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Année Universitaire : 2011/2012 Enseignant Encadrant : Mme Mihaela BARREAU Maîtres de stage : M TELLIER Jean-Pierre & M DIAS Thomas Stage au sein de la Qualité Achats 4ème Année, option Qualité et Sûreté de Fonctionnement Soutenu par FOUGHALI OMAR

Stage au sein de la Qualité Achats - DoYouBuzz · d’augmentation des performances qualité et logistique. Pour gagner en compétitivité, des ... performances globales de la supply-chain

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Année Universitaire : 2011/2012

Enseignant Encadrant : Mme Mihaela BARREAU

Maîtres de stage :

M TELLIER Jean-Pierre & M DIAS Thomas

Stage au sein de la

Qualité Achats 4ème Année, option Qualité et Sûreté de Fonctionnement

Soutenu par FOUGHALI OMAR

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Avant-propos

Mes remerciements s’adressent en premier lieu à mes maître de stage, Thomas

DIAS Responsable Qualité Achats et Jean-Pierre TELLIER ingénieur Qualité Achats pour

m’avoir fait partager toutes leurs expériences et leurs compétences ; pour le temps qu’ils

ont pris durant ces 4 mois de stage afin de me former et de répondre à toutes mes

questions.

J’adresse aussi mes remerciements à :

L’équipe Qualité Achats, pour leurs nombreux conseils et leur support.

Toute l’équipe Achats, qui a apprécié mon travail et n’a pas hésité à m’apporter un regard

extérieur qui m’a beaucoup aider.

Dominique Gautier pour son accueil et nombreux services qu’elle m’a rendu.

Mihaela Bareau, ma tutrice de stage pour avoir pris le temps de me rendre visite.

Enfin, merci à toutes les personnes de GE Power Conversion que j’ai rencontrées

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Stage au sein de la Qualité Achats

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I. Introduction

Pour maîtriser les activités et satisfaire les clients, les entreprises doivent pouvoir

s’appuyer sur des fournisseurs et sous-traitants fiables. Sinon, comment fournir des

produits ou services conformes, avec des matières premières non-conformes, des

transporteurs en retard, des prestataires de maintenance non réactifs… ?

Il faut donc évaluer, sélectionner et suivre dans le temps les fournisseurs, ce point

est d’ailleurs une exigence des référentiels en management de la qualité (iso9001, iso

13485, EN9100, iso 17025..). Cette prise en compte fait aussi partie des normes de

management de l’environnement et de la sécurité alimentaire… Donc, quel que soit le

type d’organisation, un service qualité achats aide à améliorer la politique achat et à

construire des partenariats durables.

GE Energy Power Conversion est une entreprise spécialisée dans la conversion

d’énergie. Ce marché, en pleine expansion, s’est ouvert à une concurrence plus forte ces

dernières années. La fonction achats représente plus de 60% du Chiffre d’Affaire et

constitue un levier stratégique pour l’entreprise en termes de réduction des coûts et

d’augmentation des performances qualité et logistique. Pour gagner en compétitivité, des

activités de sourcing dans les pays émergents (Chine, Inde, etc…) sont déployées. Comme

tous secteurs stratégiques, cette activité doit être pilotée et maitrisée au plus haut niveau.

Elle doit développer des partenariats à moyen et long terme pour optimiser les

performances globales de la supply-chain.

De plus l’entreprise est en pleine intégration des procédures globales GE Energy et

par conséquence connaît plusieurs mouvements. La Qualité Achats étant aussi

concernée par ceci, elle a fait appel à moi pour les supporter dans les tâches

quotidiennes à savoir, le traitement des anomalies fournisseurs, les relances d’actions

correctives suite aux audits, la préparation et la réalisation des audits et enfin le reporting

du service. J’ai également participé à l’optimisation de plusieurs processus pour répondre

aux nouvelles exigences GE Energy en utilisant mes compétences dans le domaine de

l’informatique.

Donc, Quels sont les processus GE Energy dans le domaine de la qualité

Achats ? Comment peut-on les intégrer dans le service Achats de GE Power

Conversion et quels sont les moyens qu’on peut utiliser pour les optimiser ?

Par le biais de mon rapport de stage où je vous présenterai l’entreprise ainsi que

mes missions, j’essaierai de répondre à ces questions.

Comme note d’approfondissement, je vais vous présenter le processus d’audit

fournisseur qui présente un des grands piliers de la Qualité Achats.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Table des matières

I. Introduction ..................................................................................................................................................... 4

II. Le groupe General électrique : ................................................................................................................ 9

1. Origine de GE : ............................................................................................................................................. 9

2. GE aujourd’hui : ........................................................................................................................................10

3. La filiale GE Power Conversion ..........................................................................................................11

a) Présentation de GE Energy : ......................................................................................................11

4. R&D et innovation : .................................................................................................................................12

5. Prix et récompenses ...............................................................................................................................12

6. GE en France : ...........................................................................................................................................13

III. GE Power Conversion : ..............................................................................................................................14

1. Présentation ...............................................................................................................................................14

2. Chiffres clés ................................................................................................................................................14

3. Implantation ..............................................................................................................................................15

4. Activités Principales :..............................................................................................................................16

5. Offre de solution proposée par GE PC : .........................................................................................16

6. Marchés .......................................................................................................................................................17

7. Service Achats : ........................................................................................................................................18

b) Organisation du service Achats de GE Power Conversion: .........................................18

c) Le département Qualité-Achats ...................................................................................................19

IV. Missions de stage ........................................................................................................................................21

1. Organisation et gestion de projet : ..................................................................................................21

a) Missions proposées au début du stage : .............................................................................21

b) Suivi hebdomadaire des missions de stage : .....................................................................21

c) Plannings et gestion de projet : ....................................................................................................21

2. Procédure d’approbation de nouveau fournisseur : ................................................................23

a) Contexte : ...........................................................................................................................................23

b) Ressource : ........................................................................................................................................23

c) Méthodologie du travail : .................................................................................................................23

d) Planning du projet : ........................................................................................................................24

e) Résultats et livrables : .......................................................................................................................24

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Stage au sein de la Qualité Achats

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f) Communication : .................................................................................................................................27

g) Conclusions : .....................................................................................................................................27

3. Suivi et mesures des performances des fournisseurs : ..........................................................28

a) Introduction : ....................................................................................................................................28

b) Pourquoi mesurer la performance des fournisseurs ? ..................................................29

c) Indicateurs GE PC : .............................................................................................................................29

d) Revues de performances : ..........................................................................................................29

e) Mission : ...................................................................................................................................................30

f) Solution : .................................................................................................................................................30

g) Méthodologie : .................................................................................................................................31

h) Résultats : ...........................................................................................................................................32

i) Participation aux revues de performances chez les fournisseurs ................................34

j) Conclusions ...........................................................................................................................................35

4. Optimisation de l’extraction des indicateurs sur la base Access : ....................................35

a) Outils du service Qualité Achat : ..............................................................................................35

b) Besoin ..................................................................................................................................................35

c) Méthodologie : ......................................................................................................................................36

d) Résultats : ...........................................................................................................................................36

..................................................................................................................................................................................37

e) Conclusions : .........................................................................................................................................40

5. Note d’approfondissement : Exemple du déroulement d’un audit : .................................41

a) Pourquoi faire un audit fournisseur ? ....................................................................................41

b) Déroulement d’un audit ..............................................................................................................41

c) Apports personnels et conclusions .............................................................................................42

V. Conclusions ....................................................................................................................................................43

VI. Annexes ...........................................................................................................................................................44

VII. Références Bibliographiques : ...........................................................................................................49

VIII. Abstract .......................................................................................................................................................49

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Glossaire

SPP Surveillance Produit Process

PQA Process Qualification Audit

DAC Demande d’Actions Correctives

CAR Corrective Action Request

FAAA Fiche d’Anomalie sur Article Approvisionné

CR Compte Rendu

VBA Visual Basic for Applications

CVT CONVERTEAM

SEMEA Southern Europe Middle EST and Africa

PCM Product Center Massy

GE PC General Electric Power Conversion

MBR Monthly Business Review

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Liste des tableaux et des figures

Figure 1 : Chiffres d’affaires des principales filiales de GE

Figure 2 : Principales Activités de GE ENERGY

Figure 3 : Implantation Mondiale de GE PC

Figure 4 : Implantation régionale de GE PC

Figure 5 : Activés Principales de GE PC

Figure 6 : Offre de solution GE PC

Figure 7 : Organisation du service Achats GE PC

Figure 8 : Suivi des projets de stage

Figure 9: Planning Prévisionnel vs Planning final

Figure 10 : Liste des tâches du projet approbation fournisseur

Figure 11: Menu Supplier Approval sheet 1.0

Figure 12: Interface utilisateur

Figure 13: Matrice de décision

Figure 14: Formulaire Score Card

Figure 15: Score card imprimable

Figure 16 : Exemple de graphique accessible

Figure 17 : Progiciel de gestion des anomalies

Figure 18 : Interface d’importation

Figure 19 : Différentes interface réalisées

Figure 20 : Tableau de bord des indicateurs

Figure 21 : MBR Qualité Achats

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Présentation de l’entreprise

II. Le groupe General électrique :

1. Origine de GE :

J’ai choisi de vous présenter l’historique de GE car durant mon stage j’ai remarqué

que l’entreprise est fière de son histoire et n’hésite pas à la mettre en avant.

En 1876, Thomas Edison ouvre un laboratoire à Mento Park dans le New Jersey,

c’est dans ce laboratoire qu’il découvre la lampe à incandescence et le phonographe.

Après 1890, Edison concentre ses entreprises sous le nom de « Edision General Electric

Company ». En 1879, Elihi Thomson et E.J Houston créent la compagnie rivale

« Thomson-Houston Company ». Cette entreprise fusionne alors avec diverses

compagnies et plus tard avec Charles A. Coffin, un ancien fabricant de chaussures de

Lynn (Massachusetts).

Ces fusions avec des concurrents et des industriels ont mis les deux compagnies

en position dominante dans l’industrie électrique. Comme le nombre d’entreprises a

augmenté, il est devenu de plus en plus difficile pour l’une ou l’autre de produire des

installations électriques complètes avec leur propre technologie. En 1892, ces deux

compagnies se sont unies formant la « General Electric Company », dont le siège social

est basé à Schenectady, New York.

En 1896, la « General Electric » fut l’une des douze compagnies formant le Dow

Jones Industrial Average. GE est la seule entreprise à y être encore aujourd’hui et est

considérée comme l’une de toutes premières entreprises au monde. Cette constance est

certainement liée à la politique d’innovation.

Thomas Edison prônait en effet une politique d’innovation ; il commença par un

laboratoire et par la suite déposa un nombre important de brevets sur ses inventions.

Mais il inventait « utile » : en bon businessman (voir citation ci-dessous), ses inventions

avaient toujours pour finalité la production.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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2. GE aujourd’hui :

GE, c'est l'imagination en action - un groupe diversifié dans la technologie, les

médias et les services financiers qui s'attache à résoudre quelques-uns des grands

problèmes mondiaux. Avec des produits et services allant des moteurs d'avion à la

production d'énergie, du traitement de l'eau à l'imagerie médicale, du financement des

entreprises et des consommateurs aux contenus médias et aux produits industriels, GE

est au service de clients dans plus de 150 pays et emploie plus de 300 000 personnes

dans le monde. GE est constitué en quatre branches d'activités, chacune comprenant un

certain nombre d'unités organisées pour optimiser la croissance du groupe. Ces activités

irriguent l'économie mondiale et améliorent la vie des personnes.

Je vous laisse découvrir les 4 branches de GE et leurs chiffres d’affaires.

« Je n’ai jamais développé d’invention sans songer au service qu’elle peut apporter aux gens»

THOMAS ALVA EDISON, fondateur de GE

CA en 2011: ~147$ Milliards 14,1Md$ de Résultats

12,1Md$ de Cash-flow

GE Energy 43,7Md$ GE Capital 45,7Md$

Home & Business Solutions, Media

Energy Management

Oil & Gas

Power & Water

Healthcare 18Md$

Aviation 18,85Md$

Transportation 4,88Md$

GE Technology Infra 47Md$

Figure 1 : Chiffres d’affaires des principales filiales de GE

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Stage au sein de la Qualité Achats

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3. La filiale GE Power Conversion

J’ai réalisé mon stage à GE Power Conversion, filiale de GE Energy Management elle-

même filiale de GE Energy qui reporte directement à GE Corporate et au CEO JEFF IMELT.

a) Présentation de GE Energy :

GE Energy Infrastructure est un ensemble de sociétés réparties dans 3 grands pôles :

GE Power & Water, GE Energy Management, GE Oil & Gas. Ces sociétés spécialisées dans

les services et les solutions de financement, dans la recherche, l'exploitation et la mise en

œuvre des ressources naturelles tels le vent, l'énergie solaire, le gaz, le pétrole et l'eau.

Principales activités :

Figure 2 : Principales Activités de GE ENERGY

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Stage au sein de la Qualité Achats

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4. R&D et innovation :

En 2011, GE a investi 5.4 Milliards de

dollars en R&D et capital intellectuel et a

enregistré 2 900 brevets en 2010 et 1660

brevets en 2011 aux Etats Unis.

GE possède cinq centres de recherche

internationaux qui attirent les meilleurs

cerveaux du monde. Avec plus de 10 000

chercheurs travaillant aux prochaines

avancées technologiques, GE est positionnée

pour innover, inventer et réinventer en

permanence.

5. Prix et récompenses

GE est régulièrement distingué pour ses performances économiques, sociales et

écologiques :

Depuis 2007, l’ONG indépendante, Ethisphere, compte chaque année dans son

classement GE comme l’une des Entreprises mondiales les plus éthiques (World's

Most Ethical Company).

4eme du classement des Meilleurs Marques Mondiales (Best Global Brand n°4),

en 2008 et 2009 selon l’hebdomadaire Business Week.

Notation la plus élevée (AAA) attribuée par le cabinet indépendant Innovest sur

les performances sociales des entreprises.

GE fait partie du Dow Jones Sustainability Index, et du Global Climate 100 Index,

établi par le cabinet KLD, recensant les entreprises dont les stratégies

Nouveau centre de recherche à Rio de

Janeiro, Brésil

« Il n’y a dans l’homme que l’estomac à

pouvoir être pleinement satisfait. La soif

de connaissance et d’expérience, le désir

d’agrément et de confort, ne peuvent

jamais être apaisés » Thomas Edison

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Stage au sein de la Qualité Achats

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d’investissement intègrent les problématiques de développement durable et de

responsabilité sociale.

Leader mondial des classements Covalence Ethical ranking, de l’US Climate

Brand Index et du Maplecroft, Climate Innovation Index.

6. GE en France :

GE est solidement implanté dans l’hexagone depuis 1971. Avec près de 8 milliards

d'euros de chiffre d’affaires en 2009 (dont 3.5 Mds d'€ à l’exportation) et 11 000 salariés,

GE est un acteur économique de premier plan en France. Ses 20 métiers dans l’énergie,

les technologies médicales, les services financiers et les médias, ses 1 000 chercheurs,

ingénieurs et techniciens, font de GE France un leader sur les produits et les applications

du futur.

Affichant un historique social irréprochable, GE est présent sur tout le territoire

français :

Une filiale commune avec Snecma (Safran) depuis plus de 35 ans pour la

conception, la fabrication et la vente des moteurs d’avion CFM56® (la

coopération avec Safran a récemment été reconduite pour les 40 prochaines

années) ;

Six sites de production majeurs, centres d’excellence mondiaux et fers de lance de

la technologie GE ;

Six sièges européens (GE Energy, GE Power Conversion, GE Real Estate, GE

Aviation, GE Healthcare et GE Transportation).

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Présidente de GE France

Clara Gaymard est Présidente de GE en France. Elle est également Vice-Présidente GE International

III. GE Power Conversion :

1. Présentation

En septembre 2011, GE Energy a fait l’acquisition de Converteam. Après 8 mois au

sein de GE Energy, cette nouvelle entité, rebaptisée Power Conversion, a effectué de

grandes avancées sur le chemin de l’intégration au sein de GE et a déjà remporté de

nouveaux contrats prometteurs, en collaboration avec d’autres branches de GE Energy.

Forte de plus d’un siècle d’expérience, la branche Power Conversion possède une

grande expertise technique dans le domaine de la conversion de l’énergie dans de

nombreux secteurs industriels, notamment les énergies renouvelables, le pétrole et le

gaz, la métallurgie, l’industrie marine et les applications offshore. Une gamme de

solutions est proposée pour chacune des étapes de la chaîne conversion de l’énergie et

est élaborée autour des machines rotatives (moteurs et alternateurs), de l’électronique de

puissance, des convertisseurs d’énergie solaire ou éolienne et des technologies de

contrôle commande.

Power Conversion permet à GE d’approfondir encore davantage son expertise

technique et de renforcer sa présence sur les marchés de l’automatisation qui

connaissent une croissance rapide et représentent plus de 30 milliards de dollars. Dans

les secteurs industriels du monde entier, la tendance est de remplacer les moteurs

industriels vieillissants et peu performants par des systèmes électriques avancés.

2. Chiffres clés

Siège : Massy près de Paris, France.

5600 collaborateurs

Présence internationale : 19 pays, 8 usines de fabrication de convertisseurs et 3

usines de fabrication de machines rotatives.

« Avec Power Conversion, une révolution électrisante est en marche ! Nous appliquons la science et la

technologie de la conversion d’énergie afin de mener à bien la transformation électrique de l’infrastructure

énergétique mondiale. Nous concevons et fabriquons des systèmes de commande, d’entraînement et de

motorisation avancés qui permettent de faire évoluer les procédés industriels d’aujourd’hui pour un avenir

plus propre et plus productif » Joe Masterangelo, Directeur de Power Conversion

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Stage au sein de la Qualité Achats

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3. Implantation

Implanté dans plus de 17 pays, GE Power Conversion possède des clients dans plus de 75

pays.

Afin de dynamiser la croissance et être le plus proche des clients, GE Power Conversion

est organisé au niveau régional.

Figure 3 : Implantation Mondiale de GE PC

Figure 4 : Implantation régionale de GE PC

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Stage au sein de la Qualité Achats

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4. Activités Principales :

5. Offre de solution proposée par GE PC :

Le produit est vendu sous forme de Packaging qui assure la conversion de l’énergie du

réseau électrique aux équipements et vice versa :

Figure 5 : Activés Principales de GE PC

Figure 6 : Offre de solution GE PC

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Stage au sein de la Qualité Achats

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6. Marchés

Les marchés clés de GE PC appartiennent à 3 grands domaines :

Energie (Production d'énergie, Energie solaire,

Energie marémotrice, Energies des vagues,

Energie éolienne, pétrole & gaz et offshores)

Ce marché représente une source de

développement très importante.

Example: GE PC a pour clients: Alstom, EDF,

General Electric.

Marine (Marchande, Militaire)

GE PC est le numéro 1 mondial sur le marché

de la Marine. Il fournit des systèmes de

propulsion électrique, de contrôle de propulsion

et de positionnement dynamique pour les

navires de croisière, militaire et la marine

marchande.

Exemple : le Queen Mary 2 est équipé de quatre

systèmes de propulsion à pods GE PC.

Industrie (Levage et Manutention, Métal,

Exploitation minière, Bancs d'essais)

GE PC est un leader en matière de contrôle et

d’automatisation dans l’industrie du métal. GE

PC propose des moteurs, variateurs, des

systèmes d’automatisation et de contrôle de

procédés.

Exemple : GE PC a pour clients : ArcelorMittal,

Tata Steel, Thyssen Krupp, etc

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Stage au sein de la Qualité Achats

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7. Service Achats :

L’intensification de la pression concurrentielle observée dans la plupart des industries

et l’irruption sur la scène mondiale des pays à bas coûts poussent les entreprises à

rechercher de nouvelles sources de productivité et à renforcer leur différenciation.

Longtemps exclusivement considérée dans une optique de réduction des coûts, la

fonction Achats qui pèse facilement 50% du CA d’une entreprise devient un levier

essentiel de cette transformation, en aidant l’entreprise à mieux collaborer avec ses

fournisseurs pour renforcer ses capacités d’innovation, accélérer le développement de

ses produits ou proposer à ses clients une meilleure qualité de service tout en assurant

une maîtrise continue des coûts.

b) Organisation du service Achats de GE Power Conversion:

Le service Achats de GE Power Conversion est organisé de la façon suivante :

Pendant mon stage, l’entreprise était en pleine intégration des procédures et

organisations GE, le service Achats va connaitre dans le futur une organisation par

secteur d’activité (Marine, Energie, Industrie).

Les responsabilités des fonctions du service Achats se définissent de la façon

suivante :

i. Les acheteurs familles

Les acheteurs sont en charge de mettre à disposition des projets des

fournisseurs performants. Afin de réduire les coûts d’achat, ils cherchent des

fournisseurs situés plutôt dans les zones Europe de l’est et Asie. Ils s’assurent de

leurs performances en collaboration avec l’Engineering, la Direction Technique et

la Qualité. Ils sont aussi responsables de la relation avec le fournisseur.

Achats

Transport Logistique

Export

Approvisionnements

Qualité Achats

Acheteurs Projets

Acheteurs Familles

Controlling Report

Secrétariat

Figure 7 : Organisation du service Achats GE PC

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Stage au sein de la Qualité Achats

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ii. Les acheteurs projets

Ils proposent aux projets différents fournisseurs capables de répondre à un

appel d’offre sur la base des panels des familles. Leur sélection s’effectue en

fonction des performances techniques, de réduction de coûts, du respect des

exigences qualité ou des délais de livraison. Les acheteurs projets s’engagent

avant le début d’un projet sur le budget alloué aux actes d’achats.

iii. Les approvisionneurs

Ils ne négocient pas le prix d’achat. Ils saisissent les commandes en

fonction des conditions convenues entre le fournisseur et l’acheteur. Ils vérifient

que les délais sont respectés par le fournisseur.

iv. Le service Logistique ou « Export »

Il gère les acheminements des livraisons de GE Power Conversion (France et

Etranger). Il négocie les expéditions et emballages industriels afin de trouver un

équilibre entre les coûts logistiques et le respect des délais. Il effectue toutes les

démarches et déclarations nécessaires aux douanes.

v. Le service Controlling Report

Il a pour objectif de communiquer la performance du service achats. Il met

à jour les indicateurs, les analyses et explique les écarts par rapport aux objectifs.

c) Le département Qualité-Achats

On arrive enfin au service au sein duquel j’ai effectué mon stage, il s’agit du service

Qualité Achat qui se décompose comme ci-dessous :

Gael Schumck Directeur Qualité

SEMEA

DAVID Nobes Responsable

Qualité Achats Monde

Hugues Varlet Direction Achats

SEMEA

Thomas DIAS Responsable

Qualité Achats SEMEA

Jean-Pierre TELIIER Ingénieur Qualité

Achats (Massy)

Catherine OLSZOWY

Ingénieur Qualité Achats (Massy)

Francis IDELON Ingénieur Qualité Achats (BELFORT)

Vincent ODERNO Qualité Achats

(BELFORT)

Omar FOUGHALI Stagiaire Qualité

Achats (Massy)

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Stage au sein de la Qualité Achats

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GE PC attend de ses fournisseurs externes le respect des mêmes normes élevées de

qualité que pour sa production interne. La fonction Achat de GE Energy a établi des

processus rigoureux concernant la qualité des fournisseurs et un contrôle pour permettre

et vérifier ce niveau de qualité pour tous les composants et services achetés.

i. Processus d’approbation fournisseur

Approuvé pour travailler avec GE… • Qualité • EHS/Main d’œuvre • Finance • Capacité technique

ii. Processus de qualification

Validation de la mise en production • Conformité du produit • Capacité du processus

iii. Processus de surveillance

Maintien de la qualité… • Contrôle • Audit

• Contrat de non-divulgation mutuelle – Protection des informations confidentielles des deux

parties • Reconnaissance d’intégrité – Engagement du fournisseur à respecter les exigences de

GE • Questionnaire EHS (Environnement, Hygiène et Sécurité) – Fournit des données EHS de base pour l'évaluation des

pratiques EHS • Profil général de fournisseur – Données de base pour supporter la qualité, la viabilité

financière et le risque global

Matériel critique requis – Respect des caractéristiques – Plan de qualité produit, processus de fabrication – Risque des processus (AMDEC) • Approbations des équipes requises

• Surveillance périodique requise – Evaluation des systèmes qualité (en l’absence de

certification ISO) – Audit produit – conformité avec les exigences techniques – Audit de processus – conformité avec les processus

spéciaux • Exigences supplémentaires d’audit/d’inspection définies

par : – Les exigences des clients, le risque, les performances des

fournisseurs

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Stage au sein de la Qualité Achats

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IV. Missions de stage

1. Organisation et gestion de projet :

a) Missions proposées au début du stage :

Au début du stage les missions proposées étaient :

Assister les "Supplier Quality Engineers" lors de certains audits chez des

fournisseurs,

Suivre les actions correctives demandées aux fournisseurs et effectuer des

relances.

Réaliser chaque mois le reporting (Monthly Business Review) en adaptant le

reporting Converteam au nouveau reporting GE E)

Extraire des indicateurs automatiquement à partir de bases de données pour les

importer dans le reporting

b) Suivi hebdomadaire des missions de stage :

Pour assurer le suivi des missions de stage une revue hebdomadaire a été définie avec

mon maître de stage afin de :

Faire le bilan de la semaine écoulée.

Définir les objectifs à court terme (de la semaine) et à moyen terme.

Identifier les tâches à risques pouvant faire l’objet de dérive dans le temps et définir les actions en conséquence.

Identifier les nouvelles tâches n’ayant pas été forcément prises en compte dès le départ.

Définir les priorités lorsque cela est nécessaire.

c) Plannings et gestion de projet :

Tout d’abord, il faut savoir que le planning de mes missions de stage était un peu

difficile du fait que l’entreprise était en pleine intégration du système GE et je ne savais

pas exactement quelles étaient les missions que je devais faire au cours de mon stage. Il

y a eu de nouvelles missions au milieu du stage dont je n’avais pas eu connaissance au

début.

Pour organiser le travail j’ai tenu à jour un fichier Excel ou j’ai gardé une trace sur

l’ensemble des tâches majeures de mon stage que j’ai classé dans 5 projets que je vais

vous présenter par la suite.

Afin de résumer les plannings de mon stage j’ai choisi une organisation par projet

pour faciliter le suivi de l’avancement, voici une capture d’écran de mon fichier de suivi à

la date du 24/08/2012 :

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Stage au sein de la Qualité Achats

22

Afin de mesurer l’efficacité de mon travail j’ai mis en place un tracker sur Excel qui

mesure la différence entre le planning prévisionnel et le planning effectif (au 24/08/2012) :

Figure 8 : Suivi des projets de stage

Figure 9: Planning Prévisionnel vs Planning final

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Stage au sein de la Qualité Achats

23

2. Procédure d’approbation de nouveau fournisseur :

a) Contexte :

Comme expliqué auparavant le processus de l’approbation des nouveaux

fournisseurs fait partie des principales fonctionnalités de la Qualité Achats, ce sont les

ingénieurs de ce service qui pilotent ce processus.

Comme l’entreprise était en phase d’intégration de nouvelles procédures Qualité

de GE, mon maître de stage m’a proposé de travailler sur ce sujet qui m’a permis de

m’imprégner de la façon avec laquelle les grandes entreprises comme GE procèdent pour

ajouter de nouveaux fournisseurs à leur panel.

L’objectif de cette mission est d’analyser les nouvelles procédures de GE ainsi que

celles de Converteam et proposer un outil qui va permettre aux acheteurs de connaître

les nouvelles exigences en fonction des types de fournisseurs qu’on veut approuver.

b) Ressource :

Pour réaliser ce projet j’ai dû utiliser plusieurs sources d’informations :

Procédure « Supplier Approval » de GE Energy : ce document m’a permis de faire

une synthèse des exigences de l’entreprise lors de l’approbation d’un nouveau

fournisseur.

Procédure « Approbation fournisseurs » de Converteam : ce document m’a

permis d’avoir une vision sur les exigences de la qualité Achats en ce qui concerne

les documents qu’il faut demander aux fournisseurs ainsi que les audits à réaliser

pour évaluer les risques de travailler avec ce fournisseur.

Fiche introduction fournisseur Converteam : ce fichier a été créé il y’a quelques

années par mon maître de stage pour assurer le fonctionnement du processus au

sein du service achats.

Esa «Electronics Supplier Auction » : il s’agit d’un outil sur internet qui sert à

approuver de nouveaux fournisseurs au niveau du groupe GE Energy afin d’avoir

une base de données commune entre toutes les entités.

c) Méthodologie du travail :

Pour mener à bien ce projet, j’ai commencé par analyser les documents que j’ai

collectés auprès des personnes concernées. J’ai dû organiser des réunions pour mieux

cibler le besoin et comprendre les informations ambiguës. Une fois le besoin bien défini,

j’ai choisi avec mon maître de stage la nature de l’outil qu’il a fallu créer.

J’ai choisi de faire cet outil sur Excel parce qu’il est accessible à tout le monde,

facilement utilisable et diffusable.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Avant de commencer la réalisation, j’avais le choix entre deux solutions :

Utiliser des macros VBA pour coder les décisions, le problème de cette solution est

que l’outil sera difficile à paramétrer quand les décisions changeront.

Utiliser les formules Excel avec la matrice de décision, cette solution permet à

l’outil d’être facilement paramétrable (il suffit de modifier la colonne de décision

dans la matrice). Le problème qui peut être envisageable dans le cadre de cette

solution est un mauvais fonctionnement, par exemple si un utilisateur efface une

formule, dans ce cas il faudra redémarrer l’outil.

Cette analyse m’a permis de choisir la deuxième solution.

d) Planning du projet :

Voici les tâches réalisées dans ce projet et le temps que j’ai pris pour les réaliser :

e) Résultats et livrables :

i. Présentation de l’outil :

J’ai choisi de faire cet outil sur Excel parce qu’il est accessible à tout le monde et

facilement utilisable et diffusable.

Le fichier Excel contient les pages suivantes :

Figure 10 : Liste des tâches du projet approbation fournisseur

Figure 11: Menu Supplier

Approval sheet 1.0

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Supplier Approval Description : présentation de la procédure.

Approval loop & validation : présentation de la boucle d’approbateurs.

Instructions and Documents : Liste des liens vers les documents types utilisés

dans l’entreprise.

Responsabilities Description : descriptions des responsabilités des acteurs qui

participent à cette procédure.

Parameter this File : liste des données que j’utilise dans les listes déroulante du

fichier, ça permet de laisser le choix aux utilisateurs de paramétrer le document si

besoin.

GE PC Decision Matrix : matrice de décision qui permet de synthétiser les

exigences en fonction du type de fournisseur que l’on veut ajouter au panel.

Introduce a new Supplier : Cette page est l’interface de dialogue qui permet de

lister les exigences en fonctions des informations entrées par l’utilisateur.

ii. Architecture technique :

L’objectif est d’automatiser l’affichage des exigences en fonction du type du

fournisseur. Donc la solution est de créer un système qui cherche les données« Ge PC

Decision Matrix » en fonction des informations de la page « Introduce a new supplier »

voici les deux pages :

Figure 12: Interface utilisateur

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Stage au sein de la Qualité Achats

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iii. Mode de fonctionnement pour l’affichage :

Par exemple voici la formule Excel utilisée pour afficher la décision dans la case

« white paper » : RECHERCHEV(C40;'Decision Matrix '!A4:V14;5;FAUX) , cette formule

permet de chercher la valeur de la case C40 (work flow) fans la feuille de la matrice de

décision et copier la valeur correspondante à la colonne « white paper ».

Choix de la méthode d'approbation dans la

liste déroulante

Renvoi de l'index de la liste déroulante dans la

case work flow n°:

Affichage de la décision oui ou non à partir de la "decision matrix" à l'aide

d'une formule Excel

Figure 13: Matrice de décision

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Stage au sein de la Qualité Achats

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iv. Mode de fonctionnement pour la décision du TRS Audit :

Etant données que cette décision ne repose pas sur la matrice de décision j’ai

choisi un autre mode de décision :

La formule utilisée est la suivante :

SI(OU(B40=1;B40=2;B40=3;ET(B39=1;B40=4));" YES" ;" NO" ), cette formule affiche OUI

ou non en fonction des valeurs des 2 cases cachées.

f) Communication :

Après avoir fini le projet, j’ai organisé une réunion avec le service achats pour leur

présenter l’outil. Les acheteurs ont beaucoup apprécié le principe et m’ont proposé

plusieurs améliorations que j’ai réalisées ensuite sur l’outil.

g) Conclusions :

Ce projet m’a permis de :

Avoir une idée sur la façon dont les grandes entreprises procèdent pour

approuver de nouveaux fournisseurs, et quel est le rôle de la qualité Achats

dans ce processus.

Enrichir mes compétences dans l’utilisation du logiciel Excel.

Comprendre qu’il faut toujours vendre son travail et ne pas hésiter à organiser

des réunions pour avoir les avis des autres personnes du service.

Choix du type de pays et le type

d'article dans les listes déroulante

Renvoi des indexs des listes déroulante

des cases cachées

Affichage de la décision oui ou non à partir d'une formule

Excel

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Stage au sein de la Qualité Achats

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3. Suivi et mesures des performances des fournisseurs :

a) Introduction :

La plupart des entreprises effectuent des évaluations des performances de leurs

fournisseurs. Ce besoin est dicté par un suivi de plus en plus précis de la qualité des

prestations et un besoin de flexibilité important, dans un contexte économique difficile où

la rentabilité est le maître mot des stratégies des entreprises. L’évaluation fournisseur

peut s’apprécier à diverses étapes du processus d’achats. Il existe deux approches

différentes de cette appréciation :

• L’évaluation à priori

Ce premier type d’évaluation correspond à la phase de qualification du

fournisseur, c’est-à-dire l’évaluation de ses performances potentielles. Il s’agit ici

de mesurer l’aptitude du fournisseur à répondre aux besoins du client.

• L’évaluation à posteriori

Ce deuxième type d’évaluation, celui sur lequel j’ai travaillé, s’intéresse à la

mesure des performances effectives du fournisseur après la passation de la

commande. Il s’agit alors de vérifier réellement la prestation effectuée par le

fournisseur.

La figure ci-dessous schématise le processus global d’évaluation fournisseur.

Pré-évaluation du

fournisseur

Evaluation de l'entreprise

Evaluation du couple

Produit/FRN

Mesure Performance Fournisseur

Conséquences/ Plans d'action

Evaluation à priori Evaluation à Postériori

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Stage au sein de la Qualité Achats

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b) Pourquoi mesurer la performance des fournisseurs ?

Au sein de l’entreprise, les Achats ont un rôle d’interface entre l’interne et l’externe avec

pour objectif de répondre aux besoins et attentes des clients internes, tout en bénéficiant du

maximum d’avantages compétitifs de leurs fournisseurs.

Afin de caractériser de façon objective et continue le niveau de performance des

prestations réalisées par le fournisseur, un système de notation est souvent mis en place

dans les entreprises. Il s’agit généralement d’un processus visant à l’obtention d’une

appréciation globale, à partir d’un ensemble d’indicateurs.

Il est donc indispensable pour l’entreprise de s’assurer en permanence du niveau de

qualité des prestations de ses fournisseurs par rapport aux termes du contrat et d’améliorer

de façon continue le niveau de performance attendu.

c) Indicateurs GE PC :

Le département Qualité Achats de GE PC possède une base de données sous

ACCESS qui lui sert de tableau de bord, cette dernière permet de suivre les

performances des fournisseurs à partir de plusieurs indicateurs.

i. Indicateurs Qualité :

PPM : pièces par million : nombre des pièces livrées non conformes / nombre de

pièces livrées (ramené à une base million)

Cost of faillure : (cout de non qualité) total des coûts engendrés par les

anomalies de responsabilité fournisseur.

Recovery : Total des coûts pris en charge par le fournisseur pour traiter les

anomalies.

Indicateur sur le traitement des anomalies : par exemple (le temps moyen pour

envoyer une analyse causale suite à une anomalie)

ii. Indicateurs livraison :

OTD : (on time delivery) pourcentage des livraisons à l’heure sur le total des

livraisons.

%AR : total des accusés de réception suite à une commande.

d) Revues de performances :

Chaque année, l’équipe qualité sélectionne un certain nombre de fournisseurs

pour effectuer ce qu’on appelle une revue de performance.

La revue de performance est un audit de suivi chez le fournisseur qui permet de lui

communiquer la vision qu’on a de lui et vérifier les plans d’action mis en places suite

aux anomalies ou aux écarts émis lors d’un précédent audit.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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e) Mission :

Afin d’optimiser et améliorer ce processus, avec mon maître de stage on a décidé

de créer un système dans la base de données Access qui permet d’extraire les

indicateurs et de les présenter dans un format imprimable afin de les communiquer

aux fournisseurs ou bien de les utiliser pour faire une revue de performance.

f) Solution :

Au tout début j’ai créé des présentations power point type pour la présentation des

performances lors des audits chez les fournisseurs afin d’optimiser le travail de

l’équipe qualité Achats et j’ai créé un modèle unique pour les revues de performances.

Ces Supports serviront aussi pour la communication au sein du service Achats.

La solution retenue est de créer un formulaire sous Access qui calcule

automatiquement les indicateurs à partir des paramètres suivant :

Nom du fournisseur

Scope : la plage temporelle d’évaluation

Unité

Business : secteur d’activité

Choix de la devise du calcul du coût

Ce formulaire doit

Afficher les indicateurs correspondant à ces paramètres

Etre daté et imprimable pour une éventuelle communication au fournisseur ou en

interne

Permettre un accès rapide aux données correspondant aux paramètres par

exemple : détail des commandes en retard.

Permettre de générer des graphiques illustrant les performances du fournisseur

choisi.

Permettre un accès rapide aux PPT de revues de performances.

Etre esthétique et présentable.

Ergonomique.

Permettre d’ajouter des commentaires.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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g) Méthodologie :

Pour créer le système, j’ai suivi les étapes suivantes :

Etape 1

•Identifier les tables de données qui permetteront de calculer les indicateurs de performances.

Etape 2

•Créer un formulaire pour renseigner les paramètres.

•Créer une fiche imprimables sous forme d'état Access.

Etape 3

•Récuperer et calculer les indicateurs grâce aux requêtes SQL.

•Alimenter le formulaire et la fiche à l'aide de la programation VBA

Etape 4

•Créer des tables de synthèses par fournisseur choisi.

•Créer des graphiques croisés dynamiques à partir des tables de synthèses.

•Créer des liens d'access aux ppt de revues de performances.

Etape 5

•Participer aux revues de performances chez les fournisseurs pour appliquer le processus et mesurer son efficacité.

Etape 6

•Organiser une réunion de formation aux nouveaux outils avec le service Achats.

Etape 7

•Créer une procédure Score Card qui définit les paramètres de l'évaluation des fournisseurs par cette méthode.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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h) Résultats :

i. Formulaire de saisie :

Comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessus, ce formulaire contient 5 parties :

Supplier And Scope : plage de saisie des paramètres avec un bouton qui permet

de calculer les données ainsi que d’autres boutons (Impression, envoi par mail,

enregistrer en PDF).

Quality indicators : les indicateurs Qualité calculés à partir de la base de

traitement des anomalies fournisseurs.

Delivery Indicators : les indicateurs de livraison calculés à partir de l’extraction de

la base de données des commandes géré sous SAP (ERP utilisé par GE PC).

Data for Performance Review : Liste des tables de synthèses et des graphiques

correspondants ainsi que les liens vers les présentations ppt des revues de

performances.

Commentaires : Deux zones de commentaires qui permettent aux équipes Achats

et Qualité Achats d’exprimer leurs avis à propos du fournisseur.

Figure 14: Formulaire Score Card

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Stage au sein de la Qualité Achats

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ii. Score Card :

Après avoir remplie les paramètres et calculer les indicateurs, l’utilisateur peut imprimer la

fiche créée à partir du formulaire au moyen du bouton imprimer, cette fiche contient le

scope, les indicateurs et les commentaires.

On peut aussi créer des graphiques imprimables ou exportables en format PDF, par

exemple on peut créer le graphique ci-dessous qui représente un Pareto des typologies

d’anomalies du fournisseur choisi.

Figure 15: Score card imprimable

Figure 16 : Exemple de graphique accessible

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Stage au sein de la Qualité Achats

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i) Participation aux revues de performances chez les fournisseurs

Afin de mesurer l’efficacité du système a mis en place, j’ai participé à plusieurs revues

de performances chez les fournisseurs.

Les fournisseurs ciblés par ces revues sont ceux qui ont de faibles performances par

exemples :

Les fournisseurs avec des indicateurs qui ne correspondent pas aux exigences

GE.

Les fournisseurs qui n’ont pas répondu aux demandes d’actions correctives

émises lors d’un précédent audit.

Les fournisseurs qui ont fait l’objet de plusieurs fiches d’anomalies…

Les objectifs de ces revues sont :

Connaître mieux les fournisseurs.

Leur présenter la vision que GE PC a d’eux à partir des indicateurs mesurés.

Vérifiez les plans d’actions émis suite aux audits.

Vérifiez les plans d’actions émis suite aux anomalies.

Présenter les exigences et les objectifs que GE PC attend de son fournisseur.

Obtenir des propositions de plans d’actions de la part du fournisseur pour

améliorer leurs prestations et atteindre les objectifs fixés.

Mon rôle dans ces revues était de :

Contacter les fournisseurs dont on attend les plans actions suite à des audits et

leur demander de nous les envoyer.

Analyser les plans d’actions et donner mon avis sur leur acceptation.

Réaliser les powerpoints des revues de performances.

Présenter les performances chez les fournisseurs.

Mon support à l’équipe a été bénéfique, grâce à mon travail :

Le processus de la mesure et le suivi des fournisseurs est automatisé.

La majorité des demandes d’actions correctives qui remontent de 2011 sont

fermées grâce aux revues de performances réalisées.

Quelques fournisseurs clés ont apprécié la démarche et ont émis des plans

d’action pour améliorer leurs performances.

L’équipe Achats a apprécié l’outil créé et le travail fait auprès des fournisseurs.

On s’est rendu compte que les indicateurs OTD et %AR ne sont pas fiables parce

que les enregistrements sur SAP ne se font pas à temps, c’est pour cela que j’ai

créé une requête Access pour faire l’inventaire des commandes considérées en

retard par GE PC et les transmettre aux fournisseurs pour comparaison et

éventuelles corrections.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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j) Conclusions

Travailler sur ce sujet m’a permis :

De comprendre les principales étapes de la mesure de performances des

fournisseurs.

De travailler sur un projet Access complet parce que j’étais autonome, j’ai

tout construis par moi-même et mes propositions ont été bien accueillies.

De visiter plusieurs fournisseurs et connaitre plusieurs métiers.

Gagner confiance en moi grâce aux présentations que j’ai faites chez les

fournisseurs.

D’apprendre à lire des plans d’actions et pouvoir juger de leur pertinence.

D’apprendre à rédiger des comptes rendus de réunion.

La leçon que j’ai retenue aussi c’est qu’il ne faut pas hésiter d’aller chez les

fournisseurs, ça permet de garder le contact, comprendre l’organisation du fournisseur et

permet de régler les problèmes plus rapidement. Cette démarche est souvent appréciée

par ces derniers parce que ça leur permet d’avoir l’avis du client sur leur prestations et

pouvoir s’améliorer en conséquence.

4. Optimisation de l’extraction des indicateurs sur la base Access :

a) Outils du service Qualité Achat :

Le service Qualité Achats utilise plusieurs outils pour mener à bien sa mission :

Base de suivi des anomalies sur Excel (FAAA) : il s’agit d’un fichier Excel qui à

partir d’une interface VBA assure le suivi des anomalies fournisseurs et les

enregistre dans une table de données.

ERP SAP : il s’agit d’un ERP qui gère les commandes, donc ça représente une

grande source d’informations pour le service.

La base de données Qualité Achats : une base qui a pour source de données

les enregistrements des anomalies, les commandes SAP et les questionnaires

d’audits, grâce à elle on peut sortir les indicateurs et assurer un suivi régulier.

Tableau de bord Qualité Achats : Tableau de bord des indicateurs sur Excel

qui assure leurs enregistrements par mois.

Monthly business Review (MBR) : PowerPoint qui sert de support pour

communiquer mensuellement les résultats des performances du service

Qualité Achats.

b) Besoin

Le service Qualité Achats ainsi que tous les services de l’entreprise est en pleine

intégration des procédures GE, ces dernières demandent plusieurs changements au

sein du service.

Mon maître de stage et moi avons précisé le besoin comme ci-dessous :

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Assurer les enregistrements des nouveaux indicateurs sur les coûts de non

qualité : GE demande d’enregistrer en plus les coûts payés par les

fournisseurs et de calculer le recouvrement que le service a fait suite à

chaque coût de non qualité.

Suivre les performances du service en ce qui concerne le traitement des

anomalies en mettant en place deux indicateurs ( P50 et P95) qui tracent la

médiane et la position 95% dans la gaussienne des temps de traitement

des anomalies.

Améliorer le reporting mensuel des indicateurs et l’automatiser au

maximum.

Mettre en place des graphiques sous Access pour illustrer la cadence des

performances du service.

c) Méthodologie :

Pour une meilleure compréhension de la méthodologie j’ai choisi de vous montrer

les tâches effectuées sur chaque logiciel Microsoft Office.

d) Résultats :

i. Base Anomalie (EXCEL)

Comme expliqué auparavant, j’ai modifié la base des anomalies pour enregistrer

les coûts payés par le fournisseur suite à chaque anomalie (voir figure ci-dessous).

Assurer l'enregitrement des nouveaux indicateurs de coûts à l'aide de VBA sur les bases anomalies.

Changer les codes VBA pour l'importation des commandes et des anomalies en fonction des changements faits sur excel, et créer des requêtes sql et des fourmulaire en VBA pour le calcul et l'affichage des indicateurs.

Automatiser l'importation des données d'excel à powerpoint en mettant des liens automatiques pour mettre à jour les graphiques.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Pour s’y faire, j’ai ajouté des cases sur les formulaires ensuite je les ai programmés de

façon à les enregistrer dans une case Excel.

ii. Base indicateurs Qualité Achats :

Après avoir changé la structure d’Excel, il aurait fallu changer les codes d’importation

sur ACCESS pour prendre en compte les nouvelles données sur les coûts et pouvoir les

enregistrer.

Je me suis rendu compte aussi que le système mis en place pour importer les fichiers

commandes qui viennent de SAP mets 1h30 pour faire ceci. Donc j’ai proposé de le faire

autrement en utilisant des fonctionnalités déjà programmées pour ce type d’importation

dans ACCESS 2010 et pour expliquer comment on procède à l’utilisateur j’ai illustré les

étapes sous forme de ppt accessible depuis l’interface de la base de données (voir figure

ci-dessous).

Figure 17 : Progiciel de gestion des anomalies

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Après avoir régler le problème de l’importation, il fallait créer des interfaces pour

calculer les indicateurs :

J’ai créé 3 interfaces, une globale avec les indicateurs qui existaient avant et deux

autres formulaires pour les couts de non qualité et P50 P95.Voici le résultat :

Figure 18 : Interface d’importation

Figure 19 : Différentes interface réalisées

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Stage au sein de la Qualité Achats

39

Voici le tableau de bord final avec accès à tous les formulaires, indicateurs et graphiques :

iii. Power Point :

Après avoir sorti les indicateurs, l’utilisateur doit les copier dans le tableau de bord

Excel afin de garder une trace par mois et faire un power point pour le reporting.

Ce qui posait problème c’est que ça prenait beaucoup de temps de recopier tous les

graphes d’Excel vers PowerPoint.

En conséquence, j’ai créé un PPT Type avec des liens directs.

A chaque ouverture du fichier l’utilisateur a le choix de le mettre à jour ou pas (voir

figure ci-dessous).

Figure 20 : Tableau de bord des indicateurs

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Stage au sein de la Qualité Achats

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e) Conclusions :

Grâce à ce système, le service va gagner énormément de temps pour faire le

reporting et calculer les indicateurs. Ce travail prend à peu près 1h30 pour faire

l’importation, extraire les indicateurs et créer un MBR.

Je pense que ce travail présente toutes les compétences informatiques que j’ai

acquises pendant ce stage parce qu’il touche à plusieurs aspects, par exemple :

Programmation VBA sous Excel

Programmation SQL sous Access

Programmation VBA sous Access

Création d’états et de formulaires sous Access

Requêtes et Macros Access

Création de liens entre Excel et Power Point

Importation de fichiers textes et xls dans Access.

De plus, j’ai pu manipuler plusieurs types d’indicateurs de performances que je pourrais

utiliser dans ma vie professionnelle.

Figure 21 : MBR Qualité Achats

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Stage au sein de la Qualité Achats

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5. Note d’approfondissement : Exemple du déroulement d’un audit :

En plus des revues de performances, j’ai eu la chance de participer à deux autres

audits de nouveaux fournisseurs où j’ai pu m’imprégner du processus et d’audit que je

vais essayer de vous le présenter dans ce chapitre.

a) Pourquoi faire un audit fournisseur ?

Un audit fournisseur sert à vérifier que les

fournisseurs sont conformes aux exigences que

le client attend. Les objectifs de ce processus

sont de :

Sélectionner de nouveaux fournisseurs,

les suivre dans le temps,

Les impliquer à la démarche

d’amélioration continue

Evaluer leur fiabilité.

Les qualifier pour alléger les contrôles

en interne.

S’assurer du traitement réel et du non

renouvellement des anomalies.

Détecter les risques et sécuriser les

achats.

S’assurer de leur conformité à des

référentiels (iso 9001…)

Connaître leur niveau d’implication dans les démarches environnement, sécurité,

éthique.

Favoriser le développement de partenariats et des bonnes pratiques chez les

fournisseurs.

b) Déroulement d’un audit

i. Préparation de l’audit :

Récupérer la présentation du fournisseur et ses activités ainsi que le manuel

qualité.

Analyse du contrat/du cahier des charges.

Analyse des spécifications des produits.

Analyse et détermination des exigences :

o Documentation

o Transport/livraison/délais

o Traçabilité…

Inventaire des problèmes rencontrés (pour les fournisseurs avec lesquels nous

avons déjà travaillé).

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Stage au sein de la Qualité Achats

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ii. Organisation de l’audit :

Détermination des points à examiner.

Détermination des personnes à rencontrer.

Création/adaptation des questionnaires d’audit

Prise de contact avec le fournisseur.

Planification de l’audit.

Confirmation écrite.

iii. Réalisation de l’audit :

Réunion d’ouverture : les deux entreprises sont présentées ensuite on rappelle les

objectifs et on se fixe un planning en fonction des disponibilités.

Audit terrain et documentaire.

Réunion de clôture : présentation des écarts pour se mettre d’accord afin de

conclure sur des demandes d’actions correctives.

iv. Rapport d’audit :

Rédaction du rapport détaillé.

Communication du rapport aux parties prenantes.

c) Apports personnels et conclusions

Durant les audits, il faut être attentif aux détails et ne pas hésiter à questionner afin de

bien comprendre l’ensemble des techniques utilisées pour la fabrication. Ces différents

audits m’ont permis de découvrir un grand nombre de techniques que je ne connaissais

pas, surtout dans le milieu de la fabrication mécanique. J’ai aussi découvert de nombreux

produits plus en détail.

Au fur et mesure des audits, on acquiert des automatismes et on détecte plus

facilement les endroits critiques car ils sont souvent similaires. Par exemple, il faut

toujours vérifier les dates de validité de l’étalonnage des appareils de mesure sur les

postes de travail et contrôler que les opérations de maintenance ont été réalisées.

Demander où se trouvent les tableaux d’affichage d’indicateurs, si les sous-traitants du

fournisseur respectent bien les mêmes procédures que lui, si la traçabilité des stocks est

assurée, si un contrôle dimensionnel est réalisé sur les entrants et si une check-list de

vérification des documents fournis est en place.

Cette expérience m’a été très bénéfique sur plusieurs aspects, à commencer par la

diversité des entreprises qui réalisent les mêmes produits. Ainsi, on peut rencontrer des

petites fabriques artisanales avec 10 employés, comme on peut rencontrer des usines

industrialisées qui sont sur la pointe de la technologie. Il est donc important de se faire

une idée sur le fournisseur en amont afin d’orienter la question et adapter le discours. Les

audits permettent aussi de rencontrer la direction du fournisseur, ce qui facilite ensuite

les relations professionnelles.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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V. Conclusions

Ainsi, j’ai effectué mon stage de 4 ème année d’école d’ingénieur au sein du

service Qualité Achats de l’entreprise GE Power Conversion. Lors de ce stage de 16

semaines, j’ai pu mettre en pratique mes connaissances théoriques acquises durant ma

formation, de plus, je me suis confronté aux difficultés réelles du monde du travail et aux

relations client/fournisseur que j’ai pratiquées tout au long de mon stage.

Après ma rapide intégration dans l’équipe, j’ai eu l’occasion de réaliser plusieurs

tâches qui ont constitué une mission de stage globale.

Chacune de ces tâches, utiles au service et au bon déroulement de l’activité de

l’entreprise, se sont inscrites dans la stratégie du service Achats en mettant en avant les

différents domaines de la qualité. Je garde du stage un excellent souvenir, il constitue

désormais une expérience professionnelle valorisante et encourageante pour mon avenir.

Je pense que cette expérience en entreprise m’a offert une bonne préparation à

mon insertion professionnelle car elle fut pour moi une expérience enrichissante et

complète qui conforte mon désir d’exercer mon futur métier d’ingénieur dans le domaine

de la qualité.

Enfin, je tiens à exprimer ma satisfaction d’avoir pu travailler dans de bonnes

conditions matérielles et un environnement agréable.

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Stage au sein de la Qualité Achats

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VI. Annexes

Annexe 1 : Planning détaillé du stage

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Annexe 2 : Base de données Qualité Achats

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Annexe 3 : Interface d’importation des bases de données anomalies

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Stage au sein de la Qualité Achats

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Annexe 4 : La page description de la procédure supplier approval

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Annexe 5 : Base de données de traitement des anomalies

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Stage au sein de la Qualité Achats

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VII. Références Bibliographiques :

Réseau Qualité-Achats de GE PC.

Site Web GE BRAND CENTRAL : Base données commune à toutes les entités de GE

Energy

Site Web Comment ça marche, www.commentcamarche.net Programmer en

fonction Excel et en VBA

Site Web Developpez, www.developpez.net Programmer en fonction Excel et en

VBA

Site Web VB France, www.vbfrance.com Programmer en fonction Excel et en VBA

VIII. Abstract

Titre : Stage au sein du service Qualité Achats de General Electric Power Conversion

Mots clés : Achats, audit, qualité, traitement des anomalies, fournisseur

Résumé :

J’ai choisi de faire ce stage de 4 ème année au sein du service qualité achats de

GE power conversion, filiale du géant américain General Electric. Il s’agit d’une entreprise

de 5100 personnes, implémentée sur les 5 continents, et spécialisée dans la fabrication

des équipements de conversion d’énergie. L’entreprise a 3 grands secteurs d’activité, la

marine pour les moyens de locomotion des bateaux (générateur, convertisseur et

moteur), l’énergie renouvelable (moteurs d’éolienne …) et l’ industrie pour les moteurs des

machines industrielles (laminoirs..). Pour rester compétitive, l’entreprise doit avoir une

organisation achats très conséquente, qui représente dans ce type d’entreprise, 50 % du

chiffre d’affaires, et qui a pour but de choisir les meilleurs fournisseurs au niveau qualité

et prix. Pour cela, le département achats s’appuie sur la qualité Achats, pour la

qualification des fournisseurs et le suivi de leurs performances. Ma mission au sein de

cette entité est de gérer les anomalies fournisseurs, participer à différents audits et

améliorer les outils de gestion et de reporting .

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Title : Work placement in Supplier Quality departement.

Key words : purchasing , audit, quality, defect treatment, supplier

Resume :

This year, I have chosen to do my work placement in the supplier quality

department of GE power Conversion, entity of the American group General Electric. This is

a company of 5,100 people, implemented on 5 continents, and specialized in the

manufacture of power conversion equipment. The company has three main areas of

activity, navy for boats means of locomotion (generator, inverter and motor), renewable

energy (wind engine ...) and industry for the engines of industrial machinery .To stay

competitive, the company must have a very important purchasing organization, which

represents in this type of business, 50% of turnover, which aims to choose the best

suppliers in quality and price. For this, the purchasing department relies on supplier

quality department, for qualification of suppliers and monitoring their performances. My

mission in this entity is to manage supplier defects, participate in various audits and

improve management tools and reporting.

Título: Prácticas en el departamento de Calidad de compras

Palabras clave: compras, auditoría, calidad, tratamiento de la deficiencia, los

proveedores

Resumen:

Este año, he elegido hacer mis prácticas en el departamento de calidad de compras de

GE Power Conversion, entidad del grupo General Electric. Esta es una empresa de 5.100

personas, se especializa en la fabricación de equipos de conversión de energía. La

empresa cuenta tres áreas principales de actividad, la marina para los medios de

locomoción de los barcos (generador, el inversor y el motor), las energías renovables

(motor de viento...) y la industria de los motores de la maquinaria industrial. Para

mantener la competitividad, la empresa debe tener un organización de compras muy

importante, lo que representa en este tipo de empresas, 50% del volumen de negocio,

que tiene como objetivo seleccionar los mejores proveedores en calidad y precio. El

departamento de compras puede contar con el departamento de calidad de compras,

para la calificación de los proveedores y el seguimiento de sus rendimientos. Mi misión en

esta entidad es la gestión de los defectos de los proveedores, participar en las auditorías

y mejorar diversas herramientas de gestión y presentación de informes.