Re-Auditierung zur Konsolidierung

der familiengerechten Arbeits- und

Studienbedingungen

audit familiengerechte hochschule

Ort, Datum

Bei der Re-Auditierung Konsolidierung werden folgende Kriterien überprüft

• Familiengerechte Ausrichtung ist Teil der Hochschulphilosophie und

der Hochschulstrategie.

• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der

Hochschule, den Instrumenten und der Kommunikation

systematisch verankert.

• Die familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen sind in der

Kultur verankert.

• Ein hoher Durchdringungsgrad ist sichergestellt. Vorhandene

Maßnahmen werden kritisch überprüft und - wo sinnvoll - adaptiert.

• Die Überführung vom Projektstatus zur Funktion / Regelaufgabe ist

erfolgt.

• Das Thema ist in einer strategischen Funktion verankert.

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Das Verfahren der Re-Auditierung Konsolidierung beinhaltet mehrere Schritte

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Bestätigung Zertifikat

Zielvereinbarung

Aktualisierung Status quo

Vorbereitungsgespräch

Review Kultur

Review Rahmen

Leitungsgespräch

Vertiefungsmodul

Überprüfung des Rahmens mittels Einzelgesprächen und DokumentationÜberprüfung der Kultur mittels Interviews

Analyse der Kennzahlen im Verlauf, Überprüfung des Angebotsportfolios

Rückmeldung zum Status quo, konkrete Handlungsempfehlungen

Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung

Zum Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung

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ca. 2 ½ Jahre max. 4 Monateca. 2 Monate

Vertrag

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Vertrag

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Vertiefungs-modul

Begut-achtung

ReviewRahmen

Umsetzung

ReviewKultur

Vorbereitung

Unterlagen

• 2. Umsetzungs-bericht

• Aktualisierung Status quo mit strateg. Vorgaben

• Entwurf Zielvereinbarung

Leitungs-gespräch Einreichung:

ZV und weitere

Unterlagen

Frist Abschluss

Re-Auditierung

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Vorbereitungsgespräch

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 1

• Das Vorbereitungsgespräch findet zwischen

Themenverantwortliche/r und Auditor/in zur Vorstellung und

Planung des Verfahrens vor Ort statt (vor oder nach

Vertragsabschluss)

• Aufgabenverteilung, Projekt-/ Zeitplan, Dokumentation sowie die

Teilnehmenden der Review-Tage/ des Leitungsgesprächs werden

besprochen

• Weitere Themen, wie anstehende Projekte, die interne

Kommunikation des audit, etc. werden angesprochen

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Aktualisierung Status quo

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 2

Themenverantwortliche/r

• Erstellung dritter Umsetzungsbericht mit Einschätzung

Zielerreichung

• Bearbeitung Status quo entlang der Handlungsfelder mit

Selbsteinschätzung sowie Kennzahlen, strategische Vorgaben

• Entwurf der Zielvereinbarung für den nächsten

Umsetzungszeitraum, Ergebnis aus:

• nicht erreichten Zielen der letzten Zielvereinbarung

• Ideen / Vorhaben zur Weiterentwicklung der familiengerechten

Arbeits- und Studienbedingungen

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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3

Überprüfung des Rahmens vor Ort, d.h. der Institutionalisierung der

Thematik in der Hochschule sowie in den Personalentwicklungs- und

Führungsinstrumenten

Auditor/ in

• Gespräche mit relevanten Umsetzungsverantwortlichen, Gremien

und Funktionstragenden im Themenfeld (Bsp:

Personalentwicklung/service, Hochschulkommunikation, Frauen-/

Gleichstellungs-/Familienbeauftragte, Gesundheitsmanagement,

Qualitätsmanagement,…) sowie der Personal- und

Studierendenvertretung

Review Rahmen

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Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 3

• Gespräch mit Person der Leitungsebene

• Sichtung der Belegdokumente, Intranet etc.

Auditor/in & Themenverantwortliche/r

• Gespräch zu Reviewbogen und Entwurf ZV, Hochschulbegehung,

Nachbesprechung und Planung Review Kultur

Review Rahmen

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Review Kultur

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 4

Überprüfung der Kultur, d.h. der gelebten Selbstverständlichkeiten der familiengerechten Arbeits- und Studienbedingungen in der Hochschule

Auditor/in

• Terminiert sind 8 (Leitfaden-) Interviews à 30 Minuten(Leitungsebene, Führungskraft mit direkter Mitarbeiterverantwortung, aus mitarbeiterstarken Bereichen, Mitarbeiter/innen aus administrativen / wissenschaftlichen Bereich mit Familienaufgaben, ggf. Teilzeit und/oder Telearbeit, Mitarbeiter/innen in Vollzeitkraft)

• wählt im Vorfeld Hochschulbereiche aus und legt Profil der Interviewten fest

Themenverantwortliche/r

• wählt im Vorfeld die entsprechenden Personen aus

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Leitungsgespräch

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 5

Ergebnisgespräch Auditor/in mit Themenverantwortlicher/em und Hochschulleitung

Auditor/in

• Darstellung der Ergebnisse und konkreten Handlungsempfehlungen, die sich aus der Prüfung ergeben haben

Themenverantwortliche/r

• Organisiert und moderiert den Termin

Auditor/in & Unternehmen

• Diskussion und Abstimmung des Inhalts und der Teilnehmenden des Vertiefungsmoduls

• Klärung des weiteren Vorgehens

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Vertiefungsmodul

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 6

Spezifische Vertiefung, Konkretisierung, Fokussierung oder Weiterentwicklung; konkrete Maßnahmenformulierung; Input für die Zielvereinbarung

Auditor/in

• Konzeption und Durchführung des Vertiefungsmoduls

Themenverantwortliche/r

• Einladung der Teilnehmenden und Organisation

• Übernahme der Ergebnisse in die Zielvereinbarung

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Zielvereinbarung

Detaillierter Ablauf der Re-Auditierung Konsolidierung - 7

Ergebnis aus

• Entwurf der Hochschule

• Empfehlungen des Auditors/ der Auditorin

• Ergebnissen des Vertiefungsmoduls

Interne Prozessschritte

• Umsetzungsplanung

• Interne Abstimmung

• Unterschrift der Hochschulleitung

Bestätigung Zertifikat

Begutachtung berufundfamilie gGmbH

Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I

• Umsetzungsbericht mit Kommentierung auf Ziel-Ebene:

Umsetzungsergebnisse der letzten drei Jahre mit geplanten

Vorhaben für die nächsten drei Jahre

• Status quo:

Informationen zur Hochschule, Kennzahlen und Aktualisierung

der Handlungsfelder mit den Kriterien „fixiert“, „kommuniziert“

und „angewandt“

• Strategische Vorgaben:

Strategischer Rahmen der Re-Auditierung Konsolidierung

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Re-Auditierung Konsolidierung – Dokumentation I

• Protokoll Managementgespräch:

Ergebnisprotokoll des Leitungsgesprächs

• Protokoll Vertiefungsmodul:

Ergebnisprotokoll des Vertiefungsmoduls

• Prüfbericht zur Institutionalisierung und Durchdringung:

Dokumentation der Ergebnisse entlang des gesamten Verfahrens

durch Auditor/in

• Zielvereinbarung:

organisationsspezifischer Entwicklungsplan für die folgenden drei

Jahre

• Kurzporträt

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