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  • BSCW 4.5

    Handbuch

    Juni 2011

  • BSCW Basic Support for Cooperative Work, Version 4.5

    http://www.bscw.de/

    BSCW ist 1995-2011 Fraunhofer FIT und OrbiTeam Software GmbH & Co. KG

    Vertrieben durchOrbiTeam Software GmbH & Co. KGin Zusammenarbeit mitFraunhofer FIT Institut fr Angewandte Informationstechnik

    OrbiTeam Software GmbH & Co. KGEndenicher Allee 3553121 BonnDeutschland

    http://www.orbiteam.de

    Email: [email protected]

    Texte und Abbildungen wurden mit grter Sorgfalt erstellt. Die Autoren knnen jedoch freventuell verbliebene fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verant-wortung noch irgendeine Haftung bernehmen.

    Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschtzt. Alle Rechte vorbehalten

    2011 OrbiTeam Software GmbH & Co. KG

  • Inhaltsverzeichnis iii

    Inhaltsverzeichnis

    1.1 Wie ntzt mir BSCW? 11.2 Was brauche ich, um BSCW zu benutzen? 11.3 Weitere Informationen ber BSCW 21.4 BSCW im kurzen berblick 2

    1.4.1 Die Ordnerbersicht 21.4.2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs 31.4.3 Persnliche Objekte 51.4.4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner 51.4.5 Aktionen auf ausgewhlten Objekten 61.4.6 Aktionen auf einem Objekt 7

    1.5 Der Betrieb eines eigenen BSCW-Servers 81.6 Was ist neu in Version 4.5? 9

    2 Erste Schritte 13

    2.1 Als Benutzer registrieren 132.1.1 Als neuer Benutzer registrieren 132.1.2 Benutzernamen whlen 142.1.3 Passwort festlegen 14

    2.2 Bei BSCW anmelden 142.2.1 Arbeitssitzung starten 142.2.2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW 152.2.3 Arbeitssitzung beenden 162.2.4 Parallele Arbeitssitzungen 16

    2.3 Sprache auswhlen 172.4 Persnliches Profil einstellen 172.5 Browser konfigurieren 192.6 Passwort verwalten 20

    3 Grundbegriffe und -funktionen 23

    3.1 Die Standard-Benutzeroberflche 233.1.1 Kopfbereich 243.1.2 Inhaltsliste 27

    3.2 Gemeinsam nutzbare Objekte 283.2.1 Dokument 283.2.2 Dokument unter Versionskontrolle 293.2.3 Notiz 293.2.4 URL 303.2.5 Ordner 303.2.6 Kontaktliste 303.2.7 Diskussionsforum 313.2.8 Blog 313.2.9 Suchordner 313.2.10 RSS-Feed 31

  • iv Inhaltsverzeichnis

    3.2.11 Vorlagenordner 323.2.12 Websiteordner 323.2.13 DokSet (Dokumentensammlung) 323.2.14 Kalender 323.2.15 Terminabstimmung 333.2.16 Umfrage und Abstimmung 333.2.17 Gemeinschaft 333.2.18 Projekt und Phase 333.2.19 Aufgabe 343.2.20 Laufmappe 343.2.21 E-Mail-Nachricht 34

    3.3 Aktionen 343.3.1 Objekte erzeugen 353.3.2 Dokumente in BSCW hochladen 363.3.3 Mitglieder einladen 383.3.4 Aktionen auf Objekten in einem Ordner 39

    3.4 Ereignisse 443.4.1 Ereignisse anzeigen 453.4.2 Ereignistypen 453.4.3 Aktuelle Ereignisse zur Kenntnis nehmen 463.4.4 Abonnieren von Ereignisdiensten 463.4.5 Dokument-Ereignisse 48

    3.5 Persnliche Objekte 513.5.1 Zwischenablage 523.5.2 Papierkorb 54

    3.6 ffentlicher Bereich 553.7 Metadaten 56

    3.7.1 Metadatenattribute 563.7.2 Tags 58

    3.8 Die Info-Seite 59

    4 Weitere Funktionen 61

    4.1 Registrieren und Authentisieren 614.1.1 Zustzliche E-Mail-Adresse registrieren 614.1.2 Andere Methoden der Authentisierung 61

    4.2 Persnliche Startseite 624.2.1 Startseite erzeugen 624.2.2 Startseite ndern 634.2.3 Inhaltsansicht der Startseite 644.2.4 Startseite benutzen 644.2.5 Startseiten fr Arbeitsbereiche 65

    4.3 Benutzeroberflche anpassen 654.3.1 JavaScript, Stylesheets und Benutzersprache 664.3.2 Kompetenzniveaus 664.3.3 Persnliche Einstellungen festlegen 674.3.4 Ordneransichten 70

    4.4 Arbeitsbereiche erzeugen und verwalten 724.4.1 Gemeinsame Arbeitsbereiche erzeugen 734.4.2 Mitglieder verwalten 754.4.3 Zugriffsrechte setzen 754.4.4 Banner fr einen Arbeitsbereich erstellen 75

  • Inhaltsverzeichnis v

    4.4.5 Arbeitsbereichskarten 764.5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs 77

    4.5.1 Mitgliederseite 784.5.2 Adressbuch 804.5.3 Mitgliedergruppen 814.5.4 Kontaktlisten 824.5.5 Versand an Mitglieder eines Arbeitsbereichs und andere Kontakte 83

    4.6 Zugriffsrechte und Rollen 854.6.1 Das BSCW-Rollenkonzept 854.6.2 Informationen ber aktuelle Zugriffsrechte 864.6.3 Rollen zuweisen 864.6.4 Rollen definieren und ndern 884.6.5 Eigentum und Eigentmerrolle 894.6.6 Anonymen Zugriff erlauben 924.6.7 ffentliche Portalseiten fr anonymen Zugang 93

    4.7 Diskussionsforen und Notizen 954.7.1 Diskussionsforen erzeugen 954.7.2 Notizen schreiben 964.7.3 Auf Notizen antworten 964.7.4 Notizen mit Anlagen versehen 974.7.5 Notizen eines Diskussionsforums durchsehen 974.7.6 Notizen verschieben oder lschen 984.7.7 Objekte annotieren 98

    4.8 Blogs 984.8.1 Blogs erzeugen und ndern 1004.8.2 Blogs benutzen 101

    4.9 Suche 1024.9.1 Suche nach Objekten in BSCW 1034.9.2 Suche nach Dokumenten in BSCW 1054.9.3 Suche mithilfe von Tags 1054.9.4 Suche nach Benutzernamen oder E-Mail-Adressen 1064.9.5 Suche im Web 106

    4.10 RSS-Feeds 1064.11 URLs fr Objekte in Arbeitsbereichen 107

    4.11.1 BSCW-internes Adressformat 1084.11.2 Verzeichnispfad-URLs 108

    4.12 Lesezeichen 1094.13 Schnittstelle zu mobilen Gerten 110

    4.13.1 Mobiler Zugang 1104.13.2 Anmeldung beim BSCW-Server 1104.13.3 Mobiles Portal 111

    5 Dokument- und Inhaltsmanagement 115

    5.1 Dokumente direkt bearbeiten 1155.1.1 Textdokumente erzeugen und bearbeiten 1165.1.2 HTML-Dokumente erzeugen und bearbeiten 1165.1.3 MS-Office-Dateien bearbeiten 1175.1.4 Dokumente mit externen Editoren bearbeiten 118

    5.2 Dokumentfunktionen 1195.2.1 Dokumente wiedervorlegen 1195.2.2 Dokumente sperren 120

  • vi Inhaltsverzeichnis

    5.2.3 Dokumente einfrieren 1205.3 Dokumente unter Versionskontrolle 121

    5.3.1 Dokument unter Versionskontrolle stellen 1215.3.2 Neue Version erstellen 1225.3.3 Versionsinformationen ndern 1225.3.4 Versionen verzweigen 1235.3.5 Versionen verwalten 1245.3.6 Automatische Versionierung 125

    5.4 Vorlagen und Vorlagenordner 1275.4.1 Vorlagen erzeugen 1275.4.2 Vorlagen kopieren 128

    5.5 Websiteordner 1285.5.1 Websiteordner erzeugen 1295.5.2 Startseite, Layoutseite und Stildefinition erzeugen und bearbeiten 1305.5.3 Websiteordner ndern 1325.5.4 Seiten eines Websiteordners bearbeiten 1325.5.5 BSCW-Elemente verwenden 1335.5.6 Textelemente verwenden 1415.5.7 Websiteordner exportieren und ffentlich zugnglich machen 1415.5.8 Integration eines externen Wiki-Systems 142

    5.6 Document Generator 1425.6.1 Grundlagen 1425.6.2 DokSets (Dokumentensammlungen) 1435.6.3 Instanzen 1435.6.4 Vorlagen 1445.6.5 Funktionen 1465.6.6 Benutzung des Document Generator 147

    6 Kommunikation und Awareness 149

    6.1 Kontaktmglichkeiten 1496.1.1 Persnliche Kommunikationsdaten 1496.1.2 Benutzer kontaktieren 150

    6.2 Kontaktstatusanzeige 1506.3 Aktivittsverfolgung mit dem Ereignismonitor 151

    6.3.1 Anforderungen 1526.3.2 Starten des Ereignismonitors 1526.3.3 Benutzen des Ereignismonitors 152

    6.4 Ereignisverfolgung mit RSS-Feeds 1546.4.1 BSCW-RSS-Ereignis-Feeds 1546.4.2 Benutzung von BSCW-RSS-Ereignis-Feeds 154

    7 Kalender, Umfragen und Gemeinschaften 157

    7.1 Kalender 1577.1.1 Erstellen eines Termins 1587.1.2 ndern eines Termins 1597.1.3 Entfernen eines Termins 1607.1.4 Verschiedene Ansichten benutzen 1607.1.5 Kalender-Aktionen 1627.1.6 Kalender-Optionen 163

    7.2 Terminabstimmung 1647.2.1 Terminabstimmung erzeugen und ndern 164

  • Inhaltsverzeichnis vii

    7.2.2 ber Terminvorschlge abstimmen 1667.2.3 Andere Personen zur Teilnahme vorschlagen 1677.2.4 Endgltigen Termin festlegen 168

    7.3 Umfragen und Abstimmungen 1697.3.1 Umfragen erzeugen 1697.3.2 Abstimmungen erzeugen 1717.3.3 Umfragen und Abstimmungen ndern 1727.3.4 Umfragen und Abstimmungen auf einer Zeitachse anzeigen 1737.3.5 Umfragen beantworten und abstimmen 1737.3.6 Umfragen und Abstimmungen neu starten 1747.3.7 Umfrage- und Abstimmungsergebnisse anzeigen und exportieren 175

    7.4 Gemeinschaften 1757.4.1 Mitglied einer Gemeinschaft werden 1767.4.2 Gemeinschaften erzeugen 1777.4.3 Gemeinschaften verwalten 1807.4.4 Gemeinschaften als gemeinsame E-Mail-Verteiler 1817.4.5 Hierarchische Organisation von Gemeinschaften 1827.4.6 Gemeinschaften in Mitgliedergruppen einladen und umgekehrt 183

    8 Workflow-Management 189

    8.1 Aufgaben und Projekte 1898.1.1 Projekte und Phasen erzeugen und ndern 1908.1.2 Aufgaben erzeugen und ndern 1938.1.3 Aufgabenansicht 1998.1.4 Aufgaben starten 2018.1.5 Persnliche Aufgabenliste 2028.1.6 Fortschritt einer Aufgabe und Fortschrittsaggregation 2038.1.7 Aufgaben bearbeiten 2048.1.8 Ausnahmesituationen behandeln 2068.1.9 Aufgaben strukturieren als Workflows 2098.1.10 Aufgaben und Projekte auf einer Zeitachse anzeigen 216

    8.2 Laufmappen 2178.2.1 Laufmappen erzeugen und ndern 2188.2.2 Laufmappen starten und weiterleiten 2198.2.3 Laufmappen-Status und -Historie 220

    9 Import/Export 223

    9.1 Objekte archivieren 2239.2 Dokumente konvertieren 2249.3 Exportieren in PDF 2259.4 Ordner und Dokumente mit FTP exportieren 2269.5 Hilfen zum Hochladen von Dokumenten 227

    9.5.1 Drag & drop-Uploader 2279.5.2 Dateibertragungshilfe 2289.5.3 BSCW-Desktop-Programm 228

    9.6 Hochladen per E-Mail 2309.7 Aktenkoffer 232

    9.7.1 Systemanforderungen fr den Aktenkoffer 2329.7.2 Arbeiten mit dem Aktenkoffer 232

    9.8 Outlook-Abgleich 2359.8.1 Systemanforderungen fr den Outlook-Abgleich 236

  • viii Inhaltsverzeichnis

    9.8.2 Outlook-Abgleich verwenden 2369.9 WebDAV 239

    Index 241

  • Erste Schritte 1

    1.1 Wie ntzt mir BSCW?

    BSCW untersttzt die Zusammenarbeit mit Ihren Partnern ber das Internet, in Ihrem Intranetoder in einem Netz mit Ihren Geschftspartnern (Extranet).

    Fr asynchrone (nicht-gleichzeitige) Zusammenarbeit bietet BSCW gemeinsame Arbeitsbe-reiche, in denen Gruppen ihre Dokumente, Notizen, URLs, Aufgaben usw. ablegen, ver-walten, gemeinsam bearbeiten und austauschen knnen.

    Die wesentlichen Vorteile:

    o Mit einem BSCW-Arbeitsbereich knnen Sie innerhalb von Arbeitsgruppen Doku-mente gemeinsam nutzen und das unabhngig von den Computersystemen, mitdenen die Mitglieder arbeiten.

    o Sie mssen keine Software installieren, um BSCW zu benutzen. Sie brauchen nureinen der marktfhrenden, frei erhltlichen Web-Browser.

    o Sie greifen auf BSCW-Arbeitsbereiche zu, sehen Ordnerbersichten durch und knnenDokumente auf dem eigenen Rechner speichern.

    o BSCW hlt Sie ber alle Ereignisse in gemeinsamen Arbeitsbereichen, die Sie interes-sieren, auf dem laufenden.

    o Sie knnen mit Ihrem Web-Browser Dokumente in einen gemeinsamen Arbeitsbereichladen oder Notizen, URLs, Aufgaben usw. erzeugen.

    Die synchrone (gleichzeitige) Zusammenarbeit untersttzt BSCW durch Werkzeuge fr

    o die Planung und Organisation von Treffen,

    o die unmittelbare Kommunikation mit Partnern, die gerade in einem gemeinsamen Ar-beitsbereich aktiv sind.

    1.2 Was brauche ich, um BSCW zu benutzen?

    Die technischen Anforderungen fr die Arbeit mit BSCW sind ausgesprochen gering:

    o Sie brauchen eine persnliche E-Mail-Adresse, damit Sie sich an einem ffentlichenBSCW-Server als Benutzer registrieren knnen.

    o Um auf gemeinsame Arbeitsbereiche zugreifen zu knnen und daraus Dokumente aufIhrem lokalen Rechner zu speichern, brauchen Sie einen Web-Browser, der formsund basic authentication untersttzt. Alle gngigen Browser tun das, z.B. die aktuel-len Versionen von Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox und Safari von Apple.

    o Der bliche Weg, Dokumente von Ihrem lokalen Rechner in einem BSCW-Arbeitsbe-reich abzulegen, benutzt die Dateibertragungsfunktion, die alle gngigen Browserbieten. Sollte es Probleme geben, bentigen Sie eines der BSCW-Hilfsprogrammezum Hochladen von Dokumenten (siehe 9.5 Hilfen zum Hochladen vonDokumenten auf S. 227).

  • 2 Erste Schritte

    1.3 Weitere Informationen ber BSCW

    Besuchen Sie die BSCW-Homepage unter http://www.bscw.de/. Hier finden Sie u.a. weitereInformationen zur neuesten BSCW-Version, zu Einsatzgebieten und Lizensierungsfragen,eine Liste mit Referenzinstallationen und -projekten sowie unter der Rubrik Support eineReihe hufig gestellter Fragen zum BSCW mit unseren Antworten. Ebenso erfahren Sie dort,wie Sie BSCW auf einem Demo-Server ausprobieren knnen.

    1.4 BSCW im kurzen berblick

    Der folgende berblick soll Ihnen einen ersten Eindruck vermitteln. Manche der Objekte undAktionen, die hier beschrieben werden, stehen Ihnen mglicherweise nicht in allen IhrenArbeitsbereichen zur Verfgung oder sind generell ausgeblendet. Das kann z.B. an folgendemliegen:

    o Die Konfiguration des BSCW-Servers, den Sie benutzen, erlaubt die Objekte oder Ak-tionen nicht.

    o Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen, als unten dargestellt werden. Alleneuen Benutzer sind automatisch als Anfnger eingestuft, bis sie selbst diese Einstu-fung ndern, wie in 4.3.2 Kompetenzniveaus auf S. 66 beschrieben.

    1.4.1 Die Ordnerbersicht

    Das zentrale Konzept von BSCW ist der gemeinsame Arbeitsbereich, d.h. ein Ordner mit

    einer spezifischen Gruppe von Benutzern, reprsentiert durch das Gruppensymbol , die aufdie Objekte in diesem Ordner zugreifen und neue Objekte einbringen knnen.

    Abbildung 1: Beispiel fr eine Ordnerbersicht

  • Erste Schritte 3

    Als registrierter Benutzer eines BSCW-Servers knnen Sie Mitglied in einer beliebigen An-zahl von Arbeitsbereichen sein. Auerdem knnen Sie Ordner und andere Objekte erzeugenund diese zur gemeinsamen Nutzung freigeben, wie es die aktuelle Aufgabe gerade erfordert.

    In der Web-basierten Benutzeroberflche zeigt BSCW den Inhalt eines Ordners oder einesArbeitsbereichs im Mittelteil einer bersichtsseite an. Darber befindet sich ein Kopfteil, derPopup-Mens und mit Symbolen versehene Schaltflchen (buttons) enthlt.

    Abbildung 1 zeigt eine Ordnerbersicht mit exemplarischen Objekten, die Sie in BSCW er-zeugen und gemeinsam nutzen knnen. Verschiedene Symbole stellen unterschiedliche Ob-jekttypen dar. In 3.1 Die Standard-Benutzeroberflche auf S. 23 wird die Struktur der Ord-nerseite im Detail erklrt.

    1.4.2 Gemeinsame Objekte eines Arbeitsbereichs

    BSCW untersttzt eine Vielfalt von Objekttypen:

    o Dokument

    o Dokument unter Versionskontrolle

    o Notiz

    o URL

    o Ordner

    o Suchordner

    o Kalender

    o Diskussionsforum

    o Blog

    o E-Mail-Nachricht

    o Vorlagenordner

    o Websiteordner

    o DokSet (Dokumentensammlung)

    o Projekt

    o Laufmappe

    o Aufgabe

    o Umfrage

    o Kontaktliste

    Der in Abbildung 1 gezeigte Ordner enthlt ein Exemplar von vielen der genannten Typen.Jedes Objekt wird durch einen Eintrag reprsentiert. Dieser beginnt mit einem Auswahlkst-chen (check box), um das Objekt fr weitere Aktionen auszuwhlen, und enthlt des wei-teren den Objektnamen, eine Schaltflche, die ein Aktions-Popup-Men ffnet, sowie einigeSymbole und zustzliche Daten, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

    Abbildung 2: Darstellung eines Objekts

  • 4 Erste Schritte

    Klicken Sie auf das Informationssymbol links neben dem Auswahlkstchen, um sich In-formationen ber das Objekt anzusehen.

    Das Symbol vor dem Objektnamen gibt den Typ an. Falls das Objekt ein Dokument ist, kanndas Symbol seinen MIME-Typ anzeigen. Wenn es der Suchordner einer Web-Suche ist, infor-miert das Symbol ber die eingesetzte Suchmaschine. Notizen erhalten ein vom Autor ge-whltes Symbol, das ihren Charakter symbolisiert. BSCW-Objekttypen werden in 3.2Gemeinsam nutzbare Objekte auf S. 28 noch wesentlich detaillierter behandelt.

    Der Name eines Objekts ist der hervorstechendste Teil eines Objekteintrags. Whlen Sie des-halb beschreibende Namen, die auch andere Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs auf Anhieb ver-stehen dadurch wird der Informationsaustausch sehr erleichtert.

    Rechts vom Objektnamen folgt

    o das Aktionsmen mit Aktionen fr dieses Objekt. Unterschiedliche Objekte erlau-ben unterschiedliche Aktionen. Abbildung 6 zeigt ein paar Beispiele der fr jedes Ob-jekt zulssigen Eintrge im Aktionsmen.

    Das Aktionsmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo imObjekteintrag angezeigt werden (durch gleichzeitiges Drcken der Strg-Taste zusam-men mit einem rechten Mausklick wird das ursprngliche Browser-Men aufgerufen,etwa fr Ziel speichern unter).

    Wenn man den Cursor ber das Aktionsmensymbol positioniert, wird ein zustzli-ches horizontales Aktionsmen mit Symbolen fr hufig benutzte Aktionen (Eigen-schaften ndern, Ausschneiden, Kopieren, Entfernen) angeboten.

    BSCW zeigt des weiteren zustzliche Informationen an, die vom Objekttyp und den ausge-whlten Ansichtsoptionen abhngen, wie zum Beispiel:

    o eine Grenangabe fr das Objekt:

    o bei Ordnern die Anzahl der enthaltenen Objekte,

    o bei Dokumenten und E-Mail-Nachrichten deren Gre in Byte, Kilobyte oderMegabyte;

    o keines, eines oder mehrere der folgenden Symbole:

    der Ordner wird mit anderen Teilnehmern gemeinsam genutzt,

    der Zugriff auf dieses Objekt wurde gesperrt,

    dem Objekt wurde eine Notiz angehngt,

    das Dokument wurde durch Gruppenmitglieder bewertet;

    o den Benutzernamen seines Erzeugers und/oder Eigentmers;

    o Datum und Zeitpunkt der letzten nderung;

    o kein, ein oder mehrere Symbole, die Ereignisse anzeigen:

    ein neues Objekt,

    nderungen an dem Objekt,

    Objekt wurde gelesen,

    nderungen in einem untergeordneten Objekt;

  • Erste Schritte 5

    Sie knnen fast alle Symbole in einem Objekteintrag anklicken, um weitere Informationen et-wa ber eine Gruppe, eine Zugriffssperre, eine Notiz, eine Bewertung usw. zu erhalten.

    1.4.3 Persnliche Objekte

    In der oberen rechten Ecke der Benutzeroberflche finden Sie eine Leiste mit Symbolen, diefr Sie in jedem Ordner oder Arbeitsbereich zugnglich sind.

    Ihr persnlicher Arbeitsbereich (home folder) ist der nur Ihnen zugngliche Ordner,der alle Ordner, die Sie erzeugt haben, und alle Arbeitsbereiche, bei denen sie aufgrund Ein-ladung anderer Benutzer Mitglied sind, enthlt.

    Ihre persnliche Startseite fr BSCW kann Ihnen den Inhalt wichtiger Arbeitsbereichein BSCW, einen berblick ber jngste BSCW-Ereignisse und anstehende Termine IhresBSCW-Kalenders anzeigen. Sie knnen auch externe Programme in Ihre Startseite einbinden(z.B. Nachrichten, Wettervorhersage, Karten).

    Die bersicht ber Ihre Gemeinschaftsarbeitsbereiche enthlt alle Arbeitsbereiche mitGemeinschaften, wo Sie Mitglied sind. Gemeinschaften sind dazu gedacht, groen Gruppenvon Benutzern den Zugriff auf Arbeitsbereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu ermglichen,ohne dabei auf gleichbleibende Performanz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auchals selbstorganisierte Foren fr Benutzer mit hnlichen Interessen.

    Die Zwischenablage dient als Zwischenspeicher beim Ausschneiden und Kopieren.

    Der Papierkorb verhindert den unbeabsichtigten Verlust von Objekten. In BSCWknnen Objekte nur aus dem Papierkorb des Eigentmers unwiderruflich zerstrt werden.

    Das Adressbuch wird im wesentlichen dazu benutzt, um neue Mitglieder in einenArbeitsbereich einzuladen und ihnen gegebenenfalls spezielle Rollen zuzuweisen.

    Mit dem Kalender knnen Sie private sowie Gruppentermine verwalten.

    Die Lesezeichen bieten direkten Zugriff auf wichtige Objekte.

    Die Aufgabenliste enthlt von Ihnen zu erledigende Aufgaben (Aufgaben im engerenSinn und in Laufmappen; siehe auch 8 Workflow-Management auf S. 189).

    Der Aktenkoffer dient der Synchronisierung von BSCW-Dokumenten mit entsprechen-den Dokumenten auf einem lokalen Computer.

    1.4.4 Aktionen auf dem aktuellen Ordner

    Popup-Mens und Schaltflchen fr Aktionen wie das Erstellen und ndern von Objekten be-finden sich im oberen Abschnitt der Ordnerbersicht und beziehen sich auf den aktuellen Ord-ner.

  • 6 Erste Schritte

    Abbildung 3: Obere Menleiste und Schnellstartleiste

    Neue Objekte werden im Men Datei hinzugefgt:

    Whlen Sie Datei Neu Dokument , um eine Datei von Ihrem lokalen Computer-system in den aktuellen BSCW-Ordner zu laden.

    Whlen Sie Datei Neu und dann einen Objekttyp aus der angebotenen Liste (Arbeits-bereich, Ordner, URL, Diskussionsforum, Umfrage, Aufgabe, Suchordner usw.), umein Objekt des gewhlten Typs direkt im BSCW-Server zu erzeugen.

    Abbildung 4: Wie man ein neues Dokument erzeugt

    Die gngigen Web-Browser bieten die ntige Funktionalitt zum bertragen von Dateien.Falls Sie einen Browser benutzen, der das nicht tut, mssen Sie eines der BSCW-Hilfspro-gramme zum Hochladen von Dateien benutzen (siehe 9.5 Hilfen zum Hochladen vonDokumenten auf S. 227).

    Benutzen Sie die Zwischenablage, um Objekte innerhalb Ihrer Arbeitsbereiche zu verschie-ben:

    Whlen Sie Bearbeiten Einfgen , um zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Objekte inden aktuellen Ordner einzufgen. Von BSCW durch die Aktionen Konvertieren, Ar-chivieren oder Extrahieren erzeugte Objekte liegen im Anschluss an die Aktionenebenfalls in der Zwischenablage und knnen von dort aus im Zielordner abgelegtwerden.

    1.4.5 Aktionen auf ausgewhlten Objekten

    Direkt oberhalb der Liste von Objekten in einer Ordnerbersicht befindet sich die Mehrfach-wahl-Symbolleiste mit Symbolen fr Aktionen, die auf mehrere ausgewhlte Objekte ange-wandt werden knnen. Die Namen der Aktionen, fr die die Symbole stehen, werden alsTooltip angezeigt, wenn Sie den Cursor ber ein Symbol bewegen.

  • Erste Schritte 7

    Abbildung 5: Mehrfachwahl-Symbolleiste

    Objekte werden ausgewhlt, indem man ihre Auswahlkstchen (check boxes) anklickt.und sind Schaltflchen, mit denen man alle Objekte in einem Ordner an- oder abwhlenkann. Sie knnen die ausgewhlten Objekte z.B.

    ber (oder Bearbeiten Ausschneiden ) in Ihre Zwischenablage verschieben oder

    ber (oder Bearbeiten Entfernen ) in Ihren Papierkorb verschieben.

    Objekte, die Sie vom Arbeitsbereich in Ihre Zwischenablage oder Ihren Papierkorb verscho-ben haben, sind fr die anderen Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs nicht mehr sichtbar.

    Manche Aktionen, z.B. bewerten , knnen nur auf Objekte bestimmter Typen angewandtwerden. In 3.3 Aktionen auf S. 34 werden die BSCW-Aktionen detailliert erlutert.

    1.4.6 Aktionen auf einem Objekt

    In der Mitte eines Objekteintrags in der Ordnerbersicht finden Sie das Aktionsmen frOperationen, die Sie auf dieses Objekt anwenden knnen und drfen, wie in der folgendenAbbildung dargestellt.

    Abbildung 6: Das Aktionsmen fr einen Kalender

    Das Aktionsmen kann auch durch einen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo im Objekt-eintrag angezeigt werden (durch gleichzeitiges Drcken der Strg-Taste zusammen mit einemrechten Mausklick wird das ursprngliche Browser-Men aufgerufen, etwa fr Ziel spei-chern unter).

  • 8 Erste Schritte

    Wenn man den Cursor ber das Aktionsmensymbol positioniert, wird ein zustzliches hori-zontales Aktionsmen mit Symbolen fr hufig benutzte Aktionen (Eigenschaften ndern,Ausschneiden, Kopieren, Entfernen) angeboten.

    Die Konfiguration des Aktionsmens hngt vom Objekttyp ab: z.B. sind fr eine URL, einenOrdner oder ein Dokument jeweils verschiedene Aktionen mglich.

    BSCW zeigt keine Aktionen an, die Sie auf das betreffende Objekt nicht anwenden drfen,etwa aufgrund Ihrer Rolle in Bezug auf das Objekt. Zugriffsrechte in BSCW werden auf derGrundlage von Rollen verwaltet. Sie knnen neue Mitglieder zu einem Ihrer Arbeitsbereicheeinladen und ihnen dabei eine bestimmte Rolle zuweisen, z.B. die Rolle Lehrer oder Sch-ler, sofern diese Rollen vorher definiert wurden. Rollen spezifizieren Zugriffsprofile undknnen an jedes Objekt angehngt werden. Eine Reihe vordefinierter Rollen steht zur Aus-wahl: Manager, Mitglied, assoziiertes Mitglied (kann keine anderen Mitglieder einladen) undeingeschrnktes Mitglied (nur Leserechte) sind Standardrollen definieren Sie nach BeliebenIhre eigenen Rollen. Rollenzuweisungen werden ber die Ordnerhierarchie vererbt und kn-nen jederzeit abgendert werden (siehe 4.6 Zugriffsrechte und Rollen auf S. 85).

    1.5 Der Betrieb eines eigenen BSCW-Servers

    Sie knnen Ihren eigenen BSCW-Server installieren, wenn Sie einen geeigneten Web-Serverunter Unix, Linux oder Windows (2000, NT, XP) betreiben.

    Die BSCW-Serversoftware wird durch OrbiTeam Software GmbH & Co. KG, Bonn, in Li-zenz des Fraunhofer-Instituts fr Angewandte Informationstechnik (FIT) vertrieben.

    Sie knnen die BSCW-Serversoftware von http://www.bscw.de/Download.html herunterladenund innerhalb der Evaluierungsperiode von 90 Tagen kostenlos nutzen. Die Nutzung eigenerBSCW-Server ist ab dem 91. Tag lizenzpflichtig. Der Vertrieb der BSCW-Lizenzen erfolgtdurch die OrbiTeam Software GmbH & Co. KG.

    ffentliche Schulen und Universitten knnen fr Ausbildungszwecke eine kostenlose Lizenzerhalten. Fr andere Zwecke und alle brigen Interessenten sind BSCW-Lizenzen gegen Ent-richtung einer Lizenzgebhr erhltlich. Bitte wenden Sie sich an [email protected], wennSie weitere Informationen zum Lizensierungsverfahren bentigen.

    Danksagung

    Die BSCW-Untersttzung fr das Editieren von HTML-Dateien basiert z.Zt. auf zwei HTML-Editoren, die mit der BSCW-Software integriert worden sind:

    o FCKEditor (http://www.fckeditor.net/ Copyright 2003-2005 Frederico CaldeiraKnabben), der unter der GNU Lesser General Public License lizenziert ist (siehehttp://www.opensource.org/licenses/lgpl-license.php), und

    o pinEdit (Copyright 2005 Pintexx GmbH, http://www.pintexx.com/), der unterOEM-Lizenz lizenziert ist.

    Das direkte Editieren von BSCW-Dokumenten mit lokalen Editoren und Anwendungen ba-siert auf dem Zope External Editor Client (Copyright 2008 Thierry Benita, Jean-NicolasBes, atReal, Casey Duncan und Zope Corporation, http://www.zope.org/), der unter der ZopePublic License (ZPL) lizenziert ist.

    Fr die Visualisierung von Dokumentereigniskarten benutzt BSCW die HyperGraph-Software(http://hypergraph.sourceforge.net/), die unter der GNU Lesser General Public License lizen-ziert ist.

  • Erste Schritte 9

    Fr eine schnellere Suche nach Dokumenten bietet BSCW die Integration folgender Dienstezur Indexierung von Dokumentinhalten an:

    o PyLucene (http://pylucene.osafoundation.org/)

    o Microsoft Indexing Service(http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms692199.aspx)

    o Swish++ (http://swishplusplus.sourceforge.net/)

    Fr die Visualisierung von zeitbezogenen Objekten auf einer Zeitachse benutzt BSCW dieTimeline-Komponente der SIMILE-Widgets, die am Massachusetts Institute of Technologyentwickelt wurden (http://www.simile-widgets.org/timeline/). Timeline ist Open-Source-Soft-ware und ist unter der BSD-Lizenz lizenziert.

    Fr die Visualisierung der Arbeitsbereichkarten benutzt BSCW eine freie Version derConstellation-Roamer-Software mit freundlicher Genehmigung von Asterisq Innovation(http://asterisq.com/).

    Fr gemeinsames Bearbeiten von Webseiten bietet BSCW die Integration der MoinMoin-Software an (siehe http://moinmo.in/), die unter der GNU General Public License lizenziertist.

    BSCW schliet ferner Software ein, die von der Apache Software Foundation entwickeltwurde (http://www.apache.org/).

    1.6 Was ist neu in Version 4.5?

    TerminabstimmungEine Terminabstimmung hilft dabei, einen akzeptablen Termin fr ein gemeinsamesTreffen zu finden. Die vorgesehenen Teilnehmer stimmen ber eine Reihe von Ter-minvorschlgen ab. Teilnehmen knnen nicht nur BSCW-Benutzer, sondern auchandere Personen. Die Teilnehmer werden ber E-Mail benachrichtigt. Der Organisatorder Terminabstimmung legt je nach Ausgang einen endgltigen Termin fest, ber denalle Teilnehmer informiert werden (siehe 7.2 Terminabstimmung auf S. 164).

    Nicht-anonyme AbstimmungenAbstimmungen bestehen wie Umfragen aus einer Reihe von Fragen, auf die die Teil-nehmer an der Abstimmung antworten sollen. Im Gegensatz zu Umfragen sind Ab-stimmungen aber nicht anonym, sondern erfolgen namentlich, d.h. jeder Teilnehmerkann sehen, wie die anderen Teilnehmer abgestimmt haben. Auerdem knnen belie-bige Personen teilnehmen, die durch ihren Benutzernamen oder ihre E-Mail-Nachrichtidentifiziert werden, d.h. der Teilnehmerkreis von Abstimmungen ist nicht auf dieMitgliedergruppe des Arbeitsbereichs beschrnkt, der die Abstimmung enthlt (siehe7.3 Umfragen und Abstimmungen auf S. 169).

    Automatische VersionierungVersionskontrolle kann fr ganze Ordner und deren Unterordner festgelegt werden mitder Folge, dass alle Dokumente, die neu erzeugt werden, und alle existierenden Doku-mente, die bearbeitet oder ersetzt werden, automatisch unter Versionskontrolle gestelltwerden (siehe 5.3.7 Automatische Versionierung auf S. 125).

    Persnliche StartseiteIhre persnliche Startseite fr BSCW ist als ganz persnliche Einstiegsseite gedacht,die Sie schnell und direkt auf wichtige Informationen in Ihrem BSCW-Server oder aufoft benutzte externe Anwendungen zugreifen lsst. Sie kann Ihnen den Inhalt wichti-

  • 10 Erste Schritte

    ger Arbeitsbereiche in BSCW, einen berblick ber jngste BSCW-Ereignisse oderanstehende Termine Ihres BSCW-Kalenders anzeigen. Sie knnen auch externe Pro-gramme in Ihre Startseite einbinden, die z.B. die neuesten Nachrichten oder die aktu-elle Wettervorhersage anzeigen, Sie mit Kommunikationsdiensten verbinden oder Sieeine Adresse auf einer Karte finden lassen. Sie knnen auch Startseiten fr beliebigeArbeitsbereiche anlegen (siehe 4.2 Persnliche Startseite auf S. 62).

    Einfaches ProjektmanagementMit Projekten und Phasen wird Projektmanagement durch Zeitplanung und Fort-schrittskontrolle untersttzt. Beide Objekttypen sind als spezielle Ordner realisiert, dieweiteres Material enthalten knnen. Der Zeitrahmen eines Projekts wird durch Beginnund Fertigstellungstermin festgelegt. Projekte knnen in Phasen unterteilt sein, die ih-rerseits in Aufgaben unterteilt sein knnen. Der Fortschritt in einem Projekt wird vonunten, der Aufgabenebene, nach oben, der Projektebene, aggregiert und in der Ordner-bersicht angezeigt. Beginn und Ende von Projekten und Aufgaben knnen auf einerZeitachse als Balkenplan dargestellt werden, was auch fr andere zeitbezogene Objek-te zutrifft (siehe 8.1 Aufgaben und Projekte auf S. 189).

    RSS-FeedsRSS-Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten, Blogeintrgenoder hnlichem Material im Web in einem standardisierten Format bereit. In BSCWsind RSS-Feeds spezielle Ordner, die die neuesten Artikel eines RSS-Feeds als RSS-Artikel speichern (siehe 4.10 RSS-Feeds auf S. 106).

    Wiki-IntegrationAls Ergnzung zu der Mglichkeit, mit Websiteordnern eine Art Wikis in BSCW zuerzeugen, kann man auch die externe MoinMoin-Wiki-Software auf Arbeitsbereichs-ebene in BSCW integrieren. Im Banner des Arbeitsbereichs wird ein Verweis auf einWiki angezeigt. Klicken auf den Verweis im Banner fhrt zum Wiki mit automati-scher Anmeldung unter dem jeweiligen Benutzernamen (siehe 5.5.8 Integration einesexternen Wiki-Systems auf S. 142).

    PDF-ExportDruckansichten von vielen Container-Objekten, also Objekten, die andere Objekte ent-halten knnen, knnen im PDF-Format exportiert werden. Beispiele sind Ordner,Diskussionsforen, Blogs und Kontaktlisten. (siehe 9.3 Exportieren in PDF auf S.225).

    Verschiedene andere Weiterentwicklungen und Verbesserungenberarbeitung der Benutzerschnittstelle: Redesign von Symbolen und Aktionsformu-laren, integriertes Suchfeld, Tooltips fr die meisten Schnittstellenobjekte, automati-sche Anpassung des Layout an Grennderungen des Browser-Fensters, Aufruf desAktionsmens durch rechten Mausklick, Typ-Filter fr die Ordnerbersicht, direktenderung der Sortierreihenfolge, erweitere persnliche Einstellungen, Konfigurierbar-keit der Schnellstartschaltflchen, Ansichtseinstellungen pro Ordner.Aufgabenmanagement: Umfangreiche Benachrichtigungen, vollstndig berarbeiteteBenutzerschnittstelle, Filter fr die Aufgabenliste, Dokumente als Datenfelder (siehe8.1 Aufgaben und Projekte auf S. 189).Erweiterung der Websiteordner: Filtern nach Tags und Autoren, neue Vorlagen, Un-tersttzung von Stylesheets, vereinfachtes Bearbeiten und Vorschaufunktion, Druck-ansicht fr Beitrge, Wiki-Automatismus fr neue Inhalte, Image-Upload (siehe 5.5Websiteordner auf S. 128).Verschiedenes: Neuer Drop-Uploader, direktes Editieren beliebiger Dokumenttypen

  • Erste Schritte 11

    auf dem BSCW-Server, alternative Login-Mglichkeiten, direktes Anlegen neuer Ar-beitsbereiche im Home-Ordner .

  • Erste Schritte 13

    2 Erste Schritte

    Die Abschnitte dieses Kapitels beschreiben, was Sie tun mssen, um BSCW zu benutzen.Einige dieser Schritte sind unerlsslich, und andere werden Ihnen die Arbeit mit BSCWerleichtern. Lesen Sie das ganze Kapitel grndlich durch, bevor Sie mit der Systembenutzungbeginnen.

    2.1 Als Benutzer registrieren

    Damit Sie mit BSCW arbeiten knnen, mssen Sie sich zu Anfang einmal registrieren. ImAnschluss an die unkomplizierte Anmelde-Prozedur kennt der BSCW-Server einen regis-trierten Benutzer durch die Kombination aus

    o Benutzernamen,

    o Passwort und

    o E-Mail-Adresse.

    Sie knnen mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort von jedem Rechner aus, der bereinen Internetzugang verfgt, auf Ihre Ordner und Arbeitsbereiche zugreifen.

    2.1.1 Als neuer Benutzer registrieren

    Bei der Konfiguration eines BSCW-Servers wird festgelegt, ob zuknftigen Benutzern dieSelbstregistrierung erlaubt ist. Wenn Selbstregistrierung nicht zugelassen ist, kann nur derSystemadministrator neue Benutzer registrieren. Ansonsten gehen Sie wie folgt vor.

    Der Schlssel zur Registrierung ist Ihre persnliche E-Mail-Adresse. Diese bekommt einBSCW-Server

    o von Ihnen selbst, wenn Sie auf der Eingangsseite Ihres BSCW-Servers (auf dem f-fentlichem BSCW-Server von FIT ist dies http://public.bscw.de/pub), auf [registerfirst] klicken, um sich zu registrieren, oder

    o von einem bereits registrierten Benutzer, der Sie in einen Arbeitsbereich einldt.

    BSCW schickt Ihnen eine E-Mail-Nachricht an die angegebene Adresse. Diese Nachricht ent-hlt eine spezielle URL, die Sie mit Ihrem Web-Browser ffnen.

    Wenn Sie die URL ffnen (was Sie aus Sicherheitsgrnden nur einmal knnen), erscheint einFormular, in das Sie Ihren Namen und Ihr Passwort eintragen.

    Hinweis: Bitte lesen Sie vorher unsere Empfehlungen bezglich der Wahl von Namen undPasswort in den folgenden beiden Abschnitten. Sie knnen Ihren Benutzernamen spter nichtmehr ndern!

  • 14 Erste Schritte

    Danach knnen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden.

    2.1.2 Benutzernamen whlen

    Der Benutzername, den Sie whlen, dient Ihrer Identifizierung im gesamten Bereich desBSCW-Servers. Wir empfehlen die Wahl Ihres Nachnamens als Benutzernamen (ohne Um-laute: = ae usw.).

    Wenn Ihr Nachname auf dem Server bereits als Benutzername verwendet wird, so dass Siedamit fr den BSCW nicht eindeutig identifizierbar sind, meldet BSCW Ihnen in der Regis-trierungsprozedur einen Fehler. In diesem Fall hngen Sie z.B. Ihren Vornamen oder eineZiffer an Ihren Nachnamen an.

    Achtung: Sie knnen Ihren Namen selbst nicht mehr nachtrglich ndern!

    2.1.3 Passwort festlegen

    Im Interesse der Sicherheit der Information auf dem BSCW-Server, zu der Sie Zugang haben,whlen Sie ein hinreichend sicheres Passwort, halten Sie es geheim und wechseln Sie esregelmig!

    2.6 Passwort verwalten auf S. 20 beschreibt, wie Sie Ihr Passwort ndern und wie Sie einneues Passwort eingeben knnen, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und nicht mehr aufIhre BSCW-Arbeitsbereiche zugreifen knnen.

    Im Interesse der Sicherheit Ihres eigenen Rechners sollten Sie fr BSCW nicht dasselbe Pass-wort whlen wie fr Ihren lokalen Rechner.

    Wichtig: BSCW unterscheidet sowohl beim Benutzernamen als auch beim Passwort zwischengroen und kleinen Buchstaben. Es ist allerdings nicht mglich, verschiedene Benutzernamenzu registrieren, die sich nur durch Gro-/Kleinschreibung unterscheiden.

    2.2 Bei BSCW anmelden

    Als registrierter Benutzer melden Sie sich zu Beginn jeder Arbeitssitzung an.

    2.2.1 Arbeitssitzung starten

    Sie starten eine Arbeitssitzung bei einem BSCW-Server, bei dem Sie als Benutzer registriertsind, indem Sie

    die URL http://Ihr-BSCW-Server/bscw/bscw.cgi/ ffnen und damit Ihren persnlichenArbeitsbereich (home folder) aufrufen, oder

    auf ein Objekt in einem Ihrer Ordner oder Arbeitsbereiche direkt ber seine URL zu-greifen, z.B. ber ein Lesezeichen (bookmark).

    Zur Anmeldung geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Statt mit Ihrem Benut-zernamen knnen Sie sich auch mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden. Ihr BSCW-Server kannmglicherweise auch andere Wege der Anmeldung anbieten (siehe 4.1.2 Andere Methodender Authentisierung auf S. 61).

    Nach der berprfung der bermittelten Daten ermglicht Ihnen BSCW den Zugriff auf Ihrenpersnlichen Arbeitsbereich bzw. auf das Objekt in einem Arbeitsbereich, dessen URL Sie

  • Erste Schritte 15

    direkt eingegeben haben. Wenn Ihnen z.B. jemand die URL eines Ordners schickt, sehen Siedie entsprechende Ordnerbersicht unmittelbar nach der Anmeldung (vorausgesetzt, Siehaben die ntigen Zugriffsrechte).

    Wenn Sie lngere Zeit nicht mit BSCW arbeiten, endet Ihre BSCW-Sitzung automatisch undSie werden erneut aufgefordert, sich anzumelden.

    2.2.2 Erstmalige Anmeldung bei BSCW

    Wenn Sie sich das allererste Mal bei BSCW anmelden, ist Ihr persnlicher Arbeitsbereich(home folder) leer oder er enthlt als einziges den Arbeitsbereich, zu dem Sie eingeladenwurden. Im letzteren Fall haben Sie zumindest ein konkretes Beispiel, wie Zusammenarbeit inBSCW aussieht. Aber im Fall des leeren persnlichen Arbeitsbereichs mgen Sie sich fragen,wie Sie mit BSCW anfangen sollen.

    Der einfachste Beginn ist die Erzeugung eines eigenen Arbeitsbereichs, den Sie mit anderenBenutzern teilen:

    Whlen Sie Datei Neu Arbeitsbereich im oberen Men oder klicken Sie auf inder Schnellstartleiste. Geben Sie Name und wahlweise eine Beschreibung des neuenArbeitsbereichs ein.

    Gehen Sie zur Abteilung Mitglieder des Aktionsformulars und whlen Sie die knf-tigen Mitglieder des Arbeitsbereichs aus:

    Whlen Sie E-Mail-Adresse oder Benutzernamen eingeben aus dem Men,geben Sie die E-Mail-Adressen von Benutzern an, die schon auf Ihrem BSCW-Server registriert sind (Sie kennen vermutlich nicht ihre genauen Benutzernamen)oder von Benutzern, die Sie zur Registrierung auf Ihrem BSCW-Server einladenwollen (wenn der Server Selbstregistrierung erlaubt) und drcken Sie auf [Hinzu-fgen].

    Alternativ whlen Sie die Option Nach BSCW-Benutzern suchen und gebeneinen Suchbegriff ein, der Teil eines Benutzernamens sein soll. Whlen Sie Benut-zer aus den Suchergebnissen aus und drcken wiederum auf [Hinzufgen]. Sieknnen beide Methoden auch kombinieren.

    Whlen Sie die Rolle Mitglied fr die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs und ge-ben Sie wahlweise einen Einladungstext an, wenn Sie Mitglieder zur Registrierungeingeladen haben. Dieser Einladungstext wird Einladungs-E-Mails hinzugefgt,die an diese Mitglieder verschickt werden.

    Klicken Sie auf [OK], um den neuen Arbeitsbereich zu erzeugen (die anderen angebo-tenen Optionen Tags, Auto-Versionierung, Attribute sollten Sie sich fr einen sp-teren Zeitpunkt aufheben). Wenn Sie nicht explizit die betreffenden Auswahlkstchenabgewhlt haben, werden eine Kontaktliste und ein Gruppenkalender in dem neuenArbeitsbereich erzeugt, um gemeinsame Termine und Kontaktinformationen aufzu-nehmen.

    ffnen Sie den neuen Arbeitsbereich, laden Sie Dokumente hoch, die Sie mit den anderenMitgliedern teilen wollen, erzeugen Sie ein neues Diskussionsforum innerhalb des Arbeitsbe-reichs oder berufen Sie ein Treffen im Kalender des Arbeitsbereichs ein.

    Fr eine detailliertere Einfhrung in gemeinsame Arbeitsbereiche siehe 4.4 Arbeitsbereicheerzeugen und verwalten auf S. 72 und 4.5 Mitglieder eines Arbeitsbereichs auf S. 77.

  • 16 Erste Schritte

    Hinweis: Verwechseln Sie nicht Arbeitsbereiche und Gemeinschaften. Wenn Sie mit BSCWanfangen, werden Sie aller Voraussicht nach Arbeitsbereiche erzeugen wollen und nicht Ge-meinschaften. Gemeinschaften sind fr sehr groe Benutzergruppen mit gemeinsamen Inter-essen gedacht und haben ihre Beschrnkungen, was die Gestaltung der Zugriffsrechte angeht.

    2.2.3 Arbeitssitzung beenden

    Um Ihre Arbeitssitzung mit BSCW zu beenden

    whlen Sie Datei Abmelden im oberen Men. Daraufhin wird Ihnen die ffentlich zu-gngliche Begrungsseite Ihres BSCW-Servers angezeigt. Alternativ knnen Sie dieLogout-Schaltflche in der oberen rechten Ecke der BSCW-Benutzer-schnittstelle bettigen.

    Einige Browser verlangen zunchst eine erneute Authentifizierung. In diesem Fallmssen Sie sich mit leerem Passwort authentifizieren, um die Arbeitssitzung tatsch-lich zu beenden. Ein Abbrechen der Authentifizierung schliet nicht Ihre Arbeits-sitzung mit BSCW.

    Fr einige Web-Browser kann die explizite Abmeldung nicht angeboten werden. In diesemFall mssen Sie die Arbeitssitzung mit BSCW dadurch beenden, dass Sie den Web-Browserauf Ihrem lokalen Rechner schlieen bzw. beenden. Bis zum Abmelden bzw. Schlieen desBrowsers gelten die Zugriffsrechte, die Ihnen unter Ihrem Benutzernamen eingerumt wur-den.

    Achtung: Wenn auch andere Personen Ihren lokalen Rechner benutzen (z.B. in einem ffent-lichen Internet-Cafe), sollten Sie Ihre BSCW-Arbeitssitzung auf jeden Fall beenden, sobaldSie Ihre Arbeit mit BSCW abgeschlossen haben.

    2.2.4 Parallele Arbeitssitzungen

    Sie knnen auf mehreren BSCW-Servern registriert sein, etwa auf einem eigenen Server inIhrer Firma und auf einem ffentlichen BSCW-Server. Dabei knnen Sie unter demselbenoder verschiedenen Benutzernamen registriert sein.

    Ihr Web-Browser kann zur selben Zeit nur einen registrierten Benutzer bei ein und demselbenBSCW-Server reprsentieren; parallele Arbeitssitzungen mehrerer registrierter Benutzer mitein und demselben Browser bei einem BSCW-Server sind nicht mglich.

    Jedoch ist es mit den meisten Web-Browsern mglich, gleichzeitig bei mehreren BSCW-Ser-vern als Benutzer angemeldet zu sein; parallele Arbeitssitzungen bei verschiedenen BSCW-Servern sind damit mglich.

    Hinweis: BSCW-Objekte lassen sich zwischen verschiedenen Servern, bei denen Sie gleich-zeitig angemeldet sind, nur ber Ihren lokalen Rechner als physische Relaisstation transferie-ren: Sie speichern die Daten auf Ihrem lokalen System und laden sie anschlieend auf denanderen BSCW-Server. Ihre Zwischenablagen auf den verschiedenen Servern sind nicht mit-einander verbunden, auch wenn sie durch identische Symbole dargestellt werden.

  • Erste Schritte 17

    2.3 Sprache auswhlen

    Die Wahl der Sprache der BSCW-Benutzeroberflche ist eine persnliche Einstellung, dievom Benutzer festgesetzt wird. Sie betrifft nur Ihre persnliche Sicht auf die dargestelltenDaten. Standardmig nimmt BSCW als Sprache fr die Benutzeroberflche die Sprache, dieSie in Ihrem Web-Browser verwenden. Sie knnen auch eine andere Sprache auswhlen:

    Stellen Sie die Sprache Ihres Web-Browsers neu ein. Im Internet Explorer z.B. whlenSie Extras > Internetoptionen > Allgemein > [Sprachen] und whlen dann Ihre be-vorzugte Sprache aus. Falls Ihre gewnschte Sprache nicht aufgefhrt ist, benutzenSie den [Hinzufgen]-Knopf, um aus weiteren Sprachen auszuwhlen. Schieben Siedie gewnschte Sprache mit den [Nach oben]- und [Nach unten]-Knpfen an den An-fang der Liste.

    Stellen Sie die Sprache direkt in BSCW ber Optionen Einstellungen ein, wo Sie auchangeben knnen, ob Sie die automatische bernahme der Browser-Sprache wnschenoder nicht.

    Passen Sie die Sprache mglichst zu Beginn Ihrer Arbeit mit BSCW an. Wenn Sie whrendeiner Sitzung die vom Browser verwendete Sprache umstellen, kann diese nderung inBSCW mglicherweise nicht sichtbar werden. In diesem Fall schlieen Sie bitte alle Browser-Fenster, starten den Browser erneut und erffnen eine neue BSCW-Sitzung. Die ausgewhlteSprache wird jetzt verwendet.

    Wenn Sie Deutsch oder Englisch als Sprache der Benutzeroberflche whlen, ist die Online-Hilfe ebenfalls in Deutsch oder Englisch. Alle anderen Sprachen jedoch haben z.Zt. keineeigene Online-Hilfe und benutzen stattdessen die englische Version.

    2.4 Persnliches Profil einstellen

    In BSCW haben Sie ein persnliches Profil, das ntzliche Informationen ber Sie selbst ent-hlt wie vollstndigen Namen, Organisation, Anschrift, Telefonnummern, Foto, Verweise aufzustzliche Informationen im Web, z.B. auf eine persnliche Homepage und die Website IhrerOrganisation, Ihren ffentlichen Schlssel fr Verschlsselung und digitale Signatur von Do-kumenten sowie technische Details Ihrer Kommunikationsinfrastruktur, die es anderen Benut-zern erleichtert, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

    Um Informationen in Ihre persnliche Info-Seite einzutragen oder zu ndern,

    whlen Sie Optionen Profil ndern .

    Um das Erscheinungsbild Ihrer persnlichen Info-Seite zu berprfen,

    whlen Sie Optionen Profil Zeigen .

    Das Formular Persnliches Profil ndern, wo Sie Informationen fr Ihr persnliches Profileintragen oder ndern, besteht aus verschiedenen Abteilungen, die jeweils eine Gruppe vonInformationen fr Ihr persnliches Profil enthalten:

    o Persnliche Daten

    o Kommunikation

    o Weitere Informationen

    o Bild

    o ffentlicher Schlssel

  • 18 Erste Schritte

    Persnliche Daten

    Ihre persnlichen Daten umfassen vollstndigen Namen, Organisation, Telefonnummern,Foto, Homepage, Anschrift und E-Mail-Adresse. Alle diese persnlichen Daten werden aufIhrer persnlichen Info-Seite dargestellt und sind damit allen Benutzern Ihres BSCW-Systemszugnglich. Vollstndiger Name und Organisation aus Ihrem persnlichen Profil werden auchin Eintrgen ber Sie in Adressbchern und Mitglieder-Seiten benutzt. Solch ein Eintragschreibt sich z.B. wie folgt

    schmuecke (Erika Schmcke, Regex AG)

    wenn vollstndiger Name und Organisation angegeben wurden. Wenn der vollstndige Namejedoch fehlt, wird der Benutzer folgendermaen dargestellt:

    schmuecke

    Das Feld Primre E-Mail-Adresse ist auf diejenige E-Mail-Adresse gesetzt, an die BSCWIhre Nachrichten schickt (z.B. die tglichen Arbeitsbereichsberichte). Standardmig ist dasdie E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben. Wenn sich Ihre E-Mail-Adresse gen-dert hat oder wenn Sie zustzliche E-Mail-Adressen benutzen wollen, geben sie die neue oderdie weiteren Adressen bitte unter Weitere E-Mail-Adressen hinzufgen ein. Fr jede dieserweiteren E-Mail-Adressen mssen Sie einen Prozess durchlaufen, der Ihrer ersten Registrie-rung hnelt.

    Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen registriert haben, knnen Sie eine neue primre E-Mail-Adresse durch Auswahl im entsprechenden Feld festlegen. Beachten Sie, dass abhngig vonder Server-Konfiguration nicht jeder Benutzer weitere Adressen eingeben kann und auch derBereich fr zulssige Adressen auf bestimmte E-Mail-Domains eingeschrnkt sein kann.

    Kommunikation

    Hier knnen Sie Informationen eingeben, die es anderen Benutzern erleichtert, mit Ihnen inKontakt zu treten (Online-Verzeichisse, Aufsetzen von Computerkomferenzen, Instant Mes-saging). Die Einzelheiten werden ausfhrlich in 6.1.1 Persnliche Kommunikationsdatenauf S. 149 behandelt.

    Weitere Informationen

    Mit der Ortszeit knnen Sie die Zeitzone setzen, in der Sie sich gerade befinden. Alle Zeit-angaben an der BSCW-Benutzerschnittstelle, z.B. die Zeitpunkte von Ereignissen, werden andiese persnliche Einstellung angepasst. Standardmig ist als Zeitzone die Zeitzone IhresBSCW-Servers gesetzt. Wenn Sie keine Zeitzone ausgewhlt whlen, knnen Sie Ihre lokaleZeitzone in den Feldern Stunde und Minute angeben (der Wert im letzteren Feld sollte 0oder 30 sein). Bei jeder anderen Auswahl der Zeitzone werden Eingaben in diesen Feldern ig-noriert.

    Text, den Sie im Feld Weitere Informationen eingeben, wird in Adressbchern und auf denMitgliedsseiten Ihrer Arbeitsbereiche als zustzliche Beschreibung unter Ihrem persnlichenEintrag angezeigt. Hier knnen Sie auch HTML-Text eingeben (muss mit anfangen), dervon BSCW so umgesetzt wird, dass er von Browsern interpretiert wird. So knnen Sie hierbeispielsweise Text mit einem Verweis auf die Web-Seiten Ihrer Organisation oder Abteilungeingeben, was im Feld Organisation der Abteilung Persnliche Daten nicht mglich ist.

    Bild

    Um Ihrem persnlichen Profil ein Bild von sich hinzuzufgen, knnen Sie im Feld URL mitFoto eine URL angeben, die auf ein solches Bild im Web verweist. Alternativ knnen Sie einBild von Ihrem lokalen Computer auf den BSCW-Server hochladen. Benutzen Sie dazu die

  • Erste Schritte 19

    Schaltflche [Browse...] bzw. [Durchsuchen...], um ein Bild auf Ihrem lokalen Computer aus-zuwhlen, oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollstndigen Pfad an. Ein bereits exis-tierendes Bild wird durch diese Aktion ersetzt.

    Die hochgeladene Bilddatei wird in Ihrem persnlichen Arbeitsbereich (home folder) ge-speichert. Geben Sie einen Namen fr das Bild an, falls Sie einen anderen als den lokalenDateinamen wnschen. Die Zugriffsrechte werden so gesetzt, dass alle Benutzer das Bild an-sehen drfen. Das Feld URL mit Foto verweist nach dem Hochladen auf dieses Bilddoku-ment.

    MIME-Typ und Kodierung des Bildes werden in aller Regel korrekt erkannt und zugewiesen.Wenn Sie dabei sind, Ihr Foto im persnlichen Profil auszuwechseln, ist das MIME-Typ-Feldauf den MIME-Typ des letzten hochgeladenen Bildes gesetzt. Wenn das neue Bild einenanderen MIME-Typ hat, z.B. .gif statt .jpeg, vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigenMIME-Typ des neuen Bildes auswhlen. Das kann natrlich auch spter noch korrigiert wer-den, z.B. mit der Aktion ndern Typ fr das Bilddokument in Ihrem persnlichen Ar-beitsbereich.

    Hinweis: Sie knnen Ihr Bild im persnlichen Profil auch dadurch austauschen, dass Sie dasentsprechende Bilddokument in Ihrem persnlichen Arbeitsbereich ersetzen. Selbst wenn Siedas hochgeladene Bild in Ihrem persnlichen Arbeitsbereich lschen, wird das entsprechendeBild wegen des Zugriffsrechts fr alle Benutzer immer noch auf Ihrer persnlichen Info-Seiteangezeigt.

    ffentlicher Schlssel

    Hier knnen Sie Ihren ffentlichen Schlssel fr Verschlsselung und digitale Signatur vonDokumenten im Rahmen der Benutzung von BSCW Desktop angeben. Einzelheiten enthltdie Online-Hilfe von BSCW Desktop (dieses Programm kann ber Optionen Einstellungen imoberen Men installiert werden). Diese Abteilung erscheint nur, wenn die Untersttzung vonSpeicherung und Austausch von Schlsseln fr das Verschlsselungsverfahren fr IhrenBSCW-Server freigeschaltet ist.

    Whlen Sie die Datei mit dem ffentlichen Schlssel, indem Sie die Schaltflche [Browse...]bzw. [Durchsuchen...] verwenden, oder geben Sie im Feld Lokale Datei den vollstndigenPfad an. Wahlweise knnen Sie einen Namen und eine Beschreibung des Schlssels angeben.

    2.5 Browser konfigurieren

    Bevor Sie den BSCW-Server benutzen, berprfen Sie bitte die Konfiguration Ihres Brow-sers.

    Der Browser muss eine Seite jedesmal beim BSCW-Server berprfen, bevor er sieaus seinem temporren Speicher (cache) ldt. Das funktioniert mit den aktuellenVersionen der meisten Browser einwandfrei. Sollten Sie jedoch diesbezgliche Zwei-fel haben (Ihre nderungen werden auf BSCW-Seiten nicht angezeigt), sollten SieIhre Browser-Einstellung berprfen. Im Internet Explorer 8.0 whlen Sie z.B. Extras> Internetoptionen > Allgemein > Browserverlauf [Einstellungen] > TemporreInternetdateien > Bei jedem Zugriff auf die Webseite. Das genaue Verfahren, dieseOption zu setzen, hngt von Ihrem Browser und der Browserversion ab.

    Stellen Sie sicher, dass die Uhr an Ihrem Rechner richtig eingestellt ist. Andernfallskann es zu Problemen bei der Synchronisierung zwischen dem BSCW-Server und denSeiten in Ihrem lokalen Cache kommen.

  • 20 Erste Schritte

    Wenn Sie die mit JavaScript verbesserte Benutzeroberflche nutzen wollen, mssenSie Ihren Web-Browser so konfigurieren, dass JavaScript aktiviert ist und Cookies ak-zeptiert werden.

    Wenn Sie den Internet Explorer benutzen, sollten Sie die Option Extras > Internetop-tionen > Erweitert > Browsen > Kurze HTTP-Fehlermeldungen anzeigen ausschal-ten, da der Internet Explorer sonst wichtige Fehlermeldungen ausblendet.

    Die folgenden BSCW-Erweiterungen sind als Java-Applets realisiert:

    o Dateibertragungshilfe und Drag & drop-Uploader Hilfsprogramme zum beque-men Hochladen von Dateien,

    o Ereignismonitor synchrone Gruppenwahrnehmung in Ihren Arbeitsbereichen,

    o Aktenkoffer Synchronisierung Ihrer BSCW-Arbeitsbereiche mit Ihrem lokalenDateisystem,

    o Outlook-Abgleich Synchronisierung Ihrer Kontaktlisten und Kalender in BSCW mitIhren lokalen Outlook-Daten.

    o Arbeitsbereichs-Browser schnelles Durchsuchen Ihrer BSCW-Arbeitsbereiche.

    Wenn Sie diese Erweiterungen nutzen wollen, mssen Sie Ihren Web-Browser so konfigurie-ren, dass JavaScript interpretiert wird und lokal installierte Java-Applets ausgefhrt werden.Wie Sie dabei im einzelnen vorgehen, unterscheidet sich von Plattform zu Plattform und vonBrowser zu Browser. Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers.

    Sofern Dokumente, die Sie von Ihren Arbeitsbereichen heruntergeladen haben, von IhremWeb-Browser (u.U. mit Hilfe von vorher installierten Plugins) angezeigt werden knnen,brauchen Sie die die Konfiguration Ihres Browsers nicht zu ndern, um BSCW benutzen zuknnen.

    Wenn Sie allerdings Dokumente in spezifischen Anwendungsformaten mit anderen Mitglie-dern eines Arbeitsbereichs austauschen wollen (also in Dateiformaten, die eine bestimmte An-wendung voraussetzen wie z.B. WordPerfect, Excel oder Photoshop), sollten Sie Ihren Brow-ser so konfigurieren, dass er den MIME-Typ (standardisierte Kennung fr Dateiformate imInternet) heruntergeladener Dateien auswertet und die Dateien mit dem richtigen Programmffnet. Wie Sie dabei vorgehen mssen, ist wiederum von Plattform und verwendetem Brow-ser abhngig. Bitte konsultieren Sie das Handbuch Ihres Browsers.

    Wenn Sie diese Anpassung Ihres Browsers unterlassen, wird er Sie bei jeder Datei, die ernicht darstellen kann, nach der gewnschten Aktion fragen. Wenn Sie einen neueren Browserbenutzen, wird er Ihnen dabei anbieten, zwischen dem MIME-Typ der Datei und dem dafrvon Ihnen gewhlten Programm eine feste Beziehung herzustellen, auf die er zurckgreift,wenn wieder eine Datei mit diesem MIME-Typ bermittelt wird.

    2.6 Passwort verwalten

    Ihr Passwort knnen Sie jederzeit nach Belieben ndern.

    Whlen Sie Optionen Passwort ndern .

    Fllen Sie das Formular Passwort ndern aus und klicken Sie [OK]. Nun werden Sieaufgefordert, sich erneut zu authentisieren.

    Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, knnen Sie nicht mehr auf Ihre BSCW-Arbeitsberei-che zugreifen und daher natrlich auch Ihr Passwort nicht wie oben beschrieben ndern.

  • Erste Schritte 21

    Fr genau diesen Notfall bietet BSCW das folgende Vorgehen an:

    ffnen Sie die Eingangsseite Ihres BSCW-Servers (auf dem ffentlichem BSCW-Server von FIT ist dies http://public.bscw.de/pub), und klicken Sie auf [reregister], umsich erneut anzumelden.

    Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, die BSCW bereits mit Ihrem Namen verknpft hat(z.B. Ihre primre E-Mail-Adresse), und schicken Sie das Formular ab.

    BSCW schickt an diese Adresse eine Nachricht mit der URL eines Formulars, in demSie ein neues Passwort zu Ihrem Benutzernamen angeben knnen.

  • Grundbegriffe und -funktionen 23

    3 Grundbegriffe und-funktionen

    Die Abschnitte dieses Kapitels vermitteln Ihnen Grundkenntnisse ber BSCW. Einige der hierbeschriebenen Details knnen in manchen Ihrer Arbeitsbereiche nicht vorhanden sein oderanders funktionieren. Das kann folgende Grnde haben:

    o Sie wurden in einer Rolle mit reduzierten Rechten in einen Arbeitsbereich eingeladen.

    o Ihr Benutzerprofil erlaubt Ihnen weniger Aktionen als hier gezeigt. Alle neuen Be-nutzer sind automatisch als Anfnger eingestuft, bis sie selbst diese Einstufung ndern,wie in 4.3.2 Kompetenzniveaus auf S. 66 beschrieben.

    o Die Konfiguration des von Ihnen benutzten BSCW-Servers untersttzt bestimmteFunktionen nicht.

    Weitere Mglichkeiten, einen gemeinsam genutzten Arbeitsbereich einzurichten und zu ver-walten, finden Sie in Kapitel 4 Weitere Funktionen auf S. 61.

    3.1 Die Standard-Benutzeroberflche

    BSCW verwaltet zwei Grundklassen von Objekten:

    o Objekte, die keine weiteren Objekte enthalten:

    o Dokument

    o Notiz

    o URL

    o Termin

    o Blog-Eintrag

    o Umfrage

    o Kontakt

    o Benutzer

    o Objekte, die andere Objekte enthalten knnen (Container-Objekte):

    o Ordner

    o Suchordner

    o Kalender

    o Diskussionsforum

  • 24 Grundbegriffe und -funktionen

    o Blog

    o E-Mail-Nachricht

    o Vorlagenordner

    o Websiteordner

    o Dokumentensammlung (DokSet)

    o Projekt

    o Phase (eines Projekts)

    o Aufgabe

    o Laufmappe

    o Kontaktliste

    o Mitgliedergruppe (eines Arbeitsbereichs)

    o Gemeinschaft

    o Adressbuch

    o Zwischenablage

    o Papierkorb

    Die Inhalte von Container-Objekten werden von BSCW in bersichtsseiten dargestellt, dieeine gemeinsame Grundstruktur und -funktionalitt aufweisen. Die bersichtsseite eines Ord-ners kann als Modell fr solche Seiten angesehen werden.

    Die webbasierte Darstellung von Ordnern, Kalendern, Diskussionsforen oder von persnli-chen Objekten wie Adressbuch oder Zwischenablage hat immer eine zweiteilige Struktur, dieaus

    o einem Kopfbereich und

    o einer Liste von Eintrgen

    besteht. Die folgenden Abschnitte beschreiben die allgemeine Struktur und Funktionalitt die-ser bersichtsseiten, wobei die Ordnerseite als Beispiel dient. Die Darstellung dieser ber-sichtsseiten passt sich der von Ihnen gewhlten Breite des Browser-Fensters automatisch an,damit auf die wesentlichen Funktionen auch bei einem schmalen Browser-Fenster noch zu-gegriffen werden kann.

    3.1.1 Kopfbereich

    Die folgende Abbildung zeigt die Elemente des Kopfbereichs einer Ordnerseite.

  • Grundbegriffe und -funktionen 25

    Abbildung 7: Elemente im Kopfbereich

    Der Kopfbereich einer Ordnerbersichtsseite wie der Kopfbereich einer Kalenderseite, einerAdressbuchseite usw. besteht aus den folgenden Elementen.

    Die obere Menleiste

    enthlt die Mens zum Erzeugen und Handhaben von Objekte in Ordnern (oder Ka-lendern, Diskussionsforen usw.). Einzelheiten finden sich in 3.3 Aktionen auf S. 34.

    Die Logout-Schaltflche

    beendet Ihre Arbeitssitzung mit BSCW.

    Die Schnellstartleiste

    bietet hufig gebrauchte Aktionen wie das Erzeugen von Objekten wie z.B. Dokumen-ten, Unterordnern oder Diskussionsforen, das Starten einer Suche oder den Zugriff aufInformationen ber den aktuellen Ordner an.

    Das erste Schnellstartsymbol lsst Sie Ihre Arbeitsbereiche durchsehen. Klickenauf dieses Symbol ffnet ein Fenster, das Ihre gesamte Ordnerhierarchie anzeigt. Freinen schnellen Zugriff auf einen bestimmten Ordner gehen Sie hier Ihre Arbeitsberei-che durch und klicken dann auf den Ordner, um ihn in BSCW zu ffnen.

    Die Schnellzugriffsleiste

    gibt direkten Zugriff auf persnliche Objekte wie den persnlichen Arbeitsbereich(home folder), Zwischenablage, Papierkorb, Adressbuch oder Kalender. Bei einemsehr schmalen Browser-Fenster wird die Schnellzugriffsleiste nicht mehr angezeigt.

    Die Navigationsleiste

  • 26 Grundbegriffe und -funktionen

    und zeigt die Position des aktuellen Objekts in Ihrer Ordnerhierarchie an und zwar als

    Pfad von Ihrem persnlichen Arbeitsbereich zu eben diesem Objekt: :Ihr-Benutzer-name / aktive Arbeitsbereiche. Die im Pfad benutzten Namen sind Verweise auf diebetreffenden Ordnerbersichtsseiten.

    Ein Suchfeld ist in die Navigationsleiste integriert, es lsst Sie in Ihren Arbeitsberei-

    chen suchen. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ins Suchfeld ein und klicken Sie auf .Die Ergebnisse werden in einem gesonderten Suchordner angezeigt, und zwar mit dergenauen Position der Suchergebnisse in der Beschreibung. Um zu Ihrem vorigen Ord-

    ner zurckzukehren, klicken Sie auf in der Schnellzugriffsleiste.Die Standardsuche (alles) sucht nach allen Objekten im aktuellen Ordner, bei denendie Suchbegriffe im Namen, im Inhalt, in der Beschreibung oder den Tags vorkommt.Sie knnen eine andere Art von Suche in einem Suchmen auswhlen, das erscheint,wenn Sie auf das Dreieck vor dem Suchfeld klicken: Name, Tags oder Dokumente.Eine Suche nach Namen findet alle Objekte im aktuellen Ordner, deren Name dieSuchbegriffe enthlt, eine Tags-Suche findet alle Objekte, deren Tags die Suchbegriffeenthalten, und eine Dokumentensuche schlielich findet alle Ihre Dokumente, die dieSuchbegriffe enthalten. Beachten Sie, dass Tags- und Dokumentensuche nicht auf denaktuellen Ordner beschrnkt sind, sondern in allen Arbeitsbereichen suchen.Weitere Einzelheiten zur Suche finden Sie in 4.9 Suche auf S. 102.

    Das Banner

    ist im Regelfall leer, kann aber individuell fr jeden Ordner mit Text und Grafik ge-staltet werden (siehe 4.4.4 Banner fr einen Arbeitsbereich erstellen auf S. 75).

    Die Mehrfachwahl-Symbolleiste

    bietet Schaltflchen an zum

    Auswhlen oder Aufheben der Auswahl aller Eintrge auf der Seite,

    Einschalten oder Ausschalten der Anzeige von Unterordnern, wenn die Opti-on Ansicht Ausklappbar aktiviert ist,

    Anwenden der aufgefhrten Aktionen auf die ausgewhlten (markierten) Objekte.

    Das Kontextmen

    befindet sich in der rechten unteren Ecke des Kopfbereichs und bietet alle Aktionenan, die auf dem aktuellen Ordner mglich sind. Das Kontextmen kann auch durcheinen Klick auf die rechte Maustaste irgendwo in der Titelzeile der Ordnerbersicht

  • Grundbegriffe und -funktionen 27

    angezeigt werden (durch gleichzeitiges Drcken der Strg-Taste zusammen mit einemrechten Mausklick wird das ursprngliche Browser-Men aufgerufen, etwa fr Zielspeichern unter). Wenn man den Cursor ber das Kontextmensymbol positioniert,wird ein zustzliches horizontales Men mit Symbolen fr hufig benutzte Aktionen(Eigenschaften ndern, Ausschneiden, Kopieren, Entfernen) angeboten.

    3.1.2 Inhaltsliste

    Der Inhaltsteil einer Ordnerseite, Adressbuchseite usw. besteht aus einer Liste von Eintrgen,die jeweils ein Objekt reprsentieren, das in dem betreffenden Ordner enthalten ist. Jeder Ob-jekteintrag beginnt normalerweise mit dem Informationssymbol, gefolgt von einem Auswahl-kstchen und einem Symbol fr den Objekttyp. Als nchstes kommt der Namen des Objektsgefolgt von der Schaltflche fr das Aktionsmen mit den Aktionen, die auf das Objektangewandt werden knnen, das durch den Eintrag dargestellt wird. Die Gre des Objektswird in Bytes angegeben, im Falle eines Ordners durch die Zahl der enthaltenen Objekte.Anschlieend knnen Symbole folgen, die zu verschiedenen Zusatzinformationen fhren, z.B.

    verweist bei einem Ordner das Mitgliedersymbol auf die Mitglieder der Gruppe, mit derSie den Ordner teilen. Beachten Sie, dass Sie die Informationen, die zusammen mit einemEintrag angezeigt werden, mit Ansicht Spalten im oberen Men konfigurieren knnen (siehe4.3.4 Ordneransichten auf S. 70).

    Klicken Sie auf den Namen des Objekteintrags oder whlen Sie ffnen im Aktionsmen,um den Inhalt angezeigt zu bekommen. Falls es sich bei dem Objekt um ein Dokumenthandelt, das Ihr Web-Browser nicht darstellen kann, knnen Sie die entsprechende Dateiherunterladen und anschlieend mit einer passenden Anwendung ffnen.

    Bitte beachten Sie, dass Kalenderseiten anders aussehen und funktionieren als die hier be-schriebenen Ordnerseiten.

    Eintrge sortieren

    BSCW kann die Objekteintrge nach verschiedenen Kriterien sortieren. Whlen Sie AnsichtSortieren , um die Eintrge in der von Ihnen gewnschten Reihenfolge anzuzeigen:

    nach Name

    nach Typ

    nach Datum der letzten nderung

    nach Gre

    nach Bewertung

    Sie knnen die Eintrge auch sortieren, indem Sie auf eine der Spaltenberschriften der Ord-nerliste klicken, z.B. auf Name oder Letzte nderung.

    Anzeigen des ganzen Inhalts

    Sie knnen den gesamten Inhalt eines Ordners anzeigen lassen, indem Sie Datei Inhalt imoberen Men des jeweiligen Ordners auswhlen.

    Dies lsst eine eingerckte Liste erscheinen, die nicht nur die Objekte auffhrt, die direkt imOrdner enthalten sind, sondern auch die Objekte, die in Unterordnern, Unter-Unterordnernusw. enthalten sind. Durch Klicken auf den Namen des Ordners in der Navigationsleistekehren Sie zur normalen Ordneransicht zurck.

  • 28 Grundbegriffe und -funktionen

    3.2 Gemeinsam nutzbare Objekte

    In BSCW knnen Sie Objekte verschiedener Typen in einem Arbeitsbereich erzeugen, ver-walten und gemeinsam nutzen (fr die gemeinsame Nutzung siehe 3.3.3 Mitgliedereinladen auf S. 38).

    Dokument (in diesem Beispiel eine PDF-Datei)

    Dokument unter Versionskontrolle [1.2] (in diesem Beispiel eine HTML-Datei)

    Notiz

    URL (Verweis)

    Ordner

    Kontaktliste

    Diskussionsforum

    Blog

    Suchordner

    RSS-Feed

    RSS-Artikel

    Vorlagenordner

    Websiteordner

    DokSet (Dokumentensammlung)

    Kalender

    Umfrage

    Abstimmung

    Terminabstimmung

    Projekt

    Phase

    Aufgabe

    Laufmappe

    Wenn Objekte der obigen Typen in der Inhaltsliste einer Ordnerseite aufgefhrt werden, zeigtdas Symbol vor dem Objekt an, zu welchem Typ das Objekt gehrt. Bei einem Dokumentzeigt das Symbol an, welcher MIME-Typ dem Dokument zugeordnet ist.

    3.2.1 Dokument

    Jede von Ihrem lokalen System hochgeladene Datei wird in BSCW als Dokument dargestellt.Dokumente knnen Text, Grafik, Tabellenkalkulationen, Druckdateien, Bilder oder Audiound Videodaten enthalten, die typischerweise in verschiedenen, z.T. anwendungsspezifischenDateiformaten abgespeichert werden. Diese Dateiformate werden im Internet in Form vonMIME-Typen reprsentiert. Alle Dokumente in BSCW haben einen MIME-Typ, den sie beim

  • Grundbegriffe und -funktionen 29

    Hochladen erhalten. BSCW stellt den jeweiligen MIME-Typ durch ein spezielles Symbol vordem Dokumentnamen dar, sofern der BSCW-Server fr diesen MIME-Typ ber ein solches

    Symbol verfgt. Andernfalls wird das Symbol angezeigt.

    BSCW untersttzt fr folgende zwei Arten von Dokumenten besondere Funktionen.

    Text- und HTML-Dokumente:Dokumente vom MIME-Typ Plain text und HTML (text/plain bzw. text/HTML)knnen direkt in BSCW erzeugt und editiert werden (Aktionen Datei Neu Textdoku-ment , Datei Neu HTML-Dokument und ndern Bearbeiten , siehe 5.1 Dokumentedirekt bearbeiten auf S. 115).

    Zip/Winzip- und Tar-Archive:BSCW kann aus den Objekten eines Ordners (einschlielich persnlicher Objekte wieIhrer Zwischenablage oder Ihres Papierkorbs) ein Zip/Winzip- oder Tar-Archiv erstel-len. Solche Archive sind wiederum BSCW-Dokumente (MIME-Typ application/zip oder application/tar). Auerdem kann BSCW die Dateien aus Zip/Winzip-und Tar-Archiven, die Sie von Ihrem lokalen System hochgeladen haben, auspacken;die Dateien werden als Dokumente und Ordner in Ihre Zwischenablage eingestellt(Aktionen Archivieren und Extrahieren , siehe 9.1 Objekte archivieren auf S.223).

    Wenn Sie einen Dokumentnamen anklicken, knnen abhngig vom MIME-Typ des Doku-ments und von der Konfiguration Ihres Web-Browsers unterschiedliche Dinge geschehen:

    o der Web-Browser interpretiert das Dokument und zeigt es als Bild, Text oder Web-seite an;

    o ein Programm auf Ihrem lokalen Rechner, welches das Dokument anzeigen oder bear-beiten kann, wird gestartet;

    o eine Dialog-Box wird angezeigt, mit der Sie das Dokument lokal abspeichern knnen;

    o der Web-Browser bietet Ihnen eine Reihe von Optionen an, mit dem Dokument umzu-gehen.

    3.2.2 Dokument unter Versionskontrolle

    Die Versionskontrolle ist ein mchtiges und komfortables Instrument, das verhindert, dass einDokument, von dem mehrere Bearbeitungsstufen oder Fassungen gespeichert werden sollen,versehentlich berschrieben wird. Auerdem wird gewhrleistet, dass fr jede Bearbeitungnur die jeweils neueste Fassung des Dokuments verwendet wird.

    3.2.3 Notiz

    Eine Notiz ist typischerweise eine kurze Mitteilung, die Sie in BSCW erstellen. Notizen sindein geeignetes Mittel, um

    o die Mitglieder eines Arbeitsbereichs ber ein Thema zu informieren,

    o eine Diskussion zu einem Problem zu starten oder daran teilzunehmen,

    o alle Mitglieder um eine Stellungnahme zu einem Thema zu bitten.

    Innerhalb eines Diskussionsforums knnen Notizen als eigenstndige Beitrge oder alsAntwort auf andere Notizen innerhalb eines Diskussionsstrangs erstellt werden. Auerhalb

    von Diskussionsforen kann eine Notiz als Eintrag in Ihrer Zwischenablage oder Ihrem Papier-korb existieren, wenn Sie sie ausgeschnitten, kopiert oder entfernt haben.

  • 30 Grundbegriffe und -funktionen

    3.2.4 URL

    hnlich wie ein Eintrag in einer Liste von Lesezeichen oder Favoriten in Ihrem Web-Browserbietet ein URL-Objekt direkten Zugriff auf ein Objekt, das sich nicht im aktuellen Ordnerbefindet, sondern im Web, auf einem FTP-Server o.. Ein URL-Objekt kann auch benutztwerden, um auf ein BSCW-Objekt in einem anderen Ordner auf demselben BSCW-Serverzuzugreifen (siehe 4.11 URLs fr Objekte in Arbeitsbereichen auf S. 107).

    Sie erzeugen eine URL, indem Sie

    auf Datei Neu URL im oberen Men klicken.

    In der Abteilung Allgemeines des Aktionsformulars geben Sie unter URL dieAdresse ein (z.B. http://www.bscw.de/files/help-4.5/german/) und legen fest, ob dieAdresse der Beschreibung hinzugefgt wird und ob nur die Adresse abgespeichertwerden soll oder auch das Dokument, auf das die Adresse verweist. Nach dem Hoch-laden wird eine lokale Kopie des externen Dokuments erzeugt, auf die Sie auch dannzugreifen knnen, wenn die ursprngliche Quelle nicht mehr verfgbar ist, weil z.B.der entsprechende Server nicht mehr luft oder das Dokument an einen anderen Ortverschoben wurde.Ferner knnen Sie dem URL-Objekt einen Namen geben (standardmig wird dieAdresse als Name verwendet) und wahlweise Tags und Beschreibung eingeben.Schlielich knnen Sie die URL bewerten. Hochladen und bewerten knnen Sie auchspter noch; siehe die URL-Aktionen weiter unten.

    In der Abteilung Attribute knnen Sie eigene Metadatenattribute fr die neue URLeingeben (Einzelheiten in 3.7.1 Metadatenattribute auf S. 56).

    Klicken Sie auf [OK], um die neue URL zu erzeugen.

    URL-Objekte knnen auch von der Ergebnisseite einer BSCW-Suche im Web oder aus einemRSS-Feed in BSCW kopiert werden. Markieren Sie die gewnschten Sucheintrge oder RSS-Artikel und kopieren Sie diese Auswahl in Ihre Zwischenablage; fgen Sie anschlieend diekopierten URLs in den gewnschten Ordner ein.

    Ein URL-Objekt verfgt ber die folgenden besonderen Aktionen im Aktionsmen:

    Information berprfen berprft die URL auf Erreichbarkeit;

    URL hochladen speichert den Inhalt des Dokuments oder Objekts, auf das eine URL ver-weist, in Ihrem Arbeitsbereich;

    ndern Bewerten lsst Sie die Qualitt des Dokuments oder Objekts, auf das eine URLverweist, auf einer 5-wertigen Skala bewerten.

    3.2.5 Ordner

    Ordner sind das grundlegende Werkzeug, um die Objekte, die Sie in BSCW erstellt oderdorthin transferiert haben, zu organisieren. Ein Ordner kann beliebige Objekte enthalten, auchandere Ordner, Diskussionsforen oder einen Kalender.

    Klicken Sie auf das Ordnersymbol oder den Namen des Ordners, um den Inhalt desOrdners in der aktuellen Ordnerbersicht anzeigen zu lassen.

    3.2.6 Kontaktliste

    Kontaktlisten sind spezielle Ordner, in denen Sie Kontakt-Informationen zu Personen, mitdenen Sie in Verbindung stehen, verwalten knnen. Kontaktlisten knnen in beliebigen Ord-

  • Grundbegriffe und -funktionen 31

    nern erzeugt werden, so dass die Kontakte im Kontext eines bestimmten Arbeitsbereichsangelegt und verwaltet werden knnen und zwar auch ber Personen, die nicht Mitgliederdieses Arbeitsbereichs oder Benutzer Ihres BSCW-Servers sind.

    3.2.7 Diskussionsforum

    Ein Diskussionsforum ist ein Ordner, der nur Notizen enthlt. Die Grundidee ist den popul-ren Usenet News entlehnt: ein Diskussionsforum entspricht einer Newsgroup, die Verknp-fung von Notizen zu einem Diskussionsstrang entspricht einem thematischen roten Faden. Einwichtiger Unterschied ist, dass Sie in BSCW den Zugang zu einem Diskussionsforum und zueinzelnen Notizen darin ber die Vergabe von Zugriffsrechten steuern knnen.

    ffnen Sie ein Diskussionsforum, um sich die Beitrge anzusehen:

    Klicken Sie auf das Diskussionssymbol oder den Namen des Diskussionsforums oderwhlen Sie ffnen .

    Sie knnen Diskussionsforen auerdem dazu benutzen, um Anmerkungen an Dokumente undURLs zu heften.

    3.2.8 Blog

    Ein Blog (Abkrzung fr Web log, so viel wie Web-Tagebuch) besteht aus einer Folge vonEintrgen, die in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt werden, d.h. der letzteEintrag wird als erster angezeigt. Die Blog-Eintrge selbst sind HTML-Dokumente, normaler-weise eher kurze Texte. Sie knnen auch Bilder und Verweise auf andere Web-Dokumenteenthalten. Blogs unterscheiden sich darin, wer die Eintrge lesen und wer neue Eintrge hin-zufgen darf. Standardmig darf jeder, der einen Eintrag lesen darf, auch einen Kommentarhinzufgen.

    Blogs werden in einer spezifischen Darstellung angezeigt, die noch nach eigenen Vorstellun-gen verndert werden kann. Blogs knnen als solche angezeigt werden oder eingebettet ineine normale BSCW-Seite bzw. eine benutzerdefinierte Webseite. Zustzlich knnen Blogsauch als RSS-Feed angezeigt werden. Man kann einen solchen Blog-Feed abonnieren, umber die neuesten Blog-Eintrge im Bilde zu sein.

    3.2.9 Suchordner

    Ein Suchordner enthlt die Ergebnisse einer Suche als Liste von Verweisen auf BSCW-Ob-jekte bei Suchen in BSCW oder als Liste von URLs bei einer Web-Suche.

    Sie knnen den Inhalt eines Suchordners als Ganzes verndern, indem Sie

    bei einer Web-Suche einen weiteren Abschnitt der Trefferliste, die die Suchmaschinebietet, hinzufgen oder

    die Suchanfrage identisch (zur Aktualisierung) oder modifiziert (z.B. zur Przisierung)wiederholen.

    Fr eine Weiterverwendung von ausgewhlten Ergebnissen einer Web-Suche knnen Siediese in Ihre Zwischenablage kopieren und von dort in einen anderen Ordner einfgen.

    3.2.10 RSS-Feed

    RSS-Feeds stellen Zusammenfassungen von aktuellen Nachrichten, Blogeintrgen oder hnli-chem Material im Web in einem standardisierten Format bereit. In BSCW sind RSS-Feedsspezielle Ordner, die die neuesten Artikel eines RSS-Feeds als RSS-Artikel speichern. Mit der

  • 32 Grundbegriffe und -funktionen

    Aktion Suche wiederholen kann man die Auswahl der Artikel auf den neuesten Stand brin-gen. Einzelne RSS-Artikel knnen kopiert und an einem anderen Ort als URL-Objekte einge-fgt werden, die dann die Zusammenfassung in ihrer Beschreibung enthalten und auf den Ori-ginal-Artikel verweisen.

    3.2.11 Vorlagenordner

    Vorlagenordner sind spezielle Ordner mit Vorlagen, die in andere Ordner kopiert werden kn-nen. Als Vorlagen knnen beliebige Objekte verwendet werden, z.B. Dokumente jeglicherArt, Umfragen, Umlaufmappen und Aufgaben oder sogar Ordner mit ihrem gesamten Inhalt.Typische Beispiele von Vorlagen sind Brief- oder Formularvorlagen mit umfangreichen Lay-out- und Formatierungsinformationen sowie ggf. Berechnungsformeln. Die Vorlagen werdennach dem Kopieren mit spezifischem Inhalt ausgefllt.

    Zustzlich zu benutzerdefinierten Vorlagenordnern, die Vorlagen fr den Gebrauch einer ein-zelnen Person oder einer Arbeitsgruppe enthalten, gibt es noch systemweite Vorlagenordner,die fr alle registrierten Benutzer des BSCW-Servers zugnglich sind und die vom System-administrator verwaltet werden.

    3.2.12 Websiteordner

    Websiteordner bieten eine komfortable Mglichkeit, Miniatur-Websites innerhalb von BSCWzu erzeugen und zu verwalten. Abgesehen von den HTML-Dokumenten (Seiten), die denInhalt der Website ausmachen, enthlt ein Websiteordner drei spezielle Dokumente: die Start-seite, die angezeigt wird, wenn man auf den Namen oder das Symbol eines Websiteordnersklickt, die Layoutseite, die als Standard-Rahmen fr alle anderen HTML-Dokumente desWebsiteordners dient und damit ein konsistentes Layout aller Seiten eines Websiteordnerssicherstellt, und schlielich die Stildefinition, ein Stylesheet, das z.B. Farben und Fonts frdie in den Seiten des Websiteordners verwendeten HTML-Elemente festlegt.

    Zustzlich verfgen Websiteordner ber ein eigenes System von Elementen mit einer wiki-hnlichen Syntax ([element ]), das es Ihnen erlaubt, BSCW-Systemfunktionen in die Sei-ten eines Websiteordners einzubauen. Beispiele sind das Datum der letzten nderung einerSeite, Verweise zum Bearbeiten einer Seite, die Anzeige der Historie einer Seite oder garganze Aktionsmens.

    3.2.13 DokSet (Dokumentensammlung)

    Eine Dokumentensammlung oder kurz DokSet ist ein spezialisierter Ordner, der dazu gedachtist, die Verwaltung einer greren Anzahl von Dokumenten, die kontinuierlich fortgeschrie-ben und in regelmigen Abstnden publiziert werden mssen, zu erleichtern. Ein Beispiel istdas Management von Websites. Dokumentensammlungen enthalten typischerweise Textvor-lagen mit Stzen von Textvariablen sowie weitere Dokumentensammlungen (fr die hier-archische Strukturierung). Dokumentensammlungen haben eine Aktion Auswerten , die dieaktuellen Dokumente aus den Vorlagen und den Werten der Textvariablen erzeugt.

    3.2.14 Kalender

    Der Kalender untersttzt verschiedene Ansichten (Jahr, Monat, Woche, Tag), wie man es vonherkmmlichen Kalendern gewhnt ist. Die Benutzer knnen ihre Termine direkt in den Ka-lender eintragen. Zustzlich zum persnlichen Kalender, den jeder Benutzer hat, kann manGruppenkalender in beliebigen Arbeitsbereichen anlegen (jedoch nicht in Ihrem persnlichen

  • Grundbegriffe und -funktionen 33

    Arbeitsbereich). Diese Kalender knnen dann von den Mitgliedern des Arbeitsbereichs undanderen Benutzern benutzt werden.

    Die Funktionen des Kalenders untersttzen Sie sowohl bei der Planung und der Vorbereitungvon Terminen als auch bei deren Dokumentation fr die eingeladenen Teilnehmer. Selbstver-stndlich knnen Sie auch Personen zu Terminen einladen, die nicht zu Ihrem aktuellen Ar-beitsbereich gehren.

    3.2.15 TerminabstimmungEine Terminabstimmung hilft dabei, einen akzeptablen Termin fr ein gemeinsames Treffen

    zu finden. Der Organisator erzeugt eine Terminabstimmung und gibt dabei die mglichenTermine und die vorgesehenen Teilnehmer an. Teilnehmen knnen nicht nur BSCW-Benut-zer, sondern auch andere Personen. Die Teilnehmer werden ber E-Mail benachrichtigt undknnen ber die vorgeschlagenen Termine abstimmen. Der Organisator legt je nach Ausgangder Umfrage einen endgltigen Termin fest, ber den alle Teilnehmer informiert werden.

    3.2.16 Umfrage und Abstimmung

    Eine Umfrage besteht aus Fragen, die jeweils eine oder mehrere Antworten erlauben. EineUmfrage richtet sich entweder nur an die Mitglieder des Arbeitsbereichs, zu dem sie gehrt,oder an die ffentlichkeit. Die Beantwortung der Fragen ist nur whrend des Umfragezeit-raums mglich. Umfrageergebnisse knnen whrend und nach der Umfrage in grafischerForm angezeigt werden. Die Ergebnisse knnen auch fr eine weitere Bearbeitung exportiertwerden.

    Eine Abstimmung unterscheidet sich von einer Umfrage lediglich in zweierlei Hinsicht: eswird zur Person abgestimmt wird und nicht anonym, d.h. jeder Teilnehmer kann sehen wiedie anderen abgestimmt haben, und an einer Abstimmung knnen beliebige Personen teilneh-men, die durch ihren Benutzernamen oder ihre E-Mail-Nachricht identifiziert werden, d.h. derTeilnehmerkreis von Abstimmungen ist nicht auf die Mitgliedergruppe des Arbeitsbereichsbeschrnkt, der die Abstimmung enthlt.

    3.2.17 Gemeinschaft

    Gemeinschaften sind dazu gedacht, groen Gruppen von Benutzern den Zugriff auf Arbeits-bereiche mit gleichen Zugriffsrechten zu ermglichen, ohne dabei auf gleichbleibende Perfor-manz zu verzichten. Gemeinschaften eignen sich auch als selbstorganisierte Foren fr Benut-zer mit hnlichen Interessen.

    3.2.18 Projekt und Phase

    Mit Projekten und Phasen wird Projektmanagement durch Zeitplanung und Fortschrittskon-trolle untersttzt. Beide Objekttypen sind in BSCW als spezielle Ordner realisiert, die weitereDokumente und Diskussionsforen enthalten knnen. Unter einem Projekt wird ein zeitlich be-grenztes Vorhaben mit einem definierten Ziel verstanden. Der Zeitrahmen eines Projekts kanndurch Beginn und Fertigstellungstermin festgelegt werden. Projekte knnen in einzelne Ar-beitsabschnitte, sogenannte Phasen, unterteilt sein.

    Eine Phase ist ein abgeschlossener Arbeitsabschnitt in einem Projekt und kann in einzelneAufgaben unterteilt sein. Eine Phase liegt immer in einem Projekt und der Zeitrahmen (Be-ginn und Fertigstellungstermin) einer Phase ist eingeschrnkt durch den Zeitrahmen des ber-geordneten Projekts. Die Termine der einzelnen Phasen in einem Projekt knnen berlappen.

  • 34 Grundbegriffe und -funktionen

    3.2.19 Aufgabe

    Eine Aufgabe beschreibt eine zu erledigende Ttigkeit. Eine Aufgabe hat eine oder mehrereverantwortliche Personen, die die Aufgabe erledigen oder ihre Erledigung berwachen. Auf-gaben stehen in der Regel im Kontext eines bergeordneten Prozesses (Projekt oder Phase),knnen jedoch auch eigenstndig vorkommen. Eine Aufgabe kann durch die Lieferung vonErgebnissen erledigt werden. Aufgaben knnen eine voraussichtliche Dauer und einen Fertig-stellungstermin haben. Jeder Benutzer hat eine persnliche Aufgabenliste, die alle Aufgabenenthlt, die ein Benutzer erledigen soll.

    Aufgaben knnen in Unteraufgaben weiter unterteilt werden. Die Unteraufgaben einer Auf-gabe knnen zu einem Workflow zusammengefgt werden, indem eine Unteraufgabe vondem Ergebnis anderer Unteraufgaben abhngt. Workflows knnen zur Laufzeit verndert wer-den, indem weitere Aufgaben hinzugefgt, andere entfernt oder existierende Aufgaben anandere Benutzer zur Erledigung vergeben werden. Workflows knnen zur Wiederverwendungkopiert werden.

    3.2.20 Laufmappe

    Laufmappen gleichen normalen Ordnern, insofern sie andere Objekte wie Dokumente undNotizen enthalten knnen. Darber hinaus ist Laufmappen eine Reihe von Aufgaben, die mitdem Inhalt der Mappe durchgefhrt werden sollen, zugeordnet. Eine Laufmappe wird nach-einander denjenigen Benutzern zugeleitet, die fr die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind,und zwar in der angegebenen Reihenfolge.

    Die Aufgaben einer Laufmappe stellen keinen eigenen Objekttyp dar und haben lediglicheinen Namen, eine informelle Beschreibung und einen Verantwortlichen. Sie sind nicht zuverwechseln mit den oben erwhnten eigenstndigen Aufgaben-Objekten.

    3.2.21 E-Mail-Nachricht

    Sie knnen E-Mail-Nachrichten direkt an einen BSCW-Ordner schicken, wenn dieser Ordnerdas zulsst. Solche E-Mail-Nachrichten knnen beliebige Anhnge enthalten und werden inBSCW als Objekte des Typs E-Mail-Nachricht nach Internet-Standard RFC 822 abgespei-chert.

    So knnen Sie z.B. ganz einfach ein komplettes E-Mail-Archiv Ihres Projekts erstellen, indemSie die E-Mail-Adresse eines Ordners in Ihren E-Mail-Verteiler aufnehmen. Die MitgliederIhres Projektteams brauchen nun nicht mehr alle wichtigen E-Mail-Nachrichten in Ihren eige-nen E-Mail-Systemen zu speichern.

    E-Mail-Versand ist auch eine bequeme Mglichkeit zum Einbringen von Dokumenten inBSCW-Arbeitsbereiche alternativ zum Hochladen dieser Dokumente ber die Web-basierteBenutzerschnittstelle.

    3.3 Aktionen

    In BSCW wird eine Aktion durch Auswahl eines Meneintrags oder durch Klicken auf eineSchaltflche, einen Verweis oder ein Symbol, die jeweils die Aktion reprsentieren, aufgeru-fen. An der Web-basierten Benutzerschnittstelle kommen diese Aktionsaufrufe in den folgen-den Formen vor:

  • Grundbegriffe und -funktionen 35

    Mens

    Oberes Men, z.B. Datei Neu Dokument

    Kontextmen und Aktionsmens, z.B. ndern Eigenschaften

    Schaltflchen

    Schnellstartleiste

    gibt Zugang zu hufig benutzten Aktionen.

    Schnellzugriffsleiste

    Beispiel: zeigt Ihre Zwischenablage an.

    Navigationsleiste

    Beispiel: :Ihr-Benutzername zeigt Ihren persnlichen Arbeitsbereich an.

    Mehrfachwahl-Symbolleiste, z.B. (ausschneiden) oder (entfernen).

    Verweise oder Symbole in den Objekteintrgen einer Ordnerbersicht

    Beispiel: zeigt die Mitgliedergruppe eines Arbeitsbereichs an.

    Mit der offensichtlichen Ausnahme der Schnellstartleiste sind die Aktionen, die durch Schalt-flchen, Verweise oder Symbole aufgerufen werden, einfache Navigationsaktionen: sie ffnenund zeigen eine neue Seite an, die einen Ordner, ein Dokument, die Mitglieder eines Arbeits-bereichs, eine Info-Seite usw. darstellt.

    Im folgenden Teil dieses Abschnitts konzentrieren wir uns auf die Aktionen, die durch Men-auswahl aufgerufen werden und die einer eingehenderen Erluterung bedrfen. Beachten Sie,dass die Aktionen, die Ihnen in den verschiedenen Mens angeboten werden, auch abhngenvon

    o Ihrer BSCW-Kompetenz, die Sie in den Optionen selbst festgelegt haben, und

    o den Zugriffsrechten, die Sie fr dieses Objekt haben.

    3.3.1 Objekte erzeugen

    Die Menpunkte zum Erzeugen von Objekten finden Sie an vier verschiedenen Stellen aufeiner Ordnerseite:

    In der oberen Menleiste knnen Sie Objekte im aktuellen Ordner erzeugen, indemSie den gewnschten Objekttyp aus dem Men Datei Neu auswhlen. Mit Datei

    Neu Ordner erzeugen Sie z.B. einen neuen Unterordner des aktuellen Ordners. DasAktionsformular hat drei Abteilungen:

    In der Abteilung Allgemeines geben Sie Name und wahlweise Tags und Be-schreibung an.

    In der Abteilung Auto-Versionierung legen Sie fest, ob Dokumente im neuenOrdner automatisch unter Versionskontrolle gestellt werden sollen (Einzelheiten in5.3.7 Automatische Versionierung auf S. 125).

    In der Abteilung Attribute knnen Sie eigene Metadatenattribute fr den neuenOrdner eingeben (Einzelheiten in 3.7.1 Metadatenattribute auf S. 56).

    Schlielich klicken Sie auf [OK], um den neuen Ordner zu erzeugen.

  • 36 Grundbegriffe und -funktionen

    Die Schnellstartleiste untersttzt die Erzeugung von hufig benutzten Objekten im ak-

    tuellen Ordner. Indem Sie z.B. auf klicken, erzeugen Sie einen neuen Unterord-ner im aktuellen Ordner mit demselben Aktionsformular wie oben.

    Im Kontextmen knnen Sie ebenfalls neue Objekte erzeugen, indem Sie den ge-wnschten Objekttyp aus dem Men Neu auswhlen. Mit Neu Diskussionsforumerzeugen Sie z.B. eine neue Diskussionsforum im aktuellen Ordner.

    Das Aktionsmen von Ordnereintrgen (oder Eintrgen anderer Container-Objekte wieDiskussionsforen, Websiteordner oder Projekte) bietet auch ein Men Neu zur Er-zeugung neuer Objekte an. Mit Neu Umfrage im Aktionsmen eines Unterordnerserzeugen Sie z.B. eine neue Umfrage in diesem Unterordner.

    Zu allen Aktionen zur Erzeugung neuer Objekte gehrt ein Aktionsformular, in das Sie dieInformationen eintragen, die BSCW bentigt, um das neue Objekt zu erzeugen. Das Formularhngt vom ausgewhlten Objekttyp ab. Eine bersicht ber die Objekttypen bietet 3.2Gemeinsam nutzbare Objekte auf S. 28.

    Einige Objekte knnen nur innerhalb bestimmter anderer Objekte erzeugt werden, Notizenknnen z.B. nur innerhalb von Diskussionsforen erzeugt werden und Phasen nur innerhalbvon Projekten. Die Erzeugung von Gemeinschaften ber das Datei -Men ist nur in Ihrem per-snlichen Arbeitsbereich (home folder) und Ihrem Adressbuch mglich.

    Hinweis: In Ihrem persnlichen Arbeitsbereich (home folder) knnen Sie gemeinsame Ar-beitsbereiche mit Datei Neu Arbeitsbereich erzeugen, anstatt erst einen privaten Ordner zuerzeugen und dann dazu andere Benutzer als Mitglieder einzuladen (siehe 3.3.3 Mitgliedereinladen auf S. 38). Dieser Meneintrag steht nur in Ihrem persnlichen Arbeitsbereich zurVerfgung und ist dazu gedacht, eine Verwechslung von Arbeitsbereichen und Gemeinschaf-ten durch neue BSCW-Benutzer zu vermeiden.

    3.3.2 Dokumente in BSCW hochladen

    Sie knnen eine Datei von Ihrem lokalen Rechner in einen Ordner des BSCW-Servers hochla-den. Dort wird die Datei als Dokument behandelt. Fr Browser mit eingebauter Dateibertra-gungsfunktion (file upload; z.B. Firefox, Internet Explorer oder Safari) ist keine zustzlicheSoftware zum Hochladen in BSCW erforderlich.

    Wenn Sie jedoch hufiger groe Dokumente oder eine Vielzahl von Dokumenten hochladen,sollten Sie die Verwendung der browserunabhngigen BSCW-Hilfen zum Hochladen von Do-kumenten in Betracht ziehen (fr Einzelheiten siehe 9.5 Hilfen zum Hochladen vonDokumenten auf S. 227).

    Fr das Hochladen von Dokumenten mit dem Browser

    whlen Sie Datei Neu Dokument , um das Formular Dokument hochladen anzuzei-gen, das aus drei Abteilungen Allgemeines, Auto-Versionierung und Attributebesteht.

    In der Abteilung Allgemeines whlen Sie ber den blichen Datei ffnen-Dialogeine Datei aus.