Thema: Konzept für weitere E-Government Anwendungen

Bewerbergemeinschaft „Modellkommune E-Government“ Antragssteller: Stadt Ibbenbüren

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Thema: „Konzept für weitere E-Government

Anwendungen“

Antragssteller: Stadt Ibbenbüren

Bewerbergemeinschaft: Stadt Ibbenbüren, Kreisstadt Steinfurt, Stadt Velen, Stadt

Gronau (Westf.), Stadt Ahaus, Stadt Borken, Gemeinde

Neuenkirchen, Gemeinde Laer, Stadt Rhede sowie

Zweckverband KAAW (Kommunale ADV-

Anwendergemeinschaft West)

Version: 0.9 (in Abstimmung)

Datum: 09.07.2015

Klassifizierung: - vertraulich -


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Inhalt

1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung ......................................................................... 5

2. Generisches Vorgehensmodell der E-Government-Konzeptionierung ........................................................ 8

2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells ................................................................................. 8

2.2. Prozessanalyse...................................................................................................................................... 9

2.2.2. Prozess-Steckbrief und Ermittlung Nutzenfaktor ........................................................................... 11

2.2.3. Grundsatzentscheidung Einführung elektronische Verwaltungsdienstleistungen ........................ 13

2.3. Prozessdesign ..................................................................................................................................... 14

2.3.1. Prozess-Modellierung ..................................................................................................................... 14

2.3.2. Bewertung des Prozesses und Auswahl technischer Lösungskomponenten ................................. 15

2.4. Einführung eines E-Government-Prozesses / Empfehlungen ............................................................ 16

3. Konzept für weitere E-Government-Anwendungen .................................................................................. 18

3.1. Betrachtungsgegenstände für die Konzeptionierung ........................................................................ 18

3.1.1. Organisatorische / Demographische Rahmenparameter .............................................................. 19

3.1.2. Kaufmännische Rahmenparameter ................................................................................................ 21

3.1.3. Technische Rahmenparameter ...................................................................................................... 22

3.1.4. Rechtliche Rahmenparameter ........................................................................................................ 23

3.1.5. Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit .......................................................................... 24

3.2. Projektierung des Vorhabens ............................................................................................................. 25

3.2.1. Identifizierte E-Government-Anwendungen .................................................................................. 25

3.2.1.1 Gewerbemeldungen ........................................................................................................................... 26

3.2.1.2 Personenstandsurkunde .................................................................................................................... 28

3.2.1.3 Bebauungspläne ................................................................................................................................. 30

3.2.2. Gesamtkonzept der Bereitstellung von E-Government- Anwendungen........................................ 32

3.2.2.1 Referenzarchitektur E-Government-Konzept..................................................................................... 32

3.2.2.1 Portalgestaltung ................................................................................................................................. 33

3.2.2.2 Elektronische Zugänge ....................................................................................................................... 33

3.2.2.2 Schnittstellen / Datenaustausch ........................................................................................................ 34

3.2.2.2 Zeitplan: Einführung von E-Government- Anwendungen .................................................................. 35

3.2.3. Marketing-und Sensibilisierungsmaßnahmen ................................................................................ 37

3.2.4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Ressourceneinsatz ................................................................ 40

4. Fazit und Ausblick ....................................................................................................................................... 43

5. Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................................... 45


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Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft ............................................................................. 5

Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft....................................................................................... 6

Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen ........................ 8

Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formularserver der Stadt Ibbenbüren .................................................... 9

Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus ...................................... 10

Abbildung 6: Beispiel Vorlage für einen Prozess-Steckbrief .............................................................................. 11

Abbildung 7: Vorlage für Ermittlung des Nutzenfaktors eines E-Government-Prozesses ................................. 12

Abbildung 8: Einfaches Prozess-Framework inkl. Modulkatalog ....................................................................... 14

Abbildung 9: Exemplarische Darstellung technische Zusammenhänge E-Government-Infrastruktur .............. 16

Abbildung 10: Rahmenparameter und Einflussfaktoren für die E-Government-Konzeptionierung .................. 18

Abbildung 11: Phasen des Change-Management-Prozesses ............................................................................. 19

Abbildung 11: Demografie der kommunalen Beschäftigten in NRW ................................................................. 20

Abbildung 12: Ressourceneinsatz für Prozessoptimierung ................................................................................ 20

Abbildung 13: IT-Kosten pro Mitarbeiter (Branchenvergleich) .......................................................................... 21

Abbildung 14: Schulden der Flächenländer 2011 absolut in Mrd. € .................................................................. 21

Abbildung 15: Gesamt-Bewertungsmatrix Sachstandbericht der Bewerbergemeinschaft ............................... 22

Abbildung 16: E-Government heute und E-Government morgen ..................................................................... 24

Abbildung 17: Prozess-Steckbrief E-Gewerbeanmeldung .................................................................................. 26

Abbildung 18: Prozess-Modell E-Gewerbeanmeldung....................................................................................... 26

Abbildung 19: Bewertung des Nutzenfaktors E-Gewerbeanmeldung ............................................................... 27

Abbildung 20: Prozess-Steckbrief E-Personenstandsurkunde ........................................................................... 28

Abbildung 21: Prozess-Modell E-Personenstandsurkunde ................................................................................ 28

Abbildung 22: Bewertung des Nutzenfaktors E-Personenstandsurkunde ......................................................... 29

Abbildung 23: Prozess-Steckbrief E-Bebauungspläne ........................................................................................ 30

Abbildung 25: Prozess-Modell E-Bebauungspläne ............................................................................................. 30

Abbildung 26: Bewertung des Nutzenfaktors E-Bebauungspläne ..................................................................... 31

Abbildung 27: Referenzarchitektur E-Government-Konzept ............................................................................. 32

Abbildung 28: Medienbruchfreier Prozess-Workflow mit Hilfe eines Formular-Gateway-Servers ................... 34

Abbildung 29: Zeitplan für Projektlaufzeit „Modellkommune E-Government“ (Ursprungsplan) ...................... 36

Abbildung 30: Langfrist-Zeitplan E-Government-Konzept bis zum Jahr 2020(Strategieplan) ........................... 36

Abbildung 31: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 1) .......................................................... 37

Abbildung 32: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 2) .......................................................... 38

Abbildung 33: Logo der City-App „IbbApp“ ........................................................................................................ 39


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Abbildung 34: Kalkulationsvorlage für E-Government-Referenzarchitektur ..................................................... 40

Abbildung 35: Reifegrade für E-Government-Anwendungen ............................................................................ 40

Abbildung 36: Budgetierung von E-Government-Vorhaben .............................................................................. 41

Abbildung 37: Darstellung eines E-Government-Werkzeugkoffers ................................................................... 43

Abbildung 38: Kritische Erfolgsfaktoren für E-Government-Anwendungen ...................................................... 44


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1. Kurzvorstellung des Vorhabens und Bezug zur Bewerbung

Durch die Teilnahme in Form einer Bewerbergemeinschaft (Antragssteller ist die Stadt

Ibbenbüren) mit insgesamt neun Kommunen sowie einem Zweckverband (kommunaler IT-

Dienstleister), muss im Gegensatz zu einer einzelnen Kommune eine mehrdimensionale

Betrachtung für die Gesamt-Konzeptionierung berücksichtigt werden, um möglichst alle

Beteiligten in die Lage zu versetzen, mit Hilfe geeigneter Instrumente („E-Government-

Werkzeugkoffer“) effektiv und einfach E-Government-Services zu analysieren, zu

modellieren und zu realisieren.

Das folgende Schaubild zeigt die Organisationsform der Bewerbergemeinschaft:

Abbildung 1: Organisationsform der Bewerbergemeinschaft

Die nachfolgende Projektskizze zeigt ergänzend die ursprüngliche Bewerbungsidee sowie die

Reihenfolge der Betrachtungsebenen im Projekt, welche in den nachfolgenden Kapiteln im

Zuge der Konzeptionierung sowie der Sensibilisierung der Mitarbeiter (Change-

Management-Prozess) eine wesentliche Rolle einnehmen:


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Abbildung 2: Projektskizze der Bewerbergemeinschaft

Die technischen Aspekte werden im Projekt erst dann detailliert betrachtet, wenn die

Prozesse inkl. der dazugehörigen Organisationen (z. B. Fachdienst-Mitarbeiter, Bürger,

Gewerbetreibende) identifiziert, analysiert und modelliert wurden. Diese Reihenfolge wurde

durch das Bewerberkonsortium aufgrund der Vielzahl

technologischer E-Government-Lösungsanbieter

der beteiligten Personen

der Prozesse in einer Verwaltung

gewählt und es erweist sich als ratsam, diese Vorarbeiten in strukturierter, analytischer Form

zu leisten, da somit projektbegleitend eine Sensibilisierung in den Verwaltungen stattfindet.

Darüber hinaus sei erwähnt, dass die rechtlichen Aspekte (z. B. das E-Government-Gesetz

Bund und Land NRW) und deren Verbindlichkeiten sowie Umsetzungstermine parallel mit

betrachtet und bewertet werden müssen.

Bezugnehmend auf die ursprüngliche Projektidee der Bewerbung wurden in der 1. Phase

generische und Hersteller-neutrale Prozesse modelliert, so dass in der Analysephase nicht

zwingend eine Zuordnung zu einer bestimmten Lebenslage erforderlich war.

Dieses bietet den Vorteil, dass diese generischen Analyse- und Modellierungswerkzeuge

einfach

wiederverwendbar/adaptierbar

transparent

von Größe der Kommune sowie Prozess-Komplexität unabhängig

angewendet werden können.


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Es wurde daher bewusst in kleineren Arbeitsgruppen und unter Beteiligung von kleinen und

mittelgroßen Kommunen zusammengearbeitet, um die Anwendbarkeit zu erproben und

kontinuierlich zu optimieren.

Weiterhin erwähnenswert ist, dass aufgrund der finanziell angespannten Situation in einigen

Kommunen in NRW ein Instrument zur Ermittlung des Nutzenfaktors entwickelt und erprobt

wurde.

Dieses Instrument ist nach Einschätzung der Bewerbergemeinschaft notwendig, um die

Entscheidungsträger möglichst strukturiert in die Lage zu versetzen, den Nutzen und die

wirtschaftlichen Vorteile für die Einführung eines elektronischen Prozesses schnell zu

erkennen. Die Details werden in den folgenden Kapiteln dargestellt.

Abschließend der Hinweis, dass es weiterhin das Ziel des Projektes ist, den Kommunen eine

E-Government-Landkarte bzw. einen E-Government-Werkzeugkoffer bereitzustellen, welche

mit Hilfe geeigneter technischer Lösungen sowie der Werkzeuge für die Prozess-Analyse und

des –designs medienbruchfreie Prozesse schnell und einfach gestalten lässt, um diese unter

Berücksichtigung des Nutzenfaktors in die Praxis zu überführen.


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2. Generisches Vorgehensmodell für die E-Government-

Konzeptionierung

2.1. Vorstellung des generischen Vorgehensmodells

Das folgende Schaubild stellt das generische Vorgehensmodell für die Einführung von E-

Government-Prozessen dar, welche innerhalb der Bewerbergemeinschaft gemeinsam

entwickelt und erprobt wurde:

Abbildung 3: Generisches Vorgehensmodell für die Einführung von E-Government-Prozessen

Im Folgenden werden die einzelnen Komponenten des Konzeptes für die Einführung von E-

Government-Anwendungen erläutert:


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2.2. Prozessanalyse

2.2.1. Identifikation geeigneter elektronischer Prozesse

Zunächst müssen geeignete Prozesse für die Gestaltung von elektronischen

Verwaltungsdienstleistungen identifiziert werden. Hierfür bieten sich folgende

Möglichkeiten an:

Auswertung Formularserver:

Sofern ein Formularserver für die Bereitstellung von Online-Dokumenten bereits

eingesetzt wird, kann üblicherweise die Häufigkeit der Verwendung dieser

Dokumente ausgewertet werden.

Die Auswertung am Beispiel der Modellkommune Stadt Ibbenbüren ergibt folgendes

Ergebnis:

Abbildung 4: Beispiel der Auswertung Formular-Server der Stadt Ibbenbüren

Dieses Beispiel zeigt, dass die Gewerbean-, -um und –abmeldungen häufig in Form

von Online-PDF-Dokumenten genutzt werden und sich daher für die Überführung in

einen medienbruchfreien, elektronischen Prozess anbieten.

In der jetzigen Form steht den Unternehmen und BürgerInnen ausschließlich ein PDF-

Dokument zum Download zur Verfügung. Dieses muss nach der manuellen

Bearbeitung in Papierform an das zuständige Amt postalisch überstellt werden.


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Auswertung Online-Auftritt der Kommune:

Eine weitere Möglichkeit ist die Auswertung des Online-Auftritts der Kommune,

welche ebenfalls in der Regel mit Hilfe des jeweiligen Content-Management-Systems

(kurz: CMS) einfach und schnell durchzuführen ist.

Die Auswertung am Beispiel der Stadt Ahaus zeigt folgendes Ergebnis:

Abbildung 5: Beispiel der Auswertung Aufrufe des Online-Auftritts der Stadt Ahaus

Es wird deutlich, dass Anfragen in Verbindung mit dem Standesamt häufig genutzt

wurden. Daher bietet es sich an, den Bürgern und Unternehmen elektronische

Verwaltungsdienstleistungen in Form von Personenstandurkunden anzubieten.

Nutzung vorhandener Prozess-Bibliotheken:

Für die Identifikation von Prozessen können weiterhin Prozess-Bibliotheken, wie z. B.

die LeiKa-Prozessbibliothek (Leistungskatalog der Öffentlichen Verwaltung) oder die

KGSt-Prozessbibliothek (Kommunale Gemeinschaftsstelle für

Verwaltungsmanagement) verwendet werden.

In diesen Bibliotheken, welche in der Regel ausschließlich Mitgliedern zur Verfügung

stehen, werden sogenannte TOP-100-Prozesse in visualisierter Form dargestellt. Die

Modellierung und Prozessbeschreibung geschieht hierbei mit Hilfe von

Standardvorgaben (z. B. FaMoS = Fachmodellierungsstandard) sowie zusätzlichen

Softwareprodukten, so dass alle Mitglieder die Weiterentwicklung der

Prozessbibliothek aktiv unterstützen können.


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2.2.2. Prozess-Steckbrief und Ermittlung Nutzenfaktor

Nach der Identifikation geeigneter Prozesse, sollten diese mit Hilfe eines Prozess-

Steckbriefes in einfacher und strukturierter Form beschrieben werden.

Aus diesem Grund wurde folgender Prozess-Steckbrief unter Zuhilfenahme einiger

Beispielvorlagen der Modellkommunen der 1. Staffel entwickelt und erprobt:

Abbildung 6: Beispiel Vorlage für einen Prozess-Steckbrief

Neben der eindeutigen Zuordnung einer Prozess-ID sowie den zuständigen

Mitarbeitern in der Verwaltung (Prozess-Verantwortlicher, Prozess-Eigentümer bzw.

Auftraggeber), dient dieser Prozess-Steckbrief dazu, den Entscheidern und den

Projektmitarbeitern eine kompakte Übersicht über die Inhalte und dem Status des

Einführungsprozess (Projektlaufzeit etc.) zu geben.

Im Bereich „Nutzenfaktor“ wird ergänzend auf eine automatisierte Vorlage

verwiesen, die nach ersten Erfahrungen innerhalb von wenigen Minuten zu befüllen

ist und – neben den reinen Wirtschaftlichkeitsfaktoren – eine Vielzahl an weiteren

Mehrwerten für die Kommunen aufzeigen soll.


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Abbildung 7: Vorlage für Ermittlung des Nutzenfaktors eines E-Government-Prozesses

Im Ergebnis kann schnell und einfach ermittelt werden, welchen Gesamt-

Nutzenfaktor (gering, mittel, hoch) der identifizierte Prozess aufgrund der Faktoren

Quantitativer Nutzen, Wirtschaftlichkeit, Prozess-Optimierung sowie Standortfaktor /

Wirtschaftsförderung ausweist.

Ebenfalls findet bei der Anwendung dieses Werkzeuges automatisch eine

Sensibilisierung der beteiligten Mitarbeiter statt. Dieses ist von hoher Bedeutung, um

die Akzeptanz bei allen beteiligten Einheiten von Beginn an herbeizuführen.


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2.2.3. Grundsatzentscheidung Einführung elektronische

Verwaltungsdienstleistungen

Nach der Prozess-Analyse sowie VOR dem Schritt des Prozessdesigns, welcher in der

Regel nicht unbeachtliche Aufwände verursacht (z. B. Abstimmung mit den Fach-

bereichen und Gewerbetreibenden, Prozess-Modellierung), sollte auf Basis der

erstellten Unterlagen eine Grundsatzentscheidung durch den Auftraggeber getroffen

werden (z. B. Verwaltungsvorstand).

Dieser Zwischenschritt wird deshalb empfohlen, da hierdurch klare

Verantwortlichkeiten (Projekt-Verantwortlicher, Auftraggeber etc.) sowie die zu

erwartenden Aufwände in Form von Budgets und Ressourcen bekannt gemacht und

somit geplant werden können, wohlwissend, dass die Detail-Kalkulation und die

technische Realisierung erst im weiteren Verlauf durchgeführt wird.

Darüber hinaus lässt sich feststellen, dass aufgrund der zur Verfügung stehenden

Ressourcen in nur wenigen Kommunen eine digitale IT-Strategie bzw. eine E-

Government-Strategie erstellt und beschlossen wurde.

Dieses führt dazu, dass oftmals einzelne Verwaltungsdienstleistungen

bedarfsorientiert in elektronische Prozesse überführt werden sollen, die

Gesamtzusammenhänge (z. B. der technischen Komponenten, Referenzarchitekturen

etc. ) allerdings nicht vollumfänglich dokumentiert und bekannt sind.

Als Auftraggeber für E-Government-Prozesse treten in der Regel Ratsmitglieder,

Bürger und Gewerbetreibende auf, weniger aber die operativen Mitarbeiter aus den

Fachabteilungen.

Da das Zusammenwirken aller IT-Komponenten (Fachverfahrens-Schnittstellen, E-

Government-Komponenten etc.) ausschlaggebend für die zukünftige digitale IT-

Strategie somit für die moderne Verwaltung ist, empfiehlt es sich im Vorfeld oder

projektbegleitend eine IT-Gesamtstrategie bzw. einer Referenz-Architektur zu

entwickeln.


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2.3. Prozessdesign

2.3.1. Prozess-Modellierung

Nicht jede Kommune hält Werkzeuge sowie das dafür notwendige Know-how inkl.

der Ressourcen für die Modellierung von Prozessen vor (z. B. ARIS, BPMN etc.). Aus

diesem Grund gibt es - wie im Kapitel 2.2.1 erwähnt - Prozess-Bibliotheken, aus

denen vorgefertigte Prozess-Modelle für die öffentliche Verwaltung entnommen

werden können. In der Regel bestehen diese Prozess-Modelle aus sehr detaillierten,

organisatorischen Abläufen (Ablauforganisation), diese bilden daher eine gute

Grundlage für die in Frage kommenden, elektronischen Prozesse.

Darüber hinaus gibt es einige Systeme und Verfahren am Markt, die solche Prozesse

aufgrund des Detailgrades in einfacher Form darstellen und dabei gleichzeitig die

technischen Komponenten sowie Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren,

Behörden und Bürger abbilden.

Aufgrund der Vorgaben im Projekt (zeitlicher Aspekt, einfache Anwendung,

Übertragbarkeit), wurde ein eigenes, einfaches Prozess-Framework entwickelt,

welches die Elemente aus den Bereichen Organisation, Technik und Prozesse

beinhaltet. Dieses Framework stellt sich wie folgt dar:

Abbildung 8: Einfaches Prozess-Framework inkl. Modulkatalog

Nach der Überführung der identifizierten Prozesse in dieses Prozess-Framework kann

geprüft werden, ob eine einfache Überführung in ein Standard-

Modellierungswerkzeug möglich und sinnvoll erscheint.


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2.3.2. Bewertung des Prozesses und Auswahl technischer

Lösungskomponenten

Nachdem die Prozesse identifiziert und modelliert wurden, findet je Prozess eine

Bewertung der E-Government-Komponenten unter IT-Sicherheits- und

Datenschutzaspekten statt.

Beispielsweise sollte geprüft werden, ob eine eID-Authentifizierung notwendig ist

oder ob eine logische Prüfung (z. B. Angabe Geburtsdatum, Geburtsort etc.)

ausreicht. Diese Bewertung ist daher notwendig, da diese Kriterien eine wichtige

Rolle in der Auswahl der technischen Lösungskomponenten darstellen und sich somit

auf die Wirtschaftlichkeit auswirken.

Im weiteren Verlauf des Prozess-Designs werden technische Lösungen

(Hardware/Software) begutachtet und ausgewählt, um somit die modellierten

Prozesse in die Praxis zu überführen.

Gleichzeitig werden die kaufmännischen Rahmenparameter ermittelt (lfd. Kosten,

Einmalkosten, interne Aufwände), um diese unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten

zu bewerten, einzuplanen und bereitzustellen.

Aufgrund der haushalterischen Planungszeiträume und Vorlaufzeiten im öffentlichen

Dienst, der angespannten Haushaltssituation einiger Kommunen sowie der

projektbegleitenden Sensibilisierungsmaßnahmen ist dieser Zwischenschritt inkl. der

dafür notwendigen Informationen (z. B. Nutzenfaktor) erforderlich und zu

empfehlen.

Hierdurch wird von Beginn an die Akzeptanz im Sinne des Change-Managements-

Prozesses der Mitarbeiter in den Kommunen gefördert.

Abschließend folgt innerhalb des Prozess-Designs die Genehmigung der Ressourcen

und Mittel für die Umsetzung des elektronischen Prozesses.


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2.4. Einführung eines E-Government-Prozesses / Empfehlungen

Nach der Planung und Bereitstellung der Ressourcen sowie der finanziellen Mittel,

erfolgen die Konzeptionierung und der Aufbau der Pilot-Umgebungen.

Dieses kann im Bedarfsfall aufgrund der individuellen Anforderungen durch eine

einzelne Kommune erfolgen, es sollte allerdings geprüft werden, ob technische

Komponenten gemeinsam betrieben oder Lösungen der Länder bzw. des Bundes mit

genutzt werden können.

Die architektonischen Zusammenhänge einer Referenzarchitektur lassen sich

exemplarisch wie folgt darstellen:

Abbildung 9: Exemplarische Darstellung technische Zusammenhänge E-Government-Infrastruktur

An dieser Stelle sei darauf hingewiesen, dass eine digitale IT-Strategie bzw. die

erwähnte Referenzarchitektur von Vorteil ist, um die einzelnen Komponenten unter

technischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu kennen, zu nutzen und

weiterzuentwickeln.


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Da die Erstellung einer digitalen IT-Strategie nicht Bestandteil des Förderprogrammes

ist, wird im Folgenden nur kurz auf die möglichen Inhalte eingegangen:

Organisation des IT-Betriebes (z. B. ITIL-Ansatz, IT-Service-Management)

Demographischer Wandel / Fachkräftemangel / E-Government-Kompetenz

Technische Innovationen (z. B. Open Data, Cloud-Computing)

Digitale Infrastrukturen (z. B. Breitband, Rechenzentren, Intelligente Netze)

Vertrauen / Akzeptanz / Change-Management

IT-Sicherheit und Datenschutz

Die Erstellung der digitalen IT-Strategie sollte durch jede Kommune verantwortet und

erstellt werden , da die Inhalte sehr weitreichende Konsequenzen haben können und

hierfür entsprechende Mittel und Ressourcen erforderlich sind.


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3. Konzept für weitere E-Government-Anwendungen

3.1. Betrachtungsgegenstände für die Konzeptionierung

Zunächst sollen in diesem Kapitel die Rahmenparameter für die Konzeptionierung

erläutert werden, da diese ausschlaggebend für die Konzeptionierung weiterer E-

Government-Anwendungen in der Bewerbergemeinschaft sind und aufgrund dessen

bereits die in Kapitel 2 beschriebenen Methodiken und Werkezeuge entwickelt

wurden. Diese bestehen aus

organisatorischen/demographischen Rahmenparametern

kaufmännischen Rahmenparametern

rechtlichen Rahmenparametern

technischen Rahmenparametern

Aspekten der interkommunalen Zusammenarbeit

Diese Rahmenparameter sind teilweise konträr zueinander, was das folgende

Schaubild zeigt:

Abbildung 10: Rahmenparameter und Einflussfaktoren für die E-Government-Konzeptionierung


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3.1.1. Organisatorische / Demographische Rahmenparameter

Projektbegleitend mit der Einführung von E-Government-Anwendungen, muss ein

Change-Management-Prozess im Rahmen der Veränderung der Ablauforganisation in

den Kommunen realisiert werden, dieses mit dem Ziel, die Akzeptanz der

Mitarbeiter, der Führungskräfte sowie des Verwaltungsvorstandes für diese

veränderten Formen der Arbeitsabläufe von Begin an herbeizuführen.

Dieser Change-Management-Prozess sollte deshalb frühzeitig starten, um spätestens

bei der Produktivsetzung des elektronischen Prozesses die notwendige Akzeptanz

erzeugt zu haben.

Quelle: http://www.inmediasp.de/documents/Grafiken_Inhalt/_Change-Management_Ablauf-Vernderungsvorhaben_02.png

Abbildung 11: Phasen des Change-Management-Prozesses

Zudem beeinflusst der demographische Wandel zunehmend die

Organisationsstrukturen des öffentlichen Dienstes im Bereich der Fach- und

Führungskräfte.

Dieses wiederrum bietet einerseits die Möglichkeit, neue Verwaltungsmitarbeiter

direkt in die moderne Verwaltungsarbeit zu integrieren, andererseits wird für die

Überführung der Prozesse in eine elektronische Form sowie die anschließende

Praxisphase das Wissen der erfahrenen Mitarbeiter benötigt.


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Die nachfolgende Graphik zeigt, dass in den kommenden Jahren eine Vielzahl an

erfahrenen Mitarbeiter aus dem aktiven Dienst ausscheiden wird, derzeit allerdings

nur ca. 10% der Beschäftigten im öffentlichen Dienst unter 30 Jahre alt sind und

somit die Nachfolge-Regelungen im Bereich der Fach- und Führungskräfte

anspruchsvoller werden.

Abbildung 11: Demografie der kommunalen Beschäftigten in NRW

Es stellt sich die Frage, wie die teilweise zusätzlichen Aufgaben des öffentlichen

Dienstes mit ggf. weniger Personal in den nächsten Jahren zu bewältigen sein

werden.

Eine Antwort auf diese Frage wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen sein,

welche allerdings in der Umsetzungsphase zusätzliche Ressourcen erfordert, um dem

sich abzeichnenden demographischen Wandel allerdings entgegenzuwirken.

Abbildung 12: Ressourceneinsatz für Prozessoptimierung


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3.1.2. Kaufmännische Rahmenparameter

Die angespannte Haushaltssituation in den Kommunen wirkt sich erheblich auf die IT-

Budgets pro Mitarbeiter bzw. pro IT-Arbeitsplatz aus, was die kurzfristige Einführung

von E-Government-Anwendungen erschwert.

Die folgende Übersicht zeigt, dass im Vergleich zu anderen Branchen in der

öffentlichen Verwaltung am wenigsten finanzielle Mittel für die Mitarbeiter (nicht

pro IT-Arbeitsplatz) zur Verfügung stehen.

Abbildung 13: IT-Kosten pro Mitarbeiter (Branchenvergleich)

Besonders im Bundesland Nordrhein-Westfalen ist die Schuldenlast einiger

Kommunen sehr hoch, so dass die kaufmännischen Rahmenparameter für E-

Government-Projekte eine sehr bedeutende Rolle einnehmen.

Abbildung 14: Schulden der Flächenländer 2011 absolut in Mrd. €


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Hinzu kommt, dass durch die Vielzahl der technischen Lösungen sowie der Zunahme

neuer elektronischer Verfahren zu Unsicherheiten bei den Entscheidern führt, da sich

die Frage des Investitonsschutzes für die Beschaffung von E-Government-

Komponenten stellt.

Als Beispiel seien die Vielzahl an Bürgerportalen sowie die Ankündigung von neuen

Bürgerkonten erwähnt.

Tendenziell wird daher im Rahmen der Gesamtkonzeptionierung und aufgrund der

Ergebnisse des Sachstandberichtes der Bewerbergemeinschaft der Ansatz verfolgt,

die bereits vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten für weitere E-

Government-Anwendungen zu nutzen und ggf. mit zusätzlichen Komponenten

anzureichern.

3.1.3. Technische Rahmenparameter

An dieser Stelle bietet es sich an, nochmals die Gesamtergebnisse des

Sachstandberichts der 1. Tranche aufzuführen:

Abbildung 15: Gesamt-Bewertungsmatrix Sachstandbericht der Bewerbergemeinschaft

Bereits in der Sachstandanalyse wurde darauf hingewiesen, dass eine für die

Erfüllung der E-Government-Anforderungen ausbaufähige Basis-Infrastruktur in

Ansätzen vorhanden ist, diese allerdings durch weitere, ggf. zentrale System-

Plattformen ergänzt werden muss (z. B. Bürgerportale).


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Die Prozess-Modelle für einzelne E-Government-Anwendungen sowie die

vorhandene Basis-Infrastruktur, soll daher wie im Kapitel 3.1.2 erwähnt unter dem

Aspekt des Investitionsschutzes konzeptioniert werden. Dieses bedeutet, dass z. B.

vorhandene Formularserver oder DMS-Systeme um zusätzliche E-Government-

Komponenten ergänzt werden sollen.

Als Beispiele seinen hier die Komponenten E-Payment, eID-Authentifizierung sowie

DE-Mail-Komponenten erwähnt.

3.1.4. Rechtliche Rahmenparameter

Das E-Government-Gesetz des Landes NRW ist bis zum Zeitpunkt der Erstellung des

Konzeptes noch nicht in Kraft getreten.

Dieses wirkt sich insofern auf die Gesamt-Konzeptionierung aus, als dass die Inhalte

nach der Verabschiedung des Gesetzes durch den Landtag mit dem Gesamtkonzept

abgeglichen werden müssen, da die Kommunen der Bewerbergemeinschaft im

Bundesland NRW angesiedelt sind.

Als Grundlage für die bisherige Konzeptionierung wurden Inhalte des E-Government-

Gesetzes des Bundes angenommen, es zeichnet sich jedoch ab, dass das

Landesgesetz NRW weitere Anforderungen stellt, dieses sind zum Beispiel:

Veränderte Umsetzungsfristen für Kommunen

Einhaltung verbindlicher Beschlüsse des IT-Planungsrates

Einrichtung eines IT-Kooperationsrates Nordrhein-Westfalen

Zusätzliche Vorgaben für den Einsatz von E-Government-Lösungen

Es sei deshalb an dieser Stelle erwähnt, dass diese Vorgaben erhebliche Einflüsse auf

die zeitliche Umsetzung sowie die technische Realisierung haben können.

Darüber hinaus kann es sein, dass Fragen zur Konnexität in der weiteren Umsetzung

von E-Government-Anwendungen zwischen den Kommunen und dem Land NRW

abgestimmt werden müssen, was ebenfalls einen Einfluss auf die zeitliche

Komponente haben könnte.


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3.1.5. Aspekte der interkommunalen Zusammenarbeit

Wie in der Abbildung 10 dargestellt, bildet die interkommunale Zusammenarbeit eine

wichtige Schnittstelle zwischen den einzelnen Kommunen sowie den Vorgaben der

Länder, des Bundes sowie der Europäischen Union. Die Vielzahl der rechtlichen

Vorschriften, der technischen Lösungen sowie der Anzahl der Prozesse innerhalb

einer Verwaltung, erfordern zunehmend die interkommunale Zusammenarbeit und

Kommunikation der Behörden untereinander, um diesen Anforderungen heute und

in Zukunft gerecht zu werden.

Darüber hinaus sollte die Frage geklärt werden, ob einzelne E-Government-

Komponenten aus Wirtschaftlichkeits- und aus Technikaspekten einzeln oder

gemeinsam betrieben werden (z. B. Bürgerportale, eID-Zertifikate), da mit der

Realisierung und Betreuung teilweise erhebliche Aufwände und Kosten verbunden

sind.

Die Bearbeitung des Gesamtkonzeptes für E-Government-Anwendungen in Form

einer interkommunalen Zusammenarbeit empfiehlt sich zusammenfassend aus

folgenden Gründen:

Bündelung von Kompetenzen (z. B. durch Arbeitskreise)

Effizienter Einsatz der knappen zur Verfügung stehenden Ressourcen in Hinblick auf

den demographischen Wandel

Realisierung von Kostenvorteilen (z. B. durch gemeinsame System-Plattformen) und

somit Erhöhung der Produktivität

Stärkung der Verhandlungsposition gegenüber Fachverfahrens-Herstellern und

weiteren Institutionen

Zentrale Kommunikation und Interessensvertretung gegenüber weiteren Behörden

(z. B. Städte- und Gemeindebund)

Das Ziel der interkommunalen Zusammenarbeit sollte es sein, die derzeit

heterogenen IT-Systemlandschaften zu harmonisieren und dadurch den

elektronischen Datenverkehr sowie die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu

verbinden. Dieses soll am folgenden Schaubild verdeutlicht werden:

Abbildung 16: E-Government heute und E-Government morgen


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3.2. Projektierung des Vorhabens

3.2.1. Identifizierte E-Government-Anwendungen

Wie im Kapitel 2 beschrieben, wurden mit Hilfe der zur Verfügung stehenden

Werkzeuge insgesamt drei Prozesse identifiziert, welche aufgrund der Fallzahlen und

unter Berücksichtigung des Lebenslagenmodells potentiell für die Überführung in

einen elektronischen Prozess in Frage kommen. Dieses sind die folgenden drei

Prozesse:

Gewerbeanmeldungen

Personenstandurkunden

Bebauungspläne

Es lässt sich feststellen, dass bereits in der Identifikationsphase entsprechende

Sensibilisierungen der Mitarbeiter stattgefunden haben und dass gleichzeitig bewusst

wurde, dass eine Überführung in den elektronischen Prozess mit den vorhandenen

Komponenten möglich sein könnte.

In der Konzeptionierung wird daher wie bereits beschrieben ein Schwerpunkt darauf

gelegt werden, die vorhandene Basis-Infrastruktur zu nutzen und auszubauen.

Im Folgenden werden zunächst die einzelnen Prozess-Steckbriefe, die Prozess-

Modelle sowie die Bewertung des Nutzenfaktors vorgestellt.

Anschließend werden die Konzepte für die Realisierung (Referenzarchitektur,

Zeitplan, Marketing- und Sensibilisierungsmaßnahmen,

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bzw. notwendiger Ressourceneinsatz) dargestellt und

erläutert.


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3.2.1.1 Gewerbemeldungen

Prozesssteckbrief:

Abbildung 17: Prozess-Steckbrief E-Gewerbeanmeldung

Prozess-Modell:

Abbildung 18: Prozess-Modell E-Gewerbeanmeldung


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Bewertung des Nutzenfaktors:

Abbildung 19: Bewertung des Nutzenfaktors E-Gewerbeanmeldung

Kurzzusammenfassung des Realisierungskonzeptes:

Es hat sich gezeigt, dass z. B. bei der Stadt Ibbenbüren häufig die derzeitige Formular-

Server-Lösung im Bereich Gewerbemeldungen (An-, Um- und Abmeldungen) genutzt

und dass der Nutzenfaktor mit der Gewichtung „mittlerer wirtschaftlicher Nutzen“

bewertet wird.

Es soll daher in der weiteren Realisierung und auf Basis des Prozess-Modells

gemeinsam mit dem Hersteller des Formularservers geprüft werden, ob dieser

Prozess medienbruchfrei sowie unter Einbindung der dafür notwendigen E-

Government-Komponenten (z. B. E-Payment) genutzt und realisiert werden kann.

Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Gewerbetreibenden angesprochen.


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3.2.1.2 Personenstandsurkunde

Prozesssteckbrief:

Abbildung 20: Prozess-Steckbrief E-Personenstandsurkunde

Prozess-Modell:

Abbildung 21: Prozess-Modell E-Personenstandsurkunde


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Abbildung 22: Bewertung des Nutzenfaktors E-Personenstandsurkunde


Die Auswertungen der Nutzungshäufigkeiten des Online-Auftritts der Stadt Ahaus

zeigen, dass oftmals Verwaltungsdienstleistungen im Bereich des Standesamtes von

Interesse sind. Aufgrund des Lebenslagenmodells wurde daher der elektronische

Prozess für die Beantragung einer Geburtsurkunde modelliert. Der Nutzenfaktor wird

mit der Gewichtung „mittlerer wirtschaftlicher Nutzen“ bewertet wird.

Da es bereits vorgefertigte E-Government-Lösungen des derzeitigen Fachverfahrens-

Herstellers gibt, soll im nächsten Schritt die Überführung in den elektronischen

Prozess inkl. der Nutzung zusätzlicher E-Government-Komponenten geprüft werden.

Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Bürgerinnen und Bürger aller

Altersklassen angesprochen.


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3.2.1.3 Bebauungspläne

Prozesssteckbrief:

Abbildung 23: Prozess-Steckbrief E-Bebauungspläne

Prozess-Modell:

Abbildung 25: Prozess-Modell E-Bebauungspläne


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Abbildung 26: Bewertung des Nutzenfaktors E-Bebauungspläne


Die Stadt Velen hat aufgrund zahlreicher Nachfragen vorgeschlagen, als dritten

Prozess die Bebauungspläne der Kommunen im Bedarfsfall den Anforderern online

zum Abruf bereitzustellen. Der Nutzenfaktor wird mit der Gewichtung „mittlerer

wirtschaftlicher Nutzen“ bewertet wird.

Da es für diesen Prozess derzeit noch keine bekannten vorhandenen E-Government-

Lösungen gibt, wird im nächsten Schritt analysiert, wie eine Realisierung erfolgen

kann.

Als Zielgruppe werden in diesem Prozess die Bürgerinnen und Bürger sowie die

Gewerbetreibenden angesprochen.


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3.2.2. Gesamtkonzept der Bereitstellung von E-Government-

Anwendungen

3.2.2.1 Referenzarchitektur E-Government-Konzept

Einleitend wird in diesem Kapitel eine grundsätzliche Referenzarchitektur der

Bewerbergemeinschaft dargestellt werden, so dass in den folgenden Abschnitten die

einzelnen Komponenten dieses Schaubildes erläutert werden (Großansicht als Anlage

beigefügt):

Abbildung 27: Referenzarchitektur E-Government-Konzept


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3.2.2.1 Portalgestaltung

Grundsätzlich wird die Einführung und Nutzung eines Bürgerportals inkl. eines

Bürgerkontos als notwendig betrachtet, um einen medienbruchfreien Gesamtprozess

abbilden zu können.

Da allerdings derzeit unterschiedliche Entwicklungs- und Angebotstendenzen am

Markt zu beobachten sind, sollen in der ersten Phase des Konzeptes zunächst die

vorhandenen IT-Systemkomponenten genutzt und erweitert werden (z. B.

Formularserver, Dokumenten-Management-System), um die identifizierten E-

Government-Prozesse abzubilden.

Es wäre empfehlenswert, wenn die Bundesländer oder der Bund diese Portale zum

Selbstkostenpreis anbieten, da die Finanzierung dieser Portale für die Kommunen der

Bewerbergemeinschaft ausschlaggebend für die Einführung und dem dauerhaften

Betrieb ist.

Tendenziell lässt sich feststellen, dass es bereits verschiedene Lösungsanbieter aus

der freien Wirtschaft sowie Entwicklungen und Ideen von Landes- und

Bundesbehörden gibt.

Nicht unerheblich bei der Entscheidung zur Verwendung eines Bürgerportals ist auch

hierbei der Investitionsschutz, da diese Systemplattform, die Schnittstellen zu

Fachverfahren sowie das Datenmodell inkl. des Datenschutzes eine der wichtigsten

Grundlagen für das Angebot an E-Government-Anwendungen darstellt.

3.2.2.2 Elektronische Zugänge

Neben den bereits bestehenden elektronischen Zugängen in Form von E-Mail-

Systemen und dem bereits vorhandenen Formular-Servern (derzeit Online-PDF-

Dateien), wurden bereits DE-Mail-Adressen reserviert und stehen über ein DE-Mail-

Portal zur Verfügung. Es bietet sich daher an, das derzeitige Angebot an

elektronischen Zugängen um die Übermittlung mit Hilfe einer DE-Mail-Adresse zu

erweitern.

Da die grundsätzliche Basis-Infrastruktur in Form eines Portal-Zugangs bereits

zugänglich ist, werden für die Nutzung dieses Zugangs entsprechende

Marketingmaßnahmen in Verbindung mit den zu realisierenden elektronischen

Prozessen benötigt, da die DE-Mail-Verbreitung bei den Bürgern und den

Gewerbetreibenden noch sehr gering ist.

Erweitert wird empfohlen, eine Verschlüsselung (PGP) zu verwenden.


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Abschließend der Hinweis, dass nach Erhöhung der Anwendungszahlen im DE-Mail-

Bereich die Nutzung eines DE-Mail-Gateways (Direkt-Integration in das jeweilige

Mail-System der Kommune) zu prüfen ist, da hierdurch die Handhabung erleichtert

und somit auch die Akzeptanz bei den Anwendern erhöht wird.

3.2.2.2 Schnittstellen / Datenaustausch

Die XÖV-Standards im öffentlichen Dienst sind nach heutigem Stand nur in wenige

Fachverfahren integriert, da es nur wenige gesetzliche Grundlagen und Vorschriften

für die Umsetzung gibt.

Aus diesem Grund müssen für den Einsatz von E-Government-Anwendungen in der

Praxis einzelne Schnittstellen geschaffen werden.

Um möglichst medienbruchfreie Prozesse anbieten zu können wird empfohlen, die

Online-PDF-Dokumente zukünftig direkt im HTML-Format anzubieten (Entfall des

Ausdruckens und ggf. der Unterschrift), so dass diese Daten direkt mit Hilfe

geeigneter Schnittstellen und Auszeichnungssprachen (z. B. XML) in die

Fachverfahren integriert werden können.

Des Weiteren empfiehlt es sich, für einen medienbruchfreien Prozess einen

Formular-Gateway-Server einzusetzen, welcher folgenden Prozess-Ablauf ermöglicht:

Abbildung 28: Medienbruchfreier Prozess-Workflow mit Hilfe eines Formular-Gateway-Servers


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Durch die Verwendung von XML-Standards in Verbindung mit den E-Government-

Komponenten der Referenzarchitektur (z. B. e-Akte), besteht die Möglichkeit, weitere

Prozessabläufe einfach und strukturiert in diese Gesamtarchitektur zu überführen.

Ebenfalls können die erzeugten Daten durch die Verbindung zum Dokumenten-

Management-System in die elektronische Akte überführt werden, sofern dieses

erforderlich ist.

Wie in der Referenzarchitektur im Bereich der externen Schnittstellen zu erkennen

ist, werden Dienste über das DOI-Netz abgerufen. Hierdurch besteht die Möglichkeit,

diese Dienste einerseits im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit

gemeinsam zu nutzen und andererseits Daten mit weiteren Behörden (z. B. Kreise)

über diese Architektur auszutauschen. Es sei erwähnt, dass – bezogen auf den

Reifegrad der XÖV-Standards- auch hierbei einzelne Schnittstellen realisiert werden

müssen.

3.2.2.2 Zeitplan: Einführung von E-Government- Anwendungen

Aus Sicht der Bewerbergemeinschaft ist die eigentliche Projektlaufzeit des

Förderprogrammes „Modellkommune E-Government“ von 2 Jahren aufgrund

folgender Einflussfaktoren für die Realisierung von E-Government-Anwendungen zu

kurzfristig für eine vollständige Bereitstellung einer E-Government-Landschaft:

E-Government-Gesetz des Landes NRW mit entsprechenden, verpflichtenden

Vorgaben für die Umsetzung von E-Government-Anwendungen ist noch nicht in Kraft

getreten

Bürgermeister- und Landratswahlen beeinflussen die Entscheidungsprozesse für

neue Lösungen im Jahre 2015

Generelle Vorlaufzeiten für Entscheidungs- und Haushaltsplanungsprozesse in den

Kommunen (z. B. Einbindung der Rats-Mitglieder)

Ebenfalls sei erwähnt, dass durch die Projektierung in Form einer

Bewerbergemeinschaft mit insgesamt 10 beteiligten Einheiten, die Fördermittel für

dieses Projekt überwiegend für die Beratung, die Koordination des Projektes

(Arbeitskreis-Sitzungen) sowie für die Mitwirkung an dem Gesamtkonzept (Erstellung

der Berichte, Workshop-Teilnahmen etc.) verwendet werden und somit im Ergebnis

die Grundlage für E-Government-Konzepte und ersten Anwendungen geschaffen

wird, der weitere Ausbau allerdings erst in den Folgejahren geschehen wird.

Die identifizierten Prozesse müssen inkl. der Aufwands-Kalkulationen deshalb in die

entsprechenden Haushaltsplanungen der Kommunen einfließen.

Wie bereits erwähnt, ist darüber hinaus eine Langfrist-Strategie in Form einer

digitalen IT-Strategie empfehlenswert.


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Auf dieser Grundlage werden daher folgende zwei Projektpläne verfolgt:

Abbildung 29: Zeitplan für Projektlaufzeit „Modellkommune E-Government“ (Ursprungsplan)

Abbildung 30: Langfrist-Zeitplan E-Government-Konzept bis zum Jahr 2020(Strategieplan)


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3.2.3. Marketing-und Sensibilisierungsmaßnahmen

Projektbegleitend ist eines der Schwerpunkte die Sensibilisierung der Mitarbeiter, der

Bürger sowie der Gewerbetreibenden, um wie in Kapitel 3.1.1 beschrieben möglichst

frühzeitig die Akzeptanz für die Einführung von E-Government-Anwendungen zu

steigern.

Deshalb sowie aufgrund der unterschiedlichen Interpretationen des Begriffs „E-

Government“ wurde bereits in der 1. Phase des Projektes ein Flyer entwickelt,

welcher dazu beitragen soll, ein einheitliches Verständnis und eine einheitliche

Definition des Begriffs herbeizuführen.

Abbildung 31: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 1)


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Abbildung 32: Flyer „E-Government – Was ist das eigentlich?“ (Seite 2)

Darüber hinaus werden im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit

entsprechende Seminare und Schulungsangebote angeboten, welche folgende

Themenschwerpunkt abbilden:

Titel: E-Government 2020

Inhalte:

Zielgruppe:


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Titel: Beratungskompetenz zur Nutzung des elektronischen

Identitätskennzeichens (eID) des neuen Personalausweises

Inhalte:

Zielgruppe:

Des Weiteren wurden bzw. werden folgende Veranstaltungen und Medien genutzt,

um die Inhalte und die Fortschritte des Projektes zu präsentieren:

Verbandsversammlung des Zweckverbandes KAAW

IT-Leitertagungen sowie Arbeitskreis-Sitzungen

Fachdienstleitertagung

Wirtschaftsfrühstück

Kämmerertagung

Berichte in lokalen Tageszeitungen

Durch diese Präsenz sollen möglichst alle Zielgruppen (Verwaltungsmitarbeiter,

BürgerInnen, Gewerbetreibende) erreicht werden.

Abschließend der Hinweis, dass auch der Einsatz von sogenannten City-App-Lösungen

dazu beitragen soll, die moderne Kommune zu präsentieren. Aus diesem Grund

planen bzw. gibt es bereits erste City-App-Lösungen in den Kommunen. Als Beispiel

sei hier die in der Einführung befindliche Lösung der Stadt Ibbenbüren erwähnt.

Abbildung 33: Logo der City-App „IbbApp“


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3.2.4. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Ressourceneinsatz

Die Nutzenfaktoren der identifizierten Prozesse sind bereits im Kapitel 3.2. 1 ff.

dargestellt worden.

Um die Referenzarchitektur in der 1. Ausbaustufe zu realisieren, werden in der

weiteren Projektierung die Aufwände mit den Herstellern abgestimmt und in Form

der folgenden Tabelle gepflegt:

Abbildung 34: Kalkulationsvorlage für E-Government-Referenzarchitektur

Zum jetzigen Zeitpunkt sind aufgrund der zunächst technischen und prozessualen

Konzeptionierungsphase sowie der Konstellation als Bewerbergemeinschaft (einige

Komponenten müssen mehrfach beschafft werden) seriöse Aussagen zum Thema

finanzielle Mittel und Ressourcen nicht ab bildbar.

Darüber hinaus muss unterschieden werden, welche Ausbaustufe der

Automatisierung in welchen Zeiträumen erreicht werden soll, da die Entwicklung von

E-Government-Dienstleistungen in den Kommunen der Bewerbergemeinschaft

abhängig ist von dem durch die Kommune festzulegenden Reifegrad.

Abbildung 35: Reifegrade für E-Government-Anwendungen


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Sicherlich sind – wie bereits im Kapitel 3.1.1 dargestellt – zunächst zusätzliche interne

Ressourcen als auch externe Budgets für diese Realisierung notwendig und es ist zu

empfehlen, hierfür entsprechende Mittel in die Haushaltsplanung einzustellen.

Aus diesem Grund sowie aufgrund der Projektlaufzeiten im E-Government-Umfeld,

wäre es ebenfalls nicht seriös, eine Einsparung bei den Personalressourcen zum

derzeitigen Zeitpunkt auszuweisen.

Ziel sollte es sein, den sich abzeichnenden demographischen Wandel (weniger

Personal für breiteres Aufgabenspektrum) durch elektronische

Verwaltungsdienstleistungen zu begegnen.

Es wäre daher ratsam, die Personalentwicklung in den kommenden fünf Jahren im

Rahmen der E-Government-Konzeptionierung zu berücksichtigen, um somit

entsprechende Kennzahlen im Sinne von effizientem Einsatz des Personals zu

erhalten.

Das Ergebnis der Sachstandanalyse hat gezeigt, dass bereits eine Basis-Infrastruktur

für E-Government-Anwendungen vorhanden ist, so dass – mit Ausnahme eines

Bürgerportals – nicht zwingend mit der Neuanschaffung kompletter Fachverfahren

und Systemumgebungen zu rechnen ist.

Die einzuplanenden Mittel werden in der jetzigen Projektphase benötigt, um die in

der Abbildung 34 schematisch dargestellten zusätzlichen E-Government-

Komponenten einzuführen.

Empfehlenswert ist darüber hinaus die Planung von Mitteln für

Marketingmaßnahmen, um im weiteren Projektverlauf die Mitarbeiter aus den

Verwaltungen, die Bürger sowie die Gewerbetreibenden kontinuierlich für das Thema

E-Government zu sensibilisieren.

Ein weiteres Ergebnis der Sachstandanalyse zeigt, dass nur wenige Kommunen

eigenes Budget für E-Government-Themen einplanen bzw. zur Verfügung gestellt

bekommen.

Abbildung 36: Budgetierung von E-Government-Vorhaben


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Aufgrund dieses Ergebnisses sowie der angespannten Haushaltssituation in vielen

NRW-Kommunen, empfiehlt es sich, die durch den Bund und die Länder angebotenen

Drittmittel im weiteren Verlauf der Umsetzungsphase zu akquirieren, da eine

Eigenfinanzierung oftmals nicht möglich bzw. zulässig ist.


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4. Fazit und Ausblick

Aufgrund der Besonderheit, dass die Konzeptionierung Gültigkeit für die gesamte

Bewerbergemeinschaft haben soll, war und ist es das Ziel, einen E-Government-

Werkzeugkoffer/-Landkarte bereitzustellen, welche von kleinen und mittleren Kommunen

genutzt werden können.

Dieser Werkzeugkoffer beinhaltet die im Rahmen des Projektes erarbeiteten Komponenten

und lässt sich schematisch wie folgt darstellen:

Abbildung 37: Darstellung eines E-Government-Werkzeugkoffers

Nach Einschätzung der Bewerbergemeinschaft ist es neben den prozessualen und

technischen Aspekten von besonderer Bedeutung, die Entscheider in den Kommunen

(Bürgermeister, Kämmerer, Fachdienstleitung) projektbegleitend und kontinuierlich zu

sensibilisieren. Eine erfolgreiche Konzeptgestaltung erfordert für die Realisierung die

entsprechende Bereitschaft in den Gremien sowie die Mittel für die E-Government-

Komponenten.


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Abschließend soll das folgende Schaubild die kritischen Erfolgsfaktoren in Erinnerung rufen,

die oftmals Erwähnung in diesem Konzept gefunden haben und die weiterhin besonders zu

beachten sind:

Abbildung 38: Kritische Erfolgsfaktoren für E-Government-Anwendungen

„Wer immer tut, was er schon kann,

bleibt immer das, was er schon ist.“ (Zitat von Henry Ford)


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5. Abkürzungsverzeichnis

Kürzel Erläuterung

ARIS Architektur integrierter Informationssysteme

BPMN Business Process Model and Notation

DMS Dokumenten-Management-System

DOI Deutschland Online Infrastruktur

eID Elektronische Identifikation

FAMOS Fachmodellierungsstandard

G2C Government to Citizens (Verwaltung zu Bürger)

G2B Government to Business (Verwaltung zu Gewerbe)

G2G Government to Government (Verwaltung zu Verwaltung)

ID Identifikation

IT Informations-Technologie

ITIL IT Infrastructure Library

KAAW Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West

KGST Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement

LeiKa Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung

NRW Nordrhein-Westfalen

PDF Portable Document Format

PGP Pretty Good Privacy

XÖV XML im öffentlichen Dienst

XML Extensible Markup Language


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A N L A G E N


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Anlage 1: Referenzarchitektur E-Government-Konzept

Documents

Thema: Konzept für weitere E-Government Anwendungen