Kapitel 3

Text und Folienlayoutbearbeiten

Sie können bereits eine Präsentation mit einfachen Textfolienerstellen. Damit Sie Ihre Folien mit PowerPoint aber vernünftigbearbeiten können, müssen Sie sich jetzt damit beschäftigen,wie Sie Text auf Ihren Folien korrigieren bzw. Ihre Folien for-matieren und wie Sie die Größe und Lage der Platzhalteranpassen.

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Ihr Erfolgsbarometer

Das können Sie schon:

PowerPoint 2003 öffnen und schließen 18

Eine Präsentation erstellen 34

Eine PowerPoint-Datei speichern, schließen und öffnen 42

Das lernen Sie neu:

Textkorrekturen eingeben 52

Texte gestalten 66

Folienlayout anpassen 74

Mit der Foliensortierung und derGliederungsansicht arbeiten 80

Die Zwischenablage einsetzen 83

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Textkorrekturen vornehmenEinfach nur vertippt? Oder fällt Ihnen beim Überarbeiten der Präsentati-on eine bessere Formulierung ein? Kein Problem: Wenn Sie erst einmaldie umfangreichen Korrekturmöglichkeiten in PowerPoint kennen ge-lernt haben, können Sie routiniert Ihren Folien den letzten Schliff gebenund peinliche Rechtschreibfehler vermeiden.

Einzelne Zeichen löschenZunächst stelle ich Ihnen zwei einfache Optionen vor, die Sie anwenden,wenn Sie nur ein oder wenige Zeichen in Ihrem Text verändern müssen.

1 Wenn Sie einenTippfehler nach derEingabe bemerken,klicken Sie – sofernsich die Maus nichtan dieser Positionbefindet – mit demMauszeiger an dieStelle, an der sich derFehler befindet.

2 Drücken Sie die R-Taste, und das Zeichen linksvom Cursor wird gelöscht. Wenn Sie mehrere Buchstabenlöschen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.

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3 Drücken Sie die _-Taste, wenn der Fehler rechtsvom Cursor liegt. Zum Löschen mehrerer Zeichen wieder-holen Sie den Vorgang.

4 Im Anschluss an den Löschvor-gang können Sie – falls notwendig – dierichtigen Buchstaben eintippen.

Markieren und umfangreichere TextkorrekturendurchführenIn PowerPoint können Sie auch umfangreichere Textkorrekturen vorneh-men. In diesen Fällen ist das Löschen über die R- bzw. die _-Tasteein sehr umständliches Verfahren.

Wie in allen Office-Programmen, müssen Sie zuerst die betreffende Pas-sage markieren, bevor Sie sie bearbeiten können.

Was ist das?

Der Vorgang des Markierens ist ein wichtiger Bestand-teil aller Office-Programme. In PowerPoint kennzeich-nen Sie damit die Teile der Präsentation, für die Sieanschließend eine Korrektur (oder eine Änderung derFormatierung) durchführen wollen.

Markieren Sie die betreffende Textpassage wie folgt:

Textkorrekturen vornehmen

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1 Ein einzelnes Wort markieren Sie mit einemDoppelklick auf das betreffende Wort.

2 Um einen ganzen Absatz zu markieren,klicken Sie dreimal kurz mit der Maus in diebetreffende Passage.

3 Zum Markieren einiger Buchstaben odermehrerer Wörter setzen Sie den Cursor an denBeginn der betreffenden Stelle. Drücken Siedann die linke Maustaste und ziehen Sie denCursor mit gedrückter Maustaste bis zu derStelle, an der die Markierung enden soll.

4 Zum Markieren des ganzen Textes innerhalb einesPlatzhalters klicken Sie zuerst mit der Maus in denPlatzhalter und wählen dann aus dem Menü Bearbeitenden Befehl Alles markieren.

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5 Die markiertenTextpassagen können Siemit der _-Taste löschen.

6 Sie können markierten Text aberauch ganz einfach überschreiben.Beginnen Sie zu tippen, und der mar-kierte Text wird automatisch gelöscht.

7 Eine Markierung können Sieaufheben, indem Sie mit der Mausauf einen Bereich außerhalb derMarkierung klicken.

Textpassagen verschiebenIn Office-Programmen können Sie Textpassagen ganz praktisch mitDrag&Drop verschieben:

1 Markieren Sie den Bereich, den Sie an eine andereStelle verschieben wollen.

Textkorrekturen vornehmen

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2 Klicken Sie in die Markierung, und ziehen Sie mitgedrückter Maustaste die gestrichelte Einfügemarke an diegewünschte Stelle.

3 Lassen Sie die Maustaste los. Der Text wurde verschoben.

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4 Jetzt können Sie die Formulierung des Stichpunktsweiter ergänzen und korrigieren, wie Sie das im vorherge-henden Abschnitt gesehen haben.

Wenn Sie ganze Absätze auf der Folie verschieben wollen, geht das imPrinzip genauso. Wichtig dabei ist nur zu wissen, dass Sie beim Drag&Dropnicht die Absatzformatierung mit verschieben und dies in Extra-Schrittenerledigen müssen.

1 Drücken Sie zunächst die [-Taste an der Position, ander der Absatz nach dem Drag&Drop stehen soll. Damithaben Sie einen Absatz-Platzhalter eingefügt.

Textkorrekturen vornehmen

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Sie sehen nun das Absatzzeichen und die Einfügemarke in grauer Schrift.

2 Markieren Sie den betreffenden Absatz und verschiebenihn mit Drag&Drop an die vorgesehene Position.

3 Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie das Ab-satzzeichen an der Stelle löschen, an der es nicht mehr benö-tigt wird. Dazu klicken Sie mit der Maus in die betreffendeZeile, so dass wieder das graue Aufzählungszeichen und dieSchreibmarke erscheinen.

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4 Drücken Sie die _-Taste, um den überflüssigenPlatzhalter zu löschen.

Jetzt ist der Absatz an das Ende der Aufzählung verschoben und die erste(leere) Zeile gelöscht.

Achtung

Verschieben Sie Text am besten nur innerhalb eines Textplatzhalters bzw. ineinen anderen Textplatzhalter. Wenn Sie die markierte Passage außerhalbdes Folienlayouts platzieren, eröffnen Sie damit ein so genanntes freies Text-feld. Wie Sie damit umgehen, lernen Sie später in Kapitel 6 im AbschnittObjekte und Linien beschriften.

Die Rechtschreibung prüfenVielleicht haben Sie sich schon gewundert, warum in PowerPoint beider Texteingabe einige Wörter mit einer roten Zickzack-Linie unterstri-chen sind. Das liegt daran, dass PowerPoint mit einem Lexikon im »Hin-tergrund« arbeitet. Alle Wörter, die das Lexikon nicht kennt, werden mitdieser Linie gekennzeichnet.

Textkorrekturen vornehmen

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Sie können diese Hinweise des Programms ganz einfach ignorieren, wennSie sicher sind, dass Sie das betreffende Wort richtig geschrieben haben.

Über die Rechtschreibprüfung von PowerPoint können Sie die Schreib-weise aber auch überprüfen und gegebenenfalls einen Fehler korrigieren.

Tipp

Wenn in Ihrer Präsentationoffensichtliche Schreibfeh-ler nicht angezeigt werden,müssen Sie die automatischeRechtschreibprüfung akti-vieren. Rufen Sie dazu denMenübefehl Extras/Optio-nen auf. In der RegisterkarteRechtschreibung und For-mat klicken Sie auf die Käst-chen vor Rechtschreibungwährend der Eingabe über-prüfen und Immer Korrektu-ren vorschlagen. Jetzt funk-tioniert die Rechtschreib-prüfung, wie in den folgen-den Schritten angegeben.

1 Rufen Sie den Menübefehl Extras/Rechtschreibung auf.

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2 Im Dialogfeld Rechtschreibung können Sienun die Schreibweise der Wörter überprüfen, diedas Lexikon von PowerPoint nicht kennt.

3 Wenn Sie jetzt auf Ändernklicken, wird die Schreibweise desWortes so geändert, wie es unterÄndern in angegeben wird.

4 Über Alle ändern werden alle Wörter der Präsentation,die so geschrieben sind, wie unter Nicht im Wörterbuchangegeben, automatisch korrigiert, und zwar entsprechendder Schreibweise, die das Programm als Alternative unterÄndern in angibt (nur dass Sie diese Vorschläge nicht einzelnzu Gesicht bekommen).

5 Gibt es bei einem Wort mehrere alternativeVorschläge, finden Sie die Liste unter Vorschläge.

Markieren Sie in der Liste das Wort, dessen Schreibweise Sie überneh-men möchten, und klicken Sie auf Ändern für eine einzelne Verbesse-rung bzw. auf Alle ändern für eine Korrektur innerhalb der gesamtenPräsentation.

Textkorrekturen vornehmen

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6 Wenn PowerPoint ein Wort zur Korrekturvorschlägt, Sie die aktuelle Schreibweise aberbeibehalten wollen, klicken Sie auf Ignorieren.

7 Wenn Sie sich für Alle ignorieren entscheiden,wird die Schreibweise des Wortes, für die Sie sichentgegen des Lexikon-Vorschlags entschieden haben,für die gesamte Präsentation übernommen (und inder Rechtschreibprüfung nicht mehr angezeigt).

8 Wenn PowerPoint ein Wort nicht kennt,das Sie aber im Verlauf der Präsentationmehrmals benutzen, können Sie es in dasStandard-Wörterbuch Benutzer.dic aufneh-men, indem Sie auf Hinzufügen klicken.

Sie nehmen dann die Schreibweise in das Lexikon auf, das unter Nichtim Wörterbuch angegeben ist. PowerPoint wird dann bei allen folgen-den Präsentationen dieses Wort nicht mehr beanstanden.

9 Haben Sie sich bei der Rechtschreibprüfung beimersten Wort für eine der Optionen entschieden, diehier vorgestellt wurden, wird die Rechtschreibprüfungbeim nächsten unbekannten Wort fortgesetzt.

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10Wenn das PowerPoint-Wörterbuch eineSchreibweise nicht kennt, aber auch keineAlternativen unter Vorschläge anbietet: KlickenSie auf das dann leere Feld unter Ändern in undtippen die richtige Schreibweise des Wortes ein.

11 PowerPoint beendet die Rechtschreib-prüfung, wenn alle unbekannten Wörter der Präsen-tation »gecheckt« und korrigiert wurden. Klicken Sieauf OK, um zur Normalansicht zurückzukehren.

Nach der Rechtschreibprüfung sollten die roten Zickzack-Linien von Ih-ren Folien komplett verschwunden sein.

Die Funktion AutoKorrektur einsetzenDie Funktion AutoKorrektur ist in der Standardeinstellung von Power-Point aktiviert. Diese Funktion korrigiert automatisch eine Reihe vontypischen Fehlern bei der Texteingabe.

1 Rufen Sieden MenübefehlExtras/Auto-Korrektur-Optionen auf.

2 Wählen Sie die Registerkarte AutoKorrektur.

Textkorrekturen vornehmen

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In der Standardeinstellung sind alle Optionen aktiviert, d.h. die angege-benen Fehler werden bei der Eingabe verbessert.

3 Unter dem Eintrag Während derEingabe ersetzen finden Sie eine Liste vonWörtern (und typischen Schreibfehlern), diePowerPoint immer selbstständig korrigiert.

4 Sie können der Liste auch neue Einträgehinzufügen, wenn Sie im Feld Ersetzen: das falschgeschriebene Wort und im Feld Durch: die richtigeVersion eingeben. Klicken Sie abschließend aufHinzufügen.

5 Mit der SchaltflächeLöschen können Sie die Einträgeaus der Liste entfernen, die Siezuvor markiert haben.

Tipp

Diese Funktion ist sehr praktisch, weil Sie hier Ihren typischen persönlichen»Vertippern« beikommen können. Darüber hinaus können Sie diese Möglich-keit aber auch aktiv einsetzen: Müssen Sie in einer Präsentation ein kompli-zierteres Wort oft schreiben? Legen Sie doch in der Liste des Dialogfelds einKürzel für diesen Ausdruck fest (z. B. »ppt« für »PowerPoint«); damit sparenSie sich nervende Tipparbeit.

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Die Funktion AutoKorrektur wird meistens in Ihrem Sinne sein. Solltedas nicht der Fall sein, so haben Sie die Möglichkeit, eine Änderungrückgängig zu machen: Hat PowerPoint eine AutoKorrektur durchge-führt, wird eine kleine blaue Fläche angezeigt, wenn Sie mit dem Maus-zeiger das korrigierte Wort – auf der Beispielfolie das Wort »und« –berühren.

1 Berühren Sie mit demMauszeiger die blaueFläche, wird die Schalt-fläche AutoKorrektur-Optionen angezeigt. 2 Klicken Sie auf

die Schaltfläche.

3 In der nun angezeigten Liste könnenSie durch Anklicken des ersten Eintrags dieaktuelle Änderung rückgängig machen.

4 Wenn Sie die zweite Optionanklicken, wird die automatischeKorrektur dieses Wortes für das gesamtePowerPoint-Dokument deaktiviert.

Textkorrekturen vornehmen

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5 Klicken Sie AutoKorrektur-Optionen steuernan, erscheint das bereits bekannte DialogfeldAutoKorrektur auf dem Bildschirm: DieAutoKorrektur-Anweisungen für PowerPointkönnen nun direkt aktualisiert werden.

Texte gestaltenWenn Sie Textteile markiert haben, können Sie diese auch formatieren.Der Begriff Formatierung bezieht sich in Office-Programmen auf die for-male Gestaltung von Texten und Objekten.

ZeichenformatierungDie Schriftformatierung in PowerPoint umfasst Einstellungsoptionen fürdie Schriftart, die Schriftgröße und die Schriftfarbe. Zusätzlich könnenSie noch festlegen, ob Sie ein Wort fett, kursiv, unterstrichen, schattiert,hoch- oder tiefgestellt darstellen wollen.

Die vollständigen Optionen finden Sie im Dialogfeld Zeichnen, das Sieüber den Menübefehl Format/Zeichen öffnen können.

Schneller ist der Weg über die Symbolleiste:

1 Zum Zuweisen von Schriftformaten markierenSie zunächst den betreffenden Textteil auf der Folie.

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2 Zum Ändern der Schrift klicken Sieauf den Dropdown-Pfeil des SymbolsSchriftart in der Format-Symbolleiste.

3 Klicken Sie auf die ge-wünschte Schrift in der Liste.

4 Zum Ändern der Schriftgröße klickenSie auf den Dropdown-Pfeil neben derSchaltfläche Schriftgrad und wählen siedann per Mausklick aus der Liste aus.

Tipp

Denken Sie bei der Wahl der Schrift daran, dass sie bei der Präsentation derFolien gut lesbar sein sollte, und geben Sie geraden, klaren Schriften den Vor-zug (z. B. Arial oder Verdana). Wenn Sie auf Ihren Folien relativ viel Textaufnehmen wollen, sollten Sie bei der Schriftwahl berücksichtigen, dass eini-ge Schriften mehr Platz beanspruchen als andere.

Das Listenfeld umfasst Optionen von 8 bis 96 Punkt.

Texte gestalten

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5 In der Format-Symbolleiste findenSie auch die Schalflächen für Fett,Kursiv, Unterstrichen und Schatten.

Tipp

Auch beim Schriftgrad sollten Sie an die Lesbarkeit während der Vorführungdenken. Empfohlen werden Schriftgrößen von 40 bis 44 Punkt für den Titelund etwa 24 Punkt für normalen Text. Einen Schriftgrad von weniger als 18Punkt sollten Sie nicht wählen.

Sie können diese Formatierungen rückgängig machen, indem Sie nocheinmal auf die entsprechenden Schaltflächen klicken.

Wenn Sie zusätzlich zu diesem Schriftschnitt noch spezielle Effekte wiez.B. Relief haben wollen, formatieren Sie diese wieder über die Menü-leiste unter Format/Zeichen.

Absatzformatierung

1 Wenn Sie auf die Schaltflächen Links-bündig, Zentriert bzw. Rechtsbündig in derFormat-Symbolleiste klicken, richten Sie Ihre(markierten) Absätze entsprechend aus.

2 Mit der Schaltfläche Nummerierungkönnen Sie markierte Absätze durchnummerie-ren. Wenn Sie ein anderes Aufzählungszeichenhinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schalt-fläche Aufzählungszeichen.

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3 Beide Formatierungen löschenSie, wenn Sie noch einmal auf diebetreffende Schaltfläche klicken.

Die Nummerierungsart bzw. das Aufzählungszeichen festlegen könnenSie allerdings nur über den Menübefehl Format/Nummerierung und Auf-zählungszeichen.

Wählen Sie entweder die Registerkarte Nummerierung oder Aufzählungs-zeichen. Welche Option im Augenblick aktiviert ist, sehen Sie an der her-vorgehobenen Randmarkierung. Mit einem Doppelklick auf eines deracht Felder ändern Sie die Einstellung.

Datum, Fußzeile und Seitenzahlen eingebenSie können in PowerPoint das Datum und die Seitenzahl auf den Folieneintragen. Zusätzlich ist noch Platz, eine Fußzeile unterzubringen.

1 Klicken Sie in der Foliensortierung aufdie Folie, für die Sie eine Seitenzahl bzw.Angabe des Datums einfügen möchten.

Texte gestalten

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2 Wählen Sie im Menü Einfügen den Eintrag Folien-nummer oder Datum und Uhrzeit.

Unabhängig davon, welchen Eintrag Sie gewählt haben, wird in jedemFall das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile eingeblendet.

3 Wählen Sie die Registerkarte Folie.

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4 Nun können Sie unter In Folieeinschließen wählen: Wenn das Datumbeim Öffnen der Präsentation immeraktualisiert werden soll, klicken Sie aufAutomatisch aktualisieren.

5 Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben derDatumsangabe, und entscheiden Sie sich dann für eineVariante, die in der Liste angeboten wird.

6 Wollen Sie ein fixes Datum eintragen,wählen Sie die Option Fest und tippen diegewünschte Angabe ein.

7 Wenn Sie auf Ihren Folienkeine Datumsangabe wünschen,deaktivieren Sie das Kontroll-kästchen neben Datum und Uhrzeit.

Texte gestalten

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8 Klicken Sie auf Folien-nummer, um Ihre Folien miteiner laufenden Seitenzählungzu versehen.

9 Zuletzt tippen Sie – wenn Sie dies benötigen –die Fußzeile ein.

In der Standardeinstellung ist diese Funktion bereits aktiviert, Sie müs-sen also nur Ihren Text eingeben.

10 Zum Abschluss könnenSie Ihre Angaben kontrollieren: ImFeld Vorschau sehen Sie die aktuel-le Lage der Platzhalter. DiejenigenPlatzhalter, die von Ihnen belegtwurden, sind markiert.

In diesem Beispiel wurden Angaben für Seitenzahl und Fußzeile aufge-nommen.

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11Wenn Sie Ihre Angaben aufder Titelfolie ausblenden wollen, mussdas Kontrollkästchen vor Auf Titelfolienicht anzeigen aktiviert sein.

12 Bestätigen Sie IhreEingaben jetzt mit Für alleübernehmen, und Sie kehrenwieder zur Normalansichtzurück.

Wenn Sie sich an dieser Stelle für Übernehmen entscheiden, werdenIhre Eingaben nur für diejenige Folie übernommen, die gerade imFolienfenster angezeigt wird. Auf diese Art können Sie z.B. eine Fuß-zeile nur für die Titelfolie festlegen.

Texte gestalten

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Folienlayout anpassen

Platzhalter automatisch anpassenIn PowerPoint wird die Texteingabe auf den Folien standardmäßig durchdie Funktion Automatisches Anpassen von Text unterstützt.

1 Wenn Sie so viel Text eingeben, dass er über dieGrenzen des Platzhalters hinausgeht, verkleinert PowerPointdie Schriftgröße und den Zeilenabstand automatisch wäh-rend der Eingabe, bis der ganze Text in den Platzhalter passt.

Auf dieser Beispielfolie wurde der Schriftgrad des Folientitels von44 Punkt auf 40 Punkt angepasst.

2 Die Schaltfläche Optionen fürdas automatische Anpassen, dieneben dem Platzhalter eingeblen-det wird, ermöglicht die Steuerungdieser Größenanpassung. KlickenSie mit der linken Maustaste darauf.

Hinweis

Die Funktion AutomatischesAnpassen gilt auch für Textim Notizenfenster.

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3 Sie sehen, dass in der Standardein-stellung die Option Automatisch Text anPlatzhalter anpassen aktiviert ist.

Wenn die selbstständige Schriftformatierung von PowerPoint also in Ih-rem Sinne ist, müssen Sie weiter nichts unternehmen und können dieSchaltfläche ignorieren.

4 Klicken Sie auf Kein automatisches Anpassen diesesPlatzhalters, so können Sie die ursprüngliche Schriftgrößewiederherstellen.

5 Über die Option AutoKorrektur-Optionen steuern erhalten Sie in dasDialogfeld AutoKorrektur mit derRegisterkarte AutoFormat während derEingabe angezeigt.

Folienlayout anpassen

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In diesem Zusammenhang wichtig ist der Abschnitt Während der Einga-be übernehmen.

6 Klicken Sie auf die Kästchen vor Titeltext anPlatzhalter automatisch anpassen (für Titeltext)und/oder Untertiteltext an Platzhalter automatischanpassen (für Text im Textkörper). So deaktivierenSie die Standardeinstellung und können die Größeder Schrift und Platzhalter individuell festlegen.

Platzhalter manuell anpassenWenn Sie die Funktion Automatisch anpassen deaktiviert haben, müs-sen Sie die Steuerung der Größenanpassung von Platzhaltern manuelldurchführen.

1 Klicken Sie inden Platzhalter, umihn zu markieren.

2 Auf dem eingeblendeten Auswahlrahmensehen Sie die Ziehpunkte zur Größenänderung.

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Der schraffierte Auswahlrahmen ist unterbrochen, wenn der Text dieGröße des Platzhalters überschreitet, sonst ist die schraffierte Markie-rung durchgehend.

3 Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Auswahl-rahmen, bis ein Vierfachpfeil erscheint, und klickenSie dann mit der linken Maustaste. Der gepunkteteRahmen zeigt die genaue Größe des Platzhalters an.

Mit den Korrekturziehpunkten können Sie die Größe des Platzhaltersverändern:

1 Berühren Sie mit dem Mauszeiger den Korrekturzieh-punkt. Der Doppelpfeil zeigt Ihnen die Richtung an, in dieSie diese Seitenlinie bewegen können.

Folienlayout anpassen

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2 Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste, und ziehenSie das Fadenkreuz an die gewünschte Stelle. Die gestrichelteLinie zeigt die neue Position der Seitenlinie an. Lassen Siedann die Maustaste los.

3 Wenn die Funktion AutoAnpassen nichtdeaktiviert ist, formatiert PowerPoint die Schrift-größe und den Zeilenabstand automatisch.

4 Der Auswahlrahmen verschwindet,wenn Sie mit der Maus auf eine Stelleaußerhalb des Platzhalters klicken.

Mit den Ziehpunkten in der Mitte der jeweiligen Seitenlinien können Siediese nach oben bzw. unten verschieben. Wenn Sie einen der vier Eck-punkte korrigieren, werden zwei Seitenlinien gleichzeitig verschoben.

Zu guter Letzt können Sie auch die Position des ganzen Platzhaltersverschieben, ohne seine Größe zu verändern.

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1 Klicken Sie mit demMauszeiger auf den schraffier-ten Auswahlrahmen, so dass erwieder gepunktet erscheint.

2 Berühren Sie eine Seitenlinie mit dem Mauszeiger; derVierfachpfeil erscheint.

3 Drücken Sie die linke Maustaste, undziehen Sie nun den ganzen Platzhalter andie gewünschte Position.

Folienlayout anpassen

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4 Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird der Platzhalteran die neue Position verschoben.

Tipp

Achten Sie beim Anpassen der Platzhalter darauf, dass Sie auf den Folien nichtzu viele verschiedene Schriftgrößen haben. Das Erscheinungsbild der Präsen-tation wird sonst für das Publikum zu unübersichtlich.

Auch das Layout sollten Sie nicht leichtfertig ändern, denn die vorgegebenenGrößen verleihen Ihren Folien ein professionelles Aussehen.

Und denken Sie zuletzt daran, dass Sie die Schriftgröße nicht zu klein wählen.Dass die AutoAnpassen-Funktion von PowerPoint nur bis zu einer gewissenSchriftgröße funktioniert, hat einen guten Grund: Die Folien sollen gut lesbarsein, dann kommt die Präsentation gut an.

Mit Foliensortierung undGliederungsansicht arbeitenWenn Sie die Konzeption Ihrer Präsentation erarbeiten, wird die Folien-sortierung bzw. die Gliederungsansicht von PowerPoint interessant. Siekönnen auf dem Folienfenster eine einzelne Folie bearbeiten und behal-ten dennoch den Überblick.

In der Foliensortierung bzw. Gliederungsansicht können Sie aber auchdie Folien der Präsentation direkt bearbeiten: So lassen sich z.B. einzel-

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ne Folien verschieben, und Text kann direkt eingegeben oder auf andereFolien kopiert werden.

Text in der Gliederungsansicht bearbeitenIn der Gliederungsansicht wird der Text auf den einzelnen Folien ineiner Übersicht angezeigt.

1 Klicken Sie im Übersichtsfenster auf die RegisterkarteGliederung.

2 Sie sehen jetzt auf der linken Bildschirmseitedie Texte aller Folien eingeblendet. Zusätzlichwerden in der Gliederungsansicht noch das Folien-layout und die Schriftformate wiedergegeben.

Mit Foliensortierung und Gliederungsansicht arbeiten

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3 In der Gliederungsan-sicht können Sie die Folien-texte direkt bearbeiten.

Das Vorgehen ist dabei genau das gleiche, wie es für die Texteingabeund -korrektur im Folienfenster beschrieben wurde. Sie haben allerdingseine zusätzliche Option: Bei der Bearbeitung können Sie dasDrag&Drop-Verfahren folienübergreifend anwenden.

Reihenfolge der Folien verändernIn der Foliensortierung erhalten sie einen Überblick über die Reihenfol-ge Ihrer Folien. Zudem wird im Ansichtsfenster erkennbar, welches Lay-out Sie gewählt haben und ob Sie grafische Elemente (zu diesen kom-men wir später) eingefügt haben. Diese Informationen gehen aus derGliederungsansicht nicht hervor.

1 Klicken Sie im Übersichtsfensterauf die Registerkarte Folien.

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Sie sehen jetzt im linken Bildschirmbereich die nummerierten Foliender Präsentation.

2 Zum Ändern der Reihenfolgemarkieren Sie mit einem Mausklick diebetreffende Folie. Diese ist dann miteinem blauen Rahmen gekennzeichnetund erscheint gleichzeitig auf demFolienfenster.

3 Ziehen Sie die Folienper Drag&Drop an diegewünschte Stelle.

Die Zwischenablage einsetzenZusätzliche Bearbeitungsmöglichkeiten erhalten Sie, wenn Sie dieSchaltflächen Ausschneiden, Kopieren, und Einfügen zusammen mit derZwischenablage in Ihrer Arbeit einsetzen. Vor allem das Einfügen ist fürAnfänger auf den ersten Blick kompliziert, aber mit ein wenig Übung istdas kein Problem.

Die Zwischenablage einsetzen

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Auf der rechten Bildschirmseite wird das Fenster für den Aufgaben-bereich angezeigt.

2 Zum Wechseln des Aufgabenbereichs klicken Sie aufden Dropdown-Pfeil und wählen aus der Liste den EintragZwischenablage.

1 Rufen Sie den Menübefehl Ansicht/Aufgabenbereich auf.

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Sie können bis zu 24 Elemente (auch aus anderen Office-Programmen)in der Zwischenablage »parken«. Diese bleiben so lange erhalten, bisSie alle Office-Programme beendet haben.

4 Textabschnitte, dieSie in der Zwischenablagespeichern wollen, markie-ren Sie am besten in derGliederungsansicht, ganzeFolien in der Folien-sortierung.

3 Im Aufgabenbereich Zwischenablage kön-nen Sie Textpassagen, Objekte oder ganze Folienvorübergehend ablegen, um sie an späterer Stellewieder in die Präsentation einzufügen.

Die Zwischenablage einsetzen

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Sie können allerdings auch in der Gliederungsansicht eine ganze Foliemarkieren, wenn Sie auf das Foliensymbol klicken, das Sie neben demFolientitel sehen. Zum Markieren von Absätzen klicken Sie auf das Auf-zählungszeichen.

6 Klicken Sie auf Kopieren,wenn das markierte Elementauf der Folie verbleiben soll,Sie aber eine Kopie für dieZwischenablage benötigen.

5 Klicken Sie auf dieSchaltfläche Ausschneiden inder Symbolleiste, wenn Siedas markierte Objekt aus derPräsentation erst einmalausschneiden wollen.

7 Die Elemente in der Zwischenab-lage werden in der Reihenfolge aufge-führt, in der sie eingestellt wurden.

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Ganze Folien erkennen Sie an dem großen Foliensymbol und demFolientitel, mit dem sie in der Liste stehen. Einzelne Textabschnitte wer-den durch ein Teil-Symbol und den Anfangswortlaut dargestellt. WennSie später mit grafischen Elementen arbeiten, so werden diese in einerMiniaturansicht in der Liste abgebildet.

8 Zum Einfügen klicken Siedas entsprechende Element inder Zwischenablage an. Es wirddann auf der Folie eingefügt, dieSie auf dem Folienfenster einge-blendet haben.

Achtung

Beim Einfügen müssen Sie in PowerPoint ein wenig »mithelfen«: Wenn Sieeinfach auf das gewünschte Element klicken, um es auf der Folie einzufügen,wird es Layout-unabhängig im Zentrum der Folie platziert. Sorgen Sie alsovor dem Einfügen grundsätzlich dafür, dass auf der Folie der entsprechendeRaum vorhanden ist.

Dies bedeutet: Wenn Sie eine ganze Folie aus der Zwischenablage einfügen,tun Sie dies, nachdem Sie eine leere (!) Folie in Ihre Präsentation eingefügthaben. Wenn Sie einen Textabschnitt einfügen wollen, sorgen Sie dafür, dassein entsprechender Platzhalter auf der Folie vorhanden ist. Markieren Siediesen Platzhalter, so fügt PowerPoint an dieser Stelle das neue Element ein.Fügen Sie kleinere Textpassagen ein, setzen Sie zuvor den Cursor an dieStelle der Folie, an welcher der eingefügte Text später stehen soll.

Leider geht es über den Rahmen dieses Buches hinaus, Ihnen alleVersionen genau vorzuführen. Experimentieren Sie einfach einwenig. Über die Schaltfläche Rückgängig können Sie den Ein-fügevorgang jederzeit widerrufen.

Die Zwischenablage einsetzen

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9 PowerPoint blendet nach dem Einfügen die SchaltflächeEinfügen-Optionen ein.

10Mit dieser Schaltfläche kontrollierenSie, ob Sie beim Einfügen die Formatierung derZielfolie übernehmen (Entwurfsvorlagen-formatierung verwenden ist die Standardein-stellung) oder die ursprüngliche Formatierungbeibehalten wollen.

Diese Option ist vor allem bei der Arbeit mit Vorlagen von Bedeutung,der wir uns im nächsten Kapitel zuwenden wollen.

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Kleine ErfolgskontrolleWieder einmal können Sie – wenn Sie wollen – am Ende des Kapitelskleine Aufgaben lösen.

1. Wie markieren Sie einen Absatz? Wie einen Platzhalter?

2. Wie heißt das Verfahren, mit dem Sie Textpassagen verschieben kön-nen, und wie wendet man es an?

3. Was versteht man unter Schriftformatierung?

4. Was passiert, wenn Sie in PowerPoint über den vorgegebenen Platzin einem Platzhalter »hinausschreiben«?

5. Wie ändern Sie am besten die Folien-Reihenfolge?

Kleine Erfolgskontrolle