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GESCHÄFTS-KOMMUNIKATION Grundlagen des Schriftverkehrs

Schriftverkehr Skript

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Page 1: Schriftverkehr Skript

GESCHÄFTS-KOMMUNIKATION Grundlagen des Schriftverkehrs

Page 2: Schriftverkehr Skript

Warum müssen Unternehmen Geschäftskommunikation betreiben?

Beschaffen Fertigen Absetzen

Planen

Entscheiden

Kontrollieren

MANAGEMENT

Finanzieren und Investieren

Page 3: Schriftverkehr Skript

Beispiele für Geschäftskommunikation

• EINKAUF: Anfrage und Bestellungen bei Lieferanten

• PRODUKTION: Technische Anfragen

• VERKAUF: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Werbeschreiben

• MANAGEMENT: Geschäftsabschlüsse, Reklamationen

• FINANZIERUNG: Kreditanträge und Businesspläne

•  INVESTITION: Ausschreibung von Maschinen

Page 4: Schriftverkehr Skript

Formen der Geschäftskommunikation

Formen der Geschäftskommunikation

mündlich

persönlich telefonisch

schriftlich

Papiergebunden

Brief Fax

Elektronisch

E-Mail Internet-Formulare

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Schriftliche Kommunikation – Wichtige Regeln

• Richtige geschriebene Namen

• Richtig geschriebene Adresse

• Keine Rechtschreibfehler

• Genaue Einhaltung der ÖNORM A 1080

• Einwandfreie Formulierung des Textes

Page 6: Schriftverkehr Skript

Bestandteile eines Geschäftsbriefes 1.  Briefkopf (Firma, Adresse, Telefonnr, E-Mail)

2.  Anschrift (ev. mit postdienstlichen oder behandlungsdienstlichen Vermerken)

3.  Bezugszeichen (zur Rückverfolgung des Briefautors)

4.  Betreff (kurzer Hinweis auf den Briefinhalt)

5.  Anrede (direkte Person oder indirekt)

6.  Brieftext (Einleitung, Hauptteil, Schluss)

7.  Grußformel (nicht in einem Schlusssatz)

8.  Beilagenvermerk (alle Beilagen anführen)

9.  Firmenzusatzdaten (Firmenbuchnr, DVR-Nr, ARA-Lizenznr, Bankverbindung, UID)

Page 7: Schriftverkehr Skript

Stil des Brieftextes Geschäftsbriefe sollen

• Kurz und präzise sein

• Aus kurzen Sätzen bestehen

• Ohne überflüssige Formulierungen geschrieben werden

•  Trotzdem immer höflich sein

Page 8: Schriftverkehr Skript

Übungsbeispiele

Schlechtes Beispiel Verbesserungsvorschlag Dürfen wir Sie um Mitteilung bitten, ob es genügt, wenn wir Ihnen unsere Vorschläge schriftlich unterbreiten, oder ob unser Herr Bachmann noch einmal persönlich bei Ihnen vorsprechen soll.

Wie Sie aus der zu Ihrer Orientierung beigefügten Preisliste ersehen können, wird der betreffende Artikel in fünf verschiedenen Größen geliefert.

Genügt es, wenn wir schriftlich anbieten, oder soll Sie Herr Bachmann noch einmal besuchen?

Wie Sie aus der beigefügten Preisliste ersehen, wird der Artikel in fünf Größen geliefert.

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Übungsbeispiele

Schlechtes Beispiel Verbesserungsvorschlag Wir bitten Sie höflichst um Übersendung der Kopien nach vollzogener Unterschriftsleistung.

Mit unserer Gutschrift vom 18. September haben wir Ihnen irrtümlicherweise 50 Rollen Packpapier Nr. 52 gutgeschrieben. Dies ist natürlich vollkommen falsch und wir bitten Sie höflich, den Fehler zu entschuldigen. Zusammen mit unserem heutigen Schreiben erhalten Sie nun die richtige Gutschrift.

Wir haben uns leider geirrt: Sie mit Datum 18. September eine falsche Gutschrift erhalten. Diesem Brief liegt nun die richtige bei.

Bitte tauschen Sie die beiden Gutschriften aus und entschuldigen Sie unseren Fehler.

Bitte senden Sie uns die unterschriebenen Kopien zurück!

Page 10: Schriftverkehr Skript

Vorarbeiten zum Geschäftsbrief

Informationen einholen

Entscheidungen treffen

Brieftext formulieren

Niemals einfach drauf los schreiben, sondern....

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Aufbau des Brieftextes 1.  Anlass des Schreibens / Bezug auf vorige

Kommunikation

Kurzer Einleitungssatz mit Bezug auf vorangegangene Kommunikation – WORUM GEHT ES?

2.  Eigenes Anliegen / Getroffene Entscheidung

Schilderung des eigenen Anliegens oder Mitteilung der getroffenen Entscheidung – WAS MÖCHTE ICH?

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3.  Begründung

Angabe von Gründen für das Anliegen bzw. für die Entscheidung – WARUM HABE ICH DAS ANLIEGEN BZW. ENTSCHEIDE ICH SO?

4.  Erwartete Reaktion des Empfängers

Hier werden Fristen oder erwartete Reaktionen genannt – WAS ERWARTE ICH VOM EMPFÄNGER?

Aufbau des Brieftextes

Page 13: Schriftverkehr Skript

Aufbau des Brieftextes 5.  Mögliche Folgen

Vor allem bei Verträgen müssen sich die Parteien an Abmachungen halten– WELCHE KONSEQUENZEN WÜRDEN DURCH NICHTEINHALTUNG ENSTEHEN?

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Übungsaufgabe 1

AUSGANGSLAGE:

Sie sind in der Abteilung Einkauf der Conrad Elektrotechnik GmbH, Kärntner Straße 117, 8020 Graz beschäftigt und sollen an folgenden Lieferanten einen Geschäftsbrief mit dem Textverarbeitungprogramm WORD nach ÖNORM verfassen:

Firma SONY Austria AG, Prater Stern 12-24, 1010 Wien

IHRE AUFGABEN: !  Öffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument! !  Erstellen Sie einen Briefkopf! !  Fügen Sie die Anschrift des Lieferanten ein! (der Brief soll zu Handen Abteilung Verkauf gehen!) !  Fügen Sie einen Bezugszeichenblock ein! !  Erfinden Sie im Fuß des Briefes Angaben zu den Firmenzusatzdaten!

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Übungsaufgabe 1 Einer Ihrer Kollegen hat folgenden Briefentwurf an die SONY Austria AG erstellt: Fehllieferung

Sehr geehrte Damen und Herren!

Mit heutiger Post erhielten wir eine Lieferung diverser Auto-Subwoofer entsprechend unserem Bestellschein Nr. 55 vom 22. Oktober 2009.

Sie lieferten uns jedoch anstelle der unter der laufenden Nr. 5 angeführten 20 Stück Auto-Subwoofer Modell S40 High End weitere 20 Stück des Modells CES-15.

Da wir einerseits die bestellten 20 Stück des Modells S40 High End dringend benötigen und andererseits für die gelieferten 20 Stück des Modells CES-15 derzeit keine Verwendung haben, ersuchen wir um Umtausch der Modelle.

Senden Sie uns bitte rasch die fehlenden 20 Stück des Modells S40 High End. Die zu viel geliefertern Modelle CES-15 werden wir auf Ihre Kosten retournieren.

Mit besten Grüßen

IHRE AUFGABE: •  Gestalten Sie den Text übersichtlicher und heben Sie Wichtiges hervor!

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Übungsaufgabe 2

AUSGANGSLAGE:

Sie sind in der Abteilung Verkauf der BÜROMASCHINEN AG, Alser Straße 89a, 1020 Wien beschäftigt und sollen an folgenden Kunden einen Geschäftsbrief mit dem Textverarbeitungprogramm WORD nach ÖNORM verfassen:

Firma Peter Penzinger e.U., Kochgasse 12, 1080 Wien

IHRE AUFGABEN: !  Öffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument! !  Erstellen Sie einen Briefkopf! !  Fügen Sie die Anschrift des Kunden ein! (der Brief soll zu Handen Herrn Reinhard Müller gehen!) !  Fügen Sie einen Bezugszeichenblock ein! !  Erfinden Sie im Fuß des Briefes Angaben zu den Firmenzusatzdaten!

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Übungsaufgabe 2 Einer Ihrer Kollegen hat folgenden Briefentwurf an Peter Penzinger erstellt:

Hochverehrter Geschäftsfreund!

Unter Bezugnahme auf Ihr geschätztes Schreiben vom 24. Oktober 2009 teile ich Ihnen höflich mit, dass der Artikel 583, Katalogseite 14, bedauerlicherweise infolge einer Preiserhöhung unseres ausländischen Lieferanten nur noch zu 124,- € pro Stück lieferbar ist.

Wir hoffen, dass Sie Ihre Bestellung trotzdem aufrecht erhalten, und hoffen auf Ihre baldige telefonische Rückäußerung, damit wir Ihren Auftrag erledigen können.

Auf weitere gute Geschäftsbeziehungen hoffend, verbleiben wir mit

den besten Grüßen

IHRE AUFGABEN: •  Ändern Sie den Text so, wie Sie es für richtig halten! •  Gliedern Sie den Text und wählen Sie einen geeigneten Betreff