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1 Seite: Shared Services: das Bundesverwaltungsamt als zentraler Dienstleister Giso Schütz Vizepräsident des Bundesverwaltungsamtes 02.03.2006

Shared Services: das Bundesverwaltungsamt als zentraler ... · Fazit: Shared Services im Prinzip denkbar aber nicht 1:1 übertragbar ... • In einem SLA werden Art und Umfang der

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Shared Services:

das Bundesverwaltungsamt als

zentraler Dienstleister

Giso SchützVizepräsident des Bundesverwaltungsamtes

02.03.2006

2Seite:

dynamische Entwicklung

Partneraußerhalb des

öffentlichenBereichs

PrivateOrganisationen und

Wirtschaftsunternehmen

Partnerim öffentlichen

Bereich

Bundes-,Landes- und kommunale

Behörden

DienstleistungszentrumBundesverwaltungsamt

Bürger

Bundesministerium fürBildung undForschung

AuswärtigesAmt

Bundesministeriumdes Innern

Bundesministerien und Bundesorgane, z.B.

2.200Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter

> 100Aufgaben

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

3Seite:

1. Ergebnis- und Kundenorientierung

2. Bereitschaft für neue Aufgaben

3. aktive Aufgabenakquisition und Wettbewerbsorientierung

4. Marktbeobachtung und Entwicklung neuer Dienstleistungen (Bedarferkennen – Lösungen anbieten)

Übergang von der klassischen Behörde (Max Weber) zum modernen,öffentlichen Dienstleister

Verbindung der Gründungsphilosophie mit demDienstleistungsgedanken und unternehmerischeAusformung

neue strategische Ausrichtung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

4Seite:

Aufgaben-Portfolio: Fachaufgaben

Daueraufgaben

• Ausländerzentralregister• Staatsangehörigkeitsfragen• Sport- und Kulturförderung• Ausbildung• …

Große Aufgaben

• Auslandsschulwesen• BAFöG• …

Vielfältige Strukturen

Kleine Aufgaben

• Informationen für Auswandererund Auslandstätige

• Domainverwaltung Bund• …

Aufgaben von begrenzterDauer

• Aussiedleraufnahme• Rentenabwicklung aus Sonder-

versorgungssystemen der DDR• …

Ad hoc - Aufgaben

• Bodenseeunfall• Fluthilfe• Entschädigung von

Dopingopfern• Überbrückungshilfe• …

BVA: flexibles Instrument für den politischen Handlungsbedarf

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

5Seite:

Aufgaben-Portfolio: Querschnittsaufgaben

Zentralisierung von Querschnittsaufgaben

Verwaltungsgemeinschaften

• Modell: Bundesamt fürBevölkerungsschutz undKatastrophenhilfe (BBK)

• Zukunftsperspektive: Abbau vonZentralabteilungen

• …

Konzentration der Behörden auf ihre Kernaufgaben

Aufgabentypen

• Personalkosten• Bezüge

• Beihilfe

• Umzugskosten, Trennungsgeld

• Travelmanagement

• FAZIT – elektronische Zeiterfassung

• Personalgewinnung

• …

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

6Seite:

Aufgaben-Portfolio: Modernisierungshilfen

Modernisierungshilfen

Organisations- und Personalberatung

IT-Beratung

Entwicklung und Bereitstellungvon IT-Produkten

Beispiele:

Zentraler IT-Dienstleister des Bundes

KompetenzzentreneGovernment

FAZIT

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

7Seite:

Vielfältige Organisationsstrukturen

Strukturen

Linienorganisation

Stab-Linienorganisation

Projektorganisation

Matrix-Organisation

Projektteams

Kompetenzzentren (3-Partner-Modell)

Verwaltungsgemeinschaften

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

8Seite:

„Unser moderner Staat braucht eine innovative,leistungsfähige und effiziente Verwaltung“

Koalitionsvertrag vom 11.11.2005

Lösung in der Wirtschaft für den Bereich derInneren Verwaltung:

Shared Service Center

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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Managementansätze in Unternehmen

Zentralisierung Dezentralisierung

Outsourcing(Auslagerung)

Outsourcing(Ausgliederung)

externerDienstleister

interner Dienstleister,Shared Service Center

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

10Seite:

Shared Service Center (SSC) sind ...

... Organisationseinheiten, die interne Dienstleistungen zurgemeinsamen Nutzung von Ressourcen innerhalb eines Konzernsbereitstellen.

Es geht um die Bündelung von Unterstützungsleistungen (nicht:Entscheidungsaufgaben) in einer gesonderten Einheit, die „neben“den betroffenen Grundeinheiten steht.

(Quelle: Kagelmann 2001, S. 80)

Charakteristika von SSC

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

11Seite:

Unternehmen

Unternehmen

Unternehmen

Personal IT Logistik FinanzenRech-nungs-wesen

Shared Service Center

Unternehmen Unternehmen Unternehmen

Konzern

Das Modell

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

12Seite:

… erfüllen überwiegend Unterstützungsfunktionenund erlassen keine Richtlinien

… erfüllen teilweise „hoheitliche“ Funktionen für dieKonzernspitze mit Richtlinienkompetenz

… vereinbaren Art und Umfang der Leistungen mitihren Kunden (Service Level Agreements)

… stehen operativen Einheiten gegenüber, die zurLeistungsabnahme verpflichtet sind

… verdienen Geld gegen erbrachte Leistungen… arbeiten auf der Grundlage eines zugeteiltenBudgets

… werden überregional an optionalen Standortenerrichtet

… arbeiten am Sitz der Konzernzentrale

… arbeiten auf Grund von Plänen und Aufträgenihrer Kunden

… planen ihre Leistungen selbst

… sind rechtlich und wirtschaftlich selbständig… sind rechtlich und wirtschaftlich unselbständig

… sind Ausdruck horizontaler Arbeitsteilung(Konzentration von Funktionen)

… sind Ausdruck vertikaler Arbeitsteilung(Zentralisation von Funktionen)

Shared Service CenterZentralbereiche

Idealtypischer Vergleich

Krüger/Danner in CM controller magazin 3/04

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

13Seite:

Ziele der Bildung eines Shared Service Center

SpezialisierungErfahrungszuwachs aufgrund einer höheren Spezialisierung

TransparenzStandardisierung von Prozessen bewirkt eine größere Transparenz bei derLeistungserbringung

QualitätsverbesserungKundenorientiertes Angebot, Reduzierung von Durchlaufzeiten, hohes Bearbeitungsniveau(Professionalisierung)

KostensenkungEinsparpotenziale durch Größenvorteile, Reduzierung von Personal, Optimierung vonProzessen

Ziele der Bildung eines SSC

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

14Seite:

Wichtige Steuerungselemente für Shared Services

# Schriftliche Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (SharedService Center)

# Enthalten

Leistungsvereinbarung (was) und Service Level Agreement (wie)

Service Level Agreement

Beschreibung der Leistung inkl. Leistungsniveau

Abgrenzung von Pflichten von Shared-Service-Center und Auftraggeber

Preise für die Leistungen

Leistungsmessung und Zielsetzung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

15Seite:

Kosteneinsparungen für bestimmte Prozesse:

von 20 % bis zu 50 %

Senkung der Durchlaufzeiten für einige Prozesse:

von 20 % bis zu 80 %

Ernst & Young (Hrsg.) 2000: Studie Shared Services für die Automobilzulieferindustrie. Optimierungspotenziale für das

Back Office, S. 24

gemessene Erfolge

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

16Seite:

Übertragbarkeit auf die Bundesverwaltung

andere Rahmenbedingungen:

anderer Auftrag : Ausführung von Gesetzen andere Ziele : Gemeinwohl andere Struktur : Behördenhierarchie

Organisation > selbständige Behörden Haushalt > eigene Kapitel Personal > eigene Personalhoheit IT > spezielle Verfahren/eigene Hardware

Aber: jede Behörde hat eine eigene Verwaltungseinheit für gleichartigeAufgaben der inneren Verwaltung nach gleichen Regeln

Fazit: Shared Services im Prinzip denkbar aber nicht 1:1 übertragbar

SSC in der Bundesverwaltung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

17Seite:

Shared Service Center für die Bundesverwaltung (1. Stufe)

Das Modell

Zuwendungsempfänger,Stiftungen etc.

Bundesbehörden

Ministerien

Shared Service Center im BVA

Behörde Behörde Behörde

Bundesministerium des Innern

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

18Seite:

Ein oder mehrereShared Service Center

Shared Service Center für die Bundesverwaltung

Das Modell

Bundes-behörde

Bundes-behörde

Bundes-behörde

Bundesministerien

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

19Seite:

Zusammenarbeit / Aufgabenverteilung

Zusammenarbeit

Leitungsstab Abt. Abt.

Behörde XYZ

Leitungsstab Abt. SSC

Bundesverwaltungsamt

Abt.

• Führung und Leitung der Behörde wie bisher;an die Stelle der Abteilung Z tritt einLeitungsstab, der alle Entscheidungen derBehördenleitung vorbereitet und Aufträge an dieoperativen Einheiten weitergibt.

• BVA / SSC setzt die strategischenEntscheidungen operativ nach Auftrag derBehörde / des Auftraggebers um.

• Die Dienstleistungen des SSC sind modular aufgebaut.• In einem SLA werden Art und Umfang der Dienstleistung beschrieben

und vereinbart.

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

20Seite:

Controlling

Budget

Personal

Organisation

Leiter

ZieleEntscheidung

Informationen

I T

Strategische Steuerung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

21Seite:

Service Level Agreement

Zusammenarbeit

Ansprechpartnerder Fachbehörde

(Auftraggeber)

Ansprechpartner desShared Service Center

(Auftragnehmer)

Einzelaufträge ,Absprachen,Qualitätssicherung, Lieferung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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Dienstleistungsbereiche

Dienstleistungsbereiche Organisation• Organisationsuntersuchungen und -beratungen• Personalbedarfsermittlung• Geschäftsprozessmodellierung• Einführung neuer Steuerungsinstrumente• Eingruppierungen / Arbeitsplatzbewertungen• Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen• Strategieberatung (z.B. Leitbildentwicklung)

Personal• Elektronische Personaldatenverwaltung• Personalgewinnung• Vollzug personalwirtschaftlicher Maßnahmen• Beurteilungsverfahren• Stellenbewirtschaftung• Widerspruchsbearbeitung / Klageverfahren• Aus- und Fortbildung als operative

Personalentwicklung• Management kurzzeitiger Abwesenheit (Krankheit /

Urlaub)• Arbeitszeiterfassung

IT

Haushalt / Finanzen• Haushaltsaufstellung und Haushaltsausführung• Rechnungslegung• VISA - Prüfung

Controlling / KLR• Produktarbeitszeiterfassung• Controlling / Kosten- und Leistungsrechnung• Logistik / Warenwirtschaft• Anlagenbuchhaltung / Inventarisierung

Justitiariat• Rechtliche Begleitung von Fachaufgaben• Erstellung Rechtsgutachten• Erstellung von Verträgen / Bescheidentwürfen• Betreuung von Klageverfahren• Bearbeitung von Regress- / Disziplinarfällen• Begleitung anwaltlicher Tätigkeit• Administrative Justitiariatsaufgaben

Innenrevision• Anlassprüfungen (Überprüfung konkreter Verdachtsfälle)• Regelprüfungen („prophylaktische“, regelmäßige

Prüfungen)

Liegenschaftsverwaltung BIMABeschaffung Beschaffungsamt

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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Aufgaben / Zuständigkeiten

Vollzug personalwirtschaftlicher Maßnahmen

Erstellung von zeichnungsfertigen Entwürfen fürEinstellungenErnennungenHöhergruppierungenUmsetzungenAbordnungen/VersetzungenBearbeitung von TeilzeitanträgenBerechnung von MutterschutzfristenGewährung von ElternzeitGewährung von BeurlaubungenGenehmigung und Versagung von NebentätigkeitenFestsetzung der ProbezeitFestsetzung der Dienst- und Beschäftigungszeit

Vorbereitung von Jubiläumsurkunden Gewährung von Billigkeitszuwendungen Beantragung von Sicherheitsüberprüfungen Erteilung von Zeichnungsrechten Einleitung von amtsärztlichen Untersuchungen Bearbeitung von Wiedereingliederungsmaßnahmen Anerkennung von Dienstunfällen und Erstattung der damit verbundenen Kosten Versetzungen in den Ruhestand Beendigung von Arbeitsverhältnissen (z.B. Entlassung, Auflösungsvertrag, Kündigung, Erreichen der Altersgrenze) Entwurf von Vorlagen an Personalvertretungen

Grundsätzliche Entscheidungüber Personalstrategie und alledurchzuführendenPersonalmaßnahmen (z.B.Einstellungsmodalitäten- undentscheidungen,Beförderungsentscheidungen,Genehmigung von Anträgen,Beendigung von Arbeits- undDienstverhältnissen)

Führen von Personalgesprächenvor Ort durch eigenenAnsprechpartner

SSCPartnerbehörde

Ein Beispiel

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

24Seite:

Bereits zentralisierte Querschnittsaufgaben im BVA:zum Teil im Wettbewerb mit BADV (BMF)

Personalkosten (Bezüge, Reiskosten, Trennungsgeld, Umzugskosten, Travel Management,Zeiterfassung und -management, Job-Tickets)

Personalgewinnung Innenrevision Organisations- und IT - Beratung Export von IT – Produkten (z.B. FAVORIT, EPOS)

Ergebnis: hoher Qualitätsstandard hohe Kundenzufriedenheit deutliche Kostensenkung

Außerhalb des BVA: Beschaffung (Beschaffungsamt), Liegenschaftsverwaltung (BIMA)

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

25Seite:

Zentralisierung der Querschnittsaufgabe „Informationstechnik“ durch

die Einrichtung eines zentralen IT-Dienstleisters

im Geschäftsbereich des BMI

am 01.01.2006:

Bundesstelle für Informationstechnik

im Bundesverwaltungsamt

Einrichtung BIT

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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• Zentrale Entwicklung, Weiterentwicklung, Pflege und ggf. Betrieb• von IT-Lösungen für Querschnittsaufgaben• von Basiskomponenten• der IT-Infrastruktur der Bundesverwaltung

• Zentrales, anbieterunabhängiges IT-Beratungsangeboteinschl. Kompetenzzentren zu aktuellen Spezialthemen der IT

• Zentrale Bereitstellung von Informationen und Wissen zur IT(praxisnah, mit Verwaltungskompetenz und IT-Know-how)

Einrichtung BIT

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

27Seite:

Fachbezogene IT verbleibt in den Behörden

Fachbezogene IT-Verfahren / -systeme verbleiben wie bisher in der Zuständigkeit undVerantwortung der jeweiligen Behörden des Geschäftsbereichs

IT-Sicherheit verbleibt beim BSI

Das BSI bleibt wie bisher zentraler IT-Sicherheitsdienstleister des Bundes. BIT wirdErfahrungen und Wissen des BSI intensiv nutzen.

Einrichtung BIT

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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Drei-Partner-Modell als denkbare Perspektive

Fachbehörde(Auftraggeber:

strategische Steuerung;Konzentration auf

Fachaufgabe)

Shared Service CenterAuftragnehmer:

Management der Erfüllungvon Querschnittsaufgaben

gemäß SLA

Externe PartnerSubunternehmen:Ausführung von

Detailaufgaben nachWeisung SSC

Service Level AgreementLieferung

VerträgeLieferung

Lieferung

Shared Services: das Bundesverwaltungsamtals zentraler Dienstleister

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Vielen Dank für

Ihre Aufmerksamkeit !

Giso SchützVizepräsident des Bundesverwaltungsamtes

03.02.2006