T2123L Konfiguration Moderner Drucksysteme

Dipl.-Ing. Karl Zürn

Konfiguration moderner Drucksysteme [T2123L] Produktiverer Einsatz durch gezielte Planung / Konfiguration

Inhaltsauszüge Organisation / Planung

Unternehmerische Kriterien / Kosten Auswahl und Test von Geräten Proaktives Handeln Gestaltung der BenutzerschnittstellenVorkonfiguration von Druckoptionen (Schachtsteuerung etc…)

Print on Demand Netzkonfiguration

IP-Daten via DHCP Feste / Statische IP-Adresse Zuweisung eines Hostnamens

Basiskonfiguration Nutzung des integrierten WebserversSafety First Konfiguration von SMTP / POP3 Alarmierung per Mail bei Druckprob-lemen oder Papiermangel

Gerätekonfiguration Schachtsteuerung und Papiersorten Nutzung von Sondermedien

Netzwerkdruck Peer to Peer / Client Server Separates Drucknetz Windows 2000/2003 Druckserver Sprechende Namen für Drucker Publikation von Druckern via Active Directory

Mengendruck

Randeinstellungen

Management Summary

Trotz theoretischer Ideen vom papierlosen Bürosteigt der Druckbedarf ständig an. Seit Laserdruckerimmer schneller und inzwischen auch farbig dru-cken, wird eine effiziente Verwaltung der oft kom-plexen Geräte immer wichtiger. Die unternehmeri-schen Kosten, die ein modernes Drucksystem ver-ursacht, gehen weit über die Betriebskosten desGerätes (Toner, Wartung, Papier, Energie) hinaus.Wesentlich teurer sind die Personalkosten, diedurch fehlerhafte Ausdrucke ("Papier mal wiederaus dem falschen Schacht") und daraus resultieren-de Wiederholungsdrucke verursacht werden. Auchein "vergessenes" Deaktivieren der Farboption beimFarblaser erhöht die Kosten beträchtlich! Das vor-liegende Skript zeigt auf, wie man moderne Druck-systeme effizient konfiguriert und anwenderfreund-lich vorbereitet. Dieses Skript wendet sich primär anNetzwerkadministratoren von Windows-Systemen.Es dürfte aber auch für Organisationsplaner, diesich mit dem "Problem Drucken" beschäftigenmöchten, interessant sein.

http://www.DATA5.de

Karl Zürn

Konfiguration moderner Drucksysteme

(C) Copyright 1989-2003 by DATA 5 Ingenieurbüro für Datentechnik GmbH

Nachdruck, auch auszugsweise, ist genehmigungspflichtig.

Die in diesem Dokument vermittelten Informationen, die gegebenenfalls beigefügten Programme und Hilfsmateria-lien sind mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Die Autoren und die DATA 5 GmbH übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung dieser In-formationen und / oder Hilfsmittel entstehen.

Dieses Werk ist inklusive aller Bestandteile (Programme, Hilfsmittel) urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der DATA 5 GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Druck, Vervielfältigungen, Kopieren, Übersetzungen, Mikroverfilmung usw.

Auch die Speicherung, Reproduktion, Verarbeitung oder Verteilung mit Hilfe von Computersystemen und Datenträ-gern aller Art ist ohne schriftliche Zustimmung der DATA 5 GmbH nicht zulässig.

Viele Begriffe in diesem Dokument sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unterneh-men. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berech-tigt, auch ohne besondere Kennzeichnung, nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzei-chen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten sind und daher von jedermann benutzt werden dür-fen.

Aufgrund der vielfältigen Verwendung sei auf die Warenzeichen der Microsoft Corporation explizit hingewiesen:

Microsoft, MS, MS-DOS, Backoffice, Frontpage, Visual Basic, Netmeeting, Outlook, MS-Office, Win32, Windows, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Active Directory u.a. sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzei-chen der Microsoft Corporation in den USA und / oder anderen Ländern.

Sofern in unseren Publikationen auf Internetseiten verwiesen wird, erklären wir ausdrücklich, dass zum Zeitpunkt der Linksetzung aller direkten und indirekten Links zu Internetseiten Dritte, die entsprechenden verlinkten Seiten frei von illegalen Inhalten waren. Die Autoren haben keinen Einfluss auf die aktuelle und zukünftige Gestaltung und auf die Inhalte der gelinkten/verknüpften Seiten. Deshalb distanzieren sie sich hiermit ausdrücklich von allen Inhal-ten aller gelinkten/verknüpften Seiten, die nach der Linksetzung verändert wurden, und machen sich diese Inhalte nicht zu eigen (vgl. diesbezügliches Urteil des Landgerichts Hamburg vom 12.Mai 1998)

Kontakt zu den Autoren: Für Hinweise auf Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten der vorliegenden Unterlagen sind wir dankbar. Gerne nehmen wir auch Ihre Wünsche zu weiteren Seminarthemen entgegen. Am einfachsten erreichen Sie uns per E-Mail:

[email protected]

Informationen zu Seminaren und Netzwerkthemen finden Sie im Internet unter:

http://www.DATA5.de

2

mailto:[email protected]

http://www.data5.de/

Inhalt

Inhaltsverzeichnis 1. Vorwort..................................................................................................................................... 6 2. Inbetriebnahme ........................................................................................................................ 7

2.1. Sauberer Start – Reset ............................................................................................................ 7 2.2. IP-Adresse zuweisen ............................................................................................................... 7

2.2.1. DHCP- mit dynamischer IP-Adresse........................................................................................ 9 2.2.2. Hostnamen vergeben und DNS-Registrierung kontrollieren .................................................. 10 2.2.3. DHCP mit fester IP-Adresse .................................................................................................. 12 2.2.4. Vergleich Statische IP / Dynamische IP................................................................................. 14 2.2.5. Anmerkungen zum Laserjet 4100 MFP.................................................................................. 14

3. Basiskonfiguration über integrierten Webserver .................................................................... 16 3.1. Safety First – Zugangskennwort setzen................................................................................. 16 3.2. Abschalten nicht benötigter Protokolle................................................................................... 17 3.3. SMTP und POP3 – moderne Drucksysteme beherrschen E-Mail ......................................... 17

3.3.1. Vorbereitung des Mailservers (hier Exchange 2000) ............................................................. 17 3.3.2. Konfiguration der Mailfunktion am Drucker ............................................................................ 19 3.3.3. Erster Test – Anforderung einer Statusseite .......................................................................... 20 3.3.4. Definieren von Warnmeldungen............................................................................................. 21

3.4. Network Time Protokoll (NTP) ............................................................................................... 22 4. Konfiguration der Papierschächte.......................................................................................... 24

4.1. Papiersorte, Größe und Schacht............................................................................................ 24 4.2. Standardpapiersorte und Format definieren .......................................................................... 25 4.3. Sonderbehandlung für Fach 1 / Manuelle Zufuhr................................................................... 26

5. Einrichten des Druckservers .................................................................................................. 27 5.1. Grundlagen ............................................................................................................................ 27

5.1.1. Peer to Peer Printing.............................................................................................................. 27 5.1.2. Client Server Printing ............................................................................................................. 28 5.1.3. Client Server mit separatem Drucknetz ................................................................................. 28

5.2. Installation des Druckservers ................................................................................................. 29 5.2.1. Zugang zum Drucker beschränken........................................................................................ 29 5.2.2. Installation des Druckertreibers am Druckserver ................................................................... 30 5.2.3. Gerätekonfiguration am Druckertreiber.................................................................................. 33 5.2.4. Rechte.................................................................................................................................... 36 5.2.5. Sprechende Druckernamen und Druckoptionen.................................................................... 37 5.2.6. Vorkonfiguration der Druckoptionen – Standardwerte definieren .......................................... 38 5.2.7. Speichern der Einstellungen als "Hausstandard"................................................................... 40

3

5.2.8. Mehrere Treiber für einen Drucker......................................................................................... 41 5.3. Druckoptionen - Prioritäten .................................................................................................... 42

6. Publikation von Druckern im Active Directory (AD)................................................................ 45 6.1. Publizieren im AD................................................................................................................... 45 6.2. Verwalten der Drucker in sinnvollen Organisationseinheiten................................................. 45

7. Drucken aus Anwendersicht .................................................................................................. 48 7.1. Suchen und Installieren von Druckern ................................................................................... 48 7.2. Organisieren der Anwender-Umgebung ................................................................................ 50

7.2.1. Die richtigen Drucker für jeden Anwender ............................................................................. 50 7.2.2. Druckknopf im Word umkonfigurieren.................................................................................... 51 7.2.3. Organisieren des Desktops.................................................................................................... 52

8. Weitere Details zum Thema Produktivität .............................................................................. 53 8.1. Randeinstellungen etc…........................................................................................................ 53 8.2. Probleme mit Rändern bei Nutzung der Duplexoption........................................................... 54 8.3. Testen von Passgenauigkeit und Reproduktionsgenauigkeit ................................................ 55 8.4. Geschwindigkeit / Sortieren / Stapeln .................................................................................... 56

8.4.1. Mechanisches Sortieren (Sorter) ........................................................................................... 57 8.4.2. "Elektronisches" Sortieren (Stapler)....................................................................................... 57

8.5. Print on Demand – Drucken ohne PC!................................................................................... 59 8.5.1. Anmerkungen zu den HP-Geräten – Print on Demand.......................................................... 61

8.6. Konzept für unbeaufsichtigten Mengendruck......................................................................... 62 8.6.1. Papier- und Tonervorrat ......................................................................................................... 62 8.6.2. (Un-)Zuverlässigkeit / Papierstau........................................................................................... 63 8.6.3. Papierstärke und Qualität....................................................................................................... 64

9. Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten..................................................................... 66 9.1. Die Anforderungen................................................................................................................. 66 9.2. Lösungsansatz....................................................................................................................... 66 9.3. Praxisprobleme bei dieser Lösung......................................................................................... 67

9.3.1. Softwareeinsatz / Planung ..................................................................................................... 67 9.3.2. Drucken.................................................................................................................................. 67

9.4. Ergebnis, Aufwand und Fazit ................................................................................................. 68 10. WebJetAdmin......................................................................................................................... 70

10.1. Architektur von WebJetAdmin................................................................................................ 70 10.2. Zugriff auf den WebJetAdmin-Server..................................................................................... 71

11. Organisation und Planung...................................................................................................... 72 11.1. Planerische Aspekte bei Drucksystemen............................................................................... 72

4

Inhalt

11.2. Multifunktionsgeräte............................................................................................................... 73 12. Anhang A: Checkliste Printsysteme....................................................................................... 76

12.1. Netzwerkkonfiguration............................................................................................................ 76 12.2. Konfigurationsmöglichkeiten .................................................................................................. 76 12.3. Zugriffsschutz / Anmeldung.................................................................................................... 77 12.4. Geräteeigenschaften.............................................................................................................. 77 12.5. Zuverlässigkeit und Passgenauigkeit..................................................................................... 78 12.6. Verbrauchsmaterial-Management - Kostentransparenz ........................................................ 78 12.7. Druckertreiber ........................................................................................................................ 79

13. Anhang B: Folien.................................................................................................................... 80 13.1. Überblick Druckerkonfiguration .............................................................................................. 80 13.2. Peer to Peer Printing.............................................................................................................. 83 13.3. Client Server Printing ............................................................................................................. 84 13.4. Client Server Printing mit separatem Drucknetz .................................................................... 85 13.5. Print on Demand .................................................................................................................... 86 13.6. Architektur WebJetAdmin....................................................................................................... 87

5

© C

opyright 1989-2003 by DA

TA 5 G

mbH

1. Vorwort Moderne Drucksysteme bieten heute interessante Möglichkei-ten zur effizienten Konfiguration. Die Druckkosten, insbesonde-re die Personalkosten, können durch bessere Planung und Konfiguration von Drucksystemen wesentlich gesenkt werden.

Die Nutzung moderner Internet-Protokolle wie DHCP, http, SMTP, POP3, NTP ermöglichen dem Administrator eine einfa-che Inbetriebnahme und ständige Überwachung aller Funktio-nen inklusive Papiervorrat und Tonerverbrauch.

Aber erst eine optimale Konfiguration der Druckertreiber bringt die Zufriedenheit (und Produktivität!) der Anwender. "Plötzlich" kommt das Papier aus dem richtigen Schacht. "Plötzlich" ist auch die Duplex-Option genau dann aktiviert, wenn der Anwen-der dies wollte.

Dieses Script beschreibt "den Weg zum Ziel" überwiegend pro-duktneutral. Die Beispiele wurde an einem HP-Laserjet 4100 MFP und an einem HP-ColorLaser 8550 GN getestet. Von die-sen Geräten stammen auch die Screenshots. Obwohl an eini-gen Stellen auch auf Schwächen dieser Geräte hingewiesen wird, ist dies aber kein Testbericht für diese Geräte.

Produktneutrales Script

HP Laserjet 4100 MFP und HP Color Laserjet 8550 GN

Die in diesem Skript beschriebenen Vorgehensweisen lassen sich auf andere Drucker übertragen. Da aber bei weitem nicht alle beschriebenen Eigenschaften "selbstverständlich" sind, sei dem Leser geraten bei der Auswahl größerer Drucksysteme genau zu prüfen, welche Funktionen unterstützt werden. Die Checkliste im Anhang sollte dem Leser hierbei eine Hilfe sein.

Verwaltungsfunktionen vor Anschaffung genau prüfen!

Dieses Script beschreibt die Konfiguration und den Betrieb von Drucksystemen aus der Sicht eines Netzwerkadministrators, aber auch aus Benutzersicht. Handbücher von Druckerherstel-lern beschreiben in der Regel nur das Gerät und weniger das zu lösende Problem.

Problemorientierte Sichtwei-se!

6

Inbetriebnahme

© C


TA 5 G

mbH

2. Inbetriebnahme

2.1. Sauberer Start – Reset Vor Beginn sollte sichergestellt werden, dass ein definierter Start erfolgt. Falls das Gerät nicht völlig fabrikneu ist, beginnt man am besten mit einem RESET, d.h. der Drucker wird auf Werkseinstellungen zurückgesetzt.

Werkseinstellungen wieder-herstellen

Beim 4100 MFP geht dies über das Menü:

Menü - Gerät Konfigurieren – Resets – Werkseinstellungen wiederherstellen

Hierbei wird unter anderem auch der DHCP-Modus des Gerä-tes aktiviert, sodass anschließend eine automatische Zuwei-sung der IP-Adresse möglich ist.

2.2. IP-Adresse zuweisen IP-Adressen werden idealerweise nicht manuell, sondern auto-matisiert zuzuweisen. Hierfür gibt es den Internet Standard des Dynamic Host Configuration Protokolls (DHCP). Nach dieser Grundsatzentscheidung muss festgelegt werden, ob der Dru-cker mit einer dynamischen1 oder mit einer festen IP-Adresse versorgt wird. Der Großteil der Netzwerkadministratoren ist der Meinung, dass man Drucker "prinzipiell" mit festen IP-Adressen betreiben sollte. Da der Autor diese Meinung nicht bedingungs-los teilt werden im Folgenden beide Methoden vorgestellt.

Automatische IP-Zuweisung über DHCP

Es wird davon ausgegangen, dass im Netzwerk ein DHCP-Server auf Basis einer Windows 2000 Maschine vorhanden ist. Es ist nicht Aufgabe dieser Abhandlung auf die Details der DHCP-Installation einzugehen. Trotzdem zeigen die folgenden Screenshots die für die folgenden Kapitel wichtigsten Einstel-lungen.

1 Eine Dynamische IP-Adresse ändert sich unter bestimmten Umstän-

den (abhängig von der am DHCP-Server definierten Lease-Dauer).

7

© C


TA 5 G

mbH

Neben dem IP-Adressbereich sollten mindestens folgende DHCP-Optionen definiert sein:

DHCP-Option Funktion Bemerkung

03 Router/Standardgateway Adresse des IP-Router, sofern vorhanden

06 DNS-Server Adresse des dyn.DNS-Server von Windows 2000

15 DNS-Domänenname1 z.B. "DATA5.local"

42 NTP-Server2 Zeitserver des Netzwerkes bei Windows (R) 2000 Netzen ist dies normaler-weise der PDC-Emulator der Stammdomäne

44 WINS-Server Nur notwendig, wenn mit WINS-Servern gearbeitet wird.

69 SMTP-Server

70 POP3-Server

Tabelle 1 Wichtige DHCP-Optionen

Der folgende Screenshot zeigt die Optionen in der Konsole ei-nes Windows 2000 DHCP-Servers.

Abbildung 1 Wichtige DHCP-Optionen

Bei Windows 2000 DHCP-Servern sei noch darauf hingewie-sen, dass die "Unterstützung nicht dynamischer Clients" akti-viert sein sollte, da Drucker dynamisches DNS meist nicht un-terstützen. Dies wird am DHCP-Server über die Eigenschaften des Servers definiert. Das folgende Bildschirmfoto zeigt die relevante Option. 1 Diese Option wird benötigt, damit auch nicht dynamische DNS-

Clients im DNS-Server automatisiert registriert werden können. Ge-rade bei Druckern ist dies wichtig.

2 Es gibt Drucksysteme, die in der Lage sind die Uhrzeit für den Dru-cker von einem NTP-Server zu beziehen. Dies kann insbesondere bei Multifunktionsgeräten, die z.B. auch als Fax verwendet werden, wichtig.

8

Inbetriebnahme

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 2 Unterstützung nicht dynamischer DNS-Client aktivieren

Nun ist der DHCP-Server startklar und sollte allen anfragenden Clients die notwendigen Daten liefern können.

Der Aufwand der DHCP-Server-Konfiguration hat prinzipiell nichts mit der Druckerinstallation zu tun. In einem gut gepfleg-ten Netz ist der DHCP-Server ja ohnehin vorhanden, so dass die Drucker, wie viele andere IP-Geräte auch, hiervon profitie-ren können. All diese Einstellungen sind NICHT druckerspezi-fisch.

2.2.1. DHCP- mit dynamischer IP-Adresse Die einfachste Methode einem Drucker eine gültige IP-Adresse zuzuteilen ist schlicht "einschalten". Wie jeder andere Client auch fordert er dann vom DHCP eine Adresse an, und be-kommt die nächst freie IP-Adresse zugeteilt. Mit der IP-Adresse werden auch alle DHCP-Optionsdaten1 übertragen.

Plug & Play – einfach ein-schalten!

Nun stellt sich die Frage, welche IP-Adresse der Drucker nun eigentlich hat. Am einfachsten druckt man hierzu eine Status-seite am Drucker aus. Beim Laserjet 4100 MFP geht dies via

Statusseite des Druckers zeigt die zugewiesene IP

Menü – Informationen – Konfiguration drucken

Im Test erhielt der Drucker die IP: 172.20.1.112. Eine andere Alternative zur Ermittlung der zugewiesenen IP-Adresse wäre die Kontrolle der Lease-Tabelle am DHCP-Server.

Lease-Tabelle am DHCP-Server zeigt die zugewiese-ne IP ebenfalls an.

Da sich bei dynamischer IP-Adressvergabe die IP-Adresse des

1 Inwiefern der Drucker die Optionsdaten verwenden kann ist vom

Drucker abhängig.

9

© C


TA 5 G

mbH

Druckers ändern kann, ist es nicht sinnvoll, den Drucker zukünf-tig über seine IP-Adresse anzusprechen. Stattdessen gibt man dem Drucker einen Namen und verwendet dieses für die zu-künftige Adressierung.

2.2.2. Hostnamen vergeben und DNS-Registrierung kontrollieren

Zur Vergabe des Hostnamens wird über den Internet-Explorer auf den Webserver des Druckers zugegriffen. Hierzu gibt man als "Webadresse" einfach die IP-Adresse des Druckers an.

Abbildung 3 Zugriff auf den Webserver des Druckers über IP-Adresse

Über die Registerkarte "Netzwerk" wird der gewünschte Host-namen für den Drucker festgelegt. Im vorliegenden Beispiel wurde der Hostnamen "MFP1" gewählt.

Hostnamen definieren

Abbildung 4 Festlegen des Hostnamens - MFP1

Der vollständige Namen (sog. Full Qualified Domain Name) setzt sich nun aus dem Hostnamen und der Domäne (Option 15 am DHCP) zusammen. Der Drucker heißt nun also

FQDN des Druckers:

MFP1.DATA5.local

MFP1.DATA5.local Nun stellt sich die Frage der Namensauflösung. Drucker, die dynamisches DNS unterstützen tragen sich einfach selbst in die Tabelle des DNS-Servers ein. Für Drucker, die kein DDNS un-terstützen, kann aber der Windows 2000 DHCP die notwendige Registrierung im (Win2000)-DNS-Server vornehmen.

10

Inbetriebnahme

© C


TA 5 G

mbH

Ziel ist auf jeden Fall, dass der Drucker ohne weitere "Handar-beit" im DNS-Server registriert wird.

Autom. DNS-Registrierung Ob dies korrekt geschehen ist, kann jederzeit über einen "NSLookup-Befehl" kontrolliert werden.

Test der Namensauflösung via NSLookup

Abbildung 5 DNS liefert die korrekte IP des Druckers

Ab sofort kann der Drucker über seinen Namen angesprochen werden.

Abbildung 6 Zugriff an den Drucker über den Namen des Gerätes

Damit nun ein Anwender den Namen des Gerätes einfach he-rausfinden kann, sei empfohlen, das Gerät deutlich zu beschrif-ten. Wenn bei der späteren Konfiguration der Druckertreiber dann ebenfalls dieser Name verwendet wird, ist die Sache aus Anwendersicht "rund".

An die Anwender denken: Drucker beschriften!

Ergebnis: Jeder Drucker kann nun von jeder Stelle des Netzwerkes ein-fach durch Eingabe des Namens erreicht werden. Niemand (weder Administrator noch User) muss die IP-Adresse wissen. Somit ist nachgewiesen, dass man Drucker "IP-technisch" ge-nauso behandeln kann wie andere IP-Geräte auch. Eine "feste" IP-Adresse ist an keiner Stelle zwingend notwendig. Der Schlüssel zu diesem Ergebnis ist die Tatsache, dass der DHCP-Server von Windows 2000 die DNS-Registrierung auto-matisiert vornehmen kann.

Drucksysteme mit dynami-schen IP-Adressen – dank DDNS und DHCP von Win-dows 2000 kein Problem!

11

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 7 Druckernamen am Gerät

2.2.3. DHCP mit fester IP-Adresse Nun sollen auch die "Freunde fester IP-Adressen" zu ihrem Recht kommen. Auch wer feste IP-Adressen für eine seine Drucksysteme wünscht, muss diese keinesfalls manuell einstel-len. DHCP-Reservierung heißt hier das Stichwort.

DHCP-Reservierung!

Bei dieser Methode geht man wie folgt vor: Ausdruck einer Statusseite am Drucker – Ermittlung der

MAC-Adresse des Druckers Erzeugung einer DHCP-Reservierung und somit Definition

der gewünschten IP-Adresse. Festlegen des Hostnamens über eine Option der DHCP-

Reservierung Einschalten des Druckers – fertig!

Das folgende Bildschirmfoto zeigt die Erstellung der DHCP-Reservierung am Win2000-DHCP-Server. Der Drucker soll die "feste" IP-Adresse 172.20.1.75 erhalten. Die zur Identifikation notwendige MAC-Adresse wurde der Statusseite des Druckers entnommen.

12

Inbetriebnahme

© C


TA 5 G

mbH

Falls ein Drucker kein DHCP unterstützt kann man es mit BOOTP versuchen.

Abbildung 8 Erstellen einer DHCP-Reservierung

Wenn nun schon am DHCP-Server individuelle Daten für die-sen Drucker definiert werden müssen (dies ist der Nachteil im Vergleich zur dynamischen Methode!), dann kann man jetzt auch gleich den Hostnamen per DHCP zuweisen. Nachdem die Reservierung abgeschlossen wurde, kann man dies über die DHCP-Option 12 erledigen.

Automatische Zuweisung des gewünschten Hostna-mens über Option 12!

Abbildung 9 DHCP-Option für automatische Zuweisung des Hostnamens

Ergebnis: Nach der Einrichtung der DHCP-Reservierung kann der Dru-cker eingeschaltet werden. Jetzt geht alles automatisch:

13

© C


TA 5 G

mbH

Der Drucker erhält genau die gewünschte IP-Adresse (Hier 172.20.1.75)

Der Drucker erhält automatisch den richtigen Namen "MFP1.DATA5.local"

Alle anderen Optionsdaten, sofern vom Drucker unterstützt, sollten ebenfalls automatisch zugewiesen werden.

Der neue Name wird vom DHCP-Server automatisch im DNS eingetragen.

Der Drucker ist also sofort über seinen Namen ansprechbar!

2.2.4. Vergleich Statische IP / Dynamische IP Statisch oder dynamisch bleibt letztlich Geschmacksache.

Bei der dynamischen Zuweisung muss weder am Drucker noch am DHCP-Server irgendetwas eingestellt werden. Lediglich der Hostname wird nicht automatisch zugewiesen, sondern muss ein einem zweiten Schritt per Webserver eingestellt werden.

Dynamik: Keine Arbeit am DHCP

Bei der "Reservierungs-Methode" muss am DHCP-Server Vor-arbeit geleistet werden. Insbesondere das Eintippen der Mac-Adresse ist nicht sehr angenehm. Diese Mehrarbeit kann dann allerdings den Vorteil für sich verbuchen, dass auch der Host-namen automatisiert zugewiesen wird.

Reservierung: Auch Host-name automatisierbar!

Beide Methoden sind in jedem Falle einer manuellen Einstel-lung der IP-Daten weit überlegen. Bei Störungen am Drucker, kann dieser einfach auf Werkszustand zurückgesetzt werden. Nach einem Reboot sind alle IP-Daten sofort wieder da.

Anwender und Administrator können das Gerät immer über den Namen ansprechen. Die IP-Adresse, egal ob fest oder dyna-misch, wird in keinem Falle benötigt.

IP-Adresse wird nicht benö-tigt!

2.2.5. Anmerkungen zum Laserjet 4100 MFP Die Tests haben ergeben, dass die beschriebenen Verfahren mit dem vorliegenden Gerät durchführbar sind. Das Gerät un-terstützt zunächst einmal das DHCP-Protokoll und übernimmt die wichtigsten IP-Daten vom DHCP.

Allerdings benötigt der 4100 MFP auch Serveradressen für SMTP, POP3 und auch NTP. Obwohl all diese Parameter am DHCP konfiguriert sind, werden diese Optionen NICHT über-nommen. Diese Daten müssen stattdessen manuell über den integrierten Webserver definiert werden. Es ist nicht nachvoll-ziehbar, weshalb nicht alle vom DHCP-Server gelieferten Opti-onen verwertet werden.

Wichtige Serveradressen werden nicht vom DHCP-Server bezogen!

Ansonsten fiel noch auf, dass auf der Netzwerkseite des Web-servers die DNS-Server fehlen. Obwohl DNS unterstützt wird (auf der Konfigurationsdruckseite ausgewiesen) werden diese nicht zur Konfiguration angeboten. Stattdessen werden nur die WINS-Server angeboten.

DNS-Server fehlen

Ob das Gerät von Hause aus dynamisches DNS unterstützt, wurde im Test nicht überprüft. Mutmaßlich wird es sich aber

14

Inbetriebnahme

© C


TA 5 G

mbH

wohl eher um statischen DNS-Support handeln. Dies bedeutet, dass sich der Drucker nicht selbst beim dynamischen DNS re-gistrieren kann. Dies ist aber nicht weiter schädlich, da der DHCP-Server diese Funktion stellvertretend erledigen kann.

15

© C


TA 5 G

mbH

3. Basiskonfiguration über integrierten Webserver

Im letzten Kapitel wurde gezeigt, wie man effektiv und schnell ein Drucksystem über DHCP konfigurieren kann.

Die weitere Detailkonfiguration kann nun bequem über den in-tegrierten Webserver erfolgen. Leider ist auch diese Funktion am Markt noch lange nicht Standard. Bei vielen Herstellern er-folgt die Gerätekonfiguration ausschließlich über irgendwelche "Tippereien" am Gerät oder über vorher zu installierende Soft-ware.

Die vorliegenden Geräte von Hewlett Packard sind in diesem Berech vorbildlich. Jedes Gerät bringt inzwischen "seine Be-diensoftware" in Form eines integrierten Webservers mit. Somit benötigt der Administrator zur Gerätekonfiguration lediglich den Internet-Explorer.

Integrierter Webserver: Ein vorbildliches Konzept!

Die folgenden Abhandlungen beschreiben die Konfiguration moderner Drucksysteme unabhängig vom konkret vorliegenden Drucker. Die modellspezifischen Spezialitäten des 4100 MFP (Scannen, Kopieren etc…) werden NICHT berücksichtigt. Alle folgenden Konfigurationsvorschläge und Hinweise gelten für "reine Drucksysteme".

Multifunktionseigenschaften werden in diesem Skript nicht berücksichtigt.

Die Multifunktionseigenschaften des 4100 MFP bleiben einer separaten Abhandlung vorbehalten.

3.1. Safety First – Zugangskennwort setzen Jeder, der den Namen oder die IP-Adresse des Druckers kennt, kann auf den Webserver zugreifen, und den Drucker konfigurie-ren. Als Administrator sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass der Zugang zu den Verwaltungsfunktionen beschränkt wird.

Über das Sicherheitsmenü wird das Administratorkennwort ge-setzt.

Abbildung 10 Administratorkennwort setzen

16

Basiskonfiguration über integrierten Webserver

© C


TA 5 G

mbH

Zur Änderung von Konfigurationsdaten ist nun die Passwortein-gabe notwendig. Zugang zu Informationen wie Papiervorrat, Tonerstand etc ist aber weiterhin ohne Passwort möglich.

3.2. Abschalten nicht benötigter Protokolle Nun sollten alle nicht benötigten Dinge abgeschaltet werden. Beispielsweise werden Protokolle wie IPX/SPX / Appletalk, DLC, SNMP1 meist nicht verwendet. Wenn Sie diese Protokolle nicht benötigen sollten sie deaktiviert werden.

Jedes nicht benötigte Protokoll ist ein Sicherheitsrisiko.

3.3. SMTP und POP3 – moderne Drucksysteme beherrschen E-Mail

Was hat ein Drucker mit Mail zu tun? Ganz einfach, er möchte ab und zu mit seinem Administrator kommunizieren. Es möchte beispielsweise folgende Dinge mitteilen:

Papier in Fach 2 ist leer Admin kann reagieren, be-vor der Benutzer ein Prob-lem hat! Toner ist aus

Gerät hat Papierstau Gerät ist offline Gerät benötigt Wartung …

Wenn der Administrator alle diese Dinge per E-Mail mitgeteilt bekommt, kann er reagieren, BEVOR ein Benutzer durch das Problem in seiner Produktivität beeinträchtigt wird! Proaktives Handeln ist gefragt! Das ist Produktivität aus Benutzersicht!

Aber wozu POP3? Wer will Mails an einen Drucker senden? Na, der Admin natürlich. Er kann auf diesem Wege dem Dru-cker Anweisungen erteilen. Beispiel:

Anfordern eines Statusseite per Mail

Sende mir eine Statusseite! Dies erspart den Weg zum Drucker! Und das Ergebnis kann archiviert werden! Diesmal wird die Produktivität des Administ-rators erhöht! Keine Lauferei zum Drucker!

3.3.1. Vorbereitung des Mailservers (hier Exchange 2000)

Zunächst benötigt der Drucker, wie jeder andere Mailteilnehmer auch, ein Postfach auf einem Mailserver und eine passende Mail-Adresse. Der Mailserver muss POP3 und SMTP unterstüt-zen. Der vorliegende Drucker soll die Mailadresse

[email protected] erhalten. 1 Falls Sie beabsichtigen HP-WebJetadmin zu nutzen muss SNMP

aktiviert bleiben.

17


© C


TA 5 G

mbH

Zu diesem Zwecke wurde zunächst im Active Directory ein Be-nutzerkonto namens "MFP1" mit zugehörigem Exchange Post-fach eingerichtet. Der Drucker wird einfach behandelt wie ein "normaler User". Allerdings sollte darauf geachtet werden, dass dieser "Pseudouser" sonst keine Zugriffsrechte im Netzwerk hat. Sobald das Mailkonto des Druckers funktioniert, kann die Mailfunktion am Drucker eingerichtet werden.

Abbildung 11 User MFP1 im Active Directory

18


© C


TA 5 G

mbH

3.3.2. Konfiguration der Mailfunktion am Drucker Die Konfiguration der Mailfunktion erfolgt am Webserver Einstellungen - EMail

Adressen sollten vom DHCP übernommen werden funktioniert aber nicht.

Fehler: Hier müsste„DATA5.de“ stehen

POP3-Kennwort: Bei Exchange 2000 wird hier das normale Windows2000-Anmeldekennwort verwendet

Über dieses Menü muß die Mailfunktion explizit eingeschaltet werden! Abbildung 12 Mail-Einstellungen

Das obige Bildschirmfoto zeigt alle notwendigen Einträge. Beim vorliegenden Gerät liegen an dieser Stelle zwei Firmwarefehler vor.

Die Adressen für SMTP und POP3-Server werden nicht vom DHCP-Server übernommen

Die E-Mail-Adresse wird falsch angezeigt. Interessanterwei-se findet sich hier im Handbuch ein Screenshot, der diese korrekt anzeigt.

Diese Fehler sind aber nur optische / Bequemlichkeitsprobleme. Wenn die Daten wie oben gezeigt definiert werden, funktioniert der Mailverkehr in beide Richtungen einwandfrei.

Bevor das Mail in Betrieb geht, muss es noch via "Sicherheit festlegen" aktiviert werden.

Abbildung 13 Sicherheit festlegen - E-Mail aktivieren

19

© C


TA 5 G

mbH

3.3.3. Erster Test – Anforderung einer Statusseite Nun wird versucht dem Drucker per Mail einen Auftrag zu ertei-len:

Mail an: [email protected] Betreff: this.configpage?suppliespage=email&format=html

Abbildung 14 Mail an MFP1

Wem die obige "Betreffzeile" zu schwierig erscheint, dem sei die Freeware "Easymail" empfohlen. Damit kann man solche E-Mails batchgesteuert per Knopfdruck versenden.

Noch einfacher: Freeware: EasyMail

Easymail findet man unter www.data5.de/tut/messen/tipps.htm#t2031

20


http://www.data5.de/tut/messen/tipps.htm


© C


TA 5 G

mbH

Nach spätestens drei Minuten sollte der Drucker reagieren und eine übersichtliche HTML-formatierte Statusseite versenden.

Abbildung 15 Statusseite per Mail

Leider beinhaltet diese Seite nur Informationen über Toner und Papier. Technische Konfigurationsdaten sind nicht enthalten. Bleibt zu hoffen, dass HP dieses interessante Konzept weiter ausbaut. Man könnte ja mit anderen (vielleicht sogar einfache-ren) Betreffzeilen weitere Informationen anfordern.

3.3.4. Definieren von Warnmeldungen Nun geht es darum, den Drucker so zu konfigurieren, dass die-ser Probleme aktiv per Mail meldet.

Welche Vorgänge zur Mail-Alarmierung führen lässt sich über "Warnmeldungen" detailliert festlegen. Hier werden zunächst Verteilerlisten definiert, d.h. es wird festgelegt, welche Perso-nengruppen Mail-Nachrichten erhalten sollen.

Definition verschiedener Mail-Verteiler

Anschließend wird über "Ereignisse" festgelegt welche Perso-nengruppen bei welchen Ereignissen informiert werden sollen.

Somit kann man bei fehlendem Papier andere Personen be-nachrichtigen als bei "technischen Störungen".

21

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 16 Konfiguration von Verteilerlisten und Ereignissen

Es lohnt sich, mit den umfangreichen Optionen zu experimen-tieren. Für viele Ereignisse lassen sich Schwellenwerte festle-gen. So führt beispielsweise ein Papierstau erst nach 2 Minuten zur Alarmierung des Administrators. Vielleicht hat ja in der Zwi-schenzeit der Mitarbeiter vor Ort das Problem selbst beseitigt. Falls nicht, wird automatisch Hilfe angefordert.

Praxistaugliche Schwellen-werte für Ereignisse definie-ren!

Diese Alarmierungsfunktionen sind bei richtiger Nutzung "Pro-duktivität pur". Kein Problem bleibt mehr unentdeckt!. Die je-weils zuständigen Personen werden informiert, lange bevor ein Benutzer wegen fehlendem Papier oder Toner drucktechnisch "ins Leere läuft".

Produktivität pur!

Die praktische Wirksamkeit solcher Mechanismen hängt jetzt "nur noch" an der Organisation. Das Wartungspersonal sollte idealerweise schnell reagieren und die Probleme zeitnah behe-ben. Vor allem bei großen Abteilungsdruckern, von deren Funk-tion viele Leute abhängig sind, ist dies besonders wichtig.

Servicemitarbeiter müssen verfügbar sein.

Besser kann man die Alarmierung technisch nicht lösen! Bleibt zu hoffen, dass sich hier viele Gerätehersteller (nicht nur Dru-cker!) an dieser Lösung ein Beispiel nehmen.

Leider muss aber bezüglich des getesteten 4100 MFP noch bemerkt werden, dass gerade die "Papier leer" Warnung nicht funktionierte, andere Warnungen wurden aber tadellos übermit-teln.

Fehler: Papier leer – Warnung funk-tioniert nicht.

3.4. Network Time Protokoll (NTP) NTP ist ein Internetprotokoll welches in der Lage ist, die Uhrzeit zwischen Rechnern zu synchronisieren. Hierbei gibt es NTP-

Auch ein Drucker braucht die aktuelle Zeit!

22


© C


TA 5 G

mbH

Server, die die Zeit mitteilen und NTP-Clients die sich die Zeit von den Servern "abholen".

Jedes Gerät welches eine Uhr hat, sollte sich idealerweise bei NTP die Zeit vom dafür vorgesehenen Server holen. In einem Windows 2000 Netzwerk dient standardmäßig der PDC-Emulator der Domäne als Zeitserver. Dieser kann also als NTP-Server angegeben werden.

Da viele Drucker auch mit Uhrzeiten arbeiten (Zeitstempel in Ereignisprotokollen, Faxzeit bei Multifunktionsgeräten) ist eine NTP-Unterstützung ideal.

Hier ist der MFP 4100 vorbildlich und nutzt auch dieses Internet Protokoll. Schade nur, dass er die IP-Adresse des NTP-Servers wieder NICHT vom DHCP-Server übernimmt. Dies bedeutet, dass auch NTP manuell via Webserver konfiguriert werden muss.

NTP wird beim 4100 MFP nicht vom DHCP übernom-men!

Abbildung 17 Zeitsynchronisation via NTP

Im Menü "Uhrzeit-Dienste" muss lediglich die Adresse des NTP-Servers definiert werden. Via "Zeit abfragen" kann die kor-rekte Funktion getestet werden.

23

© C


TA 5 G

mbH

4. Konfiguration der Papierschächte Diese Dokumentation soll unter anderem aufzeigen, wie er-reicht werden kann, dass der Anwender immer auf dem "richti-gen" Papier druckt. Eine unter vielen Voraussetzungen ist die richtige Konfiguration der Papierschächte am Gerät.

Für die folgenden Kapitel wird ein HP ColorLaserjet 8550 GN verwendet. Dieses Gerät verfügt über zahlreiche Papierzufüh-rungen und auch mehreren Papierablagen.

HP ColorLaserjet 8550 GN

Da der integrierte Webserver dieses Gerätes nicht so ausgereift ist, wie der des 4100 MFP stammen die Screenshots, die sich auf dieses Gerät beziehen, nicht vom integrierten Webserver sondern von HP-WebJetAdmin. Alternativ lassen sich die not-wendigen Einstellungen direkt am Gerät konfigurieren.

Verwaltung des Color La-serjet 8550 GN via WebJet-Admin!

Abbildung 18 HP Color Laserjet 8550 GN mit 4 Schächten, Stacker und Hefter

4.1. Papiersorte, Größe und Schacht Es erhöht die Flexibilität von Administrator und Anwender, wenn man nicht mit "Schachtnummern", sondern mit Papiersorten arbeitet. Anstatt "Schacht 1, 2, 3" gibt der Anwender einfach die benötigte Papiersorte an. "Normal", "Briefpapier" oder Fotopa-pier sind wesentlich anwenderfreundlichere Begriffe. Der Admi-nistrator hat dadurch den Vorteil, dass er jederzeit die Schacht-nummern ändern kann. Wenn z.B. eine bestimmte Papiersorte häufiger benötigt wird, kann der diese in mehreren Schächten oder in einem größeren Schacht vorgehalten werden. Der Be-nutzer merkt von Änderungen nichts.

Papiersorte statt Schacht-nummer!

Bei dieser Arbeitsweise muss nun der Administrator erst einmal "dem Drucker sagen", in welchem Schacht welche Papiersorte liegt. Die Papiergröße wird in der Regel automatisch erkannt. Der folgende Screenshot zeigt die Zuordnung der Papiersorten.

24

Konfiguration der Papierschächte

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 19 Papierfachzuordnung

Im WebJetAdmin findet man diese Einstellung auf der Konfigu-rationsseite unter Fächerverwaltung. Über das Menü des Gerä-tes kann man die Einstellungen unter "Papierverarbeitung" än-dern.

Es ist Verantwortung des Administrators oder des für Verbrauchsmaterial zuständigen Teams, dass im Fach 1 nun auch tatsächlich Briefpapier und im Fach 2 Glanzpapier liegt.

Admin verantwortet die rich-tige Papiertypzuordnung, nicht der Benutzer!

4.2. Standardpapiersorte und Format definieren Wenn der Anwender über den Druckertreiber (hierzu später mehr) die gewünschte Papiersorte und Größe korrekt angibt, wählt der Drucker automatisch das richtige Papierfach.

Was passiert nun aber wenn der Anwender den Druckertreiber auf "Automatisch" stellt? Welches Papier wird beispielsweise beim Ausdruck einer Statusseite direkt am Drucker verwendet?

In diesen "nicht definierten" Fällen verwendet der Drucker die "Standardpapiersorte". Welches Papier nun "Standard" ist, defi-niert der Administrator. In den meisten Fällen wird dies wohl A4-Normalpapier sein. Die Einstellung findet man im WebJetAdmin unter "Gerät".

Festlegen, welches Papier "Standard" sein soll

Abbildung 20 Standardpapiersorte

25

© C


TA 5 G

mbH

4.3. Sonderbehandlung für Fach 1 / Manuelle Zufuhr

Fach 1 dient bei HP auch zur Zufuhr von "Sondermedien" wie zum Beispiel Etiketten oder Folien. Konfigurationstechnisch benötigt dieses Fach eine Sonderbehandlung.

Der Autor empfiehlt, dieses Fach im normalen "Kassettenmo-dus" zu betreiben und es standardmäßig mit einer bestimmten Papiersorte zu bestücken (hier z.B. Briefpapier). Kassettenmo-dus bedeutet, dass dieses Fach behandelt wird, wie jedes an-dere Fach auch. Dies hat den Vorteil, dass eine weitere Papier-sorte "standardmäßig" zur Verfügung gestellt werden kann.

Dieses erreicht man durch Abschalten der "manuellen Zufüh-rung".

Abbildung 21 Manuelle Zufuhr abschalten

Was passiert nun aber, wenn mit Sondermedien gearbeitet werden soll? Was passiert generell, wenn ein Anwender eine Papiersorte anfordert, die im Gerät nicht vorrätig ist. Da der Drucker maximal 4 (oder 5) Schächte hat, können nicht alle denkbaren Papiersorten bevorratet werden.

Verarbeitung von Sonder-medien

Sobald ein Anwender nun eine NICHT vorhandene Papiersorte wählt, hält der Drucker an, und fordert zum Einlegen dieser Pa-piersorte in Schacht 1 auf. Genau so soll es sein! Der Anwen-der kann seinen Druckjob jederzeit absenden. Allerdings sollte er dann zum Drucker laufen, und die benötigte Papiersorte ein-legen! Er muss aber bei diesem Verfahren nur einmal zum Dru-cker gehen (Wegezeiten!).

Manuelles Einlegen einer anderen Papiersorte

Wichtig ist, nach Abschluss dieses "Sonderjobs", wieder die "normale" Papiersorte in Fach 1 einzulegen.

Das Verarbeiten von Sonderpapiersorten erfordert also KEINE Änderung an den Papiersortendefinitionen am Drucker! Der Anwender muss sich nicht vor Absenden des Druckjobs zum Drucker gehen.

Hinweis zu anderen HP-Druckern: Viele HP-Drucker verfügen über weitere Sondereinstellungen für Fach 1. Oft gibt es die Einstellung "Fach 1 zuerst" oder "Fach 1 = Kassette". In diesem Falle ist "Kassette" die richtige Einstellung. Ziel ist einfach, Fach 1 wie jedes andere Fach zu behandeln. Somit kann hier dauerhaft eine bestimmte Papier-sorte zugewiesen werden. Dies schließt, wie oben erläutert, nicht die Verwendung von Sondermedien aus.

Fach 1 = Kassette

26

Einrichten des Druckservers

© C


TA 5 G

mbH

5. Einrichten des Druckservers

5.1. Grundlagen

5.1.1. Peer to Peer Printing Prinzipiell ist es unter Windows möglich, an jedem beliebigen Arbeitsplatz einen Druckertreiber zu installieren, und die Daten übers Netz direkt zum Drucker zu senden. Die Nutzung eines dedizierten "Druckservers" ist nicht zwingend notwendig. Ein solches Drucker ohne Druckserver nennt man "Peer to Peer" Printing.

Switch

An jedem Client:- Lokaler Drucker- Schnittstelle: TCP/IP-Port

Abbildung 22 Peer to Peer Printing

Selbst wenn der Administrator einen Druckserver zur Verfügung stellt, kann er nicht garantieren, dass dieser auch verwendet wird. Wenn ein "findiger" Anwender die Sicherheitseinstellun-gen des Druckservers umgehen will, sendet er seine Daten einfach direkt an den Drucker. Wie dies verhindert werden kann wird im später erläutert [siehe S. 29 — 5.2.1.

] Zugang zum Dru-

cker beschränken

Vorteile des Peer to Peer Printing: Daten fließen nur einmal über das Netz – direkt vom Ar-

beitsplatz zum Drucker Kein Druckserver notwendig

Nachteile: Keine zentrale Kontrolle, keine Rechteverwaltung Keinen Einfluss auf Druckreihenfolge (Priorität) – wer zuerst

kommt, druckt zuerst. Keine zentrale Pflege von Druckertreibern

27

© C


TA 5 G

mbH

Keine zentrale Pflege von Druckoptionen und Schachtsteue-rung

5.1.2. Client Server Printing Beim Client Server Printing wird ein spezieller Rechner, der Druckserver, eingesetzt. Dieser stellt den Anwendern (ggf. vor-konfigurierte) Druckertreiber zur Verfügung.

Die Anwender senden die Druckaufträge zum Druckserver. Diese werden in eine Warteschlage eingereiht. Nach Prüfung der Rechte wird der Auftrag entsprechend seiner Priorität früher oder später zum Drucker gesendet.

Druckserver prüft Rechte und verwaltet Prioritäten

Druckserver

Netzwerkdrucker = „Holen“ des Drucker-treibers vom Druckserver!Optimal: AD-Support via Suchen!

Switch

Abbildung 23 Client Server Printing

Vorteile: Zentrale Pflege von Druckertreibern Zugriffskontrolle über Druckrechte Vorkonfiguration von Druckoptionen möglich Prioritätenverwaltung

Nachteile: Daten gehen zweimal übers Netz doppelte Netzlast

5.1.3. Client Server mit separatem Drucknetz Der Nachteil der doppelten Netzlast beim Client Server Printing kann im einfachsten Fall durch Anschluss des Druckers an die lokale Schnittstelle des Druckservers beseitigt werden. Alterna-tiv kann auch ein separates Druckernetz aufgebaut werden.

28


© C


TA 5 G

mbH

Dieses hat neben der Entlastung des Netzes noch einen weite-ren Vorteil: die Clients haben aufgrund der Hardwarestruktur keinerlei direkten Zugang zum Drucker. Ein Missbrauch durch Umgehung des Druckservers ist nicht möglich. Es muss ledig-lich sichergestellt sein, dass der Druckserver selbst kein akti-viertes IP-Routing hat.

Switch für Druckernetz

Switch für Standardnetz

Kein Routing! - Druckserver- bei Bedarf auch WebJetAdmin

Abbildung 24 Client Server Printing mit separatem Drucknetz

5.2. Installation des Druckservers Das folgende Kapitel beschreibt die Konfiguration eines Win-dows 2000 Druckservers.

5.2.1. Zugang zum Drucker beschränken Zunächst sollte dafür gesorgt werden, dass der Drucker nicht "missbraucht" werden kann. Wenn ein druckserverbasiertes Printing geplant ist, sollte verhindert werden, dass Anwender Daten direkt zum Drucker senden. Sofern kein separates Drucknetz im Einsatz ist, wäre dies prinzipiell möglich.

Das folgende Bildschirmfoto zeigt die Zugriffssteuerung des Druckers. Diese ist über den integrierten Webserver zugänglich.

29

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 25 Zugriff auf den Drucker nur für Druckserver

Wenn hier nur die IP-Adresse des Druckservers eingetragen wird, werden Druckaufträge von anderen Absendern nicht mehr akzeptiert.

Hier keine Netzmaske eintragen, da sonst das gesamte IP-Subnetz zugriffsberechtigt wäre!

Keine Netzmaske eintragen!

5.2.2. Installation des Druckertreibers am Druckserver Die Qualität und Zuverlässigkeit eines Druckers ist nicht nur eine Funktion der Hardware, sondern auch eine Funktion der Firmware und des Druckertreibers. Es sei jedem Druckadminist-rator empfohlen Druckertreiber ausführlich zu testen und regel-mäßig nach Updates Ausschau zu halten. Bei Einsatz eines Windows 2000 / 2003 Druckservers ist die zentrale Pflege der Druckertreiber technisch sehr einfach.

Qualität des Treibers ist wichtig!

Die Installation des Druckertreibers erfolgt über Drucker hinzufügen

Lokaler Drucker (Plug & Play NICHT1 aktivieren). "Lokaler Drucker" wird immer dann verwendet wenn dieser Rechner die Daten direkt zum Drucker sendet. Ob dieses Versenden der Daten über eine lokale oder eine Netzschnittstelle erfolgt spielt keine Rolle. Am Druckserver wird also IMMER "lokaler Drucker" angegeben.

1 Plug & Play funktioniert nur bei lokal angeschlossenen Druckern.

30


© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 26 Lokaler Drucker

Es folgt die Frage nach dem Druckeranschluss. Hier wird ein Standard-TCP/IP-Port neu erstellt (falls nicht schon vorhan-den)

Abbildung 27 Druckeranschluss

Bei der Erstellung des TCP/IP-Ports kann sowohl der Drucker-name als auch die IP-Adresse verwendet werden. Falls der Drucker mit dynamischen IP-Adressen betrieben wird, muss hier unbedingt der Druckername eingegeben werden!

Druckernamen – nicht die IP-Adresse verwenden!

31

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 28 Druckername als Anschlussbezeichnung

Anschließend erfolgt die Auswahl des konkreten Druckermo-dells und somit das Laden des Gerätetreibers. Hier sollte nicht der MS-Standardtreiber, sondern ein aktueller vom Hersteller gelieferter und vom Administrator getesteter Druckertreiber verwendet werden. Dies erreicht man über den Knopf "Daten-träger".

Abbildung 29 Laden aktueller Treiber über Datenträger

Nun legt man den Namen des neuen Druckers fest. Drucker-namen werden in einem späteren Kapitel ausführlich behandelt. [siehe S. 37 — 5.2.5.

]

Sinnvolle Druckernamen wählen

Sprechende Druckernamen und Druckop-tionen

32


© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 30 Sprechende Druckernamen

Anschließend folgt der Dialog zur Freigabe des Druckers. Da ein Druckserver aufgebaut werden soll, muss der Drucker auch freigegeben werden. Zweckmäßigerweise verwendet man als Freigabenamen denselben Namen.

Abbildung 31 Freigabe unter gleichem Namen

Somit ist der Druckertreiber mal "grob" installiert. Ein Testdruck sollte die prinzipielle Funktion bestätigen.

5.2.3. Gerätekonfiguration am Druckertreiber Leider funktioniert nach Erfahrungen des Autors die "automati-sche Gerätekonfiguration" nicht über das Netzwerk hinweg. D.h. der Drucker meldet die angeschlossenen Optionen nicht. Die für diese automatische Konfiguration notwendige Software wird von HP leider nicht separat angeboten. Dies funktioniert

Automatische Gerätekonfi-guration funktioniert nicht übers Netz!

33

© C


TA 5 G

mbH

nur dann, wenn man das komplette "Printing System" installiert. Es wäre sinnvoll, wenn die dafür notwendige Kommunikations-software Bestandteil des Druckertreibers wäre.

Der neu installierte Drucker wird daher über "Drucker - Eigen-schaften" manuell konfiguriert.

Automatische Konfiguration funktioniert nicht immer

Der Button ist grau und lässt sich nicht bedienen.

Abbildung 32 Noch nicht konfigurierter Drucker

Besonders wichtig sind folgende Einstellungen:

Vorhandene Papierschächte, Papierablagen, Stacker, Hefter Duplexeinheit, falls vorhanden Speicherausstattung (falls konfigurierbar) Sonstige Optionen, wie Festplatte etc…

34


© C


TA 5 G

mbH

Im Zweifelsfalle liefert ein Ausdruck der Statusseite am Drucker Klarheit über installierte Optionen und die Speicherausstattung des Gerätes.

Abbildung 33 Drucker nach Einstellung der wichtigsten Parameter

35

© C


TA 5 G

mbH

5.2.4. Rechte Nun sollte sichergestellt werden, dass zukünftig nur die berech-tigten Personen diesen Drucker verwenden können. Dies ge-schieht über die Registerkarte "Sicherheit".

Abbildung 34 Druckrechte

Empfehlungen zu den Rechten: Druckerverwaltung

Dieses Recht sollte nur an Administratoren und an Gruppen vergeben werden, die explizit für die Verwaltung des Druckers zuständig sind. Diese Personen können die Einstellungen am zentralen Druckertreiber beliebig ändern!

Drucker verwalten nur für Admins

Drucken Druckrechte erhalten alle Personen und Gruppen, denen das Drucken über diesen Drucker (treiber) gestattet sein soll.

Dokumente verwalten Dieses Recht erteilt man zweckmäßigerweise an Gruppen, die für die Verwaltung zuständig sind. Dieses Rechte ermöglicht die Löschung von Dokumenten aus der Warteschlage, oder auch das Ändern von Druckprioritäten.

Zusätzlich sollte man dieses Recht aber auch an Ersteller / Be-sitzer erteilen. Dies führt dazu, dass jeder Anwender seine ei-genen Druckaufträge verwalten, d.h. bei Bedarf aus der Druck-queue löschen kann.

Dokumente verwalten für "Ersteller – Besitzer"

FAZIT "Drucken" für die gewünschten Zielgruppen Alle Rechte für "Administratoren" Dokumente verwalten für "Ersteller – Besitzer"

36


Gruppenstrategie wie im Dateisystem verwenden!

© C


TA 5 G

mbH

Genau wie bei der Rechtevergabe im Dateisystem sollte der Administrator über ein Gruppenkonzept verfügen. Üblicherwei-se (aber nicht zwingend) werden Rechte an "Domänen-lokale" Gruppen vergeben. Diese sind dann Mitglied in "Globalen Gruppen". Die globalen Gruppen wiederum beinhalten die ein-zelnen Mitarbeiter.

5.2.5. Sprechende Druckernamen und Druckoptionen Nun ist "technisch gesehen" der Drucker fertig konfiguriert und könnte in Betrieb gehen. Aber...

Was passiert jetzt, wenn der Anwender einfach auf "Dru-cken" drückt?

Welches Papier wird dann verwendet? Wird dann einseitig oder doppelseitig gedruckt? Wird dann farbig oder SW gedruckt? Wird die Ausgabe auf den Stacker umgeleitet oder im Stan-

dardfach ausgeben? Wird der Hefter verwendet?

…Fragen über Fragen…

Natürlich kann der Anwender (theoretisch) all diese Optionen durch Setzen der richtigen "Haken" im Druckertreiber steuern.

Doch wer tut das? Ist es nicht menschlich einfach mal auf "Drucken" zu drücken Und genau das kostet Geld! Jetzt wird fast garantiert ir-

gendwas schief laufen! Es muss noch mal gedruckt werden. Dies kostet allem voran Arbeitszeit!

Im Folgenden wird aufgezeigt, wie alle oben genannten Optio-nen vom Administrator voreingestellt werden können.

Grundidee: Sprechende Druckernamen Jeder Drucker(treiber) bekommt einen sprechenden Namen, der ausdrückt, wie dieser Druckertreiber voreingestellt ist.

Sprechende Namen!

Beispiel für eine Namenskonvention: Name-Farbe-Papiersorte-Duplex-Heften

Daraus ergeben sich beispielsweise folgende Druckernamen:

Beispiel 1: CL1-Color-Normal-DH

Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Farbe ist aktiviert, Druck erfolgt auf Normalpapier, Duplex ist aktiviert, Heften ist aktiviert.

Beispiel 2: CL1-SW-Normal-D

Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Ausdruck in Schwarz/weiß, Druck erfolgt auf Normalpapier, Duplex ist akti-viert, Heften ist deaktiviert

37

© C


TA 5 G

mbH

Beispiel 3: CL1-SW-Briefpapier

Der Ausdruck erfolgt auf dem Drucker "CL1", Ausdruck in Schwarz/weiß, Druck erfolgt auf Briefpapier, Duplex ist deakti-viert, Heften ist deaktiviert

Beispiel 4: CL1-Color-Infoblatt

Infoblatt ist eine spezielle Vereinbarung für Prospektblätter. Der Ausdruck erfolgt farbig. Papier ist 120g A3, Duplex wird akti-viert. Broschürenfunktion wird aktiviert, Speichern auf Festplatte wird aktiviert. Hier ist der Druckername "Infoblatt" sinnvoller als eine detaillierte Auflistung aller sich dahinter verbergenden De-taileinstellungen.

Aufgabenbezogene Dru-ckernamen: Spezialdrucker für A3-Broschüren

Beispiel 5: CL1-Fotopräsentation

Druck erfolgt farbig, Glanzpapier wird verwendet, Duplex ist aktiv usw.…

Beispiel 6: CL1-Folien

Alle Druckoptionen sind so eingestellt, wie für den Druck von Folien notwendig. Der Anwender sendet den Auftrag einfach ab und geht dann zum Gerät, um die Folien in Schacht 1 einzule-gen.

5.2.6. Vorkonfiguration der Druckoptionen – Standard-werte definieren

Nun soll exemplarisch gezeigt werden, wie der Drucker "CL1-Normal-DH" vom Administrator vorkonfiguriert wird.

Drucker – Eigenschaften – Registerkarte "Erweitert" Registerkarte Erweitert - Standardwerte Auf der Registerkarte "Erweitert" wird der Knopf "Standardwer-

te" benutzt. Nur wenn die Einstellungen über den Knopf "Stan-dardwerte" erfolgen, werden diese später automatisch auf die Arbeitsplätze übertragen!

38


© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 35 Einstellungen der Standarddruckoptionen am Druckserver

Nun werden an alle Registerkarten kontrolliert und die notwen-digen Einstellungen vorgenommen. Exemplarisch zeigt der fol-gende Screenshot die Duplex und Hefteinstellungen.

Abbildung 36 Druckoptionseinstellungen

39

© C


TA 5 G

mbH

Über die weiteren Registerkarten werden Farbe, Papiersorte etc.. gesteuert.

Wichtig ist, dass NICHT der Papierschacht, sondern nur die gewünschte Papiersorte definiert wird. Die Zuordnung zwischen Sorte und Schacht wurde ja bereits am Drucker selbst definiert!

Nur die Sorte, nicht den Schacht festlegen!

Abbildung 37 Definition der Papiersorte - nicht der Schachtnummer

Nachdem alle Optionen definiert wurden, verhält sich dieser Drucker nun genau so, wie es sein Name sagt! Genau das soll-te mit den sprechenden Druckernamen erreicht werden. Der Anwender muss sich nun nicht mehr um alle diese Detaileinstel-lungen kümmern.

5.2.7. Speichern der Einstellungen als "Hausstandard" Manche Druckertreiber bieten noch die hervorragende Möglich-keit, alle Druckparameter unter einem Namen zu speichern. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn ein Anwender ver-sehentlich oder absichtlich die Voreinstellungen eines Drucker-treibers verändert hat. Dann können mit sehr wenig Aufwand, die vom Administrator vordefinierten Werte wieder hergestellt werden.

40


© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 38 Speichern von Druckoptionen unter selbstdefiniertem Namen

5.2.8. Mehrere Treiber für einen Drucker Es ist möglich und sehr empfehlenswert für jede gewünschte Kombination aus Papiersorte und Verarbeitungsoptionen einen separaten Druckertreiber zu installieren. Dies bedeutet, dass für einen Drucker am Druckserver der Druckertreiber mehrfach mit verschiedenen Voreinstellungen und verschiedenen Namen installiert wird.

Wenn der zweite "Drucker" (mit demselben Treiber) installiert wird, erkennt das Installationsprogramm, dass der Treiber tech-nisch bereits vorhanden ist. Hier kann dann natürlich der schon vorhandene Treiber verwendet werden.

Abbildung 39 Treiber schon vorhanden

41

© C


TA 5 G

mbH

In der Praxis werden dann für große Drucker oft 20 und mehr Druckertreiber installiert. Im Kapitel "Drucken aus Anwender-sicht" wird gezeigt, dass diese Vielzahl von "Druckern" trotzdem nicht zur Verwirrung des Anwenders führen muss.

Abbildung 40 Mehrere vorkonfigurierte Druckertreiber für einen einzigen physischen Drucker

Das Einrichten (und Testen!) dieser Druckertreiber macht für den Administrator eine Menge Aufwand. Aber genau das führt zu der gewünschten Produktivität der Anwender!

Aufwand beim Administrator Produktivität beim An-

wender!

5.3. Druckoptionen - Prioritäten In den vergangenen Kapiteln wurde gezeigt, wie man die Konfi-guration des Druckers und auch der Druckertreiber an die eige-nen Bedürfnisse anpassen kann. Neben Druckerfirmware und Druckertreiber gibt es nun aber noch eine dritte Instanz, die wesentlichen Einfluss auf Druckoptionen, insbesondere auf die Schachtsteuerung, nehmen kann Die Anwendung selbst.

Beispiel: Wenn die Textverarbeitung Word selbst die Schachtsteuerung übernimmt und gezielt einen bestimmten Schacht auswählt, dann haben der Druckertreiber und auch die Firmware des Dru-ckers keinen Einfluss mehr.

Vorsicht: Wenn die Anwen-dung sich einmischt, kann wieder alles schief gehen!

Wenn drei verschiedene Softwaresysteme (Firmware, Drucker-treiber, Applikation) Einfluss auf dieselben Parameter nehmen können, ist das Chaos vorprogrammiert. Planung ist gefragt!

42


© C


TA 5 G

mbH

Dieses Skript verfolgt folgende Strategie: Die Firmware des Druckers bestimmt den Schacht! Die Voreinstellung des Druckertreibers bestimmte die ge-

wünschte Papiersorte und alle anderen Druckoptionen Die Anwendung sollte sich "raushalten" – also keinen Ein-

fluss nehmen. In Bezug auf die Anwendung heißt dass, die eine evtl. vorhan-dene Schachtsteuerung so eingestellt werden sollte, dass ein-fach die Werte des Druckertreibers verwendet werden.

Im Falle von Word kann die Schachtsteuerung über Datei – Seite einrichten – Registerkarte Format

gesteuert werden. Diese Einstellung muss unbedingt auf "Stan-dardschacht" gestellt werden. Die Einstellung "Autom. Einzug" ist NICHT richtig! Der Standardschacht sollte für das gesamte Dokument gewählt werden. Word: Standardschacht für

gesamtes Dokument!

Vorsicht: NICHT Autom. Einzug ver-wenden.

Abbildung 41 Standardschacht im Word

Konsequenz: Überlassen Sie diese Einstellung nicht den Anwendern. Wer-den Sie als Administrator aktiv und stellen Sie alle Dokument-

Alle Dokument und Kopier-vorlagen überarbeiten!

43

© C


TA 5 G

mbH

und Kopiervorlagen entsprechend ein.

Bei bestehenden Dokumenten kann man dies ggf. mit Hilfe von Makros automatisiert ändern.

44

Publikation von Druckern im Active Directory (AD)

© C


TA 5 G

mbH

6. Publikation von Druckern im Active Directory (AD)

Seit Einführung des AD besteht die Möglichkeit, Drucker zu "publizieren". Der Nutzen dieser Einrichtung wird oft unter-schätz.

Die Publikation eines Druckers bietet dem Anwender die Mög-lichkeit einen Drucker im AD zu suchen, und diesen "per Knopfdruck" an seinem Arbeitsplatz zu installieren.

6.1. Publizieren im AD Die Publikation geschieht über das Kommando "Freigabe" des Druckers fast automatisch und wird oft gar nicht bewusst wahr-genommen.

Abbildung 42 Freigabe mit AD-Publikation

Doch an welcher Stelle im AD, d.h. in welcher Organisations-einheit wird der Drucker nun angeboten? Diese gar nicht so einfache Frage, beantwortet das nächste Kapitel.

6.2. Verwalten der Drucker in sinnvollen Organi-sationseinheiten

Zunächst hilft die Suchenfunktion des Active Directory beim Auffinden des Druckers. Wenn man das Feld "Namen" leer lässt zeigt die Suchenfunktion alle im AD vorhandenen Drucker an. Die Organisationseinheit wird aber nur angezeigt, wenn man über

Ansicht – Spalten auswählen Spalte "Veröffentlicht auf" einblenden! die Spalte "Veröffentlicht auf" zusätzlich einblendet.

45

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 43 Suchen im AD nach Druckern

Hier erkennt man nun, dass Drucker im AD standardmäßig an ihrem Druckserver hängen (hier: PS1).

Schauen Sie sich den Druckserver über "Active Directory Be-nutzer und Computer" mal genauer an. Aktivieren Sie vorher die Funktion

Ansicht – Benutzer, Gruppen und Computer als Container

Abbildung 44 Drucker hängen standardmäßig am Druckserver

Nun erkennt man die publizierten Druckerobjekte am Druckser-ver. Die Druckobjekte können nun via "Verschieben", unab-hängig von ihrem Druckserver, in jede beliebige OU verscho-ben werden. Somit können die Drucker mitsamt ihren Vorein-

Verschieben der Druckob-jekte im AD!

46

Publikation von Druckern im Active Directory (AD)

© C


TA 5 G

mbH

stellungen in die Abteilung geschoben werden, für die die Vor-einstellung gedacht ist. Somit finden die Mitarbeiter der jeweili-gen Abteilung den für sie "richtigen" Drucker wesentlich schnel-ler.

Darüber hinaus sollte der Administrator unbedingt die Eigen-schaften des Druckobjektes pflegen, da die Suchenfunktion im AD die Möglichkeit bietet, gezielt nach diesen Eigenschaften zu suchen. In Unternehmen mit mehreren Standorten sollte unbe-dingt auch der Standort gepflegt werden. Technisch ist es zwar problemlos möglich, auf einem Drucker in New York zu dru-cken, aber die Transportzeit des Ergebnisses nach Stuttgart dürfte dann die Effektivität der Aktion doch etwas negativ beein-flussen.

Eigenschaften des Druckob-jektes pflegen!

Abbildung 45 Eigenschaften eines publizierten Druckers

47

© C


TA 5 G

mbH

7. Drucken aus Anwendersicht Nun geht es auf die Seite des Anwenders. Nachdem der Admi-nistrator umfangreiche Vorarbeiten geleistet hat, sollte jetzt der Anwender möglichst einfach seine Dokumente zu Papier brin-gen können.

Der Autor wurde in vielen Projekten gefragt, wie man Drucker-installationen automatisieren kann. Selbstverständlich ist auch dies über entsprechende Scripts möglich. Allerdings ist der Au-tor der Meinung, dass bei AD-Publizierten Druckern die Installa-tion so einfach ist, dass dies der Anwender (nach spätestens 10 Minuten Schulung) selbst erledigen kann.

7.1. Suchen und Installieren von Druckern Wenn man davon ausgeht, dass ein Anwender noch nie ge-druckt hat, dann sind auch noch keine Druckertreiber installiert. Doch was soll's. Der Anwender tippt einfach einen Text und geht auf "Drucken".

Suchen von Druckern direkt aus der Druckenbox der Anwendung

Abbildung 46 Drucker suchen direkt aus der Anwendung

Manche Anwendungen bieten in diesem (Fehler-) Falle direkt einen Suchen-Knopf an, um einen Drucker zu suchen.

Falls nicht, kommt man mit Start – Suchen – Drucker oder Computer -Netzwerkdrucker

in die AD-Suchen-Funktion. Hier kann man nun einen Drucker nach den gewünschten Anforderungen (Registerkarte Funktio-nen) suchen.

Drucker nach benötigten Eigenschaften suchen!

48

Drucken aus Anwendersicht

© C


TA 5 G

mbH

Drucker im AD suchen

Abbildung 47 Suchen und Verbinden von Druckern

Die Installation des gewünschten Druckers kann nun direkt aus der Suchen-Ergebnisliste über den Befehl

Verbinden Verbinden installiert den Druckertreiber mit Konfigu-rationseinstellungen erfolgen. Ohne weitere Nachfrage wird der Drucker dann instal-

liert und kann sofort benutzt werden.

Abbildung 48 Drucker nach dem Verbinden

49

© C


TA 5 G

mbH

Dieser Drucker hat nun sofort alle Voreinstellungen, die ihm der Administrator mit auf den Weg gegeben hat. Im vorliegenden Fall kann der Anwender sofort komplizierte Infoblätter mit all den hierzu notwendigen Spezialeinstellungen drucken, ohne sich selbst um weitere Details kümmern zu müssen.

Und auch das Papier kommt sofort aus dem richtigen Schacht!

Das ist die versprochene Produktivität!

7.2. Organisieren der Anwender-Umgebung

7.2.1. Die richtigen Drucker für jeden Anwender In der Praxis wird jeder Anwender mit mehreren Druckern (bzw. Druckertreibern) arbeiten. Mal benötigt er Standardpapier, dann wieder "Infoblätter" manchmal aber auch "Briefpapier". Hin und wieder möchte er aber auch Etiketten drucken.

Strategie: Jeder Anwender installiert sich selbst genau die Drucker, die

er benötigt Obwohl der Administrator für einen einzigen Drucker vielleicht 20 Druckertreiber installiert hat, wird ein einzelner Anwender selten mehr als 4 oder 5 Drucker wirklich benötigen.

Nachdem die benötigten Drucker via AD-Suche installiert sind, werden diese jedes Mal beim Drucken zur Auswahl angeboten.

Abbildung 49 Druckdialog im Word - einfach den passenden Drucker wählen

50

Drucken aus Anwendersicht

© C


TA 5 G

mbH

Man erkennt nun sofort, welcher Drucker was macht. Ein "Aus-flug" in den umfangreichen "Eigenschafts-Dialog" ist nicht mehr notwendig.

Jetzt stellt sich Produktivität ein!

7.2.2. Druckknopf im Word umkonfigurieren Die Praxis zeigt, dass immer noch etwas schief gehen kann. Der Knopf "Drucken" im Word, druckt ohne Nachfrage auf dem "Standard-Drucker". Dies ist nicht erwünscht! Word soll immer ein Dialogfeld öffnen und die installierten Drucker zu Auswahl anbieten!

Vorsicht: NICHT einfach den Standarddrucker verwen-den!

Um dies zu korrigieren müssen Sie den Druckknopf im Word ändern. Über das Kontextmenü der Symbolleiste gelangt man in das Anpassen Menü. Hier kann dann die Funktion "Datei–Drucken…" per Drag & Drop in die gewünschte Symbolleiste ziehen.

Abbildung 50 Drucken-Knopf im Word ändern

Natürlich sollte man solche Änderungen zentral durchführen und in die entsprechenden Vorlagen einarbeiten. Die Makro /

51

© C


TA 5 G

mbH

VBA Programmierung von Word bietet hier zahlreiche Möglich-keiten. Auch über Richtlinien im AD lassen sich viele Dinge zentral kontrollieren und steuern. Dies ist aber nicht Gegen-stand dieser Abhandlung.

Auch dieses Beispiel zeigt, dass es weiter Weg ist, das Drucken korrekt zu konfigurieren. Ein Druckadministrator muss sich auch um die Anwendungen kümmern! Die Vielzahl der Fehlerquellen ist der Grund, weshalb Drucken in der Praxis so oft Probleme macht. Und gerade deshalb sollte man diese Dinge nicht dem Anwender überlassen - sondern hier ist der (hoffentlich) besser geschulte Netzwerkadministrator gefragt!

7.2.3. Organisieren des Desktops Es gibt auch Anwender (zu denen auch der Autor gehört), die eine dokumentorientierte Arbeitsweise bevorzugen. Die Be-dienphilosophie ist hier, dass die wichtigsten Dinge direkt auf dem "elektronischen Schreibtisch" liegen. In Bezug auf das Drucken heißt dies, dass die häufig benötigten Drucker direkt auf dem Desktop liegen. Der Druckvorgang erfolgt dann einfach per Drag & Drop. Hierzu legt man einfach "Links", die auf die Drucker zeigen auf den Desktop.

Abbildung 51 Drucken per Drag & Drop

Man "wirft" das Dokument einfach auf den passenden Drucker und schon "druckt´s". Und zwar auf das richtige Papier und mit den passenden Optionen!

Einfach Dokument auf Dru-cker werfen, und alles passt!

Geht`s noch komfortabler? Das ist nicht nur bequem und nervenschonend, sondern spart Zeit und Geld! Produktivität eben.

52

Weitere Details zum Thema Produktivität

© C


TA 5 G

mbH

8. Weitere Details zum Thema Produk-tivität

Die bisherigen Informationen sind "Basics", die Voraussetzung für effektives Drucken darstellen. Nun sollen noch einige Details zur Sprache kommen, die einem die "Produktivitätsrechnung" gehörig durcheinander bringen können. Dem Leser sei empfoh-len dieses Kapitel zu studieren und insbesondere im Falle von Neuanschaffungen sein "Wunschgerät" auch nach diesen Krite-rien zu prüfen.

8.1. Randeinstellungen etc… Wer kennt das nicht. Man stellt einen linken Seitenrand von 20mm ein. Wenn man dann nachmisst sind es aber 18mm oder 22mm.

In vielen Fällen nicht so schlimm (wer ist schon so pingelig?). Aber was ist, wenn der Druck genau in ein vorgedrucktes For-mular passen muss? Dann sieht das schon anders aus.

Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es? Ganz einfach: man korrigiert eben in der Software und stellt

dort 22mm ein, weil man weiß, dass dann wirklich 20mm Rand herauskommen.

So weit, so schlecht. Was passiert, wenn man nun das Doku-ment auf einem anderen Drucker druckt. Na ja dann kommt vielleicht ein Rand von 24mm dabei raus.

Saubere Lösungen gibt es nur zwei: Der Drucker macht exakt das, was die Software sagt oder weil dies eh nicht klappt, sollte der Rand am Drucker oder im

Druckertreiber korrigierbar sein! Leider kennt der Autor nicht sehr viele Drucker bei denen dies tatsächlich möglich ist. Es sieht aber so aus, dass HP dies zu-künftig berücksichtigen will. Der Laserjet 4100 MFP hat eine entsprechende Option integriert.

Einstellbarer Seitenrand beim Laserjet 4100 MFP!

53

© C


TA 5 G

mbH

Abbildung 52 Passgenauigkeit beim Laserjet 4100 MFP

Wichtig ist, dass solche Korrektureinstellungen für jedes Fach separat justierbar sein müssen, da durch die unterschiedliche Mechanik auch unterschiedliche Abweichungen entstehen!

Einstellbarkeit in X und Y-Richtung! Für jeden Schacht separat!

Der Laserjet 4100 MFP ist hier vorbildlich. Bleibt zu hoffen, dass HP dies auch für andere Geräte übernimmt und auch an-dere Druckerhersteller diesem Vorbild folgen.

Das Wichtigste zum Schluss: Das Allerwichtigste ist die Reproduzierbarkeit! Leider gibt es nach wie vor noch Drucker am Markt, die bei exakt gleichen Einstellungen jedes Mal andere Randabstände produzieren. Hier ist jegliches Experimentieren Zeitverschwendung! Es hilft nur ein Wechsel auf ein anderes Druckermodell / Druckerher-steller.

8.2. Probleme mit Rändern bei Nutzung der Duplexoption

Noch schwieriger ist die Randproblematik bei Nutzung von Duplexoptionen. Wird ein Blatt beidseitig bedruckt, ist in den seltensten Fällen Vorder- und Rückseite deckungsgleich. Auch hier ist Einstellbarkeit gefordert. Dass auch dies geht beweist HP am Beispiel des 8550. Die Einrichtung nennt HP Duplexre-gistrierung. Konfiguriert werden kann diese Funktion nur direkt am Gerät. Man druckt eine (beidseitig bedruckte) Testseite aus. Wenn man den Druck gegen das Licht hält, erkennt man Ver-schiebungen zwischen Front- und Rückseite. Die Testseite zeigt die notwendigen Korrekturwerte an.

Duplexregistrierung de HP ColorLaserjet 8550 GN

Auch diese Werte lassen sich Korrekturwerte für jedes Fach (außer Fach 1) separat einstellen.

Duplexregistrierung nicht für Fach 1!

54


© C


TA 5 G

mbH

Dieses Gerät zeigt, dass man auch dieses Problem in den Griff bekommen kann. Unklar bleibt, weshalb HP die Duplexregistrie-rung nicht auch für den Schacht 1 anbietet.

Unlogisch ist auch, dass dies nicht konsistent bei allen Dru-ckern unterstützt wird. Der zeitlich jüngere Laserjet 4100 hat keine Möglichkeit zur Duplexregistrierung!

Keine Duplexregistrierung bei Laserjet 4100!

FAZIT zu Randproblemen: Positiv ist auf jeden Fall, dass ein marktführender Druckerher-steller wie HP das Problem mit den Rändern bemerkt hat, und langsam reagiert. Unverständlich ist, dass dies nicht konse-quent erfolgt. Ein Modell kann dies, eine anderes kann jenes. Derzeit (Februar 2003) kann aber noch kein Modell wirklich alles. Justierbare Ränder für Vorder- und Rückseite für jeden Schacht separat, das wäre gewünscht!

Lösung teilweise vorhanden – aber nicht konsequent!

8.3. Testen von Passgenauigkeit und Reproduk-tionsgenauigkeit

Wie kann man Passgenauigkeit und Reproduktionsgenauigkeit testen? Folgendes Verfahren hat sich in der Praxis bewährt:

Man erstellt mit Word oder einem ähnlichen Programm ein Do-kument mit einer ganzseitigen Tabellenstruktur. Hierbei wer-den nur die Trennlinien der Tabelle gedruckt. Es entsteht also eine Art "Gitter". Hierbei sollten noch folgende Randbedingun-gen beachtet werden:

Doppelseitige Gitterstruktur über Tabellenfunktion erstel-len

Dokument sollte dem größten unterstützten Papierformat des Druckers entsprechen (bei A3 sind Ungenauigkeiten besser zu erkennen als bei A4)

Stellen Sie die Seiteneigenschaften auf "Gegenüberliegende Seiten"

Kopieren Sie die erzeugte Tabelle von Seite 1 auf Seite 2. Beide Seiten sollten exakt gleich sein.

Aktivieren Sie Duplexoption. Dies bewirkt, dass Seite 1 auf die Vorderseite und Seite 2 auf die Rückseite gedruckt wird.

Erzeugen Sie mehrere Testdrucke (mindestens 10) Halten Sie das Papier gegen das Licht. Stimmen die Linien

überein? Messen Sie oberen und linken Rand. Ist dieser bei allen

Ausdrucken gleich (Reproduzierbarkeit!) Wiederholen Sie das Experiment mit verschiedenen Pa-

piersorten. Wiederholen Sie das Experiment mit allen Schächten!

Wichtig: Erwarten Sie nicht zuviel. Kein Drucker wird dieses Experiment einwandfrei absolvieren. Sie wissen dann aber wenigstens, was geht und was wo die Grenzen des Systems sind.

Nicht zuviel erwarten!

55

© C


TA 5 G

mbH

Wirklich wichtig ist die Reproduzierbarkeit. Dies ist Mindestfor-derung für zuverlässige Ergebnisse. Wie hoch die Ansprüche an die Deckungsgleichheit sind ist letztlich von den konkreten Anforderungen abhängig.

8.4. Geschwindigkeit / Sortieren / Stapeln Geschwindigkeit ist ein wichtiges Feature bei der Druckerbe-schaffung. Relevant ist allerdings die tatsächliche Druckge-schwindigkeit unter Praxisbedingungen. Diese weicht oft (aber nicht immer!) weit von den Katalogangaben ab. Die Hersteller geben in der Regel die sog. Kopiergeschwindigkeit an.

24 Seiten/min bedeutet, dass der Drucker dieselbe Seite 24 mal / Minute "kopieren1" kann.

Katalogangabe = Kopierge-schwindigkeit

Wie aber sieht die Anforderung eines Praktikers aus? Hierzu ein Beispiel: 48-seitiges Dokument Das Dokument enthält zahlreiche große Grafiken und ist

aufwendet formatiert. Davon sollen 10 Exemplare gedruckt werden Der Druck soll doppelseitig erfolgen Die Ausgabe soll sortiert und geheftet sein

Rein rechnerisch sind also 480 Seiten zu drucken. Wenn der Drucker jetzt wirklich 24 Seiten / Minute leisten würde, müssten die 10 Exemplare nach 20 Minuten gedruckt und geheftet sein.

Welcher 24-Seiten Drucker schafft das? Weshalb gehen die Praxis und Katalogangaben so weit auseinander?

Technisch gibt es zwei Hauptprobleme: Alle Seiten müssen vor dem Druck berechnet werden. Der

Druckertreiber liefert PCL oder Postscript-Code. Dieser muss vom Prozessor des Druckers in die tatsächlich zu dru-ckenden Pixel umgerechnet werden. Die hierfür notwendige Zeit ist abhängig von der Komplexität der Seite und natürlich von der Rechenleistung des Druckerprozessors! Deshalb machen auch viele Hersteller Werbung mit der Rechnerleis-tung des Prozessors.

Das schwierigste Problem ist aber die sortierte Ausgabe! Wenn ein Drucker sortiert ausgeben soll, muss er entweder "mechanisch sortieren" oder die Seiten für jedes Exemplar neu berechnen!

1 …und bitte erst zu messen beginnen, wenn die erste Seite gedruckt

wurde. Denn die Berechnung der Seite kann ja vielleicht schon 10 Minuten dauern.

56


© C


TA 5 G

mbH

8.4.1. Mechanisches Sortieren (Sorter) Die Idee beim Sorter ist die, dass eine Mechanik dafür sorgt, dass die Blätter direkt nach dem Drucken in verschiedene Fä-cher abgelegt werden.

Abbildung 53 Laserjet 8000 mit 8-fach Sorter

Arbeitsweise des Druckers / Sorters Berechnen von Seite 1 (Vorder- und Rückseite) Drucken von Seite 1 x mal (jetzt arbeitet der Drucker mit vol-

ler Kopiergeschwindigkeit!) Mechanisches Sortieren, d.h. Ablage von Seite 1 in die ver-

schiedenen Fächer des Sorters. Wegwerfen der Daten von Seite 1 Berechnen von Seite 2.. …

Die Sortertechnik ist in der Praxis äußerst unflexibel, da eine Abhängigkeit von der Anzahl und Größe der Sorterfächer be-steht. Außerdem ist die Sortermechanik aufwendig.

Beispiel: Sorter habe acht Fächer Was passiert, wenn 10 Kopien eines Dokumentes benötigt

werden? Geht nicht – bzw. zwei Druckjobs notwendig. Sorter machen unflexibel!

Was passiert wenn nur 2 Kopien benötigt werden, aber das Dokument 500 Seiten hat. Leider fasst ein Sorterfach nur 200 Seiten.

Man erkennt an diesem Beispiel, dass der Sorter nicht "der Weisheit letzter Schluss" ist.

8.4.2. "Elektronisches" Sortieren (Stapler) Um die Probleme des Sorters zu lösen, wurde das "Stapeln" entwickelt. Ein Stapler ist einziges sehr großes Ausgabefach.

57

© C


TA 5 G

mbH

Hier können beliebig große und beliebig viele Dokumente bis zum Erreichen der maximalen Gesamtkapazität "gestapelt" werden. Fast alle Stapler unterstützen die versetzte Ausgabe der Dokumente. Manche unterstützen auch ein automatisches Heften / Lochen / Falten.

Abbildung 54 HP Color Laserjet 8550GN mit Stapler / Hefter

Der auf dem Foto dargestellte Stapler des HP ColorLaserjet 8500GN kann stapeln und heften. Das Ausgabefach fasst bis zu 3000 Blatt Papier. Genau soviel können auch alle Zufuhr-schächte zusammen liefern.

Wie aber wirkt sich dies auf die Druckmaschine bzw. den Re-chenaufwand aus? Der Drucker muss jetzt die Seiten genau in der Reihenfolge drucken wie sie benötigt werden! Er müsste die Seiten also bei jedem Durchgang neu berechnen! Das kostet ewig sehr viel Zeit und würde die ganze Einrichtung sinnlos machen!

Jetzt muss eine Druckerfestplatte her! Nur mit Hilfe einer Festplatte lassen sich die riesigen Daten-mengen zwischenspeichern!

Die Druckerfestplatte ist des Rätsels Lösung!

Der Arbeitsablauf ist jetzt folgender: Berechnen aller benötigten Seiten des Dokumentes

Zwischenspeichern aller berechneten Seiten auf der Festplatte!

Drucken der Seiten in der benötigten Ausgabereihenfolge! Soweit die Theorie. In der Praxis wurde dies am Beispiel eines HP-Laserjet (aus der 8000er Serie) mit oben genanntem 48-Seiten-Dokument einmal nachgemessen.

58


© C


TA 5 G

mbH

Das Ergebnis war erstaunlich und gibt der Theorie Recht: Die Ausgabe des ersten Dokumentes erfolgte erst nach ca.

30 Minuten! Hier zeigt sich, dass das Dokument sehr auf-wendig formatiert war.

Erste Kopie erst nach 30 Minuten

Aber: Alle weiteren Kopien wurde im Takt von etwas mehr als 2 Minuten auf dem Stapler abgelegt.

Alle weiteren Kopien nach 2 Minuten!

Das Gerät erreichte also nahezu seine "theoretische" Kopierge-schwindigkeit.

FAZIT: Ein modernes Drucksystem benötigt fast zwingend eine Fest-platte! Zumindest wenn man die Anforderungen an die sortierte Ausgabe über einen Stapler stellt.

Kein noch so großer Arbeitsspeicher könnte (derzeit) solche Datenmengen zwischenspeichern.

8.5. Print on Demand – Drucken ohne PC! Wenn nun ein Drucker über eine Festplatte verfügt, stellt sich die Frage, ob man diese nicht auch für andere Zwecke sinnvoll nutzen kann.

Falls in einem Unternehmen immer wieder dieselben Dokumen-te benötigt werden, könnte man diese in fertig berechneter Form dauerhaft auf der Festplatte speichern. Somit entfällt bei jedem Druck die Neuberechnung der Daten. Die Dokumente lassen sich dann bei Bedarf direkt am Drucker ausgeben.

Print on Demand – bei rich-tiger Nutzung: Produktivität pur

Beispiele hierfür seien Formulare, Schulungsunterlagen, Etiket-ten, Prospekte und ähnliches.

Zum Erzeugen der Dokumente lassen sich diese über den Dru-ckertreiber auf der Festplatte des Druckers ablegen. Der fol-gende Screenshot zeigt die Optionen im Druckertreiber des CL 8550GN. Jedem Druckjob wird der Benutzer- und Dokument-namen mit auf den Weg gegeben. Unter diesen Begriffen findet man dann die Druckjobs am Menü des Druckers wieder.

Idee / Vorschlag: In der Praxis ist es oft weniger relevant, welcher Benutzer ein Dokument erstellt hat. Wichtiger wäre es, die Dokumente zwecks leichteren Auffindens im Menü des Druckers in Katego-rien einteilen zu können. Die folgende Tabelle zeigt eine denk-bar Struktur der "Print on Demand" Dokumente

Kategorien statt Benutzer-namen

59

© C


TA 5 G

mbH

Kategorie Nutzung

Infoblatt Infoblätter, Prospekte etc

Etikett Etiketten für häufig benötigte CD …

Lerneinheit Schulungsunterlagen

Formulare

Preislisten

Foliensätze Kopien von Foliensätzen zur Verteilung an Zuhörer von Vorträgen

Diverses Alles was sonst nicht passt

Tabelle 2 Beispiel für Kategorisierung von Druckjobs

Die Kategorien werden dann einfach im Feld "Benutzername" eingetragen. Der Jobname ist der konkrete Titel des Dokumen-tes.

Passwortschutzoptional

Namen desDokumentes

Namen des Benutzers oderDokumentkategorie!

Abbildung 55 Parameter beim Drucken auf Festplatte

Nun erscheinen alle Dokumente am Display des Druckers nach Kategorien sortiert. Somit kann man sehr schnell das ge-wünschte Dokument auswählen. Nach Auswahl des Dokumen-tes kann man direkt am Drucker die gewünschte Kopienanzahl definieren…und los geht`s.

Dokumente direkt am Dru-cker nach Kategorien sor-tiert verfügbar!

Wenn man diese Art des Druckens kennt, weiß man was das Wort Produktivität bedeutet. Übrigens kann man keinerlei Be-dienungsfehler mehr machen. Alle Optionen wie Schacht, Pa-

Print on Demand – Bedien-fehler unmöglich!

60


© C


TA 5 G

mbH

pier, Sortierung, Ausgabeeinheit etc wurden bereits bei der Er-stellung des Dokumentes festgelegt und sind jetzt nicht mehr änderbar. Fehler also ausgeschlossen!

Blättern durchdie Kategorien

Blättern durch dieDokumente der jeweiligenKategorie

Menü: Gespeicherte Jobs

Abbildung 56 Abrufen gespeicherter Jobs am HP Color Laserjet 8550GN

8.5.1. Anmerkungen zu den HP-Geräten – Print on De-mand

Wenn man zahlreiche Jobs auf der Festplatte speichert, müs-sen diese am Display auch wieder gefunden werden. Dies ist beim HP Colorlaserjet 8550 wie oben dargestellt optimal gelöst. Es wird hier aber ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dies nur mit aktueller Firmware (siehe Ende des Dokumentes) funktioniert. tioniert.

Der HP Laserjet 4100 MFP weist hier den Mangel auf, dass die Dokumente innerhalb der jeweiligen Kategorie NICHT sortiert sind! Bei großer Anzahl von Dokumenten ist es sehr schwierig ein bestimmtes Dokument zu finden. Bleibt zu hoffen, dass HP hier bald eine korrigierte Firmware liefert!

Firmwarefehler im HP La-serjet 4100 MFP: Sortierung fehlt!

Gerade weil "Print on Demand" mit diesen Geräten hervorra-gend funktioniert, ist ein anderer "Fehler" wesentlich kritischer! HP bietet keinerlei Tools an, um den Inhalt der Festplatte zu

sichern! HP bietet keine Datensiche-rung für die Festplatte! Darf das wahr sein? Festplatte defekt 5 GB Dokumente (bei neuen Druckern

noch mehr) verloren! Pech gehabt! Dies ist aus Sicht des Autoren absolut unmöglich. Bei älteren Geräten (8000er Serie) gab es hierfür ein Tool. Bei neuen Ge-räten ist dieses Tool wohl den Sparmaßnahmen zu Opfer gefal-len. Datensicherung - wer braucht das schon? Ist nur was für Feiglinge!

61

© C


TA 5 G

mbH

Bleibt zu hoffen, dass der Autor nicht der einzige ist, der sich darüber beschwert.

8.6. Konzept für unbeaufsichtigten Mengendruck Wenn man die Informationen aus vorangegangen Kapiteln zu-sammenfasst, kommt man zu folgendem Konzept / Überlegun-gen für den Druck größeren Mengen.

Große Papierschächte in Kombination mit Stapeleinheiten ermöglichen den Druck von bis zu 3000 Blatt über Nacht.

Schöne heile Welt?

Die Speicherung der Druckjobs auf Festplatte schließt Fehl-bedienungen fast völlig aus.

Die teilweise geringe Geschwindigkeit (dies ist natürlich im-mer relativ) spielt nur eine untergeordnete Rolle, wenn der Job über Nacht laufen kann.

Soweit mal wieder die Theorie. Wer dies in die Praxis umsetzen möchte, dem sei noch die Lektüre der folgenden Unterkapitel empfohlen.

8.6.1. Papier- und Tonervorrat Der Papiervorrat ist nicht das Problem. Es gibt genügend große Papierschächte und auch Stapelablagen, um die "Nacht" durch zu stehen.

ABER: Der Toner oder andere Verbrauchmaterialien reichen even-

tuell nicht die ganze Nacht! Hierzu ein kleines Rechenbeispiel anhand der Daten des Color Laserjet 8550 GN.

Haltbarkeit Schwarzer Toner: 17.000 Seiten Haltbarkeit Cyan / Magenta / Gelb: 8.500 Seiten

Weitere Wartungsmaterialien wie Bildtrommel, Transfereinheit und weiteres seien hier der Einfachheit halber nicht berücksich-tigt. Der Tonerverbrauch ist natürlich stark von der Nutzung abhängig. Da sich die verschiedenen Toner nicht gleichmäßig abnutzen, sind diese in separaten Kassetten untergebracht und können individuell getauscht werden.

Bleiben wir bei obigem Beispiel. Wenn man 17.000 Seiten dru-cken möchte, benötigt man durchschnittlich:

1 x Toner Schwarz 2 x Toner Cyan 2 x Toner Gelb 2 x Toner Magenta

Dies macht zusammen 7 Wartungseinheiten, die NICHT zur selben Zeit stattfinden. Anders ausgedrückt: Theoretisch lassen sich also nur 17.000 / 7 = 2429 Seiten unbeaufsichtigt drucken. Die Praxis sieht noch schlechter aus, da manche Wartungsein-

62


© C


TA 5 G

mbH

sätze hier nicht berücksichtigt wurden und außerdem die obigen Austauschvorgänge nicht gleichmäßig verteilt sind!

FAZIT für Praktiker: Ein 3000 Blatt Druckjob läuft fast nie störungsfrei durch, da

immer irgendwas vorher gewechselt werden muss! 3000 Blatt ohne Unterbre-chung klappt nicht!

Wenn wirklich 3000 Blatt ohne Unterbrechung gedruckt wer-den müssen, dann muss ein Gerät mit wesentlich höherer Tonerlebensdauer gesucht werden.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass es natürlich sinnvoll und möglich ist, vor dem Start eines großen Druckjobs den Stand der Verbrauchsmaterialien zu kontrollieren. Theoretisch könnte man dann ja noch vor dem Starten des "Übernachtjobs" die Tonerkassetten tauschen.

Stand der Verbrauchsmate-rialien vor Druckbeginn kon-trollieren!

Die notwendigen Informationen lassen sich, je nach Gerät, per Mail, Webserver oder Webjetadmin anfordern.

Abbildung 57 Anzeige von Verbrauchsmaterialien über WebJetAdmin

8.6.2. (Un-)Zuverlässigkeit / Papierstau Fehlendes Papier oder fehlender Toner ist ärgerlich. Aber dabei handelt es sich zumindest um "planbare" Parameter.

Wesentlich übler sind Unzuverlässigkeiten der Hardware. Den größten Anteil haben hier die Papierstaus.

Was nützt eine 3000 Blatt Ablage, wenn der Drucker spätes-tens nach 200 Blatt einen Papierstau hat?

In anderen Bereichen der Technik ist es üblich eine "MTBF" – meantime between failure – anzugeben. Bei Druckerherstellern sucht man das vergeblich. Dem Autor ist kein Hersteller be-kannt, der für seine Geräte Statistiken bezüglich Papierstaus anbietet. Vermutlich wäre das Ergebnis nicht werbewirksam. Doch gerade hier gibt es sehr große Unterschiede zwischen verschiedenen Herstellern, aber vor allem zwischen verschie-denen Druckermodellen. Leider macht sich auch keine Fach-zeitschrift die Mühe, dies zu testen.

MTBF für Drucker wäre gefragt!

63

© C


TA 5 G

mbH

Dem Anwender bleibt also nicht anderes übrig als dieses selbst zu testen. Wenn unbeaufsichtigte Jobs geplant sind, sei dem Leser dringend ein Langzeittest mit hoher Blattzahl empfohlen.

Die persönlichen Erfahrungen des Autors seien in unten ste-hender Tabelle für einige HP-Geräte wiedergegeben.

Gerät Bemerkung

HP Laserjet 8000

Keinerlei Probleme mit Papierstaus. Die Aussage bezieht sich auf langjährige Erfahrungen mit großen Druckjobs und Ablage auf einem 8-fach Sorter

HP Color La-serjet 8550 GN

Dieses Gerät ist sehr kritisch in Bezug auf Papierstaus. Unbeaufsichtigter Drucker gelingt nur mit großen Ein-schränkungen, da Papierstaus an verschiedenen Stellen den Prozess immer mal wieder stoppen.

Diese Aussage bezieht sich auf langjährige Erfahrung mit 2 bis 3 Geräten dieses Typs.

HP Laserjet 4100 MFP

Scheint mit Papierstau keinerlei Probleme zu haben. Die-se Aussage ist aber NICHT zuverlässig. Sie basiert nur auf Kurzzeiterfahrungen weniger Tage mit insgesamt ca. 500 gedruckten Seiten. In dieser Zeit trat kein einziger Papierstau auf.

Tabelle 3 Persönliche Erfahrungen des Autors zum Thema Papierstau

8.6.3. Papierstärke und Qualität Um Papierstaus, so gut es geht, vor zu beugen sollte man sich bezüglich des genutzten Papiers an die Vorgaben des Herstel-lers halten.

Papierspezifikationen be-achten!

Bezüglich der Papierstärke müssen die Spezifikationen beach-ten werden:

Papierspezifikationen sind abhängig vom Zufuhrfach! Duplexeinheit hat eigene Spezifikationen (meist kein Support

für stärkeres Papier) Ausgabeeinheiten wie Stapler und Hefter haben eigene

Spezifikationen (oft kein Support für stärkeres Papier) Der Druck von Papiersorten > 200g/m2 (Visitenkarten!) ist sehr schwierig. Wenn diese überhaupt durch den Drucker gehen, dann löst sich oft der Toner ab. Besonders bei Farblasern ist dieses Problem weit verbreitet. "Richtige Visitenkarten" mit mehr als 300g sind von Laserdruckern nach Erfahrungen des Autors nicht zu bedrucken. Dies bleibt wohl bis auf weiteres Spezialgeräten und einigen ausgewählten Tintendruckern vor-behalten.

Visitenkarten machen immer Probleme

Papierqualitäten… … sind ein Politikum. Wenn man bei einem Druckerhersteller wegen Papierstau anruft, ist die erste Ausrede:

Ihr Papier entspricht nicht unseren Spezifikationen!

64


© C


TA 5 G

mbH

Wenn das eingesetzte Papier "gewichtsmäßig" stimmt, dann ist eben zu feucht, zu trocken, zu hell, zu dunkel, zu umweltver-träglich, zu weiß, zu gebleicht, zu glatt, zu rauh…

… oder ist eben schlicht nicht das Originalpapier vom Hersteller Ihres Druckers.

Wer diesen Diskussionen entgehen möchte, sollte einfach (zu-mindest vorübergehend) das Originalpapier des Herstellers verwenden, und den Anruf bei der Hotline bis zum nächsten Papierstau zurückstellen. Der kommt bestimmt! Sie haben aber dann beim Telefonieren ein Problem (und eine Ausrede) weni-ger.

Verwenden Sie vor Anruf beim Hersteller dessen Ori-ginalpapier.

Übrigens… HP empfiehlt für fast alle Laserdrucker (auch die farbigen) das "HP Printing Paper". Dies ist ein "normales" 80g Kopierpapier für Standardzwecke. Da dieses Papier kaum (oder gar nicht) teurer ist, als sonstiges Kopierpapier, spricht kaum etwas dage-gen, dieses zu nutzen. Was auffällt ist die etwas aufwändigere Verpackung, die angeblich Feuchte besser abhalten soll.

Günstiges Originalpapier: HP-Printing Paper

Ähnliches wie für Papier gilt auch für Etiketten. Auch hier gibt es immer wieder Probleme. Tendenziell machen Color Laser auch hier mehr Probleme, da der farbige Toner (insbesondere bei Druck der Farbe rot) schlechter haftet.

Etiketten

Gleiche Empfehlung: Verwenden Sie die vom Hersteller emp-fohlene Etikettensorte. Mit etwas Glück haben Sie weniger Probleme – ansonsten ist der Anruf bei der Hotline und ggf. Anfordern des (hoffentlich bei Kauf vereinbarten) Vor-Ort-Supports wesentlich einfacher.

65

© C


TA 5 G

mbH

9. Anwendungsbeispiel: Druck von Ein-trittskarten

Dieses Skript hat hauptsächlich die Aufgabe, Wege zu einer effektiven Verwaltung und Nutzung von Drucksystemen aufzu-zeigen. Zum Abschluss soll aber auch, gewissermaßen als Warnung, aufgezeigt werden, wo sich trotz aller Mühen die Grenzen der heutigen Drucksysteme (zumindest in der disku-tierten Größenklasse) befinden.

Abbildung 58 Eintrittskarte mit Seriennummer

9.1. Die Anforderungen Folgende Aufgabe sei zu lösen: Druck von Eintrittskarten für eine Veranstaltung mit folgenden Randdaten:

Eintrittkarten sollen vollfarbig, beidseitig bedruckt sein Jede Karte muss eine individuelle durchlaufende Nummer

haben. Die Karten sind grafisch sehr aufwendig gestaltet (Lieferung

im Photoshop-Format) Karten soll auf 200g-Papier gedruckt werden Die Karten sollen fix und fertig gedruckt, geschnitten und

sortiert geliefert werden. Insgesamt werden 2400 Karten benötigt

9.2. Lösungsansatz Zunächst scheint klar, dass dies eine Aufgabe für ein EDV-gestütztes Drucksystem, am besten für einen größeren Farbla-ser, ist. Eine konventionelle Druckmaschine fällt weg, da auf-grund der Seriennummer jedes Blatt genau einmal gedruckt wird. Außerdem ist, unabhängig von der Seriennummer, die Auflage für Offset viel zu gering.

Möglicher Lösungsansatz eines Dienstleister könnte sein: Man verteile möglichst viele Karten auf ein A3-Blatt, nehmen

wir mal an, es passen 20 Karten auf ein A3-Blatt Man nehme "DTP-Programm XY", binde die vom Kunden

gelieferte Grafikdatei ein und erstelle mit einer Nummerie-rungsfunktion die Seriennummern.

Ein paar Schnittmarken erleichtern später die Arbeit

66

Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten

© C


TA 5 G

mbH

Nun ist die Arbeit ja schon getan, man schiebe den Job auf den ColorLaser und …

… schreibe die Rechnung Eigentlich ganz einfach. Das können wir doch dem Kunden ein kostengünstiges Angebot unterbreiten…

9.3. Praxisprobleme bei dieser Lösung

9.3.1. Softwareeinsatz / Planung Die Probleme bei der Umsetzung entstehen zunächst bei der Auswahl der Software. Die Sache mit den Seriennummern ist gar nicht so einfach. Doch mit ein paar Stunden Zeit bekommt man das irgendwie hin. Dies soll nicht Gegenstand dieses Skripts sein.

Wie könnte das "softwaremäßige Ergebnis" aussehen?

Variante 1: Man erzeugt ein mehrseitiges Dokument:

Seite 1: Vorderseite mit Kartennummer 1..20

Seite 2: Rückseite ohne Nummern



…

Insgesamt hat dieses Dokument dann 120 Vorderseiten und 120 Rückseiten.

Aufgrund der aufwendigen Grafik produziert die Kombination von Vorder- und Rückseite eine Druckdatenmenge von ca. 80 MB!

Das gesamte Dokument würde also 120x80 ~ 10 GByte Druck-datenvolumen produzieren.

10 GByte Druckdaten!

Variante 2: Man erzeuge mehrere Dokumente:



Somit ergeben sich 120 Einzeldateien, die separat gedruckt werden. Der Gesamtdatenstrom ist gleich.

9.3.2. Drucken Nun ist die Arbeit ja schon getan. Der Duplexdruck von 120 A3-Seiten sollte kein Problem sein. Lächerlich für heutige Drucker?

Und los geht’s… Sie starten den Druckjob. Jetzt stellen sich viele Fragen:

67

10 GB Datenstrom! Verkraf-tet das der Druckserver?

© C


TA 5 G

mbH

Ist der Druckserver einem Datenstrom von 10 GByte über-haupt gewachsen? Oder bricht der Job wegen technischer Probleme, wie z.B. Überlauf der Festplatte des Druckservers ab?

Was macht der Drucker? Papierstau natürlich! Denn 200g Papier können nur sehr wenige Drucker störungsfrei verar-beiten. Insbesondere Duplexeinheit und Ausgabeeinheiten sind überfordert! Na dann reduzieren wir eben das Papier-gewicht auf 120g. Dann sollte es gehen.

200g Papier – zu viel für den Duplexer!

Jetzt läuft der Drucker (hoffentlich) Nun sollte es schnell gehen – diese paar Blätter… Kein Kopiermodus, jedes

Blatt muss einzeln berech-net werden! Natürlich (?) geht gar nichts schnell! Der Drucker muss mühe-

voll jedes einzelne Blatt aufwendig berechnen. Er kommt, trotz Festplatte und allem drum und dran, zu keinem Zeitpunkt in den Kopiermodus.

Macht ja nichts, das kann ja alles unbeaufsichtigt laufen! Dann druckt man diesen Job eben über Nacht. Bei 120 Sei-ten sollte das ja wohl kein Problem sein.

Klappt wenigstens das? Nein, auch das klappt nicht. Denn für 120-A3-Vollfarb-Duplex-Seiten reicht der Toner nicht. Im Test mussten zwei Tonerkas-setten (natürlich NICHT gleichzeitig (!) getauscht werden. Ein Papierstau rundete die ganze Arbeit noch etwas ab.

Toner reicht nicht für 120-A3-Duplexseiten!

9.4. Ergebnis, Aufwand und Fazit Auch wenn es dem Leser vielleicht so erscheinen mag, so ist dieses Beispiel keinesfalls frei erfunden, sondern stammt aus der Praxis des Autors.

Der Gesamtaufwand für diesen Job summierte sich gewaltig: Erhebliche Materialkosten durch den Vollfarbeinsatz Ca. 12h Arbeit, wobei hier das anschließende Schneiden

noch nicht mitgerechnet wurde. Keine Spur von Produktivität Aber wenigstens ein exzellentes Ergebnis!

FAZIT: Dieses Beispiel ist kein Angriff auf irgendwelche Geräte. Viel-mehr geht es darum, bewusst zu machen, dass bei der Geräte-auswahl, die konkret anstehende Aufgabe berücksichtigt wer-den muss.

Während viele "Bürojobs" wie Schulungsunterlagen, (nicht voll-farbige) Broschüren und ähnliche Unterlagen problemlos in "Tausender-Stückzahlen" unbeaufsichtigt gedruckt werden können, scheitert man dann plötzlich am Druck weniger Ein-trittskarten.

FAZIT: Bei der Gerätebeschaffung muss die konkrete Aufgabe berücksichtigt werden!

68

Anwendungsbeispiel: Druck von Eintrittskarten

© C


TA 5 G

mbH

Eine andere beliebte Anwendung ist der Druck von Visitenkar-ten. Hier sei ausdrücklich noch mal auf die Problematik des Papiergewichtes hingewiesen.

Es sei dem Leser dringend empfohlen, vor der Anschaffung größerer Drucksysteme, diese auf "Herz- und Nieren" anhand der konkreten Aufgabe zu testen! Bei größeren Drucksystemen lässt sich mit den meisten Herstellern ein Testzeitraum (teilwei-se sogar kostenfrei) vereinbaren.

Testen, testen, testen

69

© C


TA 5 G

mbH

10. WebJetAdmin In dieser Dokumentation wurde an einigen Stellen auf das Tool "WebJetAdmin" von Hewlett Packard hingewiesen. Wer sich in größerem Umfang mit den Druckern von HP beschäftigt, stößt früher oder später auf dieses Werkzeug.

Es gibt zwei "Motivationen" dieses Tool zu nutzen: Wenn der integrierte Webserver eines Druckers nicht vor-

handen ist oder nicht die gewünschte Funktionalität unter-stützt, hilft vermutlich WebJetAdmin weiter.

Manche Administratoren nutzen WebJetAdmin auch "freiwil-lig", weil es bei größerer Anzahl von Druckern effektiver ist, als die einzelnen Webserver der Geräte.

Abbildung 59 Geräteübersicht im HP WebjetAdmin

Dieses Kapitel ist keine vollständige Abhandlung von WebJe-tAdmin. Es soll nur einen kurzen Überblick über die Architektur vermitteln. Dem interessierten Leser sei die Originalliteratur von HP empfohlen.

10.1. Architektur von WebJetAdmin Die Grundidee ist die, auf einem (leistungsfähigen) Rechner (NT 4 oder Win 2000) einen Webserver einzurichten. Der Ad-ministrator kann dann von jedem Punkt im Netzwerk über den Internet-Explorer auf den zentralen Webserver zugreifen.

Der Webserver bietet dann alle HP-Drucker (und auch einige andere HP-Geräte) unter einer Oberfläche zur Konfiguration und Überwachung an.

Die Kommunikation zwischen mit den einzelnen Geräten über-nimmt der HP-WebJetAdmin Dienst. Diese Kommunikation läuft über das Simple Network Management Protokoll (SNMP).

70

WebJetAdmin

© C


TA 5 G

mbH

An allen via WebJetAdmin zu überwachenden Geräten muss daher SNMP aktiviert werden.

Webserverauf Port 8000

Switchhttp

Kommunikation via SNMP

BS1

Zugriff via Internet Explorer auf Port 80http://BS1:8000

Abbildung 60 Architektur WebJetAdmin

10.2. Zugriff auf den WebJetAdmin-Server Standardmäßig nutzt der HP-WebJetAdmin Webserver den Port 8000. Das folgende Foto zeigt den Zugriff über den Inter-net Explorer.

Abbildung 61 Zugriff auf den WebJetAdmin Webserver über Port 8000

Ein Doppelklick auf das jeweilige Gerät öffnet dann die Details zum jeweiligen Gerät.

71

© C


TA 5 G

mbH

11. Organisation und Planung Drucken ist für jedes Unternehmen ein nicht zu unterschätzen-der Kostenfaktor und oft auch eine ständige Quelle für Proble-me. Dies kann als Problem aber auch als Chance begriffen werden. Nach Erfahrungen des Autors wird im Druckbereich viel zu wenig geplant. Die bestehenden Probleme werden sel-ten konsequent analysiert und beseitigt.

Druckprobleme als Chance zur Kostenreduktion!

Gerade weil Drucken im Unternehmen ein großer Kostenfaktor ist, liegt hier auch die Chance zu wesentlichen Änderungen.

Drucken muss geplant und administriert werden!

Aus Kostensicht ist es wichtig zu erkennen, dass Gerätekosten, sowohl bei Anschaffung als auch im Betrieb, sekundär sind! Die wirklichen Kosten entstehen durch unnötigen Zeitaufwand für ständige Fehldrucke mit folgenden Wiederholungsdrucken und dadurch verursachten Wegekosten!

Personalkosten sind das Problem!

11.1. Planerische Aspekte bei Drucksystemen Bei der Lösung der Druckprobleme sollten folgende Dinge be-rücksichtigt und geplant werden:

Neue (zusätzliche) Kriterien bei der Beschaffung von Druck-systemen und Multifunktionsgeräten

Ausführliche Gerätetests vor Anschaffung unter Berücksich-tigung der Aufgabenstellung

Konsequente Planung der Benutzerschnittstelle. Nicht der Anwender ist schuld, wenn das Papier aus dem falschen Schacht kommt, sonder der EDV-Dienstleister oder Admi-nistrator. Offensichtlich ist es dann nicht gelungen, die Be-nutzerschnittstelle gut genug vorzubereiten.

Ursachen für Fehldrucke suchen und beseitigen!

Proaktives Handeln, bevor ein Drucker Probleme macht Festlegen eines Teams für "Verbrauchsmaterial". Durch E-

Mail Benachrichtigung bei Unterschreiten von Schwellwerten kann dieses Team reagieren bevor der Anwender wegen fehlendem Toner oder Papier Probleme bekommt.

Handeln bevor der Anwen-der Probleme hat!

Festlegen eines Teams für "Technische Probleme". Durch E-Mail Benachrichtigung bei Papierstau oder anderen Proble-me kann auch hier (oft) proaktiv reagiert werden. Festlegen fester Reaktionszeiten für Dienstleister oder EDV-Personal. Der zusätzliche Personalbedarf im Support ist durch die höhere Verfügbarkeit und somit durch die Sei-gerung der Produktivität der Anwender zu rechtfertigen.

Ggf. Überlegungen hinsichtlich Auslagerung von Dienstleis-tungen. Dies hat allerdings Grenzen, das extern Unterneh-men meist nicht schnell genug reagieren können. Ein Out-sourcing Konzept ersetzt nicht das interne Team zum Wech-seln von Verbrauchsmaterial. Externe sind hier prinzipbe-dingt nicht schnell genug (Ausnahme: Dauerhafte, lokale Verfügbarkeit z.B. in Großunternehmen)

72

Organisation und Planung

Auslagerung und Zusam-menarbeit mit externen Dienstleistern und Geräte-herstellern

© C


TA 5 G

mbH

E-Mail Alarmierung ermöglicht die effiziente Zusammenar-beit mit externen Unternehmen hinsichtlich Ersatzbeschaf-fung von Verbrauchsmaterial, Wartung und Reparaturen. Hier können entsprechende Vereinbarungen mit Dienstleistern und teilweise sogar direkt mit den Geräteher-stellern getroffen werden. Exemplarisch erwähnt sei hier ein interessantes Konzept von Hewlett Packard namens "Print Advantage".

Die Planung von Drucksystemen ist durchaus aufwändig. Meist wird deshalb darauf verzichtet, und "irgendwie" gedruckt. Die Folgen wurden mehrfach erläutert und dargestellt.

11.2. Multifunktionsgeräte Das vorliegende Skript ging nur auf Drucksysteme, nicht auf Multifunktionsgeräte, ein. Multifunktionsgeräte sind eine Chance zur Veränderung von Arbeitsabläufen und teilweise auch zur Einsparung anderer Geräte.

Multifunktionsgeräte ändern Arbeitsabläufe!

Abbildung 62 Multifunktionsgerät – hier eine kleine Variante: HP Laserjet 4100 MFP

Bei sinnvollem Einsatz haben Multifunktionsgeräte großes Rati-onalisierungspotential und eröffnen neue Anwendungsfelder. Wesentliche Hardwarebestandteile sind hier Scanner und Dru-cker. Diese werden durch direkte Anbindung ans Netz und Nut-zung von E-Mail-Funktionen, sowie die Anbindung von Faxser-vern organisatorisch hochinteressant.

Stichworte sind hier: Zentrale Postverteilung Dokumentarchivierung Hocheffizientes Faxen mit Mailprotokoll ins eigene Postfach Zugriff auf zentrale Adressverteiler (z.B. Active Directory

Datenbank oder andere LDAP-Systeme)

73

© C


TA 5 G

mbH

Scan To Mail: Scannen mit automatischer Zustellung ins Postfach.

Digitale Kopierfunktionen Die Anforderungen an Planung und Geräte sind bei Multifunkti-onsgeräten, eben aufgrund der multiplen Funktionen, noch weit aufwändiger als bei reinen Drucksystemen. Dies würde den Umfang dieses Skripts sprengen.

Der Autor plant aber, eine separate Dokumentation zu diesem Thema zu erstellen.

74

12. Anhang A: Checkliste Printsysteme Diese Checkliste soll bei der Beschaffung und dem Test von Printsystemen helfen. Die Auf-listung hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie sollten nicht versuchen, einen Drucker zu finden, der alle Punkte "optimal" erfüllt. Diesen wird es Markt vermutlich nicht geben. Vielmehr geht es darum, anhand der Liste eine Produktentscheidung zu überprüfen. Es muss individuell entschieden werden, welche Features für ein konkretes Vorhaben tatsäch-lich benötigt werden.

12.1. Netzwerkkonfiguration Unterstützung von 10/100 MBit Ethernet Internet Protokoll (IP) ist Pflicht Host- und Domänenname müssen einstellbar sein Dynamisches DNS zur Registrierung der eigenen IP http-Unterstützung (Webserver) zur Konfiguration Weitere Protokolle (ggf. IPX, Appletalk...), falls diese benötigt werden SNMP-Unterstützung für Netzwerkmanagement SMTP für Alarmierung bei Problemen / Verbrauchsmaterialanforderung POP3 zur Entgegennehmen von Anweisungen per Mail NTP zur automatische Uhrzeitsynchronisation (falls Uhr im Drucker vorhanden) DHCP-Unterstützung: Werden alle IP-Daten, die der Drucker benötigt vom DHCP über-

nommen?

12.2. Konfigurationsmöglichkeiten Lassen sich alle Einstellungen über einen integrierten Webserver verwalten Lassen sich alle Einstellungen direkt am Gerät verwalten Werden weitere Tools benötigt? Gibt es übergreifende Tools zur zentralen Verwaltung mehrerer Drucker (vgl. WebJetAd-

min) Gibt es Möglichkeiten, die Konfigurationseinstellungen in eine (externe) Datei zu sichern.

76

Anhang A: Checkliste Printsysteme

12.3. Zugriffsschutz / Anmeldung Lässt sich der Drucker vor unerwünschtem Zugriff schützen Wird ein "Single Logon" mit einem Domänenkonto unterstützt (wie z.B. bei WebJetAdmin) Lässt sich der Zugriff auf den Drucker auf bestimmte IP-Adressen und / oder Hostnamen

beschränken.

12.4. Geräteeigenschaften Reicht die Auflösung / Qualität des Druckers Reicht die Geschwindigkeit des Gerätes (auch bei sortierter Ausgabe und Duplexdruck?) Sind Optionen im Nachhinein nachrüstbar (es gibt Geräte, die werden zwar mit Duplexop-

tion angeboten, wenn man aber ohne Duplexoption kauft, kann man diese später nicht nachrüsten)

Gibt es einen Energiesparmodus (bei Dauerbetrieb wichtig). Spart der auch wirklich Ener-gie? Selbst nachmessen! Manchmal wird nämlich nur der Lüfter abgeschaltet.

Nimmt das Gerät auch im ausgeschalteten Zustand Energie auf? Nachmessen! Wie viel Lärm produziert das Gerät (in Büroumgebungen wichtig) Gibt es gesundheitsschädliche Emissionen? Ist das maximale Papiergewicht ausreichend (alle Zufuhrschächte, Ausgabeeinheiten und

Duplexoption prüfen!) Werden alle benötigten Features von der Ausgabeeinheit unterstützt (Stapeln, Heften,

Falzen, Lochen, Broschürenfunktionen etc…) Wie oft müssen Verbrauchsmaterialien gewechselt werden? Wie lange kann "unbeauf-

sichtigt" gedruckt werden (konkrete Aufgabenstellung berücksichtigen!) Berechnet der Drucker typische Zielseiten genügend schnell (Geschwindigkeit des Raster

Image Prozessors) Kann der Drucker auch große Dokumente komplett im Speicher oder auf Festplatte hal-

ten. Wird Print on Demand über einen integrierten Festspeicher (normalerweise Festplatte)

unterstützt. Werden die Daten auf der Platte "fertig berechnet" abgelegt. Genügt der Komfort beim "Print on Demand" (Sortierte Anzeige vorhandener Druckjobs,

Kategorisierung von Druckjobs, ggf. Konfiguration von Parameter wie Anzahl der Kopien und weiterer Parameter)

Können die Daten der Festplatte (automatisiert) gesichert und wiederhergestellt werden? Kann der Zugang zu "teuren" Funktionen (Farbdruck, besonders große Auflagen etc…)

auf bestimmte Personen oder Personengruppen eingeschränkt werden. Dies könnte z.B. eine Funktion des Druckertreibers sein.

Werden Möglichkeiten einer Multifunktionalen Nutzung benötigt? (Nutzung als Kopierer, Fax, Mail-Station)

77

12.5. Zuverlässigkeit und Passgenauigkeit Gibt es Erfahrungen / Angaben zum Thema "Papierstau" Wird nach Beseitigen eines Papierstaus, das Dokument trotzdem vollständig gedruckt,

oder muss der laufende Druckjob wiederholt werden? Optimal ist, wenn das Gerät die Si-tuation erkennt und die fehlenden Seiten automatisch neu druckt.

Sind Seitenränder (oben und links) für jedes Fach separat justierbar Sind Doppelseitendrucke deckungsgleich Passgenauigkeit, Deckungsgleichheit mit größtem Papierformat testen Reproduktionsgenauigkeit testen!

12.6. Verbrauchsmaterial-Management - Kostentransparenz Wie hoch sind die Betriebskosten / Seite1

Lassen sich alle Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier, Fixierer… ) per Webserver kon-trollieren

Gibt es eine Email-Alarmierung wenn bestimmte Schwellwerte unterschritten werden ( Nachbestellung). Der Schwellwert sollte einstellbar sein (z.B. E-Mail an XY wenn Toner unter 30%, oder Mail an YZ, wenn Papier unter 25%)

Ist der Tausch der Komponenten problemlos Wird der laufende Job nach Tausch von Verbrauchsmaterial störungsfrei fortgesetzt? Der Druckjob muss gestoppt werden, BEVOR die Qualität leidet. Anders ausgedrückt,

wenn der Drucker wegen Tonermangel anhält, muss auch das letzte gedruckte Exemplar noch "astrein" sein. Dies ist bei großen unbeaufsichtigten Jobs besonders wichtig!

Lassen sich die Kosten für einen konkreten Druckjob exakt feststellen. Dies ist für Dienstleister besonders wichtig. Eine Vollfarbseite produziert erheblich höhere Kosten als eine "Büro-Farbseite".

Reicht die Kapazität der Verbrauchsmaterialvorräte aus. Überlegen Sie, was Sie konkret benötigen. Wenn Sie 3000 Blatt A3 doppelseitig VOLLFARBIG und unbeaufsichtigt dru-cken müssen, benötigten Sie riesige Tonerkapazitäten! Gängige Geräte können selten mehr als einhundert (!!!) A3-Duplex-Vollfarbseiten ohne Tausch von Tonerkassetten dru-cken! Prüfen Sie nicht nur Toner, sondern auch andere Materialen (Fixierer, Trommel und was sonst noch alles regelmäßig getauscht werden muss).

1 Vorsicht: Oft sind die Angaben verschiedener Hersteller nicht vergleichbar! Insgesamt stark abhän-

gig von Beschaffungskonditionen aber auch von den Messverfahren (Deckung der Seite etc…)

78

Anhang A: Checkliste Printsysteme

12.7. Druckertreiber Werden alle benötigten Zielbetriebssysteme unterstützt? Sind die Druckertreiber funktional in Ordnung (Probedrucke der wichtigsten, aufwändigs-

ten Dokumente anfertigen) Wird ggf. Postscript benötigt? (Richtige PS-Version? Werden alle Druckeroptionen auch

unter Postscript unterstützt? Selbst getestet?) Reicht der Arbeitsspeicher auch für auf-wendige Postscript-Dokumente? Original Adobe Postscript oder Emulation?

Unterstützt der Druckertreiber eine Beschränkung bestimmter Personengruppen auf be-stimmte Druckfunktionen (z.B. Nicht alle Personen dürfen farbig drucken).

Übernimmt der Druckertreiber die Konfiguration des Druckers (angeschlossene Optionen) automatisch? Klappt dies auch bei Netzdruckern, die via IP angesprochen werden.

Werden im Druckertreiber aktuelle Verbrauchsdaten angezeigt? (Stand von Toner, Papier und ähnlichem

Gibt es eine "Broschüren-Funktion" – falls diese Funktion benötigt wird, sollte dies mit realen Dokumenten getestet werden. Hier gibt es oft Detailprobleme!

Bei Farbdruckern: Stimmen die Farben. Lassen sich ggf. durch Kalibrierung die ge-wünschten Ergebnisse erzeugen. Oft haben Farbdrucker "Farbstiche". Testen Sie mit Ih-rer Software – und mit realen Dokumenten / Fotos.

79

13. Anhang B: Folien

13.1. Überblick Druckerkonfiguration

Workshops CoachingAdministration PC & Büro © Copyright by DATA 5 GmbHProjektmanag.Start 2

Netzwerkkonfiguration via DHCP (Reservierungsverfahren)

Reset am Gerät Werkszustand (DHCP aktiviert)Ausdruck einer Statusseite ( MAC-Adresse)DHCP-Reservierung für gewünschte IP-Adresse einrichten

Individuelle Option (12) für Hostnamen dieses Druckers hinzufügenStandardoptionen für DNS (6), Gateway (3), Domänenname (15)Weitere Optionen sofern vom Gerät unterstützt (SMTP, POP3, NTP)

Test: Ping „IP“ und Ping „FQDN“Basiskonfiguration über integrierten Webserver

Admin-Passwort setzenGgf. Zugriff auf bestimmte IP-Adressen (Druckserver) beschränkenGgf. Protokolle deaktivieren (IPX, Appletalk, DLC, evtl. SNMP)SMTP / POP3 konfigurieren und testenZeit einstellen / NTP konfigurieren und testen

Datensicherung für DruckerfestplatteTesten und automatisieren

80

Anhang B: Folien


Gerätekonfiguration des Druckers

Gerätekonfiguration über integrierten Webserver oder über Display des Gerätes (oder via WebjetAdmin)Papier und Schachtkonfiguration

Schacht / Papierzuordnung konfigurierenStandardpapiersorte und Format festlegenSchacht 1 auf „Kassettenbetrieb“Papiersorten kontrollieren (Gewicht und Qualität)

Seitenränder für jeden Schacht justierenFür Vorderseite und Rückseite („Duplexregistrierung“)

Überwachung / Alarmierung konfigurierenMail-Gruppe für Verbrauchsmaterial definierenMail-Gruppe für technische Störungen definierenMail-Alarmierung testen

SonstigesVerhalten bei Tonerwarnung definieren (Weiter oder Stopp)

81


Betriebssystemkonfiguration

Druckserver einrichten (Lokaler Drucker über TCP/IP-Port)Konzept für sprechende Namen entwickelnTreiberkonfiguration kontrollieren (Schächte, Stapler, Speicher,Festplatte, sonstige Optionen) – Registerkarte „Konfigurieren“Rechte einstellen (Registerkarte Sicherheit)Druckoptionen vordefinieren (Register Erweitert–Standardwerte)Freigabe und AD-Publikation einrichten Druckerobjekt im AD in sinnvolle OU schiebenStandort und Funktionsattribute im AD pflegenWeitere Druckertreiber für verschiedene Zwecke installierenGgf. Druckertreiber für NT4 / Win 98 Systeme ergänzen / testen

AnwenderarbeitsplatzBenötigte Drucker via AD suchen und „verbinden“Anwendungen prüfen (z.B. Word auf „Standardschacht“)Anwendungen prüfen (z.B. Druckknopf im Word „umbauen“)Drucker (Links) auf dem Desktop des Anwenders platzieren

82

Anhang B: Folien

13.2. Peer to Peer Printing


Peer to Peer Printing

Switch

An jedem Client:- Lokaler Drucker- Schnittstelle: TCP/IP-Port

83

13.3. Client Server Printing


Client Server Printing

Druckserver

Switch

84

Anhang B: Folien

13.4. Client Server Printing mit separatem Drucknetz


Client Server Printing mit separatem Drucknetz

Switch für Druckernetz

Switch für Standardnetz

Kein Routing! - Druckserver- bei Bedarf auch WebJetAdmin

85

13.5. Print on Demand


Print on Demand (hier HP Color Laserjet 8550 GN)

Blättern durchdie Kategorien

Blättern durch dieDokumente der jeweiligenKategorie

Menü: Gespeicherte Jobs

Namen des Benutzers oderDokumentkategorie!

Namen desDokumentes

Abrufen des Jobs direktvon der Druckerplatte- Angabe der gewünschten Menge

Speichern auf Platte durch Option im Druckertreiber-Festlegung aller Optionen durch den Treiber (Schacht, Papier etc…)

86

Anhang B: Folien

13.6. Architektur WebJetAdmin


Architektur WebJetAdmin

Webserverauf Port 8000

Switchhttp

Kommunikation via SNMP

BS1

Zugriff via Internet Explorer auf Port 80http://BS1:8000

87

88

Konfiguration moderner Drucksysteme [T2123L]

Der Autor

Karl M. Zürn ist Geschäftsführer der DATA 5 GmbH. Er beschäftigt sich pri-mär mit dem Aufbau und der Verwaltung von Netzwerken sowie der Administrato-renausbildung. Seine Schwerpunkte liegen hierbei auf den Windows Be-triebssystemen, dem Microsoft Ex-change Server sowie in der Konzeption von Backup und Recoverylösungen.

Feedback zu diesem Artikel bitte an: [email protected]

Testumgebung

Hardware HP Laserjet 4100 MFP HP Color Laserjet 8550 GN

Softwareversionen Windows 2000 dt. mit SP3 als Druck-server Windows 2000/XP als Client HP WebJetAdmin Version 7 Firmware 4100:20030110 Firmware 8550: Druckwerkfirmware Version 42. Formatierer Firmware: May 15 PDT 2001

Letzte Änderung: Montag, 28. Juli 2003

Verlag

DATA 5 Ingenieurbüro für Datentechnik GmbH Adlerstraße 3

73329 Kuchen

Tel: 07331 – 9881-0 Fax: 07331 – 9881-30 Mail: [email protected] Web: http://www.DATA5.de

Alle Rechte vorbehalten.

®

Partner

© C

opyright 2003 by DATA 5 GmbH - www.DATA5.de

€ 23,20 (20 netto)

Rechtshinweise

Autoren und Verlag übernehmen keine Gewähr fürdie Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qua-lität der bereitgestellten Informationen und Pro-gramme. Eine Haftung ist ausdrücklich ausge-schlossen. Produkt- und Firmennamen werden oh-ne Gewährleistung einer freien Verwendung be-nutzt. Viele Begriffe sind Warenzeichen der jeweili-gen Hersteller.

Kein Teil dieses Dokuments darf ohne schriftlicheGenehmigung reproduziert, vervielfältigt, veröffent-licht oder in Lehrveranstaltungen verwendet wer-den. Die Nutzung ist ausschließlich zum persön-lichen Gebrauch des Lesers gedacht. Anfragenzur Nutzung/ Veröffentlichung unserer Doku-mente durch die Fachpresse oder zur Nutzungin Lehrveranstaltungen sind willkommen. Weitere Rechtshinweise und Nutzungsbestimmun-gen finden Sie im Innenteil dieses Dokumentes undunter "Impressum" auf unserer Webseite.


Documents

T2123L Konfiguration Moderner Drucksysteme