samera BenutzerhandbuchApril 2019

Klar & Leiter GesbRMaria-Theresien-Straße 216020 Innsbruck

samera April 2019

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 1

2 Menüpunkte 2

2.1 Home . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

2.2 Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.2.1 Beschreibung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2.2.2 Typ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.2.3 Buchungsansicht detailliert . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.3 Anfragen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.4 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.5 Chat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

2.6 Preise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.6.1 Preislisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.6.2 Pauschalen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.6.3 Verfügbarkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.6.4 Ab-/Bis-Preise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.6.5 Zusatzleistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.6.6 Angebotsregeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

2.6.7 Restplatzbörse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2.6.8 Preissimulator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

2.7 Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.7.1 Zimmerkategorien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

2.7.2 Verpflegungsarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.7.3 Haustiere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.7.4 Keywords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.7.5 Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.7.6 Bildskalierungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2.7.7 Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

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2.7.8 Anzahlungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.7.9 Integration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.7.10 Chat Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.7.11 Stornoschutz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.7.12 Gutscheinvorlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.7.13 E-Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2.7.14 E-Mail Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2.7.15 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2.7.16 Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2.8 Cockpit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.8.1 Übersicht Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.8.2 Aktuelles Angebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2.8.3 Cockpit Angebotserstellung detailliert . . . . . . . . . . . 24

2.8.4 Cockpit Buchung und Angebotsstornierung . . . . . . . . 26

2.8.5 Anzahlungsaufforderung stornieren . . . . . . . . . . . . . 28

2.8.6 Statistik . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.8.7 Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.9 Gutscheine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.10 Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.10.1 Welche Vorlagen benötigen Sie und wo sind diese zuhinterlegen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.10.2 Konfiguration -> E-Mail-Vorlagen -> Mailkonfiguration . 31

2.10.3 Cockpit -> Konfiguration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2.10.4 Konfiguration -> E-Mail-Vorlagen -> Blöcke verwalten . . 31

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1 Einleitung

Die Dokumentation soll bei der Einführung in die samera Online BookingEngine und das Rezeptionscockpit helfen. Sämtliche Standardeinstellungensind hier ausführlich beschrieben. samera kann als reine Online Booking Engineoder in Verbindung mit dem Rezeptionscockpit verwendet werden. Für IhreWebagentur liegt zur Einbindung eine offene Integrationsdokumentation bereit.

Begriffe, Buttons, Funktionen:

• der rote Button Hilfe und Support ist immer am rechten Bildschirmrandangedockt. Hier können Sie jederzeit Ihre Anfrage für unseren Supportdeponieren. Alternativ versenden Sie eine E-Mail an support@samera.at.Bitte geben Sie uns immer alle relevanten Parameter an. Was wurde einge-stellt, was hat das bewirkt und welche Auswirkungen soll die Einstellunghaben? Am besten sind konkrete Beispiele mit Screenshots.

• Plus, Erstellen, Speichern, Liste: diese Buttons befinden sich oben rechts,unterhalb der Menüleiste. Wenn Sie etwas erstellen, speichern Sie diesbitte immer ab. Über den Button Liste kommen Sie zurück zur Übersicht.Durch das Plus legen Sie beispielsweise eine neue Angebotsregel an odererstellen ein neues Angebot im Rezeptionscockpit.

• keine Eingabe und der Wert "0"haben unterschiedliche Auswirkungen.Beispielsweise ist es bei den Pauschalen erforderlich einen Wert "0"beiErwachsener einzutragen und einen Wert bei Basispreis, der den Preisziehen soll. Ansonsten wäre die Pauschale nicht buchbar. Wenn Sie nichtan ein PMS angebunden sind und bei den Verfügbarkeiten keine Eingabe(=Feld ist nicht befüllt erfolgt ist, sind Sie buchbar! D.h. hier ist einemanuelle Eingabe erforderlich, um wahllose Buchungen zu verhindern.

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2 Menüpunkte

2.1 Home

Hier sehen Sie, wer sich aktuell mit welchem Browser auf Ihrer Homepagebefindet.

Abbildung 1: Home Übersicht

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2.2 Buchungen

Abbildung 2: Buchungen Übersicht

2.2.1 Beschreibung

Von wem wurde die Buchung wann mit welcher Summe getätigt. Es gibt dieMöglichkeit, die Buchungen mit verschiedenen Parametern zu filtern. Dazuwerden die Datumsfelder und das Dropdown verwendet.

Eine Buchung kann folgenden Status haben:

• Bestätigt: Die Buchung wurde fehlerfrei durchgeführt. Der Gast hat eineBuchungsbestätigung erhalten, die Zahlung wurde beim Gast abgebuchtund wird via Paymentprovider an das Hotel übermittelt.

• Zahlung abgebrochen: Der Gast befand sich bereits im Zahlprozess, hatdiesen aber dann nicht bis zum Ende durchgeführt.

• Status Fehler: Hier kann es verschiedene Ursachen haben. Eventuell konn-te die Zahlung aufgrund eines Kreditkartenlimits nicht durchgeführtwerden oder es gab eine Überschneidung bei den Verfügbarkeiten.

• Bereit: Die Buchung muss manuell bestätigt oder abgelehnt werden.

• Abgelehnt: Bei der manuellen Ablehnung scheint dieser Status auf.

• Noch nicht bestätigt: samera wartet aktuell auf die Rückmeldung vomPaymentprovider über die erfolgreiche oder abgelehnte Zahlung.

• Offen: Die angeforderte Zahlung wurde noch nicht beglichen.

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2.2.2 Typ

Hier sehen Sie, ob es sich um eine Buchung oder einen Gutschein handelt.

2.2.3 Buchungsansicht detailliert

Sobald Sie auf den Namen klicken, öffnet sich die detaillierte Buchungsansicht.Dort sind alle relevanten Pflichtfelder ausgefüllt zu sehen u.a. die Buchungs-nummer, die Höhe der getätigten Anzahlung und die Personenzahl.

2.3 Anfragen

Hier sind alle über das Overlay gestellten Anfragen gesammelt. Sollte Ihr Inte-grator das samera Anfrageformular auf der Website eingebaut haben, werdenauch diese Anfragen automatisch in das Anfragemanagement importier.

• Filter und Status: Sie können die Anfragen durch verschiedene Filterauflisten lassen. Als Status gibt es folgende Aufteilungen: neue Anfrage,Anfrage in Bearbeitung und geschlossene Anfrage. Beim Angebotsstatuswird in vier Gruppen unterteilt: kein Angebot, Angebot erstellt, DirektBuchung erstellt und Buchung geleistet.

• Anfragedetail und Cockpit: Im Detail kann die Anfrage an sich selbstoder einen anderen User zugewiesen werden. Via dem Button Ängeboterstellen"gelangen Sie zu Ihrem Rezeptionscockpit und können dort dieentsprechende Bearbeitung vornehmen (siehe Cockpitbeschreibung). Nachdem Versenden des Angebotes ändert sich der Status automatisch aufgeschlossen.

2.4 Bilder

Hier können alle benötigten Bilder, Symbolbilder und Zimmerskizzen hochge-laden werden.

• Empfehlung unsererseits: Benennen Sie alle Bilder gleich von Anfang an,somit erleichtern Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt das Zuordnen.

• Fokus: Wenn Sie auf den gewünschten Bildausschnitt klicken, stellt sichder Fokus (X und Y) automatisch ein. Diese Koordinaten können in Folgedessen von Ihrem Integrator verwendet werden. Somit ist sichergestellt,dass egal auf welchem Endgerät der User einsteigt, immer der gewünschte

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Bildausschnitt zu sehen ist. Bitte oben rechts das Speichern nicht verges-sen.

• Ordner: Durch + fügen Sie einen Ordner hinzu, den Sie beliebig benennenkönnen. Per drag and drop ziehen Sie die hochgeladenen Bilder über dengewünschten Ordner, wird der Hintergrund grün, können Sie das Bildloslassen und das Bild befindet sich an der gewünschten Stelle.

Abbildung 3: Übersicht

Abbildung 4: Bilder Ordner

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Abbildung 5: Bilder Ordner

Abbildung 6: Medienpool

2.5 Chat

Die Chatfunktion muss durch die Webagentur eingebunden werden. Ein Beispielsehen Sie in Abbildung 7.

• Das Aktivieren bzw. Deaktivieren erfolgt ganz einfach durch den Button(dieser wechselt zwischen rot = inaktiv und grün = aktiv). D.h. solltenzu einem bestimmten Zeitpunkt z.B. keine Mitarbeiterkapazitäten zum

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Chatten verfügbar sein, erfolgt die Deaktivierung durch einen Klick unddas Chat-Symbol wird nicht mehr auf Ihrer Webseite angezeigt.

• Es besteht die Möglichkeit Gäste auszuwählen und direkt über den Chatanzuschreiben.

• Sobald Sie mit der Maus über einen Gast fahren, erkennen Sie die Zugriffe,die Besuchsdauer und wann der letzte Zugriff war.

Abbildung 7: Chat Ansicht

2.6 Preise

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten die Preise in samera darzustellen.Da dieses Thema sehr komplex ist, wird mit unserem Mitarbeiter in einemgemeinsamen Gespräch erarbeitet, wie man am geschicktesten vorgeht. Meistkommen dort verschiedenste Sonderfälle auf, die abgedeckt werden müssen.Bitte bereiten Sie alle vorhandenen Preislisten zu diesem Termin vor.

• Zimmerpreise: durch das + können die Saisonskategorien angelegt wer-den. Mehrere Saisonskategorien werden nur benötigt, wenn sich die Kin-derkategorien ändern oder man die Preise einzeln (pro Saison) auf derHomepage ausspielen möchte. Ansonsten ist eine Saisonskategorie mitden verschiedenen Zeiträumen ausreichend. Wird das Haustier beispiels-weise immer mit dem gleichen Preis berechnet? Dann gibt man diesenhier einmal ein und dieses Feld ist in allen Saisonskategorien (Zeiträumen)vorbefüllt. Kinderkategorien legen Sie auch hier fest. Handelt es sich um

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einen Kinderfixpreis oder eine -ermäßigung? Ab wie viel Personen gilt ei-ne Kinderermäßigung? Wenn diese pro Zimmerkategorie unterschiedlichist, kann die Einstellung dort über eine weitere Funktion erfolgen. Löschenkönnen Sie vergangene Saisonskategorien nicht, da Verknüpfungen mitBuchungen bestehen.

• Saison hinzufügen: Wählen Sie die Kategorie aus, z.B. Winter, um imAnschluss den Zeitraum zu definieren. Wichtig: es zählt die Nacht! Soll einPreis vom 23.12.2019 bis 02.01.2020 gültig sein, so gibt man beim Zeitraumden Termin 23.12.2019 bis 01.01.2020 ein.

• Vorbefüllte Felder sind hier nun grau hinterlegt, setzen Sie das Häkchenim kleinen Kästchen, können Werte verändert werden.

• Ändern sich Preise für die Zukunft nicht, können ganz einfach weitereZeiträume bei der gewünschten Saison hinzugefügt werden und man istumgehend buchbar.

2.6.1 Preislisten

können angelegt und über die Angebotsregeln zum Einsatz gebracht werden:über die Aktion Preise ändern -> Preisliste verwenden. Somit können Siebestimmte Auswirkungen bewusst übersteuern.

2.6.2 Pauschalen

Benennen Sie die Pauschale, z.B. Altweibersommer in den Bergen. Mit dem+ fügen Sie eine Pauschale hinzu. Dort ist das Einfüllen einer ÜberschriftPflicht. Die emotionale Beschreibung der Pauschale hilft beim Verkauf. Preisanlegen: die Anzahl der Nächte, der Zeitraum, der Anreisetag - dies alles kannhier definiert werden. Wichtig: die Pauschale ist nur buchbar, wenn ein Werthinterlegt ist.

2.6.3 Verfügbarkeiten

Ohne PMS warten Sie die Verfügbarkeiten händisch. Durch die Schnittstellezum PMS werden die Verfügbarkeiten automatisch importiert. Hier besteht fürbeide Varianten die Möglichkeit mit verschiedenen Funktionen den Verkaufgezielt zu steuern. Dies kann für alle Zimmer oder auch nur für ausgewählteUnterkünfte erfolgen. Dazu gibt es folgende Varianten: Mindesaufenthalte,Gesperrt, Anreisesperre, Abreisesperre. Am Ende der Seite befindet sich dieSchnelleingabe!

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Abbildung 8: Verfügbarkeiten

Farbdarstellung: Dunkelgrün = ausreichend Verfügbarkeiten vorhanden, Grün =Verfügbarkeiten vorhanden, Gelb = nicht mehr alle Zimmer dieser Kategorie vor-handen, Orange = es wird kanpp, Hellrot = nur mehr minimale Verfügbarkeit,Dunkelrot = keine Verfügbarkeiten vorhanden.

2.6.4 Ab-/Bis-Preise

Die berechneten Ab/Bis-Preise können hier gezielt übersteuert werden. Wirdein Preis nicht manuell geändert, so wird der berechnete Preis verwendet. DieAb/Bis-Preise können für Zimmer und/oder Pauschalen gelten. Sie solltenangepasst werden, wenn die Preiseingabe für die nächste Saison erfolgt bzw.Änderungen eingetreten sind.

2.6.5 Zusatzleistungen

Alle möglichen Zusatzleistungen können hier perfekt abgebildet werden, umZusatzverkäufe bereits bei der Buchung zu steigern. D.h. Sie möchten eineFlasche Champagner oder einen Blumenstrauß offerieren? Dann legen Sie dieZusatzleistung mit Preis, Beschreibung und Bild an und im Buchungsprozess be-kommt der Gast die Möglichkeit diese hinzuzufügen. Andere Zusatzleistungenkönnen beispielsweise Wellnessanwendungen sein.

2.6.6 Angebotsregeln

Ein großes und wichtiges Thema! Über die Angebotsregeln können viele Son-derfälle abgebildet werden. Sie können jegliche Parameter mit einbeziehen. Egalob Anreisetag, Aufenthaltsdauer, Gäste, Zimmerkategorie, Zuschlag, Abschlag,

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Minimumpreis, Buchung sperren, Anfrage und Buchung sperren, Tage schen-ken... Zu beachten ist u.a. die Reihenfolge der Regeln, welche per Drag andDrop verändert werden kann. Wie man diese Regeln am geschicktesten nutzt,wird beim persönlichen Treffen ausgearbeitet.

2.6.7 Restplatzbörse

Nutzen Sie dieses Feature um Lücken anzubieten, egal ob mit oder ohne Ra-battierung. Entweder Sie verwenden den regulären Zimmerpreis als Basispreisoder übersteuern das ganze. Sie geben diese Angebote frei und nach Ablaufscheinen sie automatisch nicht mehr auf der Webseite auf, dazu setzen Siedas Häkchen bei "Verfügbarkeiten berücksichtigen". Wir empfehlen nicht mehrverfügbare Angebote nicht zu löschen, so haben Sie zu einem späteren Zeit-punkt schnellen Zugriff, müssen evtl. nur das Datum ändern und schon ist dasRestplatzangebot aktualisiert wieder online. Gerade bei Häusern mit mehrerenZimmerkategorien ist dies sehr hilfreich.

Abbildung 9: Restplatzbörse

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Abbildung 10: Restplatzangebot erstellen

2.6.8 Preissimulator

Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Funktion. D.h. man kann dem Gasterklären wie sich der Preis zusammensetzt. Die für die Preiseingabe verant-wortliche Person kann den Preissimulator sehr gut zur Selbstkontrolle nutzen.Sollte es einmal vorkommen und etwas nicht stimmen, geben Sie die Parameterim Preissimulator ein und in den allermeisten Fällen scheint dort die Antwortauf. Man wird hier über einen Link zur Angebotsregel geführt und kann diesesggf. sofort anpassen. Bevor Sie den Support kontaktieren, nutzen Sie bitte denPreissimulator.

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Abbildung 11: Preissimulator

Abbildung 12: Preis simulieren

2.7 Konfiguration

2.7.1 Zimmerkategorien

Über das + wird die Zimmerkategorie hinzugefügt. Legen Sie den Namen desZimmers an. Der Code dient zur internen Verwendung, wird bspw. von derWebagentur verwendet um eine Strukturierung vorzunehmen. Der Code könnteDZ für Doppelzimmer sein, SUI für Suite, EZ für Einzelzimmer, PSUI für Pre-miumsuite usw. Die Größe wird bitte mit Einheit, also m2 oder sqm angegeben.

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Im Teaser wird die Kurzbeschreibung hinterlegt. Die Beschreibung dient fürdie Detailseite, kann also durchaus ausführlicher sein. Die Mindestbelegung:ab wie viel Personen kann das Zimmer gebucht werden? Die Maximumbele-gung: wie viel Personen können maximal in diesem Zimmer untergebrachtwerden? Die Standardbelegung dient zur Berechnung des Ab-Preises, ebensodie Standardverpflegung (buchen die Gäste ein Appartement überwiegendnur mit Frühstück, dann wird das Frühstück als Verpflegungsart als Standardzur Berechnung des Ab-Preises verwendet). Nun werden die relevanten Me-dien zugeordnet. Die Reihenfolge dieser kann jederzeit individuell über diePfeilfunktion verändert werden. Für Cockpituser: ebenfalls können Sie eineinterne Mindest- und Maximumbelegung definieren. D.h. es können intern überdas Cockpit Zimmer offeriert werden, die online auf Ihrer Homepage so nichtbuchbar wären. Ein Beispiel: die Minimumbelegung liegt bei 4 Personen, Sieerhalten aber eine Anfrage für 2 Personen. Wenn die interne Mindestbelegungnun niedriger eingestuft wurde, kann das Zimmer über das Cockpit für wenigerPersonen angeboten werden. Das gleiche gilt für die Maximumbelegung.

2.7.2 Verpflegungsarten

hier ist es erforderlich den Namen und die Beschreibung anzulegen. Der Codedient zur internen Verwendung für die Buchungsübertragung ins PMS. Es gibtimmer eine Standardverpflegungsart, z.B. Halbpension und evtl. zusätzlichnoch Frühstück. Löschen kann man die Standardverpflegungsart nicht. WennSie nun die Halbpension nicht mehr anbieten möchten und Frühstück wird zurStandardverpflegungsart, dann benennen Sie die Halbpension in Frühstück umund passen entsprechend Ihre Preise an.

2.7.3 Haustiere

legen Sie alle Tiere an, bei denen Sie die Beherbergung erlauben.

2.7.4 Keywords

eine Funktion die hilfreich bei Begriffen ist, die sich zum Beispiel in denZimmerbeschreibungen oft wiederholen. Legen Sie das Keyword an und fügenSie einmalig die Beschreibung hinzu. Immer wenn der Gast mit der Maus überdas Keyword fährt, erscheint die Beschreibung. Beispiele können sein: Stockbett,Hund, Stornoschutz, Boxspringbett, Ausziehcouch, u.v.m.. Diese Funktion mussIhr Integrator einbauen.

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Abbildung 13: Keywords

2.7.5 Tags

zum Kennzeichnen in der Webintegration, z.B. Kategorien, Pauschalen, Rest-platzbörse. Diese Funktion muss Ihr Integrator berücksichtigen.

Abbildung 14: Tags

2.7.6 Bildskalierungen

Aufgabe der Webagentur

2.7.7 Benutzer

legen Sie die Benutzer mit den erlaubten Zugriffen an. Die E-Mail wird aus-schließlich zum Anlegen des Users benötigt und nicht von uns verwendet.Benutzer können nicht gelöscht werden, weil im Hintergrund Dokumentationen

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und Verknüpfungen aktiv sind. Im Benutzerdetail können Sie die Rechte verwal-ten und benutzer inaktiv setzen, sollte er aus dem Unternehmen ausscheiden.

Abbildung 15: Benutzerrechte

2.7.8 Anzahlungen

bestimmen Sie die Höhe der Anzahlung für Onlinebuchungen über einenProzentsatz. Es können Unterschiede über die Höhe der Anzahlung gemachtwerden, wenn es sich um kurz- oder langfristige Buchungen handelt; dieserfolgt über die Ab Tage vor Anreise Funktion.

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Abbildung 16: Anzahlungen für Onlinebuchungen

2.7.9 Integration

hier sind Ihr PMS oder der Schnittstellenanbieter und Ihr Paymentproviderangebunden.

2.7.10 Chat Konfiguration

diese bezieht sich auf den Chat. Hinterlegen Sie einen Begrüßungstext und aucheine Meldung für den Fall, dass der Chat inaktiv ist.

2.7.11 Stornoschutz

2.7.12 Gutscheinvorlage

Die Gutscheinvorlage wird mit Hilfe unseres Supports erstellt.

Pro Template ist bitte folgendes bereit zu stellen: PDF Blanko (ohne Titel, Text,Preis, Code); PDF mit Beispielbefüllung (mit Titel, Text, Preis, Code); Schriftartenim ttf/otf Format für Titel, Text, Preis, Code; Beschreibung welche Schriftart,Schriftschnitt, Schriftgröße und Farbe bei den Feldern Titel, Text, Preis undCode verwendet wurde; Absender Name und E-Mail, Betreff und Text für dasMail, das zum Kunden gesendet wird in allen Sprachen

Übergreifend benötigen wir dann noch folgendes: Standardtitel für die Befül-lung der Konfigurationsseite des Gutscheins in allen Sprachen; Standardtext fürdie Befüllung der Konfigurationsseite des Gutscheins in allen Sprachen

2.7.13 E-Mail

Mailkonfiguration -> fügen Sie einen Betreff für die Anfrage und Buchung ein.Mit diesem Betreff erhalten Sie in Zukunft die Nachrichten in Ihrem Posteingang.

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Anzahlungssystem -> verwenden Sie die Platzhalter um die entsprechendenTexte zu verfassen.

2.7.14 E-Mail Vorlagen

Vorlagen: hier sind alle Vorlagen für das Rezeptionscockpit hinterlegt. Mit +können Sie neue Vorlagen für die Mails hinzufügen. Hier befinden sich dannAngebote, Buchungsbestätigung, Buchungsbestätigung mit Anzahlungsauffor-derung, Anzahlungsbestätigung, Nachfassbrief und eine Vorlage für Nachrich-ten, die über die Angebotslandingpage versendet werden. Ebenfalls erfassenSie hier die Pre- und Post-Stay-Mails. Die Vorlagen erarbeiten wir mit Ihnengemeinsam. Wenn vorhanden, ist ein Styleguide sehr hilfreich. Über die Ange-botsvorlage, die dann über das Cockpit als Mail an den Gast versendet wird,gelangt dieser dann auf die sogenannte Angebotslandingpage. Dort ist dannder Warenkorb mit den Angeboten vorbefüllt und bereit zum Buchen.

Abbildung 17: Mailvorlage

• Stile verwalten:

• Blöcke verwalten: hier werden in beliebig vielen Sprachen Textblöcke abge-speichert. Mit + können Sie Blöcke hinzufügen und benennen. Danach vonlinks per Drag and Drop das Textfeld herüberziehen und wunschgemäßbefüllen.

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Abbildung 18: Textblöcke erstellen

• Mailkonfiguration für Buchungen: ordnen Sie die gewünschte Vorlage fürdie Buchungsbestätigung pro Sprache zu.

• Mailkonfiguration vor/nach dem Aufenthalt: über das + fügen Sie ge-wöhnlich zwei Konfigurationen hinzu. Über den Typ wählen Sie einmal"vor dem Aufenthaltünd bei der zweiten Konfiguration "nach dem Aufent-haltäus. Bestimmen Sie die Tage, wann der Versand der entsprechendenE-Mail erfolgen soll und ordnen Sie die gewünschte Vorlage pro Sprachehinzu. Alle Gäste die über samera gebucht haben, erhalten nun vor undnach dem Aufenthalt eine Nachricht.

2.7.15 Quellen

Wie wurde mein Gast auf mich aufmerksam? Hier können beliebige Quel-len angelegt und über die Statistik ausgewertet werden. Eine Hilfe für IhreMarketingabteilung.

2.7.16 Einstellungen

Hinterlegen Sie den Unterkunftsnamen und die allgemeine E-Mailadresse. DerAccess Key wird von uns zugeordnet. Im Angebotskonfigurator definieren Sie,ab wann der Erwachsenenpreis herangezogen werden soll, wie viel ErwachseneStandardmäßig im Zimmer sind, wie viele Kinder max. im Zimmer unterge-bracht werden können und die Standardanzahl der Nächte. Bitte nehmen Sieebenfalls die Spracheinstellungen vor.

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Abbildung 19: Einstellungen

2.8 Cockpit

2.8.1 Übersicht Angebote

Hier sind alle Angebote hinterlegt. Bei telefonischen Anfragen empfiehlt essich die Suchfunktion zu verwenden. Entweder über die Angebots-ID oder denNamen des Gastes finden Sie das Angebot rasch.

Abbildung 20: Cockpit Übersicht

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2.8.2 Aktuelles Angebot

Klicken Sie aktuelles Angebot oder bei Übersicht Angebote das +. Nun istdie Angebotserstellung möglich. Nicht buchbare Angebote = Sie können bspw.Zimmer anbieten, obwohl die Mindestbelegung nicht ausreichend ist; Sperrenignorieren = hier können die Angebotsregeln "nicht anfragen und nicht bu-chen"übersteuert werden, Kontingente berücksichtigen = es werden nur wirklichverfügbare Zimmer in der mittleren Spalte aufscheinen. Im Anschluss könnenZimmer, Pauschalen, Restplatzangebote, Zusatzleistungen über Doppelklickoder Drag and Drop hinzugefügt werden. Um verschiedene Varianten anbietenzu können, wechselt man vom Reiter Gast zu Variante. Neue Variante anlegenund los geht es mit der Änderung von Zeitraum, Personenzahl, Zimmer,...Es können auch Zimmerwechsel angeboten werden (Screenshot zur Veran-schaulichung einfügen). So kann auch die telefonische Preisauskunft erfolgen.Um das Angebot zu versenden, bitte die Pflichtfelder ausfüllen -> Angeboterstellen -> korrekte Vorlage auswählen -> E-Mail versenden. Wenn Sie sichdie Nachricht vor dem Versand anschauen wollen, wählen Sie den mittlerenButton Ë-Mail-Vorschauäus. Sollte der Gast umgehend buchen wollen, statt aufAngebot erstellen bitte Angebot buchen klicken, im Anschluss auf Buchungbestätigen.

Abbildung 21: Angebotserstellung

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Abbildung 22: Angebotserstellung

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Abbildung 23: AngebotsvariantenSeite 22

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Abbildung 24: Angebot erstellen Seite 23

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Abbildung 25: Angebotsmail

2.8.3 Cockpit Angebotserstellung detailliert

• Personen- und Zeitraumänderung: Es ist möglich, mehrere Zeiträumeanzubieten. Sollte während des Urlaubes eine Person ab- oder anreisen,kann dies selbstverständlich auch berücksichtigt werden.

Abbildung 26: Änderung im Angebot

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• Zimmerwechsel: Wenn Sie einen Zimmerwechsel offerieren wollen, gebenSie alles in eine Variante. Zum Beispiel 3 Nächte im Doppelzimmer undim direkten Anschluss 2 Nächte in der Suite.

Abbildung 27: Zimmerwechsel

• Pauschalen und Zusatzleistungen können jederzeit über Drag and Dropoder Doppelklick hinzugefügt werden. Wechseln Sie dazu einfach in denReitern der mittleren Spalte hin und her.

Abbildung 28: Zusatzleistungen

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2.8.4 Cockpit Buchung und Angebotsstornierung

• Sollte ein Gast sich melden und kein Interesse mehr an einer Buchunghaben, gehen Sie in das Detailangebot rein und nutzen den Button "KeinInteresse". Damit verhindern Sie, dass der Gast einen Nachfasser erhält.Außer der Nachfasser wurde aufgrund der Zeiteinstellung bereits versen-det.

• Falls der Gast Sie kontaktiert, dass er seine Buchungsbestätigung nichterhalten hat, so können Sie den Versand in der Detailbuchung mit demgrauen Button "Buchungsbestätigungërneut auslösen.

• Bei der Direktbuchung ohne Anzahlung wählen Sie als Vorlage die „nor-male“ Reservierungsbestätigung in der jeweiligen Sprache

Solltet Sie bei der Direktbuchung oder auch beim Akzeptieren einesCockpitangebotes eine Anzahlung fordern wollen, so wird ein zusätzlichesMailtemplate benötigt. Dieses nennt man beispielsweise: Reservierungmit Anzahlungsaufforderung.

Setzen Sie eine normale Reservierungsbestätigung mit Buchungsblock aufund zusätzlich ziehen Sie den Block Anzahlung von links rein. Danachunter Cockpit->Konfiguration bei Anzahlung diese Mailtemplates bei dengewünschten Sprachen verknüpfen. Hier können Sie auch definieren, wodie Nachricht mit den fälligen Anzahlungen hin verschickt werden soll.Weiters haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die Gastdatenabfragen wollen oder nicht.

Sollen Sie eine Anzahlungsbestätigung versenden wollen, so können Siedafür ebenfalls ein Mailtemplate anlegen. Konfiguration->E-Mail Vorla-gen.

Gehen in das Detailangebot, hier hätten Sie die Möglichkeit den Preisnoch zu ändern, falls Sie kurzfristig jemandem einen Rabatt gewährenwollen. Oben rechts ist ein Button Angebot/Buchung erstellen zu sehen.Im nächsten Schritt wählen Sie eine oder mehrere Varianten aus undklicken auf erstellen. Ordnen Sie die Vorlage Reservierung mit Anzah-lungsaufforderung zu. Klicken Sie nun in der rechten Spalte am Ende aufAngebot buchen, werden Sie zur Aufforderungsseite weitergeleitet. Dortfordern Sie die Anzahlung in Prozent oder einen fixen Betrag zu einemFälligkeitsdatum. Zum Abschluss nur mehr oben rechts auf „Buchungbestätigen“. Im Cockpit unter Anzahlungen sehen Sie eine Auflistung mitdem Anzahlungsbetrag, der Fälligkeit und dem Status.

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Abbildung 29: Angebotsdetail mehrere Varianten

Abbildung 30: Varianten wählen

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Abbildung 31: Anzahlung fordern

2.8.5 Anzahlungsaufforderung stornieren

• es möglich, eine Anzahlungsaufforderung zu stornieren, damit diesenicht mehr als fällig bzw. überfällig aufscheint. Wenn ein Gast seineBuchung storniert oder seine Anzahlung manuell leistet (bar vor Ort odervia Banküberweisung), können Sie die Anzahlungsaufforderung in derDetailseite mit dem roten Button Anzahlung stornieren entfernen. Bei derÜbersichtsseite verändert sich nun der Status in Anzahlung storniert.

Abbildung 32: Anzahlung stornieren

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Abbildung 33: Anzahlung neuer Status

2.8.6 Statistik

Wie viele Angebote wurden von wem erstellt und gebucht? Ebenfalls sind hierdie Quellen aufgelistet.

2.8.7 Konfiguration

Definieren Sie, nach wie vielen Stunden die Nachfass-Email an den Gast versen-det werden soll und ordnen die entsprechende Vorlage zu. Nachricht an denGast: ordnen Sie die Vorlage zu die Sie nutzen möchten.

2.9 Gutscheine

• Gutscheine können auf Ihrer Homepage vom Gast erstellt, bezahlt undversendet werden. Auch die Benutzer haben die Möglichkeit, dies für denGast zu erledigen. Mit dem Download-Button können Sie den Gutscheinabspeichern und versenden.

• Über den Gutscheincode finden Sie den Vorgang rasch.

• Mit Tranksaktion buchen ist die Einlösung des Gutscheins möglich.

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samera April 2019

Abbildung 34: Gutscheintool

2.10 Vorlagen

2.10.1 Welche Vorlagen benötigen Sie und wo sind diese zu hinterlegen?

• Angebot Sommer

• Angebot Winter

• ggf. Angebot Reisebüro

• Reservierungsbestätigung für Onlinebuchungen

• Reservierungsbestätigung mit Anzahlungsaufforderung Cockpit

• Reservierungsbestätigung ohne Anzahlungsaufforderung Cockpit

• Nachfassmail für Angebote

• Nachricht Antwort an den Gast

• Anzahlungsbestätigung

• 1. Zahlungserinnerung

• 2. Zahlungserinnerung

• Pre-Stay Mail

• Post-Stay Mail

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samera April 2019

2.10.2 Konfiguration -> E-Mail-Vorlagen -> Mailkonfiguration

• Vorlagen für Buchungen: Reservierungsbestätigung für Onlinebuchungen

• Vor/Nach dem Aufenthalt: Pre- und Post-Stay-Mail mit Bestimmung desZeitpunktes (Tage)

2.10.3 Cockpit -> Konfiguration

• Nachfassen E-Mail-Vorlage: Nachfassmail Cockpit-Angebote inkl. Bestim-mung des Zeitpunktes (Stunden)

• Nachricht Antwort an den Gast E-Mail-Vorlage: wenn in der Angebotslan-dingpage ein Nachrichtenfeld zur Kommunikation mit dem Gast hinter-legt ist

• Statistik: stellen Sie ein, an wen und wann die Cockpitstatistik versendetwerden soll.

• Anzahlungen: entscheiden Sie, ob Sie auch bei Cockpitbuchungen dieGastdaten abfragen wollen. Falls ja, setzen Sie das Häkchen bei Namen-/Geburtstage erforderlich. Die fälligen Zahlungen erhalten Sie tagesaktuellautomatisch per Mail zugestellt. Hinterlegen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen. Bei Direktbuchungen mit Anzahlungen ordnen Sie die VorlageReservierungsbestätigung mit Anzahlungsaufforderung zu. Bei Direkt-buchungen ohne Anzahlungen ist die Reservierungsbestätigung ohneAnzahlungsaufforderung hinzuzufügen. Weiters sind die Anzahlungs-bestätigungen zu verknüpfen und die 1. und 2. Zahlungserinnerung zuhinterlegen.

2.10.4 Konfiguration -> E-Mail-Vorlagen -> Blöcke verwalten

• Textblöcke, Tabellenblöcke, Bilder- und Textkombinationen

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