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1 I n einem Assistenz-Netzwerk treffen sich die Assistentinnen eines Unter- nehmens regelmäßig zum Erfah- rungsaustausch, um gemeinsame Herausforderungen zu erkennen, Syn- ergien zu nutzen und Lösungen zu ent- wickeln. Natürlich nicht ohne Rücken- deckung des Vorgesetzten. Folgende Argumente dürſten auch ihn überzeugen: Die Vorteile für die Assistenz Sie sparen Zeit und Energie. Sie sitzen quasi mit Ihren Kolleginnen in einem virtuellen Büro. Sie schaffen gemeinsame Recher- chequellen. Sie bauen Ihre Kompetenz aus. Sie erhöhen Ihre Eigenmotivation. Sie blicken über den Tellerrand hinaus. Sie knüpfen wichtige Kontakte. Effektive Chefentlastung Ein Business-Netzwerk ist Gold wert Je fragiler die Jobsicherheit, desto mehr gewinnen Business-Netzwerke an Gewicht. Führungskräfte wissen das längst. Aber auch für Assistentinnen zahlt sich die berufliche Vernetzung aus. Machen Sie den Anfang, indem Sie ein Sekretärinnen-Assistentinnen-Netzwerk im eigenen Unternehmen gründen! Tun Sie etwas für Ihre Karriere! Liebe Leserin, zu Recht könnte man fragen, ob es für Assistentinnen überhaupt so etwas wie Karrierechancen gibt. Das Sekre- tariat ist ja keine Linienfunktion und so bestehen auch keine direkten und natürlichen Aufstiegsmöglichkeiten. Viele ambitionierte Assistentinnen fühlen sich beruflich in der Sackgas- se. Doch es gibt eine gute Nachricht: Karriere bedeutet berufliche Weiter- entwicklung. Und diese beschränkt sich nicht auf die hierarchische Einstu- fung. Vielmehr besteht die Entwick- lung Ihrer Karriere darin, dass Sie Ihre persönlichen Kompetenzen ausbau- en. Machen Sie von Zeit zu Zeit eine Bestandsaufnahme: Was habe ich im letzten Jahr dazugelernt? Welche Auf- gabe habe ich zum ersten Mal bewäl- tigt? Welche Kompetenzen konnte ich mir aneignen? Ergreifen Sie die Initi- ative, sich weiterzubilden. Bauen Sie Ihr persönliches Netzwerk aus. Damit steigen auch Ihre Chancen, mit an- spruchsvolleren Aufgaben betraut zu werden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei. Irene Fischer Farzan, Herausgeberin und Management- Assistentin 3 Selbstmanagement/Karriere Weiterbildung als Chance 4 Recht im Office Recht und Stellenwechsel 5 PC-Top-Tipps Excel: Machen Sie Excel zu Ihrem Zielplaner Nachgefragt: Elemente in Excel-Listen zählen Excel: Schnell eine Tabelle formatieren Excel: Unbekannte Maßeinheiten 9 Business English Der englische Lebenslauf 10 Stil & Etikette Wer grüßt wen zuerst – und wie? 11 Flotte Feder Lesefreundlich oder gendergerecht? 12 Nachgefragt Aufzählungen und Überschriften 1 Nach vier Jahren Bank- und über 15 Jahren Sekretariatserfahrung ist unsere Herausgeberin Irene Fischer Farzan heute Assistentin des Teil- bereichsleiters eines großen Energiekonzerns. Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz Sekretärinnen SERVICE EDITORIAL INHALT 63349 14/ 2013 November Die Vorteile für das Unternehmen Ihre Sekretariate werden effizienter. Die Einarbeitungszeiten verkürzen sich spürbar. Sie bündeln wertvolles Fachwissen. Sie vermeiden Redundanzen. Sie erhöhen die Mitarbeiterzufrieden- heit. Wie baue ich ein Netzwerk auf? Nur ein lebendiges Netzwerk bringt den gewünschten Nutzen. Mit dem 7-Punk- te-Plan kommen Sie Ihrem Ziel näher: 1. Entwickeln Sie ein gemeinsames Kon- zept mit allen Kolleginnen. 2. Erarbeiten Sie Struktur und Inhalte des virtuellen Assistentinnen-Netz- werkes. 3. Präsentieren Sie das Konzept bei den Entscheidern. 4. Klären Sie mit der IT-Abteilung, ob und wie eine entsprechende Platt- form umsetzbar ist. 5. Gründen Sie eine regelmäßige Ar- beitsgruppe mit motivierten Kolle- ginnen. 6. Machen Sie PR für Ihr Netzwerk über die Personalabteilung oder die Mitar- beiterzeitschriſt. 7. Leben Sie das Netzwerk aktiv. Kostenfrei! Nutzen Sie Ihren Login auf www.sekretaerinnen-service.de ABenutzername: sekretaerin APasswort November: abschluss13 Heftarchiv, Arbeitshilfen und vieles mehr!

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In einem Assistenz-Netzwerk treffen sich die Assistentinnen eines Unter-nehmens regelmäßig zum Erfah-rungsaustausch, um gemeinsame

Herausforderungen zu erkennen, Syn-ergien zu nutzen und Lösungen zu ent-wickeln. Natürlich nicht ohne Rücken-deckung des Vorgesetzten. Folgende Argumente dürften auch ihn überzeugen:

Die Vorteile für die Assistenz• Sie sparen Zeit und Energie.• Sie sitzen quasi mit Ihren Kolleginnen

in einem virtuellen Büro.• Sie schaffen gemeinsame Recher-

chequellen.• Sie bauen Ihre Kompetenz aus.• Sie erhöhen Ihre Eigenmotivation.• Sie blicken über den Tellerrand hinaus.• Sie knüpfen wichtige Kontakte.

Effektive Chefentlastung

Ein Business-Netzwerk ist Gold wertJe fragiler die Jobsicherheit, desto mehr gewinnen Business-Netzwerke an Gewicht. Führungskräfte wissen das längst. Aber auch für Assistentinnen zahlt sich die berufliche Vernetzung aus. Machen Sie den Anfang, indem Sie ein Sekretärinnen-Assistentinnen-Netzwerk im eigenen Unternehmen gründen!

Tun Sie etwas für Ihre Karriere!

Liebe Leserin,zu Recht könnte man fragen, ob es für Assistentinnen überhaupt so etwas wie Karrierechancen gibt. Das Sekre-tariat ist ja keine Linienfunktion und so bestehen auch keine direkten und natürlichen Aufstiegsmöglichkeiten. Viele ambitionierte Assistentinnen fühlen sich beruflich in der Sackgas-se. Doch es gibt eine gute Nachricht: Karriere bedeutet berufliche Weiter-entwicklung. Und diese beschränkt sich nicht auf die hierarchische Einstu-fung. Vielmehr besteht die Entwick-lung Ihrer Karriere darin, dass Sie Ihre persönlichen Kompetenzen ausbau-en. Machen Sie von Zeit zu Zeit eine Bestandsaufnahme: Was habe ich im letzten Jahr dazugelernt? Welche Auf-gabe habe ich zum ersten Mal bewäl-tigt? Welche Kompetenzen konnte ich mir aneignen? Ergreifen Sie die Initi-ative, sich weiterzubilden. Bauen Sie Ihr persönliches Netzwerk aus. Damit steigen auch Ihre Chancen, mit an-spruchsvolleren Aufgaben betraut zu werden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

Irene Fischer Farzan, Herausgeberin und Management-Assistentin

3 Selbstmanagement/KarriereWeiterbildung als Chance

4 Recht im OfficeRecht und Stellenwechsel

5 PC-Top-TippsExcel: Machen Sie Excel zu Ihrem ZielplanerNachgefragt: Elemente in Excel-Listen zählenExcel: Schnell eine Tabelle formatierenExcel: Unbekannte Maßeinheiten

9 Business EnglishDer englische Lebenslauf

10 Stil & EtiketteWer grüßt wen zuerst – und wie?

11 Flotte FederLesefreundlich oder gendergerecht?

12 NachgefragtAufzählungen und Überschriften

1

Nach vier Jahren Bank- und über 15 Jahren Sekreta riatserfahrung ist unsere Herausgeberin Irene Fischer Farzan heute Assistentin des Teil-bereichsleiters eines großen Energiekonzerns.

Erfolgsideen für Büromanagement und Chefassistenz

SekretärinnenSERVICEED

ITORIAL

INHALT

63349

14/2013 November

Die Vorteile für das Unternehmen• Ihre Sekretariate werden effizienter.• Die Einarbeitungszeiten verkürzen

sich spürbar.• Sie bündeln wertvolles Fachwissen.• Sie vermeiden Redundanzen.• Sie erhöhen die Mitarbeiterzufrieden-

heit.

Wie baue ich ein Netzwerk auf?Nur ein lebendiges Netzwerk bringt den gewünschten Nutzen. Mit dem 7-Punk-te-Plan kommen Sie Ihrem Ziel näher:1. Entwickeln Sie ein gemeinsames Kon-

zept mit allen Kolleginnen.2. Erarbeiten Sie Struktur und Inhalte

des virtuellen Assistentinnen-Netz-werkes.

3. Präsentieren Sie das Konzept bei den Entscheidern.

4. Klären Sie mit der IT-Abteilung, ob und wie eine entsprechende Platt-form umsetzbar ist.

5. Gründen Sie eine regelmäßige Ar-beitsgruppe mit motivierten Kolle-ginnen.

6. Machen Sie PR für Ihr Netzwerk über die Personalabteilung oder die Mitar-beiterzeitschrift.

7. Leben Sie das Netzwerk aktiv.

Kostenfrei! Nutzen Sie Ihren Login auf www.sekretaerinnen-service.de ABenutzername: sekretaerinAPasswort November: abschluss13 Heftarchiv, Arbeitshilfen und vieles mehr!

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Themen für die TagesordnungAn Themen, die Sie gemeinsam in An-griff nehmen können, mangelt es nicht. Letztlich gehört alles auf die Agenda, was Sie und Ihre Kolleginnen im Ar-beitsalltag beschäftigt:• Wie können Sie die Synergien zwi-

schen den einzelnen Sekretariaten bes-ser nutzen? Wie könnten Sie vonein-ander profitieren?

• Wie lassen sich Vertretungsregelun-gen optimieren?

• Lässt sich das Reisemanagement se-kretariatsübergreifend verbessern?

• Wie können Sie den Korrespondenz- und E-Mail-Stil weiter verbessern?

• Können Schriftstücke (Memos, Proto-kolle, Telefonnotizen usw.) vereinheit-licht und optimiert werden?

• Werden die Regeln der DIN 5008 ein-gehalten und sind diese allen bekannt?

• Welche Checklisten und Formulare können Sie austauschen?

• Lohnt sich der Aufbau eines Sekreta-riat-Handbuchs?

• Wie lässt sich die Zusammenarbeit zwischen den Standorten besser ko-ordinieren?

• Wie führen Sie Zielvereinbarungsge-spräche mit dem Vorgesetzten?

• Geschenkideen für Geburtstage, Weihnachten usw.

• Wie lässt sich die Einführung neuer Mitarbeiter verbessern?

• Was könnte für den Umweltschutz im Büro getan werden?

• Tipps für gutes Telefonieren – gerade in herausfordernden Situationen

• Wie kommt man mit schwierigen Ge-sprächspartnern besser klar?

• Wie können Firmenveranstaltungen noch besser organisiert werden?

• Wie lässt sich das Buchen von Ta-gungsräumen optimieren?

• Wie kann die Besucherbetreuung professionell abgewickelt werden?

• Wie lässt sich die Zusammenarbeit mit den Chefs und dem Team verbes-sern?

• Welche externen Weiterbildungsan-gebote stehen zur Verfügung?

• Die neuesten Trends zum Business Knigge

Netzwerken ist lernbarHat Ihnen die Natur das Netzwerken in die Wiege gelegt oder fällt Ihnen die

Kontaktaufnahme eher schwer? – Ori-entieren Sie sich am Erfolgsgeheimnis erfolgreicher Netzwerkerinnen:• Kommunikationsfreude

Wie wichtig sind Ihnen Menschen? Sind Sie eher ein introvertierter oder extra-vertierter Typ? Wenn Sie eher introver-tiert sind, kosten Sie Kontakte zu ande-ren Menschen viel Energie. Sie müssen sich überwinden, auf andere zuzugehen. Ihnen kann die Teilnahme an einem Kommunikations- oder Führungstrai-ning helfen, die Angst vor Menschen zu überwinden. Holen Sie sich Feedback über Ihr Verhalten ein und sammeln Sie konkrete Anregungen, wie Sie auf ande-re zugehen können.

• Hilfsbereitschaft, Neugierde und Verbindlichkeit Überprüfen Sie Ihre Einstellung. Hin-terfragen Sie, warum Ihnen die Moti-vation oder die Lust fehlt, hilfsbereit, freundlich und verbindlich zu agieren und zu reagieren. Vielleicht haben Sie schlechte Erfahrungen gemacht, oder Sie sind enttäuscht und verletzt wor-den. Auch hier könnte Ihnen die Teil-nahme an einem Persönlichkeits-seminar helfen, diese Eigenschaften weiter auszubauen.

• Offene Körpersprache, Schlagfertig-keit und Überzeugungskraft Wenn Sie diese Eigenschaften ausbau-en möchten, empfehle ich Ihnen die Teilnahme an einem Rhetoriksemi-nar. Hier können Sie Ihre Überzeu-gungskraft und Schlagfertigkeit trai-nieren und bekommen in der Regel wertvolle Rückmeldungen zu Ihrer Körpersprache und Blickkontakt. Sie können natürlich auch einschlägige Ratgeber-Literatur durcharbeiten. Eine weitere Möglichkeit, den per-sönlichen Auftritt zu verbessern, ist der Besuch eines Kurses zum Thema Schlagfertigkeit und Argumentati-on. Beobachten Sie Ihre Mitmenschen aufmerksam. Wie reagieren andere Personen auf Sie? Kommen andere auf Sie zu oder wenden Sie sich eher ab?

• Ein gutes Namensgedächtnis Es gibt spezielle Techniken zur Verbes-serung des Gedächtnisses. Sie lassen sich durch gezielte Übungen alleine trainieren oder in speziellen Kursen unter Anleitung von Fachleuten er-lernen.

• Ausstrahlung und Authentizität Das sind jene Punkte, die sich am schwierigsten erlernen lassen. Es gibt Seminare zur Persönlichkeitsbil-dung. Gerade im Managementtrai-ning finden wir einige Angebote. Doch Authentizität hat vor allem etwas mit Ihrer Einstellung zu tun. Wie wichtig ist Ihnen Ehrlichkeit? Wie wichtig ist es für Sie, dass Ihr Tun und Handeln mit dem übereinstimmt, was Sie sa-gen? Auch hier kann Ihnen das Ein-holen von Feedback wichtige Hinweise für Verhaltensänderung bieten.

Für Sie ist es wichtig, mit den vorhan-denen Eigenschaften bewusst ans Net-working heranzugehen. Dann führt es auch zum Erfolg.

Netzwerk-ArtenEs gibt über die firmeninterne Variante hinaus eine Vielzahl an Netzwerken. Sie können sie nutzen, um sich auf lockere Art Kompetenzen anzueignen, wertvol-les Know-how auszutauschen oder auch Ihr Selbstwertgefühl zu stützen. Finden Sie heraus, welche Art Netzwerk am bes-ten dazu geeignet ist, eine persönliche Lücke zu füllen oder Ihren Interessen am ehesten entgegenkommt:• Lose Netzwerke: Lockere Treffen mit

dem Ziel des Informationsaustauschs: Festigung der Beziehungen durch ge-selliges Zusammensein (Stammtisch).

• Horizontale Netzwerke: Berufsspezi-fische Netzwerke mit Verbandscharak-ter oder verbandsähnlicher Struktur, die Ihre beruflichen Interessen stär-ken.

• Vertikale Netzwerke: Berufsübergrei-fende Netzwerke, in denen sich Leute aus allen möglichen Berufen befinden. Solche Netzwerke dienen der Hori-zonterweiterung, dem Know-how-Transfer und können zur berufsüber-greifenden Ideenschmiede werden.

• Diagonale Netzwerke: Persönliche und private Netzwerke (private Kon-takte, die sich auch untereinander ken-nen – strategische Allianzen – auch zur Pflege gemeinsamer Interessen und Hobbys).

Die Autorin: Claudia Behrens-Schneider berät und trainiert Sekretärinnen sowie Assistentinnen für die Herausforderungen in ihrem Alltag.

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Weiterbildung rechnet sich mittel- und langfristig für jedes Unternehmen. Dennoch bleibt die Kos-

tenfrage weiterhin ein wichtiger Fak-tor. Um Ihren Chef davon zu überzeu-gen, dass sich Ihre Weiterbildung auch für ihn lohnt, müssen Sie die richtigen Argumente ins Feld führen:

Sinnvoll gewählte Weiterbildungsmaß-nahmen zahlen sich schon nach kürzes-ter Zeit aus. Die Angestellten arbeiten effektiver, sind zufriedener und bringen sich mit mehr Motivation und innovati-ven Ideen ein. Im Bereich Assistenz und Sekretariat ist dies der Fall, wenn sie zu echter Managemententlastung und Ef-fizienzsteigerung führen. Das aktuelle Programm der Office Akademie wid-met daher ebendiesem Themenfeld ei-nen Schwerpunkt.

Der jüngst von Gallup veröffentlichte Engagement-Index zeigt deutlich, wie sich Motivation und innere Bindung ans Unternehmen auch im finanziel-len Ergebnis auswirken. Demnach brin-gen emotional an das Unternehmen ge-bundene Mitarbeiter 45 Prozent mehr Vorschläge – sprich kreative Mitarbeit – in den Unternehmensprozess ein und diese wiederum führen in 89 Prozent der Fälle zu mehr Umsatz bzw. höherer Effizienz! Engagierte Mitarbeiter, die durch Weiterbildungsmaßnahmen ein besseres Zeitmanagement und Strategi-en zur Konflikt- und Stressbewältigung beherrschen, verzeichnen zudem weni-ger Fehltage. Auch dazu bietet Gallup eindeutige Zahlen: Emotional gebunde-ne Mitarbeiter weisen 76 Prozent weni-ger Fehlzeiten auf (=dreieinhalb Fehl-tage) als gleichgültige oder innerlich bereits abgewandte „Lohnempfänger“.

wie Personalmaßnahmen, Erstellung von Managementreports, Überwachen von Projektaufgaben sowie das Organi-sieren von Veranstaltungen.

Die Autorin: Petra Schabinger ist Leiterin der Office Akademie bei GWI.

Im Top-Team müssen alle top seinFür das Team Chef und Sekretärin be-deutet das: Ohne qualifizierte und moti-vierte Assistentin als treibende Kraft an der Seite kann viel Elan verloren gehen. Packen jedoch beide gemeinsam ihre Aufgaben motiviert und souverän an, können sie als Team regelrecht „abhe-ben“. Mit einer gezielten Weiterbildung zur Managementassistentin haben Sie die besten Voraussetzungen dazu.

Der Managementassistent oder die Ma-nagementassistentin unterstützt Füh-rungskräfte und Geschäftsleitung in einem Unternehmen, indem sie deren Visionen und Ideen zu Papier bringt und Entscheidungen vorbereitet. Da-zu bereitet sie Zahlen, Daten und Fak-ten auf, fertigt Präsentationen an, koor-diniert zentrale Aufgaben, organisiert Veranstaltungen und mehr.

Berufsbegleitende WeiterbildungFür Sekretärinnen und Assistentinnen eignet sich vor allem die berufsbeglei-tende Weiterbildung, weil sie durch die-se Art des Lernens nicht vom Tagesge-schäft abgezogen werden. Schließlich ist die „rechte Hand des Chefs“ im Büro unentbehrlich. Für das sogenannte „Ler-nen im Hintergrund“ eignet sich zum Beispiel der Lernlehrgang „die effektive Managementassistentin“. In insgesamt acht Modulen können Sie sich hier jene Qualifikationen aneignen, die Sie über MS-Office hinaus zur Top-Assistentin befähigen: Teamfähigkeit, Kommunika-tionsstärke, Korrespondenz, Durchset-zungskraft und Auftritt auch am Tele-fon, ausgezeichnete Beherrschung der deutschen Sprache, Büroorganisation, Überwachung von Fristen und Abgabe-terminen, Vorbereitung, Begleitung und Entlastung in weitreichenden Aufgaben,

Selbstmanagement/Karriere

Weiterbildung als ChanceWeiterbildung lohnt sich – da sind sich alle einig. Die Mitarbeiter sind mo-tivierter, qualifizierter, besser an das Unternehmen gebunden und bringen gleichzeitig ihre Karriere voran. Dennoch sehen Arbeitgeber häufig in erster Linie die Kosten für die Schulungen und die Abwesenheit ihrer Mitarbeiter. Dabei kommt es vor allem auf gute Planung und eine sinnvolle Auswahl der Kurse an.

Meine EmpfehlungFernlehrgang

„Management assistentin“Die Office Akademie von GWI bietet der Berufsgruppe der Assistentinnen und Sekretärinnen gezielte Weiterbil-dung für Beruf und Karriere. Die Semi-nare, Trainings und Ausbildungsreihen finden in zentralen und somit schnell erreichbaren Städten in Deutschland statt. Auch Einzel-Coaching und In-house-Seminare sowie Kongresse wer-den angeboten.Der staatlich anerkannte Fernlehrgang startet dreimal jährlich, am 1. März, 1. Juli und 1. November. Wer das be-gehrte Zertifikat zur Managementassi-stentin bereits im nächsten Jahr erwer-ben will, kann noch bis 15. November in den November-Kurs einsteigen. Nähere Informationen, Konditionen sowie kostenloses Lernmaterial auf www.managementassistentin.com.Kontakt: www.officeakademie.com; www.managementassistentin.com.

Praxis-Tipp

Netzwerke, die Sie kennen sollten:Netzwerke für Sekretärinnen und As-sistentinnen• European Management Assistents,

Deutschland www.euma-germany.de• Bundesverband Sekretariat und Büro-

management e. V. www.bsboffice.de• Assistenz im Management

www.aim-bundesverband.deNetzwerke für Frauen• European Women’s Management De-

velopment International Network www.ewmd.org

• Business and Professional Women – Germany e. V. www.bpw-germany.de

• Das Frauennetzwerk Connecta www.frauennetzwerk-connecta.de

Virtuelle Netzwerke (allgemein)• www.xing.com• www.linkedin.com

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Recht im Office

Recht und StellenwechselUnabhängig von der Frage, ob ein Stellenwechsel gewollt oder betrieblichen Umständen geschuldet ist – um eine berufliche Veränderung reibungslos zu gestalten, sollten Sie einige rechtliche Bestimmungen beachten.

Es ist von Vorteil, wenn Sie um Ihre Rechte und Pflichten wis-sen, denn Sie können nicht da-von ausgehen, dass jeder Arbeit-

geber sich darin auskennt.

BewerbungDie Kosten für die Aufbereitung und den Versand Ihrer Bewerbungsunter-lagen müssen Sie selbst bezahlen. Lädt ein potentieller Arbeitgeber Sie zu ei-nem Vorstellungsgespräch ein, hat er die verkehrsüblichen und erforderlichen Auslagen zu tragen. Dazu zählen Fahrt-kosten und gegebenenfalls der Verpfle-gungsaufwand, nicht jedoch der Zeit-aufwand. Dies gilt dann nicht, wenn der potentielle Arbeitgeber in seiner Einla-dung darauf hinweist, dass er die Kos-ten nicht übernehmen wird.

ZeugnisWenn Sie potentielle Arbeitgeber an-schreiben, werden Sie diesen ein Zeug-nis vorlegen. Arbeitnehmer haben einen gesetzlichen Anspruch auf die Ertei-lung eines Zeugnisses (vgl. § 109 Abs. 1 GewO). Auf Verlangen muss der Ar-beitgeber ein sogenanntes qualifizier-tes Zeugnis erteilen, das sich auf „Leis-tung und Führung im Dienst“ erstreckt. Im qualifizierten Zeugnis werden fach-liche Leistung und soziales Verhalten zu einem Gesamtbild zusammengefügt.

VorstellungsgesprächIm Vorstellungsgespräch hat der poten-zielle Arbeitgeber eine Menge Fragen an Sie. Was darf er fragen, was müssen Sie von sich aus offenbaren?

Eine Offenbarungspflicht des Bewer-bers besteht nur hinsichtlich solcher Tatsachen, die die Erfüllung der arbeits-vertraglichen Leistungspflichten un-möglich machen oder jedenfalls sonst für den in Betracht kommenden Ar-beitsplatz von ausschlaggebender Be-deutung sind.

Ein Bewerber muss beispielsweise mit-teilen, wenn er am Dienstantritt gehin-dert ist, weil er in Kur geht. Krankheiten sind mitzuteilen, wenn die Erbringung der Arbeitsleistung wegen der Anste-ckungsgefahr oder der Schwere der Er-krankung dauerhaft behindert wird.

Das Fragerecht des Arbeitgebers ist sehr eingeschränkt. Es besteht nur dann, wenn er ein berechtigtes, billigenswer-tes und schutzwürdiges Interesse an der Beantwortung einer bestimmten Frage hat. Dies ist beispielsweise bei Fragen nach dem beruflichen Werde-gang des Bewerbers der Fall, wenn er für die Stelle von Bedeutung ist. Nach gesundheitlichen Beeinträchtigungen darf der Arbeitgeber nur fragen, wenn

sie die Einsatzfähigkeit des Arbeitneh-mers auf einem konkreten Arbeitsplatz betreffen.

Nach der Zugehörigkeit zu einer poli-tischen Partei oder Religion darf der Arbeitgeber grundsätzlich nicht fragen. Eine Ausnahme gilt nur für sogenann-te Tendenzbetriebe (e.g. Kirchen, Par-teien, Gewerkschaften etc.) Eine Kirche darf selbstverständlich nach der Reli-gionszugehörigkeit fragen. Nach einer Schwangerschaft dürfen Bewerberin-nen nicht gefragt werden.

KündigungWollen Sie ein Arbeitsverhältnis auflö-sen, müssen Sie die Kündigungsfristen beachten, die sich aus dem Arbeitsver-trag, Tarifvertrag oder dem Gesetz (vgl. § 622 BGB) ergeben. Solange das alte Arbeitsverhältnis besteht, schuldet der Bewerber dem alten Arbeitgeber seine volle Arbeitsleistung. Ist mit dem neu-en Arbeitgeber ein Dienstantrittstermin arbeitsvertraglich vereinbart, schuldet der Bewerber ebenfalls dem neuen Ar-beitgeber seine Arbeitsleistung. Durch rechtzeitige Kündigung muss vermie-den werden, dass sich die arbeitsver-traglichen Pflichten überschneiden.

ArbeitsvertragWaren Bewerbung und Vorstellungs-gespräch erfolgreich, werden Bewerber und Arbeitgeber sich über die Einzel-heiten des Arbeitsverhältnisses (Ar-beitszeiten, Urlaub, Entgelt, Gratifika-tionen etc.) einigen. Arbeitsverträge können grundsätzlich formlos, al-so mündlich geschlossen werden. An-dere Bedingungen gelten für Ausbil-dungs- und Leiharbeitsverträge. Für diese sieht das Gesetz die Schriftform vor. Auch aus Tarifverträgen kann sich ein Schriftformerfordernis ergeben. Ist kein schriftlicher Arbeitsvertrag ge-schlossen worden, hat der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentli-chen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu un-terzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Der Autor: Dr. Christoph Roos ist Fachanwalt für Arbeits- und Sozialrecht in Bonn.

ImpressumHerausgeber: GWI – eine Marke der WEKA MEDIA GmbH & Co. KG, Römerstraße 4, 86438 KissingTel: 08233 23 7850, Fax: 08233 23 7860E-Mail: [email protected], Internet: www.gwi.dePersönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH, Sitz in KissingGeschäftsführung: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner PehlandRedaktion: Angela von Lerber (Chefredak-teurin, V.i.S.d.P.), Irene Fischer Farzan (Her-ausgeberin), Michaela Timeus (Objektlei-tung), Claudia Behrens-Schneider, Petra, Schabinger, Dr. Christoph Roos, Stephan Lamprecht, James Croft, Eveline Bischoff, (Fachautoren), Justo G. Pulido (Karikatur), Anschrift siehe obenLayout/Satz: contentsign, AltenahrDruck: Druckkultur GmbH, MünchenAlle Angaben in „Sekretärinnen SERVICE“ wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Rich-tigkeit uns erteilter Auskünfte und unterlie-gen Veränderungen. Eine Gewähr kann des-halb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiederga-be, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers.Erscheinungsweise monatlich.ISSN: 1861-6933

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PC-TopTIPPS

Excel

Machen Sie Excel zu Ihrem ZielplanerSie erreichen Ihre Ziele nur dann, wenn Sie diese konkret formulieren und auch Maßnahmen und Teilschritte ableiten, um sie zu erreichen. Mit Excel le-gen Sie sich ein einfaches und individuelles System zur Zielüberwachung an.

Öffnen Sie eine neue Excel-Da-tei. Nutzen Sie die Möglich-keit, mit mehreren Regis-tern zu arbeiten. Jede Lasche

repräsentiert dabei einen der wichtigen Aspekte Ihres Lebens. Klicken Sie dop-pelt auf den Namen eines Registers und ändern Sie die Bezeichnung. Neue Re-gister legen Sie einfach mit einem Klick auf das Dokumentensymbol am Ende der Reihe an. Vorschläge für die Regis-ternamen sind etwa:• Beruf• Familie• Bildung• Gesundheit• Finanzen

Beginnen Sie mit dem ersten Register und entwickeln Sie dort Ihre großen Ziele und Visionen. Diese dürfen und sollen sich gerade auf langfristige Zeit-räume beziehen. Die Frage lautet also eher: Was möchte ich am Ende meines Lebens oder meiner Karriere erreicht haben? Zu den kurzfristigen Perspekti-ven kommen Sie später. Gehen Sie alle Register durch und tragen Sie Ihre je-weiligen Ziele ein. Lassen Sie unter je-dem Eintrag etwas Platz und definieren Sie auch den Zeitpunkt, an dem Sie das Ziel erreicht haben wollen (* Abb. 1).

Von Hauptzielen zu TeilzielenNachdem Sie Ihre Hauptziele definiert haben, leiten Sie daraus Teilziele ab. No-tieren Sie eine ungefähre Einschätzung dafür, wann Sie das Ziel erreicht haben müssen, um auf dem Weg zum überge-ordneten Ziel voranzukommen.

Werden Sie nicht zu kleinteilig, was die Zwischenschritte anbelangt, aber auch nicht zu grob. Wenn eine Vision lau-tet, dass Sie in zehn Jahren Inhaberin der eigenen Firma sein wollen, sollten

Sie zumindest innerhalb des nächsten Jahres ein Konzept geschrieben haben, aus dem sich die Unternehmensziele und vielleicht auch der grobe finanzi-elle Rahmen ergeben. Wenn es Ihnen die Übersicht erleichtert, können Sie Einträge, die eine Investition von Sach- oder Geldmitteln erfordern oder einen besonders hohen zeitlichen Vorlauf ha-ben, mit einem Symbol kennzeichnen. Unter „Einfügen, Symbol“ finden Sie si-cherlich etwas Passendes.

DetailplanungJetzt ist es an der Zeit, Ziele für die täg-liche Arbeit abzuleiten. Sehen Sie sich die Register Ihrer Sammlung durch und achten Sie dabei auf Ziele, die bin-nen des kommenden Jahres fällig sind. Zu jedem dieser Ziele legen Sie ein Re-gister an und notieren darin die Auf-gaben, die zur Erreichung notwendig sind. Sie begeben sich damit in die De-tailplanung. Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Aufgabe, die Sie auf der Detail-liste notieren, auch ein Fälligkeitsda-tum notieren!

Zwischenstand anzeigenWenn Sie mit dieser Excel-Tabelle über einen längeren Zeitraum arbeiten möchten, sollten Sie sich eine visuel-le Rückmeldung schaffen, an welchem Punkt der Zielverfolgung Sie stehen. Fügen Sie am Ende jeder Aufgabe also noch eine Spalte ein, die Sie mit „Erle-digt“ beschriften. Als Kennzeichen ge-nügt es dabei, wenn Sie ein „Ja“ eintra-gen, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Fügen Sie unter dieser Spalte ein wei-teres Feld ein, das Ihnen den Grad der Zielerreichung prozentual ausgibt. Als Formel geben Sie in das Feld ein: =(ZÄHLENWENN(Bereich:Bereich;“Suche“)/Zahl der Elemente)*100 (* Abb. 2).

* Abb. 01: Der Entwurf einer zentralen Excel-Datei für Ihre Lebensziele, auch und gerade für die Karriereplanung.

* Abb. 02: Mit dieser Formel suchen Sie nach den Einträgen, mit denen Sie erledigte Aufgaben kennzeichnen.

Leserinnen-Hotline

Sie haben eine Frage rund um Word, Excel, Powerpoint & Co? Ihr Computer macht ein-fach nicht das, was Sie wollen? Ärgern Sie sich nicht länger sondern nutzen Sie unse-ren exklusiven Service für Abonnentinnen!Unser Experte Stephan Lamprecht, Autor der PC-TopTIPPS und zahlreicher Fachbü-cher, beantwortet Ihre Fragen. Er hilft Ih-nen gern und erarbeitet gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, damit Sie schneller vo-rankommen.Als Abonnentin vom Sekretärinnen SERVICE ist dieser Service 100% GRATIS für Sie!Sie erreichen unsere Hotline telefonisch je-den Mittwoch von 10:00 bis 12:00 Uhr unter

04102 200832sowie jederzeit per E-Mail unter

[email protected].

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PC-TopTIPPS

Lange Listen von Daten, die auf den ersten Blick keine erkenn-bare Struktur zu haben schei-nen, begegnen uns im Büroall-

tag immer wieder. Geradezu klassisch sind Extrakte aus Datenbanken, deren Informationen nicht durch einen Filter aufbereitet worden sind, sondern ein-fach direkt exportiert wurden. Mit den Datenbankfunktionen aus Excel kön-nen Sie solche Informationen dennoch aufbereiten.

Im leicht abgewandelten Beispiel einer Leserin sind in einer Tabelle drei Spalten vorhanden: „Artikel, Standort, Anzahl“. In diesen drei Spalten sind die Infor-mationen gespeichert, die sich unre-gelmäßig wiederholen. Die Leserin soll möglichst schnell die Gesamtzahl eines bestimmten Artikels an einem Stand-ort ermitteln.

Die Lösung des Problems bietet die Funktion „DBSUMME“. Sie addiert die Werte aus den Zellen, die in einem bestimmten Feld einer Datenbank die eingetragenen Suchkriterien enthal-

ten. Das klingt komplizierter, als es ist. Ein Beispiel:

Die Spalten A1 bis C21 enthalten wie bereits geschildert die Namen von Arti-keln, den Standort und die Anzahl der Artikel. Notieren Sie jetzt in den Zel-len G1, H1 und I1 die Einträge: Artikel, Standort, Anzahl. In das Feld G2 tragen Sie als Artikel, der gesucht werden soll, den Begriff „Klammern“ ein. In das Feld H2 tragen Sie den Standort „Köln“ ein. Die Formel hat den allgemeinen Aufruf: DBSUMME(Datenbank;Datenbankfeld;Suchkriterien) (* Abb. 6).

In das Feld I2 tragen Sie nun ein: =DBSUMME(A1:C21;C1;G1:H2). Als Datenbank gelten also die gesamten Wer-te inklusive der Spaltenüberschrift. Das Datenbankfeld, das summiert werden soll, ist in diesem Fall also C1, es bein-haltet die Anzahl. Suchkriterien sind der Block, den Sie unter G1 bis H2 notiert ha-ben, also die Anzahl der Artikel „Klam-mern“ am Standort „Köln“. Wenn Sie kei-nen Fehler gemacht haben, erscheint jetzt der entsprechende Wert im Feld.

Die Formel ZÄHLENWENN ermittelt in einem angegebenen Zellbereich al-le Einträge, die mit einem Suchmuster übereinstimmen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass Sie auch die For-mel in Bezug auf die Zahl der Aufga-ben anpassen. Wenn Sie erledigte Auf-gaben mit „Ja“ kennzeichnen, es sich um fünf Aufgaben handelt und sich die Fel-der in F5 bis F9 befinden, ergibt sich die Formel:=(ZÄHLENWENN(F5:F9;“Ja“)/5)*100

Als krönenden Abschluss visualisieren Sie sich die Zielerreichung noch durch eine farbige Kennzeichnung. Markie-ren Sie das Feld und rufen Sie „Start, Bedingte Formatierung“ auf. Entschei-

den Sie sich dort für „Datenbalken“ und einen Farbverlauf (* Abb. 3).

Um diesen Balken exakter ablesen zu können, rufen Sie das Menü der be-dingten Formatierung erneut auf. Ent-scheiden Sie sich für „Regeln verwalten“. Markieren Sie im nachfolgenden Dialog Ihre Regel und klicken Sie auf „Regeln bearbeiten“. Ändern Sie unter „Typ“ die Einträge auf „Zahl“ und legen Sie als Mi-nimum die 0, als Maximum 100 fest (* Abb. 4). Unter „Balkendarstellung“ än-dern Sie das Feld auf „Einfarbige Fül-lung“ und schließlich die „Balkenrich-tung“ auf „Von links nach rechts“. Jetzt lässt sich der Fortschritt ganz exakt ab-lesen (* Abb. 5).

Nachgefragt

Elemente in Excel-Listen zählenEine Leserin hat eine lange unstrukturierte Liste mit Excel-Daten erhalten und soll daraus Daten summieren. Wie kann das am schnellsten erledigt werden?

* Abb. 05: Jetzt besitzen Sie auch grafisch eine Übersicht über die Erreichung Ihrer Ziele.

* Abb. 04: Wenn Sie die Optionen wie in dieser Abbildung wählen, werden die Fortschritte deutlicher.

* Abb. 03: Entscheiden Sie sich für Datenbalken, wenn Sie eine bedingte Formatierung setzen wollen.

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PC-TopTIPPS

Excel

Schnell eine Tabelle formatierenEin Schattendasein führt eine Funktion, die Ihnen extrem viel Zeit beim Lay-out einer Tabelle sparen kann. Haben Sie den Schalter für sich entdeckt?

Nachgefragt

Vergleichsdaten hervorhebenWie können Sie Werte in einer Excel-Liste hervorheben, wenn sie mit einer hinterlegten Referenz verglichen werden?

Die Office-Anwendungen sind teilweise mit so vielen Funk-tionen bestückt, dass schnell eine Schaltfläche übersehen

wird. Hier geht es um die „Formatvor-lagen“ in Excel. Damit können Sie mit einem Klick eine ganze Tabelle anspre-chend gestalten.• Platzieren Sie den Cursor innerhalb

einer Tabelle im Tabellenblatt.• Klicken Sie auf „Start“ und anschlie-Klicken Sie auf „Start“ und anschlie-

ßend auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Als Tabelle formatieren“ im Abschnitt „Formatvorlagen“.

Konkret geht es darum, Einträ-ge auf einer Liste so zu mar-kieren, dass sie ins Auge sprin-gen, weil diese sich auf einen

bestimmten Mitarbeiter beziehen. Da-zu sind zwei Arbeiten notwendig. Im ersten Schritt werden die Daten mit einer Referenz verglichen. Wenn der Vergleich Ihren Vorgaben entspricht, platziert das Instrument der bedingten Formatierung anschließend die Hervor-hebung. In einem separaten Tabellen-blatt hinterlegen Sie die Werte, mit de-nen Sie vergleichen wollen. 1. Markieren Sie zunächst die Daten, die

Sie hervorheben wollen, wenn sie den gesuchten Werten entsprechen.

2. Unter „Start, Formatvorlagen“ klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“ und dort auf „Neue Regel“.

3. Im nachfolgenden Dialog markieren Sie „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“.

4. Geben Sie in die Zeile jetzt ein: =VERGLEICH(ZELLE_DER_

• Es klappt eine Leiste mit einer Reihe von Vorlagen herunter. Wählen Sie die Vorlage aus, die Ihnen am besten ge-fällt.

• Excel fragt jetzt zur Sicherheit noch einmal nach, welche Daten Sie so for-matieren wollen und ob die Tabelle Überschriften besitzt.

Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, ist der Abschnitt nicht nur optisch prä-sentabel, sondern auch gleich mit den Schaltern für die Einrichtung eines Auto-Filters eingerichtet.

UNTERSUCHUNG;BEREICH MIT VERGLEICHSWERTEN;0). Also zum Beispiel: =VERGLEICH(B2;Tabelle3!$A$1:$A$19;0). In diesem Fall würden Sie die Zelle B2 vergleichen wollen mit den Werten, die in Tabel-le 3 in den Zellen A1 bis A19 stehen.

5. Klicken Sie auf „Formatieren“ und entscheiden Sie sich im nächsten Di-alog für eine andere Schriftart oder eine Füllung der Zellen (* Abb. 7).

6. Verlassen Sie den Dialog mit OK.

Wenn nicht alle Felder erwischt wer-den, müssen Sie kontrollieren, ob Sie den korrekten Bereich überprüfen. Klicken Sie dazu erneut auf den Pfeil neben „Bedingte Formatierung“. Wäh-len Sie aus dem Menü das Kommando „Regeln verwalten“. Im oberen Listen-feld des nachfolgenden Dialogs können Sie festlegen, welche Bereiche Sie kont-rollieren wollen. Wenn Sie sich für „Die-ses Arbeitsblatt“ entscheiden, sehen Sie jetzt die definierten Regeln. Schauen Sie

* Abb. 06: Mit der Funktion DBSumme können Sie aus unstrukturierten Informationen wie in diesem Beispiel leicht bestimmte Werte errechnen.

* Abb. 07: Hinterlegen Sie die gesuchten Begriffe in einer separaten Datei. Mit der Formel »Vergleich« und einer bedingten Formatierung kennzeichnen Sie dann in einer Liste bestimmte Einträge farbig.

Vorschau Dezember 2013

Effektive ChefassistenzZielvereinbarungen für AssistentinnenBusiness EnglishSmalltalk in BusinessModerne KorrespondenzDer Nachfass-BriefKampfzone BüroLoyalität – nur gegenüber dem Chef

* Abb. 08: Das Hinterlegen von Maßeinheiten als eigenes Zahlenformat ist nicht schwer.

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PC-TopTIPPS

Excel

Unbekannte MaßeinheitenMit Excel können Sie zwar wunderbar Flächen berechnen, aber bei der An-zeige der korrekten Maßeinheit muss die Software passen. Das können Sie aber ändern.

Mit Excel kalkulieren Sie pro-blemlos die Inhalte von Flächen oder Räumen. Doch wenn Sie die Ergeb-

nisse ausgeben, scheinen Sie keine Mög-lichkeit zu haben, mit den passenden Maßeinheiten wie Quadratmeter oder Kubikmeter arbeiten zu können.

Es gibt einen Weg dafür: Markieren Sie in einem Tabellenblatt die Zahlen, um die es geht. Klicken Sie mit der rech-

ten Maustaste darauf und entscheiden Sie sich im Kontextmenü für das Kom-mando „Zellen formatieren“. Wech-seln Sie in das Register „Zahlen“. Kli-cken Sie auf „Benutzerdefiniert“ und wählen Sie zunächst in der Liste „0“ aus. Unter Typ sollte dann stehen: 0,00 „m²“. Die hochgestellte 2 erreichen Sie mit dem Tastenkürzel Alt Gr + 2. Mit einem Klick auf OK werden die Werte dann wie gewünscht dargestellt (* Abb. 8).

Outlook

Schneller zum DateianhangKennen Sie eigentlich alle Möglichkeiten, einen Dateianhang zu einer Mail hinzuzufügen?

nach, welcher Bereich unter „Wird an-gewendet auf “ angezeigt wird. Stimmt

der Wert nicht, müssen Sie den Bezug anpassen.

Die meisten Anwender werden beim Verfassen einer neu-en E-Mail im Editor auf das Symbol mit der Büroklam-

mer klicken. Das ist aber längst nicht der einzige und vor allen Dingen nicht der schnellste Weg, um in Outlook ein Do-kument an einen Empfänger zu senden. Sie können auch diese Schritte nutzen:• Klicken Sie direkt im Explorer eine

oder mehrere Dateien an. Unter Win-dows 7 bzw. Vista finden Sie in der Symbolleiste einen Eintrag „E-Mail“. Wenn Sie bereits unter Windows 8 ar-beiten, wechseln Sie in das Register „Freigeben“ und klicken dort auf „E-Mail“. Outlook öffnet eine neue Nach-richt, in der sich bereits als Anhang die Dokumente befinden. Sie fügen noch Ihren individuellen Text hinzu und ändern Betreff und Empfänger (* Abb. 9).

• Ähnlich schnell geht die Auswahl der Dateien im Explorer und der Aufruf des Kontextmenüs. Unter „Senden an“ finden Sie auch das Kommando „E-Mail Empfänger“.

• Sie markieren im Explorer die Dateien, klicken mit der Maustaste, halten die-se und ziehen die Elemente nun ent-weder in den Editor beim Schreiben einer neuen Nachricht oder aber auf den Schalter „E-Mail“ in der Haupt-navigation von Outlook.

• Wenn es sich um ein Office-Dokument handelt, brauchen Sie nicht zu Outlook zu wechseln, um die aktuelle Version per E-Mail zu versenden. Klicken Sie dazu auf das Menü „Datei“. In der lin-ken Navigation sehen Sie das Komman-do „Speichern und senden“. Wählen Sie „Per E-Mail senden“ und auf der rechten Seite „Als Anlage senden“ (* Abb. 10); (* Abb. 11); (* Abb. 12).

* Abb. 11: Die Eigenschaften der Datendatei verraten Ihnen, wie viel Platz Sie für Infos in Outlook verschwenden.

* Abb. 12: Beachten Sie, dass Sie Dateianhänge auch aus einer Mail entfernen können.

* Abb. 09: Der Schalter für den Versand per E-Mail verbirgt sich unter Windows 8 im Abschnitt »Freigeben«.

* Abb. 10: Sie können einen Dateianhang auch direkt aus einer Office-Anwendung versenden.

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Über sich selbst zu reden ist eine hohe Kunst, wenn wir − oh-ne anzugeben − mit positiven Eigenschaften unseres Cha-

rakters beeindrucken wollen und unse-re berufliche Erfahrung − ohne zu lang-weilen − ins beste Licht rücken wollen.

Ein Engländer würde dabei eher „tief-stapeln“ (typisch Understatement), ein Amerikaner dagegen mehr auf emoti-onale Tuchfühlung gehen. Letztlich ist das Bewerbungsgespräch aber eine in-dividuelle Sache, und man sollte sich − gerade in der Fremdsprache – gut dar-auf vorbereiten.

Obwohl es beim englischen Bewer-bungsbrief keine DIN-Norm gibt, ist es heutzutage üblich, die jüngsten Erfah-rungen am Anfang, also in verkehr-ter Reihenfolge aufzuführen: Erst die letzte Seite Ihres Bewerbungsdossiers befasst sich mit der Schulbildung, wäh-rend die erste Seite Auskunft über Ihre aktuelle berufliche Lage gibt. So erkennt der Empfänger auf den ersten Blick, ob Sie für die beworbene Position infrage kommen. Unter Umständen sind Sie ei-ne der wenigen, die eine solche Bewer-bung (top to bottom) eingeschickt ha-ben, und stechen schon deswegen ins Auge. Suchen Sie im Internet nach einer passenden Formatvorlage (Template) − Sie werden da sicherlich fündig.

Es folgen einige Tipps, die Sie beim eng-lischen Bewerbungsgespräch beherzi-gen sollten.1. Be Punctual!

Pünktlichkeit wird nicht nur in Deutschland sehr geschätzt. Seien Sie lieber viel zu früh da, als ein biss-chen zu spät.

Business English

Talking about Yourself: CV and Job ApplicationsFür viele ist die Vorstellung der eigenen Person eine unangenehme Pflicht. Und wenn wir dies noch in einer anderen Sprache bewerkstelligen sollen, dann kommt unsere Selbstsicherheit ein klein wenig ins Wanken. Die nach-folgenden Bewerbungstipps sind speziell auf die Gepflogenheiten im eng-lischsprachigen Raum ausgerichtet.

Business-English-Hotline

Exklusiv für Abonnentinnen: „Sekretärinnen SERVICE“ unterstützt Ihre Arbeit mit einer kostenfreien Übersetzung von unserem Business-English-Experten und Übersetzer James Martin Croft. Sie erreichen ihn jederzeit per Fax unter 089 231103-50 sowie per E-Mail: [email protected].

2. Check Out the Company Sorgen Sie dafür, dass Sie über die be-worbene Position und die Firma gut informiert sind und überlegen Sie, welche Fragen Sie selbst stellen wol-len. Sie müssen dem Interviewer das Gefühl geben, dass Sie sich für die Position und die Firma interessieren, wenn nicht begeistern.

3. Dress Appropriately Der erste Eindruck könnte auch schon der letzte sein! Ihr äußeres Er-scheinungsbild ist unglaublich wich-tig. Sicherlich gibt es hier auch Un-terschiede zwischen Softwarefirmen und Banken, aber Grundsätze wie et-wa saubere Schuhe sind Pflicht.

4. Bring Copies of Your Documents with You Sorgen Sie dafür, dass Sie eine voll-ständige Sammlung aller relevan-ten Unterlagen zum Bewerbungsge-spräch mitbringen – nicht als lose Ansammlung, sondern gut geordnet und am besten in einem Lederetui.

5. Use a Writing Pad for Notes Ein Schreibblock und Stift sind Pflicht. Sie geben sich hiermit die Möglichkeit, Notizen zu machen, was Sie auch ein wenig vor Nervosität schützen könnte. Notieren Sie darauf Fragen, die Sie selber stellen wollen.

6. Keep it Short and Simple (KISS) Gerade in der Fremdsprache zahlt es sich aus, die Sätze kurz zu halten. Ho-len Sie nicht zu weit aus und lassen Sie die nächste Frage auf sich zukommen.

7. Don’t Be Boring Bei allem Ernst der Sache: Versuchen Sie frisch und lebendig zu wirken und vermeiden Sie weitschweifige Erklä-rungen. Lächeln Sie zwischendurch und vor allem versuchen Sie, sich selbst zu sein. Bei Angeberei sind

insbesondere Engländer meist höchst sensibel. Bedenken Sie, es gilt interes-sant zu wirken und jene Charakter-eigenschaften zu betonen, die Sie für die beworbene Position als geeignet auszeichnen.

8. Practice Your Interview Technique Practice makes Perfect! − Übung macht den Meister. Zögern Sie nicht, mit Freunden und auch Familienmit-gliedern Bewerbungsgespräche zu üben, konstruktive Kritik einzuho-len und sich ihre Eindrücke zu Nut-ze zu machen. Richtig einzuschätzen, wie wir auf andere wirken, ist meist schwierig, und schon deshalb ist ein solches Feedback hilfreich.

9. Remember to Say Thank You Ergreifen Sie beim Abschiednehmen die Gelegenheit, einen letzten guten (und hoffentlich bleibenden) Ein-druck zu hinterlassen. „Thank you for your time and the opportunity to meet you“ ist das Mindeste, was Sie hier sa-gen sollten. Gerade wenn das Bewer-Gerade wenn das Bewer-bungsgespräch gut verlaufen ist, darf Ihr Abgang dieses Bild nicht trüben. Ein Dankschreiben nach dem Inter-view ist durchaus üblich und ange-bracht!

Mehr zum Thema

Zum Thema Bewerbungen finden Sie hier ein paar nützliche Links:• http://jobsearch.about.com/od/

interviewquestionsanswers/a/ interviewquest.htm

• http://jobsearch.about.com/od/thankyouletters/a/thankyouletters.htm

• http://www.writingassist.com/ resources/articles/top-10-interview-tips/

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Stil & Etikette

Wer grüßt wen zuerst – und wie?Eine Frau mittleren Alters betritt zielstrebig mein Büro und streckt mir die Hand zur Begrüßung hin: „Hallo, ich bin Frau Neu. Ich soll mich bei Ihnen we-gen des Praktikums melden.“ Inzwischen bin ich aufgestanden: „Grüß Gott, Frau Neu, herzl…“. „Ach sagen Sie doch Marita zu mir. Wir sind ja etwa im glei-chen Alter… da können wir uns doch gleich duzen!“, unterbricht sie mich.

6. Menschen, die sich kennen, begrüßen sich zuerst. Erst dann werden weitere Anwesende vorgestellt und begrüßt.

7. Bei Gruppen: Reichen Sie einer Per-son die Hand, sind alle anderen in der Gruppe ebenfalls per Handschlag zu begrüßen.

BegrüßungsreihenfolgeBei Begrüßungszeremonien und beim Vorstellen/Bekanntmachen überlegen Sie: Wer ist bei diesem Zusammentref-fen die „wichtigste Person“? Der Tipp, innerlich „Kronen“ zu verteilen, ist ge-meinhin bekannt und hilft, die wichtigs-te Person zu definieren: „Kronenträ-ger/innen“ sind (in dieser Reihenfolge):

Diese Personen (Kronenträger/innen) entscheiden, ob:• sie die Hand zur Begrüßung reichen

wollen oder ob es beim Gruß bleibt.• sie der anderen Person das Du anbie-sie der anderen Person das Du anbie-

ten wollen oder nicht. Grundsätzlich geht ein Duz-Angebot immer von hierarchisch höher stehen-den Personen aus!

Bei der persönlichen Vorstellung ach-ten Sie darauf, dass Sie• sich immer mit Vor- und Nachnamen

und ohne Floskeln vorstellen

Irgendwie fühle ich mich überrum-pelt. Trotzdem nehme ich die Hand von Frau Neu und begrüße sie freundlich. Ihr Duz-Angebot über-

gehe ich. – Wer die geltenden Regeln be-herrscht, kann sie durchaus auch mal – ganz bewusst und mit Charme – außer Kraft setzen.

Die Basics1. Ein Gruß (= ohne körperlichen Kon-

takt) ist ein Zeichen der Wertschät-zung. Unhöflich wäre, ihn nicht zu erwidern.

2. Wer den anderen zuerst sieht oder ei-nen Raum betritt, grüßt zuerst. Diese höfliche Geste steht jedem gut – unabhängig vom Status (Position, Alter, Geschlecht).

3. Ihr Gruß sollte hörbar und von einem freundlichen Gesichtsausdruck beglei-tet sein.

4. Eine Begrüßung (z. B. durch Hände-druck) findet immer auf Augenhöhe statt. Konkret: Im Zeitalter der Gleich-berechtigung stehen auch Frauen für Männer zur Begrüßung auf.

5. Eine entgegengestreckte Hand wird im-mer angenommen. Wer eine ausgestreckte Hand nicht annimmt, demontiert letztlich sei-nen eigenen Status.

(„Ich bin/heiße…“) und• am besten eine Information über sich

preisgeben (z. B. die eigene Position nennen oder in welchem Verhältnis Sie zur gegebenen Situation stehen: „Ich ver-trete zur Zeit…“).

BeispieleWollen Sie Personen in den Räumlich-keiten Ihres Unternehmens miteinan-der bekanntmachen, gehen Sie folgen-dermaßen vor: Sie stellen dem Gast/Kunden Ihren Vorgesetzten vor, dieser begrüßt (als Gastgeber) den Gast und heißt ihn willkommen. (Der Kunde ist zwar grundsätzlich „König“, in diesem Fall greift jedoch die „Gastgeberregel“). Anschließend stellen Sie Ihre Kollegen der Hierarchie entsprechend vor. Sind die Kollegen hierarchisch auf gleicher Ebene und/oder sind es mehr als fünf Personen, stellen Sie sie der Reihe nach vor. In diesem Fall ist ein freundlicher Gruß – von beiden Seiten – in die Run-de ein akzeptiertes Mittel.

Findet die gegenseitige Vorstellung nicht in Ihren eigenen Räumlichkeiten statt, sondern beispielsweise auf einer Messe, ändert sich die Reihenfolge: Sie stellen dem Kunden zuerst Ihren Vor-gesetzten, dann die Kollegen vor. Der Kunde entscheidet, ob es zum Hand-schlag kommt oder nicht.

Wie wäre nun die eingangs geschilder-te Situation idealerweise gelaufen? Frau Neu betritt nach Aufforderung mein Büro, grüßt freundlich und wartet zunächst ab. Ich gehe auf sie zu, begrüße sie per Handschlag und stelle mich kurz vor. Im Anschluss wird Frau Neu sich vorstellen und ihr Anliegen vorbringen.

Begrüßungssituationen laufen selten „nach Lehrbuch“ ab. Sehen Sie‘s ent-spannt. Setzen Sie um, was möglich ist, und den Rest würzen Sie mit Humor und Charme, denn: „Gute Manieren äu-ßern sich nicht zuletzt im Übersehen gewisser Dinge“ (Unbekannt).

Die Autorin: Eveline Bischoff (Dipl. Image Consul-tant) ist selbständige Trainerin und Beraterin in den Bereichen Persönlichkeit, Image und Bürokompe-tenz.

Begrüssungsreihenfolge

Beruflich Privat

1. Gäste bzw. Kunden 1. deutlich ältere Menschen2. Vorgesetzte bzw. hierarchisch höherstehende Personen*

2. Frauen

3. Gruppen

* „Ladies first“ zählt nur, wenn die Frau hierarchisch höher steht. Richtig wäre: Die Assistentin hält dem Chef die Tür auf. In solch einer Situation wird die Regel schon mal gerne außer Kraft gesetzt und der Vorgesetzte hält der Assistentin die Tür auf. Das Alter (eingeschränkt Geschlecht) spielt nur innerhalb der gleichen Hierarchie noch eine Rolle.

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Flotte Feder

Lesefreundlich oder gender-gerecht?„Rundschreiben der Geschäftsführung an alle Mitarbeiter“: Ist das politisch korrekt formuliert? Sollen sich weibliche Mitarbeiter(innen!) automatisch mit angesprochen fühlen oder sind sie diskriminiert, wenn sie nicht aus-drücklich erwähnt werden? – Vor allem öffentlich-rechtliche Institutionen nehmen die sprachliche Gleichstellung sehr ernst. Wie sieht das in Ihrem Betrieb aus?

Sollen Frauen und Männer im obigen Rundschreiben sprach-lich gleichberechtigt behandelt werden, müsste die Überschrift

lauten: „Rundschreiben der Geschäfts-führung an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ (die Reihenfolge kann auch umgekehrt sein). Um die Frage einer ge-schlechtergerechten Sprache haben sich Gleichstellungsbeauftragte und Gender-expert/innen in den letzten Jahren viele Gedanken gemacht. Aber auch Sprach-wissenschaftler/innen melden sich zu Wort. Letztendlich geht es darum, in ei-ner Organisation den Spagat zwischen einer gendergerechten und einer ele-ganten Sprache zu schaffen.

Varianten sprachlicher PraxisIn der Praxis gerät ein Text oft zu lang, wenn die weibliche wie auch die männ-liche Form konsequent ausgeschrieben werden. In behördlichen Publikationen, Statuten oder Verträgen finden Sie des-halb oft folgende Fußnote: „Der Ein-fachheit halber (oder: zur besseren Les-barkeit) wird in diesem Schreiben nur die männliche Form verwendet. Die weibli-che Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen.“

Zwischen dem Grundsatz, sowohl die männliche wie die weibliche Form im-mer auszuschreiben, und der Fußnoten-Variante können Sie als Alternative un-terschiedliche Kurzformen wählen, von denen aber keine zu hundert Prozent befriedigt. Eine Seite kommt immer zu kurz – sei es die Sprache oder die Gleich-berechtigung. Es gilt, je nach Kontext die angemessene Lösung zu wählen. Sie können zwischen folgenden Kurz-formen wählen:

• Die neutrale Form: Mitarbeitende, Teilnehmende, Studierende, Lesende

• Kurzform mit Schrägstrich: Mitarbei-Kurzform mit Schrägstrich: Mitarbei-ter/innen, Teilnehmer/innen, Student/innen, Leser/innen

• Kurzform mit Klammern: Mitarbeiter(innen), Teilnehmer(innen), Student (inn)en, Leser(innen)

• Kurzform mit „Binnen-I“: Mitarbeite-Kurzform mit „Binnen-I“: Mitarbeite-rInnen, TeilnehmerInnen, StudentIn-nen, LeserInnen

Doch sind diese Vorschläge wirk-lich „schöner“? – Das Problem mit der geschlechtsneutralen Form (Mit-arbeitende) ist, dass es sich um Wort-konstruktionen handelt, die nicht im Sprachgebrauch verankert sind. In der gesprochenen Sprache würden wir sie nie verwenden. Auf der anderen Seite ist Sprache wandelbar. Wir können uns an neue Ausdrücke gewöhnen. Dreißig Jahre Sprachfeminismus haben immer-hin erreicht, dass das Wort „Fräulein“ aus dem deutschen Sprachgebrauch ver-schwunden ist… (auch wenn es neuer-dings wieder trendy ist). – Die Kurz-formen sind zwar eleganz, aber in der direkten Ansprache tabu. Wer fühlt sich schon persönlich angesprochen oder be-sonders wertgeschätzt, wenn er/sie mit „Liebe/r Mitarbeiter/in“ oder „Liebe Mitarbeiter(innen)“ angesprochen wird?

Keine PatentlösungDie perfekte Lösung gibt es also nicht. Höchstens Empfehlungen. Was wir Ihnen aber unbedingt ans Herz legen möchten: Nehmen Sie die Diskussion um die geschlechtergerechte Schreib-weise im Unternehmen auf und eini-gen Sie sich intern auf eine kontextbe-zogene einheitliche Schreibweise. Für

welche Variante Sie sich entscheiden, ist abhängig von der Unternehmenskultur und sicher auch der Branche.

EmpfehlungenAls Anregung für Ihre Diskussion fin-den Sie hier ein paar Empfehlungen, die den Leitfäden verschiedener Institutio-nen entnommen sind: 1. Frauen und Männer werden in Wor-Frauen und Männer werden in Wor-

ten, Texten und Bildern als eigenstän-dige, gleichberechtigte und gleich-wertige Personen sichtbar gemacht.

2. Frauen werden immer mit femininen, Männer mit maskulinen Personenbe-zeichnungen benannt. Bei gemisch-ten Gruppen kommen Doppelfor-men oder neutrale Bezeichnungen zur Anwendung.

3. Für die Verwendung von Kurzfor-men ist die Art des Textes ausschlag-gebend; sie werden nur bei Platz-knappheit und in informellen Texten eingesetzt.

4. Im Zweifelsfall hat die Gleichstellung Vorrang. Je öfter wir bislang unge-wohnte Bezeichnungen verwenden, desto alltäglicher werden sie.

5. Vermeiden Sie schwerfällige Formu-lierungen durch Umstellen des Satzes: „Wer Teilzeit arbeitet“ statt „Mitarbei-terinnen und Mitarbeiter, die Teilzeit arbeiten“.

6. Führen Sie Frauen und Männer in Listen oder Personenverzeichnis-sen gleichwertig an. Wenn den Lese-rinnen und Lesern nicht alle Perso-nen bekannt sind, sollte mindestens ein Merkmal auf das Geschlecht der Person hinweisen, sei es der Name, der Titel oder der Zusatz „Frau“ bzw. „Herr“.

7. Vermeiden Sie die männliche Form in zusammengesetzten Wörtern (s. Kas-ten auf Seite 12).

Gendergerechte SpracheHalten Sie sich bei Ihren Überlegungen vor allem an folgende Devise: Wichtig ist nicht primär, was gesagt wird, son-dern wie es beim Publikum ankommt.

Mein persönliches Rezept ist folgendes: Ein wertschätzender Tonfall und ein gu-ter Sprachfluss machen vieles wett und sind manchmal holprigen Sprachkons-trukten vorzuziehen.

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Gedanken zum Schluss

Haben Sie Skrupel?Liebe Leserin,haben Sie Skrupel, Ihre Karrie-rewünsche beim Chef anzubrin-gen? Haben Frauen mehr Skrupel als Männer? Wird man skrupellos, wenn man seine Skrupel los wird? Und warum fürchten wir uns davor, als skrupellos zu gelten?

Das Wort „Skrupel“ leitet sich vom lateinischen „scrupulus“ ab, was „spitzes Steinchen“ bedeutet. Sie kennen es: Ein noch so winzi-ges Steinchen im Schuh kann ganz schön piesacken. Skrupel machen sich oft im Verborgenen bemerkbar. Die Frage ist nur, ob berechtigt oder nicht. – Oft bremsen wir uns mit un-seren Skrupeln selbst aus. Für nichts und wieder nichts. Deshalb sollten wir uns immer fragen, wodurch sie ausgelöst wurden. Ist es längst über-holtes angelerntes Rollenverhalten: „Dränge dich nicht vor!“ – „Sei nett zu allen.“ – „Lass anderen den Vor-tritt!“ Oder sperren sich unsere un-verrückbaren Wertvorstellungen da-gegen, wie etwa der Anspruch auf faires Verhalten? Wenn wir diesen Sachverhalt geklärt haben, sind wir in der Lage, sichere Entscheidungen zu treffen. Ganz ohne Skrupel, aber niemals skrupellos.

Sticker: „Dank mir läuft alles rund!“Das Team von „Sekretärinnen SERVICE“ weiß um die enorme Arbeitlast, die Sie als Assistentin täglich bewältigen müssen. Für den reibungslosen Ablauf in Ihrem Be-reich sind Sie unentbehrlich. „Sekretärinnen SERVICE“ unterstützt Sie dabei mit fachli-chen Beiträgen, Arbeitshilfen und Tipps rund ums Office Management, damit Sie Ihre Arbeit noch professioneller, noch schlanker und noch effektiver gestalten können.

Als kleines Geschenk erhalten Sie mit dieser Ausgabe den Sticker „Dank mir läuft alles rund!“ – als lustige Deko für Ihr Büro oder zum Verschenken an eine Kollegin. Bleiben Sie am Ball, damit weiterhin alles rund läuft!

Nachgefragt

Aufzählungen und ÜberschriftenImmer wieder gibt es Meinungsverschiedenheiten zur Groß- und Klein-schreibung bei Aufzählungen und Überschriften. Werden sie nur prinzipi-ell groß geschrieben, wenn es sich um ganze Sätze handelt oder muss jede Aufzählung und jede Überschrift grundsätzlich groß geschrieben werden?

Praxis-Tipp

So vermeiden Sie die männliche Form!• „benutzungsfreundlich“ oder „einfach zu bedienen“ (statt „benutzerfreundlich“)• „Bedienungshandbuch“ (statt „Benutzerhandbuch“)• „Zufriedenheit der Kundschaft“ (statt „Kundenzufriedenheit“)• als Überschrift „Teilnehmerinnen und Teilnehmer“ (statt „Teilnehmerliste“)• „Team“ (statt „Mannschaft“)• „Personenjahre“ (statt „Mannjahre“)• „Schlüsselperson“ (statt „Entscheidungsträger“)• „Ansprechperson“ (statt „Ansprechpartner“)• „Einstiegskurs“ (statt „Anfängerkurs“)• „Beurteilungsgespräch“ (statt „Mitarbeitergespräch“)

Diese Frage ist tatsächlich ein Dauerbrenner im Ge-schäftsalltag, insbesondere im Zusammenhang mit Pow-

erPoint-Präsentationen. Dabei ist zwi-schen Überschriften und Aufzählungen zu unterscheiden.

ÜberschriftenÜberschriften beginnen grundsätzlich mit einem Großbuchstaben.• Allgemeine Geschäftsbedingungen• Unsere Dienstleistung• Wie wir Ihnen helfen können• Wie soll es nun weitergehen?• Achtung Brandgefahr!

Achtung: Auch wenn eine Überschrift ein vollständiger Satz ist, wird kein Schlusspunkt gesetzt. Allerdings kön-nen Überschriften mit einem Fragezei-chen oder Ausrufezeichen abgeschlos-sen werden.

AufzählungenAnders verhält es sich bei Aufzählun-gen. Hier werden nur vollständige Sätze mit Großbuchstaben begonnen, oder wenn es sich beim ersten Wort um ein Substantiv handelt. Dafür schließen

vollständige Sätze in einer Aufzählung immer mit einem Punkt ab.

Weiteres Vorgehen:• nächste Schritte definieren• Brainstorming im Team• Ergebnisse protokollieren• zu veranlassen• Konzept ausarbeiten

Die Situationsanalyse zeigt:• In Deutschland sind wir nach wie vor

Marktleader.• Die Konkurrenz hat massiv an Markt-Die Konkurrenz hat massiv an Markt-

anteilen gewonnen.• Unserer Firma fehlt es an Innovations-Unserer Firma fehlt es an Innovations-

fähigkeit.• Es besteht Handlungsbedarf.