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Schlanke Prozesse im Büro by Sabine Leikep www.leikep.com

SL- Büroeffizienz

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SL- Büroeffizienz

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Schlanke Prozesse im Büro

by Sabine Leikep

www.leikep.com

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„Selbst eine noch so gute Produktion kann meist nicht

herausholen, was zuvor im Büro

schief läuft!Dr. Richard Glahn, Berater und Fachbuchautor

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30 % mehr Produktivität in den Büros ist möglich!

Ergebnis der Studie „Lean Office“, durchgeführt 2006 vom Fraunhofer IPA

und dem KAIZEN Institute.

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Rund ein Drittel der Büroarbeit: nicht umsonst,

aber vergebens!

Was bedeutet „Lean im Büro“?Interne und externe Kunden verschwendungsfrei bedienen

„Lean“ ist zu verstehen im Sinne von „einfach“

Dinge öfter mal hinterfragen statt Routine

Gesunden Menschenverstand einsetzen

Wie werden Büros „LEAN“?

Verschwendung sehen und eliminieren

Wertschöpfung erhöhen

Kontinuierlich verbessern

Ganze Prozesse betrachten und optimieren

Basis: KAIZEN Philosophie

KAI = Veränderung

KAIZEN = Herzstück des Toyota Produktionssystems

KAIZEN = viele kleine Schritte mit großer Wirkung

KAIZEN = every day, everywhere, everybody (Masaaki Imai, Begründer der KAIZEN-Philosophie)

ZEN = zum Guten/Besseren

Foto: ManagementCircle AG

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Das 6-Level-Modellnach Klaus Bieber

Bewährte Vorgehensweise:

© 2010

6 Level für Exzellenz in der Administration

Level 1Schaffen einerguten Ausgangs-situation durch

Level 2Verbesserung der

Level 3Einsparung durch

Level 4Verbesserung desguten Zustandesdurch weitere

Level 5Volle Verantwortungfür

Level 6Prozess-beherrschungdurch

Selbst-organisation

Verschwendungs- bewusstsein 5S Kampagne Ziele und Roadmap

Zusammenarbeit Ablaufstandards Ablagestandard I&K-Standards Büromaterial-Kanban Service-Standards

Prozess-verbesserung

Optimierungim Team

Visuelles Management Teamtafel Zielauflösung

Flexibles Arbeitenim Team

Aufgabenanalyse Mobilitätskonzept Raum-, l&K-Konzept

„Best in class“ 0-Linien Benchmarking

Verschwendungs-Bewusstsein und -beseitigung

0-Fehler

0-Durchlaufzeit0-Papier

100% VisuellesManagement undZielauflösung

100% Flexibilität0-Fläche

Null-Linien

Makigami / VSM / Prozessmapping Problemlösungsstory

Level 1 Basis für weitere Verbesserungen

๏ Idealen Ordnungszustand schaffen

๏ Dinge aussortieren, die nicht benötigt werden

๏ Verschwendung erkennen

๏ Sofort-Prinzip anwenden

๏ Einfache und einheitliche Ablagesysteme

๏ Zielsetzung/Roadmap erstellen

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Sortiere unnötige Dinge aus

Sauberkeit schaffen und erhalten

Systematisch Ordnung schaffen

Standards entwickeln

Selbstdisziplin verbessern, um Ordnung und Sauberkeit zu

erhalten

5S

38 nicht mehr benötigte neuwertige Möbelstücke (Schränke, Tische, Rollcontainer, Ordnerrondelle), Wert ca. 13.200 Euro

Ergebnis eines 5S/5A-Workshops mit ca. 25 Mitarbeitern

Ungefähr zwei Tonnen Papier entsorgt

840 frei gewordene Ordner, fast alle wieder verwendbar

Neues und neuwertiges Büromaterial freigesetzt, das für ca. ein Jahr reicht

Ca. 50 m2 Flächengewinn durch weniger Mobiliar (Stell- und Funktionsflächen)

Diverse nicht benutzte Elektrogeräte (Bildschirme, Tastaturen, Dockingstation, Handy, Kaffeemaschine etc.)

Level 2 Standards schaffen

๏Gemeinsame Regeln für bessere Zusammenarbeit

๏Suchzeiten minimieren

๏Zuständigkeiten klären

๏Wichtiges auf einen Blick erkennbar machen

๏Büromaterial-Kanban

Büromaterial-Kanban

Level 3 Interne/externe Kunden im Fokus

๏Durchlaufzeiten verbessern

๏Engpässe beseitigen

๏Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit

๏Prozesse anschauen und optimieren

๏Prozessmapping, Problemlösungsstory als Methoden

Foto: Schallenkammer Magnetsysteme GmbH, www.schallenkammer.de

Level 4 Teamgeist entstehen lassen

๏Erfolgsgrößen ermitteln und Kennzahlen erfassen

๏Visuelles Management

๏Fortschritte und Handlungsbedarf werden erkennbar

๏Teamtafel/Zielauflösung

Level 5 Zusammenarbeit weiter Verbessern

๏Kulturwandel ist fortgeschritten

๏Die Verhältnisse beeinflussen das Verhalten der Menschen

๏Flexibilität durch nonterritoriales Arbeiten möglich

๏Aufgabenanalyse, Mobilitätskonzept

Level 6 Benchmarking

๏Wo stehen wir?

๏Selbsteinordung

๏Austausch und Vergleich intern oder extern

๏Ziel: Best in Class

Methoden sind eine Seite der Medaille ...

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„Exzellenz ist keine Frage der Methode sondern der inneren

Haltung!“Klaus Bieber, Berater und Fachbuchautor

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Was steckt bei Toyota hinter den Methoden?

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Gutes Denken - gute Produkte

Zuerst die Menschen entwickeln

Respektvoller Umgang miteinander

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Was bedeutet das für die Menschen im Lean-Prozess?

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Wollen

Motivation

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Können

Qualifikation

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Dürfen

Freiraum, Befugnis, Vertrauen

๏Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen

๏Der Lean-Prozess braucht volle Unterstützung durch das Management

๏Management muss sich der Sache verschreiben (Commitment)

๏Fördern und Fordern

Welche Rolle spielen die Führungskräfte und das Top-Management?

„In Dir muß brennen,

was Du in anderen entzünden willst.“

Aurelius Augustinus (354-430), Bischof u. Kirchenlehrer

Mike Rother:Die Kata des Weltmarktführers - Toyotas ErfolgsmethodenCampus VerlagISBN 978-3-593-38996-7Preis: 39,90 €

Tipps für den Weg zum Lean Office

Richard Glahn:Effiziente Büros - Effiziente ProduktionCETPM PublishingISBN 978-3940775061Preis: 29,95 €

Richard Kugel:Das kleine Buch von Office ExcellenceBooks on Demand GmbHISBN 978-3839166482Preis: 29,90 €

Sabine Leikep/Klaus Bieber:DER WEG - Effizienz im Büro mit Kaizen-MethodenBooks on DemandISBN 978-3833463419Preis: 28,00 €

Literatur

Hilfsmittel

WEIGANG-Vertriebs-GmbHKapellensteige 20D 97246 EibelstadtTelefon: +49 9303 98 160-0Telefax: +49 9303 98 160-20E-mail: [email protected]

Richard Glahn:World Class ProcessesCETPM PublishingISBN 978-3940775030Preis: 29,95 €

Schallenkammer Magnetsysteme GmbHKetteler Straße 4397222 RimparTelefon: +49 (0)9365 / 8076-0Telefax: +49 (0)9365 / 8076-45 E-Mail: [email protected]

Lean Office hautnah erleben und praxisnah lernen im LEHRBÜRO des CETPM

www.lehrbuero.de

Praxis

Kalligraphie: Renate Bäzner, www.renatebaezner.de

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Viel Erfolg auf Ihrem Weg zum

Lean Office.