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ZUR PERSONALAKQUISE und professionellen Bewerberauswahl LEITFADEN Europäisches Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilien- wirtschaft (EBZ) Springorumallee 20 44795 Bochum Tel.: (0234) 94 47 100 Fax: (0234) 94 47 599 E-Mail: [email protected] Web: www.e-b-z.de Verband der Nordrhein-Westfälischen Immobilienverwalter e. V. Vaalser Straße 148 52074 Aachen Tel.: (02 41) 8 90 12 00 Fax: (02 41) 8 90 12 01 E-Mail: [email protected] Web: www.vnwi.de

und professionellen Bewerberauswahl - EBZ...4.9 Headhunter 21 4.10 Arbeitsämter 22 4.11 Berufsförderungsdienst 23 5. Checkliste-Stellenausschreibung 24 6. Muster-Stellenausschreibung

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ZUR PERSONALAKQUISE und professionellen Bewerberauswahl

LEITFADEN

Europäisches Bildungszentrum der Wohnungs- und Immobilien-wirtschaft (EBZ)Springorumallee 2044795 Bochum

Tel.: (0234) 94 47 100Fax: (0234) 94 47 599E-Mail: [email protected]: www.e-b-z.de

Verband der Nordrhein-Westfälischen Immobilienverwalter e. V.

Vaalser Straße 14852074 Aachen

Tel.: (02 41) 8 90 12 00Fax: (02 41) 8 90 12 01E-Mail: [email protected]: www.vnwi.de

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Seite

1. Leitfaden zur Personalakquise 5

2. Demografischer Wandel 7

3. Kreis der Bewerber 8

TEIL 1: PERSONALAKQUISE

4. Netzwerk der Personalakquise 9

4.1 Zeitungsanzeigen 10

4.2 Stellenportale 11

4.3 Jobportale der Universitäten/ Hochschulen 12

4.4 Bildungsanbieter/Berufs schulen 15

4.5 Presse und Öffentlichkeitsarbeit 16

4.6 Lokales Sponsoring 17

4.7 Social Media 18

4.8 Personalagenturen 21

4.9 Headhunter 21

4.10 Arbeitsämter 22

4.11 Berufsförderungsdienst 23

5. Checkliste-Stellenausschreibung 24

6. Muster-Stellenausschreibung 25

TEIL 2: BEWERBERAUSWAHL

7. Tipps zur Bewerberauswahl 26

8. Bewerberauswahl 27

8.1 Wie und wo finde ich den richtigen Mitarbeiter? 27

8.2 Bewerber und Unternehmen 28

8.3 Bewerben Sie sich bei Ihrem Bewerber 29

8.4 Kompetenzmodell 31

8.5 Bewerbungsunterlagen 32

8.6 Analyse der Bewerbungs- unterlagen 32

9. Telefoninterview 33

9.1 �Vorauswahl von Bewerbern / Chancen von Telefoninterviews 33

9.2 Vorgehen bei Telefoninterviews: Inhalte und Struktur 33

10.Bewerberinterview 34

10.1 Die Gesprächsvorbereitung 33

10.2 Tipps für den Gesprächsverlauf 35

Beruflicher Werdegang des Bewerbers 35

Fragen zu Auffälligkeiten im Lebenslauf 35

Nutzen eines strukturierten Inter viewleitfadens – Fokus auf persö nliche Kompetenzen 36

INHALT

Tipps zum Anfertigen von Notizen 36

Fragetechniken – Frage nach dem „Können“� 37

Fragetechniken – Frage nach dem „Wollen“� 37

Fragetechniken – Wie erreicht man, dass der Kandidat ehrlich antwortet?� 38

Fragetechniken – Beispielfragen� 38

11. Interviewtechnik 39

Fragetechniken: Beispielfragen zum Thema „Motivation“� 39

Fragetechniken: Beispielfragen zum Thema „Kundenorientierung“� 40

Fragetechniken: Analyse von „Potenzial“� 41

Fragetechniken: „Potenzial“� 41

Tipps für den Gesprächsverlauf: Anfertigen von Notizen� 42

Tipp für den Gesprächsabschluss� 42

12.Notizen 43

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Wie schwierig es ist, passende Bewerber für eine freie Stelle zu finden, haben Sie möglicherweise bereits selbst einmal erfahren müssen.

Viele Immobilienverwaltungen klagen bereits heute über akuten Nach-wuchsmangel und sind deshalb bereit, neue Wege bei der Personalakqui-se und Ausbildung neuer Mitarbeiter zu gehen.

Die Wichtigkeit des Themas wird sich in Zukunft durch die aktuelle de-mografische Entwicklung noch zuspitzen und der Wettbewerb um gut ausgebildeten Nachwuchs auf allen Positionen zunehmen.

Offene Stellen können nicht immer durch flexible interne Lösungen aus-geglichen werden, so dass das Aufspüren neuer und interessanter Mit-arbeiter eine besondere Wichtigkeit für die Zukunft des Unternehmens besitzt.

Dieser Leitfaden begleitet Sie bei den wichtigsten Schritten und zeigt Ih-nen grundsätzliche und kreative Möglichkeiten der Personalakquise auf.

Sie erhalten darüber hinaus hilfreiche Tipps und Links auf eine Vielzahl von Stellenbörsen und praktische Hinweise für die professionelle Bewer-berauswahl.

Viel Spaß beim Lesen wünschen Ihnen die Teams von

VNWI und EBZ

1. LEITFADEN ZUR PERSONALAKQUISE

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Der demografische Wandel wirkt sich in kaum einer anderen Branche stärker aus als bei den Im-mobilienverwaltern. Zwei Drittel der in der Marktstudie Aus-, Fort- und Weiterbildung befragten Immobilienverwaltungsunternehmen gaben im Jahre 2013 an, dass es ihnen schwerfalle, neue Mit-arbeitende zu finden.

Gesucht wird:

Ihr Unternehmen hat offene Stellen zu besetzen, aber der geeignete Bewerber ist noch nicht in Sicht?

Sie haben sich bereits entschieden, ein Stellenangebot aufzugeben, wissen aber noch nicht genau wie?

Ein entscheidendes Kriterium bei der Besetzung der offenen Stelle ist die Bewerberauswahl. Doch zuvor sollten Sie sich präzise und tiefgründig überlegen, über welches Profil der Bewerber verfügen sollte.

Denn neben der fachlichen Qualifikationen, die sich erlernen lassen, ste-hen vor allem Charakter und Persönlichkeit eines Menschen im Vorder-grund. Lassen Sie sich bei der Bewerberauswahl bitte nicht ausschließlich von formalen Punkten leiten, sondern versuchen Sie, die für Ihr Unter-nehmen passenden Mitarbeiter mit viel Fingerspitzengefühl und Empa-thie auszuwählen.

Erfassen Sie die Menschen als Ganzes und fühlen sich auch kreativ in Per-sonenkreise ein, die für den Beruf des Immobilienverwalters spannende Biografien mit sich bringen, z. B.

Studienabbrecher,

Mütter und Väter nach absolvierter Elternzeit und dem Wiedereinstieg ins Berufsleben,

Soldaten bei der Wiedereingliederung in den zivilen Arbeitsmarkt,

Quereinsteiger aus anderen Branchen.

In Zeiten des demografischen Wandels und angesichts des in großen Teilen bereits bestehenden Fachkräftemangels in der Branche, gerät zunehmend auch die Zielgruppe 50+ in den Fokus. Nehmen Sie sich vor der aktiven Personalakquise Zeit und überlegen exakt, welche Profile Sie wirklich suchen.

Qualifikation/QualifikationsanforderungenSchwierigkeiten, qualifizierte Mitarbeiter zu finden – nach Unternehmenstyp

„Ist es für Sie bzw. Ihr Unternehmen bislang schwierig, qualifizierte Mitarbeiter zu finden?“

Wohnungsgesellschaft/bis 20 Mitarbeiter

Wohnungsgesellschaft/über 20 Mitarbeiter

Wohnungsgesellschaft gesamt

Wohnungsgenossenschaft/bis 20 Mitarbeiter

Wohnungsgenossenschaft/über 20 Mitarbeiter

Wohnungsgenossenschaft gesamt

Haus-/Wohnungsverwaltung

Makler

Bauträger/Projektentwickler

Sonstiges

Gesamt

34 66

35 65

35 65

24 76

29 71

26 74

67 33

52 48

47 53

56 44

39 61

(2011: 39 %) (2011: 61 %) Ja Nein

Quelle:InWIS–MarktstudieAus-,Fort-undWeiterbildung

Betrachtet man das Branchenbarometer des DDIV, so hat eine Immobilienverwaltung eine durch-schnittliche Größe von fünf Mitarbeitern 1. Der demografische Wandel trifft die Verwaltungen so-mit mit voller Wucht, denn der Mangel an Nachwuchs und der altersbedingte Verlust von qua-lifiziertem Personal entscheiden hier sogar über den Unternehmensfortbestand. Neben dem Auffinden neuer Mitarbeiter, müssen auch vorhandene Mitarbeiter gefördert und durch Weiter-bildungen entsprechend der gegenwärtigen Bedürfnisse der Branche bestmöglich geschult wer-den. Personalverantwortliche sollten daher den bestehenden Mitarbeiterstamm honorieren und fördern. In Sachen Personalentwicklung sind somit besonders die Unternehmen gefragt: Welche Mitarbeiter fallen bald altersbedingt aus? Welche Stellen sind neu zu besetzen? Gibt es bereits Talente, die diese Stelle ersetzen können? Vorausschauendes Planen und das Investieren in fähige Köpfe sind entscheidend. Ob Quereinsteiger, Auszubildender oder bereits tätiger Mitarbeiter – mit Weiterbildungen sorgen die Unternehmen für Fachkräftenachwuchs.

3. KREIS DER BEWERBER2. DEMOGRAFISCHER WANDEL

1 Quelle: DDIV e. V., 2014

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Personalakquise ist immer ein Zusammenwirken verschiedener Einzelparameter. Nutzen Sie Ihr persönliches Netzwerk, um Personal für Ihr Unternehmen zu finden.

Abb.1:NetzwerkderPersonalakquise

Wichtig:�Schauen�Sie�nicht�nur�nach�Bewerberinseraten�–�inserieren�Sie�auch�selbst�ein�Stellengesuch!

4. NETZWERK DER PERSONALAKQUISE

ZEITUNGS-ANZEIGEN

BILDUNGSANBIETER

JOBPORTALE VON HOCHSCHULEN

STELLENPORTALE

PRESSE

LOKALES SPONSORING

SOCIAL MEDIA

PERSONALAGENTUREN

HEADHUNTER

BERUFS-SCHULEN

ARBEITS- ÄMTER

BERUFSFÖRDE-RUNGSDIENST

Die älteste und bekannteste Möglichkeit, geeignete Bewerber zu suchen und zu finden, sind Annoncen in Zeitungen. Da der Leser sich zunehmend auf Online-Ausgaben fokussiert, sollten bei der Aufgabe der Anzeige beide Ausgaben bedacht werden.

Sowohl Fachzeitungen für die Immobilienwirtschaft, wie die Immo-bilien Zeitung, die DW – Die Wohnungswirtschaft, als auch überre-gionale Wochenzeitungen wie DIE ZEIT oder lokale Zeitungen sind hierbei zu nutzen. Anzeigen in der WAZ oder den Ruhrnachrichten erreichen beispielsweise Leser im gesamten Ruhrgebiet und NRW. Stellenangebote lassen sich auch lokal/regional eingrenzen und werden dadurch günstiger.

Die Rheinische Post, der Kölner Stadtanzeiger oder die Westfälischen Nachrichten sind weitere lokale Beispiele. Die Industrie- und Han-delskammer veröffentlicht – ebenfalls regional – eine IHK-Zeitung.

Nehmen Sie Kontakt 2 auf:

Immobilienzeitung > www.iz-jobs.de/arbeitgeber Christine Winckelmann Mail: [email protected] Tel.: (0)611 973 26-46

Tolga Yildiz Mail: [email protected] Tel.: (0)611 973 26-43

Die Wohnungswirtschaft Michaela Freund Mail: [email protected] Tel.: (0)931 27 91-777

DIE ZEIT > www.inserieren.zeit.de Martina Hoffmann Mail: [email protected] Tel.: (0)40 32 80-264

WAZ Mail: [email protected] Tel.: (0)201 804-2441

Ruhrnachrichten > www.stellen.RuhrNachrichten.de Mail: [email protected] Tel.: (0)231 90 59 67 40

Rheinische Post Joachim Vranken Mail: [email protected] Tel.: (0221) 888 231 14

Kölner Stadtanzeiger Mail: anzeigen@zeitungsgruppe-

koeln.de Tel.: (0221) 925 864 10

Westfälische Nachrichten Mail: service.online@

zeitungsgruppe- muenster.de Tel.: (0251) 690-49 201

4.1 ZEITUNGSANZEIGEN

2 Stand 01‘2015

TEIL 1

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Online-Stellenportale haben eine große Reich-weite und werden häufig bei der Stellensuche genutzt, da sie für den Suchenden meist kos-tenfrei sind. Auch für Anbieter ist das Aufge-ben einer Anzeige meist kostengünstiger und weniger aufwändig als in Printmedien.

Insbesondere die Immobilienbranche ist mit vergleichsweise wenigen Anzeigen vertreten, sodass die Möglichkeit aufzufallen, recht groß ist.

Eine Beispielsuche bei der Jobbörse StepStone ergab:

Suchbegriff „WEG-Verwalter“: 17 Treffer

Suchbegriff „Immobilienverwalter“: 80 Treffer

Suchbegriff „Hausverwalter“: 17 Treffer

Insbesondere Berufseinsteiger, Studienabbre-cher oder Seiteneinsteiger nutzen Jobportale von Hochschulen und (Weiter-)Bildungsein-richtungen. In diesen Stellenbörsen Präsenz zu zeigen, bereits Studentenjobs oder Praktika anzubieten, kann zukünftige Mitarbeitende an das eigene Unternehmen binden.

www.stellenwerk.de ist ein Angebot, das die offiziellen Jobportale von 12 Hochschulen ver-eint. Insbesondere der Blick auf Studienabbre-cher ist lohnenswert: die Zahl derjenigen, die ihr Studium nicht bis zum Abschluss führen und vorzeitig beenden, ist hoch.

Dies gilt vornehmlich für Studienanfänger, aber auch in großem Maße für fortgeschrit-tene Studierende. Ein Studienabbruch erfolgt nicht nur aus leistungsbezogenen Gründen, oftmals sind auch private Umstände, später Erkenntnisgewinn oder schlichtweg Pech im Spiel.

Dennoch haben Studienabbrecher aus höhe-ren Semestern bereits eine lange Zeit des Ler-nens und häufig auch des Arbeitens hinter sich und bringen so bereits gewachsene Erfahrung und Kompetenz mit.

Diese Zielgruppe gilt es bei der Personalakqui-se über Universitäten und Hochschulen beson-ders zu fokussieren – nehmen Sie Kontakt zu den jeweiligen Studienberatungszentren auf.

Das Portal www.studienabbrecher.com wid-met sich ausschließlich der Zielgruppe der Studienabbrecher und versucht, in Kooperati-onen mit vielen Unternehmen und Institutio-nen, Perspektiven nach dem Studienabbruch zu schaffen. Über eine Börse bringt das Portal Studienabbrecher mit Stellenangeboten zu-sammen.

www.stellenwerk.de

www.studienabbrecher.com

Anzeigen können Sie z. B. aufgeben unter:

> www.stepstone.de StepStone ist eine Online-Jobbörse, die auf Fach- und Führungskräfte ausgerichtet ist. Das Unternehmen ist ein Tochterunternehmen der Axel Springer SE.

> www.monster.de Monster, ein Online-Karriereportal, ist Partner des Bundesverbands der mittelständischen Wirtschaft und Initiator des Mittelständischen Unternehmertages MUT.

> www.jobs.de Dieses Online Stellenportal gehört zur Scout Gruppe und ist eines der größten Jobportale Deutschlands.

> www.xing.com/jobs Die Jobbörse der XING AG gliedert sich an das gleichnamige soziale Netzwerk XING, in dem Mitglieder vorrangig ihre beruflichen Kontakte zu anderen Personen verwalten.

> www.ectif.com Ectif ist ein Kontaktportal für Hochschul-Ab-solventen und Unternehmen mit integrierter Jobbörse, das von der Hochschule Niederrhein entwickelt wurde.

> jobboerse.arbeitsagentur.de Die Jobbörse ist ein kostenfreier Service der Bundesagentur für Arbeit. Sozialversicherungs-pflichtige Stellenausschreibungen werden per - sönlich betreut. Schaltungen der Stellen über www.meinestadt.de sind hier ebenfalls kostenfrei.

> www.iz-jobs.de IZ-Jobs ist ein Jobportal für die Immobilienbran-che der IZ Immobilien Zeitung Verlagsgesell-schaft mbH.

> stellenmarkt.haufe.de/service/koop/ haufe/immo/index.html Stellenportal des Verlags- und Software hauses Haufe der Zeitschrift „DW – Die Wohnungswirt-schaft“.

> kleinanzeigen.ebay.de/anzeigen/s-jobs/c102 Ebay-Kleinanzeigen verfügt über eine kostenlose Stellenbörse.

> www.kimeta.de Kostengünstige Stellenbörse als Alternative zu den großen Portalen.

JOBS4.2 STELLENPORTALE4.3 JOBPORTALE DER UNIVERSITÄTEN/

HOCHSCHULEN

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Im Folgenden sind einige Stellenbörsen von bundesweiten Bildungseinrichtungen dargestellt, die Studiengänge mit immobilienwirtschaftlicher Ausrichtung anbieten.

Hessen

Hochschule RheinMain Immobilienmanagement (B.E.)

Jobportal > www.jobportal-rheinmain.de/hrmcc

Baden-Württemberg

Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen (HfWU) Immobilienwirtschaft (B.A.), Immobilienmanagement (M.Sc.)

Stellenmarkt> www.hfwu.de/index.php?id=3033

Universität Stuttgart Immobilientechnik und Immobilienwirtschaft (B.Sc. und M.Sc.)

Stellenwerk> www.stellenwerk-stuttgart.de

Bayern

Hochschule Aschaffenburg Internationales Immobilienmanagement (B.A.), Immobilienmanagement (M.A.)

Jobportal> www.h-ab.de/unternehmen/career-service/

unternehmen/jobportal

Technische Hochschule Ingolstadt Immobilienmanagement (MBA)

Career Service> www.thi.de/service/career/service-fuer-unter nehmen.

html

Universität Regensburg Executive MBA Real Estate

Career Service> www-wiwi.uni-regensburg.de/Service/MCS-SA/

Studierende/Stellenangebote.html.de

Berlin

bbw Hochschule Immobilienmanagement (B.A.)

Jobportal> www.jobportale-berlin.de/bbwcc/personalsuche/

angebot-aufgeben.php

Hochschule für Technik und Wirtschaft Immobilienwirtschaft (B.A.)

Stellenportal> career-service.htw-berlin.de/unternehmen/

stellenangebot-eingeben

Hamburg

HafenCity Universität Hamburg Stadtplanung (B.Sc.)

Jobs> www.hcu-hamburg.de/bachelor/jobs

Thüringen

Fachhochschule Erfurt Gebäude- und Energietechnik (B.E., M.E.)

Career Service> www.fh-erfurt.de/fhe/career-service/

angebot-fuer-unternehmen

Niedersachsen

Jade Hochschule Facility Management und Immobilienwirtschaft (M.E.)

Karriereportal> karriere.jade-hs.de

Nordrhein-Westfalen

EBZ Business School Bochum Bachelor of Arts Real Estate (B.A.), Master of Arts Real Estate Management (M.A.)

Jobportal> ww.e-b-z.de/job

Technische Universität Dortmund Bauprozessmanagement und Immobilienwirtschaft (M.Sc.)

Stellenwerk> www.stellenwerk-dortmund.de/start.html

Fachhochschule Münster Bauen im Bestand (B. Eng.)

Career Service> www.fh-muenster.de/studium/beruf-

karriere/careerservice/beratung.php

Bergische Universität Wuppertal Bau- und Immobilienmanagement (M.Sc.)

Jobportal> www.uni-wuppertal.de/universitaet/ universitaets-

verwaltung/dezernat-4/stellenangebote.html

Rheinland-Pfalz

HS Mittweida Immobilienmanagement und Facilities Management (B.E.)

Jobportal> www.hs-mittweida.de/webs/career/jobportal.html

Hochschule Zittau/Görlitz Wohnungs- und Immobilienwirtschaft (Dipl.-Wirtschaftsing.(FH))

Stellenbörse der> www.hszg.de/aktuelles/jobs-karriere/ onlinestellen-

boerse.html

Sachsen-Anhalt

Hochschule Anhalt Immobilienwirtschaft (B.A.), Immobilienbewertung (M.Sc.)

Karriereportal der Hochschulen in Sachsen-Anhalt> www.nachwuchsmarkt.de

JOBS4.3 JOBPORTALE DER UNIVERSITÄTEN/

HOCHSCHULEN

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Bildung verbindet!Bildungsinstitutionen, die immobilienwirtschaftliche Bildungsangebote haben, bilden den Nachwuchs Ihrer Branche aus. Treten Sie mit den Bil-dungsanbietern in den Dialog und erweitern so Ihr persönliches Netz-werk.

Nutzen Sie dazu auch die Möglichkeit Praktika in Ihrem Unternehmen anzubieten und lassen potenzielle neue Mitarbeiter erst einmal in die vielfältigen Aufgaben eines Immobilienverwalters hereinschnuppern. Informieren Sie sich auch darüber, ob der Bildungsanbieter eigene Job-börsen betreibt oder Aushangwände, auf denen Sie Ihr Gesuch veröf-fentlichen können.

Jetzt ausbilden!Der einfachste Weg, guten und passenden Nachwuchs für verantwor-tungsvolle Positionen in Ihrem Unternehmen zu qualifizieren, ist der Weg der Berufsausbildung in Ihrem Unternehmen. Die Ausbildungskam-pagne des GdW Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilien-unternehmen e. V. kann dabei ein wichtiger Meilenstein für das Auffin-den neuer Mitarbeiter sein:

> www.immokaufleute.de

> www.e-b-z.de

Über die Schaltung von Ausbildungsstellen hinaus haben die Arbeitsäm-ter in Deutschland die offizielle Berechtigung zur persönlichen Vermitt-lung von Auszubildenden. Lassen Sie sich beraten zu verschiedenen Programmen wie Einstiegsqualifizierung, Ausbildung hat Vorfahrt oder Assistierte Ausbildung. Sie erhalten einen persönlichen Ansprechpartner und Vermittler.

> www.arbeitsagentur.de

Nutzen Sie den Service Ihrer Handwerkskammer und schalten Sie Ihre Ausbildungs-Stellenausschreibung. Zudem finden Sie hier auch Stellen-gesuche von Ausbildungsinteressierten.

> www.ihk-lehrstellenboerse.de

Machen Sie sich bekannt!Auf die gleiche Weise, wie Sie Kunden auf Ihr Unternehmen auf-merksam machen, können Sie auch die Aufmerksamkeit potenziel-ler neuer Mitarbeiter auf sich ziehen.

Machen Sie sich bekannt, indem Sie Ihr Unternehmen in der Öf-fentlichkeit positiv darstellen. Mit einem positiven Unternehmens-bild, welches das Vertrauen in Ihr Unternehmen und seine Glaub-würdigkeit nach außen stärkt, ziehen Sie nicht nur neue Kunden an, sondern auch potenzielle Mitarbeiter.

Im Fokus der Öffentlichkeitsarbeit steht keine kurzlebige Werbung für Produkte oder Veranstaltungen, sondern eine nachhaltige Aus-kunft über das Unternehmen selbst. Dies macht Sie bekannt, ver-bessert das Image und schafft Vertrauen.

Bringen Sie sich dabei aktiv in öffentliche oder gar politische Dis-kussionen ein und bieten Services für Ihre Kunden und Partner an.

Denkbare Ansätze der Öffentlich keits arbeit sind:

Firmenbroschüre, Imagebro-schüre (für Angebote, Ange-botsmappe)

Stellenanzeigen (Printmedien u. Internet)

Firmenfahrzeuge (z. B. Be-schriftung Nummernschilder)

Flyer (Informationen, Angebote Dienstleistung)

Radiowerbung

Suchmaschinenoptimierung (Internet)

Professioneller Internetauf-tritt (z. B. mit Kundenzugang)

Werbeanzeigen in Printmedien (Rubrik: Immobilien)

Außenwerbung, Werbung an Säulen, Fassaden, Firmenge-bäuden

Newsletter

4.4 BILDUNGSANBIETER/ BERUFSSCHULEN 4.5 PRESSE UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

KreativeÖffentlichkeitsarbeitundKundenbindung(z.B.QualityCompanyImmobilienverwaltungGmbH)

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Engagieren Sie sich lokal!Sponsoring, als Teil der Öffentlichkeitsarbeit, kann ein hilfreiches Instrument der Persona-lakquise für ein Unternehmen sein. Je höher der Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens in Ihrem lokalen Netzwerk, umso eher werden neue Bewerber auf Ihr Unternehmen auf-merksam.

Sprechen Sie die Vereine in Ihrer Umgebung auf Sponsorenmodelle an. Sie müssen nicht gleich Hauptsponsor des Vereins werden, viel-mehr sind auch kleine Beträge für beide Seiten bereits sehr hilfreich. Weitere Informationen zum Sponsoring er-fahren Sie z. B. unter www.stiftungen.org, dem Bundesverband Deutscher Stiftungen.

4.6 LOKALES SPONSORING

Vernetzen Sie sich!Möglichkeiten, Bewerber online zu gewinnen und grundsätzlich auf das eigene Unternehmen im Internet aufmerksam zu ma-chen, steigen. Insbesondere soziale Netzwerke sind ein belieb-tes Instrument, das eine enorme Reichweite bietet und schnell Zugang zu den Zielgruppen schafft.

Die Bewerbersuche ist in sozialen Netzwerken nur ein Baustein der gesamten Darstellung eines Unternehmens. Für die Zeich-nung eines ansprechenden Unternehmensbildes kann auf reich-haltige Gestaltungsoptionen zurückgegriffen werden, die auch Mitarbeitende, Partner und Kunden zum Austausch anregen kön-nen.

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit, wie auch Nachberichte über Events oder Beiträge über Neuerungen rufen das Unter-nehmen bei Kunden und potenziellen Bewerbern stets ins Ge-dächtnis. Eine ansprechende Darstellung und im Besonderen die Pflege der sozialen Netzwerke erfordert Zeit und Vorsicht. Klare und verbindliche Richtlinien für die Social-Media-Nutzung sind aufzustellen, um eventuell geschäftsschädigende Beiträge zu vermeiden.

4.7 SOCIAL MEDIA

Nutzen�Sie�die�Möglichkeiten�des�Internets�und�vernetzen�Sie�sich�mit�Kunden,�Kooperationspartnern,�befreundeten�Unternehmen,�Stadt�und�Politik.

Beweisen�Sie�Kompetenz,�indem�Sie�offensiv�neue�Rechtsprechung�oder�lokale�Besonderheiten�posten�und�kommentieren.

Gestalten�Sie�aktiv�Ihr�persönliches�Netzwerk!

Soziale-Media-Plattformen und -Instrumente sind z. B.:

Twitter – www.twitter.com

Xing – www.xing.com

LinkedIn – www.linkedin.com

Facebook – www.facebook.com

Youtube – www.youtube.com

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QualityCompanyImmobil ienverwaltung

QualityCompanyImmobil ienverwaltung QualityCompany Immobilienverwaltung GmbH

QualityCompany Immobilienverwaltung GmbH

QualityCompany Immobilienverwaltung GmbHImmobilien

QualityCompany Immobilienverwaltung GmbH

QualityCompanyImmobil ienverwaltung

http://qualitycompany.de/

QualityCompanyImmobil ienverwaltung

Betrachtet man den Facebook-Auftritt der Quality Company Immobilienverwaltung, so fällt die Ähnlichkeit zur Firmenhomepage – der Wiedererkennungswert – direkt auf.

Sowohl über Ihre Homepage als auch die Präsenz in sozialen Netzwerken können Sie Ihr gesamtes Angebotsportfolio abbilden.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen neben der WEG- und Hausverwaltung auch noch Vermittlungs-tätigkeiten oder Hausmeisterdienste anbietet, sollten Ihre Kunden dies auch erfahren.

QualityCompanyImmobilienverwaltungGmbH

Steigerung von Reichweite und Bekanntheitsgrad durch virale Ver breitung

Bekanntmachung als interessanter Arbeitgeber

Schaffung von Aufmerksamkeit für das Unternehmen

Markenbildung und Markenprägung

Herausstellung von Geschäftsfeldern, die Kunden und Partnern eher unbe-kannt sind

Der Erfolg ist nur schwer bewertbar

Der Prozess ist langfristig angelegt, kurzfristige Erfolge sind eher nicht zu erwarten

Die Pflege von Social Media-Kanälen bindet personelle Ressourcen

Vor- und Nachteile der Nutzung sozialer Netzwerke durch Immobilienverwaltungen

Abb.3:Zusammenfassung:Vor-undNachteilederNutzungsozialerNetzwerkedurchImmobilienverwaltungen

NachteileVorteile+ -

4.7 SOCIAL MEDIA

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Ähnlich wie bei der Vermittlung von Immobilien gibt es auch bei der Su-che nach neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, professionelle Agenturen und Headhunter mit der Suche zu beauftragen.

Personalagenturen (auch: Personalvermittlungen) sind eine Schnittstelle zwischen Arbeitgeber und Bewerber, die geeignetes Personal an Unter-nehmen vermittelt. Einerseits wählen sie im Auftrag eines Unterneh-mens passende Bewerber aus, andererseits kann sie aber auch Arbeits-suchenden helfen, eine neue Anstellung zu finden.

Handelt die Agentur im Auftrag des Unternehmens, erhält diese bei er-folgreicher Vermittlung eine Provision vom Unternehmen.

Passende Mitarbeiter – als wichtigste Ressource eines Unternehmens – zu finden, kostet Zeit, die viele Unternehmen nicht investieren können. Solche Aufgaben extern zu vergeben, bedeutet demnach eine Ersparnis wichtiger Ressourcen für Unternehmen in diesem Prozess.

Headhunter sind Personalvermittler oder -berater. Sie werden nahezu ausschließlich bei schwer besetzbaren Positionen eingesetzt oder bei der Suche nach sehr gut qualifizierten Führungskräften.

Das heißt, dass insbesondere nach potenziellen Arbeitnehmern gesucht wird, die selbst nicht aktiv auf Stellensuche sind.

Headhunter arbeiten demnach nicht mit Hilfe klassischer Stellenanzei-gen, sondern machen beispielsweise Unternehmen ausfindig, in denen die gesuchten Experten und Führungskräfte derzeit arbeiten könnten. Anschließend versucht der Headhunter direkt über das Unternehmen an die Personen heranzutreten oder gegebenenfalls über eigene Netzwerke oder Online-Portale wie XING, ein Angebot zu unterbreiten.

4.9 HEADHUNTER

4.8 PERSONALAGENTUREN

Die Bundesagentur für Arbeit bietet sowohl Arbeitgebern als auch Ar-beitnehmern umfassende Informationen und Dienstleistungen für den Arbeitsmarkt. Die Vermittlung von Arbeitsstellen, eine allgemeine Arbeitsmarktberatung und Fördermöglichkeiten stehen im Fokus des Angebots.

Sowohl aus Arbeitnehmer-, als auch aus Arbeitgebersicht sollte auf die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit nicht verzichtet werden. Über 3 Millionen hinterlegte Bewerberprofile und mehr als 700.000 Stellenan-gebote bilden hier die größte Internet-Jobbörse Deutschlands:

> www.jobboerse.arbeitsagentur.de

Die Stellenbörse kann von suchenden Unternehmen kostenfrei genutzt werden, eine Anmeldung Ihres Unternehmens vorausgesetzt. Sie können selbstständig Stellen über die Jobbörse der Arbeitsagentur schalten und mittels eines Matchingsystems passende Bewerber finden und kontak-tieren:

> http://jobboerse.arbeitsagentur.de/vamJB/startseite.html?kgr=ag

Die Jobcenter und Arbeitsämter unterstützen Arbeitssuchende darüber hinaus sehr stark bei der beruflichen Weiterbildung und Umschulung. Insofern Sie mit passenden Interessenten in Kontakt treten, informieren Sie sich im Vorfeld bei Ihrem Arbeitsamt über die verschiedenen Mög-lichkeiten der Förderung durch das Arbeitsamt. Die Förderung kann ne-ben der Übernahme von Schulungsgebühren auch in der Aufstockung der Lohnzahlungen liegen. Die Kontaktdaten aller Jobcenter und Arbeits-agenturen sind über die Seite der Bundesagentur für Arbeit zu finden:

> www.bit.ly/1CXWUOP

4.10 ARBEITSÄMTER

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Bewerber, die soeben ihre Ausbildung abge-schlossen haben, Arbeitnehmer, die sich um-orientieren möchten oder Arbeitssuchende ohne feste Anstellung sind Personengruppen, in denen potenzielle Mitarbeitende erwartet werden. Jedoch bilden z. B. auch Soldatinnen und Soldaten, die den Übergang von der mi-litärischen in die zivile Arbeitswelt bestreiten eine denkbare Zielgruppe.

Zur Unterstützung dieser Wiedereingliede-rung gibt es den Berufsförderungsdienst der Bundeswehr (BFD), der Soldatinnen und Sol-daten z. T. schon während Ihrer Dienstzeit bei der Suche nach Ausbildungen und potenziellen neuen Arbeitgebern begleitet und finanziell unterstützt.

Ähnlich wie in weiteren Online-Stellenbörsen können Sie auch hier Ihre Stellenangebote und Praktika kostenfrei einstellen:

> www.personal.bundeswehr.de/ portal/a/pers

Der BFD veranstaltet regelmäßig Jobbörsen, bei denen sich Soldatinnen und Soldaten über Bildungs- und Stellenangebote sowie Praktika informieren. Anlaufstelle sind die 16 Berufsför-derungsdienste in Deutschland. Die Teilnahme als „Aussteller“ ist kostenfrei.

Nehmen Sie Kontakt auf: Karrierecenter der Bun-deswehr (Berufsförderungsdienst):

Berlin Oberspreestraße 61L 12439 Berlin Tel. extern: (030) 6794 2153

Düsseldorf (Dienstort Münster) Nieberdingstraße 24 48155 Münster Tel. extern: (0251) 60948 304

Kassel Ludwig-Mond-Straße 41 34121 Kassel Tel.: (0561) 2077 3215

Mainz (Dienstort Koblenz) Ellingshohl 69 - 75 56076 Koblenz Tel.: (0261) 679992 5178

Saarlouis Wallerfanger Str. 31 66740 Saarlouis Tel.: (06831) 1271 2538

Dresden August-Bebel-Str. 19 01219 Dresden Tel. extern: (0351) 4654 4181

Erfurt Zeppelinstr. 18 99096 Erfurt Tel. extern: (0361) 342 85803

Kiel Rostocker Str. 2 24106 Kiel Tel. extern: (0431) 384 7961

4.11 BERUFSFÖRDERUNGSDIENST

München Dachauer Straße 128/ Gebäude 1 80637 München Tel.: (089) 1249 5813

Schwerin Schlossgartenallee 66 19061 Schwerin Tel.: (0385) 3051 401

DD/Berufsförderungs- dienst Köln Brühler Str. 309 50968 Köln Tel. extern: (030) 6794 2153

Hannover Fliegerstr. 11 30179 Hannover Tel. extern: (0511) 6798 447

Magdeburg August-Bebel-Damm 12 39126 Magdeburg Tel. extern: (0391) 30015 5305

Nürnberg Allersberger Str. 190 90461 Nürnberg Tel.: (0911) 4396 202

Stuttgart Heilbronner Str. 188 70191 Stuttgart Tel.: (0711) 2540 2556

Wilhelmshaven Ebertstraße 74 26382 Wilhelmshaven Tel.: (04421) 4838 3211

Bevor Sie Stellen ausschreiben, sollten Sie in einer Stellenbeschreibung komprimiert aber zielgerichtet beschreiben, welche Erwartun-gen Sie an den Bewerber haben. Zugleich stel-len Sie aber auch heraus, was Sie als Arbeitsge-ber zu bieten haben.

Beachten Sie beim Bewerbungsprozess bitte stets die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbe-handlungsgesetzes (AGG):

> www.ihk-wiesbaden.de/p/recht/rechtsbera-tung/Personal/1575602/Auswirkungen_des_Gleichbehandlungsgesetzes_AGG_auf _Stel-lenaussc.html

5. CHECKLISTE-STELLENAUSSCHREIBUNG

Checkliste

Treffende Bezeichnung der Stelle

Angaben zum Unternehmen (Leistungsspektrum, Stand-ort Anzahl der Mitarbeiter)

Zukünftiger Arbeitsort, erforderliche Reisetätigkeiten

Arbeitsaufgaben der zu besetzenden Stelle

Gewünschte Qualifikation der Bewerber

Leistungen des Unterneh-mens (Gehalt, Provisionen, evtl. Firmenwagen)

Entwicklungsmöglichkeiten

Weiterbildungsangebote

Komplette Unternehmens-angaben (Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Telefonnum-mer für Rückfragen etc.)

Gewünschter Umfang der Bewerbungen

Bevorzugter Bewerbungsweg (z. B. Post oder E-Mail)

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7. TIPPS ZUR BEWERBERAUSWAHL

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Im Folgenden ist eine Stellenausschreibung abgebildet, an der Sie sich für eigene Stellenausschreibungen orientieren können.

QualityCompanyImmobil ienverwaltung

Quality Company GmbH ImmobilienverwaltungMusterstraße 100 12345 Musterhausen

Wie Sie sich bewerben:Wir freuen uns, dass diese Stelle Ihr Interesse geweckt hat. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen per E-Mail oder Post an uns:

Seit mehr als 90 Jahren bildet die Quality Company Immobilienverwaltung GmbH ein Teil der Wohnungswirtschaft und widmet sich dem Bau, der Bewirtschaftung, der Verwaltung und der Vermarktung von eigenen Wohnimmobilien. Für die Unterstützung in der Verwaltung unserer ca. 13.000 Wohneinheiten (WE) in Bochum suchen wir ab sofort

Was Sie tun werden: Kaufmännische Betreuung der Wohnungseigentümergemeinschaften Durchführung der Wohnungseigentümerversammlungen, Protokollerstellung,

Beschlussdurchführung Erstellung von Wirtschaftsplänen Erstellung von Einzel- und Gesamtabrechnungen Technische Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften Einholung von Angeboten und Auftragsvergabe für Instandhaltungs-,

Instandsetzungs- und Sanierungsmaßnahmen Erstellen von Mieterabrechnungen Bearbeitung von Telefon- und Schriftverkehr Was Sie mitbringen: Kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise aus der Immobilienwirtschaft Mehrjährige Berufserfahrung in der Wohnungsverwaltung Kommunikations- und Durchsetzungsstärke in deutscher Sprache Routinierter Umgang mit MS Office Sicheres und seriöses Auftreten und ein Gespür für Kunden Dynamische und selbstständige Arbeitsweise Ergebnisortientiertes Arbeiten Führerschein Klasse B Was wir Ihnen als Mitarbeiter/in bei der Quality Company GmbH bieten: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag Übertarifliche Entlohnug Sehr gute Sozialleistungen Bis zu 30 Urlaubstage Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und eine auf Sie zu geschnittene persönlich Entwick-

lung in unserem Unternehmen Familienfreundliche Arbeitsbedingungen Einen Firmenwagen

eine/n Immobilienverwalter/inzur langfristigen Festeinstellung.

Fon 0241 - XX XX XX XX Fax 0241 - XX XX XX XX [email protected] www.quality-company.de

Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch gerne telefonische für Fragen zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Sie!

6. MUSTER-STELLENAUSSCHREIBUNG

Sowohl für den Bewerber als auch für ein Un-ternehmen gehören berufsbezogene Entschei-dungen zu den wichtigsten Wahl-Entschei-dungen überhaupt!

Die zuvor aufgezeigten Wege neues Personal zu akquirieren oder auf Ihr Unternehmen auf-merksam zu machen, führen Sie idealerweise irgendwann zum Ziel: Der geeignete Bewerber scheint gefunden und muss sich nun nur noch im Bewerbungsgespräch behaupten.

Im Folgenden erhalten Sie praktische Hinweise für die professionelle Bewerberauswahl: aus-gehend vom Bewerber selbst, über die geeig-nete Gesprächsführung bis hin zur Entschei-dungsfindung.

1. Bewerberauswahl

2. Telefoninterview

4. Interviewtechnik

3. Bewerberinterview

TEIL 2

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Mitarbeiter können neu eingestellt werden oder auch aus anderen Positionen im selben Unterneh-men abgeworben werden.

Instrumente, die bei der Personalauswahl helfen können:

Strukturierte, kompetenzorientierte Inter-views, um die Fähigkeiten des Bewerber ge-zielt bzgl. der vakanten Stelle zu ermitteln

Persönlichkeitstests (z.B. DISG), die das Selbstbild und die Selbstbeschreibung des Verhaltens eines Bewerbers identifizieren

Assessment-Center, die z.B. fachliche oder soziale Kompetenzen sowie die „Stressresis-tenz“ des Bewerbes ermitteln

Instrumente zur Entwicklung:

Kompetenzprofile, die festhalten, über wel-che Kompetenzen der Mitarbeiter verfügt

Mitarbeitergespräche, in denen das Kompe-tenzprofil des Mitarbeiters und die Anfor-derungen an ihn gegenübergestellt werden, um individuelle Bildungsmaßnahmen auszu-wählen

Entwicklungscoaching des Mitarbeiters durch die Führungskraft Schulung oder Coaching des Mitarbeiters durch externe Dienstleister

TalenteErfahrene

Immobilien-verwalter

Mitarbeiter im Unter-nehmen

Neuein-stellung

Seitenein-steiger

Auszubil - dende Vom Markt

Dabei muss nicht nur der Bewerber zum Unternehmen passen, sondern auch das Unternehmen zum Bewerber. Sie als Unternehmen hinterlas-sen im ersten persönlichen Gespräch ebenso einen Eindruck auf den Be-werber wie dieser auf Sie.

Gute Bewerber wählen sich ihr Unternehmen aus! Das Interview wird als repräsentativ für die Unternehmenskultur erlebt und hat darum einen hohen Einfluss darauf, ob sich Bewerber ange-sprochen fühlen.

Eine sehr distanzierte und unfreundliche Form des Fragens führt nicht zu mehr Authentizität des Bewerbers, sondern zu mehr Misstrauen und taktischem Antwortverhalten.

Das Interview ist das zentrale Ereignis, in dem gute Bewerber gewor-ben werden.

Der Bewerber und das Unternehmen müssen in vielerlei Hinsicht zuein-ander passen:

Der Bewerber Das Unternehmen

Sozialer Hintergrund, Ausbildung

Wissen und Kompetenzen

Interessen, Bedürfnisse, Werterhaltung

Entwicklungspotenzial

Branche

Anforderungsprofil

Unternehmenskultur

Unternehmensstruktur und Strategie

8. BEWERBERAUSWAHL

8.1 WIE UND WO FINDE ICH DEN RICHTIGEN MITARBEITER? 8.2 BEWERBER UND UNTERNEHMEN

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Bereiten Sie sich auf das Bewerbungsgespräch mit einer Anforderungsanalyse vor!

1. Ziele:Was soll in dieser Position erzielt werden?(Bewertung des Ergebnisbeitrags, der Wertschöpfung)

2. KernaufgabenWelche Aufgaben sind zu bewältigen?(Bezug zu den Positionszielen, ca. 4–7 Aufgaben)

3. Welche Anforderungen lassen sich daraus ableiten? Fachwissen Methodenkompetenzen Personal- und Sozialkompetenzen

Schaffen Sie eine offene AtmosphäreSchaffen Sie eine Atmosphäre, die keine Standardfrage als Eisbrecher benötigt. Geben Sie dem Kandidaten das Gefühl sich frei bewegen zu können. Je freundlicher und angenehmer die Atmo-sphäre, desto weniger wird sich der Kandidat „nur“ als Bewerber fühlen.

Auch das Unternehmen muss sich vorbereitenDie positive Atmosphäre hängt nicht alleine von Räumlichkeiten ab. Der Kandidat soll sich willkom-men fühlen. Dafür spielen noch weitere Faktoren eine wichtige Rolle. Lassen Sie den Kandidaten nicht zu lange warten. Dies führt schnell zu Unbehagen und Verunsicherung und kann das Bewer-bungsgespräch erheblich stören.

Bewerbungsgespräch auf Augenhöhe„Wie verhalten Sie sich in Stresssituationen? Was sind Ihre Stärken und Ihre Schwächen? Wie arbei-ten Sie im Team?“ All diese Standardfragen aus Bewerbungsgesprächen kennen wir – aber auch der Bewerber! Mit diesen Fragen erhalten Sie Standardantworten! Bewerber und deren Werdegänge werden von Unternehmensmitarbeitern geprüft, die sich oftmals zwar mit Namen und Titel vor-stellen, aber keine Informationen über sich als Person oder den eigenen Werdegang äußern.

Zeichnen Sie ein ehrliches BildNutzen Sie die Chance des Bewerbungsgespräches, um dem Kandidaten die Möglichkeit zu geben, sich einen ersten Eindruck von den zukünftigen Arbeitsbedingungen zu machen. Zeigen Sie diesem das mögliche zukünftige Büro, stellen Sie ihm einzelne Kollegen vor oder lassen Sie sogar einen der Kollegen am Bewerbungsgespräch teilnehmen. Dadurch zeichnen Sie dem Kandidaten ein ehrli-ches Bild Ihres Unternehmens.

Desto�weniger�er�sich�„nur“�als�Bewerber�fühlt,�desto�besser�und�„echter“�können�sie�sich�kennenlernen.

Auch�sollten�Sie�nicht�gestresst�oder�unter�Zeitdruck�in�ein�Bewerbungsgespräch�starten.�Aber�vor�allem�sollten�Sie�auf�das�Gespräch�gut�vorbereitet�sein!

Fragen�Sie�Ihre�Bewerber�nicht�nur�ab,�sondern�führen�Sie�einen�Dialog�auf�Augenhöhe.

Selbst�Kandidaten,�die�nicht�eingestellt�wurden,�fungieren�unbewusst�als�Botschafter,�wenn�sie�lobend�über�das�Unternehmen�und�das�Bewerbungsverfahren�sprechen.

8. BEWERBERAUSWAHL

8.3 BEWERBEN SIE SICH BEI IHREM BEWERBER

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Analysieren Sie die Bewerbungsunterlagen, indem Sie sich besondere Auffälligkeiten in den Un-terlagen und Ihre Hypothesen und Fragen dazu notieren:

Häufige Stellenwechsel Persönliche Kontinuität/Ausdauer?

Fehlerhafte Unterlagen Mangelnde Motivation/ Rechtschreibkenntnisse?

Lücken im Lebenslauf Wo ist sie/er da gewesen?

Langatmiges Anschreiben Kann sie/er Dinge auf den Punkt bringen?

Schlechter Zustand der Unterlagen Geringes Interesse/fehlendes Repräsentationsvermögen

Keine Systematik in der Reihenfolge der Unterlagen Unstrukturierte Arbeitsweise

Uneinheitliches Format in der Bewerbung Kein sorgfältiges Arbeiten

Hypothesen / FragenAuffälligkeiten / Informationen

Ein mögliches Kompetenzmodell für Immobilienverwalter kann wie folgt aussehen:

Abb.4:KompetenzmodellImmobilienverwalter

3. Methodenkompetenzen

Gesprächsführung

Hausverwaltungs software

Microsoft Word/Excel

Führerschein

1. Fachkompetenzen

WEG-Recht

Miet-/Vertragsrecht

Immobilienwirtschaft-liche Grundkenntnisse

Technik und Energie

Marketinggrund-kenntnisse

ggf. Buchführung

Verwaltertätigkeit

2. Personale- und Sozial-kompetenzen

Erfolgswille

Kommunikationsstärke: Überzeugungskraft/Zuhören

Verhandlungstechnik/ Empathie

Sicheres, angemessenes Handeln

eigenverantwortliches Handeln

Flexibilität

Basiskompetenzen

AnalytischeFähigkeiten

SprachlicheFähigkeit

IT-Verständnis

Entscheidungsfähigkeit

Kundenorientierung

Kostenorientierung

Energie

Engagement

Belastbarkeit

1. Fachkom petenzen

3. Methoden-kompetenzen

2. Personale- und Sozial-

kompetenzen

Kompe- tenz mix

8. BEWERBERAUSWAHL

8.4 KOMPETENZMODELL

8.6 ANALYSE DER BEWERBUNGSUNTERLAGEN

8.5 DIE BEWERBUNGSUNTERLAGENDurch das Beachten gängiger formaler Vorgaben bei Bewerbungsunterlagen können Sie im Be-werbungsprozess einfache Kriterien in der Vorauswahl der Bewerber treffen. So können Sie den Kreis der potenziellen neuen Mitarbeiter mit einfach Mitteln im Vorhinein verkleinern.

Schriftliche BewerbungSind die Bewerbungsunterlagen vollständig? Zu einer vollständigen Bewerbung gehören:

Online Bewerbung Eine Online Bewerbung per E-Mail muss sämtliche Bestandteile einer schriftlichen Bewerbung enthalten. Diese liegen dann in digitaler Form (gängig als pdf Datei vor) als Datei Anhang vor.

2. Die Bewerbungsmappe Beinhaltet folgende Dokumente:

Tabellarischer Lebenslauf: Die aktuellen Lebens- und Berufsstationen erscheinen immer zuerst Arbeitszeugnisse: Als gut leserliche Kopie und in zeitlicher Reihenfolge einsortiert Akademische Zeugnisse: Berufsabschlüsse und letzte Schulabschlüsse Zusatzqualifikationen: Beispielsweise von Lehrgängen, EDV- oder Sprachkenntnissen

1. Das Anschreiben Wird in der Regel lose auf die Bewerbungs-mappe gelegt

Ist in der Regel nicht länger als eine DIN A4 Seite

Beantwortet im Fließtext die Fragen: Wo hat der Bewerber Ihre Stellenausschrei-bung gefunden? Was hat der Bewerber für Qualifikationen? Warum will er gerade bei Ihnen arbeiten?

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1. Entwickeln Sie aus einem interessant erscheinenden Aspekt der Bewer-bung weitergehende Fragen, mit denen Sie das Telefonat eröffnen.

2. Folgende „Ankerpunkte” für einen Gesprächsbeginn bieten sich an: Formulierungen im Anschreiben Zitate aus Arbeitszeugnissen Eindrücke aus dem Lebenslauf

3. Beispiele: Was hat Sie bewogen, sich bei unserem Unternehmen zu bewerben? Welche Aspekte der Tätigkeit reizen Sie besonders? Was erhoffen Sie sich von einem Wechsel zu uns?

Der erste Kontakt mit einem Bewerber ist nicht immer ein persönliches Gespräch.

Telefoninterviews eignen sich besonders gut für Kandidaten, bei denen es ungewiss ist, ob

sich der Aufwand eines persönlichen Treffens tatsächlich lohnt.

zu führen, bedeutet „Negativselektion” zu betreiben – man kann nur feststellen, wer nicht in die engere Auswahl kommt.

gelingen am einfachsten, wenn markante Aspekte aus den Bewer-bungsunterlagen als Hypothesenquelle für die Interviewfragen ge-nutzt werden können.

9. TELEFONINTERVIEW

9.1 VORAUSWAHL VON BEWERBERN/ CHANCEN VON TELEFONINTERVIEWS

9.2 VORGEHEN BEI TELEFONINTERVIEWS: INHALTE UND STRUKTUR

Ob persönlich oder telefonisch – Interviews sind vorzubereiten und strukturiert durchzuführen.

Hürden und Probleme im Interview:

Gesprächsvorbereitung – Die 3 „goldenen“ Regeln der Interviewführung:

Planung des Interviews – Hürden und

zentrale Fragen:

Wer ist verant-wortlich für den Verlauf des Inter-

views?

Wie wahrhaftig sind die Aussagen?

Wie analysiertman Potenzial?

Was möchte man eigentlich

wirklich über den Bewerber erfah-

ren?

Wie repräsenta-tiv ist das erlebte Gespräch für den

Bewerber?

10. BEWERBERINTERVIEW

1.Siemüssenwissen,wasSiewollen!

2.PlanenSieeinenWechselzwischenkonkretenundselbstreflektorischenFragenein!

3.LassenSiesichstetskonkreteBeispieleaufzeigen!

10.1 DIE GESPRÄCHSVORBEREITUNG

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Beruflicher Werdegang des Bewerbers:

Verwenden Sie nur so viel Zeit für die Darstel-lung des beruflichen Werdegangs wie unbe-dingt notwendig! Nutzen Sie das Interview nicht, um Dinge zu erfahren, die Sie auch durch Lesen der Bewerbung erfahren hätten können!

Fordern Sie den Teilnehmer auf, nur die aus seiner Sicht wichtigsten beruflichen Statio-nen oder Veränderungen in ein paar Sätzen darzustellen! Gehen Sie durch diesen Bereich ruhig zügig durch! Sie können sich zu interes-santen Aspekten Notizen machen und später darauf zurückkommen.

Wenn der Bewerber davon spricht, dass ihm frühere Aufgaben besonders gut oder viel-leicht gar nicht gefallen haben, so achten Sie auf diese Informationen.

Nutzen Sie die Lebenslaufanalyse zum Hin-terfragen des fachlichen Erfahrungshinter-grunds.

Fragen zu Auffälligkeiten im Lebenslauf:

Hinterfragen Sie Auffälligkeiten im Lebens-lauf sowie in den Bewerbungsunterlagen insgesamt während der Lebenslaufanalyse z.B. „Was war der Grund für einen schnellen Wechsel zu einem anderen Unternehmen?“

Generieren Sie ergänzend Hypothesen be-züglich des vermuteten Defizits, z.B.:

der Teilnehmer ist nicht integrationsfähig (häufige Wechsel)

der Teilnehmer beherrscht seine Fachauf-gaben nicht (nur kurze Tätigkeit in ande-rem Aufgabengebiet)

der Teilnehmer ist nachlässig (Fehler in Bewerbungsunterlagen)

Stellen Sie auch die gewohnten situativen und selbstreflektorischen Fragen zu den be-treffenden Kompetenzen (Integrationsbe-reitschaft, Fachkompetenz, Gewissenhaftig-keit!).

Nutzen eines strukturierten Interviewleitfadens – Fokus auf persönliche Kompetenzen:

Die Fragen erlauben es, nach dem Interview eine Einschätzung des Bewerbers bezüglich der zentralen Anforderungen vorzu-nehmen.

Legen Sie vor dem Gespräch im Interviewkreis fest, welche Kompetenzen besonders relevant sind, welche weniger und was – neben der Fachkompetenz – noch fehlt!

Je nach vakanter Position und dementsprechender Kompeten-zen ist es notwendig, dass Sie die Fragen für das Interview va-riieren und individuell formulieren.

Da dieser Teil des Interviews eine geraume Zeit in Anspruch nimmt, überprüfen Sie immer wieder, wie Sie in der Zeit liegen. Rechnen Sie mit ca. 10 Minuten pro Kompetenz!

Vorstellung der Gesprächspartner

Erläuterung von Zielen von

Vorgehensweisen im Gespräch

Lebenslauf-analyse – Lassen

Sie sich kurz von prä-genden Stationen

berichten

Anforderungs-bezogene Fragen: Vertiefung jeder

Kompetenzanfor-derung

Darstellung der Zielposition im Detail + Fragendes Teilnehmers

abholen

Formalia (Eintritts-termin, weiteres Vorgehen, etc..)

Aufbau und Struktur des Auswahlgesprächs

Tipps zum Anfertigen von Notizen

Erklären Sie dem Bewerber, warum Sie sich Notizen machen: „Damit wir nichts vergessen und eine faire Entscheidung tref-fen können“.

Halten Sie nur für die Auswahlentscheidung relevante und wichtige Aussagen fest.

Machen Sie sich auch Notizen zum Bewerberverhalten wäh-rend des Interviews.

Halten Sie Schlüsselwörter oder markante Aussagen des Be-werbers in wörtlicher Rede fest.

10. BEWERBERINTERVIEW

10.2 TIPPS FÜR DEN GESPRÄCHSVERLAUF

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Fragetechniken – Frage nach dem „Können“

Fragen Sie vom konkreten Beispiel zum Selbstreflektorischen!

Fragetechniken – Frage nach dem „Wollen“

Fragen Sie vom Selbstreflektorischen zum konkreten Beispiel!

Welche Erfahrungen haben Sie? Was haben wir durch diese Situation über Sie erfahren können?

In welcher Situation zeigte sich …? Was sagt diese Geschichte über Sie aus?

Wie sind Sie vorgegangen, als …?Was zeigt uns diese Erfahrung über Ihre

grundsätzlichen Herangehensweisen und Philosophien?

Frageidee der selbstreflektorischen FragenFrageidee der konkreten Beispielfragen

Was denken Sie über …? Was reizt Sie an …?

Wo in Ihren bisherigen Erfahrungen kann man diese Selbstbeschreibung besonders

gut erkennen?

Wie sind Ihre Ideen und Philosophien im Hinblick auf …?

Wo spiegelt sich diese Charakterisierung wider?

Frageidee der konkreten BeispielfragenFrageidee der selbstreflektorischen Fragen

Fragetechniken–Wieerreichtman,dassderKandidatehrlichantwortet?

Wenn richtige vollständige und wahrheitsgemäße Informationen so wichtig für die Entscheidungsfindung sind, dann kommt es in erster Linie darauf an, es dem Bewerber leicht zu machen, die Wahrheit zu sagen.

Im Interview geht es darum, den Bewerber so wenig wie möglich durch Fragen zu beeinflussen.Grundsätzlich gilt: Es gibt Frageformen, die diesem Anspruch wenig ge-recht werden, und andere, die eine Wahrheitsfindung wesentlich erleich-tern.

Fragetechniken–Beispielfragen

1. Situation Was war genau los, passiert, gefordert? Wer war involviert?

2. Aktion des Bewerbers Was haben Sie unternommen? Was genau war dabei Ihr persönlicher Beitrag? Wie haben Sie das gemacht?

3. Resultat Wie ist diese Sache ausgegangen? Was ist im Weiteren daraus geworden?

4. Lern erfahrung Was haben Sie daraus für sich gelernt? Was würden Sie heute anders/wieder genauso machen?

10. BEWERBERINTERVIEW

10.2 TIPPS FÜR DEN GESPRÄCHSVERLAUF

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Fragetechniken:BeispielfragenzumThema„Motivation“

? Weshalb wollen Sie gerade jetzt einen Stellenwechsel vornehmen? Warum möchten Sie sich beruflich verändern? Frageziel: Veränderungsmotive

? Warum haben Sie sich für unsere Branche entschieden? Was reizt Sie daran besonders? Frageziel: Bewerbungsmotiv

? Was wissen Sie schon über unser Unternehmen? Welche unserer Produkte und Dienstleistungen kennen Sie? Frageziel: Motivation / Wie gut hat sich der Bewerber auf das Ge-spräch vorbereitet

? Warum möchten Sie gerade für die … arbeiten? Frageziel: Bewerbungsmotiv / Wie stark hat sich der Bewerber mit Unternehmen befasst?

? Was hat Sie veranlasst, sich gerade auf diese Stelle zu bewerben? Was hat Sie an der Stellenanzeige angesprochen? Frageziel: Wie stark hat sich der Bewerber mit der Stelle auseinan-dergesetzt?

? Erwartungen des Bewerbers Was reizt Sie an dieser Aufgabe am meisten? Frageziel: Stellenbezogene Motivation

? Nennen Sie uns bitte eine Arbeitssituation, in der Sie besonders mo-tiviert gearbeitet haben. Was waren die Gründe? Welches Resultat erzielten Sie? Frageziel: Stellenbezogene Motivation, Schwerpunktsetzungen / Interessen

11. INTERVIEWTECHNIK

Fragetechniken: Beispielfragen zum Thema „Kundenorientierung“

? Wie viele Wohnungseigentümerversammlungen haben Sie bisher geleitet? Wie gelang es Ihnen bisher am besten, einen Eigentümer von einer Sache zu überzeugen? Was konkret haben Sie getan? Wie war das Ergebnis? Frageziel:Überzeugungskraft,Erfolgsstrategien

? Wie gehen Sie mit Einwänden von Eigentümern um? (Beispiele) Frageziel:UmgangmitEigentümern/Kunden

? Welches war Ihr bislang bester Einfall, um einen Konflikt in einer Wohnungseigentümerversammlungen zu lösen? Frageziel:Selbsteinschätzung,Erfolgsstrategien

? Erinnern Sie sich bitte an ein aktuelles Gespräch mit einem Mieter. Wie haben Sie sein Problem ermittelt und gelöst?Frageziel:Arbeitsweise

? Wie reagieren Sie auf Beschwerden? Was sagen Sie zu dem Satz „Der Kunde ist König“ Frageziel:UmgangmitKundenwünschenversusKostenorientierung

Motivation Kunden-orientierung

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Fragetechniken – Analyse von „Potenzial“

Wie lässt sich das Potenzial für solche Aufgaben und Verantwortungen erkennen, … … die der Bewerber noch nie bearbeitet hat? … die der Bewerber noch nie ausgefüllt hat? … zu denen der Bewerber nicht beweisen kann, dass er über die entspre-

chenden Kompetenzen verfügt?

Fragetechniken: „Potenzial“

Beobachten Sie die Mühelosigkeit in solchen Aufgaben, die repräsentativ für die Anforderungen der Zukunft sind. Im Interview heißt das: Bauen Sie kleine Fallstudien ein!

Ergänzen Sie das Gespräch durch kleine Arbeitsproben (wenn möglich)!

Nicht nur erzählen, sondern zeigen lassen (z.B. Gesprächssimulation…)!

Tipps für den Gesprächsverlauf: Anfertigen von Notizen

Studien belegen, dass wir uns nur an etwa ein Viertel der angesproche-nen Punkte erinnern können, wenn wir uns während des Interviews keine Notizen machen!

Sorgfältige Notizen machen Ihnen deutlich, in welchen Bereichen noch Informationslücken bestehen und Anschlussfragen gestellt werden sollten.

Ihr persönlicher Eindruck sowie die Antworten des Bewerbers bleiben konkreter in Ihrem Gedächtnis haften.

In der anschließenden Diskussion mit anderen Interviewern stehen Ih-nen konkrete Belege für Ihre Argumentation zu Verfügung.

Ihre Beurteilung wird als begründet und damit als wesentlich fairer wahrgenommen. Erklären Sie dem Bewerber, warum Sie sich Notizen machen: „Damit wir nichts vergessen und eine faire Entscheidung tref-fen können“.

Halten Sie nur für die Auswahlentscheidung relevante und wichtige Aussagen fest.

Machen Sie sich auch Notizen zum Bewerberverhalten während des Interviews.

Halten Sie Schlüsselwörter oder markante Aussagen des Bewerbers in wörtlicher Rede fest.

Tipp für den Gesprächsabschluss

INTERVIEWTECHNIK

Potenzial

Wie misst man Potenzial? Potenzial drückt sich in beobachtbarer Mühelosigkeit aus

Wenn Sie einen positiven Eindruck vom Bewerber haben, geben Sie ihm ein Feedback dazu mit.

Sagen Sie dem Bewerber konkret, wie es weitergeht und bis wann er von Ihnen in welcher Form hört …

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12. NOTIZEN