Standardisierung im Zahlungsverkehr durch ISO 20022 XML

Anna HarzheimDeutsche Post AG

Sebastian RichterDeutsche Post AG

Gregor Opgen-RheinOmikron Systemhaus GmbH & Co. KG

STANDARDISIERUNG IM ZAHLUNGSVERKEHR DURCH ISO 20022 XML

Cash Management Campus 2015, 06.05.2015

Köln

Deutsche Post DHL Group, Omikron Systemhaus

2 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Agenda

Vorstellung Struktur Deutsche Post DHL Group

Entwicklung & Aufbau der Payment Factory

Umsetzung eines zentralen Payment Factory Rollouts

Weltweites lokales Zahlen, das CGI-Format

Vorteile der Payment Factory im Überblick

I

II

III

IV

V

3 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Deutsche Post DHL Group – Organisation

Umsatz 2014 EUR 56.630 Mio.

Mitarbeiter Konzern weltweit

(31.12.2014) 488.824

Territorien und Länder > 220

Corporate Center

Global Business Services

Post - eCommerce - Parcel

EXPRESS GLOBAL

FORWARDING,

FREIGHT

SUPPLY

CHAIN

DHL Customer Solutions & Innovation

• Payment Factory für DPDHL weltweit

• Zahlungsströme, Kontoauszüge für Intercompany

& externe Konten

• SAP (In-House Cash) und nonSAP Systeme

• Bankenkommunikation

Finance & HR Services

FI-Accounting & Lohnabrechnungen

4

Weltweiter CGI Rollout

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Historie – Meilensteine der Payment Factory

SEPA Rollout

PoB für nonSAP & lokale PoB

(CGI) Zentrale

EBP

SEPA Credit Transfer

automat. Intercompany

Clearing Internationale PoB aus SAP

Systemen Intercompany

Zahlungen

In-House Bank

2001 2004 2006 2007–09 2010–11 2013 2014 2015 2016

IHB = Inhousebank, PoB = Payment on Behalf (“Zahlung im Auftrag von”), EBP = Electronic Banking Platform

Entwicklung der Payment Factory

Die letzten beiden Schlüssel-Treiber waren die SEPA Anforderungen und die Möglichkeit der lokalen

Zahlungen mittels CGI als “Payment on Behalf”

5

Payment Factory

In-House Bank

Creation of Payment files for Banks

(SEPA, CGI)

• Single Point of Contact für alle externen und internen Zahlungsprozesse

• Mehr als 800 Gesellschaften/Reporting Units in mehr als 130 Ländern

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Aufbau der Payment Factory – Überblick

Payments

Statements

SWIFT Corporate

Banks

EBICS

Automated Intercompany

Reconciliation & Settlement

ICP

Payment

Protocols

Exposure

SAP Standard IDOC

Supplier Finance CSV

CSV

Open Items Subledger

Advice File

Channel Service (CGI Files)

• External approval

to Bank

• Approval for

entities with

IHB Account

• Manual payments

EBP

External and IHB

Statements

Division

nonSAP

6

Payment Factory

In-House Bank

Creation of Payment files for Banks

(SEPA, CGI)

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Payment Factory – Full Service (Payments / Direct Debits on Behalf)

Division

SWIFT Corporate

Banks

EBICS

ICP

Payment

Protocols

Exposure

SAP Standard IDOC

CSV File

External and IHB

Statements

• External approval

to Bank

• Approval for

entities with

IHB Account

• Manual payments

nonSAP

Payments

Statements

EBP

7 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Payment Factory – Channel Service (SEPA XML und CGI Dateien)

Payment Factory Division

SWIFT Corporate

Banks

EBICS

XML CGI

• Approval

EBP

nonSAP

In-House Bank

Creation of Payment files for Banks

(SEPA, CGI)

External and IHB

Statements

Payments

Statements

8 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Praxisbeispiel: SEPA Rollout Payment Factory

Die hohe Anzahl an involvierten Stakeholdern erfordert einen präzisen

Ansatz, um das SEPA Enddatum halten zu können.

Dimensionen

Payment

Factory

PF agiert als ein Servicepartner für das SEPA PROGRAMM

Welcome Package

1) User Request Form

2) Test

3) Training

4) IT Connect

Division 3

Division 4

Division 2

Division 5

Division 1 >400 reportende

Gesellschaften

Verschiedene IT

Provider >500 User

>200

Legale Gesellschaften

>10 neue SAP &

nonSAP Systeme

17 Länder

PtP OtC

HR

9 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Beispiel SEPA PF Rollout – 220 Buchungskreise in 1 Jahr

Buy-In der Stakeholder und Definition der Rollen

Bündelung von einzelnen Buchungskreisen zu Gruppen (bspw.: Gruppierung nach ERP

Systemen) mit def. Ansprechpartnern

Erstellung und Publizierung eines Standard On-boarding Prozess (PF-intern und -extern)

Terminliche Rolloutplanung (rollierende Anpassung nach Bedarf durch Change Requests)

Durchführung des On-boarding (System Connect, Datei Test, Training, User Formblatt)

Hyper care

Kontinuierliches 2-wöchentliches Reporting

10 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Aktueller Status Abdeckung Payment Factory Angebot

Von Internationalen zum Lokalen Zahlen

Ziel ist die möglichst große weltweite Abdeckung von lokalen Zahlungen im

CGI Format, um die Einsparpotentiale für unsere Businesspartner zu heben.

Live – Full service

Live – Channel service

In Progress – Full service

In Progress – Channel service

Only International payments

Embargo

11

CGI Format – Implementierung

Grundsatz: Workflow aus SCT Umsetzung wird genutzt (Payment on Behalf

Prozess via PF)

Vorgehen CGI Implementierung mit Ihrer Hausbank

• Vorgabeschema durch SAP Basis einstellen und in Z-Bereich ausprägen (DMEE, bspw. Korrektur von: Ultimate

Debtor, Branch ID, Initiating Party, Intermediary Agent und Eintragung des erlaubten Zeichensatzes)

• Einspielen der notwendigen SAP Hinweise und Absprache der CGI-Version mit Hausbank (pain001.001.03)

• Aufsetzen Implementierungsprojekt je Bank und Währung (Entwicklung Fragenkatalog und schriftliche Abstimmung

unabdingbar Verwendungszweck, spezielle Referenzen (ESR (CH), KID/BG Number (Nordics), Clearing Cycles und

deren Stammdatenaufbau, Rückläuferprozess, Information des Kontoauszugs/GVCs klären, etc.)

• Ausprägung Customizing im In-House Cash und FI

– Begleitzettel muss selbstständig ausgeprägt werden

• Test erst via Email, Test-Bench der Bank (von Vorteil) und anschließend End-to-End Test sowie Massentest via

MultiCash zum Testbankrechner inkl. Abholung pain002 Protokoll

ERP EBP

(MultiCash

Transfer@Web)

SAP IHC EBP

(MultiCash

Transfer@Web)

BANK

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

12

CGI Format – Best Practices und weiterer Rollout

Best Practices

• Weitergabe einer OBO Information im Verwendungszweck der Zahlung da Inhalte aus Feld Ultimate Debtor nur im

MT940 Kontoauszug zur Verfügung gestellt werden

• Verwendungszweckmitgabe als solches ist nicht so verbreitet wie in Europa, daher ist es ein Muss Avise zu senden

• Zentrale Bankstammdaten immer aktuell halten (im Vorfeld Lösung für automat. Update suchen)

• Jegliche Entwicklungs-/Teststati sowie Festlegungen zu Feldbelegungen in Abstimmung mit Bankansprechpartner

dokumentieren

• Planung der zentralen In-House Bank Zahlläufe (Komplexität steigt mit Anschluss weiterer Banken/Währung)

• Jede Bank-Währungskombination ist ein eigenes Projekt – innerhalb der Banken unterscheiden sich die CGI Dateien je

Währung

• Testaufwand steigt mit jeder Implementierung bei Support Package- oder Releasetests (End-to-End Test mit jeder

Bank/Währung empfohlen)

CGI Rollout DPDHL

• 1. CGI Zahlungen in 2012 mit GBP, sehr gute STP Quote

• Weitere Go Lives für CGI Rollout via Neuseeland (inkl. Direct Debits), Hong Kong, USA, Canada, Schweiz, Ungarn,

Australien, Dänemark, Polen (live), Norwegen, Schweden, Singapur, Vereinigte Arabische Emirate (in progress)

• Weiterer Rollout

– Payment on Behalf/Full Service: Bulgarien, Rumänien sowie Internationale Zahlungen. Hong Kong & Singapur

Scheckdruck via CGI

– Channel: Südamerika, Asien im Test

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

13

Vorteile aus dem Einsatz der Payment Factory (Auszug) V

ort

eile

Business Partner Konzern

Reduktion von Zahlungsapplikationen One Tool Strategy (Umsetzung von Corporate Prozessen)

Reduktion von Zahlungsformaten Reduktion von Zahlungsformaten zu XML (CGI)

PF ist einziger Kontakt für alle Zahlungsarten und

Bankenkommunikationsangelegenheiten

Flexible Steuerung des Zahlungsvolumens auf

Konzernhausbanken an zentraler Stelle

Keine Kreierung eines SEPA XML und kein Test mit

verschiedenen externen Banken notwendig

Zentraler SEPA Ansatz für den Konzern

Kostenreduktion durch Möglichkeit des weltweiten lokalen

Zahlens

Konzernbanken haben SPOC innerhalb des Konzerns

Standardisierung & Reduktion von Prozessen, Schnittstellen

& IT-Infrastruktur

Kostentransparenz

PF gibt direktes Feedback zu Fehlern auf Einzelpostenbasis.

Hohe STP Quote und Verminderung von Repairgebühren.

Zentrale Abbildung von Cashpooling

Nutzung von geprüften Prozessen IT Sicherheit & Datenschutz Maßnahmen und Prüfung müssen

nur an einer Stelle umgesetzt werden

Kostenreduktion durch Nutzung von Skaleneffekten Bündelung des Zahlungsvolumens ist Voraussetzung für

Senkung des Stückkostenpreises

Nutzung von automatisierten Intercompany

Zahlungsprozessen und -differenzenklärung

Liquiditätsplanung wird vereinfacht durch Reduktion von

Ansprechpartnern

Zentrale Bankstammdatentabelle ermöglicht Validierungen

der Nebenbuchdaten zur Vermeidung von Bankabweisungen

Abwicklung von Währungssicherungsgeschäften auf zentraler

Ebene

In-House Bank Konto ist das einzige Zahlungskonto und

vermindert so Customizingaufwand

Zentrales Know-How für Bankenprozesse setzen an genau

1 Stelle im Konzern Bankenanforderungen um

Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

14 Cash Management Campus 2015 | DPDHL Omikron | Page

Deutsche Post AG

August-Horch-Str. 5

51149 Köln

Germany

Sebastian Richter Finance & HR Services Corporate Treasury Services Phone +49 (0) 221 - 2975 1413 Mobile +49 (0) 151 14 02 15 29 E-Mail sebastian.richter@dpdhl.com

Deutsche Post AG

August-Horch-Str. 5

51149 Köln

Germany

Anna Harzheim Finance & HR Services Corporate Treasury Services Phone +49 (0) 221 - 2975 1421 Mobile +49 (0) 162 1046556 E-Mail anna.harzheim@dpdhl.com