Prozesse in Produktentwicklung, Fertigung und Qualitätsmanagement sind häufig sehr komplex und erfordern die korrekte Ver-arbeitung einer Unmenge von Informatio-nen. Lösungen von xft bieten bestmögliche Unter stützung für Prozesse des Produktle-benszyklus, für die Serienfertigung ebenso wie für die Einzelfertigung.

SAP-basiertes Dokumenten- und

Prozessmanagement in der Industrie

Integrating your business processes

Highlights

ProzesssicherheitDank der dynamischen Akte, deren Struktur und Kontextmenüs sich automatisch mit dem Fort-schreiten des Prozesses erweitern, ist immer auf den ersten Blick ersichtlich, an welcher Stelle der jeweilige Prozess gerade steht. Die Frist- und Statusüberwachung sorgt dafür, dass alle Aufgaben zuverlässig und fristgerecht erledigt werden. Die lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte und aller Änderungen an der Akte und ihren Inhalte bewirkt nicht nur eine erhöhte Transparenz und Auskunftsfähigkeit, sondern macht die Prozesse auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar.

FlexibilitätAlle xft-Produkte und -Lösungen zielen auf ei-nen hohen Standardisierungsgrad bei gleichzei-tig größtmöglicher Offenheit und Flexibilität bei der Ausprägung auf den Prozesskontext. Das Prozessschema bietet eine hohe Freiheit bei der Definition der Standardprozesse, so dass sie sich bestmöglich an die jeweiligen Qualitätsvorga-ben anpassen lassen. Für die Kollaboration mit Externen, z. B. Lieferanten, stehen verschie-denste Optionen zum Datenaustausch zur Ver-fügung, wie SAP cFolders oder SAP Interactive Forms by Adobe.

SAP-IntegrationAlle xft-Lösungen werden nahtlos in die be-stehende SAP-Infrastruktur integriert. Damit sind alle Informationen und Dokumente an zentraler, standortunabhängiger Stelle ver-fügbar; der Aufwand zur Synchronisierung von Informations- und Entwicklungsständen ent-fällt. Bereits vorhandene SAP-Daten, -Objekte, -Funktionen und -Berechtigungen lassen sich direkt nutzen. Gleichzeitig stehen Tools zur mü-helosen Integration externer Datenquellen, wie z. B. CAD, E-Mail oder Dokumente vom Windows Filesystem, zur Verfügung, so dass die Nutzer nicht auf ihre gewohnte Arbeitsumgebung ver-zichten müssen.

SAP-basiertes Dokumenten- und Prozessmanagement in der Industrie:

xft und GxPFür regulierte Industrien bieten xft-Lösungen weitere Vorteile. Durch die umfassende Pro-tokollierung werden alle Anforderungen an Auditsicherheit und Compliance erfüllt. Fein abgestimmte Freigabe- und Kontrollprozesse stellen größtmögliche Prozesssicherheit her. Und mit dem xft sop manager steht bereits eine Standardlösung für die Verwaltung und das Versionsmanagement von Arbeitsanweisungen bereit.

ern von dort aus mit ihnen den Gesamtprozess ebenso wie seine Teilprozesse. Jeder, der am Prozess beteiligt ist, hat nicht nur stets Zugriff auf alle relevanten Informationen, sondern kann auch sehen, an welcher Stelle der Prozess gerade steht.

Effizienz und ZuverlässigkeitDie xft-Lösungen leisten jedoch noch mehr: Sie machen nicht nur die Prozesse transparent, son-dern führen auch den Benutzer aktiv hindurch und bieten ihm bestmögliche Unterstützung bei der Erledigung seiner Aufgaben. Viele lästige Routineaufgaben übernimmt dabei das System selbst; bei anderen, die Abstimmung oder Kon-trolle erfordern, sorgt es dafür, dass alle Vorga-ben und Termine eingehalten werden, indem es auf Unstimmigkeiten und Abweichungen aufmerksam macht, an Fristen erinnert oder Er-innerungen verschickt. Das bedeutet nicht nur eine Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für den Benutzer, sondern macht den Prozess ins-gesamt effizienter und verlässlicher.

Prozesse in der Produktentwicklung und Ferti-gung sind häufig sehr komplex und erfordern die korrekte Verarbeitung einer Unmenge von Infor-mationen. Gleichzeitig sind die Qualitätsanfor-derungen an sie extrem hoch, weil schon kleine Abweichungen oder Fehler immense Folgekos-ten verursachen können. Die Qualität und Effi-zienz der Prozesse hängt nicht zuletzt davon ab, wie gut die Informationen in den Prozesskon-text eingebunden und genutzt werden.

Dokumente werden InformationenEin wichtiger erster Schritt ist dabei, im Prozess anfallende Dokumente, von Projektplanungs-listen über technische Zeichnungen bis hin zu E-Mails, zentral und in strukturierter Form be-reitzustellen. Der entscheidende Schritt hin zu mehr Qualität und Zuverlässigkeit ist jedoch, die darin enthaltenen Informationen für die Steue-rung der Prozesse nutzbar zu machen.

Die Produkte und Lösungen von xft für die In-dustrie leisten genau das. Sie führen alle für den Prozess relevanten Informationen und Do-kumente im SAP-System zusammen und steu-

Vom Dokumenten- zum Informationsmanagement

SAP-basiertes Dokumenten- und Prozessmanagement in der Industrie:

KonstruktionProduktplanung Qualitätssicherung Fertigung/MontageBei den xft-Lösungen für die Auftragsfertigung liegt der Schwerpunkt auf dem Dokumenten- und Informationsmanagement. Insbesondere in der Produktentwicklung und -konfiguration fallen eine Vielzahl von Informationen an, die später, während der Produktnutzungsphase, anderen Stellen im Unternehmen (z. B. für die Montage oder die Wartung) zur Verfügung ste-hen müssen. Während der Fokus der Kunden-auftrags- und der Projektakte auf Informationen zur Produktentstehung liegt – z. B. Spezifikati-onen, Machbarkeitsstudien, Testergebnisse und Prüfprotokolle, technische Zeichnungen, Mate-rialstämme und Stücklisten –, ist in der Maschi-nenakte das Wissen über das tatsächliche End-produkt versammelt. Dazu gehören nicht nur der Auslieferungsstand und Informationen für den Vertrieb, sondern auch die Dokumentation von Veränderungen, die im Rahmen von War-tungs- und Reparaturarbeiten vorgenommen werden.

xft für die Auftragsfertigung

Kundenauftragsakte

SAP-basiertes Dokumenten- und Prozessmanagement in der Industrie:

Während Lösungen für die Auftragsfertigung den gesamten Produktlebenszyklus erschließen und dokumentieren, stehen bei den xftLösun-gen für die Serienfertigung drei besonders kri-tische Prozesse im Fokus: das Management von Entwicklungsprojekten, das Änderungsmanage-ment und die Bemusterung. Alle zeichnet ein extrem hoher Qualitätsanspruch auf der einen Seite sowie eine oft unübersichtliche Dokumen-ten- und Informationsfl ut auf der anderen Seite aus. Die xftLösungen führen alle benötigten Informationen dort zusammen, wo sie benötigt werden, sie stoßen Prozessschritte an, wenn alle vorherigen Schritte ausgeführt und alle Vo-raussetzungen erfüllt sind, und sie sorgen dafür, dass alle notwendigen Tests und Qualitätsvor-gaben eingehalten werden. Über die Integration von Web-Ansichten und Austauschplattformen wie SAP cFolders wird auch die Zusammenar-beit mit Prozessbeteiligten außerhalb des eige-nen SAP-Systems (wie z. B. Lieferanten), unpro-blematisch möglich.

xft für die Serienfertigung

BemusterungEntwicklungsprojekt Änderungsmanagement

Bemusterungsakte nach VDA2

SAP-basiertes Dokumenten- und Prozessmanagement in der Industrie:

FunktionenProzessunterstützung » Aktive Führung durch Standardprozesse für wiederkehrende

Aufgaben und Prozesse mit hohen Qualitätsvorgaben » Ad-hoc-Workflows für individuelle, situative Prozesse möglich » Prüf- und Freigabeworkflows für Akten, Aktenteile und einzelne

Dokumente » Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow und E-Mail » Terminüberwachung und Statusanzeige für Aufgaben und (Teil-)

Prozesse » Dokumenterstellung in MS Word direkt aus dem Prozess heraus,

basierend auf Vorlagen und Textbausteinen (mit xft document composer)

Qualitätssicherung und Compliance » Lückenlose Protokollierung aller Änderungen an der Akte und den

Akteninhalten » Durchgehende Notizfunktion auf Akten- und Dokumentenebene » Hoher Freiheitsgrad bei der Definition von Prozessen für die

Erfüllung von Kunden-, Markt- und rechtlichen Anforderungen » Vier-Augen-Prinzip und Freigaben mit digitaler Signatur möglich

Technik » Alle xft-Lösungen werden vollständig in die bestehende SAP-

Systemlandschaft integriert; keine zusätzliche Infrastruktur notwendig

» Anbindung auch mehrerer PLM- und Anwendungssysteme » Bruchlose Integration mit den SAP-Modulen (QM, MM, PLM, …) und

bestehenden SAP-Anwendungen » Direkter Zugriff auf bereits vorhandene Daten und Objekte und auf

alle relevanten SAP-Transaktionen » Konsequent modularer Aufbau, dadurch hohe

Erweiterungsfähigkeit, Produktstabilität und Wartungssicherheit

Die Akte als Informationszentrale » Strukturierte Ablage und Bereitstellung der Dokumente » Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente » Dynamische Akte: Aktenaufbau und Kontextmenüs erweitern sich

automatisch im Prozessverlauf » Umfassende Integration externer Datenquellen, z. B. CAD, Archive,

E-Mail, MS Office, Windows Filesystem » Zahlreiche Kollaborationsmöglichkeiten über SAP-Systemgrenzen

hinaus (SAP cFolders, SAP Interactive Forms by Adobe, webbasierter Zugriff auf Vorgänge)

SAP-basiertes Dokumenten- und Prozessmanagement in der Industrie:

xft GmbH

SAP Partner-PortAltrottstr. 3169190 WalldorfTel. +49 6227 54 555 0Fax +49 6227 54 555 44

info@xft.comwww.xft.com

Über xft

bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Know-how steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus na-hezu allen Wirtschaftszweigen.

Was zeichnet uns aus?xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP , inhalt-lich wie räumlich und personell. Die xft-Unter-nehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwick-lung des Walldorfer Software-Anbieters gear-beitet. Als offi zieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbie-ten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierung-partner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-Produkte.

Wer sind wir?Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumen-te, E-Mails oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwi-ckeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP  NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifi sche Anwendungen.

Was tun wir?Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digi-talen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-Basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An-