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Wissen systematisch managen Matthias Wieliki Referent der KGSt Bremen, 06. März 2015 Social Media Vielfalt richtig nutzen!

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Wissen systematisch managen

Matthias Wieliki Referent der KGSt

Bremen, 06. März 2015

Social Media Vielfalt richtig nutzen!

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Oder:

Wie Verwaltungen lernen können

– und was sie schon wissen!

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© KGSt® Köln,

Matthias Wieliki

Referent Programmbereich Personalmanagement

Aktuelle Themen & Projekte in der KGSt

Demografischer Wandel und Personalmanagement

Förderung der psychischen Gesundheit

Interkulturelle Öffnung

Personalauswahl

Ausbildung

Diplomstudium „Verwaltungsbetriebswirtschaftslehre“ (FHöV NRW - Köln),

Aufbaustudium „Verwaltungsinformatik“ (FHöV RLP - Mayen)

Masterstudium „Human Resource Management“ (Ruhr-Universität Bochum)

Berufserfahrung

9 Jahre kommunale Berufserfahrung im Bereich Personalmanagement, Organisation, IT, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in einer kleinen Kommune

Matthias Wieliki, Innovationszirkel "Junge Verwaltungskräfte", München, 04./05. November Seite 3

Kontakt:

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Demografie ist

Brennglas,

nicht Ursache

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Demografischer Wandel

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quantitativ und qualitativ gegensteuern

Arbeitsfähigkeit und Arbeitswilligkeit stärken

Instrumente und Prozesse

ausbauen/anpassen

Was können Sie tun?

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Wissen muss fachbereichs-

übergreifend gemanaged

werden.

Nicht vergessen!

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Die Identifikation, Nutzung,

Bewahrung, Verteilung und

der Ausbau von Wissen ist

für jede Organisation von

existentieller Bedeutung.

Stellenwert des Wissensmanagement

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Wissensbausteine (nach Probst)

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Gestaltungselemente

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Wie lässt sich Wissensmanagement optimal in

den organisatorischen Prozessen und in der

Aufbauorganisation verankern?

Welchen Wertbeitrag kann IT als Baustein eines

flexiblen WM leisten, um die Wissensziele einer

Kommune/Institution zu unterstützen?

Ziele des Organisations- und

Informationsmanagements

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Einfach muss

es sein.

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KGSt-Leitfragen als Grundlage

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In 9 Schritten Wissen systematisch managen

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Wirkung bestimmen

Leitfrage:

„Was wollen wir für unsere Bürger bewirken?“

Beispiel

„Im Fachbereich X sind die Beschwerden der Kunden

um 10 Prozent (im Vergleich zur letzten

Kundenbefragung) durch die erhöhte Leistungsqualität

wegen der Verbesserung der Kommunikations-,

Informations- und Interaktionsprozesse gesunken.“

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Adressaten eines Ziels

bei wem soll die definierte Wirkung eintreten?

Beispiele

Sekretärinnen-Workshop der Stadt Hamm

Wiki des Jobcenters der Stadt Arnsberg

Projekt „offenes Köln“

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Analyse der Ausgangslage

Bezogen auf die Adressaten der Wirkung z. B.

anhand folgender Faktoren:

Altersstruktur der Mitarbeiter?

bereits eingesetzte Methoden?

bereits genutzte Werkzeuge?

Wissensträger und die Relevanz ihres Wissens?

(…)

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Analyse der Ausgangslage

Beispiel für die Einschätzung der Relevanz von

Wissen aus Hamm:

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Anlässe, Herausforderungen

z. B. folgende

(Nach-) Besetzung einer Stelle = Eintritt eines

Mitarbeiters

Leistungserstellung = Aufgabenerfüllung

geplante/ungeplante Abwesenheit eines Mitarbeiters

Neu-/Umorganisation / Aufgabenänderung

geplanter/ungeplanter Austritt eines Mitarbeiters

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Im Rahmen einer abgestimmten Wissensmanagementstrategie

wird technikunterstützte Wissensweitergabe ergänzt durch

Maßnahmen zur professionellen Wissensbewahrung- und -

verteilung.

Zunächst werden prioritär die Bereiche erfasst, in denen

in absehbarer Zeit Funktionsträger mit Schlüsselwissen

und/oder Führungskräfte ausscheiden.

Die Wissensträger selbst erfassen und dokumentieren

ihr Wissen. Dann werden Mitarbeiter und Kollegen

einbezogen und moderierte Teamsitzungen durchgeführt.

Beispiel: Wissensbewahrung und –

Transfer in Erlangen (1)

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Beispiel: Wissensbewahrung und –

Transfer in Erlangen (2)

In den Teamsitzungen werden notwendige Ergänzungen und

Fragen der geeigneten Wissensweitergabe und der

Bereitstellung für die künftige tägliche Arbeit aller

Teammitglieder abgestimmt .

Die ausscheidenden Kolleginnen und Kollegen wirken in

den meisten Fällen engagiert mit, weil sie ein geordnetes

Haus hinterlassen wollen.

Ein Wissensbewahrungsprozess

umfasst 6 – 8 Personentage

mit Kosten von rund 3.000

EURO – also weniger als ein

durchschnittliches Monatsgehalt

der Wissensträger.

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Wissensbewahrung und -transfer

Problem und Lösung 1 :

Wiederbesetzungssperren, die vermeintlich Geld sparen,

verhindern persönliche Wissensweitergabe an Nachfolger. Es

wird ein paralleler Besetzungszeitraum von zwei Monaten

empfohlen – das sichert Wissen und spart Geld.

Problem und Lösung 2 :

Altersmäßig gleich besetzte Teams führen zum gleichzeitigen

Ausscheiden vieler Teammitglieder. Es werden altersgemischte

Teams und Wissensaustausch innerhalb der Gruppe empfohlen.

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Methoden „Der Weg zum Ziel“

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Methoden auswählen

Wie können Methoden zielgerichtet ausgewählt werden?

Welchen Beitrag leisten Methoden des

Wissensmanagements bei der Erreichung von Zielen?

Welche Ressourcen werden zur Erreichung der

beabsichtigten Wirkung gebunden?

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Methoden auswählen

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Werkzeuge „Methoden umsetzen“

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Werkzeuge im Fokus:

Social Media - im internen Einsatz

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Prozesse und Strukturen gestalten

Wissensmanagement muss Alltagsgeschäft für alle sein!

Führungskräfte sind Vorbilder!

Personal-, Organisations- und Informationsmanagement

bieten gemeinsam allen Beteiligten die nötigen

Methoden und Werkzeuge an, erklären und leiten an.

… aber: jeder tut es!

z. B. indem WM in allen Arbeitsprozessen ein Faktor ist, der

„automatisch mitgedacht“ wird.

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Die leidige Frage der Ressourcen

Erst mal schauen, was es schon alles gibt ?!?

Projekte z. B. an Nachwuchskräfte vergeben

Interkommunale Zusammenarbeit nutzen

EAGLE-Projekt der EU für technologiegestützte

Fortbildung in kleinen Kommunen

… aber ohne wird es nicht gehen!

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Evaluation durchführen

Wirkung von eingesetzten Methoden und Werkzeugen messen

Qualitative statt quantitative Kennzahlen

z.B. über Erkenntnisse aus dem MAG über den Stand der Wissensverteilung im Team

Zeitvergleiche oder Quervergleiche

(…)

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Kulturelle Voraussetzungen schaffen

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Matthias Wieliki

Referent der KGSt für Personalmanagement

Telefon +49 221 37689-36

[email protected]

www.kgst.de