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Tipps für Powerpoint 2010 - ksreussbuehl.lu.ch · Diese können in Powerpoint wie Grafiken eingefügt und so ... dass man nur eine einzige ... Das Standardformat „PowerPoint-Präsentation

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Page 1: Tipps für Powerpoint 2010 - ksreussbuehl.lu.ch · Diese können in Powerpoint wie Grafiken eingefügt und so ... dass man nur eine einzige ... Das Standardformat „PowerPoint-Präsentation

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Aktualisiert und überarbeitet im September 2013

Maturaarbeits-Präsentation November 2013

Der Testlauf anfangs November, der in Absprache mit der betreuenden Lehrperson stattfindet, soll die folgenden Elemente beinhalten:

Wird die Datei auf dem Laptop im zugewiesenen Schulzimmer korrekt abgespielt? Es können die folgenden Formate eingesetzt werden: ppt, pptx, ppsx und pdf.

Wie steht es um die Farb-Echtheit der Beamer-Projektion: Müssen Farben in der Datei noch verändert werden? Oder müssen Schriften noch vergrössert werden?

Welche Lichtverhältnisse sind im Raum ideal?

Falls Ton abgespielt wird: Funktioniert die Wiedergabe via Verstärker im Zimmer?

Falls eine eingebettete Video-Datei abgespielt wird: Kann ich die Datei starten?

Beherrsche ich den Umgang mit dem zur Verfügung gestellten „Presenter“?

0. Vorbemerkungen

Es sollte bei der Präsentation der Maturaarbeit nicht nur Powerpoint eingesetzt werden. Man sollte methodisch vielfältiger sein. Z.B. auch mit einem Modell arbeiten, einem Flipchart, usw.

Eine Alternative zu Powerpoint ist die Präsentationstechnik PREZI (www.prezi.com).

1. Text-Menge, Kärtchen-System

Viel Text ist zwar praktisch für die Referierenden, weil sie dann ihr Manuskript vor sich haben. Für das Publikum sind viele textlastige Folien jedoch nicht ideal. Nur ausnahmsweise soll viel Text präsentiert werden (z.B. für Definitionen oder Inhaltsangaben).

Für weitere Informationen müssen die Präsentierenden z.B. das Kärtchen-System einsetzen (Zettel im Postkartenformat, die man in den Händen hält).

Wenn Text projiziert wird, dann vor allem als Stichwortliste. Hierzu gibt es eine Faustregel: Man sollte maximal 6 Textzeilen mit durchschnittlich maximal 8 Wörtern projizieren. Zudem sollte man nicht permanent das vorlesen, was auf der Folie steht.

Es gibt für (sichtbaren) Text auch spannende Alternativen: Lautet der Folientext zum Beispiel „Umsätze 2011“ so kann man stattdessen sagen: „Jetzt zu den Umsätzen vom letzten Jahr“.

Text-Alternativen: Ideal für die Präsentation sind vor allem Grafiken, Abbildungen und Schemata, zu denen man referieren kann.

2. Lesbarkeit, Typografie, Handzettelausdruck

Text muss mindestens mit Schriftgrösse 24 projiziert werden, um die Lesbarkeit sicherzustellen. Es sollten nicht mehr als 2-3 unterschiedliche Schriftarten auf einem Chart verwendet werden. Wenn die Präsentation später allenfalls in ein anderes Format umgewandelt werden soll, empfiehlt es sich, nur Standard-Schriftsätze zu verwenden.

Falls ein Teil der Folien auch als Handout ausgedruckt werden will (z.B. als Handzettel mit drei Folien pro A4-Seite), gilt 30 (!) als minimale Schriftgrösse.

Wenn Aufzählungszeichen verwendet werden, müssen die Einzüge entsprechend angepasst werden; dazu ist das Lineal einzublenden (entsprechendes Häkchen setzen auf der Registerkarte „Ansicht“). Wenn man einen Zeilenumbruch erstellen will, ohne dass sich das Format ändert, wählt man „Shift+Enter“.

3. Anzahl Folien, Folienwechsel

Jede Minute eine Folie, das hält das Publikum aus; mehr wohl kaum.

Der Inhalt einer ganzen Folie soll mit maximal 3 Mausklicks ersichtlich sein.

Einfliegende Titel und animierte Folienübergänge sind heute eher verpönt.

Sogenannte „Presenter“ (PPT-Fernsteuerungen) sind ideale Hilfsmittel für den Folienwechsel. Ist ein Laser-Pointer integriert, kann man damit auch auf Elemente zeigen (funktioniert aber auch mit dem Mauszeiger).

Tipps für Powerpoint 2010

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4. Sinnvolle Dynamik, benutzerdefinierte Animation

Interessant bei Bildern: Es existieren im WWW interessante sogenannte „animated gifs“ zu Vorgängen (z.B. der Ausbruch eines Geysirs). Diese können in Powerpoint wie Grafiken eingefügt und so „abgespielt“ werden.

Effekte machen primär da Sinn, wo auch Vorgänge (z.B. eine Zunahme oder Abläufe) dargestellt werden. Powerpoint bietet durch die sogenannte „benutzerdefinierte Animation“ (Registerkarte „Animationen“) diese Möglichkeit. Damit kann man z.B. Charts animieren, Veränderungen auf einer Landkarte sichtbar machen, die Abfolge von historischen Ereignissen auf einem Zeitstrahl illustrieren usw.

5. Navigationshilfe, Inhaltsübersicht

Bei längeren Präsentation mit mehreren Unterkapiteln macht den Einsatz einer Navigationshilfe Sinn (z.B. ein permanent sichtbarer Kapitelüberblick am linken Bildrand).

Für die Orientierung sollte aus Publikumssicht zumindest die automatische Seitennummerierung (Registerkarte „Einfügen“ > „Foliennummer“) eingesetzt werden. Idealerweise wird nach einem Slash auch die Totalanzahl der Folien genannt (z.B. 17/25).

Es gibt Alternativen zu dieser Powerpoint-„inhärenten“ Navigationshilfe: Ein Papier-Flipchart mit dem Inhalt der Präsentation leistet dasselbe und ist immer sichtbar. Um die Aufmerksamkeit darauf zu lenken, kann man die Blende des Beamers vorübergehend schliessen („Pic mute“ oder „Shutter“ auf der Fernbedienung).

Man kann die Inhaltsübersicht auch nur zu Beginn eines neuen Kapitels einblenden.

6. Bilder, Effekte

Bilder sind ein wichtiges Gestaltungs-Element in Powerpoint. Dabei ist zu beachten, dass sie eine ausreichende Auflösung und Qualität besitzen.

Powerpoint 2010 bietet auf der Registerkarte „Format“ eine Vielzahl von interessanten „Bildformat-vorlagen“ (siehe unten links) an. Darüber hinaus kann auch die „Bildform“ (siehe unten Mitte) angepasst werden. Schliesslich gibt es auch bei den „Bildeffekten“ (siehe unten rechts) weitere Einstellungs-möglichkeiten.

7. Grafiken

Grafiken, die in mündlicher Rede erläutert werden, sind ein wichtiges Element in Powerpoint. Vorsicht bei Statistiken und Zahlenmaterial: Sie verlangen nach einer konsequenten Aktualisierung. Zudem soll darauf geachtet werden, dass z.B. Charts keine Redundanzen enthalten (z.B. Doppel-Information durch Legende).

Powerpoint bietet auch sogenannte „SmartArt“-Grafiken an (Registerkarte „Einfügen“/ SmartArt). Sie dienen der Veranschaulichung von Listen, Prozessen, Zyklen usw. (siehe Abbildung rechts) und können auch individuell beschriftet werden.

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„Modern“ und sinnvoll ist aber auch die Vorgehensweise, dass man nur eine einzige Kernaussage aus einer Tabelle sichtbar macht, z.B. vor einem Bild, das die ganze Folie abdeckt. Alle anderen Angaben liefert man nach (siehe Abbildung unten links; Quelle Magazin „c’t“ Nr. 18/ 2013). Diese Reduktion benötigt aber viel Mut.

Sinnvoll ist es auch, die Information der Legende schon bildlich sichtbar zu machen (siehe Abbildung unten rechts; Quelle Magazin „c’t“ Nr. 18/ 2013).

8. Design, Farben, Layout

PP bietet eine Menge Designvorlagen an, die man als Hintergrund benutzen kann (Registerkarte „Entwurf“); weitere kann man sich bei Microsoft Office online beschaffen.

Zudem werden Farbschemata vorgeschlagen, deren Kombination für das menschliche Auge besonders angenehm sind und ästhetischen Prinzipien folgen (Registerkarte „Entwurf“ > Farben).

Praktisch ist auch die Verwendung der Titelschrift-Formatvorlagen (Registerkarte „Entwurf“ > Schrift-arten).

Zudem bietet Powerpoint sehr interessante Designs für Schaltflächen an (Registerkarte „Format“, siehe Abbildung rechts).

Schöne gestalterische Effekte können z.B. mit grafischen Formen erzielt werden, deren Transparenz unter 100% liegt.

Vorsicht Farbtreue: Nicht alle Farben werden auf jedem Beamer „originalgetreu“ abgebildet. So kann es vorkommen, dass ein Gelb auf einmal orange ist oder ein Rot zu einem Braun wird. Ein vorgängiger Testlauf wird empfohlen. Farben können dann noch angepasst werden.

Beim Layout soll bewusst auch sogenannter „Weissraum“ eingeplant werden. Dies ist „leerer Platz“ auf der Folie, der grafisch durchaus effektvoll sein kann. Ein Layout mit Weissraum verhindert zudem, dass Folien grafisch und inhaltlich überfüllt sind.

Wichtiger Layout-Aspekt: Bei einigen Präsentationsräumen ist aus den hinteren Sitzreihen das unterste Bild-Fünftel nicht mehr gut sichtbar. Wer in so einem Raum projizieren muss, sollte also wichtige Informationen nicht in diesem Bereich platzieren.

9. Raumausleuchtung, Blend-Effekt

Verwendet man eine dunkle Schrift vor hellem Hintergrund (siehe Bildteil rechts), sollte man den Raum nicht allzu sehr abdunkeln, denn der Kontrast zwischen einer dunklen Umgebung und einer hell leuchtenden Leinwand strengt die Augen besonders an und führt zu schneller Ermüdung.

Umgekehrt sollte man weisse bzw. helle Schrift vor dunklem Hintergrund (siehe Bildteils links) eher in dunklen Räumen einsetzen und keine extra-fetten Schriften wählen, denn weisse Schrift “strahlt”, d.h. sie wirkt dicker und grösser und überstrahlt die Zwischenräume. Helle Schriften sind grundsätzlich schwieriger zu lesen; Negativschrift in Mengen ist also zu vermeiden.

10. Mediendateien

Powerpoint ermöglicht auch die Einbindung von Video- und Tonmedien (Registerkarte „Einfügen“ > Film bzw. Sound). Seit Powerpoint 2010 werden diese in die pptx-Datei eingebettet. Nach wie vor kann es wichtig sein, dass man die Ursprungsdatei im selben Ordner wie die pptx-Datei ablegt. Wenn die Wiedergabe nicht wunschgemäss funktioniert, kann man das Starten der Datei mit einem Link aus einer Textbox sicherstellen.

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Powerpoint ist ein Microsoft-Produkt und deshalb punkto Formate und Codecs wählerisch. Möglicher-weise müssen Filmclips (z.B. MOV-Dateien) erst konvertiert werden, damit sie in der Präsentation abgespielt werden können. Zudem kann Powerpoint besser mit dem Dateiformat AVI als mit MPEG4 umgehen.

Funktioniert das Einbetten des Videos nicht wunschgemäss, kann auch so vorgegangen werden: Die Präsentation wird kurz ausgesetzt und der Filmclip extern (z.B. im VLC-Player) gestartet.

Wenn grosse Mediendateien eingesetzt werden, ist es ratsam, den Ordner mit allen Dateien lokal (!) auf den Laptop zu speichern (auf den Geräten der KSR ist das C: Commons) und von dort zu starten. Sonst kann es zu Rucklern kommen, weil das Gerät die Daten nicht schnell genug z.B. vom Stick auslesen kann.

11. Bilder komprimieren

Übertrieben hohe Bildauflösungen, weggeschnittene Bildteile usw. können zu unnötig hohem Speicherbedarf führen. Dem kann man einfach entgegenwirken: Man klickt hierzu auf irgendein Bild in der Präsentation, wählt auf der Symbolleiste „Format“ den Button „Bilder komprimieren“ und nimmt im darauf folgenden Dialog („Komprimierungseinstellungen“) die gewünschten Einstellungen vor. Oft reduziert sich durch dieses Vorgehen die Grösse der Datei deutlich

12. Präsentationsformate

Das Standardformat „PowerPoint-Präsentation“ (pptx) kann auf PCs, auf denen dieselbe Office-Variante installiert ist, problemlos wiedergegeben werden. Der Vorteil der originalen Datei ist, dass man auch noch im letzten Moment Details nachbessern kann (z.B. eine zusätzliche Folie einfügen, weniger Infor-mationen am unteren Bildrand platzieren, Änderungen bei den Farbeinstellungen vornehmen usw.).

Aber auch die „PowerPoint-Bildschirmpräsentation“ (ppsx) hat ihre Berechtigung. Sie läuft auf allen Zielgeräten ab, auch wenn gar kein Office installiert ist. Auch wer eine Präsentation Drittpersonen zur Verfügung stellen will, wählt zu recht diese Variante. Der Speicherplatzbedarf ist allerdings gleich hoch wie bei der „Originaldatei“.

Schliesslich kann man Präsentationen auch im pdf-Format abspeichern. Die grosse Einschränkung ist allerdings, dass keinerlei Animationen mehr wiedergegeben werden und dass man auf die Einbindung von Ton- und Bildmedien verzichten muss. Die Datei muss zudem mit der Einstellung „Anzeige/ Vollbild-modus“ projiziert werden, damit überhaupt ein sinnvoller „Folien-Effekt“ entsteht. Das pdf-Format hat den entscheidenden Vorteil, dass die Dateigrösse sich gegenüber der Originaldatei stark verringert (bis auf ca. ein Drittel). Damit eignet sich das Format für die Ablage von Präsentationen in Schulnetzwerken, auf Sharepoints und auf Educanet2.

13. Präsentationsarten

Variante A: Stehend mit Eingabemöglichkeiten am Gerät selber. Diese Voraussetzungen sind gegeben, wenn sich ein massiver Korpus oder ein Stehpult im Zimmer befinden, auf den bzw. das man den Laptop platzieren kann. Durch die Nähe zum Gerät ist es auch möglich, den „Textmarker“, der im Präsentati-onsmodus angeboten wird, einzusetzen. Man sollte allerdings nicht vergessen, sich um ein ausreichendes Mass an Augenkontakt zum Publikum zu bemühen.

Variante B: Stehend in gewisser Distanz zum Notebook. Bei dieser Präsentationsart steht man neben der Projektionswand und erläutert in freier Rede, was sichtbar ist. Den Folienwechsel nimmt man mittels eines Presenters vor und weist auf Details in der Präsentation mit dem Laser-Pointer hin. Um zu vermeiden, dass man ständig „zur Wand spricht“, verwendet man vorbereitete „Spick“-Karten im A5-Format.

Geeignete „Spick“-Karten kann man in Powerpoint aber nur mit dem folgenden „Trick“ herstellen: Man bringt die Anmerkungen zu den Folien im Programmfenster „Notizen“ (unten) an. Vor dem Drucken wählt man aber manuelle (!) Einstellungen (defaultmässig wird die Schrift zu klein gedruckt). Man muss hierzu so vorgehen: Man wählt im Programm den Befehl „Ansicht/ Notizenmaster“. Nun kann man die Grösse des Notizen-Feldes und die Grösse der Notizenschrift manuell anpassen, schränkt also ds Notizenfehld in der Breite ein und wählt z.B. die Schriftgrösse 30. Mit dem Befehl „Datei drucken/ Notizenseiten“ kann man sich die Notizen nun in lesbarer Grösse ausdrucken. Erst wenn auf den Computern der KSR in ca. 2 Jahren Office 2013 installiert sein wird, wird man die professionelle Lösung mit dem Vorschaubildschirm einsetzen können.