Automatisierte Erwerbung

Uwe DierolfUniversitätsbibliothek Karlsruhe

Überblick

MotivationBedeutung des Südwestdeutschen BibliotheksverbundsIntegration in das Umfeld der UB KarlsruheEntwicklungswerkzeug i3v-LibraryArchitektur und DatenmodellProblemeAuswirkungen auf den Geschäftsgang der UB KAFazit

Motivation - Monographien

Arbeitsweise bis Juni 1997– Dublettenüberprüfung aufwendig und fehleranfällig

– SWB und Erwerbungskartei ( = Bestell- und Zugangskartei)– Fremddatenübernahme

– Abtippen !– Manuelle Verwaltung von Bestellungen

– Bestell- und Mahnwesen ineffizient– Pro Sortierkriterium eine Kartei (z.B. Titel- und Verfasserschrift)

– Mehrfacherfassung gleicher Daten– Beim Bestellen, Inventarisieren, Katalogisieren etc.

– Geschäftsgang ist nicht “rund”– “zu viele Leute nehmen ein Buch in die Hand”

Motivation - Periodika

Arbeitsweise bis Oktober 1998– Datenerfassung bei Hefteingang mit Hilfe des "Kardex"

– Karteikartensystem speziell für Zeitschriften– Arbeit mit Zeitschriftendaten nur "beim Kardex" möglich

– Trennung von Zeitschriftenbearbeitung und Auskunft nicht möglich– Manuelles Mahnwesen

– Ineffizient, da nur via Kardex möglich– ca. 2000 Zeitschriften, ca.200 Hefte pro Tag

– Benutzer können über Hefteingang nicht informiert werden

Ziele

Rationalisierung des GeschäftsgangErledigung der Aufgaben unabhängig vom ArbeitsplatzBessere Informationsversorgung

Ausrichtung auf den Verbund

• UB Mannheim

• UB Karlsruhe• Bundesgerichtshof• Badische

Landesbibliothek• FH Karlsruhe• Forschungszentrum

Karlsruhe

• UB Freiburg

• UB Tübingen

• UB Stuttgart• Württembergische

Landesbibliothek• UB Hohenheim

Verbundzentriertes Arbeiten

SWBSüdwestdeutscher Bibliotheksverbund

BSZBibliotheksservice -Zentrum BaWü

Integration ins bestehende Umfeld

ErwerbungUB

Bestell-katalogisat

KatalogSWB

Fremddaten-übernahme

KatalogUB

Upload1/Woche

AusleiheUB

ExemplarsätzeVormerkungen

Katalog“KVK”

K - KarlsruherV - VirtuellerK - Katalog

Werkzeug i3v-Library

Back-End “RDBMS Oracle”– Einsatz unter Windows 2000/XP

Entwicklungsumgebung “i3v-DevTk”– DevTk = Development Toolkit– Datenmodellierung - Aufbau eines Data Dictionary (Metadaten)– Maskengenerator - Basis: i3v-Metadaten– Interpreter - Rapid Prototyping

Mitarbeiterarbeitsplätze sind i3v-Clients– Update-on-Demand (wie Java-Applets)

Textverarbeitungssoftware (MS Word)– Bestell- und Mahnwesen

Dreischichtige i3v-Architektur

Oracle Meta-daten

i3v-Meta-daten

i3v-Nutz-daten

i3v-Basis-funktionalität

i3vEducation

i3vLibrary

...

...

ErwerbungPeridoka

StudentenVorlesungen

......

Mächtigkeitbestimmt dasEntwicklungstempo

RapidPrototyping

Ausleihe

Anwendungs-Schicht

Basis-Schicht

Datenbank-Schicht

Datenmodell Monographienerwerbung

Tupel-Identifier-Konzept (TID)– Primärschlüssel vergibt das i3v-System automatisch

Bestellungen

Fächer

Konten

Referenten

Währungen

Lieferanten

Titelaufnahmen

Exemplare

Fortsetzungen

Verträge

und viele weitere Relationen/Views ....

Datenmodell Periodikaverwaltung (e-Kardex)

AboTitel

Ersch.-weise

Zählung

Veröff.-Arten

Fächer

Firmen

Einrichtung

Bestellart

Umlauf

Sonderstandort Systematik

Standorte

Mitarbeiter

Ausgabeart

Rech.-Pos.

Band

WährungRechnung

Package

AusgabeStatus

Workflow Periodikaverwaltung

reklamiert

n. eingeg.

ungebunden

bindereif

fehlt

beschädigt

beim Bbgebunden

makuliert

nachbest.

vergriffen

Lücke

Start

Workflow Buchbinder

Ergänzen derBindeanweisung

Einbandstelle

Buchbinder

Bearbeiten dergebundenen Bände

Band aufstellen Standort / MA

Bindeanweisungin i3v eintragen

StandortAusgaben

einsammeln

Probleme

Zusammenspiel der unterschiedlichen Systeme– Verwaltung vieler Schnittstellen– Verwaltung vieler Datenbanken

Anbindung an den SWB– Client-Server-Schnittstelle fehlt– Ablösung des Host-Systems findet schon seit Jahren statt !– Ende 2005 soll das neue System (PICA) nun endlich in Betrieb

gehen.

Zugriff auf die Datenbanken

Erfordert eine Client-Server-Schnittstelle– SQL*Net = Netzwerkprotokoll für die Oracle-Datenbank– SWB*Net existiert nicht, da Host

i3v

TCP/IP

ErwerbungUB

ORACLE

SQL*Net

AusleiheUB

ORACLE

SQL*Net

KatalogSWB

HOST

SWB*Net

Anbindung an den SWB

Fremddatenübernahme (“Lesen”)– SWB und andere Quellen (z.B. KVK)– Umweg über die Zwischenablage, da keine direkte

Anbindung an Hostanwendung möglich– Quellformate: SWB-Kategorienformat oder MAB

Bestellkatalogisate (“Schreiben”)– Ziel: Übernahme der Daten aus i3v

Anbindung ans i3v-Haushaltsmanagement

Erzeugung von Festlegungen bei BestellungArbeitsvorbereitung für Rechnungsstelle seitens Erwerbungsabteilung

– Bestellnummer als Referenz

Ünterstützung komplexer Vorgänge– Sammelrechnung– Sammelauszahlung inkl. Erstellung von Zahlungsmitteilungen

Bestellungen Buchungen

ZahlungspartnerLieferanten

Konten

Vorteile für den Geschäftsgang I

Verbesserte Vorakzession– Bestellkatalogisate erlauben Dublettenprüfung

allein anhand des SWB

Keine MehrfacherfassungAutomatische Erzeugung der BestellungÜberwachung der Bestellungen

– Automatisiertes Mahnwesen

Bessere Verwaltung der Haushaltsmittel– Automatische Kontenüberwachung

– Kontingente (z.B. pro Fachreferent und/oder Fach)

Vorteile für den Geschäftsgang II

Einfacher Zugriff auf erfaßte Daten– Benutzer

– Information liegt früher vor– Link im Web-OPAC "Aktuelle Hefte in der UB" (bietet nur UB KA)

– Fachrefenten– Einblick in eigene Bestellungen– Verändern der Prioritäten bei Bestellungen auf Halde

– Medienabteilung, Benutzung, Teilbibliotheken– Koordinierte Erwerbung im einschichtigen Bibliothekssystem

– Rechnungsstelle– Vereinfachte Erstellung von Kassenanweisungen

durch direkte Kopplung zwischen Bestell- und Buchungssatz

Vorteile für den Geschäftsgang III

Vereinfachte Inventarisierung– Zugriff auf das Ausleihsystem

– Ermittlung von Titelsignaturen– Signaturpools abhängig vom Format und der Veröffentlichungsart

– Ermittlung der Exemplarsignaturen– Eintragung von Vormerkungen

Verbesserte Statistiken– beliebige Statistiken– Automatische Erstellung der DBS (= Dt. Bibl. Statistik)

Zusammenlegung von Abteilungen– Katalog- und Erwerbungsabteilung bilden die Medienabteilung

– Jede Aufgabe kann an jedem Arbeitsplatz erledigt werden

?Fazit

Erreichte Ziele– Rationalisierungseffekt– Schaffung von mehr Transparenz

Mögliche Erweiterungen– Verbesserte Fremddatenübernahme bei Neuerscheinungen

– Nutzung der Buchhandelskataloge im Internet– Abschaffung des sog. Laufzettels – Bestellung per E-Mail gemäß EDILIBE oder

Nutzung von WebService-basierten Bestellsystemen