SharePoint Governance

Klaus Merk - Principal Consultant

SharePoint Governance!

SharePoint Governance Überblick

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Micro vs. Macro Governance

• Macro Governance: Business & IT übergreifende Strategie

• Verbesserungen im Geschäftsalltag (User-Buy-In)

• Taktik zur Erreichung der Anwenderakzeptanz

• Micro Governance: Technische Governance Taktik

• Betriebskonzept (Back-Up & Recovery, etc.)

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Governance Erstellungsprozess

Festlegung Eckpfeiler

•Erster Workshop / Überblick & gemeinsames Verständnis zum Thema

•Definition des Vision Statements

•Festlegung der Hauptsäulen der KFW Governance

Technische Governance (Micro)

•Überprüfung der bestehenden Dokumente / Konzepte auf Aktualität und Relevanz zu SharePoint

•Fit-Gap-Analyse

•Adaption bzw. Erstellung der notwendigen Dokumente zur Sicherstellung des Plattform Betriebs

Fachliche Governance

•Etablierung einer fachlichen Leitstelle / CoE / Governance Board

•Anforderungs-aufnahme und Bewertungsprozesse

•Content und Nutzungs-basierte Governance

•Enterprise Governance Themen

Definition Operatives Modell / Lifecycle

•Etablierung Governane Review Prozess

•Definition von Freigabeprozessen

•Dauerhafte Sicherstellung und Überprüfung der Business Ziele

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Hätte ich mehr Zeit gehabt, hätte ich einen kürzeren Brief geschrieben. - Mark Twain -

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Aufbau / Zusammensetzung einer SharePoint Governance

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Vision Statement

Beschreibt Ziel und Zweck der Plattform

Gestifteter Nutzen im Alltag

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Rollen und Zuständigkeiten

Wer verantwortet den Betrieb?

Wer darf bzw. wer wird neue Sites erstellen?

Wer hat bzw. wer erteilt Rechte zu Sites?

Freiheitsgrade bei der Anpassung von Sites?

Verantwortlichkeiten im Kontext Metadaten?

Wer wird die Richtlinien durchsetzen?

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Governance Leitsätze

Leitsätze unterstützen / untermauern die Vision

Sind die KFW SharePoint Best Practices

Beispiel:

- Richtlinien werden auf den Umfang und die Absicht der Website angepasst bzw.

interpretiert.

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Richtlinien und Standards

Richtlinien definieren Regeln für SharePoint

Standards sind Best Practices für Richtlinien

Beispiel:

- Richtlinie: Dateinamen dürfen keine Datums oder Versionsnummern enthalten

- Standard: Dateinamen sollen beschreibenden Charakter besitzen

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Verfahren

KFW spezifische Verfahren / Prozesse

Beispiele sind

- Beantragung eines neuen Content Types

- Erstellung eines neuen Site Templates

SharePoint Governance

Erfolgreich sind Sie…

Etablierung eines Governance Plan um

Content Relevanz und Qualität sicherzustellen

Die Plattform sollte den Anwender

nicht überfordern. Nicht jede Funktion

sollte unbedingt angeboten werden.

Das Governance Modell

möglichst einfach halten

Sicherstellung, dass alle Beteiligten Ihre Rollen

und Verantwortlichkeiten kennen

Prozesse zur Einhaltung von Compliance Regeln

SharePoint Governance! 30.11.2012 | Seite 13

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Governance Heat Map – Ausgewählte Prioritäten

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Die Weiterentwicklung im Governance Board

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Klaus Merk Principal Consultant

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