Schnelleinstieg in

SAP® SRM –

Supplier Relationship

Management

Daniel Niemeyer

INHALTSVERZEICHNIS

3

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 7

1.1 Sinn und Zweck dieses Buches 7

1.2 Zielgruppen 7

1.3 Was Sie nicht in diesem Buch finden werden 8

2 Einkauf – Themenstellungen und Herausforderungen 11

2.1 Aktuelle Problemstellungen – typische Situationen 11

2.2 Automatisierung der operativen Bestellprozesse 13

2.3 Effizientere Ausschreibungsverfahren 14

2.4 Stärkere Kontraktausschöpfung und globale Konditionen 14

2.5 Lieferantenintegration übers Web-Portal 14

2.6 Erstellung von Vertragsdokumenten 15

2.7 Strategischeres Lieferantenmanagement 15

3 SAP SRM – Module und Lösungsansätze 17

3.1 Self-Service Procurement 17

3.2 Ausschreibungen und Auktionen – Bidding Engine 31

3.3 Kontraktverwaltung und -verteilung 39

3.4 Supplier Self-Services (SAP SUS) 49

3.5 Contract Lifecycle Management (SAP CLM)/SAP Sourcing 52

3.6 Supplier Lifecycle Management (SAP SLC) 53

4 SAP SRM – technische Architektur und

Erweiterungskonzept 61

4.1 Die Systemarchitektur auf SAP-Basis 61

4.2 Zugriffsmöglichkeiten 62

INHALTSVERZEICHNIS

4

4.3 NWBC-Layer vs. SAP NetWeaver-Portal 62

4.4 SRM@ERP – Plugin-Einrichtung in ein bestehendes ERP 64

4.5 Das betriebswirtschaftliche Szenario 66

4.6 Decoupled Bidding, SUS und SLC sellside 70

4.7 Integration anderer (SAP-)Module 71

5 SAP SRM – wichtige Customizing-Bereiche 77

5.1 Die Basics – RFC und ALE 77

5.2 Das Grundcustomizing für SRM 79

5.3 Die Aufbauorganisation im SAP SRM 83

5.4 Aktivierung von Business Functions 85

5.5 Anpassung von Rollendefinitionen 85

5.6 Offline-Approval konfigurieren 88

5.7 Einrichtung von Katalogaufrufen 90

5.8 Nutzung von BADIs 91

5.9 Nützliche Transaktionen zum Systemmonitoring 95

6 Tipps und Tricks für Ihr Projekt 103

6.1 Benutzerfreundlichkeit 103

6.2 Erhöhung der No-Touch-Quote 103

6.3 Integration aller Benutzergruppen 104

6.4 Frühzeitig Lieferanten einbinden 104

6.5 Die Relevanz der einzelnen Fachbereiche 105

6.6 Strukturiertes Konzept – schnelles Prototyping 105

6.7 Bewusst auf die 100-Prozent-Lösung verzichten 106

6.8 Template-Gedanken für Rollouts bedenken 107

6.9 Change Management hoch priorisieren 107

INHALTSVERZEICHNIS

5

7 Abkürzungsverzeichnis & Glossar 109

8 Liste wichtiger Transaktionen 117

11

2 Einkauf – Themenstellungen und Herausforderungen

Zu Beginn möchte ich kurz die Themen und Schwierigkeiten um-

reißen, die sich bei vielen meiner Kunden in der Einkaufsabtei-

lung ergaben. Hierbei sollen weder die theoretischen Hintergrün-

de zu sehr betont noch langweilende Definitionen herangezogen

werden. Vermutlich wissen die meisten von Ihnen ohnehin aus

der beruflichen Praxis, welche Themen und Herausforderungen

die »moderne Einkaufsabteilung« umtreiben …

2.1 Aktuelle Problemstellungen – typische Situationen

In nahezu jeder Diplom- oder Masterarbeit zu den Bereichen »Ein-

kauf« bzw. »Supplier Relationship Management« (SRM) wird sinn-

gemäß betont, dass sich die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung von

einst operativen Aufgabenbearbeitern zu strategischen Wertschöp-

fungspartnern entwickeln – und zwar im Zuge der immer stärker glo-

balisierten und verflochtenen Wirtschaft.

Um Sie jedoch nicht mit viel zitierten Phrasen zu langweilen, werde

ich zunächst ein paar konkrete Anforderungen und Probleme vorstel-

len, die meine Kunden häufig äußern:

»Der Bestellprozess basiert bei uns auf Papierformularen, ist

langsam, nicht nachvollziehbar und nicht revisionssicher.«

»Unsere Einkaufs-Kontrakte befinden sich in ausgedruckter

Form in irgendwelchen Schränken oder sind elektronisch

über verschiedene Fileserver verstreut.«

»Ausschreibungen müssen in Zukunft revisionssicher und

transparent elektronisch durchgeführt werden.«

EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN

12

»Unsere C-Artikel machen nur einen geringen Teil unserer

Beschaffungskosten, dafür aber einen großen Arbeitsanteil

unserer Einkaufsabteilung und damit der Prozesskosten

aus.«

»Die Bestellübermittlung an Lieferanten erfolgt zumeist durch

Ausdrucke aus SAP, die dann vom Einkäufer manuell per

Faxgerät an den Lieferanten geschickt werden.«

»Unsere weltweiten Standorte sollen die gleichen (Konzern-)

Prozesse nutzen wie wir in Deutschland.«

»Wir könnten deutlich bessere Materialeinstandskosten erzie-

len, wenn wir nur einfach mehr Lieferanten in Bezug auf die

Ausschreibungen kontaktieren könnten.«

»Die Beschaffung von Dienstleistungen führt oft zu zeitauf-

wendigem Nacharbeiten in der Bestellung, zu Problemen bei

der Leistungserfassung und zu erhöhtem Klärungsaufwand.«

»Die Benutzung von Bestellanforderungen (BANFen) im SAP

ist für unsere Anwender zu komplex.«

»Der Einkauf soll in ein Shared Service Center ausgelagert

werden, aber unsere Prozesse geben das noch nicht her.«

Sollten Sie nun bei dem ein oder anderen Punkt geschmunzelt ha-

ben: Ich versichere Ihnen, dass bereits viele meiner Kunden diese

Schwierigkeiten angesprochen haben. SRM bietet natürlich keine

»Out-of-the-box«-Lösung dieser Probleme, kann jedoch das zentrale

Werkzeug sein, um die passenden, effizienten Prozesse zu etablieren

und elektronisch zu unterstützen. In den folgenden Kapiteln werden

die einzelnen Problemstellungen weiter spezifiziert.

EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN

13

Nur Mut!

Dank der Flexibilität eines SAP SRM-Systems kön-

nen einzelne Prozesse besser überdacht und opti-

miert werden. So wird jedoch auch gewährleistet,

dass bisherige Prozessdefekte und stark holprige

konventionelle Prozesse nun auf elektronische Wie-

se effektiver umgesetzt werden. Nutzen Sie die Gelegenheit einer

Systemeinführung, um auch möglicherweise veraltete Strukturen

und Denkweisen zu verbessern!

2.2 Automatisierung der operativen Bestellprozesse

In vielen Unternehmen, auch großen Konzernen, ist es nach wie vor

noch gang und gäbe, dass sich Mitarbeiter mit bestimmten Beschaf-

fungswünschen telefonisch oder per E-Mail an den Einkauf wenden.

Gerade für indirekte Materialien – also solche, die wie z. B. Dienstleis-

tungen oder Investitionen nicht direkt in das produzierte Gut einflie-

ßen – existiert dabei oft eine große Anzahl verschiedener Prozesse.

Betrachtet man die in der Fachliteratur verzeichneten Prozesskosten

je Bestellung, variieren diese Kennzahlen stark, liegen aber meist

deutlich über 100 Euro pro Bestellvorgang. Insbesondere bei Bestel-

lungen indirekter Güter mit vergleichsweise geringen Bestellwerten,

die allerdings häufig ausgelöst werden, ergibt sich hier großes Opti-

mierungspotenzial.

Sollten sich Ihre Problemstellungen in diesem Bereich bewegen,

finden Sie vermutlich besonders im Buchteil zum Bereich E-Procure-

ment und elektronische Kataloge (im Abschnitt 3.1) Anregungen zur

Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse.

EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN

14

2.3 Effizientere Ausschreibungsverfahren

Die allermeisten Unternehmen führen Ausschreibungen für konkrete

Bedarfe und Rahmenverträge durch, meist jedoch noch unstruktu-

riert, beispielsweise auf Basis von Excel oder einzelnen Ausschrei-

bungsunterlagen. Durch einen breiter aufgestellten Grundstock an

Bietern und eine stärkere Automatisierung des Ausschreibungspro-

zesses können Sie einerseits häufiger Ausschreibungen bei mehr

potenziellen Lieferanten durchführen. Unter Einbezug von SAP SRM

wird hier zunächst einmal keine Materialeinstandskostenreduktion

erzielt. Der einfachere Weg, mehr Lieferanten standardisiert an den

Ausschreibungsverfahren teilnehmen zu lassen, kann hingegen

durchaus zu beachtlichen Einsparungen führen.

Wenn Sie Interesse an diesem Gebiet haben, ist der Abschnitt 3.2

sicherlich von Nutzen für Sie.

2.4 Stärkere Kontraktausschöpfung und globale Konditionen

Bei der Abwicklung der Einkaufsprozesse über Rahmenverträge be-

steht zumeist auch ein enormes Optimierungspotenzial: sei es, damit

die vorhandenen Verträge gesammelt elektronisch zur Verfügung

stehen, oder, um eine automatische Bezugsquellenfindung für mög-

lichst viele Beschaffungsvorgänge (im Bereich direkter und indirekter

Materialien) sicherzustellen und so auch den operativen Bestellpro-

zess stärker zu automatisieren. Im Abschnitt 3.3 finden Sie Ideen, wie

Sie mit SAP SRM diese Schwierigkeiten angehen können.

2.5 Lieferantenintegration übers Web-Portal

Bei den meisten einkaufenden Unternehmen sind mittlerweile die

großen Lieferanten bereits über EDI/XML strukturiert elektronisch

angebunden, um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise

oder Rechnungen auszutauschen.

EINKAUF – THEMENSTELLUNGEN UND HERAUSFORDERUNGEN

15

Ein Großteil der Lieferanten jedoch ist bei vielen Betrieben nur sehr

schwach in den operativen Einkaufsprozess integriert. Lieferanten

erhalten ihre Bestellungen häufig noch über E-Mails oder Fax und

geben ihrerseits Auftragsbestätigungen am Telefon durch. Es lohnt

sich aber durchaus, zu überlegen, ob diese Lieferanten nicht durch

eine WebPortal-Lösung zumindest halb automatisiert angebunden

werden können.

Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, sind im Abschnitt 3.4

Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie eine WebPortal-Lösung mit SAP

Supplier Self-Services aufbauen können.

2.6 Erstellung von Vertragsdokumenten

Bewusst etwas vom operativen Kontraktmanagement abgesetzt, soll

in diesem Buch auch das Thema der Erstellung und gemeinschaftli-

chen Bearbeitung der eigentlichen, juristischen Vertragsdokumente

im Einkauf zumindest kurz behandelt werden. Die SAP hat dazu ihr

Lösungsportfolio durch den Zukauf eines spezialisierten Software-

Anbieters erweitert und vermarktet diese Lösung nun unter »SAP

Sourcing/CLM«. Details hierzu finden Sie im Abschnitt 3.5.

2.7 Strategischeres Lieferantenmanagement

In der Vergangenheit wurde Lieferantenmanagement häufig nur ru-

dimentär betrieben. Einzelne Excel-Datensammlungen existierten zur

Vorbereitung auf Lieferantenjahresgespräche. Die Verbreiterung der

Lieferantenbasis geschah zumeist auf Zuruf oder unter Einbezug

aufwendiger Marktanalysen.

Eine Lieferantenbewertung erfolgte, wenn überhaupt, zumeist auf

Basis von direkt messbaren Werten, wie z. B. der Liefertermintreue,

im SAP ERP. Vielen Einkaufsprozessen wurde die Bewertung auf

Basis dieser hart messbaren, also in betriebswirtschaftlichen Kenn-

INDEX

125

B Index

A

Abruf 41

ALE 65, 70, 77, 78

Alerting 41

Auftragsbestätigung 14, 15,

28, 49, 51

Ausschreibungen 11, 14

B

BADI 80, 91, 97

Beschaffung von

Dienstleistungen 12

Bestellanforderung 12, 25, 32

Bestellprozess 11

Bestellübermittlung 12

Bestellung 49

Bex Analyzer 75

Bezugsquelle 24, 45

Bezugsquellenfindung 14, 44

Bidding Engine 31, 41

Business Functions 85

Business Objects Explorer 75

Business-Intelligence 58

buyside 55, 59, 70

C

C-Artikel 12, 18

Change Management 107

Cherry-Picking 38

Client 62

CRM-Middleware 83

CSV 72

D

decoupled bidding 65, 70

DMZ 59, 70

E

ECC 61

EDI 14, 28, 49

Einkaufs-Kontrakte 11

Einkaufswagen-Wizard 19

elektronische Kataloge 13

E-Procurement 13, 17

E-Readyness 104

ereignisbasierte Bewertung

57

erweitert klassisches Szenario

67

e-Sourcing 52

externes Debugging 94

F

Fax 50

Folgebeleg 26, 34, 39, 67

Frictionless 52

INDEX

126

G

Genehmigung 20, 22, 24

gruppenbasierte Bewertung

57

Gutschrift 29

H

hard facts 58

Human Ressources (HR) 73

I

iDoc 44, 78, 98

indirekte Materialien 13

Internet-Services 81

J

juristische Vertragsdokumente

15

K

Katalogaufruf 90

klassisches Szenario 66

Kontierung 20, 21

Kontraktverwaltung 39

L

Leistungserfassung 12, 51

Lieferadresse 20, 21

Lieferantenmanagement 15

Lieferantenportal 29

Lieferavis 14, 28, 49

Lieferplan 43

lokales Szenario 69

M

Maßnahmencontrolling 59

Materialbedarfsplanung 17

Materialeinstandskosten 12,

14

MDM Catalog 61, 71, 104

Mengenkontrakt 43

Metadaten 42

MRP 17, 18, 45

MX-Records 89

N

NetWeaver 52, 61, 113, 115

No-Touch-Quote 103

NWBC 18, 62

O

Offline-Approval 88

One-Client-Szenario 64

OneScreen-Transaktion 19

Open Catalog Interface (OCI)

72

P

P-Cards 29

Portal 18

POWL 31

R

Rahmenverträge 14

Rechnung 14, 49

RFC 65, 70, 77, 78, 118

RfI – Request for information

31

INDEX

127

RfP – Request for Proposal

31

Rollen 85

Rollout 107

S

Sammelrechnungen 29

SAP Business Intelligence (BI)

74

SAP Exchange

Infrastructure (XI) 74

SAP High Performance

Analytic Appliance (HANA)

75

SAP Human Capital

Management (HCM) 73

SAP JAM 59

SAP Master Data Governance

for supplier (MDG-S) 76

SAP NetWeaver Portal 63, 74

SAP PI 72

SAP Process Integration (PI)

74

SAP Sourcing 15, 52

SAP Streamwork 59

SAP Supplier Lifecycle

Management 16, 53

SAPGui 62, 94, 113

Scorecard 56, 57

Self-Service Procurement 17

sellside 55, 59, 70

Single-Sign-on 63

SOA 44

SocialMedia 59

soft-facts 58

Sourcing Cockpit 25

SRM@ERP 61, 65

Stellvertreterangebot 37

Supplier Self-Services 50

SUS-MM-Szenario 50

SUS-SRM-Szenario 50

Systemmonitoring 95

Systemtrace 99

V

Vertreterregelung 24

W

Wareneingang 29, 67, 68

WebDynpro for ABAP 61

WebEDI 49

WebIntelligence 75

WebPortal 15

Wertkontrakt 43

Workitems 24

X

XCelsius 75

XML 14, 49, 72