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1© t&p 2016
Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS
2© t&p 2016
Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS
Über t&p
>25 Jahre Erfahrung in der Realisierung von kundenspezifischen LIMS-Projekten in Industrie und bei öffentlichen Auftraggebern
Breites Fachwissen über Labor-Organisation, Automation, Managementinformation und die speziellen Bedürfnisse der unterschiedlichsten Branchen
Über 130 Installationen mit mehr als 10.000 Anwendern im In- und Ausland
Im Herzen vom Ruhrgebiet arbeiten über 50 Menschen an der Lösung Ihrer Anforderungen
3© t&p 2016
Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS
Claus Köller
Promovierter Chemiker
44 Jahre, verheiratet, drei Kinder
Seit 2006 bei t&p: Vertrieb und Projektierung lisa.lims®
„Schnittstelle zwischen Kunden-Anforderungen und deren Umsetzung in der Software-Lösung“
4© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Wie finde ich das richtige System?
Wie läuft der Implemen-tierungsprozess ab?
5© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Wie finde ich das richtige System?
Wie läuft der Implemen-tierungsprozess ab?
6© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?1
Qualitäts-sicherung
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Steigerung der Datenqualität
7© t&p 2016
Qualitäts-sicherung
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Steigerung der Datenqualität
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
1
8© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Integration in Systemlandschaft (Daten übernehmen und übergeben)
(Kopier-)Vorlagen für Routineaufgaben und trotzdem einfache Erfassung von Besonderheiten
Automatisiertes Reporting, ISO 17025 konform
Informationsverfügbarkeit für Labor-Externe/Auftraggeber
1
9© t&p 2016
Mehr Zeit: Praxisbeispiel // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Informationsverfügbarkeit
Einfacher Zugriff für Labor-Externe/Auftraggeber via WebPortal
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?1
10© t&p 2016
Drill-Down-Funktion: Auftragstabelle Probentabelle Probe im Detail
Probe auswählen
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit: Praxisbeispiele // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Informationsverfügbarkeit via WebPortal
Der Auftraggeber sieht nur seine Daten!
Wie ist der Status der Untersuchungen für meinen Auftrag?
1
Auftrag auswählen
11© t&p 2016
Qualitäts-sicherung
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Steigerung der Datenqualität
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
1
12© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Steigerung der Datenqualität
Vermeidung von MedienbrüchenSchnittstellen für Datenübertragung (Im- und Export)
Nutzung von Stammdaten als Basis für die Bewegungsdaten
Systematik für die DatenerfassungDenn ein branchenunabhängiges LIMS ist ein leerer Rahmen!
Auswertungen anhand der Daten, die im LIMS gepflegt werden
1
13© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Steigerung der Datenqualität – Grundlagen DatenpflegeDaten werden auswertbar durch:
Stammdaten als Basis für die Erfassung Parameter
Methoden
Probenherkunft
...
Nutzung von Vorgaben für die Datenerfassung Formulare
Wertelisten
Verwendung von Einheiten für Messwerte
1
14© t&p 2016
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität: Praxisbeispiel // Qualitätssicherung
Auswertungen
Strukturierte Darstellung von Ergebnisdaten mit Bordmitteln
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?1
15© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität: Praxisbeispiel // Qualitätssicherung
Darstellung mit BordmittelnPräsentation strukturierter Daten durch Wahl unter-schiedlicher „Gruppierungsebenen“
1
Gruppierung: Probestelle Unterscheidung: Probenahmedatum
Zeitverlauf
16© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität: Praxisbeispiel // Qualitätssicherung
Darstellung mit BordmittelnPräsentation strukturierter Daten durch Wahl unter-schiedlicher „Gruppierungsebenen“
1
Gruppierung: Probestelle Unterscheidung: Probenahmedatum
Zeitverlauf
Gruppierung: ProbestelleUnterscheidung: Charge
Chargenverlauf
17© t&p 2016
Qualitäts-sicherung
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben
Steigerung der Datenqualität
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
1
18© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung
Qualitätssicherung
Mitführen aller relevanten Informationen
Qualifikationen von Mitarbeitern
Nachvollziehbarkeit und Audit Trail
Einhaltung regulatorischer Anforderungen (z. B. GLP, GMP, ISO 17025)
Integrierte QS-Funktionen und Prüfmittelüberwachung
1
19© t&p 2016
Integrierte QS-Funktion
Analytische Qualitätssicherung mit Regelkarten
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung: Praxisbeispiel
1
20© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung: Praxisbeispiel
1
Integrierte QS-Funktion:RegelkartenStatistische Auswertung
- 2s/3s (Std.-Abw.)- 95%/99% (Vertr.-Bereich)
Prozessauffälligkeiten, z. B.
- „Fünf fallend“- „Fünf über Mittelwert“
AQS-Bericht mit allen Auffälligkeiten
21© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Mehr Zeit // Steigerung Datenqualität // Qualitätssicherung // Zusammenfassung
Zusammenfassung: Was leistet ein LIMS
Mehr Zeit für wichtige Aufgaben durch Verringerung der Verwaltungszeit von Organisation und Daten
Vermeidung von Medienbrüchen steigert die Datenqualität
Analytische Qualitätssicherung und Prüfmittelüberwachung sind Kernbestandteile
Alles in einem System
1
22© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Wie finde ich das richtige System?
Wie läuft der Implemen-tierungsprozess ab?
23© t&p 2016
Anbieter-/ Systemauswahl
Informations-beschaffung
Anforderungs-analyse
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
LIMS
24© t&p 2016
Anbieter-/ Systemauswahl
Informations-beschaffung
Anforderungs-analyse
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
LIMS
25© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Informationsbeschaffung Inhouse
Was machen wir? Welche Prozesse gibt es?
Kernprozesse im Labor
Begleitende Prozesse
Was läuft gut, was schlecht?
Projektziele definieren Wo wollen wir hin?
Prioritäten für mögliche Verbesserungen bedenken
2
26© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Informationsbeschaffung außer Haus Produktinformationen einholen
Internet Recherche
Portale analytik.de, chemie.de (beispielhaft)
Veranstaltungen/Messen analytica München, LIMS-Forum (beispielhaft)
Anfrage Anbieter
Kurze Präsentation/Webinar
Grobe Preisinformation
Welche Funktionen in einem LIMS entsprechen meinen Prozessen?
2
27© t&p 2016
StStability TestingStudiendesign, Stablitätstests
InIntegrationInterfaces, SAP QM-IDI, ERP-Systeme
NiNative IntegrationPrüfsystemintegration Workflows ohne LIMS
ElnELNElectronic Laboratory Notebook
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
limsIndividual-Konfigurations-System
QsQualitätssicherung Regelkarten, Prüfmittelüber-wachung,
TkTermin- und KapazitätsplanungServiceorientiert
RmReport ManagerISO 17025 konform
WiWebInfoLIMS-to-Customer Archiv
WsWebShopCustomer-to-LIMS Auftrags- und Probenerfassung
MmMaterial Management Lagerverwaltung,Chemikalien
MMicroplatesMikrotiterplatten
PrProjekteProjekte,Versuche
RzRezepturenRezepturentwicklung, LaboransätzeElectronic
RReportingAuswertungen, Statistik
RaRoSyRohdaten-archivierung
CrmCRM Angebote, Callcenter,Controlling
MdMobile DataDatenerfassungProbenahme Protokolle
PlProzesslaborAutomation und Integration
DmDokumenten-managementElektronische Signatur
Welche Module in einem LIMS benötige ich?
Auswahl möglicher Module zusätzlich zur Kernfunktionalität:
2
CConnectAnbindung von Geräten
28© t&p 2016
Anbieter-/ Systemauswahl
Informations-beschaffung
Anforderungs-analyse
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
LIMS
29© t&p 2016
Funktionale Anforderungen
Abdeckung der Kernprozesse im Labor Auftrags- und Probenbearbeitung
Freigaben, Prüfberichterstellung, Auswertung
Informationsverteilung
Unterstützung von Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement
Integration branchenspezifischer Module
Kaufmännische Aspekte
Schnittstellen (z. B. Prüfsysteme, ERP)
….
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
30© t&p 2016
Flexibilität und Usability
Workflow-Abbildung Routine
Ständig „Neues“ Beides: Routine und immer wieder „Neues“
Usability (Benutzbarkeit in der Praxis)
Konfigurierbarkeit der Benutzer-Oberfläche
Mehrsprachigkeit
Und in Zukunft: Laborprozesse im Wandel
Releasefähigkeit
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
31© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
1. Annäherung
Auswertung der Informationen Sind die Informationen verständlich und vollständig?
Definition der Anforderungen Welche Anforderungen sind Pflicht, welche sind Wunsch?
Kosten-Nutzen-Rechnung
2
32© t&p 2016
Nutzenbetrachtung
Beispiel Faktor Arbeitszeit
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse: Beispiel // Anbieter-/Systemauswahl
2
33© t&p 2016
Probenbearbeitung
Abrechnung/Logistik/Recherche
•5 min
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse: Beispiel // Anbieter-/Systemauswahl
Nutzenbetrachtung: Faktor ArbeitszeitLabor mit 10.000 Prüfaufträgen pro Jahr, „halb automatisiert“, 20 MitarbeiterPotenzial der Zeitersparnis
Prüfsystem-anbindung
2
Auftragsanlage
•2 min •3 min
Freigabe
•2 min
Prüfberichtserstellung und -verteilung
• 3min
15 Minuten pro Auftrag
34© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse: Beispiel // Anbieter-/Systemauswahl
Nutzenbetrachtung: Faktor ArbeitszeitLabor mit 10.000 Prüfaufträgen pro Jahr, „halb automatisiert“, 20 MitarbeiterPotenzial der Zeitersparnis:
2
15 Minuten pro Auftrag
Zeit für neue Aufgaben pro Jahr: 150.000 min entspricht ~1,56 Personenjahre (1 PJ = 1.600 h)
35© t&p 2016
Iterativer Prozess!
Anbieter-/ Systemauswahl
Informations-beschaffung
Anforderungs-analyse
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
LIMS
36© t&p 2016
Iterativer Prozess!
Anbieter-/ Systemauswahl
Informations-beschaffung
Anforderungs-analyse
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
LIMS
37© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Vorgehensweisen für die Systemauswahl – Einflussfaktoren Rahmenbedingungen
Einführungsdauer bzw. Zeitplan
Budget
Größe des Projektes Anzahl unterschiedliche Laborbereiche
Funktionsumfang
Anzahl Anwender
Anzahl Standorte
Ausschreibung notwendig? Vorgabe öffentliche Auftraggeber
Förmlich (Unternehmensvorgabe)
2
38© t&p 2016
Bewertungskriterien
Know-how und Erfahrung des Anbieters
Zuverlässigkeit des Anbieters
Zuverlässigkeit der Lösung
Zukunftsfähigkeit der Lösung Releasefähigkeit
Reaktion bei Anfragen und Problemen auch nach Implementierung
Unsere Empfehlung: „Immer mit Kollegen/Referenzen sprechen, auch ohne Anbieter“
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
39© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Mögliche Vorgehensweise bei der Auswahl
1. „Pragmatischer Ansatz“: Beschaffung auf Basis Grobanalyse
2. Anforderungsanalyse und Workshops/Konzepterstellung mit einem oder mehreren Anbietern
3. Ausschreibungsprozess mit vollständiger Anforderungsanalyse
2
40© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Mögliche Vorgehensweise bei der Auswahl
1. „Pragmatischer Ansatz“: Beschaffung auf Basis Grobanalyse
2. Anforderungsanalyse und Workshops/Konzepterstellung mit einem oder mehreren Anbietern
3. Ausschreibungsprozess mit vollständiger Anforderungsanalyse
2
41© t&p 2016
2. Anforderungsanalyse
Verfeinerung der Anforderungsdefinition (ggf. Lastenheft)
Prioritäten unterscheiden (Must have/Nice to have)
Einholen detaillierter Preisinformationen
Bewertung der Informationen (Kosten/Nutzen)
Workshop mit einem oder mehreren Anbietern
Erstellung Pflichtenheft oder „Hersteller-Lastenheft“ und endgültige Kalkulation durch Anbieter
Entscheidung auf Kosten/Nutzen-Basis
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
42© t&p 2016
Überblick: Vor- und Nachteile der Beschaffungsprozesse
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
2
43© t&p 2016
Wie finde ich das richtige System?
Informationsbeschaffung // Anforderungsanalyse // Anbieter-/Systemauswahl
Zusammenfassung: Das richtige System finden
Informationen beschaffen und auswerten
Anforderungen analysieren und bewerten
Anbieter und Systeme kennenlernen
Kein leichtes Unterfangen, evtl. externe Hilfe anfordern
2
44© t&p 2016
Was kann ein modernes LIMS für mich leisten?
Wie finde ich das richtige System?
Wie läuft der Implemen-tierungsprozess ab?
45© t&p 2016
Mögliches Szenario
Projektmarketing Einflussfaktoren
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
46© t&p 2016
Mögliches Szenario
Projektmarketing Einflussfaktoren
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
47© t&p 2016
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
Projektmarketing
Projekt muss gewollt sein: Geschäftsführung/Laborleitung
„Beteiligte“
Anwender früh ins Boot holen(bereits in der Anforderungsdefinition)
Motivierte Mitarbeiter auswählen
Freistellen für Projektaufgaben, genügend Ressourcen einplanen LIMS Einführung kann nicht zusätzlich zur normalen Arbeit geleistet werden
„LIMS-Einführung ist Chefsache!“
3
48© t&p 2016
Mögliches Szenario
Projektmarketing Einflussfaktoren
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
49© t&p 2016
Einflussfaktoren
Projektgröße Unterschiedlichkeit und Anzahl der Laborbereiche und Standorte
Anwenderzahl
Terminvorgaben (Zeitraum oder Zeitpunkt) Betriebsstillstand
Beachtung Geschäftsjahr
Aufwand für Customizing Standard vs. Individualisierung
Verfügbarkeit interner und externer Ressourcen Eigene Mitarbeiter und Anbieter
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
50© t&p 2016
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
Zeit
Qualität Kosten
Das magische Dreieck des Projekts
51© t&p 2016
Mögliches Szenario
Projektmarketing Einflussfaktoren
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
52© t&p 2016
Empfohlenes Einführungsszenario
Phasen- oder stufenweise Implementierung
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
53© t&p 2016
Phasenweises Vorgehen
Pilotphase (standardnahe Funktionalität)
Roll-Out- bzw. Optimierungsphase(n) (Anpassungen)
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
PilotbetriebGo Live
Pilotphase
Beratung Optimierungs-
phaseAnpassung Go Live
Installation Standardsystem Schulung
Beratung, Stammdaten-
erfassung
Go Live
Pilotphase
54© t&p 2016
Phasenbildung
Phasen können gebildet werden, bedingt durch:
Organisation Laborbereiche
Standorte
Länder
Funktional Einführung weiterer Funktionen/Module
Zeit- und Budgetvorgaben
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
55© t&p 2016
Vorteile des phasenweisen Vorgehens:
Durch Pilotphase können Anwender den Standard kennenlernen Unnötige Anpassungen werden vermieden
Klare Abschnitte und Ziele im Projekt definierbar Wenig Reibungsverluste
Schnelle Inbetriebnahme Interne Ressourcen werden geschont
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario
3
56© t&p 2016
Zusammenfassung Implementierungsprozess
Das Projektmarketing nicht vernachlässigen. LIMS-Einführung ist Chef-Sache
Das „Magische Dreieck des Projekts“: Zeit, Kosten und Qualität beeinflussen sich gegenseitig
In der phasenweisen Implementierung kann man ein System richtig gut kennenlernen
Zeit nehmen, gewissenhaft planen, Erfahrung sammeln
Wie läuft der Implementierungsprozess ab?
Projektmarketing // Einflussfaktoren // Mögliches Szenario // Zusammenfassung
3
57© t&p 2016
Und zum Abschluss
Moderne, branchenunabhängige LIMS unterstützen alle Arten von Laboren
Bei der Auswahl sollte die Chemie zwischen den Menschen stimmen
Eine erfolgreiche Einführung ist garantiert mit einem modernen System und einem erfahrenen Berater
Der Ausgang aus dem Labyrinth liegt vor Ihnen!
Raus aus dem Labyrinth: Wege zum LIMS
Was leistet ein LIMS // Ein LIMS auswählen // Ein LIMS einführen
58© t&p 2016
lisa.lims // Halle B2, Stand B2.323
Vielen Dank! Hier geht‘s lang!!