Tastenkürzel und Symbole Handbuch - work4all...poin.t software and electronic media GmbH Bachstraße 6 · 50858 Köln Tel. +49(0)2234-6903-0 Fax +49(0)2234-6903-11 [email protected]

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Tastenkürzel und Symbole

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F2 Liste Kunden

F3 Liste Lieferanten

F4 Liste Projekte

F5 Aktualisieren

F6 Liste Textbausteine

F7 Liste Artikel

F8 Liste Mitarbeiter

F9 Kalender

F10 Journal

F11 Rechnungseingangsbuch

F12 Rechnungsausgangsbuch

ESC Schreibtisch leeren

STRG + K Ebene Kunden

STRG + L Ebene Lieferanten

STRG + P Ebene Projekte

STRG + E Ebene ERP

STRG + F Ebene Firma

STRG + R Verwaltung von Reports/Excel-Auswertungen

STRG + W Wartungsliste

STRG + 1 Ebene 1

STRG + 2 Ebene 2

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HANDBUCHADMINISTRATION

Impressum: © work4all GmbH, Köln | Stand 04/2020

work4all GmbH · Max-Planck-Straße 6-8 · 50858 Köln Telefon: +49-2234-6903-0 · Fax: +49-2234-6903-299 E-Mail: [email protected] · Internet: www.work4all.de

Autoren: Andreas Krekora, Maria Keller, Robin Hausmann, Sascha Lindtner, Torsten Schmielau, Marion Götte

Foto Umschlag: © iStockPhoto

Support: [email protected]

Alle Rechte vorbehalten. Dieses Buch oder Teile davon dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der work4all GmbH vervielfältigt oder in irgendeiner Form gespeichert, übertragen oder verbreitet werden.

Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

Die Angaben in diesem Handbuch sind ohne Gewähr und können ohne weitere Mitteilung geändert werden. Die Verfügbarkeit von manchen beschriebenen Funktionen (bzw. die Vorgehensweise, um darauf zuzugreifen), ist von Version, Release, eingespielten Servicepacks, Ihres Systems (z.B. Betriebssystem, Textverarbeitung, Mail-Programm, etc.) sowie seiner Konfiguration abhängig.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Handbuch teilweise Sondermodule beschrieben sind, die eventuell nicht zu Ihrem gekauften Leistungsumfang gehören.

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Inhaltsverzeichnis

INSTALLATION

Server-Installation .......................................................................................................................................... 8

Client-Installation ........................................................................................................................................ 10

Installation und Softwareverteilung ........................................................................................................... 14

Einrichtung der mobilen APP ...................................................................................................................... 19

Einrichtung des Exchange Konnektors ....................................................................................................... 20

Installation Kommt-Geht Cockpit ............................................................................................................... 21

Installation Projektzeiterfassung Stand-Alone .......................................................................................... 22

Einrichtung der Web-Zeiterfassung ............................................................................................................ 23

Mehrere Mandanten verwalten.................................................................................................................. 24

Tapi-Anbindung ........................................................................................................................................... 26

PAN-Datei für ankommende Anrufe .......................................................................................................... 30

Anbindung Außendienst über Terminalserver........................................................................................... 31

Datenbankumzüge und Serverumzüge ...................................................................................................... 32

KONFIGURATION

Generelle Einstellungen .............................................................................................................................. 34

Schreibtisch-Hintergrund gestalten ............................................................................................................ 39

Infofenster konfigurieren ........................................................................................................................... 41

Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen ....................................................................................................... 47

Telefonnummern formatieren .................................................................................................................... 57

Datumsformat .............................................................................................................................................. 59

Neutrale Anreden ........................................................................................................................................ 60

Alias-Begriffe ............................................................................................................................................... 61

Individuelle Felder ....................................................................................................................................... 62

Erweitertes Logging .................................................................................................................................... 68

User-Exit ....................................................................................................................................................... 69

Anbindung von Fremdsystemen ................................................................................................................. 71

ORGANISATION

Übersicht für Administratoren und Projektleiter ....................................................................................... 76

Import-Assistent ........................................................................................................................................... 84

Gruppenpflege............................................................................................................................................. 89

Benutzerrechte ............................................................................................................................................ 91

Inhaltsverzeichnis

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Objektschutz ................................................................................................................................................ 99 Mehrere E-Mail-Accounts in work4all ...................................................................................................... 102 Alternative Absenderadressen für E-Mails ............................................................................................... 104 Mehrfachlöschen von Kunden und Lieferanten ...................................................................................... 106 Änderungshistorie ..................................................................................................................................... 107 DB-Indexe optimieren ............................................................................................................................... 109 E-Mail-Benachrichtigung vom SQL Server ................................................................................................ 110 Checkliste des aktuellen Nutzungsgrads von work4all ........................................................................... 114

REPORTING

Report-Übersicht ........................................................................................................................................ 124 Einbinden von Reports .............................................................................................................................. 127 Artikelbilder in ERP-Dokumenten ............................................................................................................. 129 Artikelbilder in Crystal Reports einbinden ............................................................................................... 131 Zusammenspiel von work4all und Excel ................................................................................................... 134

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1. IN

STA

LLA

TIO

N

8

Server-Installation

Die Installation auf dem Server wird normalerweise im Zuge der Einrichtung durch uns vorgenommen. Dazu schaltet sich einer unserer Techniker per TeamViewer auf Ihren Server auf. Die Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister. Bei der Server-Installation wird in jedem Fall die Microsoft SQL Datenbank installiert und das Arbeitsverzeichnis eingerichtet. Eventuell werden auch direkt weitere Komponenten wie der Exchange Konnektor oder die App installiert.

Installation des Datenbankservers

Von uns werden alle Microsoft SQL Server ab der Version 2008 R2 unterstützt. Der SQL Server wird gemeinsam mit dem SQL Server Management Studio installiert. Ab dem SQL Server 2016 befindet sich das SQL Server Management Studio nicht mehr im Installationspaket des SQL Servers. Laden Sie daher bitte auch das SQL Server Management Studio vor dem Installationstermin herunter.

Tipp zur Performance

Wir empfehlen die Nutzung eines SQL Servers in der Version Standard.

Darüber hinaus haben wir die Erfahrung gemacht, dass virtualisierte Systeme oft langsamer reagieren als ein physikalischer Server mit gleichen Ressourcen.

Bitte beachten Sie unsere Systemvoraussetzungen, die Sie über unsere Website im Bereich Downloads finden.

Konfiguration des Datenbankservers

Nach der Installation des SQL Servers wird dieser von uns konfiguriert, und die work4all-Datenbanken werden eingerichtet. Auf Ihren Wunsch hin konfigurieren wir ein Backup der work4all-Datenbanken.

Es werden mindestens die drei folgenden Datenbanken eingerichtet:

work Benutzerdaten und Einstellungen

workdef Weitere Einstellungen

workM001 Stammdaten und Bewegungsdaten des ersten Mandanten

Wenn Sie über weitere Mandanten verfügen, gibt es entsprechend weitere Datenbanken mit dem Namen workM00x. x ist hier als Platzhalter für die Mandantennummer zur verstehen.

Beachten Sie bitte das Kapitel Mehrere Mandanten verwalten.

Das work4all-Arbeitsverzeichnis

Bei der Server-Installation als auch bei der Test-Installation wird durch uns ein Verzeichnis angelegt, welches wir work4all-Arbeitsverzeichnis nennen. In dem Arbeitsverzeichnis befinden sich verschiedene Dateien, die für die Arbeit mit work4all erforderlich sind.

Nachfolgend geben wir Ihnen als Systemverwalter eine inhaltliche Bedeutung der im work4all-Verzeichnis erstellten Unterverzeichnisse.

Im Root-Directory befindet sich außerdem nach der Installation folgende Datei: Liste offener Punkte.doc. Diese Liste kann aus work4all über das DATEI-Menü geöffnet werden. Die Anwender sammeln dort ihre Fragen zur Klärung mit unserer Projektleitung.

Server-Installation

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\B001 work4all legt pro Mandant ein sog. Dokumentverzeichnis an, in dem die von den Anwendern erstellten Dokumente liegen. Das Ursprungsverzeichnis heißt B001, weitere Mandanten führen zu B002 bis B00n-Verzeichnissen. Das Verzeichnis ist nach der Installation erstmal leer.

\M001

In diesem Verzeichnis liegen die Reports für den ersten Mandanten.

Reports werden mit dem Reportgenerator Crystal Reports bearbeitet. Dieses Werkzeug ist nicht Bestandteil der work4all Installation. Auch das \M001-Verzeichnis wird bei neuen Mandanten ggf. verdoppelt, eine gemeinsame Nutzung der Reports ist ebenfalls möglich.

\Mail001

Das E-Mail-Verzeichnis beinhaltet alle Dateianhänge von E-Mails. Auch dieses Verzeichnis wird im Fall eines neuen Mandanten verdoppelt.

\Vorlagen

Das Vorlagenverzeichnis beinhaltet alle Vorlagen für die Korrespondenz und einige automatisierte Berichte z. B. die Superinfo oder den Ausdruck des Besuchsberichts. Neue Vorlagen für Microsoft Word werden automatisch darin abgelegt. Das Vorlagenverzeichnis wird bei neuen Mandanten nicht dupliziert.

Über eine generelle-Einstellung (Work-Directory) wird dem System später mitgeteilt, wie sich das Arbeitsverzeichnis aufrufen lässt. Wir nutzen dazu in der Regel den UNC Pfad, beispielsweise \\SERVER\work4all\ Es kann aber ein Netzlaufwerk genutzt werden.

Wichtig

Auf das Arbeitsverzeichnis benötigen alle work4all-Anwender Lese- und Schreibzugriff.

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Client-Installation

Die Installation auf dem Client oder auf einem Terminalserver wird in der Regel durch Sie selbst erfolgen. Lesen Sie hier bitte wie.

Client-Installation

Die Installation von work4all erfolgt über die Install.exe. Die Install.exe liegt nach der Server-Installation in Ihrem Arbeitsverzeichnis. Wir senden Ihnen aber gerne auch auf Anfrage den aktuellen Link zur Install.exe zu.

Wenn Sie die Install.exe ausführen, wird work4all standardmäßig in das Benutzerverzeichnis des aktuell angemeldeten Benutzers installiert.

Die Installation an einem neuen Arbeitsplatz, an dem noch kein work4all Profil besteht, lädt die Anwendungsdaten immer von unserem FTP Server herunter.

Bei der Installation wird überprüft, ob alle Komponenten vorhanden sind. Falls nicht, werden diese mitinstalliert. Dies ist aktuell nur die Anwendung SAP Crystal Reports, die zum Aufruf der Reports benötigt wird.

Terminalserver-Installation

Auf einem Terminalserver kann die Anwendung anstatt in das Benutzerverzeichnis in das Programmverzeichnis installiert werden. Dies hat den Vorteil, dass die Anwendung nicht für jeden Benutzer separat in das Benutzerverzeichnis installiert wird.

Client-Installation

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Dies hat allerdings den großen Nachteil, dass die Installation der Updates nicht mehr automatisch erfolgen kann. Der Wartungsaufwand steigt dadurch erheblich.

Wir empfehlen daher, die Anwendung auch auf einem Terminal Server in das Benutzerverzeichnis zu installieren, wie dies auch bei der normalen Client-Installation erfolgt.

Wenn Sie die Install.exe mit dem Parameter -im aufrufen, wird die Installation ins Programm-verzeichnis durchgeführt.

Installation von Updates

Beim Start von work4all überprüft das System automatisch, ob neue Updates zur Verfügung stehen. Die Update-Dateien werden dabei zunächst in das Arbeitsverzeichnis im Ordner Installation geladen. Falls die Update-Dateien dort bereits vorhanden sind, wird das Herunterladen übersprungen.

Die Durchführung des automatischen Updates ist abhängig von den Einstellungen in den Benutzerrechten.

Diese können Sie unter der Registerkarte Updateregeln konfigurieren.

Sobald ein Update zur Verfügung steht, werden nach dem Start von work4all die Update-Dateien im Hintergrund heruntergeladen und die Anwendungsdaten ausgetauscht, sodass beim nächsten Start von work4all direkt die aktualisierte Version gestartet wird.

Auch die Install.exe greift von unserem FTP Server immer auf die aktuellste Anwendung zu, die für Sie hinterlegt ist.

Client-Installation

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Hinweis für ältere Versionen

Das Installationsverfahren wurde mit dem Übergang auf die Version 10.7 geändert. Über das alte Updateverfahren und über die alte Installationsroutine kann keine aktuelle work4all Version installiert werden. Bitte nutzen Sie, falls Sie noch einen Arbeitsplatz mit einer älteren work4all Version haben, die Install.exe.

Verbindung zu einer bestehenden work4all-Installation

Beim ersten Start von work4all wird automatisch der Installationsassistent gestartet.

Wählen Sie in der ersten Maske des Assistenten bitte den dritten Punkt Zugriff Ihres Rechners auf eine bestehende work4all Installation aus, und bestätigen Sie mit weiter.

Die Anmeldemaske für die Verbindung zum Microsoft SQL Server erscheint. Tragen Sie bitte die entsprechenden Anmeldedaten ein, und wählen Sie Verbindung testen.

Bsp.: Server\work4all

Ist der Verbindungstest erfolgreich, klicken Sie bitte auf weiter.

Nun erscheint die Maske zum Eingeben der Benutzer. Sofern Sie als Mitarbeiter/Benutzer in work4all registriert sind, können Sie sich auswählen und mit weiter bestätigen.

Lokale Testinstallation mit vorhandenem MS SQL-Server

Beim ersten Start von work4all wird automatisch der Installationsassistent gestartet. In der ersten Teilmaske wählen Sie den zweiten Punkt Sonstige Szenarien (z. B. vorhandener SQL-Server) aus, und geben in der zweiten Teilmaske die Anmeldeinformationen für Ihren vorhandenen SQL-Server ein.

Client-Installation

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Bei Abschluss des Assistenten werden diverse Daten und Dokumente heruntergeladen, die standardmäßig unter C:\Lumberjack\ gespeichert werden.

Im Anschluss werden die Datenbanken im von Ihnen angegeben SQL-Server wiederhergestellt.

Lokale Testinstallation mit Einrichtung eines MS SQL-Server

Beim ersten Start von work4all wird automatisch der Installationsassistent gestartet. In der ersten Teilmaske wählen Sie den ersten Punkt Komplette Testumgebung mit lokaler Datenbank einrichten aus.

Nun werden diverse Daten und Dokumente heruntergeladen, die standardmäßig unter C:\Lumberjack\ gespeichert werden.

Im Anschluss wird der Microsoft SQL Server installiert und die Datenbanken im Server wiederhergestellt.

Nachdem der Download und die Installation erfolgreich durchgeführt wurden, erscheint die Maske zum Eingeben der Benutzer. Als Standard ist der Benutzer Administrator eingestellt. Bestätigen Sie erst mit der Schaltfläche Weiter und im Anschluss mit Fertigstellen.

Hinweis

Wir unterstützen als Datenbank bei einer lokalen Testinstallation ausschließlich Microsoft SQL Server ab Version 2008 R2. Lesen Sie bitte die entsprechenden Dokumentationen für Microsoft SQL Server zur Information über Systemvoraussetzungen und zur Unterstützung Ihrer Hardware-Überlegungen (RAM, Sicherungsverfahren etc.). Gerne sind wir Ihnen dabei behilflich.

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Installation und Softwareverteilung

In manchen Fällen reicht die einfache Installation von work4all nicht aus. Mit Hilfe einer Domäne gibt es gute Möglichkeiten, den work4all Client zentral gesteuert auf allen Arbeitsplätzen bereitzustellen und auch direkt das Verbindungsprofil einrichten zu lassen. Im Folgenden wird eine mögliche Lösung beschrieben.

Verbindungsprofil bereitstellen

Damit der work4all-Client sich mit der Datenbank verbinden kann, muss zunächst ein Datenbank-verbindungsprofil je Benutzer und Arbeitsplatz eingerichtet werden. Starten Sie die Anwendung ohne ein eingerichtetes Verbindungsprofil, werden Sie zum Anlegen eines solchen aufgefordert.

Gerade für neue Kollegen oder neue Arbeitsplätze kann es aufwändig sein, dieses Profil jedes Mal manuell anzulegen. Daher bietet work4all einen Mechanismus für eine automatische Verteilung. Dabei werden die Verbindungsinformationen zentral in der Domäne hinterlegt, so dass diese automatisch auf jedem Arbeitsplatz innerhalb der Domäne abgerufen werden können.

Um dieses Domänenprofil zu verwalten, starten Sie zunächst einen work4all Client. Nehmen Sie die Einstellung auf dem work4all Schreibtisch unter dem Menüpunkt Extras -> Administration -> Domänen Einstellungen vor.

Es erscheint eine kleine Eingabemaske, in der Sie das Domänen-Profil einrichten können.

Legen Sie zunächst ein Domänen-Profil an, in dem Sie die Schaltfläche Domänen Informationen installieren benutzen.

Wenn Ihr aktueller Windows-Benutzer dazu berechtigt ist (benötigt werden Domänen-Admin-Rechte), erscheint eine kleine Meldung, die das angelegte Profil bestätigt.

Tragen Sie anschließend die SQL Verbindungsdaten ein und speichern Sie.

Administrator-Rechte

Um das Domänen-Profil anzulegen oder zu bearbeiten, müssen Sie work4all- UND Domänen-Administrator sein!

Domänen-Profil benutzen

Haben Sie ein Domänenprofil eingetragen, so wird dieses Verbindungsprofil an jedem neuen Arbeitsplatz automatisch importiert. Dies geschieht beim Start eines work4all-Clients, auf dem zuvor noch kein Verbindungsprofil eingerichtet war.

Tipp:

Sollte der Windows-Benutzername des Anwenders dem Anmeldenamen eines work4all Benutzers entsprechen, wird auch der Benutzername direkt im Verbindungsprofil hinterlegt.


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Ein weiterer Vorteil des Domänen-Profils ist, dass die Daten bei Bedarf automatisch aktualisiert werden. Hat ein Arbeitsplatz das lokale Verbindungsprofil aus der Domäne importiert und die Daten im Domänen-Profil werden geändert, so kommen diese Änderung automatisch auf allen Clients an, die ein importiertes Domänen-Profil haben.

Technische Umsetzung

Damit die Informationen über die Domäne abgerufen werden können, legt work4all beim Klick auf die Schaltfläche Domänen-Informationen installieren innerhalb der Domäne einen eigenen Container an.

CN=work4all,DC=<DOMAINNAME>,DC=local

Dieser Container wird genutzt, um die Verbindungsinformationen zu speichern. Jeder Client versucht innerhalb der aktuellen Domäne diesen Container zu finden, um die Informationen von dort abzurufen. Der Container ist im Standard nicht sichtbar und wird daher nur sichtbar, wenn innerhalb der ActiveDirectory-Console die Funktion Erweitere Features anzeigen aktiviert ist.

Softwareverteilung per Gruppenrichtlinie (GPO)

Innerhalb einer Windows-Domäne gibt es diverse Möglichkeiten Software auf die Clients zu verteilen, ohne auf jedem Client aktiv etwas vorzunehmen. In diesem Abschnitt erklären wir Ihnen, wie man den work4all Client per Gruppenrichtlinie auf den Arbeitsplätzen verteilen kann. Um dies zu tun, sollten Sie bereits Grundkenntnisse über das Active-Directory haben, um Gruppen und Benutzer effektiv zu verwalten.

Legen Sie zunächst in Ihrem Active-Directory eine Gruppe an. In diesem Beispiel nennen wir die Gruppe work4all Client Verteilung. Fügen Sie dieser Gruppe alle Benutzer hinzu, die später den work4all Client erhalten sollen.

Öffnen Sie als nächstes die Gruppenrichtlinienverwaltung.

Wählen Sie dort die gewünschte Domäne, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Menüpunkt Gruppenrichtlinienobjekt hier erstellen und verknüpfen…

Vergeben Sie in dem nun erscheinenden Dialog nun einen sprechenden Namen. In diesem Beispiel verwenden wir den Namen work4all Client. Bestätigen Sie den Dialog nun mit OK.

Nun haben Sie eine neue Gruppenrichtlinie angelegt, die gleich so konfiguriert wird, dass Benutzer bei der Windows-Anmeldung automatisch work4all installiert bekommen, ohne dass der Benutzer aktiv handeln muss.

Doch zunächst müssen wir die Installationsroutine so im Netzwerk ablegen, dass jeder Benutzer, der später die Software erhalten soll, auch Zugriff darauf hat. Dies kann eine beliebige Netzwerkressource sein, in diesem Beispiel verwenden wir das NETLOGON-Verzeichnis der Domäne. Dort legen wir die Install.exe ab.

Hinweis:

Den Download-Pfad für die Installationsroutine erhalten Sie von work4all zur Ersteinrichtung sowie zu jedem Update via E-Mail.

In diesem Beispiel lautet der exakte Pfad der Datei also wie folgt:


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\\<DOMÄNENNAME>\NETLOGON\Install.exe

Öffnen Sie nun wieder die Gruppenrichtlinienverwaltung, um das Gruppenrichtlinien-Objekt entsprechend zu konfigurieren. Klicken Sie dazu die eben angelegte Richtlinie an und wählen dann mit der rechten Maustaste Bearbeiten aus.

Wählen Sie im Editor nun auf der linken Seite den Menüpunkt Benutzerkonfiguration => Richtlinien => Administrative Vorlagen => System => Anmelden aus und anschließend auf der rechten Seite die Einstellung Diese Programme bei der Benutzeranmeldung ausführen. Dort wiederum wählen Sie mit der rechten Maustaste den Menüpunkt Bearbeiten.

Im folgenden Dialog stellen Sie ein, welches Programm beim Start ausgeführt werden soll.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Anzeigen… in unteren linken Bereich.

Tragen Sie nun den Pfad zu der Installations-Anwendung in die sich öffnende Maske ein.

Wichtig ist hierbei, dass die Anwendung mit dem Parameter -ci aufgerufen wird.

Dieser Startparameter sorgt dafür, dass die Installation nur dann ausgeführt wird, wenn work4all noch nicht installiert wurde. Ist die Anwendung noch nicht installiert, so passiert die Installation im Silent-Mode.

Als nächstes konfigurieren Sie die Gruppenrichtlinie so, dass Sie nicht für jeden Benutzer ausgeführt wird, sondern nur eine bestimmte Menge von Benutzern betrifft. Dazu verwenden Sie die zu Beginn angelegte Gruppe work4all Client Verteilung.

Wählen Sie in der Gruppenrichtlinienverwaltung den Reiter Bereich aus klicken dort auf die Schaltfläche Hinzufügen… und wählen hier die entsprechende Gruppe aus.

Nachdem nun die Gruppe hinzugefügt wurde, wählen Sie die Gruppe Authentifizierte Benutzer aus und entfernen diese durch einen Klick auf Entfernen. Wechseln Sie anschließend in den Reiter


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Deligierung und klicken dort auf Hinzufügen. Wählen Sie jetzt wieder die Gruppe Authentifizierte Benutzer aus.

Die Gruppenrichtlinie ist nun fertig konfiguriert. Meldet sich ein Benutzer an, der der entsprechenden Gruppe zugeordnet ist, wird die Installation gestartet.

Hinweise:

- In diesem Beispiel würde der work4all Client auf jedem Computer in der Domäne installiert werden. Hier macht es durchaus Sinn, die Gruppenrichtlinie weiter zu konfigurieren, so dass z. B. Server ausgeschlossen werden.

- Die Installation der Anwendung mit dem Parameter -ci führt keine Installation der Komponenten durch. Diese muss manuell oder besser über eine weitere Gruppenrichtlinie durchgeführt werden. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt Komponenteninstallation.

Installationsvarianten

Im Standard wird die work4all Installation den Client immer in das Benutzerverzeichnis installieren und nicht in das lokale Programverzeichnis. Dies hat den Vorteil, dass der Client auch ohne lokale Administrationsrechte installiert werden und sich auch selbstständig updaten kann, ohne dass ein Administrator tätig werden muss.

Möchten Sie den work4all Client dennoch in das lokale Programmverzeichnis installieren, müssen Sie die Installation mit dem Parameter -im starten. Die Installationsroutine wird nun zunächst prüfen, ob sie als Administrator ausgeführt wird. Ist dies nicht der Fall, wird sie sich selbst mit Administrator-rechten neustarten. In diesem Fall werden Sie, je nach Einstellung der Benutzerkontensteuerung, nach einem Benutzer gefragt oder ob Sie die Anwendung wirklich mit Administratorrechten starten wollen. Wird die Installation anschließend immer noch nicht mit Administratorrechten ausgeführt, wird sie mit einer entsprechenden Fehlermeldung beendet.

Lokales Programmverzeichnis

Wir raten dringend davon ab, work4all auf Arbeitsstationen in das lokale Programmverzeichnis zu installieren, da der Wartungsaufwand hier stark zunimmt! Auch auf einem Terminalserver empfehlen wir dringend die Installationsvariante über die Gruppenrichtlinie zu nutzen!

Zielverzeichnisse

Je nach Installationsvariante wird die Software in eines der folgenden Verzeichnisse installiert. Im work4all Verzeichnis wird dazu ein Unterordner je Version angelegt. So besteht die Möglichkeit, dass die Anwendung sich im laufenden Betrieb updaten kann. Beim Start der Anwendung wird geschaut ob die richtige Version ausgeführt wird. Ist dies nicht der Fall, startet sich die Anwendung selbstständig in der vorgesehenen Version neu.

Standard %appdata%\..\local\work4all GmbH\work4all\<VersionsNummer>

Systemweit %programfiles(x86)%\work4all GmbH\work4all\<VersionsNummer>

Beispiel:

C:\Users\Hans.Mustermann\AppData\Local\work4all GmbH\work4all\10.7.0102.4\work4all.exe


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Installation der Komponenten

Die work4all Installationsroutine wird vor der eigentlichen Installation benötigte Komponenten prüfen. Zum aktuellen Zeitpunkt handelt es sich dabei ausschließlich um die Crystal Report Runtime Engine, welche als MSI Paket zur Verfügung steht.

Die Installationsroutine prüft vor der Installation über die Registry, ob die entsprechende Komponente in der benötigten Version vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, so wird das MSI Paket heruntergeladen und installiert. Sollte die Installation fehlschlagen, wird die Installation des work4all Clients nicht abgebrochen, sondern nur eine Warnung ausgegeben.

Den Download zur aktuellen Crystal Reports Runtime Engine finden Sie hier:

http://ftp.work4all.de/Diverses/CrystalReports/cr.html

Wenn Sie den work4all Client mit einer Gruppenrichtlinie verteilen, sollten Sie die Komponenten ebenfalls mit Hilfe einer Gruppenrichtlinie installieren. Im Folgenden finden Sie einen Link zu einem Online-Tutorial mit der Beschreibung, wie Sie ein MSI Paket mit Hilfe von Gruppenrichtlinien verteilen können.

http://www.advancedinstaller.com/user-guide/tutorial-gpo.html

Weitere Startparameter

Die Installationsroutine kann zusätzlich mit weiteren Start-Parametern gestartet werden. Welche Parameter es gibt und was diese bewirken, können Sie in der folgenden Tabelle einsehen.

-silent -q

Die Installation wird ohne Oberfläche oder visuelle Rückmeldung gestartet.

-installMaschine -im

Die Installation wird in das Programverzeichnis durchgeführt.

-autostartOnCompleted -aoc

Wird die Installation im Silent-Mode durchgeführt (-q), kann mit Hilfe dieses Parameters die Anwendung nach erfolgreicher Installation gestartet werden. Diese Funktion kann nur in Kombination mit dem Parameter -silent/-q verwendet werden.

-noComponents

-nc

Die Installation führt keine Prüfung oder Installation der Komponenten durch.

-runas Die Installation wird nicht versuchen, sich selbst mit Administratorrechten neu zu starten.

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Einrichtung der mobilen APP

Die Einrichtung der mobilen Version von work4all erfolgt bei Neukunden gleich beim Installationstermin für die Vollversion, ansonsten wenn die APP-Lizenzen erworben wurden.

Hinweise zur Einrichtung der APP

Die work4all APP erfordert die work4all API, die als Website im IIS unter einem Ihrer Windows-Server konfiguriert wird.

Damit die APP aus dem mobilen Netz erreichbar ist, müssen Sie Ihren Router so konfigurieren, dass eine Verbindung möglich ist. Wir nutzen hier im Standard einen TCP Port unter dem http Protokoll. Diese öffentliche IP bzw. komplette Adresse benötigen wir, damit wir diese auf unserem Lizenzserver hinterlegen können.

Der Anwendungspool der App wird durch einen Windows-Benutzer ausgeführt und benötigt Zugriffsrechte auf das Arbeitsverzeichnis von work4all. In den Generellen-Einstellungen von work4all hinterlegen Sie den Pfad zum Arbeitsverzeichnis für die App wie folgt:

Für die Darstellung von Reports wird hier die 64 Bit Version von Crystal Reports verwendet und nicht wie auf dem Client die 32 Bit Version.

Nach der Einrichtung der API auf dem Server können Sie die App auf Ihrem Smartphone oder Tablet installieren. Beachten Sie dazu das Infoblatt Installation der work4all App. Außerdem ist dort beschrieben, wie Sie sich in der App anmelden können.

Weitere Informationen zur Lizenzvergabe und -zuordnung lesen Sie bitte im Kapitel Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen nach.

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Einrichtung des Exchange Konnektors

Neben der SQL Datenbank auf Ihrem Server und dem work4all-Arbeitsverzeichnis gibt es noch weitere work4all-Anwendungen, die ebenfalls auf Ihren Servern installiert werden. Haben Sie zum Beispiel den Exchange Konnektor direkt mit work4all gekauft, wird dieser bereits beim Installationstermin mit installiert. Ansonsten ist natürlich auch eine Erweiterung zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Die Installation erfolgt dabei durch uns.

Einrichtung des Exchange Konnektors

Der Exchange Konnektor ermöglicht den Abgleich von Terminen und Kontakten zwischen der work4all Datenbank und dem Exchange Server. Dabei werden die Exchange Server in der Version 2010, 2013 und 2016 sowie Office 365 unterstützt.

Der Exchange Konnektor kann als Anwendung auf einem Ihrer Windows-Server eingerichtet werden. Es muss nicht zwingend der gleiche Server sein, auf dem die Datenbank läuft. Wichtig ist jedoch, dass eine Verbindung zu dem SQL Server möglich ist und auch eine Verbindung zu dem Exchange Server über die EWS Adresse.

Zur Synchronisierung gibt es einen Sync-Benutzer der Vollzugriff auf alle anderen Postfächer hat. Über diesen Benutzer wird die Synchronisation ausgeführt. Der Benutzer muss in Ihrer Exchange Umgebung mit einem Postfach eingerichtet sein.

Die Verbindungsdaten des Exchange Konnektors werden, wie bei dem work4all-Client, direkt in der Registrierung des Benutzers gespeichert. Daher muss der Dienst zur Synchronisation zwingend unter dem Windows-Benutzer ausgeführt werden, der die Einrichtung des Exchange Konnektors durchgeführt hat.

Windows Dienst:

Eventuell heißt der Dienst bei Ihnen auch work4all ServerManager.

Hinweis zum Server-Umzug

Wenn der SQL Server oder der Exchange Server umzieht, sollte der Dienst zur Synchronisierung von Terminen ausgeschaltet werden.


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Installation Kommt-Geht Cockpit

Neben der Installation der kompletten work4all Anwendung können Sie das Cockpit auch als Stand-Alone Anwendung installieren. Nachfolgend ist beschrieben, wann dies sinnvoll ist und wie die Installation funktioniert. Zur Erklärung der eigentlichen Funktionen lesen Sie bitte das Kapitel Kommt-Geht-Zeiterfassung im CRM-Handbuch.

Nutzung eines zentralen Cockpits

Wir empfehlen, das Kommt-Geht-Cockpit als einzige Anwendung auf einem All-in-One-PC in der Nähe Ihres Firmeneingangs zu installieren. So können sich alle Mitarbeiter morgens und abends beim Betreten oder Verlassen des Firmengebäudes sehr einfach ein- und ausloggen. Gleiches gilt für das Stempeln der Pausenzeiten, z. B. bei Raucherpausen oder der Mittagspause.

Installation der Stand-Alone Anwendung

Den Installationslink für das kostenpflichtige Cockpit erhalten Sie über [email protected].

Wie beim dem normalen work4all Client wird die Anwendung in das lokale Benutzer-Verzeichnis unter C:\Benutzer\...\AppData\Local\work4all GmbH\work4all.Cockpit installiert.

Update der Stand-Alone Anwendung

Der Installer unterstützt automatische Updates des Cockpits. Hierfür gelten folgende Voraussetzungen:

- Starten Sie immer den Installer, nicht die work4all Cockpit.exe aus demInstallationsverzeichnis.

- Der Installer darf nicht umbenannt werden.

Empfehlung:

Verschieben Sie nach der ersten Installation den Installer in das oben genannte Verzeichnis und legen Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop an. Diese Verknüpfung können Sie natürlich umbenennen.

Verbindung zum SQL Server

Um das Cockpit zu starten, ist ein Verbindungsprofil zum SQL-Server der work4all-Datenbank erforderlich. Um dieses zu konfigurieren, installieren Sie bitte wie gewohnt einen work4all-Client oder nutzen Sie das Domänen-Profil zur automatischen Verteilung der Verbindungsdaten. Im Anschluss melden Sie sich einmal in work4all an.

Fertig! Nun können Sie das Cockpit als Stand-Alone Anwendung nutzen.

http://ftp.work4all.de/Infobl%C3%A4tter/Kommt-Geht-Zeiterfassung%20und%20Arbeitszeitmodelle_Sondermodul.pdf

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Installation Projektzeiterfassung Stand-Alone

Die Projektzeiterfassung kann auch ohne eine komplette work4all Installation genutzt werden. Es gibt hierzu ein eigenes Installationspaket, das Sie auf Anfrage von uns erhalten können.

Nutzung der Projektzeiterfassung ohne komplette work4all Installation

Es gibt Kollegen, die lediglich ihre Zeiten auf Projekte buchen sollen, aber keine weiteren work4all Funktionen für ihre tägliche Arbeit benötigen und auch keinen eigenen Rechner haben? Dies ist häufig in der Werkstatt oder Produktion der Fall. Dann sind die kostengünstigeren Lizenzen rein für die Projektzeiterfassung vermutlich die richtige Lösung. Lassen Sie sich dazu gerne von unserem Vertrieb beraten.

Die Projektzeiterfassung wird dann als Stand-Alone Lösung auf einem Rechner installiert, an dem mehrere Kollegen ihre Zeiten erfassen können.

Installation der Stand-Alone Anwendung

Über das von uns bereit gestellte Installationspaket können Sie die Anwendung installieren. Nach der Installation erscheint der Installationsassistent, wenn auf einem neuen Computer noch kein Verbindungsprofil vorhanden ist. Hier geben Sie die Verbindungsdaten ein, wie Sie es von einem neuen work4all-Client her kennen.

Anmeldung an der Projektzeiterfassung

Die Anmeldung erfolgt über Vorname Nachname und die Eingabe des Kennwortes.

23

Einrichtung der Web-Zeiterfassung

Neben der SQL Datenbank auf Ihrem Server und dem work4all-Arbeitsverzeichnis gibt es noch weitere work4all-Anwendungen, die ebenfalls auf Ihren Servern installiert werden. Haben Sie zum Beispiel die Web-Zeiterfassung direkt mit work4all gekauft, wird diese bereits beim Installationstermin mit installiert. Ansonsten ist es natürlich möglich, diese Anwendung später zu erwerben und der bestehenden Installation hinzuzufügen. Die Installation erfolgt dabei durch uns.

Einrichtung der Web-Zeiterfassung

Die Web-Zeiterfassung erfordert, so wie die App, ebenfalls die work4all API zur Kommunikation mit dem SQL Server. Daneben wird jedoch auch ein Apache Webserver installiert, der die Website bereitstellt.

Abhängig davon, ob Sie die Webzeiterfassung nur aus dem internen Netz oder auch aus dem öffentlichen Netz nutzen wollen, ist hier eine Router-Konfiguration Ihrerseits erforderlich.


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Mehrere Mandanten verwalten

Der Begriff „Mandant“ ist Ihnen sicher aus dem Bereich der Buchhaltung geläufig. Es handelt sich dabei um zwei oder mehrere komplett getrennte Bereiche der Firmen-Organisation, die jedoch mit einer einzigen Software verwaltet werden.

Hierzu ein Beispiel mit einigen Ausprägungen:

- Sie sind Geschäftsführer einer Messebaufirma mit eigener Kreativ-Agentur. Die Agentur firmiert unter anderem Namen, ist ebenfalls eine GmbH.

- Sie vermieten das Werksgelände über eine GbR an diese beiden Unternehmen.

Dies sind (dem Finanzamt gegenüber) drei Firmen, die sie jedoch mit work4all gemeinsam verwalten können. Dabei sind (standardmäßig) nur die Benutzerdaten gemeinsam, alle anderen Daten (zum Beispiel die Rechnungen oder die Kunden) sind getrennt.

Wichtiger Hinweis

Das Anlegen und Konfigurieren der Mandanten ist nicht hoch kompliziert, geschieht aber immer in Zusammenarbeit mit dem Hersteller. Es sind viele Varianten denkbar, die wegen Ihrer organisatorischen Relevanz auch nicht in diesem Administrator-Handbuch dokumentiert werden können.

Hinweis:

Bitte wenden Sie sich zur Terminabsprache an unseren Support, wenn Sie einen weiteren Mandanten einrichten möchten.

Mandanten einrichten

Normalerweise richten wir mit Ihnen zusammen im Rahmen der Einrichtung von work4all auch die Mandanten ein.

Kommt später eine weitere Firma hinzu, wird der weitere Mandant separat angelegt. Diese Dienst-leistung sollten Sie im Vorfeld mit uns zusammen planen, da diverse Einstellungen abgestimmt werden müssen. Zum Beispiel, ob der neue Mandant leer sein oder schon Basisdaten wie etwa den Artikelstamm beinhalten soll.

Technisch gesehen geschieht (grob) folgendes:

Je Mandant entsteht eine Datenbank auf Ihrem SQL-Server. Diese sind durchnummeriert (WorkM00n …).

Die beiden Kopf-Datenbanken (Work und Workdef) steuern die Benutzerdaten.

Mehrere Mandanten verwalten

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Je Mandant müssen mehrere Unterverzeichnisse innerhalb der work-Freigabe angelegt werden. Hier werden Dokumente, Briefe, E-Mail-Anhänge usw. abgelegt.

Mandanten untereinander verknüpfen

Mandanten sind ursprünglich getrennt, wie bereits oben erwähnt. Es ist jedoch besonders in kleineren Firmen oft gewünscht, dass zu mindestens der Zugriff auf die Stammdaten wiederum gemeinsam geschieht.

Beispiel:

Eine Adresse, die man im ersten Mandanten anlegt, soll also automatisch auch im zweiten Mandanten vorhanden sein, im dritten jedoch wiederum nicht.

Bei den kaufmännischen Daten schließlich wird rigoros getrennt, dies ist ja auch so von der Gesetz-gebung vorgeschrieben.

Die Varianten dieser Verknüpfungen sind vielfältig und ersparen Ihnen ggf. sehr viel an manueller Übertragungsarbeit und schaffen meist die gewünschten Synergien. Aus diesem Grund wird ja meist das Firmengeflecht so aufgebaut.

Rechte

Ist die Mandantenwelt technisch eingerichtet, stellt sich dann meist die Frage nach dem Zugriff. Welcher Benutzer darf in welchem Mandanten was?

Hier zunächst eine Einschränkung: work4all erlaubt keine auf Mandanten bezogenen Rechte. Es ist lediglich möglich, einen Benutzer komplett aus einem Mandanten auszusperren. Das selektive Verändern einzelner Rechte je Mandant ist nicht möglich.

Bitte sprechen Sie mit unseren Beratern oder unserem Support, wenn Ihre Aufgabenstellung hinsichtlich der Mandanten feststeht!

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Tapi-Anbindung

Mit der TAPI Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit eine TAPI fähige Telefonanlage mit work4all zu nutzen. So können Sie Anrufe direkt aus work4all heraus tätigen oder eingehende Anrufe erkennen lassen.

Grundsätzliche Bedingungen

Um in work4all die TAPI Schnittstelle nutzen zu können, müssen Sie zunächst die entsprechenden TAPI Treiber unter Windows installieren. Diese bekommen Sie im Normalfall über den Hersteller Ihrer Telefonanlage.

work4all konfigurieren

Um mit work4all über TAPI zu telefonieren, rufen Sie einen beliebigen Kunden/Lieferanten auf und klicken anschließend auf die Telefonschaltfläche im oberen Bereich. Diese Maske öffnet sich:

Wählen Sie nun über das Drop Down Menü Telefon die entsprechende TAPI-Line aus. Wie diese genau benannt ist, hängt von dem verwendeten TAPI-Treiber ab. Nachdem Sie die richtige Auswahl getroffen haben, können Sie auf die grüne Wählen-Schaltfläche klicken, um das Telefonat zu starten.

Haben Sie die Wahl einmal getroffen, merkt sich work4all für Ihren Arbeitsplatz die Einstellung, so dass Sie beim nächsten Wählvorgang die Auswahl nicht erneut treffen müssen.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass das Wählverhalten abhängig von der Konfiguration Ihrer Telefonanlage und Ihrem TAPI Treiber ist. Eine fehlerhafte Konfiguration oder ein fehlerhafter Treiber können z. B. dafür sorgen, dass die falsche Nebenstelle zu wählen beginnt.

Vorwahl Telefonanlage

Da die meisten Telefonanlagen so konfiguriert sind, dass eine zusätzliche „Amts-Null“ vorgewählt werden muss, ist die Vorwahl dieser Null in work4all per Standard aktiviert. Somit übergibt work4all statt der eingetragenen Rufnummer +49-2234-6903-0 automatisch die Nummer 002234-6903-0 an die Telefonanlage.

Diese Einstellung lässt sich für alle Benutzer in den Generellen Einstellungen unter Allgemeines => Werte allgemein deaktivieren:

Tapi-Anbindung

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Name Wert2 Funktion

Vorwahl Telefonanlage LEERZEICHEN Es wird keine Amts-Null mehr vorgewählt.

Um das Verhalten zu deaktivieren ist es wichtig, dass in das Feld Wert2 ein Leerzeichen eingetragen wird. Der Wert im Feld Wert1 spielt dabei keine Rolle.

Wen Sie eine zusätzliche Null vorwählen müssen, stellen Sie das in den Persönlichen Einstellungen ein.

Anruferkennung

Um die Anruferkennung für work4all zu konfigurieren, müssen Sie zunächst wie zuvor beschrieben, einmal die richtige TAPI-Line im Telefonwahl-Dialog ausgewählt und work4all anschließend neugestartet haben.

Weiterhin muss in den Persönlichen Einstellungen unter Allgemeines die Anruferkennung auf die Option Anruferkennung über TAPI eingestellt sein.

Tipp:

Sie können statt der persönlichen Einstellung auch eine generelle Einstellung anlegen, damit diese Einstellungen nicht von jedem Benutzer gemacht werden müssen.

Name Wert 1 Wert 2

Anruferkennung Konfiguration 1 (für TAPI)

Mit dieser Einstellung ist die Anruferkennung für alle Benutzer auf TAPI fest eingestellt.

Tapi-Anbindung

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Zusätzliche Null bei eingehenden Anrufen

Bei manchen Telefonanlagen kommt es vor, dass bei eingehenden Anrufen eine zusätzliche Null mit übergeben wird. Zum Beispiel 00049222469030. Dadurch funktioniert die Anruferkennung in work4all nicht. Um die Null zu entfernen, müssen Sie folgenden Eintrag in den Generellen Einstellungen vornehmen:

Name Wert1 Funktion

Eingehende Anrufe mit doppelter null -1 Zusätzliche Null wird bei eingehenden Anrufen entfernt.

Anruferkennung der Nebenstelle oder der Zentrale

work4all erkennt bei eingehenden Telefonaten auch Nummern, die nicht von einem bekannten Telefon, sondern von einer Nebenstelle eines bekannten Kunden oder Lieferanten ankommen.

Beispiel:

Ihr Kontakt hat die Rufnummer 0221-948623-20, ruft aber von der Nebenstelle -32 an. Die Anruferkennung versucht nun zunächst, die wirkliche Durchwahlnummer zu erkennen. Das schlägt fehl, deshalb wird zunächst versucht, die Nummer 0221-948623-2 zu finden. Dies klappt auch nicht, anschließend die 0221-948623-. Aufgrund der internen Ähnlichkeitssuche funktioniert dieser Versuch und findet so zu mindestens die Firma. Dies wird dann auch entsprechend angezeigt:

Interne Durchwahlen

Sollten Ihre Durchwahlen beim internen Weiterleiten nicht korrekt angezeigt werden, definieren Sie bitte die Länge der internen Durchwahlen. Dazu gibt es folgende Generelle Einstellung:

Name Wert1

länge interner durchwahlen Länge der Durchwahlen

Bei Wert1 tragen Sie die Ziffer für die Anzahl der Stellen ein, z. B. eine 3 für 3stellige Durchwahlen.

Tapi-Anbindung

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Problembehebung

„Ich habe alle Einstellungen gemacht, jedoch sehen Kunden die falsche Durchwahl, wenn ich über work4all wähle.“

- Dies kann an der TAPI Line Konfiguration liegen. Je nach TAPI Treiber kann hier festgelegt werden, mit welcher Durchwahl/Nebenstelle die TAPI-Line verbunden ist.

„Immer wenn ich auf Wählen klicke, beginnt mein Telefon zu wählen, hört aber sofort wieder auf.“

- Dies kann daran liegen, dass der Telefonwahl-Dialog sich per Standard nach dem Wählen schließt. Einige TAPI Treiber schließen dann auch die Verbindung wieder. Hierzu gibt es die Option „Dialog nach dem Wählen schließen“ in den persönlichen Einstellungen.

„Ich kann zwar in work4all wählen, jedoch funktioniert die Anruferkennung nicht.“

- Einige TAPI Treiber sind nicht in der Lage, mehrere Programme über Ereignisse wie eingehende Anrufe zu informieren. Prüfen Sie daher, ob noch andere Software auf Ihrem Rechner auf z. B. eingehende Anrufe reagiert und schließen diese.

- Nicht jeder TAPI Treiber kann Anruferkennung durchzuführen. Es kann sein, dass der TAPI Treiber diese Funktion einfach nicht unterstützt.

- Versuchen Sie die Generelle Einstellung wie oben beschrieben für die Anruferkennung zusätzlich zu setzen.

- Es gibt Software (wie z. B. Estos ProCall), die auf eingehende Anrufe reagiert. Diese geben das Signal zum Teil nicht an work4all weiter. In diesem Fall müssen Sie die Software deinstallieren, wenn Sie die Anruferkennung in work4all nutzen möchten.

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PAN-Datei für ankommende Anrufe

Die Anbindung an die Telefonanlage ist eines der beliebtesten technischen Merkmale unseres Programmes. Zum Wählen und zur Erkennung eingehender Rufnummern benötigen Sie eine TAPI-fähige Anlage. Da die ankommenden Anrufnummern anders formatiert sind, als die in der Datenbank erfassten, gibt es eine Zwischendatei: die PAN-Datei.

In diesem Infoblatt wird einiges zu dieser Hintergrund-Tabelle erklärt.

Sinn und Zweck der PAN-Tabelle

Hier ein Beispiel, welches das Problem erklärt:

02234-6903-0 +49-2234-6903-0 +49 (0) 2234 6903 0 usw.

In einer dieser Formen ist die Telefonnummer der Firma work4all GmbH in der Kunden-Maske gespeichert.

0223469030 Wenn wir Sie anrufen, steht dies in Ihrem Display. Ggf. auch inklusive der Länder-Kennziffer 0049.

Um einen ankommenden Anruf zu identifizieren, muss work4all diese Übersetzungsarbeit für die ganzen Telefonnummern bereits dann tun, wenn Sie die Telefonnummern erfassen, ändern oder importieren.

Beim Ändern und Neuerfassen übernimmt work4all dies automatisch – beim Importieren müssen Sie es als Administrator anschließend tun.

Erstellen der PAN-Datei

Klicken Sie unter Extras den Menüpunkt PAN-Datei erstellen an. Folgende Maske erscheint:

Starten Sie den Vorgang. Dieser kann ggf. recht lange dauern.

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Anbindung Außendienst über Terminalserver

Häufig kommt die Frage auf, wie ein Arbeiten mit work4all von außerhalb des Büros erfolgen kann. Wir empfehlen hier die Nutzung eines Terminal Servers.

Nutzung eines Terminalservers

Die Nutzung eines Terminalservers bietet einen entscheidenden Vorteil gegenüber der Nutzung einer einfachen VPN-Verbindung zum Zugriff auf work4all. Dies ist die Performance!

Arbeiten über VPN ist im Vergleich dazu wesentlich langsamer. Meist ist die Internet Verbindung so langsam, dass ein sinnvolles Arbeiten mit work4all kaum oder gar nicht möglich ist.

Bei der Remotedesktop Verbindung zum Terminalserver werden nur die einzelnen Bilder übertragen. Die Verbindung zur Datenbank und zum Arbeitsverzeichnis erfolgt dabei genau so, als wären Sie im Büro.

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Datenbankumzüge und Serverumzüge

Ein Datenbank- und/oder Serverumzug ist ein vielfältiges Thema, welches vorab gründlich bedacht und in Rücksprache mit uns organisiert werden sollte. Der „Umzug“ erfolgt dann gemeinsam mit Ihnen oder mit Ihrem Dienstleister.

Das Arbeiten mit work4all ist während des Serverumzuges nicht möglich.

Datenbankumzug

Die bestehende Datenbank-Instanz soll durch eine andere Instanz ersetzt werden. Beispielsweise beim Wechsel von einer Express-Version des SQL Servers auf eine Standard-Version. Oder wenn ein Update einer älteren Version des SQL Servers auf eine neuere Version erfolgen soll.

Die neue Datenbank wird auf dem gleichen Server installiert. Die Datenbanken werden in der alten Instanz gesichert und in der neuen Instanz wiederhergestellt. Die SQL Serverkonfiguration der neuen Instanz übernehmen wir.

Danach müssen sowohl an allen work4all-Clients, als auch den work4all-Anwendungen, sowie externen Reports die Verbindungsdaten zu der neuen Instanz verändert werden.

Die alte Datenbank-Instanz sollte zur Sicherheit ausgeschaltet werden, damit kein User fälschlicherweise auf die alte Instanz zugreift.

Serverumzug der Datenbank oder des work4all-Arbeitsverzeichnisses

Ein Serverumzug kann entweder die SQL Datenbank, das Arbeitsverzeichnis, eine andere work4all-Anwendung betreffen oder all diese Punkte.

Wenn die Datenbank auf einen neuen Server umzieht, erfolgt vorab eine Sicherung der Datenbanken. Nachdem die Daten auf den neuen Server übertragen worden sind, werden die Datenbanken in der neuen Datenbanken-Instanz eingerichtet. Die Datenbank-Instanz wird von uns konfiguriert.

Wird das Arbeitsverzeichnis auf Windows-Ebene an einen neuen Ort verschoben, muss die Freigabe in den Generellen Einstellungen von work4all wieder korrekt hinterlegt werden. Dies sind die Einstellungen Work-Directory und WebAPI Work-Directory.

Nach einem Umzug der Datenbank auf einen neuen Server oder der Veränderung des work4all-Arbeitsverzeichnisses, müssen die Pfade in der Datenbank zu den verschiedenen Dokumenten geändert werden.

Exchange Konnektor

Wenn Sie über den Exchange Konnektor verfügen, sollte in jedem Fall der Dienst zur Synchronisation vor diesen Änderungen beendet werden.

Serverumzug einer work4all-Anwendung

Wenn eine andere work4all-Anwendung, wie der Exchange Konnektor oder die work4all APP auf einen anderen Server umziehen soll, dann werden die Dienste auf dem neuen Server neu konfiguriert und auf dem alten System abgeschaltet.

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Generelle Einstellungen

Grundsätzlich betrachten wir work4all als Standardsoftware, die für die meisten Basisprozesse in verschiedensten Branchen bereits passend ist. Die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen finden Sie unter anderem im Menüpunkt Generelle Einstellungen.

In diesem Kapitel geben wir nur einen kurzen Überblick zu diesen vielen Einstellungen, da diese im Detail zu komplex sind und im Rahmen der Einführung work4all in Ihrem Unternehmen ggf. nach entsprechender Beratung Berücksichtigung finden.

Werden Änderungen in den Generellen Einstellungen vorgenommen, beziehen sich diese immer auf alle Anwender und können weitreichende Konsequenzen für Ihre Organisation haben. Daher sollten diese Einstellungen vorher (ggf. mithilfe unserer Beratung) gut überlegt sein und in die Hand des work4all-Administrators gelegt werden.

Wo finde ich die Generellen Einstellungen?

Wenn Sie sich auf dem work4all Schreibtisch befinden, klicken Sie in die linke obere Ecke auf Datei. Innerhalb dieses Menüs finden Sie die Schaltfläche Generelle Einstellungen.

In den Generellen Einstellungen befinden sich ganz unten links drei Bereiche.

Wenn Sie auf einen dieser Bereiche klicken, verändert sich auf der linken Seite die gesamte Ordnerstruktur mit den Themen.

Werte


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Zunächst sehen Sie ein Sammelsurium an Einstellungsmöglichkeiten, die jedoch nur in Verbindung und Absprache mit dem Hersteller umzusetzen sind. Daher ignorieren wir diese hier in der Doku-mentation.

Nummernkreise einrichten

Unter Allgemeines -> Nummernkreise wird für die verschiedensten kaufmännischen und anderen Dokumentarten die automatische Nummerierung festgelegt.

Briefanreden standardisieren

Falls Sie Anreden in der Ansprechpartnermaske vermissen sollten, tragen Sie diese ganz unten in die letzte freie Zeile ein. Schließen Sie die Texteingabe bitte mit Enter ab.

Kalenderfarben definieren

Farben

Die Farben des Kalenders können hier beliebig definiert werden, indem Sie Hintergrund und Vordergrund ganz einfach separat auswählen. Durch einen Klick auf die markierte Schaltfläche öffnet sich die Bearbeitungsmaske.


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Wenn Sie einen Termin als Außer Haus Termin markieren, wird in der Terminmaske automatisch die Adresse des Kunden in den Ort geschrieben.

Sie können hier auch weitere Terminarten einpflegen.

Feiertage eintragen

Die Feiertage werden einmalig erfasst, damit diese automatisch im Kalender sichtbar sind:

Sie haben die Möglichkeit Feiertage zu importieren. Gehen Sie dazu auf Extras > Administration > Import > Feiertage im work4all Schreibtisch.

Länder-Liste pflegen

Vermissen Sie ein Land in der Kunden- und Lieferantenmaske, tragen Sie es bitte in der letzten, leeren Zeile ein!

Länderkennzeichen lassen sich nun – zusätzlich zu der normalen einstelligen Schreibweise - auch in zweistelliger und dreistelliger Schreibweise hinterlegen. Tragen Sie die Werte einfach in Kennzeichen2 und Kennzeichen3 ein. Diese braucht man für verschiedene Schnittstellen, z. B. Intrastat.


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Weibliche Vornamen-Liste

work4all erkennt anhand dieser Liste, ob es sich um einen männlichen oder weiblichen Vornamen handelt. Dem entsprechend wird auch ermittelt, ob die Anrede Sehr geehrter Herr richtig ist oder nicht. Fehlt ein von Ihnen häufig benutzter weiblicher Vorname, können Sie den hier eintragen, damit auch dieser erkannt wird.

Vorlagen und Ordner hinterlegen

Für jegliche Art von Korrespondenz werden zum einen die Ordner und zum anderen die Vorlagen selbst in diese Tabelle eingetragen, die bei der Auswahl der Vorlagen innerhalb der Briefe-, Dokumente- und sonstigen Masken zur Verfügung stehen sollen. Bei diesen Vorlagen handelt es sich um Microsoft Word-Dokumente, die Sie im Rahmen der Einführung von work4all oder in der Schulung erstellt haben. Sollten sich hieraus noch weiterer Bedarf ergeben, lesen Sie dazu bitte das entsprechende Vorlagen-Kapitel im CRM-Handbuch oder formulieren Sie diesen an [email protected].

User-Exit

Mit Hilfe des User-Exits können Sie auch externe Programme von verschiedenen Stellen aus work4all heraus starten. Sollten Sie diesbezüglich Bedarf haben, schildern Sie Ihr Vorhaben bitte grob an [email protected], damit ein passender Berater für Sie gefunden werden kann.


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Tabellen

Am besten Sie klicken die Liste der Optionen hier einmal der Reihe nach durch. Sie werden viele Einstellungsmöglichkeiten finden für:

- Besuchsberichte/Protokolle - Themen für CRM-Aktivitäten - Kaufmännische Welt: Preise, Währung, Preisgruppen, MwSt.-Sätze, Themen für Angebote und

Aufträge usw. - Projektverwaltung - Ticketverwaltung

Bei der Implementierung von work4all werden die wesentlichen Einstellungen mit der Projektleitung für Ihr Unternehmen vorgenommen.

Bei Änderungswünschen klicken Sie sich bitte durch die einzelnen Rubriken und richten Sie sich die Tabellen nach Ihrem individuellen Bedarf ein. Die meisten Rubriken sind selbsterklärend, wir unterstützen Sie gerne dabei!

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Schreibtisch-Hintergrund gestalten

Es gibt einige Möglichkeiten, den Bildschirmhintergrund in work4all zu individualisieren.

Hintergrundfarbe

Jeder Anwender kann sich nach seinen Vorlieben eine Hintergrundfarbe im Schreibtisch aussuchen. Dazu klickt man auf dieses Symbol unten rechts im Schreibtisch:

Entscheiden Sie zunächst, ob im leeren Schreibtisch unser Standardbild gezeigt werden soll oder nicht.

Dann wählen Sie eine Hintergrundfarbe aus. Diese wird dann als Hintergrund bei einem aufgerufenen Kunden, Lieferanten oder Projekt berücksichtigt.

Mandanten-Einstellungen

In den Firmendaten (bei Extras – Einrichtung) kann der Desktop-Hintergrund auf Mandanten-Ebene konfiguriert werden. Hierfür sind Administrator-Rechte erforderlich.

Sie können dort über das Zuordnungssymbol Ihr eigenes Logo einbinden. Beachten Sie bitte die vorgegebene Logogröße von 250 x 70 Pixel. Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten? Dann binden Sie die Logos je Mandant ein.

Außerdem empfehlen wir Ihnen je Mandant unterschiedliche Hintergrundfarben für den Schreibtisch. Aktivieren Sie die Option Farbliche Mandanten-Unterscheidung für alle Anwender und wählen

Schreibtisch-Hintergrund gestalten

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anschließend eine Hintergrundfarbe aus. Die persönlichen Einstellungen des Anwenders werden in diesem Fall ignoriert. Dies müssen Sie nun für alle Mandanten tun. D. h. Sie speichern die Firmendaten, wechseln den Mandanten, rufen die Firmendaten erneut auf und wählen auch dort eine Hintergrundfarbe.

Beispieldaten

Standardmäßig wird work4all mit Ihrem Live-Mandanten (Mandant 1) und einem Beispiel-Mandanten (Mandant 2) ausgeliefert. Die Beispieldaten können aber auch eine Kopie Ihrer Echtdaten sein. Kommt im Mandantennamen „test“, „beispiel“ oder „kopie“ vor (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle), erscheint im Schreibtisch dieses Testbild als Hintergrund.

So können Sie die echten Daten besser von den Testdaten unterscheiden und arbeiten nicht aus Versehen im falschen Mandanten.

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Infofenster konfigurieren

Immer wieder werden wir von Kunden gefragt, ob die Infofenster auf dem Schreibtisch nicht variabler gestaltet werden können. Ja, der Administrator kann Infofenster selbst konfigurieren oder auch nicht benötigte Infofenster löschen.

So lassen sich beispielsweise Dokumenten-Infofenster für Verträge oder Pläne erstellen. Im Rahmen der Projektarbeit mit work4all sind die Projektordner als Infofenster sehr hilfreich.

Die Anwender blenden letztlich die ihre Arbeit betreffenden Infofenster nach Belieben ein oder aus. Beachten Sie bei der Konfiguration, dass zu viele Infofenster den Schreibtisch nicht unbedingt übersichtlicher machen! Gerne beraten wir Sie hierzu.

Neue Infofenster anlegen

In der Symbolleiste des Schreibtischs finden Sie im Bereich Infofenster die Administrator-Schaltfläche zum Konfigurieren von Infofenstern. Der nachfolgende Assistent leitet Sie durch die Konfiguration. Nach dem Begrüßungsbildschirm klicken Sie zunächst auf Weiter.

Anschließend bieten sich verschiedene Auswahlmöglichkeiten, die nachfolgend erläutert werden:

Neues Infofenster aus Datenbank-Objekten

Klicken Sie auf Weiter, wenn ein Infofenster aus einem Datenbank-Objekt erstellt werden soll. Dies sind die standardmäßig in der Datenbank vorgesehenen Infofenster. Legen Sie fest, für welche Ebene


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das neue Infofenster konfiguriert werden soll: Kunden, Lieferanten oder Projekte. Soll das Infofenster auf mehreren Ebenen verfügbar sein, wiederholen Sie diesen Vorgang je Ebene.

Es folgt eine Liste aller standardmäßig verfügbaren bzw. bereits konfigurierten Infofenster:

Wählen Sie ein Datenbankobjekt, und klicken Sie auf Weiter.


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Der Titel des Infofensters entspricht unserem Standard, kann aber umbenannt werden.

Anzahl der sichtbaren Datensätze: Maximale Anzahl der gezeigten Einträge innerhalb des Infofensters. Um mehr zu sehen, muss der Anwender dann in die Listenansicht wechseln.

Filter auf aktuelles Objekt setzen: Ihr Infofenster kann mit dieser Option auf Ansprechpartner gefiltert werden. Im Infofenster werden dann nur die Daten des ausgewählten Ansprechpartners angezeigt. Diese Option ist standardmäßig gesetzt.

Schaltfläche >Neu< zeigen: Ermöglicht das Erstellen von neuen Aktivitäten (z. B. Briefe) über das +. Diese Option ist standardmäßig gesetzt und auch dringend erforderlich.

Schaltfläche >Zuordnen< zeigen: Ermöglicht das Zuordnen von Dokumenten über das Symbol und ist nur bei entsprechenden Infofenstern sinnvoll.

Nachdem Sie die Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Weiter. Unsere Standardeinstellungen passen normalerweise gut, so dass diese Voreinstellungen i. d. R. nicht geändert werden müssen.

Im dritten und letzten Schritt legen Sie die Inhalte für Ihr neues Infofenster fest.

Sichtbar: Über die Sichtbarkeit wählen Sie, welche Informationen im Infofenster angezeigt werden sollen und welche nicht. Hier stehen Datum, Zeichen und Notiz zur Auswahl. Normalerweise wählen Sie alle drei.

Sortierung: Wie soll Ihr Infofenster sortiert sein? Üblich ist die Sortierung nach Datum, dann steht der jüngste Eintrag immer oben. Eine Sortierung nach Notiz oder Zeichen ist ebenfalls möglich.

Symbol: Zurzeit nicht implementiert.

Auf Weiter folgt Beenden, und Sie sind fertig!


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Hinzufügen eines neuen Infofensters mittels SQL-Statement

Lesen Sie bitte dazu das Kapitel Anbindung zum Fremdsystem!

Neues Infofenster aus Verzeichnis-Objekten

Auch ein Netzwerk-Verzeichnis kann als Infofenster angezeigt werden. Dies entspricht dann der Ansicht im Windows Explorer, allerdings integriert in work4all. Es ist nicht möglich mehr als eins dieser Infofenster zulegen.

Bei der Konfiguration benennen Sie selbst den Titel. Die Art des Ordners bleibt wie vorgegeben 0.

Insbesondere bei der Projektverwaltung kann das für die Anzeige des zugehörigen Projektordners (auf Ihrem Server) sehr hilfreich sein. Der Projektordner kann gleich bei der Neuanlage eines Projektes kreiert werden, dann wird die manuelle Zuordnung überflüssig. Lesen Sie in diesem Zusammenhang bitte das Kapitel Projekt-Verzeichnisse.

Das fertig konfigurierte Infofenster sieht beispielsweise so aus:

Hier eine kurze Erläuterung der möglichen Aktionen:

Minimiert das Infofenster. Lässt sich mit dem Vollbild-Symbol wieder maximieren.

Hat man in einen Unterordner des Projektverzeichnisses navigiert, kommt man hiermit wieder eine Hierarchie-Ebene höher.

Funktion für die manuelle Zuordnung des Verzeichnisses


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Löscht die Verzeichnis-Zuordnung wieder (nur die Zuordnung, nicht das Verzeichnis als solches).

Das Plus-Symbol hat in diesem Infofenster keine Bewandtnis.

Hinzufügen eines neuen Dokumenten-Infofensters

Bei Bedarf legen Sie zusätzliche Infofenster zur Verwaltung von Dokumenten an. Hierbei gilt die Regel: So wenig wie möglich und nur so viel, wie unbedingt erforderlich! Lassen Sie sich gerne von uns beraten.

Die Funktionen dieser weiteren Dokumenten-Infofenster entsprechen denen des standardmäßigen Dokumenten-Fensters. Bei der Konfiguration wählen Sie die gewünschte Ebene (Kunden, Lieferanten, Projekte) und einen beliebigen Titel. Der Begriff sollte allerdings in der Standardkonfiguration nicht vorhanden sein.

Möchten Sie auf das gleiche Dokumenten-Fenster auf mehreren Ebenen zugreifen können, z. B. bei Kunden und bei Projekten, konfigurieren Sie dieses je Ebene und achten bitte auf die exakt gleiche Schreibweise.

Löschen oder Verändern von Infofenstern

Das Löschen eines Infofensters steht in der ersten Auswahlmaske als Option zur Verfügung, anschließend klicken Sie bitte Weiter.

Die nachfolgende Maske ist bereits bekannt. Sie benennen die Ebene, aus der das Infofenster entfernt werden soll.

Und wählen anschließend das zu löschende Infofenster:


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Nun bestätigen Sie den Löschvorgang, indem Sie die folgende Checkbox anhaken und mit Beenden bestätigen.

Möchten Sie die Funktionalität eines Infofensters verändern, löschen Sie es über diesen Weg und konfigurieren das Infofenster anschließend neu.

Haben Sie versehentlich ein Infofenster gelöscht, können Sie es mit der Funktion Hinzufügen eines neuen Infofensters aus Datenbank-Objekten wieder einbinden.

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Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen

Unmittelbar nach der Installation von work4all ist der Administrator als einziger Benutzer angelegt. Somit kann er bzw. muss er alle anderen Kollegen einpflegen, damit diese sich in work4all anmelden können.

Wir unterscheiden zwischen Benutzern, Mitarbeitern und Ressourcen. Wie diese angelegt werden erfahren Sie in diesem Kapitel.

Definitionen

Zunächst gehen wir auf die Definition von Benutzern, Mitarbeitern und Ressourcen ein.

Voll-Lizenz

Die Bezeichnung Voll-Lizenz bedeutet, dass ein Mitarbeiter eine work4all-Lizenz in Anspruch nimmt und somit vollen Zugriff auf work4all hat. Diese Mitarbeiter nennen wir Benutzer.

Über die Benutzerrechte (siehe Kapitel Benutzerrechte in diesem Handbuch) kann der work4all-Administrator die Rechte dieser Mitarbeiter einschränken.

Keine Lizenz, nur Mitarbeiter

Nur Mitarbeiter sind Personen innerhalb Ihres Unternehmens, die aufgrund ihrer Tätigkeit nicht mit work4all arbeiten und somit keine eigene Lizenz benötigen. Dies können z. B. Techniker oder Werkstattmitarbeiter sein, für die Projektzeiten erfasst werden oder die als Ressourcen mit eingeplant werden sollen.

Das Erfassen von diesen Mitarbeitern ist aus organisatorischer Sicht zu empfehlen, da neben der Zeiterfassung auch die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen für diese Kollegen möglich ist. Außerdem ist die Mitarbeiterliste dann vollständig.

Keine Lizenz, nur Ressource

Nur Ressourcen sind entweder externe Mitarbeiter oder materielle Dinge Ihres Unternehmens, die zu verwalten sind, so z. B. Techniker, Räume, Fahrzeuge. Ressourcen benötigen keine Lizenzen und können lediglich bei der Planung im Rahmen von Terminen oder Projekten verwendet werden.

Keine Lizenz, ausgeschieden

Scheidet ein Mitarbeiter aus, so markieren Sie diesen auch in work4all als ausgeschieden. Er kann sich nicht mehr in work4all anmelden, seine Daten bleiben jedoch erhalten. Die Lizenz wird frei für einen neuen Kollegen.

Ausgeschiedene Mitarbeiter werden nicht gelöscht!


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Administrator

Entscheiden Sie an dieser Stelle, ob der Benutzer in work4all Administratorrechte erhalten soll oder nicht. Sie ermöglichen dem Benutzer dadurch alle grundlegende administrativen Programm-Einstellungen, die in diesem Handbuch beschrieben sind! Sie können den Administrator auch als separaten Benutzer bestehen lassen, verbrauchen dafür dann aber eine Lizenz.

Haben Sie eines der Zusatzmodule mit Arbeitsplatzbeschränkung erworben, wie z. B. Exchange-Connector, APP oder Web-Zeit-erfassung, stehen Ihnen hier noch weitere Zuordnungs-möglichkeiten zur Verfügung. Ein Tooltip zeigt die jeweilige Bedeutung an.

Aufruf der Mitarbeiterverwaltung

Sie finden die Mitarbeiterverwaltung unter Extras -> Mitarbeiter oder in der Registerkarte Firma.

Für das Anlegen neuer Benutzer benötigen Sie zunächst genügend freie work4all – Lizenzen. Den aktuellen Stand können Sie in der Mitarbeiterliste unten in der Statusleiste einsehen.

Benutzer anlegen

Um nun einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Neu.


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Symbole und Funktionen:

Die Funktion Kennwort zurücksetzen kann nützlich sein, wenn der Benutzer sein Kennwort vergessen hat.

Durch das Zurücksetzen wird das Passwort freigeschaltet, d. h. bei der nächsten Anmeldung ist das Passwort leer. Ein neues Passwort legt der Benutzer unter Extras -> Persönliches -> Passwort ändern fest.

Es gibt in jeder Installation nur eine Mitarbeitertabelle, auch wenn mehrere Mandanten eingerichtet wurden. Einige Mitarbeiterdaten können mandantenabhängig hinterlegt werden. Dies sind: Lieferantenzuordnung, Abteilung, Funktion und E-Mail. Die mandantenabhängigen Felder werden beim Umschalten der Mandanten orange markiert.

In den Mandantenrechten (Register innerhalb der Benutzerrechte) legen Sie fest, welcher Mitarbeiter auf welchen Mandanten zugreifen darf.

Durch Reisekosten- oder Provisionsabrechnungen kann es vorkommen, dass Mitarbeiter bzw. Benutzer zusätzlich als Lieferanten angelegt werden müssen, um deren Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Klicken Sie hierfür auf die Option Mitarbeiter als Lieferanten neu anlegen. Die Privatadresse des Mitarbeiters wird dann zur Lieferantenadresse. Außerdem wird die Adresse automatisch in die Lieferantengruppe Mitarbeiter einsortiert, falls vorhanden.

Existiert diese Lieferantenadresse schon, können Sie hier auch die manuelle Zuordnung vornehmen.

Hier legen Sie fest, ob dem Benutzer in Briefen ein Im Auftrag oder ein In Vertretung vorangestellt werden soll. In Ihren Vorlagen verwenden Sie die entsprechenden Textmarken. Mehr Information dazu finden Sie im Kapitel Vorlagen.


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Wenn der Mitarbeiter die Alternative Anrede nutzen soll, setzen Sie diesen Haken. Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Alternative Anreden im CRM-Handbuch.

Allgemeines Die meisten Felder hier sind selbsterklärend.

Der Titel ist normalerweise Bestandteil der Anrede. Das Feld Titel brauchen Sie nur in Ausnahmefällen.

Das Zeichen ergibt sich aus den Initialen des Mitarbeiter-Namens. Es kann maximal 5 Stellen lang sein. Dieses Kürzel hat in work4all eine große Bedeutung. Alle Objekte in den Infofenstern werden damit versehen, um den Ersteller des jeweiligen Objektes auszumachen.

Die Abteilung kann als Textmarke in E-Mails oder Dokumentvorlagen verwendet werden. Üblicherweise entspricht oder ähnelt die Abteilung den Mitarbeitergruppen.

Mitarbeiterfunktionen können sein:

Buchhalter/in, Geschäftsführer/in, Teamassistenz usw.

Felder, die mit einem * versehen sind, sind Pflichtfelder. Diese Felder müssen gefüllt sein, um die Maske speichern und schließen zu können.

Firma Der Anmeldename ist der Name, mit dem Sie sich in work4all anmelden.

Die Bezeichnung wird unter anderem in Briefen als Unterschrift verwendet. Tragen Sie daher bitte den vollständigen Namen des Benutzers ein.

Beispiele für Gruppen könnten Geschäftsleitung, Buchhaltung, Vertrieb, Marketing oder IT sein. Die Gruppen sind gleichzeitig die Untergliederung für den Terminkalender und den Urlaubskalender. Wie Sie Gruppen anlegen, lesen Sie im Abschnitt Mitarbeitergruppen.

Die kommunikativen Felder sind vor allem für Textmarken in der Korrespon-denz relevant: Telefon, Telefax, Mobil und E-Mail-Adresse können sowohl in Briefen als auch in Serienbriefen und E-Mails verwendet werden. Aus diesem Grund sollten diese Daten immer gut gepflegt sein.

Achten Sie auch auf ein einheitliches Telefonnummern-Format. Wir empfehlen: +49-221-948623-14.

Die E-Mail-Adresse wird nicht nur für Textmarken hinterlegt, sondern auch zur Ansteuerung des Outlook-Kontos.

Diverses Sollten Sie mit Kostenstellen arbeiten, weisen Sie diese dem Mitarbeiter in dem Feld Kostenstelle zu. Für die Ressourcenplanung bzw. die Plantafel ordnen Sie hier dem Mitarbeiter die Ressourcenklasse zu. Außerdem können Sie eine Standardgruppe für die Neuanlage von Kundenadressen festlegen. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn Ihre Kunden nach Vertriebsgebieten gruppiert werden und der Mitarbeiter eine Gebietszuständigkeit hat.


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Personaldaten

Wechseln Sie in die Registerkarte Personaldaten und tragen Sie dort die Daten des Mitarbeiters ein:

Personaldaten Die Personalnummer ist eine dem Mitarbeiter eindeutig zugeordnete Nummer.

Tragen Sie Geburtsdatum und Ort des Mitarbeiters in die dafür vorgesehenen Felder ein. Mit dem Eintrag des Geburtsdatums werden Sie regelmäßig von work4all über die Tagesinformation daran erinnert. Dies gilt sowohl für Mitarbeiter als auch für Ansprechpartner im Kunden- und Lieferantenbereich.

Das Eintrittsdatum ist der Tag, seit dem der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist.

Das Austrittsdatum ist der Tag, an dem der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Für die Basisinformation des Personalwesens füllen Sie noch die Felder Staats-angehörigkeit, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse sowie die Bankverbindung.

Lohnsätze Sie können die Lohnsätze des jeweiligen Mitarbeiters als Stundenwert hinter-legen. Dieser Eintrag ist notwendig, wenn Sie Projektzeiten nach kalkulato-rischen Lohnkosten erfassen. Standardmäßig wird Lohnsatz 1 in der Projekt-zeiterfassung berücksichtigt.

Privat Tragen Sie hier die privaten Adressdaten des Kollegen ein.

Signatur In diesem Zusatzfeld kann jeder Mitarbeiter die Standardsignatur individuali-sieren. Das Feld [SIGNATUR] kann als Textmarke in den E-Mail-Vorlagen benutzt werden, sodass individuelle Anpassungen, wie etwa die Niederlassung, bei der Standardsignatur mit ausgegeben werden. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Signaturen und E-Mail Vorlagen.


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Arbeitszeiten /Pausen

Tragen Sie hier Arbeitszeiten und Pausenregelungen ein.

Das Tagessoll ist der zentrale Wert für alle Berechnungen. Hierfür ein Beispiel: bei 40 Wochenstunden (8 Stunden pro Tag) tragen Sie hier 480 Minuten ein. Wir haben den Minutenwert als Basis genommen, damit auch bei Teilzeitstellen (halbe Stelle, Drittel-Stelle) gerechnet werden kann. Die Darstellung in der Zeitkarte erfolgt dann jedoch wieder als Stundenwert.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Infoblatt Kommt-Geht-Zeiterfassung und Arbeitszeitmodelle.

Notiz

Wechseln Sie nun zur Registerkarte Notiz und tragen Sie hier ggf. Bemerkungen zur Person ein.

Bild

In der Registerkarte Bild hinterlegen Sie ein Foto des Mitarbeiters:

Mit Hilfe der Schaltfläche Neues Objekt zuordnen ordnen Sie das Bild zu.

Legt fest, wie die Bilder in der Datenbank gespeichert werden.

Ist der Haken gesetzt, so werden alle Bilder egal welcher Größe proportional auf die Größe 216 x 162 heruntergerechnet. Durch diese Option reduzieren Sie die Dateigröße. Beachten Sie jedoch, dass Sie ein so zugeordnetes Bild nicht mehr in den Ursprungszustand (Qualität/Größe) zurückversetzen können, da die benötigten Bildinformationen durch die Verkleinerung verloren gehen.

Beispiel bei aktivierter Option:

Ein 7 MB großes Bild (2100 x 1600 Pixel) nimmt nur noch 100 KB Speicherplatz ein.


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Beispiel bei NICHT aktivierter Option

Ist diese Option nicht aktiviert, werden die Bilder in voller Größe in der Datenbank gespei-chert und können jederzeit wieder in dieser Größe ohne Qualitätsverluste hervorgeholt werden.

Ein 7 MB großes Bild (2100 x 1600 Pixel) belegt 7 MB Speicherplatz.

Entfernen von Bildern über die Schaltfläche Zuordnung löschen.

Hierüber speichern Sie die Bilddatei an einem beliebigen Ort ab.

Dateien

Grundsätzlich können Sie hier Unterlagen und Dokumente zum Mitarbeiter ablegen. Wir weisen jedoch darauf hin, dass Sie keine sicherheitsrelevanten und datenschutzrelevanten Informationen die Mitarbeiter betreffend in work4all hinterlegen sollten, da es für den Bereich Human Resources nicht geeignet ist.

Zum Anhängen einer weiteren Datei klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und wählen entsprechend aus. Fügen Sie nach Bedarf noch eine Notiz hinzu, die später in der Übersicht zu sehen ist.

Anhänge öffnen und entfernen

Um einen Anhang zu öffnen, markieren Sie diesen in der Liste und klicken anschließend auf die Schaltfläche Öffnen. Die Datei wird mit dem in Windows zugewiesenen Programm geöffnet. Möchten Sie einen Anhang entfernen, markieren Sie diesen und klicken anschließend auf die Schaltfläche Löschen.

Benutzerrechte

work4all verfügt über eine ausgedehnte Rechtestruktur. Sie entscheiden für jeden einzelnen Benutzer, was er in work4all sehen und tun kann, indem Sie Rechte und Gruppenfilter vergeben. Wie Sie die Benutzerrechte verwalten, entnehmen Sie bitte dem separaten Kapitel Benutzerrechte in diesem Handbuch.

„Nur Mitarbeiter“ anlegen

Das Anlegen eines reinen Mitarbeiters funktioniert genauso wie das Anlegen eines Benutzers. Wenn Sie im linken Maskenbereich unter Lizenzen -> Keine Lizenz, nur Mitarbeiter wählen, ist das Feld Anmeldename der Mitarbeitermaske nicht beschreibbar.

Die Bezeichnung im Abschnitt Firma muss jedoch angegeben werden, da sie unter anderem in Briefen zum Tragen kommen kann. Geben Sie bitte den vollständigen Vor- und Nachnamen des Mitarbeiters ein.

Tragen Sie die weiteren Daten des Mitarbeiters in die dafür vorgesehenen Felder ein. Natürlich können Sie hier, genauso wie beim Anlegen von Benutzern, Notizen und Bilder abspeichern.


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Ressource anlegen

Sie legen eine neue Ressource an, indem Sie in der Mitarbeiterliste auf das Plus klicken. Wählen Sie im linken Maskenbereich unter Lizenzen -> Keine Lizenz, nur Ressource. Vergeben Sie eine Bezeichnung für Ihre Ressource, ordnen die passende Ressourcenklasse und Gruppe (z. B. Räume oder Fuhrpark) zu und speichern das.

Ressourcen können sowohl Personen als auch Gegenstände oder Räume sein, die es im Rahmen von Terminen oder Projekten zu planen gilt, ohne jedoch eine work4all-Lizenzen zu verwenden. So können Sie z. B. Ihren Besprechungsraum oder Ihren Fuhrpark über den Terminkalender verwalten. Der Kalender kann gruppenweise aufgerufen werden, so dass Sie die Verplanung aller Fahrzeuge oder Räume gleich auf einen Blick sehen.

Für die Ressourcenverwendung in Bezug auf Projektvorgänge benötigen Sie das Modul Projekt. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Projekt, Kapitel Vorgänge und Ressourcen.

Benutzer, Mitarbeiter oder Ressourcen bearbeiten

Sie bearbeiten Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen, indem Sie das zu bearbeitende Objekt innerhalb der Mitarbeiterliste doppelt anklicken oder die hierfür vorgesehene Schaltfläche im Kopfbereich der Liste verwenden.

Benutzer, Mitarbeiter oder Ressourcen deaktivieren

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, wird seine Lizenz frei ohne die Historie zu verändern. Alle Aktivi-täten der Vergangenheit bleiben dem ehemaligen Kollegen zugeordnet.

Wechseln Sie in die Mitarbeiterliste und öffnen den entsprechenden Mitarbeiter per Doppelklick.

Wählen Sie Keine Lizenz, ausgeschieden, um den Mitarbeiter zu deaktivieren. Der Datensatz wird in der Mitarbeiterliste ausge-graut und durchgestrichen. Ehemalige Kollegen erscheinen in der Mitarbeiterliste nur, wenn der Filter Ausgeschiedene Mitar-beiter aktiviert ist.

Ausgeschiedene Mitarbeiter können sich nicht mehr in work4all anmelden.

Achtung:

Bitte beachten Sie, dass ausgeschiedene Benutzer nicht überschrieben oder gelöscht werden dürfen. Das Überschreiben hat zur Folge, dass alle Bewegungsdaten des ausgeschiedenen Benutzers auf den neuen Benutzer umgestellt werden. Sie können dann nur noch anhand des Datums vermuten, von wem die Dateien erstellt wurden.

Sollten Sie einen Benutzer löschen, geht der Bezug zu angelegten Objekten verloren!

Benutzer, Mitarbeiter oder Ressourcen löschen

Sie löschen Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen über den neben stehenden Button oder die Taste Entf. Diese Funktion verwenden Sie nur, um nicht mehr benötigte Ressourcen zu löschen. Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, werden deaktiviert, nicht gelöscht.


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Die Mitarbeiterliste

Die von Ihnen angelegten Benutzer, Mitarbeiter und Ressourcen werden in einer übersichtlichen Mitarbeiterliste dargestellt.

Sie finden diese unter Extras -> Mitarbeiter.

Sie können ausgeschiedene Benutzer, Mitarbeiter oder Ressourcen wahlweise anzeigen oder ausblenden.

Löschen: Die ausgewählte Zeile wird über diese Schaltfläche gelöscht.

Bitte löschen Sie nicht wahllos Mitarbeiter, sondern kennzeichnen Sie diese als ausgeschieden, oder sprechen Sie ggf. kurz mit einem unserer Supportmitarbeiter.

Spalten in der Liste ein- und ausblenden

Auf der linken Seite schränken Sie die Liste der Mitarbeiter ein, indem Sie eine Gruppe auswählen. Es werden anschließend nur noch diejenigen Mitarbeiter angezeigt, die der ausgewählten Gruppe angehören.

Gruppenpflege: Mehr darüber erfahren Sie im nächsten Abschnitt Mitarbeitergruppen.


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Mitarbeitergruppen

Die Mitarbeitergruppen filtern die Mitarbeiter innerhalb der Liste. Außerdem geben Sie die Unter-teilung für den Terminkalender und den Urlaubskalender vor. Anders als in den Kunden- und Lieferantengruppen ist hier keine verschachtelte Gruppenstruktur möglich.

Rufen Sie die Gruppenpflege über die gleichnamige Schaltfläche auf. Es erscheint die folgende Maske:

Funktionen

Diese Schaltfläche legt unterhalb der aktuell ausgewählten Markierung eine neue Gruppe mit dem Namen Neue Gruppe an, die Sie anschließend umbenennen können.

Die selektierte Zeile kann über diese Schaltfläche umbenannt werden.

Die ausgewählte Zeile wird über diese Schaltfläche gelöscht.

Speichern der angelegten Gruppen.

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Telefonnummern formatieren

Durch entsprechende Einstellungen in work4all wird die Telefonnummernformatierung unterstützt und somit auch die Eingabe erleichtert. Sie finden hier allgemeine Informationen zu möglichen Varianten sowie deren Auswirkungen z. B. auf die Anbindung Ihrer Telefonanlage.

Grundregeln

Zunächst die Grundregeln des Europaparlaments:

(Quelle. Interinstitutionelle Regeln für Veröffentlichungen — Teil I — Amtsblatt v. 2011)

„von hinten her Gruppierung in Zweiergruppen mit Abständen, wobei Vorwahl und eigentliche Rufnummer getrennt gezählt werden; Durchwahlnummern werden nicht nochmal unterteilt; es kann auch mit Klammern gegliedert werden.“

Bsp.:

02 28 / 7 01-231

(02 28) 7 01-231

(Quelle. Dudenredaktion 2004)

Kurzum: Ein wenig „Kann“, ein wenig „Muss“ und kaum eine Grundregel. Regeln sind jedoch fürs Briefpapier sinnvoll, damit die Abstände typografisch korrekt gesetzt werden.

Was tun?

In all den Jahren mit work4all haben wir unsere eigenen Empfehlungen erstellt:

- Keine „Trenner“ außer dem Bindestrich - Nutzen Sie den Schrägstrich nur in Ausnahmefällen (oben wird ein sinnvolles Beispiel genannt), er

ähnelt der 7 zu sehr - Keine Leerzeichen - Länder-Vorwahlnummern (+49)

Mögliche Einstellungen

Als Administrator können Sie die Formatierung der Telefonnummern aus der Kundenmaske heraus aufrufen:

Telefonnummern formatieren

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Es erscheint die folgende Maske:

Keine Regeln beachten Die Telefonnummer wird so abgespeichert, wie sie in das entspre-chende Feld eingetragen wurde. Es erfolgt keine automatische Korrektur.

Länderkennzeichen immer hinzufügen

Beginnt eine Nummer mit „0“ oder mit „(0“, wird sie durch +49-(Nummer) ersetzt. Die notwendigen Vorwahlnummern pflegen Sie in den Generellen Einstellungen unter Länder.

Leerzeichen entfernen

In der Telefon- und Faxnummer wird kein Leerzeichen mehr zuge-lassen. Gerät doch ein Leerzeichen dazwischen, wird es automatisch entfernt.

Schrägstrich ersetzen

Der Schrägstrich wird automatisch durch einen Bindestrich ersetzt. Dieser ist am Computer leichter zu erkennen als der Schrägstrich.

(0) ersetzen durch „Trenner“ Die in Klammern stehende (0) kann in zwei Fällen problematisch sein:

- Beim Abgleich mit Outlook landet diese 0 möglicherweise auf Ihrem Handy und führt im Ausland zu Problemen.

- Beim Wählen über Ihre Telefonanlage stört die 0 ebenfalls, wenn das Länderkennzeichen ergänzt wird.

Anbindung an die Telefonanlage

Die Kombination aus Länderkennzeichen und (0) führt bei den meisten Telefonanlagen zu Problemen und sollte nicht gewählt werden. Klicken Sie also am besten alle Optionen an, es entsteht dann automatisch eine Telefonnummer in Form von +49-2234-6903-0, und zwar sobald Sie in der Adressmaske z. B. mit der TAB-Taste ins nächste Feld springen.

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Datumsformat

Sie kennen es sicherlich: Wer hat nicht schon ein Datum im amerikanischen Format falsch gelesen und aus dem 03/05/2018 den 3. Mai 2018 gemacht, obwohl der 5. März 2018 gemeint war?

Ein Datumsformat ist die Form, in der ein Kalenderdatum schriftlich dargestellt wird. Das Format legt fest, in welcher Reihenfolge die Komponenten des Kalenderdatums (Jahr, Monat, Tag und ggf. auch Uhrzeit) mit Trennzeichen eingefügt werden. work4all stellt Ihnen in den Generellen Einstellungen zwei Werte zur Verfügung, die Sie als individuell eingestellte Datumswerte in Ihrer Korrespondenz als Textmarke verwenden können.

Formatierung einstellen

Klicken Sie im Schreibtisch links oben auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Generellen Einstellungen und anschließend den Menüpunkt Allgemeines.

In der Tabelle Werte (allgemein) existieren evtl. bereits die Variablen IndividuellesDatum1 und IndividuellesDatum2. Ansonsten lassen Sie diese bitte von Ihrem Administrator eintragen! In der Spalte Wert2 sehen Sie das jeweilige Datumsformat.

Nachfolgend finden Sie einige Formatierungsbeispiele für das Datum in Ihrer Korrespondenz

Formatierung Beispiel

dd.MM.yyyy 09.06.2018

dddd, d. MMMM yyyy Donnerstag, 10. Juni 2018

d. MMMM yyyy 9. Juni 2018

dd.MM.yy 09.06.18

yyyy-MM-dd 2018-06-09

yy-MM-dd 18-06-09

dd/MM/yyyy 09/06/2018

dd. MMM. yyyy 09. Jun. 2018

MMMM yy Juni 18

dd.MM.yyyy HH:mm 09.06.2018 16:55

dd.MM.yyyy HH:mm:ss 09.06.2018 16:55:50

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Neutrale Anreden

Wie schreibt man ein Unternehmen an, das keinen Ansprechpartner hat? Bei einem deutsch-sprachigen Unternehmen ist die Antwort einfach: „Sehr geehrte Damen und Herren,“.

Aber wie verfährt man mit einem französisch- oder englischsprachigen Unternehmen? Die folgenden Einstellungen werden es Ihnen vereinfachen.

Neutrale Anreden

Klicken Sie im Schreibtisch in die linke obere Ecke auf die Registerkarte Datei. Innerhalb des darauf-folgenden Menüs finden Sie die Schaltfläche Generelle Einstellungen.

Thematisch in verschiedene Bereiche sortiert, können Sie hier verschiedenste Einstellungen vor-nehmen. Beim Klick auf einen dieser Bereiche, verändert sich auf der linken Seite die Ordnerstruktur mit den Auswahlmöglichkeiten.

Wählen Sie zunächst die Schaltfläche Allgemeines aus und klicken Sie im oberen Baum die Tabelle Werte (allgemein) an.

Nun stehen Ihnen zwei Variablen zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf eintragen können:

Variable Wert 2

Französisch NeutraleAnrede_Französisch Mesdames et Messieurs

Englisch NeutraleAnrede_Englisch Sir or Madam

Achtung:

Sie können immer nur eine der beiden Variablen verwenden.

Wenn eine der beiden Variablen in den Generellen Einstellungen vorhanden und mit einem Wert versehen ist, so wird diese bei der Anrede bevorzugt vor der deutschen neutralen Anrede verwendet. Ist keiner dieser beiden Werte vorhanden, so wird die deutsche neutrale Anrede eingesetzt.

Die Variablen lassen Sie bitte von Ihrem Administrator eintragen.

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Alias-Begriffe

Die richtigen Begriffe sind im Organisationsumfeld oft unerlässlich, um Dinge für die Anwender einfacher zu machen. Falls Sie in Ihrer Branche von Veranstaltungen sprechen, diese im Programm jedoch Projekte heißen, ist das für den Anwender komplizierter als es sein muss.

Hierfür bieten wir ihnen in work4all die einfache Möglichkeit, fast jeden Begriff, den Sie im Programm sehen, individuell durch einen eigenen zu ersetzen. Sowohl Infofenster als auch Felder werden so einfach umbenannt. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von Alias-Begriffen.

Alias-Begriffe einrichten

Dazu finden Sie in Generelle Einstellungen unter dem Punkt System -> Alias-Begriffe eine Maske, um die Alias-Begriffe zu definieren:

In dieser Maske können Sie beliebig viele Bezeichnungen ersetzen. Alle in der Spalte Original angegebenen Begriffe werden nun durch denjenigen aus der Spalte Wert ersetzt.

Der Effekt

Anwender sehen statt der ursprünglichen Bezeichnung den von Ihnen definierten Alias.

Die Objekte in work4all passen sich somit den im Unternehmen geläufigen Begrifflichkeiten an.

Vorher:

Nachher:

Hinweis:

Alias-Begriffe können auch für alternative Sprachen definiert werden. Dazu fügen Sie diese Alias-Begriffe einfach der Liste hinzu.

Setzen Sie den Alias für einen Begriff, der sowohl in Einzahl als auch in Mehrzahl vorhanden ist, müssen Sie ein Alias für beide Formen anlegen, da ansonsten der Plural nicht ersetzt wird.

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Individuelle Felder

Als Administrator haben Sie in work4all die Möglichkeit, individuelle Felder in verschiedenen Masken (u. a. Kunden, Lieferanten, Artikel) nach den Bedürfnissen Ihrer Firma und Ihrer Branche einzurichten. Überprüfen Sie zunächst jedoch immer die Möglichkeit, Kategorien für diese individuellen Felder zu definieren. Kategorien haben den Vorteil, dass Sie in unsere Standard-Suchlogik bereits implementiert sind. Diese von Ihnen erstellten Felder können Sie natürlich – genau wie die vordefinierten Standard-Felder – in Serienbriefen und Briefen ansprechen.

Ihre Anmeldedaten

Um individuelle Felder anlegen zu können, müssen Sie auf dem SQL Server mit einem Benutzer angemeldet sein, der Änderungen an der Datenbank vornehmen darf.

Diese Einstellung nehmen Sie in der Anmeldemaske von work4all mit der Schalt-fläche Profil pflegen vor.

Wählen Sie das Profil auf der linken Seite aus, und ändern Sie die SQL Anmeldedaten im mittleren Teil der Maske:

Testen Sie zum Abschluss noch die Verbindung mit Hilfe der Schaltfläche Verbindung testen, und speichern Sie das Profil.

Sonderfall in Bezug auf Offline-Replikationen

Bei einer bestehenden Replikation können Sie keine Änderungen an den individuellen Feldern vornehmen. Sie müssen vorher die gesamte Replikation entfernen und neu aufsetzen.

Warnung!

Die nachfolgenden Aktionen können nicht rückgängig gemacht werden. Neue Felder werden sofort in der Datenbank angelegt. Das Löschen von Feldern führt zum sofortigen Datenverlust.

Individuelle Felder

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Die Maske zum Verwalten der individuellen Felder

Das Bearbeiten der individuellen Felder geschieht über eine zentrale Administrationsmaske. Diese wird im Schreibtisch unter Extras -> Administration -> Individuelle Felder aufgerufen. Die folgende Maske erscheint:

Aktualisieren

Maske auswählen: Individuelle Felder sind in den meisten Masken verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche, öffnet sich die Auswahl der möglichen Masken.

Feldfunktionen: Über die angezeigten Schaltflächen lassen sich vorhandene Felder ändern und löschen. Markieren Sie dazu ein Feld auf der linken Seite der Maske und klicken Sie anschließend auf eines der beiden Felder.

Warnung:

Für das Löschen noch einmal der wichtige Hinweis: Die Funktion wird einmal nachgefragt, dann wird das Feld mitsamt Inhalt unwiderruflich gelöscht.

Auf der linken Seite erscheint (sofern vorhanden) die Auflistung der für die ausgewählten Maske definierten Felder. Markieren Sie eine einzelne Zeile, um sie anschließend über die Schaltflächen zu löschen oder zu bearbeiten.

Halten Sie die Markierung auf dem Zeilenkopf gedrückt, lässt sich die Posi-tion des Feldes verändern. Im Vorschau-Fenster sehen Sie die Änderung nach einem Klick auf Aktualisieren.

Vorschau Im mittleren rechten Bereich erscheint die Vorschau der individuellen Felder. So wird es dann auch in der entsprechenden Maske aussehen.

Dabei geht work4all natürlich nach Regeln vor, die Sie teilweise beeinflussen können. Die wichtigsten Regeln:

- Überschriften nehmen die gesamte Breite ein und sind blau hinterlegt. - Die Felder haben jeweils eine Beschriftung und dazu den Feldinhalt. Die

Beschriftung steht über dem Feldinhalt. - Die Felder werden wie in einer Tabelle nebeneinander/untereinander

angeordnet. Im Hintergrund liegt ein 6-spaltiges Raster:

Überschrift

Beschriftung Beschriftung Beschriftung

Datumsfeld Zahlenfeld Textfeld

- Zahlen- und Datumsfelder nehmen eine Zelle ein, Textfelder zwei. - Ist die Zeile zu Ende, geht es in die nächste.

Individuelle Felder

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Ein einzelnes Feld anlegen

Jedes Feld hat (minimal) eine Bezeichnung und einen Feldtyp. Bei manchen Feldern (Combobox etc.) werden Zusatzangaben zu den Einträgen benötigt. Hier die möglichen Felder:

Überschrift einfügen: Die Überschrift dient als Gliederungshilfe und zur besseren Übersicht in der Maske.

Textfeld: Es handelt sich um ein alphanumerisches Feld, d. h. Sie können Zahlen oder Buchstaben eintragen.

Zahlenfeld: Sie speichern damit Zahlen, wie z. B. im Messebau die Standgröße in Quadratmetern.

Optionsfeld bzw. Combobox: Bei beiden Feldern können Sie die auswählbaren Optionen vorgeben. Diese werden als Drop Down Menü angezeigt. Hier ein Beispiel aus dem Messebau:

Checkbox: Die Checkbox (engl. für Kontrollkästchen) kennt nur 2 Zustände: Ja oder Nein.

Datum einfügen, entweder manuell oder mit Hilfe eines Kalenders, z. B.:

Individuelle Felder

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Zähler: Hiermit lässt sich ein Zählerfeld anlegen. Dieses Feld zählt den letzten Wert, der sich in diesem Feld befindet und erhöht diesen Wert um Eins. Um das Zählen zu beginnen, genügt ein Klick auf die Überschrift des Feldes. Beispiel:

Button: Erstellen Sie eine Schaltfläche, mit der Sie auf eine Datei im Windows-Explorer zugreifen können.

Fügen Sie hier eine leere Spalte oder eine neue Zeile ein.

Wenn Sie die Position der individuellen Felder innerhalb der Maske verändern möchten, ziehen Sie auf der linken Seite einfach das Feld mit der Maus an die gewünschte Stelle. Klicken Sie dazu auf die vordere Zahl und halten Sie dabei die Maus gedrückt, bevor Sie diese an der gewünschten Position loslassen.

Registerkarten

Sie können in der eingestellten Maske neue Registerkarten anlegen und dort weitere individuelle Felder verwalten.

Mit Neu können Sie eine neue Registerkarte erstellen. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie die Bezeichnung eintragen können.

Hier können Sie die Registerkarte wieder löschen, so lange noch keine individuellen Felder angelegt wurden.

Tragen Sie die Berechtigungen der Mitarbeiter für die Registerkarten hier ein.

Individuelle Felder

66

Alle angelegten Registerkarten werden in diesem Drop-Down-Menü angezeigt und können hier ausgewählt werden.

Individuelle Felder in Briefen und Dokumenten

Natürlich können Sie die in den individuellen Feldern gespeicherten Daten auch in Briefen bzw. Dokumenten ausgeben lassen. Hierzu legen Sie zunächst eine Vorlage an, wie im Kapitel Vorlagen beschrieben.

Platzieren Sie nun eine Textmarke mit Hilfe Ihres Textverarbeitungsprogramms in dieser Vorlage an der gewünschten Stelle. Den Namen einer Textmarke für ein individuelles Feld können Sie in der Maske zum Verwalten von individuellen Felder einsehen (z. B. Feld1). Alternativ können Sie auch als Textmarke den Namen des individuellen Feldes verwenden (z. B. Microsoft Office Version). Bei der Verwendung der Textmarke ergänzen Sie noch die Maskenbezeichnung, z. B. Projekte_Feld1. Schauen Sie dazu in die Liste der Textmarken.

Wundern Sie sich nicht, falls die Feldnamen nicht von Feld1 an aufwärts durchnummeriert sind. Das liegt daran, dass work4all den Feldnamen in dem Moment vergibt, in dem Sie das individuelle Feld anlegen. Das erste von Ihnen angelegte Feld bekommt somit den Namen Feld1, das zweite angelegte Feld erhält den Namen Feld2 usw. Diese Namen bleiben auch dann bestehen, wenn Sie die Reihen-folge der Felder über die beiden Pfeile vertauschen oder ein Feld löschen.

Tipp:

Falls Sie die Individuellen Felder verändern, sollten Sie die hierfür verwendeten Textmarken Ihrer Korrespondenz-Vorlagen auf Richtigkeit überprüfen!

Nun speichern Sie diese Vorlage und binden sie wie gewohnt in den Generellen Einstellungen von work4all ein. Beim Schreiben eines Briefes oder Erstellen eines Dokumentes wird die neu angelegte Textmarke mit den gespeicherten Daten aus work4all gefüllt.

Individuelle Felder in Serienbriefen

Auch in Serienbriefen können Sie die Daten der individuellen Felder ausgeben lassen. Dies ist jedoch etwas komplizierter als bei „normalen“ Briefen und geschieht nicht mit Hilfe von Textmarken, sondern durch Seriendruckfelder. Legen Sie bitte zunächst eine Serienbriefvorlage an, wie im Kapitel Vorlagen erklärt. Platzieren Sie nun mit Hilfe Ihres Textverarbeitungsprogramms in dieser Vorlage an der gewünschten Stelle ein Seriendruckfeld.

Den Namen eines Seriendruckfeldes für individuelle Felder können Administratoren und Anwender über den Tooltip einsehen, der erscheint, wenn der Mauszeiger auf dem Namen eines Feldes einen Moment ruhig gehalten wird (z. B. Feld1, Feld2).

Je nach Microsoft Word Version finden Sie die Seriendruckfelder möglicherweise an anderer Stelle:

Individuelle Felder

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In älteren Microsoft Word-Versionen können Sie Seriendruckfelder innerhalb der Symbolleiste Seriendruckfelder unter Seriendruckfelder einfügen in Ihre Vorlage integrieren.

Nun speichern Sie diese Vorlage und binden sie wie gewohnt in den Generellen Einstellungen von work4all ein. Beim Schreiben eines Serienbriefes werden die angelegten Seriendruckfelder wie gewünscht mit den gespeicherten Daten gefüllt.

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Erweitertes Logging

work4all verfügt über ein erweitertes Logging. Es sendet zum einen bei aufgetretenen Fehlern Informationen zum Fehler. So kann unser Support auf einfachem Weg detaillierte Informationen zu einem bei Ihnen aufgetretenen Fehler erhalten. Zeitaufwändige Fernwartungssitzungen zur Fehleranalyse werden dadurch deutlich vereinfacht.

Zum anderen werden Nutzungsdaten Ihrer Anwender gesendet und es wird protokolliert, welche Funktionen aufgerufen werden. Wir nutzen diese Informationen, um unseren Fokus auf häufiger genutzte Funktionen zu setzen und speziell diese Funktionalitäten zu optimieren.

Hinweis:

Bei beiden Verfahren werden ausschließlich technische Informationen geschickt. Es werden keinerlei Kunden- oder ERP-Daten aus Ihrer Datenbank gesendet!

Beim Logging werden die folgenden Daten gesendet:

- Technische Daten zum Betriebssystem - Ihre Kundennummern sowie der Computer-/Benutzername zur Identifikation des richtigen

Eintrags

Hinweis:

Die Daten werden in der Microsoft-Cloud „Azure“ gespeichert. Die Daten werden automatisch nach 7 Tagen wieder gelöscht!

Sie können als Administrator beide Varianten des Logging separat über eine generelle Einstellung ausschalten. In beiden Fällen tragen Sie die Einstellung unter „Werte (allgemein)“ ein, den Wert1 setzen Sie auf „0“:

1. Logging von Fehlerinformationen Variablenname: „Sende Statistik ueber Fehler“

2. Logging von Nutzungsinformationen Variablenname: „Sende Statistik ueber Nutzung“

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User-Exit

User-Exits sind eine effiziente Möglichkeit, fehlende Funktionen in work4all durch eigene Programmierungen/Anwendungen zu ergänzen. Es handelt sich also um externe Programme, die an der für den Anwender sinnvollsten Stelle aufgerufen werden, um zum Beispiel nicht vorhandene Felder zu ergänzen.

Synchron oder asynchron

Wir unterscheiden zwischen asynchronen und synchronen Aufrufen für die User-Exits:

- Asynchrone User-Exits rufen das Fremdprogramm auf und erlauben anschließend sofortiges Weiterarbeiten in work4all.

- Ein synchroner User-Exit wartet darauf, dass die fremde Anwendung wieder geschlossen wird (um zum Beispiel diese Daten anschließend zu verarbeiten).

Einrichtung

Die Einrichtung der User-Exits erfolgt in den Generellen Einstellungen -> Allgemeines:

Die Begriffe auf der linken Seite definieren die Stelle, an der der User-Exit erscheint. Für Kunden, Lieferanten und Projekte ist der Aufruf sowohl aus dem Schreibtisch, als auch aus der jeweiligen Maske möglich. Natürlich kann man dort auch zweimal das gleiche Programm eintragen.

Im Tabellenbereich tragen Sie das Fremdprogramm ein. Dabei sind einige Dinge zu beachten:

Dateiname Das Programm kann theoretisch nach dem Eintragen von jedem Mitarbeiter aufgerufen werden. Deshalb sollte es auch für jeden Mitarbeiter verfügbar sein. Meist erreicht man das durch einen freigegebenen Pfad im Netz.

Andererseits lässt sich gezielt durch einen geschützten Pfad verhindern, dass manche Mitarbeiter das Programm aufrufen. Da der User-Exit in work4all nicht an irgendwelche Rechte gebunden ist, lässt sich dies über einen solchen Mechanismus bewerkstelligen.

Name Das ist die sichtbare Bezeichnung des User-Exits für den Anwender.

Synchron Setzen Sie diesen Schalter, wenn Sie möchten, dass work4all auf den Abschluss des Prozesses des Fremdprogramms warten soll. Wie bereits erwähnt, ist das synchrone Verhalten nicht für alle User-Exit-Objekte möglich. Das Setzen des Schalters wird in diesem Fall nicht gespeichert.

User-Exit

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Parameter Über Parameter ist es möglich, dem fremden Programm zu sagen, welcher Kunde oder welcher Artikel gerade ausgewählt ist. Hier die Liste der möglichen Parameter:

Platzhalter Parameter

[P] Projektnummer

[PC] Projekt.Code (interne Nummer)

[K] [L] Kundennummer und Lieferantennummer

[KC] [LC] Kunden.Code und Lieferanten.Code

[A][AC] Artikelnummer und Artikel.Code

[ERP-Code] Code der jeweiligen ERP-Tabelle (Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung)

[ERP] Nummer des jeweiligen ERP-Objekts (z.B. Angebotsnummer)

[POS-Code] Code der Position

Aufruf des User-Exits

Der definierte User-Exit erscheint an zwei möglichen Stellen im Programm:

Desktop Im Desktop erscheint ein neues Symbol in der Überschriften-Leiste des Kunden, Lieferanten oder Projekts:

Masken In den unterschiedlichen Masken erscheint der User-Exit oben links im Systemmenü:

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Anbindung von Fremdsystemen

Noch vor einigen Jahren war es äußerst schwierig, Daten zwischen unterschiedlichen Anwendungen zu transferieren. Mittels spezieller Programme musste man ggf. Daten konvertieren, um sie in einem anderen Programm lesbar zu machen.

Diese Dinge gehören Gott sei Dank in der Regel der Vergangenheit an – das Format der Daten ist heutzutage meistens keine große Hürde mehr. „Hat Ihr Programm entsprechende Schnittstellen?“ entwickelte sich dann irgendwann zur Standardfrage beim Programmkauf. Schnittstellen suggerieren Sicherheit, da sie normierte Abläufe beschreiben.

Auch work4all arbeitet an vielen Stellen des Programms mit Schnittstellen, z. B. beim Transfer von Buchungsdaten zur DATEV.

In diesem Kapitel wird jedoch eine bessere Methode beschrieben: Die Integration von Fremddaten. Integration ist mehr als Schnittstelle, denn Integration benötigt keinen Datentransfer und ist somit ständig aktuell. Kein Anwender muss einen Vorgang starten!

Ein Beispiel aus der Praxis:

Sie nutzen eine „andere“ Warenwirtschaft, also nicht die von work4all. Trotzdem sollen in den Fenstern auf dem Schreibtisch die Rechnungen, Angebote, Lieferscheine usw. des aktuell ausgewählten Kunden zu sehen sein.

Wir nennen diese fremde Warenwirtschaft zur Vereinfachung WAWI. Das Programm nutzt einen Microsoft SQL Server 2005 und die Tabellenstruktur ist wie folgt (vereinfacht):

Die Datenbank heißt WAWI und ist aus der work4all Datenbankwelt heraus verfügbar. Es kann also eine Sicht („view“) im jeweiligen Mandanten angelegt werden. Informationen zum Anlegen einer Sicht entnehmen Sie bitte der Microsoft SQL Dokumentation.

Achtung: Falls Sie nicht über SQL-Kenntnisse verfügen oder unsicher sind, sollten Sie an dieser Stelle das Kapitel lieber beenden und sich von unserem Support telefonisch helfen lassen. Unerlaubte oder unsachgemäße Datenbank-Operationen können dazu führen, dass sowohl work4all als auch das einzubindende Fremdsystem nicht mehr funktionieren!


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Sicht auf die fremden Objekte erstellen

SELECT MeineRechnungen.Datum, MeineRechnungen.Nummer, MeineRechnungen.Beschreibung, MeineRechnungen.KundenNummer, SUM(WAWI.dbo.MeinePositionen.GesamtPreis) AS Summe

FROM WAWI.dbo.MeineRechnungen AS MeineRechnungen INNER JOIN WAWI.dbo.MeinePositionen ON MeineRechnungen.ID = WAWI.dbo.MeinePositionen.RechnungsID

GROUP BY MeineRechnungen.Datum, MeineRechnungen.Nummer, MeineRechnungen.Beschreibung, MeineRechnungen.KundenNummer

Diese Sicht legen Sie innerhalb der work4all Datenbank WorkM001 an, damit die Daten im jeweiligen Mandanten verfügbar sind. Geben Sie der Sicht z. B. den Namen „WaWiRechnungen“. Im obigen Beispiel machen Sie sowohl die Rechnungen, als auch die Positionen über die Sicht verfügbar, z. B. für den Gesamtwert der Rechnungspositionen. Sie haben hier also freie Gestaltungsmöglichkeiten!

Infofenster für die fremden Objekte definieren

Nutzen Sie nun (Sie benötigen Administrator-Rechte) unseren Assistenten zur Einrichtung neuer Infofenster. Aus dem Desktop heraus starten Sie den Assistenten durch Klick auf die rechte untere Ecke der Infofenster-Auswahl.

Wählen Sie die Option Hinzufügen eines neuen Infofensters mittels SQL-Statement.

Auch für die SQL-Fenster ist es möglich, eine Zuordnung zur Kunden-, Lieferanten- oder Projektwelt zu definieren. Sollen die Objekte auf mehreren Ebenen zu sehen sein, müssen Sie den Vorgang ggf. mehrfach für jede Ebene einmal durchführen.


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Im nächsten Schritt wird die eigentliche SQL Abfrage definiert:

Der SELECT-Teil enthält die Auflistung der sichtbaren Felder für das neue Fenster.

Im FROM-Teil verweisen Sie in der Regel auf die Sicht, die Sie (s. o.) ganz zu Beginn angelegt haben.

Im WHERE-Teil können Sie die Datenmenge einschränken. Zur Laufzeit wird work4all standardmäßig auf den aktuellen Kunden, den aktuellen Lieferan-ten oder das aktuelle Projekt filtern. Die WHERE-Einschränkung käme zusätzlich hinzu (z. B. eine zeitliche Einschränkung auf das aktuelle Jahr). Selbstverständlich kann diese Einschränkung aber auch schon in der Sicht stecken.

Der ORDER BY Teil definiert die Reihen-folge. In der Regel wird man aufgrund eines Datums-Feldes sortieren. Falls Sie (wie in work4all üblich) in umgekehrter Reihenfolge sortieren möchten, fügen Sie das SQL Schlüsselwort DESC an.

Zum Abschluss der Definition legen Sie den Titel des neuen Infofensters fest. Bitte achten Sie darauf, dass dieser Titel eindeutig ist.

Die Anzahl der sichtbaren Datensätze ist standardmäßig auf 30 Zeilen festgelegt. Die Zahl kann erhöht werden, was jedoch zu einer geringen Performance-Verschlechterung führen kann.

Feldname für die Filterung: In Ihrer Sicht muss ein Feld aufgeführt werden, das der Kunden-, Lieferanten- oder Projektnummer aus der work4all Welt entspricht. Bitte geben Sie beim Feldnamen Ihre Bezeichnung für dieses Feld ein (also ggf. ebenfalls die Bezeich-nung Nummer).


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Der Effekt

Der Effekt ist folgender: Sie wählen einen Kunden aus und sehen die Rechnungen der fremden Warenwirtschaft. Die Felder sind diejenigen, die Sie im Assistenten definiert haben.

API von work4all

Über die API lassen sich grundsätzlich vielfältigste Anbindungen an Fremdsysteme realisieren. Falls daran Interesse besteht, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!

75

3. O

RG

AN

ISA

TIO

N

76

Übersicht für Administratoren und Projektleiter

Nachfolgend erhalten Administratoren und/oder Projektleiter, Key-User - wie auch immer man die Hauptverantwortlichen nennen mag - eine kurze Anleitung zu den notwendigen Einstellungen nach der Installation von work4all.

Das Programm befindet sich zunächst sozusagen im „Rohzustand“, lässt sich jedoch sowohl in Ihre inhaltliche Unternehmensorganisation als auch an das Corporate Design leicht anpassen. Somit finden Ihre Anwender bereits in der Schulung ein vertrautes Umfeld vor, was wiederum zu einer hohen Akzeptanz und einem leichten Einstieg in Ihre Geschäftsabläufe führt.

Zum Ermitteln Ihres individuellen Bedarfs überfliegen Sie einfach die einzelnen Kapitel dieses Hand-buchs, lassen Sie sich von den weit reichenden Anpassungsmöglichkeiten inspirieren, und setzen Sie anschließend Prioritäten. Jetzt geben wir Ihnen nur einen Überblick über die wichtigsten Einstel-lungen. Die Umsetzung erfolgt im Rahmen der ersten Schulungseinheit.

Alles rund um die Installation

1. Checkliste für Kunden und Interessenten

Wurde die Checkliste ausgefüllt zurückgesendet? Hierin befinden sich wichtige Informationen, die nicht nur für die Aufwandsschätzung der Dienstleistung von Bedeutung sind, sondern auch für die nachfolgenden Themen.

2. Server-Installation

Die Server-Installation wird meist im Vorfeld mit uns gemeinsam online vorgenommen, in vielen Fällen zusammen mit der Datenübernahme. Ggf. werden an diesem Termin auch Zusatzprogramme wie z. B. der Exchange Konnektor gleich mit installiert.

3. Client-Installation

Die Clients werden gewöhnlich vor Ort von Ihrem Administrator nach Anweisung an jedem Arbeitsplatz durchgeführt.

4. Installation Tobit Konnektor

Beim Tobit Konnektor handelt es sich um ein Zusatzprogramm, das von unserem Lieferanten www.schneller-und-besser.de installiert und geliefert wird. Zur Bestellung und Installation benötigen wir daher Ihre Site-ID. Diese finden Sie wie folgt:

Klicken Sie im David-Client oben im Reiter auf den Menüpunkt Hilfe. Wenn Sie diesen nicht finden, sollte dort ein Fragezeichen sein.

Alle Support-Fälle, die diesen Konnektor betreffen, richten Sie einfach an [email protected]


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5. Arbeitsverzeichnis anlegen

Unter Werte allgemein wird zunächst das Arbeits-verzeichnis in der Zeile Work-Directory und Spalte Wert 2 eingetragen. Entscheiden Sie selbst, ob das Verzeichnis gemappt (wie hier angezeigt) oder über UNC verbunden wird.

Generelle Einstellungen:

6. Mandanten

Möchten Sie mehrere Firmen oder Firmensitze getrennt voneinander bearbeiten ist es mög-lich, mehrere Mandanten einzurichten, ggf. mit den gleichen oder auch mit unterschied-lichen Stammdaten. Die sog. Bewegungsdaten stehen nur pro Mandant zur Verfügung.

Lassen Sie sich hierzu gerne beraten!

Spätestens bei der ersten Datenübernahme sollte dieser Punkt geklärt sein, damit Ihre „Alt-daten“ an den richtigen Stellen landen.

Bitte überlegen Sie, ob die verschiedenen Mandanten auch verschiedene Farben und Logos auf dem work4all Schreibtisch erhalten sollen, möglicherweise auch unterschiedliche E-Mail-Absender?

Wie soll die Verteilung und wie sollen die Rechte der einzelnen Mitarbeiter auf die Mandan-ten aussehen?

7. Anpassungen ans Corporate Design des Unternehmens

Sie können Ihr Firmenlogo auf dem work4all-Schreibtisch anzeigen lassen, was vor allem dann Sinn macht, wenn Ihre Mitarbeiter mit unterschiedlichen Mandanten arbeiten.

Extras -> Einrichtung -> Firmendaten -> Desktop-Hintergrund

8. Anbindung an Ihre Telefonanlage

Mit bestimmten TAPI-fähigen Telefonanlagen ist es möglich, eine Direktwahl aus work4all auszuführen.

Wichtige Daten

9. Ihre Firmendaten

Die Angabe Ihrer Firmenadresse ist z. B. Voraussetzung für die korrekte Routenberechnung in Google Maps.

Für die Übergabe Ihrer Fibu-Daten an DATEV geben Sie

- Ihre Mandanten-Nummer beim Steuerberater und - die Beraternummer des Steuerberaters

bei der DATEV ein. Beides erhalten Sie vom Steuerberater.

Außerdem definieren Sie hier ggf. auch die Hintergrundfarbe je Mandant

Extras -> Einrichtung -> Firmendaten


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10. Mitarbeiterdaten anlegen

Der Administrator hat von vornherein einen Benutzer-Zugang. Bevor sich jemand als Benutzer anmelden kann, muss er mindestens mit den folgenden Daten eingetragen sein:

- Vor- und Nachname - Kürzel (Zeichen) - Abteilung und Funktion im Unternehmen - Anmeldename (am besten Windows-Anmeldename) - E-Mail-Adresse - Telefon-, Mobil- und Faxnummer

Die einzelnen Informationen werden als Textmarken automatisch in die gesamte Korrespondenz übertragen. Soll auch die Personalverwaltung über work4all erfolgen, sind weitere Personaldaten erforderlich.

Rechnen Ihre Mitarbeiter Reisekosten ab oder gibt es von deren Seite andere Eingangsrechnungen, so legen Sie die Mitarbeiter auch als Lieferanten an. Die Privatadresse des Mitarbeiters wird zur Lieferantenadresse. Die Bankverbindung wird ebenfalls übernommen. Beachten Sie die entsprechende Schaltfläche in den Mitarbeiterdaten namens Lieferanten-zuordnung.

Beachten Sie auch die Möglichkeit, für jeden Kollegen/ Vertriebsmitarbeiter eine Gruppe zu Kunden einzurichten.

Extras -> Mitarbeiter

Lieferantenzuordnung

Gruppe zu Kunden

11. Ressourcen anlegen

Im Kalender lassen sich Mitarbeiter- und Ressourcen-Daten gleichermaßen verplanen und terminieren.

Extras -> Mitarbeiter

12. Import von Adressdaten von Kunden und Lieferanten (Extras - Administration – Import – Importassistent)

work4all erlaubt aktuell den Adress-Import aus den Formaten Microsoft Outlook, David von Tobit.Software und Microsoft Excel.

Beim Import aus Microsoft Outlook und Tobit David sind alle Felder klar definiert. Eine manuelle Datenpflege im Vorfeld ist nicht nötig, es sei denn, die Adressdaten selbst müssen inhaltlich nachbearbeitet werden.

Beim Import aus Microsoft Excel müssen einzelne Datenfelder manuell zugeordnet werden, um den Import in das jeweils richtige Feld zu gewährleisten. Unser Support stellt Ihnen gerne Mustertabellen mit dem korrekten Spaltenaufbau zur Verfügung.

Kunden- und Lieferantennummern können übernommen werden falls vorhanden, ansonsten werden sie manuell nachgepflegt.


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13. Dublettencheck

Führen Sie nach der Datenübernahme und auch ansonsten alle paar Monate einen Dublettencheck durch, um mehrfach angelegte Datensätze zu finden und ggf. zusammenzuführen oder zu löschen.

Bitte suchen Sie zuerst nach einer Firma, bevor Sie die Adresse neu anlegen!

etc. -> Dubletten-Assistent

14. Gruppen für Mitarbeiter, Kunden, Interessenten, Lieferanten, Artikel und Projekte anlegen

In den Bereichen der Kunden, Lieferanten, Projekte, Artikel und vielen weiteren unserer Stamm- und Bewegungsdaten sollten Sie die Möglichkeit der Gliederung in Gruppen nutzen. Beim ersten Start der Gruppenpflege ist die Gruppenstruktur entweder leer oder mit einer Beispielstruktur versehen und muss durch den Administrator angepasst werden.

Pro Artikelgruppe können Sie auch eine andere Artikelnummern-Logik festlegen. Lesen Sie hierzu das Kapitel Automatische Artikelnummern.

Tipp

Versuchen Sie mit einer möglichst flachen Hierarchie auszukommen, damit die Anwender nicht zu viel klicken müssen.

15. Kategorien für Kunden, Lieferanten, Projekte und Artikel anlegen

Um in work4all gesammelte Adressen möglichst gezielt abrufen zu können, z. B. um Marketingkampagnen durchzuführen oder bestimmte Adressgruppen individuell anzu-sprechen, ist das Anlegen von Kategorien (also weiteren Merkmalen für eine Adresse oder eine Person) notwendig. Diese Merkmale können auf Firmenebene (Firmenkategorie) und auch auf Personenebene (Personenkategorie) eingerichtet werden. Ihr Projektleiter berät Sie bei der Einführung von work4all.

16. Import von Artikeldaten (Extras - Administration – Import – Importassistent)

Eine weitere Importmöglichkeit besteht für Artikeldaten. Auch hierzu erhalten Sie bei unserem Support eine Mustertabelle.

Beim Import oder beim Anlegen von Artikelstammdaten ordnen Sie gleich die richtigen Erlöskonten zu, bei Bestellartikeln auch das passende Kostenkonto.

17. Fibu-Konten (Generelle Einstellungen – Tabellen – ERP – Fibu-Konten)

Standardmäßig sind hier einige Konten aus dem DATEV Kontenrahmen SKR03 enthalten. Tragen Sie nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater die für Sie relevanten Konten ein, es muss nicht der gesamte Kontenrahmen eingepflegt werden! Lesen Sie bitte das Kapitel FIBU Konten und Kostenstellen im ERP-Handbuch. Unser Support kann Ihnen Mustertabellen für den Import der Fibu-Konten zur Verfügung stellen.

18. Projektdaten

Die Übernahme von Projektdaten ist im Einzelfall mit uns abzusprechen. Hierfür gibt es keinen Standard-Import. Bitte teilen Sie uns Ihre bisherige Projektverzeichnisstruktur mit, damit wir die Zukünftige darauf aufbauen können.


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19. Urlaubskalender

Im Urlaubskalender muss einmal je Mitarbeiter die Gesamtzahl der Urlaubstage pro Jahr eingetragen werden, und zwar der Urlaubsanspruch und der Übertrag vom Vorjahr. Die verbleibenden Urlaubstage werden nach jedem Urlaubseintrag automatisch reduziert.

Rechteverwaltung

20. Benutzerrechte vergeben

work4all bietet in allen Modulen ein dreistufiges System von Benutzerrechten, das der Administrator für einzelne An-wender oder Anwendergruppen (sog. Profile) mit den organisatorischen Anforderungen abstimmen kann:

- Benutzerrechte - Mandantenrechte - Gruppenfilter - Objektschutz (in Aktivitäten)

Extras -> Rechte

21. Update-Regeln

Sie als Administrator entscheiden, ob Ihre Anwender Updates per Update-Button automatisch durchführen sollen sobald der Hersteller neu veröffentlicht oder ob Sie diese Updates zunächst prüfen und dann verteilen möchten.

Die entsprechenden Einstellungen müssen jedenfalls überlegt und vorgenommen werden.

Bei Neuinstallationen von Rechnern/Clients erhalten die Anwender automatisch immer die neueste Version.

Extras -> Rechte -> Update-Regeln

Vorlagen

22. Textbausteine

Immer wiederkehrende Textpassagen speichern Sie als Text-bausteine ggf. mit Textmarken ab. Zur besseren Übersicht empfiehlt sich auch hier eine sinnvolle Gruppenstruktur.

Extras -> Textbausteine


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23. E-Mail Signatur / E-Mail Vorlage

Im Gegensatz zu herkömmlichen Signaturen in E-Mail- Programmen haben Sie in work4all die Möglichkeit, mit Hilfe von Textmarken eine zentrale E-Mail-Vorlage mit einem vordefinierten Design für alle Benutzer anzulegen.

Bei der Installation legen wir für Sie die allgemein gültige Vorlage als Globale Standardvorlage an.

Selbstverständlich haben Ihre Anwender dann trotzdem die Möglichkeit, individuelle Vorlagen zu benutzen oder den Text der E-Mail zu editieren.

24. Dokumentvorlagen

Zum Drucken von Korrespondenz, Verträgen und sonstigen immer wiederkehrenden Dokumenten ist es sinnvoll, vorab gute Vorlagen zu erstellen. Nach der Installation stehen zwar Standard-Vorlagen z. B. für Briefe zur Verfügung, die aber selten mit dem Corporate Design Ihrer Unternehmens-korrespondenz übereinstimmen.

Das Thema Vorlagen sollte daher am besten unternehmensweit vor der Schulung angegangen und geplant werden.

Generelle Einstellungen -> Vorlagen

25. Reports

Kaufmännische Dokumente (Angebote, Lieferscheine, Rech-nungen usw.) werden mit den erfassten kaufmännischen Daten gefüllt und in Form von Reports zum Drucken ausgegeben. Reports werden mit dem Reportgenerator Crystal Reports in der Regel von unserem Fachpersonal erstellt und nach Ihren Vorgaben angepasst!

Auch dieses Thema Reports sollte unternehmensweit vor der Schulung angegangen und geplant werden!

Extras -> Administration -> Verwaltung von Reports

Generelle und persönliche Einstellungen

26. Generelle Einstellungen (nur Administrator für alle Benutzer!)

Hier wird work4all in vielfältigster Weise in Bezug auf alle Module konfiguriert. Die Ein-stellungen sollten vorher gut durchdacht werden. Die Generellen Einstellungen finden Sie in der Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke des work4all-Schreibtischs.

Diese sollten einmal für den CRM, ERP und Projektbereich durchgegangen werden. Wichtig sind z. B.:

- Einrichten der Nummernkreise (fortlaufende Nummerierung für Kunden, Lieferanten, Projekte, Artikel, kaufmännische Dokumente usw.)

- Regel zur Vergabe der Kunden- und Lieferantennummern - Themen für die Korrespondenz - Themen, TOPS und Vereinbarungen für Besuchsberichte (siehe separater Punkt) - Abteilungen - Adressverknüpfungsarten - Anreden - Ländereinstellungen - Farben für Kalendereinträge


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- Vorgaben für Besuchsberichte - Gültigkeitsdauer für Angebote - Mehrwertsteuersätze - Steuerschlüssel (0 für 0% | 8 für 7% | 9 für 19%) - Standorte und Entfernungen - Währungen und Kurse - Einheiten - Preisgruppen - Zahlungsarten - Zahlungsfrist - Mahntoleranz - Angaben zum Skonto - Fibu-Konten (siehe separater Punkt) - Projektverzeichnislogik usw.

27. Telefonnummern-Regeln

Zur einheitlichen Formatierung der Telefonnummern klicken Sie (als Admin) auf die gleichnamige Schaltfläche in der Kundenmaske.

28. Einstellungen für Besuchsberichte

Um das Verfassen von Protokollen und Kontaktberichten zu vereinfachen, definieren Sie sich hier die Standards für Ihre Anwender.

Themen, TOPs und Vereinbarungen und gesamte Vorlagen können vorab definiert werden.

Generelle Einstellungen -> Besuchsberichte

29. Infofenster konfigurieren

Infofenster werden je nach Bedarf vom Anwender ein- und ausgeblendet. Sollten einige Infofenster nach der Installation nicht notwendig sein, kann man sie auch ganz löschen.

Konfigurieren Sie individuelle Infofenster und/oder benennen Sie vorhandene Fenster einfach um, wenn Sie nicht Ihrem Bedarf entsprechen.

Standardmäßig existiert z. B. kein Infofenster für Pläne oder Zeichnungen. Legen Sie dieses ggf. als Dokumenten-Fenster auf Kunden- bzw. Projektebene an.

Lassen Sie sich auch hierzu von Ihrem Projektleiter beraten!

30. Zeiterfassung

Werfen Sie einen Blick in die Einstellungen der Zeiterfas-sung und überlegen Sie, wie detailliert Ihre Kollegen die Projektzeit erfassen sollen. Projektzeiten können nach Kunde, Projekt, Vorgang im Projekt, Auftrag, Position im Auftrag und Tätigkeiten differenziert werden.

Für die Soll-/Ist-Analyse muss die Gesamtstundenzahl des Monats in den Generellen Einstellungen eingetragen sein.

Generelle Einstellungen -> Allgemeines -> CRM -> Arbeitstage


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31. Nummernvergabe

Für Kreditoren/Debitoren können Sie die automatische Nummernvergabe innerhalb der Kunden-/Lieferantenmaske einstellen. Klicken Sie dazu auf die Beschriftung Kunden- bzw. Lieferantennummer. Hier haben Sie die Möglichkeit direkt bei der Anlage eine Nummer vergeben zu lassen oder erst wenn ein bestimmter warenwirtschaftlicher Vorgang erreicht ist.

Bei Projekt-/Artikelnummern gibt es verschiedene Varianten der automatischen Nummerierung, lesen Sie hierzu bitte das entsprechende Kapitel im Handbuch.

32. Persönliche Einstellungen (individuelle Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Benutzer)

- Private Termine mit in Terminsynchronisation einbeziehen (CRM -> Termin-Synchronisation -> Termine abgleichen)

- Einstellungen fürs Startverhalten - E-Mail-Einstellungen (Allgemeines) - Termineinstellungen (CRM -> Termine) - Aufgabenanzeige einstellen (CRM -> Aufgaben)

33. Suchoptionen

In den Suchoptionen legen Sie fest, was und wonach bei der Schnellsuche gesucht werden soll.

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Import-Assistent

Wenn Kunden den Einsatz von work4all planen, ist eine der ersten Fragen immer die nach dem möglichen Import von Daten. Dabei stehen natürlich die Stammdaten – besonders die der Kunden und Lieferanten – an erster Stelle. Auch für die Übernahme Ihrer Artikelliste kann der Import-Assistent eine große Hilfe sein.

work4all erlaubt aktuell den Import der folgenden Formate

- Microsoft Outlook und Tobit David: Hierbei sind alle Felder klar definiert, es sind keine weiteren Voraussetzungen erforderlich.

- Microsoft Excel: In diesem Fall müssen Sie einzelne Datenfelder manuell zuordnen, um die richtigen Daten ins richtige Feld zu importieren.

Über den Excel-Import-Weg steht Ihnen eine generelle Schnittstelle zur Verfügung. Fast alle Programme, aus denen Sie Daten importieren möchten, bieten einen Excel-Export an.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen eine automatische Datenmigration aufgrund der Komplexität nicht möglich ist und im Rahmen einer individuellen Programmierung abgewickelt werden muss.

Start des Import-Assistenten

Sie finden den Import-Assistenten unter Extras -> Administration -> Import. Diese Funktion steht nur bei entsprechender Rechtevergabe zur Verfügung. Sprechen Sie den Import auf jeden Fall auch mit Ihrem Administrator ab.

Planen Sie den Import von Adressdaten am Anfang des Projekts und führen Sie dann ggf. einen Dubletten-Check durch. Lesen Sie dazu das gleichnamige Kapitel!

Der ständige Import von Adressdaten ist organisatorisch oft kontraproduktiv. Die Gefahr von Dub-letten ist trotz unserer Dubletten-Erkennung vorhanden, z. B. bei minimal unterschiedlichen Schreib-weisen.

Import von Outlook- oder Tobit David Kontakten

Die beiden ersten Menüpunkte des Assistenten erlauben den Import von Outlook- und David-Adress-daten:

Import-Assistent

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Dabei sind alle Datenfelder vordefiniert und werden durch den Assistenten entsprechend migriert. Klicken Sie im Assistenten auf die Weiter-Schaltfläche.

In work4all sind Kunden/Interessenten und Lieferanten standardmäßig getrennt. Es ist möglich, diese beiden Adressgruppen zusammen als Geschäftspartner zu verwalten, wir raten in den meisten Fällen aus organisatorischen Gründen jedoch davon ab. Führt man die Daten später weiter in eine Finanz-buchhaltung, ist eine Trennung spätestens dann unumgänglich. Außerdem ist die Gruppenstruktur wesentlich einfacher zu definieren, wenn es sich um zwei getrennte Adresstöpfe handelt.

Wählen Sie also zwischen den beiden ersten Optionen und klicken Sie auf Weiter.

work4all liest nun Ihre persönlichen und allgemeinen Adressordnernamen. Diese erscheinen im oberen Teil der Maske, sie lassen sich einzeln anwählen. Jeder Ordner zeigt an, um wie viele Adressen es sich handelt.

Als sog. Option können Sie definieren, ob Ihre Kategorien aus Outlook/David auch in work4all als Kategorien übernommen werden sollen.

Die abschließende Maske erscheint. Sie können ggf. noch einmal zurück zu den gewählten Ein-stellungen oder Sie starten die Übernahmeaktion, indem Sie auf Fertigstellen klicken.

Bemerkungen zum Import

Adressqualität Im Laufe der letzten 20 Jahre hat unsere Firma einige 100 Adressübernahmen durchgeführt. Die Qualität der übernommenen Adressen war dabei oftmals so, dass die Anwender sich entschlossen, die Datensätze einzeln zu überarbeiten. Das lag z. B. an Feldern, die in der Vergangenheit nicht ganz so ernst genommen wurden (z. B. die Mobilfunknummer im E-Mail-Feld … aber nicht durchgängig) oder an fehlenden Absprachen (z. B. unterschiedliche Formatierung der Telefon-nummern). Diese Probleme können natürlich überall auftreten. Hier unsere Empfehlungen:

Beachten Sie die Anzahl der Adressen: bei wenigen hundert Adressen lässt sich eine komplette Neuerfassung in einigen Tagen durchführen. Hierbei können Karteileichen ebenfalls sehr gut eliminiert werden.

Sind es viele Datensätze, kann man die Überarbeitung entweder automatisieren oder nach und nach durchführen. Unsere Gruppensystematik hilft dabei. Die importierten Kontakte kommen in eine separate Gruppe, die mit „Import“ sowie Datum und Uhrzeit des Imports benannt wird.

Import-Assistent

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Beispiel:

Jedes Mal, wenn eine Adresse „angefasst“ wird, wird sie auch validiert. Anschließend verschiebt man sie in die Zielgruppe. Ist die Import-Gruppe leer, wurden alle Adressen überarbeitet.

Manche Dinge erledigt unser Import-Assistent selbstständig (z. B. die Unter-scheidung männlich/weiblich), manche Dinge aber auch nicht. Falls Sie eine Logik sehen („man müsste ... nur ersetzen durch … “), rufen Sie uns bitte an!

Automatismen Unser Import-Assistent macht einige Dinge automatisch:

Er versucht anhand unserer Vornamenstabelle herauszufinden, ob es sich um Mann oder Frau handelt. Fehlt die Anrede, wird diese automatisch vergeben.

Er kontrolliert - so gut es geht - die Datensätze auf Dubletten.

Er führt Firmen „zusammen“. Hierzu ein Beispiel: Haben Sie die Firma A zweimal in Ihrer Importdatei, wird dies zunächst als Dublette gewertet. Findet sich jedoch ein anderer Kontakt (= Ansprechpartner), wird dieser der bereits vorhandenen Firma zugeordnet.

Private Kontakte

Als privat markierte Kontakte werden nicht importiert.

Privatpersonen Grundsätzlich unterscheidet work4all zwischen Firmenadressen und sog. Privat-adressen. Firmenadressen haben mehrere Ansprechpartner, Privatadressen nicht. Diese Unterscheidung versucht unser Assistent beim Import durchzuführen.

Gruppen Für jeden Import legt work4all eine Kunden- oder Lieferantengruppe an.

Kategorien Kategorien (aus Outlook) werden gleichnamig angelegt, sofern nicht vorhanden. Sie lassen sich im Nachhinein umbenennen oder mit anderen Kategorien zusammenlegen (siehe Kapitel Kategorien).

Abgleich von Adressdaten

Bitte lesen Sie das Kapitel Synchronisation von Adressdaten im CRM-Handbuch, um zu erfahren, wie Adressdaten in beide Richtungen synchronisiert werden können.

Import von Excel-Daten

Der letzte Menüpunkt des Assistenten erlaubt den Import von Excel-Daten. Außer Adressdaten für Kunden oder Lieferanten können so auch Stammdaten für Artikel importiert werden.

Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten die gewünschte Zieltabelle: Kunden, Lieferanten oder Artikel. Im nächsten Fenster ordnen Sie über die Schaltfläche Datei öffnen Ihre Excel-Datei zu:

Import-Assistent

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Nur das erste Tabellenblatt der Excel-Datei wird beim Import berücksichtigt. Standardmäßig ist für Adressdaten der Dubletten-Check aktiviert. Anschließend wird Ihnen die Excel-Datei angezeigt. In der ersten Zeile lassen sich die Felder als Spaltenköpfe inhaltlich zuordnen:

Beispieltabellen für die Datenübernahme

Gerne schicken wir Ihnen für die Datenübernahme Excel-Vorlagen mit dem passenden Spaltenaufbau und genaueren Erläuterungen. Wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Weitere Bemerkungen zum Excel-Import

- In Ihrer Import-Tabelle können Sie die Feldnamen schon vorbereiten, damit Sie beim Import nicht jedes einzelne Feld zuordnen müssen. Benutzen Sie die gleichen Namen, die Ihnen in der Auswahlliste des Import-Assistenten vorgeschlagen werden, damit dies automatisch geschieht. Oder orientieren Sie sich an unseren Beispieltabellen.

- Falls es keine Entsprechung bei der Automatik gibt, bleibt die Auswahl der ersten Zeile leer. Falls Sie auch keine manuelle Auswahl treffen, wird diese Spalte nicht übernommen.

- Ansprechpartner und Firmen können Sie in einer Zeile verwalten. Falls es mehr als einen Ansprechpartner pro Firma gibt, so wiederholen Sie die Firmendaten in der nächsten Zeile mit dem anderen Ansprechpartner. Ist bei den Firmendaten die Debitoren- bzw. Kreditorennummern im Feld Nummer angegeben, brauchen die anderen Firmendaten bei weiteren Ansprechpartnern der gleichen Firma nicht wiederholt zu werden. Über die gleiche Nummer werden die Ansprech-partner automatisch der korrekten Firmenadresse zugeordnet.

- Einige Tipps zur manuellen Zuordnung der Spalten: Alle Feldbezeichnungen, die mit „Ap“ beginnen, beziehen sich auf Ansprechpartner. Firma1, Firma2 und Firma3 unterscheidet die 3 Zeilen, die für Firmennamen zur Verfügung stehen. Nutzen Sie also zunächst Firma1. Nummer meint Kundennummer bei Kundendaten, Lieferantennummer bei Lieferantendaten und Artikelnummer bei Artikellisten. Wenn Sie sich bei der Zuordnung der Felder unsicher sind, beraten wir Sie gerne!

- Bei Privatadressen verwenden Sie APNachname für die Nachnamen und APVorname für die Vornamen. Firmennamen werden nicht zugeordnet, somit legt work4all eine Privatadresse an.

Import-Assistent

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- Möchten Sie Ihre vorhandenen Kunden- bzw. Lieferantennummern übernehmen? Dann schalten Sie bitte die automatische Nummernvergabe vor dem Import aus. Dazu setzen Sie in den Generellen Einstellungen bei den Werten (aktueller Mandant) die Variable Nummern suchen bei Wert1 auf „0“. Wenn work4all die Nummern nach dem Import automatisch vergeben soll, geben Sie als Wert1 „1“ ein. Passen Sie die Nummernkreise für Kunden bzw. Lieferanten in den Generellen Einstellungen so an, dass sie sich mit den bereits vergebenen Nummern nicht „in die Quere“ kommen. Beim Speichern einer neuen Adresse erfolgt dann die Nummernvergabe entsprechend dieser Nummernkreise.

- Während des Imports findet eine Dubletten-Prüfung statt: Sie können die Datenübernahme also ggf. mehrfach durchführen. Neue Felder werden dabei hinzugefügt. Auch neue Ansprechpartner finden so ihren Weg zum Kunden/Lieferanten.

- Die Feldlängen werden entsprechend der Zieltabellen angepasst: ein zu langes Feld wird also eventuell abgeschnitten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Tabellenfelder von work4all zu verlängern.

- Der Import-Assistent ermöglicht nicht nur den Artikel-Import, sondern erleichtert auch die Artikel-pflege. Sie exportieren Ihre Artikelliste aus work4all nach Excel, bearbeiten die Daten in Excel und importieren die Liste dann wieder mit Hilfe des Import-Assistenten. Dies kann bei umfassenden Aktualisierungen schneller sein als die Pflege der einzelnen Artikel in work4all.

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Gruppenpflege

Dieses Kapitel erklärt Ihnen den Aufbau der Gruppenstruktur für:

- Kunden

- Lieferanten

- Verkaufschancen

- Projekte

… und viele weitere unserer Stammdaten/Bewegungsdaten, die eine solche Möglichkeit der Gliede-rung bieten. Es wird lediglich die programmtechnische Logik erklärt, organisatorische Hinweise er-halten Sie in den Kapiteln „Gruppen und Kategorien“ sowie „Standardgruppen“.

Neue Gruppen anlegen

Dieses Symbol steht in den verschiedenen Listen zur Verfügung.

Es erscheint die jeweilige Gruppenstruktur:

Die Abbildung zeigt die Kunden-Gruppenansicht mit Beispieldaten. Wenn Sie die Gruppenpflege das erste Mal starten, kann diese natürlich noch leer sein oder unseren Standardvorschlag enthalten. Folgende Funktionen sind verfügbar:

Unterhalb der aktuell markierten Gruppe wird eine neue Gruppe angelegt, die zunächst auch die Bezeichnung Neue Gruppe hat. Sie können diese Bezeichnung direkt übertippen, da Sie sich im Eingabemodus befinden. Speichern Sie die neue Gruppe mit Enter.

Klicken Sie auf Umbenennen, um den Gruppennamen nachträglich zu ändern. Die Länge des Gruppennamens ist in der Regel maximal 40 Zeichen lang. Lange Gruppennamen sind in der Ansicht unübersichtlich – wählen Sie kurze, prägnante Bezeichnungen.

Gruppenpflege

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Diese Schaltfläche löscht den markierten Eintrag. Wurde diese Gruppe bereits bei der Zuordnung von Daten verwendet, sortieren Sie die Daten bitte erst um, bevor Sie die Gruppe löschen. Die Daten als solche werden nicht gelöscht, sondern lediglich die Gruppenzuordnung.

Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Standardgruppe: Wenn bei der Neuanlage eines Kunden/Lieferanten standardmäßig immer eine bestimmte Gruppe zugeordnet werden soll, so markieren Sie diese Gruppe und klicken auf den Stern. Die Standardgruppe wird in der Gruppenübersicht gelb markiert.

Beispiel

Neue Adressen bei „Kunden“ sollen automatisch in die Gruppe „Aktive Interessenten“ einsortiert werden.

Mit dieser Schaltfläche können Sie für Ihre Kollegen einen kurzen Erklärungstext zu einer Gruppe hinterlegen. Diese Info wird dann z. B. in der Kundenliste angezeigt, wenn man diese Gruppe anklickt.

Die Reihenfolge der Einträge lässt sich mit diesen Schaltflächen verschieben.

Hierarchieebene verändern: Der nach links zeigende Pfeil stuft um eine Hierarchieebene nach oben, der nach rechts zeigende nach unten.

Grundsätzlicher Aufbau von Gruppen:

- Versuchen Sie mit einer möglichst flachen Hierarchie auszukommen, damit die Anwender nicht zuviel klicken müssen.

- Definieren Sie kurze, prägnante Gruppennamen.- Sortieren Sie die Einträge einer Ebene möglichst alphabetisch, man findet den gesuchten Eintrag

dann schneller.

Und der wichtigste Hinweis:

Als Administrator machen Sie das Feld Gruppe bitte zum Pflichtfeld, damit die Gruppenzuordnung nicht vergessen werden kann. Führen Sie diese Voreinstellung bei Kunden, Lieferanten, Projekten und Artikeln durch. Klicken Sie in der jeweiligen Maske auf die Feldbezeichnung Gruppe und aktivieren die Option Pflichtfeld.

Weitere Informationen zu diesen Themen finden Sie in den oben erwähnten Kapiteln des CRM-Handbuchs!

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Benutzerrechte

Die Pflege der Benutzerrechte obliegt dem work4all Administrator. Die Rechte können einzeln je Mitarbeiter vergeben oder gesperrt werden. Rechteprofile erleichtern die Verteilung der Berechtigungen, wenn mehrere Kollegen einheitliche Rechte zugewiesen bekommen sollen. Mithilfe der Abteilungsrechte können Sie den Zugriff auf bestimmte Objekte abteilungsbezogen schützen. Die Gruppenfilter schränken den Zugriff auf die Kunden-, Lieferanten- oder Artikelgruppen ein.

Die meisten Benutzerrechte sind selbsterklärend, z. B. „Kunden löschen Ja/Nein“.

Aufruf der Rechteverwaltung

Unter Extras -> Rechte können Sie die Rechte Ihrer Mitarbeiter einstellen.

Das Recht, die Benutzerrechte zu bearbeiten, ist ebenfalls ein Recht. Das hat nur der Administrator. Selbstverständlich können mehrere Mitarbeiter Administrator sein. Dies legen Sie innerhalb der Mitarbeitermaske fest.

Rechte vergeben

Die Maske zum Bearbeiten der Rechte zeigt auf der linken Seite den Auswahldialog für Mitarbeiter. Standardmäßig steht die Auswahl auf Alle. Im linken unteren Bereich lassen sich - wie aus anderen Masken bekannt - einzelne Mitarbeiter selektieren. Im mittleren Ausgabebereich sehen Sie eine Excel-ähnliche Tabelle mit den Mitarbeiternamen in den Spalten und den einzelnen Rechten zeilenweise aufgelistet.

Benutzerrechte

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Auf der linken Seite können Sie auswählen, wen Sie in der Liste sehen möchten. Sie können sich alle Mitarbeiter oder nur Ihre Favoriten anzeigen lassen. Die Ressourcenauswahl hat an dieser Stelle keine Bedeutung.

Durch Doppelklick in eine einzelne Zelle ändern Sie das Recht: Das Häkchen zeigt Ihnen an, dass das Recht vergeben wurde. Eine leere Zelle bedeutet, dass der Mitarbeiter dieses Recht nicht hat.

Beachten Sie bitte:

Hat ein Mitarbeiter eine Zuordnung zu einem Profil mit vordefinierter Rechteverteilung, sind alle Häkchen für die Bearbeitung gesperrt! Die Häkchen sind dann grau statt grün. Siehe nächster Abschnitt.

Klicken Sie die verschiedenen Ebenen an, wird Ihnen die passende Auswahl an Rechten angezeigt.

Über diese beiden Schaltflächen lassen sich mit einem Klick alle Rechte vergeben oder alle Rechte entziehen. Beachten Sie, dass dies nicht nur für den eingeblendeten Bereich (z. B. PROJEKT) gilt, sondern für alle Rechte aller Bereiche.

Auf diese Art und Weise lassen sich die Rechte einzelner Mitarbeiter manuell gut verwalten. Müssen Sie eine größere Mitarbeiterzahl verwalten, lesen Sie bitte den Abschnitt zu den Rechteprofilen.

Rechte zum Löschen von Daten

Das Löschen von Daten lässt sich nicht rückgängig machen. Das Zurückspielen der Daten aus Datensicherungen kann sehr aufwändig werden. Daher sollte die Benutzerrechte zum Löschen von Daten eingeschränkt werden.

Erläuterungen einzelner Rechte

Hier einige Erklärungen zu Benutzerrechten, die vermutlich nicht selbsterklärend sind:

Im CRM-Bereich, Rubrik „Urlaub und Krankheit“, gibt es ein Recht Hervorgehobene Bereiche pflegen. Mit diesem Recht kann man in der Einzelansicht des Urlaubskalenders Zeiträume mit der Maus markieren und per rechtem Mausklick eine Bezeichnung hinzufügen bzw. wieder entfernen.

Im PROJEKT-Bereich lassen Sie bitte das Recht Projektbezogene Ansichtsrechte ignorieren bei allen Mitarbeitern gesetzt.

Das Recht Marketing-Tools im CRM-Bereich bei „Sonstige“ bezieht sich auf die Funktionen im Zusammenhang mit dem Aktionsassistenten, Serienmails und Serienbriefen.

Benutzerrechte

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Rechteprofile anlegen

work4all bietet die Möglichkeit, die Rechte in Form von Rechteprofilen zu definieren. Ein Profil hat einen Namen und fasst alle Rechte unter diesem Namen zusammen. Man kann einzelne Mitarbeiter zum Profil zuordnen und stellt damit sicher, dass alle Mitarbeiter mit gleichem Profil die gleichen Rechte haben.

Neues Profil anlegen: Ein Profil kann auf der Basis eines einzelnen Mitarbeiters oder leer angelegt werden. Sie überlegen also zunächst, welcher Mitarbeiter exemplarisch z. B. für die Rechtegruppe Buchhaltung steht und klicken dann die einzelnen Rechte an/aus.

Anschließend markieren Sie diese Mitarbeiterspalte oder setzen den Cursor einfach in ein Feld dieser Spalte. Klicken Sie auf Profil speichern und geben Sie dem Profil einen aussagekräftigen Namen.

Profilrechte pflegen Alle vorhandenen Profile werden in der Rechtetabelle vor den Benutzern angezeigt. Sie setzen/entziehen auch hier die Rechte per Doppelklick.

Profil zuordnen: Existieren bereits Profile, können diese den Mitarbeitern zugeordnet werden. Markieren Sie dazu die Mitarbeiterspalte und klicken Sie anschließend auf die abgebildete Schaltfläche. Wählen Sie das Profil aus. Die Rechte des Mitarbeiters werden sofort umgesetzt.

Jede Änderung eines Rechtes innerhalb des Profils wird sofort auch für die betreffenden Mitarbeiter durchgeführt.

Profilzuordnung löschen: Falls ein Mitarbeiter vom Profil abweichende Rechte erhalten soll, müssen Sie zunächst die Profilzuordnung entfernen. Anschließend können Sie weitere Rechte vergeben oder entziehen.

Um ein Profil zu löschen, müssen Sie es zunächst auswählen, indem Sie den Cursor in die entsprechende Spalte setzen. Klicken Sie dann die nebenstehende Schaltfläche an und bestätigen Sie die Sicherheitsmeldung.

Mit dieser Schaltfläche benennen Sie ein bestehendes Profil um.

Anzeige der Profile durch Kennziffern: Damit Sie die Zuordnung eines einzelnen Mitarbeiters zu seinem Profil einfacher erkennen können, wird dies in der obersten Zeile durch Kennziffern angezeigt. Jedes Profil hat eine Nummer, welche Sie auch bei jedem zugeordneten Mitarbeiter finden.

Änderungen von Rechten beim Mitarbeiter sind nicht mehr möglich, wenn ein Profil zugeordnet ist. In diesem Fall müssen Sie die Mitarbeiter-Profilzuordnung zunächst entfernen oder aber das zugeordnete Profil für alle zugeordneten Mitarbeiter bearbeiten.

Benutzerrechte

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Abteilungsrechte

Mit dem sog. Objektschutz lässt sich eine einzelne Adresse nur für einzelne Abteilungen freigeben.

Ein gutes Beispiel hierfür ist der Steuerberater auf Lieferantenseite, dessen Daten (also E-Mails, Telefonate usw.) nur von der Geschäftsführung eingesehen werden dürfen.

Damit CRM-Aktivitäten wie Aufgaben oder Telefonate nicht unternehmensweit sichtbar sind, können diese für bestimmte Gruppen ebenfalls geschützt werden. Die Mitarbeiter-Gruppen hierzu müssen vorab in work4all konfiguriert werden. Dies können Sie in der Gruppenpflege der Mitarbeiterliste vornehmen.

In der Adress- und CRM-Maske gibt es zum Schutz des jeweiligen Objekts diese Schaltfläche.

Wählen Sie hier eine Gruppe ist das Telefonat, die Aufgabe oder die Adresse (Kunde bzw. Lieferant) nur für diese Gruppe sichtbar.

Unter Extras -> Rechte innerhalb der Registerkarte Abteilungsrechte können Sie Ihre Mitarbeiter den verschiedenen Abteilungen zuordnen.

Beispiel:

Herr Paulus arbeitet in der Verwaltung und sollte dementsprechend auch das Abteilungsrecht für diese Gruppe bekommen.

Er soll aber auch auf alle CRM-Aktivitäten der Gruppen Marketing/Vertrieb/Projekte und Geschäftsführung Zugriff haben.

Wird nun ein Telefonat für die Gruppe Marketing… geschützt, hat Herr Paulus dank seiner Rechte ebenfalls Zugriff auf dieses Telefonat.

Ordnen Sie also den Mitarbeitern die Abteilungen zu, auf die sie Zugriffsrechte haben sollen. Das Recht greift natürlich erst, sobald Sie ein Objekt für eine bestimmte Gruppe schützen. Ist das Objekt nicht geschützt, ist es für alle Gruppen sichtbar.

Benutzerrechte

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Gruppenfilter

Unter der dritten Registerkarte finden Sie die Gruppenrechte bzw. Gruppenfilter.

Auf der linken Seite lässt sich (bei vielen Kollegen) ein einzelner Mitarbeiter anwählen. Seine Gruppenfilter werden dann im rechten Bereich gezeigt. Hier die Erklärungen zu den einzelnen Möglichkeiten:

Mit diesen Schaltflächen können Sie einem markierten Mitarbeiter auf einmal alle Gruppen zuordnen oder entfernen.

Ist die Schaltfläche Kunden, Lieferanten oder Artikel markiert, können im unteren Bereich die entsprechenden Filter gesetzt werden.

Standardmäßig sind alle Gruppen für alle Mitarbeiter freigeschaltet. Per Doppelklick lassen sich einzelne Häkchen entfernen. Dann kann der Kollege Kunden/Lieferanten/Artikel dieser Gruppe nicht mehr einsehen.

Die Änderungen an der Gruppenstruktur müssen gespeichert werden.

Benutzerrechte

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Ein Anwendungsbeispiel:

Die Kunden sind nach Vertriebsgebieten in Gruppen eingeteilt: Region Nord, Region Mitte, Region Süd. Die Vertriebskollegen sollen nur ihre eigenen Kunden/Interessenten aufrufen können und nicht die Adressen der Kollegen aus den anderen Regionen („Gebietsschutz“).

Zusätzliche Einstellungen bei Artikelgruppen

Bei den Gruppenrechten für Artikel kann die Art der Berechtigung noch genauer festgelegt werden. Darf der Mitarbeiter Artikel dieser Gruppen einsehen, bearbeiten oder gewähren Sie alle Rechte? Per rechtem Mausklick auf ein Feld öffnet sich dieses Auswahlmenü:

Die Benutzerrechte aus dem ERP-Bereich können hier natürlich nicht „ausgehebelt“ werden. Es geht um eine gruppenweise Differenzierung der Zugriffsrechte.

Mitarbeiterfilter

Die Maske bietet Ihnen drei verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten:

Daten berücksichtigen:

Setzen Sie den Haken Daten berücksichtigen, so legen Sie in der Tabelle die Ansichtsrechte fest. Ein Häkchen bedeutet also, dass Mitarbeiter A (Spalte) ein angelegtes Dokument von Mitarbeiter B (Zeile) sehen kann oder nicht.

Beispiel:

In diesem Beispiel würde die Benutzerin Maria Keller nur die Bewegungsdaten der Kollegen Sascha Lindtner und Dennis Rothenpieler sehen. Die angelegten Daten von Daniel Nawrocki, Dieter Pankow und Rainer Rocholl blieben für sie unsichtbar.

Mitarbeiter berücksichtigen:

Hiermit beeinflussen Sie die Mitarbeiterauswahl in den CRM-Objekten wie z. B. Telefonat oder Aufgabe. Ein Häkchen in der Tabelle bedeutet also, dass Mitarbeiter A (Spalte) in der Mitarbeiterauswahl den Mitarbeiter B (Zeile) sehen kann oder nicht.

Benutzerrechte

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Beispiel:

In diesem Beispiel würden der Benutzerin Maria Keller nur Sascha Lindtner und Dennis Rothenpieler in der Mitarbeiterauswahl (z. B. des Kalenders oder einer Telefonnotiz) angezeigt.

Daten berücksichtigen + Mitarbeiter berücksichtigen

Sind beide Haken gesetzt, werden die zuvor erklärten Berechtigungen miteinander kombiniert.

Mandanten

Unter Extras > Rechte innerhalb der Registerkarte Mandanten können Sie für jeden Mitarbeiter Mandantenrechte vergeben. Die grünen Häkchen zeigen die vergebenen Rechte an und können per Doppelklick entfernt werden.

Benutzerrechte

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Hat der Mitarbeiter Zugriff auf mehrere Mandanten, kann er oben rechts im Schreibtisch zwischen den Mandanten umschalten.

Hier ist nur ein Mandant für den Mitarbeiter freigegeben.

Plug-Ins

Sind in Ihrem Programm sogenannte Plug-Ins (Erweiterungsmodule) eingebunden, können Sie hier einstellen, welcher Ihrer Mitarbeiter Zugriff auf die Module oder Schnittstellen hat.

Updateregeln

In der letzten Registerkarte können Sie einstellen, welcher Mitarbeiter automatisch ein Update erhält. So kann eine neue Version erst von einem kleineren Anwenderkreis getestet werden.

Falls von uns ein Update veröffentlicht wurde, wird im Anmeldefenster auf die neue Version hingewiesen. Diese Information verlinkt auch in die Release Notes mit allen Neuerungen bzw. Änderungen der neuen Version.

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Objektschutz

Mit Hilfe des Objektschutzes können Sie Kunden, Lieferanten, Projekte sowie einige einzelne Objekte so schützen, dass nur gewisse Gruppen von Mitarbeitern die zugeordneten Daten sehen. Ist beispielsweise das Projekt „Steuerberater“ für die Geschäftsführung geschützt, können Kollegen, die nicht der Geschäftsführung in den Mitarbeiterdaten zugeordnet sind, keine Termine oder E-Mails mehr sehen, die diesem Projekt zugeordnet sind.

Objektschutz für Kunden, Lieferanten und Projekte

Um einen Kunden oder Lieferanten zu schützen, öffnen Sie zunächst bitte die gewünschte Adresse. Sie finden den Bereich Objektschutz im oberen Teil der Maske:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, so erscheint eine Liste mit den angelegten Mitarbeitergruppen. Wählen Sie hier eine oder mehrere Gruppen aus, für die der Kunde/Lieferant geschützt werden soll.

Jetzt sind die Daten in den Infofenstern nur noch für Mitarbeiter aus der entsprechenden Gruppe einsehbar.

Auswirkungen des Objektschutzes

Sobald ein Kunde, Lieferant oder ein Projekt geschützt ist, wird das links abgebildete Symbol mit dem Schlüssel angezeigt.

Dieses Symbol wird jedem Benutzer angezeigt, unabhängig davon ob er die Daten einsehen darf oder nicht.

Ist der Datensatz geschützt, und der angemeldete Benutzer darf diesen nicht einsehen, so bleiben ihm die Bewegungsdaten in den Infofenstern verborgen. Die Stammdaten jedoch sind einsehbar. Außerdem kann die Bearbeitungsmaske nicht geöffnet werden.

Hinweis:

Der Datensatz des Kunden/Lieferanten oder des Projektes taucht nach wie vor in allen Listen auf.

Objektschutz für CRM-Objekte

Neben Kunden, Lieferanten und Projekten können auch einzelne CRM-Objekte wie Telefonate, Dokumente oder Briefe geschützt werden. Im Gegensatz zu den Stammdaten können diese jeweils nur für eine Gruppe geschützt werden.

Das Vorgehen zum Schützen eines CRM Objekts ist dabei das Gleiche. In der Bearbeitungsmaske finden Sie dieselben Objektschutz-Schaltflächen.

Nachdem ein CRM Objekt geschützt wurde, ist dieses im Infofenster oder in den Listen nur noch für diejenigen Benutzer sichtbar, die der geschützten Gruppe zugeordnet sind.

Objektschutz

100

Beispiel:

Das Dokument „Verschwiegenheitserklärung – vertraulich“ ist für die Geschäftsführung geschützt:

Sicht der Geschäftsführung Sicht anderer Mitarbeiter

Hinweis:

Wenn Sie ein Dokument mit dem Objektschutz schützen, taucht es zwar nicht mehr im Infofenster oder in den Listen auf, doch kann es im Arbeitsverzeichnis über den Windows-Explorer geöffnet werden. Daher bietet dieser Objektschutz trotz des kryptischen Dateinamens kein sicheres Verfahren für sensible Daten z. B. aus dem Bereich Human Resources.

Mitarbeitergruppen / Abteilungen verwalten

Die Mitarbeitergruppen werden über die Mitarbeiterliste verwaltet.

Öffnen Sie die Gruppenpflege und pflegen Sie die Gruppen wie gewohnt. Beachten Sie, dass Mitarbeitergruppen nicht tiefer als eine Ebene verschachtelt werden können.

Sind alle Gruppen wie gewünscht angelegt, öffnen Sie einen Mitarbeiter, um diesen einer Gruppe zuzuordnen.

Abteilungsrechte vergeben

Der Objektschutz kann nur im Zusammenhang mit Mitarbeitergruppen genutzt werden. Mit Hilfe der Abteilungsrechte haben Sie jedoch die Möglichkeit einem Benutzer, der beispielsweise nicht in der Gruppe Geschäftsführung ist, dennoch die Rechte zu geben, alle Objekte zu sehen, die für die Gruppe Geschäftsführung geschützt sind. Einfach gesagt, geben Sie dem Benutzer das Recht, alle geschützten Objekte einer Gruppe/Abteilung zu sehen.

Um die Abteilungsrechte zu verwalten, gehen Sie im Schreibtisch auf Extras > Rechte und anschließend auf die Registerkarte Abteilungsrechte.

Objektschutz

101

Stellen Sie in der Matrix eine Verbindung her, kann der Benutzer anschließend alle Objekte sehen, die für die ausgewählte Abteilung/Gruppe geschützt sind.

Hinweis:

Um Komplikationen zu vermeiden, stellen Sie bitte sicher, dass ein Benutzer auf jeden Fall die Ansichtsrechte auf die ihm zugeordnete Abteilung/Gruppe erhält.

Beispiel:

Herr Rocholl ist in der Mitarbeiterverwaltung der Gruppe Produktion zugeordnet. Da er automatisch die Zugriffsrechte für diese Abteilung hat, brauchen Sie hier den Haken nicht zwingend noch einmal extra zu setzen.

Er soll aber auch auf alle Daten der Gruppen Assistenz und Vertrieb Zugriff haben.

Wird nun ein Telefonat für die Gruppe Assistenz geschützt, hat Herr Rocholl dank seiner Rechte ebenfalls Zugriff auf dieses Telefonat.

102

Mehrere E-Mail-Accounts in work4all

work4all erlaubt die Nutzung mehrerer E-Mail-Accounts in Verbindung mit Outlook. Verwalten Sie zum Beispiel mehrere Mandanten, lassen sich so unterschiedliche Absender-Adressen anzeigen.

Erstellen der Mail-Accounts

Bitte legen Sie in Microsoft Outlook die unterschiedlichen Accounts mit Hilfe Ihres Administrators an. Das tun Sie direkt in Outlook über Datei > Kontoeinstellungen:

In der anschließend erscheinenden Maske fügen Sie die Konten einzeln hinzu:

Wichtig!

Sie müssen wie oben abgebildet weitere Konten als eigenständiges Postfach hinzufügen.

Konten in work4all aktivieren

Die hier hinterlegten E-Mail-Adressen lassen sich in work4all für den E-Mail-Versand nutzen, sobald Ihr Systemadministrator die folgende Generelle Einstellung > Werte Allgemein vorgenommen hat:

Mehrere E-Mail-Accounts in work4all

103

Sollte der Eintrag in Generelle Einstellungen noch nicht vorhanden sein, tragen Sie diesen bitte in der letzten freien Zeile ein.

In work4all können Sie nun per Klick auf die Schaltfläche „Von“ zwischen den Konten umschalten:

Hinweis:

work4all nimmt als Standard- E-Mail-Adresse immer diejenige, die als erste in Outlook eingepflegt wurde.

Mehrere Mandanten mit verschiedenen Mail-Adressen nutzen

Im Falle von mehreren Mandanten können Sie jedem Mandanten eine andere E-Mail-Adresse zuweisen.

Beispiel:

- In Ihrem ersten Mandanten, der „Igento GmbH“ schreiben Sie Ihre E-Mails von der E-Mail-Adresse [email protected].

- Wenn Sie aber aus dem zweiten Mandanten, der „ABCD GmbH“ eine E-Mail schreiben, wird diese von [email protected] gesendet.

Um dies in work4all einzustellen, öffnen Sie bitte aus Ihrem ersten Mandanten (workM001) die Mitarbeiterverwaltung unter Extras > Mitarbeiter.

Sie können dann im oberen Bereich der Maske den Mandaten wechseln und die für den Mandanten abweichende E-Mail-Adresse eingeben. So spricht work4all beim Umschalten zwischen den Mandanten automatisch das andere Outlook-Konto an.

104

Alternative Absenderadressen für E-Mails

In work4all haben Sie die Möglichkeit neben mehreren Outlook-Konten auch alternative Absenderadressen zu nutzen. So können Sie über alle Postfächer E-Mails versenden, für die Sie Vollzugriff haben bzw. Sendeberechtigungen besitzen.

Einrichtung

In der Mitarbeitermaske gibt es das Feld für die alternative Absenderadresse:

In dieser Textzeile können Sie die E-Mail-Adressen eintragen, über die Sie senden möchten. Wenn es sich um mehrere E-Mail-Adressen handelt, werden diese mit „|“ getrennt

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die hier eingetragene Absender-Adresse für jeden Mandanten separat eingetragen werden muss.

Auswirkung

Sobald Sie die alternative Absenderadresse eingetragen haben, wird die Option „Alle Outlook-Accounts nutzen“ deaktiviert. Es werden nur noch das primäre Outlook-Konto und die alternativen Absenderadressen genutzt.

In der E-Mail-Maske haben Sie die Möglichkeit die Absender-Adresse zu wählen.

Alternative Absenderadressen für E-Mails

105

Hinweis

Sollten Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, erhalten Sie in Outlook einen entsprechenden Hinweis. Weitere Informationen zu den Berechtigungen der Exchange- bzw. Outlook-Postfächer finden Sie auf den Microsoft Support-Seiten im Internet.

106

Mehrfachlöschen von Kunden und Lieferanten

Innerhalb von work4all gibt es keine Möglichkeit, mehrere Kunden oder Lieferanten gesammelt zu löschen. Dies ist bewusst so gemacht, um ungewünschte Aktionen eines Anwenders zu verhindern.

In einigen Fällen jedoch fehlt diese Funktion – hier ist sie (mit einigen Klimmzügen).

Vorbereitung

Zunächst einmal rufen Sie kurz bei uns an und lassen sich diese Funktion freischalten. Diese Freischaltung haben wir im eigenen Interesse vorgesehen, um uns auch rechtlich zu schützen.

Die Freischaltung ist in diesem Infoblatt nicht beschrieben. Der Vorgang kann nur vom Administrator durchgeführt werden.

Auch hier noch einmal der Hinweis:

Der Löschvorgang kann nicht rückgängig gemacht werden, weder bei einem Kunden noch bei 500. Bitte sichern Sie Ihre Daten!

Einstellungen

Nach Freischaltung der Funktion erscheint in der Kunden- sowie Lieferantenliste eine kleine Options-schaltfläche im oberen Bereich:

Hier finden Sie zwei Optionen:

Die erste Option aktiviert das Mehrfachlöschen, die zweite setzt einen Schalter zum automatischen Löschen von CRM-Objekten. Haben Sie beide Optionen gesetzt, geht der Löschvorgang folgendermaßen vor:

1. Zunächst wird überprüft, ob irgendein ERP-Objekt vorhanden ist. Also Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bei Kunden. Bei Lieferanten sind es Bestellungen, Bedarfsobjekte, Eingangslieferscheine und Eingangsrechnungen.

2. Findet work4all ein solches Objekt, wird der Vorgang für diesen Kunden/Lieferanten abgebrochen.

3. Findet unser Programm keine, werden zunächst die vorhandenen CRM-Objekte gelöscht (Briefe, Telefonate etc.), anschließend der Kunde.

4. Das Löschen der CRM-Objekte geschieht ohne Nachweis in der Datenbank. Es erscheint jedoch ein Protokoll des Vorgangs.

107

Änderungshistorie

Die Änderungshistorie protokolliert automatisch alle Änderungen und gewährleistet so die Rückverfolgbarkeit geänderter Daten. In diesem Infoblatt lernen Sie anhand einiger Beispiele die wichtigsten Merkmale kennen.

Allgemeines

Jede Funktionalität, die in diesem Infoblatt beschrieben ist, geschieht automatisch im Hintergrund. Sie müssen nichts konfigurieren und nichts einstellen.

Für folgende Daten steht die Historie zur Verfügung:

- Kunden und Lieferanten - Artikel - ERP-Dokumente

Die Historie wird in den einzelnen Objekten oben links über das Datei-Menü aufgerufen.

Beispiel: Änderung der Kundenstammdaten

Öffnen Sie den Kunden im Bearbeitungsmodus und rufen die Historie über das Datei-Menü auf. Das Protokoll erscheint im Browser:

Die Änderungen sind chronologisch in umgekehrter Reihenfolge aufgeführt:

- Am 2. September wurden vom Benutzer Toni Schmitz auf dessen Rechner mit Namen HELGE zwei Änderungen durchgeführt: Straße und Ort. Sie sehen den alten und den neuen Wert nebeneinander.

- Am 18. August änderte Melanie Steffen den Hauptansprechpartner. Die Zahlenwerte sind für Sie vielleicht nicht aufschlussreich, unser Support kann jedoch auch diese Zahlen interpretieren (0 bedeutet zum Beispiel „kein Hauptansprechpartner“).

- Am 11. August wurde die Telefonnummer geändert.

Wenn Sie speichern, ohne etwas zu ändern, wird dies nicht protokolliert. In der untersten Zeile des Protokolls finden Sie Angaben zur Neuanlage:

Änderungshistorie

108

Beispiel: Änderung eines Angebotes

Öffnen Sie das Angebot und rufen auch hier über das Datei-Menü die Historie auf. Diese kann etwas komplexer sein, da ja eventuell Änderungen an den Positionen erfolgten. Schauen wir uns auch hier ein Beispiel an, um das Protokoll zu verstehen.

- Das Angebot wurde am 2. September von Toni Schmitz angelegt und gespeichert. - Kurz danach wurde es geändert: die Fahrtkosten wurde gestrichen, der Preis wurde von 70,- €

geändert auf 0 € und das Wort „kostenlos“ bei „Statt G-Preis“ eingefügt.

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DB-Indexe optimieren

Die SQL-Datenbank nutzt DB-Indexe, um den Zugriff auf Datensätze zu beschleunigen. Diese Indexe werden von work4all automatisch anhand einer Vorlage und einer Analyse angelegt. Dies passiert nach einer gewissen Zeit automatisch beim Start der Anwendung durch einen work4all Administrator. Daher sollte der SQL-Benutzer, mit dem ein work4all-Administrator auf die Datenbank Zugriff hat, ausreichend Rechte haben.

Vorteile

Die Datenbank-Indexe sind nötig, um den Zugriff auf die Datenbank zu beschleunigen. Fehlen Indexe, ist die Funktion von work4all zwar ohne Einschränkungen möglich, jedoch kann die Anwendung bei einigen Operationen sehr träge reagieren.

Automatisches Optimieren

work4all prüft alle 4 Stunden beim Start der Anwendung, ob es Indexe gibt, die angelegt werden sollten. Dabei werden die Indexe einmal anhand einer Musterdatenbank geprüft und zum anderen anhand einer SQL-Server internen Analyse. Dieser Vorgang geschieht nur, wenn ein work4all-Administrator die Anwendung startet.

Sollte der SQL-Benutzer nicht ausreichend Rechte auf die Datenbank haben, erscheint für den Administrator im Desktop ein entsprechender Hinweis.

Wenn dieser Hinweis erscheint, nutzen Sie oder ein anderer work4all-Administrator einen SQL-Benutzer, der nicht ausreichend Rechte auf den work4all Datenbank besitzt, um die Indexe anzulegen.

Benötigte Rechte

Der Benutzer für den SQL-Server Zugriff muss mindestens die folgenden Rechte besitzen:

Benutzerrollen für alle work4all Datenbanken db_datareader | db_datawriter | db_owner

Benutzerrollen für die Master Datenbank db_datareader

Serverrollen public | serveradmin

Hinweis

Alternativ können Sie auch einfach den Benutzer „sa“ des SQL Servers verwenden. Dieser verfügt über höhere Rechte und kann die Aktion daher ausführen.

In der Anmeldemaske von work4all können Sie in der Profilpflege überprüfen, mit welchem SQL Benutzer Sie auf die Datenbank zugreifen.

110

E-Mail-Benachrichtigung vom SQL Server

Dieses Infoblatt beschreibt, wie auf dem SQL Server eine E-Mail-Benachrichtigung zur Überwachung von Aufträgen des SQL Server Agenten eingerichtet werden kann.

Wozu kann man dies einsetzen …?

Für alles, was möglicherweise schieflaufen kann:

- Die Synchronisation der Abonnenten läuft aus irgendeinem Grund nicht.

- Die Datensicherung ist nicht erfolgt.

Voraussetzungen

Sie müssen über einen SQL Server in der Version Standard oder höher verfügen. Bei der Einrichtung müssen Sie außerdem über die Anmeldedaten des Windows Benutzers verfügen, der die E-Mail versenden soll.

Konfigurieren des E-Mail-Kontos

Verbinden Sie sich zunächst über das SQL Server Management Studio mit dem SQL Server. Erweitern Sie den Bereich Verwaltung, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Datenbank E-Mail und wählen Sie den Punkt Datenbank E-Mail konfigurieren.

Im Assistent zum Konfigurieren von Datenbank E-Mail wählen Sie im Bereich Konfigurationsaufgabe den Punkt Datenbank E-Mail durch Ausführen der folgenden Aufgabe einrichten.

Vergeben Sie im nächsten Schritt einen Profilnamen und fügen Sie dann das SMTP Konto hinzu.


111

Nachdem Sie den Benutzer, der die E-Mail versenden soll, konfiguriert haben, beenden Sie den Assistenten bitte durch das Befolgen der nächsten Schritte:

- Profilsicherheit verwalten -> hier muss nichts weiter konfiguriert werden - Systemparameter konfigurieren -> hier muss nichts weiter konfiguriert werden - Assistent abschließen -> über die Schaltfläche Fertig stellen beenden

Testmail

Nachdem Sie die Konfiguration des E-Mail Kontos abgeschlossen haben, können Sie über den entsprechenden Menüpunkt eine Testmail versenden. Bitte prüfen Sie an dieser Stelle, ob der Versand erfolgreich durchgeführt werden kann.

Konfiguration des SQL Server Agent


112

Öffnen Sie die Eigenschaften des SQL Server-Agenten und wechseln in den Bereich Warnungssystem. Aktivieren Sie hier das Mailprofil und wählen dieses im Dropdown Menü aus.

Weitere Einstellungen müssen Sie an dieser Stelle nicht vornehmen.

Operator anlegen

Innerhalb des SQL Server-Agenten muss nun noch ein Operator angelegt werden. Der Operator kann eine einzelne Person oder ein Personenkreis sein.

Hier vergeben Sie einen Namen für den Operator und geben unten die E-Mail-Adresse ein, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

Benachrichtigungen konfigurieren

Für Aufträge, die innerhalb des SQL Server-Agenten verwaltet werden, können nun Benachrichti-gungen konfiguriert werden. Dies können zum Beispiel SQL Datenbanksicherungen sein oder die Aufträge der SQL Server Replikation.


113

Im Objekt-Explorer sehen Sie diese Aufträge im Berech des SQL Server-Agenten. Wählen Sie im Kontextmenü des Auftrags die Eigenschaften aus und wechseln Sie in den Bereich Benachrichtigungen.

Aktivieren Sie hier die E-Mail Benachrichtung und wählen den Operator aus. In dem rechten Dropdown Menü können Sie einstellen, wann Sie eine Benachrichtigungen erhalten werden.

Bei Auftragsfehler E-Mail-Benachrichtigung wird nur bei Fehlern gesendet

Beim Abschluss des Auftrags E-Mail-Benachrichtigung wird bei Fehlern und beim Erfolg des Auftrags versendet

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Checkliste des aktuellen Nutzungsgrads von work4all

Die nachfolgende Checkliste soll den Projektfortschritt Ihrer work4all-Nutzung dokumentieren und Ihnen und uns Hinweise geben, an welchen Themen noch gearbeitet werden muss. Falls Sie weitere Themenbereiche erkennen, die fehlen (genutzt oder ungenutzt), so ergänzen Sie bitte die Checkliste.

Ausgefüllt am:

Ausgefüllt durch:

Inhaltsverzeichnis

Allgemeine Projektziele ..................................................................................................... Seite 2

CRM

Basics .......................................................................................................................... Seite 3

Specials ....................................................................................................................... Seite 4

ERP

Basics .......................................................................................................................... Seite 5

Specials ...................................................................................................................... Seite 6

PROJEKT ............................................................................................................................. Seite 8

Mobiles Arbeiten ................................................................................................................ Seite 9

Firma:

Checkliste des aktuellen Nutzungsgrads in work4all

115

Allgemeine Projektziele

In diesem Abschnitt finden Sie allgemeine Projektziele, die im Wesentlichen der Projektleiter in Zusammenarbeit mit work4all GmbH versucht zu erreichen.

Bemerkung

Installation Server- und Arbeitsplätze sind installiert, technische Zusatztools (zum Beispiel die Telefon-Schnittstelle) ebenfalls.

☐

Reports Alle Reports sind abgestimmt und erstellt, Tests durchgeführt und mit Beispieldaten ausgedruckt worden. Die Entscheider haben die Ergebnisse gesehen und „abgenickt“.

☐

Rechte Es wurde eine gemeinsame Rechte-Policy erstellt und alle Mitarbeiter wurden entsprechend klassifiziert.

☐

Datenübernahme Die verabredeten Daten aus dem Altsystem stehen zur Verfügung.

☐

Orgastruktur Alle wichtigen Strukturen (zum Beispiel die Gruppen für Kunden, Projekte etc.) sind abgestimmt und angelegt.

☐

Zeiterfassung Sofern dieses Modul vorhanden ist: Jeder Mitarbeiter erfasst seine Komm-/Geht-Zeiten.

☐


116

CRM basics

In diesem Abschnitt finden Sie CRM-Themen, die unabdingbar sind. Sogenannte „Must-Haves“. Ohne die Umsetzung der genannten Themen ist der Gesamt-Projekterfolg vermutlich gefährdet.

Bemerkung

Adressverwaltung Kunden, Interessenten und Lieferanten werden ausschließlich in work4all angelegt und gepflegt.

☐

Aufgaben oder Tickets

Die Kollegen schreiben sich keine E-Mails mehr („Ruf mal xy an.“), sondern tragen eine Aufgabe in work4all ein (mit allen Konsequenzen wie Adresse pflegen). Alternativ hierzu ist natürlich auch die Nutzung von Tickets möglich.

☐

Telefonnotizen Wichtige Telefonate werden schriftlich festgehalten.

☐

Ausgehende E-Mails Alle ausgehenden E-Mails werden über work4all geschrieben oder im Nachhinein aus Outlook zugeordnet. E-Mail-Vorlagen sind angelegt und werden genutzt.

☐

Eingehende E-Mails Die Mitarbeiter ordnen wichtige eingehende E-Mails dem Kunden/Lieferanten und/oder Projekt zu.

☐

Neue Briefe und Dokumente

Die Vorlagen für die wichtigsten Papier-Vorgänge sind vorhanden und werden genutzt.

☐

Vorhandene Dokumente in work4all ablegen

Alle wichtigen Dokumente eines Kunden oder im Rahmen eines Projekts werden in work4all abgelegt.

☐

Urlaubsverwaltung Die Urlaubsdaten sowie die Berechnung der Resttage werden über work4all verwaltet und gepflegt.

☐


117

CRM specials

In diesem Abschnitt finden Sie weitere CRM-Themen, deren Umsetzung aus unserer Sicht meist „nice to have“ ist. Aber entscheiden Sie, wie wichtig Ihnen die einzelnen Themen sind.

Bemerkung

Adressen überarbeiten

Dieses Ziel gibt es recht oft bei unseren Neukunden: man möchte die bestehenden Daten „besser machen“.

☐

Marketing Kunden, Interessenten und Lieferanten werden nach dem erarbeiteten System (Kategorien, Gruppen) sofort klassifiziert. Die Marketingabteilung nutzt nur noch den zentralen Adress-Stamm für Aktionen.

☐

Terminkalender Termine werden nicht separat (zum Beispiel in Outlook) gepflegt, sondern sind Bestandteil von work4all. Das Thema ist oft nicht ganz so einfach, deshalb wurde es unter „CRM specials“ aufgeführt.

☐

Synchronisation Outlook

Termine und Kontakte werden über den Exchange Konnektor synchronisiert und die Mitarbeiter akzeptieren das Verfahren.

☐

Besuchsberichte Besuchsberichte gehören zu vertrieblich ausgerichteten Firmen oft dazu. Ob Sie hier über unsere Maske arbeiten oder über ein Formular, bleibt dahingestellt.

☐

Verkaufschancen Alle vertrieblich tätigen Mitarbeiter denken daran, Ihre Verkaufschancen anzulegen und zu pflegen.

☐

Checklisten Für die wichtigsten Prozesse wurden Checklisten als Vorlage angelegt. Diese werden benutzt.

☐


118

ERP basics

In diesem Abschnitt finden Sie ERP-Themen, die aus unserer Sicht wichtig sind und den Gesamt-Projekterfolg sicherstellen. Sie sollten wirklich versuchen, die aufgezählten Ziele zu erreichen.

Bemerkung

Artikelstamm Der Artikelstamm ist eingepflegt und entspricht dem eigenen Geschäft (Kalkulation, Angebotswesen, Lager, Abrechnung).

☐

Angebot Kein Angebot verlässt das Haus, das nicht in work4all erstellt wurde.

☐

Aufträge Aus kaufmännischer Sicht wird nichts begonnen, bevor ein Auftrag angelegt wurde. Die Auftragsannahme ist geregelt.

☐

Auftragsbestätigung Dem Kunden wird grundsätzlich eine AB zugestellt.

☐

Lieferschein Das Formular (und die Grundidee der Lieferung) wird ernst genommen. Das Ziel ist noch unabhängig vom Thema „Lagerbuchung“.

☐

Rechnung/Gutschriften Keine Rechnung verlässt das Haus, die nicht in work4all erstellt wurde.

☐

Lager Vollständige Buchung von aus- und eingehender Ware. Stimmiger Lagerbestand, geregelte Inventur.

☐

Auftragswesen Kontrolle von erfolgten Leistungen, Vorgangsnachverfolgung, Rückstände usw.

Ggf. Nutzung individueller Listen wie „Übersicht Auftragsbestand“

☐

Eingangsrechnungen Jede Eingangsrechnung wird (mit Gesamtbetrag) erfasst und gescannt.

☐

Zahlungen Offene Posten

Zahlungen (Kreditoren und Debitoren) werden eingepflegt. Die Offene-Posten-Liste ist sowohl bei Kunden als auch bei Lieferanten jederzeit aktuell.

☐


119

ERP specials

Die nachfolgend erwähnten Ziele sind nicht in jeder Branche vorhanden. Bitte pflegen Sie die Ziele (eventuell zusammen mit uns).

Bemerkung

Lager/Disposition

Fertigungsauftrag Werkstattauftrag

Alles, was sich aus dem Auftrag für die interne Fertigung ergibt, wird mittels Fertigungsauftrag weitergegeben. Das Formular ist mit der Abteilung abgestimmt und findet Akzeptanz.

☐

Packliste Die Packliste wird aus dem Lieferschein erstellt und wurde mit der Disposition abgestimmt.

☐

Mietmaterial Das Mietmaterial wird mit Hilfe des Standard-Prozesses disponiert.

☐

Fibu/Banking

Kontierungen Mit dem Steuerberater wurde das Procedere besprochen. Kontenplan wurde angelegt. Eingangsrechnungen werden kontiert (Sachkonten und ggf. Projekt). Ausgangsrechnungen kontieren sich automatisch über die Artikel. Kunden- und Lieferantennummern entstehen in Datev-Logik automatisch.

☐

Fibu-Schnittstelle Debitoren

Ausgangsrechnungen und Stammdaten der Debitoren gehen über die Schnittstelle zum Steuerberater oder in die hausinterne Fibu.

☐

Fibu-Schnittstelle Kreditoren

Eingangsrechnungen/Kreditoren werden mittels Schnittstelle zur Buchhaltung überspielt.

☐

Reisekosten/Belege Reisekostenabrechnungen erfolgen ausschließ-lich über work4all. Die Kreditkartenbelege werden mittels Belegwesen gesammelt.

☐

Banking Online-Banking ist eingerichtet und wird für die Zahlung von Eingangsrechnungen benutzt. Das automatische Ausziffern wird benutzt.

☐

SEPA Zahlungsvorgänge werden über das SEPA-Modul von work4all durchgeführt.

☐


120

Auftragsbearbeitung/Orga

Bedarfsmitteilung Jede Anschaffung (intern) wird über eine Bedarfsmitteilung gebucht.

☐

Anfragen Externe Kosten werden über das Anfrage-Objekt angefragt und erst anschließend bestellt.

☐

Kalkulation Die Kalkulation erfolgt über die work4all Artikel-/Stücklistenlogik (entweder als separates Objekt oder innerhalb des Angebots).

☐

Bestellwesen Es wird nichts mehr an work4all vorbei bestellt. Kommt man nicht an einem fremden Bestellsystem (Webshop des Lieferanten) vorbei, wird dennoch die Bestellung mit den Kosten hinterlegt.

☐

Genehmigung Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen durchlaufen den eingebauten internen Genehmigungsprozess.

☐

Freigabe ERP-Dokumente

Angebote, Rechnungen etc., die eine Freigabe benötigen, werden über work4all elektronisch freigegeben.

☐

Controlling Statistik

Die Geschäftsführung nutzt die angebotenen Standardauswertungen im bekannten Rhythmus und gibt den Abteilungen Rückmeldungen.

☐


121

PROJEKT

Auch bei Projekten gibt es die Einteilung in „wichtig“ und „zunächst nicht so wichtig“. Falls das aus unserer Sicht eher unwichtige genau Ihr Arbeitsbereich ist, bitten wir dies zu entschuldigen. Es ist keine Wertung damit verbunden. Meist sind die schwierigen Dinge hinderlich für eine schnelle Projektumsetzung.

Da die Projektwelt überschaubarer ist als etwa ERP, wurde in diesem Kapitel nicht zwischen basics und specials unterschieden.

Bemerkung

Projektliste Alle internen und externen Projekte werden zeitnah und mit abgestimmten Inhalten (Namensvergabe, Projektnummer etc.) von den Projektleitern angelegt.

☐

Projektverzeichnisse Projektverzeichnisse sind abgestimmt und eingestellt. Die Verzeichnisstruktur entsteht also automatisch.

☐

Zuordnungen Alle CRM- und ERP-Objekte werden den Projekten zugeordnet.

☐

Interne Projekte Interne Projekte werden zur Unterstützung der Organisation angelegt und benutzt.

☐

Projektzeiten Projektzeiten werden erfasst und kontrolliert. ☐

Fremdleistungen Fremdleistungen werden per Eingangsrechnung aufs Projekt gebucht und vom Projektleiter überprüft (Genehmigungsverfahren).

☐

Ressourcen Die Zeiten werden den Ressourcen zugeordnet, die Ressourcenplanung wird vom Verantwortlichen genutzt.

☐

Listen und Projektcontrolling

Die automatisch entstehenden Listen aus dem Projektbereich werden für interne Besprechungen benutzt. Die Nachkalkulation erfolgt mit Hilfe des Projektcontrollings.

☐


122

Mobiles Arbeiten

Falls Sie unsere App (vielleicht auch nur für einen Teil der Mitarbeiter) gekauft haben, sollten Sie auch hier Ihre Zielerreichung überprüfen:

Bemerkung

Geschäftsführung Die Geschäftsführung informiert sich über die wichtigsten Dinge per App (Dashboard, Geschäftsvorfälle etc.).

☐

Sonstige App-User Projektleiter und sonstige App-User holen sich benötigte Daten direkt und online. Die Mitnahme von Dokumenten/Daten und die dazugehörige notwendige Vorbereitung ist damit (mindestens) teilweise entfallen.

☐

Lieferscheine Aufträge

Die Mitarbeiter erfassen Ihre Leistungen vor Ort mittels App und lassen sich dies vom Kunden unterzeichnen.

☐

Kommt-/Geht- Zeiterfassung

Die Kommt-/Geht-Zeiten werden mobil „gestempelt“.

☐

Projekt-Zeiterfassung Projektzeiten werden mit der App erfasst und stehen dem Innendienst damit umgehend zur Verfügung.

☐

Erfassung von Daten Kontakte, Aufgaben etc. (also alles, was in der App so geht) werden direkt vor Ort erfasst.

☐

Genehmigung Die Genehmigung von ERP-Belegen erfolgt auch von unterwegs.

123

4.R

EPO

RTI

NG

124

Report-Übersicht

Bei Neuinstallationen von work4all sind die hier aufgeführten Reports standardmäßig im Lieferumfang enthalten. Die Reports gemäß den Mustervorlagen werden dabei mit Ihrem Logo versehen. Die weiteren Reports und Listen haben ein universelles Design.

Individuelle Anpassungen sind grundsätzlich möglich, i. d. R. jedoch kostenpflichtig. Wenn Sie selber diese Dateien bearbeiten möchten, benötigen Sie eine SAP Crystal Reports Lizenz und einschlägige Software-Kenntnisse.

Zum Einbinden von Reports lesen Sie bitte das gleichnamige Infoblatt.

Reports gemäß Mustervorlagen

s000A.rpt Anfrage aus Bedarf

s001.rpt Rechnung/Gutschrift

s001PG.rpt Provisionsgutschrift

s002.rpt Kalkulation (internes Dokument)

s003.rpt Angebot

s004.rpt Auftragsbestätigung

S004F.rpt Fertigungsauftrag

w4a_s004pl.rpt Packliste zu AB

s005.rpt Lieferschein

s005L.rpt Lieferschein an Lieferanten (Rücklieferschein)

w4a_s005pl.rpt Packliste zu Lieferschein

s006.rpt Bestellung

s037.rpt Kontoauszug

s038.rpt Mahnung

Weitere Reports und Listen

w4a_s007.rpt Kundenliste

w4a_s008.rpt Kaufnachweis nach Kunde

w4a_s009.rpt Kaufnachweis nach Artikel

Report-Übersicht

125

w4a_s010.rpt Lieferantenliste

w4a_s015.rpt Preisliste mit Kurztexten

w4a_s019.rpt Kalkulationsliste

w4a_s020.rpt Bedarfsliste

w4a_s021.rpt Lieferscheinliste an Lieferanten

w4a_s022.rpt Eingangslieferscheinliste an Lieferanten

w4a_s023.rpt Eingangslieferscheinliste an Kunden

w4a_s024.rpt Liste der Angebote

w4a_s025.rpt Lieferscheinliste

w4a_s026.rpt Liste der Rechnungen

w4a_s027.rpt Liste der Aufträge

w4a_s027F.rpt Fertiggemeldete Auftragspositionen

w4a_s028.rpt Liste der Bestellungen

w4a_s031.rpt Rechnungsausgänge

w4a_s032.rpt Rechnungseingangsbuch

w4a_s033.rpt Offene-Posten Debitoren

w4a_s034.rpt Offene-Posten Kreditoren

w4a_s035.rpt Zahlungseingänge

w4a_s036.rpt Zahlungsausgänge

w4a_s045.rpt Bestände

w4a_s045i.rpt Inventur nach Artikelgruppen

w4a_s046.rpt Soll-Ist-Vergleich

w4a_s060.rpt Projektdatenblatt

w4a_s061.rpt Projektzeiten, nach Projekt und Mitarbeiter

w4a_s061p.rpt Projektzeiten, nach Projekt und Mitarbeiter

w4a_s061T.rpt Projektzeiten, nach Projekt und Tätigkeiten

w4a_s061TP.rpt Projektzeiten, nach Projekt und Tätigkeiten

Report-Übersicht

126

w4a_s061v.rpt Projektzeiten, nach Mitarbeiter und Vorgang

w4a_s062.rpt Urlaubsliste

w4a_s063.rpt Krankheitsliste

w4a_s066.rpt Mitarbeiterdaten, Übersicht

w4a_s067.rpt Projektzeiten, nach Projekt, Mitarbeiter mit Kosten

W4a_s077.rpt Terminübersicht Kalender

w4a_s082.rpt Ticketliste

w4a_s083.rpt Einzelticket

w4a_s084.rpt Checkliste

w4a_s085.rpt Liste der Wartungsverträge

w4a_s086.rpt Besuchsbericht / Besprechungsprotokoll

w4a_s092.rpt Verkaufschancen

w4a_s093.rpt Verkaufschancenliste

w4a_s100.rpt Provisionsabrechnung

w4a_s110.rpt Wareneingangsschein (Lieferant)

w4a_s110k.rpt Wareneingang (Kunde)

Reports für Zusatzmodule

w4a_s500.rpt Kassenbuch

w4a_Produktionsauftrag Produktionsauftrag

127

Einbinden von Reports

Mittels Reporting haben Sie die Möglichkeit Statistiken, (kaufmännische) Reports und Auswertungen zu erzeugen. In diesem Infoblatt zeigen wir Ihnen, wie Sie erstellte Reports in work4all einbinden.

Einen Crystal-Report einbinden

Öffnen Sie die Maske zur Einbindung von Reports unter Extras -> Administration -> Verwaltung von Reports und Excel-Auswertungen.

Standardmäßig steht der Fokus hier bereits auf Crystal Reports, so dass Sie mit der Einbindung direkt loslegen können.

Wählen Sie zunächst in der Baumstruktur auf der linken Seite den Bereich aus, in dem der Report zur Verfügung stehen soll, z. B. Rechnungen.

Es öffnet sich eine zweigeteilte Ansicht.

- Im oberen Bereich Einzelansicht binden Sie Einzelreports (z. B. Rechnung) ein.

- Im unteren Bereich Listen binden Sie die Listenreports (z. B. Rechnungsliste) ein.

Klicken Sie nun einfach in die freie Zeile neben dem * um einen neuen Report einzubinden.

Nachfolgend die Erklärung der einzelnen Tabellenspalten:

Feld Bedeutung

Bezeichnung Name des Reports. Dieser wird auch später in der Auswahl angezeigt.

Dateiname Name der Report-Datei mit Dateiendung .rpt.

Hinweis:

Der Speicherort des Reports sollte der Ordner M00X des entsprechenden Mandanten sein.

Anzahl Tragen Sie in dieser Spalte ein, wie oft der Report ausgedruckt werden soll.

Einbinden von Reports

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Abfragefeld Über das Abfragefeld können Sie eine Zeitraumabfrage für den Report vorgeben. Benennen Sie hier das entsprechende Datenbankfeld, auf das der Zeitraumfilter angewendet werden soll.

Port

Die Spalte Port zeigt den Drucker an, mit dem der Report ausgedruckt wird.

Sie definieren diesen über die Schaltfläche Druckeinstellungen ändern im oberen Bereich der Maske:

Nehmen Sie nun die Einstellungen für Drucker und Papierschacht vor:

Unterdrücken in APP Setzen Sie den Auswahlhaken in dieser Spalte, wird der jeweilige Report in der APP nicht angezeigt und steht somit für die App-User nicht zur Auswahl. Ist der Haken nicht gesetzt, können die Reports auch für die mobile Ansicht verwendet werden.

Gruppe Sie möchten Ihre Reports zur besseren Übersichtlichkeit gruppieren? Legen Sie bitte zunächst Unterordner im entsprechenden Mandantenordner Ihres work4all-Arbeitsverzeichnisses an.

Diese Ordner (Gruppen) können Sie über diese Spalte zuordnen.

Im Druckmenü können die Anwender die Gruppen einzeln ein- bzw. ausblenden und sich so nur eine Teilmenge der Reports anzeigen lassen.

Standard Setzen Sie den Auswahlhaken in dieser Spalte, wird der jeweilige Report beim automatischen Erzeugen eines PDF (z. B. bei Übernahme ins Rechnungsausgangsbuch ohne vorheriges Drucken) vom Programm verwendet.

Aufruf eines Reports

Öffnen Sie nun die Maske, für die Sie den Report hinterlegt haben. Hier finden Sie Ihre eingebundenen Dokumente unter der Registerkarte Datei.

Per Klick auf die Schaltfläche Drucken sehen Sie auf der rechten Seite des Menüs nun alle für die Maske hinterlegten Reports und öffnen die Druckvorschau mit einem Klick auf den Dateinamen.

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Artikelbilder in ERP-Dokumenten

In work4all können bei den Artikeln Bilder hinterlegt werden, zur internen Veranschaulichung der Artikel, aber auch zur Darstellung in den ERP-Dokumenten. Besonders sinnvoll ist dies in der Angebotsphase.

Unser Standard-Angebotsformular ist mit einem Unterbericht zur Darstellung der hinterlegten Artikelbilder ausgestattet. Hierfür müssen einige Richtlinien eingehalten werden, die in folgendem Infoblatt zusammengefasst sind.

Wie groß sollen die Bilder sein?

Sie sollten sich idealerweise auf eine einheitliche Größe Ihrer Artikelbilder einigen, damit alles stimmig aussieht und es nicht bei zu großen Bildern zu unschönen Darstellungen (z. B. Seitenumbrüchen und Stückelung des Bildes) kommt.

- Einigen Sie sich auf einheitliche Abmessungen. Die Bilder sollten nicht zu groß sein, damit sie in der Positionstabelle des Reports noch gut aussehen.

- Einigen Sie sich ggf. sogar auf ein Format (quadratisch, rechteckig liegend oder rechteckig hochkant).

- Bilder, die nicht dem gewählten Format entsprechen, können dann ggf. in einem entsprechenden „Container“ mit weißen Bereichen aufgefüllt werden, wie im folgenden Beispiel gezeigt.

Quadratisch (Größe ausfüllend)

Quadratisches Bild in rechteckig liegendem Container mit weißen „Füllbereichen“

Dateitypen

Die Bilder können in work4all in allen gängigen Formaten (.JPG, .BMP, .TIF, etc.) abgespeichert werden, obwohl Crystal Reports diese immer intern in ein Bitmap-Format konvertiert, was ggf. dazu führen kann, dass z. B. Transparenz verloren geht. Aufgrund der geringeren Dateigröße empfehlen wir Ihnen jedoch das Abspeichern Ihrer Bilder als JPG.

Das Bild, welches im Report dargestellt werden soll, versehen Sie bitte in der Artikelmaske mit dem Haken „Standardbild für Anzeige“, damit es dargestellt wird.

Artikelbilder in ERP-Dokumenten

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Reportfunktionen / - optionen

In unserem Standard-Angebotsreport erscheinen die Bilder unter dem jeweiligen Artikeltext, so dass es nicht zu Darstellungsproblemen bei Positionen ohne Bild kommt. Ebenso ist ein optionales Ein- und Ausschalten der Bilderanzeige in der Vorschau des Reports möglich, falls die Anzeige der Bilder einmal nicht gewünscht sein sollte.

Sollen die Bilder z. B. neben dem Text dargestellt werden und im gleichen Dokument werden Artikelpositionen mit und ohne Bilder eingefügt, kann man selbstverständlich auch dafür sorgen, dass die Darstellung einer Position ohne Bilder genauso stimmig ist, wie die einer Position mit Bild. Dies wird erreicht, indem der Text z. B. über die volle Breite läuft, ohne dass ein leerer Bereich anstelle des Bildes entsteht.

Beispiel

Hier sehen Sie als Beispiel eine Positionstabelle eines Angebotsreports mit Artikelbildern neben dem Text.

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Artikelbilder in Crystal Reports einbinden

Unsere Artikelverwaltung gibt Ihnen die Möglichkeit, Bilder zum Artikel abzuspeichern. Diese werden nicht als Datei, sondern in der SQL Datenbank abgelegt und können zum Beispiel im Angebot angezeigt werden.

Unser Standard-Angebotsreport beinhaltet bereits einen Unterbericht zur Darstellung der Artikelbilder. Sollten Sie dies noch in anderen Reports wünschen, müssen diese entsprechend erweitert werden – was Sie ggf. auch selbst hinkriegen. In diesem Kapitel beschreiben wir, wie es geht.

Umfangreiche und bebilderte Kataloge tauchen in diesem Infoblatt nicht auf. Sprechen Sie uns bitte hierzu separat an!

Voraussetzungen

Sie benötigen zur Erstellung der Formulare Crystal Reports in der Version 2013/2016. Die Bilder können in unterschiedlichen Formaten (.jpg, .png, .bmp) vorliegen, allerdings konvertiert Crystal Reports die Bilder intern immer in ein Bitmap-Format (was zum Beispiel dazu führt, dass Transparenz verloren gehen kann).

Sie sollten sich bei der Größe der Bilder auf einheitliche Abmessungen einigen, wenn Sie diese in einem Auftragsformular benutzen möchten. Sollte ein Bild z. B. zu groß sein, kann es zu unschönen Seitenumbrüchen und Darstellungsproblemen kommen. Daher sollte die Breite des Bildes niemals die zur Verfügung stehende Spaltenbreite übersteigen.

Das zu verwendende Bild markieren Sie in den Artikelstammdaten mit dem Haken „Standardbild für Anzeige“.

Den Report vorbereiten – Unterbericht einfügen

Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf einen Standard-ERP-Report. Sie sind natürlich auch auf andere Reports übertragbar, auch auf Listen (z. B. eine Preisliste).

Sie können den benötigten Unterbericht aus unserem Standard-Angebotsreport (s003.rpt) verwenden, dazu bitte einen Rechtsklick auf den Unterbericht (UB-Bilder) und den Punkt „Unterbericht speichern unter…“ auswählen. Speichern Sie dann den Unterbericht an einem Ort Ihrer Wahl ab.

Wählen Sie dann im Report, in welchen der Unterbericht eingefügt werden soll, über den Reiter „Einfügen“ den Punkt „Unterbericht“. Im folgenden Menü wählen Sie den entsprechenden Unterbericht aus:


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Den Unterbericht formatieren

Legen Sie den Unterbericht im Detailbereich des Reports in die entsprechende Sektion und ziehen Sie ihn auf die richtige Größe zurecht.

Über das Rechtsklick-Menü (Unterbericht formatieren) des Unterberichtes müssten jetzt folgende Punkte eingestellt werden:

- Im Reiter „Allgemein“ bitte die Option „Variable Größe“ aktivieren. - Im Reiter „Unterbericht“ bitte die Option „leeren Unterbericht unterdrücken“ aktivieren. - Im Reiter „Rahmen“ können Sie die Rahmen wahlweise ein-/ausschalten.

Den Unterbericht verknüpfen

Über das Rechtsklick-Menü des Unterberichtes den Punkt „Unterberichtsverknüpfungen ändern…“ auswählen und dann folgende Verknüpfungen herstellen:

- ArtikelCode Dateien.ObjMemberCode

- Artikel.StandardBild Dateien.Code


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Der Unterbericht ist somit doppelt verknüpft.

Den Unterbericht selbst bearbeiten

Ggf. müssen Sie nicht ausgeblendete Berichtsköpfe und -füße im Unterbericht ausblenden, da diese automatisch von Crystal Reports beim Einfügen des Unterberichtes erzeugt werden.

Dazu bitte den Unterbericht über den Punkt „Unterbericht bearbeiten“ im Rechtsklick-Menü des Unterberichtes aufrufen und im Crystal Reports Designer den Reiter wechseln.

Der Unterbericht selbst enthält nur ein 1-Pixel-großes OLE-Objekt, welches die Eigenschaft „Variable Größe“ hat. Über die Datensatzauswahlformel ist er außerdem auf Dateien.ObjType = 12 eingeschränkt, welches die Artikelbilder sind.

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Zusammenspiel von work4all und Excel

Innerhalb von work4all gibt es drei verschiedene Konzepte die Daten aus der Datenbank nach Excel zu übergeben. Aus den Listen können Sie per Knopfdruck die Daten an Excel geben, Sie haben aber auch die Möglichkeit eigene Auswertungen zu erstellen.

Listen-Export von work4all-Daten nach Excel

Excel-Export

In den meisten Listen von work4all finden Sie im Menübereich eine Schaltfläche mit dem Excel-Symbol. Über diese Schaltfläche lässt sich die aktuelle Ansicht von work4all nach Excel übergeben.

Vorteile und Nachteile vom Excel-Export

An Excel werden nur die ausgewählten Spalten der Liste gegeben. Wenn Sie Filter in work4all gesetzt haben werden diese ebenfalls berücksichtigt.

Neben Spalten ein- / ausblenden haben Sie keinen Einfluss auf die Formatierung der Daten. Diese Art von Export ist fest im Programm integriert und lässt sich nicht anpassen.

Excel-Auswertungen in work4all anlegen/einrichten

Über die Report-Verwaltung gibt es die Möglichkeiten eigene Excel-Auswertungen zu erstellen. Wir sprechen hier von Excel-Auswertungen, weil Sie selbst Einfluss darauf haben welche Daten ausgegeben werden. Außerdem haben Sie mit Vorlagen die Möglichkeit die Daten, welche von work4all nach Excel übergeben worden sind, in Pivot-Tabellen oder Diagrammen darzustellen.

Report-Verwaltung

Über Extras => Administration => Verwaltung von Reports und Excel-Auswertungen können Sie die Report-Verwaltung öffnen. Sie benötigen dafür die Eigenschaft des Administrators in work4all.

In der Report-Verwaltung sind sowohl die Crystal-Reports hinterlegt als auch die Excel-Auswertungen. Wählen Sie bitte Excel-Objekte.

An der linken Bildschirmseite sehen Sie die verschiedenen Bereiche; in denen eine Einrichtung von eigenen Excel-Auswertungen möglich ist. Wenn Sie einen Bereich ausgewählt haben, unterteilt sich die Ansicht rechts meistens in Einzelansicht und Liste. Darüber können Sie also bestimmen, ob die Excel-Auswertung in einem einzelnen Objekt sichtbar sein soll oder über die Liste aufrufbar.


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Bei der Einzelansicht zu Kunde, Lieferant und Projekt haben Sie die Möglichkeit die Excel-Auswertung direkt aus dem Desktop heraus zu starten.

Relevante Felder

Die folgenden Felder sind für Excel-Auswertungen relevant. Die übrigen Felder beziehen sich auf Crystal Reports oder die Organisation von Reports.

Feld Bedeutung

Bezeichnung Name des Reports

Dateiname Geben Sie hier .xls oder .xlsx an. Wenn Sie mit einer Vorlagendatei arbeiten wollen, geben Sie den vollen Dateinamen an.

Abfragefeld Wenn Sie hier eine Zelle in Excel angeben, werden die Daten des Exports nicht ab A1 geschrieben, sondern ab der angegebenen Zelle.

Port Hier kann angegeben werden, welches Arbeitsblatt aus der Excel-Datei verwendet werden soll. Existiert ein Arbeitsblatt mit diesem Namen, wird es verwendet. Existiert es nicht, wird eines mit diesem Namen angelegt.

SQL-Abfrage Editor

Über die Schaltfläche SQL ändern öffnet sich der SQL-Abfrage Editor.

Im SQL-Abfrage Editor hinterlegen Sie die SQL-Abfrage, welche beim Aufruf der Excel-Auswertung ausgeführt wird. Sie können die SQL-Abfrage direkt hier erstellen oder eine zuvor erstelle Abfrage hineinkopieren.

Über die Schaltfläche Ausführen haben Sie die Möglichkeit Ihre Abfrage zu testen.

WARNUNG:

Versuchen Sie eine UPDATE-, DELETE- oder INSERT-Anweisung auszuführen, wird Sie work4all entsprechend warnen, da diese Abfrage Ihre Daten beschädigen kann.


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Besondere Parameter

Sie können der SQL-Abfrage zur Laufzeit die untenstehenden Parameter anfügen.

Parameter Erklärung

@BenutzerCode Der aktuelle Benutzercode

@CurrentCode Der Code des gerade aufgerufenen Objektes

Funktioniert nur aus dem Desktop heraus für Kunden/Lieferanten und Projekte.

@Datum Beim Aufruf des Reports öffnet sich ein Dialog für die Eingabe eines Datumwertes.

@StartDatum und @EndeDatum

Beim Aufruf des Reports öffnet sich ein Dialog für die Eingabe zweier Datumwerte (von - bis).

Hinweis:

Achten Sie bei den Parametern auf Groß-/Kleinschreibung!

Außerdem ist es dann nicht mehr möglich, innerhalb des SQL-Abfrage Editors durch die Schaltfläche Ausführen die Abfrage zu testen, da der entsprechende Parameter hier nicht übergeben wird.

Ohne Vorlagen-Datei

Zur Einrichtung einer solchen Excel-Auswertung wählen Sie auf der linken Seite einen Bereich aus, in dem Sie die Excel-Auswertung einrichten wollen. Anschließend füllen Sie auf der rechten Seite die Felder Bezeichnung und Dateiname. Danach klicken Sie oben auf SQL ändern und fügen untenstehende SQL-Abfrage ein.

Beispiel: Kundenliste mit Ansprechpartnern

Links den Bereich Kunden auswählen:

Rechts die Bezeichnung und den Dateinamen eintragen:


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Über SQL ändern fügen Sie folgende SQL-Abfrage ein:

select Kunden.Firma1 as Kunde, Kunden.PLZ, Kunden.Ort, Kunden.Straße, Kunden.Telefon, Kunden.[E-Mail], isnull(Anrede.AnredeName, '') as Anrede, isnull(KAnsprechp.Vorname, '') as Vorname, isnull(KAnsprechp.Name, '') as Name, isnull(KAnsprechp.[E-Mail], '') as [E-Mail Asp],

isnull(case KAnsprechp.Mailsperre when -1 then 'x' when 1 then 'x' end, '') as Mailsperre, isnull(case KAnsprechp.Serienbriefsperre when -1 then 'x' when 1 then 'x' end, '') as Serienbriefsperre

from Kunden left join KAnsprechp on Kunden.Code = KAnsprechp.KundenCode left join Anrede on KAnsprechp.AnredeCode = Anrede.AnredeCode

Nach der Einrichtung wird die Excel-Auswertung in der Kunden-Liste sichtbar:

Hinweis:

In einigen Masken werden neu eingebundene oder geänderte Excel-Auswertungen erst nach einem Neustart von work4all angezeigt.

Mit Vorlagen-Datei

Mit einer Vorlagen-Datei haben Sie die Möglichkeit die Datentabelle, welche von work4all an Excel übergeben worden ist, mit Hilfe einer Pivot-Tabelle oder Diagrammen auszuwerten.

Beispiel: Umsatz-Auswertung mit Pivot-Tabelle

Wählen Sie den Bereich Rechnungen aus und geben in dem Bereich Liste die untenstehende Werte Bezeichnung, Dateiname und Port ein.


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Über SQL ändern fügen Sie folgende SQL-Abfrage ein:

select CONVERT(varchar(10),Rechnung.Datum,104) as Datum, YEAR(Rechnung.Datum) as Jahr, MONTH(Rechnung.Datum) as Monat, Rechnung.Nummer as [Rechnung-Nr.], Kunden.Nummer as [Kunden-Nr.], Kunden.Name as Kunde, KundenGr.GrName as [Kunden Gruppe], Artikel.Nummer as [Artikel-Nr.], Artikel.Name as Artikel, Artikelgr.GrName as [Artikel Gruppe], round(Rechnung.Wert * Rechnung.Kurs,2) as [Wert Rechnung], round(Positionen.GesPreis * Rechnung.Kurs,2) as [Wert Position], Positionen.Anzahl as Menge

from Rechnung left join Positionen on Rechnung.Code = Positionen.BZObjMemberCode left join Kunden on Rechnung.SDObjMemberCode = Kunden.Code left join KundenGr on Kunden.GrCode = KundenGr.GrCode left join Artikel on Positionen.ArtikelCode = Artikel.Code left join ArtikelGr on Artikel.GrCode = ArtikelGr.GrCode where

Positionen.BZObjType in (7,107) and Positionen.ArtikelArt = 0

Rufen Sie die Excel-Auswertung nun über die Rechnungsliste auf.

Wichtig

Bisher unterscheidet sich das Einrichten einer Excel-Auswertung mit oder ohne Vorlagen-Datei nur dadurch, dass Sie einmal einen Dateinamen angegeben haben und einmal nicht.

Obwohl Sie bei der Umsatz-Auswertung den Dateinamen UmsatzAuswertung.xlsx angegeben haben, hat sich eine „tmpCH28.tmp.xlsx“ Datei o. ä. bei Ihnen geöffnet.

Dies liegt daran, dass work4all immer nur eine Kopie der Vorlagen-Datei öffnet. Falls auf die Vorlagen-Datei nicht zugegriffen werden kann, fährt work4all so fort, als ob es keine Vorlagen-Datei gäbe, also ohne Vorlagen-Datei.

Dadurch dass Sie in der Report-Verwaltung bei Port Daten angegeben haben, wurde das Tabellenblatt in Excel, auf dem die Daten aus work4all dargestellt werden, direkt „Daten“ genannt. Dies ist für den späteren Verlauf noch wichtig.

Legen Sie nun ein neues Tabellenblatt in Excel an, welches Sie beliebig benennen können. Wir haben dieses nun „Pivot“ genannt, weil wir im nächsten Schritt eine Pivot-Tabelle hinzufügen wollen.

Klicken Sie dazu im Register Einfügen auf die Schaltfläche PivotTable. In dem Dialogfenster geben Sie bei Tabelle/Bereich folgendes ein:

Klicken Sie einfach in das leere Feld Tabelle/Bereich, dann auf das Tabellenblatt „Daten“, anschließend klicken Sie in den Bereich der Tabelle und drücken dann einmal STRG + A. Den Dialog bestätigen Sie mit OK.


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Es hat sich nun eine unkonfigurierte Pivot-Tabelle in dem leeren Tabellenblatt geöffnet. Am rechten Bildschirmrand sehen Sie die Feldliste, in der Sie bestimmen können, welches Feld wo dargestellt werden soll.

Aus dem oberen Bereich können Sie per Drag and Drop die einzelnen Spalten in die verschiedenen Bereiche verschieben.

Wenn Sie die Felder Jahr und Monat in den Bereich Spalten ziehen, die Kunden-Nr. in den Bereich Filter, die Kundengruppe und Kunde in den Bereich Zeilen und Wert Rechnung in den Bereich Werte erhalten Sie untenstehende Ansicht.

Es gibt gewisse Excel-Standards beim Erstellen von Pivot-Tabellen, die nicht immer sinnvoll sind. Daher sollten Sie die folgenden Punkte überprüfen:

Berichtslayout Excel wählt hier selbstständig das Kurzformat. Das Tabellenformat ist für die meisten Auswertungen jedoch besser geeignet.

Teilergebnisse Standardmäßig sind Teilergebnisse je Spalte im Zeilenbereich eingeschaltet. Diese können Sie entweder für alle Zeilen über die Schaltfläche Teilergebnisse ausschalten oder per Rechtsklick auf die Spalte und dann über das Kontextmenü-

Gesamtergebnisse Das Gesamtergebnis ist im Standard ebenfalls eingeschaltet. Bei Bedarf schalten Sie es aus bzw. nur für Zeilen oder Spalten ein.

Werte-Bereich Werte können Summe, Anzahl oder weitere Werte sein. Manchmal stellt Excel auf Anzahl um, obwohl Sie Summe brauchen.

Sie können entweder in der Feldliste oder in der Pivot-Tabelle über das Kontextmenü den Punkt Wertfeldeinstellungen öffnen und hier den Wert ändern.


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Wir haben nun das Tabellenformat gewählt, Teilergebnis auf Kundengruppe und auf Jahr eingeblendet. Gesamtergebnisse sind deaktiviert. Sie können die Pivot Tabelle wie benötigt beliebig anpassen. Die SQL-Abfrage hat noch weitere Informationen geliefert wie beispielsweise die Artikel-Daten. Sie können in der Feldliste die Darstellung recht einfach wechseln oder auf einem weiteren Tabellenblatt eine zweite Pivot-Tabelle einrichten, die Ihnen zu den gleichen Daten eine andere Darstellung bietet.

Es fehlt nun noch das Abspeichern der Vorlagen Datei. Die Daten von work4all werden in das Tabellenblatt Daten geschrieben. Damit dies erfolgreich funktionieren kann, muss dieser Datenbereich komplett leer sein. Sie wechseln also auf das Tabellenblatt Daten. Entfernen Sie die komplette Datentabelle, beim Löschen kommt eine Rückfrage, ob Sie die Abfrage mit löschen wollen. Dies bestätigen Sie mit Ja. Nun wechseln Sie zurück auf das Tabellenblatt Pivot und speichern es in das Verzeichnis Excel Konnektor in Ihrem work4all Arbeitsverzeichnis ab. Verwenden Sie dabei den Dateinamen, den Sie in der Reportverwaltung angegeben haben.

Verzeichnis für Excel Konnektor

Wenn das Verzeichnis Excel Konnektor in Ihrem work Arbeitsverzeichnis noch nicht besteht, legen Sie dies bitte an.

Wenn Sie die Excel-Auswertung nun erneut über die Rechnungsliste aufrufen, ist die Pivot Tabelle direkt vorhanden. Damit die Pivot-Tabelle aktuell ist, klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf die Pivot-Tabelle und wählen im Kontextmenü den Eintrag Aktualisieren oder alternativ Alle aktualisieren über das Register Daten.


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Technische Informationen

Durch work4all wird in Excel eine Datenverbindung hinterlegt. Diese Verbindung können Sie über die Registerkarte Daten und dann über die Schaltfläche Abfragen und Verbindungen einsehen.

In dieser Verbindung steht der Befehlstext, also die SQL Abfrage, welche Sie in work4all hinzugefügt haben. In der Verbindungszeichenfolge stehen die SQL Server Daten.

Durch die gespeicherte Datenverbindung ist es möglich, die Datei abzuspeichern und später erneut zu aktualisieren. Das Aktualisieren geht ebenfalls über das Register Daten. Beachten Sie bitte, dass Sie zweimal aktualisieren müssen, wenn es sich um eine Pivot-Tabelle handelt. Das liegt daran, dass zunächst die Daten von der SQL Abfrage aktualisiert werden und im zweiten Schritt die Daten der Pivot-Tabelle. Bei der Aktualisierung wird ggf. nach dem Kennwort für den SQL Benutzer gefragt.

Hinweis

Sie haben nur Lesezugriff auf die Daten. Wenn Sie Werte innerhalb von Excel überschreiben, werden diese Daten zwar aktuell so angezeigt, ggf. auch an eine Pivot-Tabelle weitergegeben, aber nicht auf den Datenbankserver geschrieben. Nachdem Sie die Datei wieder aktualisiert haben, werden die geänderten Daten durch die Daten aus der Datenbank ersetzt.

SQL-Abfragen

Beachten Sie bitte, dass für die Erstellung von eigenen Excel-Auswertungen das Schreiben von SQL-Abfragen erforderlich ist. Die Abfragesprache SQL kann in diesem Infoblatt nicht erläutert werden. Es gibt im Internet jedoch zahlreiche Websites, auf denen die Syntax und weitere Funktionen beschrieben sind.

Für Auswertungen werden nur SELECT Abfragen verwendet. Mit diesen Befehlen können Sie an der Datenbank nichts beschädigen.

Eine Datenbankbeschreibung mit den Tabellen und Feldern können Sie auf Anfrage von uns erhalten.

Standard-Reports

Ab der Version 10.8 haben wir die Möglichkeit sogenannte Standard-Reports zu verteilen. Dies können Excel-Auswertungen oder Crystal Reports sein. Diese Standard-Reports werden in der Report-Verwaltung dort angezeigt, wo Ihre bereits vorhanden Reports eingerichtet sind.

Bisher wurden nur Standard-Reports für die Lagerbewertung verteilt. Standard-Reports erkennen Sie an dem vorangestellten „work4all“ in blauer Schrift.


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Stehen neue Standard-Reports zur Verfügung, erhält der Administrator beim Aufruf der Maske einen Hinweis.

Im Datei-Menü fügen Sie als Administrator mit einem Klick auf die Schaltfläche Standardreports die neuen Reports hinzu.

Wenn Sie einen Standard-Report nicht mehr nutzen wollen, können Sie diesen aus Ihrer Report-Verwaltung löschen. Dieser Standard-Report wird auf der Datenbank dann als gelöscht markiert, bleibt aber vorhanden, wird jedoch nicht mehr erneut zum Einrichten angeboten.

Aktualisierung der Standard-Reports

Wir haben die Möglichkeit diese Standard-Reports zu ändern. Dieser Aktualisierungsvorgang würde manuelle Änderungen, die Sie an der SQL Abfrage oder der Vorlagen-Datei vorgenommen haben, überschreiben.

Einbindung von externen Excel-Dateien in work4all

Neben der Einrichtung eigener Excelauswertungen über die Report-Verwaltung können Sie auch Ihre eigenen externen Excel-Dateien über work4all aufzurufen.

Speichern Sie die Excel-Dateien im Verzeichnis Excel in Ihrem work4all Arbeitsverzeichnis. Dann werden diese Excel-Dateien im Bereich Statistik angezeigt.

Mit Hilfe weiterer Unterverzeichnisse können Sie Ihre Dateien strukturieren.

Hinweis

Wenn das Verzeichnis nicht besteht, können Sie sich es einfach anlegen.


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In der Statistik gibt es hierfür einen eigenen Bereich EXCEL.

Hinweis

Es wird hierbei keine Kopie der Datei geöffnet, sondern das Original. Alle Änderungen, die Sie durchführen und speichern, bleiben für das nächste Mal erhalten.

ERP

Handbuch

HandbuchERP

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