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So organisieren Sie alle Termine mit Leichtigkeit – auch wenn Ihr Chef einmal nicht kooperiert Darum sollten Sie diesen Beitrag lesen: Kommt es vor, dass Ihr Chef das Büro verlässt und Sie we- der wissen, wo er ist, noch, wann er wieder zurückkommt? Oder macht Ihr Chef selbst Termine aus, und Sie müssen an- dere dann wieder absagen? Vielleicht ist es Ihnen auch schon passiert, dass Ihr Chef einen Termin ohne Ihr Wissen abgesagt hat und Sie schon alles vorbereitet hatten? Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie das frustrierende Durcheinan- der in den Griff bekommen und Ihren Chef zu mehr Koopera- tion bewegen. 8 Argumente, warum Sie als Sekretärin bei der Terminplanung der Boss sein sollten ........... Seite 002 Motivieren Sie Ihren Chef, Ihnen Termine und Änderungen unverzüglich mitzuteilen ................ Seite 004 Bestehen Sie auf genauen Angaben: Wer trifft wen wo und von – bis? ...................................... Seite 005 So bringen Sie Ihren Chef dazu, sich an den Zeitplan zu halten ....................................... Seite 007 Halten Sie unangemeldete Besucher fern ......... Seite 014 Koordinieren Sie Ihre Aufgaben mit dem Terminplan Ihres Chefs ...................................... Seite 015 Schaffen Sie Ihrem dauergestressten Chef Zeitreserven durch kluge Terminierung .............. Seite 017 Das können Sie tun, damit aus Terminschwierig- keiten keine Informationsdefizite werden .......... Seite 019 Das Sekretärinnen-Handbuch www.sekretaerinnen.de 001 T 44 Bitte nehmen Sie den Beitrag T 44 heraus, soweit dieser noch in Ihrem Sekretärinnen- Handbuch vorhanden ist. Er ist veraltet und wird durch diesen ak- tuellen Beitrag ersetzt. Terminmanagement Die Autorin, Martina Schröck, ist Industriekauffrau/Tecnica comer- cial-administrativa para la Industria (Abschluss vor der Deutschen IHK für Spanien, Barcelona) und Diplom-Kulturwirtin an der Univer- sität Passau. Bevor sie sich als Journalistin, Werbetexterin und An- bieterin flexibler Sekretariatsdienste selbstständig machte, arbeitete sie als Redaktionsassistentin sowie als Sekretärin und Assistentin der Geschäftsführung in vielen Branchen. T44-Terminmanagement.qxd 30.01.2007 19:04 Seite 1

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Page 1: So organisieren Sie alle Termine mit Leichtigkeit – auch ... · So organisieren Sie alle Termine mit Leichtigkeit – auch wenn Ihr Chef einmal nicht kooperiert Darum sollten Sie

So organisieren Sie alle Termine mitLeichtigkeit – auch wenn Ihr Chefeinmal nicht kooperiert

Darum sollten Sie diesen Beitrag lesen:

Kommt es vor, dass Ihr Chef das Büro verlässt und Sie we-der wissen, wo er ist, noch, wann er wieder zurückkommt?Oder macht Ihr Chef selbst Termine aus, und Sie müssen an-dere dann wieder absagen? Vielleicht ist es Ihnen auchschon passiert, dass Ihr Chef einen Termin ohne Ihr Wissenabgesagt hat und Sie schon alles vorbereitet hatten? LesenSie in diesem Beitrag, wie Sie das frustrierende Durcheinan-der in den Griff bekommen und Ihren Chef zu mehr Koopera-tion bewegen.

� 8 Argumente, warum Sie als Sekretärin bei der Terminplanung der Boss sein sollten ........... Seite 002

� Motivieren Sie Ihren Chef, Ihnen Termine und Änderungen unverzüglich mitzuteilen ................ Seite 004

� Bestehen Sie auf genauen Angaben: Wer trifft wen wo und von – bis? ...................................... Seite 005

� So bringen Sie Ihren Chef dazu, sich an den Zeitplan zu halten ....................................... Seite 007

� Halten Sie unangemeldete Besucher fern ......... Seite 014� Koordinieren Sie Ihre Aufgaben mit dem

Terminplan Ihres Chefs ...................................... Seite 015� Schaffen Sie Ihrem dauergestressten Chef

Zeitreserven durch kluge Terminierung.............. Seite 017� Das können Sie tun, damit aus Terminschwierig-

keiten keine Informationsdefizite werden .......... Seite 019

Das Sekretärinnen-Handbuchwww.sekretaerinnen.de

001T 44

Bitte nehmen Sie denBeitrag T 44 heraus,soweit dieser noch inIhrem Sekretärinnen-Handbuch vorhandenist. Er ist veraltet undwird durch diesen ak-tuellen Beitrag ersetzt.

Terminmanagement

Die Autorin, Martina Schröck, ist Industriekauffrau/Tecnica comer-cial-administrativa para la Industria (Abschluss vor der DeutschenIHK für Spanien, Barcelona) und Diplom-Kulturwirtin an der Univer-sität Passau. Bevor sie sich als Journalistin, Werbetexterin und An-bieterin flexibler Sekretariatsdienste selbstständig machte, arbeitetesie als Redaktionsassistentin sowie als Sekretärin und Assistentin derGeschäftsführung in vielen Branchen.

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8 Argumente, warum Sie als Sekretärin bei der Terminplanung der Boss sein sollten

Zwei Beispiele aus der Praxis:

Juttas Chef macht einige Termine selbst aus, anderewiederum lässt er von Jutta organisieren. Leider ver-gisst er immer wieder, sie über Termine, die er verein-bart hat, sofort zu informieren. Viele doppelt vergebe-ne Termine sind die Folge. Jutta verbringt deshalb na-hezu jeden Tag eine Stunde ihrer Arbeitszeit nur da-mit, Termine abzusagen und neu zu organisieren. Daes mehrere Kalender gibt – Juttas Kalender und dasNotebook ihres Chefs –, weiß sie nie ganz sicher, wannihr Chef Zeit hat. Das Terminchaos ist zum Alltag ge-worden.

Welche Erleichterungen es bringt, wenn Chef und Se-kretärin an einem Strang ziehen, zeigt folgende Vereinba-rung:

Silke führt für ihren Chef einen gemeinsamen Termin-kalender in Outlook. Den können beide einsehen. Silkeorganisiert alle Termine ihres Chefs eigenständig, ihrChef teilt ihr seine Terminwünsche mit und machtselbst keine Termine aus. Dadurch ist Silke immer aufdem aktuellen Stand und kann ausgezeichnet organi-sieren: Sie verschickt Terminbestätigungen und Einla-dungen, bucht Räume, Bewirtung und Technik und be-reitet alle nötigen Unterlagen für die Sitzungen vor.

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Beispiel 1:

Beispiel 2:

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Wie wird aus Ihrem Chef ein Traumboss wie der von Silke?

Gehen Sie behutsam vor, und bringen Sie immer wiederein paar der folgenden Argumente zur Sprache:

Aber Vorsicht! Zwingen Sie Ihren Chef nicht, die Ter-minplanung sofort aus der Hand zu geben! Viele Chefsbefürchten, „fremdbestimmt“ zu werden. Sich von Ge-wohnheiten zu verabschieden, braucht Zeit. Manche sindes nicht gewohnt, von der Sekretärin umfassend entlastetzu werden. Lassen Sie Vertrauen wachsen.

Wenn Sie eine neue Stelle antreten, können Sie die Ter-minfrage unkompliziert ansprechen, etwa so:

„Ich habe bisher die Erfahrung gemacht, dass die Ter-minplanung hervorragend funktioniert, wenn die Se-

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So überzeugen Sie Ihren Chef – 8 Argumente, warum nur Sie

Termine ausmachen sollten

1. Ich bin Kommunikationsschnittstelle und muss die Termine auf dem aktuellen Stand führen. Also sollte mein Kalender der gültige sein. Mehrere Kalender stiften nur Verwirrung.

2. Wenn nur ich Termine ausmache, vermeiden wir Überschneidungen.

3. Ich muss stets im Bilde sein, wo Sie sind. Nur dann kann ich Auskünfte geben, falls Siesich einmal verspäten.

4. Ab und an fragen Kollegen oder Ihr Vorgesetzter, wo Sie gerade sind und wann Siewieder da sein werden. Sie und ich machen eine schlechte Figur, wenn ich mit „KeineAhnung“ antworten muss. Und für wichtige Informationen sind Sie nicht zu erreichen!

5. Wenn ich über Ihre Termine informiert bin, bereite ich sie vor: Ich versendeTerminbestätigungen, erstelle Unterlagen, organisiere die Räume und vieles mehr.

6. Wenn ich die Namen der Besucher vorher weiß, kann ich auch mir Unbekannte mitdem Namen anreden. Damit wirken wir als Unternehmen sehr professionell.

7. Wenn ich nur lückenhaft Kenntnis von Ihren Terminen habe, muss ich Sie öfter stören.

8. Sie sparen Zeit und Nerven, wenn ich Ihnen die Terminorganisation abnehme.

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kretärin alle Termine eigenständig ausmacht und sofortin einen gemeinsamen Kalender in Outlook oder LotusNotes einträgt. Wie ist das bei Ihnen geregelt?“

Mit dieser Formulierung fühlt sich Ihr neuer Chef nichtsofort überrumpelt. Wenn er die Terminplanung nichtgleich aus der Hand geben will, akzeptieren Sie es. Esgibt viele Tricks und Hilfen, wenn Ihr Chef nicht optimalkooperiert. Zeigen Sie Ihre Kompetenz – früher oder spä-ter wird Ihr Chef „anbeißen“.

Motivieren Sie Ihren Chef, Ihnen Termine undÄnderungen unverzüglich mitzuteilen

Die Terminorganisation läuft nur dann reibungslos, wennIhr Chef Sie jedes Mal informiert, wenn er einen Terminvereinbart, abgesagt oder geändert hat. Unterwegs kanner das telefonisch, per SMS oder per E-Mail tun. Moti-vieren Sie ihn dazu. Ihr Ziel ist es, im Gehirn Ihres Chefseinen Automatismus wachsen zu lassen: „Termin = Se-kretariat.“

Dazu gibt es einfache Hilfsmittel:

� Befestigen Sie auf dem Schreibtisch Ihres Chefs einenZettel mit der Aufschrift „Termine bitte an mich – Sa-bine Meyer“. Kleben Sie ein Foto von sich dazu. Dasist keineswegs albern! Nachrichten mit Bild prägensich besonders schnell im Gehirn ein.

� Stellen Sie Ihrem Chef ein Kästchen „Termine“ insBüro. Dort legt er einen Zettel mit dem Termin oderTerminwunsch und den dazugehörigen Unterlagen ab.

� Wenn Ihr Chef Humor hat – und das haben die aller-meisten Menschen –, „bestrafen“ und „belohnen“ Sieihn.

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Bestrafen: Ihr Chef hat einen Termin nicht weiterge-geben. Das macht 1 € ins Sparschwein. Damit sparenSie eine Pizza für sich und Ihren Chef zusammen.Oder Sie spenden an eine Hilfsorganisation.Belohnen: Wenn die Terminweitergabe funktionierthat, bereiten Sie gleich morgens den Lieblingstee IhresChefs zu oder legen seine Lieblingskekse zum Kaffeedazu. Ansonsten unterbleiben die Extras.

� Gerade wenn Ihr Chef sehr viele Termine hat, solltenSie auf einer fünfminütigen Besprechung jeden Tagbestehen. Am besten halten Sie die gleich vormittagsab. Sie sehen zusammen kurz die Tagestermine durchund klären, was sonst noch zu erledigen ist. Termin-probleme fallen Ihnen dann eher auf, und Sie könnensie meist noch beheben.

� Legen Sie Ihrem Chef abends als Letztes einen Aus-druck mit den Terminen des nächsten Tages hin, wennes mit der Besprechung nicht so regelmäßig klappt wiegeplant. Er kann Ihnen dann in aller Ruhe noch Kom-mentare (Bewirtungswünsche, Überschneidungen, Än-derungen …) dazuschreiben, und Sie haben das dannmorgens als Erstes auf dem Tisch.

Bestehen Sie auf genauen Angaben: Wer trifft wen wo und von – bis?

Sabines Chef ist in Eile, sagt: „Ich bin dann jetzt beider Firma Mühlen“ und verlässt das Büro. In den ge-meinsamen Outlook-Kalender hat er eingetragen: „9bis 11 Uhr Firma Mühlen.“

Kurz darauf ruft eine Kollegin an. Sie möchte demKollegen Rühle etwas ausrichten und fragt Sabine, ob

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Beispiel:

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ihr Chef besagten Herrn Rühle auf der Pressekonfe-renz trifft. Sabine kann nur sagen, dass ihr Chef zurFirma Mühlen gegangen ist. Die Kollegin sagt mür-risch: „Da ist doch die Pressekonferenz! Warum wis-sen Sie das nicht?“ Ob auch Herr Rühle an der Pres-sekonferenz teilnimmt, weiß Sabine auch nicht.

Wie vermeiden Sie in Zukunft solche Informations-lücken? Indem Sie darauf achten, dass alle Termine, dieSie in den Kalender eintragen, die sieben „Ws“ erfüllen:

Bei Terminen auf die sieben „Ws“ achten

1. Wer? (trifft)2. Wen?3. Wann (von – bis)?4. Warum?5. Wer geht noch mit?6. Was ist noch zu tun?7. Wie erreichbar?

Hätte Sabine bei ihrem Chef nachgehakt, hätte sie sofortfolgende Infos erhalten: Ihr Chef, der der Firma Mühlenund der der Firma Kaufig haben mehrere Journalisten zurPressekonferenz am 11. Oktober von 9 bis 11 Uhr bei derFirma Mühlen eingeladen. Thema ist das Energiesparen.

Die drei Unternehmen präsentieren Neuheiten für dasenergetische Sanieren. Die Präsentation ist von einemMitarbeiter der Entwicklungsabteilung erstellt worden,und Sabines Chef hat sie direkt per E-Mail bekommenund auf seinen PC geladen. Außer den drei Chefs nimmtkeine weitere Person aus Sabines Firma an der Konferenzteil. Erreichbar ist ihr Chef erst nach 11 Uhr.

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Beispiel (Fortsetzung):

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Arbeiten Sie in Zukunft mit einer Terminnotiz, die diesieben „Ws“ enthält. Die kann folgendermaßen ausse-hen:

Füllen Sie die Terminnotiz aus, wenn Ihr Chef Ihnen Ter-mine weitergibt –, und haken Sie sofort nach. Legen Sieihm einen Vorrat an Terminnotizen auf den Schreibtisch.

So bringen Sie Ihren Chef dazu, sich an den Zeitplan zu halten

Wie oft ist es Ihnen schon passiert, dass Ihr Chef die Ter-minplanung des Tages nicht eingehalten hat? Vielleichthat er überzogen und konnte dann andere Termine nichtmehr wahrnehmen? Optimieren Sie die Terminplanung,und erziehen Sie Ihren Chef.

Problem 1: Chef durchkreuzt die Planung

„Ich muss heute noch unbedingt einen Termin mit HerrnRüssler bekommen! Kümmern Sie sich sofort darum! Sa-

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Terminnotiz� Termin ist vereinbart � Bitte Termin noch vereinbaren

Besprechungsgrund

mit

Ort

Datum, von – bis

weitere Teilnehmer

vorbereiten

Kontakt

Erreichbarkeit

Sonstiges

www

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gen Sie dann alles andere ab!“, ruft Ihr Chef genervt, undschon fällt die Tür hinter ihm zu. Sie ahnen, dass der Kol-lege Rüssler kurzfristig nicht greifbar ist. Zudem ist esnicht das erste Mal, dass Ihrem Chef wichtige Angele-genheiten auf den letzten Drücker einfallen. Aber washilft es? Sie rufen die Sekretärin von Herrn Rüssler anund bitten um einen Termin.

Herr Rüssler ist, wie erwartet, nicht verfügbar? Dann su-chen Sie die zweitbeste Lösung für Ihren Chef. KlärenSie mit seiner Sekretärin:� Kann Herr Rüssler Ihren Chef kurz zurückrufen? � Kann Ihr Chef Herrn Rüssler zu einer bestimmten

Uhrzeit anrufen?� Möchte die Sekretärin kurz mit Ihrem Chef Rückspra-

che halten?

Sie erfahren, dass Herr Rüssler gegen 15 Uhr auf demHandy zu erreichen ist? Dann präsentieren Sie IhremChef diese zweitbeste Lösung. Sagen Sie dazu: „Wir ha-ben Glück gehabt, dass ich überhaupt so kurzfristig nochein Gespräch organisieren konnte.“

Wenn Ihr Chef ständig auf die Schnelle Termine aus-macht, halten Sie jeden einzelnen Fall in einer Liste fest.Nach etwa ein bis zwei Monaten legen Sie Ihrem Chefdie vor. Bitten Sie ihn, in Zukunft Terminanfragen früherzu stellen, etwa so:

„Chef, es kommt schon einmal vor, dass Sie mich bitten,sehr kurzfristig einen Termin für Sie zu vereinbaren. Ichmache sehr oft die Erfahrung, dass die Personen, die Siesprechen möchten, nur schwer zu erreichen sind und derTermin sich so, wie Sie ihn sich wünschen, nicht arran-gieren lässt. Ich würde die Termine gern zustande brin-

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gen, die Ihnen am besten passen. Dafür brauche ich nurmehr Vorlauf.“

Problem 2: Ihr Chef überzieht Termine fast immer

Wenn Ihr Chef sehr oft Sitzungen überzieht, sollten Sievon vornherein mehr Zeit einplanen. Oft wehren sich dieChefs gegen dieses „Mehr“ an Zeitverplanung.

Silvias Chef lässt für Kundenbesprechungen immer ei-ne halbe Stunde reservieren. Meist sitzt er eine Drei-viertelstunde bei seinen Besuchern. Unterdessen war-tet der nächste Kunde genervt bei Silvia im Büro. AlsSilvia anregt, künftig eine Dreiviertelstunde zu reser-vieren, lehnt ihr Chef ab: „Ich brauche nur eine halbeStunde. Ich möchte vormittags in drei Stunden sechsKundengespräche abwickeln können.“ Tatsächlichbenötigt ihr Chef meist vier Stunden – ein ständigesDilemma.

Was können Sie als Sekretärin tun?

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Führen SieBuch über die Termintreue Ihres Chefs. Bei allen Ter-minen, die im Unternehmen stattfinden, notieren Sie:

� Wie viel Zeit war eingeplant? � Wie lange hat die Sitzung tatsächlich gedauert? � Folgen der Überziehung (zum Beispiel: Ein Kunde

hatte keine Zeit mehr und ist gegangen.)

Diese Liste legen Sie Ihrem Chef nach ein bis zwei Mo-naten vor. Wetten, dass er sich das „Ich brauche nur einehalbe Stunde“ noch mal überlegt?! So könnten Sie die Liste kommentieren:

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Beispiel:

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„Chef, ich habe mal aufgelistet, wie viel Zeit Sie für IhreTermine benötigen und wie oft Sie mit der kalkuliertenZeit nicht hingekommen sind. Wie Sie sehen, gerät durchdie überzogenen Termine einiges durcheinander. Es sindsogar schon Kunden verärgert weggegangen. Was kön-nen wir tun? Soll ich mehr Zeit ansetzen, oder soll ich Siefrüher aus den Besprechungen herausholen?“

Beenden Sie Sitzungen

Sie klopfen kurz an und erinnern Ihren Chef freundlich,dass der nächste Besucher bereits einige Zeit wartet. Ambesten fragen Sie Ihren Chef im Fünfminutengesprächam Morgen, wann Sie auf keinen Fall stören sollen.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Bei hartnäcki-gen Besuchern greifen Sie zu einer Notlüge, etwa so:„Chef, Sie müssen jetzt zum Zug.“

Problem 3: Ihr Chef sagt Termine wieder ab

Haben Sie einen Chef, der vereinbarte Termine immerwieder absagt? Helfen Sie ihm, seine Zeit nicht mit un-nötigen Terminen zu vergeuden. Legen Sie ihm jedeTerminanfrage vor. Schreiben Sie ihm eine kleine Notizdazu, ob er zu diesem Termin noch Zeit hat. Ihr Chef ent-scheidet dann,

� ob er an einer Sitzung teilnehmen oder eine Vertretungschicken,

� nur das Protokoll erhalten,

� lieber mit dem Gesprächspartner telefonieren will.

Die Notiz kann folgendermaßen aussehen:

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