Scannen v Dokumenten Kurzform 20070716 MQ

Scannen von Dokumenten zum Versand per E-Mail (Kurzform)

16.07.2007

Scannen von Dokumenten, z. B. Zeugnissen, zum Versand per E-MailDem vielfachen Wunsch von Kollegen folgend hier eine Ausgabe in Kurzform (die meisten Beschreibungen nur ohne Bilder)myself e.V. Lwentorstr. 68 70376 Stuttgart Telefon Kontaktbro: 0711 / 36 53 38 16 Homepage: http://www.myself-ev.de

Verfasser: Rolf Gebhardt

Lizenz: "CCPL", Creative Common Public License (siehe Anhang B)

Rolf Gebhardt

Seite 1 von 66


16.07.2007

nderungsbersichtnderungen zur 1. Ausgabe vom 01.08.20061. Genderte Dokumentenstruktur a. Deckblatt, genderter Titel b. Genderter Seitenkopf (Kurztitel) c. Genderter Seitenfu (Verfasser im Seitenfu) d. Diese nderungsbersicht e. Etwas ber den Autor f. Einleitung g. Lizenzierung unter der "CCPL" (siehe Anhang B) h. Einfhrung von Verfahrenskurzbeschreibungen, wo es mir ntig erschien i. Zwei Arten von "Beschreibungen" i. Fr erfahrene Benutzer: Beschreibung ohne Bilder (Ist praktisch der gleiche Text wie bei der ausfhrlichen Beschreibung, mit nur geringfgigen Unterschieden) ii. Fr ungebte Benutzer: Ausfhrliche Beschreibung mit Bildern. 2. Einarbeitung neuerer Erkenntnisse Erzeugung noch kleinerer Seiten-Scans (96 dpi) mit ausreichender Darstellungsqualitt auf dem Bildschirm mit Adobe Reader und als Ausdruck auf einem Drucker (Tintenstrahldrucker)

nderungen zur 2. Ausgabe vom 05.11.20061. berarbeitung des Dokumententexts mit Korrekturvorschlgen meiner Kollegin und Lektorin Helga Kornab. 2. Einarbeitung neuer Erkenntnisse Erzeugung von Scans mit optimierter Darstellung fr Adobe Reader bei einem Zoomfaktor von 125 %. Das ist die optimale Darstellung im Adober Reader bei maximiertem Fenster und einer Bildschirmauflsung 1024 x 768 Pixel, d. h. fr die Auflsung eines typischen 15" LCDBildschirms oder eines 17" Rhrenmonitors. Das bedeutet, dass alle Scans und auch die Bewerbungfotos mit einer Punktdichte von 120 dpi (= 1,25 * 96 dpi) in die E-Mail-Bewerbungsmappe eingebunden werden sollten. Bei einer Punktdichte von 120 dpi und einem Zoomfaktor von 125 % in Adobe Reader fallen dann die Scan-Pixel mit den Bildschirm-Pixeln zusammen. Es entstehen damit keine oder nur geringste Abbildungsfehler durch Adobe Reader, weil fr die Darstellung auf dem Bildschirm nicht interpoliert werden muss. (96 dpi ist die Standardeinstellung der Bildschirm-Punktdichte unter MS Windows.) Bewebungsfotos sollten mit IrfanView auf ihre Zielgre, z. B. 6 cm x 9 cm, bei einer Punktdichte von 120 dpi verkleinert werden, damit sie in optimaler Qualitt auf dem Bildschirm mit Adobe Reader und einem Zoomfaktor von 125 % dargestellt werden.

Rolf Gebhardt

Seite 2 von 66


16.07.2007

Wenn die Bewerbungsfotos grer sind, und mit MS Word auf die Zielgre verkleinert (skaliert) werden, kann es passieren, dass die Fotos durch FreePDF XP mit einer Punktdichte von 75 dpi gedruckt werden, mit dem Effekt, dass die Bewerbungsfotos in einer miserablen Qualitt mit Adobe Reader angezeigt werden. Das passiert dann, wenn die effektive Punktdichte nach dem skalieren des Bewerbungsfotos auf seine Zielgre grer als 120 dpi ist. Deshalb habe ich ein eigenes Kapitel fr die Bearbeitung von Bewerbungsfotos eingefgt und das Kapitel ber Bewerbungsfotos unter "Weitere Optimierungen" entfernt. Dateinamensregeln fr E-Mail-Dateianhnge, damit sie auch von mglichst allen E-MailProgrammen der Personalabteilungen abgelegt, geffnet und gelesen werden knnen

3. In das Kapitel "Bearbeiten von Bewerbungsfotos" habe ich noch Tipps fr Bewerbungsfotos (Bildgren, Ausschnittwahl) mit Beispielen aufgenommen. 4. Im "Anhang A" habe ich ergnzende Tipps zum drehen / kippen von Bildern und zur Ausschnittwahl aus Bildern mit IrfanView eingefgt, die zur Anregung dienen sollen, bei der Gestaltung von Bewerbungsfotos etwas zu spielen, um vielleicht aus dem vorhanden Bildmaterial noch etwas "herauszukitzeln". Dank an Sybille Schreiber und Ton Spaans, dass sie mir gestattet haben ihre Bewerbungsbilder in diesem Artikel zu verwenden.

Rolf Gebhardt

Seite 3 von 66


16.07.2007

Zum Autor

Rolf Gebhardt Jahrgang 1947 Studium der Nachrichtentechnik, Schwerpunkt Hchstfrequenztechnik, an der TU Darmstadt Von 1975 bis 2002 bei der Firma Alcatel SEL AG beschftigt, zuletzt als Datenbankadministrator in der Tools-Entwicklung fr die Telefonvermittlungsanlage SYSTEM12 Von 2003 bis 2004 in einer Transfer und Qualifizierungs-Gesellschaft (TQG) bei der MYPEGASUS GmbH, Stuttgart, zusammen mit 743 anderen Kollegen, die auch im Jahr 2002 die Firma Alcatel SEL AG verlassen haben. Engagiert als 55+-ler in der Selbstorganisation der TQG, Betreuung des TQG-Wikis, einer WebPlattform in der alle TQG-Mitglieder alle Seiten (fast) beliebig bearbeiten knnen. (Beispiel eines bekannten Wikis: Wikipedia, http://de.wikipedia.org) Diese Web-Plattform war das zentrale Kommunikationsmittel in der TQG. Sie hat erst berhaupt die Organisation und die Selbstorganisation der TQG mit ihren 743 Mitgliedern ermglicht und den Erfahrungsaustausch der TQG-Mitglieder wesentlich untersttzt.

Seit 2004 Mitglied bei myself e.V., Stuttgart. Betreuung des myself-Wikis, Mitarbeit im Arbeitskreis Linux, engagiert in verschiedenen Arbeitsgruppen und Regionalgruppen Lieblingsbetriebssystem Linux, aber auch Kenntnisse in Microsoft Windows XP Weitere Engagements bei myself e.V.: Rat und Hilfe bei PC-Problemen, PC-Sicherheit Regionalsprecher der Deutschen ILCO e.V., Region Ludwigsburg, http://www.ilco.de

Rolf Gebhardt

Seite 4 von 66


16.07.2007

InhaltsverzeichnisScannen von Dokumenten, z. B. Zeugnissen, zum Versand per E-Mail ..........................................1 nderungsbersicht.............................................................................................................................2 nderungen zur 1. Ausgabe vom 01.08.2006 .................................................................................2 nderungen zur 2. Ausgabe vom 05.11.2006 .................................................................................2 Zum Autor .............................................................................................................................................4 Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................5 Einleitung ..............................................................................................................................................7 Voraussetzungen..............................................................................................................................7 Aufbau dieses Artikels .....................................................................................................................8 Grundstzliches zu E-Mail-Bewerbungsmappen und E-Mails...........................................................9 bermittlungsarten fr Zeugnisse und sonstige Unterlagen ........................................................9 Anforderungen (Zusammenfassung) ..............................................................................................9 Hintergrnde ...................................................................................................................................10 Grundregeln fr Bewerbungs-E-Mails...........................................................................................12 Empfehlungen fr E-Mail-Bewerbungsmappen............................................................................13 Tipps fr E-Mail-Bewerbungen ......................................................................................................14 Ausstattung zum Scannen von Dokumenten und deren Ausgabe als PDF-Dokument .................15 Grundlagen zu Scannen und Dateitypen ..........................................................................................16 Scannen und Dateitypen ................................................................................................................16 Einflsse auf die Dateigre der gescannten Dokumente: .........................................................17 Scangte / Darstellungsgte..........................................................................................................18 Einflsse auf die Darstellungsqualitt der PDF-Druckdatei ............................................................20 Scannen ..............................................................................................................................................21 Kurzbeschreibung ..........................................................................................................................21 Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................22Einlegen der Vorlage in den Scanner ..............................................................................................................22 Aufrufen des Scannersteuerprogramms ..........................................................................................................22 Auswahl Ausgabeart des Scan-Ergebnisses ...................................................................................................22 Auswahl der Scan-Parameter ..........................................................................................................................22

Reduzieren der Dateigren der gescannten Vorlagen...................................................................25 Speichern der TIFF-Dateien im GIF-Format ..................................................................................26Kurzbeschreibung ............................................................................................................................................26 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................26

Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format...............................................28Kurzbeschreibung ............................................................................................................................................28 Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................29

Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView ..................................31Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................31

Drucken von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei ........................................................33 Drucken mit der "Windows Bild- und Fax-Anzeige" ....................................................................33 Rolf GebhardtSeite 5 von 66


16.07.2007

Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................34

Bearbeiten von Bewerbungsfotos.....................................................................................................35 Warum muss man das Bewerbungsfoto mit IrfanView bearbeiten? ...........................................35 Tipps fr Bewerbungsfotos ...........................................................................................................35Beispiele fr verschiedene Bildformate in Bewerbungsmappen .....................................................................36 Beispiele von Bewerbungsfotos (Vergleich von Bildausschnitten): .................................................................37 "Goldener Schnitt"............................................................................................................................................38

Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanView........................................................................39Beschreibung (ohne Bilder) .............................................................................................................................39

Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument .........................................................41 Kurzbeschreibung ..........................................................................................................................42 Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................43 Drucken der fertigen Bewerbungsmappe als PDF-Datei .................................................................45 Beschreibung (ohne Bilder) ...........................................................................................................45 Grenvergleiche: Word-Dokument PDF-Druck-Datei.............................................................47 Weitere Optimierungen ......................................................................................................................48 Wenn die E-Mail-Bewerbungsmappengre 750 KB bersteigt .................................................48Reduktion eines Seitenscans auf Schwarz-Wei-Darstellung mit IrfanView...................................................51 Beschreibung (ohne Bilder) .........................................................................................................................51 Reduktion eines Seitenscans von 200 dpi auf 96 dpi mit IrfanView ................................................................52

Zusammenfassung: Etwas Statistik..................................................................................................53 PDF-Dokumentgren in Abhngigkeit von Scan-Dateieigenschaften ......................................53 Scan-Dateigren in Abhngigkeit von Scan-Dateieigenschaften .............................................54 Anhang A: Weitere Tipps zu Bewerbungsbildern ............................................................................55 Drehen / kippen von Bildern ..........................................................................................................55 Auswahl eines Bildausschnitts .....................................................................................................58 Anhang B: Lizenzen ...........................................................................................................................62

Rolf Gebhardt

Seite 6 von 66


16.07.2007

EinleitungDie Bewerbung per E-Mail gewinnt zunehmend an Bedeutung. Im Internet gibt es unzhlige Ratschlge fr die Gestaltung von Bewerbungsmappen, aber keine Ratschlge fr deren Versand per E-Mail. Ich habe dies, aufgrund vieler Anfragen whrend meiner Arbeit bei MYPEGASUS GmbH und myself e.V., zum Anlass genommen, diesen Artikel zu verfassen. Eine E-Mail-Bewerbungsmappe hat grundstzlich den gleichen Aufbau wie eine normale Bewerbungsmappe. Sie unterliegt aber gewissen Grenbeschrnkungen, damit sie von Personalverantwortlichen akzeptiert wird (E-Mail-Gre 1 MB). Den grten Platzbedarf in einer E-Mail-Bewerbungsmappe haben die Zeugniskopien. Ich zeige in diesem Artikel, wie man Zeugniskopien in der Dateigre so reduzieren kann, dass sie obigen Anforderungen gengt und trotzdem noch eine ausreichende Darstellungsqualitt auf dem Bildschirm und als Papierausdruck hat. Diese Verfahren sind allgemein anwendbar, d. h. auch fr andere Dokumentenkopien, die per E-Mail zu verschicken sind. Ferner zeige ich, wie man die Zeugniskopien seitenfllend (im Originalformat) in eine mit Microsoft Office Word erstellte Bewerbungsmappe einbindet. Da beim Versand von Bewerbungsmappen per E-Mail auch einige einfache Regeln zur Gestaltung und Form der Bewerbungs-E-Mail (Anschreiben) zu bedenken und beachten sind, beschreibe ich diese am Anfang dieses Artikels. Diese Regeln basieren auf meinen Erfahrungen mit verschiedenen E-MailProgrammen und deren Inkompatibilitten whrend meiner Ttigkeiten bei Alcatel SEL, bei MYPEGASUS und bei myself. Bei den PDF-Bewerbungsmappen knnen auch Darstellungsprobleme beim E-Mail-Empfnger entstehen. Ich zeige, wie man diese beim Erstellen von PDF-Dateien aus MS-Word-Dokumenten vermeiden kann.

VoraussetzungenIch gehe davon aus, dass der Leser eine gewisse Vertrautheit mit Microsoft Windows hat und setze voraus, dass auf dem PC des Lesers Microsoft Word ab Version 2000 bzw. XP vorhanden ist. (Frhere Versionen von MS Word konnte ich leider nicht testen.) Fr die Bearbeitung der gescannten Dokumente (Verringern der Dateigre) und das Erstellen von PDF-Dateien aus MS-Word-Dokumenten werden Programme eingesetzt, die im Internet fr Privatbenutzer frei erhltlich sind (IrfanView, FreePDF XP, GhostScript). Ein Scanner mit entsprechender Steuersoftware sollte vorhanden sein, wenn man den Scanner bei MYPEGASUS Stuttgart am SURF01-PC nicht benutzen kann oder will. myself -Mitglieder oder Mitglieder einer TQG bei MYPEGASUS Stuttgart knnen sich auch gerne mit mir in Verbindung setzen, wenn sie beim Scannen Hilfestellung brauchen. Wir werden uns dann zu einem gemeinsamen Termin in der Lwentorstrae 68 in Stuttgart verabreden.

Bitte nicht vom Umfang dieses Dokuments abschrecken lassen! Es ist so umfangreich geworden, weil jeder Arbeitschritt mit entsprechenden Bildern erlutert wird. Die meisten Kapitel sind zweigeteilt. Je in eine kurze Beschreibung ohne Bilder und eine ausfhrliche Beschreibung mit Bildern. Der Erluterungstext bei beiden Beschreibungen ist praktisch gleich. (Siehe auch "Inhaltsverzeichnis", Seite 5). Die kurzen Beschreibungen sind selten grer als zwei Seiten.

Rolf Gebhardt

Seite 7 von 66


16.07.2007

Aufbau dieses ArtikelsDie ersten Kapitel dieses Artikels beschftigen sich zunchst mit ein paar grundstzlichen Dingen, die fr die Erstellung und den Versand von Bewerbungs-E-Mails wichtig sind, anschlieend ein Kapitel mit Empfehlungen fr E-Mail-Bewerbungsmappen. Darauf folgen Betrachtungen ber Einflussfaktoren und wie sie auf Gre und Gte von gescannten Dokument-Dateien einwirken. Diese Kapitel kann man notfalls berspringen. Sie enthalten aber ein paar ntzliche Informationen zum Verstndnis, warum bestimmte Verfahren beim Scannen, Verkleinern der Scan-Dateien und Drucken als PDF-Datei berhaupt wirksam sind. Daran anschlieend wird das Scannen von Dokumenten beschrieben. Es folgen Beschreibungen der Standardverfahren zum Verkleinern der gescannten Dokument-Dateien. Dann wird beschrieben, wie man sich Druckvorlagen (PDF-Dateien) erstellen kann, um sich zu Hause immer wieder frische Zeugniskopien fr Papier-Bewerbungsmappen drucken zu knnen, ohne jedes Mal in einen Copy-Shop gehen zu mssen. Hier wurde mit dieser Ausgabe ein Kapitel ber die Bearbeitung von Bewerbungsfotos fr E-MailBewerbungsmappen eingefgt. Daran schliet sich ein Kapitel an, in dem das Einbinden der (verkleinerten) Zeugnis-Scans in ein MSWord-Dokument (Bewerbungsmappe) beschrieben wird und wie man aus diesem Dokument eine PDFDatei fr den Versand per E-Mail erzeugt. Fr den Fall, dass das Dokument (Bewerbungsmappe) immer noch zu gro ist (> 750 KB), werden im Folgenden noch weitere Optimierungen beschrieben, die dann aber bei den Dokumenten-Scans zu noch vertretbaren Qualittseinbuen fhren. Die Unterlage schliet mit etwas Statistik, was man mit den verschiedenen Verfahren bzgl. der Dokumentengren erreichen kann. Hier kann man auch nachlesen, warum z. B. JPG als Datenformat zum Erstellen eines PDF-Dokuments (mit FreePDF XP) aus MS-Word heraus ungeeignet ist und warum man keine Bewerbung als MS-Word-Dokument verschicken sollte. Ein Anhang enthlt ergnzende Tipps zum drehen / kippen von Bildern und zur Ausschnittwahl aus Bildern mit IrfanView, die zur Anregung dienen sollen, bei der Gestaltung von Bewerbungsfotos etwas zu spielen, um vielleicht aus dem vorhanden Bildmaterial noch etwas "herauszukitzeln". Im Anhang folgt die Lizenz unter der dieser Artikel erschienen ist. Die wichtigsten Kapitel sind zweigeteilt. Sie enthalten jeweils eine Beschreibung des Verfahrens ohne Bilder und eine mit Bildern. Der Text in diesen beiden Teilen ist praktisch gleich. Der erste Teil ist fr gebte Benutzer gedacht, die meist keine erluternden Bilder bentigen. Er ist selten lnger als zwei Seiten. Der zweite Teil ist fr weniger erfahrene Benutzer gedacht, die zum Text auch noch die dazugehrigen Bildschirminhalte sehen knnen. Manche Kapitel haben am Anfang auch noch eine Kurzbeschreibung, in der das angewendete Verfahren kurz skizziert wird, als Lernhilfe fr das, was im Folgenden detailliert beschrieben wird.

Rolf Gebhardt

Seite 8 von 66


16.07.2007

Grundstzliches zu E-Mail-Bewerbungsmappen und E-Mailsbermittlungsarten fr Zeugnisse und sonstige UnterlagenEs gibt verschiedene Mglichkeiten, Unterlagen zu erstellen und per E-Mail zu verschicken: Vorlage als Text-Dokument, Versand als Text-Datei Vorlage als Word-Dokument, Versand als PDF-Datei **) Scannen der Unterlage fr OCR *), Bild wandeln in Text-/Word-Datei mit OCR-Programm, Nachbearbeiten der OCR-Erkennungsfehler o Text-Datei als Text-Datei versenden o Word-Dokument als PDF-Datei versenden Scannen als Bilder o Versand aller Bilder einer Unterlage in einer (!) PDF-Datei, d. h. zusammen mit Anschreiben und Lebenslauf in einer gemeinsamen Datei oder o Versand Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse in getrennten Dateien

*) **)

OCR = Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung PDF = Portable Document Format

Anforderungen (Zusammenfassung) Maximale Dateigre eines E-Mail-Anhangs (hier die Bewerbungsmappe): 1 MB o Entspricht etwa 4 - 13 Seiten gescannte Seiten als PDF-Dokument (bei einer Punktdichte der gescannten Seiten von 120 dpi, s.u.)

Dateinamensregeln fr E-Mail-Anhnge sind zu beachten, damit diese sicher beim Empfnger (z. B. der Personalabteilung) abgelegt, geffnet und gelesen werden knnen. Gescannte Dokumente o Punktdichte: max. 200 dpi (Fax) beim scannen. (Bester Kompromiss aus Darstellung und Dateigre beim Versand einer E-MailBewerbungsmappe ist: 120 dpi)

Keine Scans als Bilder in z. B. einer ZIP-Datei verschicken! Keine Word-Dokumente verschicken! ACHTUNG: E-Mail-Provider Maillngenbegrenzungen beachten!!! (insbesondere bei Free-Mail-Providern) o o t-online, web.de z. B. 4 MB freenet.de z. B. < 20 MB (sonst knnen Sie keine Bcc: Ihrer eigenen E-Mail empfangen) in getrennten Dokumenten / Anhngen verlangen in einem Dokument / Anhang verlangen

Es gibt Personalabteilungen, die Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse o o

Das muss man vorher abklren / recherchieren!

Rolf Gebhardt

Seite 9 von 66


16.07.2007

HintergrndeSie mssen beim E-Mail-Empfnger mit allen mglichen Problemen rechnen es gibt nichts, was nicht gibt! So drfen Sie nicht voraussetzen, dass der Empfnger z. B. das gleiche E-Mail-Programm verwendet, wie Sie! Die Erfahrung zeigt, dass nicht alle E-Mail-Programme alle Dateiformate verarbeiten knnen, bzw. Dateiformate unterschiedlich behandelt werden, weil der Empfnger z. B. ein anderes Betriebssystem als MS Windows benutzt, ein Extrembeispiel ist MAC OS9 der Empfnger kein MS-Word oder eine veraltete Version davon benutzt (gibt es alles!) z. B. LotusNotes verwendet wird, das Textanhnge "inline" anzeigt und diese somit nicht mehr getrennt ausdruckbar sind der Empfnger fr Sie unvorhersehbare Einstellungen am E-Mail-Programm vorgenommen hat. (denken Sie dabei daran, was Sie alles nach Ihren persnlichen Vorlieben an Ihrem PC eingestellt/verstellt haben!) die IT-Abteilung beim Empfnger bestimmte Dokumententypen in den Firmen-E-Mail-Proxys unterdrckt, z. B. MS-Word-Dateien, ZIP-Archive wegen Virengefahren nicht alle Schriften, die Sie verwenden, auch auf dem Empfngersystem vorhanden sind. Kann auch bei PDF-Dokumenten passieren, dass Anzeigeprobleme hinsichtlich Schriften bestehen (typisch bei Apple Macintosh). Deshalb ist es dringend zu empfehlen, im PDF-Dokument alle verwendeten Schriften mitzuschicken. Auerdem sollten Sie bedenken, dass Ihre E-Mail auch an andere Empfnger weitergeleitet werden knnte und dadurch das Layout Ihres Anschreibens total "verstrubbelt" werden kann. (abhngig vom EMail-Programm des ursprnglichen Empfngers und/oder vom E-Mail-Programm desjenigen, an den Ihre E-Mail weitergeleitet wurde). Eine neue Erfahrung, die ich erst Ende 2006 und Anfang 2007 gemacht habe, ist, dass manche E-MailProgramme mit blichen Dateinamen von E-Mail-Anhngen, die man unter MS Windows gewohnt ist, nicht umgehen knnen und fr den Empfnger damit unleserlich sind!!! Auerdem mssen Sie immer damit rechnen, dass Ihr Anschreiben durch das Empfnger-E-MailProgramm nicht so dargestellt wird, wie Sie sich das denken, d. h. wie Sie Ihr Anschreiben auf Ihrem Bildschirm sehen. Weitere Hintergrnde: Die Standardeinstellung der Bildschirm-Pixeldichte betrgt je nach Betriebssystem 72 dpi (UNIX, Linux, MAC) oder 96 dpi (MS Windows). Ihr Scan mit 300 dpi oder 600 dpi sieht auf dem Bildschirm genauso aus, wie einer mit 200 dpi oder 120 dpi, auer man vergrert ihm auf ber 150%. Dokumentenbetrachter, wie z. B. Adobe Reader, gltten typischerweise Bilder in angezeigten Seiten und erhhen dadurch deren Anzeigequalitt. HTML-Mails sind mindestens doppelt so gro wie reine Text-E-Mails, weil typischerweise beide Formen 'reiner Text' und 'HTML' verschickt werden. Auerdem sind HTML-Mails durch die HTML-Tags (Formatierungsanweisungen) u. U. sehr viel grer als man annimmt, besonders Mails, die mit Outlook oder Outlook Express erstellt wurden. Andere Mailprogramme sind da sehr viel sparsamer.

Rolf Gebhardt

Seite 10 von 66


16.07.2007

Ein Anhang (ausgenommen reiner Text) wird fr die bertragung per E-Mail von Ihrem E-MailProgramm von binrer Form automatisch in eine ASCII-codierte Form (7 bit ASCII, base64) umgewandelt. In dieser Form ist ein Anhang ca. um den Faktor 1,37 grer als die ursprngliche Datei auf Ihrem PC.

Rolf Gebhardt

Seite 11 von 66


16.07.2007

Grundregeln fr Bewerbungs-E-Mails Anschreiben (als Mailtext) nur als reine Textmail verschicken Keine HTML-Mail verschicken, auer wenn es sich absolut nicht vermeiden lsst. o o o o Dann aber eine Schrift mit fester Laufweite nehmen und keine Tabulatoren und keine speziellen Formatierungen, wie Fettschrift, Kursivschrift oder Farbe verwenden. Hierbei sollte das HTML-Layout dem des Layouts der reinen Text-Mail entsprechen, d. h. Zeilenumbrche selbst einfgen (siehe auch unten). Bei HTML-Mail besteht die Gefahr, dass der Empfnger "Viren" untergejubelt bekommt, versehentlich oder absichtlich. Auerdem kann passieren, dass der Empfnger Ihre E-Mail berhaupt nicht lesen kann, weil bei ihm nur die HTML-Mail ankommt und nicht auch die blicherweise parallel versandte reine Text-Form. Das ist abhngig von den von Ihnen verwendeten Einstellungen Ihres E-Mail-Programms. Desweiteren ist mglich, dass die HTML-Mail im Empfnger-E-Mail-Programm nicht so dargestellt wird, wie Sie es in Ihrem E-Mail-Programm bei der Erstellung des Anschreibens vorgesehen haben. Ursache dafr sind HTML-Inkompatibilitten Ihres E-MailProgramms (typisches Outlook-Problem) zu dem des Empfngers.

o

Keine Abstze einrcken bzw. Formatierungen durch Einfgen von Leerzeichen setzen. Hat der Empfnger nmlich eine Schrift mit variabler Laufweite in seinem E-Mail-Programm eingestellt, gehen alle Ihre schn gesetzten Formatierungen verloren. Bei reinen Text-Mails o o o o eine Zeilenlnge von max. 72 Zeichen verwenden Zeilenumbrche selbst einfgen keine Zeile mit Leerzeichen beenden, sonst wird u. U. die Folgezeile als Fortsetzungszeile behandelt (bei Thunderbird beobachtet bei Zitaten aus beantworteten E-Mails)! Dieses Format vertrgt auch bis zu 4 Weiterleitungen.

Anhnge nie als MS-Word-Dokument verschicken (Makrovirengefahr). Sie sind zudem auch einiges grer als PDF-Dateien. Textanhnge lieber als PDF-Ausdruck verschicken. In Dateinamen von E-Mail-Anhngen (Meine neueste Erkenntnis seit Ende 2006 und Anfang 2007!!) o o o o keine Leerzeichen verwenden (z. B. IncrediMail (4002014) hat mit Leerzeichen Problem) keine Umlaute (, , , , , ) oder verwenden (Unterschiedliche Kodierungen von Umlauten in den verschiedenen Betriebssystemen) keine Bindestriche (-) oder Unterstriche (_) verwenden (z. B. David im System DvISE von Tobit Software hat Probleme mit '-' und '_') keine $, @ oder # Zeichen verwenden o D. h. meiden Sie jegliche Sonderzeichen!!! Grobuchstaben (ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ)Seite 12 von 66

die einzigen Zeichen die wirklich berall zulssig sind, sind

Rolf Gebhardt


16.07.2007

o

Kleinbuchstaben (abcdefghijklmnopqrstuvwxyz) Ziffern (0123456789) Der Punkt als Trennzeichen zwischen Dateiname und Dateiendung

Dateinamen in E-Mail-Anhngen sollten nicht lnger als ca. 50 Zeichen sein (auch Dateinamenlngenbegrenzungen gibt es noch!!)

Beispiel fr einen allgemein akzeptierten Dateinamen (50 Zeichen): RolfGebhardtBewerbungsmappeFuerYXAGvom20070502.pdf Das sieht nicht gerade schn aus, aber die Bewerbungsmappe soll in der Personalabteilung ja schlielich abgelegt, geffnet und gelesen werden knnen. Der Grund fr diese Dateinamensregeln ist, dass sich viele E-Mail-Programme nicht an die geltenden Standards halten, bzw. sie unterschiedlich auslegen.

Empfehlungen fr E-Mail-BewerbungsmappenDie folgenden Empfehlungen sind fr eine Darstellung mit Adobe Reader bei einem Zoomfaktor von 125 % optimiert. Alle digitalisierten/gescannten Vorlagen mssen dabei eine Punktdichte von 120 dpi haben. Unter diesen Bedingungen fallen dann die Scan-Pixel der Zeugnisse mit den Bildschirm-Pixeln zusammen, es entstehen also keine, hchstens minimale Abbildungsfehler, weil Adobe Reader nicht interpolieren muss. Voraussetzung dafr, dass diese Eigenschaften erhalten bleiben, ist auerdem, dass Sie die gescannten Dokumente auch passend, d.h. Mastabsgerecht, in ihre E-MailBewerbungsmappe einfgen (s.u.) (120 dpi = 1,25 * 96 dpi. 96 dpi ist die Standardbildschirmpunktdichte unter MS Windows.) Fr eine E-Mail-Bewerbungsmappe hat sich folgendes Format bewhrt: 1. Basisdokument (4 Seiten) bestehend aus Anschreiben Deckblatt mit Foto Das Foto sollte einer Bildhhe von ca. 9 cm (ca. 425 Pixel) bei einer Auflsung von 120 dpi haben. Bei einem Zoomfaktor von 125 % hat das Bild in Adobe Reader dann eine Hhe von ca. 11 cm. Bei einem Zoomfaktor von 150 % eine Hhe von ca. 13 cm. Das Bewerbungsfoto kommt so besser zur Geltung, als wenn man es in den europischen Lebenslauf einfgt. Fr ein Foto im europischen Lebenslauf ist nur maximal Raum fr ein Bild im Format 6,5 cm x 4,9 cm bei einem Seitenverhltnis von 4 : 3 (Digitalkamera) bzw. 6,5 cm x 4,3 cm bei einem Seitenverhltnis von 3 : 2 (normale Fotografie). Ein Bild in der blichen Gre eines Passbilds 4,5 cm x 3,5 cm ist in fr E-MailBewerbungsmappe viel zu klein. Wenn man ein Deckblatt mit Foto benutzt, ist auch mehr Raum im Lebenslauf fr Text. Das Deckblatt sollte Vorname, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse enthalten und gegebenenfalls die Kernqualifikation, -kompetenz in einem Satz unten auf der Seite.

Rolf Gebhardt

Seite 13 von 66


16.07.2007

Lebenslauf Der Lebenslauf sollte die Struktur des europischen Lebenslaufs haben aber ohne Bewerbungsfoto. Die Angaben zur Person, die auf dem Deckblatt stehen, knnen entfallen.

Fr das Basisdokument kann man in der E-Mail-Bewerbungsmappe im PDF-Format grob einen Platzbedarf von 100 KByte ansetzen (Einschlielich verwendeter Schriften). Damit bleiben ca. 650 KByte Raum fr Zeugnisse. 2. Zeugnis(e) Die Zeugnisse sollten, wie das Bewerbungsfoto eine Punktdichte von 120 dpi haben. Beim Scannen verwendet man blicherweise eine Punktdichte von 200 dpi, weil praktisch kein Scanner mit 120 dpi scannen kann. Man muss also mit IrfanView die Punktdichte verringern. Wie man das macht, wird weiter unten in diesem Artikel beschrieben. Unter diesen Bedingungen kann man bei einer Dateigre eines gescannten und optimierten Dokuments von 50 KBytes 85 KBytes in den noch zur Verfgung stehenden 650 KBytes (s.o.) etwa 13 7,5 Zeugnisseiten unterbringen. Die Gre der gescannten und Punktdichte reduzierten Zeugnisseiten hngt stark vom Detailreichtum der Vorlagen ab. (Siehe auch Abschnitt: Grundlagen zu Scannen und Dateitypenauf Seite 16)

Tipps fr E-Mail-Bewerbungenhttp://www.jova-nova.com http://www.jova-nova.com/bewerb/jobs10.htm (Stand: 1999)

Rolf Gebhardt

Seite 14 von 66


16.07.2007

Ausstattung zum Scannen von Dokumenten und deren Ausgabe als PDF-Dokument Scanner Scannersteuerprogramm (wird mit dem Scanner mitgeliefert) Einfaches Bildbearbeitungsprogramm, um o o o o Scans (Bilder) vom TIFF-Format ins GIF-Format umzuwandeln bzw. in ein anderes internes TIFF-Format die Farbtiefe von z. B. 256 Farben (Grauwerten) auf 16 oder 8 Farben zu reduzieren den hellsten Grauwert der Palette der 16 oder 8 Farben / Grauwerte auf reines Wei zu korrigieren die Punktdichte der Scans (Bilder) von 200 dpi auf 120 dpi oder gar 96 dpi zu verringern

Druckprogramm (virtueller Drucker), der das PDF-Dokument erzeugen kann

Bei MYPEGASUS Stuttgart, in der Lwentorstrae 68, haben wir auf dem SURF-PC SURF01 (Flur, linker PC) folgende Ausstattung: CanoScan LiDE 60 = Scanner Scanner-Steuerprogramm (im Lieferumfang des Scanners CanoScan LiDE 60 enthalten) Freeware Graphic Viewer, http://www.irfanview.de/, zum Bearbeiten der gescannten Dokumenten-Dateien (Seit 23.04.2007 ist IrfanView 4.0 auf http://www.irfanview.de/ verfgbar) FreePDF XP 3.04 = Druckprogramm, virtueller Drucker, zum Erzeugen von PDF-Dateien zum Versand per E-Mail (Seit 25.04.2007 ist FreePDF XP 3.20 auf http://www.freepdfxp.de/index.htm verfgbar) Alle Beschreibung in diesem Artikel sind auf die z.Zt. auf dem SURF-PC SURF01 in der Lwentorstrae installierten Programmversionen abgestimmt, d. h. auf IrfanView 3.98, FreePDF XP 3.04 und CanoScan Toolbox 4.9. Wenn man sich zu Hause ausstatten will, wird neben IrfanView noch ein PDF-Drucker-Programm bentigt, z. B. FreePDF XP o (http://www.freepdfxp.de/index.htm) Bentigt zustzlich noch AFPL (Aladdin Free Puplic License) GhostScript. Hinweis: GhostScript vor FreePDF XP installieren. Link zu GhostScript steht auf der Downloadseite von FreePDF XP Besitzer von MS Windows 95, 98, ME und NT laden sich am besten FreePDF Version 2.11 herunter (siehe Download-Seite oben). Sie bentigen auch eine andere GhostScript-Version.Seite 15 von 66

CanoScan Toolbox 4.9 = IrfanView 3.98 =

o

Rolf Gebhardt


16.07.2007

Grundlagen zu Scannen und DateitypenScannen und DateitypenEin Scanner kann blicherweise folgende 3 - 4 Dateitypen erzeugen: TIFF BMP JPG PDF Tagged Image File Format (keine Kompression) Bitmap Format (keine Kompression) Joint Photographic Experts Group Format (verlustbehaftete Kompression) Portable Document Format (Kompression)

Fr unsere Zwecke kommen vor allem die Formate TIFF, BMP und JPG in Frage. Mehrseitige Scans im PDF-Format sind nur mit speziellen PDF-Druckprogrammen mglich. Auerdem lassen sich PDFScans praktisch nicht in MS-Word-Dokumente einbinden (hchstens nachtrglich an die als PDFDokument gedruckte Version anhngen). In die nhere Wahl kommt daher praktisch nur eins der obigen Formate, das TIFF-Format. Das zunchst attraktiv erscheinende JPG-Format, das beim Scannen die kleinsten Dateien liefert, erweist sich spter beim Drucken meist als ungeeignet, weil die PDF-Dateien sehr viel grer sind als die Summen der Dateigren der einzelnen Seiten. Der Grund hierfr liegt darin, dass die JPG-Datei beim Drucken noch einmal in eine Bitmap umgewandelt wird, die dann wieder mit einem anderen Verfahren komprimiert wird. Die druckprogramminterne Bitmap hat bei JPG-Dateien aber schlechtere Eigenschaften fr die dort verwendete Komprimierung, als z. B. eine TIFF-Datei. Die Verschlechterung der Eigenschaften wird durch die sogenannten Artefakte (Schatten) verursacht, die man sieht, wenn man sich eine JPG-Datei stark vergrert mit einem Bildbetrachterprogramm (z. B. IrfanView) ansieht. D. h. eine JPG-Datei hat fr das Drucken im Endeffekt viel mehr Details als eine TIFF- bzw. eine GIF-Datei (siehe auch unten: "Einflsse auf die Dateigre der gescannten Dokumente"). Das TIFF-Format selbst ist fr das Drucken und das Einbinden der Scans in MS-Word-Dokumente auch nicht ideal. Aber man kann Dateien im TIFF-Format wiederum mit z. B. IrfanView in Dateien im GIF-Format (Graphics Interchange Format) umwandeln, die etwa die gleiche Gre (bei 200 dpi) haben wie die JPG-Dateien, aber beim Drucken die PDF-Druckdateien nicht vergrern. Man kann die GIFDateien noch weiter verkleinern, wenn man die Farbtiefe der Scans von 256 Farben (Grauwerte) auf 16 Farben/Grauwerte, oder sogar auf 8 Farben/Grauwerte, reduziert. Das ist beim Betrachten des in PDF gedruckten Dokuments am Bildschirm praktisch nicht wahrnehmbar. Weiterhin kann man mit IrfanView noch die Punktdichte der gescannten Dokumente noch weiter verringern von 200 dpi auf 120 dpi , damit sie mit Adobe Reader und einem Zoomfaktor von 125 % optimal angezeigt werden. Als ntzlicher Nebeneffekt werden die Dateien auch noch wesentlich kleiner, sodass man mehr Zeugnisse in einer E-Mail-Bewerbungsmappe unterbringen kann.

Rolf Gebhardt

Seite 16 von 66


16.07.2007

Einflsse auf die Dateigre der gescannten Dokumente:Eine gescannte DIN A4 Seite (21 cm x 29,7 cm) hat bei einer Abtastrate von 96 dpi eine Gre von 793 x 1122 Pixel = 120 dpi eine Gre von 992 x 1403 Pixel = 200 dpi eine Gre von 1653 x 2338 Pixel = 300 dpi eine Gre von 2398 x 3425 Pixel = 600 dpi eine Gre von 4961 x 6898 Pixel = 889.746 Pixel. 1.391.776 Pixel. 3.864.714 Pixel. 8.213.150 Pixel. 34.220.978 Pixel.

Bei Scans mit 16 Mio. Farben werden 256 Farben (z. B. Gauwerten) werden 16 Farben (Grauwerten) werden 8 Farben (Grauwerte) werden Schwarz/Wei wird nur 24 bits pro Pixel bentigt. 8 bits pro Pixel bentigt. 4 bits pro Pixel bentigt. 3 bits pro Pixel bentigt 1 bit pro Pixel bentigt (Fax-Qualitt).

Auerdem wird die Dateigre von der Art der verwendeten Kompressionsmethode beeinflusst. Beste Resultate erhlt man mit JPG GIF TIFF TIFF (durch Weglassen von Bilddetails) (LZW-Kompression) (LZW-Kompression) (ZIP-Kompression) bei 16 Mio. Farben (verlustbehaftete Kompression!) bei 256, 16 oder 8 Farben bei 256, 16 oder 8 Farben bei 256, 16 oder 8 Farben (kann aber durch die "Windows Bild- und Faxanzeige" nicht verarbeitet werden!!!!) bei 2 Farben (schwarz/wei) (kleinste Dateien, aber meist keine ausreichende Darstellungsqualitt)

TIFF

(CCITT Fax 4)

Bilder im TIFF-Format und mit LZW-Kompression knnen blicherweise von keinem Scan-Programm erzeugt werden. Dies kann man aber z. B. mit dem Bildbetrachter IrfanView. Zustzlich wird die Dateigre von komprimierten Scans auch noch vom Detailreichtum der Originale beeinflusst (je mehr Details, desto grer wird das gescannte Dokument), d. h. durch darin enthaltene Grafiken und Bilder (z. B. auch Firmen-Logos) verwendete Schriftarten (serifenbehaftete Schriften haben mehr Details) verwendete Schriftgren (kleinere Schriften haben mehr Details) JPG-Dateien haben durch die in ihnen enthaltenen Artefakte (Schatten) mehr Details ein auf kopapier gedrucktes Dokument, das durch die ungleichmige, meist graue Farbe auch mehr Details enthalten kann (wie auch Zeitungen)Seite 17 von 66

Rolf Gebhardt


16.07.2007

eine auf dem Scannerglas nicht gleichmig aufliegende Vorlage (Knicke und/oder Wellungen des Papiers erhhen die Details)

Fr die letzten beiden Punkte gibt es aber beim Scannen Mglichkeiten zur Korrektur. Auch persnliche Prferenzen beeinflussen die Dateigren: Der eine findet Fax-Qualitt (rein schwarz/wei) ausreichend ( kleinste Dateigre)

Punkdichte des gescannten und bearbeiteten Dokuments 120 dpi oder gar 96 dpi, mit 8 Farben/Graustufen ( optimale Dateigre) Der andere will unbedingt farbige Scans ( grte Dateigre)

Scangte / DarstellungsgteDie Scan-Gte wird durch 3 Hauptfaktoren beeinflusst: Abtastrate bzw. Scan-Punktdichte (dpi = dots per inch) Scan-Typ o Farbe / Grauwerte Gradation, d. h. der Abbildung von Eingabegrauwerten in Ausgabegrauwerte o Schwarz-Wei-Scan Schwarz-Wei-Schwellwert Die Scan-Abtastrate ist mehr oder weniger fix bei 200 dpi. Zeugnisse sollten, auer wenn es sich nicht vermeiden lsst, nicht in Farbe gescannt werden. bliche Papierkopien sind auch immer Schwarz-Wei- bzw. Grau-Scans. Die Gte eines Graustufen-Scans lsst sich durch "Schrauben" an der Gradationskurve, auch Farbtonkurve genannt, beeinflussen. Dabei wird die Abbildungskurve zwischen abgetasteten Grauwerten und abgespeicherten Grauwerten verndert. Wenn man helle Grautne weiter Richtung heller Grautne oder Wei abbildet, verschwinden z. B. evtl. durchscheinende Seitenrckseiten, Schmutz, Falteneffekte und Effekte durch nicht gleichmig auf dem Scannerglas aufliegender Vorlagen. Wenn man dunkle Grautne weiter Richtung dunkler Grautne oder Schwarz abbildet, wird z. B. auf dem Scan befindliche hellgraue Schrift evtl. erst sichtbar. Im letzten Fall kann es aber auch dazu fhren, bei zu starker Betonung der dunklen Stellen, dass die Schrift wie bei einem Fax eckig und ausgefranst wird. ACHTUNG: Die Art und Strke der Abbildung ist, bei gleicher Gradationskurve, sehr stark vom Scanner abhngig (eigene Erfahrung bei der Vorbereitung dieses Dokuments).

Rolf Gebhardt

Seite 18 von 66


16.07.2007

Beispiel fr die Wirkung der Einstellung der Gradationskurve (Extrembeispiel) (sehr Scanner abhngig!) ohne Einstellung der Farbtonkurve mit Einstellung der Farbtonkurve

Die Gte eines Schwarz-Wei-Scans lsst sich durch die Wahl des Schwarz-Wei-Schwellwerts beeinflussen. Der Standardwert des CanoScan LiDE 60 Steuerprogramms "Grauwert = 72 erzeugt sehr dnne Schriften. Hellgraue Schriften sind nicht mehr lesbar. Die Vorgabe ist in meinen Augen ungeeignet. Der sonst bliche Schwellwert "Grauwert = 128 ergibt recht zuverlssige Resultate an Lesbarkeit und "Eckigkeit" der Schriften. Der Grauwert = 128 ist ein guter Startwert. Manchmal muss man aber auch auf Schwellwerte von "Grauwert = 160 oder gar "Grauwert = 200 hochgehen, mit der Folge, dass fette Schrift noch fetter wird und Details von Grafiken verschwinden Auerdem entstehen hier auch manchmal schwarze Punkte im Scan, wo nur eine leichte Verschmutzung auf dem Original war. Hier muss man leider experimentieren.

Rolf Gebhardt

Seite 19 von 66


16.07.2007

Einflsse auf die Darstellungsqualitt der PDF-DruckdateiEs ist schon schlimm genug, dass man beim Scannen so viel an den Scan-Parametern "schrauben" kann und manchmal sogar muss. Dazu kommt noch, dass es beim Drucken der Scan-Ergebnisse auch noch berraschungen geben kann. Das PDF-Druckprogramm resampled *) das eingescannte Bild auf sein internes Druckraster, d. h., die gescannte Seite mit z. B. 200 dpi wird auf das interne Druckraster mit z. B. 300 dpi abgebildet. Dabei entstehen Abbildungsfehler, die aber meist vernachlssigt werden knnen. Abbildungsfehler knnen auch entstehen, wenn sich das Format der gescannten Seite nicht exakt auf die Druck-Seite ausrichten lsst, z. B. wenn im Format 20 cm x 28,7 cm gescannt und im Format DIN A4 (21 cm x 29,7 cm) gedruckt wird. Oder eine gescannte DIN-A4-Seite wird als Bild in ein MS-Word-Dokument eingefgt, dessen nutzbarer Raum durch Seitenrandeinstellungen kleiner als DIN A4 ist. Die als Bild eingefgte gescannte Seite behlt aber typischerweise ihr Seitenverhltnis. Es gibt aber auch die Mglichkeit, gescannte DIN-A4-Seiten als Hintergrundbilder in Word-Dokumente einzufgen. Darauf werde ich weiter unten eingehen. *) resample = neu abtasten

Rolf Gebhardt

Seite 20 von 66


16.07.2007

ScannenKurzbeschreibungIn den "Beschreibungen" werden folgende Arbeitsschritte ausfhrlich beschrieben: Einlegen der Vorlage in den Scanner Aufrufen des Scannerprogramms Auswahl der Ausgabeart des Scan-Ergebnisses o o o o Ausgabe in eine Datei Auswahl des Speicherorts der Scan-Ergebnisse Auswahl des Namens (Namensmuster) der Scan-Ergebnisse Vor-Auswahl zur Scan-Methode Auswahl Scan-Methode: Erweiterter Modus Scan-Vorschau Papierformat DIN A4 auswhlen Farbmodus Graustufen auswhlen Ausgabeauflsung auf 200 dpi festlegen Ausgabeformat DIN A4 einstellen Ggf. den Zuschneiderahmen / Auswahlrahmen fr den Scan-Ausschnitt zurcksetzen / einstellen auf DIN A4 und den Auswahlrahmen justieren Farbtonkurve: Einstellungen einstellen (z. B. S-Kurve)

Auswahl der Scan-Parameter o o o o o o o o

Scannen Scan-Ergebnisse ansehen und ggf., bei nicht ganz befriedigenden Scan-Ergebnissen die Farbtonkurve anpassen und erneut scannen

Rolf Gebhardt

Seite 21 von 66


16.07.2007

Beschreibung (ohne Bilder)Einlegen der Vorlage in den ScannerEinlegen der zu scannenden Vorlage in den Scanner Canon LiDE 60: Obere linke Ecke der Scan-Vorlage an die Anlegekanten (links unten) des geffneten Scanners legen, zu scannende Seite nach unten. (Bei anderen Scannern muss man evtl. die zu scannende Seite anders einlegen!!)

Aufrufen des ScannersteuerprogrammsAuf dem Desktop befindet sich ein Icon mit der Aufschrift CanoScan Toolbox 4.9. Dieses Icon mit der linken Maustaste doppelklicken und das Start-Men der CanoScan Toolbox wird angezeigt. Fr uns ist hier der Men-Punkt "Speichern" interessant.

Auswahl Ausgabeart des Scan-ErgebnissesKlickt man diesen Men-Punkt mit der linken Maustaste an, so wird das "Speichern"-Pop-Up-Men angezeigt. In diesem Pop-Up-Men das Feld "Scanner-Treiber anzeigen" anklicken (Hkchen muss erscheinen) ggf. den Dateinamen im Feld "Dateiname:" ndern (Standardwert: "Image") im Feld "Dateityp" TIFF auswhlen den Speicherpfad fr die gescannten Bilder auswhlen durch Klicken auf das Feld "Durchsuchen" (sehr unbersichtlicher Dialog) Es empfiehlt sich, fr jedes einzuscannende Dokument einen eigenen Unterordner anzulegen. Dann ist es auch leichter, alle eingescannten Seiten eines Dokuments in eine PDF-Datei zu drucken. Z. B.: \Zeugnis_Arbeitgeber_2002-12-30_TIFF Fr "Arbeitgeber" setzen Sie den Arbeitgeber ein, von dem Sie das Zeugnis bekommen haben. Die Zeichenfolge 2002-12-30 ist ein Datum in der Form JJJJ-MM-TT (Jahr, Monat, Tag). Daten dieser Form erscheinen in alphabetischer Reihenfolge und aufsteigender Datumsreihenfolge in einem Ordner-Inhaltsverzeichnis. Das Hkchen vor "Bilder in Unterordner mit aktuellem Datum speichern" entfernen. klicken.

Anschlieend auf den Knopf

Auswahl der Scan-ParameterEs erscheint nun das "Scan Gear CS"-Fenster. In diesem Fenster den Karteireiter "Erweiterter Modus" whlen. Rolf GebhardtSeite 22 von 66


16.07.2007

Hier zuerst auf "Vorschau" klicken (alle bisher eingestellten Parameter gehen verloren). Unter dem Punkt "Eingabe-Einstellungen" "Papierformat" A4 auswhlen "Farbmodus" Graustufen auswhlen "Ausgabeauflsung" 200 dpi auswhlen "Ausgabeformat" A4 auswhlen

Unter dem Punkt "Ausgabe-Einstellungen"

Falls der Zuschneiderahmen (/ Auswahlrahmen ) kleiner als ein DIN- A4-Blatt ist, kann man den Zuschneiderahmen durch Klicken auf den Knopf (oben links im Bild) zurcksetzen. Notfalls muss man den Zuschneiderahmen noch ber der Dokumentenvorlage mit der Maus durch Ziehen ausrichten (ist beim CanoScan LiDE 60 nicht erforderlich). Es muss aber in diesem Fall streng darauf geachtet werden, dass alle Vorlagen mit der gleichen Seitenbreite des Zuschneiderahmens gescannt werden (ist beim Einfgen der gescannten Seite in die Bewerbungsmappe von Bedeutung). Die "Bildeinstellungen" bleiben unverndert. erscheint das Pop-Up-Fenster "Farbtonkurve Einstellungen" mit Durch Klicken auf den Knopf dem man z. B. fr den "Farbkanal" "Graustufen" die Abbildungskurve zwischen Eingabefarben und Ausgabefarben festlegen kann. Details zur Einstellung der "Farbtonkurve Einstellungen" siehe im folgenden Kapitel "Ausfhrliche Beschreibung (mit Bildern).

Anmerkung: Durch Klicken auf den Knopf "Zurcksetzen" entsteht eine lineare Gradationskurve. Durch Klicken auf den Knopf "Schlieen" verschwindet das Fenster "Farbtonkurve Einstellungen". Die darin gewhlten Einstellungen werden in das Fenster "Scan Gear CS" "Erweiterter Modus" bernommen.

Anmerkung: Bei der Einstellung der "Farbtonkurve" werden die entscheidenden Weichen fr die sptere Qualitt und Kompressionsfhigkeit der Dokumenten-Scan-Dateien gestellt. Was man hier versumt hat, kann man hinterher bei der Bearbeitung der ScanErgebnisse zur Verkleinerung der Scan-Dateien kaum korrigieren. Nachkorrekturen sind oft nur noch mit speziellen, oft teuren, Bildbearbeitungsprogrammen mglich (z. B. gimp (Freeware, GPL).

Jetzt den Knopf drcken. Der Scan luft, und es erscheint ein Explorer-Fenster, in dem der Name der gescannten Datei erscheint, z. B. "Image0001.TIF", wenn Sie im Fenster "Speichern" unter "Dateiname:" als Dateiname "Image" angegeben haben. Die Nummer "0001" wurde von "Cano Gear CS" vergeben. Die Dateiendung "TIF" erscheint, weil im Fenster "Speichern" als "Dateityp" "TIFF" ausgewhlt wurde.

Rolf Gebhardt

Seite 23 von 66


16.07.2007

Wre schon eine Datei mit dem Namen "Image0001.TIFim Zielverzeichnis vorhanden gewesen, htte "Cano Gear CS" die Dateinummer um eins hochgezhlt und das gescannte Bild unter dem Namen "Image0002.TIF gespeichert, und so fort. Man kann sich nun mit einem Bildbetrachtungsprogramm, wie z. B. IrfanView, das Scan-Ergebnis ansehen. Mit den brigen Seiten einer mehrseitigen Vorlage verfhrt man ebenso. Man sollte dabei die Einstellungen der ersten Vorlagenseite unverndert beibehalten, d. h. man legt die Seite ein und drckt einfach den Knopf .

Anmerkung: Bei einem anderen Scanner als dem CanoScan LiDE 60 kann es erforderlich sein, die Seite noch einmal per "Vorschau einzulesen und die Gre des Zuschneiderahmens auf DIN A4 (21 cm x 29,7 cm) zu setzen sowie den Zuschneiderahmen mit der Maus ber die Scan-Vorlage auszurichten.

Es empfiehlt sich, alle Seiten einer Vorlage zusammen in einem Ordner zu speichern. Fr jede Vorlage (z. B. Zeugnis) legt man einen eigenen Ordner an. Das erleichtert die Arbeit der folgenden Schritte. Beispiel: Fr ein 4-seitiges Zeugnis legt man z. B. einen Ordner an mit dem Namen: \Zeugnis_Arbeitgeber_2002-12-30_TIFF Hierin werden die Scans der 4 Seiten abgelegt: Image0001.TIF Image0002.TIF Image0003.TIF Image0004.TIF Alle Dateien haben eine Gre von 3.775 KB und Abmessungen von 1653 x 2338 Pixel und haben 256 Grauwerte. Bei anderen Scannern, bei denen man die Scanvorlagen nicht so exakt auf dem Scannerglas ausrichten kann, wie beim CanoScan LiDE 60, sollte man darauf achten, dass der Zuschneiderahmen bei allen Vorlagen mindestens immer die gleiche Breite hat, z. B. 21 cm (Standard DIN A4 Blattbreite). Diese Breite brauchen wir noch spter beim "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein WordDokument".

Rolf Gebhardt

Seite 24 von 66


16.07.2007

Reduzieren der Dateigren der gescannten VorlagenDie beim Scannen erzeugten TIFF-Dateien sind fr den Versand als Anhang einer E-Mail entschieden zu gro (siehe oben). Deshalb mssen die Dateien als nchstes verkleinert, d. h. komprimiert werden. Das erste beschriebene Verfahren "Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIFFormat" ist eigentlich nur dazu gedacht, die TIFF-Dateien ohne Informationsverlust in ein Format zu wandeln, das erheblich weniger Platz verbraucht als die TIFF-Dateien. Das GIF-Format ist auch als Vorlage fr weitere Bearbeitungen gedacht, z. B. zum Drucken von Papierkopien von Dokumenten / Zeugnissen fr Papier-Bewerbungsmappen oder als Vorlage fr das "Drucken von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei" mit der "Windows Bild- und Faxanzeige". Das darauf folgende Verfahren " Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-Format" kann als Standardverfahren zum Verkleinern von gescannten Dokumentendateien angewendet werden, vor allem, wenn nur maximal 5 Zeugnisseiten in der E-Mail-Bewerbungsmappe mitgeschickt werden sollen. Wenn man die E-Mail-Bewerbungsmappengre noch weiter verkleinern will, die Zeugnisscans fr die Bildschirmdarstellung mit Adobe Reader optimieren will oder mehr als 5 Zeugnisseiten verschicken muss, muss man die Bild-Punktdichte von von 200 dpi auf 120 dpi verringern, wie unter "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView" beschrieben ist. Hiermit lassen sich bis zu 13 Zeugnisseiten in einer E-Mail-Bewerbungsmappe unterbringen. Nur wenn die mit diesem Verfahren erzeugten verkleinerten Dokumentendateien zusammen immer noch zu gro sind, muss man weiter in die Trickkiste greifen, wie es im Kapitel "Weitere Optimierungen" im Unterkapitel "Wenn die E-Mail-Bewerbungsmappengre 750 KB bersteigt" beschrieben wird.

Rolf Gebhardt

Seite 25 von 66


16.07.2007

Speichern der TIFF-Dateien im GIF-FormatKurzbeschreibung1. Anlegen eines Verzeichnisses zur Aufnahme der zu erzeugenden GIF-Dateien (Ein Verzeichnis pro Dokument / Zeugnis) 2. ffnen der zu wandelnden TIFF-Datei mit IrfanView 3. Speichern der geffneten TIFF-Datei im GIF-Format in das im 1. Schritt erzeugte Verzeichnis 4. Wiederholen der Schritte 2 und 3 fr alle gescannten Seiten eines Dokuments

Beschreibung (ohne Bilder)Hierfr legt man sinnvollerweise wieder pro Vorlage (z. B. Zeugnis) einen Ordner an, in den man die komprimierten Scan-Seiten speichert, z. B.: \Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_GIF Zum Komprimieren der Scan-Dateien werden sie mit dem Bildbetrachterprogramm "IrfanView geffnet und im Dateiformat GIF (Graphic Interchange Format) in obigem Ordner abgespeichert (siehe auch Diskussion am Anfang dieses Dokuments). Die folgenden Erluterungen und Bilder sind auf das Verfahren am SURF-PC SURF01 (linker PC im Flur, Lwentorstrae) abgestimmt. Hier ist das Programm IrfanView nicht als Standardbildbetrachter fr alle gngigen Bildformate installiert. Abweichungen zu Ihrem PC zu Hause knnen sich daraus ergeben, dass das Programm "IrfanView anders installiert ist, d. h. IrfanView ist wahrscheinlich als Standardbildbetrachter fr alle gngigen Bildformate installiert (Standardinstallationsvorgaben von IrfanView). Was muss man nun zur Formatumwandlung vom TIFF-Format ins GIF-Format tun: Die zu wandelnde Datei wird im Quellordner durch Anklicken mit der Maus markiert und dann das Kontext-Men durch Drcken der rechten Maustaste geffnet. Jetzt "ffnen mit" und anschlieend "IrfanView" auswhlen. Das Bild wird nun mit "IrfanView" angezeigt. Unter dem Menpunkt "Datei" der Menleiste whlt man nun "Speichern unter " In dem sich ffnenden Pop-Up-Fenster "Bild speichern als " whlt man nun den gewnschten Zielordner (z. B. \Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_GIF) und unter "Dateityp:" den Typ "GIF Compuserve GIF" aus. Den Eintrag unter "Dateiname:" lsst man am besten unverndert. Ferner sollte unten das Hkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein. Wenn dieses Hkchen gesetzt ist, erscheint ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern". Hier sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interlaced GIF" das Hkchen gesetzt sein. Das fhrt zu etwas kleineren GIF-Dateien. Den Knopf drcken. Fertig.

Diese Schritte wiederholt man fr alle Dateien des Quellordners, d. h. fr alle gescannten Seiten der Vorlage (z. B. Zeugnis). Rolf GebhardtSeite 26 von 66


16.07.2007

Die Dateigren sind nun betrchtlich geschrumpft, von 3.775 KB auf ungefhr 240 KB - 250 KB. Bei einem Zeugnis von 4 Seiten sind das zusammen ungefhr 900 KB - 1.000 KB. Das ist jedoch immer noch zu viel fr eine Bewerbungsmappe, die eine Dateigre von 750 KB nicht berschreiten sollte (Whrend der E-Mail-bertragung wird durch die Transportcodierung 1.000 KB daraus.). Durch die Verringerung der Anzahl der Farben (Grauwerte) von 256 Farben auf 16 oder 8 Farben lsst sich die Dateigre ohne merkliche Qualittseinbuen noch weiter reduzieren. Den Qualittsunterschied kann man nur feststellen, wenn man die Dateien mit 256 und 16 oder 8 Farben bei sehr groer Vergrerung vergleicht.

Rolf Gebhardt

Seite 27 von 66


16.07.2007

Speichern der TIFF-Dateien mit 16 oder 8 Farben im GIF-FormatSpeicherplatz fr die Dateien im GIF-Format kann man bei einer Punktdichte von 200 dpi nur weiter einsparen, indem man die zu speichernden Farben bzw. Grauwerte von bisher 256 Farben auf 16 oder gar 8 Farben / Grauwerte verringert. Bei einer Farbanzahl von unter 5 werden die Kanten der Buchstaben schon hnlich stufig bzw. eckig, wie bei einem Fax. Die Kantenglttung von Buchstaben ist bei 8 Farben / Grauwerten gerade noch ausreichend gut. Deshalb scheidet eine Reduktion der Farben auf unter 8 fr unsere Zwecke aus. Die kleinsten Dateien erhlt man mit dem in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren bei 200 dpi mit 8 Farben / Grauwerten. Doch nur durch einen Test kann man herausfinden, ob diese Reduktion eine noch akzeptable Qualitt liefert. Enthlt die Vorlage nmlich sehr kleine Schriften, knnen diese u. U. unleserlich werden. Aber einen Versuch ist es wert. Dieses Verfahren ist nur geeignet, wenn hchstens 5 Zeugnisseiten in eine E-Mail-Bewerbungsmappe einbinden will. Wenn mehr als 5 Zeugnisseiten in eine E-Mail-Bewerbungsmappe eingebunden werden sollen, sollte man gleich das Verfahren unter "Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanView" anwenden.

Kurzbeschreibung1. Zielordner anlegen fr die zu verkleinernden Scan-Dateien 2. Scan-Datei (TIFF-Format) im Quellordner mit IrfanView ffnen 3. Farbtiefe reduzieren (auf 16 oder 8 Farben / Grauwerte) 4. In der Farbpalette den hellsten Grauwert auf wei korrigieren 5. Scan-Datei als GIF-Datei in den Zielordner speichern 6. Schritte 2 bis 5 fr die restlichen Seiten des Dokuments wiederholen

Rolf Gebhardt

Seite 28 von 66


16.07.2007

Beschreibung (ohne Bilder)Fr die zu speichernden Dateien mit 16 Farben im GIF-Format legt man sinnvollerweise einen Ordner an, z. B.: \ Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_16Farben_GIF bzw. fr Dateien mit 8 Farben einen Ordner: \ Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_8Farben_GIF

Was muss man nun zur Formatumwandlung vom TIFF-Format ins GIF-Format tun: Zunchst ist es dasselbe wie oben beim ffnen der Dateien im TIFF-Format. Die zu wandelnde Datei wird im Quellordner durch Anklicken mit der Maus markiert und dann das Kontext-Men durch Drcken der rechten Maustaste geffnet. Jetzt "ffnen mit" und anschlieend "IrfanView" auswhlen. Vor dem Speichern der Datei wird nun zuerst die Farbtiefe reduziert durch Anklicken des Menpunktes "Bild" in der Menleiste von IrfanView und Auswhlen des Menpunktes "Farbtiefe reduzieren " In dem erscheinenden Pop-Up-Fenster whlt man nun den Punkt "16 Farben (4 bpp)" (wird so schon angeboten) und drckt den Knopf "OK". Fr eine Reduktion auf 8 Farben klickt man anstelle des Punktes "16 Farben (4 bpp)" in das Auswahlfeld vor dem Punkt "Selbstdefiniert" und trgt in das Textfeld dahinter die Zahl 8 ein. Anschlieend drckt man den Knopf "OK". Der Seitenhintergrund ist aber leider nach der Reduktion auf 16 oder 8 Farben nicht mehr rein wei. Betrachtet man die Seite am Bildschirm, fllt dieser leichte Grauton praktisch nicht auf, wohl aber mehr oder weniger stark beim Drucken der Seite. Abhilfe schafft hier die Korrektur des hellsten Grautons in der Palette der 16 oder 8 Farben des Scans auf reines Wei. Zum Korrigieren der Palette whlt man unter "Bild den Punkt "Palette und anschlieend "Farbpalette bearbeiten (siehe entsprechendes Bild im folgenden Kapitel). Im Fenster Paletteneintrge whlt man den hellsten Grauton. Durch Doppelklicken auf den hellsten Grauton erscheint das Fenster "Farbe. Hier klickt man dann auf das weie Feld, anschlieend auf den Knopf der erscheinenden Bild "Paletteneintrge ebenso auf den Knopf Nun speichert man das Bild (wie oben) in den gewnschten Zielordner. Unter dem Menpunkt "Datei" der Menleiste whlt man "Speichern unter " In dem sich nun ffnenden Pop-Up-Fenster mit dem Titel "Bild speichern als " whlt man nun den gewnschten Zielordner (z. B. \Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_16Farben_GIF bzw. Rolf GebhardtSeite 29 von 66

und in dem dann wie.


16.07.2007

\Zeugnis_Arbeitgeber_20021230_8Farben_GIF) und whlt unter "Dateityp:" den Typ "GIF Compuserve GIF" aus. Den Eintrag unter "Dateiname:" lsst man am besten unverndert. Ferner sollte unten das Hkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein. Wenn dieses Hkchen gesetzt ist, erscheint ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern". Hier sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interlaced GIF" das Hkchen gesetzt sein. Das fhrt zu etwas kleineren GIF-Dateien.

Zum Schluss den Knopf

drcken. Fertig.

Diese Schritte wiederholt man fr alle Dateien des Quellordners, d. h. alle gescannten Seiten der Vorlage (z. B. Zeugnis). Die Dateigren sind nun betrchtlich geschrumpft, von 3.775 KB auf ungefhr 140 KB - 160 KB bei 16 Farben und auf ungefhr 125 KB - 135 KB bei 8 Farben. Bei einem Zeugnis von 4 Seiten sind das zusammen ungefhr 560 KB - 640 KB bei 16 Farben und bei 8 Farben noch etwa 60 KB - 80 KB weniger. Der Dateigrenunterschied zwischen der 16-Farben-Version und der mit 8 Farben mag nicht gro erscheinen, aber oft ist gerade dieser geringe Unterschied entscheidend dafr, dass die Gre der Bewerbungsmappe unter die Grenze von 750 KB sinkt. Achtung: Die Datei vergrert sich whrend des E-Mail-Tansports um den Faktor 1,37 durch die Transportcodierung (base64) und erreicht dann schnell die erlaubten 1 MB.

Rolf Gebhardt

Seite 30 von 66


16.07.2007

Reduktion der Punktdichte eines Seitenscans auf 120 dpi mit IrfanViewWie ich schon vorher gesagt habe, muss man die Dateien der eingescannten Zeugnisseiten weiter verkleinern, wenn man: 1. mehr als 5 Zeugnisseiten in einer E-Mail-Bewerbungsmappe verschicken muss, denn sonst wird mit den bisher beschriebenen Verfahren die Mappe grer als 750 KBytes und damit die E-Mail grer 1000 KBytes. 2. die Zeugnisseiten fr die Anzeige mit Adobe Reader mit einem Zoomfaktor von 125 % optimieren will. Die Beschreibungen fr die Reduktion der Punktdichte von 200 dpi auf 120 dpi mit 16 oder 8 Grauwerten gelten gleichermaen auch fr eine Reduktion der Punktdichte auf 96 dpi mit 16 oder 8 Grauwerten. Man muss dann die 120 dpi in der Beschreibung unten durch 96 dpi erstzen.

Beschreibung (ohne Bilder)Die gescannte Zeugnisseite im TIFF-Format (hier im Beispiel "Image0001.TIF) auswhlen, die auf eine Punktdichte von 120 dpi mit 16 oder 8 Grauwerten gewandelt werden soll. Die rechte Maustaste drcken. Es erscheint ein Pop-Up-Men. Hier "ffnen mit" auswhlen. In dem sich nun ffnenden Pop-Up-Men "IrfanView" auswhlen und mit der linken Maustaste anklicken. Es ffnet sich das "IrfanView"-Fenster. In der Menleiste unter "Bild im sich ffnenden Pop-Up-Men den Punkt "Gre ndern auswhlen und mit der linken Maustaste anklicken Es ffnet sich das Fenster "Gre ndern. Hier nun unter "Neue Gre bei "Einheit den Punkt "cm auswhlen, damit diese Dimension erhalten bleibt. Unter "DPI: "120 eintragen. Damit ndert sich die Anzeige unter "Neue Gre" im Feld oben links. Sicherstellen, dass unter "Methode: der Punkt "Resample (bessere Qualitt) und als "Resample-Filter: der Filter "Lanczos Filter (langsam) ausgewhlt ist. Das Hkchen vor "Schrfen nach Resample" darf nicht gesetzt sein, weil man sonst in der Nhe von Buchstaben Artefakte (Grauschleier) erzeugt, die die Bilddateigre stark erhhen. Anmerkung: Wenn man eine Zeugnisseite im GIF-Format geffnet hat, z. B. "Image0001.GIF, steht im Fenster "Gre ndern zuerst unter "DPI" der Wert "72", denn in GIF-Bildern wird deren Punktdichte nicht gespeichert. Diesen muss man auf 200 korrigieren (mit diesem Wert wurde gescannt), bevor man als "Einheit" "cm" auswhlt. Wenn man das nicht macht, berechnet IrfanView sonst ein falsche Seitengre in cm. Dann erst setzt man den neuen Wert fr "DPI" auf den Wert "120". Dann den Knopf "OK drcken. Wenn man nun die Taste 'i' drckt, sieht man, dass im sich ffnenden Bildinformations-Fenster unter "Aktuelle Farben: 16,7 Millionen (24 BitsPerPixel) angezeigt wird. D. h., man muss jetzt erst noch das Bild in ein Graustufenbild umwandeln und die Anzahl der Farben auf 16 oder 8 Farben reduzieren. Das Bildinformations-Fenster schliet man durch Drcken des Knopfes "OK.

Rolf Gebhardt

Seite 31 von 66


16.07.2007

In der Menleiste den Punkt "Bild mit der linken Maustaste anklicken. In dem sich nun ffnenden PopUp-Men "In Graustufen umwandeln auswhlen und mit der linken Maustaste anklicken. Unter "Bild whlt man im sich ffnenden Pop-Up-Men den Punkt "Farbtiefe reduzieren aus und klickt ihn mit der linken Maustaste an. Im Fenster "Farbtiefe reduzieren whlt man den Punkt "16 Farben (4 BPP).(ist schon vorausgewhlt). Der Punkt "Floyd-Steinberg-Dithering verwenden darf nicht ausgewhlt sein!! Anschlieend "OK drcken. Fr eine Reduktion auf 8 Farben klickt man anstelle des Punkts "16 Farben (4 BPP) in das Auswahlfeld vor dem Punkt "Selbstdefiniert" und trgt in das Textfeld dahinter die Zahl 8 ein. Der Punkt "Floyd-Steinberg-Dithering verwenden darf nicht ausgewhlt sein!! Anschlieend drckt man den Knopf "OK. Der Seitenhintergrund ist aber leider nach der Reduktion auf 16 oder 8 Farben nicht rein wei. Wenn man die Seite am Bildschirm betrachtet, fllt dieser leichte Grauton praktisch nicht auf. Wenn man die Seite aber druckt, zeigt sich dieser Grauton, je nach Drucker, mehr oder weniger stark. Abhilfe schafft hier die Korrektur des hellsten Grautons in der Palette der 16 oder 8 Farben des Scans auf reines Wei. Zum Korrigieren der Palette whlt man unter "Bild den Punkt "Palette und anschlieend "Farbpalette bearbeiten . Es erscheint das Fenster "Paletteneintrge Hier whlt man den hellsten Grauton. Durch Doppelklicken auf den hellsten Grauton erscheint das Fenster "Farbe Hier klickt man dann auf den Wert wei und anschlieend auf den Knopf "OK und in dem dann wieder erscheinenden Bild "Paletteneintrge ebenso auf den Knopf "OK. Zum Abschluss unter "Datei im sich ffnenden Pop-Up-Men den Punkt "Speichern unter auswhlen und mit der linken Maustaste anklicken. In dem sich nun ffnenden Pop-Up-Men "Bild speichern als " zuerst ein geeignetes Zielverzeichnis im Eingabefeld hinter Speichern auswhlen. (Alle Seiten eines in der Auflsung reduzierten Zeugnisses sollten in einem eigenen Verzeichnis stehen!! Erleichtert die Arbeit ungemein!!). Unter Dateiname z. B. hier im Beispiel "Image0001_120dpi_16F.gif bzw. "Image0001_120dpi_8F.gif eingeben (weil die in diesem Beispiel gerade in der Auflsung reduzierte Zeugnisseite "Image0001.TIF hie). Sicherstellen, dass unter "Dateityp:" der Typ "GIF Compuserve GIF" ausgewhlt ist. Im Pop-Up-Fenster sollte unten das Hkchen vor "Optionen anzeigen" gesetzt sein. Wenn dieses Hkchen gesetzt ist, wird neben dem Pop-Up-Fenster ein weiteres Fenster "JPEG/GIF Speichern" angezeigt. In diesem Fenster sollte unter dem Punkt "GIF:" neben "Speichern als Interlaced GIF" das Hkchen gesetzt sein. Das fhrt zu etwas kleineren GIF-Dateien. Anschlieend den Knopf "Speichern" drcken. Diesen Vorgang fr alle Seiten eines Zeugnisses durchfhren. Anschlieend die in der Auflsung auf 120 dpi und 16 oder 8 Grauwerte reduzierten Zeugnisseiten wie unter "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument" beschrieben, in die Bewerbungsmappe einfgen. Rolf GebhardtSeite 32 von 66


16.07.2007

Drucken von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-DateiFr Bewerbungsmappen (auf Papier) braucht man immer wieder Kopien von Zeugnissen. Dafr kann man die gescannten Seiten in einem Dokument zusammenfassen und als PDF-Datei speichern, die man bei Bedarf immer wieder frisch (auf Papier) ausdrucken kann. Fr das Zusammenfassen von mehreren gescannten Seiten in eine PDF-Datei eignet sich am besten die "Windows Bild- und Fax-Anzeige". Sie ist ab Microsoft Windows XP im System vorhanden. Bei lteren Microsoft-Windows-Systemen (Windows 98 SE, Windows ME) fehlt dieses Programm! Hier muss man sich behelfen, wie unter "Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-Dokument" beschrieben.

Drucken mit der "Windows Bild- und Fax-Anzeige"Ich erlutere dieses Verfahren anhand der im TIFF-Format gescannten Seiten. Es lsst sich genauso fr Seiten in allen gngigen Formaten wie JPG- und GIF-Format anwenden. Das Drucken im GIF-Format ergibt aber die kleinsten PDF-Dateien. Hier zeigt sich der Vorteil meiner Empfehlung oben, alle Scans einer Vorlage (z. B. Zeugnis) in einem eigenen Ordner zu speichern.

Rolf Gebhardt

Seite 33 von 66


16.07.2007

Beschreibung (ohne Bilder)Auswahl der zu druckenden, gescannten Seiten: Das 1. Bild mit der rechten Maustaste anklicken. "ffnen mit auswhlen. "Windows Bild- und Faxanzeige auswhlen und anklicken. Im nachfolgenden Fenster auf das Druckersymbol Den Knopf "Weiter >" anklicken. Den Knopf "Alle auswhlen" anklicken. Dann auf den Knopf "Weiter >" klicken. Unter "Welcher Drucker soll verwendet werden?" den Drucker "FreePDF XP" auswhlen und auf den Knopf "Weiter >" drcken. Das Fenster "Fotodruck Assistent" erscheint. Den Knopf "Weiter >" drcken. Warten bis wieder das "Fotodruck Assistent"-Fenster erscheint: Gleichzeitig erscheint das "FreePDF XP- Fenster. Hier ggf. unter "PDF-Dateiname den Dateinamen ndern (ist auch im folgenden Schritt noch mglich). Der Punkt "PDF-Profil des "FreePDF XP-Fensters sollte auf "Medium Quality stehen. Den Knopf "Ablegen" drcken. Sich ber z. B. den Knopf "Arbeitsplatz" in das gewnschte Zielverzeichnis fr die PDF-Druckdatei durchhangeln. Es kann hier noch unter "Dateiname:" der endgltige PDF-Dateiname gendert/eingegeben werden. Im Hintergrund ist kurz (oder auch lnger, je nach Rechenaufwand) ein FreePDF Fenster zu sehen. In diesem Fenster wird der Druckfortschritt angezeigt. Wenn der Druck fertig ist, ffnet sich ein AdobeReader-Fenster, in dem die erzeugte PDF-Datei angezeigt wird. Nach dem Prfen der PDF-Datei mit Adobe Reader kann man das Fenster durch Klicken auf das Symoben links im Fenster schlieen. bol Im Hintergrund sind noch 2 Fenster offen, die man sptestens jetzt schlieen sollte. Schlieen des Fensters "Fotodruck Assistent" durch Anklicken der Knopfes "Fertig stellen". Schlieen der "Windows Bild- und Faxanzeige" durch Klicken auf das Symbol oben links. in der Icon-Leiste unten rechts klicken.

Rolf Gebhardt

Seite 34 von 66


16.07.2007

Bearbeiten von BewerbungsfotosIch gehe in diesem Kapitel davon aus, dass ein geeignetes Bewerbungsfoto schon in digitalisierter Form vorliegt, z. B. als Digitalfoto mit 2 bis 5 Megapixeln Gre im JPG-Format. Es wrde den Rahmen diese Artikels sprengen, die vielfltigen Probleme zu behandeln, die beim Scannen von Farbbildern auftreten knnen, wie z. B. die geeignet Wahl der Scanpunktdichte je nach Art und Gre der Vorlage oder die Behandlung von Farbabbildungsfehlern.

Warum muss man das Bewerbungsfoto mit IrfanView bearbeiten?Wenn man ein Bewerbungsfoto in digitalisierter Form vorliegen hat, ist man geneigt dieses Foto einfach in das Deckblatt der E-Mail-Bewerbungsmappe oder in den europischen Lebenslauf einzufgen und mit MS Word das Foto auf seine Zielgre, z. B. 6,8 cm x 9 cm (Seitenverhltnis 3:4), zu verkleinern. Hierbei muss man sich darber klar sein, was das Verkleinern in MS Word wirklich bedeutet. Das Foto wird an die angegebene Stelle mit der vollen Dateigre eingefgt. Mit "Grafik formatieren " stellt man dann die neue Gre ein, mit der das Foto in der Bewerbungsmappe angezeigt wird. In der Bewerbungsmappe steht dann im schlimmsten Falle ein Foto mit z. B. einer Gre 5 Megapixeln und einer Dateigre von 2.300 KBytes. So ein Foto hat bei einer Druckpunktdichte von 300 dpi ein Format 21,9 cm x 16,5 cm. MS Word skaliert das Bild nun durch verndern der Punktdichte so, dass es in das Zielformat von z.B. 9 cm x 6,8 cm passt. Das wre hier im Beispiel eine Punktdichte von 730 dpi. Beim Drucken einer Bewerbungsmappe mit FreePDF XP und einer Druckqualitt = "Medium Quality", die ein Foto mit 730 dpi enthlt, rastert FreePDF XP das Foto neu mit einer Punktddichte von 75 dpi. Das ergibt auf dem Bildschirm eine miserable Darstellungsqualitt fr das Bewerbungsfoto.(Die Druckqualitt = "Medium Quality" ist die optimale Standard-Einstellung in FreePDF XP, um die kleinstmglichen E-Mail-Bewerbungsmappen zu erhalten)

Wenn das Bewerbungsfoto aber schon mit seiner Zielgre von z. B. 9 cm x 6,8 cm und einer Punktdichte von 120 dpi in die E-Mail-Bewerbungsmappe eingefgt wird, braucht man es in MS Word nicht mehr zu skalieren und FreePDF XP rastert das Foto nicht erneut. FreePDF XP ndert also die Punkdichte des eingefgten Fotos nicht! Damit wird das Bewerbungsfoto in der E-Mail-Bewerbungsmappe mit Adobe Reader und einem Zoofaktor von 125 % optimal auf dem Bildschirm prsentiert.

Tipps fr BewerbungsfotosIch verweise hier auf die Literatur: 1. "Erfolgreich bewerben mit dem Europischen Lebenslauf"; von Hannelore (Hanne) Bostick. Das Buch ist im myself e. V. Kontaktbro erhltlich. Siehe auch: http://myself.aki-stuttgart.de/cgi-bin/wiki.pl?BewerbungsbuchVonHanneBostick 2. Das Bewerbungsphoto: So sehen berzeugende Bewerbungsfotos aus. http://www.bewerben.de/informationen/lichtbild.htm 3. Bewerbungsfotos: Farbige und schwarz-weie Bewerbungsfotos zum Nachmachen. http://www.bewerben.de/informationen/bewerbungsfotos.htm

Rolf Gebhardt

Seite 35 von 66


16.07.2007

Beispiele fr verschiedene Bildformate in BewerbungsmappenEs kommen fr Bewerbungsmappen eine Anzahl Bildformate in Frage: ca. 3,4 cm x 4,5 cm (Passbildgre, am wenigsten geeignet, Bild ist einfach zu klein) ca. 4 cm x 5,4 cm (verfgbarer Platz im europischen Lebenslauf, schon besser) ca. 4,5 cm x 6,5 cm (gut, Vorschlag von 2. oben ("Tipps fr Bewerbungsfotos")) ca. 6 cm x 9 cm (meiner Meinung nach optimal fr E-MailBewerbungsmappen, siehe auch Vorschlge von 3. oben ("Tipps fr Bewerbungsfotos ")) Typische Seitenverhltnisse fr eine Foto im Hochformat sind (Hhe : Breite): 3:2 4:3 klassiches Foto Digitalfoto

Beispiele von Bewerbungsfotoformaten (alle mit einem Seitenverhltnis von 3:4):

3,4 cm x 4,5 cm, 8 KB

4 cm x 5,4 cm, 11 KB

4,9 cm x 6,5 cm, 15 KB

6,7 cm x 9 cm, 25 KB Rolf GebhardtSeite 36 von 66


16.07.2007

Beispiele von Bewerbungsfotos (Vergleich von Bildausschnitten):

1. Bild 3:4, sonst 2:3. Tons linkes Auge liegt bei allen 3 Bildern im "goldenen Schnitt" (s.u.). In diesen Beispielen wir die Wirkung der Ausschnittwahl besonders deutlich:

Ansicht Originalfoto, 3:2

Ausschnitt den Sybille gewhlt hat

Augen auf Hhe des "goldener Schnitts" (s.u.), 4:3 (Kette wird abgeschnitten)

4:3

nicht ganz quadratisch

quadratisch

Bei allen Bildern der unteren Reihe liegt Sybilles rechtes Auge im "goldenen Schnitt" (s.u.) Wie man oben in den Beispielen fr verschiedene Bildausschnitte sieht, entstehen durch die Ausschnittwahl eines Fotos ganz unterschiedliche Eindrcke auf den Betrachter. Rolf GebhardtSeite 37 von 66


16.07.2007

Man kann aber auch aus einem ganz normalen Passbild noch etwas machen, wenn man das Bild etwas kippt / dreht:

Ausschnitt aus einem Passbild von mir.

etwa gleicher Ausschnitt wie links, aber 5 nach links gekippt

In beiden Beispielbildern liegt das linke Auge genau im "goldenen Schnitt".

"Goldener Schnitt"In beiden Bildern liegt das linke Auge jeweils auf der horizontalen Linie, die die lange Seite im "goldenen Schnitt" teilt und auch auf der vertikalen Linie, die die kurze Seite im "goldenen Schnitt" teilt. Das Verhltnis der Strecken a, b und c, d ist beim "goldenen Schnitt": b / a 1,618 oder a / b 0,618 und c / d 0,618 und d / c 1,618

Diese Teilung wird als besonders sthetisch empfunden, wie schon Leonardo da Vinci festgestellt hat. Wer genaueres lesen will, schlage bei Wikipedia nach: http://de.wikipedia.org/wiki/Goldener_Schnitt. Die gestrichelten Linien in den beiden Bildern oben, teilen die Breite bzw. Hhe in Drittel. Die gepuntkteten Linien halbieren jeweils die Hhe und die Breite des Bildes.

Rolf Gebhardt

Seite 38 von 66


16.07.2007

Formatieren von Bewerbungsfotos mit IrfanViewFormatieren heit hier: setzen der Punktdichte des Bewerbungsfotos auf 120 dpi verkleinern des Bewerbungsfotos auf gewnschten Gre, z.B. auf eine Hhe von 9 cm (siehe auch Beispiele oben) ggf. das Bewerbungsfoto "schrfen", weil die Bildschrfe durch das verkleinern manchmal etwas leidet speichern des Bewerbungsfotos im Format JPEG mit einer Darstellungsgte von 90

Ich beschreibe hier nicht, wie man einen Bildausschnitt mit IrfanView anpasst, oder ein Bild dreht. Ich gebe hierzu ein paar Tips am Ende dieses Artikels in Anhang A: Weitere Tipps zu Bewerbungsbildern, aber keine detaillierten Beschreibungen. Das wrde sonst den Rahmen dieses Artikels sprengen.

Beschreibung (ohne Bilder)Ich zeige das Ganze anhand eines Passbildes von mir. ffnen des Passbilds mit IrfanView: Die Datei (hier Passbild_RG.jpg) mit dem Cursor markieren. Mit der rechten Maustaste das Kontextmenu ffnen und unter "ffnen mit" das Programm "IrfanView" auswhlen und mit der linken Maustaste anklicken. Es ffnet sich das Programmfenster von IrfanView. Hier jetzt die Icon "i" - steht fr Information anklicken (rot umrandet). Es ffnet sich das Fenster "Bildinformation". Wie man hier sieht, hat das Bild eine Auflsung von 300 x 300 dpi, eine Originalgre von 474 x 632 Pixel und eine Druck-Gre (aus DPI) von 4.0 x 5.4 cm Bei Digitalfotos sind die Felder hinter Auflsung meist leer. Fr die Berechnung der Druck-Gre (aus DPI) wird hier der Standardwert 72 dpi benutzt. Man verndert nun die Auflsung auf 120 x 120 dpi und drckt den Knopf ndern. Damit ndert sich die Druck-Gre (aus DPI) hier auf 10.0 x 13.4 cm. Nun whlt man unter "Bild" den Punkt "Gre ndern " Es ffnet sich das Fenster Gre ndern. Darauf achten, dass das Hkchen vor "Proportional" gesetzt ist. Das Hkchen vor "Schrfen nach Resample" sollte nicht gesetzt sein. Das Schrfen sollte man besser bei Bedarf in einem getrennten Schritt machen. Die "Methode" sollte auf "Resample (bessere Qualitt)" stehen und bei "Resample-Filter:" sollte "Lanczos Filter (langsam)" ausgewhlt sein. Hier klickt man nun unter "Neue Gre" fr Einheit cm an. Die Anzeigen der Breite: und Hhe: ndern sich auf 10.03 und 13.38 Hier jetzt nur die Hhe: auf z.B. 9 cm ndern und die Tabulatortaste drcken. Die Breite: ndert sich automatisch auf 6.75 cm. Rolf GebhardtSeite 39 von 66


16.07.2007

Den Knopf "OK" drcken. Das Fenster "Gre ndern" schliet sich. Jetzt unter "Bild" den Menpunkt "Schrfen" anklicken falls es erforderlich ist. Man kann das "Schrfen" auch wieder rckgangig machen, wenn man in der Iconleiste auf die Icon fr "Rckgngig" klickt. Zum berprfen der Ergebnisse kann man noch einmal auf die Informations-Icon klicken. Das Fenster "Bildinformation" verlsst man durch drcken des Knopfs "OK". Das Bild speichert man ber "Datei" Menpunkt "Speichern unter " Es sollte im Fenster oben ("Bild speichern als ") das Hkchen vor "Details" unbedingt gesetzt sein, weil sonst das Fenster rechts "JPEG/GIF speichern" nicht angezeigt wrde Fr den "Dateityp:" whlt man "JPG JPEG Dateien" aus. Im Fenster "JPEG/GIF speichern" stellt man den Regler fr die "Qualitit" auf 90. Es ist sinnvoll unter "Dateiname:" einen Dateinamen einzutragen, der die Bildgre und die Qualitt bzw. Darstellungsgte enthlt. Das hilft die Dateien zu unterscheiden wenn man etwas experimentiert hat, oder bewusst mehrere Bilder zur Auswahl fr verschiedene Zwecke erzeugt hat. Abschlieend den Knopf "Speichern" drcken.

Rolf Gebhardt

Seite 40 von 66


16.07.2007

Einbinden von gescannten Vorlagen in ein Word-DokumentIn diesem Abschnitt wird gezeigt, wie man gescannte Vorlagen, z. B. Zeugnisse, in ein WordDokument, z. B. eine Bewerbungsmappe, einbinden kann und zwar so, dass eine Vorlagenseite (DIN A4) eine Dokumentenseite (DIN A4) vollstndig ausfllt, unabhngig von den eingestellten Seitenrndern des Dokuments. Die Basis fr diesen Abschnitt bilden folgende Elemente: Bewerbungsmappe (hier "Anschreiben_1.doc") bestehend aus (in einem Dokument!) o o Anschreiben Lebenslauf

Die gescannten Seiten der Vorlage (hier Zeugnis) im GIF-Format reduziert auf 16 Grauwerte/Farben und korrigiertem Wei-Wert. Das Verfahren gilt gleichermaen fr Vorlagen im GIF-Format mit 120 dpi, reduziert auf 8 Grauwerte/Farben und korrigiertem Wei-Wert.

Zum Bearbeiten des Word-Dokuments wird in den Beispielen Word 2002 verwendet, das in den SURFPCs installiert und in Microsoft Office XP enthalten ist. Hinweis: Word 2002 enthlt einen Fehler, der insbesondere Bilder im GIF-Format (andere habe ich noch nicht ausprobiert) zunchst verflscht darstellt als ob Teile des Bildes aus Strichcodes (Bar-Codes) bestehen wrden siehe spter in den Beispielbildern. Nach dem Speichern und wieder ffnen des Dokuments ist der Fehler nicht mehr zu sehen. Ebenso kann man das Dokument, wenn der Fehler zu sehen ist, einwandfrei ausdrucken. Bei Word 2003 tritt obiges Verhalten nicht auf. Wie sich Word 97 verhlt, kann ich nicht sagen. Ich wre fr Rckmeldungen dankbar unter:

Rolf Gebhardt

Seite 41 von 66


16.07.2007

Kurzbeschreibung1. ffnen der Bewerbungsmappe mit MS Word 2. Springen ans Ende des Dokuments 3. Aktivieren der Absatzmarkierungen () 4. Fllen einer Seite am Ende des Dokuments mit leeren Abstzen 5. Auf den ersten Absatz der leeren Seite positionieren 6. Einfgen einer Seite der gescannten Vorlage (Zeugnis) als Grafik 7. Auswhlen der eingefgten Grafik 8. Grafik als seitenfllende Hintergrundgrafik formatieren 9. Deselektieren der Grafik 10. Dann fr alle weiteren gescannten Vorlagen die Schritte ab Schritt 4 wiederholen 11. Zum Schluss die Bewerbungsmappe (MS-Word-Dokument) schlieen

Rolf Gebhardt

Seite 42 von 66


16.07.2007

Beschreibung (ohne Bilder)Zum Einfgen der gescannten Zeugnisvorlage in die Bewerbungsmappe ffnet man das Dokument mit MS-Word. Man sollte sicherstellen, dass die Einstellungen von MS-Word etwa wie folgt aussehen: Hierzu whlt man in der Menleiste den Punkt "Extras" und dann den Unterpunkt "Optionen " Wichtig ist hier im Karteikartenreiter "Ansicht" das Hkchen vor "Textbegrenzungen" unter der berschrift "Seiten- und Weblayoutoptionen". Unter der berschrift "Anzeigen" darf vor "Platzhalter fr Grafiken" kein Hkchen stehen! Nun schaltet man durch Drcken des Symbols oben in der Iconleiste von Word die Anzeige der Absatzmarkierungen ein. Anschlieend fgt man am Ende des Dokuments so viele Leerzeilen ein, dass eine leere Seite entsteht (falls noch nicht in der Bewerbungsmappe vorhanden). Auf dieser leeren Seite positioniert man den Cursor vor das -Zeichen der ersten Zeile der Seite und whlt in der Menleiste den Punkt "Einfgen", Unterpunkt "Grafik" und dann "Aus Datei ". Es ffnet sich ein Pop-Up-Fenster mit dem Titel "Grafik einfgen". Hier whlt man unter "Suchen in:" das Laufwerk oder den Ordner aus, in dem die Scan-Vorlagen gespeichert sind. Gegebenenfalls muss man sich bis zu diesem Ordner im Dateilistenfenster von "Grafik einfgen:" "durchklicken" Hier ruft man, durch Anklicken mit der Maus, die erste Seite des Zeugnisses auf (hier Image0001.gif) und drckt anschlieend den Knopf "Einfgen". Die Zeugnisseite ist nun im Dokument sichtbar. (Nicht erschrecken, wenn "Bar-Codes" sichtbar sind! Ist nur ein vorbergehendes Fehlverhalten von Word 2002! Das Bild ist fehlerfrei ins Dokument eingefgt worden und lsst sich einwandfrei ausdrucken! Wenn man nun das Dokument speichern und wieder ffnen wrde, wre von diesem Fehlverhalten nichts mehr zu sehen!) Durch Klicken mit der Maus ins Bild (gescannte Seite) wird das Bild zum Bearbeiten ausgewhlt. Jetzt drckt man (der Mauszeiger muss sich im Bild befinden) die rechte Maustaste, und es erscheint ein Kontext-Men, in dem man "Grafik formatieren " auswhlt. Im Pop-Up-Fenster "Grafik formatieren" klickt man auf den Karteikartenreiter "Layout" und whlt "Hinter den Text" und drckt den Knopf "Weitere " Hier whlt man nun folgende Einstellungen fr "Bildposition": Unter "Horizontal: Ausrichtung: gemessen von Links Seite

Unter "Vertikal: Ausrichtung: gemessen von Oben Seite

Die anderen Einstellungen knnen unverndert gelassen werden. Rolf GebhardtSeite 43 von 66


16.07.2007

Anschlieend drckt man den Knopf "OK" Man kommt nun zurck ins Fenster "Grafik formatieren". Hier klickt man nun auf den Karteikartenreiter "Gre". Hier wird die Gre einer DIN-A4-Seite eingestellt. Als "Breite: whlt man 21 cm. Die "Hhe" wird automatisch auf ca. 29,7 cm angepasst, wenn das Hkchen vor "Seitenverhltnis gesetzt ist. Umgekehrt ndert sich die Bildbreite automatisch, wenn man den Wert fr die Bildhhe verndert. (Bitte das Hkchen vor "Seitenverhltnis" unverndert lassen, weil es sonst zu unerwnschten Bildverzerrungen kommen kann). Dann den Knopf "OK" drcken. Die gescannte Zeugnisseite fllt nun den gesamten Seitenhintergrund der angezeigten Seite aus. Man beachte, dass die -Zeichen der Leerzeilen nun mitten auf der gescannten Seite stehen und der Textbegrenzungsrahmen vor der gescannten Seite angezeigt wird! Um die nchste gescannte Seite in die Bewerbungsmappe einzufgen, muss man das Bild (jetzt der Seitenhintergrund) deselektieren. Dazu klickt man mit dem Mauscursor in den freien Raum neben der Seite. Dann positioniert man den Cursor vor eines der -Zeichen auf der Seite oben und fgt anschlieend so viele Leerzeilen ein, bis eine neue leere Seite entsteht. Hier wiederholt man die gleiche Prozedur wie fr das Einfgen der ersten Seite des Zeugnisses. (siehe Seite 43 "Einfgen Grafik Aus Datei ") Nach Einfgen aller Zeugnisseiten das Dokument (Bewerbungsmappe) speichern.

Rolf Gebhardt

Seite 44 von 66


16.07.2007

Drucken der fertigen Bewerbungsmappe als PDF-DateiUm das Dokument (die Bewerbungsmappe) per E-Mail verschicken zu knnen, muss man noch aus dem Word-Dokument eine PDF-Datei erstellen.

Beschreibung (ohne Bilder)Das Dokument muss mit MS Word geffnet sein, um es in eine PDF-Datei wandeln zu knnen. Hierzu whlt man in der Menleiste unter "Datei den Unterpunkt "Drucken aus. Als Druckername whlt man "FreePDF XP" Wie am Anfang dieses Dokuments schon dargestellt, sollte man immer die in der Bewerbungsmappe verwendeten Schriften im PDF-Dokument mitschicken. Das vergrert zwar das PDF-Dokument um ca. 48 KB bis 130 KB, je nach Anzahl der verwendeten Schriften im Word-Dokument, vermeidet aber einen schlechten Eindruck bei der Personalabteilung, wenn anstelle von Buchstaben nur kleine Kstchen zu sehen sind. Dazu drckt man in obigem Fenster (Drucken) den Knopf "Eigenschaften, und es erscheint das Eingabefenster: "Eigenschaften von Dokument "FreePDF XP". Hier drckt man den Knopf "Erweitert, und es erscheint das Fenster: "Erweiterte Optionen fr Apple Color LW 12/660 PS. Hier klickt man mit der Maus auf den Text hinter TrueType-Schriftart: Durch Gerteschriftart ersetzen. Hier whlt man "Als Softfont in den Drucker laden aus und drckt den Knopf "OK. Jetzt drckt man in allen noch offenen Fenstern den Knopf "OK bis wieder das Fenster "Drucken" erscheint Hier drckt man auch

Documents

Scannen v Dokumenten Kurzform 20070716 MQ