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Albert-Ludwigs-Universität Freiburg Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Poststelle KG IIIFahnenbergplatz79085 Freiburg www.uni-freiburg.de
Tipps für denPostversand
Hauspost 4Universitätsklinikum / weitere Einrichtungen 6Ausgangspost 7Zustellung durch die Deutsche Post AG 8Platzierung der Anschrift im Fenster 9Hauptfehlerquellen bei Adressanschriften 10Zusammenstellung der für den Versand von Postsendungen gültigen Bedingungen 11Büchersendungen 13Frachtdienst 14Allgemeine Hinweise 16Öff nungszeiten / Übergabezeiten 18
Inhalt
Sendungen, die innerhalb der Universitätseinrichtungen durch die Poststelle zugestellt werden.
Für diesen Postweg sollten Laufmappen oder Mehrfachbriefum-schläge benutzt werden.
Muster: Versandtaschen
Muster: Mehrfachbriefumschlag
An das An das Institut für... Institut für...
Bitte beachten:Empfänger und Absender bitte leserlich und vollständig ange-ben. Nur so kann eine klare Zuordnung sichergestellt werden. Abkürzungen bitte nur in allgemein geläufi ger Form benutzen. Die vorherige Anschrift ist durchzustreichen!
Sendungen, die universitätsintern (z.B. Absender: Institut, Em-pfänger: Verwaltung) durch Hausmeister und/oder Botendienst zugestellt werden.
Bitte beachten: Vollständige Empfänger- und Absenderangaben aufnehmen. Das erleichtert und beschleunigt die Zustellung.
Bei der Adressierung dürfen keine verwirrenden Abkürzungen geschrieben werden.
Beispiel:
Abs. Prof. Dr. Mustermann Mathematisches Institut
Universitätsverwaltung Dezernat 1 - Hauspost -
Bitte keine Postleitzahl und Ortsbezeichnung verwenden.
Hauspost
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Sendungen an das Universitätsklinikum und an einzelne unten auf-geführte Einrichtungen werden durch Botendienst oder Sammel-post zugestellt:
Einrichtung: über:
Technische Fakultät PoststelleInstitutsbereich PoststelleUniversitätsklinikum PoststelleStudentenwerk FR PoststelleLandesamt für Besoldung und Versorgung
Rektorat/Poststelle
Baden-WürttembergischeBank Freiburg
Universitätskasse
Briefumschlag DIN Lang bis B4
Fensterbriefumschlag
Die schraffi erten Felder dürfen nicht beschriftet werden!
Albert-Ludwigs-UniversitätRektoratFahnenbergplatz79085 Freiburg
Herrn Fritz MustermannMusterstr. 2299999 Musterhausen
Albert-Ludwigs-UniversitätRektoratFahnenbergplatz79085 Freiburg
Herrn Fritz MustermannMusterstr. 2299999 Musterhausen
Universitätsklinikum / weitere Einrichtungen
Ausgangspost
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Sendungen an außeruniversitäre Empfänger werden derzeit noch über die Poststelle durch die Deutsche Post AG zugestellt. Die Empfängeranschriften müssen deutlich lesbar sein und sollten in Druckbuchstaben oder mit der Maschine geschrieben sein.
Anschriften:a) Verfügt der Absender über eine Postanschrift (u.a. Postfach) sollte die Briefpost mit dieser versehen werden, da hierdurch eine schnellere Zustellung durch die Deutsche Post erreicht wird. Ent-halten Briefe die Straßenanschrift, kann die Zustellung länger dauern.
b) Pakete, Päckchen und dickere Büchersendungen sollten nur mit der Straßenanschrift innerhalb Deutschlands versehen werden, da diese ausschließlich dorthin zugestellt werden.
Beispiel 1 (Briefe):Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst des Landes Baden-Württemberg Postfach 10 34 5370029 Stuttgart
Beispiel 2 (Pakete, Päckchen, Bücher):Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst des Landes Baden-Württemberg Königstr. 4670173 Stuttgart
Die Anschrift muss vollständig im Fenster erscheinen!
Die Anschrift muss vom linken und rechten Rand des Fensters einen Abstand von mindestens einer Buchstabenbreite, zum unteren Rand 1 mm einhalten.
Die Anschrift muss linksbündig von oben nach unten angeordnet sein. Die Bestandteile einer Adresse dürfen nicht nebeneinander stehen.
Richtige AnschriftenführungZustellung 1 Tag
Albert-Ludwigs-Universität FreiburgMathematisches InstitutHerrn Prof. Dr. MustermannEckerstr. 179085 Freiburg
Falsche Anschriftenführung: PLZ und Ort fehlenZustellung 7 Tage
Albert-Ludwigs-Universität FreiburgMathematisches InstitutHerrn Prof. Dr. MustermannEckerstr. 1
Zustellung durch die Deutsche Post AG
Platzierung der Anschrift im Fenster
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Anschriften müssen maschinenlesbar sein!
Häufi ge Fehlerquellen sind:
Postfach 99999D-99999 Musterhausen
AnschriftenführungDurch D vor der PLZ erfolgt die Zustellung immer als Auslandsbrief. Zustellung bis zu 3 Tagen
Postfach 9999999_99 Musterhausen
Falsche Anschriftenführung da die Postleitzahl getrenntwurde.Zustellung bis zu 3 Tagen
Postfach 99999999 Musterhausen
Falsche Anschriftenführung durch Unterstreichen. Zustellung bis zu 3 Tagen
Postfach 999999999 Musterhausen Fax.: 0000-0000
Falsche Anschriftenführung da Zusatz unter Postleitzahl und OrtZustellung bis zu 3 Tagen
Die unterste Zeile eines Briefes wird als Empfängeranschrift gelesen.
Adressen, die maschinell geschrieben sind, werden von der Post schneller befördert und sind kostengünstiger!
Einschreiben (national und international)Bei Einschreiben muss vom Absender ein Einlieferungsbeleg aus-gefüllt werden. Dieser ist bei der Poststelle erhältlich.
Einschreiben mit Rückschein (national und international)Hierbei muss vom Absender ein Rückschein ausgefüllt werden. Dieser ist bei der Poststelle erhältlich.
PostkartenBei der Versendung von Postkarten haben sich die Preise und die Maße (jetzt bis zu 23,5 x 12,5 cm B6) geändert. Den aktuellen Preis können Sie im Zweifel bei der Universitätspoststelle erfragen.
Bitte Versand von Großsendungen (ab ca. 500 Stück) zwei Tage vorher ankündigen.
Hauptfehlerquellen beiAdressanschriften
Zusammenstellung der für den Versand von Postsendungen gültigen Bedingungen
10
Briefdienst AuslandNeu ist die Einführung von Kilotarifen bei großen Einlieferungs-mengen in das Ausland. Das Entgelt für die Kilotarife errechnet sich aus den Komponenten Stückzahl und Gesamtgewicht.
Dieser Kilotarif gilt für Sendungen bis zu 2 kg.Ist die Sendung schwerer als 2 kg, sollte sie auf mehrere Sendungen verteilt werden.
Weiterhin ist die Größe der Sendung von Bedeutung.Sie darf folgende Größe nicht überschreiten:
Neben den Briefsendungen besteht die Möglichkeit der Versen-dung von Büchern zu einem besonderen Tarif, dem Büchertarif. Als Büchersendungen können nur versandt werden: Bücher, Broschüren, Notenblätter und Landkarten. Das Gewicht darf 1000 g nicht überschreiten. Lose Blattsammlungen sind vom Versand ausgeschlossen.
Büchersendungen InlandInnerhalb Deutschlands unterscheidet die Deutsche Post nach den Basisprodukten Groß und Maxi. Die jeweils aktuellen Gebühren können bei der Poststelle erfragt werden.
Wichtig: Büchersendungen Inland müssen als „Büchersendung“ gekennzeichnet werden.
Büchersendungen Ausland und Warenpost InternationalBüchersendungen in das Ausland und Warenpost Internationalbis max. 2 kg In die Welt ( USA,Schweiz…) mit der Zollerklärung CN 22In die EU keine Zollerklärung Sie sind als „Büchersendung“ oder „Presse und Buch interna-tional“ zu kennzeichnen. Die Bezeichnung ist oberhalb der An-schrift anzugeben. Auch hier können die jeweils aktuellen Gebüh-ren bei der Poststelle erfragt werden. Grundsätzlich sollten Büchersendungen ins Ausland aufgrund des günstigeren Tarifs nach der bereits zuvor beschriebenen Versendungsart „Briefdienst Ausland“ verschickt werden.
Büchersendungen müssen auf einer Seite off en sein, zwecks Prüfung der Post. Für Büchersendungen geeignet sind Versandtaschen mit Haftverschluß, die wieder zu öff nen sind. Oder Versandtaschen die mit Musterklammern zu verschließen sind.
Mindestmaße: Länge 140 mm, Breite 90 mm
Höchstmaße: Länge + Breite + Höhe = 900 mm, keine Länge größer als 600 mm
Büchersendungen und WarenpostZusammenstellung der für den Versand von Postsendungen gültigen Bedingungen
30
2
60 cm lang
oder 90 cm Umfang
1312
SendungsartenSendungsarten im Frachtdienst sind die Päckchen und Post-Pakete.
Wichtig: Alle Rollen und Sendungen, bei denen Teile der Verpa-ckung abstehen, werden nur noch als Sperrgut behandelt. Das heißt: Es wird eine Extragebühr pro Sendung erhoben. Deshalb nur noch eckige Verpackungen benutzen.
PäckchenDer Versand von Päckchen kann bis zu einem Höchstgewicht von 2 kg erfolgen. Die Einlieferung des Päckchens wird nicht beschei-nigt, die Auslieferung erfolgt ohne Empfangsbestätigung. Die Deutsche Post haftet grundsätzlich nicht für Schäden, die durch eine nicht ordnungsgemäße Behandlung von Päckchen entstehen. Da der Versand von Post-Paketen für die Albert-Ludwigs-Univer-sität als Selbstbucher bis zu einem Gewicht von 2 kg kostengüns-tiger ist, ist grundsätzlich auf den Versand von Päckchen zu verzichten!
Post-Pakete InlandIm Gegensatz zum Päckchen wird die Ein- und Auslieferung von Post-Paketen von der Deutschen Post AG bzw. von dem Empfän-ger bescheinigt. Die Deutsche Post AG haftet grundsätzlich für Schäden, die durch den Verlust oder die Beschädigung eines Post-Paketes entstehen, in Höhe des unmittelbaren Schaden bis zum Höchstbetrag von 500,00 € je Sendung. Ein diesbezüglicher Nach-weis ist zu erbringen.
Post-Pakete können bis zu einem Höchstgewicht von 31,5 kg ver-schickt werden.
Es ist zu beachten, dass auf bei der Anschrift stets die Postleitzahl der Straße des Empfängers (keine Postfachnummern) eingetragen
wird. Die Adressangaben sollten maschinenlesbar sein. Nicht zulässig ist die Angabe des Postfaches und der dazugehörigen Postleitzahl.
Post-Pakete AuslandGrundsätzlich gelten die für die Versendung der Post-Pakete Inland geltenden Bestimmungen auch für die Post-Pakete Ausland. Zusätzlich sind vom Absender bei Frachtsendungen in das Ausland eine ausgefüllte und unterschriebene Paketkarte Ausland (wobei bei nicht EU-Staaten der genaue Inhalt deklariert werden muss Zollinhaltserklärung CN 22) beizufügen. Paketkar-ten sind bei den Paketannahmestellen der Postämter und bei der Poststelle der Albert-Ludwigs-Universität erhältlich.
Die Albert-Ludwigs-Universität hat mit der Deutschen Post eine be-sondere Vereinbarung zur Abrechung der Gebühren abgeschlossen.
Bei Paketen über 2 kg bitte generell Rücksprache mit der Poststelle halten!
Frachtdienst
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Sollte ein/e Mitarbeiter/in nicht mehr bei der Universität beschäftigt sein und die Sendung an die neue Anschrift nachgesandt werden, so wird nur die Universitäts-Adresse durchgestrichen und die neue Adresse auf der Sendung vermerkt. Der Freimachungsvermerk oder die Briefmarke darf nicht zugeklebt oder durchgestrichen wer-den. Dadurch entstehen der Universität keine neuen Portokosten.
Auch sollten Sendungen so klein wie möglich eingetütet werden. Ein DINA4- und DINA5-Brief wird immer als Großbrief behandelt und kostet somit die entsprechende Gebühr, auch wenn nur ein Blatt in der Sendung vorhanden ist.
Bei der gesamten Post ist der Versandumschlag mit dem Absender zu versehen. Ist dieser im Sichtfenster erkennbar, so entspricht dies den Anforderungen der Post.
Privatpost - dazu zählen auch Glückwunschkarten zu verschiede-nen Anlässen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für die Krankenkassen – dürfen nicht zu Lasten der Albert-Ludwigs-Universität verschickt werden. Die Poststelle wurde angewiesen, diese zurück zu geben.
Es wird darauf hingewiesen, dass Post, die in größerem Umfang aus Drittmittelprojekten anfällt (Sonderforschungsbereiche, BMBF-Forschungsprojekte usw.), auch tatsächlich zu Lasten der bei den Drittmitteln zur Verfügung stehenden Geldern fi nanziert und verbucht werden.
Der Postabholer ist verpfl ichtet, die Post noch in der Poststelle durchzusehen, um zu gewährleisten, dass falsch sortierte Post so-gleich wieder zurückgegeben und richtig weitergeleitet wird.
Die Mitarbeiter der Zentralen Poststelle stehen für weitere Fragen gern persönlich, telefonisch unter der Rufnummer 203-4430 oder per e-Mail [email protected] zur Verfügung.
Allgemeine Hinweise
1716
Öff nungszeiten der Poststelle:Montag-Freitag 07.30 Uhr - 12.00 Uhr 13.30 Uhr - 16.00 Uhr
Übergabezeiten:Die Ausgangspost muss zur angegebenen Zeit in der Poststelle im Kollegiengebäude III sein, damit die Übergabezeiten der Poststelle an die Deutsche Post AG gewährleistet ist.
Briefe Ausland bis 14:30 UhrBriefe Inland bis 15:00 UhrMassensendungen* bis 11:00 UhrEinschreiben bis 15:00 UhrPakete bis 10:30 Uhr
*Bitte Versand von Großsendungen (ab ca. 500 Stück) zwei Tage vorher ankündigen.
Impressum
Herausgeber: Albert-Ludwigs-Universität Rektorat, Dezernat 4Peter Anton Neukirch, DezernatsleiterFahnenbergplatz79085 Freiburg
Bearbeitet von:Herr Sebastian HeinyPoststelle KG IIITelefon: 0761/203-4430Telefax: 0761/[email protected]
Gestaltung: Tamara KlaasD1.1 Wissensmanagement
Druck: Unidruckerei
Stand: Januar 2020
Aufl age: 250 Stück
Öff nungszeiten/ Übergabezeiten
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