SAP SCM SD

Projekt: SD-Faktura

Inhalt: Handbuch für die Anwender

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Datei: JLU- SD-Anwender-Dokumentation.doc

Dokumentation für die Anwender zu Modul SD von SAP R/3 Release 4.6b

Darstellung der Vorgehensweise, zu pflegenden Feldern und Auswertungsmöglichkeiten

Erstellt von: Kai Vollmar [email protected]

Projekt: SD-Faktura





Inhaltsverzeichnis A Grundlagen von SAP R/3 _________________________________________ 4

A.1 Übersicht Vertriebsstruktur JLU _____________________________________ 4 A.2 Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU _____________________________ 4 A.3 Anmelden am System _____________________________________________ 5 A.4 SAP Bedieneroberfläche ___________________________________________ 7

A.4.1 Fensteraufbau ________________________________________________________ 7 A.4.2 Systemfunktionsleiste___________________________________________________ 7 A.4.3 Statuszeile ___________________________________________________________ 9

A.5 Abmelden vom System ____________________________________________ 9 B Stammdaten Anlegen ___________________________________________ 10

B.1 Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen ____________________________ 10 B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen _________________________________________ 11 B.1.2 Allgemeine Daten _____________________________________________________ 12 B.1.3 Buchungskreisdaten ___________________________________________________ 13 B.1.4 Vertriebsbereichsdaten_________________________________________________ 16

B.2 Stammdaten für Material Anlegen___________________________________ 20 B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen _____________________ 20 B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten ____________________________________________ 23 B.2.3 Vertriebstext _________________________________________________________ 25

B.3 Konditionen für Materialien Anlegen ________________________________ 26 C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske ________________________________ 29

C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein _______________________________ 32 C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen _________________________________________ 32 C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken ____________________________ 34

C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen ___________________________________ 36 C.3 Barverkauf Anlegen ______________________________________________ 38

D Auftrag Ändern / Löschen _______________________________________ 39 E Faktura Anlegen _______________________________________________ 42

E.1 Einzel- und Sammelfaktura ________________________________________ 43 E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) ______________ 45

E.2.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 46 E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 47 E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 47 E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 47

E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) _____________ 48 E.3.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 49 E.3.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 49 E.3.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 49 E.3.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 50

E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) __________ 50 E.4.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 51 E.4.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 52 E.4.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 52 E.4.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 52

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E.5 Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen _______________________ 53 E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten _________________________________________ 53 E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 56

F Faktura Stornieren _____________________________________________ 58 F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) __________ 59

F.1.1 Anzeige FI-Beleg _____________________________________________________ 60 F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg _____________________________________________ 60 F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)____________________________________ 60 F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement) ________________________________ 61 F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste ______________________________________ 61 F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2 ________________________________________________ 61

G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge)_________ 62

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A Grundlagen von SAP R/3 A.1 Übersicht Vertriebsstruktur JLU A.2 Übersicht SD-Berechtigungsprüfung JLU

Buchungskreis JLU

Verkaufsorganisation JLU

Vertriebsweg 01

Sparten

Verkaufsbüros Fakturen-Nr.-Kreis

Material-arten

Vertr

iebs

bere

ich

Buchungskreis JLU


Vertriebsweg 01

Sparten

Verkaufsbüros

Buchungskreis JLU


Vertriebsweg 01

Sparten

Verkaufsbüros Fakturen-Nr.-Kreis

Material-arten

Vertr

iebs

bere

ich

Standardprüfung SAP R/3

Vertriebsbereich (JLU/01/00)

Fakturaart (L2/G2/BV)

Debitoren (DINL/DAUS/DCPD)

Materialart (Berechtigungsgruppe)

Wurde für die JLU programmiert

Verkaufsbüro (bei Auftrag/Faktura)

Standardprüfung SAP R/3

Vertriebsbereich (JLU/01/00)

Fakturaart (L2/G2/BV)

Debitoren (DINL/DAUS/DCPD)

Materialart (Berechtigungsgruppe)

Wurde für die JLU programmiert

Verkaufsbüro (bei Auftrag/Faktura)

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A.3 Anmelden am System Das Anmelden am System erfolgt normalerweise über das Startmenü Start – Programme – SAP Frontend – SAP-Logon oder über eine Verknüpfung mit SAP-Logon auf Ihrem Desktop. Im Fenster SAP-Logon öffnen Sie den R/3-Einstiegsbildschirm über Doppelklick auf den Eintrag Ihres SAP-Systems oder Sie markieren Ihr SAP-System und drücken die Drucktaste.

- für Tests und Schulung im System wählen Sie bitte den Eintrag 'JLU Development Giessen'

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Nach dem Aufruf des Programms erscheint ein Logon-Fenster, in dem Sie folgende Felder pflegen müssen:

x Mandant (666 für Schulungsmandant) x Benutzer (Ihr Benutzername für SAP) x Kennwort (Ihr persönliches Kennwort für diesen Mandanten) x Sprache (wenn das Feld leer bleibt, wird autom. 'DE' verwendet)

Wenn Sie sich das erste Mal am System anmelden, werden Sie aufgefordert ein neues Kennwort einzugeben (zweimal dasselbe!). Dieses Kennwort sollten Sie sich unbedingt merken, da Sie es für Ihre zukünftigen Anmeldungen am System benötigen. Wenn Sie Ihr Kennwort einmal vergessen sollten, wenden Sie sich bitte telefonisch an Tel.: 12066 oder 12067 an die SAP Basis-Administration.

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A.4 SAP Bedieneroberfläche A.4.1 Fensteraufbau Als Bedieneroberfläche bezeichnet man die Fenster, Menüs, Felder usw., die zur Bedienung der Anwendung zur Verfügung stehen. In SAP R/3 arbeiten Sie normaler-weise in Fenstern, die alle ähnlich aufgebaut sind. Die folgende Abbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines Fensters:

(1) Menüleiste (Inhalt verändert sich je nach Anwendung) (2) Systemfunktionsleiste (Inhalt immer gleich bleibend) (3) Titelleiste (enthält Bezeichnung der jeweiligen Anwendung) (4) Anwendungsfunktionsleiste (je nach Anwendung andere Symbole/Funktionen) (5) Statusleiste (enthält Hinweise und Systeminformationen)

A.4.2 Systemfunktionsleiste

Nachfolgend die Erklärung zu den Bestandteilen der Systemfunktionsleiste:

Symbole Funktionsname Bedeutung

Enter Durch Anklicken dieser Taste wie auch mit der Enter-Taste auf der Tastatur bestätigen Sie die im Fenster gemachten Eingaben.

Befehlsfeld Hier können Sie den Transaktionscode wie z.B.

'VA01' direkt eingeben.

Sichern Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Arbeit.

Zurück Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Falls Sie Eingaben gemacht haben, werden Sie noch gefragt, ob Sie diese sichern möchten.

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Eingabefeld

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Symbole Funktionsname Bedeutung

Abmelden Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie, ohne Ihre Daten vorher zu sichern, die aktuelle Anwendung und kehren zur vorigen Ebene zurück.

Abbrechen Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten vorher zu sichern.

Drucken Durch Anklicken dieser Taste können Sie die Daten des aktuellen Fensters ausdrucken.

Suchen Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten im aktuellen Fenster suchen.

Weiter Suchen Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine erweiterte Suche nach Daten im aktuellen Fenster durchführen.

Erste Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur ersten Seite der angezeigten Informationen zurück.

Vorige Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine Seite in der angezeigten Information zurück.

Nächste Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie eine Seite in der angezeigten Information vor.

Letzte Seite Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur letzten Seite der angezeigten Informationen vor.

Neuen Modus erzeugen

Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen neuen Modus, in dem Sie weitere Transaktionen ausführen können.

Verknüpfung erzeugen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine SAP-Verknüpfung zu einer Transaktion erstellen.

Hilfe – F1 Durch Anklicken dieser Taste bzw. der Taste F1 zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem der Cursor gerade steht.

Anpassung des Layouts

Durch Anklicken dieser Taste können Sie die Anzeigeoptionen anpassen und eine Hardcopy auf Ihrem Drucker ausgeben.

- mit dem Befehl 'Optionen' kann die SAP-Oberfläche auf Ihrem lokalen PC gering-fügig angepasst werden

- mit dem Befehl 'Hardcopy' drucken Sie den

gerade sichtbaren Fensterinhalt aus

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A.4.3 Statuszeile Auf der linken Seite der Statuszeile erhalten Sie je nach Anwendung diverse Hinweise, Infos oder auch Fehlermeldungen. Im rechten Abschnitt können Sie sich verschiedene Systeminformationen anzeigen lassen durch Klicken auf das Symbol. Sie müssen einfach in dem sich öffnenden Menü die Zeile mit der gewünschten Information anklicken.

A.5 Abmelden vom System Zum Abmelden vom System können Sie in der Menüleiste das Menü System wählen und auf die Funktion 'Abmelden' klicken.

Eine andere Möglichkeit ist das Klicken auf den gelben Pfeil in der Systemfunktions-leiste bis alle Modi geschlossen sind. Bei der Arbeit mit mehreren Modi ist dies durchaus sinnvoll, um evtl. auch noch Daten vorher sichern zu können.

Bei beiden Varianten wird Ihre Entscheidung vor der endgültigen Abmeldung vom System mit nachfolgendem Dialogfenster noch einmal überprüft. Wenn Sie sich endgültig abmelden möchten, brauchen Sie einfach mit 'Ja' zu bestätigen.

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B Stammdaten Anlegen B.1 Stammdaten für Kunden/Debitor Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Geschäftspartner – Kunde – Anlegen – Gesamt

Zum Anlegen neuer Debitoren Inland und Ausland nur die Transaktion 'XD01-Gesamt' auswählen, da mit der Transaktion 'VD01-Vertrieb' nur bestehende Debitoren um die Vertriebssicht erweitert werden können. CPD-Debitoren (Conto-Pro-Diverse) müssen nicht mehr angelegt werden, da bereits für jedes Verkaufsbüro ein eigener, mit der Bezeichnung des jeweiligen Verkaufsbüros identischer CPD-Debitor vorhanden ist. Der CPD-Debitor kann durch die Pflege von Berechtigungsgruppen nur von dem dazugehörigen Verkaufsbüro bebucht werden. Zudem ist die Einzelpostensicht nur für das jeweilige Verkaufsbüro zugelassen.

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B.1.1 Einstiegsmaske Debitor Anlegen In der Einstiegsmaske für 'Debitor Anlegen' müssen folgende Werte gepflegt werden: - Kontengruppe (Debitor Inland/Ausland) - Buchungskreis (JLU) - Vertriebsbereich

x Verkaufsorganisation (JLU) x Vertriebsweg (01) x Sparte (00)

Die Werte für Buchungskreis und Vertriebsbereich sind immer gleich bleibend, damit die Debitoren für Inland und Ausland von allen genutzt werden können. Teilweise sind die Werte der Felder vorbelegt. Diese müssen Sie lediglich noch auf ihre Richtigkeit prüfen. Nach der Eingabe der vorher genannten Daten müssen diese noch mit dem grünen Haken bestätigt werden, um mit der Eingabe der Stammdaten fortzufahren. Im Feld 'Debitor' wird nichts eingegeben, da die Nummernvergabe intern von SAP erfolgt.

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B.1.2 Allgemeine Daten In den allgemeinen Daten des Debitors sind in der Karteikarte 'Adresse' die Felder für Name, Anschrift und Suchbegriff auszufüllen. Für den Suchbegriff sollte der Hauptname verwendet werden und keine Vornamen oder allgemeine Begriffe wie z.B. Hotel und Buchhandlung. Der Wert 'INTERN' im Feld Debitor wird nach dem späteren Speichern durch die Debitorennummer ersetzt und steht für die SAP-interne Nummernvergabe. Zur Pflege der Buchungskreis- und Vertriebsbereichsdaten Klicken Sie auf den entsprechenden Button in der Anwendungsfunktionsleiste.

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B.1.3 Buchungskreisdaten In den Buchungskreisdaten des Debitors sind die Karteikarten Kontoführung, Zahlungsverkehr und Korrespondenz zu pflegen. In der Karteikarte Kontoführung ist das Feld Abstimmkonto auszufüllen (siehe nachfolgende Auswahl).

- hierbei sind die meist verwendeten Abstimmkonten/Sachkonten: 2300 0000 für Debitor Inland 2310 0000 für Debitor Ausland

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In der Karteikarte 'Zahlungsverkehr' ist das Feld Zahlungsbedingung auszufüllen (siehe nachfolgende Auswahl).

- in der Regel ist hier 'Z140 – innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug' auszuwählen

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In der Karteikarte 'Korrespondenz' ist das Feld Mahnverfahren auszufüllen (siehe nachfolgende Auswahl).

- für einen Privatkunden im Inland ist hier z.B. '0110' Forderungen Inland

auszuwählen

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B.1.4 Vertriebsbereichsdaten Abschließend müssen noch die Vertriebsbereichsdaten in den Karteikarten Aufträge, Faktura und Partnerrollen gepflegt werden. In der Karteikarte 'Aufträge' ist das Feld Währung und Kundenschema auszufüllen, wobei die Währung immer mit 'EUR' und Kundenschema mit dem Wert '1' für Standard zu füllen ist. Das Kundenschema legt die Art der Berechnung für den Beleg fest, bei 'Standard' wird der Nettobetrag ausgewiesen und die MwSt. daraufgerechnet, um den Bruttobetrag zu erhalten.

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In der Karteikarte 'Faktura' sind die Felder Zahlungsbedingung, Kontierungsgruppe und Steuerklasse zwingend auszufüllen. Die Felder für Incoterms sind keine Pflicht, können aber für den Ausdruck des Lieferscheins ausgefüllt werden (siehe nachfolgende Auswahl).

- Auswahl für Zahlungsbedingungen siehe Punkt B.1.3 - bei der Kontierungsgruppe ist nur '01-Erlöse' enthalten, da keine Unterscheidung

der Erlöskonten zwischen Inland und Ausland vorgenommen wird

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- das Feld Steuerklassifikation ist bei 'Debitor Inland' generell mit dem Wert '1-steuerpflichtig' zu füllen, da die Art der Steuerberechnung (A0/A1/A2/A3) über das Material gesteuert wird (siehe Material Anlegen)

- soll ein 'Debitor Ausland' angelegt werden, erfragen Sie bitte das jeweilige

Steuerkennzeichen bei der Finanzbuchhaltung der JLU Gießen (Tel. 12420 oder 12440)

- nachfolgend die möglichen Incoterms zur Verwendung für den Lieferschein, der

Langtext rechts neben dem Index kann jedoch auch frei formuliert werden (z.B. ab JLU Giessen)

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In der Karteikarte 'Partnerrollen' können bereits angelegte Debitoren als Rechnungs-empfänger, Regulierer oder Warenempfänger eingetragen werden, ansonsten wird automatisch der gerade angelegte Debitor für alle Partnerrollen verwendet.

Nach dem Speichern erscheint in der Spalte Nummer automatisch die intern vergebene Debitorennummer, wenn nicht vorher manuell eine andere eingegeben wurde.

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B.2 Stammdaten für Material Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Produkte – Material – Sonstiges Material – Anlegen

B.2.1 Einstiegsmaske und Sichtenauswahl für Material Anlegen Zum Anlegen neuer Materialien müssen die Felder Branche und Materialart ausgefüllt werden. Im Feld Branche ist immer 'Hochschule' auszuwählen, den Wert für die Materialart siehe nachfolgende Auflistung.

Nachdem die beiden Felder gefüllt sind, ist der Button 'Sichtenauswahl' zu klicken, um die zu pflegenden Sichten für das Material auszu-wählen. Das Feld 'Material' wird automatisch von SAP durch interne Nummernvergabe abhängig von der Materialart gefüllt.

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Für jedes Verkaufsbüro ist eine Materialart mit der identischen Bezeichnung angelegt, die auch nur von dem User des zugehörigen Verkaufsbüros verwendet werden kann. Somit ist gewährleistet, dass jedes Verkaufsbüro einen eigenen Nummernkreis besitzt und damit leicht seine Materialien später wieder auswählen kann. Die Materialnummern sind für alle 10-stellig und sind wie folgt aufgebaut: 1. Stelle = 8 (für alle gleich) 2. - 5.Stelle = vierstelliger Index des Verkaufsbüros (z.B. 2500) 6. - 10. Stelle = fortlaufende Nummerierung von 0 – 99.999

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Bei der Sichtenauswahl sind beide angebotenen Sichten durch Klicken auf den links neben dem Text befindlichen Button zu markieren. Wenn Sie das erste Material anlegen, setzen Sie noch den Haken bei 'Sichtenauswahl nur auf Anforderung' sowie 'Markierte Sichten anlegen' und klicken Sie anschließend auf den Button 'Voreinstellung'. Durch den Button 'Voreinstellung' müssen Sie beim Anlegen des nächsten Materials die Sichtenauswahl nicht mehr aufrufen, es werden dann automatisch die gespeicherten Einstellungen verwendet.

Nach der Sichtenauswahl müssen Sie noch die Organisationsebenen mit dem Button 'OrgEbenen' pflegen. Hier können Sie wie auch bei der Sichtenauswahl die unten stehenden Werte einmal eintragen, den Haken setzen und den Button 'Voreinstellung' klicken, um diese nicht bei jedem Material pflegen zu müssen. Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Haken und gelangen nun zu den Stammdaten für das Material.

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B.2.2 Vertrieb: Verkaufsorg. Daten In der Sicht 'Vertrieb: Verkaufsorg. Daten' müssen folgende Felder ausgefüllt werden:

(1) Langtext für das Material (wird später auf Lieferschein und Rechnung gedruckt) (2) Basismengeneinheit (z.B. Stück, KG, Liter) (3) Auslieferungswerk (immer 'JLU') (4) Statistikgruppe Material (immer '1') (5) Kontierungsgruppe Material (Erlöskonto – siehe Auflistung) (6) Positionstypengruppe (mit NLAG vorbelegt – nicht ändern) (7) Steuerklassifikation (je Steuerprozentsatz – siehe Auflistung)

- zur Pflege des Vertriebstextes für das Material klickt man auf den Button mit dem

Pfeil nach rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die nächste Ansicht zu gelangen

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- zur Zeit ist nur ein Werk (JLU) angelegt

- die Kontierungsgruppen für das Material sind notwendig für die Sachkonten-

zuordnung, damit bei der Faktura das richtige Erlöskonto bebucht werden kann - die Bezeichnung der Kontierungsgruppen sind identisch mit den hinterlegten

Erlöskonten aus dem Hochschulkontenplan

UE. a. Technologie- und Wissenstransfer USt-pfl. UE Überlassung v. Gästehäusern UE Überlassung v. Rechten Erlöse Fracht sonstige Umsatzerlöse Umsatzerlöse aus Handelswaren so. Kostenersätze und Erstattungen Einnahmen sonstige Gebühren für F+L Einnahmen Geb. Fort- und Weiterbildung so. Gebühren und Leistungsentgelte Promotionsgebühren Prüfungsgebühren Nebenerlöse Betreuung Studierende Nebenerl. Abgabe Energie und Abfälle Nebenerlöse Hochschulveranstaltungen Nebenerlöse anderen Nebenbetrieben Nebenerl. so. Hochschulaktivitäten Nebenerlöse aus Werbung sonstige Nebenerlöse Erlöse aus Schadenersatzleistungen

- die Steuerklassifizierung ist die Grundlage für die Berechnung der Ausgangs-

steuer bei der Faktura mit dem dazugehörigen Steuerprozentsatz

A0 – 0 % A1 – 16 % A2 – 7 % A3 – 9 %

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B.2.3 Vertriebstext In der Sicht 'Vertriebstext' kann zusätzlich zu der Materialbezeichnung ein weiterer Text angelegt werden, der zur Information für den Empfänger dienen kann. Der Vertriebstext wie auch die Materialbezeichnung auf dem Lieferschein und Faktura wird mit ausgedruckt. Nachdem alle Werte eingegeben sind, ist zum Speichern in der Systemfunktions-leiste die Diskette zu klicken. - zum wechseln der Ansicht zwischen Vertriebsdaten und Vertriebstext für das

Material klickt man auf den Button mit dem Pfeil nach links oder rechts in der Anwendungsfunktionsleiste um in die andere Ansicht zu gelangen

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B.3 Konditionen für Materialien Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Stammdaten – Konditionen – Selektion über Konditionsart – Anlegen

Die Konditionssätze sind zur festen Hinterlegung von Preisen und Rabatten zu einem Material notwendig, um diese automatisch beim Anlegen von Aufträgen ziehen zu können. Anstatt Konditionssätze anzulegen ist es bei Materialien mit wechselnden Konditionen auch möglich, die Konditionen manuell im Auftrag einzugeben. Die manuelle Eingabe erhöht aber natürlich den Pflegeaufwand beim Anlegen von Aufträgen und sollte daher nur im geringen Umfang verwendet werden. Im Feld 'Konditionsart' ist immer der Wert 'PR00' einzugeben, der im System mit einem Kalkulationsschema zur Preisermittlung verknüpft ist (z.B. Berechnung der MwSt).

Nach der Eingabe der Konditionsart ist der Button 'Schlüsselkombination' zu klicken, um die Art der Verknüpfung zu der Preiskondition festzulegen (i.d.R. zu Material).

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Bei der Auswahl der Schlüsselkombination soll der Radiobutton bei 'Material' gesetzt werden. Somit ist gewährleistet, dass die Preisfindung im Auftrag funktioniert und der geringste Pflegeaufwand erforderlich ist.

In der Erfassungsmaske für die Kondition sind die Materialnummer und der dazu-gehörige Betrag pro Mengeneinheit einzugeben. Die restlichen Daten wie Materialbezeichnung, Währung und Mengeneinheit werden automatisch aus dem Materialstamm übernommen. Der Gültigkeitszeitraum wird, wenn nicht manuell geändert, vom Tag der Eingabe bis unendlich gesetzt. Hier besteht die Möglichkeit, befristete Zeiträume mit unterschiedlichen Konditionen für das Material anzulegen.

Über den Button 'Zusatzkonditionen' können Rabatte hinterlegt werden, die dann aber immer mit dem Material gezogen werden. Wenn Rabatte nur bei bestimmten Kunden gewährt werden sollen, sollten diese manuell beim 'Auftrag Anlegen' noch eingegeben werden.

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Für die Eingabe von Rabatten wird in der Spalte Konditionsart die jeweilige Bezeichnung (siehe Auflistung) und in der Spalte Betrag der gewünschte Prozentsatz eingegeben.

Nachdem ein Rabatt eingegeben wurde, erscheint in der Eingabemaske in der Spalte Zusatzkonditionen ein Haken. Wenn die Konditionen überprüft werden, sieht man so in einer Maske auch die evtl. angelegten Zusatzkonditionen.

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C Auftrag Anlegen / Einstiegsmaske Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen

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In der Einstiegsmaske für 'Kundenauftrag anlegen' müssen folgende Werte gepflegt werden: - Auftragsart (alle in der JLU verwendeten Auftragsarten)

x L2 – Lastschriftsanforderung/Lieferschein x G2 – Gutschriftsanforderung x ZBV – Barverkauf allgemein x ZBV1 – Barverkauf AHS (Allgemeiner Hochschulsport) x ZBV2 – Barverkauf GH (Gästehäuser)

- Organisationsdaten

x Verkaufsorganisation (JLU) x Vertriebsweg (01) x Sparte (Userspezifisch – siehe Auflistung) x Verkaufsbüro (Userspezifisch – siehe Auflistung)

Nach Eingabe der Daten muss nur noch mit dem grünen Haken bestätigt werden, um zur Eingabemaske für den Auftrag zu gelangen.

Zur Auswahl Ihrer Sparte einfach in das Feld und anschließend auf den Button daneben klicken, um die gesamten Sparten angezeigt zu bekommen. Nachdem die Sparte ausgewählt ist, werden nur noch die dazugehörigen Verkaufsbüros zur Auswahl angezeigt (siehe nächste Seite).

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- bei der Verkaufsorganisation nur JLU auswählen, da die anderen beiden nicht aktiv sind

- als Vertriebsweg ist nur '01' angelegt, der auch mit der Verkaufsorganisation

'JLU' verknüpft ist

- nachfolgend die derzeit angelegten Sparten zur Übersicht

- als Beispiel die Auswahl der Verkaufsbüro für die

Sparte 25

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C.1 Lastschriftsanforderung/Lieferschein C.1.1 Lastschriftsanforderung Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen (siehe Punkt C)

- für Lastschriftsanforderung bei

Auftragsart 'L2' eintragen und den grünen Haken zur Bestätigung klicken

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien und bei Bedarf auch zum vorherigen Ausdruck als Lieferschein, z.B. bei späterer Sammelfaktura (siehe Punkt D.1). Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben:

x Debitorennummer x Materialnummer x Zielmenge (zu fakturierende Menge) x CO-Auftragsnummer

Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden.

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Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung, Zahlungsbedingung und Incoterms im Auftrag abgeändert werden. Wenn vorhanden, kann Bestellnummer und -datum im Auftrag eingeben werden. Die Spalten Mengeneinheit (ME), Sparte, Werk und Kontierungsgruppe Material werden nur noch mal zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine Änderung ist nur in den Stammdaten möglich. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung:

x Gesamtstatus/offen – der Auftrag ist noch nicht fakturiert x Bezeichnung/vollständig – es sind alle notwendigen Daten im Auftrag enthalten und können gespeichert werden

Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums, dieser Hinweis kann durch Drücken der Enter-/Eingabetaste übergangen werden. Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Disketten-symbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Lastschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

- die Eingabe der Incoterms ist nur bei Ausdruck des

Lieferscheins als zusätzliche Info notwendig bzw. möglich

- es ist keine Pflichteingabe und muss daher auch

nicht zwingend ausgefüllt werden

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C.1.2 Lastschriftsanforderung/Lieferschein ausdrucken Es besteht die Möglichkeit die im Punkt C.1.1 angelegte Lastschriftsanforderung vorab als Lieferschein auszudrucken, um diesen z.B. mit der Ware zu versenden. Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02 (siehe Punkt B) oder direkt über das Menü 'Verkaufsbeleg – Ändern' aus der Einstiegsmaske von 'Auftrag Anlegen'

In der Einstiegsmaske von 'Auftrag Ändern' geben Sie die Auftragsnummer ein (wenn die Funktion direkt nach dem 'Auftrag Anlegen' gewählt wird, ist die letzte Nummer bereits eingetragen) und wählen anschließend im Menü 'Verkaufsbeleg – Ausgeben'.

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In der nachfolgenden Maske zum Ausdrucken markieren Sie die Zeile durch Klicken auf den Button am linken Rand und anschließend auf den Button Druckoptionen.

Bei den Druckoptionen setzen Sie noch den Haken bei 'Sofort ausgeben', wählen die Anzahl der gewünschten Ausdrucke im Feld 'Anzahl Nachrichten' und klicken danach auf den Button 'Ausführen'. Der Eintrag 'Windows Default Drucker' sorgt dafür, dass der Ausdruck an Ihrem Arbeitsplatzdrucker ausgedruckt wird. Die Bezeichnungen im Feld 'Spool-Auftragsname' und 'Suffix2' dienen der Übersicht-lichkeit der Spoolaufträge in der Ausgabesteuerung (siehe Punkt G). Nachdem Sie Druckoptionen eingestellt haben, müssen Sie für den endgültigen Ausdruck noch auf das Druckersymbol klicken.

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C.2 Gutschriftsanforderung Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen (siehe Punkt C)

- für Gutschriftsanforderung bei

Auftragsart 'G2' eintragen und den Button 'Anlegen mit Bezug' klicken

In der Karteikarte 'Faktura' nun die Fakturanummer eingeben für die eine Gutschrift erstellt werden soll und anschließend den Button 'Übernehmen' klicken.

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Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der Gutschriftsdaten für die vollständige oder teilweise Gutschrift einer zuvor erstellten Faktura. Durch den Bezug auf eine vorherige Faktura werden die identischen Positionen auch in der Gutschriftsanforderung angelegt. Zur vollständigen Gutschrift der vorherigen Faktura reicht es aus, zum Speichern auf das Symbol der Diskette zu klicken, ansonsten können die Daten für eine teilweise Gutschrift auch noch abgeändert werden. Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf auch die Zielmenge im Auftrag abgeändert werden, um nur eine bestimmte Menge der fakturierten Materialien gutzuschreiben. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung:


Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden. Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Disketten-symbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

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C.3 Barverkauf Anlegen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Anlegen (siehe Punkt C)

- für Barverkauf bei Auftragsart

'ZBV' eintragen und den grünen Haken zur Bestätigung klicken

Die nachfolgende Auftragsmaske dient der Eingabe der zu fakturierenden Materialien für den Barverkauf. Bei vorheriger Pflege der Stammdaten für Debitor, Material und Konditionen sind in der Auftragsmaske noch folgende Daten einzugeben:

x Debitorennummer x Materialnummer x Zielmenge (zu fakturierende Menge) x CO-Auftragsnummer

Der Nettowert kann durch einen Doppelklick auf den Betrag in der sich dann öffnenden Maske für Konditionen noch geändert werden. Ebenso kann bei Bedarf die Materialbezeichnung im Auftrag abgeändert werden. Die Spalten Mengeneinheit (ME) und Kontierungsgruppe Material werden lediglich zur Information aus den Stammdaten des Materials angezeigt. Eine Änderung ist nur in den Stammdaten möglich. Die Bedeutung von Gesamtstatus und Bezeichnung:


Während der Eingabe fragt SAP nach der Richtigkeit des Fakturadatums. Dieser Hinweis kann durch Drücken der Return-/Eingabetaste übergangen werden.

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Wenn alle Daten eingegeben sind, ist zum Speichern nur noch auf das Disketten-symbol zu klicken.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Barverkauf allgemein (Nummer) wurde gesichert'.

D Auftrag Ändern / Löschen Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Ändern/Transaktion VA02

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Das Ändern von Aufträgen, z.B. eine Position hinzufügen oder Menge ändern, sollte nur bei noch nicht fakturierten Aufträgen vorgenommen werden (Gesamtstatus: offen). Beim Löschen von Aufträgen, wenn die Bestellung z.B. storniert wurde, muß eine evtl. schon erzeugte Faktura vorher storniert werden, da ansonsten SAP den Vorgang mit Hinweis auf die Folgebelege abbricht. In der Einstiegsmaske die Nummer des Auftrags eingeben, der geändert oder gelöscht werden soll und anschließend den grünen Haken zum Bestätigen klicken.

Im Auftrag können Sie nun die einzelnen Materialpositionen ändern, neue hinzufügen (siehe Punkt C.1.1) oder den gesamten Auftrag endgültig löschen. Zum Löschen des Auftrags wählen Sie im Menü Verkaufsbeleg den Punkt Löschen.

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Bevor SAP den Auftrag endgültig löscht werden Sie nochmal um eine Bestätigung gebeten, bei der Sie mit Ja bestätigen oder gegebenfalls mit Nein bzw. Abbrechen den Vorgang abbrechen können.

Nach dem Löschen erhalten Sie in der Statuszeile die Mitteilung, das der Auftrag mit Ihrer Nummer gelöscht wurde. Er ist jetzt auch nicht mehr im System aufrufbar.

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E Faktura Anlegen Zum 'Faktura Anlegen' gibt es drei verschiedene Pfade, um die Transaktion auszu-wählen, die aber alle zur gleichen Eingabemaske führen. Wenn Sie nach jedem angelegten Auftrag direkt diesen fakturieren möchten, ist es am einfachsten, in der Auftragsmaske im Menü 'Verkaufsbeleg' die Funktion 'Fakturieren' auszuwählen.

Nachfolgend die beiden anderen Pfade zur Fakturierung: Pfad 2: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Verkauf – Auftrag – Folgefunktionen – Faktura Pfad 3: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Anlegen

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E.1 Einzel- und Sammelfaktura Nach dem Ausführen der Transaktion 'VF01' für 'Faktura Anlegen' gelangen Sie auf nachfolgende Eingabemaske zur Fakturierung. Durch die Integration des Moduls SD (Sales and Distribution) für Faktura werden nach dem Speichern der Faktura automatisch die Daten in den folgenden Modulen verbucht (siehe Punkt E.2/E.3/E.4):

x FI (Finanzwesen) x CO (Controlling) x FM (Haushaltsmanagement)

(1) Wenn der angelegte Auftrag direkt fakturiert wird, ist die Belegnummer des

Auftrags in der Spalte 'Beleg' bereits enthalten und es ist zum Speichern nur noch ein Klicken auf das Diskettensymbol notwendig.

(2) Falls die Auftragsnummer nicht bekannt ist oder eine Sammelfaktura (2 oder

mehr Aufträge in einer Faktura) erstellt werden soll, ist hier der Button 'Bearbeiten Fakturavorrat' auszuwählen.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Gutschriftsanforderung (Nummer) wurde gesichert'.

Die Fakturabelege werden immer automatisch ausgedruckt und müssen nicht wie bei dem Auftrag manuell für den Ausdruck angewiesen werden.

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Für die Selektion der Belege ist es wichtig, so viele Daten wie möglich zur Eingrenzung einzugeben. Auf jeden Fall sollen aber folgende Felder immer gefüllt werden, da ansonsten keine Selektion stattfinden kann:

x Fakturaart (L2) x Verkaufsorganisation (JLU) x Vertriebsweg (01) x Sparte (je nach User) x Auftragsbezogene Belege (Haken setzen)

Falls die meisten Fakturen über einen dem Verkaufsbüro zugeordneten CPD-Debitor erfolgen, ist es sinnvoll diesen im Feld 'Auftraggeber' für die Selektion anzugeben. Nach Eingabe der Selektionsdaten ist der Button 'Fakturavorrat anzeigen' anzuklicken, um die selektierten Belege anzusehen.

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Bei dem Fakturavorrat werden alle der Selektionskriterien entsprechenden Belege angezeigt und können nun durch Markieren der Zeile (klicken auf Button am linken Rand) ausgewählt werden. (1) Für eine Einzelfaktura (pro Auftrag eine Faktura) markieren Sie die

entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Button 'Einzelfaktura'. (2) Bei einer Sammelfaktura (mehrere Aufträge pro Faktura) markieren Sie wieder

die entsprechenden Zeilen und klicken auf den Button 'Sammelfaktura'. Wichtig ist hierbei, dass Sie nur Aufträge mit dem gleichen Debitor auswählen,

da ansonsten keine Sammelfaktura erstellt werden kann und automatisch Einzelfakturen ausgegeben werden.

E.2 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -L2- (zu Punkt C.1.1) Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.

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Die Übersicht der Rechnungswesenbelege zeigt alle automatisch erzeugten Belege im System, die durch Markieren und Bestätigen mit dem grünen Haken zur Ansicht ausgewählt werden können.

E.2.1 Anzeige FI-Beleg

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E.2.2 Anzeige Profit Center-Beleg

E.2.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

E.2.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

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E.3 Anzeige der Folgebelege zur Gutschrift -G2- (zu Punkt C.2) Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.


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E.4 Anzeige der Folgebelege zum Barverkauf -ZBV- (zu Punkt C.3) Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege der Faktura geben Sie die Fakturanummer im Feld 'Faktura' ein und klicken Sie auf den Button 'Rechnungswesen'.

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E.5 Zusätzliche Infomöglichkeiten zu den Fakturen Außer der 'Folgebelege' zu den Fakturabelegen besteht noch die Möglichkeit der Ansicht der Debitoren-Einzelposten (Punkt E.5.1) und des Kontoauszugs 2 (Punkt E.5.2). E.5.1 Anzeige Debitoren-Einzelposten Pfad: SAP Menü – Rechnungswesen – Finanzwesen – Debitoren – Konto – Posten anzeigen

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In der Selektionsmaske für die Debitoren Einzelpostenliste wird das Debitorenkonto (Debitorennummer) und der Buchungskreis (JLU) eingetragen. Setzen Sie außerdem noch den Radiobutton für den Status der Posten mit Datum oder Zeitraum:

x Offene Posten x Ausgeglichene Posten x Alle Posten

Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste klicken.

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Die nachfolgende Debitoren Einzelpostenliste zeigt die offenen Posten der in Punkt E.2 und E.3 fakturierten Rechnung und Gutschrift sowie deren Aufrechnung in der Summe. FI-Belegarten für SD-Belege: F1 - Rechnung F2 - Gutschrift F3 - Storno In der Spalte 'Belegnr.' steht die FI-Belegnummer und in der Spalte 'Referenz' die SD-Fakturanummer.

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E.5.2 Anzeige Kontoauszug 2

Transaktion: ZK2

Zum Aufruf des Kontoauszugs 2 sind folgende Selektionskriterien einzugeben:

x Landeshaushalt (CO) (Radiobutton setzen) x Buchungskreis (JLU) x Anzeigewährung (EUR) x Projekt (CO-Auftrag) x Auswertungszeitraum (Zeitraum einschränken) x Anzeigezeitraum (Zeitraum einschränken)

Abschließend auf den Button zum 'Ausführen' in der Anwendungsfunktionsleiste klicken.

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Auswertungszeitraum: 07/2002

Bei dem Barverkauf wird im Unterschied zu Rechnungen und Gutschriften kein Debitorenkonto bebucht (siehe Punkt E.4.1), sondern direkt das Barverkaufs-Kassenkonto (siehe Spalte Lieferant/Kunde). Auswertungszeitraum: 11/2002

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F Faktura Stornieren Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Stornieren

- nach dem Ausführen der

Transaktion 'VF11' für 'Faktura Stornieren' gelangen Sie auf nachfolgende Eingabemaske zur Stornierung

In der Spalte 'Belegnummer' ist hier die Belegnummer des zu stornierenden Faktura-belegs einzugeben und anschließend zum Speichern auf das Diskettensymbol zu klicken.

Wichtig: Zu beachten ist hierbei, dass nur der Fakturabeleg und nicht der Auftrag storniert wird. Im Auftrag steht nach Stornierung der Faktura als Gesamtstatus wieder 'offen'.

Nach dem Speichern erscheint in der Statusleiste am unteren Bildrand die Meldung 'Beleg (Nummer) gesichert'.

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F.1 Anzeige der Folgebelege zur Faktura -Storno- (zu Punkt E.3/F) Pfad: SAP Menü – Logistik – Vertrieb – Fakturierung – Faktura – Ändern (siehe Punkt E) Zur Anzeige der Folgebelege des Stornos geben Sie die Belegnummer im Feld 'Faktura' ein und klicken auf den Button 'Rechnungswesen'.

- als Beispiel wurde hier die im

Punkt C.2/E.3 angelegte Gutschrift storniert


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F.1.1 Anzeige FI-Beleg

F.1.2 Anzeige Profit Center-Beleg

F.1.3 Anzeige Controlling-Beleg (CO-Auftrag)

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F.1.4 Anzeige FM-Beleg (Haushaltsmanagement)

F.1.5 Anzeige Debitoren-Einzelpostenliste In der 'Debitoren Einzelpostenliste' erkennt man, dass die vorherige Gutschrift und der Storno dazu nicht mehr als offene Posten geführt werden und eine Ausgleichs-belegnummer erhalten haben (vergleiche Punkt E.5.1).

F.1.6 Anzeige Kontoauszug 2 Wie auch in der 'Debitoren Einzelpostenliste' wurde im Kontoauszug die Gutschrift mit dem Storno verrechnet und in der Summe wieder 5.000,- Euro als Umsatzerlöse ausgewiesen (vergleiche Punkt E.5.2).

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G Erneuter Ausdruck bereits gedruckter Belege (Spoolaufträge) Wenn ein bereits ausgedruckter Beleg (Auftrag oder Faktura) nochmals ausgedruckt werden soll, gibt es dafür zwei verschiedene Vorgehensweisen: Zum einen können Sie sinngemäß wie im Punkt C.1.2 vorgehen, nur dass bei Fakturen die Transaktion 'VF02' anstatt wie bei den Aufträgen die Transaktion 'VA02' ausgewählt wird. Zum anderen besteht die Möglichkeit der nachfolgenden Variante über das Menü 'System – Eigene Spoolaufträge', wobei diese Variante überall ausführbar ist.

In der Ausgabesteuerung sind alle bisher ausgedruckten Belege aufgeführt und können durch Setzen des Hakens vor der Zeile und anschließendem Klicken auf das Druckersymbol ausgewählt werden. Von den beiden Druckersymbolen ist das rechte Symbol auszuwählen, um die Druckoptionen noch mal anpassen zu können.

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Die Druckoptionen können in nachfolgender Maske bei Bedarf noch geändert werden. Im Feld 'Frontend-Drucker' kann z.B. ein anderer auf Ihrem PC eingerichteter Drucker ausgewählt sowie im Feld 'Exemplare' die Anzahl der noch benötigten Ausdrucke eingestellt werden. Zum endgültigen Ausdruck der Belege abschließend auf das Drucksymbol klicken.

Die folgende Infomeldung von SAP kann durch Klicken auf den grünen Haken bestätigt werden.

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Nach Bestätigung des vorherigen Druckauftrags öffnet sich zur Info für den Druckauftrag ein neues Fenster. Hier sind keine Eingaben mehr notwendig, es dient lediglich zur Info für den User. Vorab ist zu sehen, welchen Drucker SAP verwendet und wie viele Seiten letzt-endlich zum Ausdruck vorbereitet werden.

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