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Reisemanagement - HR Software: HRworks · (HR-FI TV) Personal-bescha ung (HR-RC) Personal-administration (HR-PAD) ergütungs-V management (HR-CM) Abbildung 3.5:Prozesslandkarte der

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Unternehmensinterne Business Prozesse und Systeme

Reisemanagement

Lösungsvorschlag für IT4Vide

Projektstart: 08.10.2014

Projektende: 13.01.2015

Geändert am: 19. Januar 2015

Autoren: Christian Danner, Jermain Bambynek,Maximilian Hupp, Stefan Hassel

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Übersicht

Aufgrund der internationalen Ausrichtung der Vide AG und der daraus resultierenden, steigen-den Anzahl an Reisen der Mitarbeiter, wurde es notwendig ein Reisemanagement-Tool einzu-führen. Im Rahmen dieser Projektarbeit wurde deshalb der Business-Prozess Reisemanagementanalysiert, in die bestehende Prozesslandkarte eingegliedert und Schlüsselprozesse de�niert. Die-se müssen allerdings von einer möglichen Softwarelösung unterstützt werden. Zu den Prozessenzählen beispielsweise die Buchung von Reisen sowie die Abrechnung von Spesen. Aufgrund des-sen wurden am Markt verfügbare Lösungen betrachtet und anschlieÿend anhand eines erstelltenKriterienkatalogs evaluiert. Hierbei mussten die Anwendungen auch den detailliert modelliertenTeilprozess Reiseabrechnung vollständig unterstützen. Die bei der Auswertung am besten bewer-tete Anwendung wurde anschlieÿend in einem Testsystem umgesetzt, wobei vorrangig der Prozessder Reiseabrechnung berücksichtigt wurde. Im Bezug darauf wurden notwendige Schnittstellenzu vorhandenen SAP-Systemen in der Vide AG dokumentiert.

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Inhaltsverzeichnis

1 Abkürzungsverzeichnis 1

2 Projektumfeld und -ziel 2

2.1 Projektorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32.2 Vorgehensweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3 Business Prozess 8

3.1 Ein Überblick des Reisemanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.2 Der Reisemanagement-Prozess in der Prozesslandkarte . . . . . . . . . . . . . . . 103.3 Modellierung des gewählten Teilprozesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4 Business Systeme 14

4.1 Erstellung eines Kriterienkatalogs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.2 Erstellen eines Marktspiegels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204.3 Die Systemauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4.3.1 Evaluation SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214.3.2 Evaluation HRworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.3.3 Evaluation Outdoor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294.3.4 Evaluation Viatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.3.5 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

4.4 Implementierung eines Business Systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

5 Der Business-Prozess im neuen Business-System 41

5.1 Kon�guration eines Schlüsselprozesses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2 Anwendung und Präsentation des kon�gurierten Teilprozesses . . . . . . . . . . . 415.3 Identi�zieren der benötigten Schnittstellen zu den SAP-Systemen . . . . . . . . . 45

6 Fazit 47

Literaturverzeichnis 49

Abbildungsverzeichnis 51

Tabellenverzeichnis 52

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1 Abkürzungsverzeichnis

CO Controlling

eEPK erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette

ERP Enterprise-Resource-Planning

ESS Employee Self Services

FI Financial Accounting

FI TV Financial Accounting - Travel Management

HANA High Performance Analytic Appliance

HCM Human Capital Management

HR Human Resources

HR-CM Human Resources - Compensation Management

HR-PAD Human Resources - Personnel Administration

HR-PD Human Resources - Personnel Development

HR-FI TV Human Resources - Financial Accounting - Travel Management

HR-RC Human Resources - Recruitment

PM Plant Maintenance

ITS IT-Service

MM Material Management / Materialwirtschaft

PP Production Planning and Control

PU Purchasing

SaaS Software as a Service

SD Sales & Distribution

SERV Service

SSL Secure Sockets Layer

TE Technik

1

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2 Projektumfeld und -ziel

Im Folgenden wird das Projektumfeld, in welchem während des WS14/15 gearbeitet wird, nä-her erläutert. Die Vide AG ist ein global agierendes Unternehmen, das im Premium-AutomobilSektor angesiedelt ist. Dabei setzt sie bereits jetzt die SAP Business Suite 7.0 für die interneUnternehmenssteuerung ein.

Einige Fachbereiche fordern neue, zusätzliche Funktionalitäten. Es ist hierbei möglich auf alter-native Softwarelösungen zurück zu greifen. Unserem Teilprojekt fällt die Aufgabe zu das Rei-semanagement einzuführen. Darunter fallen die Reiseplanung, die Reisekostenabrechnung undeventuell Self-Services zur eigenständigen Beantragung und Abrechnen von Spesen durch einzel-ne Mitarbeiter. Das Projektziel ist somit erreicht, wenn diese Funktionalitäten für die Vide AGbereit gestellt sind.

Es sind verschiedene Systeme im Einsatz und decken folgende Funktionen ab:

• A11 Accounting System (SAP ERP)

� Finanzbuchhaltung

� Controlling

• L11 Logistic System (SAP ERP)

� Einkauf

� Produktionsplanung und -steuerung

� Instandhaltung

� Lager

• B11 Analytics (SAP Business Warehouse on HANA)

� Financials

� Logistics

• H11 Human Ressources (SAP ERP HCM)

� Personalwesen

• C11 Analytics (SAP Business Warehouse on HANA)

� Human Capital Management

2

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2.1 Projektorganisation

2.2 Vorgehensweise

Für das Projekt werden Meilensteine de�niert. Diese sind einerseits durch die Zwischen- undAbschlusspräsentation vorgegeben und andererseits im Team zu wichtigen Zeitpunkten festgelegt.Die Meilensteine bilden die Grundlage der zeitlichen Abfolge der einzelnen Projektaufgaben.Die Zeitplanung wurde im ersten Meeting grob festgelegt und im Laufe des Projektes weiterverfeinert. Die folgenden Diagramme geben einen Überblick über die Zeitplanung.

3

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Projektplan Vide AG

bis 14.10.2014 bis 21.10.2014 bis 28.10.2014 bis 04.11.2014 bis 11.11.2014

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Meilensteine

Projektplanung

Kick-O�/Teambildung

Arbeitsorganisation

Anforderungen

Anforderungensammeln

Marktspiegel

Tools suchen

Prozesse

Prozesslandkarte

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Projektplan Vide AG

bis 04.11.2014 bis 11.11.2014 bis 18.11.2014 bis 25.11.2014 bis 02.12.2014

28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4

Meilensteine

Prozesse

Schlüsselprozessmodellieren

Tools

Evaluation SAP

Evaluation HRworks

Evaluation Viatos

Evaluation Inmoti

Toolauswahl

Präsentation

1. Zwischenpräsentationerstellen & präsentieren2. Zwischenpräsentationerstellen & präsentieren

Ausarbeitung

Ausarbeitungerstellen & abgeben

5

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Projektplan Vide AG

bis 9.12.14 bis 16.12.14 bis 23.12.14 bis 30.12.14 bis 6.1.15

5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6

Meilensteine

Prozesse

Schlüsselprozessmodellieren

Präsentation

2. Zwischenpräsentationerstellen & präsentieren

Ausarbeitung

Ausarbeitungerstellen & abgeben

Softwarebereitstellung

Testinstallation des Systems

Teilprozess implementieren

Testphase

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Projektplan Vide AG

bis 13.1.15 bis 16.1.15

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Meilensteine

Ausarbeitung

Ausarbeitungerstellen & abgeben

Präsentation

Abschlusspräsentationerstellen & präsentieren7

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3 Business Prozess

Im nachfolgenden Abschnitt wird der Geschäftsprozess des Reisemanagements nach den folgen-den Kriterien eingeordnet.

• Unternehmenserfolg

• Kundennutzen

• Regelmäÿigkeit

• Häu�gkeit

• Komplexität

• Wiederholgrad

• Strukturiertheit

• Reichweite

Im Anschluss wird aufgezeigt, wo der Reisemanagement-Prozess sowie dessen Subprozesse in derProzesslandkarte zu �nden ist. Zuletzt wird in Abschnitt 3.3 der Teilprozess der Reisekostenab-rechnung für die Vide AG anhand eines eEPK aufgezeigt und beschrieben.

3.1 Ein Überblick des Reisemanagements

Der Reisemanagement-Prozess wird als unterstützender Geschäftsprozess gewertet, da er wederdirekt zum Unternehmenserfolg beiträgt, noch aus Sicht des Endkunden einen erheblichen Nutzenmit sich bringt (vgl. Abb. 3.1).

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Abbildung 3.1: Unternehmenserfolg und Kundennutzen

Mit dem Reisemanagement soll der organisatorische Ablauf einer Geschäftsreise e�zienter ge-staltet werden, um somit Verwaltungskosten zu sparen. Das Reiseaufkommen bei der Vide AGbeläuft sich auf im Durchschnitt mehrere beantragte Reisen pro Tag und folgt in meist regelmä-ÿigen Abständen (vgl. Abb. 3.2).

Abbildung 3.2: Häu�gkeit und Regelmäÿigkeit

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Unter den Unterstützenden Geschäftsprozessen hat somit der Reisemanagement-Prozess mit un-ter das höchste Einsparpotential der Verwaltungskosten. Dieses Potential kann sehr gut bei derVide AG ausgeschöpft werden, indem der Prozess weitestgehend automatisiert wird. Möglichmacht dies der Reisemanagement-Prozess, da dieser wenig Komplexität aufweist und sich starkstandardisieren lässt. Dies bedeutet, dass auch die Wiederholbarkeit und Strukturierbarkeit sehrhoch ist (vgl. Abb. 3.3).

Abbildung 3.3: Komplexität und Wiederholungsgrad

Abschlieÿend betrachtet ist der Reisemanagement-Prozess ein Routinefall mit starker Systemun-terstützung und Automatisierung durch einen Work�ow. Da der Prozess vor allem vielen Mit-arbeitern in allen Bereichen der Vide AG (hohe Reichweite) viel Arbeit abnehmen wird, gibt essomit auch keine abzusehenden Akzeptanzprobleme seitens der Mitarbeiter.

3.2 Der Reisemanagement-Prozess in der Prozesslandkarte

Die Daten, die für eine Reiseabrechnung erhoben werden, sind für die Vide AG auch innerhalb desUnternehmens streng vertraulich und mitarbeiterbezogen. Da die Prozesse im Personalbereichauch unter den unterstützenden Geschäftsprozessen fällt, wird der Reisemanagement-Prozess hierzugeordnet. Personal (HR) ist daher in der Prozesslandkarte in Abb. 3.4 blau eingefärbt.

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Buchhaltung(FI)

Controlling(CO)

Personal(HR)

Einkauf(PU)

Vertrieb(SD)

Service(SERV)

IT-Service(ITS)

Technik(TE)

Produktion(PP)

Instand-haltung(PM)

Material-wirtschaft(MM)

Abbildung 3.4: Prozesslandkarte der Vide AG Level-0

Um eine eindeutige Identi�kation der Prozesse über alle Sichten verschiedener Prozessdokumen-tationen zu verwalten, werden Kurzbezeichnungen für jeden Prozessbereich eingeführt und mitjedem Detailgrad ergänzt. Der Reisemanagement-Prozess wird im weiteren Verlauf mit seinerKennung HR-FI TV genannt und ist in Abb. 3.5 auf Level-1 der Prozesslandkarte zu sehen.

Personal(HR)

Personal-entwicklung(HR-PD)

Reise-management(HR-FI TV)

Personal-bescha�ung(HR-RC)

Personal-administration(HR-PAD)

Vergütungs-management(HR-CM)

Abbildung 3.5: Prozesslandkarte der Vide AG Level-1

In Anlehnung an die Standardprozesse des bereits eingesetzten SAP Systems bei der Vide AGals Best-Practice Bibliothek für Geschäftsprozesse, wurde der HR-FI TV in sechs Teilprozessezerlegt (vgl. [SAP14b]). In Abb. 3.6 werden diese aufgezeigt, wobei der Prozess HR-FI TV-05 imnächsten Kapitel näher beschrieben wird.

Reise-management(HR-FI TV)

Planung(hr-fi tv-01)

Genehmigung(hr-fi tv-02)

Buchung(hr-fi tv-03)

Durch-führung

(hr-fi tv-04)

Abrechnung(hr-fi tv-05)

Reporting(hr-fi tv-06)

Abbildung 3.6: Prozesslandkarte der Vide AG Level-2

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3.3 Modellierung des gewählten Teilprozesses

In diesem Abschnitt wird der Reiseabrechnungsprozess HR-FI TV-05 genauer analysiert. DieserProzess stellt für die Vide AG den wichtigsten Abschnitt des Reisemanagement-Systems dar undbeinhaltet die hauptsächliche Schnittstelle, die mit dem Finanzsystem interagiert. Die Vide AGsetzt bei Ihrer Finanzverwaltung auf die Lösung von SAP und benötigt die Abrechnungsdatenvon noch nicht festgelegten Reisemanagement-System. Die genaue Schnittstellenbeschreibungwird in Abschnitt 5.3 beschrieben.

Durch die vorangegangenen Teilprozesse sind die Kopfdaten der jeweiligen Reise des Mitarbeitersbereits im System vorhanden. Zusätzlich können auch bereits einzelne Reiseposten hinterlegt sein,insofern sie bei der Gehnehmigung oder bei der Planung relevant waren. Im Grunde überschnei-den sich die Prozesse Reisedurchführung und Reiseabrechnung zeitlich, da bereits Belege, die inder Abrechnung benötigt werden, bereits während der Reisedurchführung im System hinterlegtwerden sollen. In der weiteren Beschreibung des Prozesses wird von dem Idealfall ausgegangen,dass ein Mitarbeiter erst Belege im System einreicht, wenn die Reise abgeschlossen ist und keineweiteren Kosten mehr anfallen.

Nachdem der Reisende seine Geschäftsreise abgeschlossen hat, müssen Belege zu der Reise alsBeweis angehängt werden. Neben elektronischen Belegen können parallel auch Kreditkarten-umsätze über die Geschäftskreditkarte seperat zugeordnet werden. Sobald alle Positionen undBelege der Reise erfasst wurden, sollen anhand der unternehmensinternen Spesensätze die Rei-sepauschalen errechnet werden. Eine zum genehmigen der Reisekosten zugeordnete Person desReisenden wird daraufhin benachrichtigt, um die Belege und Reiseangaben zu prüfen. Falls derPrüfer einen Fehler �ndet oder einen nicht zulässigen Posten, kann dieser die Reise vorläu�g ab-lehnen und der Reisende kann Änderungen an seinem Reisekostenantrag vornehmen oder auchwahlweise komplett zurückziehen. Im Falle einer Genehmigung der Reisekosten, sollen diese andas SAP-Finanzsystem übermittelt werden, damit die Geldbeträge des Reisenden, die selbstgetragen wurden, wieder erstattet werden können. Eine gra�sche Beschreibung anhand eineseEPK-Diagramms des HR-FI TV-05 zeigt Abb. 3.7. In Tab. 3.1 werden die einzelnen Symbolebeschrieben.

Legende

Funktion Ereignis ∨ ∧ XOR Verknüpfung

Prozess-

schnittstelleOrg. Einheit Funktions�uss

Belege

Tabelle 3.1: Legende für das eEPK-Diagramm von HR-FI TV-05

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Reisedurchführen

Reiseende

∨Reisebelegeerfassen

Quittungen

Kreditkarten-belege zuordnen Reisender

Belegeerfasst

Belegezugeordnet

Reisepauschalenerrechnen

Reise-pauschalenerrechnet

Reiseabrechnungsenden

SystemReisender

Reiseabrech-nung gesendet

Reisebelegeprüfen

Finanzbuch-haltung

XOR

Reise-abrechnunggenehmigt

Reisekostenübermitteln

Reisekostenübermittelt

Reiseabrech-nung nichtgenehmigt

XOR

ReisebelegeanpassenReisender

Reiseabrechnungzurückziehen

Reiseabrech-nung zurück-gezogen

Reportingerstellen

Abbildung 3.7: eEPK des Reiseabrechnungsprozesses HR-FI TV-05

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4 Business Systeme

4.1 Erstellung eines Kriterienkatalogs

Für das Bewertungssystem werden Erfüllungsgrad und Gewichtungsfaktor genutzt. Der Erfül-lungsgrad besagt, wie sehr das zu bewertete Tool den Anforderungen genügt. Hierbei entsprichtdie Skala von 0-2, wobei 0 die schlechteste und 2 die beste Bewertung ist. Der Gewichtsfaktor gibtdie Wichtigkeit der jeweiligen Anforderungen an. Diese stehen stellvertretend für �kann�, �soll�und �muss�. Es können die Faktoren 1-3 für kann-, 4-6 für soll- und 7 für muss-Anforderungenvergeben werden. Wird ein Kriterium am unteren Bereich eingestuft, wird es als weniger wichtigals andere Anforderungen erachtet. Analog zum oberen Bereich werden dieses Kriterien wichtigerals andere angesehen.

Muss-Kriterien

Diese Kriterien sind vom Unternehmen Vide AG vorgegeben und müssen von allen Tools umge-setzt werden. Dementsprechend werden diese mit dem Faktor 7 gewichtet (s. Tab. 4.1).

Kriterium Gewichtsfaktor

SAP-Schnittstelle 7

Unterstützung des gesamten Prozesses 7

Self-Services 7

Tabelle 4.1: Muss-Kriterien

Soll-Kriterien

Die Anforderungen, die von der Vide AG nicht explizit gefordert sind, allerdings von uns alswichtig erachtet werden, sind im Bereich von 4-6 wieder zu �nden (s. Tab. 4.2).

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Kriterium Gewichtsfaktor

Kosten 6

Datenschutz 6

Support 5

Aktualisierung 4

Usability 4

Tabelle 4.2: Soll-Kriterien

Obwohl der Punkt Kosten kein Muss-Kriterium ist, sind wir der Meinung, dass dieses Krite-rium sehr wichtig ist. Ebenso genieÿt das Kriterium Datenschutz einen hohen Stellenwert, dahier mit sensiblen Daten gearbeitet wird. Das Kriterium Aktualisierung wird als weniger wichtigerachtet als Support, da im Umfeld des Reisemanagements weniger signi�kante Änderungen auf-treten. Dabei ist zu unterscheiden zwischen neuen Funktionalitäten und Bug-Fixes vorhandenerProbleme. Mindestens das jährliche Einspielen von Gesetzesänderungen ist notwendig. Auch dieBenutzerfreundlichkeit wird als weniger wichtig eingestuft.

Kann-Kriterien

Alle weiteren Anforderungen, die optional sind, erhalten einen Gewichtungsfaktor zwischen 1-3

(s. Tab. 4.3).

Kriterium Gewichtsfaktor

Mehrsprachigkeit 3

Integrationsdauer 3

Kundenreferenz 2

Weitere Funktionen 1

Tabelle 4.3: Kann-Kriterien

Die Integrationsdauer ist wichtiger als Kundenreferenzen, da der baldige Einsatz des Tools zuKosten- und Zeitersparnis führt. Weitere Funktionen wurden auf 1 eingestuft, weil sie lediglichevtl. zukünftig zum Einsatz kommen könnten, allerdings aktuell nicht benötigt werden.

Erklärung der Kriterien

SAP-SchnittstelleJedes Tool sollte in der Lage sein, mit den hausinternen SAP-Systemen zu kommunizieren. Dabeisollen sie Reisekosten direkt in die Finanz- und Lohnbuchhaltungssysteme übergeben können.Auch ist der Zugri� auf SAP-HCM von Vorteil, um bspw. auf die Stammdaten des Personals

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zuzugreifen oder die Verp�egungszuschüsse des Mitarbeiters auf der Lohnsteuerkarte abzubilden(s. Tab. 4.4).

Bewertung Beschreibung

2 Zugri� auf Accounting- und HR-System

1 Zugri� nur auf eines der genannten Systeme

0 Zugri� auf keines der genannten Systeme

Tabelle 4.4: Kriterium - SAP-Schnittstelle

Unterstützung des gesamten ProzessesDas Reisemanagement-Tool sollte den kompletten Prozess (s. Abb. 3.7) abbilden können, damitdas Verwalten der Reisen und somit auch die Reduktion der Kosten optimal verlaufen kann (s.Tab. 4.5).

Bewertung Beschreibung

2 Gesamter Prozess

1 Unvollständiger Prozess

0 Kein Prozess

Tabelle 4.5: Kriterium - Unterstützung des gesamten Prozesses

Self-ServicesUm den Aufwand in der Reiseabteilung zu reduzieren, sollte jeder Mitarbeiter selbstständig dieReisedaten eingeben können. Hierbei sollen Reise beantragen, Eckdaten der Reise festlegen sowieBelege einreichen vom Arbeiter erledigt werden können (s. Tab. 4.6).

Bewertung Beschreibung

2 Alle Self-Services

1 Teilweise Self-Services

0 Keine Self-Services

Tabelle 4.6: Kriterium - Self-Services

KostenInnerhalb von fünf Jahren sollen die Gesamtkosten von 2.000.000 ¤ nicht überschritten werden.Zu den Kosten zählen die Miete der Software, sowie evtl. anfallende Schulungen (s. Tab. 4.7).

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Bewertung Beschreibung

2 x < 2.000.000 ¤

1 2.000.000 ¤ < x < 2.500.000 ¤

0 x > 2.500.000 ¤

Tabelle 4.7: Kriterium - Kosten

DatenschutzDer Zugri� von nichtberechtigten Personen auf bestimmte Daten soll ausgeschlossen werden.Deshalb soll es möglich sein, dem User bestimmte Rollen bzw. Zugri�srechte jederzeit zuzuordnenbzw. zu entnehmen. Weiterhin muss der Datenverkehr, falls er über externe Server abgewickeltwird, vollständig verschlüsselt ablaufen. Deutsches Recht muss zwingend eingehalten werden (s.Tab. 4.8).

Bewertung Beschreibung

2 Hohe Sicherheit

1 Wenig Sicherheit

0 Keine Sicherheit

Tabelle 4.8: Kriterium - Datenschutz

SupportSupport-Anfragen sollen über mehrere Kanäle möglich sein, zum einen per Telefon und per E-Mail. Darüber hinaus �ieÿen Zusätzliche Angebote wie Trainingsvideos, Forum, Hilfeseiten, etc.in die Bewertung ein (s. Tab. 4.9).

Bewertung Beschreibung

2 Umfangreicher Support

1 Teilweiser Support

0 Kein Support

Tabelle 4.9: Kriterium - Support

MehrsprachigkeitDas Tool soll, nach Möglichkeit alle Landessprachen der Länder unterstützen, in denen Standorteder Vide AG liegen. Die volle Punktzahl gibt es, wenn das Tool die Sprachen Deutsch, Englisch,Französisch und Chinesisch unterstützt. Werden nur Deutsch und Englisch unterstützt ist diesmit einem Punkt zu bewerten. Eine Unterstützung von nur einer Sprache ergibt 0 Punkte (s.Tab. 4.10).

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Bewertung Beschreibung

2 Alle vorgegebenen Sprachen

1 Deutsch und Englisch

0 Nur eine der Sprachen

Tabelle 4.10: Kriterium - Mehrsprachigkeit

AktualisierungDas Software-Tool sollte möglichst schnell und häu�g mit Updates versorgt werden. Dabei soll-ten nicht nur Sicherheitslücken geschlossen werden, sondern auch Änderungen der gesetzlichenVorgaben eingebunden werden. Jedes Tool erhält je nach Anzahl der Updates pro Jahr folgendePunkte (s. Tab. 4.11).

Bewertung Beschreibung

2 Mehrmals im Jahr

1 Einmal im Jahr

0 Weniger als einmal im Jahr

Tabelle 4.11: Kriterium - Aktualisierung

KundenreferenzenDie Anzahl der Firmen, die das zu bewertende Software-Produkt einsetzen, geben Aufschlussdarüber, wie ausgereift ein Produkt ist. Daher sind möglichst viele Referenzen von Vorteil (s.Tab. 4.12).

Bewertung Beschreibung

2 Viele bekannte Referenzen

1 Wenige Referenzen

0 Keine Referenzen oder Angaben

Tabelle 4.12: Kriterium - Kundenreferenzen

IntegrationsdauerDies gibt den Zeitraum an, der benötigt wird, bis das Tool produktiv eingesetzt werden kann.Dabei ist eine möglichst kurze Integrationsdauer anzustreben (s. Tab. 4.13).

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Bewertung Beschreibung

2 Wenige Tage

1 Mehrere Wochen

0 Mehr als einen Monat

Tabelle 4.13: Kriterium - Integrationsdauer

Weitere FunktionenIn dieses Kriterium �ieÿen alle zusätzlichen Funktionen ein, die zwar �nice to have� sind, abernicht gefordert werden. Dabei wird nur die Anzahl der Funktionen bewertet (s. Tab. 4.14).

Bewertung Beschreibung

2 Sehr viele Funktionen

1 Einige Funktionen

0 Keine Funktionen

Tabelle 4.14: Kriterium - Weitere Funktionen

UsabilityHiermit soll der Grad der Benutzerfreundlichkeit des Tools bewertet werden. Hierzu zählen bspw.Hinweise, Autovervollständigung, integrierte Hilfsvideos, Drag & Drop-Funktion, selbsterklären-de Ober�ächen, etc. dazu. Weiterhin soll die Ober�äche, des zu bewertenden Tools, sinnvoll undkonsistent gestaltet sein und dem Anwender eine schnelle und e�ziente Benutzung ermöglichen(Einteilung s. Tab. 4.15).

Bewertung Beschreibung

2 Sehr benutzerfreundlich

1 Geringer Einarbeitungsaufwand

0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung

Tabelle 4.15: Kriterium - Usability

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4.2 Erstellen eines Marktspiegels

Für die Vide AG wird ein Tool gesucht, womit die Reisekosten des Unternehmens verwaltetwerden. Dabei sollte das Reisemanagement-System zumindest alle Muss-Kriterien erfüllen, dieim vorherigem Abschnitt aufgelistet wurden. Die Abb. 4.1 zeigt das Ergebnis der Recherche.

(a) Datev eG (b) HRworks GmbH (c) Inmoti GmbH

(d) INtex Publishing GmbH &Co. KG

(e) Haufe-Lexware GmbH &Co. KG

(f) Pentland Firth SoftwareGmbH

(g) brain-tec AG (h) SAP AG (i) Stenzel Ingenieurbüro

(j) Stollfuÿ Medien GmbH &Co. KG

(k) Software Solutions Simple (l) TaskX GmbH

(m) Viatos GmbH

Abbildung 4.1: Auf der Suche nach einem Reisemanagement-Tool ergab das Suchergebnis derRecherche diese Produkte (a-m). Einige von ihnen unterstützen allerdings manchemuss-Kriterien nicht, die daher bei der Evaluation nicht einbezogen werden.

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Einige Tools unterstützen nicht den kompletten Prozess bzw. können nicht mit den hausinternenSAP-Systemen kommunizieren. Da diese die muss-Kriterien nicht erfüllen, werden sie für dieEvaluation im Vorfeld ausgeschlossen. Somit werden folgende Systeme näher betrachtet:

• Reisekostenabrechnung - HRworks GmbH

• Outdoor - Inmoti GmbH

• FI TV - SAP AG

• Viatos - Viatos GmbH

4.3 Die Systemauswahl

Im folgenden werden die verschiedenen Tools nach dem Kriterienkatalog evaluiert. Hierbei wirdauf jedes Evaluationskriterium eingegangen und die Punktevergabe begründet. Zum Schlusswird das System gewählt, welches die meisten Punkte besitzt und für die Integration einesReisemanagement-Tools im Unternehmen Vide AG genommen wird.

4.3.1 Evaluation SAP

SAP-SchnittstelleDie nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme ist gewährleistet. Somit muss hier die vollePunktzahl vergeben werden (vgl. Tab. 4.16).

Bewertung Beschreibung

2 Zugri� auf Accounting- und HR-Systeme X

1 Zugri� nur auf eines der genannten Systeme

0 Zugri� auf keines der genannten Systeme

Tabelle 4.16: SAP Bewertung - SAP-Schnittstelle

Gesamter ProzessDer gesamte Prozess ist mit FI TV abbildbar. Es ist möglich, den von uns modellierten Prozessinklusive dem abschlieÿenden Reporting, im System darzustellen (vgl. Tab. 4.17).

Bewertung Beschreibung

2 Gesamter Prozess X

1 Unvollständiger Prozess

0 Kein Prozess

Tabelle 4.17: SAP Bewertung - Gesamter Prozess

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KostenIm Median kostet ein zusätzlicher Named-User in einem SAP-System ca. 2136 Euro (s. [RAA09]).Mit steigender Unternehmensgröÿe sinken die Kosten pro User. Die Vide AG setzt bereits SAP-Systeme ein. Für die Kalkulation zur Kostenbestimmung werden lediglich 200 weitere Lizenzen inder neu entstehenden Abteilung zur Verwaltung des neuen Systems hinzugerechnet. ZusätzlicheWartungskosten werden nicht betrachtet (s. [Tre11]). Eine zwei-tägige Schulung durch einenBerater wird für zehn Key-Users veranlasst.

Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren

Miete 200 2.136.000 ¤

Einrichtung der Anwendung keine keine

zwei-tägige Schulung 10 3200 ¤

Gesamt: 2.139.200 ¤

Tabelle 4.18: SAP Bewertung - Gesamtkosten

Aufgrund der entstehenden Kosten (vgl. Tab. 4.18) gibt es nur einen Punkt (vgl. Tab. 4.19).

Bewertung Beschreibung

2 x < 2.000.000 ¤

1 2.000.000 ¤ < x < 2.500.000 ¤ X

0 x > 2.500.000 ¤

Tabelle 4.19: SAP Bewertung - Kosten

Self-ServicesDurch SAP Employee Self Services (ESS) ist auch mit dem SAP-Reisemanagement die Erstellungeines Reiseantrags und die Eingabe von Reisedaten, wie Flug, Hotel oder Mietwagen durch denMitarbeiter selbstständig möglich (s. [SAP14b, S. 16]). Die Tab. 4.20 zeigt die Bewertung fürdieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle Self-Services X

1 Teilweise Self-Services

0 Keine Self-Services

Tabelle 4.20: SAP Bewertung - Self-Services

SupportDa die Vide AG einen umfangreichen Support bei dem Wartungsvertrag mit SAP abgeschlossenhat und das Reisemanagement keine kritischen Anforderungen an den Support stellt, bleibt dieserweiterhin bestehen. Aus diesem Grund wird die volle Wertung gegeben (vgl. Tab. 4.21).

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Bewertung Beschreibung

2 Umfangreicher Support X

1 Teilweiser Support

0 Kein Support

Tabelle 4.21: SAP Bewertung - Support

DatenschutzDaten werden auf bestehenden Kundenservern gehalten. Vorhandene Sicherheitsstandards imUnternehmen werden weiterhin eingehalten. Zu berücksichtigen wären gegebenenfalls die Daten-schutzrichtlinien bei dem Einsatz von zusätzlichen mobilen Lösungen. Die Tab. 4.22 zeigt dieBewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Hohe Sicherheit X

1 Wenig Sicherheit

0 Keine Sicherheit

Tabelle 4.22: SAP Bewertung - Datenschutz

MehrsprachigkeitDie Vide AG arbeitet international und benötigt das Reisemanagement für Mitarbeiter verschie-dener Herkunftsländer. Mehrere Sprachen werden im SAP Enterprise-Resource-Planning (ERP)unterstützt (vgl. [SAP14a]). Die Tab. 4.23 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle vorgegebenen Sprachen X

1 Deutsch und Englisch

0 Nur eine der Sprachen

Tabelle 4.23: SAP Bewertung - Mehrsprachigkeit

AktualisierungDurch regelmäÿige Service Packs von SAP ist gewährleistet, dass die Software aktuell gehaltenwerden kann. Die Tab. 4.24 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Mehrmals im Jahr X

1 Einmal im Jahr

0 Weniger als einmal im Jahr

Tabelle 4.24: SAP Bewertung - Aktualisierung

KundenreferenzenDie Software wird bei vielen (DAX notierten) Unternehmen eingesetzt. Die Tab. 4.25 zeigt dieBewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Viele bekannte Referenzen X

1 Wenige Referenzen

0 Keine Referenzen oder Angaben

Tabelle 4.25: SAP Bewertung - Kundenreferenzen

IntegrationsdauerDas Customizing am ERP-System muss vorgenommen werden. Vom Reisemanagement abhängigePersonalstammdaten müssen gep�egt und die Berechtigungen müssen ebenso angepasst werden(vgl. [SAP14b, S. 43]). Die Tab. 4.26 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Wenige Tage X

1 Mehrere Wochen

0 Mehr als einen Monat

Tabelle 4.26: SAP Bewertung - Integrationsdauer

Weitere FunktionenDie Funktionsvielfalt geht über den von uns benötigten Umfang hinaus. Allerdings sind aktuelleFunktionen wie beispielsweise Scannen und Senden von Spesenabrechnungen oder die Verwen-dung einer mobilen Applikation zur Buchung und Beobachtung aktueller Reisen im ERP-Systemnicht möglich. Die Tab. 4.27 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Sehr viele Funktionen

1 Einige Funktionen

0 Keine Funktionen X

Tabelle 4.27: SAP Bewertung - Weitere Funktionen

UsabilityEs werden dem Benutzer Hinweise, wie Detailinformationen oder Fehlermeldungen zu Feldern,gegeben, aber durch überladene Fenster wird der Benutzer schnell und oft überfordert. DerEinsatz ist somit nicht intuitiv und erst nach einer aufwendigen Schulungen möglich. Die Tab.4.28 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr benutzerfreundlich

1 Geringer Einarbeitungsaufwand

0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung X

Tabelle 4.28: SAP Bewertung - Usability

4.3.2 Evaluation HRworks

SAP-SchnittstelleDas Reisemanagement-Tool von HRworks ist für In- und Exporte vorbereitet. So stehen der VideAG Schnittstellen zu den gängigen Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogrammen, wie SAP, aberauch zu Kreditkarten, Outlook oder den Personal- und Zeiterfassungssystemen zur Verfügung (s.[HRw14e]). Die Tab. 4.29 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Zugri� auf Accounting- und HR-Systeme X

1 Zugri� nur auf eines der genannten Systeme

0 Zugri� auf keines der genannten Systeme

Tabelle 4.29: HRworks Bewertung - SAP-Schnittstelle

Gesamter ProzessDer gesamte Prozess konnte in der Test-Instanz durchlaufen werden. Die Tab. 4.30 zeigt dieBewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Gesamter Prozess X

1 Unvollständiger Prozess

0 Kein Prozess

Tabelle 4.30: HRworks Bewertung - Gesamter Prozess

KostenDie Gesamtkosten über die fünf Jahre verlaufen nach dem Preismodell (vgl. [HRw14c]) wiefolgt:

Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren

Miete 10000 1.231.380 ¤

drei-tägige Einrichtung der Anwendung 3 3.120 ¤

zwei-tägige Schulung 10 7.900 ¤

Gesamt: 1.243.000 ¤

Tabelle 4.31: HRworks Bewertung - Gesamtkosten

Aufgrund der entstehenden Kosten (vgl. Tab. 4.31) gibt es nur einen Punkt (vgl. Tab. 4.32).

Bewertung Beschreibung

2 x < 2.000.000 ¤ X

1 2.000.000 ¤ < x < 2.500.000 ¤

0 x > 2.500.000 ¤

Tabelle 4.32: HRworks Bewertung - Kosten

Self-ServicesLaut HRworks kann jeder berechtigter User selbstständig seine eigenen Reisedaten eingeben undverwalten (s. [HRw14d]). Dies konnten wir auch in der Test-Instanz nachvollziehen. Die Tab.4.33 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle Self-Services X

1 Teilweise Self-Services

0 Keine Self-Services

Tabelle 4.33: HRworks Bewertung - Self-Services

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SupportHRworks bietet verschiedene Möglichkeiten an, um dem Kunden zu unterstützen (s. [HRw14f]).So hat der Kunde die Wahl ein Telefongespräch mit möglicher Nutzung von TeamViewer zu füh-ren, im Forum Fragen zu stellen, angebotene Trainingsvideos anzuschauen oder ein Beratungsge-spräch gegen Entgelt zu vereinbaren. Die Tab. 4.34 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Umfangreicher Support X

1 Teilweiser Support

0 Kein Support

Tabelle 4.34: HRworks Bewertung - Support

DatenschutzDie Datenübertragungen zwischen HRworks und Vide AG werden durch das SicherheitsprotokollSecure Sockets Layer (SSL) verschlüsselt. Seit 2010 wird das Extended Validation SSL-Zerti�katgenutzt, welches hauptsächtlich von Banken und groÿen, seriösen Webshops genutzt wird (s.[Sch10]). Auÿerdem werden Passwörter und Kreditkartennummern als Hashwerte gespeichert,um einen zusätzlichen Schutz zu gewähren. Des Weiteren stehen die Server von HRworks inIrland, weshalb hier die europäischen Datenschutzrichtlinien eingreifen. HRworks verspricht eineVerfügbarkeit der Server und damit der gespeicherten Daten von durchschnittlich 98% pro Jahr(vgl. [HRw14a]). Die Tab. 4.35 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Hohe Sicherheit X

1 Wenig Sicherheit

0 Keine Sicherheit

Tabelle 4.35: HRworks Bewertung - Datenschutz

MehrsprachigkeitDas Tool unterstützt momentan nur die deutsche und englische Sprachen. Daher gibt es hier nureinen Punkt. Die Tab. 4.36 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle vorgegebenen Sprachen

1 Deutsch und Englisch X

0 Nur eine der Sprachen

Tabelle 4.36: HRworks Bewertung - Mehrsprachigkeit

AktualisierungEs werden neben den jährlichen Aktualisierungen der Reiserichtlinien in unregelmäÿigen Abstän-

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den Updates in Form von funktionalen Verbesserungen seitens HRworks gemacht. Die Tab. 4.37zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Mehrmals im Jahr X

1 Einmal im Jahr

0 Weniger als einmal im Jahr

Tabelle 4.37: HRworks Bewertung - Aktualisierung

KundenreferenzenZu den Kunden von HRworks zählen unter anderem Marc O'Polo, Tele 5, SEAT und viele weitere(vgl. [HRw14b]). Die Tab. 4.38 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Viele bekannte Referenzen

1 Wenige Referenzen X

0 Keine Referenzen oder Angaben

Tabelle 4.38: HRworks Bewertung - Kundenreferenzen

IntegrationsdauerDas deutsche Unternehmen HRworks bietet mit Reisekostenabrechnung ein Tool, welches alsSoftware as a Service (SaaS) genutzt werden kann. Für die Inbetriebnahme wird das Starter-Paket benötigt [HRw14d]. Hierzu wird in Zusammenarbeit mit einem Berater sämtliche not-wendige Kon�gurationen und Datenimporte binnen zwei bis drei Tagen vollzogen. Da Vide AGbald möglichst mit Hilfe des Starter-Paketes das Reisemanagement-Tool nutzen kann, erhält HR-works für die Integrationsdauer die volle Punktzahl. Die Tab. 4.39 zeigt die Bewertung für diesesKriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Wenige Tage X

1 Mehrere Wochen

0 Mehr als einen Monat

Tabelle 4.39: HRworks Bewertung - Integrationsdauer

Weitere FunktionenEs gibt für den Kreditkartenimport eine Schnittstelle, womit die Zahlung direkt in HRworksübernommen werden können. Auÿerdem kann das Unternehmen Vide AG ihre eigenen Spesenre-gelungen im Reisemanagement-Tool hinterlegen. Des Weiteren können gegen Entgelt individuelle

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Anpassungen der Software auf Wunsch gemacht werden. Die Tab. 4.40 zeigt die Bewertung fürdieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr viele Funktionen

1 Einige Funktionen X

0 Keine Funktionen

Tabelle 4.40: HRworks Bewertung - Weitere Funktionen

UsabilityHRworks bietet eine benutzerfreundliche Ober�äche an. Hinzu kommen, dass dem Benutzernützliche Hinweise, wie Detailinformationen oder Fehlermeldungen zu Feldern, gegeben werden.Durch Autovervollständigung und der Drag & Drop-Funktion kann eine intuitive Bedienunggewährleistet werden. Die Tab. 4.41 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr benutzerfreundlich X

1 Geringer Einarbeitungsaufwand

0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung

Tabelle 4.41: HRworks Bewertung - Usability

4.3.3 Evaluation Outdoor

SAP-SchnittstelleDie Software Outdoor der Inmoti GmbH beherrscht Exporte, wobei jede Schnittstelle für denKunden individuell angepasst werden muss. Für SAP gibt es Exporte zur Personalabteilung undFinanzbuchhaltung. Die Tab. 4.42 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Zugri� auf Accounting- und HR-System X

1 Zugri� nur auf eines der genannten Systeme

0 Zugri� auf keines der genannten Systeme

Tabelle 4.42: Outdoor Bewertung - SAP-Schnittstelle

Gesamter ProzessEs ist möglich alle Prozesse in der Software abzubilden. Die Tab. 4.43 zeigt die Bewertung fürdieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Gesamter Prozess X

1 Unvollständiger Prozess

0 Kein Prozess

Tabelle 4.43: Outdoor Bewertung - Gesamter Prozess

KostenBei dem Modell der Software-Miete fallen pro Reisenden Kosten in Höhe von 2,35 ¤ im Monat an(vgl. [Inm14c]). Hinzu kommen die Einrichtung der Software und die Schulung der Mitarbeiter.Die Tab. 4.44 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren

Miete 10000 1.410.000 ¤

zwei-tägige Einrichtung der Anwendung 1 2.400 ¤

ein-tägige Schulung 10 15.000 ¤

Gesamt: 1.427.400 ¤

Tabelle 4.44: Outdoor Bewertung - Gesamtkosten

Aus der Tabelle ergibt sich folgende Bewertung (vgl. Tab. 4.45).

Bewertung Beschreibung

2 x < 2.000.000 ¤ X

1 2.000.000 ¤ < x < 2.500.000 ¤

0 x > 2.500.000 ¤

Tabelle 4.45: Outdoor Bewertung - Kosten

Self-ServicesJeder Reisende kann selbst die Reisen erfassen und Reisekosten eintragen. Die Tab. 4.46 zeigtdie Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle Self-Services X

1 Teilweise Self-Services

0 Keine Self-Services

Tabelle 4.46: Outdoor Bewertung - Self-Services

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SupportDie Inmoti GmbH bietet allen Kunden, die einen Support-Vertrag abgeschlossen haben, eineHelpline zu den eigenen Geschäftszeiten an. Sie sind von Montag bis Donnerstag von 09:00Uhr bis 17:30 Uhr und am Freitag von 09:00 Uhr bis 12:30 Uhr erreichbar. Weiterhin bestehtdurch den Abschluss des Support-Vertrages eine garantierte Bearbeitung von E-Mail-Anfragenam gleichen Werktag, dies geschieht über ein Ticketsystem. Die Tab. 4.47 zeigt die Bewertungfür dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Umfangreicher Support

1 Teilweiser Support X

0 Kein Support

Tabelle 4.47: Outdoor Bewertung - Support

DatenschutzDie Software wird auf unserem eigenen Server gehostet. Weiterhin sind Zugri�srollen de�nierbar,über die die jeweiligen Prozesse und Reports erreichbar sind. Die Tab. 4.48 zeigt die Bewertungfür dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Hohe Sicherheit X

1 Wenig Sicherheit

0 Keine Sicherheit

Tabelle 4.48: Outdoor Bewertung - Datenschutz

MehrsprachigkeitIn der Online-Dokumentation und auf der Website war nur die deutsche Sprache verfügbar. DieTab. 4.49 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Alle vorgegebenen Sprachen

1 Deutsch und Englisch

0 Nur eine der Sprachen X

Tabelle 4.49: Outdoor Bewertung - Mehrsprachigkeit

AktualisierungNach Abschluss eines Wartungsvertrages gewährt die Inmoti GmbH Zugri� auf alle Software-Aktualisierungen in diesem Zeitraum. Dieser umfasst alle Updates zu gesetzlichen Änderungen,Beseitigung von Fehlern und Softwareverbesserungen. Die Updates erfolgen in der Regel mindes-tens einmal jährlich (vgl. [Inm14d]). Die Tab. 4.50 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Mehrmals im Jahr

1 Einmal im Jahr X

0 Weniger als einmal im Jahr

Tabelle 4.50: Outdoor Bewertung - Aktualisierung

KundenreferenzenDie Inmoti GmbH zählt auf ihrer Webseite (vgl. [Inm14b]) einige Kunden auf, darunter be�ndensich aber nur wenige bekannte Firmen wie Fiat oder Ehrmann. Die Tab. 4.51 zeigt die Bewertungfür dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Viele bekannte Referenzen

1 Wenige Referenzen X

0 Keine Referenzen oder Angaben

Tabelle 4.51: Outdoor Bewertung - Kundenreferenzen

IntegrationsdauerLaut Webseite dauert die Installation der Software zwei Tage (vgl. [Inm14c]). Hinzu kommt derProgrammieraufwand für die individuell zu programmierenden Schnittstellen. Die Tab. 4.52 zeigtdie Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Wenige Tage X

1 Mehrere Wochen

0 Mehr als einen Monat

Tabelle 4.52: Outdoor Bewertung - Integrationsdauer

Weitere FunktionenDas Tool Outdoor der Inmoti GmbH bietet nur wenige Zusatzfunktionen an. Diese sind zumeinen die App Companion (vgl. [Inm14a]) für das iPhone und zum anderen eine Erweiterungum 165 Währungen mit aktuellen Kursen (vgl. [Inm14e]). Die Tab. 4.53 zeigt die Bewertung fürdieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Sehr viele Funktionen

1 Einige Funktionen X

0 Keine Funktionen

Tabelle 4.53: Outdoor Bewertung - Weitere Funktionen

UsabilityEs werden Online Tutorial-Videos angeboten. Die verfügbare Online-Dokumentation war unvoll-ständig, nur in Deutsch und bot eine unzureichende Suchfunktion. Schulung für Mitarbeiter wirddaher nötig sein. Die Tab. 4.54 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr benutzerfreundlich

1 Geringer Einarbeitungsaufwand X

0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung

Tabelle 4.54: Outdoor Bewertung - Usability

4.3.4 Evaluation Viatos

SAP-SchnittstelleFür SAP-Systeme wurde in Zusammenarbeit mit conovum der ViatosCompanion für SAP ent-wickelt, der eine Datenübertragung im IDoc-Format ermöglicht [con14]. Die Tab. 4.55 zeigt dieBewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Zugri� auf Accounting- und HR-System

1 Zugri� nur auf eines der genannten Systeme X

0 Zugri� auf keines der genannten Systeme

Tabelle 4.55: Viatos Bewertung - SAP-Schnittstelle

Gesamter ProzessNach Probelauf in der Test-Instanz kann bestätigt werden, dass der gesamte Prozess abbildbarist. Die Tab. 4.56 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Gesamter Prozess X

1 Unvollständiger Prozess

0 Kein Prozess

Tabelle 4.56: Viatos Bewertung - Gesamter Prozess

KostenAus unbekannten Gründen, konnte Viatos uns keine Preise über Lizenzen, Kon�guration und evtl.Schulungen preisgegeben. Deshalb werden die Kosten auf Grund von [Wer14] kalkuliert. Hierbeimuss beachtet werden, dass zu den Lizenzen noch Einrichtungskosten hinzukommen. Auÿerdemist es möglich, dass es ein Preismodell gibt, bei dem die Lizenzen pro User bei steigender Anzahlgünstiger werden.

Produkt Menge (Personen/Lizenzen) Nach fünf Jahren

Miete 10.000 2.490.000 ¤

Einrichtung der Anwendung keine keine

Schulung keine keine

Gesamt: 2.490.000 ¤

Tabelle 4.57: Viatos Bewertung - Gesamtkosten

Aus den Gesamtkosten in Tab. 4.57 ergibt sich folgende Bewertung für dieses Kriterium (vgl.Tab. 4.58).

Bewertung Beschreibung

2 x < 2.000.000 ¤

1 2.000.000 ¤ < x < 2.500.000 ¤

0 x > 2.500.000 ¤ X

Tabelle 4.58: Viatos Bewertung - Kosten

Self-ServicesAuch hier gibt es ESS, bei der die berechtigten Personen selbstständig eine Reise beantragensowie die benötigten Reisedaten, wie Transportmittel, Bezahldaten, etc. eingeben können. DieTab. 4.59 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Alle Self-Services X

1 Teilweise Self-Services

0 Keine Self-Services

Tabelle 4.59: Viatos Bewertung - Self-Services

SupportEs steht der Vide AG nur ein E-Mail-Support zur Verfügung, bei der Viatos werktags zwschen8.30 Uhr und 17.00 Uhr erreichbar ist (vgl. [Via14a]). Falls Viatos als on-Premise genutzt wird,können im Falle eines Problems Fernwartungen ermöglicht werden. Die Tab. 4.60 zeigt die Be-wertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Umfangreicher Support

1 Teilweiser Support X

0 Kein Support

Tabelle 4.60: Viatos Bewertung - Support

DatenschutzViatos bietet Vide AG die Möglichkeit die Daten der Anwendung In-House oder in einem deut-schen Hochsicherheits-Rechenzentrum von Viatos abzulegen. Die Datenübertragung zwischenServer und Browser des Clients ist wie bei HRworks durch das Sicherheitsprotokoll SSL ver-schlüsselt (s. [Via14a]). Des Weiteren können bestimmte Rollen in der Anwendung vergebenwerden, damit der Zugri� auf sensible Daten eingeschränkt werden kann. Die Tab. 4.61 zeigt dieBewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Hohe Sicherheit X

1 Wenig Sicherheit

0 Keine Sicherheit

Tabelle 4.61: Viatos Bewertung - Datenschutz

MehrsprachigkeitGrundsätzlich sind Deutsch und Englisch als Sprache verfügbar. Aber auf Anfrage können weitereSprachpakete hinzugefügt werden (vgl. [Via14a]). Die Tab. 4.62 zeigt die Bewertung für diesesKriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Alle vorgegebenen Sprachen X

1 Deutsch und Englisch

0 Nur eine der Sprachen

Tabelle 4.62: Viatos Bewertung - Mehrsprachigkeit

AktualisierungIn der Regel werden bei steuerlichen Änderungen max. zwei Aktualisierungen vollzogen (s.[Via14a]). Weitere würden folgen, wenn sich an der Anwendung etwas ändert. Die Tab. 4.63zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Mehrmals im Jahr X

1 Einmal im Jahr

0 Weniger als einmal im Jahr

Tabelle 4.63: Viatos Bewertung - Aktualisierung

KundenreferenzenAuf der eigenen Webseite von Viatos werden einige ausgewählte Firmen aufgezählt, die dasReisemanagement-Tool nutzen (vgl. [Via14c]). Die Tab. 4.64 zeigt die Bewertung für dieses Kri-terium.

Bewertung Beschreibung

2 Viele bekannte Referenzen

1 Wenige Referenzen X

0 Keine Referenzen oder Angaben

Tabelle 4.64: Viatos Bewertung - Kundenreferenzen

IntegrationsdauerDas Reisemanagement-Tool von Viatos kann entweder als SaaS oder als on-Premise eingerich-tet werden. Laut Hersteller wird in einem ein-tägigen Workshop die Eckpunkte des modularenund prozessorientierten Systemaufbaus sowie Work�ows, Regelwerk und Schnittstellen de�niert.Insgesamt werden mit Workshop und Bereitstellung des Reisemanagement-Systems in der Regelfünf Tage benötigt (vgl. [Via14b]). Die Tab. 4.65 zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

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Bewertung Beschreibung

2 Wenige Tage X

1 Mehrere Wochen

0 Mehr als einen Monat

Tabelle 4.65: Viatos Bewertung - Integrationsdauer

Weitere FunktionenViatos besitzt eine mobile App, womit man auch von unterwegs eine Reise planen oder genehmi-gen kann. Durch Ergänzungsmodule können diverse Erweiterungen, wie Kreditkartenschnittstelleder CO2-Emissionen, hinzugefügt werden (s. [Via14d]). Die Tab. 4.66 zeigt die Bewertung fürdieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr viele Funktionen X

1 Einige Funktionen

0 Keine Funktionen

Tabelle 4.66: Viatos Bewertung - Weitere Funktionen

UsabilityEs sind Schulungen bspw. für Power-User vorhanden, um selbst den First-Level-Support imeigenen Unternehmen zu leisten. Viatos stellt ganz klar, dass Schulungen für Mitarbeiter nichtnotwendig sind, da die Benutzung sehr einfach sein soll (s. [Via14a]). Beim Durchlaufen desProzesses in der Test-Instanz konnten wir ebenfalls feststellen, dass die Anwendung an vielenStellen selbsterklärend war und deshalb die Anwendung leicht zu bedienen ist. Die Tab. 4.67zeigt die Bewertung für dieses Kriterium.

Bewertung Beschreibung

2 Sehr benutzerfreundlich X

1 Geringer Einarbeitungsaufwand

0 Hoher Aufwand zur Einarbeitung

Tabelle 4.67: Viatos Bewertung - Usability

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4.3.5 Fazit

Aufgrund der vorangegangenen Evaluation der einzelnen Lösungen folgt nun, auf Basis der vonuns gewählten Kriterien, die Entscheidung für die Software mit der höchsten erreichten Punkt-zahl. Dabei werden die einzelnen Kriterien mit ihren jeweiligen Gewichtungen berücksichtigt (s.4.68).

Evaluationskriterien GF SAP

HRworks

Outdoor

Viatos

SAP-Schnittstelle 7 2 2 2 1

Gesamter Prozess 7 2 2 2 2

Kosten 6 1 2 2 1

Self-Services 7 2 2 2 2

Support 5 2 2 1 1

Datenschutz 6 2 2 2 2

Mehrsprachigkeit 3 2 1 0 2

Aktualisierung 4 2 2 1 2

Kundenreferenzen 2 2 1 1 1

Integrationsdauer 3 2 2 2 2

Weitere Funktionen 1 0 1 1 2

Usability 4 0 2 1 2

Gesamt Σ 94 104 88 90

Tabelle 4.68: Nutzwertanalyse zur Toolauswahl

Das Tool Outdoor erhält eine Gesamtzahl von 88 Punkten, Viatos 90 Punkte, SAP 94 Punkteund HRworks 97 Punkte. Durch diese Nutzwertanalyse ergibt sich für das Reisemanagement derVide AG mit den gewählten Kriterien somit HRworks als präferierte Lösung. Im Folgenden wirdsomit auf die Umsetzung eines Testsystems von HRworks eingegangen.

4.4 Implementierung eines Business Systems

Online-DemoUm Zugang zu dem Online-Testsystem von HRworks zu erhalten, muss vorher an der kosten-losen Online-Demo teilgenommen werden. Dabei wird das Reisekostenabrechnungssystem viaTeamviewer-Session und Telefonkonferenz mehreren Teilnehmern gleichzeitig erklärt. Aus unse-rem Team nahm Stefan Hassel an der Online-Demo am 15.12.2015 um 10:00 Uhr teil.

Während der Konferenzschaltung führte ein Mitarbeiter von HRworks alle Funktionen ihresReisekostenabrechnungssystems vor. Es wurde unter anderem auf die Funktionen der Rollen

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Mitarbeiter, Vorgesetzter und Buchhalter eingegangen. Weiterhin wurden alle gestellten Fragenbeantwortet.

TestsystemNach der Teilnahme an der Online-Demo wurde für uns ein Testsystem unter http://www.demo.hrworks.de eingerichtet. Für dieses Testsystem haben wir drei verschiedene Zugänge erhalten,die jeweils unterschiedliche Zugri�srechte besitzen (s. Tab. 4.69).

Mitarbeiter Organisationseinheit Login-Name Passwort Rolle(n)

Oliver Born Vertrieb Born start Mitarbeiter

Willi Bösch Vertrieb Bösch start Mitarbeiter, Vorgesetzter

Klaus Heim Marketing Heim start Mitarbeiter, Administrator

Tabelle 4.69: Login-Daten zum Demo-System von HRworks mit Rollenverteilung

Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Stammdaten einsehen und ändern. Des Weiteren kann erReisen für sich anlegen und bearbeiten. Zusätzlich bietet HRworks noch Funktionen zur Verwal-tung eines Urlaubskontos an.

Als Vorgesetzter kann man eine Übersicht aller seiner Untergebenen und dessen Abwesenheitensehen. Weiterhin steht eine Übersicht über alle zur Genehmigung ausstehenden Reisen und Ur-laubsanträge seiner Mitarbeiter zur Verfügung. Zusätzlich werden ihm alle Geburtstage und dieDauer der Betriebszugehörigkeit angezeigt.

Im Administrator-Bereich be�ndet sich auch die Menüs für die Buchhaltung. Darin be�nden sichdie Menüs zur Prüfung der Reisekostenabrechnung und deren Belege. Hier können auch Beleg-und Zahlungsarten bearbeitet werden.

Im Demosystem enthalten ist die Firma namens FHWS mit folgender Aufbauorganisation (s.Abb. 4.2).

Abbildung 4.2: Aufbauorganisation der FHWS im Demosystem

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Alle Mitarbeiter, die vorher von HRworks im Demosystem angelegt wurden, sind in Abb. 4.3 zusehen.

Abbildung 4.3: Mitarbeiterliste im Demosystem

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5 Der Business-Prozess im neuen Business-System

5.1 Kon�guration eines Schlüsselprozesses

Die Software wird von HRworks als SaaS zur Verfügung gestellt. Das uns zur Verfügung stehendeDemo-System wurde vollständig von HRworks vorkon�guriert. Dabei ist der von uns modellierteBusiness-Prozess vollständig im System abgebildet. Alle Teilprozesse aus der Abb. 3.6 sind ein-gerichtet. Im Folgenden wird der von uns ausgewählte Teilprozess HR-FI TV-05 beschrieben.

5.2 Anwendung und Präsentation des kon�gurierten Teilprozesses

Die Reiseabrechnung beginnt im Anschluss zum Prozess der Reisedurchführung. Dies bedeutet,dass eine Reise im HRworks-System bereits mit allen Kopfdaten angelegt und von dem Vor-gesetzten genehmigt wurde. Der Reisende kann sofort Belege nach dem Anlegen einer Reisehinzufügen. Im weiteren Verlauf wird jedoch davon ausgegangen, dass der Reisende erst nach derReisedurchführung mit der Eingabe von Belegen beginnt. In Abb. 5.2 sieht man die Ober�ächedes Reisenden von Herrn Born. Alle Reisen des Mitarbeiters be�nden sich im linken Seitenmenüunter Reisekosten und dann Reisen.

Abbildung 5.1: HRworks Demo - Reise auswählen

Durch auswählen der entsprechende Reise, die der Mitarbeiter abrechnen möchte und dem an-schlieÿenden Klick auf Bearbeiten, wird die Reise in der Kopfdatenansicht geö�net. (s. Abb.5.2)

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Abbildung 5.2: HRworks Demo - Übersicht der Reisedaten

Um die zugehörigen Belege anzusehen, muss auf die Schalt�äche Weiter oder im linken Seiten-menü auf Belege geklickt werden. Wie in Abb. 5.3 zu sehen ist, lassen sich über die FunktionNeu weitere Belege hinzufügen. Dabei muss der Antragsteller die entsprechende Belegart undKostenstelle auswählen sowie eine Beschreibung der Sache, ein Belegdatum, eine Zahlungsartund den Bruttobetrag des Belegs eingeben. Über die Belegart schlägt das System einen passen-den Steuersatz vor. Der Kostenträger kann optional angewendet werden und der Euro ist alsStandardwährung vorde�niert. Über die Weiter -Schalt�äche gelangt man zu den elektronischenBelegen.

Abbildung 5.3: HRworks Demo - Belege eingeben

Die Abb. 5.4 zeigt eine Fläche, in der PDF-Dateien entweder mit einem Datei-Explorer oderüber Drag & Drop auf den HRworks-Server hochgeladen werden können. Die Zahlungsnachweiseentsprechen den eingescannten Belegen oder Rechnungen, die der Reisende via E-Mail zugesendetbekommt. Im späteren Prozessverlauf werden diese Belege von der Finanzbuchhaltung geprüft

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(s. Abb. 5.7), um anschlieÿend die Reiseabrechnung zu genehmigen. Wie bisher, gelangt man mitder Schalt�äche Weiter zur nächsten Seite der Tagesangaben.

Abbildung 5.4: HRworks Demo - Elektronische Belege hochladen

Der Abschnitt der Tagesangaben zeigt die Berechnung der Reisespesen. In dem Reisebeispiel inAbb. 5.5 hatte der Reisende eine Hotelnacht, bei der das Frühstück inklusive war und somit imPreis inbegri�en ist. Die Spesen stellen eine Aufwandsentschädigung der Speisen auf einer Reisedar. Aus diesem Grund wird das Frühstück von der Tagespauschale wieder abgezogen. Neben denSpeisen und Tag/Nacht-Pauschalen können auch die Kostenträger sowie Kostenstellen angepasstwerden. Sobald alle Änderungen gemacht wurden, führt die Weiter -Schalt�äche zur Übersichtder Reiseabrechnung.

Abbildung 5.5: HRworks Demo - Tagesangaben eingeben

Unter Berichte sieht der Reisende alle Reise- und Belegdaten in einem Kostenbericht (s. Abb.5.6). Bei Bedarf kann sich der Reisende diese Kostenübersicht mit oder auch ohne Reisebelege alsPDF-Datei herunterladen oder drucken. Bevor der Bericht an die Finanzbuchhaltung gesendet

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wird, kann vorher alle Reisedaten nochmals geprüft werden. Durch ein Klick auf die Schalt-�äche Fertig! ö�net sich ein Hinweis, in der hingewiesen wird, dass keine Änderungen an derReise gemacht werden können, sobald die Finanzbuchhaltung die Reise genehmigt hat. Durchden Klick auf die Schalt�äche OK wird die Bearbeitung der Belege beendet und die Mitarbeiterin der Finanzbuchhaltung bekommen eine Benachrichtigung, dass ein neuer Reisekostenabrech-nungsantrag vorliegt. Wenn die Belege richtig sind und die Finanzbuchhaltung die Abrechnunggenehmigt, wäre somit die Abrechnung für den Reisenden hier zu Ende. Im Falle einer Ableh-nung, würde der Reisende eine Benachrichtigung bekommen und könnte im HRworks-Systemseine Reise, wie in Abb. 5.1 beschrieben, wieder suchen und bearbeiten.

Abbildung 5.6: HRworks Demo - Reisebericht prüfen und absenden

Für die Vide AG ist ein wichtiger Punkt, dass alle Reiseabrechnungsanträge vor der Buchung imSAP Finanzsystem auf Richtigkeit geprüft wird. Hierzu meldet sich der Buchhalter im HRworks-System an und kann im linken Seitenmenü unter Reisekostenprüfung weiter unter Prüfung elek-tronische Belege alle fertig gestellten Reisekostenanträge von jedem Mitarbeiter einsehen. Dortmuss zuerst die entsprechende Reise ausgewählt werden. Die Bezeichnung der Reise wird ausdem Namen des Reisenden, Bezeichnung der Reise sowie der Reisezeitraum generiert. Die Buch-haltung bekommt alle Reisekopfdaten angezeigt sowie die Summe der kompletten Reise und derzu erstattenden Betrag an den Reisekostenantragsteller. Unter dem Reiter Berichte �nden sichwieder alle hochgeladen elektronischen Belege. Ist der Buchhalter mit der Reisekostenabrech-nung zufrieden, kann diese über Buchhaltung gepr. OK abgeschlossen werden. Da HRworks eineSchnittstelle zu SAP besitzt, werden die Buchungssätze über Nacht an das SAP A11 Systemübermittelt. Die Reisekostenabrechnung ist somit faktisch aus der Sicht des Reisemanagementsin HRworks beendet. Eine Überweisung der Kosten auf das Konto des Reisenden wird durch dasSAP Accounting System durchgeführt.

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Abbildung 5.7: HRworks Demo - Reisegenehmigung durch Buchhalter

5.3 Identi�zieren der benötigten Schnittstellen zu denSAP-Systemen

Um das HRworks-System in der Vide AG einzuführen und eine Anbindung an das bereits ein-gesetzte SAP ERP-Suite zu gewährleisten, wurden vier Schnittstellen zwischen den Systemenidenti�ziert (vgl. Abb. 5.8). Drei der Schnittstellen, deren Daten auf seitens SAP ERP-Suite lie-gen, haben lediglich bei der Einführung und Kon�guration von HRworks eine bedeutende Rolle.Diese werden jedoch trotzdem als Schnittstelle bezeichnet und nicht als Datenimport, da dieseDaten stets aktuell sein müssen und somit mit dem SAP-System abgeglichen werden muss. DerZyklus der Aktualisierung ist jedoch nicht so hoch wie die Schnittstelle Reisekostensätze. DieseSchnittstelle soll einmal täglich vom HRworks-System in das SAP-System übermittelt werden.Diese beinhaltet alle Buchungssätze, die auf dem SAP A11 Accounting-System der einzelnenKostenstellen und Kostenträgern zugebucht werden muss. Bevor jedoch der ReisemanagementProzess das erste Mal im HRworks-System durchgelaufen werden kann, müssen die Personal-stammsätze, Belegarten als auch die Kostenstellen vom SAP A11 System auf HRworks kopiertwerden. Für die Personalstammsätze werden jedoch nicht alle Mitarbeiter der Vide AG kopiert,sondern nur diejenigen, die ein Reiserecht zugesprochen bekommen haben. Die Belegarten undKostenstellen sind nötig, damit HRworks die Buchungssätze für das SAP A11 System korrekterstellt und es bei der Übertragung der Reisekostensätze keine Probleme bei der Kostenzuord-nung gibt. Während es bei den Personalstammsätzen in der Vide AG recht häu�g zu Änderungenkommen kann, gibt es bei den Belegarten und Kostenstellen nur ein sehr geringes Änderungsauf-kommen. Eine genaue Beschreibung der zu übertragenden Daten der jeweiligen Schnittstellen istin der Tab. 5.1 beschrieben.

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Abbildung 5.8: Die Schnittstellen zwischen SAP und HRworks

Nachbarsystem Schnittstelle ausgestauschten Daten

HRworks Personalstammsätze Personalnummer, Benutzer-kennung, Mitarbeiter Nach-name, Mitarbeiter Vorname,Emailadresse, OrganisationsID, Kreditkartennummer

HRworks Belegarten Beleg ID, Beleg Name, Steu-ersatz, Versteuerung, Hotel,Null-Belege, Fahrzeug, Be-wirtung, Storno

HRworks Kostenstellen Kostenstellen ID, Kostenstel-len Name

SAP Reisekostensätze Personalnummer (Reisende),Reise ID, Belegart ID, Be-legbeschreibung, Kostenstel-len ID, Betrag, Bezahlart

Tabelle 5.1: Schnittstellenbeschreibung

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6 Fazit

Abschlieÿend fassen wir als Team unsere Eindrücke und gemachten Erfahrungen der letzten Mo-nate zusammen. Die durch die Vide AG an uns gestellten Aufgaben im Rahmen der Vorlesungwurden nach unserer Einschätzung mit der idealen Softwarelösung durchgeführt. Ebenfalls wurdeder vorgegebene zeitliche Rahmen für die Umsetzung unseres Teilprojekts �Reisemanagement�eingehalten. Die gute Zusammenarbeit der Teammitglieder erleichterte die Bearbeitung der Auf-gaben während der gesamten Projektlaufzeit. Nachdem sich unser Team zusammengefunden hatund die Organisation sowie das Vorgehen für das Projekt geklärt waren, wurde unser Teilprojektin eine Prozesslandkarte eingegliedert. Diese wurde für unsere Teilprozesse bis Level 2 erstellt.Die Prozesslandkarte bildete die Grundlage für den von uns detailliert abgebildeten TeilprozessHR-FI TV-05 (Abrechnung von durchgeführten Reisen). Softwarelösungen kamen nur in Frage,wenn dieser Prozess im Ganzen unterstützt wird. Dieser und andere Aspekte wurden bei unsererEvaluation berücksichtigt. Am Ende kristallisierte sich HRworks als Sieger mit dem passends-ten Funktionsumfang heraus. Zu erwähnen ist an dieser Stelle die vorbildliche Zusammenarbeitseitens HRworks, vor allem mit Frau Cornelia Meier (Administration). Anfragen wurden stetsschnell und hilfreich beantwortet. Ebenfalls führte ein Mitarbeiter bei einer einstündigen Schu-lung sicher und kompetent durch die eigene Software. Die Hochschule stellte hierfür einen Raumund ein Telefon kostenfrei zur Verfügung. Der von uns modellierte Prozess konnte in einer bereit-gestellten Testumgebung vollständig umgesetzt werden. Ebenfalls wurden die Schnittstellen inbestehende Systeme bei der Vide AG beschrieben. Die von uns eingesetzte Software zur Projekt-unterstützung ermöglichte eine reibungslose Zusammenarbeit im Team. Dazu zählte einerseitsGroupMe als Instant Messenger, andererseits Google Drive. Letzteres führte durch fehlerhafteVersionsverwaltung und Mängel bei der Synchronisation der angelegten Dokumente teilweise zuFehlern und dem daraus resultierenden Mehraufwand (vgl. Abb. 6.1).

Abbildung 6.1: Synchronisationsprobleme mit Google Drive

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Dennoch konnten alle Teilaufgaben und Meilensteine stets rechtzeitig und inhaltlich vollständigausgearbeitet werden. Als Team bewerten wir deshalb das Projekt für uns als erfolgreich. Eben-falls ho�en wir, dass die Vide AG zu dieser Erkenntnis gelangt. Sollte das der Fall sein, wäre derfolgerichtige Schritt die Beauftragung zur Einführung der Softwarelösung von HRworks in einemanschlieÿenden Projekt. In diesem wären Verträge und Kosten mit HRworks zu verhandeln, einPilotsystem mit den zugehörigen Schnittstellen zu installieren, sowie ein Berechtigungswesen fürdie Mitarbeiter zu entwickeln. Vor der Einführung der Software des Reisemanagements in denproduktiven Betrieb sind eine Dokumentation und die Schulung von Key-Usern notwendig.

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Abbildungsverzeichnis

3.1 Unternehmenserfolg und Kundennutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.2 Häu�gkeit und Regelmäÿigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.3 Komplexität und Wiederholungsgrad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.4 Prozesslandkarte der Vide AG Level-0 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113.5 Prozesslandkarte der Vide AG Level-1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113.6 Prozesslandkarte der Vide AG Level-2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113.7 eEPK des Reiseabrechnungsprozesses HR-FI TV-05 . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

4.1 Marktübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204.2 Aufbauorganisation der FHWS im Demosystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394.3 Mitarbeiterliste im Demosystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

5.1 HRworks Demo - Reiseauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2 HRworks Demo - Übersicht der Reisedaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425.3 HRworks Demo - Belegeingabe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425.4 HRworks Demo - Elektronische Belege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435.5 HRworks Demo - Tagesangaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 435.6 HRworks Demo - Reisebericht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445.7 HRworks Demo - Reisegenehmigung Buchhalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455.8 Die Schnittstellen zwischen SAP und HRworks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

6.1 Synchronisationsprobleme mit Google Drive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

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Tabellenverzeichnis

3.1 Legende für das eEPK-Diagramm von HR-FI TV-05 . . . . . . . . . . . . . . . . 12

4.1 Muss-Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.2 Soll-Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154.3 Kann-Kriterien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154.4 Kriterium - SAP-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164.5 Kriterium - Gesamter Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164.6 Kriterium - Self-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164.7 Kriterium - Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.8 Kriterium - Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.9 Kriterium - Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.10 Kriterium - Mehrsprachigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.11 Kriterium - Aktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.12 Kriterium - Kundenreferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.13 Kriterium - Integrationsdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194.14 Kriterium - Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194.15 Kriterium - Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194.16 SAP Bewertung - SAP-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214.17 SAP Bewertung - Gesamter Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214.18 SAP Bewertung - Gesamtkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224.19 SAP Bewertung - Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224.20 SAP Bewertung - Self-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224.21 SAP Bewertung - Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.22 SAP Bewertung - Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.23 SAP Bewertung - Mehrsprachigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234.24 SAP Bewertung - Aktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.25 SAP Bewertung - Kundenreferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.26 SAP Bewertung - Integrationsdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244.27 SAP Bewertung - Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.28 SAP Bewertung - Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.29 HRworks Bewertung - SAP-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254.30 HRworks Bewertung - Gesamter Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.31 HRworks Bewertung - Gesamtkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.32 HRworks Bewertung - Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.33 HRworks Bewertung - Self-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264.34 HRworks Bewertung - Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.35 HRworks Bewertung - Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.36 HRworks Bewertung - Mehrsprachigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274.37 HRworks Bewertung - Aktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284.38 HRworks Bewertung - Kundenreferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

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Page 56: Reisemanagement - HR Software: HRworks · (HR-FI TV) Personal-bescha ung (HR-RC) Personal-administration (HR-PAD) ergütungs-V management (HR-CM) Abbildung 3.5:Prozesslandkarte der

4.39 HRworks Bewertung - Integrationsdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284.40 HRworks Bewertung - Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294.41 HRworks Bewertung - Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294.42 Outdoor Bewertung - SAP-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294.43 Outdoor Bewertung - Gesamter Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.44 Outdoor Bewertung - Gesamtkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.45 Outdoor Bewertung - Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.46 Outdoor Bewertung - Self-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304.47 Outdoor Bewertung - Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.48 Outdoor Bewertung - Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.49 Outdoor Bewertung - Mehrsprachigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314.50 Outdoor Bewertung - Aktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.51 Outdoor Bewertung - Kundenreferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.52 Outdoor Bewertung - Integrationsdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.53 Outdoor Bewertung - Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.54 Outdoor Bewertung - Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.55 Viatos Bewertung - SAP-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.56 Viatos Bewertung - Gesamter Prozess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.57 Viatos Bewertung - Gesamtkosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.58 Viatos Bewertung - Kosten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344.59 Viatos Bewertung - Self-Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.60 Viatos Bewertung - Support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.61 Viatos Bewertung - Datenschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354.62 Viatos Bewertung - Mehrsprachigkeit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.63 Viatos Bewertung - Aktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.64 Viatos Bewertung - Kundenreferenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364.65 Viatos Bewertung - Integrationsdauer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.66 Viatos Bewertung - Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.67 Viatos Bewertung - Usability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374.68 Nutzwertanalyse zur Toolauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384.69 Login-Daten HRworks Demo-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

5.1 Schnittstellenbeschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

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