Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen

Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen

Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH

Rechnungswesen an der UWH

29. Oktober 2007

© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007 2

AGENDA

Die UWH als Organisation

Das Rechnungswesen im Überblick

Der Planungsprozess im Detail

Die kritische Bewertung


Allgemeine Vorbemerkungen zum Rechnungswesen an der Universität Witten/Herdecke

Die UWH als gGmbH

EckpunkteRechnungswesen

Die UWH ist als gGmbH strukturiert

Kaufmännisches Rechnungswesen (Doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz etc.) zur Planung, Steuerung und Kontrolle

Externe Revision und Prüfung

10 Jahre Erfahrung mit eigenverantwortlichen Kostenbudgets in den Fakultäten/Bereichen

Interne Abstimmung mit den Dekanen und Bereichsleitern

Benutzerorientierte Weiterentwicklung

Allgemein Speziell


Bilanz Geschäftsjahr 04/05

A k t i v a P a s s i v a

30.9.2005 30.9.2005TEUR TEUR TEUR

A. Anlagevermögen A. Eigenkapital

I. Immaterielle Vermögensgegenstände I. Gezeichnetes Kapital 31Gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Wertesowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten 78 II. Zweckgebundene Rücklagen 2.853

2.884II. Sachanlagen

1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten B. Sonderposten für Investititonszuschüsse zum einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 15.375 Anlagevermögen 14.156

2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung 1.726 17.101C. Rückstellungen

III. Finanzanlagen 1. Steuerrückstellungen 861. Anteile an verbundenen Unternehmen 282 2. Sonstige Rückstellungen 1.0782. Beteiligungen 32 1.1643. Wertpapiere des Anlagevermögens 29 343

17.522 D. Verbindlichkeiten1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.100

B. Umlaufvermögen 2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen 13. Sonstige Verbindlichkeiten 2.366

I. Vorräte --davon aus Steuern EUR 9.087,85 (i. Vj. EUR 2.489,40)--1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 3 --davon im Rahmen der sozialen Sicherheit 2. Unfertige Erzeugnisse 385 388 EUR 1.451,26 (i. Vj. EUR 7.023,13)--

3.468II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände

1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.377 E. Rechnungsabgrenzungsposten 1.5952. Forderungen gegen verbundene Unternehmen 143. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein

Beteiligungsverhältnis besteht 204. Forderungen gegen Gesellschafter 1.1705. Sonstige Vermögensgegenstände 2.177 4.758

III. Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten 5385.683

C. Rechnungsabgrenzungsposten 6123.266 23.266

D. Treuhandvermögen 302 F. Treuhandverbindlichkeiten 302


Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr 04/05

2004/2005TEUR TEUR

1. Erträge aus Spenden und Stiftungen 6.8682. Erträge aus Sponsoringverträgen 9273. Erträge aus Forschungsförderung 3.1364. Erträge aus Zuwendungen des Landes NRW 3.8345. Erträge aus Kostenbeteiligung der Studierenden 1.9516. Umsatzerlöse der Zahnklinik 5.5147. Minderung des Bestands an unfertigen Leistungen -608. Sonstige betriebliche Erträge 5.826

27.9959. Materialaufwand der Zahnklinik

a) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe undfür bezogene Waren 578

b) Aufwendungen für bezogene Leistungen 1.870 2.44910. Personalaufwand

a) Löhne und Gehälter 15.161b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung 2.697 17.857

11. Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen 893

12. Sonstige betriebliche Aufwendungen 7.10013. Erträge aus Beteiligungen 014. Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge 6715. Abschreibungen auf Finanzanlagen 116. Zinsen und ähnliche Aufwendungen 817. Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit -24618. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag 4519. J ahresfehlbetrag -29220. Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen 1.10621. Einstellungen in zweckgebundene Rücklagen 81522. Bilanzgewinn 0


Angepasster Ausschnitt des Organigramms der UWH

Das Rechnungswesen orientiert sich an der Organisationsstruktur

Personalabteilung

KaufmännischeGeschäftsführung

RechnungswesenControlling

DekanBetriebswirtschaftl. Assistent

Fakultät für Medizin Fakultät für ZMK


Wirtschaftsfakultät


Fakultät für das Stufu


Sonstige Bereiche

Bereichsleiter

Kst. Lehrstuhl X

Lehrstuhlinhaber

Kst. …

Kst.-Verantwortlicher

Kst. Lehrstuhl X

Lehrstuhlinhaber

Kst. …


Kst. Lehrstuhl X

Lehrstuhlinhaber

Kst. …


Kst. Lehrstuhl X

Lehrstuhlinhaber

Kst. …


Prinzipdarstellung

Verantwortung bis auf Kostenstelleebene

UnterstützendeBereiche


Der Planungsprozess des Budgets in 5 Schritten

Von der Planung zum Budget

Eingabe der Personalkosten-Planzahlen für die 3 folgenden Geschäftsjahre

Ermittlung der Personalkosten-hochrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr

Hochrechnung der Kosten für das abgelaufene Geschäftsjahr

Planung je Bereich für die nächsten 3 Geschäftsjahre

Prüfung auf Plausibilität

Anpassung der Kostenstellen

Neuplanung eingerichteter Kostenstellen

Investitionsplanung

Prüfung der Planungen je Bereich

Festlegung notwendiger Modifikationen

Vorbereitung der Unterlagen für Budgetbeschluss

Vorstellung der Budgetplanung im Finanzausschuss

Beschluss über Budgetplanung je Bereich (3 Optionen: add-on, bleibt gleich, sparen

Ggf. Anpassung der Budgets laut Vorgaben Finanzausschuss

Personalkosten-Planzahlen

Hochrechnung BereichsplanungVorstellung der

PlanungBeschluss

Budget

PersonalabteilungFakultäten/Bereche

PersonalabteilungFakultäten/Bereiche

Fakultäten/BereicheGeschäftsführung

Controlling/Personalabteilung

Finanzausschuss

Personalgerüstfür Planung

Basisdaten für Planung

Zwischenergebnis Beschlussvorlage Endergebnis


Deckblatt Budgetplanung - Fakultät für Medizin

Auszug Planungssystem UWH

IstGJ 2004/05

PlanGJ 2005/06

PlanGJ 2006/07

PlanGJ 2007/08

PlanGJ 2008/09

FTE

Basis 33,58 34,57 34,71 32,71

Maßnahmen 4,50 16,38 36,75 37,50

gesamt 38,08 50,95 71,46 70,21

Personalmaßnahmen geplant? Ja Ja Ja

EDV-Investitionen geplant? Ja Ja Ja

Ich habe der BIT meine geplanten BIT-Ressourcen mitgeteilt. Nein Nein Nein

Spenden und Stiftungen 500.000 600.000 900.000 900.000 900.000

Zweckgebundene Spenden und Stiftungen 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000

Schenkungen und Erbschaften 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000

Sponsoring

Forschungsförderung

Beratung (Honorare)

Weiterbildung / Fortbildung 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000

sonstige Dienstleistungen

Zuwendungen des Landes NRW 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000

Kostenbeteiligung der Studierenden 500.000 600.000 500.000 500.000 500.000

Erträge Fremdkliniken 500.000 800.000 780.000 780.000 780.000

Sonstige Erlöse 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000

Universitätsinterne Erlöse 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000

Erlös aus Gewinnrücklage

Summe Erlöse 1 3.420.000 3.920.000 4.100.000 4.100.000 4.100.000

Overhead Belastungen -25.000 -40.000 -40.000 -40.000 -40.000

Gemeinkosten Belastungen -60.000 -75.000 -80.000 -65.000 -75.000

Overhead Gutschriften

Gemeinkosten Gutschriften 100.000 35.000 65.000 65.000 65.000

Summe Erlöse nach OH + GK-Verrechnung 3.435.000 3.840.000 4.045.000 4.060.000 4.050.000

Personalkosten ohne Honorare -1.900.000 -2.200.000 -2.500.000 -2.300.000 -2.300.000

Honorare -150.000 -150.000 -200.000 -200.000 -200.000

Abschreibungen (AfA) -54.490 -44.568 -69.922 -110.165 -143.466

Fremdklinikkosten -304.641 -333.272 -333.143 -333.143 -333.143

Sachkosten -200.529 -241.957 -667.830 -1.226.007 -1.225.730

Universitätsinterne Kosten -1.423.159 -1.262.198 -1.323.748 -1.323.748 -1.323.748

Sonstige Raumkosten -5.824 -5.450 -6.909 -4.250 -1.250

Summe Kosten -4.038.644 -4.237.445 -5.101.552 -5.497.313 -5.527.337

Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten) -603.644 -397.445 -1.056.552 -1.437.313 -1.477.337

Investitionen -87.450 -60.680 -423.918 -553.541 -180.241

abzgl. AfA 54.490 44.568 69.922 110.165 143.466

Cash-Flow I -636.604 -413.557 -1.410.548 -1.880.689 -1.514.112

Humanmedizin

Beispiel


Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge I

Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (1/4)

Beispiel

Monatsbericht- detailliert - Anzahl Studierende des Bereichs:Berichtsmonat: August 2007 Bereich / Studiengang: Hochschullehrer der Kostenstelle: lt. Plan

Druckdatum: 25.10.2007 Kostenstelle: wiss. MA der Kostenstellen: lt. PlanErstellt von: Verantwortlich: nicht-wiss. MA der Kostenstelle: lt. Plan

Vergleichsgeschäftsjahr: 2005/06 Laufendes Geschäftsjahr: 2006/07

Jahr Kumuliert Jahr Monat Kumuliert bis AugustIst Ist Plan Ist Plan Ist

EURO

% v

on

Su

mm

e E

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b

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Ko

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n

EURO

% von Ist

Jahr(3 / 1)

EURO

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b

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Ko

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n

EURO

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se

b

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Ko

ste

n

EURO EUROAbw. Abs.

Euro(11-10)

Abw. vom

Plan in %

(11 / 10 - 100)

% vom Plan

(11 / 6)

Abw.%-Pkt.zum

Vorjahr(14 - 4)

1 2 3 4 Sp 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Erlöse:

Spenden und Stiftungen

070 Allg. Spenden und Stiftungen

100 Sponsoring

130 Forschungsförderung

150 Beratung

170 Weiterbildung/ Fortbildung

190 sonstige Dienstleistungen

220 Umsatzerlöse Zahnklinik

240 Zuwendungen des Landes NRW

260 Kostenbeteiligung der Studierenden

262 Erträge Fremdkliniken

305 Sonstige Erlöse

330 Universitätsinterne Erlöse

370 Overhead Gutschriften

410 Gemeinkosten Gutschriften

415 Bestandsveränderung

425 Summe Erlöse430 Summe Overhead Belastungen435 Summe Gemeinkosten Belastungen

Zei

le


Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge II


Beispiel

Kosten:

480 Personalkosten ohne Honorare

485 Honorare

515 Materialkosten Zahnklinik

535 Abschreibungen (AfA)

537 Fremdklinikkosten

Sonstige betriebliche Kosten640 Sachkosten

667 Budgetüberschreitung Vorjahr

672 Raumkosten

665 Universitätsinterne Kosten

675 Summe Kosten ohne Investitionen

685 Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten)

686 Investitionen

688 abzgl. AfA

690 Cash-Flow I (685 + 686 + 688)

Zur Information:



EURO EURO

% von Ist

Jahr (3 / 1)

EURO EURO EURO EUROAbw. Abs.

Euro(11-10)

Abw. vom

Plan in %

(11 / 10 - 100)

% vom Plan

(11 / 6)

Abw. %-Pkt. zum

Vorjahr (14 - 4)

694 Ertr. aus geplanten zweckgeb. Spenden

695 Erträge aus geplantem Sponsoring

703 Erträge aus Beteiligungen

704 Erträge aus and. Wertpap. und Ausl.

705 Sonstige Zinsen und ähnl. Erträge

706 Zinsen und ähnl. Aufwendungen

707 Ausserordentliche Erträge

709 Steuern

721 Entnahmen aus Gewinnrücklagen

Zei

le


Detail Monatsbericht Erlösseite


Auszug



EURO

% v

on

Su

mm

e E

rlö

se

b

zw.

Ko

ste

n

EURO

% von Ist

Jahr(3 / 1)

EURO

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Su

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n

EURO

% v

on

Su

mm

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se

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Ko

ste

n

EURO EUROAbw. Abs.

Euro(11-10)

Abw. vom

Plan in %

(11 / 10 - 100)

% vom Plan

(11 / 6)

Abw.%-Pkt.zum

Vorjahr(14 - 4)

1 2 3 4 Sp 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Erlöse:

Spenden und Stiftungen

045 Zweckgeb. Spenden und Stiftungen

020 Kalk. Erlöse geplante zweckgeb. Spenden

025 Erträge unsichere zweckgeb. Spenden

035 Overhead Bel. auf zweckgeb. Spenden

040 Gemeinkosten Bel. auf zweckgeb. Spenden

070 Allg. Spenden und Stiftungen

050 Erträge sichere allgemeine Spenden

055 Erträge noch einzuwerbende allg. Spenden

060 Verrechnung allg. Spenden und Stiftungen

065 Kalk. Erlöse allg. Spenden und Stift.

100 Sponsoring

075 Kalk. Erlöse geplantes Sponsoring

080 Erträge nicht-geplantes Sponsoring

090 Overhead Belastung auf Sponsoring

095 Gemeinkosten Belastung auf Sponsoring

130 Forschungsförderung

110 Erträge Forschungsförderung

150 Beratung

135 Erträge aus Beratung

170 Weiterbildung/ Fortbildung

155 Erträge aus Weiterbildung

160 Overhead Belastung auf Weiterb.

165 Gemeinkosten Belastung auf Weiterb.

Zei

le


Detail Monatsbericht Kostenseite


Auszug


1 2 3 4 Sp 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Kosten:

480 Personalkosten ohne Honorare

450 Gehälter

455 Notdienste ZMK

460 Bonuszahlungen

465 Aushilfslöhne

466 Soz. Aufwand Aushilfen

470 Soz. Aufw. und Altersversorgung MA

475 Berufsgenossenschaft

485 Honorare

535 Abschreibungen (AfA)

520 AfA Immaterielle VG

525 AfA Sachanlagen

530 AfA GWG´s

537 Fremdklinikkosten

Sonstige betriebliche Kosten640 Sachkosten540 Lehr-und Forschungsmaterial

545 Zeitschriften

550 Bücher

555 Bewirtung

556 Repräsentations- und Werbekosten

560 Geschenke

565 Reisekosten Externe

570 Reisekosten Mitarbeiter

571 Seminar/Kongr./Tag./etc.

575 EDV - Kosten

580 Porto, Fracht

585 Telefon

590 Bürobedarf, Drucksachen

595 Miete, Leasing

600 Reparaturen, Ersatzteile

605 Versicherungen, Beiträge

610 Prüfungs- und Beratungskosten


Nachstehende Grenzen und Erfahrungen sind an der UWH gemacht worden

Selbstkritische Betrachtung des bestehenden Systems

Reine kaufmännische Steuerung

Keine Qualitätssicherungsfunktion in Lehre, Forschung, Weiterbildung

Tendenz zum Informationoverload

Keine Profit-Center-Verantwortung, dadurch

Übersteuerung durch GF bei schwankenden Erträgen

Vertrauensverlust in das System

Lust am Führen und Planen geht verloren

Konfrontation Dekane (Wissenschaft) und GF (Wirtschaft)

Weiterentwicklung zum intelligenten Unternehmensführungstool (z.B. Balanced Scorecard)

Freiheit der genehmigten Budgets

Regelmäßige Schulung der Budgetverantwortlichen

Wahrung der Rechtssicherheit im Rahmen der Gemeinnützigkeit der GmbH

Grenzen/Erfahrungen Herausforderungen


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Documents

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