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SAP PRESS SAP-Finanzwesen Das Praxishandbuch zu SAP FI Bearbeitet von Heinz Forsthuber, Jörg Siebert 6., aktualisierte Auflage 2016. Buch. 654 S. Hardcover ISBN 978 3 8362 3990 5 Format (B x L): 16 x 24 cm Weitere Fachgebiete > EDV, Informatik > Datenbanken, Informationssicherheit, Geschäftssoftware > SAP schnell und portofrei erhältlich bei Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft. Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, eBooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programm durch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr als 8 Millionen Produkte.

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SAP PRESS

SAP-Finanzwesen

Das Praxishandbuch zu SAP FI

Bearbeitet vonHeinz Forsthuber, Jörg Siebert

6., aktualisierte Auflage 2016. Buch. 654 S. HardcoverISBN 978 3 8362 3990 5

Format (B x L): 16 x 24 cm

Weitere Fachgebiete > EDV, Informatik > Datenbanken, Informationssicherheit,Geschäftssoftware > SAP

schnell und portofrei erhältlich bei

Die Online-Fachbuchhandlung beck-shop.de ist spezialisiert auf Fachbücher, insbesondere Recht, Steuern und Wirtschaft.Im Sortiment finden Sie alle Medien (Bücher, Zeitschriften, CDs, eBooks, etc.) aller Verlage. Ergänzt wird das Programmdurch Services wie Neuerscheinungsdienst oder Zusammenstellungen von Büchern zu Sonderpreisen. Der Shop führt mehr

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LeseprobeIn dieser Leseprobe erfahren Sie, wie Sie die Kernkomponente des Rechnungswesens, die Hauptbuchhaltung im SAP-System, optimal handhaben. Die Autoren gehen kurz auf die betriebswirtschaftlichen Grundlagen ein, zeigen Ihnen den Umgang mit der SAP-Komponente FI-GL und vermitteln Ihnen ein genaues Bild der Stammdatenpflege für das Hauptbuch.

Heinz Forsthuber, Jörg Siebert

SAP-Finanzwesen – Das Praxishandbuch654 Seiten, gebunden, mit Referenzkarte, 6. Auflage 2016 69,90 Euro, ISBN 978-3-8362-3990-5

www.sap-press.de/4032

»Hauptbuchhaltung« (Auszug) »Beispiel für einen Abschlussplan (Auszug) »Einleitung«

Inhaltsverzeichnis

Index

Die Autoren

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SAP-Wissen aus erster Hand.

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Kapitel 2

Die Hauptbuchhaltung bildet das Herzstück des Finanz- und Rechnungswesens. Es gibt neben dem klassischen Hauptbuch in SAP ERP eine zentrale Möglichkeit, um dieses Element auszuprägen – das neue Hauptbuch.

2 Hauptbuchhaltung

Dieses Kapitel behandelt die betriebswirtschaftlichen Grundlagender Hauptbuchhaltung und beschreibt die SAP-Komponente FI-GL(General Ledger). Viele Organisationsbegriffe wie Mandant, Bu-chungs- und Kostenrechnungskreis, Geschäftsbereich oder Konten-plan werden grundsätzlich erklärt und in einen Gesamtzusammen-hang gebracht. Da der Aufbau einer funktionierenden Buchhaltungstark von den Ausprägungen der Stamm- und Belegdaten abhängt,werden auch diesen Themen einige Abschnitte gewidmet.

Die wesentliche Neuerung in Release SAP ERP 6.0 besteht im neuenHauptbuch. Was sich genau hinter diesem Themenkomplex verbirgtund für welche Firmen der Einsatz des neuen Hauptbuchs lohnens-wert ist, wird in einem separaten Abschnitt näher beleuchtet.

2.1 Grundlagen

Externes/internes Rechnungswesen

Im zentralen Bereich Rechnungswesen werden im SAP-System diebuchhalterisch relevanten Daten eines Unternehmens erfasst,gesteuert, verteilt und dokumentiert. Innerhalb des Rechnungswe-sens wird zwischen einem externen Rechnungskreis (SAP-Kom-ponente Financials, FI) und einem internen Rechnungskreis (SAP-Komponente Controlling, CO) unterschieden. Der externe Rech-nungskreis umfasst die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit dengesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern, und der interne Rech-nungskreis beinhaltet die Kosten- und Leistungsrechnung. Die bei-den Bereiche Finanzbuchhaltung (Buchführung) und Kosten- undLeistungsrechnung werden oft durch die Bereiche Statistik und Pla-nung ergänzt.

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2 Hauptbuchhaltung

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2.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung

Die Buchführung versorgt die Kosten- und Leistungsrechnung mitden relevanten Aufwands- und Erlösbuchungen. Die Kosten- undLeistungsrechnung ergänzt dieses Datenmaterial um kalkulatorischeWertansätze und Verrechnungen, die ebenfalls auf den Sachkonteneines gemeinsam genutzten Kontenplans zu buchen sind. Damit las-sen sich im SAP-System das Controlling mit allen Einzelvorgängenund die Hauptbuchhaltung aufeinander abstimmen. Die Statistik lie-fert betriebliche Auswertungen durch Vergleichsrechnungen gegen-über früheren Perioden oder Unternehmen der gleichen Branche. Siedient als Basis für die Planung des Unternehmensgeschehens, umeine Entscheidungsgrundlage für die Zukunft zu erhalten.

Integration vonBuchhaltung undKostenrechnung

Die Integration von Buchhaltung und Kostenrechnung wird durchfolgende Instrumente gewährleistet:

� gemeinsamer Kontenplan

� durchgängiges Belegprinzip mit Einzelbelegbuchung nach demRealtime-Prinzip

� Einsatz von parallelen Kontierungsmerkmalen für die Haupt- undNebenbücher sowie die Kosten- und Leistungsrechnung

� Abstimmung hinsichtlich periodischer und vorgangsbezogenerBelege und Summen

� wechselseitiger Verrechnungsfluss von Haupt- und Nebenbuch-haltung in die Systeme der Kosten- und Leistungsrechnung

Dabei bestehen besonders enge Beziehungen zwischen:

� Hauptbuchhaltung (Sachkontenbuchhaltung, Aufwendungen) undGemeinkostencontrolling

� Anlagenbuchhaltung und Projektcontrolling (Investitionsmanage-ment)

� Materialbuchhaltung und Produktcontrolling

� Ergebnisrechnung mit allen Buchhaltungssystemen

Dieses Buch legt seinen Schwerpunkt auf die Finanzbuchhaltung (dasexterne Rechnungswesen), deren Aufgaben und Entwicklung imnächsten Abschnitt erläutert werden.

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Grundlagen 2.1

37

2.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung

Vorgänge in Echtzeit

Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstel-lung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Auf-nahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (etwa Primärbuchun-gen oder Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in einbetriebswirtschaftlich integriertes Softwaresystem garantiert zujedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abge-stimmt ist. Das Hauptbuch gilt als ganzheitlicher Nachweis allerGeschäftsvorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente derRechnungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist inEchtzeit aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten undVerkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen verfügbar, z.B.:

� Kontenführung

� Journalschreibung

� Summen- und Saldenverkehrszahlen

� Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

BilanzZentrale Größe des Rechnungswesens ist die Bilanz, eine kurzgefasste Übersicht über Vermögen und Schulden eines Unterneh-mens. Die Bilanz gibt Auskunft über die in Geld gemessene Größe,Art und Zusammensetzung des Vermögens eines Unternehmens zueinem genau bestimmten Zeitpunkt und stellt fest, mit wie viel eige-nem und fremdem Kapital das Vermögen finanziert worden ist (zeit-punktbezogen). Zu Beginn eines Geschäftsjahres wird die Bilanz indie einzelnen Bestandskonten aufgelöst. Diese dienen der fortlaufen-den und übersichtlichen Einzelabrechnung jeder Bilanzposition.

Die GuV gehört zum externen Rechnungswesen und ist neben derBilanz Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses von Kaufleuten.

In der GuV werden die Erträge und Aufwendungen eines bestimm-ten Zeitraums (Geschäftsjahr) einander gegenübergestellt und hier-durch der Unternehmenserfolg ermittelt. Sind die Erträge größer alsdie Aufwendungen liegt ein Jahresüberschuss (Gewinn) vor und imumgekehrten Falle ein Jahresfehlbetrag (Verlust). Die GuV ist somiteine Betrachtung der wirtschaftlichen Entwicklung des Unterneh-mens im Zeitverlauf (zeitraumbezogen).

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2 Hauptbuchhaltung

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2.1.3 Konfiguration des Systems

Systemkonfi-guration bzw.

Customizing

In der Einführungsphase muss zunächst im Rahmen der Systemkon-figuration (Customizing) das ausgelieferte SAP-Standardsystem andie speziellen Belange des Kunden angepasst werden. Die interneOrganisation des SAP-Kunden und die vorgedachten Strukturen imSAP-System müssen in diesem Prozess in Einklang gebracht werden.Dies betrifft zum einen die statische Gliederung des Unternehmensund zum anderen die Funktionen des SAP-Systems, mit denen die imUnternehmen vorhandenen betrieblichen Abläufe automatisiertwerden können. Bei der kundenspezifischen Anpassung eines SAP-Systems werden hauptsächlich die Inhalte der Tabellen eingestellt,die im SAP-System steuernde Funktionen haben. Eine Änderung derStandardprogramme mittels Programmierung wird vermieden. Fallserforderlich, sollten die von SAP zur Verfügung gestellten Erweite-rungsmöglichkeiten über User-Exits, BAPIs (Business ApplicationProgramming Interfaces), BAdIs (Business Add-Ins) und anderenSchnittstellen genutzt werden.

SAP-Ordnungs-begriffe

Zentrale Ordnungsbegriffe eines SAP-Systems sind aus der Sicht derFinanzbuchhaltung der Mandant (in der Regel die Konzernebene),der Kontenplan und der Buchungskreis (in der Regel die Ebene desEinzelunternehmens). Bei Einsatz der SAP-Komponente CO (Con-trolling) kommt außerdem die Organisationseinheit Kostenrech-nungskreis hinzu, in der die Belange der Kosten- und Leistungsrech-nung und damit alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildetsind.

2.1.4 Mandant

Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene im SAP-System. JederMandant ist eine in sich abgeschlossene Einheit mit getrenntenStammsätzen und einem vollständigen Satz von Tabellen. Alle Einga-ben werden getrennt nach Mandanten gespeichert, um die Einhal-tung einheitlicher Verarbeitungsregeln zu gewährleisten. Ein Man-dant ist demnach eine systemtechnische Nutzungseinheit der SAP-Software. Die Verarbeitung und Auswertung der Daten sind nurinnerhalb eines Mandanten durchführbar. So ist es beispielsweisenicht möglich, Debitoren verschiedener Mandanten in einem Mahn-lauf auszuwerten. Festlegungen, die auf Mandantenebene getroffenwerden, gelten für alle Organisationsstrukturen dieses Mandanten

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Grundlagen 2.1

39

(Buchungskreise, Geschäftsbereiche usw.). Damit ein Benutzer ineinem Mandanten arbeiten kann, muss innerhalb dieses Mandantenein Benutzerstammsatz angelegt werden. Die Zugangsberechtigungeines Benutzers wird dabei getrennt nach Mandanten vergeben.

2.1.5 Kontenplan

Kontonummer und Bezeichnung

Der Kontenplan ist ein systematisch gegliedertes Verzeichnis allerSachkontenstammsätze, die in einem oder mehreren Buchungskrei-sen benötigt werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonten-stammsatz die Kontonummer, die Kontenbezeichnung sowie steu-ernde Informationen (z.B., ob es sich um ein Bestands- oderErfolgskonto handelt). Man kann innerhalb eines Mandanten belie-big viele Kontenpläne verwenden. Dies ist etwa dann notwendig,wenn die Buchungskreise unterschiedlichen Branchen oder Nationa-litäten angehören. Die Kontenpläne, die innerhalb eines Mandantenverwendet werden, bilden das Kontenplanverzeichnis.

2.1.6 Buchungskreis

Ebene des Einzel-abschlusses

Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für dieeine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildetwerden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichti-gen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzli-chen Einzelabschluss (Bilanz und GuV) und das Meldewesen. EinBuchungskreis ist also eine selbstständig bilanzierende Einheit. Füreinen Mandanten können fast beliebig viele Buchungskreise einge-richtet werden. Jedem Buchungskreis muss dabei genau ein operati-ver Kontenplan zugeordnet werden, der von mehreren Buchungs-kreisen verwendet werden kann.

2.1.7 Geschäftsbereich

Aufgaben- oder Verantwortungs-bereich

Ein Geschäftsbereich ist eine organisatorische Einheit innerhalb einesMandanten, die keinen rechtlichen Bestimmungen unterliegt. Erbeschreibt einen abgegrenzten Aufgaben- oder Verantwortungsbe-reich im Unternehmen. Geschäftsbereiche sind nur für interne Zwe-cke geeignet, insbesondere zur Auswertung und Analyse internerDaten. Vor allem der Geschäftsbereich als Ebene der Finanzbuchfüh-rung bildet eine nicht selbstständige organisatorische Einheit inner-halb eines Mandanten. Damit ist es möglich, alle Verkehrszahlen und

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2 Hauptbuchhaltung

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Ergebnisse (Bilanz und GuV) je Geschäftsbereich zu speichern, zu ver-walten und auszuwerten. Aufgrund interner Verrechnungen sind Siemithilfe der Geschäftsbereiche in der Lage, beliebige Ergebnisebenen(Sparten, Werke, Verkaufsorganisationen usw.) nach betriebswirt-schaftlich relevanten Inhalten gegliedert abzubilden. Geschäftsberei-che können buchungskreisübergreifend genutzt werden.

2.1.8 Profit-Center

Firma in der Firma Profit-Center stellen eine managementorientierte Einteilung desUnternehmens dar und dienen somit der internen Steuerung, z.B.dem Verkauf und Bezug von Leistungen anderer Abteilungen. Eineweitere wichtige Aufgabe der Profit-Center-Rechnung ist die Ermitt-lung bestimmter Kennzahlen (Return on Investment, Cashflow,Working Capital). Auf Profit-Center werden Ergebnisse ausgewiesen,die nach dem Umsatz- und/oder Gesamtkostenverfahren ermitteltwerden. Die kosten- und erlösführenden Objekte des Systems(Innenauftrag, Kundenauftrag, Ergebnisobjekt, Anlage, Kostenstelle)werden jeweils genau einem Profit-Center zugeordnet. Mithilfe einerZusatzkontierung bei der Belegerfassung wird jeder ergebnisrele-vante Geschäftsvorfall auf das zugehörige Profit-Center abgebildet.Falls ein Kontierungsobjekt nicht zugeordnet ist, werden die entspre-chenden Kosten und Erlöse innerhalb der Profit-Center-Rechnungauf das sogenannte Dummy-Profit-Center gebucht, das wie jedes realeProfit-Center im SAP-System als Stammsatz vorhanden sein muss.

2.1.9 Kostenrechnungskreis

Strukturierung desControllings

Ein Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalbeines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlosseneKostenrechnung durchgeführt werden kann. Der Kostenrechnungs-kreis strukturiert ein Unternehmen aus der Sicht des Controllings.Das Controlling versteht sich als Führungsfunktion mit der Aufgabe,die Entscheidungsträger des Unternehmens mit Informationen zuversorgen. Dabei geht es im Wesentlichen um die wirtschaftlicheLage des Unternehmens, meistens gegliedert nach folgenden Verant-wortungsbereichen:

� Planung und Kontrolle der Kosten

� Planung und Kontrolle der Ergebnisentwicklung

� Ermittlung der Kostenkalkulation

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SAP-Komponente FI-GL 2.2

41

Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, für die restriktive gesetzlicheVorlagen gelten, ist das interne Rechnungswesen frei von äußeren Re-geln. Da die Kostenrechnung nach den Vorstellungen der Unterneh-mensführung aufgebaut werden kann, ist es möglich, den speziellenGegebenheiten und Anforderungen eines Unternehmens Rechnungzu tragen. Um eine Datenübernahme in Echtzeit aus der Finanzbuch-haltung zu gewährleisten, muss jeder Kostenrechnungskreis mindes-tens einem Buchungskreis zugeordnet sein. Dabei gilt Folgendes:

� Die Buchungskreise und der Kostenrechnungskreis verwendendenselben operativen Kontenplan.

� Falls die Buchungskreise mit verschiedenen Währungen arbeiten,verwenden die Objekte eines Buchungskreises die Buchungskreis-währung als Objektwährung.

Innerhalb des Kostenrechnungskreises wird das Unternehmen ineinzelne Verantwortungsbereiche gegliedert. Innerhalb des SAP-Sys-tems sind dies folgende Verantwortungsbereiche:

� Kostenstelle

� Einhaltung eines Kostenbudgets (Kostenkontrolle)

� Profit-Center

� betriebswirtschaftlicher Erfolg

� Investment-Center

� Investitionsrahmen (Profit-Center mit Vermögen)

Diese allgemeinen Strukturen und Aufgaben des Rechnungswesensmüssen im Kontext der SAP-Komponente FI-GL abgebildet werden.

2.2 SAP-Komponente FI-GL

Werteflüsse imSAP-System

Die Komponente für die Hauptbuchhaltung, FI-GL (General Ledger),kann in den seltensten Fällen isoliert betrachtet werden. Die Werte-flüsse mit Beteiligung der Hauptbuchhaltung beginnen in anderenSAP-Komponenten, wie z.B. MM (Materials Management, dt. Mate-rialwirtschaft), SD (Sales and Distribution, dt. Vertrieb) oder PP (Pro-duction Planning and Control, dt. Produktionsplanung und -steue-rung). Darüber hinaus bedient das Hauptbuch das Controlling mitWerten. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Beispiele für solcheWerteflüsse:

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2 Hauptbuchhaltung

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� Einkaufsprozess: Wareneingang/Rechnungseingang (MM)Im Einkaufsprozess erhält man nach einer Bestellung in der Regelzunächst die angeforderte Ware, was zu einer Erhöhung des Mate-rialbestands führt. Entsprechend wird im Hauptbuch auf demMaterialbestandskonto eine Mitbuchung durchgeführt (über dieKontenfindung im Materialstamm). Die Gegenbuchung erfolgt aufdem Wareneingangs-/Rechnungseingangskonto (WE/RE), das beiEingang der Rechnung durch das Verbuchen der Verbindlichkeitauf dem Lieferantenkonto wieder ausgeglichen wird.

� Verkaufsprozess: Warenausgang/Rechnungsausgang (SD)Analog verläuft der Verkaufsprozess »Warenausgang und Rech-nungsausgang« in der Debitorenbuchhaltung. Auch hier empfängtdie Hauptbuchhaltung nach der Erfassung des Kundenauftrags undder Auslieferung der Ware lediglich Werte aus den angeschlosse-nen Komponenten.

� Anlagenzugang aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA)Beim Kauf eines Wirtschaftsgutes bzw. einer Anlage von einem Lie-feranten erstellt das SAP-System eine Buchung mit einigen automa-tisch abgeleiteten Buchungszeilen. Das über den Kontenfindungs-schlüssel im Stammsatz des Anlagegutes bestimmte Bestandskonto(Klasse 0) erhöht seinen Wert um den durch den Lieferanten inRechnung gestellten Betrag. Die Gegenbuchung erfolgt auf demKreditorenkonto und parallel dazu auf dem im Kreditorenstamm-satz hinterlegten Verbindlichkeitskonto (Abstimmkonto, siehe Ab-schnitt 2.3.3, »Sachkontenpflege des Buchungskreissegments«).

� Abrechnung eines Fertigungsauftrags aus der Produktionsplanung (PP)Die Abrechnung eines Fertigungsauftrags gestaltet sich im SAP-Sys-tem wie bei allen Auftragsarten nach einer bestimmten Logik. Dieauf dem Fertigungsauftrag gesammelten Kosten werden nach einerhinterlegten Systematik zusammengefasst und anhand einer festge-legten Regel weiterverrechnet. Dabei wird der Fertigungsauftragüber die primäre Kostenart »Fabrikleistung« entlastet, entsprechenderhöht die Abrechnung den Bestand an »Fertigerzeugnissen«.

� Werteflüsse in das Controlling (CO)Werteflüsse, die ausgehend von der Hauptbuchhaltung in andereKomponenten bzw. Subkomponenten fließen, werden anhand derBeispiele »Materialentnahme mit Kostenstellenbuchung« und »Ab-schreibungen aus der Anlagenbuchhaltung« näher erläutert.

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SAP-Komponente FI-GL 2.2

43

– Materialentnahme durch Kostenstelle: Bei der Erfassung einerMaterialentnahme verrechnet das SAP-System Mengen undWerte zwischen verschiedenen Objekten. Im Stammsatz desMaterials ist ein Preis hinterlegt, der zur Bewertung einer Mate-rialbewegung herangezogen wird (in der Regel der Standard-preis). Bei der Erfassung einer Materialentnahme muss man dieMaterialnummer sowie die entnommene Menge angeben. DerWert der Materialbewegung berechnet sich als Produkt aus derMenge mit dem hinterlegten Preis des Materials. Im SAP-Systemwird nun der Wert des Materialbestands entsprechend reduziertund eine Mitbuchung auf dem Materialbestandskonto ausge-führt. Die Gegenbuchung erfolgt auf einer primären Kostenart(Sachkonto in FI), die zwingend eine Zusatzkontierung aufeinem CO-Objekt erfordert.

– Abschreibungen aus der Anlagenbuchhaltung: Auch bei Buchun-gen von Abschreibungen innerhalb der Anlagenbuchhaltungwerden Werte, ausgehend von der Finanzbuchhaltung, an dasControlling übermittelt. In diesem Beispiel werden zwei Bewer-tungsbereiche betrachtet: zum einen der handelsrechtliche undzum anderen der kalkulatorische Wertansatz.

Bei der indirekten Methode bucht man (im Gegensatz zur direk-ten Methode) die handelsrechtliche Abschreibung nicht direktauf dem Bestandskonto, auf dem der Zugang gebucht wurde,sondern man bucht die Abschreibung indirekt auf dem soge-nannten Wertberichtigungskonto, das ebenfalls als Bestands-konto geführt wird. Die Gegenbuchung erfolgt auf einem neut-ralen Aufwandskonto (Erfolgskonto). Dadurch ist gewährleistet,dass der Bestandswert der Anlage reduziert wird und der ent-sprechende Betrag in die GuV fließt. Die kalkulatorischeAbschreibung bucht man auf einer primären Kostenart. Diesführt dazu, dass der jeweilige Betrag über eine Zusatzkontierung(CO-Objekt) in die Kostenrechnung übermittelt wird. Die Gegen-buchung erfolgt auf dem Erfolgskonto »Wertberichtigung«. Dadie beiden betroffenen Konten Erfolgskonten sind, bleibt die kal-kulatorische Abschreibung kostenneutral.

Neues HauptbuchWie auch immer die Werteströme ins Hauptbuch sein mögen: DieKomponente FI-GL bildet auf der Ebene des Einzelabschlusses denKern des Rechnungswesens. Mit dem neuen Hauptbuch, das mit SAPERP eingeführt wurde, bietet sich eine zweite Alternative, wie man

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2 Hauptbuchhaltung

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die Hauptbuchhaltung organisieren kann. Nähere Ausführungendazu finden Sie in Abschnitt 2.6, »Das neue Hauptbuch in SAP ERPFinancials«. Unabhängig davon, ob das klassische oder das neueHauptbuch im SAP-System zum Einsatz kommt, sieht die Definitionder Stammdaten bzw. die Durchführung manueller Buchungen zu99 % identisch aus.

2.3 Stammdaten

Bestands undErfolgskonten

Die Finanzbuchhaltung verwendet Sachkonten zur buchhalterischenAbbildung von Geschäftsvorfällen. Dabei unterscheidet man zwi-schen Bestands- und Erfolgskonten. Auf Bestandskonten werden dieZu- und Abgänge eines Bestands geführt; sie werden am Geschäfts-jahresende über die Bilanz abgeschlossen. Der Saldo eines Bestands-kontos wird zum Geschäftsjahreswechsel auf sich selbst vorgetragen.Auf Erfolgskonten werden hingegen die Aufwendungen und Erträgeeines Unternehmens erfasst. Sie werden über die GuV abgeschlossenund haben zu jedem Geschäftsjahresbeginn den Saldo null. Die Zu-sammenfassung aller Sachkonten, die ein Unternehmen verwendet,nennt man Hauptbuch, wobei die Kontonummer als Gliederungskri-terium gilt. Innerhalb des Kontos sind die Buchungen in zeitlicher Rei-henfolge sortiert. Aus dem Hauptbuch werden die Bilanz und die GuVerstellt. Nebenbücher erläutern ein Hauptbuchkonto (das sogenannteAbstimmkonto). Beim Anlegen eines neuen Kontos muss zunächsteine Kontengruppe eingegeben werden, weshalb man auch mindes-tens eine Kontengruppe benötigt. Konten, die die gleichen Stamm-satzfelder benötigen und den gleichen Nummernbereich verwenden,werden mit der gleichen Kontengruppe angelegt. Eine Kontengruppeist eine Zusammenfassung von Eigenschaften, die das Verwalten vonStammsätzen steuert. Über die Kontengruppe wird der Bildaufbau beider Erfassung von Stammdaten geregelt, und die Nummernkreise fürdie Kontobezeichnung werden festgelegt (interne oder externe Ver-gabe, numerisch oder alphanumerisch und welches Kontenintervall).

2.3.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten

Zwei Bestandteile Die Stammdaten der Sachkonten bestehen aus zwei Teilen, nämlichaus dem kontenplanspezifischen Bereich und dem buchungskreisspe-zifischen Bereich. Die Festlegungen im Kontenplanbereich beziehen

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Stammdaten 2.3

45

sich auf buchungskreisübergreifende Funktionen. Alle Buchungs-kreise, denen dieser Kontenplan zugeordnet ist, greifen auf dieseInformationen zurück. So wird z.B. die Kontonummer auf Ebene desKontenplans einmalig vergeben. Die Informationen im Kontenplansteuern u.a. das Anlegen der Stammsätze in den Buchungskreisen.Aus diesem Grund wird beim Anlegen eines Sachkontos immer derKontenplanbereich zuerst erfasst. Der buchungskreisspezifischeBereich enthält firmenspezifische Ausprägungen. Mit diesen Festle-gungen steuert man das Erfassen von Buchhaltungsbelegen (Feldsta-tusgruppe), die Verwaltung der Buchhaltungsdaten (Offene-Posten-Verwaltung, Einzelposten-Anzeige) oder die Währung, mit der dasKonto bebucht werden kann (Kontowährung).

Es ist daher eine stufenweise Erfassung in zwei Schritten möglich. Eswerden in Abbildung 2.1 zunächst die Daten im Kontenplan undanschließend die Daten im Buchungskreis gepflegt.

Abbildung 2.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten

Organisation der Kontenpflege

In zentral organisierten Unternehmen werden Kontenplandaten zentralvorgegeben. Mitarbeiter der einzelnen Firmen pflegen anschließend denBereich des jeweiligen Buchungskreises. Der Kontenplanbereich wird indiesem Fall nicht von den Mitarbeitern der Buchungskreise gepflegt.

In dezentral organisierten Unternehmen werden beide Bereiche in derRegel durch die Mitarbeiter in den einzelnen Buchungskreisen angelegtund gepflegt. Die jeweils gewünschte Organisationsform zur Konten-pflege wird über die Berechtigungsverwaltung gesteuert.

Häufig wird der gesamte Stammsatz eines Sachkontos von zentralerStelle vorgegeben.

Buchungskreise

Mandant

firm

ensp

ezifis

che D

aten

allge

mein

e Dat

en

100

1000 2000 3000 ANT 1

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2 Hauptbuchhaltung

46

2.3.2 Sachkontenpflege des Kontenplansegments

Das Kontenplansegment definiert den Kontenrahmen und ist inner-halb eines Mandanten nur einmal vorhanden. Zur Pflege des Konten-plansegments gelangen Sie über den Menüpfad Rechnungswesen �Finanzwesen � Hauptbuch � Stammdaten Einzelbearbeitung � ImKontenplan (Transaktion FSP0).

Für Hauptbuchkonten sind die Nummern durch den Kontenplan mitden Klassen 0 bis 9 vorgegeben. Daher wird in diesem Bereich dieNummernvergabe des Kontos extern gesteuert.

Gestaltung der Nummernvergabe

Auch eine Nummerierung mit Buchstaben ist möglich, jedoch wenigerverbreitet. Eine spätere möglichst schnelle Datenerfassung von Buchungs-vorgängen über den Nummernblock der Tastatur spricht gegen alpha-numerische Konten.

Das Beispiel in Abbildung 2.2 zeigt das Kontenplansegment desSachkontos 113100 (Deutsche Bank Inland).

Abbildung 2.2 Kontenplansegment – Typ/Bezeichnung

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Stammdaten 2.3

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Registerkarte »Typ/Bezeichnung«

Zur Anzeige eines bereits existierenden Sachkontenstammsatzesgelangen Sie über den Button Anzeigen . Entsprechend führt derButton Ändern zur Stammsatzänderung, die beiden ButtonsAnlegen bzw. Anlegen mit Vorlage führen zurErfassung eines neuen Stammsatzes. Im Folgenden werden die wich-tigsten Stammsatzfelder erläutert:

� KontengruppeDie Kontengruppe steuert den Bildaufbau des buchungskreisspezi-fischen Teils beim Anlegen bzw. Ändern des Stammsatzes sowiedie Nummernvergabe des Kontos. Man verwendet Kontengrup-pen, um den Status der Stammsatzfelder zentral zu bestimmen.Dabei werden Felder ausgeblendet oder als Muss-Feld bzw. Kann-Feld definiert. Eine Kontengruppe gilt in allen Buchungskreisen,die diesen Kontenplan verwenden. Im Beispiel gehört das Sach-konto zur Kontengruppe CASH (Konten für flüssige Mittel). Dashat Auswirkungen auf die spätere Erfassung der Stammdaten inden Buchungskreissegmenten.

� MusterkontoSoll das Konto mithilfe eines Musterkontos angelegt werden,geben Sie hier die entsprechende Kontonummer ein.

� Bestandskonto/ErfolgskontoHier geben Sie an, ob es sich bei dem Sachkonto um ein Bestands-konto oder ein Erfolgskonto handelt. Der Saldo eines Bestands-kontos wird beim Jahreswechsel auf sich selbst vorgetragen. Beiden Erfolgskonten muss noch festgelegt werden, auf welchesKonto der Saldo beim Jahreswechsel übertragen wird.

� KonzernkontonummerIm SAP-System können bis zu drei Kontenpläne miteinander ver-knüpft werden. Für eine spätere Konsolidierung der Einzelab-schlüsse werden in diesem Beispiel nicht die einzelnen Bank- oderKassenkonten übernommen, sondern es findet eine Zusammen-fassung der liquiden Mittel in der Konsolidierungsposition (Kon-zernkonto) 110100 statt.

Weitere Stammsatzfelder befinden sich auf den anderen Registerkar-ten. Abbildung 2.3 zeigt die Registerkarte Schlagw./Übersetzung.

Registerkarte »Schlagw./Übersetzung«

In der Praxis reicht eine hinterlegte hauptsächliche Pflegesprache fürdie verschiedenen Kontobezeichnungen nicht aus. Insbesonderedann, wenn ein operativer Kontenplan in mehreren Ländern ver-

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wendet werden soll, ist eine Übersetzung notwendig. Je nachAnmeldesprache können Sie direkt nach den übersetzten Kontobe-zeichnungen suchen. Darüber hinaus lassen sich mit den Schlagwör-tern im Kontenplan Schlüsselbegriffe eines internationalen Kontie-rungshandbuchs für Suchanfragen hinterlegen.

Abbildung 2.3 Kontenplansegment – Schlagwörter/Übersetzung

Registerkarte»Informationen«

Die nächste Registerkarte, die Registerkarte Informationen, gibt imWesentlichen Aufschluss über die Historie des Stammsatzes. Im Bei-spiel in Abbildung 2.4 ist zu sehen, dass das Sachkonto im Jahr 1992vom Benutzer SAP im operativen Kontenplan INT angelegt worden ist.

Abbildung 2.4 Kontenplansegment – Informationen

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Stammdaten 2.3

49

Änderungs-übersicht

Alle Änderungen seit diesem Zeitpunkt können über Änderungs-belege nachvollzogen werden. Mit dem Button Änderungsbelege

gelangen Sie in die Änderungsübersicht aus Abbildung 2.5. Dort istzu erkennen, dass vier Felder in der Vergangenheit geändert wordensind.

Abbildung 2.5 Änderungsbeleg – Übersicht

Detaillierte Protokollierung

Mit einem Doppelklick auf einen Änderungsbeleg werden die Feld-änderungen der Kontengruppe nachvollzogen. Als Ergebnisnachweiskönnen Sie mithilfe des Überblicks in Abbildung 2.6 feststellen, dasses in der Zwischenzeit zwei Änderungen gegeben hat. Ein weitererDoppelklick auf den Eintrag aus dem Jahr 1996 offenbart Detailsdazu, wer wann welches Feld von welchem Wert auf welchen Wertgeändert hat.

Abbildung 2.6 Änderungsbeleg – Detail

Diese Art der Protokollierung findet sich bei allen Änderungen vonStamm- und Bewegungsdaten wieder. Auf diese Weise ist im SAP-

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System transparent nachvollziehbar, wer was zu welchem Zeitpunktgemacht hat. Neben dem Kontenplansegment können auf der Ebeneder Buchungskreise Informationen im Sachkontenstamm hinterlegtwerden.

2.3.3 Sachkontenpflege des Buchungskreissegments

Damit ein Konto bebucht werden kann, müssen Kontenplan- undBuchungskreissegment vorhanden sein. Zur Pflege gelangen Sie überden Menüpfad Rechnungswesen � Finanzwesen � Hauptbuch �

Stammdaten � Einzelbearbeitung � Im Buchungskreis (TransaktionFSS0).

Registerkarte»Steuerungsdaten«

Abbildung 2.7 zeigt mit der Registerkarte Steuerungsdaten wesent-liche Informationen, die für eine lokale Ausprägung auf Buchungs-kreisebene notwendig sind.

Abbildung 2.7 Buchungskreissegment – Steuerungsdaten

� KontowährungIst bei einem Bestandskonto der Währungsschlüssel gleich derHauswährung (Währung des Buchungskreises), kann auf Beleg-

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Stammdaten 2.3

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ebene in einer beliebigen Währung kontiert werden. Die Ver-kehrszahlen werden in diesem Fall in der Hauswährung geführt.Wählt man bei einem Bestandskonto einen anderen Währungs-schlüssel, werden die Verkehrszahlen sowohl in der Hauswährungals auch in der Fremdwährung geführt. Eine Buchung in eineranderen Währung ist nicht möglich. Bei Erfolgskonten, Bestands-konten mit OP-Verwaltung (Verwaltung der offenen Posten) oderAbstimmkonten ist jedoch eine Buchung in beliebiger Fremdwäh-rung möglich. Die Verkehrszahlen werden dabei informativ in derHauswährung und jeder kontierten Fremdwährung geführt.

� Abstimmkonto für KontoartFür jede Nebenbuchhaltung (Debitoren, Kreditoren und Anlagen)muss im Sachkontenbereich mindestens ein Abstimmkonto exis-tieren. Die Eingabe einer Kontoart in diesem Feld kennzeichnetdas Sachkonto als Abstimmkonto. Die Zuordnung eines Kontosder Nebenbuchhaltung wird im entsprechenden Stammsatz fest-gelegt. Abstimmkonten können nicht manuell bebucht werden.

� Verwaltung offener PostenOffene Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wennihnen ein gleich hoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet wer-den kann. Dazu müssen Sie vorab dieses Feld im Stammsatz mar-kieren. Darüber hinaus ist noch die Einzelpostenanzeige zwingendvorgeschrieben. Dies ist nur dann sinnvoll, wenn das Konto aufder Soll- und Haben-Seite Positionen hat, die einander zuzuordnensind (etwa Verrechnungskonten). Für Konten mit OP-Verwaltungist sichergestellt, dass die Belege erst dann archiviert werden kön-nen, wenn alle Belegpositionen ausgeglichen sind.

Wird die OP-Verwaltung nachträglich definiert, gilt dieser Eintragnur für die Belege, die nach dieser Änderung gebucht werden. ZumZeitpunkt der Änderung muss der Saldo des entsprechenden Kon-tos allerdings null betragen. Bei einer Markierung des Felds Ver-

waltung offener Posten, wird zusätzlich zum Eintrag in derTabelle BSEG ein Eintrag, entweder in der Tabelle BSIS oder in derTabelle BSAS, erzeugt. Dies ist abhängig davon, ob der betreffendePosten offen oder ausgeglichen ist. In beiden Tabellen ist das Sach-konto Primärschlüssel, sodass eine performante Selektion der Posi-tionen gewährleistet ist.

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� EinzelpostenanzeigeDie Einzelpostenanzeige ist die Sicht auf die Belegpositionen desKontos. Sachkonten, bei denen eine Anzeige der Einzelpostenerwünscht ist, müssen entsprechend markiert werden. Das Kontokann solchen Fällen über einen Index mit den zugehörigen Einzel-positionen in der Belegdatei verknüpft werden. In diesem Fall wirdzusätzlich zum Eintrag in der Tabelle BSEG ein Eintrag in derTabelle BSIS erzeugt. In dieser Tabelle ist das Sachkonto Primär-schlüssel. Somit können einzelne Positionen rasch selektiert wer-den. Im Dialog können Sie dann auf das Postenvolumen des Kontoszugreifen, indem Sie sich über Selektionsbedingungen bestimmteFelder anzeigen lassen. Sie können über die Einzelpostenanzeigebis zu den einzelnen Belegpositionen verzweigen.

Darstellung der Einzelposten

Die Einzelpostenanzeige für Abstimmkonten ist in der Regel nicht sinn-voll. Alle Details liegen in der Nebenbuchhaltung vor und müssen sichnicht noch einmal in der Hauptbuchhaltung wiederfinden. AlternativeEinstellungen benötigen unnötigen Speicherplatz.

� SortierschlüsselFür die Anzeige der Einzelposten wird eine Sortierfolge verwen-det. Das SAP-System sortiert die Einzelposten im Standard nachdem Inhalt des Feldes Zuordnung im Beleg. Der hier eingetra-gene Schlüssel steuert, welches Belegfeld bei der Belegerfassung indas Positionsfeld Zuordnung kopiert wird, falls dieses nichtmanuell bzw. maschinell gefüllt wird.

Verwendung der alternativen Kontonummer

Diese zusätzliche Kontonummer kann für verschiedene statistische Zwe-cke verwendet werden, etwa wenn ein Kontenplan neu erstellt wordenist, die ehemalige Sachkontonummer für Suchanfragen oder Auswertun-gen aber dennoch hilfreich ist. Alternativ werden mit dieser Kontonum-mer gesetzliche Anforderungen aus Ländern wie Frankreich oder Spanienerfüllt, in denen der Staat einen zu bilanzierenden Kontenplan vorgibt.

Registerkarte»Erfassung/Bank/Zins«

Zur Eingabe weiterer Daten des Buchungskreissegments wechselnSie auf die nächste Registerkarte, die Sie auch über die Funktions-taste (F8) aufrufen können.

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Stammdaten 2.3

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Abbildung 2.8 Buchungskreissegment – Erfassung/Bank/Zins

Abbildung 2.8 zeigt den entsprechenden Bildschirm mit der Regis-terkarte Erfassung/Bank/Zins, die weitere Stammsatzfelder enthält:

� FeldstatusgruppeDie hier eingetragene Feldstatusgruppe steuert gemeinsam mit derFeldstatusgruppe, die im jeweiligen Buchungsschlüssel hinterlegtist, den Bildschirmaufbau bei der Belegerfassung und damit Kann-bzw. Pflichtfelder.

� ZinskennzeichenFalls das Sachkonto an einer automatischen Verzinsung teilneh-men soll, müssen Sie hier das Verzinsungskennzeichen eingeben.

� VerzinsungsrhythmusDie Eingabe bestimmt, in welchen Abständen (in Monaten) dasKonto an der Saldenverzinsung (automatisches Verfahren) teil-nimmt.

� Stichtag/Datum letzte VerzinsungWenn das Konto an der automatischen Saldenverzinsung teil-nimmt, hinterlegt das SAP-System hier nach jedem Verzinsungs-lauf das entsprechende Datum.

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Registerkarte»Informationen«

Die nächste Registerkarte beinhaltet zusammenfassende Informatio-nen zum Buchungskreissegment des Sachkontos. Das Beispiel inAbbildung 2.9 zeigt den Benutzernamen und das Datum der Erstel-lung des Stammsatzes. Das Konto 113100 ist ein Bestandteil des ope-rativen Kontenplans INT. Dem Buchungskreis 1000 ist der lokaleLandeskontenplan GKR zugeordnet, gegen den die alternative Kon-tonummer verprobt wird.

Abbildung 2.9 Buchungskreissegment – Informationen

Ausweis desKontos in

der Bilanz/GuV-Struktur

Eine Festlegung, wo das Sachkonto in einer Bilanz ausgewiesen wer-den soll, können Sie über den Button Bilanz/GuV-Struktur bear-

beiten vornehmen. Ein Konto kann in einer oder mehreren Struktu-ren hinterlegt sein. Das Sachkonto 113100 (Deutsche Bank) befindetsich bei einem Soll-Saldo auf der Aktivseite der Bilanz unterhalb derBilanzposition Deutsche Bank 1044000/22 (siehe Abbildung 2.10).

Liegt gegenüber der Bank keine Forderung, sondern eine Verbindlich-keit vor, muss das Bankkonto bei einem Haben-Saldo auf der Passiv-seite ausgewiesen werden. Abbildung 2.11 zeigt diesen Sachverhalt.Dort findet sich das Sachkonto 113100 unterhalb der BilanzpositionDeutsche Bank 2042010/22.

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Stammdaten 2.3

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Abbildung 2.10 Bilanzstruktur – Aktivseite

Abbildung 2.11 Bilanzstruktur – Passivseite

Keine manuellen Umbuchungen

Manuelle Umbuchungen zum Periodenende sind in diesem Fallnicht notwendig. Das SAP-System erkennt den Gesamtsaldo desKontos und kann aufgrund der gepflegten Bilanzstruktur automa-tisch entscheiden, an welcher Position ein Ausweis stattfinden soll.

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2.3.4 Sachkontenstammdaten ändern

Bis auf das Feld Kontonummer sind alle Felder des Sachkonten-stammsatzes änderbar. Bei Änderungen der folgenden Felder sindjedoch bestimmte Voraussetzungen zu beachten:

� Die Felder Währungsschlüssel und Steuerkategorie sind nurbei Konten änderbar, die noch nicht bebucht wurden.

� Ein Konto kann nur dann als Abstimmkonto definiert werden(Kennzeichen Abstimmkonto), wenn es den Saldo null aufweist.Sie können diese Kennzeichnung nachträglich nur zurücknehmen,wenn das Konto noch nicht bebucht wurde.

� Das Kennzeichen OP-Verwaltung kann nur dann gesetzt bzw.zurückgenommen werden, wenn das Konto den Saldo null hat.

Massendatenänderungen

Massen-datenpflege

Änderungen an Stammdaten lassen sich neben der üblichen Einzel-satzpflege auch als Massendatenpflege durchführen. Die Vorteile lie-gen auf der Hand: Mühsame und zeitlich aufwendige Pflegeaktionenkönnen mit einer sinnvollen Selektion und einer anschließendenautomatischen Massenänderung entfallen. Ein Nachteil oder aucheine Gefahr kann jedoch sein, dass eine falsche Selektion mitanschließender Änderung nicht mehr rückgängig zu machen ist.Schlimmstenfalls können Sie auf diese Weise Hunderte oder auchTausende von Stammdaten mit falschen Inhalten versorgen.

Da es also kein Zurück mehr gibt, macht der Aufwand einer manuel-len Korrektur den eigentlichen Vorteil der Massendatenänderungzunichte. Auch eine Störung des operativen Betriebs ist in einem sol-chen Fall nicht ausgeschlossen. So versteht es sich, dass man mit derMassendatenpflege nicht nur vorsichtig sein muss, sondern dassauch nur ein sehr begrenzter Personenkreis Zugriff auf diese Trans-aktionen erhalten sollte.

Sammel-bearbeitung

SAP ERP Financials bietet vielfältige Möglichkeiten, um Massendaten-änderungen für Sach-, Kreditoren- oder Debitorenkonten sowie fürProfit-Center durchzuführen. Neben der Einzelbearbeitung bietet dieneue Sammelbearbeitung die Möglichkeit, einen definierten Arbeits-vorrat an Konten mit wenigen Handgriffen gezielt zu ändern. Überden Menüpfad Rechnungswesen � Finanzwesen � Hauptbuch �

Stammdaten � Sammelverarbeitung können Sie Kontenplan- oder

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Stammdaten 2.3

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Buchungskreisdaten ändern. Technisch werden die Daten dabeidirekt auf Tabellenebene geändert. Prinzipiell gilt, dass Massendaten-änderungen stets vorsichtig und am besten nach dem Vier-Augen-Prinzip vorgenommen werden sollten. So können Sie mit einem»Knopfdruck« beliebig viele Datensätze auf einmal ändern. Wenn Sieüber eine Berechtigung für die Transaktion MASS verfügen, gelan-gen Sie in ein Selektionsbild (siehe Abbildung 2.12). Exemplarischwird der Objekttyp LFA1 dargestellt. Dieser bezieht sich in diesemBeispiel auf Änderungen der Lieferantenstammdaten. Änderungenfür Sachkonten funktionieren exakt nach dem gleichen Prinzip.

Abbildung 2.12 Massenpflege

Nachdem Sie mit der (F8)-Taste bestätigt haben, welches Objektgeändert werden soll, erhalten Sie unmittelbar einen Hinweis zurdahinterliegenden Technik (siehe Abbildung 2.13). Beachten Sie,dass sich Änderungen auf mehrere Datenbanktabellen gleichzeitigauswirken können.

Abbildung 2.13 Tabellen auswählen

In den seltensten Fällen werden Sie auf alle Informationen unddamit auf alle Tabellen eines Stammsatzes zugreifen müssen. In der

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Regel ist eine Massendatenpflege durch eine bestimmte Aktion moti-viert, die sich gezielt auf einen bestimmten Bereich auswirkt.

Massendatenpflege bei der Liquiditätsplanung

Lassen Sie uns diesen Sachverhalt mit einem Beispiel illustrieren: Sie füh-ren in Ihrem Unternehmen eine Liquiditätsplanung ein. Dies setzt voraus,dass alle Kreditorenstammdaten mit dem Feld Finanzdispo… (Finanzdis-positionsgruppe) ausgeprägt sein müssen. Dieses zusätzliche Informati-onsfeld bildet die Grundlage für das Liquiditätsreporting.

Gruppierunganhand vonKreditoren-

nummern

Nun lassen sich die Kreditoren für diesen Zweck anhand der bereitsvergebenen Kreditorennummern sehr einfach in folgende drei Grup-pen unterteilen:

� inländische Kreditoren

� ausländische Kreditoren

� verbundene Unternehmen als Kreditoren

Da Sie nicht alle Stammdaten einzeln pflegen möchten, kommt dieMassendatenpflege zum Einsatz. Mit einer gezielten Selektion derKreditorenstammdaten auf der Ebene des Buchungskreissegments,das Speicherort für die Finanzdispositionsgruppe ist, lassen sich ini-tiale Werte einfach und schnell pflegen. In Abbildung 2.14 ist dieAuswahl der Tabelle LFB1 für das Buchungskreissegment der Kredi-torenstammdaten dargestellt.

Abbildung 2.14 Massenpflege – Lieferant

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Stammdaten 2.3

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Bei Bestätigung der Selektion mit der (F8)-Taste werden Sie noch-mals darauf hingewiesen, dass in der Massenpflege (TransaktionMASS) sehr viele Objekte gleichzeitig geändert werden können unddass diese Vorgehensweise eine entsprechende Sorgfalt erfordert(siehe Hinweis in Abbildung 2.15).

Abbildung 2.15 Warnmeldung

Zusätzliche Felder einblenden

Wird ein zu selektierendes Feld zunächst nicht angeboten, könnenSie über einen Klick auf den Button (Allgemeine Abgrenzung)zusätzliche Felder einblenden lassen (siehe Abbildung 2.16).

Abbildung 2.16 Felder für die Selektion einblenden

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Datensätzeeinschränken

Eine Einschränkung der zu ändernden Datensätze ist sinnvoll undnotwendig. Zum Beispiel können Sie sowohl alle notwendigenBuchungskreise als auch alle Nummernkreisintervalle für Kreditorenselektieren. Über den Umfang der selektierten Daten werden Sie imnächsten Schritt informiert (siehe Abbildung 2.17). Wird ein zuänderndes Feld wie Finanzdispo(gruppe) nicht in der Pflegetrans-aktion angeboten, können Sie es ebenfalls über den Button ein-blenden.

Abbildung 2.17 Bearbeitungsmodus auswählen

Arbeitsvorrat Da zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Änderungen vorgenommenwurden, können Sie nun den Arbeitsvorrat aufbauen und manuellbearbeiten. In Abbildung 2.18 sehen Sie die selektierten Kredito-renstammdaten, in denen das Feld Finanzdispo(gruppe) bisher nochnicht ausgeprägt ist.

Abbildung 2.18 Massenpflege – Lieferantenstammdaten

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Stammdaten 2.3

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In der Zeile Neue Werte im oberen Bereich der Massenpflege stehenüber die (F4)-Taste alle konfigurierten Ausprägungsmöglichkeitender Liquiditätsplanung im Feld Finanzdispo… zur Verfügung (sieheAbbildung 2.19).

Abbildung 2.19 Ausprägungen der Finanzdispositionsgruppe

Im gewählten Beispiel passt die Kreditorenselektion zum Merkmals-wert A1 – K-Inland (Kreditoren im Inland). Wählen Sie diesen Wertnun aus, markieren Sie die Spalte Finanzdispo(gruppe), und klickenSie anschließend auf den Button Simulieren zur Übernahme derInhalte, um die in Abbildung 2.20 gezeigte Massendatenänderung zuerzeugen.

Auch zu diesem Zeitpunkt sind auf der Datenbank noch keine Ände-rungen vorgenommen worden. Die Ansicht zeigt den aktuellenArbeitsvorrat, der immer noch manuell bearbeitet werden kann.Zum Beispiel könnten Sie in einzelnen Zeilen eine vom Standard A1abweichende Finanzdispositionsgruppe hinterlegen (z.B. A2, sieheAbbildung 2.24). Über Sichern beenden Sie die Bearbeitung desArbeitsvorrats. Bevor jedoch endgültig Änderungen an der Daten-bank vorgenommen werden, werden Sie in der in Abbildung 2.21

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dargestellten Meldung nochmals auf die daraus resultierenden Kon-sequenzen hingewiesen.

Abbildung 2.20 Massenpflege durchführen

Abbildung 2.21 Warnmeldung

Erst nach erneuter Bestätigung wird in diesem Fall ein Update desFeldes Finanzdispo… bezüglich der selektierten Kreditorenstamm-daten vorgenommen.

Protokollierungder Änderungen

Ein anschließendes Protokoll lässt Sie für jeden einzelnen Vorgangnachvollziehen, ob die entsprechende Änderung erfolgreich war(siehe Abbildung 2.22).

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Stammdaten 2.3

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Abbildung 2.22 Änderungsprotokoll

Darüber hinaus werden im Hintergrund zur Dokumentation derÄnderungen Belege erzeugt. Für jeden einzelnen Kreditorenstamm-satz lässt sich ein solcher Änderungsbeleg in der Transaktion FK02 imMenü Umfeld � Feldänderungen aufrufen (siehe Abbildung 2.23).

Abbildung 2.23 Feldänderungen nachvollziehen

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Auf diese Weise werden alle Änderungen transparent. Abbildung2.24 zeigt das geänderte Feld, das Änderungsdatum sowie die altenund die neuen Inhalte. Ein weiterer Doppelklick auf den jeweiligenVorgang offenbart den Benutzer, der die Änderung vorgenommenhat.

Abbildung 2.24 Feldänderungen im Detail

Berechtigungen Welche Benutzer in Ihrem Unternehmen zur Durchführung von Mas-sendatenänderungen berechtigt sind, lässt sich über die TransaktionSA38 mit dem Report RSUSR002 feststellen. Jeder Benutzer, der fürdas Berechtigungsobjekt B_MASSMAIN zugelassen ist, kann Mas-sendatenänderungen durchführen. Neben dieser grundsätzlichenVoraussetzung muss für den jeweiligen Benutzer zusätzlich eine Än-derungserlaubnis für Kreditorenstammdaten vorliegen. Die entspre-chende Verwaltung erfolgt über das Berechtigungsobjekt F_LFA1_*.Zugriffsrechte sind, wie mehrfach beschrieben, äußerst sensibel zu be-handeln.

Die meisten Stammsatzänderungen werden in der Praxis manuellund einzeln durchgeführt. Obwohl es technisch möglich ist, werdenSperren für Kreditoren oder Sachkonten in der Regel nicht mit derSammelverarbeitung vergeben.

2.3.5 Sachkonten sperren

Sperren aufzwei Ebenen

Sollen Sachkonten nicht mehr verwendet werden oder sind sie ver-sehentlich angelegt worden, bieten sich die in Abbildung 2.25 illust-rierten Möglichkeiten zum Sperren an. Prinzipiell können Sachkon-ten auf zwei Ebenen gesperrt werden:

� Auf der Ebene des KontenplansIm Kontenplan sperrt man einen Stammsatz zum Anlegen imBuchungskreis sowie ein Konto zum Buchen und zum Planen.

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Belege im SAP-System 2.4

65

� Auf der Ebene des BuchungskreisesIm Buchungskreis kann ein Konto nur zum Buchen gesperrt wer-den. Das Sperrkennzeichen kann jederzeit gesetzt bzw. zurückge-nommen werden.

Abbildung 2.25 Sperren eines Sachkontos

Archivierung von Stammdaten

Stammsätze, die nicht mehr benötigt werden, können archiviertwerden. Beim Archivieren werden die Daten aus der Datenbank ex-trahiert, gelöscht und in eine spezielle Datei gestellt.

Sie können einen Stammsatz jedoch nicht sofort physisch löschen.Dazu ist es zunächst notwendig, dass dieses Konto zum Buchengesperrt wird. Anschließend muss der Stammsatz zum Löschen vor-gemerkt werden. Das System prüft vor dem Löschen, ob keine Ver-kehrszahlen in ihm gespeichert sind und das Konto in der vergange-nen und der aktuellen Periode nicht bebucht wurde. Nachdem inden bisherigen Abschnitten der Fokus auf den Sachkontenstammda-ten lag, sollen auf den nächsten Seiten die Bewegungsdaten im Vor-dergrund stehen.

2.4 Belege im SAP-System

Beleg als Zusammen-hängende Einheit

Im Zentrum des SAP-Systems stehen die Belege als Verarbeitungs-grundlage und Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle.Jeder Geschäftsvorfall ist als vorgangsbezogener Buchungsbeleg im

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Anhang A

A Beispiel für einen Abschlussplan

Bezeichnung Tätigkeit Erledigt bis

Verteilung Terminplaner

Verteilung der diesjährigen Abschlussplanung per E-Mail

Oktober

Inventurvorbereitung Vorbesprechung Inventur November

Inventuranweisung bezüglich des kompletten Vorratsvermögens

� Ablaufplan erstellen

� verantwortliche Personen definieren

� Kontrolle der RHB-Preise

� Lagerbereinigung Restmengen

November

körperliche Bestandsaufnahme Inventur

� Ist-Aufnahme aller Läger

� zählen, wiegen, messen, schätzen

� Erfassung auf Zähllisten

November

Vorabbuchungen � Informationen weiterleiten

� Vorabbuchungen durchführen

Dezember

Vorabbuchungen prüfen

� Prüfung und Kontrolle der Bestandswerte

� Unterschrift und Freigabe

Dezember

Inventur-endverbuchung

� Bewertung der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe

� unfertige Erzeugnisse

� Fertigware

� Verpackung

� Bewertung nach Anschaffungs- und Herstellungskosten

� Reichweitenabwertung vornehmen

Dezember

systemerstellte Inventur prüfen

� Listen drucken und weiterleiten

� überprüfen und gegebenenfalls manuelle Korrektur

Dezember

Saldenbestätigung sämtlicher Banken

Anschreiben für Saldenbestätigung drucken und rechtzeitig versenden

Dezember

Währungskonten Währungskonten zum Jahresende auf 0 EUR stellen oder bewerten

Dezember

Buchungsende für das Verkaufssystem

Faktura für das alte Jahr abschließen

Dezember

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A Beispiel für einen Abschlussplan

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Miet- und Leasing-verpflichtungen

Aufstellung getrennt nach:

� Grundstücke/Gebäude

� technische Anlagen und Maschinen

� andere Anlagen/Betriebs- und Geschäftsausstattung

� Sonstige

Januar

Abstimmung Banksalden

Banksalden abstimmen und dokumentieren

Januar

Auflistung Schecks im Bestand

� ausdrucken

� kontrollieren

� bereinigen und weitergeben

Januar

Forderungsausfälle und Wertberichtigungen

� Meldung durch die Geschäfts-führung über erwartete Ausfälle per Liste

� Ausstellung

� Buchung

Januar

Prozesskosten-rückstellungen

� Aufstellung anfertigen

� Anwälte anschreiben

� Bestätigungen einholen

Januar

Finanzkonten abstimmen

Abstimmung im Buchhaltungs-system bis Buchungsschluss

Januar

Verrechnungskonten abstimmen

� Abstimmung

� Verzinsung soweit nötig vornehmen

Januar

Cash-Management-Konten

� Abstimmung und Intercom-pany-Verprobung durchführen

� Zinsabrechnung mit vereinbar-ten Zinssätzen vornehmen

Januar

Kassenprotokoll zum Stichtag

� erstellen und per Unterschrift bestätigen

� Kopien anfertigen und weiterleiten

Januar

Kredite Aufstellung der Kreditlinie nach Kreditinstitut, Laufzeit, Restschuld und Sicherheiten

Januar

Bezeichnung Tätigkeit Erledigt bis

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Beispiel für einen Abschlussplan A

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Rückstellungen versicherungsmathematische Gut-achten für Rentenzusagen, Pen-sionsverpflichtungen, Jubiläum und Altersteilzeit anfordern

Januar

Kreditoren-Salden-Bestätigungen anfordern

stichprobenartig bei den Lieferan-ten zum Stichtag minus einem Monat anfordern

Januar

aktive/passive Rechnungs-abgrenzungsposten

� Belege buchen

� kopieren

� weiterleiten

Januar

sonstige Forderungen/Verbindlichkeiten

� Belege buchen

� kopieren

� weiterleiten

Januar

Buchungsende für das Einkaufssystem

Buchung der restlichen Rechnungen für das alte Jahr

Januar

Abrechnung durchführen

letzte innerbetriebliche Abrechnung durchführen

Januar

Investitionszulagen und -zuschüsse

� Bescheide

� Anträge oder Berechnungs-grundlagen für Investitions-zulagen und -zuschüsse

Januar

Buchungsende Finanzbuchhaltung

Buchungen für das alte Jahr abschließen

Januar

Bezeichnung Tätigkeit Erledigt bis

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2

Einleitung

Das Praxishandbuch SAP-Finanzwesen widmet sich ausführlich derAnwendungskomponente für die Finanzbuchhaltung (FI) innerhalbvon SAP ERP Financials. Das Buch soll Sie bei der täglichen Arbeitmit FI unterstützen und Ihnen dafür praktische Tipps und Erfahrun-gen an die Hand geben.

Seit 2006 bietet SAP für den letzten Releasestand SAP ERP 6.0 soge-nannte Erweiterungspakete (Enhancement Packages, EHPs) an, umzusammen mit den Wartungsintervallen innovative Systembau-steine, die Business Functions, zur Verfügung zu stellen. SAP-Kun-den können je nach genutzten Komponenten eine Auswahl treffen,welche dieser Business Functions sie aktivieren möchten und welchenicht.

Die erste Auflage dieses Praxishandbuchs erschien bereits 2002. Damit den neuen Releases und EHPs über die Jahre viele neue Funktio-nen hinzugekommen sind, musste das Buch bereits mehrmals über-arbeitet und erheblich erweitert werden. Die sechste Auflage basiertauf dem Release SAP ERP 6.0 (vormals SAP ERP 2005) EHP 7 und istsowohl für Neueinsteiger als auch für erfahrene SAP-Anwender, diesich in das neue Release einarbeiten möchten, geeignet. Wir berück-sichtigen alle Neuerungen bis SAP ERP 6.0 EHP 7 und haben dasBuch um die Neuerungen im elektronischen Kontoauszug, die Erwei-terungsmöglichkeiten der freien Abgrenzungen in der Einzelposten-anzeige, die Pre-Notification im Zahlprogramm, die Bilanzplanungsowie um einen Überblick über SAP S/4HANA Finance (vormals SAPSimple Finance) ergänzt.

An wen richtet sich dieses Buch?

Dieses Buch richtet sich an Leser, die Grundkenntnisse im Rech-nungswesen haben und sich nun mit der SAP-Applikation FI vertrautmachen möchten. Darüber hinaus bietet das Werk auch für bereitserfahrene SAP-Anwender eine Einführung in die Funktionen von

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Einleitung

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SAP ERP 6.0. Alle Leser werden von den zahlreichen Praxistipps undBeispielen profitieren.

Aufbau und Inhalt

Das Buch umfasst sieben Kapitel.

Kapitel 1 stellt die Neuerungen in SAP ERP Financials im Überblickdar.

Kapitel 2 befasst sich mit der Hauptbuchhaltung (SAP-KomponenteFI-GL). Die Hauptbuchhaltung ist der Kern jedes Rechnungswesens.Neben den Grundlagen mit Begriffen wie Mandant, Kontenplan,Buchungskreis, Geschäftsbereich und Profit-Center erhalten Sie eineAnleitung dazu, wie Sie die Stamm- und Bewegungsdaten im SAP-Sys-tem optimal verwenden können. In einem weiteren Abschnitt erfah-ren Sie, was es mit dem neuen Hauptbuch auf sich hat. Außerdembefasst sich dieses Kapitel mit der Profit-Center-Reorganisation sowiedem Erstellen und Versenden der E-Bilanz an die Finanzbehörden.

Verbindlichkeiten werden in der Kreditorenbuchhaltung, also in derSAP-Komponente FI-AP verwaltet. Dieses Thema behandeln wir aus-führlich in Kapitel 3. Die Erfassung von Eingangsrechnungen wirdin vier verschiedenen Varianten ausführlich dargestellt. Mit Ausfüh-rungen zum Zahlprogramm wird die Organisation des maschinellenZahlungsverkehrs erläutert. Auswertungen zu kritischen Stammsatz-änderungen und eine Analyse der Fälligkeit von Verbindlichkeitenrunden das Kapitel ab.

Kapitel 4 beschäftigt sich mit der Debitorenbuchhaltung (SAP-Kom-ponente FI-AR). Besonders in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten istein effizientes Forderungsmanagement gefragt. Neben FI-AR gibt esin Release SAP ERP 6.0 drei wesentliche Neuerungen im Bereich For-derungsmanagement/Financial Supply Chain Management. Risikenwerden mit SAP Credit Management anhand von Kreditlimits bewer-tet. Werden Rechnungen nicht vollständig bezahlt, kann schließlichmit SAP Dispute Management eine elektronische Akte zur Klärungdes Sachverhalts erstellt werden. Nicht zuletzt wird in diesem Kapiteldie Mandatsverwaltung thematisiert, die im Zusammenhang mitSEPA in FI-AR aufgenommen worden ist.

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Einleitung

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Thema von Kapitel 5 ist die Anlagenbuchhaltung. Im SAP-Neben-buch Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden Wirtschaftsgüter physischund wertmäßig verwaltet. In Kapitel 5 werden daher die SAP-Begriffe Bewertungsplan, Bewertungsbereich und Bewertungspara-meter näher erläutert. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen anhandeines Beispiels, wie innerhalb eines Arbeitsschritts mehrere Stamm-sätze gleichzeitig angelegt werden können bzw. wie Zugangsbuch-ungen für diese Wirtschaftsgüter aussehen können. Mit der Um-buchung, der Abschreibung und der Abgangsbuchung schließt sichdann der Lebenszyklus der Anlage.

Kapitel 6 widmet sich der Bankbuchhaltung. Bei der Bankbuchhal-tung (FI-BL) handelt es sich um ein klassisches Thema, das mit der Ein-führung der Single Euro Payments Area (SEPA) erneut in den Fokusrückte. In diesem Kapitel werden nicht nur die Stammdaten ausführ-lich dargestellt und die Auswirkungen von SEPA diskutiert, sondernes wird auch eine Funktion erläutert, die es ermöglicht, Datenträgerund Kontoauszüge mit den jeweiligen Hausbanken einfacher auszu-tauschen, sowie die erweiterte Kontoauszugsverarbeitung vorgestellt.Kassenbuch, Scheckeinreicher und Wechselverwaltung ergänzen denThemenkomplex Bankbuchhaltung, der mit wichtigen Auswertungenzur Liquiditätsvorschau abgeschlossen wird.

Kapitel 7 zeigt Ihnen auf fast 200 Seiten, wie Sie besonders schnelleAbschlüsse durchführen können (Fast Close). Wiederkehrende peri-odische Aufgaben, wie etwa die Umgliederung von Forderungen undVerbindlichkeiten oder auch die Verzinsung, können mithilfe dieserSoftware unterstützt werden. Zusätzlich stehen ab SAP R/3-Release4.7 eine Abgrenzungsmaschine (Accrual Engine) und ab den SAP ERP-Releases ein Tool für die Intercompany-Abstimmung zur Verfügung.

Der Anhang soll die Hauptkapitel dieses Buchs um praktische Doku-mentationen ergänzen. Neben einer Zusammenfassung der in die-sem Buch verwendeten Menüpfade ist, passend zu Kapitel 7, ein Bei-spiel eines strukturierten Abschlussplans für Sie enthalten. Außer-dem finden Sie im Anhang ein Glossar und weiterführendeLiteraturhinweise. Auf der Website des Rheinwerk Verlags findenSie unter https://rheinwerk-verlag.de/sap-finanzwesen_4032/ eine kur-ze Einführung in die Bedienung des SAP-Systems. Die PDF-Datei fin-den Sie im Bereich Materialien zum Buch.

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Einleitung

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Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?

Die einzelnen Kapitel des Buchs können unabhängig voneinandergelesen werden, sodass Sie die Freiheit haben, einzelne Kapitel zuüberspringen und sich auf die für Sie interessanten Themen zu kon-zentrieren.

Um Ihnen die Arbeit mit diesem Buch zu erleichtern, verwenden wirspezielle Symbole:

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Danksagungen

Bücher zu schreiben ist nicht einfach, und gerade ein Fachbuch zueiner komplexen Anwendungssoftware wie FI fordert nicht nur vonden Autoren großen Einsatz. Viele Freunde und Kollegen haben unsbei diesem Buchprojekt durch Ratschläge, zusätzliche Informationenund ihre Korrekturen unterstützt. Bei ihnen allen bedanken wir unsherzlich!

Heinz Forsthuber bedankt sich besonders bei der OctaVIA AG – undhier speziell bei Herrn Dirk Benderoth –, die ihn durch die Bereitstel-lung eines SAP-Systems auf dem Releasestand SAP ERP 6.0 sowiedurch tatkräftige und kompetente Hilfe unterstützt haben.

Besonders wichtig war jedoch fraglos die Unterstützung durchunsere Familien. Ein besonderes Dankeschön gilt Erika und Wolf-gang Siebert sowie Karin Bädekerl und Helma und Walter Forst-huber – ihnen ist dieses Buch gewidmet.

Heinz Forsthuber und Jörg Siebert

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Auf einen Blick

1 Überblick ................................................................... 19

2 Hauptbuchhaltung .................................................... 35

3 Kreditorenbuchhaltung ............................................ 135

4 Debitorenbuchhaltung .............................................. 193

5 Anlagenbuchhaltung ................................................. 327

6 Bankbuchhaltung ...................................................... 389

7 Abschlussarbeiten ..................................................... 477

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Inhalt

Einleitung .................................................................................. 15

1 Überblick ................................................................. 19

1.1 Berichte und Transaktionscodes .............................. 191.2 Echtzeitverarbeitung und Belegprinzip .................... 211.3 Integration .............................................................. 23

1.3.1 Neuerungen in SAP ERP Financials ............ 241.3.2 Releasewechsel ......................................... 271.3.3 Erweiterungspakete (EHPs) ........................ 281.3.4 Wartungsstrategie ..................................... 30

1.4 SAP S/4HANA Finance ............................................ 311.4.1 Neue Benutzeroberfläche – SAP Fiori ......... 321.4.2 Das Universal Journal als einheitliche

Datenbasis ................................................ 331.4.3 Auswertung auf Basis der Einzelposten ...... 331.4.4 Ausblick für SAP S/4HANA Finance ........... 33

1.5 Fazit ....................................................................... 34

2 Hauptbuchhaltung .................................................. 35

2.1 Grundlagen ............................................................. 352.1.1 Kosten- und Leistungsrechnung ................. 362.1.2 Ziele der Hauptbuchhaltung ...................... 372.1.3 Konfiguration des Systems ......................... 382.1.4 Mandant ................................................... 382.1.5 Kontenplan ............................................... 392.1.6 Buchungskreis ........................................... 392.1.7 Geschäftsbereich ....................................... 392.1.8 Profit-Center ............................................. 402.1.9 Kostenrechnungskreis ................................ 40

2.2 SAP-Komponente FI-GL .......................................... 412.3 Stammdaten ........................................................... 44

2.3.1 Aufbau der Sachkontenstammdaten .......... 442.3.2 Sachkontenpflege des

Kontenplansegments ................................. 462.3.3 Sachkontenpflege des

Buchungskreissegments ............................. 50

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Inhalt

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2.3.4 Sachkontenstammdaten ändern ................. 562.3.5 Sachkonten sperren .................................... 64

2.4 Belege im SAP-System ............................................. 652.4.1 Belegaufbau ............................................... 662.4.2 Belegkopf ................................................... 672.4.3 Belegart ..................................................... 692.4.4 Belegposition ............................................. 722.4.5 Buchungsschlüssel ...................................... 732.4.6 Sonderhauptbuchkennzeichen .................... 75

2.5 Belegerfassung ........................................................ 752.5.1 Sachkontenbuchung erfassen ..................... 762.5.2 Erfassungshilfen ......................................... 80

2.6 Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials ............. 862.6.1 Überblick ................................................... 862.6.2 Profit-Center-Reorganisation ...................... 92

2.7 Auswertungen in der Hauptbuchhaltung ................. 1002.7.1 Journal ....................................................... 1002.7.2 Bilanz ......................................................... 1032.7.3 E-Bilanz ...................................................... 105

2.8 Bilanzplanung .......................................................... 1152.8.1 Bilanz und GuV .......................................... 1162.8.2 Kosten- und Erlösplanung .......................... 1172.8.3 Der Finanzplan ........................................... 1172.8.4 Warum eine Planbilanz? ............................. 1182.8.5 Die Planbilanz ............................................ 1212.8.6 Bilanzplanung im klassischen Hauptbuch .... 1242.8.7 Bilanzplanung im neuen Hauptbuch ........... 128

2.9 Fazit ........................................................................ 133

3 Kreditorenbuchhaltung ........................................... 135

3.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 1353.2 SAP-Softwarekomponente FI-AP ............................. 1363.3 Stammdaten ............................................................ 136

3.3.1 Aufbau der Kreditorenstammdaten ............ 1373.3.2 Kreditorenkonto anlegen ........................... 1383.3.3 Lieferantenkonto sperren ........................... 146

3.4 Conto pro Diverse (CpD) ......................................... 1473.5 Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick ........... 149

3.5.1 Bestellprozess ............................................ 1503.5.2 Wareneingang ............................................ 150

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Inhalt

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3.5.3 Eingangsrechnung ..................................... 1513.5.4 Zahlung ..................................................... 1523.5.5 Scheckrücklauf ........................................... 152

3.6 Eingangsrechnungen erfassen .................................. 1523.6.1 Allgemeine Buchung .................................. 1523.6.2 Einbildtransaktion in FI .............................. 1553.6.3 Schnellerfassung ........................................ 1573.6.4 Rechnungsprüfung in MM ......................... 158

3.7 Maschineller Zahlungsverkehr ................................. 1603.7.1 Zahlwege im SAP-System .......................... 1613.7.2 Zahlungssperrgründe ................................. 1633.7.3 Einstieg in das Zahlprogramm .................... 1643.7.4 Zahlungsvorschlag ..................................... 1683.7.5 Zahllauf ausführen ..................................... 174

3.8 Manueller Zahlungsausgang .................................... 1753.8.1 Vollständiger Ausgleich ............................. 1753.8.2 Restposten ................................................ 1793.8.3 Teilzahlung ................................................ 181

3.9 Auswertungen in der Kreditorenbuchhaltung .......... 1833.9.1 Bestätigung von kritischen Änderungen ..... 1843.9.2 OP-Fälligkeitsanalyse ................................. 1863.9.3 Kreditoren-Infosystem ............................... 188

3.10 Fazit ....................................................................... 191

4 Debitorenbuchhaltung ............................................ 193

4.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... 1934.2 SAP-Softwarekomponente FI-AR ............................ 1954.3 Stammdaten ........................................................... 196

4.3.1 Debitorenkonto anlegen ............................ 1974.3.2 Debitorenkonto sperren ............................ 2084.3.3 Debitorenstammsätze archivieren .............. 210

4.4 SEPA-Mandatsverwaltung ....................................... 2124.4.1 Kreditorenkennung .................................... 2144.4.2 Mandatsverwaltung im SAP-System ........... 2154.4.3 Formular SEPA_MANDATE ........................ 2174.4.4 Konfiguration der SEPA-Mandate .............. 2194.4.5 Nummernvergabe ...................................... 2224.4.6 Integration mit dem Zahlprogramm ........... 2224.4.7 Mandate für Kreditoren ............................. 229

4.5 Der integrierte Geschäftsvorfall im Überblick .......... 230

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Inhalt

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4.6 Kreditlinien überwachen mit SAP Credit Management ........................................................... 233

4.7 Kundeninteraktion mit SAP Biller Direct .................. 2424.8 Zahlungsabzüge mit SAP Dispute Management

klären ...................................................................... 2484.9 Schriftliches Mahnverfahren .................................... 257

4.9.1 Einführung in das Mahnprogramm ............. 2574.9.2 Parameter pflegen ...................................... 2594.9.3 Mahnvorschlag erstellen ............................ 2624.9.4 Mahnvorschlag bearbeiten ......................... 2654.9.5 Mahnbriefe drucken ................................... 270

4.10 Auswertungen in der Debitorenbuchhaltung ........... 2744.10.1 Debitorenverzeichnis .................................. 2744.10.2 Debitorensalden ......................................... 2764.10.3 Debitoren-Zahlungsverhalten ..................... 2784.10.4 Debitoren-Infosystem ................................ 2804.10.5 SAP Credit Management ............................ 2894.10.6 SAP Dispute Management ......................... 2914.10.7 SAP Collections Management ..................... 292

4.11 Einzelpostenanzeige für Debitorenkonten ................ 2934.11.1 Selektionsbild ............................................ 2944.11.2 Funktionen innerhalb der

Einzelpostenanzeige ................................... 3034.11.3 Felder der Kopfzeilen nach eigenen

Bedürfnissen erweitern ............................... 3194.11.4 Freie Selektionen erweitern und

beeinflussen ............................................... 3214.12 Fazit ........................................................................ 325

5 Anlagenbuchhaltung ............................................... 327

5.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 3275.2 SAP-Softwarekomponente FI-AA ............................. 328

5.2.1 Kontenplan und Bewertungsplan ............... 3295.2.2 Bewertungsbereich ..................................... 3305.2.3 Bewertungsparameter ................................ 3325.2.4 Überleitung von Werten in das

Hauptbuch ................................................. 3335.2.5 Abgeleitete Bewertungsbereiche ................ 3345.2.6 Integration ins Controlling .......................... 3345.2.7 Aspekte der Integration ............................. 336

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Inhalt

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5.3 Stammdaten ........................................................... 3375.3.1 Klassifizierende Ebene: Anlagenklasse ........ 3395.3.2 Anlagenbezogene Ebene: Anlagen-

komplex und Unternummer ....................... 3405.3.3 Anlagenstammsatz anlegen ........................ 3415.3.4 Anlagenstammsatz ändern ......................... 3505.3.5 Anlagenunternummer ................................ 3525.3.6 Anlagenstammsatz sperren ........................ 353

5.4 Anlagenbewegungen .............................................. 3555.4.1 Bewegungsarten bei

Anlagenbewegungen ................................. 3555.4.2 Belegarten beim Anlagenzugang ................ 3565.4.3 Anlagenzugang buchen .............................. 3565.4.4 Abschreibung ............................................ 3685.4.5 Anlagenabgang .......................................... 3725.4.6 Anlage umbuchen ..................................... 377

5.5 Auswertungen in der Anlagenbuchhaltung .............. 3805.5.1 Anlagenbestand ......................................... 3805.5.2 Verzeichnis unbebuchter Anlagen .............. 382

5.6 Auswirkungen des neuen Hauptbuchs auf FI-AA ..... 3845.6.1 Parallele Rechnungslegung mittels Delta-

Bewertungsbereich .................................... 3845.6.2 Verbesserte Unterstützung des

Bruttoverfahrens ........................................ 3865.7 Fazit ....................................................................... 387

6 Bankbuchhaltung .................................................... 389

6.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen ......................... 3896.2 SAP-Softwarekomponente FI-BL ............................. 3906.3 Stammdaten ........................................................... 3916.4 Auswirkungen von SEPA ......................................... 394

6.4.1 Gesetzliche Rahmenbedingungen .............. 3956.4.2 Teilnehmerländer ...................................... 3966.4.3 Neue Zahlungsverkehrsprodukte ............... 3976.4.4 Anpassungen im SAP-System ..................... 398

6.5 Zahlungsverkehr und Bankenkommunikation .......... 4026.5.1 Zahlungseingang ........................................ 4036.5.2 Zahlungsausgang ....................................... 4066.5.3 Bankenkommunikation .............................. 410

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Inhalt

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6.6 Verarbeitung von Kontoauszügen ............................ 4136.6.1 Kontoauszug einlesen ................................ 4146.6.2 Kontoauszug nachbearbeiten ..................... 4166.6.3 Nachkontierung im Kontoauszug ................ 419

6.7 Erweiterung der Kontoauszugsverarbeitung mit EHP 6 ................................................................ 4216.7.1 Zuordnung der offenen Posten ................... 4276.7.2 Akontobuchungen ..................................... 4276.7.3 Kontierung ................................................. 4286.7.4 Protokoll der Nachbearbeitung .................. 4296.7.5 Anlagenliste ............................................... 429

6.8 Kassenbuch ............................................................. 4316.9 Scheckeinreicher ..................................................... 4406.10 Wechselverwaltung ................................................. 446

6.10.1 Besitzwechsel ............................................. 4476.10.2 Schuldwechsel ........................................... 463

6.11 Auswertungen in der Bankbuchhaltung ................... 4706.11.1 Liquiditätsvorschau .................................... 4706.11.2 Schecknachweis ......................................... 474

6.12 Fazit ........................................................................ 475

7 Abschlussarbeiten ................................................... 477

7.1 Betriebswirtschaftliche Grundlagen .......................... 4777.2 Verwaltung der vorerfassten Belege ......................... 4807.3 Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos .................... 4837.4 Überleitung von Löhnen und Gehältern ................... 4917.5 Rückstellungen ........................................................ 4957.6 Periodische Abgrenzungen ...................................... 503

7.6.1 Dauerbuchungsbeleg .................................. 5047.6.2 Accrual Engine ........................................... 510

7.7 Anlagenbuchhaltung ............................................... 5197.7.1 Anlagen im Bau .......................................... 5207.7.2 Anlageninventur ......................................... 5287.7.3 Abschreibungslauf ...................................... 5297.7.4 Anlagengitter ............................................. 543

7.8 Wertberichtigungen ................................................ 5467.8.1 Einzelwertberichtigungen ........................... 5467.8.2 Pauschalwertberichtigung .......................... 550

7.9 Verzinsung .............................................................. 558

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Inhalt

13

7.10 Abstimmungsmaßnahmen ....................................... 5637.10.1 Manuelle Überprüfung der Buchungen ...... 5637.10.2 Technische Abstimmung der

Verkehrszahlen .......................................... 5687.11 Intercompany-Abstimmung .................................... 5707.12 Umgliederung ......................................................... 5787.13 Saldenbestätigungen ............................................... 5867.14 Periodensteuerung .................................................. 5927.15 Umsatzsteuer .......................................................... 5967.16 Saldovortrag ........................................................... 6037.17 Fazit ....................................................................... 610

Anhang ........................................................................... 611

A Beispiel für einen Abschlussplan ........................................ 613

B Menüpfade ....................................................................... 617

C Glossar .............................................................................. 627

D Weiterführende Informationsquellen ................................. 637

E Die Autoren ...................................................................... 639

Index ........................................................................................ 641

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641

Index

A

Abgrenzungantizipative 503transitorische 503

Abgrenzungsbuchung 627Abgrenzungsmaschine � Accrual

EngineAbgrenzungsobjekt

anlegen 511anzeigen 513, 517definieren 511gruppieren 513Z_INSURANC 511

Abrechnungsergebnis 491Abrechnungsregel 524Abschlussarbeiten 477Abschlussplan 613Abschreibung 43, 331, 333, 334, 335,

336, 368, 521außerplanmäßige 369, 530kalkulatorische 335Normalabschreibung 369, 529

Abschreibungsänderung 334Abschreibungskosten 337Abschreibungslauf 25, 529

Drucker 537einplanen 537im Hintergrund 536

Abschreibungsparameter 543Abschreibungsrechnung 332Abschreibungsschlüssel 329Abschreibungswert 334Absetzung für Abnutzung (AfA)

369, 520Abstimmkonto 44, 51, 56, 142, 178,

202, 364, 549, 627Abstimmliste 591Abstimmungsmaßnahme 563abweichender Regulierer 200Abweichungsanalyse 117Accounts Payable � Kreditorenbuch-

haltungAccounts Receivable � Debitoren-

buchhaltungAccrual Engine 25, 504, 510, 518

Ad-hoc-Scheckdruck 406Ad-hoc-Zahlung 410AfA-Schlüssel 360Akontobuchung 427, 455Akontozahlung 175, 405, 455, 457Akte, elektronische 249Aktiva 103, 477Aktivierung 365Aktivierungsbetrag 356ALV-Format 291, 293Änderungsbeleg 49, 351Anlage 336

Abschreibung 368Bewegungsart 355Bezugsdatum 360Bruttoverfahren 386im neuen Hauptbuch 384Kontierungstyp A 364parallele Rechnungslegung 384Rechnungseingang 366Transfervariante 378Umbuchung 377Verzeichnis unbebuchter

Anlagen 382Wertentwicklung 361Wertminderung 369

Anlage an Kreditor 357Anlage im Bau (AiB) 328, 337, 339,

368, 520Anlagen, Auswertung 380Anlagenabgang 372

Erlöskonto 373Mehrerlös 372mit oder ohne Debitor 372mit oder ohne Erlös 372Voll- oder Teilabgang 372, 375

Anlagenbestand 380, 381Anlagenbewegung 355, 370,

530, 542Anlagenbuchhaltung 42, 74, 327,

328, 329, 543Abschluss 519Geschäftsvorfall 355

Anlagengitter 543Anlagengittergruppe 355Anlagenhauptnummer 338

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Index

Anlageninventur 25, 528Anlagenklasse 337, 339, 342, 627Anlagenkomplex 338, 340Anlagenliste 429Anlagennummer 358Anlagenstammsatz 360

ändern 350Änderungsbeleg 351anlegen 341, 342Bewertung 348gleichartige Anlagen 349Herkunft 346Inventarnummer 342Leasing 348Mehrfachanlage 349Mengenverwaltung 343sperren 353Steuer 346Versicherung 347Vorlage 341zeitabhängige Daten 343

Anlagentransfer 377Anlagenunternummer 338, 340,

352, 353Anlagenzugang 356, 358, 361

Bruttoverfahren 356buchen 356integriert mit FI-AP 358integriert mit MM 364Nettoverfahren 356Verrechnungskonto 362

Anlagevermögen 103, 116, 327, 330, 338, 477

Anschaffungs- und Herstellungskosten (AHK) 539

Anzahlung 207, 355Anzahlungsanforderung 66, 207Append 320Äquivalenzziffer 82Arbeitsvorrat 26, 627ASCII-Format 393Asset Accounting � Anlagenbuch-

haltungAsset Explorer 361, 527

gebuchter Wert 372Planwert 372

Audit-Trail 495Auftrag anlegen 234Auftrag sperren 240Auftragseingang 230

Aufwand 116Aufwandsbuchung 76Aufwertung 531Ausführungsplan 505Ausgangssteuer 596, 627ausgehende Zahlung 230Ausgleich, vollständiger 175, 179ausgleichen 627Ausgleichsnummer 178Ausgleichstext 175Auskunftei 237Ausnahmeliste 162, 163, 172, 205Auswertung

Anlagenbuchhaltung 380Bankbuchhaltung 470Debitorenbuchhaltung 274Einzelposten 33Hauptbuchhaltung 88, 100Kreditorenbuchhaltung 183

Auszahlung 196Auszahlungsbetrag 176Auszifferung

manuelle 486maschinelle 486

Außenstandsdauer � Days Sales Outstanding (DSO)

Avisbrief 426

B

Bank anlegen 393Bank Ledger � BankbuchhaltungBankbuchhaltung 389, 390Bankdaten maschinell übernehmen

392, 394, 400Bankenauswahl 416Bankenkommunikation � SAP Bank

Communication ManagementBankenstammdaten 627Bankenverzeichnis 394Bankgebühr 421Bankinformationen der Geschäfts-

partner 399Bargeld 431Basisdatum 627Batch-Input-Mappe 443, 508, 601Behördenkommunikation 602Beleg 65, 66

Anzeige 78anzeigen 417

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643

Index

Beleg (Forts.)buchen 78, 155Landesspezifika 482vorerfasster 480, 634

Belegänderungsregel 628Belegart 68, 69, 75, 356, 358, 628Belegaufbau 66Belegaufteilung 89Belegdatum 68Belegerfassung 75, 76Belegkopf 67Belegkopftext 68Belegnummer 66, 69, 71, 72, 75Belegposition 72, 73, 153, 155Belegprinzip 21, 36, 66, 628Belegübersicht 177, 493Belegverwaltung 67Belegwährung 80Benutzeroberfläche von SAP 23Berechtigung 202Berechtigungsgruppe 596Berechtigungsobjekt

B_MASSMAIN 64Berechtigungsobjekt F_LFA1_* 64Berechtigungsverwaltung 45Berichtsbaum 628Berichtsvariante 628Beschaffungsplanung 119Besitzwechsel 447, 450, 455,

457, 460akonto buchen 455buchen 450

Bestandsbuchung, periodische 25, 334

Bestandskontenbewertung 628Bestandskonto 37, 44, 47, 102Bestellung 364, 365, 366Betrag 72betriebswirtschaftlicher Erfolg 41Bewegungsart 330, 355Bewegungsartengruppe 355Bewegungsdaten 338Bewertung 330, 628Bewertungsbereich 43, 329, 330,

331, 332, 333, 334, 335, 348, 355, 531abgeleiteter 334echter 334

Bewertungslauf 552ausführen 555

Bewertungslauf (Forts.)freigeben 555Parameter pflegen 554Selektion 555

Bewertungsparameter 332Bewertungsplan 329, 332Bezugsdatum 360BIC/SWIFT 217Bilanz 37, 103, 116, 477, 499Bilanz/GuV-Struktur 628Bilanzanlage 581Bilanzerstellung 547Bilanzplanung 115, 123

klassisches Hauptbuch 124neues Hauptbuch 128

Bilanzposition 37, 54, 119, 337, 488, 526

Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) 105

Bilanzstichtag 103Bilanzstruktur

Aktivseite 55Passivseite 55

Bilanzversion 337Bonität 237Bruttoverfahren 386Buchführung 35Buchhaltungsbeleg 157Buchung

buchungskreisübergreifende 628manuell überprüfen 563

Buchungsdatum 68Buchungskreis 35, 38, 39, 71, 196,

329, 628Buchungskreissegment 50Buchungskreiswährung 629Buchungsliste 515Buchungsperiode 68, 438, 480, 519,

543, 592Buchungsperiode sperren 569Buchungsperiodenvariante 629Buchungsschlüssel 69, 72, 153, 451,

457, 629Debitor 73Hauptbuch 74Kreditor 74

Buchungstechnik 415Buchungszeile 67Business to Business (B2B) 195Business to Consumer (B2C) 195

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644

Index

C

CO � SAP-ControllingConto pro Diverse (CpD) 147,

197, 629Contract Accounting 195Controlling 23, 336CO-Objekt 335Copy & Paste 81CpD-Konto � Conto pro Diverse

(CpD)Credit Manager 238Credit Transfer 395Creditor Identifier 398Customizing 38

D

Dauerbuchung 629Dauerbuchungsbeleg 504Days Sales Outstanding (DSO) 194,

233, 281Debitor 135, 193Debitorenbuchhaltung 42, 73,

193, 196Auswertung 274

Debitoren-Einzelpostenliste 243, 547Debitoren-Infosystem 280Debitorenkonto 197Debitorenrechnung erfassen 403Debitorensaldo 276Debitorenstammdaten

Adressdaten 199Bankverbindung 200Filiale 202Sprache 199Verrechnung mit Kreditor 200Zahlungsbedingung 203zentrale 202zentrale Pflege 197

Debitorenstammsatzarchivieren 210sperren 208

Debitorenverzeichnis 274Debitoren-Zahlungsverhalten 278Delta-Bewertungsbereich 384Direct Debit 395, 397Diskontierung 447, 449, 458, 459Diskontkredit 449

Diskontprovision 449Diskontsatz 449, 453Diskontspesen 453Diskonttage 453Diskontwechsel 448, 449disponierte Beträge für Zahlpro-

gramm 402Dreispaltenjournal 101DSO-Analyse 281Durchschreibeverfahren 101

E

E-Bilanz 105Echtzeitverarbeitung 19, 21, 36Eigenkapital 103, 477Eigenleistung 523Einbildtransaktion 76, 79Eingangsrechnung 152, 153, 154,

156, 522erfassen 178simulieren 367

Eingangssteuer 596Einkauf 137Einkaufsorganisation 629Einkreissystem 33Einspaltenjournal 100Einzelabschluss 477Einzelbelegbuchung 36Einzelpostenanzeige 32, 52, 293

Berichtsvarianten 297erweitern 319exportieren 318Filter 313freie Abgrenzung 296freie Selektion erweitern 321Funktionen 303Kontenstammdaten 318Kopfzeilen 311Layout 305Massenänderung 317Selektionsbild 294Selektionskriterien 294Textvariablen 309Zeichenketten 315Zwischensummen 314

Einzelpostenauswertung 33Einzelwertberichtigung 546

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645

Index

Einzelwertberichtigung, pauscha-lierte 550

Einzelzahlung 204Electronic Bill Presentment and Pay-

ment (EBPP) 245Electronic Data Interchange (EDI) 242elektronische Akte 249elektronische Mahnung 272elektronische Umsatzsteuermel-

dung 25elektronischer Kontoauszug 414

Akontobuchung 427Anlagenliste 429Arbeitsliste 425Automatisierung 419Bankgebühr 420einlesen 422Erweiterung ab EHP 6 421Kontierung 428Nachbearbeitung 415Nachbearbeitungsprotokoll 429offene Posten zuordnen 427Verwendungszweck 426

elektronisches Meldewesen 602Empfängeranlage 378Enjoy-Transaktion 76, 79, 80,

155, 156Equipmentverwaltung 346Erfassungshilfe 80, 497Erfolgskonto 44, 47, 102Erfolgsplan 115Erfolgsplanung 117Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

(CO-PA) 22, 124Ergebnisbereich 629Ergebnisobjekt 629Ergebnisvortragskonto 609Eröffnungsbilanz 103Ertrag 116Erweiterungspaket 28

F

Fälligkeitsanalyse 191Fast Close 477, 478Fehlbuchung 564Fehlermappe 21Feldinformation, dynamische 506Feldstatus 629

Feldstatusgruppe 53Fertigungsauftrag 42FI-AA � AnlagenbuchhaltungFI-AP � KreditorenbuchhaltungFI-AR � DebitorenbuchhaltungFI-BL � BankbuchhaltungFI-CA � Contract AccountingFI-GL � HauptbuchFilialkonto 629Financial Supply Chain Management

(FSCM) 24, 233Finanzbuchhaltung 19, 23, 35, 36,

43, 67Finanzdisposition 471Finanzplan 115, 117Forderungsausfall 194Forderungsbewertung 478Forderungsmanagement 25, 194, 231Forfaitierung 447, 458, 459Formular SEPA_MANDATE 217Free Form Payment 410Fremdkapital 103, 477Fremdwährung 156, 287Fremdwährungsbeleg 287Funktionsbereich 630

G

Gehalt überleiten 491Geldeingang 232Gemeinkostencontrolling (CO-OM)

22, 124General Ledger � Hauptbuchgeringwertige Wirtschaftsgüter 339Geschäft, saisonales 239Geschäftsbereich 35, 39, 630Geschäftsbereichsbilanz 379Geschäftsjahresbeginn 44Geschäftsjahresende 44Geschäftsjahreswechsel 44Geschäftspartner 178Geschäftsvorfall 66Geschäftsvorfall auswählen 433Gewinn 102Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

37, 44, 116, 498Gläubiger-Identifikationsnummer

214, 398Gliederung des Anlagevermögens 337

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646

Index

Grundbuchung 100Grundsätze ordnungsgemäßer Spei-

cherbuchführung (GOS) 66

H

Handelsgesetzbuch (HGB) 328Hauptbuch 35, 37, 41, 42, 44,

178, 333Auswertung 100neues 24, 384

Hausbank 176, 391auswählen 392bearbeiten 391

Hauswährung 629HRPAY-Beleg 493

I

IBAN 217IBAN-only 396IBAN-Pflege 400

externe Dienstleister 400ohne Bankkontonummer 401

IFRS � International Financial Repor-ting Standards

immaterielles Vermögen 328Indexreihe 531Infosystem aktualisieren 288Inkasso 447, 448, 458, 459Inkassogebühr 448, 453Inkasso-Indossament 448Inkassoprovision 448Inkassowechsel 448Innenauftrag 630Innenumsatz 570Insolvenz 547Instandhaltung 336Instandhaltungskosten 120Institutsnummer 207Intercompany-Abstimmung 25, 570International Accounting Standards

(IAS) 328, 329International Bank Account Number

(IBAN) 399International Financial Reporting Stan-

dards (IFRS) 86, 327, 480, 496interne Revision 474Inventarnummer 342

Investitionsauftrag 337Investitionsfördermaßnahme

329, 355Investitionsmanagement (IM) 337Investitionsplanung 120Investitionsrahmen 41Investment-Center 41Ist-Ist-Vergleich 118

J

Jahresabschluss 478Journal 100, 102

Mehrspaltenjournal 102Zweispaltenjournal 101

Journalblatt 102Journaldarstellung 448Journalschreibung 37

K

Kapital 103, 477Kapitalflussrechnung 120Kassenbeleg 76Kassenbuch 431, 440

auswählen 432Verbindung zum Hauptbuch 433

Kauf einer Anlage 42Kern- und Branchentaxonomie 110Klärungsfall 247, 248

anzeigen 251Grund 250Gutschrift 255Notiz 253Protokollfunktion 253Restposten 255Übersicht 291

kleine Nebenbuchhaltung 431Kontenbestand 66Kontenfindung 339, 342, 363, 531Kontenfindungsschlüssel 42Kontenführung 37Kontengruppe 44, 47, 198, 630Kontenpflege 45Kontenplan 35, 36, 38, 39, 329, 630Kontenplanbereich 44Kontenplansegment 46Kontenplanverzeichnis 39Kontenrahmen 102

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647

Index

Kontenzuordnung 355Kontierung, automatische 627Kontierungsmuster 80, 82, 497, 630

anlegen 82auswählen 84Erfassungsmaske 84

Kontierungsvorlage 428Konto

mahnen 263selektieren 263

Kontoart 69, 176, 356, 453, 466, 630Kontoauszug

einlesen 415verarbeiten 413

Kontoführung 201Kontonummer 39, 72, 77, 153

alternative 52Kontosteuerung 199Kontowährung 50Kontrolle 40Konzern 630Konzernabschluss 86Konzernkontenplan 630Konzernkontonummer 47Kopfdaten erfassen 408Korrespondenz 204, 630Kosten 42Kosten- und Leistungsrechnung 35,

36, 38Kostenart 631

primäre 42, 632sekundäre 633

Kostenbudget 41Kostenrechnung 40, 329, 334Kostenrechnungskreis 35, 38, 40Kostenstelle 41, 334, 631Kostenstellenverantwortlicher 528Kreditlimitausschöpfung 290Kreditlimitüberprüfung 233Kreditlinien überwachen 233Kreditmanager 241Kreditmittel 447Kreditor 178Kreditorenbuchhaltung 74, 135, 136,

155, 178Auswertung 183

Kreditoren-Infosystem 188, 189Kreditorenkennung 214Kreditorenkonto 138, 153, 175

Kreditorenposition 153, 154, 157, 177

Kreditorenrechnung erfassen 407Kreditorenstammdaten 137

Adressdaten 139Bankverbindung 141Berechtigungen 142Sprache 139Verrechnung mit Debitor 140

Kreditorenstammsatz 42, 631Mahnsperre 146Mahnstufe 146Mahnverfahren 146sperren 146Sperrschlüssel 145Zahlungsbedingung 144

Kreditprofil 236kritische Änderung 184Kulanztag 257Kulanztage 206Kunde 193Kunde anlegen 198Kundenauftrag 103, 234, 470Kundenauftrag anlegen 234Kundennummer 197Kurstyp 631

L

Landeskontenplan 631Landeszentralbank 452Lastschriftankündigung 222, 225Lastschriftverfahren 196Leasingverwaltung 348Leistungsart 631Lieferant 136Lieferantenkonto 181Liquidität 58, 117, 186, 390, 402, 470Liquiditätsentwicklung 117Liquiditätsvorschau 470Local GAAP 385Lockbox-Bearbeitung 631Lombardkredit 447Löschvormerkung 210Luftbuchung 586

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648

Index

M

Mahnablauf 258Mahnabstand 206, 257Mahnabstandstage 206Mahnbestand 258, 265Mahnbrief 207, 259, 260, 270

drucken 259, 270Probedruck 270

Mahndatum 259, 272Mahndruck 259, 264, 270, 273Mahngebühr 272Mahnlauf 260

löschen 270Protokoll 269

Mahnprogramm 204, 257, 259Druck 272Einstieg 259Fehlerbehebung 270Grunddaten 260Sachbearbeiter 265Selektionsbedingung 261Sperrgrund 267Zusatzprotokoll 268

Mahnrhythmus 206Mahnselektion 264Mahnsperre 205, 207, 267

Sperrgrund 268temporäre 267

Mahnstufe 205, 206, 257, 272Mahnung, elektronische 272Mahnverfahren 204, 205, 206, 257

schriftlich 232, 257telefonisch 232

Mahnvorschlag 205, 258, 262, 263, 264ändern 267bearbeiten 265erstellen 262Liste 263Veränderung 267

Mahnwesen 144, 196, 206, 631Mahnzins 272Mandant 35, 38, 631Mandate für Kreditoren 229Mandatsverwaltung im SAP-

System 215Materialbestandskonto 43Materialbewegung 43Materialentnahme 43

Materialnummer 43Materials Management � Material-

wirtschaftMaterialwirtschaft 41, 42, 74, 137,

178, 328, 329, 357, 484Meldewesen 597Mengenverwaltung 343Merkposten 631Minderzahlung 404Mindestverzugstage 206Mitbuchung 101, 178Mittelherkunft 103, 477Mittelverwendung 103, 477MM � MaterialwirtschaftMusterbewertungsplan 330Musterkonto 47

N

N:1-Übernahme 94Nachbearbeitung

Bankenauswahl 416Bankgebühren 419Scheckbuchung 418Übersicht 417

Nachbelastung der Bilanz 632Nachholverfahren 543Nebenbuch 44, 329Nettobuchung 632neues Hauptbuch 24, 43, 86, 384Notizen 156Nummernkreis 71, 75, 356, 632Nummernvergabe 46, 222

O

Objektverantwortlicher 96Obligo 239, 365, 461offene Posten (OP)

bearbeiten 406, 408OP-Bewertung 632OP-Verwaltung 632Verwaltung 484

Onlineintegration 331OP-Fälligkeitsanalyse 186Order to Cash 230Organisationsstruktur 328

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649

Index

P

parallele Rechnungslegung 86, 384, 479neues Hauptbuch 108parallele Konten 108Vorgehen bei Abbildung 107

Partnerbanktyp 141Partnergesellschaft 573Passiva 103, 477Pauschalwertberichtigung 550PDF anhängen 252Pensionsrückstellung 479Performance 569Periodenmethode 360Periodensteuerung 592periodische Abgrenzung 503, 517periodischer Bestandsbucher 25Personalabrechnungsbeleg 494Personalplanung 120Personenkonto 101, 135, 193, 472persönlicher Wertebereich 358Planbilanz 115, 118, 121Plangröße 117Plan-Ist-Vergleich 118Planung 35, 40Planwerte berechnen 518Position

erfassen 442mahnen 263

Posten, überfälliger 283PP � ProduktionsplanungProbebuchung 556Production Planning � Produktions-

planungProduktionsplanung 119Produktkostenrechnung 22Profit-Center 40, 41, 633Profit-Center-Hierarchie 94Profit-Center-Planung 123Profit-Center-Reorganisation 92

Ablauf 93Benutzerrollen 96Daten hinterlegen 98nicht abgeschlossene Geschäftsvor-

fälle 94Reorganisationsdatum 98Reorganisationsplan 97Übernahmeart 93

Programm RFBILA00 122

Prozesskosten 194PSP-Element 334

Q

Quittungsdruck 436

R

Rating 237Rausbuchung 516Realtime � EchtzeitverarbeitungRecherche 633Rechnungsabgrenzungsposten (RAP)

103, 478aktiv 103, 478passiv 103, 478

Rechnungsdetails 246Rechnungseingang 365Rechnungskreis

externer 35interner 35

Rechnungslegung, parallele 86, 384, 479

Rechnungsprüfung 366, 633Rechnungsstellung 231Rechnungswesen 35Referenz 68Referenzbeleg 633Referenznummer 68Refinanzierung 458Regulierer, abweichender 200Reinbuchung 516Reklamation 249Remittent 446Reorganisationsmanager 97Report Painter 502, 633Report RAGITT00 20Report RFBILA00 19Report RFBILA10 87Report RFITEMAP 294Report RFITEMAR 294Report RFITEMGL 294Report RFKREDEB_SYNC 229Report RSUSR002 64Report SAPF124 363Report SAPF181 356, 387Report SAPFGVTR 606Restposten 178, 179, 180

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650

Index

Restpostenbildung 178, 181Restverteilungsverfahren 543Revisionsinformationen 494Risiko 208Rückgabemöglichkeit 398Rückstellung 84, 87, 105, 495Rückstellungsbuchung 84, 87, 105,

495, 609Rückstellungsspiegel 498, 500, 502

S

Sachanlage 327Sachbearbeiter 178

Buchhaltung 146, 206Mahnung 146, 206

Sachkontenbeleg 76Sachkontenbuchhaltung 36Sachkontenbuchung 74, 76, 77, 78,

101, 496Sachkontenbuchung erfassen 77Sachkontenpflege 46, 50Sachkontenposition 153, 445Sachkontenposition erfassen 445Sachkontenschnellerfassung 633Sachkontenstammdaten 44, 56Sachkontenstammdaten ändern 56Sachkontenstammsatz 39, 633Sachkonto 44, 155, 176, 391

ändern 56archivieren 65Einzelpostenanzeige 52Kontowährung 50pflegen 47sperren 64Verwaltung offener Posten 51, 56

saisonales Geschäft 239Saldenanzeige 604Saldenbestätigung 586Saldenüberblick 603Saldenverkehrszahl 37Saldenverzinsung 53Saldovortrag 603, 606, 633Sales and Distribution � VertriebSAP Bank Communication Manage-

ment 25, 390, 402, 411SAP Biller Direct 242SAP BW 274, 470SAP Collections Management 292SAP Credit Management 233, 289

SAP Dispute Management 248Auswertungen 291

SAP Enterprise Asset Management (SAP EAM) 336, 346

SAP ERP 6.0Neuerung 24Releasewechsel 27Wartungsstrategie 30

SAP ERP Financials Überblick 23SAP ERP HCM 491SAP Fiori 32SAP Innovation Discovery 26SAP Interactive Forms by Adobe 217SAP List Viewer 291, 293SAP NetWeaver Business Client 97SAP R/3 87SAP S/4HANA Finance 31SAP Simple Finance 31SAP Smart Forms 217SAP Solution Browser 26SAP Treasury and Risk Management

24, 391SAP-Berechtigungskonzept 480SAP-Controlling 22, 35, 36, 40, 42,

43, 334, 535SAP-Releases 27Scheck 440Scheck, Landesspezifika 441Scheckansicht 409Scheckbuchung 418Scheckeinreicher 440Scheckeinreicherliste 441, 443Schecknachweis 474Scheckzahlung 406Schlüsselbegriff HRPAY 492Schlüsselbegriff, sprechender 198Schnellerfassung 79, 80schriftliches Mahnverfahren 257Schriftverkehr 136, 196Schulden 37Schuldrückstellung 496Schuldwechsel 463, 464Schuldwechselausgang 463Schuldwechseleinlösung 463Schwarzliste 241SD � VertriebSegmentbilanz 91Segmentinformation 89Selbstbeteiligung 208Self-Service 25, 243

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651

Index

Senderanlage 378SEPA-Basislastschrift 397SEPA-Firmenlastschrift 227, 397SEPA-Lastschrift 212, 395, 397SEPA-Lastschriftankündigung

222, 225SEPA-Lastschrifteinzug 224SEPA-Lastschriftverfahren 213SEPA-Mandat

Funktion 212konfigurieren 219

SEPA-Mandatsverwaltung 212SEPA-Überweisung 395Single Euro Payments Area (SEPA)

212, 389, 394Skonto 184, 356Sonderhauptbuchkennzeichen 75,

446, 451, 457, 464, 468, 634Sonderhauptbuchkonto 450, 460Sonderhauptbuchvorgang 75, 207,

446, 548Sonderperiode 634Sonderposten 334Sortierschlüssel 52, 202Sperre, zentrale 209Sperrschlüssel 204, 205Stammdaten 22, 44, 136, 196,

337, 391archivieren 65SAP Credit Management 237

Statistik 35, 36Steuerbürokratieabbaugesetz

(SteubaG) 106Steuerkategorie 56Steuerkennzeichen 156, 634Steuerrecht 329Stichtagsbewertung 488Stornobuchung 437Stornogrund auswählen 438Summendaten 66SWIFT 394, 634Systemkonfiguration 38Systemstatus 29

T

Tabelle BNKA 393Tabelle BSEG 570Tabelle BSID 321Tabelle BSIK 321

Tabelle BSIS 321Tabelle FAGLFLEX* 325Tabelle GLPCA 122Tabelle GLPCT 122Tabelle GLT0 122, 124Tabelle KNA1 323Tabelle KNB1 323Tabelle TIBAN_WO_ACCNO 400Tabelle TVARVC 300Tagesendverarbeitung 21Taxonomie 110Taxonomie 5.0 111Taxonomieversion 110Teilbetrag 178, 181Teilumbuchung 379Teilzahlung 179, 181, 182T-Konten 462Toleranz 178Toleranzgrenze 178Toleranzgruppe 144, 203Toleranzgruppen 404Transaktion 7KE1 122Transaktion 7KE3 122Transaktion ABAA 369Transaktion ABAON 376Transaktion ABUMN 378Transaktion ABZON 362, 530Transaktion AS01 341Transaktion AS02 350, 351Transaktion AS05 354Transaktion AS06 355Transaktion AS11 353Transaktion AW01N 361, 371Transaktion BAUP 393Transaktion BIC 393Transaktion BNL_MONI 413Transaktion F.29 288Transaktion F.30 280Transaktion F.46 188Transaktion F-02 76, 80, 84Transaktion F110 161, 164, 222,

229, 411Transaktion F150 259Transaktion F-28 404Transaktion F-32 254Transaktion F-33 458Transaktion F-43 155, 158Transaktion F-53 175Transaktion F-58 407Transaktion F-90 358

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652

Index

Transaktion F-91 363Transaktion F-92 373Transaktion FAGLF03 569Transaktion FAGLF101 582Transaktion FAGLGVTR 606Transaktion FB00 80Transaktion FB01 20, 153Transaktion FB02 20Transaktion FB03 20, 252, 492Transaktion FB10 157, 158Transaktion FB50 79, 87Transaktion FB50L 87Transaktion FB60 155, 158, 406Transaktion FB70 403Transaktion FB75 254Transaktion FBCJ 431, 440Transaktion FBL1N 294, 321Transaktion FBL3N 294, 321Transaktion FBL5N 294, 302, 321Transaktion FBPM1 412Transaktion FD01 20Transaktion FD02 20, 215Transaktion FD03 20, 252Transaktion FD05 208Transaktion FD06 210Transaktion FEB_FILE_HANDLING

421, 422Transaktion FEBA_BANK_STATE-

MENT 416, 421, 423, 426Transaktion FF_5 414Transaktion FF68 441Transaktion FI01 393Transaktion FI-APAR_SEPA_

CUST 220Transaktion FIBHU 391Transaktion FIBLFFP 410Transaktion FK01 20, 138Transaktion FK02 20, 63, 399Transaktion FK03 20Transaktion FK09 184Transaktion FKMT 82Transaktion FSE1_XBRL 110Transaktion FSE5N 122, 125Transaktion FSEPA_M1 215Transaktion FSEPA_M2 215Transaktion FSEPA_M3 215Transaktion FSP0 46Transaktion FSS0 50Transaktion GRR2 501Transaktion GRR3 501

Transaktion KCH6N 93Transaktion KS01 20Transaktion KS02 20Transaktion KS03 20Transaktion MASS 59, 317Transaktion MIRO 159, 366Transaktion OB53 609Transaktion OB58_XBRL 111Transaktion OBVU 221Transaktion RFBILA10 499Transaktion S_ALR_87012078 186Transaktion S_ALR_87012172 276Transaktion S_ALR_87012177 278Transaktion S_ALR_87012179 274Transaktion SA38 64Transaktion SAPF101 579Transaktion SAPFGVTR 606Transaktion SE93 302Transaktion SFW5 95, 421Transaktion SM30 400Transaktion SM35 444Transaktion SMARTFORMS 218Transaktion TB01 152Transaktion UDM_DISPUTE 255Transaktion UKM_BP 236Transaktion VA01 234Transaktion XD01 197Transaktion XD02 197Transaktion XD03 197Transaktion XD05 209Transaktion XD06 211Transaktion XK05 147Transaktionscode 19Transaktionswährung 634Trassant 446Tratte 446Treasury � SAP Treasury and Risk

Management

U

überfällige Posten 283Überleitung von Löhnen und Gehäl-

tern 491Umgliederung 578Umlaufvermögen 103, 116, 477Umrechnungskurs 68Umsatz 276Umsatzplanung 119Umsatzsteuer 596

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653

Index

Umsatzsteuerkreis 598Umsatzsteuervoranmeldung 482, 598Unique Credit Identifier 214United States Generally Accepted

Accounting Principles (US-GAAP) 327, 370, 385, 480, 496

Universal Journal 33Unterkonto 391Unternehmenscontrolling

(EC-PCA) 122

V

Valutadatum 444Verbindlichkeit 135, 155, 175Verbindlichkeitskonto 153Verdichtung 535Verfügbarkeitsprüfung 234Verkaufsorganisation 634Verkehrszahl 568Verlust 102Vermögen 37, 103, 477

immaterielles 328Vermögenssteuer 346Verrechnungskonto 363Versicherung 207Versicherungssumme 207Vertrieb 197, 233Vertriebsplanung 119Verwaltungsplanung 119Verwendungszweck 418, 419Verzeichnis unbebuchter An-

lagen 382Verzinsung 558Verzinsungskennzeichen 53Verzinsungsrhythmus 53Verzugstag 278Vierspaltenjournal 102Vorauszahlungen 175vorerfassten Beleg buchen 481Vorschlagslauf 262, 556Vorschlagsliste 262Vorsichtsprinzip 546Vorsteuer 634vorwärtsgerichtete Reorganisation 98

W

Währung 68, 69Währungsanalyse 285

Kunde 286Land 285

Währungsschlüssel 56Warenausgang 42, 231Warenausgang/Rechnungsausgang 42Wareneingang 365

bewerteter 365unbewerteter 366

Wareneingang/Rechnungseingang 42Wartungsstrategie von SAP 31WE/RE-Verrechnungskonto 42, 155,

483, 486, 627, 634Wechsel 446, 461, 464, 634

Belegkopfdaten 451, 456bundesbankfähiger 446diskontieren 449Kopfdaten 464Schuldwechsel 463Selektionskriterien 453Sichtwechsel 447Tagwechsel 447Zeit-Sichtwechsel 447

Wechselbetrag 448, 452Wechselbuchung 451, 464Wechseldaten 457Wechseldiskont 458Wechseleinlösung 463, 468Wechselforderung 448, 450, 455,

457, 460Wechselkurseinflüsse 285Wechselkurspflege 26Wechselnehmer 446Wechselobligo 450, 458, 460, 463

Belegkopfdaten 460zurücknehmen 460

Wechselprotest 460Wechselschuld 446Wechselspesenabrechnung 463Wechselverbindlichkeit 463, 468Wechselverwaltung 446Wechselverwendung 450, 458Wechselverwendung buchen 458Wechselzahlung 450, 454, 457, 463,

467, 468Wertaufhellungsprinzip 546Wertberichtigung 546

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Index

Wertberichtigungskonto 43Wertberichtigungsschlüssel 551Wertefluss 41Wertminderung 43Wertstellungsdatum 444Wiederbeschaffungswert 531Window Dressing 257Working Capital 120, 194

X

XML-basierter Datenträger 228

Z

Zahllastkonto 598Zahllauf 165, 170, 174, 411Zahlprogramm 136, 161, 164, 196,

222, 402, 464, 634Bestimmung der Fälligkeit 164Betrag 162Druck 167Einstieg 164freie Selektionen 165Parameter 164Selektionsbedingung 165Sperrgrund 163Vorschlagsliste 169Zahlungsformular 167Zahlungsträgerprogramm 167Zusatzprotokoll 166, 167

Zahlprogramm F110 412Zahlprogramm FBPM1 412Zahlsperre 163, 172Zahlung 176, 178, 179

ausgehende 230eingehende 229mit einem Schuldwechsel 464zusammenführen 413

Zahlungsabzug 248Zahlungsanforderung 207Zahlungsausgang 160, 161, 176, 177,

181, 406, 464Bankdaten 175Belegkopf 175Einstiegsbild 175erfassen 175manueller 175Selektionskriterien 176

Zahlungsbedingung 72, 76, 203, 634Zahlungsbetrag 182Zahlungsdifferenz 404Zahlungseingang 160, 161, 196, 403,

451, 456Zahlungsmittel 447Zahlungsprozess, ausgehender 160Zahlungssperre 204Zahlungsträger gruppieren 412Zahlungsverhalten 203Zahlungsverkehr 156, 160, 200,

202, 402Prozesssicht 160Sicht des Rechnungswesens 160

Zahlungsvorgang, Differenz 178Zahlungsvorschlag

bearbeiten 163einplanen 168Sachbearbeiter 170

Zahlungsziel 248Zahlweg 144, 161, 162, 172, 203zentrale Sperre 209Zinsen 336, 531Zinskennzeichen 53Zinskondition 561Zugangsbuchung 357, 360Zuordnung 68Zuordnungsfeld 635Zusatzkontierung 43, 72, 76,

549, 635

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Heinz Forsthuber ist erfahrener SAP-Berater und -Trainer mit Expertenwissen in den SAP-Komponenten Finanzbuchhaltung (FI), Controlling (CO) und Materi-alwirtschaft (MM), das er sich in mehr als 15 Jahren in Projekten sowie als Inhouse-Berater angeeignet hat.

Heinz Forsthuber, Jörg Siebert

SAP-Finanzwesen – Das Praxishandbuch654 Seiten, gebunden, mit Referenzkarte, 6. Auflage 2016 69,90 Euro, ISBN 978-3-8362-3990-5

www.sap-press.de/4032

Jörg Siebert arbeitet seit 1996 im Bereich Rechnungs-wesen als Consultant, Trainer, im Vertrieb und im Produktmanagement.

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