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Turning Data into Value– with Reporting

Robert Marx | Dennis Kloster | Adrian Doms 07. Mai 2019

KPMG Consulting – Digital Finance &Universität DuisburgBusiness Intelligence: Strategie und Organisation (BISO)

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Agenda

Theorie zur Praxis - “IT-gestütztes Reporting”5

Präsentation der Ergebnisse4

Einführung & Vorstellung1

2 Einführung in die Case Study

Bearbeitung der Case Study3

2


Reporting als Grundstein des Performance Management

*Quelle: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Definition/berichtswesen.html

REPORTING: Bezeichnung für alle systematisch erstellten, entscheidungs- und führungsrelevante Informationen enthaltenden Berichte in schriftlicher oder elektronischer Form*

REPORT: Ein bestimmter Teil von Unternehmensinformationen, die in strukturierter Weise dargestellt werden –meistens in Form von Graphen und Tabellen

Reports sind eine Präsentation von Daten, die in unterschiedlichen Medien und Formen erscheinen:

— Präsentation in Reporting-Tools: Dashboards / Report Screens— Präsentation in Exports: PDF Ausdrucke / PPT Präsentationen— Präsentation auf Mobilgeräten

IT-gestütztes Reporting


Reportingsysteme werden durch IT Lösungen unterstütztKo

mpl

exitä

t Geringe Komplexität Hohe Komplexität

z.B. Anzahl der Entitäten und Reports

Reporting wird durch IT Tools mit unterschiedlichen Fähigkeiten ermöglicht / unterstützt

1 - Basic 2 - Developing 5 - Leading3 - Established 4 - Advanced

Strategie Governance Prozesse Datenmodell Technologie

— Anforderungen an das Reporting erhöhen die Komplexität, z.B.:

— Anzahl an Reports— Detailierungsgrad / Granularität

— Moderne Reporting Tools sind in der Lage hohe Komplexität zu bewältigen

IT-gestütztes Reporting

Die Beurteilung des Reifegrades eines Reportingsystems erfolgt anhand von fünf Dimensionen…

… und wird mit dem dazugehörigen Niveau des Reifegrades klassifiziert.


3. Reports & DashboardsDie Übertragung ausgewählter KPIs in verschiedene Reports / Dashboards

Fünf Kernelemente eines erfolgreichen ReportingsystemsIT-gestütztes Reporting

1. KPI FrameworkEine vollständige Identifizierung und Auflistung aller relevanten KPIs in einem Repository

2. Report InventoryEine harmonisierte und strukturierte Zusammenfassung aller Reports in einem Report Inventory

4. Prozesse & VerantwortlichkeitenEine klare Definition der für das Reporting relevanten Standardprozesse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten

5. Eingabetemplates & -systemeDie Verfügbarkeit von harmonisierten und konsistenten Daten für das Reporting

Ein leistungsfähiges Reportingsystem verringert den Aufwand und liefert gleichzeitig hoch relevante Informationen.

Ein erfolgreiches Reportingsystem entwickelt sich anhand von fünf Dimensionen :



1. KPI FrameworkEine vollständige Identifizierung und Auflistung aller relevanten KPIs in einem Repository

Das Repository enthält alle relevanten Informationen zu KPIs wie Berechnungslogiken, zugehörige Reports, Datenquellen, verfügbare Granularität, etc. und sollte auf die gesamte Organisation angewendet werden.



2. Report InventoryEine harmonisierte und strukturierte Zusammenfassung aller Reports in einem Report Inventory

— Corporate Level Reporting dient als Anker und definiert allgemein Inhalt & Struktur übriger Reports— Top KPI Dashboards werden durch detaillierte Reports um zusätzliche Informationen ergänzt (Drill-Down)

Corporate Level

Segment Level

Entity Level

Functional Area Level

z.B. EVA, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz…

z.B. Einnahmen / Umsatz, Marktanteil, SWOT…

z.B. Cost / Profit Center, Investments…

z.B. Produktion, Logistik, HR, Marketing Reports…

Top KPI Dashboards

Detaillierte Reports & Spezifische Analysen Dril

l-Dow

n

Report Struktur entlang der Organisationshierarchie… Report Struktur entlang der Informationsgranularität…

Det

aillie

rung

sgra

d



Formal / Funktional (Wie?)— Welche Endgeräte werden unterstützt?— Welches Layout / welche Grafik ist passend?— Welche Funktionen sind erforderlich? (Analysewege /

Interaktion)


Grund (Wofür?)— Was ist der Zweck dieses Reports?— Welche Fragen können mit diesem Bericht beantwortet werden?— Welche Aktionen können durch diesen Bericht ausgelöst werden?

Inhalt (Was?)— Welche KPIs sind relevant?— Wie genau sind die Zahlen (Flash-Report)?— Welche Aggregationsstufe ist angemessen?

Zeit (Wann?)— Welcher Zeitrahmen deckt der Report ab?— Wann wird der Bericht erstellt / veröffentlicht?

Personen (Wer?)— Wer sind die Empfänger des Reports?— Wer ist verantwortlich? (Erstellung / Wartung)

Form follows function – Charakter des Reports über Beantwortung wichtiger Fragen definieren:




— Ein benutzerfreundliches Reporting Tool zur Verfügung stellen undBenutzer in die Tool-Auswahl und Reportdesign-Phasen integrieren

— Die Unternehmenskultur verstehen, um den richtigen Implementierungsansatz zu wählen (Big Bang vs. Step-by-Step)

— Inhalte und Features reduzieren (so viel wie nötig, so wenig wie möglich)

— Intuitives Design verwenden, um positive Nutzererlebnis zu formen

— Re-design von User Tasks – weg von der Zahlenverarbeitung hin zur Ausführung von wertschaffenden Maßnahmen

— Allgemeine Regeln für Report-Designs definieren

???Von der Verwaltung…

…zur Wertschöpfung

— 10 Sekunden um das Report Layout zu verstehen— 20 Sekunden um seine Informationen zu verstehen— 60 Sekunden um Gegenmaßnahmen abzuleiten

Maßnahmen zur Steigerung der Nutzerakzeptanz:



4. Prozesse & VerantwortlichkeitenEine klare Definition der Reporting relevanten Standardprozesse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Eine RACI-Matrix ist ein nützliches Tool im Prozessmanagement, welches hilft, jede spezifische Aufgabe pro Prozessschritt einer bestimmten Rolle zuzuweisen (Responsible Accountable Consult Inform).

Ein ausgereifter Reportingprozess besteht aus standardisierten Teilprozessen und Aufgaben

Teilprozesse:

Manuell oder automatisiert?Intern oder extern?

Sind Änderungen erforderlich? (ETL)

Sind die Daten vollständig & korrekt?

Datensammlung Datenaufbereitung Analyse

Dateneingabe Daten-aufbereitung

Daten-anreicherung

Qualitäts-kontrolle Analyse Informations-

verteilung

Aufgaben:

Ergänzungen oder Extra-polationen?

Was sind die Ergebnisse und warum?

Wer ist zu informieren?




ETL Prozesse & Mapping

Standard & Self-Service Reporting

Intern & Extern

ERP SCM CRM HR Tax Data MiningExternal Intelligence

Rep

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Ein Reporting Screen ist nur die Oberfläche…


Ein konsistentes Datenmodell ist die Basis für die integrierte Planung

Gültiges Ticket nötig

Gefährliche Gegenstände

werden abgenommen

Fans statten sich mit Getränken und

Essen aus

Ticketkontrolle Sicherheits-kontrolle

Bier, Bratwurst, Stadionzeitung

Fans bereit zum Anpfiff

Alle sitzen an ihrem Platz und sind

bereit fürs Spiel

Unvollständige, falsche Daten

werden entfernt

Datenmodell ist gefüllt

Datensätze werden qualitativ

aufbereitet

DatenbereitstellungEliminierung Anreicherung

Sammelplatz vor dem Stadion

Fans kommen zum Stadion

Datenvalidierung

Fans sammeln sich an den jeweiligen

Eingängen

Heim- und Gästefans passen

sich dem jeweiligen Block an

Fans begeben sich zu ihrem

BlockAnpassung an den

Fanblock

Verdichtung der Informationen

Vereinheitlichung der Daten

Aggregation Umrechnung / MappingExtraktion

Vollständigkeits-prüfung der Daten

Daten werden aus Quellsystemen / -files bereitgestellt

ETLAusgangspunkt Zielzustand

Beispiel: Stadionbesuch





Aktuelle Trends in Reporting & TechnologieIT-gestütztes Reporting

Focus Trend: Self-Service BI

— Stärkere Nachfrage nach Self-Service BI

— Automatisierte Datenaufbereitung und Verwendung von unstrukturierten Daten

— Durchführung von Simulationen in Echtzeit und Planung mit Live-Informationen

— Kontinuierliches Wachstum in Cloud BI

— Ergänzung von Analytics-Funktionen und weitere Datenquellen

— Analysen auf Front-End “slice & dice” ermöglichen:

— Schnelle Reaktionen auf neue Gegebenheiten— Einen sehr flexiblen Gebrauch der Informationen

— Die stark zunehmende Menge an Daten verlangt eine tiefgehende aber individuelle Analyse (Big Data)

— Verwendung von benutzerfreundlichen IT Applikationen stärkt die Unabhängigkeit des Unternehmens von der IT

Technologie Trends Organisation- und Prozesstrends

Eine Gartner Studie von 2018 – The Magic Quadrant


Macht ihr auch … ?Gibt es … ?

Was ist … ?

Wie viel … ?

Habt ihr … ?

Könnt ihr … ?

Zeit für eure Fragen

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