SISTEM INFORMASI MONITORING HOTLINE ORDER DI PT. DAYA

Jurnal SIBERNETIKA | STMIK Muhammadiyah Jakarta

Vol. 6, No. 1, April 2021, hlm. 49 - 60

P-ISSN

E-ISSN

2355-326X

2745-5831 ___________________________________________________________________________________________

49

SISTEM INFORMASI MONITORING HOTLINE ORDER DI PT. DAYA ANUGRAH MANDIRI

CABANG CIKARANG BERBASIS WEB

Eman Sulaeman1, Eko Martantoh2

1STMIK Muhammadiyah Jakarta, Jl.Kelapa Dua Wetan Ciaracas No.17, Jakarta, Indonesia 2 Universitas Panca Sakti Bekasi, Jl. Raya Hankam No.54, RT.005/RW.002 Jatirahayu, Kec. Pd.

Melati, Kota Bekasi, Jawa Barat Indonesia.

[email protected], [email protected]

Abstrak

Saat ini di PT. Daya Anugrah Mandiri Cabang Cikarang masih belum memiliki Sistem Informasi yang dapat membantu pelanggan dan inventory untuk mengefisienkan waktu pengecekan status order dari sparepart yang sudah dipesan dan inventory kesulitan untuk memisahkan stok sparepart hotline order dengan stok reguler gudang. Seringkali tanpa sengaja menjual stock hotline order kepada pelanggan reguler. Sistem Informasi Monitoring Hotline Order dibuat yaitu untuk mempermudah pelanggan mengatahui status barang yang dipesan dan inventory memisahkan stok sparepart hotline order dan reguler agar ketika order komplit, sparepart dapat segera diambil oleh pelanggan. Sistem Informasi Hotline Order dibuat dengan menggunakan metode penelitian waterfall dan dilakukan pengujian dengan media blackbox agar dapat memproses data dan hasil yang diharapkan. Dengan dibuatnya Sistem Informasi Monitoring Hotline Order di PT. Daya Anugrah Mandiri Cikarang berbasis web, pelanggan dapat mendapatkan informasi status barang yang dipesan. Sehingga dapat segera mengambil pesanannya tepat waktu dan akan membantu inventory dalam pemisahan sparepart Hotline Order dengan sparepart reguler.

Kata kunci : sistem, informasi, hotline order, waterfall ___________________________________________________________________________________________

1. PENDAHULUAN

PT. Daya Anugrah Mandiri Cabang Cikarang adalah salah satu cabang Dealer Honda Motor dari perusahaan yang bergerak dibidang dealership sepeda motor Honda dan memiliki tiga pelayanan inti yaitu Penjualan, Suku Cadang, dan Servis. PT. Daya Anugrah Mandiri Cabang Cikarang divisi suku cadang saat ini belum memiliki sistem informasi berbasis yang dapat membantu pelanggan mendapatkan informasi secara digital mengenai status Hotline Order atau pemesanan sparepart sepeda motor Honda yang tidak tersedia di AHASS. Seringkali inventory pun kesulitan memisahkan sparepart hotline order dengan yang reguler. Sehingga terjadi kesalahan penjualan dan dead stock yang menumpuk di gudang.

Sistem Informasi Hotline Order di PT. Daya Anugrah Mandiri Cikarang Berbasis Web dibuat agar dapat memberikan informasi status pesanan sparepart yang sudah diproses oleh pihak AHASS kepada pelanggan dan meringankan tugas inventory dalam mengelompokkan sparepart hotline order dan reguler, dan tidak terjadi kesalahan penjualan sparepart pada pelanggan reguler. Selain itu sistem informasi ini dapat mengefisienkan waktu pelanggan untuk mengetahui progress dari sparepart pesanannya tersebut.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Jurnal SIBERNETIKA | STMIK Muhammadiyah Jakarta | Vol. 6, No. 1, April 2021

Eman Sulaeman, Eko Martantoh

50

Identifikasi Masalah Dari pemaparan diatas, dapat diidentifikasi beberapa permasalahan pada sistem

informasi monitoring hotline order sebagai berikut: 1. Penyampaian informasi Hotline Order tidak efektif sehingga konsumen harus ke bengkel

untuk tracking suku cadang pesanannya. 2. Inventory kesulitan untuk memisahkan suku cadang reguler dan Hotline Order. Dan

seringkali terjadi suku cadang Hotline Order terjual pada kosumen reguler dan

sebaliknya.

3. Konsumen tidak tahu status pesanan suku cadang, sehingga hanya menunggu informasi dari AHASS.

4. Banyaknya suku cadang pesanan yang sudah ada di gudang <3 bulan dan tak kunjung diambil oleh konsumen karena nomor handphone konsumen tidak bisa dihubungi atau inventory lupa menghubungi kosumen dan menyebabkan stok menumpuk dan dead stock.

Landasan Teori

Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubunganya satu dengan yang lain, yang

berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan dalam kasus komputer karangan Febrian, Jack (2004) menjelaskan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu [1].

Sistem Informasi Menurut Herlambang (2005;121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang

dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti, data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasidapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya [2].

Pengertian sistem informasi adalah sistem yang menyediakan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima (Nurlaela, 2013). Secara lebih detil, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai seperangkat entitas yang terdiri dari hardware, software, dan brainware yang saling bekerjasama untuk menyediakan data yang diolah sehingga berguna dan bermanfaat bagi penerima data tersebut [3].

Monitoring

Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi berdasarkan indikator yang ditetapkan secara sistematis dan kontinu tentang kegiatan program sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program kegiatan itu selanjutnya. Pemantauan yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran (awarness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan berkadar tingkat tinggi dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu yang menunjukan pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu.(Mardisi, Gentiysa Tri:2013).[4]

Monitoring sendiri dapat diartikan sebagai kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaannya secara mantap, teratur dan terus-menerus dengan cara mendangar, melihat dan mengamati, serta mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut.[5]

Monitoring dapat didefinisikan sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan, memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan manajemen proyek (Mudjahidin, Putra, 2010).[6]

Hotline Order Hotline Order adalah layanan pemesanan suku cadang khusus langsung ke AHM, jika

suku cadang yang dibutuhkan tidak tersedian di AHASS. AHM bekerjasama dengang seluruh AHASS di Indonesia untuk memenuhi kebutuhan suku cadang pelanggan setia Honda [7].

Sistem Informasi Monitoring Hotline Order di PT. Daya Anugrah Mandiri Cabang Cikarang Berbasis Web


51

Website (Web) Menurut Nugroho dalam Aprisa (2015) menjelaskan bahwa Website atau situs dapat

diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang berasal dari file-file berisi bahasa pemrograman yang saling berhubungan digunakan untuk menampilkan informasi, gambar bergerak, suara dan atau gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat sgtatis maupun dinamis [8].

Secara umum website dapat diartikan sebagai sebuah halaman yang tersedia dalam sebuah server yang dapat diakses menggunakan jaringan internet dimana di dalamnya berisi bermacam-macam informasi dari suatu konten tertentu. Sebuah halaman web yang tampil pada jejaring, umumnya dibuat melalui serangkaian plain text yang dikenal dengan istilah HTML(Hyper Text Markup Language) atau XHTML(Extensible Hyper Text Markup Language) [9].

Web adalah sebuah sistem dimana informasi dalam bentuk teks, gambar, suara dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah internet webserver ditampilkan dalam bentuk HTML (Hyper Text Markup Language) (Sutanta, 2005:546) [10].

2. METODE PENELITIAN Pengembangan aplikasi sistem informasi monitoring ini menggunakan model sequensial

linear (waterfall). Menurut Mulyarto, ada 5 tahapan utama dalam The Waterfall Model. Disebut waterfall (berarti air terjun) karena memang tahapan prosesnya mirip dengan ir terjun yang bertingkat.

Tahapan-tahapan dalam The Waterfall Model secara ringkas adalah sebagai berikut: a. Tahap analisis, bertujuan untuk mencari kebutuhan pengguna dan organisasi serta

menganalisa kondisi yang ada (sebelum diterapkan sistem informasi yang baru). Didalam tahapan ini peneliti menggunakan metode wawancara terhadap admin dan pelanggan hotline order untuk memperoleh data yang dibutuhkan sistem dan kebutuhan hardware, semua kebutuhan itu bertujuan untuk membuat suatu sistem informasi monitoring hotline order yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh admin dan pelanggan.

b. Tahap desain, proses ini digunakan sebelum memasukkan coding pada pembuatan aplikasi. Setelah data yang dibutuhkan sudah terpenuhi pada requirement analisis, selanjutnya mendesain bentuk dari aplikasi yang akan dibuat dari tampilan utama, sub menu, gambar serta tata letak tombol pada aplikasi.

c. Tahap implementasi merupakan tahapan untuk mendapatkan atau mengembangkan hardware dan software (pengkodean program), melakukan pengujian, pelatihan dan perpindahan ke sistem baru.

d. Tahap testing, pengujian ini ditunjukkan untuk menguji keterhubungan dari tiap-tiap fungsi perangkat lunak untuk menjamin bahwa persyaratan sistem telah terpenuhi. Setelah program selesai dibuat kemudian dilakukan pengujian, apakah aplikasi sudah sesuai dengan keinginan peneliti. Digunakan media blackbox untuk melakukan pengujian terhadap aplikasi yang sudah dibuat.

e. Tahapan perawatan (maintenance) dilakukan ketika sistem informasi sudah dioperasikan. Pada tahapan ini dilakukan monitoring process, evaluasi dan perubahan (perbaikan) bila diperlukan.



52

Gambar 1. Metode Waterfall [11]

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

a. Use Case Diagram Sistem yang Sedang Berjalan

Gambar 2. Use Case Diagram Sistem yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan bisa digambarkan seperti use case pada Gambar 2. Pada saat suku cadang dipesan, konsumen hanya akan menunggu informasi dari inventory jika suku cadang sudah tersedia di AHASS. Konsumen tidak mengetahui progres pesanan sudah sampai mana, yang menyebabkan harus mendatangi atau menghubungi pihak AHASS untuk menanyakan progres pesanannya.

Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Analisis kebutuhan sistem menguraikan minimum spesifikasi yang dibutuhkan sistem agar dapat berjalan dengan semestinya. Selain itu juga untuk meminimalkan masalah atau kendala yang terjadi akibat spesifikasi yang dibutuhkan tidak terpenuhi. Berikut spesifikasi minimum perangkat keras yang dibutuhkan:

System

Pendaftaran Hotline Order

Inventory

Customer

Ekspedisi Main Dealer

Pemesanan Sparepart

Pengambilan

Pengiriman

Main Dealer



53

Tabel 1. Spesifikasi Minimum Hardware

No. Jenis Komponen

1 CPU Intel Core i3

2 Memori (RAM) 2GB

Tabel 2. Spesifikasi Minimum Software

No. Jenis Komponen

1 Software Xampp

StarUml

Notepad++

Bootstrap

2 Database MySQL

3 Operation System Windows 7 32 Bit

Rancangan sistem diusulkan

Pada Gambar 3. adalah rancangan sistem yang akan dibuat. Berawal dari konsumen yang memesan suku cadang melalui jalur hotline order, kemudian data pesanan diinput dan dikirimkan datanya oleh inventory ke main dealer agar dapat segera dikirimkan. Data konsumen yang sudah diinput akan secara otomatis memberikan nomor pada pesanan tersebut yang nantinya dapat digunakan untuk tracking pesanan di web. Ketika suku cadang tersebut sudah tersedia di AHASS, inventory akan mengupdate status pesanan pada web dan konsumen akan tahu jika pesanan sudah ready.

Gambar 3. Desain Sistem yang Diusulkan

Desain Interface Pada Gambar 4. Form login, akan menampilkan input username dan password serta tombol login untuk masuk ke halaman dashboard.



54

Gambar 4. Form Login

Setelah masuk ke halaman dashboard, akan ditampilkan data order (pesanan) pada menu sistem informasi tracking order, dan menu order untuk kelola order, product untuk kelola master product, user untuk kelola akun user, dan menu logout untuk keluar dari sistem seperti pada Gambar 5.

Gambar 5. Halaman Dashboard

Pada Gambar 6. Halaman tambah order, admin atau staf dapat memasukkan data konsumen dan data suku cadang yang akan dipesan berdasarkan tipe sepeda motor konsumen. Terdapat tombol save untuk simpan, update untuk memperbarui data, dan cancel untuk membatalkan penyimpanan data order.

Silahkan Login

(type Username)

(type Password)

Login

Sistem Informasi Tracking Order Order Product User Logout

Data Order



55

Gambar 6. Halaman Tambah Order

Untuk konsumen, ketika alamat web sudah diketik akan muncul halaman seperti Gambar 7. Pada halaman ini konsumen cukup mengetikkan nomor order kemudian klik tombol search untuk menampilkan data tracking order.

Gambar 7. Halaman Tracking Order

Implementasi Sistem

• Implementasi Interface

Sesuai dengan desain halaman login, implementasi nya tidak jauh berbeda. Terdapat kolom untuk input username, password dan tombol login untuk masuk.

Gambar 8. Implementasi Halaman Login

Sistem Informasi Tracking Order Order Product User Logout

Edit Order

Code

Nama Pelanggan

Status

Detail Order

Add Product

Code Name Price Qty Total Action

Save Update Cancel

Sistem Informasi Tracking

Order

Login

Search (input no.order)



56

Pada halaman dashboard, dalam implementasinya menampilkan data order yang dapat dikelola oleh admin atau user. Serta ada pilihan untuk berpindah ke halaman product untuk mengelola data product dan user untuk mengelola data user.

Gambar 9. Implementasi Halaman Dashboard

Untuk menambahkan pesanan, dari halaman dashboard/order klik tambah order untuk menambahkan pesanan konsumen. Pada halaman tambah order, kolom-kolom yang ada wajib diisi untuk disimpan di database. Agar nantinya dapat di tracking oleh konsumen dan user.

Gambar 10. Implementasi Halaman Tambah Order

Halaman tracking order ini khusus untuk mencari data dari pesanan yang telah diproses oleh admin. Pada kolom tracking order, terdapat field kosong yang harus diisi dengan nomor order yang diberikan oleh admin/user agar data yang muncul dapat sesuai dengan yang dicari.



57

Gambar 11. Implementasi Halaman Tracking Order

• Implementasi Database Berikut ini adalah gambar dari relasi database sistem yang dibuat. Data dari setiap bagian harus terintegrasi agar dapat membuat sebuah sistem informasi yang baik.

Gambar 12. Implementasi Databse

Pengujian

Pengujian Sistem Informasi Monitoring Hotline Order ini menggunakan data uji berupa sebuah data input dari petugas pada sistem informasi yang telah dibuat. Berikut relasi tabel Sistem Informasi Monitoring Hotline Order di PT. Daya Anugrah Mandiri Cabang Cikarang:

a. Kasus dan Pengujian Pada Menu Login

Tabel 3. Kasus dan Pengujian Proses Login (Data Valid)

Kasus dan Hasil Pengujian Login (Valid)

Data Masukan Yang Diharapkan Pengamatan Kesimpulan

Masukan Username dan password sesuai dengan yang tersimpan di database

Menampilkan menu utama

Sesuai dengan yang diharapkan

[V] Diterima [ ] Ditolak

Kasus dan Hasil Pengujian Login (Not Valid)



58

Masukkan username sesuai dengan yang berbeda di database

Tidak masuk ke halaman utama

Muncul peringatan “Your username doesn’t match”


Masukkan password sesuai dengan yang berbeda di database


Muncul peringatan “Your password doesn’t match”


Username atau password tidak diisi


Muncul peringatan “The usernama field is required. The password field is required.”


b. Kasus Pengujian Pada Menu Tambah Order

Tabel 4. Kasus dan Pengujian Menu Tambah Order

Kasus dan Hasil Pengujian Tambah Order (Valid)


Masukkan data nama pelanggan, pilih status dan add product

Data tersimpan di database

Sesuai dengan harapan


Kasus dan Hasil Pengujian Tambah Order (Not Valid)

Kosongkan data nama pelanggan, pilih status dan product

Data tidak tersimpan di database

Muncul peringatan “Data harus diisi”


c. Kasus dan Pengujian Menu Tambah User

Tabel 5. Kasus dan Pengujian Tambah User

Kasus dan Hasil Pengujian Tambah User (Valid)


Masukkan data calon User




Kasus dan Hasil Pengujian Tambah User (Not Valid)

Kosongkan data calon User

Data tidak tersimpan



d. Kasus dan Pengujian Tambah Product

Tabel 6. Kasus dan Pengujian Tambah Product

Kasus dan Hasil Pengujian Tambah Product


Masukan data suku cadang




Kasus dan Hasil Pengujian Tambah Product

Kosongkan data suku cadang

Data tidak tersimpan di database





59

Maintenance

1. Operasi Sistem Operasi sistem yang terdiri dari beberapa sub diantaranya:

a. Menentukan waktu operasional sistem yang sudah dibangun. b. Melakukan training kepada User secara langsung memonitoring untuk

mengupayakan tidak terjadi kesalahan pengguna saat aplikasi sudah dijalankan. c. Instalasi aplikasi di komputer. d. Sistem siap untuk dioperasikan.

2. Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan adalah suatu proses pengawasan atau kegiatan yang ditujukan

terhadap tool kerja dan aplikasi. Pemeliharan dilakukan agar peralatan dan juga aplikasi yang telah dibuat dapat beroperasi dengan normal, optimal, handal dan melalui standar kinerja. Dalam hal ini proses pemeliharaan peralatan Hardware dan Software. Tujuannya sendiri dari pemeliharaan ini adalah untuk terjaminnya kontinuitas operasional dan pengoptimalan tool Hardware dan Software.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan 1. Aplikasi web ini akan dapat sangat membantu kosumen untuk mengecek status

product ordernya. 2. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan sistem web yang akan membuat data jadi

terintegrasi dan terkoordinasi dengan baik. 3. Inventory lebih mudah untuk memisahkan antara stok reguler dan hotline order.

Saran

1. Dari fitur-fitur yang dimiliki aplikasi web ini diharapkan akan banyak yang dikembangkan agar lebih baik dan komplit lagi.

2. Diharapkan kedepannya sistem dapat ditambah fitur pengingat pengambilan product order.

3. Juga tambahan untuk rincian posisi real time product order. 4. Diharapkan dapat bekerjasama dengan AHASS terutama dalam harga eceran

tertinggi (HET)

DAFTAR PUSTAKA [1] Harry Dhika, Lukman, Aswin Fitriansyah. Perancangan Sistem Informasi Jasa

Pengiriman Barang Berbasis Web. Jurnal SIMETRIS, Vol 7 No.1 April 2016. [2] Putu Agus Yudisuda Indrakarna, Teguh Sutanto, Vicky M. Taufik. Rancang Bangun

Sistem Informasi Pelacakan Dan Pemantauan Paket Kiriman Berbasis Web Dengan Bantuan Mobile Android Abstract. Jurnal JSIK Vol 1, No.2 (2012).

[3] Asti Herliana, Prima Muhamad Rasyid. Sistem Informasi Monitoring Pengembangan Software Pada Tahap Development Berbasis Web. Jurnal Informatika, Vol.III No.1 April 2016.

[4] Harry Dhika, Lukman, Aswin Fitriansyah. Perancangan Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang Berbasis Web. Jurnal SIMETRIS, Vol 7 No.1 April 2016.

[5] Wagimin, Helfi Nasution, Novi Safriadi. Rancang Bangun Sistem Informasi Minitoring Sertifikasi Pegawai Berbasis Web Pada PT. PLN (Persero) Wilayah Kalimantan Barat. Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi (JUSTIN) Vol.5, No.3, (2017).

[6] Johanes Fernandes Andry. Sistem Informasi Monitoring Proyek Furniture Di PT. XYZ Studia Informatika: Jurnal Sistem Informasi, 9 (2), 2016, 213-220

[7] www.saibumi.com>artikel-76294-hotlineorder



60

[8] Ade Hendini (2016). Permodelan UML Sistem Informasi Monitoring Penjualan dan Stok Barang (Studi Kasus; Distro Zhezha Pontianak). Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol. IV, No.2 Desember 2016.

[9] Asti Herliana, Prima Muhamad Rasyid. Sistem Informasi Monitoring Pengembangan Software Pada Tahap Development Berbasis Web. Jurnal Informatika, Vol.III No.1 April 2016.

[10] Andri Prasetyo, Rahel Susanti. Sistem Informasi Penjualan Berbasis Web Pada PT. Cahata Sejahtera Sentosa Blitar. Jurnal Ilmiah Teknologi dan Informasia ASIA (JITIKA), Vol.10, No. 2 Agustus 2016.

[11] Aang Alim Murtopo, Devi Cici Angesti. Sistem Informasi Pelayanan Tagihan Rekening Dan Pengaduan Pelanggan Berbasis SMS Gateway Di PDAM Kota Tegal. Jurnal SIMETRIS, Vol. 8, No.2, November 2017.

Documents

SISTEM INFORMASI MONITORING HOTLINE ORDER DI PT. DAYA