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Vielen Dank, dass Sie sich für eines unserer Produkte entschieden haben. Sie haben Probleme mit dem Link vorne in Ihrem Prüfungstrainer? Hier haben wir für Sie eine Anleitung, die Sie Schritt für Schritt bis zum Download begleiten wird. Keine Sorge, das ist alles ganz einfach. Für uns als Beispiel dient die Bestell-Nummer 195 „Informationsverarbeitung, Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation“. Schritt für Schritt Download-Anleitung Schritt 2: Wenn Sie den Link eingegeben haben, drücken Sie bitte die Taste Enter. Direkt darauf sollte sich ein Downloadfenster öffnen, wie dieses hier von Firefox. Schritt 1: Geben Sie den angegebenen Link oben in Ihre Browserzeile ein. In unserem Beispiel: www.u-form.de/addons/195-1.zip Tippen Sie den Link genau ab und vergessen Sie nicht die Endung „.zip“ am Ende! Schritt 3: Wählen Sie wie hier „Datei speichern“ an und bestätigen Sie mit einem Druck auf [OK]. Anschließend sollten Sie die Datei in Ihren Eigenen Dateien im Ordner Downloads wiederfinden (falls Sie einen anderen Ort zum Speichern von Down- loads ausgewählt haben, sollten Sie dort nachse- hen). Die gespeicherte zip-Datei können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Darin finden Sie ergänzende Dokumente zu Ihrem Prüfungstrainer (z. B. in Form von Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.) © 2012 U-Form Verlag, Solingen, Herm. Ullrich (GmbH & Co.) KG

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Vielen Dank, dass Sie sich für eines unserer Produkte entschieden haben.

Sie haben Probleme mit dem Link vorne in Ihrem Prüfungstrainer?

Hier haben wir für Sie eine Anleitung, die Sie Schritt für Schritt bis zum Download begleiten wird. Keine Sorge, das ist alles ganz einfach.

Für uns als Beispiel dient die Bestell-Nummer 195 „Informationsverarbeitung, Prüfungstrainer zur praktischen Prüfung, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation“.

Schritt für Schritt

Download-Anleitung

Schritt 2:Wenn Sie den Link eingegeben haben, drücken Sie bitte die Taste Enter. Direkt darauf sollte sich ein Downloadfenster öffnen, wie dieses hier von Firefox.

Schritt 1:Geben Sie den angegebenen Link oben in Ihre Browserzeile ein.

In unserem Beispiel: www.u-form.de/addons/195-1.zip

Tippen Sie den Link genau ab und vergessen Sie nicht die Endung „.zip“ am Ende!

Schritt 3:Wählen Sie wie hier „Datei speichern“ an und bestätigen Sie mit einem Druck auf [OK].

Anschließend sollten Sie die Datei in Ihren Eigenen Dateien im Ordner Downloads wiederfinden (falls Sie einen anderen Ort zum Speichern von Down-loads ausgewählt haben, sollten Sie dort nachse-hen).

Die gespeicherte zip-Datei können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Darin finden Sie ergänzende Dokumente zu Ihrem Prüfungstrainer (z. B. in Form von Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.)©

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Sabine Knauer

Bürokaufmann/BürokauffrauKaufmann/Kauffrau für

Bürokommunikation

Prüfungstrainer zur praktischen PrüfungInformationsverarbeitung, Word 2010

Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen

Aufgabenteil

Bestell-Nr. 2200

U-Form Verlag · Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG

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2 © U-Form Verlag – Kopieren verboten!

Deine Meinung ist uns wichtig!

3. Auflage 2015 (inhaltlich unveränderter Nachdruck) ∙ ISBN 978-3-95532-200-7

COPYRIGHT

U-Form Verlag, Hermann Ullrich GmbH & Co. KGCronenberger Straße 58 · 42651 SolingenTelefon 0212 22207-0 · Telefax 0212 208963Internet: www.u-form.de · E-Mail: [email protected]

Alle Rechte liegen beim Verlag bzw. sind der Verwertungsgesellschaft Wort, Goethestraße 49, 80336 München, Telefon 089 514120, zur treuhänderischen Wahrnehmung überlassen. Damit ist jegliche Verbreitung und Vervielfältigung dieses Werkes – durch welches Medium auch immer – untersagt.

Du hast Fragen, Anregungen oder Kritik zu diesem Produkt?

Das U-Form Team steht dir gerne Rede und Antwort.

Direkt auf

facebook.com/pruefungscheck

fragen, diskutieren, stöbern und weiteres Wichtige undWissenswerte rund um Ausbildung erfahren

oder einfach eine kurze E-Mail an

[email protected]

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Inhaltsverzeichnis

Seite

Einführung

Vorwort 6

Wie sieht die Abschlussprüfung im Fach Informationsverarbeitung aus?

• Bürokaufmann/Bürokauffrau 7 – 8

• Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation 9 – 10

Grundsätze zur Lösung der Aufgaben zur Textverarbeitung/Textformulierung und -gestaltung

• Hinweise zur Bearbeitung der Aufgaben 11

• Grundsätze der Textgestaltung 11

• Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung, DIN 5008 11

• Grundsätze der Textformulierung 12

• Aufbau eines Geschäftsbriefes 13

• Vorlagen für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 14 – 19

• Wie wird das Anschriftfeld beschriftet? 20 – 21

• Vorlage Interne Mitteilung (Beispiel) 21

Wie arbeite ich mit dem Download? 22 – 23

Aufgaben 1 – 18 27 – 83

Siehe Themenliste Seite 4 und 5

Hinweis:

Die Aufgaben bestehen jeweils aus einem Teil Textgestaltung und einem Teil Textformulierung.

Da es sich um handlungsorientierte Situationsaufgaben handelt, sind diese Teile einer Aufgabe nicht immer in gleicher starrer Reihenfolge gestellt, sondern können auch in umgekehrter Reihenfolge Textformulierung und danach Text-gestaltung erfolgen.

Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen auf einen Blick die Orientierung.

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Inhaltsverzeichnis

Aufgabe Inhalte Seite

Textgestaltung Textformulierung

11.1 Ausbildungsabteilung:

Gestalten und Formulieren eines Ergebnisprotokolls

1.2 Ausbildungsabteilung: E-Mail an einen Dozenten 27 – 28

2

2.1 Vertriebsabteilung: Messeeinladung: Serienbrief – Datenquelle in Excel

2.2 Vertriebsabteilung: Messeeinladung: Formulieren und Erstellen eines Serienbriefes

29 – 30

3

3.2 Beschaffungsvorgang: Formulieren und Gestalten eines Geschäftsbriefes: Lieferungsverzug

3.1 Beschaffungsvorgang: E-Mail an die Geschäftsleitung

31 – 33

4

4.2 Personalwesen/Betriebsrat: Einladung zu einem Betriebsfest: Gestaltung des Anmelde-formulars

4.1 Personalwesen/Betriebsrat: Einladung zu einem Betriebsfest: Formulieren und Gestalten der Einladung

34

55.2 Beschaffungsvorgang:

Gestaltung einer Checkliste zur Rechnungsprüfung

5.1 Beschaffungsvorgang: Geschäftsbrief: Reklamation einer Rechnung

35 – 38

66.1 Personalabteilung:

Erstellen eines Zwischenzeug-nisses nach Korrekturvorgaben

6.2 Personalabteilung: E-Mail an einen leitenden Mit-arbeiter in Zeugnisange legenheit

39 – 43

77.2 Personalabteilung:

Interne Mitteilung: Formatierung nach Vorgaben

7.1 Personalabteilung: Geschäftsbrief an einen Mit-arbeiter

44 – 47

8

8.1 Beschaffungsabteilung: Meeting zum Thema Umwelt-schutz: Formular erstellen: Ergebnisprotokoll

8.2 Beschaffungsabteilung: Meeting zum Thema Umwelt-schutz: Inhaltliche Erstellung des Ergebnis protokolls

48 – 49

9

9.2 Beschaffungsvorgang: Tabelle in MS Word erstellen und formatieren: Angebots-vergleich

9.1 Vertrieb: Angebot per E-Mail unterbreiten

50 – 52

1010.2 Personalabteilung:

Erstellen eines Formulars für Abmahnungen

10.1 Personalabteilung: Schriftliche Abmahnung auf Geschäftsbriefvordruck

53 – 55

11

11.2 Personalabteilung: Formular erstellen: Verpflich-tungserklärung zur Wahrung des Datengeheimnisses

11.1 Personalabteilung: Interne Mitteilung formulieren: Verpflichtungserklärung – Wahrung des Datengeheimnisses

56 – 58

1212.2 Organisation einer Fachtagung:

Formatierung einer Tischvorlage: Tagesordnung

12.1 Organisation einer Fachtagung: Geschäftsbrief: Hotelreservierung 59 – 62

13

13.2 Ausbildungsabteilung: Werbung um Nachwuchskräfte: Organisation „Tag der offenen Tür“ – Erstellen der Datenquelle

13.1 Ausbildungsabteilung: Werbung um Nachwuchskräfte: Organisation „Tag der offenen Tür“ – Formulierung des Einladungsschreibens als Serien-brief-Hauptdokument

63 – 64

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Inhaltsverzeichnis

Aufgabe Inhalte Seite

Textgestaltung Textformulierung

14

14.1 Abteilungsorganisation: Einteilung von Arbeitszeiten in Schichten: Erstellen einer Tabelle

14.2 Abteilungsorganisation: Interne Mitteilung an die Mit-arbeiter

65 – 66

15

15.1 Organisation: Formatierung einer Briefdatei als Serienbrief-Hauptdokument Erstellen einer Datenquelle Einfügen der Seriendruckfelder und eines Bedingungsfeldes in das Serienbrief-Hauptdokument

15.2 Organisation: E-Mail an ein Postdienstleis-tungsunternahmen mit der Bitte um ein Angebot: Thema: Adresspflege

67 – 71

16

16.1 Eventorganisation: Geschäftseröffnung: Formatierung eines Einladungs-schreibens

16.2 Eventorganisation: E-Mail an einen Berater für Eventmarketing: Thema: Geschäftseröffnung

72 – 75

17

17.2 Personalentwicklung: Organisation eines Workshops: Anmeldeformular zu einem Workshop entwerfen

17.1 Personalentwicklung: Organisation eines Workshops: Interne Mitteilung: Einladung

76 – 78

18

18.1 Privatbrief mit geschäftlichem Inhalt: Formatierung eines Gratulations-schreibens an einen Geschäfts-freund

18.2 Eventorganisation: Organisation eines Empfangs in einem Hotel: E-Mail an das Hotel 79 – 83

Bildnachweis 84

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Aufgaben

Hinweis:

Die gewählten Namen sind rein fiktiv. Ähnlichkeiten mit bestehenden Unter-nehmen oder Personen sind zufällig.

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Aufgabe 1

Situation

Sie arbeiten als Sachbearbeiter/-in in der Ausbildungsabteilung der Kasimir Klacks & Co. KG, Großhandel für Haustier-Pflegeprodukte, Am Storchennest 11, 07551 Gera.

Die letzte kaufmännische Zwischenprüfung offenbarte bei den Auszubildenden Schwächen in be-stimmten Prüfungsgebieten. Aus diesem Grunde fand eine Besprechung statt, um über Maßnahmen zu beraten, die Prüfungsleistungen der Auszubildenden im Hinblick auf die Abschlussprüfung zu ver-bessern. Sie wurden gebeten, über diese Besprechung ein Ergebnisprotokoll anzufertigen.

Teilnehmer der Besprechung: Frau Bach, Ausbildungsleiterin, Leiterin der Besprechung Herr Hastig, Betriebsrat Herr Panitz, Kaufmännische Organisation Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin Herr/Frau ... (Ihr Name), Protokollführer(in)

Ort der Besprechung: Büro von Frau Bach

Datum und Uhrzeit nach eigener Wahl

Inhalt: Folgende Punkte haben Sie sich notiert:

• In Einzelgesprächen mit den Auszubildenden ist zu klären: Ursachen für Leistungsversagen (Betrieb, Schule, Familie)? Welche Hilfestellungen sind möglich?

• Einführung eines Werksunterrichtes, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit, für alle kaufmän-nischen Auszubildenden. Fächer: Betriebslehre, Rechnungswesen (hier: größte Probleme!)

Frau Bach wird Herrn Dipl.-Hdl. Frank Hammertal von der hiesigen Berufsschule bitten, ab 1. Dezember 20.. den wöchentlichen Werksunterricht zu übernehmen.

• Frau Özdemir möchte ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen anschaffen und findet, dass das Ausbildungsunternehmen zusätzliches Lernmaterial zur Prüfungsvorbereitung bestellen sollte. Sie ist bereit, sich über Lernprogramme und Lernmaterial in diesem Bereich zu informieren. Sie wird gebeten, Ende November Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge zu unterbreiten.

• Frau Reinhardt (Bilanzbuchhalterin) will Auszubildenden individuell Hilfestellung in Buchführung geben, nähere Bedingungen sind noch zu klären.

Aufgabe

1.1 Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll über diese Besprechung. Ein Beispiel für die Gestaltung finden Sie in Aufgabe 2, Seite 30. Überschrift über das gesamte Dokument: Ergebnisprotokoll (in Fett).

1.1.1 Protokollkopf: in tabellarischer Form (siehe Beispiel zu Aufgabe 2, Seite 30 hier im Aufgabenteil)

1.1.2 Thema der Besprechung: Fügen Sie das Thema in Fettdruck unter dem Protokollkopf ein. Lassen Sie davor und danach zwei Leerzeilen Abstand.

1.1.3 Formulieren Sie den Protokolltext. Angaben zu den Inhalten siehe Situationsbeschreibung.

1.1.4 Gestalten Sie den Schluss des Protokolls.

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1.2 Frau Bach beauftragt Sie, eine E-Mail an Herrn Frank Hammertal zu schreiben und anzufragen, ob er bereit ist, den Werksunterricht zu übernehmen. Öffnen Sie die Datei Aufgabe_1.2_Text-formulierung und formulieren Sie den Text der E-Mail. Speichern Sie die Datei unter einem von Ihnen gewählten Namen als Lösung ab.

E-Mail Aufgabe_1.2_Textformulierung

Aufgabe_4.2_Textformulierung

An … [email protected] Cc … Betreff: Katharina Mai Ausbildungsabteilung Kasimir Klacks & Co. KG Am Storchennest 11 07551 Gera E-Mail: [email protected] Homepage: www.kasimir-klacks.de Telefon: 0365 8536-0 (Durchwahl -386) Fax: 0365 8349 Amtsgericht Gera HRA 6249

Aufgabe 1

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Sabine Knauer

Bürokaufmann/BürokauffrauKaufmann/Kauffrau für

Bürokommunikation

Prüfungstrainer zur praktischen PrüfungInformationsverarbeitung, Word 2010

Übungsaufgaben und erläuterte Lösungen

Lösungs- und Erläuterungsteil

Bestell-Nr. 2200

U-Form Verlag · Hermann Ullrich (GmbH & Co) KG

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Technische Vorbemerkungen

Technische Vorbemerkungen

In den Erläuterungen zu den Lösungen werden die einzelnen Schritte nur stichwortartig in Kurzform dargestellt, um den Zusammenhang der Lösung nachvollziehen zu können. Es wird davon ausge­gangen, dass Ihnen aus der Arbeit mit Office 2010 die Grundlagen geläufig sind.

Das Anwendungsfenster bei Office 2010 zeichnet sich durch ein Menüband aus, mit Schaltflächen und Symbolen, aus denen die Funktionen leicht zu erkennen sind.

Register Gruppe

In Word 2010 kann der Arbeitsbereich individuell eingerichtet werden. Es können Register hinzugefügt und unter diesen Registern eigene Gruppen eingerichtet werden. (Siehe dazu unter Datei – Optionen – Menüband anpassen.)

Lösungen

Zum Download

Zu allen Aufgabenteilen finden Sie fertige Lösungsdateien zum Download unter

www.u-form.de/addons/2200.zip

Vergleichen Sie diese Lösungen mit den von Ihnen selbst erstellten Lösungen und lesen Sie die Erläuterungen dazu hier im Lösungsteil.

Programmversion MS Office 2010

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Lösung Aufgabe 1

Lösung_1.1

Kasimir Klacks Großhandel für Haustier- Pflegeprodukte

Am Storchennest 11 07551 Gera

Ergebnisprotokoll

Ort Büro von Frau Bach, Ausbildungsleiterin Datum 13. November 20.. Uhrzeit 14:00 Uhr – 14:45 Uhr Teilnehmer

Frau Bach, Ausbildungsleiterin Herr Hastig, Betriebsrat Herr Panitz, Kaufmännische Organisation Frau Reinhardt, Bilanzbuchhalterin Frau Özdemir, Auszubildendenvertreterin Herr/Frau … [Ihr Name], Protokollführer(in)

Thema: Fördermaßnahmen für kaufmännische Auszubildende Für die kaufmännischen Auszubildenden erscheinen zusätzliche Fördermaßnahmen not-wendig. In Einzelgesprächen wird Frau Bach Ursachen für Lernschwierigkeiten nachgehen, um gezielt Hilfestellung leisten zu können. Es wird beschlossen, einmal wöchentlich während der Arbeitszeit einen Werksunterricht in den Fächern Betriebslehre und Rechnungswesen abzuhalten. Frau Bach versucht, Herrn Dipl.-Hdl. Frank Hammertal zu gewinnen, den wöchentlichen Werksunterricht zu überneh-men. Frau Özdemir wird bis Ende November d. J. Frau Bach konkrete Anschaffungsvorschläge für ein E-Learning-Programm für Rechnungswesen sowie für zusätzliche Ausbildungsmateria-lien unterbreiten. Frau Reinhardt bietet an, die Auszubildenden im Bereich Buchführung individuell zu unter-stützen. Es ist noch zu klären, in welchem Rahmen sich diese Hilfe bewegen soll. Gera, 15. November 20.. Protokollführer(in Sitzungsleiterin Verteiler: Teilnehmer der Besprechung Unterschrift Bach

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Protokollarten

Protokolle sind Niederschriften über den Verlauf und die Ergebnisse von Konferenzen, Verhandlungen, Besprechungen usw. Sie dienen dazu, das festzuhalten, was dort besprochen und beschlossen worden ist. Das Protokoll hat damit dokumentarischen Charakter. Es wird in der Regel im Präsens verfasst. Je nachdem, wie ausführlich protokolliert wird, unterscheidet man

• wörtliche Protokolle • ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle) • Kurzprotokolle • Ergebnis­ und Beschlussprotokolle

Bei wörtlichen Protokollen wird jeder Rede­ oder Diskussionsbeitrag eines Teilnehmers wörtlich auf­genommen und wiedergegeben. Dies ist vor allem bei Parlamentsdebatten und bedeutsamen natio­nalen und internationalen Verhandlungen, aber auch bei wichtigen Versammlungen von Verbänden und Organisationen üblich. Die Aufnahme und Ausfertigung derartiger Protokolle leisten besonders ausgebildete Parlaments­ und Verhandlungsstenografen.

Ausführliche Protokolle (Verlaufsprotokolle) geben den Fortgang der Verhandlungen wieder sowie wesentliche Beiträge, Einwände, Argumente. Die Namen der Redner werden dabei ebenfalls genannt. Die Redebeiträge werden in der Form der indirekten Rede wiedergegeben. Aus einem ausführlichen Protokoll ist ersichtlich, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist.

Kurzprotokolle beschränken sich in der Darstellung des Verlaufs einer Sitzung auf die wichtigsten Punkte, sodass klar wird, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist. Es handelt sich um eine verkürzte Form des Verlaufsprotokolls.

Ergebnis- und Beschlussprotokolle geben lediglich die Ergebnisse, Anträge und Beschlüsse wieder. Es kann daraus nicht nachvollzogen werden, wie es zu den Beschlüssen kam.

Lösung Aufgabe 1

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Lösung Aufgabe 1

Lösung_1.2

An … [email protected] Cc … Betreff: Werksunterricht für unsere kaufmännischen Auszubildenden Sehr geehrter Herr Hammertal, unsere Auszubildenden brauchen Ihre Hilfe! Wären Sie bereit, einmal wöchentlich – möglichst schon ab 1. Dezember d. J. – in den Fächern Betriebslehre und Rechnungswesen den Werksunterricht zu übernehmen? Nähere Fragen, wie z. B. die Gruppenstärke, Ausbildungsjahr, Ausbildungsberufe sowie Ihre Konditionen könnten wir in einem persönlichen Gespräch klären. Über Ihren Anruf würde ich mich sehr freuen. Katharina Mai Ausbildungsabteilung Kasimir Klacks & Co. KG Am Storchennest 11 07551 Gera E-Mail: [email protected] Homepage: www.kasimir-klacks.de Telefon: 0365 8536-0 (Durchwahl -386) Fax: 0365 8349 Amtsgericht Gera HRA 6249