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Aus- und Fortbildungszentrum Seriendruckfunktionen mit Word Word 2010 Word 2010 Freie Hansestadt Bremen

Seriendruckfunktionen mit Word - afz. · PDF fileAus- und Fortbildungszentrum . Seriendruckfunktionen mit Word . Word 2010 . Word 2010 . Freie Hansestadt Bremen

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  • Aus- und Fortbildungszentrum

    Seriendruckfunktionen mit Word Word 2010

    Word 2010

    Freie Hansestadt Bremen

  • Impressum

    Herausgeber Redaktion und Koordination

    Aus- und Fortbildungszentrum fr den bremischen ffentlichen Dienst Doventorscontrescarpe 172C

    28195 Bremen

    Aus- und Fortbildungszentrum Lehreinheit fr Informationstechnologien Doventorscontrescarpe 172C

    28195 Bremen

    Tel.: +49 (0)421 361-5337 Fax: +49 (0)421 496-5337 E-Mail: [email protected] E-Mail-Hotline: [email protected]

    Die Texte, Bilder und Grafiken sind ein Angebot des Aus- und Fortbildungszentrums. Sie dienen ausschlielich dem persnlichen Service und der persnlichen Information der Nutzerin und des Nutzers und der bremischen Dienststellen, Einrichtungen und Betriebe.

    Eine Vervielfltigung, Verffentlichung oder Speicherung in Datenbanken sowie jegliche Form der gewerblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright fr Texte, Bilder und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.

  • Inhalt

    3

    1. Prinzipielles zum Seriendruck 5

    2. Seriendruck-Funktion 6

    2.1 Dokument vorbereiten 6 2.2 Datenquelle bestimmen 6 2.3 Seriendruck- bzw. Bedingungsfelder einfgen 8 2.3.1 Seriendruckfelder einfgen 8 2.3.2 Bedingungsfeld einfgen 9 2.4 berprfung des Inhalts 10 2.5 Seriendruck starten 10

    3. Filtern beim Seriendruck 11

    3.1 Mglichkeiten Datenstze zu filtern 11

    4. Einstellungen zu Feldern 13

    5. Hinweise zu Seriendruckfeldern 14

    6. Etiketten ausfllen 15

    7. Serienmails schreiben 16

    8. Datenquelle erstellen und bearbeiten 17

    8.1 Datenquelle in Word 17 8.1.1 Neue Datenquelle in der Seriendruckfunktion erfassen 17 8.1.2 Datenquelle als Word-Tabelle. 18 8.2 Datenquelle in Excel 19 8.3 Datenquelle aus Outlook-Kontakte 19

    Lernmaterial 21

    Tipps & Tricks 21

    Softwarehilfe (Mail-Hotline) 21

  • Prinzipielles zum Seriendruck

    5

    1. Prinzipielles zum Seriendruck Ein Seriendruckdokument z. B. ein Serienbrief ist ein Dokument, das an mehrere EmpfngerInnen versendet wird. Es enthlt zum einen Text, den alle EmpfngerInnen bekommen. Zum anderen sind Adresse, Anrede und Teile des Inhalts personalisiert und erwecken so den Anschein eines persnlichen Anschreibens.

    Das Seriendruckdokument basiert auf zwei Dateien: dem Hauptdokument und der Daten-quelle.

    Hauptdokument Diese Datei enthlt zum einen den festen Text, der fr alle Briefe gleich bleibt und zum anderen Platzhalter fr die Seriendruckfelder und Bedingungsfelder, d.h. fr die variablen Bestandteile des Serienbriefes.

    Datenquelle Die Datenquelle ist im Prinzip eine Tabelle. Die oberste Zeile der Tabelle wird als Steuersatz bezeichnet, in der die Namen der Seriendruckfelder (Datenfeldnamen) z. B. Vorname, Name usw. aufgefhrt sind. Jede weitere Zeile der Tabelle enthlt die einzelnen Informationen eines Datensatzes.

    Serienbrief Fr den Serienbrief werden die beiden Dateien miteinander verknpft.

    Fr jeden neuen Datensatz wird ein neuer Serienbrief beim Ausdruck erzeugt.

  • 6

    Seriendruck-Funktion

    2. Seriendruck-Funktion Zum Nutzen von Seriendruckfunktion whlen Sie im Menband die Registerkarte Sendungen.

    In den Gruppen Seriendruck starten, Felder schreiben und einfgen, Vorschau Ergebnisse und Fertig stellen finden Sie alle Funktionalitten, um die einzelnen Schritte fr die Erstel-lung eines Seriendruck-Dokuments zu bearbeiten. Je nachdem, welchen Schritt Sie abgear-beitet haben, werden die Eintrge in den Gruppen deaktiviert oder aktiviert dargestellt.

    Im Folgenden wird die Vorgehensweise beim Erstellen von Serienbriefen beschrieben; in den Kapiteln 6, Etiketten und 7, Serienmails schreiben werden besondere Seriendruck-Funk-tionen beschrieben.

    2.1 Dokument vorbereiten Sie mssen zunchst ein leeres Blatt oder einen Brief-Text geffnet haben.

    Whlen Sie dann im Menband Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten die

    Schaltflche .

    In der folgenden Liste whlen Sie den Eintrag Briefe. Damit haben Sie aus dem Dokument ein sog. Hauptdokument gemacht.

    Mit dem Eintrag Normales Word-Dokument verliert das Dokument seine Eigenschaft als Hauptdokument.

    Hinweis Der letzte Eintrag in der Liste schaltet den Aufgabenbereich am Bildschirm ein und fhrt Sie mit einem Assistenten durch die einzelnen Bearbeitungsschritte, wie Sie es von Word 2003 gewohnt sind.

    2.2 Datenquelle bestimmen Im nchsten Schritt bestimmen Sie, wer den Serienbrief bekommen soll, d. h. Sie bestimmen die Datenquelle. Klicken Sie dazu im Menband Sendungen in der Gruppe Seriendruck

    starten auf .

  • Seriendruck-Funktion

    7

    In der folgenden Liste whlen Sie eine der drei Mglichkeiten aus.

    Die Datenquellen knnen unterschiedlich erstellt werden bzw. aus unterschiedlichen Programmen stammen; dazu finden Sie detailliertere Informationen in Kapitel 8, Datenquelle erstellen und bearbeiten.

    Wenn Sie eine vorhandene Datenquelle ffnen, wird Ihnen die Datenquelle im Dialogfeld Seriendruckempfnger dargestellt:

    Im diesem Dialogfeld wird in der Spalte Datenquelle und unten bei Datenquelle angezeigt, welche Datei ausgewhlt wurde. Wenn die Datenquelle eine Word-Tabelle ist, knnen Sie auch nachvollziehen, in welchem Ordner sich die Datei befindet.

    Durch Ziehen an der Spaltenberschrift knnen Sie die Spalte/n verbreitern.

    Eine einfache Sortierung der Liste knnen Sie mit Klick auf die Spaltenberschrift auf- bzw. absteigend einstellen. Mit Klick auf Sortieren unter der berschrift Empfngerliste verfeinern knnen Sie in einem folgenden Dialogfeld die Liste nach mehreren Kriterien sortieren.

    Mit Klick auf den Eintrag Filtern knnen Sie gezielt in der Datenquelle Filter setzen, um Empfnger auszuschlieen, siehe dazu Kapitel 3, Filtern beim Seriendruck.

    Wenn Sie im unteren Bereich bei Datenquelle die Datei markieren, wird die Schaltflche aktiviert. Mit Klick hierauf haben Sie die Mglichkeit, die Inhalte der Datenstze

    zu ndern bzw. neue Datentze hinzuzufgen.

    Hinweis Mit der Schaltflche im Menband Sendungen der Gruppe Seriendruck starten knnen Sie das eben beschriebene Dialogfeld jederzeit aufrufen.

  • 8

    Seriendruck-Funktion

    2.3 Seriendruck- bzw. Bedingungsfelder einfgen Im Serienbrief werden zum einen die Inhalte der Seriendruckfelder einfgt wie z. B. den Vor- oder Nachnamen der EmpfngerInnen; manchmal ist es notwendig, abhngig vom Inhalt eines Feldes einen bestimmten Text auszugeben.

    Hierfr finden Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfgen des Menbandes Sendungen die entspr. Schaltflchen und Dialogfelder.

    2.3.1 Seriendruckfelder einfgen Um die Inhalte der Seriendruckfelder aufzurufen, setzen Sie den Cursor an die Einfgestelle. Je nach Bildschirmgre haben Sie in der Gruppe Felder schreiben und einfgen folgendes

    Symbol bzw. folgende Schaltflche .

    Wenn Sie auf das Dreieck klicken, wird eine Liste mit den Spaltenberschriften der Datenquelle aufgeklappt. Whlen Sie die gewnschte Feld-Bezeichnung aus.

    Wenn Sie auf das Symbol bzw. auf die Schaltflche klicken, wird folgendes Dialogfeld geffnet:

    Klicken Sie hier den gewnschten Feldnamen an und dann auf Einfgen. Mit Schlieen beenden Sie das Dialogfeld.

    Hinweis Zur Darstellung und Einstellungsmglichkeiten der eingefgten Seriendruckfelder, siehe Kapitel 4, Einstellungen zu Feldern.

  • Seriendruck-Funktion

    9

    2.3.2 Bedingungsfeld einfgen Die Ausgabe von Text oder von Seriendruckfeldern kann beim Seriendruck vom Inhalt eines Feldes abhngig gemacht werden.

    Beispiel Im Seriendruckfeld Geschlecht steht bei Frauen ein w, bei Mnnern ein m. Im Serienbrief soll bei Frauen Sehr geehrte Frau, bei Mnnern Sehr geehrter Herr stehen. Dies lsst sich nur mit einem Bedingungsfeld regeln.

    Setzen Sie den Cursor an die Einfgestelle und klicken Sie dann in der Gruppe Felder schreiben und einfgen im Menband Sendungen auf . Bei kleineren Bild-schirmen sehen Sie evtl. nur das Symbol.

    Whlen Sie in der Liste den Eintrag . Damit wird folgendes Dialogfeld geffnet:

    Im Dialogfeld wird in der obersten Zeile unterhalb von WENN die Bedingung eingetragen. Diese besteht aus drei Angaben: In welchem Datenfeld soll geprft werden (Feldname), wie soll der Inhalt verglichen werden (Vergleich) und mit welchem Inhalt soll das Datenfeld verglichen werden (Vergleichen mit).

    Im Kasten Dann diesen Text einfgen wird eingetragen, welcher Text erscheinen soll, wenn die Bedingung erfllt wird.

    Im Kasten Sonst diesen Text einfgen wird der Text eingetragen, der ausgegeben werden soll, wenn die Bedingung nicht erfllt wird.

    Als Vergleichsoperatoren stehen bei Vergleich zur Verfgung:

    Gleich Ungleich

    Kleiner als Grer als

    Kleiner oder gleich Grer oder gleich

    ist leer ist nicht leer

    Hinweis Zur Darstellung und Einstellungsmglichkeiten der eingefgten Seriendruckfelder, siehe Kapitel 4, Einstellungen zu Feldern.

  • 10

    Seriendruck-Funktion

    2.4 berprfung des Inhalts Bevor Sie den Serienbrief starten, knnen Sie sich in einer Vorschau die Serienbriefe an-sehen. Klicken Sie dazu im Menband Sendungen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse auf

    .

    Voraussetzung hierfr ist, dass Sie nicht die Feldfunktion eingeschaltet haben, siehe Kapitel 4, Einstellungen zu Feldern.

    In der Vorschau knnen zum Blttern zwischen den einzelnen Briefen die Symbole

    genutzt werden.

    Wollen Sie die Vorschau zu einem bestimmten Empfnger angezeigt bekommen, klicken Sie auf . Das Dialogfeld In Feld suchen wird geffnet.

    Tragen Sie bei Suchen nach den Suchbegriff ein und whlen Sie bei In Fel