Methode, Struktur und Gestaltung.



Maximale Punktzahl für dieses Kriterium: 20Mindestpunktzahl für dieses Kriterium 10

Name des Bieters: ..............................................






Anhang 9: Grafische Darstellung der Arbeitsschritte


Erstellung von Ad-hoc- oder monatlichen Arbeitsplänen

InternePrüfung

AND

Endabnahme

SprachlichePrüfung

SprachlichePrüfung

bestanden

SprachlichePrüfung

nichtbestanden

XOR

InternePrüfung

Endabnahme

XOR

Aktualisierung einer bestehenden Zusammenf.

XOR

Korrektor des Amtes für Veröffentlichungen

Zusammenf.der EU-Gesetzgebung –Dateieingang

Zusammenf.der EU-Gesetzgebung –Dateieingang

Organisatorische Elemente Ap

führt aus und unterstützt

Amt für Veröffentlichungen

Redaktions-ausschuss

EU-Institutionen

Auftragnehmer

GD DGT

Überwachung und

Analyse der

Entwicklung im Bereich

des EU-Rechtsund der EU-Politik

Vorschlag für ein Arbeitsprogramm

Erstellung einer neuen Zusammenf.

Neufaaung einer Zusammenf.

InhaltlichePrüfung

SprachlichePrüfung

InhaltlichePrüfung

nichtbestanden

InhaltlichePprüfung

bestanden

XOR

XOR

SprachlichePrüfung

nichtbestanden

Übersetzung

Lenkungs.ausschuss

des Projekts

Beratung beiinhaltlichenPrüfungen

Beratung beiQualitäts-prüfungen

Analyse des

Überwachungs-vorgangs

führt aus und unterstütztführt aus und unterstützt

führt aus und unterstütztführt aus und unterstützt

führt aus und unterstützt

SprachlichePrüfung

bestanden


(


Erstellung einer neuen Zusammenfassung

AND

Zusammenf. derEU-Gesetzgebung –

Dateieingang

Monatl. ArbeitsblattErstellung der Zusammenf. in 1 SF

InhaltsprüfungEinarbeitungvon Anmerkungen

SprachlichePrüfung

Zusammenf.bereit für

Inhaltsprüfung

Inhaltsprüfungabgeschlossen

Zusammenf. überarbeitet XOR

SprachlichePrüfung

bestanden

Zusammenf. 1 SF <Word>

Interne Prüfung

interne PrüfungÜbersetzung SprachlichePrüfung

Übersetzungabgeschlossen XOR

Zusammenfassung andere SF <Word>

Auftragnehmer Auftragnehmer

Auftragnehmer

Auftragnehmer

Auftragnehmer

GD DGTEU-InstitutionenAmt für Veröffentlichungen

Rolle (Legende)

Ereignis(Legende)

Prozess-schnittstelle(Legende)

Organisationseinh.(Legende)

ElektronischesDokument(Legende)

Legende

Prozess(Legende)

Zusammenf. 1 SF <xml>

Zusammenfassung andere SF <xml>

XOR

Exklusiv OdeReine und nureine Option

kann eintreffen

OR

Mindestenseine Option

muss eintreffen

AND

Alle Optionenmüssen eintrefften

Endabnahme

Amt fürVeröffentlichungen

Korrektor des Amtes für Veröffentlichungen

Endabnahme

SprachlichePrüfung

nicht bestanden


DateieingangSprachliche

Prüfungbestanden

SprachlichePrüfung

nicht bestanden




Remark:

MonatlichesArbeitsblatt Übersetzung

Übersetzungabgeschlossen

Zusammenf.geändert


DateieingangANDAktualisierung derZusammenf.


AuftragnehmerAuftragnehmer

Neufassung einer Zusammenfassung

Rolle (Legende)




Legende

Prozess(Legende)

Interne Prüfung


interne Prüfung

XOR


kann eintreffen

OR


muss eintreffen

AND

Alle Optionenmüssen eintreffen

Endabnahme

Endabnahme

Auftragnehmer

AuftragnehmerZusammenf. andere SF <xml>




Dateieingang


Ereignis(Legende)



MonatlichesArbeitsblatt Übersetzung

Übersetzungabgeschlossen

Zusammenf.geändert


DateieingangANDAktualisierung der

Zusammenf.


AuftragnehmerAuftragnehmerAmt fürVeröffentlichungen

Aktualisierung einer bestehenden Zusammenfassung

Rolle (Legende)

Ereignis(Legende)




Legende

Prozess(Legende)

interne Prüfung



Dateieingang

interne Prüfung

XOR


kann eintreffen

OR


muss eintreffen

AND

Alle Optionenmüssen eintreffen

Endabnahme


Endabnahme


Auftragnehmer

AuftragnehmerZusammenf. andere SF <xml>

Anhang 10: Muster eines monatlichen Arbeitsblatts (Entwurf)

Beispiel für ein monatliches Arbeitsblatt

Datum des Arbeitsblatts: Voraussichtliches Lieferdatum:Gewünschtes Format des Inhalts: Formex V4.xy Gewünschtes Format der Metadaten:

- Neue Zusammenfassungen:

Identifikator der neuen Zusammenfassung

Vorgesehener Titel der Zusammenfassung

Verweis auf den Rechtsakt

(Celex-Nummer, ABl., Titel, …)

Kapitel, Unterkapitell

Zu erstellende Sprachfassungen

- Zu aktualisierende Zusammenfassungen:

Identifikator der Zusammenfassung

Titel der Zusammenfassung Verweis auf den Änderungsrechtsakt

(Celex-Nummer, ABl., Titel, …)

Zu aktualisierende Sprachfassungen

Aktualisierung im üblichen oder geringen Umfang



- Neu zu fassende Zusammenfassungen:

Identifikator der alten Zusammenfassung

Identifikator der neuen Zusammenfassung

Titel der neuen Zusammenfassung Verweis auf den Änderungsrechtsakt (Celex-Nummer, ABl., Titel, …)

Zu erstellende Sprachfassungen

- Neue Einträge im Glossar:

Identifikator des Eintrags Bezeichnung des neuen Eintrags



- Zu aktualisierende Einträge im Glossar:

Identifikator des Eintrags Bezeichnung des zu aktualisierenden Eintrags

- Neue Einführungen:

Identifikator der Einführung Bezeichnung des neuen Kapitels oder Unterkapitels

Ort in der Domain

- Zu aktualisierende Einleitungstexte:

Identifikator der Einführung Bezeichnung des Kapitels oder Unterkapitels

Ort in der Domain


Documents

Publications Office of the European Union€¦ · Web viewDie Erstellung einer Grafik/eines Schaubilds zur Ergänzung einer Einführung wird wie die Aktualisierung einer Zusammenfassung