scan guide de 1.2 · Scan-to-HDD (Festplatte) wurde ähnlich wie TWAIN-Scan entwickelt, um leichten Zugriff auf gescannte Daten zu ermöglichen. Die Dokumente werden in den Einzug

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Leitfaden Scannen

scan_guide_de_1.2.qxd 07.02.2007 15:26 Uhr Seite 1

gehört heutzutage zumBüroalltag. Dokumente werden normaler-weise gescannt und archiviert. Man kanndann später auf sie zugreifen und sienochmals drucken oder versenden. Es gibteine Vielzahl von Scan-Optionen wie z.B.Scan-to-SMB, Scan-to-FTP, Scan-to-eMail,Scan-to-HDD/Box etc. Dieser Leitfaden behandelt diese Scan-Optionen, ihreAnwendungsmöglichkeiten und Vorteile.

Scannen

Scan-to-SMB

Scan-to-Box

Scan-to-FTP

Scan-to-eMail

Scan-to-HDD

Internet-Fax


Inhalt

Scan-to-eMail 4

Scan-to-SMB 6PC

Scan-to-HDD / Scan-to Box 8Vertrauliche Box

TWAIN Scanning 10

Scan-to-FTP 12

Scan-to-URL 14

Internet-Fax 16iFax

Übersicht Scan Mode 18

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Bei Scan-to-eMail werden Dokumente gescannt und dann unmittelbar an den internen Mailserver gesendet. Die ge-scannten Daten werden als Anhang versandt, nach Wahl desAbsenders entweder im TIFF-, JPEG oder im PDF-Format.

Wenn der Absender die Dokumente an eine externe Adressesenden möchte, wird die Mail automatisch an den entspre-chenden externen Mailserver weitergeleitet.

Beim internen Versand bleibt die E-Mail auf dem Mailserver,bis der PC des Empfängers den Mailserver kontaktiert. Sobaldsich der Client-PC beim Mailserver meldet, wird die E-Mail automatisch auf die Festplatte des Client-PCs gezogen undder Absender bekommt eine Mitteilung per E-Mail.

Mit Scan-to-eMail können Daten ohne manuellen Eingriff unmittelbar auf jeden beliebigen PC übertragen werden. Darüber hinaus können gescannte Dokumente über das Inter-net an Adressen ausserhalb des Netzwerks gesendet werden.Der einzige echte Nachteil ist die Begrenzung der Dateigrösse,die normalerweise bei ca. 5 MB liegt. Da grössere Dateiennormalerweise nicht per E-Mail übertragen werden können,sollte dieser Scan-Modus überwiegend für Daten mit niedrigerAuflösung oder Jobs mit wenigen Vorlagen verwendet werden.

Scan-to-eMail

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4


Datenfluss

Intranet Internet

Datenfluss

Datenfluss

Kopierer/Drucker/Scanner

Mailserver Client-PC

Mailserver

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Scan-to-SMB (Server Message Block) ist eine Alternative zu FTP- oder NetWare-Übertragung. Das SMB-Protokoll bietet in einem Computernetzwerk eine Möglichkeit für Client-Anwendungen, Dateien zu lesen und zu schreibensowie Dienste von den Serverprogrammen anzufordern.

Das SMB-Protokoll kann über das Internet zusätzlich zuTCP/IP oder sonstigen Netzwerkprotokollen verwendet werden, einschliesslich von Internetwork Packet Exchangeund NetBEUI. Mit dem SMB-Protokoll kann eine Anwendung(oder deren Benutzer) auf remote gespeicherte Dateien sowieauf andere Ressourcen wie z.B. Drucker, Mail Slots undNamed Pipes zugreifen. Eine Client-Anwendung kann Dateienauf dem Remoteserver lesen, erstellen und aktualisieren. Siekann ebenfalls mit jedem Serverprogramm kommunizieren,das so eingerichtet ist, dass es eine SMB-Protokoll-anforderung annehmen kann.

Die Betriebssysteme Windows 95 und aufwärts sowie Mac OS X 10.4 und höher unterstützen das SMB-Protokoll fürClient und Server. Für Unix-Systeme ist jetzt ein Shareware-programm, Samba, erhältlich. Das SMB-Protokoll entstand beiMicrosoft und hat eine Reihe von Entwicklungen durchlaufen.Auf einem Client und Server können verschiedene Protokoll-varianten installiert sein, die vor dem Beginn einer Sitzung ausgehandelt werden.

Das SMB-Protokoll für Scan-to-File gilt als sicherer als FTP-Übertragung, weil es Passwörter so verschlüsselt, dass einNetzwerktrace sie nicht abfangen kann.

Scan-to-SMB

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I

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Datenfluss

Datenfluss


Server Client-PC

Intranet

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Scan-to-HDD (Festplatte) wurde ähnlich wie TWAIN-Scan entwickelt, um leichten Zugriff auf gescannte Daten zuermöglichen. Die Dokumente werden in den Einzug gelegt,gescannt und anschliessend vorübergehend in der Mailboxdes aktuellen Benutzers gespeichert. Die Festplatte dientvorübergehend als Dateiserver. Wenn auf dem PC des Be-nutzers EFI WebScan oder eine TWAIN-kompatible An-wendung gestartet wird, kann der Benutzer sich bei seinerMailbox anmelden und auf seine Dokumente zugreifen.

Die Systemfestplatte kann als temporärer Dateiserver verwen-det werden. Dadurch bekommen alle Benutzer im Netzwerksicheren Zugang zu gespeicherten Dokumenten.

Die Vorlagen können unmittelbar nach dem Speichern derDaten auf der Festplatte entnommen werden.

Im Vergleich zum TWAIN-Scan hat dieser Scan-Modus zwei klare Vorteile:

Scan-to-HDD / Scan-to-Box Vertrauliche Box

I

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Benutzerbefehle

Datenfluss

Datenfluss

Client-PC

Kopierer/Drucker/ Scanner

Festplatte

Intranet

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TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) steht für einen Standard der Computerbranche, der bestimmt, wie Scanner Daten an Softwareanwendungen übertragen. Mit TWAIN können Softwareanwendungen kompatibel mitScannern arbeiten, ohne selbst irgendetwas über das Scan-gerät zu wissen. In der Praxis wird der Scanner über einen auf dem Client-PC installierten aktivierten TWAIN-Treiber gesteuert.

Zum Scannen im TWAIN-Modus werden Dokumente ganznormal in den Vorlageneinzug gelegt und gescannt. Der Scan-vorgang kann von jedem beliebigen Desktop aus mit einerTWAIN-kompatiblen Anwendung wie z.B. Adobe Photoshopetc. gestartet werden. Wenn die Scans abgeschlossen sind,können die Vorlagen aus dem Scannereinzug entfernt werden.

Der grösste Vorteil des TWAIN-Scans besteht darin, dass in jede beliebige TWAIN-kompatible Anwendung gescanntwerden kann, wodurch erhebliche Zeiteinsparungen erzieltwerden können.

TWAIN Scanning

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Benutzerbefehle

Datenfluss

Client-PC


Intranet

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IMit Scan-to-FTP können Vorlagen gescannt und anschlies-send in ein bestimmtes Verzeichnis auf dem internen odereinem externen FTP-Server gespeichert werden. Dann kannmit auf dem PC des Benutzers installierter FTP-Clientsoftwareauf die Daten zugegriffen werden. Wenn das Verzeichnis, indas der FTP-Server die gescannten Daten speichert, ein imNetzwerk freigegebenes Laufwerk ist, kann alternativ dazu miteinem normalen Datei-Manager wie z.B. MS Explorer auf dieDateien zugegriffen werden.

Scan-to-FTP bietet eine strategische Ergänzung zu Scan-to-Mail. Scan-to-FTP wurde speziell für grössere Dateien ent-wickelt und kann Dateien in fast beliebiger Grösse bewältigen.Es ist daher das perfekte Werkzeug zum Archivieren grössererDokumente.

Dieser Scan-Modus wird nicht empfohlen, wenn der Absenderbeabsichtigt, ein grosses gescanntes Dokument mit einer Viel-zahl von Empfängern zu teilen. In diesem Fall müsste der Ab-sender eine weitere E-Mail versenden, um die Datei und derenOrt anzukündigen.

Scan-to-FTP

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DatenflussDatenfluss

Datenfluss


FTP-Server Client-PC

FTP-Server

Intranet Internet

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Wie bereits erwähnt ist Scan-to-FTP die ideale Scan-Optionfür grössere Dateien. Wenn die gescannten Informationen an mehrere Empfänger versandt werden sollen, muss einezusätzliche, separate E-Mail gesendet werden. In diesem Fallist bei umfangreichen Dokumenten Scan-to-URL die perfekteLösung. Diese Option verbindet die Vorteile von Scan-to-FTPund Scan-to-eMail: Sie bewältigt grosse Dateien und versen-det E-Mailbenachrichtigungen.

Der Benutzer gibt die gewünschte FTP-Serveradresse an, an der die gescannten Daten gespeichert werden sollen, undwählt die E-Mailadressen der gewünschten Empfänger aus.

Nach dem Scannen der Dokumente speichert das System die Dateien auf dem FTP-Server. Über eine automatisch er-stellte E-Mail wird ein Link an die Verteilerliste gesendet. DurchKlicken auf den Link kann unmittelbar auf die Datei zugegriffenwerden.

Scan-to-URL

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DatenflussDatenfluss


Mailserver Client-PC

FTP-Server

BenachrichtigungBenachrichtigung

Intranet Internet

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Internet Fax ist keine richtige Scan-Anwendung, es kann jedoch für bestimmte Anwendungen als Alternative zu Scan-to-eMail angesehen werden.

Im Internet-Fax-Modus werden gescannte Dokumente per E-Mail an den Mailserver des Empfängers gesendet. DasDokument wird an das Internet-Fax-kompatible Ausgabegerätübertragen und dann gedruckt.

Im Vergleich zum herkömmlichen Fax entfallen bei der Internet-Fax-Option die Übertragungskosten, da anstatt Telefonleitungen das Internet benutzt wird. Dies führt zu erheblichen Einsparungen, insbesondere bei Fernverbin-dungen.

Im Gegensatz zu Scan-to-eMail werden die Dokumente nicht als elektronische Dateien empfangen sondern als Aus-drucke auf Papier. Dadurch entstehen zwar Druckkosten,diese Option ist jedoch sehr relevant für bestimmte Um-gebungen wie z.B. Lager, in denen Ausdrucke auf Papierbenötigt werden.

Internet-Fax iFax

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DatenflussDatenfluss Datenfluss



Mailserver

Mailserver

Intranet Internet

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Schwarzweiss-

Produkte

bizhub 130f*

bizhub 162/210

bizhub 250/350

bizhub 420/500

bizhub 600/750

bizhub PRO 920

bizhub PRO 1050

TWAIN-

Scan

x / –

x / –

– / opt

– / opt

– / opt

– / x

– / x

Scan-to-

HDD

–

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opt

opt

opt

x

x

Scan-to-

eMail

opt

opt

x

x

x

opt

x

Scan-to-

URL

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opt

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Scan-to-

FTP

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opt

x

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x

opt

x

Scan-to-

SMB

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x

x

x

opt

x

Scan to

Personal

Box

x

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opt

opt

opt

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–

iFax

opt

opt

x

x

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–

Übersicht Scan-Modi

x = Standard opt = optional – = nicht verfügbar

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Die folgenden Tabellen bieten einen Überblick über die

von unseren aktuellen und neuen Konica Minolta bizhub-

Produkten unterstützten Scan-Optionen:

Lokal /Netzwerk

* Farb- und S/W-Scan


Farbprodukte

bizhub C250/C252

bizhub C300

bizhub C350

bizhub C351

bizhub C352

bizhub C450

bizhub PRO C500

bizhub PRO C6500

TWAIN-

Scan

opt / x

opt / x

opt / x

opt / x

opt / x

opt / x

opt

opt

Scan-to-

HDD

x

x

opt

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x

opt

opt

Scan-to-

eMail

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x

x

x

opt

opt

Scan-to-

URL

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Scan-to-

FTP

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opt

opt

Scan-to-

SMB

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opt

opt

Scan to

Personal

Box

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x

opt

opt

iFax

opt

opt

x

opt

x

opt

–

–

x = Standard opt = optional – = nicht verfügbar

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Lokal /Netzwerk


V 1.2


Documents

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