Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
SharePoint Governance
Samuel Zürcher, Sen. Consultant
Experts Inside GmbH
Einführung Das Governance Rad Richtlinien Rollen Rechte Prozesse Lifecycle Verantwortung Q & A
Agenda
Samuel Zürcher
Senior Consultant / Evangelist
SharePoint und SQL Server
MCTS, MCITP, MCT, MVP
Kontakt und Webauftritte
Blog: http://sharepointszu.com
Community: http://www.sharepointcommunity.ch
Konferenz: http://www.collaborationdays.ch
XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3
Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu
Twitter: @sharepointszu
Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab (MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.
Speaker
(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.(Quelle: Wikipedia)
Begriffserklärung
Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu einfach» ist
Rasantes Wachstum und Destabilisierung der Struktur ist die Folge
Wildwuchs, Datengräber, Unklare Zuständigkeiten und Informationschaos
Eine nachträgliche Strukturierung wird schwierig
Einführung
No Chance to Manage
Zitat: «Wer nicht weiss was er will, bekommt das was er nicht braucht»
Grundsatzfragen: Was wollen wir mit SharePoint machen? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Daten sollen in SP verwaltet werden? Wer soll mit SharePoint arbeiten?
Grundsatzfragen
Richtlinien
Rollen
RechteProzesse
Lifecycle
Ver-antwortung
Das Governance Rad
Was darf manipuliert bzw. geändert werden und was nicht
Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr ein als Rechte
Regeln aufstellen ist besser als Berechtigungen einschränken
Richtlinien
In einer Projektseite dürfen Elemente hinzugefügt, aber nicht entfernt oder bestehende verschoben werden
Die Navigation darf angepasst werden, aber nur beim Punkt «A»
Externe Mitarbeitende dürfen keine als intern klassifizierten Dokumente sehen
Beispiele
Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen einer Person
Der Aufgabenrahmen wird später für die Berechtigungsstruktur sorgen
Eine Person kann 1-n Rollen innehaben Pro Webseite kann die Rolle einer Person
unterschiedlich sein
Rollen
Projektleiter Projektassistenz Projektmitarbeiter Externe Beteiligte Besucher Spezialrolle X
Beispiel
Rolle Aufgabengebiet
Projektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur einer Projektseite zuständig. Er bestimmt zusätzliche Bibliotheken, Listen oder Webdatenbanken.
Für den Projektleiter ist ein PL Ordner reserviert, in welchem er vertrauliche Dokumente ablegen kann.
Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der Projektleitung unterstellt. Sie erhällt nach Ermessen der Projektleitung Zugriff auf den PL Ordner.
Die Projektassistenz ist für die Rollenverteilung im Projekt zuständig.
Rollenbescheibung
Die Rollen bestimmen die Rechte Grundsätzlich existieren zwei Extreme
der Rechtevergabe Alles über Einzelberechtigungen direkt in
SharePoint Alles über Active Directory Gruppen
Die Goldene Mitte ist hier der richtige Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten
Rechte
Folgen Sie einer klaren Strategie Halten Sie das Berechtigungsmodell fest Dokumentieren Sie die Rechte
Entweder im System direkt per Notation Oder über ein externes System
Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der Rechtevergabe sicher
Rechtevergabe macht NICHT die IT
Wichtige Aspekte
Rolle Berechtigung Berechtigunsart
Projektleiter Gesamte Struktur eines Projektes
Einzelberechtigung auf einem Projekt
Projektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Projektes, ohne PL Ordner
Einzelberechtigung auf einem Projekt
Abteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer Abteilung, ohne Leitungsordner
AD Gruppe der jeweiligen Abteilung
… … …
Beispiel
Ordner Projektleiter Assistenz Mitarbeiter Besucher
Ordner 1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 1.3 Voll Mitarbeit
Ordner 1.3.1 Voll
Ordner 2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 2.1 Voll Mitarbeit Mitarbeit
Ordner 2.2 Voll Lesen
Ordner 2.2.1 Voll Lesen Lesen
Ordner 2.2.2 Voll Mitarbeit Mitarbeit Lesen
Ordner 2.3 Voll Mitarbeit Mitarbeit
Klassisch
Minimale Prozessstruktur festlegen Keine Prozessuniversen schaffen Einfache und klar verständliche
«Anweisungen» Sollte den gesamten Informationslifecycle
abbilden Gut sichtbar platzieren
Prozesse
Wie entsteht ein neuer Workspace auf SharePoint
Wie bestellt man einen externen Account für ein Kooperationsprojekt
Wie ist das Vorgehen nach Projektabschluss
Wie wird ein Workspace archiviert
Beispiele
Informationslifecycle
Lifecycle
Dokument erstellen
Dokument freigeben
Dokument verwenden
Dokument suchen
Dokument archivieren
Dokument löschen
Wer ist verantwortlich? Projektleiter Projektseite Abteilungsleiter Abteilungsseite Leiter Kommunikation Intranet
Klare Aufgabenkataloge erstellen Trennen zwischen Inhaltsverantwortung
(Leitungspersonen) und Strukturverantwortung (Super User)
Verantwortung
Questions & Answers
….noch Fragen?!
Kontakt:
http://sharepointszu.com/category/die-serie-sharepoint-governance/
