Servicetechniker übersichtlicher disponieren – Einsätze grafisch planen

Die ABACUS-Software für dasService- und Vertragsmanagementunterstützt das Servicegeschäft zahl-reicher Kunden bereits seit einigenJahren erfolgreich. Damit werden derVerkauf und die Fakturierung vonServiceverträgen vereinfacht sowiegeplante und ungeplante Service-einsätze abgewickelt. Zum erweiter-ten Funktionsumfang gehört die grafische Servicedisposition.

Das Programmmodul Service-disposition erleichtert das Planenvon Einsätzen von Servicetechni-kern markant. Gleichzeitig wird da-mit die Servicequalität bei Kundenweiter gesteigert.

Kurz- und langfristige DispositionTermine für die Disposition

entstehen einerseits aus ungeplan-ten Serviceaufträgen, die zum Bei-spiel aufgrund einer Störungsmel-dung eines Kunden entstehen, undandererseits aus geplanten Service-aufträgen, die ihrerseits wegenWartungsverträgen anstehen.

Die Servicedisposition unterstütztden Anwender bei der Dispositionbeider Arten von Terminen. Bei denlangfristig geplanten Terminen wieetwa Wartungsarbeiten gilt es an-dere Aspekte zu berücksichtigen als

nikers, Strassenverhältnisse, emp-fohlene Fahrweise oder Arbeits-geschwindigkeit sind Faktoren, dievon keinem IT-System korrekt be-urteilt werden können. Sie müssenvom Disponenten deshalb selb-ständig beim Einplanen von Termi-nen berücksichtigt werden. Aller-dings bietet das Programm Unter-stützungsfunktionen, indem eszum Beispiel alle noch nicht einge-planten Termine tabellarisch oderauf einer Landkarte anzeigt. Damitist eine einfach zu bedienende undverständliche Lösung entstanden.

bei den kurzfristigen und dringen-den Terminen. Ist beispielsweise beider kurzfristigen Disposition dasschnelle Auffinden eines freienTechnikers zentral, liegt bei derlangfristigen Planung der Fokus aufflexiblen Selektionsmöglichkeitenund der Zusammenlegung mehre-rer Termine aufgrund geografischerKriterien.

Der Disponent bleibt der ChefBei der Entwicklung der Ser-

vicedisposition wurde besonderenWert darauf gelegt, Disponentenjene Arbeiten abzunehmen, die eineSoftware effizient und zuverlässigerledigen kann. Andererseits wer-den aber alle Aktionen, die vielKnow-how und Erfahrung des Dis-ponenten erfordern, dem Expertenüberlassen. Einflüsse wie Wetter,Ausbildungsstand des Servicetech-

Service-/Vertragsmanagement 1

Service-/Vertragsmanagement2

Problemloses Einplanen vonTerminen

Nach dem Eingang einer Ser-viceanfrage lässt sich ein Terminohne grossen Aufwand mit Hilfeeines einzigen Assistenten erstel-len. Nach Angabe von geplanterEinsatzdauer und Betreff findetsich der Disponent automatisch inder Termin- und Kalenderübersichtwieder. Dort kann ein freier Tech-niker rasch und effizient ermitteltwerden. Die Kalenderanzeige lässtsich bis auf Stundengenauigkeitheranzoomen. Mit der Maus kannein Termin auf einen oder auchmehrere freie Techniker gezogenund damit diesen zugewiesen wer-den. Alternativ lassen sich auchMitarbeiter auf einen Termin zie-hen. Dieser kann zudem ebenfallsmit Hilfe der Maus beliebig verlän-gert oder verkürzt werden.

KartenanzeigeIn allen Phasen der Disposi-

tion bietet die Lösung die Möglich-keit, Termine auf eine Landkarte zuübertragen. Diese Anzeige ver-schafft Disponenten eine geografi-sche Übersicht über alle Termine,die entweder bereits eingeplantsind oder noch fixiert werden müs-sen. Die Karte lässt sich auch beiStörungsfällen hinzuziehen, innertKürze denjenigen freien Technikerzu finden, der sich in nächster Um-gebung des Schadens befindet.Dadurch lassen sich Wartezeitenbei Kunden und Fahrzeiten der Ser-vicetechniker markant verringern.

Alle Termine lassen sich auf einer Karte anzeigen.

DispositionsassistentMit dem Dispositionsassis-

tenten erhält ein Disponent einweiteres nützliches Werkzeug vonABACUS zur Verfügung gestellt. Da-mit kann er einzuplanende oder be-reits geplante Serviceeinsätze nachBedarf speditiv und ohne grossenAufwand disponieren oder umdis-ponieren. Die Funktion bietet Filter-möglichkeiten, um aus verschiede-nen Terminen den gewünschten zuselektieren und anzuzeigen. Bei derTerminplanung periodischer War-tungsarbeiten kann die Selektionder Termine auch über eine Um-kreis-Suche erfolgen: Das Systemist in der Lage, über die Eingabeeines Ortes und einer Distanz inKilometern zum Beispiel einzupla-nende Wartungsarbeiten in einemso bestimmten Umkreis zu selektie-ren und anzuzeigen.

ServiceeinsatzNach erfolgter Terminzuwei-

sung kann ein Servicetechniker, ab-hängig von Serviceorganisationund Ausstattung vor Ort, auf meh-rere Arten über die auszuführendenArbeiten avisiert werden. Im bestenFall lassen sich Termine direkt alselektronische Aufträge auf ein mo-biles Gerät oder bei passender In-frastruktur auch als E-Mail, SMSoder Fax übermitteln.

Ist ein Serviceauftrag erledigt, er-folgt die Rückmeldung ans Systemebenfalls elektronisch über dasmobile Gerät oder wird vom Dis-ponent manuell als "erledigt" er-fasst. Zur besseren Übersicht wirdim Dispositionsfenster ein erledig-ter Termin entsprechend gekenn-zeichnet.

FazitDie Servicedisposition unter-

stützt Disponenten auf einfacheArt beim Finden freier Mitarbeiterfür einen Serviceeinsatz und stelltmit dem Dispositionsassistentenein wirksames Werkzeug für dieanspruchsvolle Terminfindung fürgeplante Wartungen zur Verfü-gung.

Service-/Vertragsmanagement 3

Dispositionsprogramm mit Mitarbeiter-Terminen

Verfügbarkeit

Ab Version 2010, einige Features erst ab Version 2011

Kosten

Option Servicedisposition Fr. 1500.– (Single-User)

Service-/Vertragsmanagement4

E+S

ASW

.P1/

2011

.60d

.CA.

02.2

011

ABACUS Research AGAbacus-Platz 1CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon 071 292 25 25www.abacus.ch