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aforms2web solutions & services GmbH | Alser Straße 4 / Hof 1 | A-1090 Wien | Tel.: +43 (0)664 9680804 Folie 1 Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Solution Präsentation eGovernment Forum, info society days 2013 [email protected] [email protected]

SeGF 2013 | aforms2web - Intelligente Formularlösung für Einreise- & Arbeitsbewilligungen im Kanton Zug (Peter Marvin Behrendt)

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Swiss eGovernment Forum | 5. März 2013 | Referat Peter Marvin Behrendt Im Dezember 2012 ist die Gesuchseinreichung von Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungen im Kanton Zug wesentlich erleichtert worden. Bisher musste ein Antragsteller die benötigten Gesuchsformulare aus dem im Internet verfügbaren Informationsangebot des Amts für Migration (AfM) sowie des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA) ermitteln. Oft kein einfaches Unterfangen da es bis zu 33 mögliche Formulare gibt. Heute erfolgt die Formularauswahl durch einen intelligenten mehrsprachigen Online-Assistenten der das Anliegen sowie die Lebenssituation ermittelt und die passenden Formulare anbietet. Dieser Vortrag beschreibt die neue Formularlösung als eine Ausprägung des Basisdienstes Online-Formulare im Kanton Zug und gibt einen Ausblick auf weitere Entwicklungen.

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Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen

Solution Präsentation

eGovernment Forum, info society days 2013

[email protected] [email protected]

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Einführung

aforms2web & AFS-Community

Formularlösungen im Kanton Zug

Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen

Ausgangssituation & Motivation

Herausforderungen

Lösungsbeschreibung

Erste Erfahrungen

Ausblick

Dokumentenautomation & Workflow

Inhalte

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aforms2web

spezialisiert auf...

E-Government Dienstleistungen

Einzelformulare

Formularlösungen

Interne Bearbeitung

und Anbindung

Produkte

Formularserver

Antragspostfach

Dokumentgenerator

(dox42)

Workflow

(nintex / Sharepoint)

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 4

AFS-Community

Aktive Community Schweiz & Liechtenstein

2x jährliche Treffen

Kooperative Entwicklung

Austausch zu fachlichem

Vorgehen

möglich durch Österreich

Aktive Vernetzung

All-In Wartungsmodell

Koordination durch

aforms2web

Stadt St.Gallen

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 5

Formularlösungen im Kanton Zug

vom Fischereipatent...

...bis zur Baugesuchslösung

http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen

https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung

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E-Government im Kanton Zug

vom .

...bis zu Baugesuchslösung für Zuger Gemeinden...

http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen

https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung

Highlights

aus Kundensicht

eCH-0070/73 konforme Dienstleistungsbeschreibungen

Barrierefrei (WAI-AA)

Einheitliches Aussehen (lt. kantonalem CI/CD), Funktionsweise

Integration Online-Bezahlen

Einsatz ohne Plug-Ins, auch auf mobilen Geräten

aus Sicht der Verwaltung

Validierte Antragsdaten

Antragspostfach

Bearbeitungsoberflächen

Dokument-Generierung (in Anlaufphase)

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 7

E-Government im Kanton Zug

vomvom Fischereipatent...

...bis zu Baugesuchslösung für Zuger Gemeinden...

http://www.zug.ch/behoerden/direktion-des-innern/wald-und-wild/fischerei-kurzzeitpatente-online-bestellen

https://portal.zg.ch/iform/pub/egov204/folders/Baubewilligung

Aktueller Stand

Infrastruktur

Externe & interne Nutzung

Antragspostfach

Anbindung Fachsysteme

Dokumentgenerierung

Workflowunterstützung

über 60 Online-Formulare für Kanton und Gemeinden

und zwei erweiterte Formularlösungen (Mappen)

Baugesuche für Gemeinden

Einreise & Arbeitsbewilligungen AWA/AFM

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Einführung

aforms2web & AFS-Community

E-Government im Kanton Zug

Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen

Ausgangssituation & Motivation

Herausforderungen

Lösungsbeschreibung

Erste Erfahrungen

Ausblick

Dokumentenautomation & Workflow

Inhalte

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 9

Ausgangssituation & Motivation

Ausgangssituation

33 Formulare

Einzelne Deutsch/Englisch

Zwei beteiligte Amtsstellen AWA und AfM (sequentiell)

Unterschrift erforderlich

Gesamtes Dossier inkl.

unterschriebenes Formular per Post

Minimale Kundenführung (Staatsangehörigkeit)

Motivation/Ziele

Verbesserte Kundenführung

Verbesserte Vollständigkeit/Lesbarkeit

Inhalt "1:1" abbilden und "Papierversion"

Deutsch/Englisch für alle Formulare

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Herausforderungen

Kundenführung (Wegleitung)

Fragen/Entscheide versus mögliche Formulare

Online-Formulare und Druckformulare (de/en)

Generieren aus gemeinsamer Definition

• 33 Formulare

• 2 Wegleitungen

• Deutsch & Englisch

• Online & Papier

33*2*2= 134 Dokumente

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Lösungsbeschreibung 1/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Lösungsbeschreibung 2/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Lösungsbeschreibung 3/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Lösungsbeschreibung 4/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Lösungsbeschreibung 5/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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Lösungsbeschreibung 6/7

http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 17

AWA

Lösungsbeschreibung 7/7

Antragspostfach

Ausblick

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aforms2web – Kanton Zug: Intelligente Formularlösung für Einreise- und Arbeitsbewilligungen Folie 18

Erste Erfahrungen

Die Lösung ist seit Dezember 2012 in Betrieb

Aufgrund der Fragen der Wegleitung finden die Kunden die richtigen

Formulare

Kunden sind in der Lage die Formulare auszufüllen

keine telefonischen Rückfragen mehr (bei NutzerInnen der Online-

Lösung)

Erfahrungen: kein negatives Feedback seitens der Kunden.

Da für eine Übergangszeit die neue Formularmappe sowie die alte

Lösung den Kunden zur Verfügung steht, benutzen diese zur Zeit

noch gewohnheitsmässig die "alte" Lösung.

Anlaufphase: Aktuell werden ca. 5 - 10 % über die Formularmappe

eingereicht

Die grösste Herausforderung besteht darin:

1. Intern die alte Lösung abzuschalten

2. Die Kunden für die neue Lösung zu motivieren

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Einführung

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E-Government im Kanton Zug

Formularlösung Einreise- & Arbeitsbewilligungen

Ausgangssituation & Motivation

Herausforderungen

Lösungsbeschreibung

Erste Erfahrungen

Ausblick

Dokumentenautomation & Workflow

Inhalte

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Dokumentenautomation & Workflow

Generiert Dokumente und Mails auf Basis Antragsdaten

Erstellt Gesamtdosier für die Bundesbehörde (inkl. aller Beilagen)

Ermöglicht Antragsbearbeitung wahlweise mittels Browser oder Excel

Ist rein konfigurativ erweiterbar / änderbar

Übernahme von Informationen in Umsysteme (GIGA)

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= eGovernment Know How

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