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SAP Financial Closing cockpit Nice-To-Know Stand: Oktober 2017

SAP Financial Closingcockpit - stellwerk.net · Ausgangssituation (2) Beteiligte Unternehmenseinheiten 4 Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das gesamte

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SAP Financial Closing cockpitNice-To-Know

Stand: Oktober 2017

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Inhalt

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1. Ausgangssituation

2. Historie der SAP Abschluss-Tools

3. Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0

4. Nutzungsrechte

5. Kundennutzen

6. Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc

7. Projektvorgehensweise

8. Impressum

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Ausgangssituation (1)

Der Abschluss – hohe Anforderungen an einen dynamischen Prozess:

- steigende Anforderungen an die Qualität der Monats- und Jahresabschlüsse

- Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften oder geänderte Organisationsstrukturen

- zunehmender Druck durch die Unternehmensleitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen

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Ausgangssituation (2)

Beteiligte Unternehmenseinheiten

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Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist.

Monatsabschluss

Anlagen Finanzen Konzern Geschäftsleitung

Personalwesen Vertrieb Einkauf Controlling

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Ausgangssituation (3)

Hohe Anforderungen an den Periodenabschluss

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Transparenz

Vorgaben

Qualität

- verständlicher, nachvollziehbarer Abschluss- klare Verantwortlichkeit für alle Aufgaben- auditfähige Protokollierung und Aufbewahrung

- Einhaltung der Abgabetermine trotz- verringerter Ressourcen und - komplexer werdender Prozesse

- Einhaltung der Vorgaben- Sicherstellung gleichbleibender Informationsqualität- externe Prüfbarkeit der Ergebnisse

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Ausgangssituation (4)

Faktoren für Verzögerungen im Abschlussprozess

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- es fehlt ein genauer zentraler Ablaufplan (Pläne in Excel, Word, handschriftlich)

- Kommunikation überTelefon oder E-Mails

Organisation Systeme

AbläufeÜbersicht

- fehlender Überblick über den Status

- fehlende zentraleKoordination

- keine zentrale Fehler-Analyse

- unterschiedliche Datenquellen

- Medienbrüche durch unter-schiedliche Systeme

- keine optimiertenProzessabläufe

- technisches Know-how fürAutomatisierung erforderlich

das SAP Financial Closing cockpit

L Ö S U N G S A N S A T Z

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Historie des SAP FCc Abschluss-Tools

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Basisversion ab SAP ERP 6.0.3

Add-on 1.0

Add-on 2.0

- Entwicklung des SAP FCc aus dem ClosingCockpit

- Installation über Business Function ab EHP 3

- fortwährende Erweiterungen von EHP 3 bis EHP 6

- Aktivierung in SAP ECC 6.0 EHP 4 oder Net Weaver (7.01 oder höher)

- alle Funktionalitäten bis EHP 6 enthalten

- Verbesserungen bezüglich Sicherheit, Transparenz und Effizienz

- Installationsoptionen wie bei 1.0

- neue Funktionenund zusätzliche signifikante Verbesserungen

- optimale Voraus-setzung für ein erfolgreiches SAP FCc-Projekt

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Überblick

Signifikante Verbesserungen durch neue Funktionen und Erweiterungen in Bezug auf:

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Sicherheit Effizienz Transparenz

- erweitertes Berechtigungskonzept Einrichtung von Berechtigungs-gruppen nach dem HR-ORG-Modell vom Aufgabenplan über Organisationseinheiten (Ordner) bis auf Aufgabenebene möglich

- zentrale Ablage der Logfiles

- Exportieren und Importieren von VorlagenplänenMöglichkeit der Pflege von Aufgabenplänen über Excel

- Definition von eigenen Report-VariablenEinrichtung auf Ordner- und Aufgabenebene

- Konfiguration von BenachrichtigungsszenarienEinrichtung individuellerE-Mail-Texte(z. B. bei fehlerhaften Jobs)

- bereichsübergreifendes Monitoring

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Erweitertes Berechtigungskonzept

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Das erweiterte Berechtigungskonzept ermöglicht die Berechtigungsvergabe und -kontrolle auf allen Ebenen.

Berechtigungsgruppe zur Aufgabe

Organisationseinheit (Ordnerebene)

Trans-aktion

Berechti-gungsgruppe

(Template) Berechtigungen/Aktivitäten auf jeder Ebene

- Anlegen- Ändern- Anzeigen- Einplanen- Ausführen- Löschen- ...

Verschiedene Transaktionen & Rollen für die unterschiedlichen Aufgabengebiete

- FCLOCOC => Customizing/Pflege der Vorlagenpläne - FCLOCOT => Vorbereitung/Eröffnung des Abschlusses - FCLOCO => Ausführung der Abschluss-Aufgaben

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Zentrale Ablage der Logfiles

- Die aus der Ausführung einer Aufgabe resultierenden Logs werden automatisiert und revisionssicher abgelegt.

- Die Logs stehen als PDF-Files zur Verfügung, auch wenn sie aufgrund ihres Alters schon archiviert wurden.

- Die Log-Links werden mit Informationen zu Laufzeit/ID/Datum angezeigt. - Die Aktivierung der Log-Steuerung erfolgt im Vorlagenplan.

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Exportieren & Importieren von Vorlageplänen

- Das Exportieren und Importieren von Vorlageplänen nach Excel bietet Vorteile bei- der Notwendigkeit von Massenver-

arbeitungen (z. B. Änderungen von Verantwortlichkeiten),

- der Verteilung, beispielsweise an verschiedene Service-Center,

- der allgemeinen Pflege.

- Erzeugt wird eine Document-, eine Header- und eine Item-Datei im csv-Format.

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Header-Datei

Item-Datei

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Definition eigener Report-Variablen

- Bei der Definition eines Abschlussplans werden aus den Datumsangaben heraus Default-Variablen für den automatisierten Start von Reports erzeugt.

- Mit dem Add-On 2.0 ist es möglich, darüber hinaus kundeneigene Variablen zu definieren und diese mit Werten zu belegen, z. B. eine Variable für die Abschluss-Vorperiode und das Vorjahr.

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien

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Das Szenario „Korrespondenz/Benachrichtigung“ ist eine der wichtigsten Funktionen, um alle Verantwortlichen im Rahmen des Abschlusses zu sensibilisieren.

Benachrichtigungen

- E-Mail-Benachrichtigungen können automatisiert an- den Verantwortlichen eines Aufgabenplans

und/oder- den Ausführenden einer Aufgabegesendet werden, wenn die Bedingungen für die Auslösung eines Benachrichtigungsszenarios erfüllt sind.

- Dazu muss das Benachrichtigungsszenario - im Vorlagenplan eingetragen werden und - die betroffenen Empfänger eine E-Mail-Adresse

haben.

☑ Aufgabenplan freigeben

☑ Aufgabe überfällig

☑ Aufgabe fehlerhaft oderabgebrochen

☑ Vorgängeraufgabeabgeschlossen

☑ ...

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Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0Bereichsübergreifendes Monitoring

- Über den Organisationseinheiten Monitor besteht die Möglichkeit einer buchungskreisübergreifenden Status-Übersicht.

- Mit Hilfe des Einsatzes sogenannter Global IDs können dieselben Aufgaben aus unterschiedlichen Organisationseinheiten verknüpft zur Anzeige gebracht werden.

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Nutzungsrechte

- Das SAP FCc ist nicht im Nutzungsrecht von SAP ERP 6.0 enthalten.

- Das SAP FCc ist über eine Business Function zu aktivieren. Diese ist im EHP 3 enthalten.

- Der Erwerb einer neuen SAP ERP-Option „SAP Financial Closing cockpit“ ist nötig.

- Die Gebühren für das Nutzungsrecht werden über den aktiven Status der Business Function im Produktivbetrieb ermittelt.

- Für die zentrale Job-Steuerung bei Systemlandschaften mit Non-SAP-Systemen oder mehreren SAP-Systemen werden zusätzliche Tools angeboten.

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Kundennutzen

- eine Lösung für alle Abschlussaktivitäten => geringere TCO

- alles unter Kontrolle durch “Realtime“-Ermittlung des Abschluss-Status

- Automatisierung vieler manueller Prozesse

- alle Aufgaben werden zentral bearbeitet (ein Cockpit, eine Wahrheit)

- hohe Transparenz durch zentrales Monitoring

- klare Nachvollziehbarkeit über ein Ablagesystem

- effiziente Kommunikation mittels standardisierter Benachrichtigungsszenarien

- hohe Sicherheit durch ein einheitliches Berechtigungskonzept

- Integration unterschiedlicher Systeme über Remote-Aufgaben

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Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc

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Schnelligkeit / Effizienz

Qualität

hoch

hoch

Abschluss mit SAP FCc Add-On 2.0

Abschluss ohne SAP FCc

gering

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Projektvorgehensweise (1)

Prämissen

Die Vorgehensweise zur Einführung des SAP Financial Closing cockpit hängt von der Beantwortung einiger Fragen ab:

- Ist die Optimierung der Monatsabschluss-Prozesse schon abgeschlossen?

- Zu welchem Release-Stand soll die Einführung erfolgen?

- Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-Systeme einzubinden?

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Projektvorgehensweise (2)

Prämissen

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Sind die Monatsabschluss-

Prozesse schon optimiert?

J N

Release-Stand < SAP ERP 6.0.3?

J N

Release-Wechsel auf SAP ERP 6.0.3 und Einführung SAP FCc

Add-On 2.0

Empfehlung:vorab Optimierung der

Monatsabschluss-Prozesse über einFast Close-Projekt

Sind mehrere SAP-Systeme oder Non-SAP-

Systeme vorhanden?

J N

EinführungSAP FCc Add-On 2.0

Einführung SAP FCcmit systemübergreifender

Job-Steuerung

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Ihr Ansprechpartner

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Mobil: +49 (0)171 - 19 72 401

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